sekretaris - kc.umn.ac.id
TRANSCRIPT
28
Bidang Ekonomi Kreatif
Rossmawati
Seksi Seni dan Budaya
Ernawati
Seksi Media Desain dan Iptek
Ferry Lina
Seni Kerjasama dan Fasilitasi
Nassrulloh
Magang/Penulis
Satria Afriawan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung
BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Sumber: Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung, 2020
Sekretaris
Sub Bagian Penyusunan
Program Informasi
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Sukartoro
Magang/Penulis
Satria Afriawan
Sub Bagian Keuangan dan Aset
29
Selama praktek kerja magang di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung, penulis
merupakan bagian dari dua Bidang yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di
bawah bidang sekretariat dan Bidang Ekonomi Kreatif.
Bidang Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebuah bidang yang menjalani
tugas:
1. Menyusun perencanaan program Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD
2. Melakukan pengelolaan dan pelaporan administrasi umum yang meliputi
pengelolaan naskah dinas, penataan kearsipan dinas, melaksanakan urusan
kedinasan, pengadaan dan perawatan sarana dan prasarana,urusan hukum dan
menyiapkan rapat dinas;
3. Melakukan pengelolaan dan pelaporan administrasi kepegawaian yang meliputi
kegiatan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi,
disiplin, pengembangan pegawai dan kesejahteraan pegawai;
4. Menyiapkan bahan laporan, monitoring, evaluasi, dan Pelaporan pelaksanaan
tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Bidang Ekonomi kreatif mempunyai tugas;
Menyusun dan menyiapkan perencanaan program, perumusan standar kebijakan di
bidang ekonomi kreatif berbasis media, desain, iptek, seni, budaya, dan pengembangan
serta fasilitasi sumber daya alam, manusia, dan budaya.
3.2 Tugas yang Dilakukan
3.2.1 Tugas Utama dan Tugas Tambahan
Berikut adalah tabel yang berisi pekerjaan-pekerjaan yang penulis lakukan sebagai
utama:
30
No Tugas Utama yang Dilakukan Koordinasi
1. Melakukan Analisis Jabatan. Kepala Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian
(Bapak Sukartoro) & Staff
(Ibu Nova).
2. Menginput data perencanaan dalam reformasi
birokrasi yang dilakukan dinas untuk
menentukan kinerja dari aparatur sipil negara.
Sekretaris Jenderal &
Kepala Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian
(Bapak Dirman, dan
Bapak Sukartoro).
3. Membuat Surat Penerimaan Anak Magang. Kepala Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian
(Bapak Sukartoro).
4. Membuat Pengaturan Jam Kerja ASN dalam
Penerapan PSBB.
Kepala Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian
(Bapak Sukartoro) & Staf
(Ibu Nova).
Tabel 3.1 Tugas Utama
Sumber: Data Penulis, 2020
Berikut adalah tabel yang berisi pekerjaan-pekerjaan yang penulis lakukan sebagai
tugas tambahan:
No Pekerjaan Tambahan yang dilakukan Koordinasi
1 Monitoring Kegiatan Unit Usaha Sekretaris Jenderal dan
Kepala Seksi Ekonomi
Kreatif ( Bapak Dirman dan
Bapak Nassruloh )
2 Peresmian UMKM Kepala Bidang dan Staf
Ekonomi Kreatif ( Ibu
Rossmawati dan Staf )
31
3 Menerima tamu kunjungan dari unit usaha Kabid Kelembagaan dan
staff ( Ibu Hellina dan staf)
4 Membuat data produk layanan Kasubag Umum
Kepegawaian dan Staf
(Bapak Sukartoro dan staf)
Tabel 3.2 Tugas Tambahan
Sumber: Data Penulis, 2020
3.3 Uraian Tugas Dalam Pelaksanaan Kerja Magang
3.3.1 Proses Pelaksanaan Tugas Utama
1. Melakukan Analisis Jabatan.
Penulis ditugaskan untuk membantu Kasubag Umum Kepegawaian yaitu Bapak
Sukartoro dalam melakukan analisis jabatan di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung,
hal ini dilakukan dengan adanya Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia. Analisis jabatan dengan tujuan agar sumber
daya manusia aparatur dan ketatalaksanaan serta membangun aparatur negara agar
mampu mengemban misi, tugas, dan fungsi serta peranannya masing-masing secara
bersih, efektif, dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih
baik.
Dalam hal ini penulis ditugaskan untuk melakukan analisis jabatan sebagai berikut:
1. Mengumpulkan data referensi mengenai jabatan, tugas pegawai. Penulis ditugaskan
oleh Kepala Bagian Umum dan Kepegewaian yaitu Bapak Sukartoro untuk
membantu melakukan analisis jabatan dengan cara meminta data referensi
mengenai data jabatan, tugas dari pegawai untuk dikumpulkan dari beberapa bidang
yang ada di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.
2. Kemudian setelah mendapatkan data referensi mengenai jabatan, pekerjaan, dan
lainnya dari beberapa bidang kemudian dilakukan pemetaan jabatan dan tugas dari
Aparatur Sipil Negara, setelah itu penulis akan memberikan hasil analisis pekerjaan
dan jabatan yang telah penulis susun kepada Kepala Bagian Umum Kepegawaian
lalu diteruskan ke Kepala Dinas.
32
3. Setelah hasil diterima maka akan diperiksa kembali oleh Kepala Dinas dan Kepala
Bagian Umum Kepegawaian mengenai analisis jabatan yang telah penulis lakukan
untuk diketahui sudah sesuai atau belum dengan prosedur dari pedoman Peraturan
Menteri, serta beliau juga akan membuat tambahan apa saja yang kurang dari hasil
analisis jabatan tersebut. Setelah diperbaiki oleh beliau dan staf nya kemudian data
analisis jabatan tersebut diberikan ke kantor pemerintah kota pusat bagian
organisasi untuk pengajuan mengenai analisis jabatan dan beban kerja yang sudah
dilakukan di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.1 Data Analisis Jabatan 2020
Gambar 3.3.2 Data Analisis Jabatan 2020
33
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.3 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.4 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
34
Gambar 3.3.5 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.6 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
35
Gambar 3.3.7 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
36
Gambar 3.3.8 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.9 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
37
Gambar 3.3.10 Data Analisis Jabatan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
38
2. Membantu menginput data rencana aksi reformasi birokrasi dari Dinas
Pariwisata Kota Bandar Lampung untuk menentukan kinerja Aparatur Sipil
Negara.
Penulis ditugaskan untuk membantu menginput data yang sudah diberikan oleh
atasan untuk Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Penulis melakukan input data
dengan cara memasukan beberapa data mengenai program, indikator kinerja, mitra kerja
serta target output yang sudah ditentukan oleh atasan dinas yang terkait. Salah satu
program yang ditulis dalam rencana aksi reformasi birokrasi adalah meningkatkan
kualitas penetapan rencana kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi
dengan indikator kinerja yaitu tersedianya perencanaan kebutuhan pegawai sesuai
dengan kebutuhan organisasi. Selanjutnya untuk mengetahui aktivitasnya apa saja
adalah dengan pemutakhiran dokumen analisis beban kerja dari seluruh jabatan yang
diambil dari Badan Kepegawaian Daerah (BKD) bagian organisasi di pemerintahan
Kota Bandar Lampung.
Setelahnya penulis dan atasan menginput semua data kedalam rencana aksi
reformasi birokrasi ini yang bertujuan memperoleh sistem manajemen sumber daya
manusia yang mampu menghasilkan pegawai yang profesional. Dari hal rencana aksi
reformasi birokrasi ini maka bagian kepegawaian dari kedinasan ini dapat mengetahui
kebutuhan sumber daya manusia melalui beberapa tahapan evaluasi dan analisis,
kemudian perbaikan sistem manajemen sumber daya manusia aparatur menjadi lebih
baik di dalam birokrasi.
39
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.12 Data Rencana Aksi Reformasi Birokrasi 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.11 Data Rencana Aksi Reformasi Birokrasi 2020
40
Gambar 3.3.13 Data Rencana Aksi Reformasi Birokrasi 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
3. Membuat surat penerimaan anak magang baru di Dinas Pariwisata Kota
Bandar Lampung.
Penulis ditugaskan untuk membuat Surat Penerimaan Magang dan Surat Perintah
Tugas (SPT) untuk anak magang baru di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.
Penulis ditugaskan membuat surat penerimaan magang terkait untuk surat balasan bagi
mahasiswa yang akan diberikan ke kampus mereka yang menyatakan bahwa mereka
diterima magang di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Kemudian penulis
membuat surat perintah tugas untuk mahasiswa magang yang baru yang bertujuan
penempatan mahasiswa tersebut di bidang mana mereka ditempatkan pada bagian di
bidang-bidang dalam Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung.
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.14 Surat Perintah Tugas 2020
41
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.15 Surat Perintah Tugas 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.16 Surat Perintah Tugas 2020
42
Sumber: Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.17 Surat Keluar Balasan 2020
43
Gambar 3.3.18 Surat Keluar Balasan 2020
Sumber: Dinas Pariwisata, 2020
4. Membuat pengaturan waktu kerja selama diberlakukannya PSBB.
Penulis ditugaskan untuk membuat pengaturan jam kerja untuk pegawai di Dinas
Pariwisata Kota Bandar Lampung berkenaan dengan dilakukannya Pembatasan Sosial
Berskala Besar (PSBB) di Kota Bandar Lampung. Penulis diberitahukan oleh atasan
untuk membuat pengaturan jam kerja Pegawai Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung
dengan sistem shift yang dibagi menjadi dua dalam satu hari. Shift pertama yaitu
44
sebagian pegawai masuk pada pagi hari yaitu pukul 7.30 dan berakhir pada 11.30,
kemudian untuk shift yang kedua sebagian pegawai yang lain masuk siang hari pada
pukul 11.30 dan berakhir pada 15.30. Pengaturan shift ini diberlakukan untuk
menghindari penularan covid-19 yang disebabkan kerumunan ketika di dalam kantor,
maka dari itu agar lebih baik Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung melakukan sistem
kerja dengan shift.
Sumber: Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.19 Data Jam Kerja Pegawai 2020
45
Sumber: Dinas Pariwisata, 2020
3.3.2 Proses Pelaksanaan Tugas Tambahan
1. Monitoring Kegiatan Usaha
Dalam pekerjaan tambahan yang diberikan kepada penulis ini, penulis diarahkan
untuk ikut menjalani tugas monitoring kegiatan usaha di area Kota Bandar Lampung.
Bapak Dirman selaku Sekretaris Jenderal dan Bapak Nasrulloh selaku Kasi Ekonomi
Kreatif mengajak penulis untuk ikut dalam tugas monitoring kegiatan usaha pariwisata
di Kota Bandar Lampung. Kegiatan monitoring ini bertujuan untuk memantau apakah
tempat usaha pariwisata di Kota Bandar Lampung ini sudah mematuhi protocol
kesehatan yang sudah di atur kebijakannya oleh pemerintah. Penulis melakukan
ditugaskan untuk memfoto, dan mencatat tempat usaha mana yang sudah menjalani
protokol kesehatan dan mana yang belum menjalaninya. Kemudian catatan yang sudah
penulis buat tersebut, penulis ditugaskan untuk membuat laporan monitoring terkait
SOP protokol kesehatan, kemudian laporan monitoring tersebut digunakan sebagai
acuan bagi Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung untuk mengeluarkan surat
peringatan jika pelaku kegiatan usaha pariwisata tidak mematuhi protokol setelah
diingatkan.
Gambar 3.3.20 Data Jam Kerja Pegawai 2020
46
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.21 Laporan Hasil Monitoring 2020
47
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.22 Laporan Hasil Monitoring 2020
48
2. Peresmian UMKM
Penulis ditugaskan untuk ikut membantu Bidang Ekonomi Kreatif mewakili Dinas
Pariwisata Kota Bandar Lampung dalam menghadiri peresmian salah satu UMKM di
Kota Bandar Lampung yang juga dihadiri oleh Wali Kota Bandar Lampung. Penulis
ditugaskan untuk mendokumentasikan dan mencatat segala kebutuhan informasi yang
ada saat peresmian UMKM tersebut.
Gambar 3.3.23 Peresmian UMKM 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
49
Sumber: Data Penulis, 2020
Gambar 3.3.24 Peresmian UMKM 2020
50
3. Menerima Tamu dari Unit Usaha
Dalam pekerjaan tambahan yang diberikan kepada penulis kali ini, penulis diikut
tugaskan oleh Ibu Helv dalam penerimaan tamu unit usaha yang bernama Nujek.
Penulis menerima tamu, kemudian penulis mempersiapkan audiensi yang hadir dalam
ruang rapat untuk mendengarkan unit usaha Nujek tersebut mempresentasikan
bisnisnya. Selama presentasi berlangsung penulis membuat pertanyaan yang pada di
akhir sesi nanti untuk ditanyakan kepada Nujek tentang kegiatan usahanya. Kemudian
penulis ditugaskan untuk mencatat poin penting dari presentasi tersebut untuk diberikan
kepada Ibu Helv agar dapat mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh pihak Nujek dari
Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung dalam proses bisnisnya.
Sumber: Data Penulis, 2020
Gambar 3.3.25 Tamu Unit Usaha Nujek 2020
51
Sumber: Data Penulis, 2020
4. Membuat Data Produk Layanan Perizinan dan Non Perizinan
Untuk pekerjaan tambahan yang diberikan kepada penulis ini, penulis ditugaskan
oleh Pak Sukartoro untuk membantu membuat data layanan perizinan dan non perizinan
untuk program penilaian kepatuhan standar pelayanan publik. Penulis membuat form
yang akan diisi oleh data yang berupa produk layanan dari bidang-bidang usaha yang
dinaungi oleh Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Data-data bidang usaha yang
dimasukan penulis kedalam form tersebut kemudian nanti diberikan kepada pemerintah
pusat untuk dijadikan pertimbangan dalam penilaian apakah nanti mereka diberikan izin
atau tidak tergantung penilaian tersebut. Kemudian penulis juga ditugaskan untuk
memasukan prosedur pengolahan pengaduan yang ada di Dinas Pariwisata Kota Bandar
Lampung, jika ada pihak terkait yang ingin mengadukan tentang bidang usaha yang
tidak patuh sesuai standar pelayanan publik yang ada.
Gambar 3.3.26 Catatan Nujek 2020
52
Gambar 3.3.27 Data Produk Layanan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3. 28 Data Produk Layanan 2020
53
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.30 Data Produk Layanan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.29 Data Produk Layanan 2020
54
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.32 Data Produk Layanan 2020
Sumber: Data Dinas Pariwisata, 2020
Gambar 3.3.31 Data Produk Layanan 2020
55
3.3.3 Kendala yang Ditemukan Selama Praktik Kerja Magang
Selama penulis melakukan praktek kerja magang dalam periode 15 Juni sampai
dengan 15 September 2020, penulis menghadapi beberapa kendala yang ada. Kendala-
kendala tersebut adalah sebagai berikut:
1. Penulis mengalami kesulitan pada saat mengumpulkan data referensi
mengenai informasi jabatan dan pekerjaan dari beberapa bidang.
Salah satu pekerjaan yang diberikan kepada penulis adalah melakukan
pengumpulan data referensi mengenai informasi jabatan dan pekerjaan seluruh staf di
beberapa bidang Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung untuk menganalisis dan
melakukan pemetaan jabatan dan tingkatan dari staf. Pada bagian ini penulis mengalami
kesulitan, diantaranya pada saat penulis meminta data dari beberapa bidang mengenai
staf mereka namun data tersebut kurang lengkap dan jadwal pengumpulan data referensi
mengenai informasi pekerjaan dari beberapa bidang jadi terlambat, sehingga hal ini
menjadi penghambat dalam melakukan analisis pekerjaan pada Dinas Pariwisata Kota
Bandar Lampung.
2. Penulis mengalami kesulitan pada saat memetakan jabatan dan tingkatan
dalam kedinasan.
Kemudian saat penulis ingin diberikan tugas untuk melakukan pemetaan jabatan
dengan melihat tingkatan pada pegawai Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung,
penulis menemui kesulitan karena keterbatasan sumber informasi sehingga penulis,
mengenai tingkatan jabatan (eselon) sehingga penulis mengalami kesulitan saat
melakukan pemetaan jabatan di kedinasan.
3. Penulis kesulitan dalam menginput data mengenai Reformasi Birokrasi 2020
Selanjutnya pada saat penulis ditugaskan untuk membantu staf dalam menginput
data tentang reformasi birokrasi untuk Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Penulis mengalami kesulitan pada saat penginputan data yang diberikan karena
penginputan data dilakukan pada website, sehingga urutan data yang penulis dapatkan
dari atasan berbeda dengan form yang ada pada website, kemudian website yang
tersebut mempunyai batas waktu dalam setiap pengisian data sehingga pada saat terlalu
56
lama dalam penginputan maka website tersebut akan membutuhkan refresh dan data
yang sudah terinput tidak masuk.
3.3.4 Solusi atas Kendala yang ditemukan
Penulis pada akhirnya mendapatkan solusi tersendiri dan dengan bantuan rekan
kerja lainnya terhadap kesulitan yang dihadapi dan rasakan saat menjalani praktek kerja
magang di Dinas Pariwisata Kota Bandar Lampung. Solusi yang penulis dapati adalah
sebagai berikut:
1. Penjadwalan lebih awal untuk pengumpulan data referensi
Untuk kesulitan ini, penulis memiliki solusi untuk penulis lebih proaktif bertanya
kepada atasan untuk pengumpulan jadwal data referensi dari setiap bidang, karena
atasan dapat langsung menyampaikan ke pimpinan dari setiap bidang untuk
dikumpulkan segera agar pekerjaan dapat hasil dari pekerjaan tersebut berjalan efisien.
Kemudian dari solusi yang didapat oleh penulis, atasan lebih tegas menyampaikan ke
beberapa bidang untuk meminta pengumpulan data referensi.
2. Informasi data jabatan yang lebih lengkap dan terencana
Kemudian kesulitan yang kedua adalah dalam melakukan pemetaan jabatan dan
tingkatan pada setiap staf dari masing-masing bidang. Sumber kendala ini adalah
keterbatasan sumber informasi untuk memahami mengenai tingkatan jabatan pegawai
kedinasan dalam melakukan pemetaan jabatan ini. Oleh karena itu penulis memiliki
solusi untuk berkoordinasi kepada staf atau atasan yang ahli dalam pekerjaan ini agar
dapat mengetahui proses pengerjaan pemetaan jabatan dan tingkatan dari setiap pegawai
yang ada agar hasil dari pekerjaan tersebut baik dan sesuai yang diharapkan.
3. Pengorganisasian data yang tidak berurut pada tahap perencanaan proses
analisis jabatan
Kesulitan yang terjadi adalah dalam penginputan data dari atasan yang penulis
lakukan karena masalah website dan tidak berurutnya data yang diperoleh. Solusinya
adalah penulis diskusi dengan atasan dan staf untuk berkoordinasi agar dapat
mengorganisasikan terlebih dahulu data yang akan diinput, kemudian penulis
memasukan data yang sudah terorganisasikan dan terklasifikasikan kemudian langsung
dikonfirmasi atau disimpan agar tidak kehabisan waktu dalam website. Dari solusi yang
57
didapatkan oleh penulis itu dalam menginput data menjadi efektif dan efisien saat
mengerjakan pekerjaan tersebut karena data yang akan diinput tersebut sudah urut dan
memasukan ke dalam website tidak kehabisan waktu.