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AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIRGerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos – GDSRH
SEMINARIO MACROREGIONAL SOBRE ELPROCESO DE TRÁNSITO DE ENTIDADES Y DESERVIDORES CIVILES AL NUEVO SERVICIOCIVIL
PAUTAS PARA EL SEMINARIO
Es un seminario, no un debate.
Las preguntas que surjan a partir de las exposiciones deberánser formuladas utilizando el formato respectivo y seránrespondidas al final del seminario.
Las constancias de participación se entregarán sólo a laspersonas que asistan a toda la conferencia y al final de la misma.
Celulares apagados.
OBJETIVO
Dar a conocer los lineamientos
generales para el tránsito de las
entidades y de los servidores civiles al
nuevo servicio civil y algunas pautas de
como gestionar el cambio.
AGENDA
Es un seminario, no un debate.
Las preguntas que surjan a partir de las exposiciones deberánser formuladas utilizando el formato respectivo y seránrespondidas al final del seminario.
Las constancias de participación se entregarán sólo a laspersonas que asistan a toda la conferencia y al final de la misma.
Celulares apagados.
AGENDA
1. Introducción Objetivos de la Reforma del Servicio Civil
Mitos del Tránsito
Tránsito a la Ley del Servicio Civil
2. ¿Qué es la gestión del cambio? Fases de la gestión del cambio
Dificultades para la gestión
Responsabilidades durante el proceso
1. Introducción Objetivos de la Reforma del Servicio Civil
Mitos del tránsito
Tránsito a la Ley del Servicio Civil
• ‘Profesionalizar’ el Servicio Civil: Se busca que el puesto esté ocupado por elservidor más idóneo (a través de la meritocracia) y así contar con un ServicioCivil que ofrezca servicios de calidad en favor de la ciudadanía.
• Gradualmente, alcanzar un único régimen: terminar con el desorden encontrataciones, remuneraciones, deberes y derechos de los servidores.
• Consolidar el Sistema de Gestión de Personas del Estado y sus actores clave:Contar con instrumentos y técnicas modernas de gestión y fortalecer lasOficinas de Recursos Humanos.
OBJETIVOS DE LA REFORMA DEL SERVICIO CIVIL
PREPARACIÓN
ANÁLISIS SITUACIONAL
MEJORA INTERNA
IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN
• Conformación de la Comisión de Tránsito
• Capacitación al Comité de Tránsito
• Sensibilización a los trabajadores de la entidad
• Ejecución del Mapeo de Puestos
• Ejecución del Mapeo de Procesos
• Identificación de espacios de mejora
• Aplicación de mejoras priorizadas
• Ajustes al Mapeo de Procesos
• Cálculo de la Dotación de puestos y posiciones
• Elaboración del Manual de Perfiles de Puestos
• Valorización de puestos• Elaboración del Cuadro
de Puestos de la Entidad
• Organización y ejecución de concursos para ocupar las posiciones presupuestadas.
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TRÁNSITO AL RÉGIMEN DEL SERVICIO CIVIL
Tránsito de las
entidadesTránsito de los
servidores
Es la información estructurada respecto a laubicación de un puesto dentro de la estructuraorgánica, misión, funciones, así como también losrequisitos y exigencias que demanda para queuna persona pueda conducirse y desempeñarseadecuadamente en un puesto.
PERFILES DE PUESTOS: ¿QUÉ ES UN PERFIL DE PUESTO?
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Selección de personal
Desplazamiento
Inducción de personal
.
Evaluación del desempeño
Capacitación de personal
.
El perfil de puesto sirve y enlaza otros procesos técnicos de gestión
de recursos humanos.
IMPORTANCIA DEL PERFIL DE PUESTO
Planificación deRRHH.
Vinculación
.
Periodo de Prueba
.
Progresión en la carrera
Provee información de los puestos a cubrir en los procesos de selección y para definir las técnicas de evaluación
Brinda los datos para elaborar el CPE
Sirve para establecer los factores de evaluación (metas y compromisos asociados al puesto).
Provee información para elaborar el contenido del contrato o resolución
Coadyuva a analizar las alternativas de desplazamiento del personal.
Orienta la inducción al puesto, en adición a la inducción sobre el Estado y la entidad
Sirve de criterioorientador paraevaluar en elperiodo de prueba
Es fuente de información complementaria para el DNC, respecto del cierre de brechas
Coadyuva a analizar las alternativas de progresión y la proyección de planes de desarrollo.
EL CUADRO DE PUESTOS DE LA ENTIDAD - CPE
• El CPE es un documento de caráctertécnico, normativo y estratégico.
• El CPE promueve la transparenciade la entidad y permite alinear unode los ejes transversales señaladosen la Política Nacional deModernización de la GestiónPública (PNMGP): GobiernoAbierto.
Transitar de una gestión pública basada en la administración de
planillas
Gestión Estratégica de los Recursos Humanos en las
entidades
Contribuye a
Es el instrumento de gestión en el cual las entidades establecen los puestos, su
valorización y el presupuesto asignado a cada uno de ellos, incluidos los puestos
vacantes. El CPE debe contemplar todos los puestos de la entidad que se
encuentran bajo los regímenes de la Ley N° 30057, los D.Leg N° 276 y 728, y las
carreras especiales.
2. ¿Qué es la Gestión del Cambio? Fases de la Gestión del Cambio
Dificultades para gestionar el cambio
Actores del proceso
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DE QUÉ SE TRATA LA GESTIÓN DEL CAMBIO
Es permanente en tanto las entidades públicas se encuentren en procesos de modernización, reforma y mejora continua.
“Alcanzar y consolidar, a través de distintas etapas, la visión de lo que una entidad
debe llegar a ser a situación futuro a partir de su situación actual”.*
*Plan Nacional de Modernización del Estado.
Fase de Arranque: Identificación de actores clave
Fase de Diseño y Despliegue:
• Plan de comunicación y sensibilización.
• Plan de liderazgo
Fase de seguimiento: Institucionalización del cambio.
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Identificar el grado de compromiso de los siguientes actores clave:
- Titular de la Entidad
- Directivos
- Líderes sindicales
- Líderes informales de la organización (criterios para su identificación)
¿Brinda información de manera oportuna para el desarrollo de las etapas y los lineamientos
de tránsito?
¿Demuestra abiertamente que no se opone al proceso de tránsito de su entidad?
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GRADO DE COMPROMISO
DESACUERDO NO SE OPONE CONVENCIDO DEL
PROCESO
I. FASE DE ARRANQUE: IDENTIFICACIÓN DE ACTORES CLAVE
Las comunicaciones relativas deben ir alineadas con los mensajes y objetivos
del resto de elementos que componen la Ley del Servicio Civil. Se deben
considerar esos colectivos de interés.
La comunicación se debe desarrollar gradualmente, asentando los objetivos de
cada una de las etapas de dicho proceso de tránsito y los grupos a los que se
dirige. Así, se pretenden evitar grandes impactos en los receptores y gestionar
de forma adecuada y personalizada el impacto del cambio entre los implicados.
Se debe asegurar un flujo de información continua durante el proceso, dirigida
tanto al personal directivo como al operativo, estén o no vinculados en ese
momento con el proceso de estudio. Asimismo, la comunicación debe estar
abierta en todo momento a la resolución de dudas o aclaraciones pertinentes.
La jerarquía existente en las entidades públicas constituye una oportunidad y
medio de comunicación clave dentro del Plan de Comunicación.
1. Alineamiento con la LSC
2. El Plan de Comunicación
3. Aprovechamiento de la jerarquía institucional
4. Comunicación continua
II. FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR ACABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN
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FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN
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Son los agentes participantes en la transmisión de la sensibilización. Sepropone asignar responsabilidades y mensajes a cada uno de losniveles propuestos, de manera que cada uno de ellos tenga suaudiencia y objetivos que alcanzar.
Nivel 1 (alta dirección y ORH): El emisor a nivel 1 deberá ser SERVIR. De este modo, SERVIR debe llegar al nivel jerárquico más alto de las entidades (o bien la dirección de la entidad, el Comité de tránsito o ambos) para transmitirle el ciclo, metodología y finalidades del cambio.
Nivel 2 (jefes de órganos/UO): serán los miembros de la Alta Dirección los encargados de comunicar y sensibilizar a este nivel.
Nivel 3 (servidores de la entidad): los responsables de comunicar y sensibilizar a la totalidad de la entidad sobre la implementación, cuales son sus objetivos y como afectan los cambios a la situación de estos.
FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN
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De acuerdo a lo mencionado, se deben tener en cuenta varios factores a la
hora de definir los mensajes:
Se debe tratar de mensajes claros y entendibles por cada uno de
los niveles.
Debe mantener consistencia con la misión y visión de la LSC
Es importante resaltar aquellos puntos más importantes dentro
de los mensaje, donde centrar el foco de atención.
Deben transmitir credibilidad a los diferentes niveles.
Es necesario que se adapten a las diferentes necesidades de la
audiencia
Definidos los niveles de audiencia a los que se desea llegar, es importante
definir los mensajes objetivos para cada nivel:
Nivel 1 y 2: Transmitir el objetivo y alcance del cambio, así como
su ciclo y proceso de impacto.
Nivel 3: Transmitir el proceso del cambio, cuales son sus objetivos
y como impacta en la situación de los servidores.
FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN
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• La elección de los canales de comunicación va a venir determinada
por los mensajes a transmitir y por la audiencia objetivo a la que estos
se dirijan.
Canal Descripción Características
Reuniones de trabajo de alto
nivel
Reuniones con un grupo reducido de personas de alto nivel
•Audiencia seleccionada y reducida.
•Normalmente utilizados para comunicaciones de alto nivel o con grupos seleccionados de entidades clave.
•Canal y mensajes personalizados, no válido para audiencias amplias.
Sesiones informativas
Reuniones presenciales frente a un gran número de personas
•Audiencia amplia.
•Presentación de mensajes claro, únicos y concisos.
•Debe permitirse la interacción con la audiencia a fin de que se resuelvan dudas e inquietudes.
Correo electrónico
Mensajes enviados a través del correo electrónico
•Audiencias seleccionadas o masivas
•Mensajes personalizados o institucionales
•No es útil como foro de discusión, sólo utilizar como medio informativoy de forma puntual.
Herramientas web
Intranet de cada institución, prensa online, videos promocionales y otras herramientas online
•Audiencia amplia: agentes internos y externos
•Mensajes institucionales o formativos
•Utilizada para comunicar los principales cambios e hitos en la implementación
FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
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MENSAJE
• Los mecanismos de retroalimentación permiten recoger información
de la audiencia objetivo de la comunicación y de su entorno. Esta
información permitirá:
- Introducir acciones de mejora, a partir de las sugerencias o
dudas de la audiencia o a partir del análisis de la información
recogida.
- Analizar la consecución de los objetivos del Plan de
Comunicación. Conocer si lo que se quiere transmitir a la
audiencia objetivo es lo que se ha transmitido, el grado de
comprensión y de aceptación de los implicados.
- Registrar los resultados de la comunicación, su puesta en
marcha y la eficacia y eficiencia de los canales utilizados.
FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN
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Temas a trabajar con directivos y los líderes informales:
• Apertura al cambio.
• Transmisión e impacto de mensajes clave.
• Manejo de motivaciones de su personal a cargo.
• Manejo de conflictos.
FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE LIDERAZGO
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FASE DE SEGUIMIENTO: INSTITUCIONALIZACIÓN DEL CAMBIO
Tras la implantación del proyecto, es crítico que haya un seguimiento de los resultados obtenidos para
conocer si el cambio se implementó de manera exitosa.
Para ello se debe evaluar el nivel de compromiso de las personas y sobre todo de los líderes,
respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Los líderes dieron soporte al proyecto?
¿Los líderes apoyaron a sus compañeros para adoptar el cambio?
Por otro lado, se deben evaluar los indicadores definidos previamente como pueden ser:
Tiempos de demora del proceso de tránsito (real vs proyectado)
Personas que postulan al nuevo régimen
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PRINCIPALES DIFICULTADES PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO - Realidad
Fatiga del cambioDemasiado tiempo y
esfuerzo
No contar con las habilidades necesarias
para asegurar el mantenimiento del
cambio en el tiempo.
Cambios impuestosConocer el contexto actual
de la organización
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ACTORES EN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
• Secretaría de Gestión Pública - SGP
• SERVIR
• ORH
• Comisión de tránsito
• Directivos de las entidades
• Otros agentes de interés