seite 1 köln 4. februar 2010 einführung neues finanz- und rechnungswesen (mach-software)...
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Seite 1Köln 4. Februar 2010
Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen(MACH-Software)
Referenten:
Martin Scholz Holger Richter Thomas DreherEdgar Thiel
MACH AG EGV E&D Unternehmensberatung
Informationsveranstaltung
Köln, Domforum4. Februar 2010
Seite 2Köln 4. Februar 2010
1 – Begrüßung und Einführung
• Ziele der Informationsveranstaltung
Aktuelle Situation / Überblick zum Projektstand Gründe für die Umstellung auf die kaufm. Buchführung
Darstellung der neuen Strukturen
Auswertungsmöglichkeiten und – ziele
Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren – Planung 2010
Seite 3Köln 4. Februar 2010
Agenda
1 – Begrüßung und Einführung
2 – Strukturen
3 – Auswertungen
4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Seite 4Köln 4. Februar 2010
1 – Begrüßung und Einführung
• Aktuelle Situation – Projekteinführungen
Laufende Projekte
• Verwaltungsentlastung der Pfarrer
Einführung Verwaltungsreferent Veränderung Organisationsstruktur der Rendantur
• Wandel gestalten – Glauben entfalten, Neuordnung der Seelsorgebereiche
• Fusionen von Rendanturen
• Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen
• Stufenweise Einführung Liegenschafts- und Gebäudemanagement
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1 – Begrüßung und Einführung
• Aktuelle Situation – Rendanturen
Anzahl der Projekteinführungen lassen derzeit keinen Regelbetrieb zu
Arbeitsbelastung weiterhin sehr hoch
Bedingt unausweichlich Arbeitsrückstände
• Konsequenz
zeitlich befristete Stellenausweitungen (bis 2011)
Ausbau der Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte (für Massengeschäft)
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1 – Begrüßung und Einführung
• Aktuelle Aktivitäten im Projekt
Kita-Abschluss zur Erstellung der Verwendungsnachweise
Auswertungen (Standard / Konzeption und Umsetzung Finanzstatus)
Zuweisungen 2010
Umsetzung der Fusionen 2010
Wirtschaftsplanung 2010
Pilotphase zum Jahresabschluss 2009
Auf- und Ausbau Anwenderforen, Qualitätszirkel
Ermittlung von Optimierungspotentialen (Software und Prozessabläufe)
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1 – Begrüßung und Einführung
BeginnEchtbetrieb 02.01.2009
2 0 0 92 0 0 9 2 0 1 02 0 1 001 01 02 02 03 03 04 04 05 05 12 12 11 11 10 10 09 09 06 06 07 07 08 08 01 01 02 02 03 03 04 04 05 05
• Buchung Ein- und Ausgangsrechnungen
• Zahlungsverkehr
• Planung 2010
• Konzeption und Bereitstellung Finanzstatus
Sukzessive Bereitstellung bzw. Buchung:
• Eröffnungsbilanz, Girobeständeper 01.01.2009
• Bankbuchungen
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1 – Begrüßung und Einführung
• Gründe für die Umstellung auf die kaufmännische Buchführung (Doppik)
Direkte Darstellung von Buchungen, Planungen und Beständen (Echtzeit)
Vereinheitlichung von Buchhaltungsstrukturen
Standardisierung von Prozessabläufen und Auswertungen
Vollständige Erfassung von Vermögensgegenständen zur gezielteren Information der tatsächlichen Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage
Steigerung von Kostentransparenz und Kostenbewusstsein durch Erfassung von offenen Posten, Verbindlichkeiten, Aufwänden und Erträgen
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Agenda
1 – Begrüßung und Einführung
2 – Strukturen
3 – Auswertungen
4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Seite 10Köln 4. Februar 2010
2 – Strukturen – Übersicht
Mandant - Buchungskreis
Kontenplan Verwaltungskontenrahmen
Abrechnungsobjekte Anlagen OP-Verwaltung
• Kostenstellen
• Projekte
• Wirtschaftsplan
• Soll-Ist-Vergleich
• Rücklagen
• Sachanlagen
• Finanzanlagen
• Festgelder
• Offene Posten
• Personenkonten
• Verwahrgelder
• Vorschüsse
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2 – Strukturen – Mandant
Mandant - Buchungskreis
Der Mandant bezeichnet einen eigenständigen abgeschlossenen bilanzrelevanten Buchungskreis.
Standardauswertungen eines Mandanten sind z.B.:• Bilanz• Gewinn- und Verlustrechnung• Saldenliste der Kontensalden des Mandanten• Konteninformationen z.B. für Bankkonten• Umsatzsteuervoranmeldung• Postensalden (Auswertung von Personenkonten)• Anlagespiegel etc.
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2 – Strukturen – Mandant
Mandant - Buchungskreis
Es wurden unterschiedliche Mandantenarten festgelegt:
Betriebsmandant
• je Kirchengemeinde, KGV, GVB
• umfasst den Regelbetrieb
Bestandsmandant
• Ausweis des Substanzkapitals
KITA-Mandant
• je Rechtsträger (KG, KGV)
Alle Einrichtungen eines
Trägers
Friedhofsmandant
• jeder Friedhof wird als Mandant geführt
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2 – Strukturen – Mandantentypen
Mandant – Übersicht
Beispiel: Die Kath. Kirchengemeinde St. Nikolaus Wipperfürth verfügt daher über folgende Mandanten
28050000 Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050100 Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050200 KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth28050400 Friedhof Herz-Jesu Niederwipper28050401 Friedhof Anna, Hämmern
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2 – Strukturen – Mandantentypen
Mandant – Übersicht
28050000 Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050100 Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050200 KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth28050400 Friedhof Herz-Jesu Niederwipper28050401 Friedhof Anna, Hämmern
Stelle 1: Beginnend mit der Zahl 2
Stelle 2 – 4: Angabe des GKZ
Stelle 5: Angabe des Art der Körperschaft (KG 0, KGV 1, GVB 2)
Stelle 6: Angabe der Mandantenart
Stelle 7 – 8: Fortlaufende Nummer
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2 – Strukturen – Kontenplan
Mandant – Übersicht
Kontenplan Verwaltungskontenrahmen
Der Kontenplan ist der Verwaltungskontenrahmen auf die Bedürfnisse des Erzbistums Köln angepasst.
Bundeseinheitlicher Kontenrahmen
Imma-terielles
Vermögen und
SachanlagenFinanz-anlagen
Umlaufver-mögen und
aktiveRechnungs-
abgren-zung
Eigenkapital(Netto-
position)und
Rück-stellungen
Erträge,Steuern,Transfers
BetrieblicheAufwen-dungen
WeitereAufwen-dungen
undTransfer-aufwen-dungen
AbschlusskameraleAbgren-
zungund
Über-leitung
Kosten-und
Leistungs-rechnung
Finanzbuchhaltung
Vermögensrechnung Ergebnisrechnung Abgrenz. KLR
0 1 2 3 4 5 6 7 8Verbind-
lichkeitenund
passiveRechnungs-
abgren-zung
94
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2 – Strukturen – Abrechnungsobjekte
Mandant – Übersicht
Kostenstellenplan
11312000 Seelsorge Verdichtung
11312010 Seelsorge allgemein Basis
11312020 Allgemeines Pfarrleben Basis
11312030 Pfarrfest Basis
11312040 Pfarrgemeinderat Basis
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2 - Strukturen – Prozess
A) Rechnungseingang in der Kirchengemeinde
B) Kontierung durch den Verwaltungsreferenten
C) Eingabe der Rechnung durch den Belegerfasser
D) Prüfung durch den Buchhalter
E) Buchung des Beleg
F) Posten wird im Zahllauf berücksichtigt
G) Zahldatei wird an die Bank versandt
MACH
Software
SFirm / Cashline
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2 – Strukturen – Rücklagen
Mandantenart Allgem.
Rück-
lage
Projekt-
Rück-
lage
Caritas-
Rück-
lage
Rep.-
Rück-
lage
KiTa
Rück-
lage
Miet-
Rück-
lage
Ab-
grenzung
Betrieb KG x x x x
Betrieb KGV x x x
KITA x x x x
Substanzkapital
Betrieb gew. Art x x
Friedhof x x
Gemeindeverb. x x x x
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Agenda
1 – Begrüßung und Einführung
2 – Strukturen
3 – Auswertungen
4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
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3 – Auswertung Zusammenfassung
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3 – Auswertung Finanzstatus
Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste
Anhand der Summen- und Saldenliste Finanzstatus kann eine Übersicht abgerufen werden, in welcher die Liquidität ohne Detaildaten angezeigt wird. Dies bedeutet, dass die Saldenliste Informationen
• zum Bestand des unbeweglichen Vermögens (perspektivisch)• zum Bestand des beweglichen Vermögens• zum Finanzanlagenbestand (Aktien/Fonds, festverzinsliche Wertpapiere, Festgelder)• zum Bestand auf Girokonten• zum Kassenbestand• zu den Forderungen und Verbindlichkeiten
in Rahmen von Zeilensummen darstellt.
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3 – Auswertung Bilanz
Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste
Anhand der Summen- und Saldenliste Bilanz kann jederzeit – auch unterjährig - eine Bilanz abgerufen werden. Hierbei ist zu beachten, dass in diesem Rahmen nur eine Auflistung der Kontenwerte erfolgt.
In der MACH Software erfolgt keine automatisierte Fortschreibung der Rücklagen. Die Bilanz zeigt daher nur die einzelnen Konteninformationen vor Fortschreibung der Rücklagen.
Zusammenfassung:Erst nach Durchführung des Jahresabschlusses für das entsprechende Auswertungsjahr liefert die Bilanz die vollständigen Werte. Um unterjährig z.B. einen Überblick über die Rücklagenentwicklung zu erhalten, kann der Report „Rücklagenstatus“ verwendet werden.
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3 – Auswertung Bilanz
Auswertungskette Bilanz: Auswertungsobjekt: Kontenbestand des Mandanten
Zeile 3000
Forderungen L.L.
Konto: Forderung LL.INL
Buchungen
Buchung 1
Beleginfo RW
Buchung 2
Beleginfo RW
Konto ....
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3 – Auswertung Rücklagenstatus
Anwendung: Buchhaltung / Reporte
Auswertungen der GUV und der Bilanz stehen dem Vorbehalt der Rücklagenfortschreibung. Aufgrund der gesonderten Anforderungen
• der Mietrücklage unter Berücksichtigung der 50/50-Regelungen• der Caritas-Rücklage für die Caritas-Kostenstelle• die Projekt-Rücklage bei Bauprojekten• die Allgemeine Rücklage unter Berücksichtigung der einzelnen unterschiedlichen Berechnungsvorschriften der anzurechnenden Einnahmen
kann die Rücklagensituation sowohl hinsichtlich der Planung als auch der Buchung nur anhand eines Reports einer gesondert zu erstellenden Auswertung dargestellt werden.
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3 – Auswertung Rücklagenstatus
Der Report Rücklagenstatus soll zukünftig unter anderem unterjährig auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung die Entwicklung der Rücklagen ausweisen, ohne dass Jahresabschlussarbeiten durchgeführt sein müssen. Der Report soll Informationen liefern zu:
• Bestandswert aus dem Vorjahr bzw. Anfangswert laufendes Jahr
• Prognose gemäß Planung
• IST-Darstellung gemäß Buchung unter Berücksichtigung der Festlegungen
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3 – Auswertung Vermögensnachweis
Anwendung: Anlagen / Reporte
Der Report Vermögensnachweis werden Informationen zu den einzelnen Finanzanlagen ausgewiesen. Diese werden mit Angabe zum Kurs und zu den entsprechenden Fälligkeiten ausgewiesen.
Der Report liefert Informationen zu:
• Darstellung der Vermögensanlagen inkl. Beträge
• Darstellung der Fälligkeiten
• Übersicht über den einzelnen Mandanten oder eine Gruppe von Mandanten
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3 – Auswertung Offene Posten
Anwendung: Kontokorrent / Vorgänge bearbeiten / Posten / Postensalden drucken
Anhand der Anwendung können die einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten sowohl
• hinsichtlich der Fälligkeit
• des einzelnen Abrechnungsobjekte
• der einzelnen Personenkonten / Partner
abgerufen werden.
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3 – Auswertung Offene Posten
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3 – Auswertung Offene Posten
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3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Anwendung: KLR / Abrechnungsobjektinfo
Anhand der Anwendung können die einzelnen Kostenstellen und Projekte sowohl hinsichtlich der Planung aus dem WPA als auch hinsichtlich der gebuchten Werte nachvollzogen werden.
Neben der Darstellung für einen Abrechnungsobjekte sind auch Auswertungen von Verdichtungsobjekten möglich.
• Einzelbericht
• Vergleichsbericht
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3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
• Gruppen aller Ebenen beziehen sich auf Basisobjekte
Ebene 1Ebene 1
Ebene 0: KStEbene 0: KSt
11311131
113102113102113101113101
160160
164164163163
1000000010000000
Merke: Nur die Ebene 0 kann geplant und gebucht werden. Merke: Nur die Ebene 0 kann geplant und gebucht werden.
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3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Auswertungskette BAB: Auswertungsobjekt: Abrechnungsobjekt Kostenstelle XXX
Zeile 3000
Büromaterial
Konto: Büromaterial
Planmaßnahmen
Planmaßn. 1 (KLR-Planung)
Planmaßn. 2 (KLR-Planung)
Buchungen
Buchung 1 Beleginfo RW
Buchung 2 Beleginfo RW
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3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
• Urbudget Budget bei Planfreigabe
• Planung Verfügbarer Planbetrag Basis
• Vorbindung Interne Vorhaben -
• Festlegung Externe Vorhaben -
• Buchung Rechnungen -
• Verfügbar Verfügbarer Betrag = Ergebnis
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Urbudget
Planung
Verfügbar
Etc.
3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Erstellung von Berichten:
Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht
Erstellung von Berichten:
Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht
ZeitraumZeitraum SpaltenSpalten
DetailgradDetailgrad
SpeichernSpeichernDruckenDrucken
Grafik-Auswertung
Grafik-Auswertung
EinstellungEinstellung BerichtBericht
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3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
MACH DatenbestandMACH Datenbestand
Liste mit VariablenListe mit Variablen
1. Selektion von Variablendurch den Benutzer
Januar Februar . . .
Bonn
Berlin
Straßburg
TortendiagrammeTortendiagramme
BalkendiagrammeBalkendiagramme
KurvendiagrammeKurvendiagramme
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3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
Merke: Die Spalte Planung zeigt den Soll - Stand des Mandanten an.
Merke: Die Spalte Buchung zeigt den Ist - Stand der Aufwendungen an.
Merke: Die Spalte Zahlung zeigt den Ist - Stand der Erträge an.
Merke: Der Soll – Ist – Abgleich kann daher je Zeile als auch je Konto
vorgenommen werden.
Merke: Der BAB berücksichtigt – wie die Bilanz – nur die geplanten und
gebuchten Werte und gibt keine direkten Informationen
hinsichtlich der Rücklagen.
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3 – Auswertung Zusammenfassung
• Direkte Informationen zur Bilanz, GUV, BAB etc. können direkt aus der
Software abgerufen werden.
• Informationen zu dem Finanzstatus können direkt aus der Software
entnommen werden.
• Informationen zu Rücklagen können direkt aus der Software,
Rücklagenentwicklungen vor Fortschreibungen können nur anhand von
gesonderten Reports abgerufen werden.
• Auswertungen können in den Formaten csv (EXCEL), pdf und txt
exportiert werden
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Agenda
1 – Begrüßung und Einführung
2 – Strukturen
3 – Auswertungen
4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung Prozess
Es ist folgender Prozess vorgesehen:
1. Schritt: Bereitstellung der Vorschlagswerte (EGV)
2. Schritt: Anmeldung der Anzurechnenden Einnahmen (VerwRef)
3. Schritt: Aktualisieren der Zuweisungsdaten (EGV)
4. Schritt: Planaufstellung durch den Kirchenvorstand (KV)
5. Schritt: Prüfung des Wirtschaftsplans (EGV)
6. Schritt: Freigabe des Plans (EGV)
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung Verdichtung der Planzahlen
BABZeileBABZeile
BABZeileBABZeile
BABZeileBABZeile MaßnahmeMaßnahme
MaßnahmeMaßnahme
MaßnahmeMaßnahme
KoArtKoArt
KoArtKoArt
KoArtKoArt PeriodePeriode
PeriodePeriode
PeriodePeriode
automatische Verdichtung
Eingabe
AObjAObj
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung Vorschlagswerte
Konto 2010 2011
1131 Vw 1131 KuK 1131 Vw 1131 KuK
Zinsen 1000,00 1000,00
Spenden 1000,00 1000,00
Wein 300,00 300,00
Bürobed 600,00 600,00
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe
Die Mitarbeiter des EGV prüfen den Planentwurf hinsichtlich
unterschiedlicher Kriterien. Insbesondere wird der Plan geprüft, inwieweit
der Plan ausgeglichen und genehmigungsfähig ist.
• Prüfung durch das EGV
• Entscheidung wird getroffen
• Bei Unklarheiten erneute Bearbeitung und Entscheidung durch den KV
• Generell keine Veränderungen mehr im Plan durch das EGV.
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung
Merke: Die Planung und die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben müssen in gleicher Art und Weise erfolgen. Eine unterschiedliche Vorgehensweise macht einen sinnvollen Soll-Ist-Abgleich unmöglich.
Merke: Die Zuweisung wird durch das EGV auf Basis der angemeldeten Zahlen festgelegt. Verändert der Kirchenvorstand die Planung bei anzurechnenden Einnahmen, führt dies nicht zu einer Anpassung der Zuweisung.
Merke: Der Wirtschaftsplan wird durch den Kirchenvorstand mit Beratung durch den Verwaltungsreferenten erstellt und freigegeben. Der Wirtschaftsplan ist nach Freigabe durch das EGV endgültig und wird unterjährig weder manuell noch automatisch angepasst.
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung
Merke: Das Ergebnis je Kostenstelle kann durchaus ermittelt werden. Allerdings wird je Rücklage nur eine Planung und Buchung als Entnahme oder Zuführung zur Rücklage ausgeführt.
Merke: Personalkosten werden sowohl auf den Aufwandkonten nach Kostenarten als auch in einer weiteren Darstellung nach Dienstart und Funktion geplant. Die Summe dieser beiden Blöcke muss übereinstimmen.
Merke: Alle Mittel sollen entsprechend der zu erwartenden Ausgaben geplant werden. Erlös- und Aufwandplanung müssen zu einer ausgeglichenen planerischen Darstellung führen. Ist eine Kostenstelle nicht beplant, so können im Rahmen der Bewirtschaftung trotzdem Ausgaben geleistet werden.
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung
Merke: Die Planung erfolgt auf den Einnahmen und Ausgabenkonten. Dies bedeutet, dass die Konten der Kontenklasse 5 (Einnahmen), 6 (Betriebliche Ausgaben), 7 (Neutrale Ausgaben) sowie der Kontenkl 0 (Sachanlagen Investitionsplanung) geplant werden.
Merke: Es sind nur diejenigen Kostenstellen zu beplanen, welche auch Einnahmen und Ausgaben aufweisen.
Merke: Die Planung der Ausgaben und Einnahmen erfolgt aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Konten. Wird dies nicht vorgenommen, wird dadurch die Soll-Ist-Abgleich erschwert.
Merke: Erlöse (Zinsen, Spenden, Zuweisungen) werden auf Basis der Buchung dargestellt. Prüfen Sie genau, ob der gebuchte Wert auch real eintritt.
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4 – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe
• WPA-Prozess
• WPA – Schulungen
• Anwenderhandbuch
• Importvorbereitungen
• Durchführung der Planung
– per Import und manuell
• Ergänzung um Zuweisungen und PKH- Werte
• Genehmigungsprozess
• Finales Druckwerk
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Agenda
1 – Begrüßung und Einführung
2 – Strukturen
3 – Auswertungen
4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Anmerkungen und Fragen
Seite 48Köln 4. Februar 2010
Vielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!