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Calendrier de conservation Septembre 2012

Service de la gestion des documents et des

archives

Calendrier de conservation

Service de la gestion des documents et des archives Juin 2012 de 104

NOTE

Veuillez prendre note que le calendrier de conservation est présentement en révision et nous y ajoutons de nouvelles règles dès qu’elles sont approuvées. C’est pour cette raison que les règles sont présentées sans ordre logique. La mise à jour sera complétée au cours de l’année 2012. Si vous ne trouvez pas la règle que vous cherchez ou encore si vous avez besoin d’aide dans l’application du calendrier, veuillez communiquer avec l’équipe de gestion documentaire : Rachel Marion, Archiviste Nathalie Parant, Archiviste Éric Côté, Adjoint à la gestion des documents 514 848-2424 #3487 514 848-2424 #2411 514 848-2424 # 5921 [email protected] [email protected] [email protected]

TABLE DES MATIÈRES

R02.001 Registres comptables et journaux 5 R02.002 Comptes fournisseurs 6 R02.003 Opérations bancaires 7 R02.004 Budgets 8 R02.005 Comptes clients 9 R02.006 Investissements, prêts et garanties 10 R02.007 Taxes 11 R02.008 États financiers et rapports 12 R02.009 Plans comptables 13 R02.010 Comptes étudiants 14 R02.011 Fonds affectés – Gestion financière 15 R02.012 Achats 16 R02.013 Subventions de recherche – Gestion financière 17 R02.014 Dossiers de recouvrement 18 R02.015 Dossiers des fournisseurs 19 R02.020 Gestion de successions 20 R03.001 Projets d’art public 21 R05.001 Comités et réunions 22 R05.002 Comités des instances de direction 23 R08.001 Événements de l’Université Concordia 24 R08.002 Conférences et séminaires - externes 25 R08.006 Distinctions honorifiques 26 R11.004 Documents de référence 27 R11.005 Demandes de renseignements généraux 28



R11.006 Gestion administrative générale 29 R16.001 Dépôt légal 30 R16.002 Code de conduite pédagogique – Dossiers individuels 31 R16.003 Tribunaux étudiants 32 R16.004 Droits d’auteur 33 R16.005 Certificats de marque de commerce et de dessin industriel 34 R16.006 Demandes d’accès aux documents publics et aux renseignements personnels 35 R16.007 Gestion des fichiers de renseignements personnels 36 R16.008 Droits et obligations – Dossiers individuels 37 R16.009 Ombudsman –Dossiers individuels 38 R16.010 Assurances collectives 39 R16.011 Avis juridiques et jurisprudence 40 R16.012 Dossiers de litige 41 R16.015 Contrats mineurs 42 R16.018 Licences et permis 43 R17.001 Programmes de gestion documentaire et des archives 44 R17.002 Conservation des documents et mode de disposition final 45 R17.003 Gestion des fonds d’archives 46 R17.005 Traduction 47 R18.001 Publications de l’Université Concordia 48 R18.002 Publications externes 49 R18.003 Annuaires de l’Université Concordia 50 R18.004 Annuaires de l’Université Concordia – Documents de travail 51 R19.001 Recrutement des étudiants 52 R19.002 Identification de l’Université 53 R19.003 Matériel promotionnel 54 R19.004 Couverture médiatique 55 R19.005 Nouvelles et annonces internes 56 R19.007 Sites Web 57 R19.008 Relations Médias 58 R20.001 Relations externes 59 R22.001 Évaluation éthique des projets de recherche – Dossiers individuels 60 R22.003 Recherche et développement – Ententes de partenariat 61 R22.004 Commercialisation des inventions 62 R22.005 Demandes de subvention 63 R22.008 Gestion des programmes internes de financement de la recherche 64 R22.009 Brevets 65 R23.001 Prix et bourses d’études octroyés aux étudiants de l’Université 66 R25.006 Listes du personnel et listes d’ancienneté 67 R25.030 Activités syndicales 68



R25.032 Conventions collectives 69 R25.033 Dossiers de négociation 70 R25.034 Relations de travail - Griefs 71 R28.001 Statistiques 72 R28.003 Effectifs étudiants - Statistiques et rapports 73 R29.001 Services de soutien aux étudiants 74 R29.002 Services de soutien aux étudiants – Dossiers individuels 75 R29.003 Services aux étudiants en situation de handicap 76 R29.004 Étudiants en situation de handicap – Dossiers individuels 77 R29.005 Programme de promotion des droits des étudiants – Dossiers individuels 78 R29.006 Accueil et intégration des étudiants 79 R29.007 Dossiers de patients – Services de santé 80 R30.001 Relevés de notes – Étudiants de Loyola et de Sir George Williams 81 R30.002 Dossiers étudiants 82 R30.004 Listes des diplômés 83 R30.005 Demandes de notation différée ou médicale ou d’examen de reprise 84 R30.006 Diplômes 85 R30.007 Diplômes non réclamés 86 R30.008 Demandes de remplacement de diplôme - Endommagé, détruit ou perdu 87 R30.009 Demandes de remplacement de diplôme - Correction 88 R30.010 Rendement scolaire – Dossiers individuels 89 R30.014 Demande de confirmation de statut d’étudiant 90 R31.005 Sessions d’examens 91 R31.006 Examens et tests - Questionnaires 92 R31.007 Examens et travaux d’étudiants 93 R31.008 Mémoires et thèses - Gestion 94 R31.009 Examens de synthèse 95 R32.001 Évolution historique de l’Université 96 R32.002 Organisation et structure administrative 97 R32.003 Planification administrative 98 R32.004 Rapports, études et analyses 99 R32.005 Délégation d’autorité 100 R32.006 Politiques et procédures de l’Université 101 R32.008 Chartes et règlements 102 2.408 Prix et bourses – Dossiers de payement 103 2.409 Bons d’épargne – Campagne de souscription 104



R02.001 REGISTRES COMPTABLES ET JOURNAUX Documents relatifs à la gestion du système de comptabilité de l’Université à l’aide du Financial Information System (FIS) et du Human Resources Information System (HRIS). Cette règle s’applique notamment aux documents suivants: grand livre général (FIS), journal général (FIS), écritures de journal (FIS), livre de caisse ou de trésorerie (FIS), registres de la paie (salaires et déductions) (HIRS), journal des achats et autres journaux auxiliaires (FIS), pièces justificatives d’une écriture comptable (exemple : rubans de caisse enregistreuse), listes et rapports à tirage limité utilisés comme documents de travail et documents de soutien. Exemplaire Précisions sur les

documents Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal Grand livre et journaux comptables

Services financiers et autres unités responsables

Numérique Exercice financier annuel + 6 ans

Conservation permanente dans le FIS

Principal Registres de paie Ressources humaines Numérique Exercice financier annuel

+ 6 ans Conservation permanente

dans HRIS

Principal Écritures de journal, listes et rapports utilisés comme

documents de travail, pièces justificatives et documents

de soutien

Services financiers et autres unités responsables

Numérique / Papier

Exercice financier annuel + 6 ans

Élimination



R02.002 COMPTES FOURNISSEURS Documents relatifs à la gestion des comptes fournisseurs à l’aide du Financial Information System (FIS). Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : rapports de dépense, demandes de chèque, documents comptables de la petite caisse, pièces justificatives, dossiers des comptes fournisseurs, copies des chèques émis, rapports et listes générés par le FIS liés aux comptes fournisseurs. Voir aussi la règle R02.015 DOSSIERS DES FOURNISSEURS. Exemplaire Précisions sur

les documents Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal s. o. Services financiers Numérique/Papier Exercice financier annuel + 6 ans

Élimination

Secondaire s. o. Autres unités Numérique/Papier 2 ans Élimination



R02.003 OPÉRATIONS BANCAIRES Documents relatifs à la gestion des opérations bancaires de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants, sans s’y limiter : bordereaux de dépôt, relevés bancaires, chèques (encaissés, annulés ou retournés et copies), documents de rapprochement comptable et documents relatifs à l’état des liquidités et aux frais de gestion bancaire. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers autres unités responsables

Numérique/Papier Exercice financier annuel + 6 ans Élimination



R02.004 BUDGETS Documents relatifs à la préparation, à la planification, au contrôle et au suivi des budgets de l’Université et de ses composantes officielles (fonds d’exploitation, fonds d’investissement, fonds de recherche, fonds spéciaux, fonds fiduciaires) à l’aide du Financial Information System (FIS). Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : dossiers du budget de fonctionnement, planification et prévision budgétaires, budgets approuvés, rapports budgétaires et tout autre document lié à la gestion et au contrôle du budget, y compris les documents de soutien et les notes; relevés de compte, y compris les états récapitulatifs des recettes et des dépenses, relevés des excédents et des déficits, analyses de dérogation, récapitulations des transferts et des budgets supplémentaires, rapports sur les dépenses de fonctionnement. Exemplaire Précisions sur les documents Unité Support Période de

conservation Disposition finale

Principal Versions officielles des budgets de l’Université approuvés, plans

budgétaires, plans d’investissement, relevés annuels d’ensemble des dépenses et états budgétaires

détaillés

Services financiers Numérique Exercice financier annuel + 6 ans

Conservation permanente au SGDA (s’il existe des rapports cumulatifs, seul le

dernier relevé de l’exercice financier sera conservé)

Principal Documents de soutien, notes Services financiers Numérique/ Papier

Exercice financier annuel + 6 ans

Élimination

Principal

Prévisions périodiques du budget, correspondance, rapports,

documents de soutien et notes

Autres unités Numérique/Papier

Exercice financier annuel + 1 an Élimination



R02.005 COMPTES CLIENTS Documents relatifs à la gestion des comptes clients et des contrôles de recettes de l’Université à l’aide du Financial Information System (FIS). Les documents sont utilisés pour le suivi des paiements effectués à l’Université par les clients externes en échange de biens et services. Cette règle s’applique aux dossiers clients comprenant notamment les documents suivant : factures, formulaires de paiement, reçus et copies des bordereaux de crédit. Voir aussi la règle R02.010 COMPTES ÉTUDIANTS. Pour le recouvrement des créances, voir la règle R02.014 DOSSIERS DE RECOUVREMENT. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers et unités responsables

Numérique/Papier Exercice financier annuel + 6 ans

Élimination

Secondaire s. o. Autres unités Numérique/Papier 2 ans Élimination



R02.006 INVESTISSEMENTS, PRÊTS ET GARANTIES Documents relatifs à la gestion des investissements, des prêts et des garanties de l’Université tels que : lignes de crédit, contrats de prêt à terme, documents hypothécaires, contrats de change à terme, accords de swap, émissions d’obligations, certificats d’actions, dépôts à terme et certificats de dépôt. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : relevés quotidiens des fonds, rapports d’investissement, avis d’exécution, formulaires de dépôt et de retrait, relevés des intérêts sur les dépôts, relevés bancaires, rapports d’examen de la gestion. Pour les investissements de la caisse de retraite des Ressources humaines, voir la règle R25.019 RÉGIME DE RETRAITE. Pour les plans d’investissement, voir la règle R02.004 BUDGETS. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers Numérique/Papier Jusqu’à l’expiration des prêts, des investissements et des

garanties + 7 ans

Élimination Remarque : La valeur de la recherche est assurée par la conservation des plans et des rapports d’investissements compris dans la règle de conservation des budgets.



R02.007 TAXES Documents relatifs aux taxes prélevés par les différents paliers gouvernementaux. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : déclarations ou recouvrement de la taxe de vente du Québec (TVQ) et paiements de la taxe sur les produits et services (TPS) (réclamations, relevés d’impôt), rapports d’opérations, versements de la taxe d’accise et avis, impôts fonciers, taxes scolaires, documents liés aux reçus d’impôt pour activités de bienfaisance (y compris les numéros d’enregistrement). Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers/ Soutien universitaire et

relations avec les diplômés

Numérique/Papier Exercice financier annuel + 6 ans Élimination



R02.008 ÉTATS FINANCIERS ET RAPPORTS Documents relatifs à l’analyse, au contrôle et à la vérification des états financiers de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : rapports et états financiers, états financiers annuels approuvés par les vérificateurs externes, rapports des vérificateurs ainsi que leurs commentaires, recommandations et suivis; formulaires financiers annuels soumis au gouvernement du Québec, calculs et documents de soutien utilisés pour préparer les états financiers (exemple : calculs d’immobilisation). Exemplaire Précisions sur

les documents Unité Support Période de


Principal s. o. Services financiers Numérique/Papier Exercice financier annuel + 6 ans

Conservation permanente au SGDA des états financiers annuels, des rapports financiers

annuels cumulatifs, des formulaires financiers annuels envoyés au gouvernement du Québec

et des rapports de vérification.

Élimination des documents restants.

Secondaire s. o. Autres unités Numérique/Papier 2 ans Destruction



R02.009 PLANS COMPTABLES Documents relatifs à la gestion des plans comptables de l’Université à l’aide du Financial Information System (FIS). Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers Numérique Jusqu’au remplacement par une nouvelle version

Conservation permanente dans FIS

Principal s. o. Services financiers Papier Tant que d’utilité courante

Élimination



R02.010 COMPTES ÉTUDIANTS Documents relatifs au contrôle de la facturation et de la gestion des droits de scolarité et des frais afférents payables par les étudiants. La gestion est réalisée à l’aide du Student Information System (SIS) et du Financial Information System (FIS). Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : correspondance, documents de remboursement des droits de scolarité (demandes, copies des lettres de décision sans appel) et reçus officiels d’inscription, rapports, relevés des comptes étudiants et documents de soutien. Pour les dossiers de recouvrement des étudiants, voir la règle R02.014 DOSSIERS DE RECOUVREMENT. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers

Numérique/Papier 2 ans après le règlement final du compte + 5 ans

Destruction



R02.011 FONDS AFFECTÉS – GESTION FINANCIÈRE Documents relatifs à la gestion financière des fonds affectés administrés par l’Université tels que : les fonds de recherche, les fonds désignés (bourses d’études ou de subsistance), fiducies, fonds de capital et d’emprunt (édifices et équipement) et fonds en fidéicommis. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : demandes d’ouverture de compte et relevés de compte, rapports financiers, notifications des codes de fonds, modifications apportées au budget et pièces justificatives utilisées pour le contrôle budgétaire des subventions et des contrats. Voir aussi la règle R02.013 SUBVENTIONS DE RECHERCHE – GESTION FINANCIÈRE. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers

Numérique/Papier 7 ans après la fin de l’utilisation du fonds concerné

Destruction

Remarque : La valeur de la recherche est assurée par la conservation des rapports

récapitulatifs et des objectifs de chaque fonds.



R02.012 ACHATS Documents relatifs à l’acquisition par paiement de produits et services. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants: bon de commande, réquisitions et approbation d’achats, reçus, bons de livraison, documents d’import et d’export, confirmation de réception des marchandises et dossiers en traitement. Pour les dossiers de comptes fournisseurs, voir règle R02.002 COMPTES FOURNISSEURS. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers Numérique/Papier 7 ans après la transaction Destruction

Secondaire s. o. Toutes les unités Numérique/Papier Exercice financier annuel + 1 an Destruction



R02.013 SUBVENTIONS DE RECHERCHE – GESTION FINANCIÈRE Documents relatifs à la gestion financière des subventions de recherche acceptées. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : ouvertures de compte pour les budgets de recherche, rapports financiers, amendements au budget, talons de chèque des subventions et tout document de soutien nécessaire au contrôle des budgets de subventions de recherche. Pour la gestion administrative des demandes de subvention, voir la règle R22.005 DEMANDES DE SUBVENTION DE RECHERCHE. Exemplaire Précisions sur les


Principal s. o. Services financiers Numérique/Papier 7 ans après la fin du projet de recherche

Destruction

Secondaire s. o. Toutes les unités Numérique/Papier 2 ans après la fin du projet de recherche

Destruction



R02.014 DOSSIERS DE RECOUVREMENT Documents relatifs au recouvrement de toute somme en souffrance devant être versée à l’Université, hors voie judiciaire. Cette règle s’applique aux droits de scolarité. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : dossiers individuels, documents des agences de recouvrement et analyses statistiques. Pour les recouvrements de dettes par voie judiciaire, voir la règle R16.012 DOSSIERS DE LITIGE. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Services financiers Numérique/Papier 1 an après l’acquittement de la dette + 6 ans

Destruction



R02.015 DOSSIERS FOURNISSEURS Documents relatifs aux dossiers fournisseurs créés par diverses unités de l’Université et utilisés comme référence pour l’acquisition de biens et services. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : catalogues, prospectus et barèmes de prix. Pour les demandes d’achats et les dossiers en traitement, voir la règle R02.012 ACHATS. Voir aussi, R02.002 COMPTES FOURNISSEURS. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Unité responsable Numérique/Papier Tant que les documents sont en vigueur

Destruction



R02.020 GESTION DE SUCCESSIONS Documents relatifs à la gestion de successions comme celles de Max Stern et de la famille Diniacopoulos.

Exemplaire Précisions sur les

documents

Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal s. o. Projets spéciaux et affaires culturelles

Numérique/Papier Tant que les documents sont d’utilité courante

+ 7 ans

Sélection : Conservation permanente au SGDA des documents légaux et des documents importants relatifs au contenu de la succession Élimination des documents restants

Secondaire s. o. Autres unités Numérique/Papier Tant que les documents sont d’utilité courante

Élimination



R03.001 PROJETS D’ART PUBLIC Documents relatifs aux concours tenus par l’Université pour l’acquisition d’œuvres d’art. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : dossiers individuels des finalistes et des artistes sélectionnés; contrats d’acquisition, ententes, suivi des projets; photographies et descriptions des œuvres; Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Unité responsable

Numérique/ Papier

10 ans après la réalisation du projet

Conservation permanente au SGDA

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/ Papier

2 ans après la réalisation du projet Destruction



R05.001 COMITÉS ET RÉUNIONS Documents relatifs aux réunions d’instances ou d’unités pédagogiques et administratives de l’Université tels que les comités, commissions d’étude et groupes de travail. Inclure l’organisation, les discussions, les délibérations et le suivi. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : horaires des réunions, avis de réunions; ordres du jour, documentation de soutien, procès-verbaux, résolutions, rapports d’étapes; documents ayant fait l’objet de discussions ou ayant été adoptés ou classés pour information; notes, demandes de corrections et correspondance. Pour les procès-verbaux et la documentation de soutien touchant l’administration supérieure et les instances de direction, voir la règle R05.002 ADMINISTRATION SUPÉRIEURE ET INSTANCES DE DIRECTION – RÉUNIONS (en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Année courante + 1 an

Note: dépôt de la copie papier au SGDA pendant 5 ans.

Sélection : conservation permanente au SGDA des documents relatifs aux réunions. Destruction des documents relatifs à la préparation des réunions (propositions de points à l’ordre du jour, avis de réunions).


2 ans Destruction



R05.002 COMITÉS DES INSTANCES DE DIRECTION Documents relatifs aux comités de l’administration supérieure et des instances de direction, telles que : le conseil d’administration et le sénat et leurs comités permanents, les facultés, écoles et autres comités directeurs. Inclure l’organisation, les discussions, les délibérations et les suivis. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : horaires des réunions, avis de réunions; ordres du jour, procès-verbaux, documents afférents, résolutions, correspondance et suivi. Voir aussi la règle R05.001 Réunions des unités administratives et académiques. Exemplaire Précisions sur les documents Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal Copies signées des procès-verbaux du Conseil

d’administration et du Sénat

Secrétaire général Papier Dès la signature


Principal Ordres du jour, procès-verbaux, documents afférents,

résolutions, correspondance et suivis.

Secrétaire général, facultés, écoles, comités permanents et comités directeurs

Numérique/ Papier

10 ans

Note : une copie des minutes est envoyée au SGDA dès l’approbation

Conservation permanente au SGDA.


2 ans Destruction



R08.001 ÉVÉNEMENTS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA Documents relatifs aux cérémonies officielles et autres événements organisés par l’Université ou tenus dans ses locaux, tels que : collations des grades, installations du recteur et du chancelier; inaugurations de bâtiments, commémorations, lancements, activités destinées aux diplômés et reconnaissance envers les donateurs et le personnel, conférences, séminaires, forums et autres activités pédagogiques, sociales ou culturelles. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : programmes et déroulement des cérémonies, invitations et listes de participants des cérémonies officielles, livres des visiteurs, textes d’allocutions et de discours, matériel publicitaire, coupures de presse, photographies, spécimens de prix; actes de colloques et trousses remises aux participants. Exemplaire Précisions sur



Audiovisuel/Numérique/Papier 5 ans après l’activité


Secondaire s.o. Autres unités Numérique/Papier 2 ans Destruction



R08.002 CONFÉRENCES ET SÉMINAIRES - EXTERNES Documents relatifs aux congrès, séminaires et colloques tenus à l’extérieur de l’Université et auxquels participent un ou des membres de l’Université à des fins de perfectionnement professionnel. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : programmes, actes de colloque, trousses remises aux participants et rapports d’activités préparés par les membres de l’Université. Pour les congrès et séminaires organisés par l’Université ou tenus dans ses locaux, voir la règle R08.001 ÉVÉNEMENTS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA. Pour les documents relatifs aux échanges entre l’Université et des organismes externes, voir la règle R20.001 RELATIONS EXTERNES. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

5 ans après l’activité

Sélection : conservation permanente au SGDA des programmes et rapports rédigés ou soumis par un représentant de l’Université. Destruction de documents dont l’information a été utilisée ou résumée dans des rapports d’activités.

Secondaire s.o. Autres unités Numérique /Papier

1 an Destruction



R08.006 DISTINCTIONS HONORIFIQUES Documents relatifs aux diverses distinctions conférées par l’Université, notamment les diplômes honorifiques tels que les doctorats honoris causa, les diplômes d’excellence, les titres émérites et les distinctions spéciales. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants : dossiers des candidats et récipiendaires (curriculum vitæ, date et nature de la distinction conférée, domaine d’activité, discipline), lettres d’appui, listes des candidats refusés, photographies des récipiendaires, extraits des procès-verbaux des réunions du comité des diplômes honorifiques et de la collation des grades ou avalisant l’octroi des distinctions, correspondance, lettres d’acceptation signées par les récipiendaires et exemplaires des diplômes et certificats conférés. Pour la tenue de la cérémonie, voir aussi la règle R08.001 ÉVÉNEMENTS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA Exemplaire Précisions sur les documents Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal Listes des candidats, dossiers des récipiendaires, méthodes de remise des distinctions, descriptions du déroulement des cérémonies; lettres d’acceptation, exemplaires des certificats et diplômes conférés.

Secrétariat général/ Registrariat/

Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques

Numérique/ Papier

5 ans Conservation permanente au SGDA

Principal Dossiers des candidats non retenus et des documents de travail.

Secrétariat général/ Registrariat/

Vice-rectorat exécutif aux affaires académiques

Numérique/ Papier

5 ans Destruction


1 an Destruction



R11.004 DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Documents dont le sujet varie d’une unité à l’autre et qui sont utilisés pour les besoins de leurs activités spécifiques. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : publications, coupures de presse, extraits de livres, articles, dépliants, catalogues, documents et manuels de référence techniques, lois et règlements. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Tant que les documents sont d’utilité courante

Note : ces documents ne doivent jamais être déposés au SGDA.

Destruction



R11.005 DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX Documents relatifs aux demandes d’ordre général ou aux demandes ciblées adressées par des individus ou par des organismes extérieurs à l’Université. Pour les demandes de renseignements qui requièrent la production de rapports, de statistiques ou de nouveaux éléments d’information susceptibles d’être utiles, ou qui documentent les activités principales de l’Université, voir les règles appropriées. Pour les demandes liées à l’accès à des documents publics et à des renseignements personnels, voir la règle R16.006 DEMANDES D’ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Unité responsable Numérique/ Papier 1 an

Destruction



R11.006 GESTION ADMINISTRATIVE GÉNÉRALE Documents relatifs à la gestion et à la coordination générale des unités administratives ou pédagogiques de l’Université. Ils comprennent les documents réalisés, reçus et utilisés à l’appui de leurs programmes, tâches, activités et opérations. Il s’agit d’une règle de conservation par défaut couvrant l’ensemble des documents des départements et services de l’Université qui n’entrent pas dans une règle donnée. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants : correspondance générale, échanges de vœux et politesses (condoléances, remerciements, etc.), notes de réunions, plans d’action et de suivi à court terme, statistiques préliminaires, avant-projets, propositions et documents de travail, directives, contrôles et transactions budgétaires, horaires de travail, demandes de travaux, avis, notes de service, listes d’envoi et coordonnées, réservations de salle, copies multiples d’un document, modèles, formulaires vierges, activités sociales des employés, organisation de voyages d’affaires, etc. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Unité responsable Numérique/ Papier 2 ans

Destruction



R16.001 DÉPÔT LÉGAL Documents relatifs au dépôt légal de publications de l’Université auprès de Bibliothèques et Archives Canada (BAC) et de Bibliothèques et Archives nationales du Québec (BAnQ). Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : correspondance, formulaires administratifs et certificats de dépôt légal. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

1 an

Sélection : conservation permanente au SGDA des certificats de dépôt légal.


1 an Destruction



R16.002 CODE DE CONDUITE PÈDAGOGIQUE – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs aux allégations de malhonnêteté intellectuelle de la part des étudiants, qui relèvent du Code de conduite pédagogique de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : rapports d’incidents, plaintes, enquêtes, accusations, correspondance avec les parties concernées, pièces justificatives, avis promulgués par le doyen, recommandations au Sénat et rapports; demandes d’appel. Pour les documents reliés aux auditions et aux documents détenus par le secrétaire des tribunaux étudiants, voir la règle R16.003 TRIBUNAUX ÉTUDIANTS. Pour les documents reliés aux lettes qui font état de décisions demeurant dans les dossiers étudiants, voir la règle R30.002 DOSSIERS ÉTUDIANTS. Voir aussi la règle R29.005 PROGRAMME DE PROMOTION DES DROITS ÉTUDIANTS – DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur les


Principal Accusations maintenues

Décanats ou écoles

Numérique/ Papier

Jusqu’à la date de l’appel final + 80 ans

Destruction

Principal Accusations maintenues

Gestion des effectifs étudiants

Numérique/ Papier

Jusqu’à ce que l’étudiant obtienne son diplôme + 3 ans

Note : la valeur de recherche est assurée par la conservation du rapport du doyen ou par la notification versée au dossier étudiant

Destruction

Principal Accusations rejetées

- Facultés - Gestion des

effectifs étudiants

Numérique/ Papier

Jusqu’au rejet ou au retrait de la plainte

Destruction



R16.003 TRIBUNAUX ÉTUDIANTS Documents relatifs aux procès-verbaux des commissions d’appel, comités d’appel et tribunaux étudiants. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : dossiers individuels, enregistrements sonores des auditions, demandes d’appel, sanctions et conclusions finales, règles de procédure et rapports annuels du secrétaire. Pour les rapports annuels énumérant les accusations traitées par le secrétaire, voir la règle R32.004 RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Pour les documents demeurant dans les dossiers étudiants, voir la règle R30.002 DOSSIERS ÉTUDIANTS. Voir aussi la règle R29.005 PROGRAMME DE PROMOTION DES DROITS DES ÉTUDIANTS – DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur les


Principal s.o. Service des affaires juridiques

Numérique/ Papier

Jusqu’à la fermeture du dossier + 80 ans

Destruction

Principal Enregistrements sonores des auditions

Service des affaires juridiques

Numérique/ Papier

Jusqu’à la fermeture du dossier + 5 ans

Destruction

Principal s.o. Comité d’audition

Numérique/ Papier

Dès la fermeture du dossier

Destruction


Dès la fermeture du dossier Destruction



R16.004 DROITS D’AUTEUR Documents relatifs aux droits d’auteurs détenus par l’Université. Comprend les documents liés aux droits de consultation et d’utilisation au nom des professeurs, du personnel et des étudiants de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : droits d’auteur sur des œuvres ou des travaux réalisés ou acquis par l’Université; autorisations d’affranchissement des droits, attributions de droits, licences ou autorisations liées aux droits d’auteur au nom de l’Université pour des manuscrits, logiciels, photographies et enregistrements audio ou vidéo. Exemplaire Précisions sur les


Principal Droits d’auteur Unité responsable Numérique/ Papier

50 ans après le décès de l’auteur


Principal Autorisations temporaires d’utiliser du matériel protégé par droits d’auteur

Unité responsable Numérique/ Papier

Conditions d’utilisation + 6 ans

Destruction

Secondaire Dossiers sur les droits d’auteurs


Numérique/ Papier

50 ans après le décès de l’auteur


Remarque : L’accès est strictement réservé au Service des affaires juridiques.

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/

Papier Tant que les documents sont en

vigueur + 1 an

Destruction



R16.005 CERTIFICATS DE MARQUE DE COMMERCE ET DE DESSIN INDUSTRIEL Documents relatifs aux enregistrements visant à établir la propriété légitime des marques de commerce et dessins industriels pour lesquels l’Université détient les droits. Cette règle s’applique aux documents suivants : demandes d’enregistrement ou certificats de propriété. Pour les marques officielles de l’Université, voir la règle R19.002 IDENTIFICATION DE L’UNIVERSITÉ. Exemplaire Précisions sur


Principal Marques de commerce

Unité responsable

Numérique/ Papier

Jusqu’au dernier renouvellement du certificat +15 ans


Élimination des demandes d’enregistrement

Principal Certificats de dessin industriel

Unité responsable

Numérique/ Papier

Jusqu’au dernier renouvellement du certificat + 10 ans


Élimination des demandes d’enregistrement

Secondaire s.o. Service des affaires

juridiques

Numérique/ Papier

Jusqu’au dernier renouvellement du certificat


Remarque : L’accès est strictement réservé au Service des affaires juridiques



R16.006 DEMANDES D’ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Documents relatifs aux demandes d’accès aux documents publics de l’Université et demandes de renseignements personnels détenus par celle-ci. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : demandes d’accès, de correction ou de révision, accusés de réception, réponses de la personne chargée de l’accès aux documents et décisions de la Commission d’accès à l’information du Québec concernant spécifiquement l’Université. Voir aussi la règle R16.007 GESTION DES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Vice-recteur -Relations institutionnelles et Secrétaire général

Numérique/ Papier

Jusqu’à la fermeture des dossiers + 10 ans

Conservation permanente au SGDA des décisions de la Commission d’accès à

l’information du Québec.


Jusqu’à la fermeture des dossiers

Destruction



R16.007 GESTION DES FICHIERS DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Documents relatifs à la gestion des fichiers de renseignements personnels détenus par l’Université. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : déclarations des fichiers de renseignements personnels auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec, ententes de transmission de renseignements personnels entre organismes publics, autorisations de la Commission d’accès à l’information et registres de consultation des fichiers de renseignements personnels. Voir aussi la règle R16.006 DEMANDES D’ACCÈS AUX DOCUMENTS PUBLICS ET AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Tant que les documents sont en vigueur + 6 ans

Conservation permanente au SDGA

Note : accès strictement réservé au Service des affaires juridiques.



R16.008 DROITS ET OBLIGATIONS – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs aux comportements jugés inacceptables en vertu du Code des droits et des obligations de l’Université. Ces documents sont associés aux démarches de résolution des plaintes ou aux mesures correctives. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : demandes d’information, rapports d’incident, plaintes, documents de soutien, interventions à court terme, références et consultations n’exigeant pas de plainte officielle, accusations, avis d’audience, formulaires d’accueil, demandes d’appel et résultats. Pour le Code des droits et des obligations de l’Université, voir la règle R32.006 POLITIQUES ET PROCÉDURES DE L’UNIVERSITÉ. Pour le rapport annuel du conseiller, voir la règle R32.004 RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Voir aussi la règle R16.002 CODE DE CONDUITE PÉDAGOGIQUE – DOSSIERS INDIVIDUELS. Voir aussi la règle R16.003 TRIBUNAUX ÉTUDIANTS. Exemplaire Précisions sur


Principal Dossiers individuels

Bureau des droits et des obligations

Numérique/papier 10 ans après la dernière activité dans le dossier

Destruction Remarque : La valeur de recherche est assurée par la conservation des données statistiques contenues dans les rapports annuels.

Secondaire s. o. Autres unités Numérique/papier 2 ans après la dernière activité dans le dossier

Destruction



R16.009 OMBUDSMAN – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs à la gestion des plaintes déposées au Bureau de l’ombudsman concernant l’application des politiques ou règlements de l’Université. Ces documents sont associés aux démarches de résolution des plaintes ainsi qu’aux mesures et correctifs adoptés par l’ombudsman de l’Université. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants, organisés par dossier individuel : plaintes; notes sur les cas et lettres faisant état des décisions prises; listes maîtresses. Pour les recommandations et rapports de l’ombudsman, voir la règle R32.004 RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Exemplaire Précisions sur


Principal Dossiers individuels

Bureau de l’ombudsman

Numérique/ Papier

Jusqu’au règlement du cas + 10 ans

Destruction Remarque : la valeur de recherche est assurée par la conservation des recommandations de l’ombudsman et les statistiques contenues dans les rapports annuels.

Principal Listes maîtresses Bureau de l’ombudsman

10 ans Destruction Remarque : la valeur de recherche est assurée par la conservation des rapports annuels.



R16.010 ASSURANCES COLLECTIVES Documents relatifs aux contrats d’assurance vie, salaire, accident, maladie et dentaire. Comprend les plans d’assurance pour les étudiants internationaux. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : contrats et amendements, listes des assurés, renouvellements et facturation de primes. Voir aussi la règle R25.016 PROGRAMMES D’AVANTAGES SOCIAUX. Voir aussi la règle R25.017 AVANTAGES SOCIAUX – DOSSIERS DU PERSONNEL. Pour les autres contrats d’assurance (ex. responsabilité civile), voir règle R16.014 CONTRATS D’ASSURANCE. Exemplaire Précisions sur



Numérique/papier

Aussi longtemps que les contrats d’assurance sont en vigueur ou règlement de toutes les

demandes + 7 ans

Élimination

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/papier Aussi longtemps qu’ils s’appliquent Élimination



R16.011 AVIS JURIDIQUES ET JURISPRUDENCE Documents relatifs aux avis juridiques nécessaires à la conduite des affaires de l’Université, émanant du Service des affaires juridiques ou d’organismes externes. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service des affaires

juridiques

Numérique/ Papier

Jusqu’au règlement du cas ou tant que l’avis juridique demeure

valide ou en vigueur + 10 ans


Note : le droit de consultation est strictement réservé au Service des affaires juridiques

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/

Papier Jusqu’au règlement du cas ou

tant que l’avis juridique demeure valide ou en vigueur

Destruction



R16.012 DOSSIERS DE LITIGE Documents relatifs aux questions juridiques traitées par une cours de justice ou un tribunal administratif, ou soumises à ces juridictions, par l’Université ou à l’encontre de celle-ci. Cette règle s'applique notamment aux documents suivants, organisés par dossier individuel : correspondance juridique et plaidoiries, déclarations, réclamations, poursuites, défenses, convocations et assignations à témoigner, ordres, décharges, ordonnances de la cour, transcriptions certifiées, soumissions écrites, argumentaires, transactions, quittances et jugements. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Jusqu’au règlement final des procédures, notamment le droit d’interjeter en appel,

ou jusqu’à l’exécution du jugement +10 ans


Note : accès strictement réservé au Service des affaires juridiques.



R16.015 CONTRATS MINEURS Documents relatifs aux contrats d’achats (de moins de 20 000 $) et de services mineurs. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : dossiers relatifs aux négociations, études de contrat, contrats, dossiers relatifs aux inspections prévente et de garantie. Voir aussi la règle R16.016 CONTRATS MAJEURS. Voir aussi la règle R02.012 ACHATS. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Unité responsable Numérique/ Papier Pour la durée du contrat + 10 ans

Destruction

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/ Papier Pour la durée du contrat

Destruction



R16.018 LICENCES ET PERMIS Documents relatifs aux licences et permis nécessaires à la conduite de certaines activités des unités de l’Université, tels les permis d’alcool. Pour les licences liées aux droits d’auteur, voir la règle R16.004 DROITS D’AUTEURS. Pour les permis de construction (règle en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Pendant la période de validité de la licence ou du permis + 3 ans

Destruction



R17.001 GESTION DOCUMENTAIRE ET PROGRAMMES DE GESTION DES ARCHIVES Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : calendriers de conservation, plans de classification, programmes de préservation des archives et programme de gestion des documents essentiels. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. SGDA Numérique/ Papier

Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version




R17.002 CONSERVATION DES DOCUMENTS ET MODE DE DISPOSITION FINAL Documents relatifs à la gestion du transfert des documents de l’Université au Service de la gestion des documents et des Archives (SGDA), pour conservation et application du mode de disposition final. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : listes de contenu des boîtes; listes des unités administratives et académiques et listes pour chacune des unités du personnel autorisé à consulter ou retirer des dossiers (formulaire pour autorisation d’accès); ainsi que les formulaires d’autorisation de destruction de documents. Exemplaire Précisions sur les documents Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal Listes des dépositaires

SGDA Numérique/ Papier

Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version.


Principal Formulaires d’autorisation d’accès


Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version.

Destruction

Principal Listes de contenu des boîtes


Jusqu’à la destruction de la boîte Destruction

Principal Formulaires d’autorisation de destruction


10 ans Destruction

Secondaire Listes de contenu des boîtes et formulaires d’autorisation de

destruction

Unités dépositaires

Numérique/ Papier

Les formulaires d’autorisation sont conservés 1 an

Note : les listes de contenu des boîtes doivent être éliminées dès que le formulaire d’autorisation de destruction a été envoyé au SGDA.

Destruction



R17.003 GESTION DES FONDS D’ARCHIVES Documents relatifs au transfert, conservation, traitement, consultation et diffusion des fonds d’archives, privés et institutionnels, qui sont sous la responsabilité du Département de la gestion des documents et des archives. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : dossiers individuels d’acquisition et de gestion des fonds d’archives, comprenant les formulaires d’acquisition, les évaluations financières, les autorisations de consultation, les contrats et ententes avec les donateurs; dossiers de traitement des fonds comprenant les listes de dossiers et leur description ainsi que les instruments de recherche. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. SGDA Numérique/ Papier

Tant que les archives sont sous la responsabilité du

SGDA

Conservation permanente

Note : lorsqu’un fonds n’est plus sous la responsabilité du SGDA, conservation permanente des dossiers d’acquisition et d’administration seulement.



R17.005 TRADUCTION Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : textes à traduire et traductions. En ce qui a trait à la banque de terminologie et aux fichiers de référence des traducteurs, voir la règle 11.004 DOCUMENTS DE REFERENCE. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service de traduction Numérique 5 ans

Élimination



R18.001 PUBLICATIONS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA Documents relatifs aux publications administratives, pédagogiques et éducatives de l’Université. Sont inclus les documents concernant la préparation, la réalisation et la distribution des publications. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : manuels, journaux, bulletins, directives, énoncés de politiques, manuels de procédures, prospectus, rapports annuels, affiches, livres, périodiques, monographies, publications savantes ou scientifiques et tous autres documents publiés par une unité dans le cours de ses activités; manuscrits et photographies; documents de projets de publications acceptés ou rejetés (formulaires, demandes de subventions, soumissions, publicités; textes publiés. Pour les annuaires de cours, voir la règle R18.003 ANNUAIRES DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Tant que les documents sont en vigueur + 2 ans

Sélection : conservation permanente au SGDA de deux exemplaires de tout document imprimé ou publié et sélection des documents de soutien significatifs.


Tant que les documents sont en vigueur

Destruction



R18.002 PUBLICATIONS EXTERNES Documents relatifs à tous les types de publications émanant d’organismes externes et utilisés à titre de référence ou d’information. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : livres, magazines et périodiques, avis, rapports, prospectus, bulletins, annuaires et répertoires. Pour les publications internes, voir la règle R18.001 PUBLICATIONS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Toutes les unités

Numérique/ Papier


Destruction



R18.003 ANNUAIRES DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA Documents relatifs aux annuaires de l’Université Concordia. Les annuaires sont des publications officielles compilant des informations telles que : calendriers universitaires; mission et règlements; informations sur l’admission et l’aide financière; descriptions des services auxiliaires et de soutien pédagogique; listes des membres de l’administration supérieure et des instances de direction; descriptions des programmes et des cours pour chacune des Facultés, l’École des études supérieures et le Centre de l’éducation permanente. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : version finale des annuaires des études de 1er cycle et des annuaires des cycles supérieurs de l’Université. Voir aussi la règle R18.004 ANNUAIRES DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA – DOCUMENTS DE TRAVAIL. Pour les autres publications de l’Université, voir la règle R18.001 PUBLICATIONS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Gestion des effectifs étudiants École des études supérieures Centre de l’éducation permanente

Numérique/ Papier

Les copies numériques (PDF) des versions finales des annuaires doivent être déposées au SGDA dès leur production. Conservation permanente des versions finales des annuaires, sous format papier et numérique (PDF) au Registrariat, à l’École des études supérieures et au Centre de l’éducation permanente.


Note : Le Service des archives effectuera le transfert des copies numériques des annuaires en format de préservation. Des copies papier des annuaires antérieurs à 2009 sont conservées en permanence aux Archives.

Secondaire s.o. Autres unités Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version

Destruction



R18.004 ANNUAIRES DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA – DOCUMENTS DE TRAVAIL Documents relatifs à la publication des annuaires de l’Université Concordia. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : suivi des changements dans les programmes d’enseignement; épreuves de mise en page et versions préliminaires; correspondance et documents de travail. Voir aussi la règle R18.003 ANNUAIRES DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

10 ans

Destruction



R19.001 RECRUTEMENT DES ÉTUDIANTS Documents relatifs à l’organisation des activités de promotion en vue de recruter de nouveaux étudiants, telles que : tournées des agents de recrutement dans les institutions et participation à des salons d’information; journées portes ouvertes et visites guidées du campus. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : documents de planification, calendriers des activités; documents publicitaires, présentations audiovisuelles et matériel d’information, tel que : brochures, affiches, CD et vidéos, trousses d’information; rapports d’activité. Pour les documents relatifs à la publicité et aux annonces diffusées dans les médias ou affichées dans les endroits publics, voir la règle R19.003 PUBLICITÉ ET MARKETING. Exemplaire Précisions sur



Audio-visuel Numérique/

Papier /

5 ans

Sélection : conservation permanente au SGDA des documents qui témoignent substantiellement des activités de recrutement.

Secondaire s.o. Autres unités Audio-visuel /

Numérique/ Papier

Jusqu’à la fin de l’activité

Destruction



R19.002 IDENTIFICATION DE L’UNIVERSITÉ Documents relatifs à la définition, à la conception et à la modification de toute forme d’identification officielle de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : représentations du nom de l’Université (enseignes, fournitures de bureau officielles), logo de l’Université, signatures et insignes connexes; normes graphiques; armoiries, devises, sceaux, couleurs, hymnes, drapeaux et emblèmes de l’Université.

Exemplaire Précisions sur les documents

Unité Support Période de conservation

Disposition finale

Principal s. o. Service des communications de l’Université

Audiovisuel/ Numérique/Papier/Objet

Jusqu’au remplacement par une nouvelle version


Secondaire s. o. Autres unités Audiovisuel/ Numérique/Papier/Objet

Tant que les documents sont d’utilité courante.

Élimination



R19.003 MATÉRIEL PROMOTIONNEL Documents relatifs à la conception et à la production du matériel promotionnel utilisé par l’Université afin de promouvoir ses activités et ses projets spéciaux. Les documents sont associés aux campagnes publicitaires et aux activités de marketing. Cette règle s’applique aux supports et formats suivants : images, photographies, matériel imprimé et audiovisuel (images fixes, enregistrements sonores, séquences sonores et images en mouvement), multimédia (fichiers balados, vidéos et webémissions), objets et artefacts. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : modèles, épreuves de mise en page, versions préliminaires et définitives du matériel promotionnel (dépliants, affiches, brochures, cartons publicitaires et objets) publiées dans les médias imprimés et électroniques ou affichées dans des endroits publics; horaires et spécifications techniques. Cette règle s’applique aussi aux documents suivants : épreuves, chutes, séquences vidéo, versions préliminaires et définitives des vidéos promotionnels, pré-production et postproduction, messages vidéo, formules de renonciation des auteurs et formules d’autorisation de l’Université; documents informatifs sur la nature, le contenu et la production (matériel de recherche, scénarios, entrevues et scénarimage). Voir aussi la règle R19.007 SITES WEB. Exemplaire Précisions sur



Principal Versions définitives des

productions

Service des communications de l’Université, autres

unités responsables et fournisseurs

externes

Audiovisuel/ Numérique/Papier/Objet

Jusqu’à la fin de la production + 3 ans

Conservation permanente au SGDA des versions définitives, des copies de distribution des productions multimédias et audiovisuelles achevées, du matériel éventuellement réutilisable dans d’autres productions, formules de renonciation des auteurs et formules d’autorisation de l’Université, matériel de recherche important, scénarios, entrevues et scénarimage.

Élimination des spécifications techniques, et des versions préliminaires.

Secondaire Copie d’accès des versions définitives des productions.

Autres unités Audiovisuel/ Numérique/Papier/Objet


Élimination



R19.004 COUVERTURE MÉDIATIQUE Documents relatifs à la couverture médiatique des activités de l’Université dans les médias ciblés ou les médias de masse. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : rapports des revues de presse, articles, coupures de journaux, extraits audiovisuels d’émissions de nouvelles à la radio ou à la télévision et de médias en ligne. Pour les communiqués et les conférences de presse, voir la règle R19.008 RELATIONS MÉDIAS. Pour les nouvelles et les annonces à l’intention des membres de l’Université, voir la règle R19.005 NOUVELLES ET ANNONCES INTERNES. Exemplaire Précisions sur



Principal s. o. Service des communications de

l’Université

Audiovisuel/ Numérique/Papier

2 ans Conservation permanente au SGDA Remarque : sélection par le Service de gestion des documents et des archives. Seule la couverture médiatique d’événements marquants sera conservée.

Secondaire s. o. Autres unités Audiovisuel/ Numérique/Papier

1 an Élimination



R19.005 NOUVELLES ET ANNONCES INTERNES Documents relatifs aux nouvelles et aux annonces internes destinées à informer les membres de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : annonces publiées sur les sites Web de l’Université ou affichées sur les systèmes de communications réseau (liste de diffusion et écrans numériques), versions préliminaires et définitives des avis. Pour les communiqués et les conférences de presse, voir la règle R19.008 RELATIONS MÉDIAS. Exemplaire Précisions sur



Principal s. o. Service des communications de l’Université et autres unités

responsables

Numérique 2 ans Conservation permanente au SGDA de la version définitive des annonces

et des nouvelles importantes.

Secondaire s. o. Autres unités Numérique Tant que les documents sont en vigueur.

Élimination



R19.007 SITES WEB Documents relatifs à la création, au développement et à la mise à jour des sites Web de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : modèles, pages de présentation et éléments statiques (textes informationnels); documents associés à la gestion des éléments dynamiques tels que les bases de données et l’utilisation de logiciel de gestion de contenu; matériel audiovisuel intégré aux sites Web, images, listes des sites Web de l’Université et manuels de normes en matière de présentation graphique. Pour le contenu informationnel présenté sur les sites Web et les documents colligés, transmis ou échangés sur ceux-ci, voir les règles de conservation appropriées à ces documents. Voir aussi la règle R19.003 MATÉRIEL PROMOTIONNEL. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o Service des communications de l’Université et autres

unités créatrices

Audiovisuel/ Numérique

Jusqu’au remplacement par une nouvelle version ou changements majeurs

+ 1 an

Conservation permanente au SGDA de la structure et de l’apparence des sites Web, listes des sites Web de l’Université et des manuels de normes en matière de présentation graphique.



R19.008 RELATIONS MÉDIAS Documents relatifs aux déclarations publiques (conférences de presse et communiqués de presse) de l’Université communiquées aux médias qui visent à informer le grand public ou un groupe spécifique sur les politiques, programmes et activités de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : entrevues, discours, conférences de presse, communiqués de presse, déclarations de presse, listes de personnes-ressources, invitations, photographies, dossiers de presse et matériel promotionnel. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service des communications de

l’Université et autres unités responsables

Médias audiovisuels/

Numérique/Papier




R20.001 RELATIONS EXTERNES Documents relatifs aux échanges entre l’administration supérieure de l’Université et les organismes externes, tels que : les relations gouvernementales, la représentation auprès de comités externes ainsi que l’implication dans l’organisation d’activités conjointes et la participation à des activités sociales. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : stratégies, statistiques et rapports exigés par les autorités gouvernementales, exposés de principe et propositions, procès-verbaux, correspondance officielle, programmes, allocutions, discours, actes de colloque et rapports d’activités. Voir aussi la règle COOPÉRATION ET PARTENARIAT (en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur




Numérique/Papier Tant que d’utilité courante + 5 ans

Conservation permanente au SGDA des stratégies, propositions et exposés de principe soumis aux gouvernements, statistiques et rapports; allocutions et discours. Sélection de programmes et de correspondance officielle. Destruction des autres documents.

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/Papier 2 ans Destruction



R22.001 ÉVALUATION ÉTHIQUE DES PROJETS DE RECHERCHE – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs aux normes éthiques à respecter dans l’exécution des projets de recherche impliquant des expériences sur des sujets humains ou des animaux. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants, organisés en dossiers individuels : copie des protocoles de recherche, copie des commentaires et recommandations des comités d’éthique de la recherche de l’Université, renouvellements des certificats, gabarit de formulaires de consentement des participants et rapports d’étape. Voir aussi les règles R22.002 UTILISATION DE MATÉRIEL BIOLOGIQUE (en cours d’élaboration) et R22.006 DOSSIERS DE PROJETS DE RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT (en cours d’élaboration). Pour les documents des comités d’éthique de la recherche, voir la règle R05.002 COMITÉS DES INSTANCES DE DIRECTION. Exemplaire Précisions sur les

documents Unité Support Période de


Principal s. o. Service de la recherche Numérique/Papier 10 ans après la fin du projet

Destruction Remarque : la valeur de la recherche et la valeur juridique sont assurées par la conservation des procès-verbaux et des documents mentionnés dans la règle R22.006 Dossiers de projets de recherche et développement.



R22.003 RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT – ENTENTES DE PARTENARIAT Documents relatifs aux partenariats entre l’Université et des commanditaires publics et privés concernant des projets de recherche et développement. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : ententes-cadres, ententes de partenariat industriel qui inclut le développement de programmes spéciaux et l’utilisation institutionnelle de logiciels. Pour les contrats de recherche, voir la règle R22.006 DOSSIERS DE PROJETS DE RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT (en cours de développement). Voir aussi R22.004 COMMERCIALISATION DES INVENTIONS. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Service de la recherche

Numérique/Papier Durée de l’entente + 10 ans


Principal s. o. Service des affaires juridiques

Numérique/Papier Durée de l’entente + 10 ans

Conservation permanente

Remarque: l’accès est strictement réservé au Service des affaires juridiques.



R22.004 COMMERCIALISATION DES INVENTIONS Documents relatifs à la commercialisation des inventions par l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants: description des inventions, copie des brevets et des concessions de licence de brevet, renseignements sur les études de marché, propositions, ententes, licences de commercialisation et formulaires de notes d’honoraires. Voir aussi R22.009 BREVETS. Exemplaire Précisions sur


Principal s. o. Service de la recherche

Numérique/Papier Jusqu’à l’expiration des licences de commercialisation

+ 6 ans

Conservation permanente des licences de commercialisation au SGDA

Secondaire s. o. Service des affaires juridiques

Numérique/Papier Jusqu’à l’expiration des licences de commercialisation

Destruction



R22.005 DEMANDES DE SUBVENTION Documents relatifs aux demandes de subvention approuvées et refusées. Cette règle s’applique aux programmes de financement touchant ou non la recherche. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : demandes, descriptions de projet, CV et leurs annexes, lettres de recommandation, avis de décision, évaluations et suivis. Pour la gestion financière des subventions (budget, comptes), voir la règle R02.013 DEMANDES DE SUBVENTION DE RECHERCHE – GESTION FINANCIÈRE. Voir aussi R22.006 DOSSIERS DE PROJETS DE RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT. *** Cette règle ne s’applique pas aux subventions obtenues pour des projets de recherche personnels. Ces derniers, considérés de nature privée, doivent être gérés par le bénéficiaire. ***

Exemplaire Précisions sur les documents

Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal Demandes approuvées

Service de la recherche et autres unités responsables

Numérique/Papier 7 ans après la fin du projet

Destruction

Remarque : la valeur de la recherche est assurée par la conservation des contrats de recherche, des rapports définitifs et des résultats des projets.

Principal Demandes refusées

Service de la recherche et autres unités responsables

Numérique/Papier Jusqu’à la réception de l’avis de refus + 3 ans

Destruction

Secondaire Demandes approuvées

Facultés et autres unités Numérique/Papier Jusqu’à la fin du projet Destruction

Secondaire Demandes refusées

Facultés et autres unités Numérique/Papier 1 an Destruction



R22.008 GESTION DES PROGRAMMES INTERNES DE FINANCEMENT DE LA RECHERCHE Documents relatifs à la création et à la gestion des programmes de financement de Concordia en matière de recherche et développement. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : descriptions des programmes, résultats, statistiques et rapports. En ce qui a trait aux documents émanant de comités de recherche, voir la règle R05.002 COMITÉS DES INSTANCES DE DIRECTION. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Vice-rectorat – Recherches et études

supérieures, Service de la recherche

Numérique/ Papier

Tant que le programme de financement est en vigueur

+ 5 ans




Destruction



R22.009 BREVETS Documents relatifs aux brevets dont les droits appartiennent à l’Université, y compris les brevets non poursuivis et rejetés. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants: avis et rapports juridiques, demandes de brevet provisionnel et autres, copie de brevets, notes de service, ententes, copies de factures, descriptions d’inventions et de technologies, et brevets originaux munis de leur sceau. Exemplaire Précisions sur les


Principal Brevets originaux munis de leur sceau

Service de la recherche

Numérique/Papier Tant que le brevet est en vigueur

Remarque : ranger à part des dossiers de brevets pour assurer la sauvegarde.


Principal Brevets émis




Principal Brevets déposés mais non poursuivis


Numérique/Papier Tant que les documents sont d’utilité courante

+ 10 ans

Destruction

Principal Brevets rejetés


Numérique/Papier Jusqu’à la réception de l’avis de refus + 10 ans

Destruction

Secondaire Dossiers de brevet émis

Service des affaires

juridiques



Remarque : l’accès est strictement réservé au Service des affaires juridiques.



R23.001 PRIX ET BOURSES D’ÉTUDES OCTROYÉS AUX ÉTUDIANTS DE L’UNIVERSITÉ Documents relatifs à la gestion des demandes et au fonctionnement des comités de sélection pour l’octroi de bourses et l’attribution de prix aux étudiants de l’Université incluant les bourses et prix institués par divers donateurs et commanditaires. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : descriptions des programmes; demandes des étudiants et documents de soutien (lettres de recommandation énoncées des centres d’intérêt); notifications d’acceptation, évaluations des comités de sélection et recommandations, listes détaillées des candidats choisis; dossiers individuels crées dans les divers départements au cours de l’évaluation des candidatures; rapports d’étapes, statistiques et correspondance. Pour les fonds de recherche attribués par des organismes externes et gouvernementaux, voir la règle R22.008 (en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur les documents Unité Support Période de


Principal Descriptions de programmes, listes détaillées des récipiendaires, grilles d’évaluation des comités de sélection et statistiques.

Unité responsable

Numérique/ Papier 6 ans Conservation permanente au SGDA

Principal Dossiers individuels, documents de soutien et documents de travail.

Unité responsable

Numérique/ Papier 6 ans Destruction

Principal Candidatures - refusées Unité responsable

Papier

1 an Destruction

Secondaire s/o Autres unités Numérique/ Papier 1 an Destruction



R25.006 LISTES DU PERSONNEL ET LISTES D’ANCIENNETÉ Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : listes du personnel administratif, listes d’ancienneté et listes cumulatives des nominations de professeurs. Voir aussi la règle R25.001 GESTION DU PERSONNEL ET DES POSTES. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Jusqu’à leur remplacement par une nouvelle version



Jusqu’à leur remplacement par une nouvelle version

Destruction



R25.030 ACTIVITÉS SYNDICALES Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : documents d’identification des délégués et dirigeants syndicaux, demandes de congé pour affaires syndicales, statistiques et rapports liés au nombre d’heures consacrées aux activités syndicales. Voir aussi les règles R28.001 STATISTIQUES et R32.004 RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES. Exemplaire Précisions sur les


Principal Listes des délégués et des dirigeants syndicaux

Ressources humaines

Numérique/Papier Jusqu’au remplacement par une nouvelle version + la durée des deux

conventions collectives suivantes

Destruction

Principal Congés pour affaires syndicales et statistiques

Ressources humaines

Numérique/Papier 1 an Destruction

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/Papier 1 an Destruction



R25.032 CONVENTIONS COLLECTIVES Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : versions originales des conventions collectives, lettres d’entente connexes et documents liés à l’interprétation des conventions collectives. Voir aussi la règle R25.033 DOSSIERS DE NÉGOCIATION. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Ressources humaines

Numérique/ Papier

Conservation permanente d’une copie signée aux Ressources humaines



Tant que les documents sont en vigueur Destruction



R25.033 DOSSIERS DE NÉGOCIATION Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : mandats, dossiers de négociation, échanges de propositions, documents stratégiques, comptes rendus des séances de négociation, avis juridiques, prévisions des dépenses, listes des salariés, etc. Voir aussi la règle R25.0032 CONVENTIONS COLLECTIVES. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Ressources humaines

Numérique/ Papier

Jusqu’à la signature de la convention collective + durée des 2 prochaines

conventions collectives

Conservation permanente au SGDA des documents nécessaires pour comprendre l’avancement des négociations. Destruction des documents de travail.


Jusqu’à la signature de la convention collective

Destruction



R25.034 RELATIONS DE TRAVAIL – GRIEFS Documents relatifs aux griefs, à l’arbitrage, aux décisions et aux plaintes déposées en vertu du Code du travail, aux plaintes de harcèlement et aux autres conflits de travail du personnel syndiqué et non syndiqué. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : formules de grief, arrangements, rapports d’audience, lettres d’entente, actions en justice ou procédures judiciaires, décisions judiciaires, injonctions, définitions des services essentiels et dossiers de presse. Voir aussi la règle R25.035 RELATION DE TRAVAIL - DOSSIERS INDIVIDUELS Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Ressources humaines /

Vice-rectorat exécutif aux

affaires académiques

Numérique/ Papier

Jusqu’au règlement du grief + 5 ans

Conservation permanente au SGDA des décisions, de l’arbitrage, des jugements et des documents importants liés aux conflits de travail majeurs. Remarque : Aucun document lié au grief ne doit être conservé dans le dossier de personnel du plaignant après l’expiration de la période de conservation prévue dans la convention collective en question.


Jusqu’au règlement du grief Destruction



R28.001 STATISTIQUES Documents relatifs aux données statistiques touchant divers aspects de la gestion administrative et pédagogique des unités de l’Université et qui témoignent du déploiement de leurs principales activités. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : collectes de données, feuilles de calcul Excel, statistiques périodiques ou annuelles, analyses de données cumulatives et récapitulatives. Pour les statistiques sur la population étudiantes, voir la règle R28.003 STATISTIQUES ET RAPPORTS SUR LES EFFETS ÉTUDIANTS. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

5 ans

Sélection : conservation permanente au SGDA des statistiques cumulatives et récapitulatives. Destruction des listes et tableaux de courte utilité ou d’autres documents dont on a extrait des données ou qui ont été résumés dans les versions définitives de rapports statistiques.


1 an Destruction



R28.003 EFFECTIFS ÉTUDIANTS - STATISTIQUES ET RAPPORTS Documents relatifs aux statistiques et rapports produits par le Student Information System (SIS), tels que : prévisions des effectifs étudiants, rapports sur les admissions, études et analyses du profil de la population étudiante et son évolution; moyennes des résultats académiques; divers rapports et statistiques demandés par les unités de l’Université, le gouvernement et autre organisme externe. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : collecte de données; rapports sur les admissions, listes de projection et statistiques; rapports statistiques périodiques et/ou annuels. Pour les statistiques concernant la gestion interne, voir la règle R18.001 STATISTIQUES. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Gestion des effectifs étudiants

Numérique/ Papier

7 ans

Note : Une copie de sécurité des statistiques, études et rapports significatifs est envoyée au SGDA dès leur création.

Sélection : conservation permanente au SGDA des statistiques, études et rapports significatifs. Destruction des documents de travail, tableaux de courte utilité ou d’autres documents dont on a extrait des données ou qui ont été résumés dans les versions définitives de rapports statistiques.

Secondaire s.o. Autres unités Jusqu’à son remplacement par

une nouvelle version Destruction



R29.001 SERVICES DE SOUTIEN AUX ÉTUDIANTS Documents relatifs à la définition et à l’évolution des services de soutien fournis aux étudiants par l’Université, tels que : activités d’accueil et d’intégration, services aux étudiants internationaux, aide à l’apprentissage, conseils et références pédagogiques, programmes de défense des droits, services d’aide financière, services d’information sur les carrières. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : listes et description de services, identification des besoins des étudiants, études, analyses, statistiques et autres rapports. Pour les dossiers individuels, voir la règle R29.002 SERVICES DE SOUTIEN AUX ÉTUDIANTS – DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Jusqu’à la prochaine évaluation ou jusqu’à la redéfinition des services fournis par l’unité

+ 3 ans



1 an

Destruction



R29.002 SERVICES DE SOUTIEN AUX ÉTUDIANTS – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs à la prestation de services de soutien personnalisés dans les cas où l’étudiant requiert des conseils continus d’ordre pédagogique, financier, social ou culturel. Les documents couverts par cette règle sont classés en dossiers individuels et peuvent inclure : renseignements généraux sur l’étudiant, questionnaires, résumés d’entrevues et notes, rapports de superviseurs, avis et références, notes de service, correspondance et documents personnels fournis par les étudiants. Voir aussi la règle R29.001 SERVICES DE SOUTIEN AUX ÉTUDIANTS. Pour les cas particuliers, voir la règle R29.004 ÉTUDIANTS EN SITUATION DE HANDICAP – DOSSIERS INDIVIDUELS et la règle R29.005 PROGRAMME DE PROMOTION DES DROITS DES ÉTUDIANTS – DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

3 ans après l’absence de toute activité au dossier de l’étudiant

Destruction

Note : La valeur de recherche est assurée par la conservation de documents généraux (ne contenant pas de renseignements personnels) portant sur les activités et services fournis aux étudiants.



Destruction



R29.003 SERVICES AUX ÉTUDIANTS EN SITUATION DE HANDICAP Documents relatifs à la mise en œuvre et à l’évolution des activités et services visant les étudiants en situation de handicap. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : listes de ressources (interprètes, preneurs de notes, accompagnateurs); inventaires de matériel spécialisé (fauteuils roulants, mobilier, imprimantes Brailles, numériseurs, matériel de lecture visuel); rapports d’activités sur les services fournis, statistiques et évaluation des services. Pour les dossiers individuels, voir la règle R29.004 ÉTUDIANTS EN SITUATION DE HANDICAP – DOSSIERS INDIVIDUELS. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service de soutien et

promotion des droits des étudiants

Audiovisuel/ Numérique/

Papier

5 ans après la fin de l’activité ou le remplacement par une nouvelle version

Sélection : conservation des programmes, statistiques et rapports d’activités; des spécimens de documents adaptés aux étudiants en situation de handicap (impression en gros caractères, Braille, etc.). Destruction des documents de travail.

Secondaire s.o. Autres unités Audiovisuel/ Numérique/

Papier

Jusqu’à la fin de l’activité ou le remplacement par une nouvelle version

Destruction



R29.004 ÉTUDIANTS EN SITUATION DE HANDICAP – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs à la prestation de services personnalisés et d’accommodements pédagogiques aux étudiants en situation de handicap. Les documents couverts par cette règle sont classés en dossiers individuels et peuvent inclure : renseignements généraux sur l’étudiant, exemplaires de demande d’allocation gouvernementale pour besoins particuliers, certificats médicaux officiels, formulaires d’autorisation de divulgation de renseignements, demandes d’arrangements spéciaux pour les examens, correspondance avec les conseillers, les professeurs et toute personne appelée à fournir des services adaptés et tous autres renseignements fournis par l’étudiant. Voir aussi la règle R29.003 SERVICES AUX ÉTUDIANTS EN SITUATION DE HANDICAP. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service de soutien et promotion

des droits des étudiants

Numérique/ Papier

5 ans après l’absence de toute activité au dossier de l’étudiant.

Destruction

Note : La valeur de recherche est assurée par la conservation d’informations récapitulatives sur les activités et services fournis à chacun des étudiants; également par les statistiques et les rapports annuels.



Destruction



R29.005 PROGRAMME DE PROMOTION DES DROITS DES ÉTUDIANTS – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs à la défense des étudiants mis en examen en vertu du Code de conduite pédagogique et du Code des droits et obligations, ou documents relatifs à l’aide apportée aux étudiants dans les cas de demandes de réévaluation des notes et d’appels. Les documents couverts par cette règle sont classés en dossiers individuels et peuvent inclure : formulaires d’inscription, correspondance avec les parties concernées, documentation de soutien, formulaires d’autorisation de divulgation des renseignements, copies de travaux litigieux, copies de documents produits par la défense, références, avis et notes. Voir aussi la règle R16.003 TRIBUNAUX ÉTUDIANTS. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service de soutien et promotion

des droits des étudiants

Numérique/ Papier

10 ans après la dernière visite de l’étudiant

Destruction

Note : La valeur de recherche est assurée par la conservation des documents généraux (ne contenant pas de renseignements personnels) portant sur les activités et services fournis aux étudiants.


Dès la fermeture du dossier

Destruction



R29.006 ACCUEIL ET INTÉGRATION DES ÉTUDIANTS Documents relatifs aux activités d’accueil et d’intégration des étudiants de l’Université telles que : activités de préinscription, activités de début de trimestre, ateliers et séances d’information pour les étudiants. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : présentations audiovisuelles, matériel et trousses d’information, documents publicitaires, statistiques et rapports d’activités. Exemplaire Précisions sur



Audio-visuel/ Numérique/

Papier

3 ans

Sélection : conservation permanente au SGDA des documents témoignant de la tenue et du contenu d’activités d’accueil et d’intégration.

Secondaire s.o. Autres unités Audio-visuel/ Numérique/

Papier

1 an Destruction



R29.007 DOSSIERS DES PATIENTS - SERVICE DE SANTÉ Documents relatifs aux dossiers médicaux, psychologiques et de counseling des patients. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants, organisés en dossiers individuels : renseignements généraux sur le patient, formulaires d’accueil et d’inscription, antécédents médicaux, notes d’évolution, résultats d’examen et de laboratoire, demandes de recommandation, diagnostics, soins prescrits et rapports d’évaluation. Exemplaire Précisions sur les


Principal s. o. Service de santé Numérique/Papier Dix ans après la dernière inscription au dossier du patient

Destruction



R30.001 RELEVÉS DE NOTES – ÉTUDIANTS DE LOYOLA ET DE SIR GEORGE WILLIAMS Documents relatifs aux rapports de synthèse du cheminement académique des étudiants de Loyola et de Sir Georges Williams. Cette règle s’applique aux documents suivants : relevés de notes antérieurs à 1972 pour Sir George Williams et 1976 pour Loyola. Exemplaire Précisions sur



Papier 60 ans




R30.002 DOSSIERS ÉTUDIANTS Dossiers officiels des étudiants résidant dans la base de données Student Information System (SIS). Dossiers regroupant les documents permettant de retracer le cheminement des étudiants depuis leur admission à l’Université. Inclure les copies papier des formulaires et documents afférents à leur admission et autres documents relatifs à leur progression pédagogique qui ont été numérisés et intégrés à leurs dossiers numériques. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : demandes d’admission, actes de naissance, papiers d’immigration, résultats de tests, cv, relevés de notes et diplômes d’autres institutions, changements de cours ou de programme, demandes de bourses, documents confidentiels reliés aux études, requêtes, rapports d’étape, relevés de notes, moyennes générales finales, demandes de vérification et attestations de délivrances de diplôme. Pour les relevés de notes antérieurs au système SIS, voir la règle R30.001 RELEVÉS DE NOTES DES ÉTUDIANTS DE LOYOLA ET SIR GEORGE WILLIAMS. Exemplaire Précisions sur


Principal Documents numérisés


Papier Jusqu’à validation de la qualité de la numérisation des documents + 3 ans

Destruction

Principal Dossiers étudiants- Admis et inscrits


Numérique/ Papier

80 ans après la fin des études Sélection : conservation permanente au SGDA des documents qui témoignent de la provenance, du parcours universitaire, des résultats obtenus et des programmes d’étude complétés des étudiants.

Principal Dossiers

étudiants – non admis et non

inscrit


Numérique/ Papier

2 ans après la demande d’admission

Destruction

Secondaire s.o. Départements d’enseignement

Numérique/ Papier

2 ans après la dernière inscription au dossier

Note : les documents significatifs et nécessaires doivent se trouver dans le dossier de l’étudiant dans la base de données SIS.

Destruction



R30.004 LISTES DES DIPLÔMÉS Documents relatifs aux listes des étudiants finissants créées à la fin de chaque trimestre et soumises au Sénat pour approbation. Ces listes d’étudiants finissants sont les plus exactes pour chaque trimestre. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : listes partielles telles que les listes des étudiants acceptés, refusés ou en attente de décision; et listes finales envoyées au Sénat pour approbation. Exemplaire Précisions sur


Principal Listes finales des diplômés

Gestion des effectifs étudiants École de formation continue

Numérique/ Papier


Principal Listes partielles Gestion des effectifs étudiants École de formation continue

Numérique/ Papier

2 trimestres

Destruction


Tant que d’utilité courante Destruction



R30.005 DEMANDES DE NOTATION DIFFÉRÉE OU MÉDICALE OU D’EXAMEN DE REPRISE Documents relatifs aux demandes soumises par les étudiants qui sont dans l’impossibilité d’assister à un examen final pour cause de maladie ou toutes autres raisons sérieuses ou par les étudiants désirant passer un examen de reprise. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : formulaires de demande, certificats médicaux ou documents supportant la demande, copies de relevés de notes, lettres de décision, propositions de date de reprise. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

5 ans

Destruction



R30.006 DIPLÔMES Documents relatifs aux diplômes remis aux étudiants qui ont complété leur programme d’études. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : spécimens de diplômes, registres des formats et des signataires de diplômes; calendriers et procédures d’émission des diplômes. Pour les diplômes non réclamés, voir la règle R30.007 DIPLÔMES NON RÉCLAMÉS. Pour les diplômes honorifiques, voir la règle : R08.006 TITRES HONORIFIQUES. Pour les demandes de remplacement de diplômes, voir les règles R30.008 et R30.009 DEMANDES DE REMPLACEMENT DE DIPLÔME. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Gestion des effectifs étudiants École de formation continue

Numérique/ Papier

Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version


Secondaire s.o. Autres unités Jusqu’à son remplacement par une nouvelle version

Destruction



R30.007 DIPLÔMES NON RÉCLAMÉS Cette règle s’applique aux diplômes non réclamés. Voir aussi la règle R30.006 DIPLÔMES. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

2 ans

Destruction



R30.008 DEMANDES DE REMPLACEMENT DE DIPLÔME - ENDOMMAGÉ, DÉTRUIT OU PERDU Documents relatifs aux demandes de remplacement de diplômes lorsque les originaux ont été endommagés, détruits ou perdus. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : formulaires de demande de remplacement, affidavits, et diplômes originaux endommagés. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

3 ans

Destruction



R30.009 DEMANDES DE REMPLACEMENT DE DIPLÔME - CORRECTION Documents relatifs aux demandes de remplacement de diplômes en raison d’une correction de nom, de sexe ou de date de naissance. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : formulaires de demande de remplacement, affidavits, diplômes originaux à corriger, copies certifiées des documents légaux approuvant la correction du nom, du sexe ou de la date de naissance. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Les copies papier des documents sont détruites après leur numérisation. Les copies numérisées demeurent dans les dossiers des étudiants (SIS). Note : les procédures de numérisation doivent assurer l’intégrité des documents.

Conservation permanente dans le dossier étudiant



R30.010 RENDEMENT SCOLAIRE – DOSSIERS INDIVIDUELS Documents relatifs au calcul de la moyenne cumulative (GPA) des étudiants des cycles supérieurs. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : dossiers avec copies des évaluations, contrôles, correspondances, notes et documents de travail. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. École des études supérieures

Numérique/ Papier

Tant que l’étudiant est inscrit Destruction


Tant que l’étudiant est inscrit. Destruction



R30.014 DEMANDE DE CONFIRMATION DE STATUT D’ÉTUDIANT Documents relatifs aux demandes de relevé de notes et de lettres d’attestation. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : demandes, lettres d’attestation, formulaires, certificats et copies de relevés de notes. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Les formulaires de demande en format papier sont détruits après leur numérisation. Les documents de travail et les relevés de notes non réclamés sont détruits 2 ans après la date de réception des demandes. Note : les procédures de numérisation doivent assurer l’intégrité des documents.

Destruction



R31.005 SESSIONS D’EXAMENS Documents relatifs à la gestion des sessions d’examens de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : horaires des sessions d’examens, instructions ou informations remises aux moniteurs et aux étudiants, feuilles de présence signées par les étudiants, rapports d’incident (non reliés à une fraude) complétés par les moniteurs et remarques. Pour les rapports d’incident reliés à une fraude, voir la règle CODE DE CONDUITE – DOSSIER INDIVIDUEL (en développement). Exemplaire Précisions sur



École des études supérieures

Numérique/ Papier 5 ans

Destruction

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/ Papier Tant que d’utilité courante Destruction



R31.006 EXAMENS ET TESTS - QUESTIONNAIRES Documents relatifs à l’évaluation des connaissances et compétences des étudiants dans le cadre de leur programme d’études. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : questionnaires d’examens et tests, corrigés et critères de correction. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Départements d’enseignement

Audio-visuel/ Numérique/ Papier

1 an après la fin du trimestre.

Échantillonnage : conservation permanente au SGDA d’un questionnaire d’examen, corrigé et critères de correction pour un cours dans chaque département d’enseignement par trimestre.



R31.007 EXAMENS ET TRAVAUX D’ÉTUDIANTS Documents relatifs à l’évaluation des connaissances et compétences des étudiants dans le cadre de leur programme d’études. Cette règle s’applique lorsque les travaux ou copies d’examen sont conservés par le professeur ou ne sont pas réclamés. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : copies complétées d’examens de mi-session ou de fin de session et tests; dissertations, essais et rapports de synthèse; travaux artistiques et tous autres projets soumis par les étudiants dans le cadre de leur cours. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Départements d’enseignement


Papier

1 an après la fin du trimestre

Destruction

Note : Une sélection de travaux peut être transférée au SGDA.



R31.008 MÉMOIRES ET THÈSES - GESTION Documents relatifs à la gestion des soumissions, évaluations et catalogage des mémoires de maîtrise et thèses de doctorat réalisés par les étudiants dans le cadre d’un programme d’études supérieures. Les copies des thèses et dissertations sont envoyées dans les bibliothèques de l’Université pour conservation permanente. Les documents couverts par cette règle sont classés en dossiers individuels et peuvent inclure : formulaire de transfert, liste de contrôle; domaine de recherche, numéro et titre du mémoire ou de la thèse et date du dépôt; rapport et certification du comité d’examen; permis de reproduction et autres documents légaux. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

8 ans



Jusqu’à la fin du traitement Destruction



R31.009 EXAMENS DE SYNTHÈSE Documents relatifs à l’évaluation des connaissances et compétences des étudiants des cycles supérieurs dans leur champ d’étude. Cette règle s’applique notamment aux documents suivants : examens de synthèse et correspondance. Exemplaire Précisions sur



Facultés

Numérique/ Papier

1 an après la graduation ou l’abandon du programme d’étude

Échantillonnage : 10 exemples choisis arbitrairement parmi tous les candidats.

Secondaire s.o. Autres unités Après la saisie des notes dans les dossiers des étudiants (SIS)

Destruction



R32.001 ÉVOLUTION HISTORIQUE DE L’UNIVERSITÉ Documents relatifs à la fondation et à l’évolution historique (croissance et orientation) de l’Université. Ces documents témoignent d’événements historiques importants tels que : évolution de la structure administrative de l’Université, célébrations historiques, anniversaires spéciaux, cérémonies commémoratives, etc. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : documents textuels, notes manuscrites, chronologies, photographies, publications, artefacts et autres documents reliés en tout ou en partie à l’histoire de l’établissement, à ses composantes et à ses membres. Pour la création et l’évolution des départements d’enseignements et programmes d’études, voir la règle R10.001 CURRICULUM ET PROGRAMMES (en cours de rédaction). Exemplaire Précisions sur




Papier



Secondaire s.o. Autres unités Audio-visuel/ Numérique/

Papier


Destruction



R32.002 ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET MANDATS Documents relatifs à la définition et à l’évolution du mandat et de la structure administrative de l’Université. Ces documents concernent l’assignation des mandats, notamment les structures d’autorité, l’identification des unités, les sous-unités, les fonctions ainsi que le type et le nombre de postes. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : organigrammes, mandats, consultations et analyses organisationnelles ou structurales (réévaluation de mandats, restructuration, création, fermeture et fusion d’unités administratives). Exemplaire Précisions sur les


Principal Versions officielles Unité responsable Numérique/ Papier

Tant que les documents sont en vigueur + 3 ans Conservation permanente à la SGDA

Secondaire s/o Autres unités Numérique/ Papier

Tant que les documents sont en vigueur Destruction



R32.003 PLANIFICATION ADMINISTRATIVE Documents établissant les priorités et les orientations de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : plans directeurs annuels, triennaux et quinquennaux, planification stratégique, plans d’action et documents de synthèse établissant les objectifs spécifiques et généraux des unités de l’Université. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

6 ans après la période couverte par les documents

Sélection : conservation permanente au SGDA des documents de synthèse et de la version définitive des plans.


1 an après la période couverte par les documents

Destruction



R32.004 RAPPORTS, ÉTUDES ET ANALYSES Documents relatifs aux données qualitatives et quantitatives liées aux activités de l’Université. Documents traitant de certains aspects de la gestion pédagogique ou administrative et de sujets directement liés à la mission, au mandat ou aux activités de l’Université. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : rapports annuels, rapports d’activités, rapports d’étapes, rapports cumulatifs et récapitulatifs; questionnaires, sondages et enquêtes; études et analyses. Pour les rapports qui ont été publiés, voir la règle R18.001 PUBLICATIONS DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA. Exemplaire Précisions sur les


Principal s/o Unité responsable Numérique/ Papier

Tant que les documents sont d’utilité courante + 3 ans

Conservation permanente au SGDA des rapports annuels, cumulatifs et de synthèse. Destruction des autres documents.

Secondaire s/o Autres unités Numérique/ Papier

Tant que les documents sont d’utilité courante Destruction



R32.005 DÉLÉGATION D’AUTORITÉ Documents relatifs à l’assignation et à la délégation d’autorité dans les unités administratives. Exemplaire Précisions sur



Numérique/ Papier

Jusqu’à expiration de la délégation d’autorité + 5 ans



Jusqu’à expiration de la délégation d’autorité Destruction



R32.006 POLITIQUES ET PROCEDURES DE L’UNIVERSITE Documents relatifs à des documents généraux et spécifiques de gouvernance interne rédigés par l’Université ou l’une de ses unités. Inclure les procédures reliées à l’application des politiques. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : politiques officielles de l’Université, codes et règlements ainsi que les documents d’appui et leurs mises à jour; procédures et pratiques administratives. Exemplaire Précisions sur les


Principal Politiques, codes et règlements,

procédures et pratiques

administratives officiels

Vice-rectorat – Relations institutionnelles et secrétariat général

Numérique/Papier Aussi longtemps qu’ils s’appliquent + 3 ans


Principal Documents d’appui, avant-projets et

révisions


Numérique/Papier Aussi longtemps qu’ils s’appliquent + 3 ans


Remarque : Accès strictement réservé au Service des affaires juridiques.

Secondaire s.o. Autres unités Numérique/Papier Aussi longtemps qu’ils

s’appliquent Destruction



R32.008 CHARTE ET RÈGLEMENTS Documents relatifs aux pièces officielles fournissant la preuve de la constitution de l’Université et de ses différentes composantes, ainsi que de leurs obligations, droits et privilèges établis, notamment l’ensemble des amendements apportés aux documents constitutifs de l’Université. Sont aussi compris tous les documents constitutifs liés à ses établissements fondateurs, l’Université Sir George Williams et le Collège Loyola. Cette règle s’applique notamment aux types de documents suivants : chartes, règlements, lois, arrêtés et amendements. Voir aussi la règle R32.006 POLITIQUES OFFICIELLES DE L’UNIVERSITÉ CONCORDIA (en cours de rédaction). Exemplaire Précisions

sur les documents Unité Support Période de conservation Disposition finale

Principal s.o. Vice-rectorat aux relations institutionnelles et secrétariat général

Numérique/ Papier





Destruction



2.408 PRIX ET BOURSES – DOSSIERS DE PAYEMENT Documents relatifs aux demandes de payement de prix et de bourses traitées par le Service de la paie. Peut comprendre les relevés bancaires. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Service de la paie Numérique/ Papier 7 ans

Destruction



2.409 BONS D’ÉPARGNE – CAMPAGNE DE SOUSCRIPTION Documents relatifs à l'achat en gros de bons d'épargne (Canada et Québec) par l'Université. Inclure aussi les documents liés à la campagne de publicité des institutions émettrices. Exemplaire Précisions sur


Principal s.o. Unité responsable Numérique/ Papier 2 ans après la fin de la campagne.

Destruction