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19 novembre 2018

Semaine de perfectionnement professionnel de l’IGF 2018, Ottawa Copyright © 2018 PMI Ottawa Valley Outaouais Chapter. Tous droits réservés.

Semaine de perfectionnement professionnel de l’IGF Prévision des coûts d’un projet

ACCUEIL ET PRÉSENTATIONS

Accueil et présentations

Conférenciers d’aujourd’hui

Jennifer Read, PMP, CMC, ing., PRINCE2• 16 ans d’expérience dans le

domaine militaire.• 16 ans d’expérience en tant que

consultante privée.– A occupé de nombreux rôles de

gestion de projet et de consultation en gestion auprès des services du gouvernement fédéral, notamment la mise en place des BGP, et la gouvernance de gestion de projet.

• Actuellement présidente de PMI OVOC.

Accueil et présentations

Conférenciers d’aujourd’hui

Pete Grieve, PMP• A travaillé dans la plupart des aspects du cycle de vie

du développement de systèmes logiciels : Dév., BA, gestionnaire de l’analyse de valeur et de rentabilité et de l’assurance de la qualité, gestionnaire de projet, gestionnaire de produit, gestionnaire de l’engagement, gestion des employés et de l’approvisionnement.

• A travaillé dans les secteurs privés et publics des secteurs bancaire, des assurances, du commerce de détail, du commerce touristique et du tourisme électronique.

• Fait actuellement partie du conseil d’administration de PMI OVOC en tant que vice-président des programmes. Il est responsable de la formation et des séminaires de perfectionnement professionnel continu et du symposium annuel.

Présentations

« Charlie LePoulet »• Mascotte des séances de

formation de PMI OVOC.

• Spécialité : gestion du temps.

Advancing the Profession of Project Management 6

Ordre du jour proposé• Processus de planification de la gestion des risques :

– Comment identifier toutes les parties prenantes et les services associés qui doivent faire partie du champ d’application;

– Comment reconnaître l’appétit pour les risques ou le niveau de confort des parties prenantes?

• Classification des risques – risques positifs (opportunités) et négatifs (menaces) et leur signification pour la réussite d’un projet;

• Identification, analyse, planification de l’intervention, mise en œuvre de l’intervention et surveillance des risques d’un projet :– Construire et maintenir un registre des risques;– Classer les risques – en les classifiant et en déterminant leur

probabilité de se produire et les conséquences éventuelles s’ils se produisent de nouveau.

Nous faisons évoluer le domaine de la gestion de projet


Ordre du jour proposé … (suite)

• Analyse qualitative du risque – qu’est-ce que cela signifie? Comment entreprendre l’exercice? Impacts sur le projet et les services concernés, y compris le service des finances;

• Surveillance continue des risques et fermeture éventuelle;

• Tendances et pratiques émergentes en matière de gestion des risques liés aux projets.

Études de cas utilisées pour illustrer les points ci-dessus :

1. Mise en œuvre logicielle d’un nouveau système Passport.

2. Mise en œuvre logicielle d’un nouveau programme de commerce électronique pour une grande société cotée en bourse.

3. Projet de construction d’un pont.



Ordre du jour proposé …. (Suite)

• Analyse qualitative du risque – qu’est-ce que cela signifie? Comment entreprendre l’exercice? Impacts sur le projet et les services concernés, y compris le service des finances;

• Surveillance continue des risques et fermeture éventuelle;

• Tendances et pratiques émergentes en matière de gestion des risques liés aux projets.

Études de cas utilisées pour illustrer les points ci-dessus :

1. Mise en œuvre d’un logiciel pour un nouveau système Passport.

2. Mise en œuvre d’un logiciel pour un nouveau programme de commerce électronique pour une grande société cotée en bourse.

3. Projet de construction d’un pont.



Pourquoi avons-nous des risques dans les projets?

Discussion de groupe


Planification de la gestion des risques• Comment s’y prendre?

– Examinez la portée du projet – qu’est-ce qui vous inquiète? – Examinez les parties prenantes – qu’est-ce qui vous inquiète?– Examinez les échéanciers et le budget du projet – qu’est-ce qui vous

inquiète?– Qu’est-il arrivé lors de projets similaires précédents?– Qu’est-il arrivé en raison de la situation économique ou politique

actuelle?– Opinions d’experts.– Projets agiles : ce qui n’a pas été complètement analysé dans les

exigences.– Nouvelle technologie mise en œuvre.– Les connus connus; inconnus connus; inconnus inconnus (les plus

difficiles à identifier au début du projet).



Gestion des risques – portée

1. Portée – Qu’est-ce que nous essayons de construire/acheter/livrer?

En utilisant nos études de cas :2. Mise en œuvre d’un logiciel pour un nouveau programme de commerce

électronique pour une grande société cotée en bourse :– Probablement une fonctionnalité de site Web/mobile pour que les clients

puissent acheter directement à partir des fonctions de navigation et d’achat;

– Probablement un système d’inventaire/marchandise, pour ajouter/supprimer des produits, définir les prix/les soldes, passer des commandes à nouveau avec les fournisseurs?

– Probablement une composante marketing – élaborer des campagnes, événements?

– Et …… et… ..et….



Gestion des risques – portée

1. Portée – Qu’est-ce que nous essayons de construire/acheter/livrer?

En utilisant nos études de cas :3. Construire un nouveau pont (par ex., Remplacement du pont Ambassador

entre Windsor (ON) et Detroit (MI).

• Prenez 5 minutes pour énumérer certains éléments dans le champ d’application



Parties prenantes –

pourquoi représentent-

elles un problème?

• Discussion


Problèmes avec les parties prenantes

• Toutes les parties prenantes ne soutiennent pas votre projet

• Certaines parties prenantes sont-elles plus vocales que d’autres? Dominez le projet et son ordre du jour.

• Les intervenants ne sont pas tous à la Table lorsque des décisions sont prises.

• Toutes les parties prenantes ne disposent pas des meilleures ressources affectées à votre projet.


Comment identifier toutes les parties prenantes de votre projet

• Partie prenante (déf.) -Selon le Project Management Institute (PMI), le terme « partie prenante » désigne « un individu, un groupe ou une organisation susceptibles d’influer sur une décision, une activité ou le résultat du projet, ou d’être touchés ou de se sentir touchés par ceux-ci. » (Project Management Institute, 2013).


Parties prenantes : Parties prenantes clés et parties prenantes intervenants (mineures).

Étape 1: Identifiez vos parties prenantes

Commencez par un remue-méninges pour déterminer qui sont vos parties prenantes. Dans ce contexte, pensez à toutes les personnes qui sont touchées par votre travail, qui ont une influence ou un pouvoir sur celui-ci, ou qui sont intéressées par sa conclusion, qu’elle soit réussie ou non.

Le tableau ci-dessous affiche certaines des personnes pouvant être des parties prenantes dans votre travail ou dans vos projets:

Votre patron Parties prenantes Gouvernement

Cadres supérieurs Partenaires de l’alliance

Associations de métiers

Vos collègues Fournisseurs La presse

Votre équipe Les prêteurs Groupes d’intérêt

Les clients Les analystes Le public

Les clients potentiels Futures embauches La communauté

Votre famille Principaux contributeurs Conseillers clés


Accordez la priorité à vos

parties prenantes

Figure 1: Grille de pouvoir/intérêt pour la hiérarchisation des parties prenantes

Élevé

ÉlevéFaible

Faible

Intérêt

Pouv

oir

Gérer de près

Surveiller (effort minimum)

Garder informé

Laisser satisfait


Diagramme RACI – pour les parties prenantes en général ainsi que pour les tâches spécifiques

Responsable

Tenue de rendre compte

Consulté

Informé

La personne qui effectue réellement le processus ou la tâche assignéeResponsable d’accomplir le travail.

La personne qui est tenue de rendre compte et doit s’assurer que le processus ou la tâche est achevé de façon appropriéeLes personnes responsables doivent rendre compte à cette personne

Les personnes qui ne sont pas directement impliquées dans la réalisation de la tâche, mais qui sont consultéesPeut s’agir d’une partie prenante ou un expert en la matière

Ceux qui reçoivent les résultats du processus ou de la tâche ou qui ont besoin de rester informés



Diagramme RACI – pour les parties prenantes en général ainsi que pour les tâches spécifiques

EXEMPLE de graphique RACI de SharePoint

Responsable de l’achèvement de cette étape du processusAssurer que cette étape est terminéeConsulté avant la fin de cette étapeInformé des résultats une fois cette étape terminée

Documents Go LIVE de SharePoint


Document sur les exigences commercialesDocument de conception fonctionnelle

Conception de la marque et plans de mise en page

Plans de communication et de lancementProcessus de gestion et de contrôle du changementPlan d’exploitation et d’entretien

Document de sécurité et examen de la plate-forme

Matériel de formation pour le soutienFormation des utilisateurs finaux


Tolérances de risque différentes pour les parties prenantes

Combien de risques PRÉFÉRERIEZ vous

prendre? (Psychologique)

Combien de risques pouvez-vous vous PERMETTRE de

prendre?(Finance)

Quel degré de risque DEVEZ –vous prendre.

(Finance)

Capacitéde risque

Tolérance au risque

Exigence de risque


Exercice de groupe Exemple du pont

– prenez 5 minutes pour énumérer les parties prenantes et affecter les parties prenantes clés


Identifier les risques

• Processus en cours. Les risques sont enregistrés, les risques peuvent devenir des problèmes.

• Composants du journal des risques– Numérotation unique– Description du risque– Impact du risque (numérique ou É-M-F,

soit élevé-médium-faible)– Gravité du risque (numérique ou É-M-F)– Probabilité que cela se produise

(numérique ou É-M-F)– Score de risque global (pourrait être

numérique/pourrait être É-M-F)– À qui appartiennent le risque et la

résolution– Approche de résolution convenue– Date de résolution prévue– Statut


Exemple de registre/journal des risques

Référence Description Date Probabilité Impact Catégorie de risque Contre-mesure Contingence Propriétaire

1 Le fournisseur principal ne peut pas livrer à temps en raison d’autres engagements commerciaux.

2011-03-21 Probabilité Élevé Élevé Inclure des pénalités financières dans le contrat; prévoir l’éventualité dans le calendrier; surveiller la performance de l’entrepreneur.

Réviser le calendrier du projet.

Anme Proulx

2 Le délai de livraison de la ligne louée dépasse 90 jours.

2011-03-21 Peu probable Moyen Moyen Passez une commande pour la ligne plus tôt que prévu; engager des frais de location supplémentaires.

- Jim Harrison

3 Le lancement du nouveau système a été retardé, car les tests d’acceptation utilisateur commencent après le démarrage prévu.

2011-03-23 Très probable Élevé Élevé* Prévoyez huit semaines de contingence dans le calendrier.

Embauchez du personnel temporaire pour libérer des ressources pour les tests; réviser le calendrier du projet.

Mark Spragg

4 Capacité est insuffisante pour créer des instances de base de données supplémentaires pour la migration et le test des données.

2011-04-18 Très improbable Moyen Faible Donner un préavis; surveiller l’utilisation du réseau de stockage.

Définir la priorité des projets; supprimer temporairement l’instance de développement alternative.

Jim Harrison

5 Les tests de charge n’ont pas décelé le problème avant la publication du système.

2011-04-20 Peu probable Élevé Moyen Introduction progressive des nouveaux utilisateurs du système.

Gérez l’accès au système : supprimez les fonctionnalités à forte charge; lancez le processus de gestion des incidents.

Kont Haruf

Journal des risques



Exemple de registre/journal des risques

No Risque Classe Probabilité Gravité Note Action

1Les données saisies dans le hub de données violent la loi sur la protection des données Juridique 4 4 16

Analyse juridique, affichage des données sur les poisons soumis au contrôle éditorial qualifié

2L’API ne peut pas gérer le nombre d’attaques par requête/déni de service Technique 4 4 16 mettre en œuvre la limite de taux

3

On ne trouve pas assez de (membres ou) équipes de rédactionpour garantir la qualité des données de base Organisationnel 3 5 15

augmenter les efforts dans le développement communautaire

4 Le pourriel rend les données inutiles Technique 3 5 15

Mettez en œuvre l’authentification et l’autorisation pour les opérations d’écriture, limite de taux pour les opérations d’écriture

15 Incapacité à trouver des employés appropriés Ressources 3 4 12

Cela concerne uniquement les développeurs supplémentaires, l’équipe de base est en place. Hélas, c’est un risque et nous allons commencer le processus d’embauche tôt

6OER World Map n’est pas utilisé après l’achèvement Organisationnel 3 4 12

Communiquer régulièrement le processus du projet au groupe d’utilisateurs prévu

7Les données, des conservations de données OER existantes ne peuvent pas être importées Technique 3 4 12

Déplacez les ressources du développement frontal à un développement dorsal

8

Un membre de l’équipe de développement/projet quitte le projet avant la fin et devient indisponible Ressources 2 5 10

Mettez en œuvre la méthode Programmation extrême pour distribuer les connaissances

9Les fausses données sont entrées involontairement Organisationnel 4 2 0

Effectuez un contrôle éditorial, élaborez une bonne documentation pour les utilisateurs finaux, donnez une définition claire de la portée ou des données attendues

10

La communication interne entre les membres de l’équipe répartis géographiquement ne fonctionne pas Organisationnel 2 4 8 Augmentez le nombre de réunions hors ligne

11

L’application Web ne fonctionne pas dans les versions précédentes des navigateurs courants (Firefox/Chrome/IE) Technique 1 5 5

12Les parties prenantes ne participent pas au développement de récit utilisateur Organisationnel 1 4 4



Tous les risques ne sont pas égaux… ou mauvais

Risque potentiel ou menace?

Risque

Menace Opportunité

Trouver un moyen d’éviter les risquesTrouver un moyen de transférer à une autre partieTrouver un moyen d’atténuer les risques en réduisant les probabilités ou la sévérité

Améliorez en augmentant l’effet ou la probabilité

Partager avec une autre partie

Exploit

Ou accepter et ne rien faire!www.relaxedprojectmanager.com



Tous les risques ne sont pas égaux… ..

• Gravité et impact : Peut dépendre du projet :

• Ex. – Nouveau programme de passeport pour les Canadiens.

vs– Nouveau système de commerce électronique pour une

entreprise.vs

– Construction d’un pont


Gestion des risques – construction d’un pont


Exercice de groupe

• 10 minutes :• Nommez 3 risques (1 opportunité et 2 menaces pour chacun

des éléments suivants) :– Nouveau programme de passeport pour les Canadiens– Nouvelle solution de commerce électronique pour un

grand détaillant– Construction d’un pont entre 2 pays

– Énumérez les risques : Probabilité de survenir et gravité, le cas échéant, et stratégie potentielle d’atténuation.


Choses à retenir

• La gestion des risques commence tôt et continue jusqu’à la fin du projet.

• Si vous ne planifiez pas les risques, votre projet échouera.• Tous les risques ne sont pas mauvais. Rechercher des

opportunités.• Les risques peuvent devenir des problèmes.• Consultez des experts dans le cycle de risque, y compris le service

des finances. • Vous devez connaître toutes les parties prenantes du projet et la

tolérance au risque associée.• Examinez les registres/journaux des risques du projet précédent

pour éviter les risques courants. (Pourquoi réinventer la roue).• Que peut-on faire mieux?



Conclusion



Conclusion

Nous sommes toujours heureux de répondre à vos questions, vous pouvez nous contacter à :

Jennifer ReadLinkedIn : https://www.linkedin.com/in/jreadconsulting/Courriel : [email protected]

Pete GrieveLinkedIn : https://www.linkedin.com/in/petegrieve/Courriel : [email protected]

Charlie LePouletCourriel : [email protected]


mailto:[email protected]

