seguimiento y evaluaciÓn a la implementaciÓn del

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD

Control Interno

Bogotá

2015-09-30

Seguimiento y evaluación a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad Asesor con Funciones de Jefe de Control Interno

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1. Introducción El 30 de diciembre de 2003 el Congreso de la República expidió la Ley 872 por medio de la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Esta Ley establece en su artículo 6º la obligatoriedad para el Gobierno Nacional de reglamentarla mediante la expedición de una Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. La administración pública colombiana tiene tres herramientas que orientan el desarrollo de la gestión pública de las entidades estatales: el Sistema de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, del cual se ocupa fundamentalmente la Norma Técnica Colombiana NTCGP 1000. Los tres sistemas permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeación y formulación articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. De acuerdo con la Ley 87 de 1993 el Sistema de Control Interno es aquel integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así con la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. De acuerdo con la Ley 487 de 1998 el Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. El Sistema de Gestión de la Calidad es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades. 2. Alcance Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional de Metrología. 3. Descripción metodológica En virtud de la orientación dada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se procedió a hacer uso del instrumento para evaluación de un sistema de gestión de calidad a modo


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de encuesta con un total de 51 preguntas específicas. (http://mecicalidad.dafp.gov.co/docs/encuestaFinalCalidad.pdf). A continuación se muestra la evaluación cualitativa y cuantitativa para la herramienta y una vez consolidada la respuesta la valoración de resultados.

EVALUACIÓN PUNTUACIÓN

No se realiza 0

Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales) 1

Se realiza generalmente ( en la mayoría de casos) 2

Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas 3

Se realiza siempre y en forma total y la entidad es ejemplo para el sector 4

Para obtener los puntos totales se contabilizan las (X) de cada columna, se multiplican por los puntos que se indican, se suman y se obtiene el total de puntos. Se calcule el porcentaje dividiendo el total de puntos por 1,6.

VALORACIÓN DE RESULTADOS

Menos de 40%

El sistema global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009 no se cumple, se cumple en aspectos parciales o tiene una fidelidad muy baja con las actividades realmente realizadas, y deben tomarse medidas correctivas urgentes y globales para implantar un sistema de calidad eficaz.

Entre 40% y 60

El sistema global de calidad se cumple, pero con deficiente con las actividades realmente realizadas. Seas en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o tiene una fidelidad deberán solucionar las deficiencias urgentemente, para que el sistema sea eficaz.

Entre 60% y 85%

El sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación.

Más del 85%

Se gestiona de acuerdo con el modelo NTCGP1000:2009, y son ejemplo para otras entidades del sector.

La principal fuente para realizar los comentarios la constituyó el Manual Integrado de Gestión. 4. Resultados LA ENCUESTA

1. ¿Se han determinado los registros pertinentes para establecer, implementar y

mantener el Sistema de Gestión de la Calidad que apoye la operación eficaz y eficiente de la entidad?

El Instituto está en proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.


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En la primera semana de septiembre de 2015 hubo ejercicio de pre auditoría con la empresa COTECNA, a partir del cual se tiene reporte de no conformidades, oportunidades de mejora y observaciones en general. En materia de Certificados y acreditaciones se tiene a septiembre de 2015: Certificado renovación de la acreditación NVLAP 2015; Certificado de Acreditación bajo el estándar internacional ISO/IEC 17025:2005 Evaluación: Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas (3).

2. ¿Se utilizan criterios y métodos que garanticen que los procesos y su control sean

eficaces? Se cuenta con un Manual Integral de Gestión y a partir del mismo se tienen desarrollados procedimientos, instructivos, formatos, etc. El INM ha implementado un Sistema Integrado de Gestión - SIG con el fin de documentar sus políticas, procesos, procedimientos, instrucciones, programas y demás información requerida para dar cumplimiento a los requisitos legales, de los clientes, de las normas aplicables a su misión y de la propia institución, asegurando así la calidad de los servicios ofrecidos. Evaluación: Se realiza generalmente (en la mayoría de casos) (2).

3. ¿Disponen de recursos necesarios, así como de información que se utilice para

apoyar a la operación y el seguimiento de los procesos? El Instituto Nacional de Metrología en la página web ha publicado dentro del link de planes y programas:

- Plan estratégico Institucional 2015 - 2018

- Plan estratégico Sectorial 2015 - 2018 (http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=32439)

- Plan de acción: A su vez este contiene Oficina Asesora de Planeación; Secretaría General, Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos, Subdirección de Metrología Física; Subdirección de Metrología Química y Biomedicina; Control interno y Dirección General

Frente a la publicación realizada en la página web se observó hay informes de planes de acción 2015 para los meses de enero-febrero, marzo y abril, tal cual como se aprecia en la ilustración que sigue capturada desde la web:


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- Plan mejoramiento FURAG 2015

(http://www.inm.gov.co/images/Docs/1._Plan_de_Mejoramiento_FURAG_2015.pdf); documento este que contiene ítem, actividad, pregunta de incidencia en el FURAG 2014, %, productos, funcionario responsable, fecha de inicio y fecha de finalización.

- Plan anticorrupción: contiene

Mapa de riesgos de corrupción: constituye el anexo 1 de la estrategia anticorrupción y atención al ciudadano. En versión publicada el 23 de septiembre de 2015, se encuentra un total de 7 riesgos.

Estrategia anti trámites: constituye el anexo 2, señala como objetivo de la estrategia: agilizar los trámites para el usuario a través del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de sus servicios, brindando información integrada, interactiva y personalizada, con el uso de las tecnologías de información. En la publicación del 22 de septiembre de 2015, no está diligenciados los campos de informe de avance, ni observaciones.

http://www.inm.gov.co/images/Docs/1._Plan_de_Mejoramiento_FURAG_2015.pdf


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Estrategia de rendición de cuentas: lo constituye el anexo 3, que tiene por objeto: Mantener los canales de comunicación abiertos hacia la comunidad para brindarles la oportunidad de conocer el instituto, nuestros servicios y la gestión realizada, y así facilitar la participación de diálogo lo que permitirá mejorar continuamente la calidad y oportunidad en la prestación de nuestros serviciosel cual presenta resaltado en color amarillo algunas celdas para Q1, Q2, Q3 y Q4.

Estrategia de atención al ciudadano: el anexo 4 denominado mecanismo para mejorar atención al ciudadano señala como objetivo de la estrategia contribuir en la mejora de la calidad y accesibilidad de los trámites y servicios de la entidad para satisfacer las necesidades de la ciudadanía.


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Seguimiento estrategia construcción plan anticorrupción de enero 31 de 2015. Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano 30 de abril de 2015 Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano agosto 2015

- Plan de Acción Programas Ambientales PIGA : En la página web no se encontró información - No obstante se encuentra publicado en la carpeta de calidad del Instituto Nacional de Metrología documento denominado Plan Institucional de Gestión Ambiental (E1-02-D-02)


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- Plan Gobierno en Línea: en la página web se encontró documento publicado el cual señala para el cronograma 2015; componente TIC de servicios 2 criterios cumplidos; para el componente TIC Gobierno abierto 3 criterios cumplidos y el resto de criterios dentro del cronograma no presenta información para los meses de julio a diciembre de 2015. El avance reportado es con corte a mayo de 2015 (http://www.inm.gov.co/images/Docs/Plan_de_Gobierno_en_linea_INM_2015-v2.pdf), tal cual como se aprecia en la siguiente ilustración gráfica tomada desde la página web del INM.

Documento relacionado Página no encontrada

http://www.inm.gov.co/images/Docs/Plan_de_Gobierno_en_linea_INM_2015-v2.pdf


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- Plan de Garantía de discapacitados: La formulación del 2015 fue dada a conocer en la

página web y tiene por objeto: promover al interior del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y sus entidades adscritas y vinculadas una cultura organizacional en concordancia con la Constitución Política Nacional, la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y el Plan Nacional de Desarrollo que garantice el goce pleno y en condiciones de igualdad de todos los derechos humanos y libertades fundamentales para todas las personas con discapacidad. A través del reconocimiento de la discapacidad como un componente de la diversidad humana, concibiendo y aplicando las políticas públicas de tal manera que las personas con discapacidad obtengan el mismo beneficio que el resto de la ciudadanía.

Evaluación: Se realiza generalmente (en la mayoría de casos) (2).

4. ¿Se implantan las acciones necesarias para lograr resultados planificados y la

mejora continua de los procesos?

Por expreso señalamiento del Manual Integrado de Gestión el Instituto Nacional de Metrología ha desarrollado, establecido e implementado un Sistema Integrado de Gestión – SIG, con el fin de documentar sus políticas, procesos, procedimientos, instrucciones, programas y demás información requerida para dar cumplimiento a los requisitos legales, de los clientes, de las normas aplicables a su misión y de la propia institución, asegurando así la calidad de los servicios ofrecidos. Evaluación: Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas (3).

5. ¿Se mantiene actualizado un Manual de la Calidad y éste ha permitido el desempeño eficaz por parte de los servidores en cuanto al cumplimiento de los procedimientos documentados?

El 21 de septiembre de 2015 se tiene publicado el Manual Integrado de Gestión (Z:\SIG INM\1 MAC EST\E1 DEP\E1-02 ADM SIG\200.2.1 DOC SIG\MIG) en su versión 4 (aprobado en acta número 08, de fecha 29 de abril de 2015. Evaluación: Se realiza generalmente (en la mayoría de casos) (2).

6. ¿Los procesos y procedimientos documentados han permitido estandarizar la

gestión de la entidad, evitando los reprocesos y la reducción del producto no conforme?

El Manual Integrado de Gestión señala expresamente, el INM tiene como política controlar toda la documentación de origen interno asociado al Sistema Integrado de Gestión, para garantizar que sea revisada y ajustada cuando sea necesario, asegurando la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema. Se cuenta con:


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Procedimiento de control de documentos (E1-02-P-01- Versión 3) Instructivo para la elaboración de documentos (E1-02-I-01 - Versión 4) Control de registros (E1-02-P-04 - versión 3) Procedimiento Control de Documentos ( E1-02-P-01 versión 3) Listado maestro de documentos (E1-02-F-01) Formato de listado documentos externos (E1-02-F-02 )


7. ¿El control de los registros en la entidad ha facilitado su identificación, almacenamiento, protección, tiempo de retención y disposición?

El Manual Integrado de Gestión señala en su numeral 4.2.4: El Instituto Nacional de Metrología controla los registros técnicos y de calidad para asegurar que sean legibles, de fácil recuperación de la información que contienen, se almacenen en lugares adecuados para evitar daño, deterioro o pérdida garantizando el respaldo de la información y la confidencialidad de la misma. El procedimiento de control de registros E1-02-P-04, tiene por objeto establecer los parámetros a seguir en el control de los registros generados en las diferentes actividades desarrolladas por las áreas del Instituto. Evaluación: Se realiza generalmente (en la mayoría de casos) (2).

8. ¿La alta Dirección proporciona evidencia de su compromiso con el Sistema de Gestión de la Calidad?

La declaración del Manual Integrado de Gestión señala:


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Evaluación: Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas (3).

9. ¿La política de calidad con la que cuenta actualmente la entidad está acorde con los objetivos institucionales?

La política de calidad ratifica el objetivo del que trata el Decreto 4175 de 2011, por el cual se escinden unas funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, se crea el Instituto Nacional de Metrología y se establece su objetivo y estructura. La política de calidad actualmente está dada en los siguientes términos:



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10. ¿La política de calidad incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente el sistema de gestión de la calidad?

En un aparte del contenido de la política de calidad se tiene: Implementar, comunicar, asegurar, mantener la integridad del Sistema Integrado de Gestión ajustado al Plan Nacional de Desarrollo, cumpliendo con los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 (NTC-ISO 9001:2008), NTC-ISO/IEC 17025:2005, NTC ISO/IEC 17043:2010, las guías ISO 30:1992, ISO 31:2000, ISO 34:2009 e ISO 35: 2006, y demás normas aplicables. La política de calidad está publicada a través de la página web, en el link del Sistema Integrado de Gestión: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/2014-10-22-17-54-04. Evaluación: Se realiza sistemáticamente y en casi todas las áreas (3).

11. ¿Son los objetivos de la calidad medibles y coherentes con la política de la calidad?

Los objetivos de calidad del Instituto Nacional de Metrología son:

Obtener el reconocimiento internacional de las Capacidades de Medición y Calibración- CMC, desarrolladas para satisfacer las necesidades metrológicas del país.

Desarrollar, mantener, mejorar y controlar de manera continua los procesos del sistema integrado de gestión.

Desarrollar y fortalecer la competencia técnica de los funcionarios para asegurar la calidad en la prestación de los servicios tecnológicos en metrología.

Asegurar la calidad de los procesos de prestación de servicios tecnológicos en metrología mediante el cumplimiento de la normatividad vigente para garantizar la satisfacción de las necesidades del cliente

Evaluación: Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales) (1).

12. ¿Existe un responsable de calidad dependiente de la alta Dirección?

El anexo 27 del Manual integrado de Gestión señala funciones y responsabilidades establecidas dentro del Sistema Integrado de Gestión.

Adicional a lo anterior el mismo Manual Integrado de Gestión señala el Sistema Integrado de Gestión es administrado por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, con acceso al más alto nivel de la dirección, quien tiene definida la responsabilidad y la autoridad para asegurar que la integridad y la implementación del sistema de gestión de calidad sea respetada y observada en todo momento y por todo el personal adscrito al INM.

En el INM, la revisión por la dirección se encuentra bajo la responsabilidad del Comité de Desarrollo Administrativo- CIDA quienes deben analizar la información de entrada y generar

http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/2014-10-22-17-54-04


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resultados que van a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión. Para esto se cuenta con el procedimiento revisión por la dirección E1-02-P-06.


13. ¿La alta dirección se asegura de evaluar la eficacia y eficiencia de la operación, mediante las medidas y datos utilizados para determinar el desempeño satisfactorio de la entidad?

Cada año de acuerdo al cronograma establecido por Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, para efectuar las revisiones por dirección debe asegurarse diligenciar el Acta de Revisión por la Dirección E1-02-F-13

Para suministrar la información de entrada para la revisión por la dirección, los Subdirectores, Jefes de Oficina y Secretaria General deben remitir los informes con anterioridad a la Oficina Asesora de Planeación y a las personas que conforman el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se valida la siguiente información de entrada de la que trata el numeral 5 del Procedimiento de revisión por la Dirección (E1-02-P-06).


14. ¿La alta Dirección mantiene registro de las revisiones?

En la carpeta donde reposan los documentos del Sistema Integrado de Gestión se encontró documento de Revisión por la Dirección correspondiente al 2014, el acta con fecha de modificación 2015-06-09, extraordinaria AD2015-06-10 y en el año 2015 una extraordinaria

Se tiene establecido procedimiento de Revisión por la Dirección de código: E1-02-P-06

En el Instituto Nacional de Metrología, la revisión por la dirección se encuentra bajo la responsabilidad del Comité de Desarrollo Administrativo - CIDA quienes deben analizar la información de entrada y generar resultados que van a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema integrado de gestión. Para esto se cuenta con el procedimiento revisión por la dirección E1-02-P-06.


15. ¿La alta Dirección asegura que las responsabilidades y autoridades están definidas y son comunicadas dentro de la entidad?

En el anexo 27 del Manual Integrado de Gestión están definidas las funciones y responsabilidades establecidas dentro del sistema Integrado de Gestión: Director General, Jefe Oficina Asesora de Planeación; Jefe Oficina de control interno, Subdirección de Metrología Física, subdirección de Química y Biomedicina; Subdirección de innovación y servicios tecnológicos y Responsable de la calidad.


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16. ¿Impulsa y apoya la dirección actividades de mejora dentro de la entidad, con clientes, proveedores y otras entidades externas?

En el numeral 4.4 del Informe de Gestión institucional se enuncian los desafíos en el 2015 para la Dirección General, Secretaría General, Subdirección de Metrología Química y Biomedicina, Subdirección Metrología Física; de la Oficina Asesora de Planeación, de Control Interno.


17. ¿Se determinan y proporcionan los recursos necesarios para mantener el Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar su eficacia?

El numeral 6 del Manual Integrado de Gestión en el numeral 6.1 señala respecto a la provisión de recursos: El Director del Instituto Nacional de Metrología es el responsable de gestionar los recursos para implementar, administrar, mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestión y es responsabilidad de la Secretaria General la adecuada ejecución de los mismos.

El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante de la Alta Dirección es responsable de asegurar que dichos recursos sean incluidos dentro de los presupuestos de la entidad.


18. ¿El personal de la organización tiene las competencias necesarias para la prestación del servicio?

Por expresa disposición del Manual Integrado de Gestión (numeral 6.2), se tiene:

El INM tiene por política asegurar la competencia técnica del personal involucrado de los servicios y/o productos que ofrece el Instituto, específicamente aquellos que: operan equipos, realizan calibraciones o ensayos, evalúan resultados de medición, proveen ensayos de aptitud o comparaciones interlaboratorios, producen y certifican Materiales de Referencia, realizan asistencia técnica, brindan capacitación y revisan los certificados de calibración e informes de ensayos.

Para este propósito el INM ha definido los perfiles, educación, experiencia y las funciones de su personal acorde a su misión en el “Manual específico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales” adoptado por resolución el cual se encuentra publicado en la intranet en el siguiente enlace: http://192.168.10.84/intranet/index.php/normatividad/resoluciones.

El personal se encuentra vinculado al INM bajo acto administrativo, los datos personales, la formación académica, la experiencia laboral y copia de los documentos que respaldan esta información, se encuentran en las hojas de vida de cada uno de los funcionarios las cuales se


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actualizan periódicamente, son administradas y custodiadas por el área de Gestión de Talento Humano.


19. ¿Se realizan planes para el personal (ingreso, formación, desarrollo, etc.) evaluando el rendimiento y las necesidades de desarrollo de todas las personas?

Mediante resolución 033 de fecha 28 de febrero de 2013, se adoptan disposiciones en materia de bienestar laboral e incentivos para los empleados públicos del INM.

Se aprobó mediante la misma resolución (033) el reglamento que rige el Plan de Bienestar Laboral e incentivos para los funcionarios del INM.

El Proceso de Ingreso, desarrollo y retiro del personal tiene documentados procedimientos como: A4-01-P-01 Selecc y vincula personal-V2; A4-01-P-02_Inducción_Reinducció_Laboral-V2; A4-01-P-03_Evaluación_Desempeño_V2; A4-01-P-04_Bienestar_Laboral_V2; A4-01-P-05_Expedición_Certificaciones; A4-01-P-06 Trámite de comisiones Nal e Internal -V3; A4-01-P-07_Administración_Nómina; A4-01-P-08 Plan Institucional de Capacitación V2; A4-01-P-09_SGS_Salud_Trabajo; A4-01-P-10 Desarrollo laboral del personal V2; A4-01-P-11 Desvinculación laboral-V2; A4-01-P-12 Determinación_Origen_ reporte_ EP-V1; A4-01-P-13 Incidentes y Accidentes laborales-V1; A4-01-P-14 Sel_uso_mto_rep y DF-EPP_Dot-v1; A4-01-P-15 Id peligros_ val riesgo_det_controles-V1.


20. ¿Tiene el personal directivo las competencias necesarias para liderar?

El INM ha definido los perfiles, educación, experiencia y las funciones de su personal acorde a su misión en el “Manual específico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales” adoptado por resolución el cual se encuentra publicado a través de la intranet en: http://192.168.10.84/intranet/index.php/normatividad/resoluciones.

Evaluación: Se realiza parcialmente (en ocasiones puntuales) (1).

21. ¿El Sistema de Gestión de la Calidad ha generado el compromiso por parte de los servidores en cuanto al uso de sus habilidades para el beneficio de la entidad?

El Manual específico de funciones y competencias laborales para los empleos de la planta de personal del Instituto Nacional de Metrología, presenta para cada cargo estructura con especificaciones de: propósito principal, funciones esenciales, conocimientos básicos, competencias comportamentales (comunes y por nivel jerárquico) requisitos de formación académica y de experiencia y alternativas.

http://192.168.10.84/intranet/index.php/normatividad/resoluciones


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22. ¿Es la infraestructura de la entidad adecuada para asegurar el logro de la

satisfacción del cliente?

Las instalaciones del INM están diseñadas, construidas y mantenidas para garantizar las condiciones del medio ambiente y seguridad para la realización correcta de sus actividades. Tienen un sistema de climatización central que mantiene las variables de temperatura y humedad relativa dentro de los límites especificados para cada una de las áreas técnicas.


23. ¿Cuenta la entidad con el espacio de trabajo, los equipos y servicios de apoyo necesarios para la prestación del servicio?

Las condiciones ambientales para los productos y/o servicios del INM, están especificadas en los procedimientos particulares de calibración, ensayo, producción y certificación de materiales de referencia, comparaciones inter laboratorios y ensayos de aptitud de los respectivos laboratorios.

Los Laboratorios de la Subdirección de Metrología Física-SMF tienen documentado los requisitos técnicos y condiciones ambientales que puedan afectar los resultados de calibración o ensayo. Los registros de condiciones ambientales pueden ser encontrados en la dirección de red: \\192.168.10.2\Laboratorios\RegistrosClimatizacion, de acceso únicamente a los laboratorios, sí las condiciones ambientales están fuera de los límites especificados y pueden comprometer o invalidar la calidad de los resultados o la seguridad personal, el subdirector de Metrología Física es el responsable de detener la ejecución y autorizar la reanudación de la calibración o ensayo.

Las condiciones ambientales que pueden afectar la calidad de los resultados producidos por la SMQB, se documentan en los procedimientos de medición y se registran en los formatos asociados a dichos documentos. Cuando se presenten desviaciones de las condiciones ambientales el Subdirector es el responsable de detener y autorizar la reanudación de las actividades de la SMQB. Por otra parte, para evitar la posible contaminación del material de referencia durante su procesamiento y caracterización, la SMQB toma las precauciones descritas en el numeral 9.4 del manual técnico M1-03-M-01 Producción de materiales de referencia y actividades de la SMQB.

La Subdirección de Innovación y Servicios Tecnológicos identifica la infraestructura necesaria para operar el programa de ensayos de aptitud y las condiciones ambientales que puedan influir significativamente en la calidad de los ítems de ensayo de aptitud y en cualquier ensayo y calibración realizados. . Los registros de condiciones ambientales del laboratorio de referencia pueden ser encontrados en la dirección de red: \\192.168.10.2\Laboratorios\RegistrosClimatizacion, de acceso únicamente a los laboratorios, sí las condiciones ambientales están fuera de los límites especificados y pueden comprometer o invalidar la calidad o las operaciones del programa de ensayos de aptitud, el subdirector de Innovación y servicios tecnológicos es el responsable de detener las actividades y autorizar la reanudación de las actividades del programa de ensayos de aptitud. Las condiciones ambientales observadas durante las mediciones realizadas por los participantes se encuentran en reporte de


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resultados de medición entregados por ellos, estos se almacenan en la unidad en red 17043 /carpeta laboratorios.


24. ¿Se determina y se gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con el ambiente de trabajo?

El ambiente laboral en general ha presentado debilidades en la gestión del Instituto Nacional de Metrología.


25. ¿Se planifican y desarrollan los procesos necesarios para la realización del producto y/o prestación del servicio?

La planificación de la prestación de servicios o productos inicia con la caracterización del proceso, la cual identifica los proveedores, las entradas, las actividades, las salidas, los clientes, los recursos humanos, físicos y tecnológicos, los documentos que le aplican y los registros que genera, así como los requisitos legales, normativos, del cliente y organizacionales del INM y los puntos de control e indicadores.


26. ¿Se tienen identificados los requisitos de los clientes tanto los especificados por ellos como los no especificados, así como los requisitos legales y reglamentarios?

Por expresa disposición del numeral 7.1 del Manual Integrado de Gestión, son: Del producto y/o servicio: Coherencia, recursos, competencia, calidad del producto, oportunidad Normativos: Manual Integrado de Gestión y Normograma asociado Del cliente: Confiabilidad y fácil comprensión


27. ¿Existe comunicación clara, abierta y coherente con los clientes?

Están definidos los canales de comunicación: Personal (físico, telefónico), ventanilla, correo electrónico, la página web hay link específico para presentar inquietudes, comentarios y sugerencias respecto a la prestación del servicio: http://www.inm.gov.co/index.php/contactenos-inm.

El link de contáctenos da especial facilidad a quien accede a este punto para remitir vía correo electrónico sus comentarios

http://www.inm.gov.co/index.php/contactenos-inm

http://www.inm.gov.co/index.php/contactenos-inm


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28. ¿Existen mecanismos que permitan tratar las quejas de los clientes?

Se tiene establecido el procedimiento para atención de PQRSD, la Web y las redes sociales son medios definidos para recibir quejas.

Adicionalmente el INM tiene por política atender oportunamente las peticiones, quejas, reclamos y denuncias PQRSD, registrarlas y evaluarlas.

A través de la página web cualquier ciudadano puede interponer peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o denuncias accediendo a: http://190.27.239.36/servicios.inm/PQRSD.php y adicional a eso consultar el estado de la misma tal cual como se evidencia en la siguiente ilustración tomada desde la página web:

http://190.27.239.36/servicios.inm/PQRSD.php


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29. ¿La entidad planifica y controla el diseño y desarrollo del producto y/o servicio?

Por expreso señalamiento del Manual Integrado de Gestión los productos y/o servicios ofrecidos por el INM se planifican, diseñan y desarrollan, siguiendo el procedimiento E1-02-P-07, Diseño y desarrollo de productos y/o servicios. Para las etapas en las que sea necesario, se realiza la verificación y validación.


30. ¿Se llevan a cabo adecuadamente las revisiones, verificaciones y validaciones de las etapas del diseño y desarrollo para el producto y/o servicio?

El Manual Integrado de Gestión señala el Instituto Nacional de Metrología garantiza que cualquier diferencia entre las solicitudes y las ofertas se resuelva antes de suscribir el contrato, y que cada contrato sea aceptado tanto por el usuario como por el INM. En caso que sea necesario realizar modificaciones al contrato estas deben ser acordadas con el cliente dejando evidencia documental de este acuerdo. Para lo anterior, el INM ha desarrollado el procedimiento: M1-01-P-03, Revisión de pedidos, ofertas y contratos


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31. ¿Los resultados del diseño y desarrollo son comparados con la información de entrada, garantizando el cumplimiento del proceso y del producto y/o servicio?

El Instituto Nacional de Metrología tiene comunicación con sus clientes para aclaraciones y seguimiento del trabajo contratado o información complementaria de interés del cliente. En virtud de lo anterior se tienen oficialmente como medios de comunicación para atención al público: atención al público, buzón de sugerencias, correo físico, correo electrónico, línea telefónica, redes sociales y página web.


32. ¿La entidad evalúa y selecciona a sus proveedores teniendo en cuenta su capacidad para suministrar los servicios requeridos?

El INM tiene por política contratar las compras de servicios y suministros que afectan la calidad de las calibraciones y ensayos de los laboratorios con proveedores evaluados y aprobados, que garanticen el cumplimiento de los requisitos especificados.

Para asegurar la calidad de los materiales de referencia producidos, el INM cuenta con el instructivo M1-03-I-16 Recepción, verificación y almacenamiento de reactivos, materiales y consumibles, en el cual se indican los criterios para la verificación de la calidad de las materias primas adquiridas.


33. ¿Se mantienen registros de las evaluaciones realizadas a los proveedores?

En aviso a través del correo institucional del día 8 de septiembre de 2015; respecto a la evaluación de proveedores señaló el área jurídica:

Teniendo en cuenta que dentro del Sistema Integrado de Gestión se encuentra contemplada la actividad relacionada con la evaluación y reevaluación de proveedores, con el correspondiente instructivo identificado como A5-01-I-01 y los formatos A5-01-F-04 y A5-01-F-22, los cuales se adjuntan a la presente comunicación, y cuyo diligenciamiento resultan de obligatorio cumplimiento en aquellos contratos que se fundamenten en la modalidad de selección de Contratación directa bajo la causal denominada “desarrollo de actividades científicas y tecnológicas” (Ley 591 de 1991), en adelante se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Al documento de estudios previos y análisis del sector, se deberá adjuntar el formato de evaluación de proveedores debidamente diligenciado y cuyo resultado deberá incluirse en el contenido del documento antes referido.

Como soporte del último pago y con anterioridad a la presentación de la solicitud de liquidación deberá diligenciarse el formato correspondiente a la reevaluación de proveedores, con el fin de que repose en el expediente contractual.


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Por otra parte, de manera atenta les solicito que para el caso de los contratos de ciencia y tecnología suscritos durante las vigencias 2014 y 2015, cuyo plazo de ejecución ya finalizó y que corresponden a la causal citada con anterioridad, y sobre los cuales se hayan desempeñado como Supervisores, de manera atenta les solicito diligenciar de manera inmediata el formato de reevaluación adjunto y remitirla a este Grupo, junto con la solicitud de liquidación para proceder a la elaboración de la misma.

En caso de ya haber presentado dichas solicitudes, les solicito remitir las reevaluaciones correspondientes.


34. ¿Los mecanismos establecidos en el proceso de compra, su evaluación y control han permitido a la entidad garantizar la calidad de los productos comprados?

El INM tiene por política contratar las compras de servicios y suministros que afectan la calidad de los servicios y/o productos ofrecidos por el INM con proveedores evaluados y aprobados, que garanticen el cumplimiento de los requisitos especificados. Para garantizar la trazabilidad de sus calibraciones o ensayos al Sistema Internacional de Unidades, contrata los servicios de calibración de sus patrones de referencia con institutos de metrología internacional firmantes de acuerdo CIPM-MRA que participen activamente en comparaciones claves y con CMC publicadas en la base de datos BIPM.

Para este propósito el INM cuenta con los siguientes procedimientos:

- A5-02-P-01 Elaboración del plan anual de compras - A5-02-P-02 Adquisición de bienes y servicios. - A5-02-P-03 Etapa Preliminar – Contratación - A5-02-P-04 Etapa Precontractual- Contratación - A5-02-P-05 Etapa Contractual- Contratación - A5-02-P-06 Etapa Post Contractual – Contratación


35. ¿Se documenta la verificación del producto y/o servicio prestados?

Para gestionar los productos y servicios ofrecidos por el INM el sistema Integrado de Gestión hace uso de documentos como:M1-01-M-01 Servicios de Calibración y/o Ensayos de la SMF/; M1-01-P-01 Prestación del servicio de calibración o ensayo/; M1-02-P-01 Cursos de capacitación; M1-03-M-01 Producción de Materiales de referencia y actividades de la SMQB; M1-03-P-02 Comercialización de materiales de referencia; M1-04-P-01 Prestación del servicio de asistencia técnica SAT/; M1-05-M-01 Comparaciones Interlaboratorios y/o Ensayos de Aptitud; M1-05-P-01 Prestación de Servicios de Comparaciones Interlaboratorios – Ensayos de Aptitud; Manual Integrado de Gestión.


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Los siguientes documentos son de aplicación general en la prestación de los servicios de calibración y ensayos, comparación interlaboratorios y/o ensayos de aptitud; producción, certificación de materiales de referencia del INM: M1-01-P-04 Evaluación y expresión de la incertidumbre de medición

- M1-01/L01/I-03 Cálculo de la Densidad del aire.


36. ¿La trazabilidad del producto y/o servicio le han permitido a la entidad recopilar datos que pueden utilizarse para la mejora?

El Instituto cuenta con el procedimiento para asegurar la trazabilidad de las mediciones en el INM -M2-01-P-01 y los instructivos de calibración de patrones internacional M2-01-I-01 e instructivo para manipulación transporte y almacenamiento de patrones M2-01-I-02.


37. ¿La entidad lleva algún procedimiento para el manejo de los bienes de sus clientes?

El control de los equipos se lleva de acuerdo con lo descrito en los siguientes manuales técnicos y los documentos aplicables referenciados por estos.

- M1-01-M-01 Servicios de Calibración y/o Ensayos de la SMF, - M1-03-M-01 Producción de Materiales de referencia y actividades de la SMQB, y - M1-05-M-03 Comparaciones Interlaboratorios y/o Ensayos de Aptitud El INM no subcontrata trabajos de calibración o ensayos con ninguna otra empresa, razón social ya sea de índole público o privado.


38. ¿Existen procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para asegurar la conformidad y mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad?

La medición del Sistema Integrado de Gestión del Instituto Nacional de Metrología es realizada mediante el seguimiento de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad relacionados con cada uno de los procesos identificados en el mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión, lo que permite obtener datos objetivos de desempeño, realizar el análisis respectivo con el fin de mejorar continuamente y para esto cuenta con el documento E1-02-D-02 Medición y Análisis de Indicadores y el formato E1-02-F-24 Hoja de vida indicador



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39. ¿Se realiza seguimiento a la información relacionada con la percepción del cliente respecto al cumplimiento de los requisitos del servicio?

El Sistema Integrado de Gestión ha implementado actividades para comunicar a los funcionarios del Instituto Nacional de Metrología los resultados de los indicadores para asegurar el seguimiento continuo al Sistema de Integrado de Gestión.


40. ¿Se tienen definidos, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y los requisitos que se tienen en cuenta para la realización de las auditorías?

El Instituto Nacional de Metrología efectúa auditorías a sus procesos de acuerdo con un programa y al procedimiento de auditorías internas E1-02-P-05 con el fin de determinar el grado de conformidad con las políticas, objetivos y documentos del Sistema Integrado de Gestión, verificando el cumplimiento de requisitos y detectando oportunidades de mejora.


41. ¿Se identifican y controlan los servicios no conformes?

El Instituto Nacional de Metrología efectúa auditoria a sus procesos de acuerdo con un calendario y al procedimiento de auditorías internas E1-02-P-05 con el fin de determinar el grado de conformidad con las políticas, objetivos y documentos del SIG, verificando el cumplimiento de requisitos y detectando oportunidades de mejora.


42. ¿Están registrados los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme?

El INM tiene por política identificar, evaluar la importancia del trabajo no conforme, asignar responsables, tomar las acciones inmediatas para corregir la situación presentada y suspender (si es requerido) la prestación del servicio hasta que las causas que lo originaron hayan sido subsanadas. De ser necesario se comunica al cliente en los casos en que se tenga que repetir el trabajo. Se tiene documentado el procedimiento de trabajo no conforme: E1-02-P-02


43. ¿La auditoría interna ha permitido el desarrollo inmediato de acciones encaminadas a la eliminación de las no conformidades a través de un análisis de causas?


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La implementación de las acciones se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento E1-02-P-03 acciones correctivas, preventivas y de mejora

Se tienen definidas metodologías para el análisis de causa: Lluvia de ideas, Espina de pescado (Ishikawa), 5 ¿Por qué?


44. ¿Hay un sistema documentado que garantiza la mejora continua?

El Manual Integrado de Gestión a través del numeral 8.5.1 señala: El INM mejora continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestión a través del seguimiento de la implementación política y los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de los datos, las acciones correctivas, preventivas y de mejora, así como las revisiones por parte de la dirección. Los resultados obtenidos, son analizados con el fin de implementar planes de mejora continua, asignar los recursos y los responsables para garantizar su eficacia y efectividad


45. ¿Se analizan los datos de los proveedores, así como las características y tendencias de los procesos y servicios?

El Instituto Nacional de Metrología mantiene una cooperación y comunicación de doble vía con sus clientes para aclaraciones y seguimiento del trabajo contratado o información complementaria de interés del cliente. Para esto ha implementado mecanismos de comunicación de tipo presencial, buzón de sugerencias, correo, telefónico, virtual y redes sociales, a través de la página web: http://www.inm.gov.co/index.php/servicios-inm/servicios-tarifas, donde tiene a disposición de los clientes la información de condiciones de prestación de servicios, tarifas y oferta de servicios.


46. ¿Existe un procedimiento para tratar las acciones correctivas?

Está documentado el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora E1-02-P-03.

El Instituto Nacional de Metrología tiene por política evaluar las no conformidades del Sistema Integrado de Gestión identificando las causas que las generan y tomando las acciones necesarias para corregir y eliminar las causas que las originaron.


47. ¿Existe un procedimiento para definir las acciones preventivas?


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Con el fin de identificar oportunidades de mejora o reducir la probabilidad de ocurrencia de una no conformidad, el Instituto Nacional de Metrología cuenta con el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora E1-02-P03.


48. ¿La autoridad y responsabilidad establecida para informar sobre no conformidades en cualquier etapa del proceso ha permitido su detección oportuna?

A través de auditorías se determinan observaciones, no conformidades y en general oportunidades de mejora para el sistema.

A partir del plan de mejoramiento se evidencia existen debilidades para la determinación de las causas de los hallazgos registrados como resultado de las auditorías.


49. ¿Se determinan las no conformidades y sus causas?

A través de auditorías se determinan observaciones, no conformidades y en general oportunidades de mejora para el sistema.

A partir del plan de mejoramiento se evidencia existen debilidades para la determinación de las causas de los hallazgos registrados como resultado de las auditorías.


50. ¿Se recopilan y analizan los datos apropiados para determinar la adecuación y la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad y para determinar dónde pueden realizarse mejoras?

Se suscriben planes de mejoramiento y a partir de la ejecución de dicho plan se llevan a cabo análisis de rigor.


51. ¿El análisis de datos obtenidos ha permitido la evaluación del desempeño frente a los planes, objetivos y metas y la identificación de áreas de mejora?

En noviembre de 2014 se dio inició a la medición de indicadores de gestión por proceso, se mantiene igual tras la última evaluación.


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5. Conclusiones La valoración de los resultados a partir de la cuantificación que se dio a partir de la herramienta, arroja cualitativamente una avaluación del 78,75%, es decir el sistema global de calidad se cumple, pero con leves deficiencias en cuanto a documentación o a la continuidad y sistemática de su cumplimiento, o respecto a la fidelidad con las actividades realmente realizadas. Se deberán solucionar las deficiencias a corto plazo, para que el sistema no deje de ser eficaz. Su tendencia hacia la Gestión de la Calidad es muy positiva. Se sugiere analizar los puntos sobresalientes y aplicar medidas similares a los temas con más baja puntuación.

6. Anexos Formato de encuesta

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Sandra Lucía López Pedreros

Fecha: 2015-09-30

seguimiento y evaluaciÓn a la implementaciÓn del

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