seminario gestion de proyectos 2

1

MBA. ROBERTO [email protected]

SEMINARIO INTERNACIONAL:GESTIÓN DE PROYECTOS

2

Al igual que he aprendido de muchas personas, en ésta oportunidad comparto éste material que espera sea de utilidad para el que lo necesite.

Tan solo pido que una vez utilizado, pueda ser compartido por otras personas.

Es importante compartir la información, ya que con ella cada individuo, obtendrá el beneficio particular del mismo.

Gracias por compartir la información.

3

I. Presentación.• Objetivo• Objetivos específicos

II. Conceptos Básicos de la Gerencia de Proyectos• ¿Qué es un Proyecto?• Características de un Proyecto• ¿Qué es la Gerencia de Proyectos?• Componentes de la Gerencia de Proyectos• Elementos relacionados con el Proyecto• Ciclo de vida del Proyecto

III. Gerencia de Proyectos• Etapas de la Gerencia de Proyectos• Áreas de conocimiento• Involucrados en el Proyecto• Organización para el Proyecto

Contenido del SeminarioContenido del Seminario

4

IV. Etapas de la Gerencia de ProyectosIV. Inicio del ProyectoV. Planeación del ProyectoVI. Ejecución del ProyectoVII. Control del ProyectoVIII. Cierre del Proyecto

V. Conclusiones

VI. Lecturas sugeridas

Contenido del SeminarioContenido del Seminario

5

Objetivo General

Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en

la Gerencia de Proyectos.

Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la

Gerencia de Proyectos.

Objetivos específicos

• Presentar las mejores prácticas en Gerencia de Proyectos.

• Aplicar la metodología y herramientas para la Gerencia de Proyectos.

• Desarrollar un caso de estudio.

I. PresentaciónI. Presentación

6

Es la suma de esfuerzos que en

forma temporal se utilizan para

generar un PRODUCTO O

SERVICIO en particular o UNICO.

• Situación actualSituación actual• RequerimientosRequerimientos

• ObjetivosObjetivos

• P R O Y E C T OP R O Y E C T O

• ResultadosResultados

Tiem

po

INICIO

FIN

¿Qué es un Proyecto?

II. Conceptos BásicosII. Conceptos Básicos

7

Características de un Proyecto

• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos

• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas


8

La aplicación racional de

conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas para

alcanzar los objetivos de un

proyecto, a través de una serie de

actividades interrelacionadas.

¿Qué es la Gerencia de Proyectos?


9

1. Habilidades clave

• Liderazgo

• Comunicación

• Negociación

• Solución de problemas

• Lograr objetivos

2. Conocimientos

• Técnicos

• Administrativos

3. Herramientas

4. Técnicas

Componentes de la Gerencia de proyectos


10

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOSINTERESADOS

• Tiempo

• Calidad

• Alcance

• Entorno

• Recursos

• Costo

Elementos relacionados con el Proyecto


11

Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL

DE

AC

TIV

IDA

D

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO


12


100%$, HH

Avance

Fase 1Inicio

Fase 2PlaneaciónDiseño

Fase 3Ejecución

Fase 4Pruebas yArranque

Decisión de arranque

Decisionestrascendentes

Instalación completa

Operación completa

Entrega

Grado de influencia enresultados

13

III. Gerencia de ProyectosIII. Gerencia de Proyectos

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

origen equipo del Proyecto

carta

alcance

plan avance

aceptación

entrega

PRODUCTOPRODUCTO

Etapas de la Gerencia de Proyectos

14


IntegraciónDefinición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

AlcanceAdministración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

CostosPresupuesto y su control.

RecursosPlaneación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

Áreas de conocimiento

15


TiempoDefinición de actividades interrelacionadas y cronogramas

CalidadPlaneación, aseguramiento y control de la calidad.

ComunicacionesDefinición de la distribución de información del proyecto.

RiesgosPlanes y administración.

SuministrosPlaneación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

16


• Director del proyecto

• Cliente / usuario

• Organización ejecutante

• Miembros del equipo del proyecto

• Equipo de dirección del proyecto

• Patrocinador

• Influyentes

• Proveedores

Involucrados en el Proyecto

17


Organización para el Proyecto (Estructuras)

FUNCIONAL

• Varios responsables

• Superior identificado

• Actúan por especialidad

• Enfoque fragmentado

MATRICIAL

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Autoridad y toma de decisiones compartidas

POR PROYECTOS

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

• Puede disponerse de un pool de recursos

18


Habilidades de los equipos de trabajoHabilidades de los equipos de trabajo

Organización para el Proyecto

Alto

Bajo

Competencias técnicas

Competencias humanas

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

19

IV. Etapas de la Gestión de ProyectosIV. Etapas de la Gestión de Proyectos

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

20

IV. Etapas de la GPIV. Etapas de la GP

• Carta del proyecto

• Alcance del proyecto

• Mecanismos de selección de proyecto

• Definición del proyecto

Técnicas y herramientas

INICIO

21


REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLÓGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto

22


Carta del Proyecto

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

• Proporciona información general

23


CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

24



• Estructura de Descomposición del Trabajo

• Tabla de precedencias

• Ruta crítica

• Matriz de roles

• Plan del proyecto

PLANEACIÓN

25


Procesos de planeación

• Plan de Gerencia de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o Milestones

• Secuencia de actividades

– Diagramas de red, lista de actividades

26


• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeación

27


Plan de gerencia del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios

28


¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance

Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para

seguimiento• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas

29


Elaboración

1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

30


1.2 1.31.1

Componentes más importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

11 22 33

PRODUCTOPRODUCTO

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

31


Gráfica de Gantt

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

32


Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT,

en el orden en que se ejecutaren el orden en que se ejecutaráán.n.

• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:

– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable

33

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------

Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario



Director Administrativo

Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividad Actividad Duración Responsable

Actividadesprecedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

Inicio



Estrategia definida


Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido



Fin

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

----

4 meses

2.5 meses

1 mes

1 mes

1 mes

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

0.5 meses

----

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

--

--

--

1,2

3

4

4

4

5,6,7

8

9

?

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

------


Director Jurídico

Subsecretario




Director de Control


Subsecretario


------

Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002


34


Actividad A Actividad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Actividad A Actividad B



Tipos de precedencias

35

1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

76

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

76

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crítica


36

Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño


37

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Holgura


38


• Las cifras más tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin

del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Actividad

Es Ef

Ls Lf

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,

Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

39

IV.IV. Etapas de la GPEtapas de la GP

INICIO A

B

C

D

E

H

G

F

I FIN

0 7 6

6

8

46

83 0

7

0 - 0 0 - 7 7 - 13

14 - 21

21 - 24 24 - 24

8 - 14

0 - 8

0 - 6

8 - 16

6 - 10

40


• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

41


• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Más probable (M).

Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)

6

Desviación estándar(P-O)

6

Varianza de una tarea(P-O)

6

2

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

42


• Sistema de autorización de trabajo• Sistema de información• Reportes de avance

• Resultados del trabajo• Cambios requeridos• Mejora de calidad• Mejoras en la ejecución• Informes de proyecto

EJECUCIÓN


43

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Productos de avance

– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad

– Cambios

– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información

• Manejo de proveedores


44

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información

• Distribuir la información

• Informar los avances

• Satisfacer a los interesados


45

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo

largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero


46

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente


47

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances

• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza

• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)


48

Valor ganado

Planeado

Tiempo

Valor ganado del proyecto

Recursos

Real


49

Técnicas y herramientas• Análisis de valor ganado• Distribución de información • Sistemas de control de cambio• Control de riesgos

• Actualizaciones del plan• Acciones correctivas• Lecciones aprendidas• Aceptación del trabajo• Ordenes de cambio• Ajustes a línea base


CONTROL

50

Procesos de control

• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma


51

Procesos de control

• Control de costos

• Control de calidad

• Seguimiento de desempeño del equipo

• Informes de resultados

• Comunicación con interesados


52

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

– Dar seguimiento y supervisión de riesgos

– Documentar la situación actual del Proyecto


53

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:

• Prevea riesgos, no catástrofes

• Aplique su sensibilidad, visión

• Realice el análisis en grupo y en forma ágil

• Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos


54

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el desempeño del

proyecto, considerando medidas

de tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado


55

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio

• Control de calidad - herramientas estadísticas


56

Reporte final

• Auditorias de procura

• Informes y reportes de ejecución



CIERRE

57

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo

– Reporte final

• Presupuesto

• Programa

• Evidencias

• Lecciones aprendidas

• Reporte de control de cambios

– Archivos

– Plan de transición


58

2. Cierre del contrato– Archivos de contrato

– Manuales, planos

– Bitácoras

– Comunicados

– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final


Cierre del Contrato

59

V. ConclusionesV. Conclusiones

Una vez que hemos finalizado nuestro seminario, y haber vivido la experiencia de compartir

situaciones, experiencias, enfoque y puntos de vista de los participantes, podemos concluir

que:

La gestión de proyectos abarca una amplia gama de variables presentes en la labor que a

diario realizamos.

Facilita las mejoras continuas planificadas en la organización

Aporta elementos para fortalecer la cultura del trabajo en equipo y planificado

Contribuye a tener una visión más amplia de lo que se hace

Aporta elementos que facilitan la reducción de costos ociosos en las organizaciones

Estimula la interacción entre distintas áreas de la organización, que tradicionalmente se

encuentran alejadas, por la falsa creencia de que no existe relación entre ellas.

Involucra de manera directa el trabajo en equipo con, otros miembros de la organización

(internos y proveedores (externos).

60

ANEXO ANEXO - EJERCICIO- EJERCICIOEJERCICIO A SER EVALUADO A TRAVÉS DEL SEMINARIO GESTIÓN DE PROYECTOSSe nos presenta el siguiente enunciado, que ofrece amplios detalles sobre casos de estudios reales, desarrollados en otras organizaciones, se han hecho algunas adaptaciones para darle un sentido más realista, y siempre buscando que abarque la mayor cantidad de situaciones y características, que le permitan a los participantes a éste seminario, poder ubicarse lo más cercano posible a una realidad o situación en la organización que presta sus servicios.

Enunciado:

La empresa MULTINACIONAL DE COMERCIO, es una organización fundada hace más de ochenta años, en la actualidad se dedica a la comercialización de una variedad de productos y servicios, lo que nos permite ubicarla en el sector Retail.

Una buena parte de sus productos son: Alimentos, Detergentes, Electrodomésticos, Ropa y accesorios, tecnología de información, línea marrón. Al igual que posee empresas que comercializan y distribuyen artículos de ferretería, artículos médicos, posee un banco pequeño, y una aseguradora de vehículos, entre una amplia gama de negocios.

61

ANEXO ANEXO - EJERCICIO- EJERCICIOPosee una plantilla de trabajadores superior a las ocho mil personas, estas personas se encuentran distribuidas en los diferentes países en los que mantiene presencia MULTINACIONAL DE COMERCIO.

Su presencia fuerte además de Centro América, también se encuentra en el Caribe y Sur América.

Cómo parte de sus planes de crecimiento y expansión, la empresa se centra en analizar escenarios que le permitan adquirir nuevas empresas e incorporarlas al grupo MULTINACIONAL DE COMERCIO.

Se piensa que es una falla de la directiva, no comunicar sus planes estratégicos a las áreas claves, para estar preparados ante requerimientos inesperados de servicios.

Usted que forma parte de la corporación, y trabaja en la sede central, está desempeñándose en el área de (Finanzas, Contabilidad, Tecnología de Información, Administración, Legal, Recursos Humanos, entre otros), y le convocan a una reunión con carácter de urgencia, a la que usted asiste en la fecha y hora acordada.

62

ANEXO ANEXO - EJERCICIO- EJERCICIOEn esa reunión la informan, que la corporación acaba de adquirir tres empresas nuevas, las cuales presentan características y situaciones muy particulares y disímiles al resto de las que actualmente operan. Además de ello, le solicitan que prepare un proyecto urgente, que permita:

1. Incorporar legalmente a las empresas al grupo que conforma la corporación2. Que se haga una revisión exhaustiva de los estados financieros de las empresas3.Que se utilice el estándar de la corporación en la gestión de contabilidad de las tres nuevas empresas4.Revisión de la estructura organizativa y del personal4.Que se haga una revisión y adaptación de los sistemas contables, administración y facturación de estas tres nuevas empresas, tal y como se utiliza en la corporación, esto incluye posiblemente algunas adaptaciones y/o cambios como:

a. Adquisición de Softwareb. Adquisición de Hardwarec. Desarrollo de algunas aplicacionesd. Cambios en la infraestructurae.Entrenamientof.Etc.

SE SOLICITA: • Utilice a lo largo del seminario éste ejercicio, para ir analizando cada una de las etapas que conforman la metodología de gestión de proyectos, y sobre todo las de mayor impacto.

63

ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS

64

ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASControl de Versiones

Versiones Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo

Project CharterNombre del Proyecto Siglas del Proyecto

Descripción del Proyecto: Qué, Quién, Cómo, Cuando, y Donde ?

Definición del producto del proyecto. Descripción del servicio o actividad a generar

Definición de requisitos del proyecto: Descripción de requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad, etc.

65

ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASObjetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en términos de la triple restricción.

Concepto Objetivo Criterio de éxito

Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto

Finalidad del Proyecto: Fin último, Propósito General, U otro objetivo de nivel superior, por el cuál se ejecuta el proyecto, enlace con programas, portafolios, o estrategias de la organización

1. Alcance

2. Tiempo

3. Costo

Justificación del Proyecto: Motivos, Razones, o argumentos que justifiquen la ejecución del proyecto

Justificación Cualitativa Justificación Cuantitativa

Flujo de Ingresos

Flujo de Egresos

VAN o VPN

TIR

Otro

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ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASDesignación del Project Management del Proyecto

Nombre:

Reporta a:

Supervisa a:

Nombre: Niveles de Autoridad:

Cronograma de Hitos del Proyecto

Cronograma de Hitos del Proyecto Fecha Programada

Organizaciones o Grupos Organizacionales que intervienen en el Proyecto

Organización o Grupo Organizacional Rol que Desempeña

67

ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLASPrincipales amenazas del Proyecto (Riesgos Negativos)

Principales oportunidades del proyecto amenazas del Proyecto (Riesgos Positivos)

Propuesta Preliminar el Proyecto

Concepto Monto

Propuesta Preliminar el ProyectoSponsor que Autoriza el Proyecto

Nombre Empresa Cargo Fecha

seminario gestion de proyectos 2

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