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Secretaría, un entorno de gestiónacadémica para Moodle

Josep Elias*Diego Manrique

Santiago Manrique*Joan Queralt*

(*)IOC, Institut Obert de Catalunya

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Secretaría, un entorno de gestión académica para

Moodle

Josep Elias* Diego Manrique Santiago Manrique*Joan Queralt*

(*)IOC, Institut Obert de Catalunya, ioc.xtec.cat

Octubre 2007

Resumen

Moodle es, sin duda, el entorno virtual de enseñanza - aprendizaje de código

abierto más popular. Las razones se encuentran en las muchas ventajas que ofrece

a los usuarios de todo tipo. Es muy fácil de instalar, administrar y, sobre todo, de

utilizar por parte de los usuarios, sea éste profesorado, sea estudiantado.

Pero Moodle carece de un módulo de gestión desde donde administrar toda la

información académico-administrativa de un centre docente. El módulo Secretaría,

que presentamos a continuación, trabaja codo con codo con Moodle y permite,

no sólo introducirle información, sino también obtenerla a partir de él. Con esta

interacción Secretaría - Moodle es posible y sencillo llevar todo el control académico

de los estudiantes.

Palabras clave

Moodle

gestión académica

Índice

1. Introducción 2

2. Los antecedentes 2

3. ¾Qué es la Secretaría? 4

4. ¾Qué hace la Secretaría? 6

4.1. Los roles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74.2. Matriculación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84.3. Expediente académico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94.4. Itinerario formativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94.5. Seguimiento del curso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104.6. Evaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104.7. Finalización de los estudios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

5. Conclusión: mirando al futuro 12

Secretaría, gestión académica para Moodle

1. Introducción

En esta ponencia presentamos un problema y su solución. El problema, que sedescribe ampliamente en la Sección 2 Antecedentes, consistía en la falta de unentorno web de gestión académica y administrativa de los estudiantes adultos deGraduado en Educación Secundaria del Institut Obert de Catalunya. Ahora bien,utilizando las posibilidades de trabajo y la información que nos ofrece Moodle,hemos creado este entorno al que hemos llamado Secretaría por analogía con elespacio físico de un centre donde se realizan estas funciones.

En la Sección 3 ¾Qué es la Secretaría? se describen los cambios que se hanintroducido en Moodle y las bases sobre las que se ha programado este entorno degestión académico-administrativa. En la Sección 4 ¾Qué hace la Secretaría? seexplican los distintos roles con que se pude acceder y las posibilidades y funcionesque se pueden realizar según este rol de acceso.

Finaliza la ponencia, en la Sección 5 Conclusión: mirando al futuro, conalgunas ideas sobre el futuro de este módulo de gestión Secretaría y sobre cómopueden llevarse a término.

2. Los antecedentes

El Departament d'Educació de la Generalitat de Catalunya1 ofrece a las per-sonas adultas que no dispongan de ellos la posibilidad de realizar sus estudios deEducación Secundaria, en la modalidad a distancia, tanto a las que se inscribandirectamente en el centre gestor de Barcelona, el Institut Obert de Catalunya2,como a las que lo hagan en los centres de suport (centros de soporte) del restode Catalunya.

La educación secundaria a distancia de personas adultas está, desde susinicios, organizada de esta forma:

centre gestor : en un principio fue el CFA Palau de Mar3 y desde sep-

tiembre de 2006 el Institut Obert de Catalunya, encargado de dar elsoporte académico a todos los Centres de suport.

Centres de suport : una treintena de centros y aulas de Formación de Perso-nas Adultas y 3 IES repartidos por el territorio. Su función es la tutorizaciónpersonalizada de los estudiantes.

Tanto el centre gestor como los Centres de suport realizan las funciones admi-nistrativas y educativas, es decir, convocan a los nuevos estudiantes para explicar-les el programa formativo, controlan las condiciones de matrícula, la asignaciónde una persona tutora, la realización de la primera entrevista personal y la posi-bilidad de realizar una prueba de conocimientos previos Prueba de evaluación

inicial (PAI).En el momento que iniciamos el proyecto, hace unos tres años, cuando se

habían completado los pasos enumerados, el estudiante era dado de alta en elentorno educativo Moodle 4 de forma totalmente manual: la persona tutora com-pletaba con los datos necesarios un hoja de cálculo que luego era convertida enun �chero en formato de texto (csv) que se importaba a Moodle, creando asílos nuevos usuarios.

1http://www.gencat.cat/educacio2http://ioc.xtec.cat3http://www.xtec.cat/cfapalaudemar4http://moodle.org

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Por otra parte, el personal administrativo del centre, en otra hoja de cálculo,llevaba el control de las fechas de alta y baja de cada estudiante, el tutor asignado,la carpeta de registro con la documentación personal y académica así como, enmuchos casos, el resultado de su Prueba de evaluación inicial.

Cada tutor debía de hacer esta primera entrevista donde se completaba unadocumento en papel donde el estudiante escribía sus datos personales, se re-visaba el expediente académico, en muchos casos su contrato de formación ydonde, además, el profesorado estudiaba la posibilidad de realizar la Prueba de

evaluación inicial.Con toda esta información se diseñaba su itinerario formativo, re�ejado en

papel, para que cada estudiante pudiera empezar a estudiar.El tutor tenía físicamente una carpeta con la siguiente información en formato

papel:

Ficha personal.

Fotografía.

Copia del contrato de formación.

Itinerario formativo.

Relación de contactos y entrevistas mantenidas.

Además, en la Secretaría del centre se guardaba, también en formato papel:

Ficha personal.

Fotografía.

Fotocopia del expediente académico.

Prueba de evaluación inicial realizada por el estudiante.

Y, en formato digital, una hoja de cálculo con toda esta información. Puedecomprobarse que la información estaba descentralizada, en soporte papel y, enla mayoría de casos, duplicada. Mientras duraban los estudios trimestrales, y através del correo electrónico o del teléfono, las personas tutoras realizaban lasfunciones tutoriales que se re�ejaban en una �cha en papel para intentar resolverlos problemas educativos o administrativos de sus tutorados.

Unos días antes de realizar la pruebas de evaluación de �nal de trimestre, elestudiante debía con�rmar a qué módulos se presentaría y para ello era necesario,una vez más, rellenar los campos de una hoja de cálculo con esta nueva infor-mación. A partir de esta se podía elaborar las listas de alumnos para prepararla logística y controlar la asistencia a las pruebas. Una vez corregidas todas esaspruebas, volvíamos a la hoja de cálculo para introducir las cali�caciones. Sobreestas notas se podía hacer la evaluación �nal que se trasladaba, �nalmente, alActa de la Junta evaluación.

Para intentar controlar todo este �ujo de información y no depender de lashojas de cálculo no había otra solución que diseñar una base de datos relacional.Después de algunos meses de trabajo, y gracias al empleo del programa de gestiónde bases de datos Access, el centre podía realizar toda la gestión administrativo-educativa en soporte digital y sin necesidad de utilizar más las hojas de cálculoni el soporte papel. Habíamos sentado las bases del trabajo digital y en grupo.

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3. ¿Qué es la Secretaría?

A lo largo de los cursos anteriores el entorno Moodle se había convertido enel eje de relación del centre con sus alumnos, con el profesorado y con los centresde suport. Sus cualidades para desarrollar el entorno académico habían quedadobien claras, pero todavía quedaba pendiente el hecho de poder realizar la gestiónacadémica, complementaria a la anterior, bien en el mismo entorno, bien en otrocercano.

Las características del centre, un centre de formación a distancia con susestudiantes dispersos por toda la geografía de Catalunya y la presencia, dentrode la estructura organizativa, de los centres de suport nos levó a plantearnosla posibilidad de transportar a un entorno web, accesible a través de Internet,las prestaciones que teníamos en la red local del centre gracias al aplicativo enAccess. Queríamos crear la Secretaría para Moodle.

Al realizar el análisis de cómo hacer el desarrollo de la aplicación, llegamos aun conjunto de conclusiones que posteriormente intentamos implementar:

La Secretaría se debería de plantear como una ampliación natural delpropio entorno Moodle.

Las herramientas de desarrollo habrían de ser las mismas en que está basadoMoodle: programación en PHP y base de datos MySQL.

La Secretaría habría de convivir en el mismo entorno físico, en el mismoservidor, compartiendo la misma base de datos y el mismo servidor Apacheque Moodle.

La puerta de entrada a la Secretaría sería la del propio Moodle. Estadecisión comportaba que fuese Moodle quien hiciese la gestión de usuariosen una tabla única compartida por Moodle y Secretaría así como que fueseMoodle quien realizase la validación de los usuarios.

Un usuario, una vez validado y ya en el entorno Moodle, puede acceder a laSecretaría como una prestación más, como si se tratara de un curso másdel entorno.

Figura 1: Secretaría es un curso más de Moodle

La estética de Secretaría estaría basada en la del tema escogido para Mood-le para evitarle al usuario/a un salto visual y dar, así, una imagen de con-tinuidad.

Esta simplicidad de acción evitaba en parte la impresión para el usuario detener que aprender el funcionamiento de una nueva herramienta y, conse-cuentemente, consideraría la Secretaría como una extensión natural de unentorno ya conocido.

A partir de este planteamiento inicial estudiamos técnicamente cómo conseguirestos objetivos de la manera más e�ciente posible. Era necesario encontrar unasolución equilibrada de forma que Secretaría conviviera muy cerca de Moodle

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pero con la su�ciente independencia como para no ser excesivamente vulnerablea los problemas derivados de los previsibles cambios de versión de Moodle conel paso del tiempo.

Los puntos básicos de la solución implementada son los siguientes:

La Secretaría está de�nida, en el entorno Moodle, como un curso más.La forma de dar de alta a un usuario/a a la Secretaría es darlo de alta alcurso Moodle asociado a Secretaría.

Este curso de Moodle es especial. Cuando un usuario/a quiere acceder aeste curso, el control salta directamente a la Secretaría.

La implementación de este salto se realiza mediante un meca-nismo ya previsto en Moodle por sus programadores: el archivoexternalservercourse.php. Si existe este archivo en el directoriomoodle/course, Moodle lo ejecuta y facilita el desvío de la ejecucióna un entorno diferente. Lógicamente, este archivo ha de asegurar el des-vío de la ejecución en el caso de la Secretaría, pero ha de mantener elfuncionamiento normal para el resto de cursos.

Se ha modi�cado una linea del codi de Moodle del archivo view.php deldirectorio moodle/course con el �n de que Moodle pase como argumentoel código del usuario, facilitando su identi�cación desde la Secretaría yasegurando el papel de validador de la entrada otorgado a Moodle:

//If course is hosted donde an external server, redirect to corresponding//url with appropriate authentication attached as parameterif (file_exists($CFG->dirroot .’/course/externservercourse.php’)) {include $CFG->dirroot .’/course/externservercourse.php’;if (function_exists(’extern_server_course’)) {if ($extern_url = extern_server_course($course,$USER->id)) {redirect($extern_url);}}}

Para garantizar la seguridad del paso de Moodle a la Secretaría, y evitarposibles usos fraudulentos, se ha establecido un sistema de contraseña expe-dida por Moodle y revisada por la Secretaría antes de permitir la entradadel usuario/a a este entorno.

Todo el código de programación de Secretaría reside en un único directoriode Moodle. Por tanto, en el momento de incorporar la Secretaría sobreuna nueva instalación de Moodle, habrá que copiar este directorio al lugarcorrespondiente.

Las tablas de Secretaría comparten la misma base de datos con Moodle.Para evitar posibles interferencias con las tablas de Moodle (que, por de-fecto, empiezan por mdl_), todas las tablas de Secretaría tienen un pre�jocomún diferente al de Moodle: cpl_.

El diseño que hemos realizado está basado en el hecho que Moodle tiene las ta-blas de usuarios y de alumnos inscritos en cada curso, respetando la arquitecturaoriginal de Moodle, pero dejando en manos de la Secretaría la actualización deesas tablas. Siguiendo este mecanismo, la inscripción y la gestión de los alumnosse realiza en la Secretaría, pero re�ejando de forma automática las correspon-dientes modi�caciones en el entorno Moodle.

Algunas de estas interacciones son las siguientes:

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Secretaría, gestión académica para Moodle

Cuando un alumno se da de alta en el centro, desde la Secretaría, la in-formación se registra en las tablas propias de Secretaría pero, al mismotiempo, se le debe dar de alta en la tabla de usuarios de Moodle con susdatos personales, el código de usuario y la contraseña.

Cuando un alumno se incorpora al centro, nos debemos asegurar que entre,de forma automática, a los dos entornos: la Secretaría y al curso de tutoríade Moodle que contiene información generada por la persona tutora quese le ha asignado. Esta tarea la debe realizar automáticamente la Secreta-

ría actualizando las tablas de usuario-curso correspondientes del entornoMoodle.

Al dar de alta un alumno des de Secretaría a los diferentes cursos deMoodle que estudiará a lo largo del trimestre, es necesario que la aplicaciónrealice la inscripción de este alumno a los diferentes cursos Moodle en quese ha inscrito.

De esta forma conseguimos uno de los objetivos que nos planteamos al inicio delproceso de creación de la Secretaría : cuando un alumno ha �nalizado el procesode inscripción en la o�cina real de la Secretaría del centro, puede dirigirse alordenador más cercano y comprobar que puede entrar en Moodle con su nombrede usuario y contraseña y acceder, por lo menos, a los dos cursos comunes,Secretaría y Tutoría, que, de entrada, tiene asignados.

En estos momentos están en fase de desarrollo dos piezas más de interconexiónentre Moodle y Secretaría: la posibilidad de compartir la mensajería interna y lade visualizar, desde Secretaría, las cali�caciones obtenidas por el alumnado ensus estudios en los cursos Moodle.

Moodle dispone de una mensajería interna, limitada pero e�ciente, que facilitala comunicación con el estudiante. El objetivo en el que estamos trabajandoactualmente es poder incorporar esta funcionalidad en la Secretaría como unaopción de gestión más del abanico de herramientas disponibles actualmente porlas personas tutoras.

El proceso de evaluación de los módulos está controlado directamente desdela Secretaría : entrega de los exámenes, cali�caciones, sesión de evaluación, . . . Laprueba de �nal de trimestre es un elemento básico para la cali�cación del módulo,pero no el único. Una buena parte de la información necesaria para la evaluaciónse encuentra en Moodle, y es la que contiene las cali�caciones de cada una de lesactividades puntuables propuestas al alumnado a lo largo de todo el trimestre.

Moodle dispone de mecanismos propios para consultar estas cali�caciones,pero no resulta cómodo cuando se está trabajando desde la Secretaría. El obje-tivo actual es visualizar estas cali�caciones en la misma pantalla de la Secretaríadonde el profesorado ha de registrar la nota del examen y obtener, así, la cali�-cación �nal de su área para cada estudiante.

4. ¿Qué hace la Secretaría?

Para ver qué hace la aplicación hemos pensado seguir el ciclo vital de unestudiante desde que se matricula por primera vez en el centro hasta que acabasus estudios. Cada una de las fases tiene su pantalla o pantallas correspondientes,que se ven de distinta manera según el rol de quien las mira.

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4.1 Los roles Secretaría, gestión académica para Moodle

4.1. Los roles

No todas las personas implicadas en este proceso de gestión académica tienelos mismos privilegios. Veamos un ejemplo: el estudiante principalmente deberecibir información del sistema, es decir, ver distintas pantallas, pero sin la posi-bilidad de editarlas. En cambio, el profesorado que lo evalúa introduce informa-ción y, por tanto, ha de tener acceso a los formularios desde donde poder hacerloperiódicamente.

Los roles de�nidos hasta ahora en la aplicación son los siguientes:

Administrador del sistema : tiene la posibilidad de visualizar y editar cual-quier dato del sistema y en cualquier momento.

Figura 2: Datos personales básicos

Director de centre de suport : sólo puede matricular y editar los datospersonales de los estudiantes de su centre de suport hasta que �nalizanlos estudios. Entonces sólo los podrá visualizar. También tiene una panta-lla donde marca las pruebas en soporte papel que envía por correo. Estapantalla es un albarán electrónico en el sentido que hay una página webcomún donde librador y receptor visualizan qué se ha enviado y qué se harecibido.

Figura 3: Entrega y recepción de pruebas

Profesor : a lo largo del trimestre visualiza las listas de los estudiantes de susmódulos, con la posibilidad de ver su itinerario completo y la actividad quedesarrolla, pero la tarea principal es introducir las cali�caciones �nales delos estudiantes de sus cursos, pero sólo hasta el momento de la celebraciónde la Junta de evaluación. A partir de entonces sólo las podrá ver, perono las podrá cambiar; si es necesario lo hará el administrador.

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4.2 Matriculación Secretaría, gestión académica para Moodle

Tutor : puede ver les datos personales y el expediente de sus estudiantestutorados, pero sólo edita el itinerario formativo al inicio de cada trimestre ytiene un espacio web desde donde hacer el seguimiento tutorial: entrevistas,llamadas, demandas, etc. Como que es el responsable del seguimiento, esquien introduce la fecha de baja a partir de la cual se generan los listadosde aviso.

Figura 4: Itinerario formativo

Administración : rol que se activa durante el periodo de matrícula y quesólo puede introducir los datos personales y el itinerario de los estudian-tes. Imprime los comprobantes de la matrícula y los entrega a los nuevosestudiantes.

Estudiante : no puede editar nada, sólo tiene acceso a ver sus datos per-sonales y académicos (expediente, itinerario y últimas cali�caciones). Siquiere modi�car algún dato se debe dirigir a la persona tutora que se le haasignado para que lo haga.

4.2. Matriculación

A causa de la enorme variedad de historiales formativos de los estudiantesno es conveniente dejar sólo en sus manos el proceso de matriculación y lo he-mos delegado en las personas tutoras. Estas realizan la acogida del estudiante,le informan del funcionamiento de los estudios a distancia, recogen y estudianla documentación académica y proponen el mejor itinerario formativo. Es unproceso personalizado que da lugar a un conjunto de información inicial que seha de trasladar al sistema.

En el centro gestor, a causa del elevado número de solicitudes que se reciben,hemos creado un nuevo rol con un per�l muy bajo de acceso al entorno para quesea el propio solicitante quien, desde una serie de ordenadores a su disposición,pueda introducir únicamente sus datos personales.

El personal administrativo del centro es el encargado de comprobar que todoslos datos personales sean correctos y dispone de un nivel de permisos y panta-llas desde donde entrar el itinerario y imprimir los comprobantes de matrículacorrespondientes al estudiante y al centre. En este comprobante hay, además delos datos personales, la lista de módulos en que se ha inscrito ese trimestre, elnombre de la persona tutora y su nombre de usuario y contraseña (generadosy asignados automáticamente por el propio entorno Secretaría) con los que yapuede entrar al entorno de formación Moodle.

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4.3 Expediente académico Secretaría, gestión académica para Moodle

4.3. Expediente académico

El sistema de convalidaciones en los estudios de educación secundaria parapersonas adultas es muy complejo porque existe una gran variedad de situacionesiniciales: unas personas han acabado determinados estudios, otras sólo una par-te, otras proceden de otros sistemas educativos, etc. Además, algunas personasadultas pueden haber recibido una educación no-formal que les haya aportadodeterminadas habilidades o conocimientos. Los futuros estudiantes pueden de-mostrar estos conocimientos a través de una Prueba de evaluación inicial queacreditará las competencias así obtenidas y les ahorrará tiempo de estudio. Por

Figura 5: Expediente académico

estas razones es necesario que el expediente académico sea estudiado con dete-nimiento antes de introducirlo en el sistema. Esta operación la realiza personaladministrativo de la Secretaría del centro y el resultado queda re�ejado en lapantalla del expediente académico del estudiante que sólo puede editar el rol deAdministrador. El resto de roles, sin embargo, podrán ver la información de estapantalla del expediente mientras duren los estudios.

4.4. Itinerario formativo

En el momento de la inscripción a los estudios, una persona tutora, a lavista del expediente académico y/o del resultado de la Prueba de evaluación

inicial diseña el itinerario formativo del estudiante y le propone qué móduloscursar durante el siguiente trimestre, es decir, le propone el Plan de trabajo

trimestral. Los estudiantes a distancia suelen ser bastante optimistas y se hacenbuenos propósitos de estudio, pero la realidad hace que aquello que pensabanque podrían estudiar acabe siendo recortado. Por eso, tres semanas antes de laspruebas de evaluación de �nal del trimestre, se les propone que con�rmen dequé quieren examinarse de entre lo que habían dicho que estudiarían. El fruto deesta re�exión es una aproximación más real a lo que serán evaluados y permiteal centro preparar más acertadamente la logística de las pruebas.

Las personas tutoras son las encargadas de hacer el Plan de trabajo trimes-

tral y del seguimiento de los estudiantes, tanto en lo que se re�ere a los estudioscomo a la con�rmación de lo que serán evaluados. Sin embargo, sólo lo puedenhacer durante los periodos correspondientes: el Plan de trabajo trimestral alinicio del trimestre y la con�rmación al �nal.

A principio de trimestre, justo antes de abrir los cursos de Moodle a los estu-diantes, se vuelca en Moodle la información recogida en las tablas de inscripción

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4.5 Seguimiento del curso Secretaría, gestión académica para Moodle

de la Secretaría, de forma que el primer día lectivo el estudiante ya tiene accesoa los cursos de Moodle en que se ha inscrito.

4.5. Seguimiento del curso

Durante el transcurso del trimestre el seguimiento del estudiante lo realiza elprofesorado y las personas tutoras. El primero se encarga de la vertiente forma-tiva de cada curso, mientras que las segundas, que tienen una visión más generalde los distintos cursos que siguen sus tutorados, se encargan del seguimientopersonal en conjunto. Cada rol, por tanto, tiene sus propias pantallas para poderhacer este seguimiento. El profesorado dispone de las listas de los estudiantes desus cursos con indicación del trabajo que están haciendo los estudiantes y que serecoge en las tablas de Moodle. Además, si en un momento dado quiere más in-formación de una persona en concreto, dispone del enlace a sus datos personalesy al itinerario trimestral.

Los tutores tienen información de sus estudiantes tutorados con indicación dequé actividad están desarrollando en cada curso de Moodle. Además, disponen deuna pantalla de seguimiento donde pueden anotar los distintos tipos de contactosy de acuerdos que han establecido con los tutorados. Esta información se vaacumulando trimestre tras trimestre de forma que, al �nal, en la Secretaría

queda re�ejada toda la acción tutorial que se ha realizado con aquella persona.

4.6. Evaluación

Las pruebas de evaluación �nal se realizan en el IOC, tanto en el centrogestor como en los centres de suport, el mismo día a las mismas horas. Lostutores de los centres de suport entran a un curso especial de Moodle que sirvede herramienta de comunicación interna y recuperan las pruebas (en formatoPDF), imprimen las copias que necesitan de los módulos que se han con�rmadoy las distribuyen a los estudiantes. Cuando están hechas, los Directores de loscentres de suport marcan en una pantalla que se abre en este periodo, cualesson las pruebas hechas y que, en consecuencia, envían por correo. Cuando lleganal centro gestor, el personal administrativo las marca en la misma pantalla, deforma que queda constancia para las dos partes de lo que se ha enviado y de loque se ha recibido.

El profesorado hace la corrección de las pruebas y, con las cali�caciones quese han obtenido en las actividades del cursos de Moodle, evalúa a cada estudiantey re�eja las notas obtenidas en una pantalla donde tiene la lista de estudiantesde cada uno de sus cursos y que puede �ltrar según determinados criterios: porcentre de suport, sólo pruebas enviadas, etc. Las cali�caciones son textuales:Su�ciente, Bien, Notable, etc. pero en el caso de los Insu�cientes el profesoradodispone de una casilla donde introducir la nota numérica que, más adelante, per-mitirá al tutor decidir si vale la pena o no pedir la revisión de alguna cali�cación.

Las cali�caciones se muestran primero a los tutores para que planteen, o no,alguna revisión en función de las posibilidades de los estudiantes. Estas revisionesse llevan a la Junta de evaluación donde se reúne todo el profesorado y lostutores de manera que, después de discutir los casos planteados, se llega a losacuerdos correspondientes. Cuando les cali�caciones han superado el trámite dela Junta se hacen públicas a los estudiantes que, si no están conformes con ellas,pueden pedir aclaraciones a sus tutores. Una vez se tienen los resultados de leaevaluaciones y se sabe qué módulos se han superado, el estudiante y el tutoracuerdan qué nuevos módulos estudiará el siguiente trimestre, el tutor los marca

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4.7 Finalización de los estudios Secretaría, gestión académica para Moodle

Figura 6: Resultados obtenidos en la última evaluación trimestral

en el itinerario y, el día que se abre el entorno Moodle, estarán disponibles paracada estudiante.

Durante un trimestre el estudiante ve la lista de cursos y notas obtenidasen el último trimestre. Les cali�caciones de trimestres anteriores las encuentraen su expediente: situando el cursor sobre un módulo aparece la cali�caciónobtenida y la convocatoria. Además, un sistema de iconos de colores le indicalos módulos que tiene superados (de color verde), los que está cursando en unmomento determinado (color ámbar) y los que todavía le quedan por cursar (enrojo).

4.7. Finalización de los estudios

Cuando un estudiante tiene todos los módulos de su expediente con el iconoverde es que ha acabado los estudios y tiene derecho, en este caso, al título deGraduado en Educación Secundaria. Para no perder la información relativa aeste estudiante el administrador dispone en su pantalla de datos personales delestudiante de una casilla donde poner la fecha de obtención del título, acción quelleva al estudiante a la categoría de estudiantes inactivos, pero accesibles desdeel sistema. Otras razones para abandonar la categoría de estudiante activo son

Figura 7: Visión general del itinerario formativo

la baja voluntaria y la baja de o�cio por inactividad. La fecha de estas bajasla introduce la persona tutora, pero puede ser modi�cada en el momento en elque el estudiante vuelve a mostrar interés en continuar los estudios allí dondelos dejó y, así, recuperar toda la información.

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Secretaría, gestión académica para Moodle

5. Conclusión: mirando al futuro

El entorno de gestión Secretaría es muy joven, pero le auguramos una vidabastante larga. El nacimiento fue tranquilo porque se trataba de un trabajo de�nal de carrera5 con muchas posibilidades de traspaso a la vida real. sin embargola infancia ha sido turbulenta porque este paso a la vida real se ha tenido quehacer empujado por las presiones que el día a día nos ha deparado. Por estarazón ha habido épocas de crecimiento desigual porque se desarrollaba y aplicabala parte que justo en aquel momento necesitábamos. Esto no ha permitido undesarrollo armónico ni proporcional y es posible que, ahora mismo, existan partesmás perfeccionadas y, en cambio, otras todavía estén por desarrollar.

Pero tenemos planes de mejora. Entre ellos debemos destacar la automatitza-ción de la abertura y cierre de pantallas de edición en función del paso del tiempo.A partir de un calendario preestablecido queremos automatizar una serie de ta-reas que hasta ahora eran manuales. También queremos crear un conjunto depantallas desde las cuales, llamando a diferentes consultas a les tablas, se puedeextraer información y generar informes o grá�cos que nos ayuden a mejorar lagestión académica, la información a los estudiantes y, sobretodo, la docencia.

Existe toda una parte de información relativa al estudiante que ahora mis-mo aún no puede ver. Queremos mejorar este aspecto para dar elementos queaumenten la autonomía del estudiante en la toma de decisiones relativas a susestudios. Pensamos que si el estudiante ve la correlación positiva que hay entresu trabajo en los cursos del entorno Moodle y las cali�caciones obtenidas, semotivará más en hacer un trabajo más constante y menos esporádico.

En este sentido creemos que hemos de mejorar la recogida de información delas tablas de Moodle sobre el trabajo de cada estudiante. Estos datos sobre laactividad cotidiana serán muy útiles para los tutores y para el profesorado, quecontarán con más elementos en el momento de cali�car el rendimiento de losestudiantes.

En otro orden de cosas, y para compartir esta aplicación con otros centrosinteresados en utilizar el entorno de gestión Secretaría, queremos documentar yliberar el código. De momento hay una documentación a nivel de usuario que sepuede consultar en la wiki del proyecto6.

Por lo que respecta al código, como que la aplicación se encuentra en unafase tan primaria de desarrollo, no está aún disponible para su descarga, pero sepuede pedir la versión actual a los autores7 que, con mucho gusto, la enviaran ales personas o instituciones interesadas en colaborar en su desarrollo .

5Manrique, Diego Gestió administrativa de la formació a distància d’adults en un entorn Web, LSI-UPC, 6/ju-lio/2006

6http://ioc.xtec.cat/~iocges7ioc-ges_arroba_xtec.cat

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