seminar md 15092009 harold van heeringen methodisch begroten van projecten waarom en hoe
DESCRIPTION
Sogeti seminar 2009 - Why we should estimate in a methodical way and how to do so.TRANSCRIPT
Methodisch Begroten van Projecten
Waarom en hoe?
Harold van HeeringenSizing, Estimating & Control
[email protected]/haroldveendam
Vianen, 15 september 2009
Wat wil ik u laten zien?
Methodisch begroten van projecten is een cruciale factor voor het succesvol realiseren van projecten.
Outline
• De IT industrie heeft een enorm probleem met het begroten van projecten. Waarom?
• Hoe kunnen we realistisch begroten?
• Wat kunt u doen om voortaan realistisch te begroten?
Projecten falen
• Standish Chaos report (2009) [1]
> 32% van de projecten is succesvolOp tijdBinnen budgetBevat alle benodigde functionaliteit
> 44% van de projecten is niet succesvol> 24% is voortijdig gestopt of is opgeleverd
maar nooit gebruikt
> Een duidelijke afname van het succespercentage (35%) ten opzichte van de vorige studie (2007)
Maar waarom??
• Onrealistische begroting en planning!
• Vrijwel altijd: expertbegroting
Gevaar van expertbegrotingen
• Industrie leunt zwaar op experts> Matige onderbouwing> Niet gebaseerd op kwantitatieve data> Vergeten activiteiten> Ongefundeerd optimisme> Geen mogelijkheid om ervaringscijfers op
te bouwen
• Gemiddeld 30% te optimistisch
Optimisme of pessimisme [2]
Onderschatten
Overschatten
Lineaire extra kosten
Extra uren worden besteed
Te lage schattingen
Extr
a K
oste
n
0%
>100%
Te hoge schattingenRealistische schattingen
Non- Lineaire extra kosten
- Planningsfouten (teamomvang, doorlooptijd, etc.)
- Vergroten team veel duurder maar nauwelijks sneller
- Extra management attentie / overhead
- Stress: Meer defects, lagere onderhoudbaarheid !!
Effect van Optimisme/Pessimisme
A
Realisat
ie (
uu
r)5.000
15.000
CB
10.000
5.000 uur
3.000 uur
7.000 uur
7.000
Begroting Resultaat
A: Optimistisch3.000 uur
5 maanden
!Faalt10.000 uur
12 maanden
7
B: Realistisch5.000 uur
maanden
!
7
SlaagtEfficiënt!
5.000 uur
maanden
C: Pessimistisch7.000 uur
11 maanden
! !
SlaagtInefficiënt
7.000 uur
11 maanden
Realisatie is zeer sterk afhankelijk
van de begroting !!!
Voordelen van realistische begrotingen• Projectstatus beter controleerbaar
> Realistisch plan actuals
• Minder stress – hogere kwaliteit> Oorzaak 40% software defects is stress> Extreme druk leidt tot 4x zoveel defects> Onderhoudbaarheid van de code!!
• Verhoogde geloofwaardigheid
De IT industrie heeft een probleem!
• IT industrie – begroot (te) optimistisch!> Business: Het moet goedkoper
Bevordert optimisme> Business: Het moet sneller
Bevordert optimisme> IT - Weet niet precies ‘hoe groot’ het is
Onvolwassen begrotingsmethodieken> IT - kent haar eigen performance niet
Kan begroting niet goed onderbouwenWeet niet goed wat realistisch is
• IT gaat relatief eenvoudig mee met optimisme
Realistisch begroten
• Optimisme leidt tot falende projecten
• Maar hoe kunnen we een realistische begroting maken?
• Naast expertbegroting ook een methodische begroting !!
Methodische Begroting
Meten van Functionele OmvangOmvang in Functiepunten
Gebruik ervaringscijfersProductiviteit: Uren per functiepunt
Gebruik ToolsScenario-analyse (doorlooptijd, teamize, etc.)
Meten van functionele omvang
• Functiepunt analyse (FPA) of COSMIC> Objectief, herhaalbaar, verifieerbaar> Technologie onafhankelijk
• Eenheid ‘product’ maakt verzamelen ervaringscijfers mogelijk> Productiviteit: uur per functiepunt> Kwaliteit: defects per functiepunt
Ervaringscijfers
• Eigen ervaringscijfers> Per omgeving (Java, Oracle, .Net, etc.)> Per ontwikkelfase (ontwerp, bouw, test)> Per locatie (onshore, offshore)
• Benchmarkcijfers> Databases van de tools> ISBSG repository (R11 - 5.200 projecten)[4]
Scenario analyse [2]
Inspanning (uur) =
Onm
ogelijk
Onpraktisch
Insp
an
nin
g
Doorlooptijd
Plan A: 7.500 uur, 7 maanden
Plan B: 4.400 uur, 8 maanden
Voorbeeld: Kiezen voor een doorlooptijd van 8 maanden in plaats van 7 maanden (14 % langere doorlooptijd) resulteert in een afname van het aantal benodigde uren met 40 % !! (bij dezelfde productiviteit en omvang)
Constante
Doorlooptijd4
Bron: Putnam & Myers - 5 Core metrics
Een realistische begroting [3]
Estimate / Business Case
Kosten afhankelijk van Time-to-market
Voorbeeld Scenario 1:
Doorlooptijd: 5,5 maanden
Inspanning: 5.000 uur
Teamsize: 6,7 fte
Kosten: € 430.000
Voorbeeld Scenario 2:
Doorlooptijd: 5,2 maanden
Inspanning: 5.500 uur
Teamsize: 7,5 fte
Kosten: € 480.000
Voorbeeld Scenario 3:
Doorlooptijd: 4,8 maanden
Inspanning: 5.900 uur
Teamsize: 8,3 fte
Kosten: € 530.000
Voorbeeld Scenario 4:
Doorlooptijd: 4,5 maanden
Inspanning: 6.300 uur
Teamsize: 9,4 fte
Kosten: € 620.000
Voorbeeld Scenario 5:
Doorlooptijd: 5,8 maanden
Inspanning: 5.200 uur
Teamsize: 6,2 fte
Kosten: € 400.000
Voorbeeld Scenario 6:
Doorlooptijd: 6,1 maanden
Inspanning: 4.900 uur
Teamsize: 5,8 fte
Kosten: € 380.000
Voorbeeld Scenario 7:
Doorlooptijd: 6,3 maanden
Inspanning: 4.700 uur
Teamsize: 5,5 fte
Kosten: € 360.000
Tools
• QSM SLIM toolsuite [5]
Tools
• Galorath - SEER for Software [6]
Wat levert methodisch begroten op?•Voor de organisatie
> Inzicht in de performance over projecten heen
> Mogelijkheden tot interne en externe benchmarking
> Verhoogde grip: voorspelbaarheid en transparantie
> Onderbouwing voor procesverbeterinitiatieven
•Welke organisatie wil dit niet?
Wat levert methodisch begroten op?• Voor het project, de projectleider
> Beter onderbouwde en verdedigbare begroting
> Aanvullende zekerheid naast de expertbegroting
> Uitspraak over de kwaliteit van de documentatie
• Welke Projectleider wil dit niet??• Maar hoe richt u zoiets in??
Estimating & Performance Measurement Proces
planBegroot
do
Administreer
check
Evalueer
actRapporteer
Verzoek tot begroting
Project uitvoeringProject afgelopen
Periodiek
Resultaat: Methodische Begroting
Resultaat: Management rapportage en Bijgewerkte begrotingstools
Resultaat: Database met project ervaringscijfers Resultaat: Gecontroleerde
uitvoering
Inrichten is niet eenvoudig. Een paar tips!
• Tip 1: Stel een E&PM proces in met een proces eigenaar in MT.
• Tip 2: Zorg voor standaardisatie en templates!
• Tip 3: Gebruik indien mogelijk COSMIC.
• Tip 4: Kies een goede toolsuite. • Tip 5: Implementeer een standaard
WBS.
Vergelijk Begrotingen
• Methodische Begroting – WBS
Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP
Project management Construction
Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€
Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€
Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€
Project preparation Construction
Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€
Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€
Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€
Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€
Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP
Project management Construction
Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€
Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€
Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€
Project preparation Construction
Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€
Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€
Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€
Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€
Project Manager
• Expert Begroting -
Technisch Ontwerper
Ontwikkelaar
Test Manager
Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP
Project management Construction
Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€
Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€
Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€
Project preparation Construction
Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€
Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€
Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€
Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€
Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP
Project management Construction
Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€
Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€
Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€
Project preparation Construction
Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€
Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€
Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€
Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€
Finetune begrotingstools
• Methodische begrotingWBS
Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP
Project management Construction
Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€
Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€
Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€
Project preparation Construction
Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€
Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€
Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€
Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€
Management Phase Construction (Onshore) # hrs # Hrs/ FP FL Rate €/ hr Cost € Cost €/ FP
Project management Construction
Contract management 88 0,82 10.2 250,00€ 22.000,00€ 72,00€
Project management 352 0,41 8.2 200,00€ 70.400,00€ 224,00€
Quality management 90 0,32 7.4 SC 230,00€ 20.700,00€ 134,00€
Project preparation Construction
Preparation workplace/ infrastr/developenviron 12 0,8 6.2 200,00€ 2.400,00€ 12,00€
Preparation application framework 112 0,4 6.2 220,00€ 24.640,00€ 42,00€
Start up/reading 33 0,7 6.2 150,00€ 4.950,00€ 17,00€
Kick off 8 0,1 6.2 140,00€ 1.120,00€ 12,00€
Vastleggen en Analyse data
• Project realisatieUren administratie WBS
Conclusies
• Veel projecten mislukken omdat wordt uitgegaan van onrealistische verwachtingen.
• Realistische begrotingen zijn te maken door naast de expertbegroting ook een methodische begroting te maken.
• Om dit te doen is het nodig om een ‘Estimating & Performance Measurement’ proces in te richten
Wat heb ik u laten zien?
Methodisch begroten van projecten is een cruciale factor voor het succesvol realiseren van projecten.
4 November: Workshop Benchmarking (Harold van Heeringen & Luca Santillo)
5 November: Keynote: Jeroen Versteeg, CEO Sogeti Nederland B.V.
6 November: Estimating the functional size of applications built with the Oracle eBS Package (Frank Vogelezang) – Industry paper
http://www.iwsm-mensura-2009.org/
Sogeti Sizing, Estimating & Control
Internet:
metrieken.sogeti.nlSogeti Sizing, Estimating & ControlNESMA – bestuurNESMA – voorzitter werkgroep COSMICNESMA – werkgroep BenchmarkingNESMA – werkgroep TelrichtlijnenCOSMIC – Measurement Practices CommitteeCOSMIC – Benchmarking CommitteeISBSG – Technical & Advisory CommitteeQSM – trekker gebruikersgroep Nederland
Bedankt voor uw aandacht !Harold van Heeringen
Sizing, Estimating & Controlharold.van.heeringen@sogeti.
nlwww.twitter.com/haroldveendam
Vragen?
Bronnen
[1] Standish Group – Chaos report 2009, http://www.standishgroup.com
[2] McConnell – Software Estimation, demystifying the black art, 2006[3] Putnam & Myers - Five core metrics, 2003[4] ISBSG – http://www.isbsg.org[5] QSM – http://www.qsm.com of http://www.qsm-europe.com [6] Galorath SEER – www.galorath.com