Sembol E-Defter Uygulaması

V.1.0.0

Tanıtım Raporu

SEMBOL BİLGİSAYAR YAZILIM DONANIM SAN.VE TİC.LTD.ŞTİ

2 / 35 Sembol E-Defter V1.0.0 uygulaması, Sembol Bilgisayar Yazılım Donanım Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından geliştirilmiş olup, bu doküman ile sizlere uygulamanın amacı, kurulumu, kullanımı ve akış şemaları bilgilerini de içeren tanıtım raporu olarak düzenlenmiştir.

Yazılımın Adı: Sembol EDefter V1.0.0 Versiyon: 1.0.0 Programlama Dili : C# Çalıştığı işletim Sistemleri : Windows XP / 7 / 8 /10 - Windows Server 2003 / 2008 / 2012 Veri tabanı / Değerlendirdiği dosya tipleri: SQLlite / TXT,CSV,XML Amacı :

Sembol EDefter V1.0.0 uygulaması, Sembol s2023 ERP yazılımının muhasebe modüllerinden işlenmiş ve

sonuçlanmış dönemsel muhasebe kayıtlarının, resmi defterler olarak hazırlanmış yevmiye ve kebir defterlerinin

kayıtlarının, Text dosya (csv) formatında export edilen dosyaları kaynak olarak kabul ederek alır, hazırlar ve işleyerek

Gelirler İdaresi Başkanlığının (GİB) belirlemiş olduğu tüm kural ve kriterlere uyarak Sembol s2023 kullanıcısı olan e-Defter

mükelleflerinin e-Defterlerini, berat dosyalarını oluşturan imzalayan ve sonuçlandıran yazılımdır.

Kurulum :

Kullanıcıya sunulan kurulum ( cd / flash bellek ) aracını bilgisayarınıza taktıktan sonra CD/flash bellek içindeki

kurulum dosyasını ( SembolEDefterSetup.msi ) çalıştırın. Setup programı bilgisayarınızın yerel diskinde belirlediğiniz dizine

Sembol EDefter V1.0.0 uygulamasını kurulumunu gerçekleştirir ve bilgisayarınızın masaüstüne programın kısa yol tuşunu

ekler.

Kurulum dosyasının çalıştırılması

3 / 35

Kurulum tamamlandıktan sonra ekran görüntüsü

Kullanımı :

Sembol EDefter uygulamasına girişte kullanıcı adı ve şifre bilgisi ile girilmektedir. ilk kurulumda varsayılan kullanıcı

adı “admin” ve şifresi bulunmamaktadır. İlk girişten sonra admin kullanıcısı şifresini Ayarlar menüsünden

belirlemeli ve programa en yetkili giriş olan admin kullanıcısının faaliyetlerini güven altına almalıdır.

4 / 35

Sembol E-Defter V1.0.0 çalıştırdığınız da yukarıda ki ekranda görüldüğü gibi menü de Ayarlar, Yeni Firma ve Firma

Seç gibi seçenekler ile işlemlere başlanır. Bu menü seçenekleri aşağıda açıklamaları bulunmaktadır.

Ayarlar

5 / 35

Bu seçenekte öncelikle GİB tarafından belirlenen defterlerin büyüklüğünün zorunlu olarak bölme kriteri bilgisi

girilmektedir. Sonrasında uygulamanın admin kullanıcı şifresi ve Kullanılacak zaman damgası sunucusu adresi,

müşteri no ve mükellefin şifresi girilir.

Kullanıcı Tanım ve yetkilerini belirleme

Kullanıcı tanımlaması yapılarak edefter uygulaması belirli işlemler için yetkilendirilebilmektedir. Bu yetkilendirme

sayesinde defter oluşturma ve imzalama gibi kritik işlemler yetkili kişilerce yapılabilir hale getirilmektedir.

Yeni Firma Oluşturma

6 / 35

Uygulamayı kullanan e defter mükellefine ait ve girilmesi zorunlu olan firma bilgileri girilip kayıt altına alınır.

Mali dönem ve başlangıç madde numarası, müteselsil numarası edefter oluşturulduktan sonra değiştirilemez.

Firmanın şubeli olup olmadığı bu aşamada belirtilir, Firma şubeli ise şubeli kutucuğu işaretlenir. Şubesiz açılmış ise

dönem içinde şube bilgisi eklenemez.

Firma Seç

Mükellef kendisine ait firma bilgilerini her mali dönem için bir kere tanımladıktan sonra programda çalışacağı mali

döneme ait bilgilerini bu adımda seçerek edefter işlemleri için programa giriş yapar.

7 / 35

Kullanıcı çalışacağı firmayı seçtikten sonra ki ekran görüntüsü

Kullanıcı sol taraftaki sıralanmış menü seçeneklerini seçerek yapmak istediği işlemlerini gerçekleştirebilir.

Firma Bilgileri

Bu adımda daha önceden tanımlanmış olan firma bilgileri görüntülenip Firma adı, firma vkn, şube kodu, şube adı,

mali dönem aralığı ve başlangıç maddeno, müteselsil no dışındaki bilgi alanları istenirse güncellenebilir.

Şube oluşturma

8 / 35

Şube oluşturma, ilk şirket oluşturulurken şubeli seçilip Merkez oluşturulduktan sonra ilgili firmaya giriş yapılır,

Şube oluştur seçeneği ile diğer şubeler kodu ve adı belirtilerek oluşturulur.

Müşavir Bilgileri

Bu adımda mükellef bir veya birden fazla çalıştığı mali müşavir bilgilerini oluşturmaktadır. Birinci ekranda sağ

tarafta bulunan müşavir ekle düğmesine basarak yeni bir kayıt oluşturabilir ya da önceden kayıt edilmiş bilgi

satırını çift tıklayarak mali müşavir bilgilerini güncelleyebilir.

9 / 35

Sembol EDefter V1.0.0 Uygulaması SQLite veri tabanını kullanır. Uygulama kullanıcı tarafından oluşturulan ve

yukarıda belirtilen ayar tanım bilgileri, mükellefe ait firma ve mali müşavir bilgilerini edefter kayıtlarını oluşturacak

kaynak verilerini kriterlerine göre kontrol edilip değerlendirildikten sonra işleyerek bu veri tabanında kullanır.

Veri Deposu

Kaynak Verilerin Değerlendirilmesi

Sembol s2023 ERP yazılımının muhasebe modüllerinden işlenmiş ve sonuçlanmış dönemsel muhasebe

kayıtlarının, resmi defterler olarak hazırlanmış yevmiye ve kebir defterlerinin kayıtlarını , Text dosya (csv)

formatında kaynak olarak kabul ederek alır.

Sembol s2023 ERP yazılımından alınan nihai yevmiye ve kebir text dosyaları, GİB için istenen XML dosyaları için

gerekli tüm veri alanlarını içermektedir.

Kaynak yevmiye defteri veri dosyası deseni excel görüntüsü

10 / 35

Kaynak defteri kebir veri dosyası deseni excel görüntüsü

Veri Dosyalarının adı yevmiye için Y-VKN-YIL-AY.TXT , kebir için K-VKN-YIL-AY.TXT olmalıdır. Kaynak

dosyalarının içeriği öncelikle mali döneme ait tarihsel periyoda göre denetlenir. Mükerrer ve istenen kriterlere

uygun olmayan kayıtları denetler, uygun değilse kullanıcıyı yükleme aşamasında uyarır. Kriterlere uyan doğru

kaynak dosyanın hazırlanmasını sağlar. Eğer firma şubeli ise hangi şube verisi yükleniyorsa veri dosyası adının

sonunda şube kodu bulunmalıdır. Y-VKN-YIL-AY-SUBEKODU.TXT böylece veri dosyasının içeriği ile beraber

ayrıca veri dosyası yüklenirken VKN , dönem ve şube doğrulaması yapılarak yüklenmesi sağlanır.

Yükleme sırasında kontrol edilen diğer kriterler arasında yevmiye madde numarasının, müteselsil numarasının

kontrolü, en son alınan kaynak dosyasının devamlılığı ve yevmiye defteri ile defteri kebir kaynak dosyasındaki

eşleşmesi gibi bir çok kontrolü gerçekleştirerek verinin doğru firma ve bilgi içerdiği kontrol edilerek Sembol E-

Defter V1.0.0 uygulamasının veritabanına alınır.

Böylece GIB tarafından belirlenen şema/şematron kriterlerinin doğrultusunda , henüz edefter

oluşturulmadan önce değerlendirilip uygun olarak veri tabanına başarıyla kayıt edilmiş olur. Kayıt işlemi

başarıyla gerçekleşen kaynak veri dosyaları bilgisayarın yerel diskinde depolanır.

Veri Dosyalarının Yüklenmesi

11 / 35

Ekranın sol tarafındaki menüden Veri Deposu seçildiğinde ekranın sağ tarafında bulunan dosya seç düğmesi ile

Yevmiye veya Defteri Kebir in veri kaynak dosyası ilgili dizinden seçilir ve veri dosyasını yükle düğmesine

basılarak yükleme işi tüm kontroller yapılarak gerçekleşir.

Aşağıda veri dosyası yüklemesi sırasında yapılan kontroller sonucu oluşabilecek hata durumlarının ve uyarı

mesajlarının ekran görüntüleri bulunmaktadır.

12 / 35

Veri Yükleme aşamasında yapılan diğer kontrollere ait uyarı mesajları

13 / 35

Defterler ( EDefter ve Beratlarının oluşturulması )

14 / 35

Bu adım e defterlerin oluşturulacağı adım olup, ekranın sol tarafındaki menüden Defterler adımı seçildiğinde

artık oluşturulacak edefterin mali yıl ve ay a ait kaynak veri dosyalarının yüklenmiş olması gerekmektedir.

Ekranın sağ tarafı iki ayrı sekmeden oluşur. Bunlardan ilki yevmiye defteri ikincisi defteri kebir işlemlerini

gerçekleştirir.

Edefter oluştururken sırası ile önce yevmiye defteri oluşturulacaktır daha sonra oluşturulan yevmiye defteri ile

eşlenen defteri kebir oluşturulacaktır.

Yevmiye defteri oluşturma

Verisi yüklenmiş ilgili dönemin yevmiye defteri oluşturulurken tarih aralığı başlangıcı herzaman otomatik

olarak belirlenmiştir. Eğer ilk defter oluşturulacaksa firmanın mali dönemi esas alınarak başlangıç tarihi

otomatik olarak ayarlanmıştır. Bitiş tarihi ise seçimli olup parçalı defter oluşturma için kullanılabilir.

Geçerli bir tarih aralığı verildiğinde program size mevcut kayıtlarınızın tarih aralığını bildiren bir uyarı mesajı

verir. Bu mesaj seçtiğiniz tarih aralığında verileriniz bulunduğunu ve boş defter olmayacağını bildirmektedir.

15 / 35

Devam etmeniz halinde bitiş tarihine kadar size yevmiye defterinizi hazırlar aksi takdirde yeniden istediğiniz

geçerli bir tarih aralığında edefter oluşturabilirsiniz. Geçerli olan bir tarih aralığı girip onayladığınızda program

edefter olarak yevmiye defteri ve berat dosyasını XML formatında oluşturur. Bu XML formatındaki dosyalar

henüz imzasız ve şema/şematron kontrolünden geçmemiştir.

Defter oluşturma sırasında boş defter oluşturabilirsiniz. Girmiş olduğunuz tarih aralığında hiç veri yoksa ve

ekranda görüldüğü üzere Boş defter oluştur seçeneği seçilerek boş defter oluşturulabilir. Fakat eğer girdiğiniz

tarih aralığında veriniz var ise e-defter uygulaması boş defter basmak isteseniz dahi defteri boş

oluşturmayacaktır. Defterin boş oluşturulabilmesi için seçilen tarih aralığında hiç verinizin olmaması

gerekmektedir. Ayrıca bir ayın tamamı boş defter olarak oluşturulamaz kontrolü yapılmaktadır. Bu kontrol

işlemi parçalar içinde geçerlidir. Parçalı defter olsa dahi edefter uygulaması bütün parçaları denetleyerek bir

ayın tamamının boş olarak basılmasına izin vermez.

16 / 35

Kebir defteri oluşturulması ise ilgili yevmiye defterine bağlıdır. Yevmiye defteri oluşmadan kebir defteri

oluşturulamaz. Ayrıca hangi yevmiye defterine karşılık kebir defteri basılıyor ise veri bütünlüğüde ayrıca

kontrol edilmektedir. Bu durum parçalı defterleride kapsayacak şekilde edefter uygulaması tarafından kontrol

edilen bir durumdur.

Şubeli çalışılan firmalarda şube kayıtlarının tamamlanması kontrolü yapılır. Şubeli çalışmada bütün şubeler,

dönemleri tamamlayarak sonraki dönemin defter oluşturma işlemine geçebilmeleri kontrol altına alınmıştır.

17 / 35

Yevmiye defteri ve berat dosyaları programın çalıştığı bilgisayarın yerel diskinde önceden tanımlanmış olup

defterler …./VKN/DÖNEM TARİH ARALIĞI/AY/ dizini altında Y-K dosyaları olarak , beratlar YB-KB dosyaları

olarak, yüklenen beratlar GIB-YB ile GIB-KB dosyaları şeklinde dizin yapısı içerisinde saklanırlar.

Şubeli firmaların bütün şubeleri aynı klasör yapısını kullanırlar.

Defterler aylık olarak hazırlanırlar. Bir ay içerisinde istenilen tarih aralığında parça parça hazırlanıldığı gibi

defter dosyasının GIB tarafından belirlenen büyüklük kriterine göre (200MB) zorunlu olarak da parçalar

halinde hazırlanabilir.

Bir ay içerisinde çalışılmayan günler için (Resmi tatil vs.) boş defter hazırlanabilir.

18 / 35

Boş defter

Bir ay a ait defterin tüm günleri boş olmamak şartı ile parça halinde boş defter hazırlanabilir. Bunun için

ekranın sağ tarafında boş defter oluştur seçeneği işaretlenmelidir.

Tarih aralığı bir ay içerisinde belirli günleri kapsıyor ise (ayın tüm parçaları boş değil ise) boş defter

hazırlanabilir.

Boş defter ve berat dosyası ekran görüntüleri

19 / 35

Kullanıcı bir ay a ait bir defteri istediği tarih aralığında parça parça oluşturabilmesi ve dosya büyüklük

koşulunun değerlendirilmesi;

E-Defterleri isteğe bağlı ve otomatik bölme

Sembol EDefter V1.0.0 uygulamasının, veri tabanında tutulan veriler öncelikle kullanıcının isteğine bağlı olarak

oluşturmak istediği edefterin tarih aralığı belirlenir. Belirlenen tarih ilgili ayın tümünü kapsıyor ise parçano

000000 ile başlar. Eğer tarih aralığı ilgili ayın belli bir bölümünü kapsıyor ise , daha önceden o aya ait

hazırlanmış edefter mevcut ise bir önceki parçano bir artırılır , mevcut değil ise o aya ait parçano 000001 ile

başlayacaktır.

Bu aşamaya kadar sadece kullanıcının isteğine bağlı olarak tarih aralığı alınıp parça numarası ile hazırlık

yapılmış olup bu noktadan sonra uygulama 200 MB kıstasına göre bölme yapılıp yapılmayacağını

20 / 35

değerlendirecektir. Kullanıcının ilgili aya ait verdiği tarih aralığında da zorunlu bölme kriteri vardır. Bundan

dolayıdır ki uygulama her koşulda öncelikle isteğe bağlı tarih aralığını değerlendirip sonra her iki koşulda da

zorunluluk var ise otomatik bölme işlemini gerçekleştirir.

Sembol EDefter V1.0.0 uygulaması yukarıda belirtilen seçimlerden sonra veri tabanından okuduğu kayıtların

büyüklüklerini hesaplar ve belirtilen kısıta göre kaç parçadan oluşacağını belirleyerek kullanıcıya sunar.

Kullanıcı ister ise sunulan bölmeden vazgeçebilir ve yeni bir tarih aralığı belirleyerek işlemi yeniden

tekrarlayabilir veya kabul eder ise uygulama otomatik olarak bölünmüş edefterleri hazırlar ve ekranda listeye

ekler.

Yukaradaki ekran da program büyüklük kıstasını 25 MB olarak örnekleyerek otamatik olarak bölme işlemini

gerçekleştirmiştir.

Kullanıcı ister ise tarih aralığını yeniden belirleyip farklı tarih aralığında defter oluşturabilir veya evet

düğmesine basarak otomatik bölme işlemini onaylayabilir.

Oluşturulan Defterlerin erişim yolları (Klasör bilgisi) liste üzerinde seçilerek ekranın sağ alt kısmında

gözlemlenebilir

21 / 35

Defteri Kebir oluşturma

Defteri Kebir in edefterini oluşturmak için öncelikle kaynak veri dosyasının yüklenmiş olması gerekmektedir.

Daha sonra yevmiye defteri ve beratı hazırlanmış olmalıdır. Bu noktadan sonra defteri kebir hazırlanabilir.

Defteri Kebir oluşturulurken, önceden hazırlanmış yevmiye defteri tarih aralığındaki koşulunda ve yevmiye

madde no , müteselsil no suna göre eşleştirilerek edefter hazırlanır. Dolayısıyla basılacak tarih aralığı, basılı

yevmiye edefterinden gelir ve değiştirilemez.

22 / 35

Defter ve Berat dosyalarının Şema / Şematron denetimi

Sembol EDefter V1.0.0 uygulaması kullanıcının dosyaları imzalamadan önce şema/şematron denetimi

yapmasına imkan sağlar. Bunun için Defterler menüsü seçilip ekranın sağ tarafında hazırlanan dosyaların

listesinde hangi dosyayı denetlemek isteniyor ise o dosya satırında sağ Mouse tuşu tıklanır. Ekrana çıkan

menüden Defteri Denetle veya Berat Denetle seçilerek, imzalı veya imzasız dosyaların şema/ şematron

denetimi sağlanır.

23 / 35

İmzasız defter beratının şema/şematron denetimi ekran görüntüsü

Bir başka defter Şema / Şematron denetimi ekran görüntüsü

Defter ve Berat dosyalarının imzalanması ve Şema / Şematron denetimi

Kamu Sertifikasyon Merkezinden alınan Mali Mühür Sertifikası ile imza ve zaman damgası ile imzalama

işlemleri yapılmaktadır. Mükellefler hazırlanan defter ve berat dosyalarını kendilerine ait mali mühür

24 / 35

sertifikası veya elektronik imza sertifikası ile imzalayabilmektedir. İmzalama aşamasında istenirse zaman

damgası kullanılabilmektedir. İmza başarıyla gerçekleştikten sonra sırası ile şema/şematron kontrolü

yapılmaktadır. İmzalama işlemi için ekranın sağ tarafında altında İmzala düğmesine basılır.

Yukardaki uyarı imzalama işleminden sonra defterin imzalandıktan sonra GIB portal üzerinden yüklenebileceği

göz önünde alındığından mükellef imzalama işlemine geçmeden kontrollerini tamamlamasını ve imzalama

işleminden sonra geriye dönüş yapılamayacağını belirtmektedir. Bu kontrolün amacı GIB portal üzerinden

yükleme işinde hata durumlarının önüne geçmek içindir.

25 / 35

GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının yüklenmesi

Sembol Edefter V1.0.0 uygulamasında hazırlanmış defter ve berat dosyalarının GIB e yüklenip , GIB onaylı

berat dosyaları da sisteme alıp şema/şematron denetiminden ve kontrollerden geçmeyen defterlerin

işlemleri tamamlanmamış olup , bir sonraki tarihe veya döneme ait defter işlemleri yapılamaz.

İmzalanmış ve şema/şematron denetiminden geçmiş defter ve berat dosyaları ve hazırlanan paket ,

edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.

Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin

erişimine açıldıktan sonra erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası Sembol

Edefter V1.0.0 uygulamasının çalıştığı bilgisayarın yerel dizine yüklenir. İlgili Defter listeden seçilerek sağ

mouse tıklaması ile gelen menüden “GIB Beratını Yükle” seçeneği tıklanarak GIB Portaldan alınan berat

dosyası yüklenir.

GIB tarafından yüklenen e-defter beratı dosyası Sembol Edefter V1.0.0 uygulamasının çalıştığı bilgisayarın

yerel dizininden seçilir ve denetimleri yapılarak yüklenir. Bu yükleme yapılırken dosya ismi denetiminden

26 / 35

başlanarak sırasıyla Şema / Şematron , İmza Doğrulaması , İmza uyumluluk doğrulaması yapılarak , tüm

denetimden geçen berat dosyası ilgili klasöre yerleştirilir.

Hatalı berat seçimindeki uyarı ekanı

Şema / Şematron denetiminden geçmeyen GIB beratı ekran görüntüsü

27 / 35

Başarıyla bütün denetimlerden geçen GIB Beratı ekran görüntüsü

Yukarıdada görüldüğü üzere GIB’den alınan berat dosyalarının denetiminde Şema /Şematron ve İmza

denetimleri yapılmaktadır. İmza denetimleri 2 aşamada gerçekleşmektedir. Bunlardan birincisi imzanın varlığı

control edilmekte ve geçerliliği denetlenmekte, ikinci denetim ise uyumluluk denetimi , uyumluluk denetimi

GIB Portala yüklenen imzalı defter berate ile GIB Portaldan alınan beratın imzalarının mukayese edilerek

doğru berat dosyası ile eşleşmesi denetlenmektedir. Tüm bu denetimler sonucu alınan berat dosyası ilgili

klasöre yerleştrilir. Ekranda hangi klasörde olduğu belirtilmiştir.

Gib Portaldan alınan berat ilgili defterin klasörüne aktarılır.

Şubeli Çalışma ve Kontroller

Sembol Edefter V1.0.0 uygulamasında Şubeli olarak çalışan bir firma kendisi ve şubeleri ile dönemsel

uyumluluk içinde hareket etmektedir. Merkez Şubede herhangi bir dönemin defterleri oluşturulmadan başka

28 / 35

bir şubenin defteri oluşturulsa dahi imzalanamaz. Bundaki amaç öncelikle bütün şubelerde ilgili dönemin

defterlerinin oluşturulması ve imzalamak üzere onaylanması gerekmektedir. Onaylama işlemi ile defterin

doğruluğu kontrol edildikten sonra, Şema /Şematron kontrollerinden geçirilerek imzalama işlemi hariç bütün

gereklilikleri tamamlaması sağlanmış olur. Bütün şubelerin aynı dönemlerine ait defterler onaylandıktan sonra

artık merkez ve şubelerde imzalama işlemine izin verilir. Ayrıca Gib beratları alındığında bütün şubelerdeki Gib

beratları ilgili dönem için tamamlandıktan sonra bir sonraki döneme ait defter oluşturma işlemleri yapılabilir.

Bu çalışma şekli ile merkez ve şubelerde defter oluşturma kontrol işlemlerini uyumlu ve aynı zamanlarda

işlevsel halde tutmaktır. Aşağıdaki ekran görüntülerinde bir defterin başka şubedeki defter oluşturma işlemi

tamamlanmadığından dolayı dolayı veya kendisinde defter oluşturma işlemi dönemi tamamlamadığından

dolayı onaylama işleminin yapılamaması örneklenmiştir.

29 / 35

30 / 35