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Wie du die 3 größten Zeitfresser im Büro vertreiben kannst

3 Was sind deine größten Produktivitätskiller? Mache den Test!

4 Das sind die größten Zeitfresser laut dem Digital Work Report

5 3 Tipps, wie du gegen die Zeitfresser vorgehst

8 So könnte dein Zeitprotokoll aussehen

9 Dein Zeitprotokoll — Muster zum Ausdrucken

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Was sind deine größten Produktivitätskiller? Mache den Test!

Finde heraus, wo du an deinem Arbeitsplatz die meiste Zeit verlierst! Wie das

geht? Ganz einfach: Erstelle Dir ein Zeitprotokoll.

Mit einem Zeitprotokoll identifizierst du deine Zeitfresser

In das Zeitprotokoll trägst du 5 Tage lang ein, was du tust. Das hört sich

anstrengend an — ist es auch, aber es lohnt sich, versprochen! Wenn Du ein

Zeitprotokoll führst und genau einträgst, für welche Aufgabe du wie lange

benötigst, kannst du den Zeitaufwand in Zukunft genauer einschätzen. Und:

Du kommst deinen Zeitfressern auf die Schliche.

Als kleine Hilfe findest du im Anhang mal zwei Zeitprotokolle - ein Beispiel,

damit du siehst, wie so etwas aussieht und ein Blanko-Zeitprotokoll, damit du

gleich loslegen kannst. Drucke es dir einfach aus und lege es dir gleich auf

deinen Schreibtisch.

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Das sind die größten Zeitfresser

Schau nun dein Zeitprotokoll an: Wo verlierst du die meiste Zeit? Analysiere

einmal genau, wann dir am Tag Zeit verloren gegangen ist und mache ein

kleines Kreuzchen hinter die entsprechende Zeile.

Laut dem „Digital Work Report 2016“ von Wricke, der Plattform für

Arbeitsmanagement und Zusammenarbeit, verliert der durchschnittliche

Büromitarbeiter hierbei am meisten Zeit:

1. Er erledigt zu viele Dinge gleichzeitig.

2. Er hat zu viele E-Mails in seinem Postfach.

3. Er sucht Informationen und findet sie nicht (schnell genug).

Kommt dir das bekannt vor? Wenn ich dich nun dabei ertappt habe, dass du

dich bei allen drei Punkten angesprochen gefühlt hast, keine Sorge! Ich habe

hier ein paar praxiserprobte Tipps für dich, wie du diese 3 Zeitfresser

vertreiben kannst.

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3 Tipps, wie du gegen die Zeitfresser vorgehst

Tipp Nr. 1: Vermeide Multitasking

Ja ich weiß — gerade wir Frauen behaupten ja gerne, dass wir Multitasking

beherrschen. Doch leider eine schlechte Nachricht: Multitasking dauert

länger. Warum? Ganz einfach. Du hast 100 % Aufmerksamkeit. Wenn Du nun

zwei Dinge gleichzeitig tust, dann bekommen beide Aufgaben jeweils weniger

als 100 % Aufmerksamkeit. Und was passiert, wenn die Aufmerksamkeit

flöten geht? Man braucht mehr Zeit und man macht im schlimmsten Fall auch

noch Fehler.

Mein Tipp: Konzentriere dich auf eine Aufgabe, die du gerade tust. Das

bedeutet auch: Lass dich nicht von weiteren Dingen ablenken. Räume deinen

Schreibtisch soweit frei, dass sich nur die Aufgabe auf dem Tisch befindet,

die du gerade bearbeitest. Schließe auch auf deinem Desktop alle

Programme, die du im Moment nicht nutzt — auch dein E-Mail-Postfach oder

Facebook (auch wenn es noch so verlockend ist). Bringe erst das zu Ende,

was du angefangen hast. Du wirst sehen, ohne Ablenkung ist dein To-do viel

schneller erledigt!

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Tipp Nr. 2: Reduziere deine E-Mail-Flut

Vor Einführung der E-Mail dachte jeder, dass man sich damit eine Menge Zeit

spart — schließlich dauert das Tippen, Versenden und Beantworten eines

Briefes wesentlich länger als eine E-Mail. Doch leider ist die E-Mail

inzwischen zum größten Belastungsfaktor eines Büroarbeiters geworden. Ich

kann mich noch gut erinnern, dass mein damaliger Chef täglich sogar bis zu

500 E-Mails am Tag erhalten hatte.

Mein Tipp: Trage dich aus unnötigen E-Mail-Verteilern aus. Ja richtig: Auch

von mir hast du eine E-Mail erhalten und trotzdem gebe ich dir diesen Tipp.

Wenn du unnötige Newsletter-E-Mails oder Rundschreiben erhältst, die du

nicht mehr brauchst oder die dich vielleicht gar nicht mehr betreffen, trage

dich aus dem Verteiler aus (ich hoffe natürlich, dass meine E-Mails nicht

darunter fallen). Wenn du angestellt bist, wirst du möglicherweise oft in cc

gesetzt. Hinterfrage ab sofort bei jeder E-Mail, ob das wirklich so sein muss.

Wenn nicht, dann bitte den Ersteller der E-Mail dich in Zukunft nicht mehr in

Kopie zu setzen.

Und: Greife hin und wieder zum Hörer, bevor die E-Mails Ping-Pong spielen.

Manche Dinge sind mündlich viel schneller geklärt, als in zig E-Mails.

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Tipp Nr. 3: Optimiere dein Ablagesystem

Wenn du zu oft Dinge suchst, die du nicht findest, solltest du deine Ablage

optimieren. Das gilt sowohl für die analoge, also papierhafte Ablage, als auch

für die digitale Ablage.

Mein Tipp: Miste erst einmal aus und vernichte alle Unterlagen weg, die

veraltet sind und die du nicht mehr benötigst (oder eine Aufbewahrungsfrist

haben). Arbeite mit gut beschrifteten Ordnern und lege eine Inhalts-

verzeichnis für jeden Ordner an, so dass du auf einem Blick siehst, was sich

darin verbirgt.

Mache das gleiche mit deinen E-Mails in deinem Postfach und gehe auch

einmal deine Dateien auf deinem PC/Laptop durch. Lösche alles, was weg

kann. Überlege dir dann ein System, wie du deine E-Mails und Dateien gut

wiederfinden kannst. Arbeite auch hier mit gut organisierten Unterordnern

oder nutze die Suchfunktion.

Du sparst dir wertvolle Arbeitszeit wenn du deine Zeitfresser

vertrieben hast!

Wenn du die 3 Tipps anwendest, wirst du schnell Zeit gewinnen, die du

wieder für sinnvolle Dinge nutzen kannst. Ich wünsche dir viel Erfolg dabei!

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So könnte dein Zeitprotokoll aussehenVon Bis Was? Geplant? Details

08:30 Uhr 09:30 Uhr E-Mails gecheckt und beantwortet

ja 64 neue E-Mails, 20 beantwortet, 5 unnötige Newsletter, Rest gelesen und abgelegt oder gelöscht

09:30 Uhr 10:00 Uhr Beiträge auf Facebook gelesen

nein neue Idee für Webinar bekommen

10:00 Uhr 10:20 Uhr Telefonat mit Melanie nein belangloses Gespräch

10:20 Uhr 11:00 Uhr Projektplan entworfen 09:30 —10:30 Uhr

Längst nicht fertig geworden

11:00 Uhr 12:00 Uhr Kundentermin ja Auftrag erhalten

12:00 Uhr 13:00 Uhr Mittagessen 12:00 — 12:30 Uhr

Beim Essen Anna getroffen, völlig verquatscht

13:00 Uhr 13:15 Uhr Anruf von Herrn Stadtler nein Frage zu Termin am 24. Mai

13:15 Uhr 13:45 Uhr E-Mails gecheckt und beantwortet

13:00 — 14:00 Uhr

Ewig an E-Mail an Herrn Fischer rumformuliert, nicht fertig geworden, restliche E-Mails unbearbeitet

13:45 Uhr 13:55 Uhr Anruf von Carina nein wollte wissen ob ich Ihren Sohn vom Kindergarten mitnehmen kann

13:55 Uhr 13:10 Uhr Mailbox abgehört und Anrufer zurückgerufen

nein Meine Mutter, Herr Liefers wegen Terminabstimmung, Frau Walther wegen Gemeinderatssitzung

13:10 Uhr 13:30 Uhr Projektplan entworfen Teil 2

09:30 — 10:30 Uhr

10 Minuten Zeit vergeudet, um wieder ins Thema zu kommen, danach schnell wieder unterbrochen worden

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Dein Zeitprotokoll

Von Bis Was? Geplant? Details

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Wer schreibt hier?Hallo, ich bin Dunja Schenk. Ich bezeichne mich als Persönlichkeitskennerin, Selbstmanagementexpertin und Zielerreichungscoach. Ich bin selbständige Unternehmerin im Bereich Business Coaching und Persönliches Coaching, Ehefrau und Mutter von zwei kleinen Kindern und lebe am Fuße der schwä-bischen Alb. Ich jongliere täglich mit vielen Terminen und Herausforderungen, um Kinder, Küche und Karriere unter einen Hut zu bekommen. Was mir dabei hilft, sind hilfreiche Planungs- und Organisationstools, die ich während meiner Tätigkeit als Vorstandsassistentin gelernt habe. Diese Erfahrung gebe ich heute in meinen Workshops und Seminaren an meine Kunden weiter.

Für mehr Infos, Referenzen und auch meine Blogartikel freue ich mich auf deinen Besuch auf meiner Homepage und meiner Facebook-Unternehmens-seite.

Viele Grüße

Dunja Schenk

Dunja Schenk Training & CoachingWeizenweg 5872555 Metzingen

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