seminario digitalización
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Seminario Proyectos de Digitalización y Gestión DocumentalTRANSCRIPT
Contenido
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Hora Actividad
09:00 a 10:00 Principios de digitalización
10:00 a 11:00 La digitalización en el contexto archivístico
11:00 a 11:30 Coffee Break
11:30 a 13:00 Enfoque de gestión documental
13:00 a 14:00 Almuerzo
14:00 a 15:30 Formulación y gestión de proyectos de digitalización
15:30 a 16:30 Elaboración de términos de referencia
16:30 a 17:00 Conclusiones y evaluación
Desafíos de la conversión análoga-digital
• La digitalización consiste en capturar una imagen
mediante un proceso de escaneo y posterior
almacenamiento.
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Pasos previos a la captura
• Evaluación
– Estado de los documentos
– Peso del papel (g/m2)
Tipo de soporte
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Ejercicio de peso de papel
• Peso de una resma de papel de 75 g/m2
• 1 m2 es decir 100x100 cm pesa 75 g
• 10.000 cm2 pesan 75 g
• Una hoja A4 mide 21 x 29,7 cm
• Una hoja A4 tiene una superficie de 623,7 cm2
• En 1 m2 hay 16,03 hojas A4
• Cada hoja A4 pesa 4,7 g (+- 0,1 g)
• Una resma tiene 500 hojas
• Una resma pesa 2350 a 2400 g
• Es decir 2,4 Kg es decir 5,3 libras
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Preparación del material
• Inventario
– Cantidad (metros, cajas, imágenes)
• Catalogación y descripción
– Tipología
– Soporte
– Estado
• Preparación física
– Desengrapar
– Desempastar (evaluar)
– Quitar soporte
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Protocolos de captura
• Especificaciones de escaneo
– Resolución
– Dimensión
– Profundidad
– Tamaño
– Compresión
– Formato
• Especificaciones dependen de
– Tipo de documento
– Objeto de la digitalización
– Eficiencia digital accesibilidad/fidelidad
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Resolución
• Se mide en dpi (dots per
inch) es decir puntos por
pulgada (ppp)
• Resolución de pantalla
diferente a la resolución de
impresión
• La resolución depende de las
dimensiones
• “Una buena resolución” es un
concepto subjetivo
Recomendaciones para la digitalización
masiva
• Configuración de centro de digitalización
– Diseño de línea de fábrica
– Coordinación
– Supervisión
• Recursos humanos
– Capacitación
– Seguridad y ergonomía
• Infraestructura
– Carga eléctrica
– Conectividad
– Ventilación
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Gestión archivística como paso previo a la
digitalización
• Escanear archivos desorganizados genera información
digital inútil
• Si se escanea basura, obtendremos basura digital
• La estructura de organización física, debe mantenerse
en el formato digital.
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Principios archivísticos
• Principio de procedencia
– Es aquél según el cual cada documento debe estar situado en el
fondo documental del que procede
– Teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter
seriado de las secciones, series y expedientes
• Principio de orden natural
– Hace referencia al orden en que se conservan los documentos
dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera
consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones
administrativas que dieron origen a su producción
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Procesos de identificación y clasificación
• Sistema de clasificación y ordenamiento
– Criterios de clasificación
– Reconocer, definir los grandes grupos que formar el archivo
(secciones, series, materias, colecciones)
– Clasificación (clases dentro del archivo)
– Ordenamiento (cronológico, alfabético, secuencial)
• Cuadro de clasificación
– “los cuadros de clasificación reflejan la actividad de la
organización de la cual derivan y normalmente están basados
en un análisis de las actividades de la organización. Los cuadros
pueden usarse para una variedad de procesos de gestión de
los documentos” (ISO 15489-1:2001)
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Codificación
• La codificación complementa el cuadro de
clasificación
• Consiste en la asignación de letras,
números o una combinación de ambos a
los distintos niveles de clasificación,
precediendo a la denominación de la serie.
• Su estructura puede ser jerárquica o
secuencial, es decir, que los componentes
del código reproduzcan una escala
jerárquica, la estructura del
• cuadro de clasificación
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Transferencia y conservación
• Definir responsables
– Comité
– Delegados departamentales
– Procedimiento de valoración
• Tipos de documentos
• Cuadro de retención
• Conservación
• Eliminación
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Transferencia
Archivo intermedio
Valoración
Conservación
Eliminación
Marco legal y normas vigentes
• Ley del sistema nacional de archivos
• Ley de comercio electrónico
• Ley de transparencia y acceso a la información
• Otras normas
– Reglamento de Bienes del Sector Público
– Ley de Régimen Administrativo
– Ley de Compañías
– Ley Orgánica de Administración Financiera y Control
– Ley de Régimen Tributario Interno
– Ley Notarial
– Ley de Registro
– Código de Comercio
– Ley de Control Constitucional
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Algunos términos antes de empezar
• ERP = Enterprise Resource Planning
• CRM = Customer Relationship Management
• BPM = Business Process Management
• CMS = Content Management System
• ECM = Enterprise Content Management
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1. Captura
• Definición de documentos y contenido
• Digitalización
• Procesamiento de imágenes
• Procesamiento de formas
• Reconocimiento
• Categorización / Taxonomía
• Indexación
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2. Gestión
• Gestión de documentos – Creación
– Revisión
– Aprobación
– Control de versiones y búsqueda
• Almacenamiento de archivos
• Administración del correo electrónico
• Administración de información multimedia
• Administración de contenido web
• Colaboración
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3. Preservación
• Repositorios – Estructurados
– No estructurados
• Almacenamiento – CDs, DVDs, RAID, papel
• Almacenamiento de largo plazo – Papel, cinta, microfilm. Directrices de preservación: física y
lógica
• Migración de medios y plataformas
• Respaldos y Recuperación de desastres
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4. Entrega
• Búsqueda y recuperación
– Sindicación – Empaquetamiento
– Localización - recasting
– Personalización
• Publicación
– Impresos
– Fax
– Portal – sitios web
Hugo Carrión G. 29
5. Integración a Procesos
• Administración de procesos
– Identificación
– Monitoreo
– Identificación
– Simulación
• Flujo de trabajos
– Identificación de flujos manuales
– Integración con gestión documental
– Reglas y jerarquía de nodos
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6. Seguridad
• Relacionado con el acceso restringido a contenido,
durante la creación, gestión, almacenamiento y entrega.
• Administración de derechos digitales
• Firmas digitales
• Infraestructura de Clave Privada o Pública
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Las 5Cs del ECM
• Principios del enfoque ECM
– Contenido
– Colaboración
– Cumplimiento
– Continuidad
– Costo
Hugo Carrión G. 32
C1: Contenido
• El contenido es la razón de las
organizaciones
• Debe entenderse no como un
documento o simple información
• El contenido tiene un “ciclo de
vida”
• El contenido nace, vive y muere
• La tecnología se adapta al
contenido, no al revés
Hugo Carrión G. 33
C2: Colaboración
• Es el “arte” de trabajar juntos
• Se fundamenta en la sinergia:
1+1=3
• Hay tecnología simple que la
facilita: chat, email, foros, wiki, etc.
• Cultura de colaboración
• Identificación de islas de
información
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C3: Cumplimiento
• Acatamiento de normas y principios del ciclo de vida.
• Ejemplo:
– Estándares de digitalización
– Procesos de aprobación
– Protocolos de respaldo
– Procedimiento de recuperación
– Procedimientos de difusión
– Seguridad
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C4: Continuidad
• Disponibilidad del contenido
• Alta disponibilidad para
procesos de misión crítica
• Centros de operación de
crisis
• Procedimientos para
cadena de mando y otros
roles
• El estado y sus agencias
deben garantizar el acceso
continuo a la información
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C5: Costo
• Varios costos involucrados
• Costo del proyecto EMC
• Costo de la NO implementación de un EMC
• Cálculo del ROI
• Análisis Costo-Beneficio
• Incluir todos los costos: HW, SW, Comunicaciones,
Capacitación, Consultoría
• Calcular los beneficios: ahorros, eficiencia, opinión
pública, supervivencia.
Interoperabilidad con Quipux
• Sistema de gestión documental de la Administración
Central
• Ventajas
– Sistemas basada en web
– Integración de plantillas
– Funcionalidad de firmado electrónico
• Desventajas
– Disponibilidad y confiabilidad
– Limitada interoperabilidad
• Desafíos
– Liberación de web services para integración total
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Razones para digitalizar
• Facilitar nuevas formas de acceso y uso interno
• Preservación de la documentación
• Mejorar el acceso público y transparencia
Selección de criterios
• Contenido
• Demanda
• Estado físico
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Evaluación de necesidades
• Evaluación de necesidades
– Políticas y prácticas existentes (acceso y preservación)
– Deficiencias identificadas
– Objetivos del Proyecto
• Acotar el alcance del proyecto
• Empezar por proyectos piloto
• Crecimiento modular
• Implementación por fases
• Validación de metodología
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Gestión del Proyecto
– Formación en informática general
– Formación en técnicas de conversión digital
– Conversión digital de materiales originales
• Documentos
• Soportes multimedia
– Adaptación de los procedimientos de catalogación para la
indización y captura de metadatos
– Diseño y publicación en repositorio
– Negociación sobre los derechos de autor
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Indicadores
• Indicadores de rendimiento
– Reunir datos del progreso del proyecto
– Nivel de producción de un escáner
– Estimación de captura de metadatos
– Valores medios producción por persona
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Gestión del Proyecto
• Personal
– Perfiles por conocimiento, experiencia y capacidad
– Asignación de responsabilidades
– Delegación de tareas
• Calendario
– Comienzo, duración, culminación
– Proyectos pilotos
– Objetivos de conversión. P. ejm. 20.000 imágenes diarios
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Gestión del Proyecto
• Estimación de costos
– Costos operativos
• Materiales
• Equipamiento
• Transporte
• Servicios
– Costos organizativos
• Gestión
• Administración
• Desarrollo organizativo
• Gastos Generales
– Costos de personal
• A tiempo completo
• A tiempo parcial
• Personal contratado
• Consultores
Gestión de proveedores
• Hardware
– Servidores
– Escáneres
– Almacenamiento
• Software
– Captura
– Gestión documental
– Software a la medida
• Conectividad
• Servicios
– Transporte
– Limpieza
• Insumos
– Mobiliario
– Cajas, carpetas
• Gestión archivística
• Asesoría
• Capacitación
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Recomendaciones para la gestión
• Formulación del proyecto clara
• Dimensionamiento detallado
– Volumen de digitalización
– Cuadro de clasificación
– Estructura de metadatos
– Protocolo de captura
• Considerar transición entre un proyecto de digitalización
y el proceso de digitalización
• Cierto tamaño de proyecto requiere fiscalización
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Esquemas de contratación
• Ínfima cuantía
• Contratación directa
– Servicios
– Consultoría
• Lista corta
• Subasta inversa
• Licitación internacional
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Indicadores de evaluación
• Experiencia
– Proyectos similares
– Enfoque integral
• Metodología
– Descripción de cómo abordar el
proyecto
– Visita in situ
• Equipo de trabajo
– Perfil profesional
– Preparación académica
• Relación costo/calidad
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Presupuesto
• La digitalización no es un productos estandarizado.
• Costeo por imagen
– USD 0,02 por fotocopiar una imagen (incluido suministros)
– La captura representa el 20% del trabajo respecto a la indexación,
almacenamiento y gestión
– Solución completo, se puede calcular entre USD 0,08 y 0,10 por
imagen.
– La indexación depende de:
• Número de expedientes, o archivos digitales
• Número de metadatos
• Considerar otros servicios
– Gestión archivística
– Limpieza
– Provisión de mobiliario y equipos
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Cronograma
• Depende de la urgencia
• Cálculo lineal de eficiencia
• Rendimiento según indicadores de rendimiento
– Ejm. 10.000 imágenes por punto de captura
– Ejm. 30 documentos indexados por personal al día
• El plazo depende de
– Número de puntos de captura
– Número de personas indexando
• Limitaciones
– Físicas
– Personal calificado
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Componentes de los TDRs
• Descripción del proyecto
• Indicadores de evaluación
• Inventario detallado
• Metodología
• Protocolo de captura
• Cláusulas de confidencialidad
– Reserva
– Expurgo digital
• Garantías
– Técnicas (software)
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Mayor información
IMAGINAR
Centro de Investigación para
la Sociedad de la Información [email protected]
Teléfono: +593-2-2400937
Móvil: +593-9-99845135
Skype: hcarrion