ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

Presentado por :María Fernanda Saavedra Grimaldo

Albert Andrés Mendoza Angarita

Grado 10°A

Presentado a :Imelda Camacho

Organización de Documentos03 de octubre 2015

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO?

La administración del archivo consiste en le montaje técnico y en el manejo del archivo basado en una serie de normas consignadas en el CODIGO DE COMERCIO y en el MANUAL DE ARCHIVO de cada empresa

La administración de archivo establecen algunas normas con respeto a la conservación de los documentos durante la vida de la empresa, como por ejemplo , “Mientras dicho documento cumpla con su cometido o en otras palabras su utilidad deberá ser destruido al carecer de valor probatorio”

CÓDIGO DE COMERCIO EN COLOMBIA

Según el código de comercio , se deben guardar durante la existencia de la empresa los siguientes documentos.a. Escritura de constitución, patentes, formulas y planosb. El consecutivo de correspondencia comenzado a enumerar cada añoc. Todos lo documentos que son soportes de contabilidadd. Las Hojas de vida de los trabajadores

DISPOSICIONES LEGALES SOBRE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

A ARCHIVO DE CORRESPONDENCIAEl comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación a sus negociosB ARCHIVO DE COMPROVANTES El comerciante conservara archivados los comprobantes de los asientos contablesC LIBROS HOJAS REMOVIBLES O TARJETASLos libros podrán se hojas removibles siempre que unas y otras estén enumeradas y pueden conservarse archivadas

TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS QUE PUEDE SER ADOPTADA COMO GUÍA

POR UNA EMPRESA PARTICULARUN AÑO O MENOS DOS A TRES AÑOS SEIS A SIETE AÑOS Conciliación bancaria Solicitudes de empleo Cuentas por pagar Extractos bancarios Pólizas de Seguro Inventario de productos

Recibos de depósitos Informes internos Facturas a clientes Compras Recibos de caja Menor Facturas de vendedores Hojas de recibo Registro bonos de ahorro Nominas

DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ARCHIVARSE* Cartas *Tarjetas o invitaciones*Comunicaciones informativas*Convocatoria de sesiones *Cartas de presentación de candidatos*Notas de entrega*Todo escrito a lápiz*Folletos en general

IMPORTANCIA DE LA TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSEn los Archivos Activos deben conservarse únicamente los documentos que son de consulta permanente. Conservar por tiempo indefinido archivo que no son de consulta frecuente ocasiona congestión en los archivadores y dificulta la tarea de localizar.En algunas ocasiones al ser archivadas en cajas sin ningún orden y técnica ocasiona la perdida y deterioro de los documentosEs por esto que surge la necesidad de establecer sistemas de transferencia y conservación de documentos.

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Transferir es pasar documentos del archivo activo al inactivo. Al hacer la transferencia se separan los documentos de fechas recientes y de permanente consulta de los han perdido importancia.Existen sistemas de transferencia los cuales son:A. Traspaso PermanenteB. Traspasó Por Periodos De Flujos

CONTROL DEL MATERIAL TRANSFERIDO

Para mantener un buen control de los documentos transferidos, lo primero que hay que determinar es la localización exacta de los mimos en el área de archivo ya sea activo o inactivo.En áreas grandes se recomienda enumerar pasillo estantería, secciones de las estanterías y las cajas o gavetas; estas deben se marcadas por etiqueta como se muestra en la imagen.Caja N°438 ContieneComprobantes Contab.Nos.2.456-35001985

Pasillo AEstante 3Destruir1985

División 2

TARJETAS PARA CONTROL DE MATERIAL TRANSFERIDOEstas Tarjetas Tienen La Siguiente Información:1 Fecha De Recibo De Los Documentos2 Departamento O Sección Que Los Envió3 Contenido De Cada Caja4 Localización5 Fecha De Destrucción Del Contenido

Fecha de recibo

Enero 1985

CORRESPONDENCIAVENTAS

Pasillo AEstante 3

Caja N°435

 

División 2

NORMAS DE TRANFERENCIA

• NO todos los documentos de transfieren a los archivo inactivos

• Los jefes y funcionarios pueden, autorizar el archivo de un documento, indicar en el por cuanto tiempo deberá conservarse

• Los documentos legales como escrituras, contratos, pagares etc., se guardan en cajas fuertes para garantizar su absoluta conservación

• La transferencia de documentos deben hacerse durante periodo de poca actividad para no obstaculizar la operación normal de la oficina

GRACIAS POR SU ATENCIÓN