1.0 SEPULUH GARIS PANDUAN UNTUK MENULIS SURAT ADUAN YANG BERKESAN

1.1 Fakta yang tepat. Memastikan fakta yang yang kita mahu nyatakan adalah tepat.Sebagai conohnya merujuk kepada tarikh, nama dan peristiwa yang khusus yang mahu dibuat aduan.Seterusnya dengan fakta yang akan kita gunakan, mestilah menyertakan sokong segala peryataan dengan turut melampirkan sebarang dokumen yang berkaitan yang kita ada. Hal ini penting sebagai bukti kepada segala aduan yang bakal kita laporkan.

1.2 Tuntutan Kita Jelas. Surat yang bakal kita adukan mestilah mempunyai tuntutan yang jelas. Sebagai contohnya tentang apa yang kita mahukan daripada orang yang kita adukan aduan sama ada meminta jalan penyelesaian bagi masalah kita atau meminta tindakan yang khusus. Cara ini lebih berkesanan daripada membiarkan pihak syarikat yang memberi tindakan sediri di atas aduan yang kita laporkan.

1.3 Bawa AduanPengadu mestilah membawa aduan mereka kepada presiden syarikat jika aduan mereka tidak mendapat layanan atau tindakan pihak pengurusan serta bahagian khimat pelanggan. Hal ini kerana, dengan cara ini kemungkinan kes kita akan diselesaikan.

1.4 Saluran yang Betul.Seseorang pengadu mestilah melaporkan aduan kepada saluran yang betul dan jangan sesekali mengemukan aduan kepada orang yang tidak mempunyai kuasa atau kewibawaan bagi menyelesaikan masalah anda mengikut kemahuan anda serta jangan berurusan dengan orang yang tidak mahu memberikan nama dan kedudukannya iaitu jawatannya.

1.5 Membuat Susulan.Pengadu haruslah segera membuat susulan dan mengulangi aduan jika aduan pertama tidak mendapat perhatian supaya setiap aduan yang kita nyatakan dapat diselesaikan dalam tempoh waktu yang singkat.

1.6 Nada Pertuturan.

Cara bertutur adalah penting dan sesseorang pengadu mestilah bertutur dengan nada suara yang tegas dan berkayikan .Ini penting untuk menyatakan bahawa kita begitu bersungguh terhadap aduan yang kita laporkan.

1.7 Tetap Pendirian.Pengadu mestilah menyatakan bahawa mereka tidak mahu masalah yang mereka hadapi berlarutan tanpa sebarang tindakan daripada pihak syarikat atau mereka tidak mahu mengulangi aduan terbabit berkali-kali disebabkan aduan mereka tidak diselesaikan.

1.8 Beri Tempoh.Pengadu mestilah memberikan tempoh masa yang berpatutan bagi pihak syarikat untuk mengambil tindakan.Sekiranya orang yang melayani anda tidak mampu atau keberatan membantu anda, bawalah aduan anda kepada penyelia atau ketuanya.

1.9 Akhiri Perbualan Telefon.Pengadu perlu mengakiri perbualan telefon dengan mengulangi segala persetujuan yang telah diberikan oleh pihak syarikat. Sebagai contohnya:

“Oleh itu, adkah pesanan saya pasti dihantar selewat-lewatnya Selasa depan?”Atau “Saya difahamkan bahawa wang akan dikembalikan kepada saya melalui pos dalam masa seminggu dari sekarang?”

1.10 Simpan Bukti Surat yang Dihantar. Setiap salinan surat yang telah dihantar haruslah disimpan sebagai bukti pada masa akan datang jika berlaku apa-apa. Kebanyakkan syarikat yang memberikan perkhidmatan bermutu biasanya akan segera membetulkan kesilapan atau kelemahan sekalipun aduan dibuat menerusi panggilan telefon.Pengadu tidak perlu banyak mendesak kerana kadangkala anda Berjaya mendapat penyelesaian segera melalui panggilan telefon tetapi ada kalanya aduan anda tidak dilayani dengan segera.Dalam keadaan begini pengadu disyorkan untuk menulis surat.