servicenämnden handlingar 2019-06-10 · 2019-06-03 · föredragningslista sida servicenämnden...

Servicenämnden handlingar 2019-06-10

Kallelse

Sida

Servicenämnden 2019-06-10 1(2)

Box 153 301 05 Halmstad 035-13 70 00

Plats: Torsgatan 1

Sammanträdesdatum: 2019-06-10

Tid: 15:30

Ordförande: Staffan Svensson

Sekreterare: Christel Rehmark

Kallade: Staffan Svensson (C), Ordförande Gun-Britt Löfdahl (S), 1:e vice ordförande Annika Svensson Sörensen (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Dan Stigsson (SD) Rose-Marie Edlund (S) Lars-Erik Blank (M) Anders Lövgren (V) Jessica Geijer (C) Tony Kok (S)

Föredragningslista

Sida

Servicenämnden 2019-06-10 2(2)

Ärenden Tid

1. SE 8762Val av protokollsjusterare

2. SE 8763Godkännande av dagordning

3. SE 2019/00004Delårsrapport

4. SE 2019/00055Granskning fastighetsförvaltning

5. SE 2019/00062Upphandling vinterunderhåll

6. SE 2019/00007InformationFM-servicePlaneringsdirektiv 2020-2024Rapport från ev verksamhetsbesök

7. SE 9069Övriga frågor

* Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

*

*

*

Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2019-06-03 SE 2019/00004

Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad

035-13 70 00 • [email protected] • www.halmstad.se Sida 1(2)

Delårsrapport 1

Servicekontorets förslag till beslut

Servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januari-april inklusive personalredovisning samt verksamhetsredovisning 2019 med aktiviteter och nyckeltal.

Sammanfattning av ärendet

Föreligger av servicekontoret upprättad delårsrapport, som baseras på utfall januari – april 2019. Förvaltningens föreslår att servicenämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport januari-april. Delårsrapporten är upprättad enligt direktiv från kommunledningsförvaltningen och i enlighet med kommunens ekonomistyrningsprinciper.

Prognos för helåret redovisar en budgetavvikelse på -13 200 tkr gentemot den av kommunfullmäktige fastställda ramen. Varav -14 200 tkr avser FM-service. Effektiviseringskrav av fastighetsskötsel och vaktmästeri samt ökat behov av ledningsfunktion medför en budgetavvikelse på 11 200 tkr. Ytterligare avvikelse på 3 000 tkr avser material och tjänster för fastighetsskötsel. För att minimera underskottet effektiviserar FM-service intern genom att: - Diskussion med fastighetskontoret om att prioritera endast akuta underhållsåtgärder - Inte ersätta chefer och medarbetare som är frånvarande exempelvis p.g.a. föräldraledighet eller sjukdom. - Vid tillkommande objekt kommer befintlig personal nyttjas istället för att rekrytera.

Verksamhet 200 prognosticerar en budgetavvikelse på + 1 000 tkr vilket beror på kostnader förskärmskydd till Europaparlamentsvalet har blivit lägre än planerat.

Ärendets beredning

Utöver handläggaren har personalen på administrativ service och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet.

Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling.

Beskrivning av ärendet

Bakgrund

I enlighet med Ekonomistyrningsprinciper, fastställda av kommunfullmäktige 2005-06-16, § 92, ska uppföljning av budgeten ske vid 9 tillfällen per år, varav tre redovisas för kommunfullmäktige. Redovisning till kommunfullmäktige skall ske per den 30:e april och per den 31:e augusti, samt vid årsbokslut.

Ärende SE 2019/00004

Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Servicekontoret




Beslutsunderlag

1. Delårsrapport 1

Servicekontoret

Carl Westman, förvaltningschef/bolagschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef

Delårsrapport 2019 (T1)

Servicenämnden Delårsrapport 2019

Delårsrapport 2019 (T1) 2 Servicenämnden

Innehållsförteckning 1 Inledning ....................................................................................................................... 3

2 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål .............................................................. 4 2.1 Servicenämnden: Vi skall vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer ......................... 4

3 Personalredovisning ..................................................................................................... 14

4 Ekonomisk redovisning ............................................................................................... 17

5 Nyckeltal ..................................................................................................................... 26


1 Inledning


2 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål

2.1 Servicenämnden: Vi skall vara ett riktmärke för Sveriges offentliga serviceorganisationer

2.1.1 Vi når visionen genom ett utvecklande och öppet arbetsklimat med engagerade och välmående medarbetare.

Kommentar

Servicekontoret har sedan 2013 legat i topp bland kommunens verksamheter avseende nöjdhet och engagemang bland medarbetarna. Vi fortsätter att ha höga resultat även i tider av mycket omställning i kommunen. Målet om högst fem procents sjukfrånvaro kan bli tufft att nå som det ser ut nu.

Mätetal Utfall T1 2019 Målvärde

Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5,8% 5%

Medarbetarengagemang 78 70

Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%)

Sjukfrånvaro redovisas dels i den obligatoriska redovisningen, se avsnittet om personalredovisning, dels som ett värde för hela året. Målvärdet på högst 5 procent avser helåret 2019.

Andelen sjukfrånvaro i förhållande till ordinarie arbetstid varierar under året, det är svårt att göra en prognos. Sjukfrånvaron för perioden januari - april 2018 var på samma nivå som 2019 det vill säga 5,8 procent. I årsredovisningen för 2018 var utfallet 5,5 procent.

Medarbetarengagemang

Halmstads kommun har genomfört medarbetarundersökningar 2013, 2016 och 2018. Servicekontoret har valt att göra mellanmätningar 2015 och 2019. Mätningarna är ganska omfattande utom den senaste där fokus har varit på medarbetarnas engagemang och mätetalet HME-index. Indexet mäts med nio frågor som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har tagit fram. Frågorna är inom tre områden: motivation, ledarskap och styrning.

Servicekontoret har höga siffror, kommunens mest nöjda medarbetare i flera av undersökningarna. Förvaltningen har också bra resultat i förhållande till genomsnittet i kommunsverige (79). I 2019 års mätning är resultatet sämre men fortfarande mycket bra.Försämringen är inte helt oväntad eftersom alla verksamheter inom servicekontoret har genomfört organisationsförändringar under 2018 och 2019.

Figuren nedan visar servicekontorets resultat 2013 - 2019. Index över 70 (grönt) är bra, mellan 60 och 70 (gult) har förbättringspotential och under 60 (rött) bör åtgärder vidtas.


Aktiviteter Kommentar

Testa moderna, flexiblare arbetsformer och ny teknik. Digitalt först.

Arbete pågår med en förändring av kontoret på Torsgatan. Målet är att kunna erbjuda fler arbetsplatser och utnyttja lokalerna bättre. Enkät och workshops med alla medarbetare har visat att kreativa och tilltalande miljöer är väsentligt för trivseln på arbetsplatsen. Representanter från de olika verksamheterna har deltagit i urval av färger och material, utformning av välkomnande entré med mera. Förslaget ger medarbetare möjlighet att byta arbetsplats flera gånger per dag kopplat till arbetsuppgifterna. Tysta rum för koncentrationskrävande uppgifter, områden för presentation/utbildning, öppna utrymmen med olika möblering för samarbete och små telefonbås är exempel på lösningar. Måltidsservice deltar i ett EU-projekt med bland annat 3D-utskrift av konsistensanpassad mat, ett alternativ till manuellt framställda måltider. Måltidsservice håller på med upphandling av system för att kunna följa upp livsmedelsinköp. I systemet går det följa upp pris för inköpt råvara mot upphandlat pris, följa upp ekologiskt, svenskt kött, MSC-märkt fisk med mera. Systemet kommer även underlätta vid upphandling av livsmedel och sammanställning av mjölkstöd. Systemet kommer att frigöra tid och måltid kommer kunna arbeta smartare. Vi är också inne i en fas med att kunna upphandla ett verksamhetssystem som håller ordning på statistik, kassahantering och webhandel för måltidsservices kunder. Till sist kommer måltidsservice delta i en upphandling gällande digitalt egenkontrollssystem under kommande två år. FM-service använder robotdammsugare i kontorsutrymmen med svårstädade heltäckningsmattor. Administrativ service utvecklar tillsammans med IT-service en automatisk/robotiserad process för bokföring av kvitton från kontantkassor. IT-service projekt med RPA - robotisering möjliggör att enkla repetitiva arbetsuppgifter kan automatiseras, och kommunens medarbetare kan använda sin tid till mer värdeskapande arbete. Först ut att använda denna nya tjänst är Socialförvaltningen. Halmstad direkt har inrättat en funktion för e-tjänstesamordning i syfte att driva på, effektivisera administration och prioritera ur ett invånarperspektiv.



Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning

Servicekontoret satsar på kompetensutveckling av befintlig personal och genomför organisationsförbättringar för att möta förändrade krav. Användning av digitala verktyg, språkutveckling för timanställda, validering av de som saknar kockutbildning, samarbete för lärande inom FM-tjänster, omställning av kommunens verkstad med mera är pågående aktiviteter. Förvaltningen har aktivt sökt delfinansiering av utvecklingsinsatser, se nedan i aktiviteten "Redovisa kompetenshöjande insatser som genomförts med stöd från Omställningsfonden" där genomförda aktiviteter beskrivs. Ytterligare information om kompetensförsörjning finns i ett avsnitt efter personalredovisningen. Förvaltningens tvärgrupp för kompetensförsörjning arbetar bland annat med utveckling av introduktionsarbetet och genomför förvaltningsgemensam introduktion för nyanställda. Gruppen skapar kravprofiler för kompetensbaserad rekrytering (KBR), mallar i rekryteringsverktyget. För specialist- och chefstjänster anlitas kommunens nybildade rekryteringscenter.

Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter.

Tvärgruppen för hälso- och arbetsmiljöfrågor har utbildats i verktyget för dokumentation av tidiga insatser och rehabilitering vid sjukfrånvaro. Gruppen är ett stöd för chefer och uppmuntrar tidig återgång i arbetet genom att bevilja ekonomiskt stöd för extra vikarie när medarbetare kommer tillbaka. Projektet "Steg 1 - Må bättre" har startat en andra grupp för medarbetare med omfattande korttidsfrånvaro. Gruppen har startat ett arbete för att utveckla SAM (systematiskt arbetsmiljöarbete) i förvaltningen. Utbildning av chefer har genomförts för att stödja det hälsofrämjande ledarskapet. Utbildningen har handlat om Utvecklande Ledarskap (UL) och Indirekt Ledarskap (IL), de ledarfilosofier som tillämpas i Halmstads kommun.

Utveckla arbetet med inkludering och mångfald

Två grupper (cirka 25 personer) har deltagit i en utbildning "Mångkulturella möten". Utbildningen rekommenderas av deltagarna som en grund för ett gemensamt förhållningssätt. För att finansiera satsningen har en ansökan om medel för jämställdhetsutveckling lämnats till kommunstyrelsen. Motiveringen i ansökan är att det behövs nya infallsvinklar i jämställdhetsarbetet. Med ökad kunskap om olika kulturer bedömer servicekontoret att vi kan skapa ett bra förhållningssätt i förvaltningen och till våra kunder.



Redovisa aktiviteter som präglas av mod och nytänkande. Även misslyckade utvecklingsprojekt och lärdomar av dessa.

FM-service och måltidsservice har totalt 190 deltidsarbetande. Ett arbete pågår för att öka sysselsättningsgrader i linje med avtalet "Heltid som norm". Förändringen kräver samarbete över verksamhets- och förvaltningsgränser med innovativa lösningar. Se även avsnitt om kompetensförsörjning efter personalredovisningen. För måltidsservice finns i dagsläget inga misslyckade projekt för 2019. Men om vi ska se in i framtiden, kommer troligtvis samarbetet med att mäta svinnet i särskilt boende (hemvårdsförvaltningen) att misslyckas, då intresset inte finns hos hemvårdsförvaltningen. Halmstad direkt har tagit initiativ till att prova nya sätt att möta invånare digitalt ute på biblioteken. För besökare till alla kommunens besöksreceptioner har vårt samarbete kommit igång med alla berörda förvaltningar i syfte att ge samma och likriktad service överallt. Olika typer av Chat funktioner testas. En lärdom vi tagit är kopplat till vår nya organisation där ojämn personalfördelning över grupperna bland de som har mindre barn har påverkat möjlighet till mötesförläggning och vår tillgänglighet. I försöken att inordna vägledningsdelen av medborgarservice på Andersberg med Halmstad direkt har vi inte kommit framåt i önskad takt, men arbetet fortgår. Förvaltningen har skapat "En väg in" för alla kommunens medarbetare som numera når all internservice via ett telefonnummer.

Utveckla arbetet med säkerhet- och trygghetsfrågor

Tvärgruppen för säkerhetsfrågor arbetar med ständig förbättring av förvaltningens systematiska brandskyddsarbete (SBA). Brandskyddsplanen fastställdes 2018 och ska kompletteras med rutiner och utbildningsbehov. Utrymning och informationsbehov bevakas i projektet Aktivitetsbaserat kontor. Krisorganisationen för servicekontoret har inventerats i en krisplan och riskanalys för särskilda händelser är i slutskedet.



Redovisa kompetenshöjande insatser som genomförts med stöd från Omställningsfonden.

Omställningsfonden förvaltar kommunernas/landstingens inbetalda premier för stöd vid arbetsbrist. Eftersom allt färre blir uppsagda har fonden ett stort överskott. Pengarna ska gå tillbaka till kommunerna/landstingen enligt en överenskommelse för Tidig Lokal Omställning (TLO-KL). Syftet med återbetalningarna är att stärka medarbetares anställningsbarhet och minska risken för framtida uppsägningar. Förvaltningar som söker ska ha en långsiktig plan för att medarbetare inte ska bli arbetslösa. Pengar finns reserverade i förhållande till kommunens storlek, för Halmstads kommun är det cirka 4,7 mnkr. Servicekontoret har ansökt om bidrag med 2,24 mnkr. Ansökningarna har godkänts för FM-service, måltidsservice, kommuntransport och IT-service. Genomförandet sker successivt under 2019 och 2020 och drygt 350 medarbetare kommer att delta i olika kompetenshöjande aktiviteter. Följande insatser är genomförda: - 10 vikarier inom måltidsservice planeras för kartläggning av deras språknivå och utbildning i yrkessvenska. - 190 städare har fått enkät om deras användning av mobiltelefon för planering, kommunikation, informationssökning med mera. - 40 städare har valts ut för Basic-utbildning (mobilanvändning) med början i maj. - 16 vaktmästare/fastighetsskötare gör tester i maj, en kartläggning av tekniska kunskaper inom fastighetsområdet. - 8 medarbetare inom verkstad/fordonshantering har fått utbildning i verksamhetssystem och coaching för att ställa om reparationsverkstaden till bedömnings- beställnings- och uthyrningsverksamhet.

2.1.2 Våra tjänster och produkter är resultatet av ett nära samarbete med kunder och andra intressenter.

Kommentar

Vi jobbar nära våra kunder och kommunledningsförvaltningen och deltar såväl i direkta utvecklingsuppdrag gentemot kund som mer kommunövergripande utredningar och samarbeten. Under perioden har vi haft flera studiebesök från andra kommuner där vi delar kunskap och erfarenheter.

Förvaltningschefen på servicekontoret ingår även i kommunledningsgruppen.


Andel ärenden som hanteras genom digital självservice. Ökning Ökning

Dialogtillfällen mellan presidier Ökning Ökning

Andel ärenden som hanteras genom digital självservice.

Antal ärenden som har hanterats i den centrala e-tjänsteplattformen under januari till april 2019 var 2 768. Det är cirka 1 000 ärenden mer än för motsvarande period föregående år då siffran var 1711.


Dialogtillfällen mellan presidier

Under perioden har man haft ett dialogtillfälle mellan servicenämndens- och teknik- och fritidsnämndens presidier. Under samma period föregående år hade man inte haft några möten.


IT-service ska aktivt driva utvecklingsfrågor där det finns en framtida effektivisering/kommunnytta och/eller där utvecklingen i kommunen hämmas om ingen tar initiativet.

Under första tertialet har IT-service produktionssatt en robotiseringstjänst - RPA, med Socialförvaltningen som första kund. Vi har tillsammans med KLF ordnat en uppskattad inspirationsförmiddag kring robotisering/automatisering, samt inspirerat såväl på ledningsnivå och chefsnivå kring RPA. IT-service deltar i ett Vinova-finansierat IoT-projekt (Internet of Things) tillsammans med Halmstad Stadnät, RISE, KLF och Halmstads högskola, där bland annat uppsättning av plattform och utbildningar pågår. Dessa projekt kommer att skapa mycket kommunnytta och framtida effektiviseringsmöjligheter.

Samordna och utveckla vårt interna arbete bättre gentemot våra kunder.

En funktion för samordning av e-tjänster har inrättats på Halmstaddirekt i syfte att driva och prioritera utvecklingen på detta område ur ett invånarperspektiv. Halmstad direkt har initierat ett samarbetsprojekt med Kulturförvaltningen för att se över möjligheterna till kommunvägledning på biblioteken via digital teknik. Servicekontorets ledningsgrupp har träffat barn- och ungdomsförvaltningens ledningsgrupp och diskuterat utvecklings- och effektiviseringsmöjligheter. Mycket bra och uppskattat möte.

Driva digitalisering och självserviceutveckling (e-tjänster) i processer som omfattar flera förvaltningar

Genom e-tjänsten för " modersmål – ansökan" kan nu alla barn enkelt och lätt göra en ansökan för studier i sitt hemspråk. Felanmälan av "bostadsanpassning" är klar för att göras via e-tjänst. E-tjänst för "digital boendeparkering" är färdig. Utbildning genomförd (nanoutbildning) för att kunna distribuera utbildningar i verksamhetssystemet Artvise ut till samtliga användare i specialistgrupper. Påbörjat processautomation av e-tjänsten "felanmälan". Måltidsservice deltar i att ta fram en skolstartartjänst i BUFs regi. Syftet är att det ska gå anmäla avvikelsekost digitalt inför skolstart och inskolning i förskola.

Projektet Guldkant.

Guldkant pågår med en aktivitet per månad. Efter sommaren ska måltidsservice tillsammans med hemvårdsförvaltningen arbeta fram hur Guldkantsdagarna ska se ut för 2020.

Minska vattenförbrukningen i verksamheterna

Måltidsservice För måltidsservice fortsätter arbetet enligt tidigare beskrivet. Vid återkommande tillfällen påminns köken om vatten- och elhanteringen. Vi försöker få till att nyproducerade kök får vatten- och elmätare för att kunna mäta förbrukning och arbeta med dessa utfall.

2.1.3 Med en smart kombination av volymfördelar och spetskompetens, i egen eller annans regi, garanteras rätt pris och kvalitet.

Kommentar

Vi har tagit fram ett presentationsmaterial som visar på fördelningen av verksamhet i egen regi


respektive upphandlat. I nuläget varierar det stort mellan verksamheterna där måltid- och FM-service nästintill har allt i egen regi emedan kommuntransport sedan omställningen av verkstaden 1 april endast har 17 procent i egen regi.

220 mnkr om året går via servicekontoret ut till näringslivet i form av köpta varor och tjänster.


NKI för mat levererad till eget boende. [År] 93% 80%

Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen 9% 11%

Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola 15% 13,5%

NKI för mat levererad till eget boende. [År]

Mätningen görs under hösten 2019. Utfallet är från senaste mätningen, hösten 2018.

Andel serveringssvinn vid matservering i äldreomsorgen

Utfallet för serveringssvinnet för 2019 T1 är 8,84% (1726kg). För seniorrestauranger är serveringssvinnet 8,94% (1597kg). Utfallet för äldreboende är 7,72% (129kg). Dock ska understrykas att det är bara två enheter som har vägt svinnet och det görs inte konsekvent, vilket gör att äldreboendets utfall inte är relevant.

Utfallet för tallrikssvinnet 2019 t1 är 5,34% (1042kg). För seniorrestauranger är tallriksvinnet 5,52% (986kg). Utfallet för äldreboende är 3,38% (56kg). Dock ska understrykas att det är bara två enheter som har vägt svinnet och det görs inte konsekvent, vilket gör att äldreboendets utfall inte är relevant.

Målvärdet på 11 procent är för helåret 2019.

Andel vegetariska portioner som tillagas i grund- och gymnasieskola

Utfallet för 2019 T1 är 15,40%. 184 700 vegetariska måltider förbrukades.



Redovisa rutiner och resultat för kundupplevelsen

FM-service: Kvalitetskontroller på städverksamheten utförs i maj. NKI för fastighetsskötsel från ärendehanteringssystem (Dedu) för perioden ligger på liknande nivå som förra året. Missnöjet har ökat med 1,5% (ligger på 9,6% avrundat till 10%) beror på uppdatering av systemet under februari-mars då det uppstod systemfel i kopplingen mellan objekt/ fastighetsskötare samt registreringssvårigheter för kunderna. En annan orsak som förklarar missnöjet hos kunderna är då garantifel på paviljongerna inte alltid åtgärdas i tid av resp.leverantör.

IT-service mäter kundnöjdhet i kundmottagning. Resultatet är mycket bra, men kvaliteten på mätdatat är oklart på grund av brist i anonymitet. Statistik för NKI från vårt verksamhetssystem kommer senare under året när tekniken är på plats. Vi är i slutskedet av byte av verksamhetssystem. För måltidsservice sker NKI-undersökningen under hösten 2019 för äldreomsorgen. Görs i form av egna enkäter och utfallet ur socialstyrelsens enkät. För grundskola och gymnasieskola kan eleven lämna sitt omdöme om skolmaten dagligen. Görs genom att eleven lämnar sitt betyg på en surfplatta i anslutning till matsalen. Eleven kan lämna följande betyg; dåligt, neutralt eller bra. Under januari - april 2019 har vi fått nästan 75 000 svar. 77% av svaren ger betyget bra eller neutralt omdöme om skolmaten (45% Bra och 32% Neutral). 23% av svaren gav omdömet att skolmaten är dålig.

Halmstad direkt har gjort NKI-undersökningar via Brilliant (tidigare Bright) i november varje år. Mätningarna har gjorts med manuellt urval men det nya telefonisystemet möjliggör fortsättningsvis automatiskt urval och vi kommer från och med i höst att göra mätningar över hela året.



Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning

Vi fortsätter med arbetet enligt 2018. Måltidsservice är i gång med klimatmodulen till kostdatasystemet. Nu redovisas de olika rätterna klimatpåverkan i form av koldioxidekvivalenter. En del hemkunskapslärare har beställt utbildning i vegetarisk matlagning som kommer genomföras innan sommaren av måltidsservice.

Miljöredovisning av samordnad varudistribution.

Vi mäter kontinuerligt / var dag samtliga leveransfordons körsträckor, bränsleförbrukning samt förnybart innehåll. Statistiken bygger på den dagliga ruttoptimeringsberäkningen som ligger till grund för den aktuella dagens varuleveranser fördelat per fordon.

Redovisa miljöstatus enligt miljödiplomering

Miljöhandboken har uppdaterats med resultatet från 2018. FM-service har genomfört övning i eco-driving.

Undersöka möjligheterna för att lägga ut delar av (tillkommande) FM- och måltidsverksamhet på entreprenad inklusive sociala företag

En arbetsgrupp med FM och måltid är tillsatt för att arbeta fram underlag. Inriktningen är att lägga ut ett geografiskt område motsvarande cirka fem procent av verksamheterna på entreprenad för att få bättre möjlighet att hantera tillväxten i kommunen och jämföra vår egen verksamhet med marknadens alternativ.

2.1.4 Genom att uppfylla visionen blir vi ett viktigt stöd för kommunens kärnverksamheter att nå sina mål och att invånarnas upplevelse av Halmstad förbättras.

Kommentar

Vi bedömer att vad gäller målen för Halmstad direkt kan vi säkert nå hela vägen till bokslutet 2019. När det gäller andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen är vi mer skeptiska sett till utbytestakten.


Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen

89% 90%

Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet)

63% 90%

Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler 17% 22%

Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton 41,2% 43%

Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen

67,1% 80%

Andel personer som har kontaktat kommunens kontaktcenter och som är nöjda med servicen

Mäts till hösten. Utfallet är från senaste mätningen 2018.

Andel personer som ringer Halmstad direkt och som kommer fram inom 2 minuter (tillgänglighet)

Tjänstledigheter och sjukdom har påverkat bemanningen under första delen av året. Flera personer har nyligen rekryterats och utbildats för att säkerställa tillgängligheten framåt.


Målvärdet är för helåret 2019.

Andel kontakter till Halmstad direkt via digitala kanaler

En ökning har skett jämfört med motsvarande period föregående år.

Funktion för e-tjänstesamordning har inrättats på Halmstad direkt.

Målvärdet är för helåret 2019.

Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton

Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton var 41,2 %

Värdet redovisas tertialvis i efterskott

Andel av de fordon under 3,5 ton som kommunen anskaffar som drivs med förnybara bränslen

Andel fordon som anskaffas som drivs med förnybara bränslen var 67;1 %

Värdet redovisas tertialvis i efterskott


Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt

Konsument Halmstad kommer att föras över från Kulturförvaltningen till Servicekontoret-Halmstad direkt 2019-06-01. Kommunens "öppna receptioner" har kommit igång med samarbete kring enhetligt arbetssätt som ska förenkla för invånarna.

Verka för en utbyggnation av laddinfrastruktur för fordon

Aktivt bidra i kommunens arbete med en vassare organisering

Överflyttningen av Konsument Halmstad från Kulturförvaltningen till Halmstad direkt kommer att samla mer av kommunal vägledning och rådgivning i samma verksamhet och tydliggöra "en väg in" för invånarna. Vi deltar i ett flertal utredningar om framtida organisering av kommunen. Den som påverkar servicekontoret mest är utredningen kring lokalförsörjningen. Då vi har samarbeten med både Teknik- och fritidsförvaltningen samt Fastighetskontoret är det viktigt att helheten blir bra. I olika nätverk och ledningsforum bidrar servicekontoret till nytänkande inom organisering och arbetssätt.


3 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda

Tillsvidare Årsarbetare

tillsvidare Visstid

April 2018 visstid (%)

April 2019 visstid (%)

FM-service 302 287 19 9 % 5,9 %

Måltidsservice 244 219 9 3 % 3,6 %

IT-service 53 53 1 0 1,9 %

Halmstad direkt 37 37 1 9 % 2,6 %

Kommuntransport 24 24 0 - -

Adm, ledning, valkansli

13 13 2 23 % 13,3 %

Totalt 673 632 32 4,8 % 4,6 %

Antalet medarbetare har ökat med 18 sedan 30 april 2018, en effekt av kommunens tillväxt som framför allt har påverkat städverksamheten.

Årsarbetare är en summering av deltidsanställningar. När varje verksamhet/rad i tabellen avrundas blir summan 633 men det är 632 som är den korrekta siffran för hela förvaltningen.

De två visstidsanställda i valkansliet har andra anställningar i förvaltningen och bör inte räknas två gånger. Summan av tillsvidareanställda och visstidsanställda blir därför 703.

Könsfördelning - tillsvidareanställda

Kvinnor Män Totalt April 2018

kvinnor (%) April 2019

kvinnor (%)

FM-service 184 118 302 63 % 61 %

Måltidsservice 206 38 244 87 % 84 %

IT-service 4 49 53 8 % 8 %

Halmstad direkt 34 3 37 89 % 92 %

Kommuntransport 2 22 24 9 % 8 %

Adm, ledning 10 3 13 77 % 77 %

Totalt 440 233 673 67 % 65 %

Andelen kvinnor i förvaltningen närmar sig en jämn fördelning (60 - 40) med en successiv förbättring inom FM-service och måltidsservice. Fortfarande har alla verksamheter utom FM-service en ojämn fördelning mellan kvinnor/män.

Könsfördelning - visstidsanställda

Kvinnor Män Totalt April 2018

kvinnor (%) April 2019

kvinnor (%)

Totalt 18 14 32 52 % 56 %

Timavlönad personal

Januari-April 2018 Januari-April 2019

Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare

Totalt 25 960 39 27 043 41

Antalet timmar för timanställda har ökat med motsvarande två heltidstjänster.


Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda)

April 2018 April 2019

Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt

Totalt 91 % 98 % 93 % 92 % 97 % 94 %

Sysselsättningsgraden har ökat liksom tidigare år. Förvaltningen deltar i planering utifrån kollektivavtalet Heltid som norm, en svår uppgift eftersom 192 medarbetare fortfarande arbetar deltid. Se även avsnittet om kompetens efter personalredovisningen.

Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron

Januari-April 2018 (totalt, i %)

Januari-April 2019 (totalt, i %)

1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,8 % 5,8 %

2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar)

36,2 % 41,5 %

3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,1 % 6,9 %

4. Summa sjukfrånvarotid för män 5,1 % 3,9 %

5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre

3,6 % 7,3 %

6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30–49 år 5,4 % 4,4 %

7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre

6,5 % 6,9 %

Den totala sjukfrånvaron har samma nivå som de fyra första månaderna 2018. De manliga medarbetarna och de i åldersgruppen mellan 30 och 50 har haft en lägre sjukfrånvaro under perioden.

Halmstads kommun arbetar med analys av yngre medarbetares ökade sjukfrånvaro via företagshälsan. Servicekontorets utfall för den gruppen har varierat, i denna mätningen har den åldersgruppen tyvärr högre sjukfrånvaro än övriga grupper.

Systemstödet för rehabilitering, hälsoSAM, används för att tydliggöra rehabiliteringsprocessen och registrera information om individuella insatser. Det finns en möjlighet att ta fram statistik för de diagnoser som har lett till sjukskrivning men än så länge finns inte tillräckligt många ärenden i systemet.

Frisktalet, andelen medarbetare som inte har varit registrerade i lönesystemet som sjuka under perioden januari - april, är 57%. Det är en positiv utveckling jämfört med samma period 2018 då frisktalet var 52 procent.

Sammanfattande analys

Antalet medarbetare har ökat de senaste åren och ökar fortfarande. Jämställdhetsfaktorerna har utvecklats positivt med en jämnare könsfördelning och ökade tjänstgöringsgrader.

Den totala sjukfrånvaron har inte förändrats men det är svårt att göra en prognos för hela 2019. Tyvärr följer servicekontoret samma utveckling som samhället i stort med en ökad frånvaro bland de yngsta medarbetarna (upp till 30 år).

Kompetensförsörjning

Inom en snar framtid kommer det vara brist på medarbetare som håller välfärden igång. För att kunna


genomföra kommunens uppdrag samt vara en attraktiv arbetsgivare har SKL och Kommunal ingått ett kollektivavtal som heter ”Heltid som norm” (HÖK 16). Syftet med kollektivavtalet är att höja sysselsättningsgraden för medarbetarna och hantera kompetensförsörjningen. Dessutom är Halmstads kommun under kraftig tillväxt som innebär att behovet av medarbetare ökar.

Halmstads kommuns mål med kollektivavtalet är att år 2021 ska 85% av medarbetarna arbeta 100% och för att nå dit har vi tre huvudaktiviteter som kommer att träda i kraft inom en snar framtid. Aktiviteterna är:

alla medarbetare som nyanställs ska anställas på heltid

alla deltidsanställda ska erbjudas heltidsarbete

fler av de som redan har en heltidsanställning, men av olika anledningar jobbar deltid i dagsläget,ska eftersträva heltidsarbete

KLF leder arbetet och i arbetsgruppen finns representanter från BUF, SOC, UAF, och HE. Representanter för SE är Måltidsservice och FM. Vi arbetar med att ta fram strategier, aktiviteter och genomföra aktiviteter. Måltidsservice och FM är precis i startgroparna med att sätta igång med några aktiviteter av flera. Bland annat hur vi kan öka sysselsättningsgraden för befintliga medarbetare samtidigt som vi kan minska vikariekostnaderna. Likaså förhandla om alla uppehållsanställda till semestertjänst.

Bristen på kockar är tydlig och situationen kommer inte förbättras eftersom få ungdomar går kockutbildning på gymnasiet. Vi arbetar på bred front med olika spår för att möta denna brist.

Syfte: Säkerställa kompetensförsörjningen med befintliga medarbetare.

Via EU-projektet ”Med smak för kunskap” har 15 st kollegiala handledare och 5 yrkesbedömareutbildats för att kunna validera våra anställda köksbiträden till kockar. I projektet ingår ocksåworkshops för strategisk kompetensförsörjning.

Har precis påbörjat valideringsprocessen för två validander.

Har haft första planeringsmötet för TLO-projekt språkutb. i yrkessvenska för att säkerställaanställningsbarhet för våra timvikarier för kommande behov.

Samarbete med KUF /aktiv sommar där de anordnar ett nytt kockläger 1 v. under sommaren föratt vara med och bidra till att skapa förutsättningar i tidig ålder för matintresse som i sin tur kanleda till att fler vill utbilda sig till kockar.

Introducera nya vikarier i specifika introduktionskök, där vi har personal som genomförtskolverkets handledarutbildning.

Medverkat på möten arbetsmarknadsutbildningens programråd för att kunna vara med attpåverka och upplysa om verksamhetens behov.

FM-service strävar mot en lärande organisation, bland annat genom ökad samverkan i team med de olika professionerna vaktmästare, fastighetsskötare, trädgårdsarbetare och städare. Tekniska utbildningar och användning av digitala verktyg höjer den interna kompetensen.


4 Ekonomisk redovisning


5 Nyckeltal Nyckeltal

Utfall T1 2019

Utfall T3 2018

Utfall T2 2018

Andel individuella utvecklingsplaner 79% 79% 79%

Produktivitet: Städ (avverkningsgrad m²/tim)

259 258,3 281,8

Kostnadstal: Personalprocent för FM-service

74,8%

Produktivitet: fastighetsskötsel FM-service (fastighetsyta/antal årsarbetare)

30 000

Produktivitet: Omsättning per årsarbetare måltidsservice

0,35mnkr

Procentandel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten)

5% 4% 4%

Kvalitet: Andel ekologiskt producerade livsmedel

28% 39% 40%

Kvalitet: Andel svenskt producerat kött (gäller helt kött)

84% 83% 83%

Kostnadstal: Råvaruprocent för måltidsservice

27%

Produktivitet måltid (antal måltider per dag / årsarbetare)

117 114 80

Kostnadstal: Personalprocent för måltidsservice

47%

Kostnadstal: Hyresprocent 12%

Kostnadstal: Transportprocent 2%

Kostnadstal: Personalprocent för IT-service

29,7% 26,2%

Produktivitet: Omsättning per årsarbetare IT-service

0,7mnkr 2,1mnkr

Kostnadstal: Genomsnittskostnad per mil för fordon under 3,5 ton

45,5 41,2

Produktivitet: Utnyttjandegrad bil pool

36%

Produktivitet: Samordningsgrad för samordnad varudistribution

66% 72% 71%

Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten)

87% 89% 88%

Produktivitet: Städ (avverkningsgrad m²/tim)

Avverkningsgrad ligger på samma nivå som förra året pga. paviljonger och textilier på förskolor som kräver manuellt städ.

Kostnadstal: Personalprocent för FM-service

Basår 2019

FM-service personalprocenten för T1 74,77% (Personalkostnader/Omsättning). Kostnadstal bör vara lite högre runt 80% enligt marknaden. FM-service har en lägre omsättning på vaktmästeri och fastighetsskötsel då vi har haft fasta priser under 2år. Det pågår en prisdiskussion med berörda parter om prissättning.


Produktivitet: fastighetsskötsel FM-service (fastighetsyta/antal årsarbetare)

Basår 2019, 30 000 kvm fastighetsyta per årsarbetare.

Produktivitet: Omsättning per årsarbetare måltidsservice

Omsättningen per medarbetare för T1, januari till april, är 354 514kr. Ackumulerat för helår är värdet 1 063 542kr. Mot budgeterad omsättning och samma antal årsmedarbetare blir det ackumulerade budgeterade värdet för 2019; 1 016 377kr. Antalet årsmedarbetare kan förändras under året.

Procentandel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten)

Utfallet för tallrikssvinn 2019 T1 är 5,44% som motsvarar 21,77g per tallrik eller 12 981kg totalt.

Utfallet för serveringssvinn 2019 T1 är 4,36% som motsvarar 17,44g per tallrik eller 10 248kg totalt.

Kvalitet: Andel ekologiskt producerade livsmedel

Utfallet för 2019 T1 är 28,46%.

Orsaken varför vi har tappat ekologisk volym är för tillfället inte kartlagt. Vi tror att det beror på Halmstad frukt och grönts konkurs, då vi nu handlar mejeri på Martin och Servera. På Martin och Servera lyfts det konventionella fram då priset är lägre. Ny mejeriupphandling är på gång.

För att hålla ner äldreomsorgens kostnader har vi minskat andelen ekologiska livsmedel i den "fria listan" som handlas in till frukost, mellanmål och kvällsmål med mera.

Prisökningarna på grund av 2018 års torka kan ha gjort att medarbetarna är extra prismedvetna vid inköp, vilket inte gynnar ekologiskt.

Analys och eventuella åtgärder kommer att göras.

Fisk som är MSc-märkt är utfallet 90,26% för 2019 T1

Kvalitet: Andel svenskt producerat kött (gäller helt kött)

Utfallet för 2019 T1 är 84,47%.


Kostnadstal: Råvaruprocent för måltidsservice

Måltidsservices råvaruprocenten för T1 27,24% (Råvarukostnader/Omsättning) (Livsmedel) Budgeterat för 2019 är 27,07%

Produktivitet måltid (antal måltider per dag / årsarbetare)

Har ökat med 3 portioner per medarbetare från föregående bokslut. Nyckeltalet är osäkert då olika verksamhetsområden (förskola, skola, gymnasie, äldreomsorg) har olika många verksamhetsdagar vilket gör det svårt att få ut ett snitt.

Kostnadstal: Personalprocent för måltidsservice

Måltidsservices personalprocenten för T1 46,74% (Personalkostnader/Omsättning) Budgeterat för 2019 är 49,41%

Kostnadstal: Hyresprocent

Hyresprocenteten för T1 2019 är 12,08%, vilket motsvarar 9379 tkr. Budgeterad hyresprocent är 11,59% för 2019.

Kostnadstal: Transportprocent

Transportprocenteten för T1 2019 är 2,25%, vilket motsvarar 1748 tkr. Budgeterad transportprocent är 2,56% för 2019.

Samordnad transportprocenteten för T1 2019 är 1,53%, vilket motsvarar 1188 tkr. Budgeterad samordnad transportprocent är 1,57% för 2019.

Kostnadstal: Personalprocent för IT-service

För lite mätdata för att dra slutsatser. Den svagt uppåtgående trenden beror framförallt på lägre investeringar hittills i år.

Produktivitet: Omsättning per årsarbetare IT-service

Vi behöver mer mätdata för att kunna dra slutsatser, trenden hittills är oförändrad.

Kostnadstal: Genomsnittskostnad per mil för fordon under 3,5 ton

Genomsnittskostnaden per mil har ökat från 41:20 2018 till 45:50 2019

OBS! Siffrorna redovisas tertialvis i efterskott

Produktivitet: Utnyttjandegrad bil pool


Nymansgatan beläggning mellan kl. 08.00 - 17.00, exklusive lördag och söndag

ObjektId Namn ExklLörSön

493 170 Ford Focus Bilpool Nymansg

37 %

493 278 VW Golf Bilpool

49 %

493 308 Ford Focus Bilpool Nymansg

40 %

493 575

Renault Zoe Intens Bilpool Nymansg

16 %

493 866 VW Sportsvan Bilpool

52 %

Summa 39 %

Rådhuset beläggning mellan kl. 08.00 - 17.00, exklusive lördag och söndag

ObjektId ObjektNamn ExklLörSön

493 161 Fiat Punto Bilpool

22 %

493 240 VW Passat Bilpool

42 %

493 649 Ford C-Max Bilpool

32 %

Summa 32 %

Produktivitet: Samordningsgrad för samordnad varudistribution

Samordningsgrad huvudflöde 73%

Samordningsgrad Specialflöde 26 %

Samordningsgrad Totalt 66%

Samordningsgraden ligger ganska stabil och är svår att ytterligare öka. Efter 10 år med samordning ligger de flesta varugrupper med i samordningen. Dock märker vi att första tertialet oftast har en svag inledning av året efter julhelger m.m.

Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten)

Beläggningsgraden för åkeriet första tertialet 2019 är 87%




Granskning fastighetsförvaltning


Servicenämnden beslutar att yttra sig enligt förslag.


De förtroendevalda revisorerna har genom PwC granskat kommunens fastighetsförvaltning. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Bedriver fastighetsnämnden och servicenämnden en ändamålsenlig fastighetsförvaltning? Den sammanfattande bedömningen och svar på den övergripande revisionsfrågan är att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt har en ändamålsenlig fastighetsförvaltning.

Revisorerna vill senast den 5 juli 2019 få svar på vilka åtgärder nämnderna avser vidta med anledning av granskningsresultatet.

Ärendets beredning

Ärendet har beretts av förvaltningschef och berörd verksamhetschef vid servicekontoret.


Bakgrund

De förtroendevalda revisorerna har genom PwC granskat kommunens fastighetsförvaltning. Granskningen syftade till att svara på revisionsfrågan: Bedriver fastighetsnämnden och servicenämnden en ändamålsenlig fastighetsförvaltning? Den sammanfattande bedömningen och svar på den övergripande revisionsfrågan är att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt har en ändamålsenlig fastighetsförvaltning.

Revisorerna vill senast den 5 juli 2019 få svar på vilka åtgärder nämnderna avser vidta med anledning av granskningsresultatet.

Analys och förslag

Se yttrande, bilaga 1

Konsekvenser av förslaget

Se yttrande, bilaga 1


Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Revisorerna i Halmstads kommun




Beslutsunderlag

1. Yttrande2. Revisionsrapport

Information om beslutet

Kommunrevisorerna

Servicekontoret

Carl Westman, förvaltningschef

Yttrande

Servicenämnden har tagit del av granskningen av fastighetsförvaltningen som PwC genomfört på

uppdrag av de förtroendevalda revisorerna och lämnar härmed kommentarer och beskrivning av de

åtgärder (i kursiv text) som man avser vidta enligt rekommendationerna.

Rekommendationer

Tydliggör styrande dokument och rutiner för att tydliggöra roller och ansvar mellan inblandade

nämnder, samt mellan utförare och beställare. Vi rekommenderar att interna överenskommelsen

om FM‐tjänster ska beslutas i respektive nämnd.

Servicenämnden: FM‐service har tagit kontakt med en FM‐konsult för att få hjälp med förslag på

styrande dokument och rutiner enligt branschstandard. Vidare pågår en dialog med

kommunledningsförvaltningens ekonomifunktion där de lovat bistå i utformningen av övergripande

ekonomiska regler kring bland annat ansvar, prissättning, fakturering och betalning mellan

fastighetsförvaltningen och FM‐service. Interna överenskommelser brukar inte beslutas på

nämndsnivå och vi ser inga behov av att ändra på gängse regler för detta.

Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av dessa inte reviderats

på många år och de fortfarande gäller med tanke på förändring av uppdrag och arbetsförhållanden.

Det avser allt ifrån Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, anvisningar

internhyror till gränsdragningslista för investeringar.

Servicenämnden: Bifaller rekommendationen och föreslår att kommunledningsförvaltningen uppdras

att se över detta.

Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finns kvar för att hantera fastigheternas

styr‐ och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen för att skapa en sammanhållen

organisation för fastighetsdriften. Vi anser att detta skulle kunna bidra till att öka kompetensen i

serviceförvaltningen vad avser fastighetsfrågor ur ett helhetsperspektiv.

Servicenämnden: Bifaller rekommendationen. Många av de brister som granskningen kommit fram

till, i huvudsak avseende ansvar, gränsdragning och effektiviseringsbortfall hade lösts eller

minimerats om driftorganisationen var organiserad inom FM‐service så som utredningen föreslog

från början. En extern rapport från branschkunnig FM‐konsult stödjer detsamma.

Återuppta mötesdialoger mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i syfte att utveckla

fastighetsförvaltningen. Minnesanteckningarna mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen

utvecklas för ökad transparens och förbättrad styrning avseende vad som förväntas av parterna i det

löpande uppdraget.

Servicenämnden: FM‐service har kontaktat fastighetskontorets förvaltare om att tillsammans

förbättra dialogen och att vara noggrannare med minnesanteckningarna. Dessa redovisas i samband

med informationspunkt på nämndsmötena.

Utveckla processen kring uppföljning, utvärdering och rapportering i syfte att skapa en effektiv

fastighetsförvaltning. Skapa en tydlig struktur för hur uppdraget ska följas upp, vare sig ur kvalitativa,

kvantitativa eller ekonomiska aspekter.

Servicenämnden: Kommunledningsförvaltningen utreder för närvarande hur lokalförsörjningen i

kommunen ska organiseras och hur processerna ska optimeras. Utredaren har fått ta del av

granskningen och kommer ta hänsyn till denna i den övergripande utredningen som ska vara klar i

höst.

Bilaga 1

Genomför NKI undersökningar regelbundet för att säkerställa att relationen mellan aktörerna

fungerar och att fastighetsförvaltningen bedrivs ändamålsenligt.

Servicenämnden: FM‐service genomför regelbundna undersökningar för de delar som de ansvarar

för. Dessa redovisas vid varje delårsrapport. För att få en helhetsbild rekommenderas ett gemensamt

verksamhetssystem som FM‐service blir systemägare för.

Vi rekommenderar att fastighetsnämnden, som ansvarig för kommunens fastighetsförvaltning,

genomför en samlad utvärdering av området ”fastighetsförvaltning”, medan servicenämnden har att

skapa rutiner för uppföljning av ingånget internt avtal.

Servicenämnden: Kommunledningsförvaltningen utreder för närvarande hur lokalförsörjningen i

kommunen ska organiseras och hur processerna ska optimeras. Utredaren har fått ta del av

granskningen och kommer ta hänsyn till denna i den övergripande utredningen som ska vara klar i

höst. Rutiner för uppföljning av internt avtal finns men kommer att ses över.

Servicenämnden behöver utveckla sin ekonomistyrning i syfte att vidta åtgärder för att bli än mer

effektiva med tanke på verksamhetens underskott och kommande effektiviseringskrav.

Servicenämnden: Som det nämnts i granskningen har det funnits en överenskommelse om att i

händelse av oenighet om kostnader ska FM‐service ta dem för att innan slutrapportering av projektet

få stöd av kommunledningsförvaltningen med att göra rättvisa ramjusteringar. Nämnden har

framfört sin syn på fördelningen till kommunledningsförvaltningen och inväntar slutgiltigt besked om

denna. För att säkerställa styrningen läggs en punkt om FM‐service inklusive ekonomidelarna till på

alla kommande nämndsmöten tills ekonomin är i balans.

Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för att bli än mer effektiva samt att arbetet

med att beräkna den fasta ersättningen inför år 2020 realiseras. Det är även av vikt att klargöra

huruvida effektiviseringskravet var rimligt att uppnå.

Servicenämnden: Nämnden har framfört sin syn till kommunledningsförvaltningen och inväntar

slutgiltigt besked om fördelning och ersättningslösning. Effektiviseringskravet är som granskningen

antyder inte rimlig inom förväntad tid. Nämnden bedömer dock att effektiviseringen är rimlig på

längre sikt under förutsättning att man kommer till rätta med organisering och korrekta regler för

prissättning.

Nämnderna behöver vidta åtgärder då endast hälften av antalet planerade arbetsorders när det

gäller det förebyggande underhållet har genomförts under året. Nämnderna behöver vidta åtgärder

och förvissa sig om dessa åtgärder är tillräckliga.

Servicenämnden: Underlagen för arbetsordrarna är inte kvalitetssäkrade och det pågår ett arbete

med att rensa felaktig information i systemen. När kvaliteten på underlagen är säkrade tas nya

beslut om åtgärder beroende på det verkliga läget. Servicenämnden förespråkar även ett

gemensamt verksamhetssystem för hantering av kommunens lokaler där FM‐service som största

aktör blir systemägare. Systemet skulle kunna ersätta minst fem olika system på servicekontoret,

fastighetskontoret, teknik‐ och fritidsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret. Systemet

kommer bland annat kunna användas för att bevaka, kontrollera och rapportera olika mätetal t.ex.

avtal, ritningar, energi, brandkontroll, felanmälan, verksamhetsbeställning samt städfrekvens.

www.pwc.se

Revisionsrapport

Jörn Wahlroth

Carl-Magnus Stenehav

Certifierad kommunal

revisor

Mars 2019

Granskning av Halmstads kommuns fastighetsförvaltning

Halmstads kommun

Bilaga 2


Mars 2019 1 av 22 Halmstads kommun PwC

Innehåll

Sammanfattning ..................................................................................... 2

1. Inledning .................................................................................... 4

1.1. Bakgrund ............................................................................................................... 4

1.2. Revisionsfrågor ...................................................................................................... 4

1.3. Revisionskriterier .................................................................................................. 4

1.4. Kontrollmål ........................................................................................................... 5

1.5. Avgränsning och metod ......................................................................................... 5

2. Iakttagelser och bedömningar .................................................... 6

2.1. Styrande dokument och rutiner med tydliga roller och ansvar ............................ 6

2.1.1. Organisation för kommunens fastighetsförvaltning .................................................... 6

2.1.2. Relation mellan hyresvärd och hyresgäst ..................................................................... 7

2.1.3. Relation mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen .................................... 8

2.1.4. Bedömning .................................................................................................................... 11

2.2. Samverkan och avstämningsmöten .................................................................... 12

2.2.1. Relation hyresvärd och hyresgäst................................................................................ 12

2.2.2. Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen ............................................... 13

2.2.3. Bedömning .................................................................................................................... 14

2.3. Uppföljning, utvärdering och rapportering ........................................................ 14

2.3.1. Relation hyresvärd och hyresgäst................................................................................ 14

2.3.2. Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen ............................................... 14

2.3.3. Bedömning .................................................................................................................... 17

3. Revisionell bedömning.............................................................. 19

3.1. Bedömningar mot kontrollmål ............................................................................ 19

3.2. Rekommendationer ............................................................................................. 21



Sammanfattning

Efter genomförd revision och genomgång av granskningens samtliga revisionsfrågor gör

vi bedömningen att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt har en

ändamålsenlig fastighetsförvaltning.

Denna bedömning grundar sig på följande iakttagelser och bedömningar:

Kontrollmål Bedömning

Erforderliga styrande dokument och rutiner finns

med tydliga roller och ansvar mellan inblandade

nämnder samt mellan utförare och beställare

Kontrollmålet är delvis uppfyllt

Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder samt mellan utförare och beställare

Kontrollmålet är inte uppfyllt

Uppföljning, utvärdering och rapportering sker gällande uppnådda effekter (ekonomi/effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm)


Mot bakgrund av vad som framkommit i vår granskning lämnar vi följande

rekommendationer:

Tydliggör styrande dokument och rutiner för att tydliggöra roller och ansvar

mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Vi

rekommenderar att interna överenskommelsen om FM-tjänster ska beslutas i

respektive nämnd.

Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av

dessa inte reviderats på många år och de fortfarande gäller med tanke på

förändring av uppdrag och arbetsförhållanden. Det avser allt ifrån Riktlinjer för

ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, anvisningar internhyror till

gränsdragningslista för investeringar.

Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finns kvar för att

hantera fastigheternas styr- och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen

för att skapa en sammanhållen organisation för fastighetsdriften. Vi anser att detta

skulle kunna bidra till att öka kompetensen i serviceförvaltningen vad avser

fastighetsfrågor ur ett helhetsperspektiv.

Återuppta mötesdialoger mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i syfte

att utveckla fastighetsförvaltningen. Minnesanteckningarna mellan

fastighetskontoret och serviceförvaltningen utvecklas för ökad transparens och

förbättrad styrning avseende vad som förväntas av parterna i det löpande

uppdraget.



Utveckla processen kring uppföljning, utvärdering och rapportering i syfte att

skapa en effektiv fastighetsförvaltning. Skapa en tydlig struktur för hur uppdraget

ska följas upp, vare sig ur kvalitativa, kvantitativa eller ekonomiska aspekter.

Genomför NKI undersökningar regelbundet för att säkerställa att relationen

mellan aktörerna fungerar och att fastighetsförvaltningen bedrivs ändamålsenligt.

Vi rekommenderar att fastighetsnämnden, som ansvarig för kommunens

fastighetsförvaltning, genomför en samlad utvärdering av området

”fastighetsförvaltning”, medan servicenämnden har att skapa rutiner för

uppföljning av ingånget internt avtal.

Servicenämnden behöver utveckla sin ekonomistyrning i syfte att vidta åtgärder

för att bli än mer effektiva med tanke på verksamhetens underskott och

kommande effektiviseringskrav.

Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för att bli än mer effektiva

samt att arbetet med att beräkna den fasta ersättningen inför år 2020 realiseras.

Det är även av vikt att klargöra huruvida effektiviseringskravet var rimligt att

uppnå.

Nämnderna behöver vidta åtgärder då endast hälften av antalet planerade

arbetsorders när det gäller det förebyggande underhållet har genomförts under

året. Nämnderna behöver vidta åtgärder och förvissa sig om dessa åtgärder är

tillräckliga.



1. Inledning

1.1. Bakgrund Nämnderna ska enligt kommunallagen tillse att den interna kontrollen är tillräcklig och

att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Ur ett ekonomiskt

perspektiv är det viktigt att kommunens verksamhet är anpassad utifrån de behov som

finns.

Kommunchefen fick i och med planeringsdirektiv med budget 2016-2018 (samt i särskilt

uppdrag om ”En effektiv verksamhet”) i uppgift att ta fram förslag på åtgärder som

reducerar kommunens kostnader med minst 100 mnkr. Målet om kostnadsreduktion ska

vara uppnått 2019 med en stegvis trappa om 25 mnkr år 2017, 50 mnkr år 2018 och

slutligen minst 100 mnkr år 2019. Dessa reducerade kostnader är inräknade i

kommunens planeringsdirektiv med budget, och därmed en förutsättning för en ekonomi

i balans.

I ett av dessa uppdrag, samordning av tekniska tjänster, fanns ett krav på att minska

kostnaderna med 11 mnkr. Inom ramen för kommunchefens uppdrag ska 11 mnkr sparas

genom projektet ”Samordning av fastighetsskötsel och teknisk skötsel”. Enligt uppdraget

fanns ett behov av att skapa förutsättningar för att höja effektiviteten och utveckla

tekniska tjänster. Detta krävde en sammanslagning av resurser som hanterades av sex

förvaltningar. Genom en omfördelning av resurser från dessa sex förvaltningar till

serviceförvaltningen skulle det skapas förutsättningar för att utveckla ett nytt koncept

(FM) där samordning av olika tjänster gör det möjligt att möta framtida utmaningar.

Detta resulterade i att skolvaktmästare (BUF och UAF) och vaktmästare (KUF) gick över

till serviceförvaltningen.

Tillsyn och skötsel av fastigheterna har i sin helhet övertagits av servicekontoret,förutom

tillsyn och skötsel av bla pelletsanläggningar och filterbyten i ventilationsanläggningar.

Fastighetsunderhåll fördelades mellan serviceförvaltning och fastighetskontoret.

I samband med kommunens delårsrapport 2018 beräknar servicenämnden att

effektiviseringskraven avseende teknisk samordning inte kommer att genomföras som

budgeterat.

Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat en risk för otydlig

ansvarsfördelning/gränsdragning gällande fastighetsskötsel och fastighetsunderhåll som

kan påverka effektiviteten. Revisorerna har beslutat att genomföra en granskning kring

dessa frågor.

1.2. Revisionsfrågor Bedriver fastighetsnämnden och servicenämnden en ändamålsenlig fastighetsförvaltning?

1.3. Revisionskriterier Nämndernas reglemente

Kommunfullmäktiges budget

Kommunallagen



Interna rutiner och riktlinjer

1.4. Kontrollmål Erforderliga styrande dokument och rutiner finns med tydliga roller och ansvar

mellan inblandade nämnder samt mellan utförare och beställare.

Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder samt mellanutförare och beställare.

Uppföljning, utvärdering och rapportering sker av uppnådda effekter(ekonomi/effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm).

1.5. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till att omfatta fastighetsskötsel och avser inte planerat underhåll

avser endast tillsyn och skötsel. Berörda nämnder som avses är fastighetsnämnden och

servicenämnden. Granskningen avgränsas till revisionsår 2018.

Intervjuer har skett med serviceförvaltningens förvaltningschef, verksamhetschef och

biträdande verksamhetschef för FM-service. fastighetskontorets tf förvaltningschef,

fastighetschef, projektledare byggenheten, hemvårdsförvaltningens förvaltningschef,

lokalplanerare och ingenjör, barn- och ungdomsförvaltningens förvaltningschef och

planeringsutvecklare, Halmstads kommuns tf ekonomichef/budgetchef.

I granskningen har vi tagit del av nämndernas reglemente, Samordning av tekniska

tjänster (PD 2017-2019, Tjänstebeskrivningar SA-SJ, förebyggande underhåll rondering

(Andersbergsskolan objekt 72925, Laxöns förskola, Bäckagårdsskolan och

Trönningeskolan), Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning,

fastighetskontorets anvisningar för internhyra, fastighetskontorets gränsdragningslista,

DEDU sammanställningsrapport september månad 2018, verksamhetsberättelse för

fastighetsnämnden och servicenämnden 2018 samt kartläggning FM organisation –

Halmstads kommun.

Rapporten har sakavstämts av berörda tjänstemän.



2. Iakttagelser och bedömningar

2.1. Styrande dokument och rutiner med tydliga roller och ansvar

2.1.1. Organisation för kommunens fastighetsförvaltning

2.1.1.1. Fastighetsnämnden

Enligt Fastighetsnämndens reglemente antaget av kommunfullmäktige den 19 december

2002, § 205, med senaste ändring den 18 februari 2014, § 13 ansvarar nämnden för bl.a.

följande:

- ansvara för genomförande av lokalförsörjning (KF 2014-02-18, § 13) - ansvara för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd inom vht 209 (förvaltningsfastigheter) (KF 2014-02-18, § 13) - ansvara för förvaltning av bebyggda fastigheter, exklusive uthyrning och ägaradministration inom vht 299 (utvecklings- och avvecklingsfastigheter). Hamn-området ingår ej i fastighetsnämndens ansvarsområde (KF 2014-02-18, § 13) - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VA-anläggningar. - ansvara för tekniska och ekonomiska utredningar för kommunalt byggande med undantag för vägar, park- och VA-anläggningar (KF 2014-02-18, § 13)

Fastighetskontorets verksamhet är uppdelad i fyra avdelningar. Förvaltningsstaben, bygg-

och projektavdelning, driftavdelning och fastighetsavdelning.

Förvaltningsstaben Stabens uppgift är att stödja och utveckla förvaltningen. I arbetsuppgifterna ingår

nämndadministration, informationshantering samt diarieföring. Staben arbetar även med

övergripande planer, kvalitetsfrågor, HR (Human Resources) samt omvärldsbevakning

för förvaltningen.

Bygg- och projektavdelning Bygg- och projektavdelningen ansvarar för kommunalt byggande (dock inte för gator,

vägar, park, VA-anläggningar och investeringar för kommunala bolag), utför projekt och

byggledning i investerings- och underhållsprojekt samt genomför det långtidsplanerade

underhållet i fastigheterna. Vidare utförs även ekonomiska och tekniska utredningar. I

arbetsuppgifterna ingår också ekonomiplanering och uppföljning, miljö- och

kvalitetsledning. Dessutom handläggs ärenden som rör bidrag för bostadsanpassning.

Driftavdelning Driftavdelningen ansvarar för teknisk drift och förebyggande underhåll av kommunens

fastigheter.

Fastighetsavdelning Fastighetsavdelningen ansvarar för förvaltning och underhåll av kommunens fastigheter

samt hyr ut lokaler till kommunala verksamheter. Fastighetsavdelningen ansvarar även

för förhyrning av lokaler från externa fastighetsägare.



2.1.1.2. Servicenämnden

Enligt Servicenämndens reglemente antaget av kommunfullmäktige den 19 december

1991, § 317, med senaste ändring den 12 december 2017, § 157 ska servicenämnden mot

ersättning tillhandahålla beställande nämnder och bolag kompetens och tjänster i egen

regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet i fråga om:

- arbetsplats- och fastighetsservice - måltidstjänster - IT-tjänster och digital utveckling - fordons-, åkeri- och logistiktjänster - kontaktcentertjänster - annat som kommunen bestämmer.

Serviceförvaltningen är uppdelad i sex avdelningar, administrativa enheten, IT-service,

kommuntransport, måltidsservice, FM-service och Halmstad direkt.

Inom FM-service finns ca 300 medarbetare som dagligen arbetar med att skapa

funktionella lokaler för sina kunder genom posthantering, städ, vaktmästeri, grönyte- och

fastighetsskötsel

2.1.2. Relation mellan hyresvärd och hyresgäst

2.1.2.1. Riktlinjer för ekonomistyrning

Enligt kommunens ”Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning”

fastställt av Kommunfullmäktige 2013-04-16, § 34 regleras bl.a. frågor gällande

fastigheter och lokaler. I riktlinjerna anges bl.a.

Kommunens egna lokaler skall utnyttjas i första hand.

Hyreskontrakt skall finnas mellan kommunens centrala fastighetsförvaltning och

respektive förvaltning.

Kommunens centrala fastighetsförvaltning ansvarar för kontrakt med externa

hyresvärdar.

Om hyresgäster önskar skall avtal om tilläggstjänster kunna träffas och regleras i

hyreskontrakten.

Kommunens centrala fastighetsförvaltning skall ansvara för energibesparande

åtgärder. Kommunens centrala fastighetsförvaltning får balansera energikostnader

mellan olika år. Kommunens centrala fastighetsförvaltning får teckna underhålls-

/energibesparingsavtal med externa aktörer.

2.1.2.2. Anvisningar för internhyra

Enligt uppgifter från fastighetskontoret har fastighetskontoret i samarbete med

stadskontorets ekonomiavdelning tagit fram anvisningar för internhyra. Anvisningarna är

daterade 2012-12-06 och är inte politiskt beslutade.

Enligt anvisningarna ska hyrande verksamhet inte behöva tilldela resurser till att driva

fastigheterna utan så mycket som möjligt av driften ska ingå i hyran. Det inkluderar all

mediaförsörjning, skötsel av mark och grönytor, normal sophämtning samt ordinarie

fastighetsskötsel. Servicenivån för dessa tjänster bestäms utav fastlagda rutiner på

fastighetskontoret. Enligt uppgifter från fastighetskontoret är servicenivån för drift- och

skötseltjänster inregistrerade i fastighetssystemet DEDU. Enligt uppgifter från



fastighetskontoret utgår servicenivån från en gemensam mall med en viss anpassning

efter respektive fastighets förutsättningar. Varje objekts hyra speglar självkostnaden för

det enskilda objektet och ska så långt det är rimligt inrymma objektets totala kostnader

enligt nedanstående:

Fastighetsdrift: Avser skötsel, tillsyn, serviceavtal, enklare reparationer med mera.

Beräknas individuellt för varje fastighet.

Administration: Kostnaden fördelas lika som en schablon utefter objektets yta och

baseras på den beräknade kostnaden för administrativa resurser samt vakanta

lokaler.

Planerat underhåll: Fördelning av internhyran sker utifrån schablon baseras på

behovet utifrån en flerårig underhållsplan. Begränsningar sker utifrån

fastighetsnämndens totala underhållsbudget.

Mediaförbrukning: Avser el, värme och vatten. Beräknas individuellt för varje

fastighet och baseras på den kalkylerade förbrukningen. Avvikelser mot

energikalkylen regleras gentemot fastighetskontorets energibalans. Minskad

förbrukning som beror på energisparande åtgärder ska dock inte påverka hyrorna

så länge investeringen inte är avskriven och objektet inte belastas av

kapitalkostnaderna för investeringen.

Kapitalkostnader: Består av ränta samt avskrivningar och baseras på information

från anläggningsregistret.

Enligt anvisningarna skrivs hyran om vart femte år. Hyran jämförs då med självkostnaden

och justeras efter det. Enligt serviceförvaltningen har någon redovisning till

fastighetskontoret inte skett gällande gällande förvaltningens kostnader för fastigheter,

vilket kan bidra till att internhyran inte beräknas på ett korrekt sätt.

Fastighetskontoret ska enligt anvisningarna hålla kalkylen och dess underlag tillgängliga

för alla som berörs av hyrorna. Enligt intervjuer med representanter från

hemvårdsförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltningen och serviceförvaltningen har

denna kalkyl inte redovisats trots förfrågan.

Skötsel av lös inredning ingår inte i hyran och inte heller städning (städning för flera

hyresgästers gemensamma utrymmen ingår dock). Däremot är hyresgästen skyldig att via

periodiska städinsatser underhålla det inre ytskiktet så att dess livslängd bibehålls. Vad

som i övrigt är hyresgästens respektive hyresvärdens ansvar att åtgärda avgörs av

fastighetskontorets generella gränsdragningslista. I granskningen har vi noterat att den

gällande gränsdragningslistan är beslutad av fastighetsnämnden 2004-02-25.

Gränsdragningslistan anger vem som äger vad och vem som skall stå för olika kostnader

vid investering.

2.1.3. Relation mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen

2.1.3.1. Utredning angående samordning av tekniska tjänster

Enligt dokumentet ”Samordning av tekniska tjänster (PD 2017-2019)” upprättat 2016-09-

14 anges att samordningen av fastighets- och teknisk skötsel (inkluderande relevanta

delar av underhåll) inte sker effektivt, att flera olika förvaltningar bedriver liknande

verksamheter inom området. Det anges att det är viktigt att verksamheten är

konkurrenskraftig och minst lika kostnadseffektiv som den privata marknaden. I



dokumentet anges att det inom fastighetskontoret finns ett flertal anställda som jobbar

med uppgifter kopplat till fastighetsskötsel som berörs av utredningen. Utveckling bör

vara att fastighetskontorets organisation utvecklas mot att vara mer strategisk i syfte att

optimera fastighetsbeståndet genom att ansvara för att byggprocessen, teknisk och

ekonomisk förvaltning samt uppfyllande av myndighetskrav. Fastighetskontorets

driftsavdelning ska ha spetskompetens inom alla teknikområden såsom energi, värme,

ventilation, styr, el och larm. I dokumentet anges att övriga områden såsom underhåll av

hårdgjorda ytor, yttre underhåll och drift med fördel kan samordnas enligt ett FM

koncept.

I utredningen (2016-09-14) angavs att fastighetskontoret har ca 13 500 st. felanmälningar

per år. Många av dessa anmälningar skulle med fördel kunna hanteras av en FM grupp då

de berör behov av åtgärder som inte alltid är fastighetsspecifika. Samordning av

fastighetsskötsel och felanmälan mellan fastighetskontoret, teknik- och

fritidsförvaltningen, serviceförvaltningen och LBVA borde enligt utredningen kunna

generera besparingar med ett FM koncept.

Serviceförvaltningen har i sin framtidsanalys angett att det kan bli svårt att konkurrera

med endast städtjänster. Privata aktörer tillhandahåller mer kompletta FM-koncept och

städservice vill utvecklas för att kunna bidra med ökad service och behålla sin

konkurrenskraft.

Enligt dokumentet skulle organisationsförändringen innebära att det skapas

förutsättningar för en mer kostnadseffektiv och samordnad leverans av verksamhetsnära

stödtjänster (ex grönyteskötsel, vinterhållning, städning, lokalvård,

verksamhetsvaktmästeri och post). Serviceförvaltningen får ett tydligt kundfokus mot

kommunens verksamheter. Fastighetskontoret blir renodlat strategiskt i sitt uppdrag och

teknik- och fritidsförvaltningen koncentrerar sig på sin kärnverksamhet med ett tydligt

kundfokus mot invånare/besökare. Enligt utredningen ställer omorganisationen krav på

transparanta prislistor, tydliga beställningar och strukturer för uppföljning.

I januari 2017 bildades FM service genom att 33 medarbetare gick över från

fastighetskontoret, 28 medarbetare från barn- och ungdomsförvaltningen, 11 medarbetare

från teknik- och fritidsförvaltningen, 7 medarbetare från utbildning- och

arbetsmarknadsförvaltningen samt 3 medarbetare från kulturförvaltningen. Initialt var

det tänkt att även fastighetskontorets elva fastighetsskötare med teknisk kompetens skulle

flyttas över till serviceförvaltningen. Fastighetsnämnden ansåg att det fanns skäl att

behålla denna kompetens inom fastighetsnämnden. Detta innebär att

serviceförvaltningen ansvarar för fastighetsskötsel och att fastighetskontorets

drifttekniker ansvarar för teknik och drift av bl.a. VVS, energi, media, larm.

2.1.3.2. Överenskommelse mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen angående utförande av tjänster

Fastighetsunderhåll definieras som åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos

ett objekt. Vid underhåll återställs vanligen funktionen till den ursprungliga nivån.

Underhåll delas in i planerat och felavhjälpande underhåll. Felavhjälpande underhåll,

avser underhåll som behöver utföras snarast för att förhindra personskada eller skada på

egendom. Åtgärder utförs genom reparation eller utbyte. Planerat underhåll avser

förebyggande underhåll samt planerbara underhållsåtgärder som avser reparationer och



utbyte av förslitna byggnads- och installationsdelar hörande till fastigheten. Drift är

åtgärder med ett förväntat intervall i syfte till att upprätthålla funktionen hos ett objekt.

Drift innefattar mediaförsörjning, tillsyn och skötsel.

Fastighetskontoret har tagit fram ett dokument kallat Tjänstebeskrivningar SA-SJ som

enligt förvaltningen ska ses som ett avtal gentemot serviceförvaltningens FM service

avseende tillsyn och skötsel av fastigheter och utemiljö. Avtalet gäller från och med 2018-

01-01. Dokumentet är inte beslut i någon av berörda nämnder.

Utgångspunkten i avtalet är att fastighetsförvaltningen ska skötas så att fastigheterna

fungerar så väl som möjligt efter sina förutsättningar. Detta innebär att genomföra och

bevaka att leveranser och tjänster för objektets drift och underhåll genomförs så att

följande krav uppfylls:

- Arbetet sker med beaktande av fastighetsnämndens målsättningar för fastigheterna,

- Objekten ger ett välvårdat intryck,

- Objektens avsedda funktioner upprätthålls,

- Objektens livslängd blir optimal, - Skador på objekten undviks,

- Risk för människors hälsa inte uppkommer,

- Trivsel och trygghet upprätthålls,

- Hyresgäster/slutanvändare och deras verksamhet inte onödigtvis störs,

- Objektens negativa miljöpåverkan minimeras,

Avtalet är uppdelat utifrån fastighetsförvaltning, fastighetsteknik och säkerhet. Utifrån

dessa delar regleras förutsättningar för tjänster, funktionskrav, åtgärdskrav och tid för

utförande. Det saknas i vissa fall uppgifter i avtalet inom vilken tid insatser ska ske och

hur långa avbrottstid som är accepterat från beställarens sida och vem som ansvarar för

vilka åtgärder. Fastighetskontoret hänvisar i alla delar delar till verksamhetssystemet

DEDU för mer information kring vilka åtgärder som ska ske för respektive objekt.

Serviceförvaltningen har efterfrågat gränsdragningslistor och anger att tillräcklig

systemutveckling inte sker. I granskningen har vi tagit del av specifikation från DEDU

gällande förebyggande underhåll (rondering) för Andersbergsskolan, Laxöns förskola,

Bäckagårdsskolan och Trönningeskolan. I dessa specifikationer/underlag redovisas vilka

intervaller rondering ska ske. Enligt serviceförvaltingen har kraven och intervallerna

förändrats under åren, trots det har inte ersättningen ökat.

Enligt intervjuerna med serviceförvaltningen och fastighetskontoret har samtliga berörda

medarbetare tillgång till verksamhetssystemet DEDU som avser kommunens fastigheter. I

granskningen noteras att det förekommer skilda uppfattningar mellan fastighetskontoret

och serviceförvaltningen huruvida uppmätta ytor är inregistrerade i DEDU och riktighet i

inregistrerade uppgifter. När det gäller grönyteskötsel anger serviceförvaltningen att

varken ytor eller skötselplan per objekt finns framtaget där det framgår gräsytor,

hårdgjorda ytor, buskar, träd mm. Enligt fastighetskontoret har serviceförvaltningen varit

medvetna om att det funnits en generell skötselplan som teknik- och fritidsförvaltningen

arbetat efter. När det gäller ritningar beskrivs detta ha överlämnats i januari 2017 med

möjlighet att mäta ytor.

Ersättningen regleras via en tillfällig prissättningsmodell, vilket innebär att priset för

AFF-avtalet för år 2018 innebär en fast ersättning enligt nedan. Prissättningsmodellen har



tagits fram utifrån historiska kostnader för de olika delområdena personalkostnader,

yttreskötsel, material/entreprenadinköp och snöröjning. Totalt uppgår ersättningen för de

fasta delarna till 45,9 mnkr exkl tillkommande objekt (ink indexering). I de fall nya objekt

tillkommer ska serviceförvaltningen fakturera nedlagda kostnader på löpande räkning vid

varje delårsbokslut/bokslut. Ersättning för 2018 för tillkommande objekt reglerades i

samband med bokslut 2018. Från och med 2019 får serviceförvaltningen ersättning för

tillkommande objekt löpnade under året. Enligt uppgifter kommer den fasta ersättningen

inför år 2020 regleras utifrån budgeterat belopp för respektive objekt. Här förekommer

olika tolkningar om vem som ska beräkna dessa.

Omfattning fasta priser Fast Ersättning, mnkr

Fast ersättning ink. löpande ersättning, mnkr

Fast ersättning tillsyn och skötsel. Avser tid (löner och omkostnader) för fastighetskontorets fd fastighetsskötare. 15,8 16,1 Köp av externt material och tjänster (inkl sophämtning) upp till 20 000 kr ingår i det fasta priset enligt AFF-avtalet. 18,6 18,8 Yttre skötsel, exklusive snöröjning. 8,5 9,6 Snöröjning. 3,0 3,0 Summa fasta delar 45,9 47,4

Antalet internfaktureringar mellan fastighetsnämnden och servicenämnden beskrivs från

serviceförvaltningen ha ökat, vilket beskrivs öka förvaltningens administrativa hantering.

Även diskussioner kring vilka typer av kostnader som servicenämnden ska stå för inom

ramen för den fasta delen är uppe för diskussion. Diskussioner avser framförallt vem som

ska stå för kostnader av akut underhåll som understiger 20.000 kr per beställning.

Serviceförvaltningen anger att spelreglerna avseende grönyteskötsel har förändrats

jämfört med när teknik och fritidsförvaltningen hanterade detta.

I intervjuerna anger representanter från fastighetskontoret att de behöver bli tydligare

med beställning gentemot serviceförvaltningen. Detta är även något som omnämns i

fastighetsnämndens verksamhetsplan 2019-2021 under koncernövergripande

prioriteringar ”Tydliggöra beställar- och utförarorganisationen genom upprättande av

AFF-avtal och nya arbetssätt”. Det saknas dock beskrivning över vilka åtgärder som

behöver vidtas för att tydliggöra beställar- och utförarorganisationen.

2.1.4. Bedömning

Kontrollmål: Erforderliga styrande dokument och rutiner finns med tydliga roller och

ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare

Syftet med organisationsförändringen var att serviceförvaltningen skulle få ett tydligt

kundfokus och att fastighetskontoret skulle bli renodlat strategiskt i sitt uppdrag. Vi

bedömer att genomförd organisationsförändring inte ännu resulterat i denna tydlighet. Vi

anser att nuvarande organisation där fastighetsnämnden och servicenämnden delar på

uppdraget kan innebära en ökad risk för ineffektivitet, otydlighet i uppdrag och ansvar

samt uppföljning, vilket på sikt kan få effekter på fastigheternas standard.



Vi bedömer att erforderliga styrande dokument och rutiner till delvis ger tydliga roller och

ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Detta grundar vi

på nämndernas reglemente samt upprättat AFF avtalet - Tjänstebeskrivningar SA-SJ. Vi

anser dock, med intervjuerna som grund, att avtalet behöver tydliggöras vad avser

omfattning, tid för insatser och ekonomisk ersättning, samt förutsättningar för

tilläggsbeställningar. Vi anser också att den interna överenskommelsen om FM-tjänster

ska beslutas i respektive nämnd. Detta då nämnderna enligt kommunallagen ansvara för

att verksamheten bedrivs med en tillräcklig intern kontroll och att verksamheten bedrivs

på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av dessa inte

reviderats på många år och det är oklart ifall de fortfarande gäller med tanke på

förändring av uppdrag och arbetsförhållanden. Det avser allt ifrån Riktlinjer för

ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, Anvisningar för internhyra till

gränsdragningslista för investeringar. Detta arbete behöver ske tillsammans med

kommunledningsförvaltningen.

Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finna kvar för att hantera

fastigheternas styr- och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen för att skapa en

sammanhållen organisation för fastighetsdriften. Vi anser även att detta skulle kunna

bidra till att öka kompetensen i serviceförvaltningen vad avser fastighetsfrågor ur ett

helhetsperspektiv.

Utifrån fastighetskontorets anvisningar för internhyra ska respektive objekts hyra spegla

självkostnaden för det enskilda objektet och ska så långt det är rimligt inrymma objektets

totala kostnader gällande fastighetsdrift, administration, planerat underhåll, media-

förbrukning och kapitalkostnader. Fastighetskontoret ska hålla kalkylen och dess

underlag tillgängliga för alla som berörs av hyrorna. Utifrån granskningen bedömer vi att

denna redovisning och dialog mellan fastighetskontoret och hyresgäst behöver utvecklas.

Vi rekommenderar även att de säkerställs att samtliga kostnader oavsett

organisationsbehörighet beaktas i interhyresberäkningen.

2.2. Samverkan och avstämningsmöten 2.2.1. Relation hyresvärd och hyresgäst

Enligt uppgifter har fastighetskontoret särskilda utsedda kundförvaltare. Det förekommer

att förvaltningar har flera kundförvaltare. Fastighetskonoret har mot barn- och

ungdomsförvaltningen fyra kundförvaltare. Respektive förvaltningar har utsedda

kontaktpersoner gällande lokalfrågor. Kundförvaltarna och kontaktpersonerna har

kontinuerliga samtal och möten. Minnesanteckningar från dessa träffar förs inte. Utifrån

intervjuer med representanter från barn- och ungdomsförvaltningen och

hemvårdsförvaltningen är uppfattningen att kommunens fastigheter inte underhålls i

tillräcklig omfattning. Barn- och ungdomsförvaltningen anger att dialoger sker med

fastighetskontoret som utifrån sina budgetramar prioriterat ”täta hus” och att

inomhusmiljön därmed prioriteras ned. Enligt fastighetskontoret prioriteras

inomhusmiljön däremot är ytskiktsrenoveringen inte prioriterad. Representanter från

barn- och ungdomsförvaltningen anger att kommunikationen gällande underhållsarbeten

och skötsel är tydlig och öppen. Förvaltningen kan utifrån detta planera sin verksamhet

på ett bra sätt. De problem som uppstår är i regel kopplade till akuta händelser som



översvämningar, läckage och fuktproblem, vilka händelser delvis kan kopplas till

bristande planerat underhåll. Händelserna har i sin tur inneburit att lokaler inte kunnat

användas, vilket fått oönskade verksamhetsmässiga konsekvenser. Enligt förvaltingen

uppstår diskussioner gällande vem som ska stå för evakueringslokaler i samband med

större ombyggnationer. Enligt uppgifter följs inte anvisning för internhyra.

När det gäller särskilda boenden och serviceboenden hyrs dessa av externa

fastighetsägare. I vissa av dessa fastigheter sköter kommunen driften och till vis del

underhållet medan i andra fall är det respektive fastighetsägare som ansvarar för drift och

underhåll. Enligt hemvårdsförvaltningen saknar de för vissa hyresrelationer att

fastighetskontoret för hemvårdsförvaltningens talan gentemot fastighetsägaren, bland

annat i frågor gällande drift och underhåll. Enligt hemvårdsförvaltningen får

förvaltningen oftast själva sköta kontakten med den externa fastighetsägaren. Vidare

beskriver representanter från hemvårdsförvaltningen att de upplever en oklarhet gällande

vad som ingår i hyran, det framgår inte tillräckligt tydligt i hyresavtalen.

Serviceförvaltningen anger att denna osäkerhet innebär att FM service står för kostnader

utan ersättning. Fastighetskontoret anger att hemvårdsförvaltningen har alltid möjlighet

att vända sig till fastighetskontoret för hjälp och stöd.

Vidare efterfrågar hemvårdsförvaltningen en tydligare kommunikation om

underhållsplanen som beskriver periodiciteten för när åtgärder ska genomföras och

tidsintervall för underhåll. Avsaknad av dessa innebär att verksamheten har svårare att

ställa krav på när åtgärder ska genomföras och hur det bäst ska kunna passa

verksamheten.

Fastighetskontoret anger att underhållet alltid behovsprövas.

2.2.2. Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen

Enligt representanter från fastighetskontoret är det fastighetskontorets ansvar som

beställare att kalla till avstämningsmöte mellan fastighetskontoret och

serviceförvaltningen utifrån roller som beställare och utförare. Enligt uppgifter har

avstämningsmöten mellan representanter från serviceförvaltningen och

fastighetskontoret skett avseende fastighetsförvaltning genom månadsmöten (3-4 möten

under år 2018). Enligt båda parter har mötena inte varit tillräckligt effektiva och

upphörde därmed. Fastighetskontoret tog istället fram rapporter som månadsvis skickas

till serviceförvaltningen. I dessa månadsrapporter redovisas statistik gällande

felanmälningar och insatser kring förebyggande underhåll.

Enligt fastighetskontoret har serviceförvaltningen organiserat sig i elva olika

verksamheter där var och en av dessa elva ansvarar för fastighetsskötsel.

Serviceförvaltingen menar att deras personal i sin tur kommunicerar med åtta till tio

fastighetsförvaltare på fastighetskontoret. Detta skapar en ineffektiv dialog och

samverkan.

Enligt serviceförvaltningen har det under åren 2017-2018 även skett möten kallade

systemförvaltarmöte och utvecklingsmöten mellan serviceförvaltningen och

fastighetskontoret. Utifrån upprättade minnesanteckningar är det otydligt vilka som

medverkar, vilken information som lämnas och vilka beslut som tas.



Serviceförvaltningen anger att dialogen och informationsspridningen mellan

fastighetskontorets förvaltare och serviceförvaltningens fastighetsskötare behöver

utvecklas. Det förekommer brister i denna process vilket skapar en frustration bland

inblandade samt med representanter från verksamhetsföreträdare. Fastighetskontoret har

en uppfattning att serviceförvaltningen behöver utveckla sina kunskaper inom

fastighetsområdet. Serviceförvaltningen anger att fastighetskontoret behöver utveckla

sina kunskaper kring digitalisering och utveckling av sina verksamhetssystem som

används av båda parter.

2.2.3. Bedömning

Kontrollmål: Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder samt

mellan utförare och beställare.

Vi bedömer att det finns rutiner för samverkan och avstämningsmöten mellan hyresvärd

och hyresgäst vad avser barn- och ungdomsförvaltningen. Vi bedömer att relationen med

hemvårdsförvaltningen behöver utvecklas, främst vad avser fastighetskontorets ansvar vid

externa hyreskontrakt, kommunikation av underhållsplaner. Avsaknad av detta innebär

att verksamheten har svårare att ställa krav på när åtgärder ska genomföras och hur det

bäst ska kunna passa verksamheten. Vi rekommenderar att minnesanteckningar förs vid

dessa träffar.

Vi bedömer att det brister väsentligt avseende struktur för samverkan mellan

fastighetskontoret och serviceförvaltningen i FM-relaterade frågor. Det behöver skapas en

tydlig struktur med kontaktpersoner, innehåll och frekvens för avstämningsmöten. Vi

rekommenderar att båda förvaltningarna tar ett helhetsgrepp kring hur processen ska

fungera effektivt. Vi rekommenderar att minnesanteckningarna mellan fastighetskontoret

och serviceförvaltningen utvecklas för ökad transparens och förbättrad styrning avseende

vad som förväntas av parterna i det löpande uppdraget.

2.3. Uppföljning, utvärdering och rapportering 2.3.1. Relation hyresvärd och hyresgäst

Det har inte skett någon NKI undersökning sedan serviceförvaltningen tog över delar av

fastighetsförvaltningen. Senaste NKI undersökningen som fastighetskontoret genomförde

var enligt uppgifter under år 2015 och år 2016.

2.3.2. Relation fastighetskontoret och serviceförvaltningen

Syftet med organisationsförändringen var att skapa kostnadseffektiv och samordnad

leverans av verksamhetsnära stödtjänster (ex grönyteskötsel, vinterhållning, städning,

lokalvård, verksamhetsvaktmästeri och post). Serviceförvaltningen får ett tydligt

kundfokus in mot kommunens verksamheter. Fastighetskontoret blir renodlat strategiskt

i sitt uppdrag och teknik- och fritidsförvaltningen koncentrerar sig på sin kärnverksamhet

med ett tydligt kundfokus mot invånare/besökare.

Enligt utredningen fanns ett krav/mål på en strukturerad uppföljning. Någon utvärdering

av organisationsförändringen har ännu inte genomförts för att belysa ifall verksamheten

blivit mer kostnadseffektiv, om fastighetskontoret kunnat öka fokus på

fastighetsrelaterade frågor, samt om serviceförvaltningen kunnat utveckla de



kundrelaterade frågorna. I samband med sakavstämningen redovisas att en utvärdering

är planerad under 2019.

Utifrån fastighetsnämnden och servicenämndens protokoll under 2018 går det inte att

utläsa att någon särskild uppföljning gällande fastighetsförvaltning skett. Den information

om uppdragen som ges är den redovisning som sker i samband med delårsrapport och

årsberättelse. Denna redovisning är översiktlig och allmänt hållen. I nämndernas

verksamhetsberättelse för 2018 redovisar fastighetsnämnden nyckeltal avseende andel

avhjälpande och planerat underhåll och underhållskostnader per kvm. Enligt uppgifter

grundar sig beräkningen av nyckeltalet på ersättningen som betalts till serviceförvaltingen

och inte serviceförvaltningens faktiska kostnader. Servicenämnden redovisar inga

nyckeltal relaterar till fastighetsförvaltning.

I samband med intervjuerna anges att det är fastighetskontoret som har det övergripande

ansvaret och att serviceförvaltningen har ansvaret att styra serviceåtgärder och därigenom

kostnaderna och kvaliteten gällande dessa. Serviceförvaltningen anger att det är ett

gemensamt uppdrag och ett intresse hos båda parter att vara effektiva.

Serviceförvaltningen redovisar för 2018 ett underskott på 14,6 mnkr gällande FM-service

som avser både fastighetsförvaltning och vaktmästartjänster. Orsaken till underskottet

beror enligt serviceförvaltningen på att uträkning av prissättningsmodellen inte är

korrekt. Serviceförvaltningen anser att beräkning och ersättning är felaktig (utgick från

jan-okt år 2017 uppräknad till 12 månader). Vidare anger serviceförvaltningen att de inte

har fått ersättning för bl.a. pelletspannor, ventilationsfilter, ökade kostnader för OH

kostnader (administration och chefer), ökade kostnader för snöröjning och kostnader för

systemutveckling DEDU. Fastighetskontoret anger att prissättningsmodellen har satts i

samråd med serviceförvaltningen och att FM-service har fått den ersättning som de har

rätt till.

Utifrån den ersättning som serviceförvaltingen fått från fastighetskontoret om 47,5 mnkr

har serviceförvaltningen haft kostnader motsvarande 56,6 mnkr en skillnad på 9,1 mnkr.

Resterande 5,5 mnkr avser bl.a. ökad administration, utökning av fler chefer/teamledare

samt att effektiveringskravet ej verkställts.

Nedan redovisas den ersättning och de kostnader som serviceförvaltningen haft under

2018 för de olika verksamheterna. I nedan tabell går det att utläsa att kostnaderna inom

snöröjning, personalkostnader och inköp av material och tjänster som understiger 20 tkr

är de poster som avviker kopplat till abonnemanget. I detta ingår ett effektiviseringskrav

totalt om 6,8 mnkr för år 2018. Under 2019 har FM-service ytterligare ett

effektiviseringskrav motsvarande 4 mnkr. Effektiveringarna sker genom prissänkningar.

Utifrån servicenämndens protokoll under 2018 går det enligt vår mening inte att utläsa att

servicenämnden har initierat några åtgärder till följd av FM-service

beräknade/realiserade underskott. I samband med sakavstämningen redovisar

förvaltningschefen på serviceförvaltningen att det fanns en överenskommelse med

kommunens tidigare ekonomichef om att serviceförvaltningen skulle ta de kostnader där

det fanns olika uppfattningar om. Vid projektets slut 2020 skulle detta regleras. Därav

har serviceförvaltningen i större utsträckning arbetet med att få organisationen att

fungera.



I samband med sakavstämningen anger serviceförvaltningen att de historiska kostnaderna för yttre skötsel för 2015 och 2016 är felaktiga. Kostnaderna ska enligt deras uppgifter uppgått till 10,7 respektive 10,2 mnkr.

Felanmälan sker genom att kund eller att fastighetsförvaltaren/fastighetsskötare gör en

felanmälan i ärendehanteringssystemet DEDU. Utifrån detta fördelas respektive

felanmälan till respektive fastighetsskötare som har ansvar för respektive fastighet. Det är

fastighetskontoret som är systemägare och kan göra förändringar och utveckla systemet.

Serviceförvaltningen anger att verksamhetssystemet behöver utvecklas för att genomföra

effektiviseringar. Ett problem som serviceförvaltingen lyfter är att framtagna checklistor

per objekt inte är tillräckligt tydliga gällande gränsdragning mellan teknisk drift och

fastighetsskötsel samt att checklistorna är alltför allmänt hållna och inte överensstämmer

med objektets förutsättningar.

Utifrån systemet går det att ta fram olika typer av statistikuppgifter per fastighet. Enligt

fastighetskontoret fungerar serviceförvaltningens arbete tillfredställande gällande

åtgärder kopplat till felanmälningar. Däremot anser fastighetskontoret att arbetet

gällande det förebyggande underhållsarbetet (rondering) inte är lika tillfredställande.

Framförallt lyfts egenkontrollen gällande el och brandtillsynen som inte sker enligt plan.

Serviceförvaltningen anger att det gamla orders har legat kvar, vilket ger en missvisande

bild, fastighetskontoret har inte uppdaterat det systematiska brandskyddsarbete.

Serviceförvaltningen anger att fastighetskontoret numera ställer högre krav på

fastighetsskötarna än tidigare bla anges att rutinerna för el inte följts tidigare när

fastighetskontoret ansvarade för detta. Nedan redovisas utifrån månadsrapporten per

september månad 2018 statistik gällande det förebyggande underhållet samt

felanmälningar. Utifrån statistiken går det att utläsa att ca hälften av antalet planerade

arbetsorder, gällande det förebyggande underhållet har genomförts under året och att 1/3

del av felanmälningarna påbörjas inom 3 dagar. Drift- och skötselarbetena följs upp via

månadsvisa rapporter från fastighetssystemet DEDU. Fastighetskontoret och

serviceförvaltningen är inte överens kring vems arbetsorders som ingår i statistiken.

Fastighetskontoret anser att det helt och hållet är servicenämndens arbetsorder medan

serviceförvaltningen anger att arbetsorderna avser både teknisk drift och

fastighetsskötsel, dvs båda förvaltningarnas ansvar.

Ersättning från

fastighetskontoret

Kostnader

servicekontoret

2015 2016 2017 2018 2018

Tid (löner och omkostnader) fd

fastighetskontorets fastighetsskötare. - - - 16,1 19,2

Material och tjänster understigande 20 tkr 11,2 14 12,1 12,4 17,2

Sophämtning - - 6,3 6,4 6,2

Yttre skötsel exkl. snöröjning 7,2 8,7 - 9,6 9,7

Snöröjning 2 2,9 - 3 4,3

Summa 47,4 56,6

- Saknas uppgifter

Historiska kostnader



Antalet felanmälningar samt andelen påbörjade felanmälningar

En försvårande faktor är att både ekonomisk och verksamhetsstatistik inte på ett

tillförlitligt sätt går att redovisa innan organisationsförändringen. Det ska även nämnas

att kommunens fastigheter under senaste åren blivit fler, vilket FM service erhållit

ersättning för.

Serviceförvaltingen har via extern konsult genomfört en kartläggning av FM-

organisationen. Initialt var det tänkt att organisationsförändringen skulle innebära en

effektivisering med motsvarande 22 tjänster. Enligt den externa utredningen framgår att

det endast finns möjlighet att effektivisera 6 heltidstjänster inom fastighets-

/grönyteskötsel och drift samt vaktmästeritjänster inom kommunen.

2.3.3. Bedömning

Kontrollmål: Uppföljning, utvärdering och rapportering sker av uppnådda effekter

(ekonomi/effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm).

Vi bedömer att uppföljning, utvärdering och rapportering inte skett i tillräcklig

utsträckning av uppnådda effekter. I samband med överlämnandet av uppdraget har inte

servicenämnden skapat en tillräcklig tydlig struktur för hur uppdraget ska följas upp, vare

sig ur kvalitativa, kvantitativa eller ekonomiska aspekter.

Samtidigt har inte fastighetsnämnden skapat tillräcklig struktur för systematisk

uppföljning av det interna uppdrag av FM-service som överlämnats till

serviceförvaltningens att utföra. Det behöver finnas en struktur som stödjer en

uppföljning mot det interna avtalet vad som ingår i det fasta abonnemanget om tjänster

och för tilläggstjänster.



Vi anser att det är av vikt att NKI- undersökningar regelbundet sker med kunderna för att

säkerställa att relationen mellan aktörerna fungerar och att fastighetsförvaltningen är

ändamålsenlig. Vidare anser vi att nyckeltal relaterade till fastighetsförvaltningen bör

redovisas årligen för att kunna jämföra objekt och följa trender.

Vi bedömer att det finns en risk att ingen av nämnderna tar det övergripande ansvaret

gällande uppföljning av fastighetsförvaltningen. Någon särskild utvärdering av

organisationsförändringen har inte genomförts för att belysa ifall verksamheten blivit mer

kostnadseffektiv och att fastighetskontoret och serviceförvaltningen fokuserar på

strategiska respektive kundrelaterade frågor. Vi anser att fastighetsnämnden, som

ansvarig för kommunens fastighetsförvaltning, har ett särskilt ansvar för att göra en

samlad utvärdering av området ”fastighetsförvaltning”, medan servicenämnden har att

skapa rutiner för uppföljning av ingånget internt avtal.

Utifrån FM-service underskott om 14,6 mnkr gör vi den bedömningen att uppnådda

effekter avseende effektiviseringar ännu inte skett, servicenämnden har inte i tillräcklig

grad vidtagit tillräckliga åtgärder för balans mellan intäkter och kostnader. Det ska dock

nämnas att det till viss del finns försvårande orsaker till att mäta effektiviteten historiskt

då förändringar i fastighetsbeståndet har skett samt att serviceförvaltningen anger att det

finns en osäkerhet i beräkning av deras ersättning. Vidare att det råder en oklarheter i

ansvar och gränsdragningar mellan förvaltningarnas uppdrag. I den externa utredning

som skett visar på att den beräknade effektiviseringspotentialen var från början inte helt

realistisk.

Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för att bli än mer effektiva samt

att arbetet med att beräkna den fasta ersättningen inför år 2020 realiseras. Det är även av

vikt att klargöra huruvida effektiviseringskravet var rimligt att uppnå.

Vi bedömer det som allvarligt att endast hälften av antalet planerade arbetsorders när det

gäller det förebyggande underhållet har genomförts under året. Vi bedömer att

nämnderna behöver vidta åtgärder, säkerställa vilken förvaltning som ansvarar för vilka

arbetsorder samt förvissa sig om dessa åtgärder är tillräckliga



3. Revisionell bedömning

Efter genomförd revision och genomgång av granskningens samtliga revisionsfrågor gör

vi bedömningen att fastighetsnämnden och servicenämnden inte helt bedriver en

ändamålsenlig fastighetsförvaltning.

Denna bedömning grundar sig på följande iakttagelser och bedömningar:

3.1. Bedömningar mot kontrollmål

Kontrollmål Bedömning

Erforderliga styrande dokument och rutiner finns med tydliga roller och ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare

Kontrollmålet är delvis uppfyllt

Syftet med organisationsförändringen var att serviceförvaltningen skulle få ett tydligt kundfokus och att fastighetskontoret skulle bli renodlat strategiskt i sitt uppdrag. Vi bedömer att genomförd organisationsförändring inte ännu resulterat i denna tydlighet. Vi anser att nuvarande organisation där fastighetsnämnden och servicenämnden delar på uppdraget kan innebära en ökad risk för ineffektivitet, otydlighet i uppdrag och ansvar samt uppföljning, vilket på sikt kan få effekter på fastigheternas standard.

Vi bedömer att erforderliga styrande dokument och rutiner till delvis ger tydliga roller och ansvar mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Detta grundar vi på nämndernas reglemente samt upprättat AFF avtalet - Tjänstebeskrivningar SA-SJ. Vi anser, med intervjuerna som grund, att avtalet behöver tydliggöras vad avser omfattning, tid för insatser och ekonomisk ersättning, samt förutsättningar för tilläggsbeställningar. Vi anser också att det interna avtalet om FM-tjänster ska beslutas i respektive nämnd.

Utifrån granskningen bedömer vi att denna redovisning och dialog mellan fastighetskontoret och hyresgäst behöver utvecklas.

Samverkan och avstämningsmöten sker mellan berörda nämnder, samt mellan utförare och beställare


Vi bedömer att det finns rutiner för samverkan och avstämningsmöten mellan hyresvärd och hyresgäst vad avser barn- och ungdomsförvaltningen, medan relationen med hemvårdsförvaltningen behöver utvecklas, främst vad avser fastighetskontorets ansvar vid externa hyreskontrakt, kommunikation av underhållsplaner. Avsaknad av detta innebär att verksamheten har svårare att ställa krav på när åtgärder ska genomföras och hur det bäst ska kunna passa verksamheten.

Vi bedömer att det brister väsentligt avseende struktur för



samverkan mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i FM-relaterade frågor. Det behöver skapas en tydlig struktur med kontaktpersoner, innehåll och frekvens för avstämningsmöten.

Uppföljning, utvärdering och rapportering sker av uppnådda effekter (ekonomi / effektivisering, fastighetsrelaterade nyckeltal, kundnöjdhet mm)

Kontrollmålet inte uppfyllt Vi bedömer att uppföljning, utvärdering och rapportering

inte skett i tillräcklig utsträckning av uppnådda effekter. I

samband med överlämnandet av uppdraget har inte

servicenämnden skapat en tillräcklig tydlig struktur för hur

uppdraget ska följas upp, vare sig ur kvalitativa, kvantitativa

eller ekonomiska aspekter.

Fastighetsnämnden har inte skapat tillräcklig struktur för

systematisk uppföljning av det interna uppdrag av FM-

service som överlämnats till serviceförvaltningens att utföra.

Det behöver finnas en struktur som stödjer en uppföljning

mot det interna avtalet vad som ingår i det fasta

abonnemanget om tjänster och för tilläggstjänster.

Vi anser att det är av vikt att NKI- undersökningar

regelbundet sker med kunderna för att säkerställa att

relationen mellan aktörerna fungerar och att

fastighetsförvaltningen är ändamålsenlig. Vidare anser vi att

nyckeltal relaterade till fastighetsförvaltningen bör redovisas

årligen för att kunna jämföra objekt och följa trender.

Vi bedömer att det finns en risk att ingen av nämnderna tar

det övergripande ansvaret gällande uppföljning av

fastighetsförvaltningen. Någon särskild utvärdering av

organisationsförändringen har inte genomförts för att belysa

ifall verksamheten blivit mer kostnadseffektiv och att

fastighetskontoret och serviceförvaltningen fokuserar på

strategiska respektive kundrelaterade frågor. Vi anser att

fastighetsnämnden, som ansvarig för kommunens

fastighetsförvaltning, har ett särskilt ansvar för att göra en

samlad utvärdering av området ”fastighetsförvaltning”,

medan servicenämnden har att skapa rutiner för uppföljning

av ingånget internt avtal.

Utifrån FM-service underskott om 14,6 mnkr gör vi den

bedömningen att uppnådda effekter avseende

effektiviseringar ännu inte skett, servicenämnden har inte i

tillräcklig grad vidtagit tillräckliga åtgärder för balans mellan

intäkter och kostnader. Det ska dock nämnas att det till viss

del finns försvårande orsaker till att mäta effektiviteten

historiskt då förändringar i fastighetsbeståndet har skett

samt att serviceförvaltningen anger att det finns en

osäkerhet i beräkning av deras ersättning. Vidare att det

råder oklarheter i ansvar och gränsdragningar mellan

förvaltningarnas uppdrag.

Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för



att bli än mer effektiva samt att arbetet med att beräkna den

fasta ersättningen inför år 2020 realiseras. Det är även av

vikt att klargöra huruvida effektiviseringskravet var rimligt

att uppnå.

Vi bedömer det som allvarligt att endast hälften av antalet

planerade arbetsorders när det gäller det förebyggande

underhållet har genomförts under året. Vi bedömer att

nämnderna behöver vidta åtgärder, säkerställa vilken

förvaltning som ansvarar för vilka arbetsorder samt förvissa

sig om dessa åtgärder är tillräckliga.

3.2. Rekommendationer Mot bakgrund av vad som framkommit i vår granskning lämnar vi följande

rekommendationer:

Tydliggör styrande dokument och rutiner för att tydliggöra roller och ansvar

mellan inblandade nämnder, samt mellan utförare och beställare. Det bedömma

att det finns alltför många menningsskiljaktigheter i uppdraget. Vi

rekommenderar att den interna överenskommelsen om FM-tjänster ska beslutas i

respektive nämnd.

Vi rekommenderar att aktuella riktlinjer och anvisningar uppdateras då flera av

dessa inte reviderats på många år och det är oklart ifall de fortfarande gäller med

tanke på förändring av uppdrag och arbetsförhållanden. Det avser allt ifrån

Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning, anvisningar

internhyror till gränsdragningslista för investeringar.

Vi rekommenderar även att överväga att den personal som finns kvar för att

hantera fastigheternas styr- och reglerfrågor flyttas över till serviceförvaltningen

för att skapa en sammanhållen organisation för fastighetsdriften. Vi anser att detta

skulle kunna bidra till att öka kompetensen i serviceförvaltningen vad avser

fastighetsfrågor ur ett helhetsperspektiv.

Vi rekommenderar att minnesanteckningar förs vid träffarna mellan hyresvärd

och hyresgäst.

Återuppta mötesdialoger mellan fastighetskontoret och serviceförvaltningen i syfte

att utveckla fastighetsförvaltningen. Minnesanteckningarna mellan

fastighetskontoret och serviceförvaltningen utvecklas för ökad transparens och

förbättrad styrning avseende vad som förväntas av parterna i det löpande

uppdraget.

Utveckla processen kring uppföljning, utvärdering och rapportering i syfte att

skapa en effektiv fastighetsförvaltning. Skapat en tydlig struktur för hur uppdraget

ska följas upp, vare sig ur kvalitativa, kvantitativa eller ekonomiska aspekter.



Genomför NKI undersökningar regelbundet för att säkerställa att relationen

mellan aktörerna fungerar och att fastighetsförvaltningen bedrivs ändamålsenligt.

Vi rekommenderar att fastighetsnämnden, som ansvarig för kommunens

fastighetsförvaltning, genomför en samlad utvärdering av området

”fastighetsförvaltning”, medan servicenämnden har att skapa rutiner för

uppföljning av ingånget internt avtal.

Servicenämnden behöver utveckla sin ekonomistyrning i syfte att vidta åtgärder

för att bli än mer effektiva med tanke på verksamhetens underskott och

kommande effektiviseringskrav.

Nämnderna behöver säkerställa att åtgärder genomförs för att bli än mer effektiva

samt att arbetet med att beräkna den fasta ersättningen inför år 2020 realiseras.

Det är även av vikt att klargöra huruvida effektiviseringskravet var rimligt att

uppnå.

Nämnderna behöver vidta åtgärder då endast hälften av antalet planerade

arbetsorders när det gäller det förebyggande underhållet har genomförts under

året. Nämnderna behöver vidta åtgärder, säkerställa vilken förvaltning som

ansvarar för vilka arbetsorder samt förvissa sig om dessa åtgärder är tillräckliga.

2019-03-21

Carl-Magnus Stenehav Jörn Wahlroth

Uppdragsansvarig Projektledare




Upphandling vinterunderhåll - Servicekontoret


Servicenämnden beslutar att delegera till förvaltningschef Carl Westman att till ett belopp om högst 24 miljoner kr verkställa upphandling av vinterväghållning, innefattande bl.a. att fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal.


Servicekontoret har i uppdrag från fastighetskontoret att utföra snö- och halkbekämpning på kvartersmark. Denna uppgift utförs av vaktmästare och fastighetsskötare så långt som det är möjligt men behöver även hjälp av entreprenörer för vinterunderhåll ska vara gjord inom rimlig tid. Tjänsten har tidigare år varit upphandlad av fastighetsnämnden men eftersom Servicekontoret nu har denna uppgiften behöver en upphandling genomföras. Uppskattad kostnad för hela avtalsperioden 2 + 2 år är ca 20 miljoner. Beloppet överstiger delegation från servicenämnden till förvaltningschefen. Förvaltningschef Carl Westman föreslås därför få delegation om verkställande genom att fatta beslut om tilldelning och teckna avtal.

Ärendets beredning

Ärendet har beretts av tjänstemän inom FM-service.


Bakgrund

Servicekontoret har i uppdrag från Fastighetskontoret att utföra snö- och halkbekämpning på kvartersmark. Denna uppgift utförs av vaktmästare och fastighetsskötare så långt som det är möjligt men behöver även hjälp av entreprenörer för vinterunderhåll ska vara gjord inom rimlig tid. Tjänsten har tidigare år varit upphandlad av fastighetsnämnden men eftersom servicekontoret nu har denna uppgiften behöver en upphandling genomföras. Uppskattad kostnad för hela avtalsperioden 2 + 2 år är ca 20 miljoner.

Analys och förslag

Upphandling av vinterunderhåll på kvartersmark behöver genomföras då denna uppgift inte kan utföras fullt ut av egen personal. Personal inom FM-service ombesörjer ytor som kan handskottas eller skötas med handmaskiner (snöslungor) medan större ytor behöver skötas av större maskiner.


Beslutsinstans: Servicenämnden Ärendets ursprung: Servicekontoret




Förslaget är att en upphandling genomförs där avtal skrivs på 2 år + 2 års möjlig förlängning med start av avtal 2019-12-01.

Konsekvenser av förslaget

Om inte denna upphandling genomförs så kommer Servicekontoret inte kunna hantera vinterunderhåll inom rimliga tider då maskiner och personal saknas för den hanteringen.

Servicekontoret

Carl Westman, Förvaltningschef Handläggare, Håkan Arvidsson, biträdande verksamhetschef FM-service

servicenämnden handlingar 2019-06-10 · 2019-06-03 · föredragningslista sida servicenämnden...

Documents