seminarski rad -...
TRANSCRIPT
SEMINARSKI RAD
Predmet: Organizacija specijlanih događaja Tema: Konferencija Novi Lideri
Studenti:
Jelena Simić 554/11
Ivana Savković 512/11
Anđelka Radovanović 730/11
Beograd, Decembar 2014
Sadžaj:
1. OPIS DOGAĐAJA .............................................................................................................................. 7
1.1 Naziv događaja .............................................................................................................................. 7
1.2 Vrsta događaja ............................................................................................................................... 7
1.3 Datum ........................................................................................................................................... 7
1.4 Trajanje/vreme .............................................................................................................................. 7
1.5 Pregled događaja i svrha/koncept .................................................................................................. 7
1.7 i 1.8 Opšti i specifični ciljevi i Mere ostvarenja ciljeva ..................................................................... 8
1.9 Metode istraživanja ....................................................................................................................... 8
2.1 Organizaciona struktura tima za organizaciju događaja .................................................................. 9
2.2. Podela rada i opisi poslova .......................................................................................................... 10
2.3. Organizacijska odgovornost (raci matrica) .............................................................................. 11
2.4. Odabir i regrutacija ................................................................................................................ 13
2.5. Edukacija ................................................................................................................................ 14
2.7. Regrutovanje volontera .......................................................................................................... 14
3. ORGANIZACIJA DOGAĐAJA ................................................................................................................ 14
3.1. Najvažnije interesne grupe i agencije .......................................................................................... 14
3.2. Fizički preduslovi ......................................................................................................................... 15
3.2.1. Prostor ................................................................................................................................. 15
3.2.2. Trasa za ulične događaje .......................................................................................................... 15
3.2.3. Karta događaja ......................................................................................................................... 15
3.2.4. Razmeštaj (na zatvorenom) ...................................................................................................... 15
3.3. Publika ........................................................................................................................................ 15
3.4. Uticaj .......................................................................................................................................... 15
3.4.1. Društveni ............................................................................................................................. 15
3.4.2. Ekološki ................................................................................................................................ 15
3.4.3. Ekonomski............................................................................................................................ 15
4 ODOBRENJA I DOGOVORI ................................................................................................................... 16
4.1 Država i savezna vlast .................................................................................................................. 16
4.2 Okrug, grad ili mesto .................................................................................................................... 16
4.3 Ured nadležan za puteve i promet ............................................................................................... 17
4.4 Dozvola za točenje alkohola ......................................................................................................... 17
4.5 Policija ......................................................................................................................................... 17
4.6 Gradnja ........................................................................................................................................ 17
4.7 Osiguranje ................................................................................................................................... 17
4.8 Zdravlje ........................................................................................................................................ 17
4.9 Okolina ........................................................................................................................................ 17
4.10 Zabavni program ........................................................................................................................ 18
4.11 Dozvola za puštanje muzike ....................................................................................................... 18
4.12 Bezbednost ................................................................................................................................ 18
5 MARKETING ........................................................................................................................................ 18
5.1. Konkurentska analiza (istraživanje konkurencije) ........................................................................ 18
5.2. Analiza tržišta i planiranje....................................................................................................... 19
5.2.1. Segmentacija tržišta ....................................................................................................... 20
5.2.2. Zadovoljavanje potreba potrošača .................................................................................. 20
5.2.3. Odlučivanje kod potrošača ............................................................................................. 20
5.2.4 Program cena i ulaznica .................................................................................................. 20
5.3. Oglašavanje i promocija ......................................................................................................... 20
5.3.1. Poruke ............................................................................................................................ 20
5.3.2. Mediji ............................................................................................................................. 20
5.3.3. Proračun......................................................................................................................... 21
5.4 Odnosi s javnošću ........................................................................................................................ 21
5.4.1 Saopštenja za javnost ............................................................................................................ 21
5.4.2 Konferencija za medije .......................................................................................................... 22
5.5. Evaluacija marketinga ................................................................................................................. 22
6 FINANSIJSKA KONTROLA ..................................................................................................................... 23
6.1 Potrebe za kapitalom i sredstvima finansiranja ................................................................................ 23
7 RIZICI .................................................................................................................................................. 25
7.1. Identifikacija rizika .......................................................................................................................... 25
7.2. Procena rizika ............................................................................................................................. 26
7.3. Upravljanje rizicima .................................................................................................................... 27
7.4. Izveštavanje o incidentima .......................................................................................................... 29
8 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA ................................................................................................................. 29
8.1 Tema ........................................................................................................................................... 29
8.2 Uređenje...................................................................................................................................... 30
8.2.1 Raspored ............................................................................................................................... 30
8.2.2 Zabavni program ................................................................................................................... 31
8.2.3 Posebni efekti, osvetljenje..................................................................................................... 31
8.2.4 Zvuk ...................................................................................................................................... 31
8.3 Usluge ......................................................................................................................................... 31
8.3.1 Struja .................................................................................................................................... 31
8.3.2 Voda ..................................................................................................................................... 31
8.3.3 Prevoz (uključujući vazdušni saobraćaj, pristup u i iz objekta) ................................................ 31
8.3.5 Obaveštavanje preduzeća na koja događaj ima uticaj, itd. ..................................................... 31
8.3.4 Upravljanje prometom .......................................................................................................... 31
8.3.6 Parkiranje.............................................................................................................................. 31
8.3.7 Pristup za osobe sa invaliditetom .......................................................................................... 31
9 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA ............................................................................................................ 32
9.1 Catering ....................................................................................................................................... 32
9.1.1 Preduzeće za catering ........................................................................................................... 32
9.1.2 Prostor .................................................................................................................................. 32
9.1.3 Planovi za sigurnost hrane ..................................................................................................... 32
9.2 Otpad i upravljanje okruženjem ................................................................................................... 32
9.2.1 WC-i ...................................................................................................................................... 32
WC-i su bili dostupni u sklopu prostorija Narodne Banke Srbije. ............................................... 32
9.2.2 Upravljanje otpadom, recikliranje ......................................................................................... 32
9.3 Čišćenje ....................................................................................................................................... 32
10 SIGURNOST I OSIGURANJE ......................................................................................................... 32
10.1 Sigurnost publike na događaju ............................................................................................... 32
10.2 Sigurnost i osiguranje izvođača, uglednih ličnosti, itd. ............................................................ 32
10.3 Zdravlje i sigurnost zaposlenih ................................................................................................ 33
10.4 Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd. ........................................................................... 33
10.5 Komunikacije ......................................................................................................................... 33
10.5.1 Sastanci .......................................................................................................................... 33
10.5.2 Procedure izveštavanja ................................................................................................... 33
10.5.3 Procedure izveštavanja u hitnim slučajevima .................................................................. 33
10.5.4 Metode komunikacije (radio) .......................................................................................... 33
10.6 Pristup u hitnim slučajevima i upravljanje hitnim slučajevima ................................................. 33
10.7 Prva pomoć ............................................................................................................................ 34
11. OPERATIVNI PLANOVI ...................................................................................................................... 34
11.1. Politike npr. žalbi, kontrola masa .................................................................................................. 34
11.2. Procedure i kontrolni listovi ...................................................................................................... 34
11.3. Standardi kvaliteta (povezanost sa ciljevima) ............................................................................ 34
11.4. Posebni planovi ......................................................................................................................... 34
11.4.1. Vremenske prilike .............................................................................................................. 34
11.4.2. Struja i osvetljenje .............................................................................................................. 34
11.4.3. Požar .................................................................................................................................. 35
11.4.4. Nezgode ............................................................................................................................. 35
11.4.5. Kontrola masa .................................................................................................................... 35
11.4.6. Otkazi ili odlaganja ............................................................................................................. 35
11.4.7. Pretnje bombom i drugi sigurnosni incidenti ................................................................... 35
12. LOGISTIKA........................................................................................................................................ 36
12.1.1. Postavljanje ........................................................................................................................... 36
12.1.2 Konstrukcije i objekti ............................................................................................................... 36
12.1.3. Osvetljenje ............................................................................................................................. 36
12.1.4. Zvuk ....................................................................................................................................... 36
12.1.5. Rastavljanje............................................................................................................................ 36
13. EVALUACIJA NAKON ZAVRŠETKA PROJEKTA ..................................................................................... 40
13.1 i 13.2 Ciljevi i Mere ostvarivanja ciljeva ...................................................................................... 40
13.3 Analiza ....................................................................................................................................... 41
13.4 Izveštaj ...................................................................................................................................... 41
1. OPIS DOGAĐAJA
1.1 Naziv događaja
„Novi Lideri“ je projekat AIESEC-a Srbije, koji ima tradiciju dugu 9 godina i ove godine se realizuje pod temom: „Mladi kao pokretači pozitivnih promena, ili samo nemi posmatrači“. Projekat se sastoji od jednodnevnih događaja (Lead Up) koji se organizuju u 15 gradova u Srbiji i Konferencije Novih Lidera, kao finalnog događaja koji se organizuje u Beogradu. U daljem tekstu bice opisana Konferencija Novih Lidera.
1.2 Vrsta događaja
Prema kriterijumu veličine i području - manji, lokalni događaj
Prema načinu finansiranja - organizovan putem sponzorstva
Prema ciljnoj grupi - zatvorenog tipa
Prema organizatoru - samostalna (studentska) organizacija
Prema vrsti događaja - konferencija (edukativnog karaktera)
Prema učestalosti - Periodični (jednom godišnje)
1.3 Datum
Konferencija Novih Lidera je održana 13. i 14. novembra 2014.
1.4 Trajanje/vreme
Konferencija Novih Lidera je trajala 2 dana, 13. i 14. novembra 2014. godine. Organizovana je u Narodnoj banci Srbije.
1.5 Pregled događaja i svrha/koncept
Projektom Novi Lideri AIESEC teži jačanju liderstva širom Srbije kod svakog mladog čoveka, sa ciljem da ih motiviše da budu agenti pozitivnih promena u svom okruženju. Konferencija Novih Lidera je završni deo projekta Novi Lideri, koja se realizuje u Beogradu i okuplja oko 200 delegata iz cele Srbije. Organizuje se devetu godinu za redom. Obuhvata predavanja, radionice i motivacione govore lidera iz naše zemlje i sveta. Ovakav koncept omogućava razmenu znanja, ideja i iskustva. Pored mogućnosti da čuju različite liderske priče, delegati će imati priliku da učestvuju u interaktivnim radionicama od strane partnera.
Sama Konferencija je koncipirana tako da prvog dana počinje i zavrašava se blokom liderskih priča istaktuih lidera iz različitih oblasti, iz zemlje i sveta, koji svojom pričom podstiču mlade. Između ova dva bloka su radionice na temu liderstva koje fasilituje kompanije ili nevladine organizacije. Cilj radionica jeste
da delegati dobiju neka nova znanja i veštine koje su su potrebne da od ideje svako dođe do realizacije. Drugog dana, nakon bloka liderskih priča, sledi sesija "Novi Lideri", proces sproveden metodom kafe seminara (world café), koji za cilj ima da delegati spoznaju sebe i svoju ulogu, i kreiraju konkretne načine kako mogu nešto da promene.
Svakog dana postoji nekoliko networking pauza za vreme kojih delegati mogu da razmenjuju mišljenje, ideje i dogovaraju buduće saradnje. Na kraju prvog dana, organizovan je koktel, na koji su pozvati ovogodišnji kao i prošlogodišnji delegati i predavači, a koji ima isti cilj kao i networking pauze. Ciljna grupa su mladi aktivisti, dakle: članovi NVO, udruženja, srednjoškolci, studenti i zaposleni koji aktivno učestvuju u iniciranju promena u društvu. Posebna ciljna grupa su delegati sa već održanih Lead Up-ova.
1.7 i 1.8 Opšti i specifični ciljevi i Mere ostvarenja ciljeva
Opšti cilj Na jednom mestu okupi 200 mladih lidera iz cele Srbije koji će međusobno napraviti mrežu društveno aktivnih lidera, a koje će motivisati i inspirisati već ostvareni lideri iz celog sveta deleći svoja liderska iskustva. Specifični ciljevi Mera ostvarenja KPI
Sakupiti 200 mladih lidera iz cele zemlje na jednom mestu
Broj delegata 170 selektovanih + 30 gostiju
Podstaći pokretanje inicijativa na lokalnom niovi kroz edukaciju lokalnih aktivista
Broj delegata sa Lead Up-a 30% od ukupnog broja
Motivisati delegate da pokrenu i nastave sa sprovođenjem inicijativa na ličnom i profecionalnom planu, kroz priče prepoznatih lidera iz različitih oplasti
Kvalitetni motivacioni govori Prosečna ocena >4,5 (anketa)
Pružiti delegatima neophodna znanja i veštine Kvalitetna predavanja Prosečna ocena >4,5 (anketa) Pokrenuti inicijative na lokalnom nivou u cilju
rešavanja društvenih problema Broj ostvarenih inicijativa od planiranjih (nakon 6 meseci)
60% (periodično merenje, anketa)
1.9 Metode istraživanja
Metode istraživanja korišćene za konferenciju:
Analiza
Analizirani su izveštaji sa prethodne konferencije. Organizacioni tim je imao tranzicioni sastanak sa prošlogodišnjim timom. U analizu su uzeti: organizaciona struktura, budžet, koncept radionica, govornici (lista onih koji su prošle godine otkazali učešće iz razičitih razloga ali su zainteresovani za učešće), logističk epotrebe, logistički plan za samu konferenciju.
Anketa
Postojale su dve ankete:
1) Anketa za predlog predavača: cilj je bio prikupiti predloge za motivacione govornike. Anketa je sprovedena između članova AIESECa Srbije kao i na delegata Konferencije Novih Lidera (delegati iz prethodnih godina).
2) Anketa za utvrđivanje najvećih problema sa koima se suočavaju mladi aktivisti u logalnim sredinama i znanja i veštine koji su im potrebni kako bi bili spremniji za pokretanje inicijativa. Ove informacije su korišćene za koncipiranje radionica/predavanja/teme konferencije. Anketa je sprovedena među članovima različitih organizacija iz civilnog sektora. ZAPOSLENI
2.1 Organizaciona struktura tima za organizaciju događaja
Slika 1. Orgnizaciona struktura tima
Menadžer projekta
Agenda menadžer -liderske priče
Agenda menadžer -predavanja i radionice Menadžer za logistiku
Volonteri
Menadžer za delegate Marketing i PR menadžer IT&Dizajn menadžer
Potpredsednik za koprporativne odnose
AIESECa Srbije
Menadžer za finansije AIESECa Srbije
2.2. Podela rada i opisi poslova
Projektni menadžer
-kreiranje organizacione strukture -biranje organizacionog tima -kreiranje misije, vizije i ciljeva projekta -pisanje aplikacije za MOS -sastavljanje budžeta -koordinacija svih aktivnosti -sprovođnje programa mentorstva za članove tima -organizovanje i vođenje sastanaka -saradnja sa stekholderima -kominkacija sa VP za prodaju AIESECa Srbije -komunikacija oko budžetskih aktivnosti sa finansijskim menadžerom -pisanje opisa projekta za eksterno korišćenje
Potpredsednik za koprporativne odnose AIESECa Srbije
-periodično praćenje aktivnosti organizacionih tima -pružanje podrške od starane acionalnog tima -komunikacija sa projektim liderom
Menadžer za finansije AIESECa Srbije
-saradnja sa projektim menadžerom oko pisanja aplikacije za MOS - saradnja sa projektim menadžerom oko pisanja budžeta -praćenje budžetskih aktivnosti -regulisanje novčanih tokova -pisanje periodičnih izveštaja za MOS
Agenda menadžer - liderske priče
-kreiranje agende liderskih priča -kreiranje baze liderskih govornika -kontaktiranje govornika -konstantna komunikacija sa potvrđenim govornicima, usmeravanje oko govora -sastavljanje bukleta za govornike sa uputstvima i savetima -sastavljanje najave govornika za sajt i buklet za delegate -kreiranje i slanje ankete za predavače
Agenda menadžer -predavanja i radionice
-kreiranje agende radionica/predavanja -kreiranje baze predavača -kontaktiranje predavača -konstantna komunikacija sa potvrđenim predavačima, usmeravanje oko koncepta radionice -kreiranje i slanje ankete za utvđivanje potreba u lokalnim sredinama
Menadžer za logistiku
-predaja molbe za prostor -konstantna komunikacija sa NBS -obezbeđivanje keteringa i osveženja za konferenciju -obezbeđivanje tehničke opreme -obezbeđivanje logističkih potrebština (flipchart, markeri...) -saradnja sa štamparijom -kreiranje logističkog plana za konferenciju -osmišljavanje kreativnih pauza -kreiranje aplikacije za volontere -selekcija volontera
Menadžer za delegate
-kreiranje bukleta za delegate -kreiranje aplikacije za delegate -kreiranje aplikacije za host i praćenje istog -selekcija delegata -komunikacija sa delegatima pre, u toku i nakom konferencije
Marketing i PR menadžer
-kreiranje saopštenja za javnost -kreiranje baze medija i kontaktiranje isih -sklapanje medijskih satadnji -vođenje FB stranice kao i tweeter naloga -press clipping
IT&Dizajn menadžer -vođenje i servisiranje sajta konferencije -redizajn loga -brendiranje bukleta i svih propratnih materijala -brendiranje slika
Volonteri -operavtivni zadaci na samoj konferenciji, u skladu za logističkim planom
2.3. Organizacijska odgovornost (raci matrica)
Aktivnosti
Proj
ektn
i men
adže
r
Men
adže
r za
finan
sije
AIE
SEC
a Sr
bije
Po
tpre
dsed
nik
za
kopr
pora
tivne
od
nose
AIE
SEC
a Sr
bije
A
gend
a m
enad
žer -
lid
ersk
e pr
iče
Age
nda
men
adže
r -pr
edav
anja
i ra
dion
ice
Men
adže
r za
logi
stik
u
Men
adže
r za
dele
gate
Mar
ketin
g i P
R
men
adže
r
IT&
Diz
ajn
men
adže
r
Ket
erin
g sl
užba
1.
Kreiranje organizacione strukture
A,R
2. Biranje organizacionog tima A,R C
3. Kreiranje misije, vizije i ciljeva projekta
A,R C C C C C C
4. Pisanje aplikacije za MOS
A, R C
5. Sastavljanje budžeta A,R C, I I,C I,C I,C I,C I,C I,C
6. Praćenje novčanih tokova A,R R I I I I I I
7. Organizovanje i vođenje sastanaka A,R C C C C C C
8. Sastavljanje opisa projekta A, R I, C I,C I,C I,C I,C I,C I, R
9. Kreiranje agende liderskih prica C A,R C,I
10. Kreiranje baze liderskih govornika I A,R I
11. Kontaktiranje i komunikacija sa govornicima
I A,R I
12. Sastavljanje bukleta za govornike I A,R I R
13. Kreiranje i slanje ankete za predavače I A,R R
14. Kreiranje agende radionica I I A,R
15. Kreiranje baze predavača I I A,R
16. Kontaktiranje i komunikacija sa predavačima
I I A,R
17.
Kreiranje i slanje ankete za utvđivanje potreba u lokalnim sredinama
I R,A R
18. Predaja molbe za prostor C, I R,A
19. Konstantna komunikacija sa NBS
I R, A
20. Obezbeđivanje keteringa i osveženja za konferenciju
I R,A R
21. Obezbeđivanje tehničke opreme I R,A
22. Pravljenje logističkog plana za konferencijju
I,C I,C I,C R,A I,C I,C I,C
23.
Obezbeđivanje logističkih potrebština za konferenciju
I R,A
24. Štampa svih marerijala
I I I R,A I I I
25. Osmišljavanje i sprovođenje kreativnih pauza
I,C I,C I,C R,A I,C I,C I,C
26. Kreiranje bukleta za delegate I R, A R
27. Kreiranje aplikacije za delegate I R, A R
28.
Kreiranje aplikacije za host i praćenje istog
I I R,A
29. Kreiranje aplikacije za volontere I R,A R
30. Selekcija volontera I R,A
31. Obezbeđivanje fotogofrafa za konferenciju
I A,R
32. Selekcija delegata I C C A,R C
33. komunikacija sa delegatima I A,R
34. Kreiranje saopštenja za javnost
I A,R R
35. Kreiranje baze medija I A,R
36. Kontaktiranje medija i sklapanje saradnji I A,R
37. Svakodnevne objave na društvenim mrežama
I A,R
38. Praćenje medijskih objava (press clipping)
I A,R
39.
Vođenje i servisiranje sajta konferencije
I,C C C C C C A,R
40. Redizajn loga I,C C C C C C A,R 41. Brendiranje slika I A,R
2.4. Odabir i regrutacija
Konkurs za projektnog menadžera je raspisan početkom maja. Selekcija se sastojala od aplikacije i intervuja. Selekciju su vršili člnaovi nacionalnog tima AIESECa Srbije.
Konkurs za članove organizacionog tima je početkom juna. Selekcija se sastojala od aplikacije i intervjua. Selekciju su vršili projektni menadžer i Menadžer za finansije AIESECa Srbije.
2.5. Edukacija
Članovi organizacionog tima su prošli niz edukacija u zavisnosti od svoje funkcionlne oblasti. Edukacije su izvedene od strane članova nacionalnog tima kao i partnera organizacije. Održani su tranzicioni sastanci sa prošlogodišnjim organizacionim timom konferencije. Sproveden je program mentorstava, gde je projektni menadžer, na osnovu utvrđenih potreba svakog člna tima, pronašao adekvatnog mentora (akcenat na ličnom razvoju).
2.7. Regrutovanje volontera
Analizom stanja i dogovorom članova organizacionog tima, utvrđeno je da je potrebno 6 volontera za samu realizaciju konferencije. Konkurs je otrvoren 10 dana pred realizaciju konferencije. Selekcija se satojala od aplikacije. Aplikacija je bila otvorena za članove AIESEC-a.
3. ORGANIZACIJA DOGAĐAJA
3.1. Najvažnije interesne grupe i agencije
Delegati: Mladi ljudi od 15-30 godina koji žele da saznaju nešto novo kao i da podele svoja znaja i iskustva razvijajući pri tome sopstvene liderske sposobnosti. Delegati su ljudi koji se bilo na akademskom ili poslovnom nivou, u vannastavnim aktivnostim osećaju kao inicijatori, pokretači promena kao i ljudi koji žele to da razviju kod sebe. Projekat okuplja oko 200 delegata odnosno učesnika koji se prijavljuju da slušaju predavanja i učestvuju u radionicama naših partnera.
Govornici: Istaknuti pojedinci iz zemlje i sveta koji svojom liderskom pričom i iskustvom motivišu mlade da se bore za svoje stavove i želje i koji će na taj način dokazati da ako se ima ideja, inicijativa i inspiracija može da se ostvari sve što zamislimo.
Partneri: Kompanje koje su uvidele ideju i značaj projekta. Te kompanije su podržale projekat naturalnim sponzorstvima. Na ovaj način partneri predstavljaju sebe kao društveno-odgovorne kompanije koje su spremne da ulažu u mlade i da im pruže priliku.
Predavači: Organizacije iz civilnog i korporativnog sektora koje imaju dugogodišnje iskustvo u oblasti lidestva i koje su prepoznale konferenciju kao događaj na kojem mogu da podele svoja iskustva i modele poslovanja u cilju edukacije delegata.
Studentska organizacija AIESEC SRBIJA: Organizator projekta "New Leaders" koji se organizuje od 2006. godine. AIESEC SRBIJA sastavlja organizacioni tim, odredjuje tip i ciljeve dogadjaja. Ovim projektom AIESEC inspiriše mlade da kroz prepoznavanje i širenje pravih vrednosti, aktivno učestvuju u pokretanju inicijativa, preuzimajući lidersku ulogu u društvu. Na ovaj način AIESEC se takođe trudi da ostvari dobru saradnju sa predstavnicima kompanija, delegatima, govornicima odnosno želi da podstakne mlade ljude da šire mrežu svojih kontakata.
Narodna banka Srbije: Konferencija je bila održana u Narodnoj banci Srbije tokom dva dana. NBS se zalaže za društveno-odgovorno poslovanje te su spremni da podrže studentske organizacije, mlade ljude i projekte ovog tipa pa je i ove godine kao i svih prethodnih izašla u susret realizaciji NLC-u.
3.2. Fizički preduslovi
3.2.1. Prostor
Konferencija Novih Lidera je odžana u Narodnoj banci Srbije. Prostorije koje su bile korišćene tokom predavanja: amfiteatar, terasa, konferencijska sala, sala guvernera i dve male sale. Takođe na raspolaganju je bio hol, ostava i kancelarije guvernera.
3.2.2. Trasa za ulične događaje
Nije bilo uličnih događaja.
3.2.3. Karta događaja
3.2.4. Razmeštaj (na zatvorenom)
Razmeštaj nije bio potreban u amfiteatru NBS.
U konferencijskoj sali, sali guvernera, na terasi i dve male sale razmešteni su stolovi i stolice kako bi radionice mogle da se održe kako je planirano.
3.3. Publika
Otvaranju konferencije prisustvovali su govornici, izabrani delegati, organizacioni tim, predsednik AIESEC Srbije i predsednik AIESEC International, predstavnici medija kao i predstavnica Narodne banke Srbije koja se na poćetku obratila delegatima.
Motivacionim govorima kao i radionicama mogli su da prisustvuju samo delegati.
3.4. Uticaj
3.4.1. Društveni
Konferencija je imala za cilj da motiviše mlade ljude da postanu inicijatori pozitivnih promena u društvu i da na taj način razviju kod sebe liderske veštine. Misija Novih lidera je da podstiče saradnje kroz koje motiviše, edukuje i podržava mlade za preuzimanje aktivne uloge u društvu..
3.4.2. Ekološki
Konferencija "Novi Lideri" nije imala ekoloških uticaja
3.4.3. Ekonomski
Konferencija "Novi Lideri" nije imala ekonomskih uticaja
4 ODOBRENJA I DOGOVORI
4.1 Država i savezna vlast
Za konferenciju „Novi Lideri“ nije bilo potrebno obezbediti bilo kakvo odobrenje države ili savezne vlasti.
4.2 Okrug, grad ili mesto
Za konferenciju „Novi Lideri“ nije bilo potrebno obezbediti bilo kakvo odobrenje okruga ili grada, već obezbediti dogovor sa Narodnom bankom Srbije o održavanju konferencije u njihovim prostorijama (gde se već tradicionalno održava) kao i odobrenje za korišćenje live stream u prostorijama. U nastavku se nalazi molba koja je poslata NBS-u.
Narodna banka Srbije
Kralja Petra 12 11000 Beograd
MOLBA Obraćam Vam se sa molbom za ustupanje prostorija u Narodnoj banci Srbije, u Nemanjinoj 17, radi realizacije “Konferencije novih lidera” u trajanju od dva dana u prvoj polovini novembra. Kroz konferenciju želimo da podstičemo mlade da, kroz prepoznavanje i širenje pravog seta vrednosti, aktivno učestvuju u pokretanju inicijativa, preuzimajući lidersku ulogu u društvu. Konferencija broji 200 delegata, predstavnika mladih Srbije u starosti do 30 godina koji su inicijatori promena u svojim lokalnim zajednicama. Na konferenciji okupljamo mnogobrojne lidere, govornike i predavače, iz biznis sektora i kulturnog i sportskog života koji svoje priče, znanje i iskustvo dele sa mladim liderima u cilju stvaranja pozitivnog uticaja na celokupno društvo u kome živimo. Planirani period realizacije konferencije je prva polovina novembra, i datumi kada konferencija treba da se održi jesu: 11. i 12. novembar, 12. i 13. novembar, 13. i 14. novembar ili 17. i 18. novembar. Nama bi najviše značilo ukoliko bi se konferencija desila 13. i 14. novembara. Tokom oba dana konferencije, od prostorija će nam biti potrebno:
amfiteatar, tokom celog dana; manja prostorija za logistiku i organizacioni tim konferencije, tokom celog dana; konferencijska sala, u trajanju od šest sati; dve prostorije u trajanju od šest sati;
Kao pokrovitelj projekta, Narodna banka Srbije će biti spomenuta u svim promotivnim aktivnostima, pre, tokom i nakon realizacije projekta. Takođe, bila bi nam čast da predstavnik Narodne Banke Srbije otvori konferenciju. AIESEC je globalna mreža studenata koja razvija liderski potencijal mladih i pozitivno utiče na društvo. Prisustvom u preko 120 zemalja sveta, AIESEC predstavlja najveću organizaciju vođenu od strane studenata. Svojim programima internacionalnih praksi i organizacijom edukativnih i društveno-odgovornih projekata, AIESEC pruža mladima jedinstvenu mogućnost za lični i profesionalni razvoj i ostvarivanje pozitivnog uticaja na društvo.
Nadamo se da ćete prepoznati važnost ovog događaja i da ćemo i ove godine nastaviti saradnju na jednom od relevantnijih događaja za mlade u Srbiji, koji će pokazati već osmu godinu za redom, zašto je Narodna banka Srbije mesto gde se lideri sastaju. S poštovanjem, Jelena Radović Menadžer projekta „Novi Lideri 2014“ 062 866 46 18 [email protected]
4.3 Ured nadležan za puteve i promet
Za konferencju „Novi Lideri“ nije bilo potrebno obezbediti bilo kakvo odobrenje ureda nadležnog za puteve i promet
4.4 Dozvola za točenje alkohola
Na konferenciji nisu služena alkoholna pića, te nije bilo potrebe za ovom vrstom dozvola.
4.5 Policija
Nije bilo potrebe obavestiti policiju o ovom događaju s obzirom da se konferencija ne smatra rizičnim i masovnim događajem.
4.6 Gradnja
Konferencija se održavala u postojećim prostorijama Narodne banke Srbije, te nije iziskivala bilo kakvu gradnju.
4.7 Osiguranje
Osiguranje učesnika i organizacionog tima konferencije nije bilo potrebno.
4.8 Zdravlje
Koordinatori su bili zaduženi da pozovu hitnu pomoć ukoliko nekome od učesnika ili organizacionog tima bude ugroženo zdravlje.
4.9 Okolina
Konferencija nije imala uticaja na okolinu jer se održavala u prostorijama Narodne banke Srbije.
4.10 Zabavni program
Na pauzama je postojalo niz zabavnih aktivnosti:
photo booth (http://www.photobooth.rs/), drvo otisaka (http://drvootisaka.com/), poklon čarobni pasulj, table od plute sa pitanjima „Šta te inspiriše?“ i „Zašto se trudiš?“ afterparty
4.11 Dozvola za puštanje muzike
Na konferenciji nije bila puštana, te dozvola za puštanje muzike nije bila potrebna. Što se tiče muzike u kafiću, kafic je bio odgovoran za muziku.
4.12 Bezbednost
Za bezbednost svih delegata, gostiju i organizacionog tima bilo je zaduženo obezbeđenje Narodne banke Srbije.
5 MARKETING
5.1. Konkurentska analiza (istraživanje konkurencije)
Ne postoji direktna konkurencija.
Indirektna konkurencija:
1. 1.TEDxZemunED (Beograd, 13.semptembar, Ideje vredne življenja, cilj konferencije je da se mladi podstaknu na razmišljanje o obrazovanju i promene nešto u društvu u kojem žive, http://www.tedxzemuned.net/ )
2. Seminar o društvenom organizovanju i javnom govoru (Beograd, 15-16. novembra, seminar je nastao iz potrebe da se mladi aktiviraju i preuzmu učešće u kreiranju pozitivnih promena u svom okruženju) http://www.studentskizivot.com/seminari-za-studente/jos-jedno-izdanje-seminara-o-drustvenom-organizovanju-i-javnom-govoru/
3. Youth to Business Forum (11-12. Decembar, organizator AIESEC Srbija. Forum se sastoji iz tri specifična dela: Inpire, Engage i Act, preko kojih će učesnici imati priliku da čuju iskustva stručnjaka iz poslovnog sveta i preko radionica sa kompanijama poput Delhaize Serbia, Devana Technologies, Societe Generale, NBG Leasing i Ernst & Young naučiti kako da ta iskustva sprovedu u praktična)
http://aiesec.org.rs/youth-to-business/beograd/
4. Konferencija “ Jer im se može” (Beograd, 13. novembar, organizator Inicijativa mladih za ljudska prava. Moto konferencije: "Mehanizmi za borbu protiv nasilja u društvu u Srbiji", Inicijativa je prepoznala da u Srbiji postoji nekoliko parcijalnih strategija za borbu protiv nasilja u različitim segmentima društva, ali da na nivou institucija ne postoji sveobuhvatan program za rešavanje ovog problema) http://www.021.rs/Vodic/Tribine-i-predavanja/Konferencija-Jer-im-se-moze-13-novembra-u-Beogradu.html
5. Dunavski biznis forum (27-29. oktobar, Novi Sad, Beograd, više stotina učesnika, preko 130 govornika i predstavnika više od 15 zemalja prisustvovalo je Forumu, Cilj Dunavskog Biznis Foruma bio je je da obezbedi platformu za institucionalne i korporativne lidere da razmene stavove o rastućim regionalnim pitanjima u vezi sa EU Dunavskom strategijom. Forum je takođe podstakao partnerstva između kompanija, gradova i regija radi izgradnje prosperiteta i veće konkurentnosti Dunavskog regiona) http://www.cedeforum.org/treci_dunavski_biznis_forum.html
Tabela 1. Analiza konkurencije
INDIREKTNA KONKURENCIJA
Naziv događaja Datum održavanja događaja Kotizacija Ciljna grupa
TedxZemunED 13. semptembar plaća se zaposleni
ULAZ Slobodan 15-16. novembar ne plaća se mladi ljudi
Youth to Business Forum 11-12. decembar ne plaća se studenti
Dunavski biznis forum 27-29. oktobar ne plaća se kompanije, studenti, učesnici iz privrede
Jer im se može 13. novembar ne plaća se aktivisti
5.2. Analiza tržišta i planiranje
Pre formiranja organizacionog tima, izabrani projektni menadžer je na osnovu anketa i izveštaja od prošle godine da bi utvrdio da na li tržištu postoji potreba za ovakvom vrstom konferencije. U prošlogodišnjim evaluacijma delagati su naveli da je potreno više sličnih događaja gde se okupljaju aktivisti i razmenju ideje i iskustva. U Nacionalnoj strategiji za mlade je navedo da je jedan od priorite podsticanje mladih na aktivizam u pokretanje inicijativa na lokalnom nivou. Nakon definisanja draft verzije konferncije, izabran je organizacioni tim, koji je učestvovao u pisanju projekta (tj. definisanju konferencije).
5.2.1. Segmentacija tržišta
Na osnovi ciljeva konferencije, kao i misije i vizije, kao ciljna grupa defini su aktivisti, od 15 do 30 godina. To su mladi ljudi koji uočavaju probleme koji postoje u društvu i preduzimaju konkretke akcije za njigovo rešavanje. To su već ostvareni lideri, tj. imaju iskutvo bilo u radu na projektu, u nevladinoj organizaciji ili udruženju, bilo pojedinci koji svojim akcijma doprinose pozitivnim promenama.
5.2.2. Zadovoljavanje potreba potrošača
Na osnovu rezultata ankete o potrebama u lokanim sredinama i izveštaja i evaluacije od prošlogodišnje konferencije, utvrđeno je:
Mladim aktivistima su potreni kontakti drugih ljudi koji imaju iskustva u ovoj oblasti, kako bi mogli da razmene iskustva i ideje
Potrebna je motivacija, da upoznaju i čuju priče ljude koji su nekad bili na njihovom mestu, prvazišli različite izazove i ostvarili veliki uticaj na društvo
Znanja i veštine, naročito iz oblasti pisanja projekta i vođenja tima
Konferencija je koncipirana tako da se u toku dva dana smenjuju edukativna i motivaciona predavanja kao i networking pauze, što u zadovoljva utvrđene potrebe ciljne grupe.
5.2.3. Odlučivanje kod potrošača
Nakon definisanja ciljne grupe i njihovih potreba, defini su kanali kojima će se vršiti promocija, on-li korišćenjem društvenih mreža, portala, kao i kontakata svih NVO i udruženja sa kojima AIESEC sarađuje. Menadžer za delegate jebio u komunikaciji sa delegatima pre, u toku i nakon same konferencije. Iz evaluacija, zaključuje se da su delegati u toku promocije prepoznali šta konferencija nudi.
5.2.4 Program cena i ulaznica
Kotizacija za učešće na konferenciji se nije plaćala. Konferenciji su mogli da prisustvuju samo izabrani delegati, koji su potvrdili učešće.
5.3. Oglašavanje i promocija
5.3.1. Poruke
Tema ovogodišnje konferencije bila je: Mladi kao pokretači pozitivnih promena, ili samo nemi posmatrači. Temu su utvrdili članovi organizacionog tim na osnovi istraživanja potreba na tržištu. Tema je bila smernica za formiranje svih govora i predavanja, kao i svake aktivnosti delegata. Na početku i kraju konferencije postavljeno je ovo pitanje dlegatima, u cilju da shvate šta je to što njih motiviše da prave promene i šta je to što sprečava najveći procenat mladih d urade isto.
5.3.2. Mediji
Korišćenja je baza medija AIESECA Srbije koja je modifikovana. Najavu konferencije su objavili portali, televizije, rađena su gostovanja na radiju. Promocija je vršena i putem društvenih mreža, zvanične facebook stranice konferencije kao i tweeter naloga.
5.3.3. Proračun
Broj objava na portalima: 30 Broj objava na Facebook stranicama: 10 Broj objava na twitter nalozima: 20 Broj gostovanja na tv stanicama: 4 Broj lajkova na fejsbuk stranici New Leaders Conference (kumulativno): 5350
5.4 Odnosi s javnošću
5.4.1 Saopštenja za javnost
Saopštenje za javnost
Ideja. Inicijativa. Inspiracija. – Konferencija Novi Lideri
Beograd - I ove godine, kao završni događaj projekta „Novi Lideri“, biće održana „Konferencija Novih Lidera“ 13. i 14. novembra, a Narodna banka Srbije je opet Mesto gde se lideri sastaju. Projekat se sprovodi od strane međunarodne studentske organizacije AIESEC, a podržan je od strane Ministarstva omladine i sporta Republike Srbije. Sam projekat „Novi Lideri“ pokrenut je 2006. godine sa idejom da se jača liderstvo u Srbiji i da se mladi podstaknu na proaktivan način razmišljanja i pokretanje inicijativa kako bi pozitivno uticali na društvo.
Nakon završenih Lead Up događaja u 15 gradova u Srbiji, u Narodnoj banci Srbije će se, i ove godine, kao završni deo projekta „Novi Lideri“, održati „Konferencija Novi Lideri“. Konferencija okuplja oko 200 mladih, proaktivnih delegata iz cele Srbije, koji žele da čuju iskustva i savete ostvarenih lidera iz naše zemlje i regiona. Samo neki od lidera koji će, svojim životnim pričama, motivisati mlade da se bore za svoje ideale, stavove i ideje jesu Nenad Borovčanin, Milena Vujičić, Darko Soković, Boško Nektarijević, Dragana Kojičić Marjanović, Vladimir Leličanin, Marko Živić, Andrija Gerić, Nikola Vučićević, Stevan Filipović, Nadya Zhexembayeva i mnogi drugi.
Kroz konferenciju ćemo kreirati mrežu lidera koji će se povezati i deliti ideje i iskustvo, osmišljavati zajedno korake za buduće liderske akcije, a učesnici će takođe proći kroz radionice i predavanja naših partnera.
Kao i prethodne godine, projekat je finansiran od strane Ministrarstva omladine i sporta Republike Srbije.
Ukoliko se Vi nalazite među mladima koji žele da steknu, ali i podele svoja znanja, vizije i ciljeve, razvijajući liderske sposobnosti, možete se prijaviti za učešće na Konferenciji Novih Lidera na sledećem linku.
AIESEC je globalna mreža studenata koja razvija liderski potencijal mladih i pozitivno utiče na društvo. Prisustvom u preko 120 zemalja, AIESEC predstavlja najveću organizaciju vođenu od strane studenata. Svojim programima internacionalnih praksi i organizacijom edukativnih i društveno odgovornih projekata, AIESEC pruža mladima jedinstvenu mogućnost za lični i profesionalni razvoj.
Jovana Dinić Marketing & PR menadžer projekta “Novi Lideri” Tel: +381 60 272 0005 mail: [email protected]
5.4.2 Konferencija za medije
Konferencija za medije nije bila održana.
5.5. Evaluacija marketinga
Broj objava na portalima: 38
Broj objava na Facebook stranicama: 12
Broj objava na Twitter nalozima: 22
Broj gostovanja na tv stanicama: 3
Broj lajkova na Facebook stranici New Leaders Conference: 5360
Broj poseta Facebook stranici New Leaders Conference: 30
6 FINANSIJSKA KONTROLA 6.1 Potrebe za kapitalom i sredstvima finansiranja
Redni broj Troškovi Jedinica Broj
jedinica Bruto cena po jedinici (u dinarima)
Trošak finansiran od strane MOS-a
1 Troškovi projektnih aktivnosti 1.1. Ketering Укупно 1 40,000.00din. 40,000.00 1.2. Paket dobrodošlice za delegate Комад 200 400.00 din. 80,000.00 1.3. Akreditacije sa tračicama KNL Комад 250 50.00 din. 12,500.00 1.4. Zahvalnice uramljene Комад 5 1,000.00 din. 5,000.00 1.5. Zahvalnice Комад 60 50.00 din. 3,000.00 1.6. Evaluacije Комад 410 3.00 din. 1,230.00
1.7. Troškovi transporta predavača iz inostranstva Комад 4 30,000.00 din. 120,000.00
1.8. Troškovi smeštaja predavača iz inostranstva Ноћење 8 3,000.00 din. 24,000.00
1.9. Troškovi slanja SMS-ova za potvrdu učešća delegata СМС 1,000 1.00 din. 1,000.00
1.10 Instant kafa Комад 500 22.00 din. 11,000.00 1.11 Troškovi logistike(gorivo) Укупно 1 5,000.00 din. 5,000.00 1.12. Troškovi Live Stream-a Укупно 1 40,000.00 din. 30,000.00 1.13. A4 papir za radionice Паковање 10 400.00 din. 4,000.00 1.14. Flip chart-ovi za radionice Комад 6 700.00 din. 4,200.00 1.15. Markeri za radionice Паковање 6 300.00 din. 1,800.00 1.16. Keteridž za štampač Комад 2 1,200.00 din. 2,400.00 Organizacija projektnih aktivnosti - zbir 345,130.00 2 Publicitet 2.1. Video Ukupno 1 10,000.00 din. 10,000.00 3 Tekući troškovi konferencije
3.1. Troškovi telefona za organizacioni tim Mesečni trošak 10 1,000.00 din. 10,000.00
3.2. Troškovi održavanja računa i Net Banking-a Ukupno 1 7,000.00 din. 7,000.00
Tekući troškovi konferencije - zbir 17,000.00 4 Nepredviđeni troškovi 4.1 Nepredviđeni troškovi Noćenje 5 2,000.00 10,000.00 UKUPNI TROŠKOVI KONFERENCIJE 382,130.00
Ukupna vrednost konferencije: 382,130.00
Budžet je u fazi planiranja poslat na konkurs Ministarstvu Omladine i Sporta, gde su odobrena sredstva koja su ujedno i jedini prihod ( 382,130.00 RSD) iz kojih su pokriveni gore navedeni troškovi.
Cash Flow
Slika 2: Cash Flow
S obzirom da je Ministarstvo uplatilo sredstva na račun AIESEC-a Srbije u dve rate ( I deo krajem oktobra (191,065.00) RSD i II deo sredinom novembra (191,065.00)). Kako se bližila konferencija odlivi su bivali sve veći, međutim sa druge strane po završetku konferencije su najmanji troškovi jer je skoro sve već isplaćeno. Odlivi su nastajali kroz četiri etape:
krajem oktobra (47,000.00 RSD), početkom novembra (142,730.00 RSD), pred konferenciju tj. sredinom novembra (182,400.00 RSD), nakon konferencije tj. krajem novembra (10,000.00 RSD)
U planiranju je predviđeno da se eventualni gap između priliva i odliva, ukoliko nastane, finansira iz budžeta AIESEC-a Srbije, kome bi se sredstva nakon uplate Ministarstva refundirala.
Na sledećem grafiku se vidi odnos odliva kao i koje stavke iz budžeta su kada isplaćivane.
0
50000
100000
150000
200000
250000
300000
350000
400000
450000
Oktobar 3 Novembar 1 Novembar 2 Novembar 3
Prilivi
Odlivi
Slika 3: Nastanak odliva po stavkama
Nepredviđeni troškovi su se realizovali, a odliv po osnovu nepredviđenih troškova je nastao neposredno pred konferenciju, tj. sredinom novembra kada je otkazan hosting (koji je bio besplatan, delegati bi bili smešteni kod nekoga ko se prijavio unapred da može izaći u susret i ugostiti nekog od delegata) , te se za 5 delegata moralo reagovati tako što im je plaćen hostel u iznosu od 10,000.00 RSD.
7 RIZICI
7.1. Identifikacija rizika
Finansijski rizici:
1. Kašnjenje uplate finansijskih sredstava dobijenih od Ministarstva omladine i sporta 2. Nepredviđeni troškovi
Pravni rizici:
3. Nedobijanje odobrenja za live stream
Nastanak odliva po stavkama
Oktobar 3 (1.12, 2.1, 3.2)
Novembar 1 (1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.9)
Novembar 2 (1.7, 1.8, 1.10, 1.11, 1.13, 1.14, 1.15, 1.16, 4.1)
Novembar 3 (3.1)
Tehnički rizici:
4. Kvar projektora 5. Kvar laptopa 6. Nestanak struje 7. Problemi sa live stream-om konferencije
Rizici vezani za organizaciju:
8. Kašnjenje otvaranja konferencije 9. Nedostatak koordinacije i loša komunikacija između članova organizacionog tima 10. Nedovoljan broj prijavljenih delegata 11. Nedolazak izabranih delegata 12. Otkazivanje govornika 13. Nedovoljan broj projavljenih ljudi za hostovanje 14. Nedovoljan broj prijavljenih volontera
Ostali rizici:
15. Vremenske nepogode
7.2. Procena rizika
Tabela 2. Procena rizika
Dešava se
svakondevno Dešava se
često
Dešava se s vremena na vreme
Dešava se veoma retko
Veoma mala verovatnoća
da će se desiti
Katastrofalne
Kritične 11, 13, 9 1, 4, 5, 10 6, 12
Marginalne 8 14 2, 3
Malo značajne
15 7
7.3. Upravljanje rizicima
Tabela 3. Upravljanje rizicima
Redni broj Naziv rizika Plan rešavanja Odgovorne
osobe Vreme
rešavanja
1. Kašnjenje uplate finansijskih
sredstava od strane Ministarstva omladine i sporta
Koristili bismo finansijska sredstva AIESEC Srbija dok
Ministrastvo ne uplati novac na račun
Projektni menadžer
Tokom celog projekta
2.
Nepredviđeni troškovi
Pravovremeno pratiti trošenje finansijskih sredstava (budžeta) organizacije i odrediti određeni iznos koji bi
bio namenjen za nepredviđene troškove.
Konstantna komunikacija između
članova otganizacionog tima
Potpredsednik za koprporativne
odnose AIESECa Srbije
Tokom celog projekta
3. Nedobijanje dozvole za live stream Otkazivanje live
stream-a Menadžer za
logistiku
Mesec dana pre
konferencije
4. Kvar projektora Obezbediti rezervni
projektor Menadžer za
logisitku
Nedelju dana pred
konferenciju
5. Kvar laptopa Poneti rezervni laptop Menadžer za logistiku
Oba dana konferencije
6.
Nestanak struje
Biti u komunikaciji sa osobom koja je
zadužena za tehničke probleme u NBS
Menadžer za logistiku
Tokom konferencije
7.
Problemi sa live stream-om
Pozvati IT tehničara iz NBS da vidi u čemu je problem i pokuša da
sredi kvar
Menadžer za logistiku
Tokom konferencije
8.
Kašnjenje otvaranja konferencije
Delegatima ponuditi osveženje pre otvaranja i zabaviti ih sadržajima programa kao što su
photo both, drvo života, čarobni pasulj...
Projektni menadžer
Pred samo otvaranje
konferencije
9. Nedostatak koordinacije i loša
komunikacija
Održavati sastanke na nedeljnom nivou tokom
kojih se utvđuju što preciznije odgovornosti
svakog člana
Projektni menadžer
Tokom celog projekta
10. Nedovoljan broj prijavljenih delegata
Otvoriti drugi krug prijava
Menadžer za delegate
Dve nedelje pred
konferenciju
11. Nedolazak delegata
Posalti SMS poruke delegatima i zamoliti ih
da potvrde dolazak
Menadžer za delegate
Tokom prijave
delegata
12.
Otkazivanje govornika
Komunicirati redovno sa govornicima kako bi potvrdili svoj dolazak,
produžiti pauze ili obezbediti rezervnog
govornika
Agenda menadžer -
liderske priče
Pre i tokom konferencije
13. Nedovoljan broj prijavljenih hostova
Obezbediti hostel za smeštaj delegata koji nemaju svog hosta
Menadžer za logistiku
Nedelju dana pred
konferenciju
14. Nedovoljan broj prijavljenih
volontera
Raspisati konkurs za volontere, odnosno
tražiti i ljude koji nisu članovi AIESEC-a
Menadžer za logisitku
Nedelju dana pred
konferenciju
15. Vremenska nepogoda
Odložiti konferenciju za par sati ili za drugi dan u slučaju ekstremnih
vremenskih nepogoda
Menažer za logistiku
Deset dana pre
konferencije
Tabela 4. Master plan
Redni broj
Identifikacija rizika
Procena: uticaj rizika
Upravljanje i kontrola
Kontigentno planiranje
1. Nedovoljan broj ljudi za hostovanje
Može da bude ozbiljan problem i da utiče na uspešnost i realizaciju konferencije
Obezbediti hostel za smeštaj delegata kojima nije dodeljen host
Ukoliko imaju mogućnosti neki od članova tima će biti odgovorni za hostovanje. Komunicirati sa članovima AIESEC-a koji su već hostovali ljude na drugim projektima
2. Nedostatak koordinacije i loša komunikacija među članovima organizaciong tima
Može biti značajan rizik po realizaciju cele konferencije, takođe može se steći utisak neozbiljnosti i neprofesionalnosti organizatora
Organizovati sastanke na nedeljnom nivou i precizno objasniti i koncipirati dužnosti članova tima, organizovati timbildinge i raditi na ličnom razvoju članova tima
Organizovati nulti dan, logističke sastanke pre i po završetku svakog dana konferencije
3. Nedovoljan broj prijavljenih delegata
Utiče na integritet i imidž konferencije.
Govornici mogu shvatiti organizatora kao neprofesionalnog
Otvoriti drugi krug prijave, pojačati intezitet promocije, korisiti nove kanale oglašavanja
Pozvati članove AIESEC-a da prisustvuju konferenciji
7.4. Izveštavanje o incidentima
Postoji protkol koji se prati ukoliko se dese incidenti. Članovi organizacionog tima znaju ovaj protokol i ukoliko se nešto dogodi biće osposobljeni da odreaguju. Takođe volonterima je objašnjeno kakvi incidenti bi mogli da se dogode kako bi oni na vreme prijavili incident članovima organizacionog tima.
8 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA
8.1 Tema
Konferencija „Novi Lideri“ AIESEC-a Srbije, koja se sastoji iz edukativnog i motivacionog karaktera, realizuje se pod temom: „Mladi kao pokretači pozitivnih promena, ili samo nemi posmatrači“
8.2 Uređenje
Organizacioni tim je bio zadužen i odgovoran za uređenje prostora koje podrazumevalo brendiing (pult+agenda+aiesec+new leaders), postavljanje welcome paketa na stolice, postavljanje pluta i drveta otisaka, postavljanje roll up banera i putokaza, postavljanje osveženja, ulepšavanje i čišćenje prostora.
8.2.1 Raspored
U originalnom logističkom planu su pisala imena članova tima koji su bili odgovorni za predviđene aktivnosti, ali s obzirom da to nije od značaja za ovaj seminarski rad, tu kolionu smo izostavili.
Agenda
13. novembar
10:00 – 11:00 Registracija učesnika
11:00 – 11:30 Otvaranje konferencije
11:30 – 13:00 Lidrske priče
13:00 – 13:15 Networking pauza
13:15 – 14:45 Liderske radionice
14:45 – 15:30 Ručak
15:30 – 17:00 Liderske radionice
17:00 – 17:15 Networking pauza
17:15 – 18:45 Liderske priče
18:45 – 19:00 Sumiranje prvog dana
14. novembar
09:30 – 10:00 Registracija učesnika
10:00 – 10:30 Otvaranje
10:30 – 11:30 Lidrske priče
11:30 – 11:45 Networking pauza
11:45 – 14:00 Novi Lideri
14:00 – 14:45 Ručak
14:45 – 17:00 Novi Lideri
17:00 – 17:15 Networking pauza
17:15 – 17:45 Zatvaranje konferencije
8.2.2 Zabavni program Na pauzama je postojalo nekoliko aktivnosti:
photo booth (http://www.photobooth.rs/), drvo otisaka (http://drvootisaka.com/), poklon čarobni pasulj, table od plute sa pitanjima „Šta te inspiriše?“ i „Zašto se trudiš?“ afterparty (organizacioni tim je samo rezervisao mesta u kafiću “Naše Dvorištance” ,a delegati su
sami plaćali piće)
8.2.3 Posebni efekti, osvetljenje
Na konferenciji nije bilo potrebe za dodatnim osvetljenjem ili efektima.
8.2.4 Zvuk
Na konferenciji su predavači uglavnom koristili mikrofon,pa je samim tim pre početka provereno da li je sve u redu sa mikrofonom i zvučnicima koji spadaju u infrastrukturu Narodne Banke Srbije.
8.3 Usluge
8.3.1 Struja
Struju smo dobili na korišćenje uz prostor od Narodne Banke Srbije, te nije bilo potrebe za dodatnim troškovima plaćanja struje.
8.3.2 Voda
Za osveženje su učesnici dobijali flaširanu vodu, ali su isto tako mogli koristiti vodu sa česme koja je sastavni deo prostora koji smo dobili na korišćenje.
8.3.3 Prevoz (uključujući vazdušni saobraćaj, pristup u i iz objekta)
Delegati koji su dolazili iz gradova širom Srbije i regiona nisu imali obezbeđen prevoz te su sami finansirali putovanje do Beograda, dok je predavačima bio plaćen prevoz.
8.3.5 Obaveštavanje preduzeća na koja događaj ima uticaj, itd.
Nema obaveštenja jer događaj nema uticaja na preduzeća.
8.3.4 Upravljanje prometom
U zgradi NBS postoji uređaj koji broji ljude koji uđu u zgradu tako da smo imali evidenciju. Određeni članovi organizacionog tima su bili zaduženi za koordinaciju delegata koji su imali radionicu na terasi, koja nije u nivou ostalih sala, već su morali da ih upućuju na lift.
8.3.6 Parkiranje
Nije bilo obezbeđeno parkiranje za učesnike jer Narodna Banka Srbije nema parking za ove svrhe, osim što je morao biti najavljen dolazak iz ministarstva jer je NBS u obavezi da im obezbedi parking.
8.3.7 Pristup za osobe sa invaliditetom
Konferenciji su mogle prisustvovati osobe sa invaliditetom.
9 POSTAVLJANJE DOGAĐAJA
9.1 Catering
9.1.1 Preduzeće za catering
Za ketering je izabrana pekara „Hleb & Kifle“ koja je ujedno i partner celog projekta.
9.1.2 Prostor
Motivacioni deo na kome su prisustvovali svi učesnici je održan u amfiteatru Narodne Banke Srbije, a radionice su se održavale u dve male sale, Sali guvernera, Konferencijskoj Sali i na terasi Narodne Banke Srbije. Pauze su učesnici provodili u kafe-u, restoranu i holu Narodne Banke Srbije.
9.1.3 Planovi za sigurnost hrane
Služba za ketering je bila zadužena da organizuje dopremanje hrane neposredno pred pauzu za ručak kako bi sve bilo sveže.
9.2 Otpad i upravljanje okruženjem
9.2.1 WC-i
WC-i su bili dostupni u sklopu prostorija Narodne Banke Srbije.
9.2.2 Upravljanje otpadom, recikliranje
Otpad nakon svakog odžanog dana bio je odlagan na mesta predviđena za ove operacije.
9.3 Čišćenje
Organizacioni tim je bio zadužen za čišćenje sala nakon završetka predavanja i radionica, kao i posle pauza.
10 SIGURNOST I OSIGURANJE
10.1 Sigurnost publike na događaju
Za sigurnost svih učesnika na događaju bilo je zaduženo obezbeđenje Narodne banke Srbije. Uzevši u obzir da prethodnih godina nije dolazilo do bilo kakvih incidenata, nije se obraćala dodatna pažnja na ovu stavku, tj. nije bilo angazovano dodatno obezbeđenje.
10.2 Sigurnost i osiguranje izvođača, uglednih ličnosti, itd.
Za sigurnost predavača nije bilo potrebe za dodatnim obezbeđenjem.
10.3 Zdravlje i sigurnost zaposlenih
Za sigurnost organizacionog tima je bilo zaduženo obezbeđenje Narodne banke Srbije.
10.4 Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd.
Nakon završetka agende, se stvari od vrenosti su skladištene u ostvai koja je bila na raposlaganju organizacionom timu.
10.5 Komunikacije
10.5.1 Sastanci
Sastanci organizacionog tima su se organizovali jednom nedeljno. Na sastancima su svi članovali razovarali o stanju u svojoj funkciji, iznošeni su prelozi i rešavani problemi vezani za organizaciju. Pored toga, organizovani su i posebni, radni sastanci, gde su različiti članovi tima radili zajedno na određenim zadacima koji su iziskivali neposrednu saradnju (npr. agenda menadžer i IT&Dizajn menadžer - kreiranje bukleta za predavače). Ovi sastanci su održavani po potrebi. Posebna vrsta sastanka su i 1 na 1 satsanci koje je održao projektni menadžer sa svakim člnom tima ponaosob, na početku i kraju mandata, kako bi utvdio očekivnja i pratio njihov ravoj. Nakon izbora volontera, održan je zajedniki sastanak, kako bi se volonteri što bolje upoznali sa idejom projekta, kao i aktivnostima koje slede.
10.5.2 Procedure izveštavanja
Izveštaju sa svih sastanaka su pisani u posebnoj aplikaciji na platformi PODIO. Svi materijali su takođe postvaljani na PODIO.
10.5.3 Procedure izveštavanja u hitnim slučajevima
U hitnim slučajevima (narušavanje bezbednosti, kvarova i sl.) član tima je imao obavezu da obavesti o tome projektnog menadžera i/ili nekog od članova tima koji su bili spremni da reaguju u datoj situaciji.
10.5.4 Metode komunikacije (radio)
Komunakcija između članova organizacioog tima je vršena lično (sastanci), mobilnim telefonima, elektronskom poštom, kao i na platformi PODIO. Na PODIO-u su naplarvljeni različiti work space-vi i aplikacije koje su olakšale komunikaciju i sve procedure. Kao sredstvo neformalne komunikacije korišćena je facebook grupa. Za hitno rešavanje problema korišćeni su mobilni telefoni.
10.6 Pristup u hitnim slučajevima i upravljanje hitnim slučajevima
U hitnim slučajevima, prisutni iz organizacionog tima su odmah morali da pozovu nadležne službe kako bi se što pre reagovalo i pomoglo u rešavanju problema.
10.7 Prva pomoć
Na samom događaju postojao je paket prve pomoći , u sklopu Narodne banke Srbije, koji je bio na raspolaganju organizacionom timu u slučaju povrede.
11. OPERATIVNI PLANOVI
11.1. Politike npr. žalbi, kontrola masa
11.2. Procedure i kontrolni listovi
Što se tiče procedura, organizacioni tim je imao proceduru koju su članovi organizacionog tima morali da znaju
Tabela 5. Kontrolni list
Zadatak Provereno Komentar Potreba za dodatnom proverom
Aparati za gašenje požara su ispravni za korišćenje
Aparati za gašenje požara su na vidljivom mestu
Svi izlazi za hitne slučajeve su obezbeđeni
Obezbeđen pribor za prvu pomoć
Proverna ispravnost tehničke opreme
11.3. Standardi kvaliteta (povezanost sa ciljevima)
11.4. Posebni planovi
11.4.1. Vremenske prilike
U slučaju ekstremnih vremenskih nepogoda početak konferencije bi bio odložen za par sati ili neki drugi dan.
11.4.2. Struja i osvetljenje
Korišćenje električne energije bilo je obezbeđeno od strane Narodne banke. Nije bilo potrebe za dodatnim osvetljenjem.
11.4.3. Požar
Narodna banka Srbije poštuje Zakon o zaštiti od požara. U ovom zakonu, član 27 propisuje Plan zaštite od požara i on treba da sadži sledeće korake:
1) prikaz postojećeg stanja zaštite od požara 2) procenu ugroženosti od požara 3) organizaciju zaštite od požara 4) predlog tehničkih i organizacionih mera za otklanjanje nedostataka i unapređenje stanja zaštite od
požara 5) proračun potrebnih finansijskih sredstava 6) propisane proračunske i grafičke priloge
Takođe član 28, Zakona o zaštiti od požara propisuje pravila zaštite od požara koja obuhvataju:
1) organizaciju tehnoloških procesa na način da rizik od izbijanja i širenja požara bude otklonjen, a da u slučaju njegovog izbijanja bude obezbeđena bezbedna evakuacija ljudi i imovine i sprečeno njegovo širenje;
2) zaštitu od požara u zavisnosti od namene objekta sa potrebnim brojem lica osposobljenih za obavljanje poslova zaštite od požara;
3) donošenje Plana evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara koji moraju biti istaknuti na vidljivom mestu;
4) način osposobljavanja zaposlenih za sprovođenje zaštite od požara
11.4.4. Nezgode
Nije bilo nezgoda tokom konferencije.
11.4.5. Kontrola masa
Konferencije se ne smatra masovnom pa nije bilo potrebe da vršimo kontrolu masa.
11.4.6. Otkazi ili odlaganja
U slučaju otkaza govornika produžile bi se pauze ili bismo imali rezervnog govornika.
U slučaju otkaza radionica spojiti grupe delegata da slušaju istu radionicu.
U slučaju odlaganja konferencije svi delegati, govornici i partneri bi na vreme bili obavešteni. Takođe bi im se pravovremeno javilo za kada je zakazan novi datum za održavanje konferencije.
11.4.7. Pretnje bombom i drugi sigurnosni incidenti
Pretnja o podmetnutoj bombi mora se prijaviti policiji. U međuvremenu bi se evakuisale prostorije Narodne banke Srbije i sačekala policija. Kada stigne policija će sačiniti izveštaj na licu mesta i onda bi se sačekalo da policija pretraži prostorije Narodne banke i njihova procena da li je prostor bezbedan za dalju realizaciju konferencije
12. LOGISTIKA
12.1.1. Postavljanje
Članovi organizacionog tima su bili zaduženi za pripremu radnog prostora (pripremio welcome pakete, postavio projektor, banere), odnosno amfitaetra, kancelarija u kojima su se održale radionice kao i hola koji je bio namenjen za pauze. U holu su, tokom dva dana koliko je trajala konferencija, pored osveženja i hrane takođe bili postavljeni photo booth, drvo otisaka, poklon čarobni pasulj.
Nakon završetka konferencije, drugog dana, organizacioni tim je sredio prostorije koje su bile korišćenje i sklonjene su sve stvari koje je organizacioni tim koristio tokom realizacije dogadjaja.
12.1.2 Konstrukcije i objekti
Konstrukcije i objekti koji su korišćeni tokom konferencije su:
baneri photo booth drvo otisaka (http://drvootisaka.com/), poklon čarobni pasulj, table od plute sa pitanjima „Šta te inspiriše?“ i „Zašto se trudiš?“
12.1.3. Osvetljenje
Nije bilo potrebe za dodatnim osvetljenjem jer je bilo obezbeđeno korišćenje elektične energije od strane Narodne banke.
12.1.4. Zvuk
Ozvučenje (mikrofon, zvučnici) je bilo u sklopu amfiteatra, gde su se održali motivacioni govori, odnosno obezbeđeno od strane Narodne banke.
Tokom radionica korišćeni su mikrofoni.
12.1.5. Rastavljanje
Nakon završetka konferencije, drugog dana, organizacioni tim je sredio prostorije koje su bile korišćenje i sklonjene su sve stvari koje je organizacioni tim koristio tokom realizacije dogadjaja.
Logistički plan
Tabela 6. Logistički plan
Vreme Aktivnost Objašnjenje
Prolaz kroz logistički plan Nalazimo se u pola 9 u Amfiteatru kako bi prošli malo kroz logistički plan i krenuli da radimo.
8.30-10.00
Welcome paketi
Treba napraviti welcome pakete. U njih idu: kesa+rokovnik+olovka+gcdp brošura+koverta sa izazovom
Check in
Staviti na stolu na ulazu u NBS kopjuter na kome će biti spisak delegata. Spojiti tračice sa akreditacijama.Treba staviti na sto i papiriće sa radionicama i informacije o smeštaju.
Projektor+laptop+markeri
Treba u svim prostorija staviti projektor i povezati ga na lap top.Takođe treba staviti svuda markere(2 vrste:oni koji se brišu i ne)
Brending Nalepiti brending po amfiteatru(pult+agenda+aiesec+new leaders)
Plute i drvo otisaka
Staviti pitanja na plutu kao i špenadle.Postaviti drvo otisaka između.Sve spremiti da može da se koristi. Staviti sticky notes na sto pored plute.
Osveženje U 9h stiže osveženje.Treba ga preneti u ostavu.
Potpisati zahvalnice Treba potpisati zahvalnice kako bi mogle da se dele kasnije.
Roll up baneri Postaviti sve roll up banere. 2 NL,1 partneri i 1 aiecec
Postaviti putokaze Napravi sam redosled. Ištampati strelice i rasporedi ih po NBS-u.
10.00-11.00
Check in
Doček delegata,daju su akreditacije i beleže se delegati. Daju im se i papirići sa radionicama kao i papirići za smeštaj.
Smeštanje kofera Treba preuzeti kofere i smestiti ih u ostavu.
Usmeravanje delgata za sedenje u amfiteatru
Usmeravati delegate da popune prve redove. Neka mesta će biti rezervisana za određene ljude.
Garderoba Stajati na garderobi i kačiti ljudima stvari.
Provera prostorija Proveriti još jednom sve prostorije. Da li imaju projektor,lap top,prezenter,flipstand,markere.
Doček govornika Doček govornika,smeštaj na njihovo mesto,servisiranje.
IT Amfiteatar Biti na svom mestu,paziti da je sve u redu sa tehnikom.
Ostaviti ketlere u kuhinju Dogovoriti se sa kuhinjom gde će biti ketleri i gde će se kuvati voda.
11.00-13.00
Postaviti osveženje za partnere u prostorijama
Obići svaku prostoriju i postaviti osveženje za partnere
Amfiteatar Članovi organizacionog tima koji nemaju zaduženja mogu da slušaju ako ima mesta.
Kafa+Osveženje Treba da se napravi i postavi kafa i postavi osveženje.
13.00-13.15 Pauza
Družimo se sa delegatima. Pri kraju pauze,osoba koja je na terasi treba da okupi svoje delegate i pokaže im put. Za ostale prostorije će postojati putokazi.
13.15-14.45 Terasa
Pokazati ljudima put do terase. Zadužen za sve potrebe partnera.Ovde je HUB.
Amfiteatar Ovde je Social Impact Award.
Mala sala 1 Ovde je Edge.
Mala sala 2 Ovde je Srbija u pokretu.
Konferencijska sala Bussines exelence.
Sala guvernera Atria.
Preuzimanje hrane Pomaganje Verosalvi iz pekare "Hleb & Kifle" oko nameštanja štanda i roll up-ova.
Postavljanje osveženja Treba da se napravi i postavi kafa i osveženje.
Postavljanje slatkiša Staviti u korpicu i naći osobu koja će da deli.
14.45-15.30
Ručak Minglovanje sa ljudima.
Vratiti projketor u BC Odgovoran član tima mora da vrati projketor do 15:30
15.30-17.00
Amfiteatar Ovde je Social Impact Award.
Mala 2 Ovde je Edge.
Konferencijska sala Ovde je Srbija u pokretu.
Sala guvernera Bussines exelence. Terasa Atria.
Postavljanje osevženja Postaviti osveženja za delegate
Pokupiti Terezu kod Hayata
Treba biti u 15 do 5 tačno ispred Hayata kako bi pokupili Terezu (predavač) i doveli u NBS.
17.00-17.15
Postavvljanje evaluacija na stolice
Treba postaviti sve evaluacije na stolice u amfiteatru.
Pauza Minglovanje sa delegatima.
Check in Radi od 17.00 do 17.15
Doček govornika Doček i servisiranje govornika
17.15-19.00 Amfiteatar Nema više šta da se radi,mogu svi
da slušaju.
19.00- Sređivanje
20.00 Delegati uzimaju kofere Pomoći delgatima da uzmu kofere
kako bi išli u kafić.
Delegati se vode ka kafiću Povesti delegate u kafić pored.
13. EVALUACIJA NAKON ZAVRŠETKA PROJEKTA
Nakon završetka konferencije, održan je evalucioni sastanak gde su analizirani postignuti rezltati i analizirani izveštaji. Sastanku su prisustvovali svi članovi organizacionog tima.
13.1 i 13.2 Ciljevi i Mere ostvarivanja ciljeva
Specifični ciljevi Mera ostvarenja KPI Ostvareno Sakupiti 200 mladih lidera iz cele
zemlje na jednom mestu Broj delegata 170 selektovanih + 30
gostiju 170 selektovanih
+30 gostiju Podstaći pokretanje inicijativa na
lokalnom niovi kroz edukaciju lokalnih aktivista
Broj delegata sa Lead Up-a
30% od ukupnog broja 25%
Motivisati delegate da pokrenu i nastave sa sprovođenjem inicijativa na ličnom i profecionalnom planu, kroz priče prepoznatih lidera iz različitih oplasti
Kvalitetni motivacioni govori
Prosečna ocena >4,5 (anketa)
4,63
Pružiti delegatima neophodna znanja i veštine
Kvalitetna predavanja Prosečna ocena >4,5 (anketa) 4,51
Pokrenuti inicijative na lokalnom nivou u cilju rešavanja društvenih problema
Broj ostvarenih inicijativa od planiranjih (nakon 6 meseci)
60% (periodično merenje, anketa) Prva evaluacija se
radi nakon 6 meseci
13.3 Analiza
Na evalucionom sastanku je analiziran rad organizacionog tima, i analizirani su outputi konferencije. Ustanovljeno je da je konferencija realizovana bez većih problema, uz planiran broj delegata, govornika i radionica. Medijska propraćenost je bila viša od planirane. Na osnovu postavljenih ciljeva, razgovora sa delegatima i govornicima/predavačima i ostalim stejkholderima, može se zaključiti da je konferencija uspešno realizovana.
13.4 Izveštaj
Na kraju konferencije, svi članovi tima su napisali izveštaje postavili ih na platformu PODIO, gde će biti dostupni organizatorima naredne konferencije. U izveštajima su navedeni aktivnosti iz svake funkcionalne oblasti, kao i predlozi za razvoj i skup aktivnosti koje treba izeći.