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ANEXO No. 002 COMPONENTE TECNICO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
BOGOTÁ D.C.
CONTENIDO
1 INTRODUCCIÓN................................................................................................... 5
2 ANTECEDENTES.................................................................................................. 5
3 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD ..................................................................... 6
3.1 ASPECTOS PEDAGÓGICOS ........................................................................ 7
3.2 FORMACIÓN TITULADA................................................................................ 8
3.3 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL (INCLUYE IDIOMAS) ............. 9
3.4 COBERTURA ................................................................................................. 9
4 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN ............................................................................. 12
4.1 SERVICIO APPLICATION SERVICE PROVIDER (ASP). ............................. 12
4.1.1 Learning Management System (LMS) ................................................... 12
4.1.2 Repositorio de Contenidos (Sistema de Contenidos) ............................. 12
4.1.3 Sistema de Comunidad ......................................................................... 12
4.1.4 Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles ............... 13
5 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES .................................................. 13
5.1 SERVICIO DE APPLICATION SERVICE PROVIDER ASP .......................... 13
5.2 DATACENTER ............................................................................................. 13
5.2.1 Aspectos Técnicos................................................................................. 14
5.2.2 Software ................................................................................................ 14
5.2.3 Datacenter Alterno................................................................................. 14
5.2.4 Continuidad del Negocio........................................................................ 15
5.3 AMBIENTES................................................................................................. 15
5.3.1 Ambiente de Producción........................................................................ 15
5.3.2 Ambiente de Entrenamiento .................................................................. 16
5.3.3 Ambiente de Pruebas ............................................................................ 16
5.4 SISTEMA PARA PRUEBAS DE CARGA ...................................................... 17
5.5 COPIAS DE SEGURIDAD O BACKUPS ...................................................... 18
5.6 ESTABILIZACIÓN DEL SERVICIO............................................................... 18
5.6.1 Para Formación Titulada ....................................................................... 18
5.6.2 Para Formación Complementaria .......................................................... 19
5.7 MÉTRICAS PARA EL CONTEO DE USUARIOS.......................................... 19
5.8 ALMACENAMIENTO .................................................................................... 20
5.9 SOPORTE TÉCNICO ................................................................................... 20
5.10 MANTENIMIENTO........................................................................................ 22
5.11 LEARNING MANAGEMENT SYSTEM - LMS ............................................... 23
5.11.1 Requerimientos no funcionales.............................................................. 23
5.11.2 Requerimientos funcionales................................................................... 24
5.12 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Y MATERIAL DE APOYO ........... 49
5.12.1 Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y temas mínimos a tener en cuenta .................................................................................. 50
5.12.2 Lugar de la transferencia de conocimiento ............................................ 51
5.12.3 Características de la transferencia de conocimiento .............................. 52
5.12.4 Criterio de aceptación de la transferencia de conocimiento ................... 53
5.12.5 Curso Virtual de Manejo de Plataforma ................................................. 53
5.12.6 Curso virtual para tutores....................................................................... 54
5.12.7 Curso virtual para aprendices ................................................................ 55
5.12.8 Material de Apoyo.................................................................................. 56
5.13 INTEGRACION CON APLICATIVOS MISIONALES ..................................... 56
5.13.1 Sofía Plus Formación Titulada ............................................................... 56
5.13.2 OFICINA VIRTUAL ................................................................................ 58
5.13.3 INTEGRACIÓN CON PLATAFORMAS DE BILINGÜISMO.................... 63
5.13.4 OTRAS INTEGRACIONES .................................................................... 63
5.14 REPOSITORIO DE CONTENIDOS .............................................................. 64
5.15 SISTEMA DE COMUNIDAD ......................................................................... 66
5.16 HERRAMIENTAS APLICADAS A LA FORMACIÓN UTILIZANDO TECNOLOGÍA PARA DISPOSITIVOS MÓVILES.................................................... 67
6 ETAPAS DEL PROYECTO.................................................................................. 68
6.1 ETAPA DE PREPARACIÓN ......................................................................... 69
6.2 ETAPA DE PLANEACIÓN ............................................................................ 69
6.3 ETAPA DE TRANSICIÓN ............................................................................. 71
6.4 ETAPA DE OPERACIÓN.............................................................................. 72
6.5 ETAPA DE TRANSFERENCIA ..................................................................... 73
7 DOCUMENTACIÓN............................................................................................. 74
8 CRONOGRAMA .................................................................................................. 74
9 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO..................................................................... 75
9.1 CUADRO DE CARGAS ................................................................................ 75
9.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO MÍNIMO REQUERIDO 75
9.2.1 Director de Proyecto .............................................................................. 76
9.2.2 Gerente Técnico .................................................................................... 76
9.2.3 Gerente De Servicio .............................................................................. 76
10 NIVELES DE SERVICIO .................................................................................. 77
11 DEMO .............................................................................................................. 77
11.1.1 Disposición y acceso de la DEMO ......................................................... 77
11.1.2 Verificación y validación de la DEMO .................................................... 78
11.1.3 Aceptación de la DEMO ........................................................................ 78
12 GLOSARIO ...................................................................................................... 79
TABLA DE ANEXOS
ANEXO NOMBRE DEL ARCHIVO A LOGINS_DIARIOS_FORMACION_VIRTUAL_SENA_FEBRERO_ABRIL_2012.XLSX B LOGINS_DIARIOS_POR_HORA.XLSX C NIVELES_DE_SERVICIO.XLSX D HISTORICO_ALMACENAMIENTO.XLSX E SENA_LMS_ESPECIFICACION_INTEGRACION_PLATAFORMA_VIRTUAL_V2.PDF F ESPECIFICACION_INTEGRACION_BILINGUISMO.PDF G DATOS_CONEXIONES_PAGINA_COMUNIDAD.XLSX H
CRONOGRAMA_DEL_PROYECTO.XLSX
I RELACIÓN DE ARTEFACTOS/ COMPONENTES/PROGRAMAS/ARCHIVOS/HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE SOFTWARE QUE COMPONEN LA SOLUCIÓN INTEGRAL
J VERIFICACIÓN Y/O VALORACION DE CARACTERISTICAS Y/O SUBCARACTERISTICAS DEL DEMO
ANEXO XX: COMPONENTE TECNICO
1 INTRODUCCIÓN
El apoyo a los procesos misionales de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones el SENA ha liderado acciones que incluso desde el año 2001, han apoyado la labor de instructores, aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez en el conocimiento y experiencia en la ejecución de procesos formativos apoyados con herramientas tecnológicas.
2 ANTECEDENTES
El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, es un establecimiento público que cumple la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral para la incorporación de las personas en actividades productivas que contribuyan al crecimiento social, económico y tecnológico del país. Además de la formación profesional integral, brinda servicios de Formación continua del recurso humano vinculado a las empresas; información; orientación y capacitación para el empleo; apoyo al desarrollo empresarial; servicios tecnológicos para el sector productivo, y apoyo a proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad.
Dentro de los objetivos del SENA se encuentra el apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral, así como actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral.
De acuerdo con lo anterior el SENA ha incorporado en los procesos de formación que desarrolla, el uso cada vez más intensivo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, como respuesta a los retos que demanda la sociedad y el entorno empresarial nacional e internacional. En este sentido, se ha estimulado el uso de nuevas tecnologías para fomentar en los aprendices competencias enmarcadas en el liderazgo, la competitividad y la conciencia crítica, dado que dichas tecnologías son los elementos facilitadores del acceso a las fuentes de información y juegan un papel clave como medio dinamizador de la interacción entre los aprendices SENA, los actores de los procesos de formación y el entorno.
El apoyo a los procesos misionales de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones el SENA ha liderado acciones que incluso desde el año 2001, han apoyado la labor de instructores, aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez en el conocimiento y
experiencia en la ejecución de procesos formativos apoyados con herramientas tecnológicas.
Adicionalmente, el SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, desarrolla orientaciones estratégicas, a partir de los Objetivos Misionales y los procesos de la Cadena de Valor de la Entidad, que aportan a más productividad para los sectores y regiones (más empleo) y para más inclusión social (menos pobreza). El SENA desarrolla las siguientes estrategias:
o Más Cobertura. o Más Pertinencia o
Más Calidad o Internacionalización
De acuerdo con esto y con su objetivo de aportar en el indicador de “Menos pobreza”, ve la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos de formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación.
Como soporte tecnológico a los procesos formativos en ambientes virtuales, el SENA cuenta desde el 2003 con una plataforma basada en la aplicación BlackBoard, bajo un esquema de prestación de servicios de aplicación - ASP.
En la actualidad, el SENA busca mediante la contratación de una solución integral, poner a disposición de la Comunidad Educativa, todos las herramientas necesarias para garantizar el éxito de su proyecto, aumentar la cobertura y generar políticas de retención.
3 DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
El SENA busca mediante la contratación mediante la modalidad de ASP (Application Service Provider) la prestación de servicio de una solución integrada de enseñanza - aprendizaje, para poner a disposición de la comunidad educativa, las herramientas necesarias para garantizar el éxito de su proyecto de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, aumentar la cobertura y generar políticas de retención. La solución debe comprender, de manera integrada: 1.Sistema de LMS (Learning Management System), .2. Sistema de Repositorio de Contenidos, 3.
Herramientas aplicadas a la formación utilizando tecnología para dispositivos móviles y 4. Sistema de Comunidad.
Para lograr un mayor entendimiento de las necesidades de los servicios requeridos por el SENA, y contextualizar a los proveedores en los aspectos misionales de la Entidad que se apoyarán en la solución ofrecida, es necesario tener en cuenta información básica de cobertura de los servicios.
3.1 ASPECTOS PEDAGÓGICOS
Para el SENA el ambiente virtual de aprendizaje más que un espacio de innovación tecnológica, es una oportunidad que debe impulsar la innovación pedagógica, las herramientas de apoyo a los procesos formativos, específicamente en sus componentes tecnológicos, se deben constituir en un lugar interactivo en el que los aprendices puedan contar con funcionalidades que incluyan pero no limiten a: permitir acceder a contenidos, herramientas sincrónicas y asincrónicas de comunicación, noticias e información relevante con el desarrollo de sus actividades, información del programa, la planeación de su formación, conocimiento del perfil de su tutor, actividades de aprendizaje, material didáctico, el avance y valoración de su proceso de formación por parte del tutor, espacios que permitan el trabajo colaborativo, integración con herramientas que apoyen su formación en idiomas, y diversas fuentes de información y atención permanente del tutor; en tal sentido una Plataforma de formación virtual debe facilitar, en el ámbito de los Estándares1 para el seguimiento al Instructor/Tutor en la Ejecución de la Formación Complementaria con Mediación Virtual SENA:
a. La adecuación del ambiente de formación que el instructor o tutor debe garantizar:
Publicación de objetos de aprendizaje relacionados con la bienvenida al programa y adecuación de espacios de actividades, foros, materiales didácticos, menú del programa, ponderación y organización de juicios evaluativos (notas), acciones administrativas de comunicación y sincronización de datos con los aplicativos misionales del SENA.
b. Estandarización de la estructura de presentación del Ambiente Virtual SENA: Esta
pretende facilitar el desempeño del aprendiz y del Tutor/Instructor en el escenario de aprendizaje, el aprendiz se familiarizará con una misma estructura de información permitiéndole que por sí mismo sea capaz de moverse por la estructura del espacio virtual e identificar las diferentes secciones y contenidos de una forma sencilla y efectiva; y para el caso de los instructores permite tener claridad sobre el “cómo y dónde” se debe dejar disponible cada tipo de información.
c. Los aspectos relacionados con el aprovechamiento de cada una de las
herramientas disponibles en el Ambiente Virtual apuntan al fortalecimiento de la calidad en la formación SENA.
d. Orientación y acompañamiento del Tutor/Instructor en el Ambiente Virtual: El
tutor/instructor debe generar un acompañamiento y seguimiento permanente con procesos dialógicos de aprendizaje, apoyándose con las funcionalidades disponibles en la plataforma virtual de aprendizaje.
1 http://oficina.sena.edu.co/imagenes/estandares.zip
Según el Manual de Procesos y Procedimientos del SENA2, se clarifica la formación y aspectos que se consideran en la formación profesional integral: a. Utilizar las cuatro fuentes del conocimiento: Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, Instructor- Tutor, Entorno y Trabajo Colaborativo. b. Promover en los aprendices ser libre pensadores, con capacidad crítica, solidarios,
emprendedores y líderes. c. Aplicar técnicas didácticas activas para propender aprendizajes significativos en el
aprendiz. d. Aplicar metodologías que faciliten el aprendizaje colaborativo.
e. Contemplar el proceso de retroalimentación que facilite el aprendizaje y evidencie
los logros asociados a cada una de las tareas aprendidas. f. Reforzar las actividades tendientes a desarrollar competencias.
La realidad del SENA, en cuanto a número de aprendices y tutores, exige tener un apoyo y fortalecimiento tecnológico que permita hacer seguimiento oportuno a la permanencia del aprendiz y el tutor en sus procesos formativos, logrando, de esta manera generar acciones que permitan mitigar las causas de deserción, y reconocimiento de acciones a fortalecer en el proceso de acompañamiento y orientación que ejercen los tutores.
3.2 FORMACIÓN TITULADA3
La Formación Titulada presencial, es la oferta regular del SENA, dirigida a cualquier colombiano y que tiene las siguientes características:
a. Nivel de Formación: técnico, tecnólogos, especialistas técnicos y tecnológicos.
b. Duración: Entre 1 y 2 años de formación.
Son aprendices que su modalidad de formación es presencial con apoyo virtual, en los procesos de uso de recursos del LMS (chat, foros, glosarios, correo electrónico, etc).
Los datos relacionados con esta formación, se generan desde el aplicativo Sofía Plus. Los cursos de formación titulada presencial tienen una estructura única de contenidos pero sin pruebas asociadas; tienen componentes como Anuncios, Foros, Enlaces para envío de actividades con archivos asociados.
Todos los cursos de formación titulada presencial tienen una misma planilla de curso o semilla, la cual debe replicarse en todos ellos.. Igualmente es necesario ejecutar el enrolamiento de usuarios y los resultados de aprendizaje que hay en Sofia Plus.
2 SENA, Resolución No 003751 de 2008 por la cual se adopta el Manual de Procesos y Procedimientos. del SENA y se actualiza el instructivo para la elaboración, codificación y control de documentos. http://www.sena.edu.co/downloads/2010/juridica/Resoluci%C3%B3n%202367%20de%202010.pdf 3 Más información sobre la oferta educativa del SENA, su radio de acción y servicios, se puede descargar de: http://www.sena.edu.co/Portal/El+SENA/Portafolio+de+servicios+-+Services+portfolio/
La oferta de formación Titulada Virtual, nace como la estrategia del SENA para ampliar su radio de acción y llegar a más colombianos interesados en formarse, mediante el apoyo tecnológico, aplicando a programas a los mismos niveles de formación.
Son aprendices cuya modalidad de formación es 100% virtual, todos se encuentran realizando su proceso de aprendizaje en lugares distintos a los centros de formación del SENA.
Los datos relacionados con esta formación, se generan desde el aplicativo Sofía Plus. Para los cursos de formación totalmente virtual, se incluyen pruebas, foros, anuncios, contenidos multimedia, entre otros.
3.3 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL (INCLUYE IDIOMAS)
Este tipo de formación constituye la oferta dirigida al público en general que requiere formación para el desarrollo de competencias específicas, y de esta manera poder ampliar o actualizar sus conocimientos. En el marco de éste tipo de formación, se incluyen los cursos de Idiomas en sus diferentes niveles.
Duración: Cursos entre 5 y 10 semanas de formación continua.
Los datos relacionados con esta formación corresponden a los aprendices que se inscriben en cursos de ésta modalidad de formación y acceden:
a. Desde los centros de formación del SENA
b. Desde sitios diferentes a las instalaciones físicas del SENA
Los datos de esta modalidad de formación son provistos por el aplicativo Oficina Virtual.
Las plantillas de curso o cursos semillas de Formación Complementaria Virtual son 500, y constituyen las plantillas a partir de las cuales se crean los cursos de la modalidad “Formación Complementaria Virtual”. De éstos cursos se necesita migrar la estructura de contenidos, que en su gran mayoría están apoyados en objetos de aprendizaje en formato: Html, Micrositios html, archivos pdf, flash, word, entre otros. Las pruebas creadas en estos cursos, se encuentran en estándar IMSy pueden ser consultadas por medio de la Base de Datos que será entregada durante la etapa de planeación, junto con el conjunto de esquemas necesarios para lograr un mayor entendimiento de la estructura de los datos.
3.4 COBERTURA
El SENA, alineado con la estrategia del Gobierno “Prosperidad para todos”, en su objetivo de aportar en el indicador de “Menos pobreza”, detecta la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos4 de formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación. Donde además, en respuesta al PND 5 se apunte a promulgar y utilizar las TIC en los procesos de formación que permita a un mayor número de colombianos acceder a formación.
4 La definición del término CUPO, se puede observar en el Glosario al final del documento 5 Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014” Los cambios demográficos que se vienen presentando en Colombia, implican atender mayores necesidades en calidad y ampliación de las coberturas en los diferentes programas de educación técnica, tecnológica y superior (…)”
Centrándose en las cifras de formación ejecutada en el periodo comprendido entre los años 2006 a 2010, se encuentran unos niveles en cupos en formación complementaria virtual crecientes así: 702.919 en el año 2006, 1.312.026 en el 2007, 2.135.758 en el 2008, 3.373.574 en 2009, 3.909.437 en el 2010 y 3.790.3446 en el 2011. Estas cifras, representan la cantidad de cupos ejecutados en formación complementaria virtual y muestran la aceptación de la estrategia de formación apoyada en ambientes virtuales de aprendizaje, entre los colombianos, incluyendo los residentes en el exterior. De manera gráfica, los datos se pueden visualizar de la siguiente manera:
Figura 1. Número de cupos Formación Complementaria Virtual por año.
Fuente: SIGOB www.sigob.gov.co
Durante estos últimos años, igualmente la estrategia ha logrado plasmar sus componentes metodológicos y tecnológicos, en la implementación de proyectos derivados tales como la formación en Idiomas a través de Ambientes Virtuales, Televisión Educativa y la apropiación de todo el componente tecnológico para apoyar los procesos de Formación Titulada y Formación Complementaria Virtual.
Para los años 2011 y 2012, todos los aprendices e instructores de Formación Titulada Presencial, han sido incluidos en las plataformas de formación virtual que apoyan el desarrollo de sus actividades formativas, ofreciendo desde el ámbito tecnológico todo lo necesario para contar con la memoria completa y evidencias de su trabajo. Este componente es adicional a las cifras mostradas en la figura No. 1, y constituye un valor agregado que beneficia indudablemente tanto al SENA ente prestador del servicio, así como los actores del proceso de formación en el desarrollo de sus competencias, para un futuro desenvolvimiento en la vida social y laboral.
En vista de la gran acogida del sector productivo frente a este proyecto, y el alto nivel de operación que ha alcanzado, se ha hecho necesario tomar acciones que garanticen la vigencia del proyecto, las principales consisten en desarrollar alianzas estratégicas con empresas líderes en el mercado de creación de contenidos, gremios y universidades que permitan el acompañamiento institucional en la misión de ofrecer formación de calidad a todos los colombianos.
En la siguiente gráfica se observa el comportamiento de acceso diario único de usuarios entre Febrero y Abril de 2012, que se conectan al ambiente de producción (conformado por una instancia para Formación Complementaria y otras para
6 La información correspondiente a 2011, está dada en términos de personas formadas, no de cupos.
1/3
1/2
012
2/0
3/2
012
2/0
6/2
012
2/0
9/2
012
2/1
2/2
012
02/
15
/20
12
02/
18
/20
12
02/
21
/20
12
02/
24
/20
12
02/
27
/20
12
3/0
1/2
012
3/0
4/2
012
3/0
7/2
012
3/1
0/2
012
03/
13
/20
12
03/
16
/20
12
03/
19
/20
12
03/
22
/20
12
03/
25
/20
12
03/
28
/20
12
03/
31
/20
12
4/0
4/2
012
4/0
7/2
012
4/1
0/2
012
04/
13
/20
12
04/
16
/20
12
04/
19
/20
12
04/
22
/20
12
04/
25
/20
12
Formación Titulada). Los detalles de los datos y su discriminación se encuentran en el ANEXO A
180000
160000
140000
120000
100000
80000
60000
40000
20000
0
Logins de Personas por día
Figura 2. Número de logins de personas únicas por día. Febrero – Abril 25 de 2012 . Fuente: LMS Institucional.
La figura 2, muestra el comportamiento de la ejecución de Formación Complementaria Virtual y Titulada.
En el ANEXO B, se muestra el historial de logins por hora de usuarios SENA, en un cierto periodo de tiempo, el cual deberá ser tomado en cuenta por los oferentes para estimar datos de concurrencia y uso de la plataforma por parte de los usuarios.
Teniendo como insumo la información de la Dirección de Planeación del SENA y las necesidades y compromisos institucionales en metas de Formación Virtual y Presencial, los datos de necesidades de servicio están relacionados en la tabla 1:
FORMACIÓN TITULADA PRESENCIAL
Año No. de usuarios para servicio
2012 822.539
2013 987.047
2014 1.184.456 FORMACIÓN TITULADA VIRTUAL
Año No. de usuarios para servicio
2012-(a partir del Segundo Semestre) 12.000
2013 20.000
2014 24.000 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Año No. De Usuarios para Servicio
2012 780.030
2013 936.036
2014 1.123.243 Tabla 1. Necesidades de servicio de acuerdo con vigencias
Finalmente, el SENA busca mediante la contratación de una plataforma integrada, poner a disposición de la Comunidad Educativa, todas las herramientas necesarias para garantizar el éxito, aumentar la cobertura y generar políticas de retención.
4 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN
el objetivo es la contratación mediante la modalidad de ASP (Application Service Provider) la prestación de servicio de una solución integrada de enseñanza – aprendizaje, que contenga: 1. Sistema de LMS (Learning Management System), 2. Sistema de Repositorio de Contenidos, 3. Herramientas aplicadas a la formación utilizando tecnología para dispositivos móviles y 4. Sistema de comunidad, para el servicio nacional de aprendizaje – SENA.
4.1 SERVICIO APPLICATION SERVICE PROVIDER (ASP).
Comprende todo el conjunto de infraestructura tecnológica, hardware, configuración, software de aplicación y funcionamiento, licenciamientos, servicio de mantenimiento, seguridad informática y física, backups, sistemas de monitoreo, esquema de atención, y en general todas las variables necesarias para ofrecer un servicio completo a la entidad, garantizando los acuerdos contractuales y la calidad del servicio a los usuarios finales.
4.1.1 Learning Management System (LMS)
Se considera como el software gestor integral de la ejecución de la formación apoyada en ambientes virtuales. Es uno de los elementos con mayor importancia en los procesos de formación virtual de la entidad, por lo cual es importante que tenga un respaldo técnico sólido, acompañado de un conjunto de funcionalidades que apoyen la labor de los Administradores, Tutores/instructores y Aprendices de los programas de formación ofertados por el SENA en diferentes modalidades.
4.1.2 Repositorio de Contenidos (Sistema de Contenidos)
El sistema repositorio de contenidos, enmarca todos los componentes técnicos y funcionales necesarios para ofrecer a la entidad, una solución que permita compartir los contenidos que se producen en la planeación y desarrollo de los procesos formativos del SENA. La funcionalidad del sistema de repositorio va más allá del simple hecho de almacenamiento de archivos, y debe constituir un sistema de clasificación de dicha información por medio de metadatos, con las garantías para los usuarios finales de poder subir, organizar, compartir, manejar versiones, etc., su información, obedeciendo a políticas programadas por el Administrador del Sistema.
Este sistema debe estar integrado con el LMS, de manera que la información producida por éste, pueda ser gestionada además del mismo software LMS, por el repositorio de Contenidos. Igualmente, debe poderse compartir con público externo, que no necesariamente esté usando funcionalidades del LMS.
4.1.3 Sistema de Comunidad
El componente de Comunidad es la utilidad que permite al SENA crear espacios de colaboración comunes con todos sus usuarios, logrando compartir información con ellos de manera específica, teniendo en cuenta su rol o perfil de participación en la comunidad.
El sistema de comunidad debe estar integrado con los otros componentes de la solución y además debe tener en cuenta los usuarios activos en el LMS en su totalidad, así como el poder contar con perfiles de invitado que visualicen información de libre conocimiento. Igualmente, debe permitirse hacer encuestas sencillas y sondeos de opinión para que la comunidad participe.
4.1.4 Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles
Las herramientas de apoyo para el trabajo vía dispositivos móviles, deben permitir a los actores del proceso formativo, acceder por estos medios y contar con utilidades adaptadas a dicho entorno (tamaño de la pantalla, dimensión y distribución de los objetos y esquema de navegabilidad, por ejemplo).
Teniendo en cuenta la constante evolución tecnológica en ésta área y el comportamiento y reacción de los usuarios frente a las novedades del mercado, es necesario ofrecer desde ahora éste tipo de acceso, logrando que el usuario tenga sus herramientas, y estrategias de comunicación siempre a la mano. Esta herramienta debe estar integrada con el LMS, de acuerdo con los requerimientos funcionales descritos para esta herramienta en el presente documento, pues va orientada a quienes estén cursando programas de formación apoyados sobre él. Si el SENA dispone de contenidos de cursos adecuados para visualización en el formato móvil, estos deben poder ser dispuestos a los aprendices mediante esta herramienta.
5 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES
5.1 SERVICIO DE APPLICATION SERVICE PROVIDER ASP
El servicio ASP debe contar con características tecnológicas para su aprovisionamiento y garantía del servicio, así como características funcionales propias de las aplicaciones provistas y de la interoperabilidad entre ellas. Por esta razón es importante que se tenga en cuenta que aunque el SENA requiere condiciones de servicio, para las cuales el proveedor puede usar una infraestructura determinada y es autónomo en estimar su dimensionamiento, de acuerdo con las características de sus productos; también es necesario considerar condiciones mínimas que ofrezcan respaldo y garantía de éxito al proyecto.
5.2 DATACENTER
Para ofrecer los servicios y aplicaciones descritas, el proveedor tendrá que disponer de un DataCenter, ya sea propio, por medio de alianza, o mediante outsourcing, en el cual se aloje la infraestructura tecnológica necesaria para dar soporte a la Plataforma.
El Datacenter puede estar ubicado en cualquier parte del mundo, no obstante y con el fin de manejar los principios de Cloud Privado, la infraestructura tecnológica y aplicaciones deben estar destinadas de manera exclusiva para el SENA, incluida la que se use para almacenamiento.
El Datacenter utilizado por el proveedor para la prestación del servicio debe cumplir con la Norma ANSI/TIA/EIA-942 Telecommunicatios Infraestructure Standar for DataCenters, o su equivalente para una disponibilidad de mínimo 99.982%. Los documentos que requiera la interventoría para validar el cumplimiento de la norma deben ser entregados en el momento en que ella lo solicite.
El alcance de este servicio incluye pero no se limita a:
5.2.1 Aspectos Técnicos a. La provisión de la totalidad de los equipos, la infraestructura y el software
adicional, requeridos para la prestación del servicio garantizando el soporte técnico, garantía mantenimiento y recurso humano.
b. Ante actividades de mantenimiento programado en la infraestructura del
Datacenter), el servicio no debe verse afectado c. Garantizar el dimensionamiento del ancho de banda requerido para el
cumplimiento de los niveles de servicio establecidos en el ANEXO C. d. Independientemente del espacio en almacenamiento utilizado tanto para cursos
como para archivos de usuarios, el proveedor debe garantizar la calidad del servicio y sus niveles acordados.
5.2.2 Software
a. El proveedor debe garantizar que la totalidad del software utilizado para prestar el
servicio debe estar debidamente licenciado y vigente durante el tiempo de ejecución del contrato.
b. Todas las actualizaciones y mejoras en software tanto de aplicación como el de
apoyo para la operación, deben hacer parte integral del servicio ofrecido y no deben generar costos adicionales.
c. Los desarrollos de software realizado durante la ejecución del contrato, serán de
propiedad del SENA, manteniendo todos los acuerdos de licenciamiento y derechos de autor, regulados por la ley 23 de 1982, ley 44 del 93, ley 1032 de 2006 y decretos reglamentarios de dichas leyes.
d. El proveedor debe permitir a la Interventoría, la instalación de las herramientas de
seguimiento y control necesarias para monitorear la disponibilidad del servicio, además permitir el acceso a los sistemas objeto de monitoreo.
e. El oferente debe permitir al SENA, contar con los diagramas y esquemas de la
base de datos a utilizar, con el fin de garantizar el entendimiento técnico de la arquitectura de datos utilizada, y también facilitar la generación de consultas sobre la información por parte de los usuarios con rol de administrador.7
f. La plataforma ofrecida por el oferente debe garantizar la integridad, seguridad,
disponibilidad, confiabilidad de los datos evitando pérdida, duplicidad y dispersión de la información.
5.2.3 Datacenter Alterno
El proveedor debe contar con un Datacenter de Respaldo, de iguales o mejores características a las ofrecidas en el DataCenter principal, con el fin de poder activar acciones técnicas y restablecer el servicio de manera inmediata en caso de desastre. Este DataCenter deberá entrar a soportar totalmente la operación en caso de fallas que impidan la normal operación en el principal. El proveedor debe incluir en el Plan
7 Los usuarios con rol de administrador del SENA, harán consultas sobre el sistema dispuesto, no sobre el sistema de producción directamente.
de recuperación de información y restablecimiento del servicio en caso de desastre o casos de fuerza mayor, la información necesaria para la verificación por parte de la Interventoría y el SENA de que dicho Datacenter, existe y se encuentra disponible. El oferente deberá entregar documentación adicional en caso de ser requerida por el SENA y/o la Interventoría.
También le deberá permitir a la interventoría la instalación y configuración de las herramientas de monitoreo necesarias para verificar el cumplimiento de los niveles de servicio acordados, en caso de entrada a operación del Datacenter alterno.
5.2.4 Continuidad del Negocio
El proveedor deberá garantizar la continuidad del negocio, atendiendo los requerimientos y especificaciones establecidos en la norma ISO/IEC27031:2011 y/o BS 25999, en especial lo relacionado con la planeación de recuperación de desastres y el restablecimiento del negocio, de tal manera que se garantice la restauración de los servicios contratados, en los plazos, modos y condiciones establecidos en las reglas de participación y este documento.
El proveedor deberá garantizar la recuperación de la totalidad de la información y la completa operación.
5.3 AMBIENTES
Los ambientes constituyen el conjunto de infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, dispuestos y destinados por el proveedor para la atención exclusiva de la operación del SENA.
Para el SENA es necesario que todos los ambientes dispuestos para la atención de sus requerimientos, contengan la misma versión de la Plataforma dispuesta y de las aplicaciones que la componen, así como igual configuración desde el punto de vista de Software operativo y aplicativo.
De acuerdo con las características del servicio requerido, el proveedor debe configurar y disponer para servicio tres (3) ambientes, cuyas características y necesidad de servicio se describen a continuación.
5.3.1 Ambiente de Producción
Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, destinada para apoyar la operación de los usuarios pertenecientes a Formación Titulada (presencial y virtual),y Complementaria. El SENA requiere un único ambiente de producción el cual debe estar conformado por dos instancias así:
a. Una instancia para la atención de los aprendices de Formación Titulada
b. Otra instancia para la atención de los aprendices de Formación Complementaria.
El proveedor deberá dimensionar los componentes de este ambiente con el fin de atender los usuarios definidos en cada instancia y cuyo detalle cuantitativo se ofrece en la tabla 1 de éste documento. Además, se debe contar con estadísticas de uso totalmente unificadas para los usuarios, es decir si un usuario se encuentra en las dos instancias del ambiente, se debe contar una sola vez y mostrarse de esa forma en los informes estadísticos o de consumo de servicio.
Es necesario anotar que siempre que se haga referencia al ambiente de producción, es necesario tener en cuenta lo definido en este punto.
5.3.2 Ambiente de Entrenamiento
Se define ambiente de entrenamiento a la infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos destinada para apoyar la formación, transferencia tecnológica y de conocimiento para los instructores/tutores del SENA y público demás público que la entidad designe para el aprendizaje para el uso de la Plataforma adquirida.
Se debe poder disponer de éste ambiente, con la plataforma y aplicaciones en la misma versión del ambiente de producción, para mínimo 10.000 usuarios activos, con el fin de poder hacer entrenamiento a tutores y administradores. Igualmente, para hacer diseño previo de nuevas plantillas de cursos o cursos semillas, probar diseños gráficos y entrenamiento general sobre el uso de la plataforma.
Técnicamente este ambiente debe estar instalado de manera independiente al del ambiente de producción, sin que afecte por lo tanto el rendimiento de éste. El proveedor debe garantizar que cualquier acción técnica que se realice sobre el Ambiente de Entrenamiento, no debe afectar el Ambiente de Producción.
El ambiente de entrenamiento debe estar en capacidad de alojar la información resultado de la actividad de los usuarios por lo menos durante seis (6) meses. Cumplido este tiempo, de común acuerdo con la Interventoría y el SENA, se definirá cual información puede ser eliminada.
5.3.3 Ambiente de Pruebas
El ambiente de pruebas corresponde a la infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo y soporte técnico, destinado para la instalación de la Plataforma y aplicaciones, en la misma versión en la que se encuentra en el ambiente de producción. Este ambiente debe ser suministrado por el proveedor en los tiempos establecidos en el cronograma de transición, y ser ubicado físicamente en el sitio del SENA ubicado en Bogotá D.C o el Departamento de Cundinamarca Colombia.
El SENA debe poder hacer pruebas y levantamiento de backups, planear y ejecutar conjuntamente con el proveedor actualizaciones y/o integraciones de plataforma, simular mantenimientos y realizar desarrollos de software sin afectar el ambiente de producción para el SENA.
El proveedor debe disponer de la tecnología necesaria para el almacenamiento de archivos de file system en toda su magnitud.
El dimensionamiento tecnológico deberá ser estimado y asumido por el proveedor, para el debido cumplimiento del servicio, así mismo los equipos y licencias de software operativo, aplicativo y de base de datos, incluyendo los servicios de garantía, soporte y mantenimiento mínimo durante la vigencia del contrato para lo cual,el proveedor deberá prestar el soporte en sitio, y el SENA gestionará el acceso físico correspondiente..
En la etapa de Planeación, el proveedor deberá suministrar el Plan de entrega, instalación y configuración del ambiente de pruebas, el cual deberá contener como
mínimo: Características de los equipos de hardware, software a instalar, fecha de entrega y personal destinado para la instalación.
Los costos de colocación relacionados con el Datacenter de este ambiente serán asumidos por el SENA.
5.4 SISTEMA PARA PRUEBAS DE CARGA
Previo a la entrada en producción, el proveedor debe realizar pruebas de carga y estrés proporcionando las herramientas y recursos técnicos y humanos requeridos para la misma, que permita realizar la medición del comportamiento del sistema en los ambientes de producción y entrenamiento, teniendo en cuenta los parámetros de número de usuarios, servicio establecido, un modelo de curso típico o estándar, acciones clásicas de los usuarios sobre el sistema y un porcentaje de nivel de concurrencia, así como el histórico de comportamiento de los usuarios. Los siguientes puntos se deben tener en cuenta para administración y acciones que se realicen con el sistema para pruebas de carga:
a. La herramienta de simulación o de pruebas de carga debe ser instalada por el
proveedor, en el entorno donde se encuentra instalada la aplicación dispuesta para el SENA. Se debe anexar la documentación de tipo de licenciamiento utilizado en los informes de resultados de pruebas de carga realizados.
b. El contratista será responsable de suministrar y administrar los equipos
necesarios para realizar las pruebas. c. Las pruebas de carga se realizarán sobre el sistema de producción del SENA.
d. El proveedor debe reportar y explicar al SENA y a la supervisión del contrato, los
resultados de las pruebas realizadas, basados en los siguientes puntos: o Identificación del entorno de pruebas, incluyendo la descripción de los
elementos de hardware, software y configuraciones de red. o Identificación de los criterios de rendimiento: Determinando el tiempo objetivo
de respuesta y la utilización de recursos del sistema. o Planificación y diseño de las pruebas: Identificando los principales escenarios
en los cuales se realizarán. o Configuración del entorno de la prueba, preparar herramientas y recursos
necesarios para ejecutar dichas pruebas y verificar la preparación de la monitorización de los recursos objeto de cada prueba.
o Aplicar y ejecutar el diseño de la prueba: Desarrollar la prueba de acuerdo a los parámetros definidos en los anteriores ítems.
o Analizar los resultados y realizar las predicciones de comportamiento, de acuerdo con los datos obtenidos. El informe debe ser entregado durante los 3 días hábiles siguientes al desarrollo de cada prueba.
e. Las pruebas deben ser realizadas, una vez se tenga el alistamiento inicial del
sistema que se utilizará para ofrecer los servicios requeridos por el SENA, y como mínimo una (1) vez al año al iniciar cada vigencia o cuando se hagan cambios de versión. Esto siempre coordinado con la interventoría del contrato.
Las pruebas realizadas se considerarán exitosas, solo si se alcanzan los niveles de servicio mínimos requeridos por el SENA.
La Interventoría y el SENA aprobarán el resultado de las pruebas realizadas, las cuales deberán ser satisfactorias como requisito previo para la entrada a producción.
5.5 COPIAS DE SEGURIDAD O BACKUPS El proveedor deberá mantener como mínimo copias de seguridad de:
a. Base(s) de Datos de la Plataforma
b. File System del LMS y Repositorio de Contenidos
c. Aplicación, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación
El proveedor deberá generar una copia de seguridad de la base de datos “fullbackup” y de Aplicación, configuración y ajustes realizados en el marco de la operación, trimestralmente y entregarla al SENA en medio físico, dentro de los 8 días calendario siguientes al corte del trimestre de ejecución y restaurarla en el ambiente de pruebas. El costo del envío de los medios en los cuales se provea dicho Backup, debe ser asumido por el proveedor.
5.6 ESTABILIZACIÓN DEL SERVICIO
5.6.1 Para Formación Titulada
Después del periodo de transición, es necesario garantizar que los usuarios de Formación Titulada, contarán con el acceso al ambiente de producción configurado por el proveedor, de acuerdo con los siguientes requisitos:
a. El proveedor deberá garantizar que todos los cursos de formación titulada activos
al momento de finalizar la etapa de transición deberán estar creados en el ambiente de producción.
b. Cada uno de los cursos de formación titulada, deben ser creados con base en una
plantilla de curso o curso semilla, de manera que todos los aprendices, tengan acceso a todo el contenido del curso.
c. Se debe realizar la sincronización de información de usuarios, enrolamiento de
aprendices y enrolamiento de tutores, de acuerdo con la integración con el aplicativo SOFIA Plus.
d. El proveedor garantizará que no habrá vínculos rotos en ninguno de los cursos
creados. e. A todos los cursos creados, se les debe poder importar por parte del tutor o
administrador, paquetes .zip que están bajo la especificación IMS y que son producto de la plataforma que actualmente se encuentra disponible para la entidad.
f. El proveedor debe garantizar la integridad de los datos y su puesta en marcha.
Entendiendo integridad como el hecho de mantener las relación entre estructuras principales de información en las base de datos, tales como cursos, usuarios, usuarios asociados a cursos, actividades de usuarios en cursos, notas de aprendices, contenidos de los cursos, estructura de libro de calificaciones, elementos de cursos como pruebas, foros, anuncios y demás herramientas de comunicación.
Una vez inicie el proceso de estabilización, el SENA entregará los datos relacionados con los cursos que estarán activos, y que deberán ser creados por el proveedor a partir de la integración con el aplicativo SOFIA Plus.
El tratamiento de la información contenida en cada una de las bases de datos es confidencial y no podrá ser provista a terceros sin autorización del SENA.
5.6.2 Para Formación Complementaria
Para el proceso de migración de plantillas de cursos o cursos semillas, el proveedor deberá garantizar como mínimo, la siguiente estructura:
1. Banner del curso (el que tiene la plantilla de curso o curso semilla original)
2. Menú del curso, deben estar como mínimo los botones de:
a. Anuncios b. Información del tutor c. Información del curso d. Materiales del curso e. Documentos de Apoyo f. Actividades g. Foros h. Bibliotecas i. Enlaces Externos
El proveedor deberá garantizar que toda la información contenida en cada uno de estos elementos o adicionales en la plantilla de curso o curso semilla será migrada al ambiente de producción, manteniendo la distribución y contenidos actuales, sin alterar componentes de diseño instruccional.
El SENA ofrecerá el acceso a las plantillas de cursos o cursos semillas, para que el proveedor pueda garantizar lo requerido para este proceso durante la etapa de transición.
5.7 MÉTRICAS PARA EL CONTEO DE USUARIOS
El conteo de los usuarios tiene una connotación muy importante para el SENA e igualmente para el oferente, pues es lo que determina la ejecución contractual del proyecto. A continuación se detallan las características que regirán el conteo de los usuarios:
a. La cuenta de la cantidad de usuarios que hacen uso del servicio, debe realizarse
por persona únicamente, independiente del número de asociaciones a cursos y roles que tenga cada usuario.
b. Si un usuario está en diferentes instancias (Formación Titulada y Formación
Complementaria), debe ser contabilizado una sola vez . c. El usuario debe ser contabilizado en el momento que ingrese a la Plataforma, si el
usuario no ingresa por cualquier motivo, éste no debe aparecer como un consumidor de servicio ni ser contabilizado.
d. Cuando un usuario deja de estar activo en cursos, el sistema de sincronización lo
dejará de enviar y por ende, dejará de estar consumiendo servicio, por lo cual no
debe ser contabilizado como parte del número de usuarios con servicio, y el proveedor debe permitir que otro usuario ocupe su lugar.
5.8 ALMACENAMIENTO
El proveedor debe garantizar el espacio de almacenamiento mínimo para cada usuario teniendo en cuenta el comportamiento mostrado en el ANEXO D, y que dicha estadística no incluye el componente de Repositorio de Contenido, dado que actualmente el uso por parte de los usuarios se concentra en el File System, y se espera un crecimiento y masificación del uso de ésta aplicación.
Asi mismo para la estimación de almacenamiento, debe contemplar software o archivos como sistemas operativos, papelera de reciclaje, archivos de registro de operaciones (logs), software de aplicación de bases de datos y todo repositorio adicional de información que no sea directamente relacionado con las aplicaciones de LMS, Repositorio de Contenido, Comunidad y Herramientas de apoyo para el Acceso utilizando dispositivos móviles y demás componentes que se instalen para garantizar el debido funcionamiento del sistema.
5.9 SOPORTE TÉCNICO
El proveedor debe ofrecer un servicio de soporte técnico 7*24, durante la vigencia del contrato, dirigido a los usuarios con rol de Administrador del Sistema, que se enmarque dentro de un esquema de Help Desk o sistema de reporte de fallas en la Plataforma, apoyado en una aplicación que registre vía web los casos de acuerdo con las siguientes condiciones:
a. Debe proveerse el acceso tanto al SENA como a la Interventoría, para verificar el
estado de los casos reportados y atendidos. Para los casos atendidos debe suministrarse información suficiente que permita verificar la calidad del servicio.
b. Los costos relacionados con la instalación, mantenimiento y uso de la herramienta,
deben ser asumidos por el proveedor. c. A cada caso reportado se le debe poder asignar un número único de caso desde el
sistema, y éste número debe ser informado al SENA de manera inmediata. d. A cada caso se le debe poder asignar: un título, descripción de la falla (sin límite
de caracteres) y ambiente en el cual ocurre la falla. e. Cada falla debe poder ser tipificada con un nivel de prioridad de acuerdo con las
condiciones estipuladas en este documento. f. Los casos deben ser cerrados o cambiados de tipificación únicamente bajo la
autorización por el SENA. g. Para cada caso se debe documentar por parte del proveedor, tanto las causas
como el procedimiento usado para llegar a la solución, y esta documentación quedar publicada en el historial del caso respectivo utilizando la aplicación de soporte técnico, dentro de los 5 días calendario posterior al cierre del caso, por parte del SENA.
h. Cada caso debe contar con la siguiente información: fecha y hora de apertura,
fecha y hora de la última actualización, fecha y hora de cierre, nombre completo de la persona responsable y de aquellas que estén atendiendo el caso.
i. Para todo efecto, la zona horaria que se use para abrir, reportar, modificar y cerrar casos será la de Bogotá Colombia.
j. El SENA y la Interventoría, deben poder descargar un informe en línea que
contenga como mínimo los siguientes ítems: Número del Caso, Titulo, Descripción, Fecha Apertura y Estado Actual.
k. El proveedor debe suministrar al SENA los números telefónicos en Colombia,
desde los cuales se preste soporte remoto en idioma español, que permita cumplir la exigencia de atención 7x24.
l. Los casos reportados telefónicamente, deben contar con las mismas exigencias de
registro en el sistema de soporte técnico, que las registradas vía web. m. Para cada caso, se debe poder adjuntar por lo menos un archivo de 1 MB. en formato
de Word o Imágenes .JPG o .PNG.
NIVEL DE PRIORIDAD
DESCRIPCIÓN DEL ESTADO
AMBIENTE TIEMPO MAXIMO
DE RESPUESTA
1
Cuando la Plataforma no está funcionando, o por lo menos una de las aplicaciones (excepto la destinada para dispositivos móviles) que la componen no es accesible, desde la URL principal de login.
Cuando los contenidos, herramientas o funcionalidades de los cursos alojados en la plataforma, no son accesibles, incluso permitiendo el login.
Cuando el proceso de sincronización de la información, no se realiza de manera correcta, ni en los tiempos y frecuencias acordados en este documento.
PRODUCCIÓN (las dos instancias)
10 Minutos
2
Cuando no se puede acceder desde dispositivos móviles definidos en este documento.
Cuando el Sistema está dando ingreso a sus usuarios, pero por lo menos una de las herramientas de cualquiera de las aplicaciones no está funcionando correctamente, no está disponible o presentan errores de desempeño.
PRODUCCIÓN (las dos instancias)
1 Hora
3
Cuando el Sistema está dando ingreso a los usuarios, pero por lo menos una de las herramientas de un curso en particular no está funcionando, no está disponible o presentan errores de desempeño.
PRODUCCIÓN (las dos instancias)
2 Horas
NIVEL DE PRIORIDAD
DESCRIPCIÓN DEL ESTADO
AMBIENTE TIEMPO MAXIMO
DE RESPUESTA
4
Cuando la Plataforma no está funcionando, o por lo menos una de las aplicaciones (excepto la destinada para dispositivos móviles) que la componen no es accesible, desde la URL principal de login.
Cuando los contenidos de los cursos alojados en la plataforma, no son accesibles, incluso permitiendo el login.
ENTRENAMIENTO
5 Horas
5
Cuando la solicitud está relacionada con el Ambiente de Pruebas, en cuanto a cualquiera de sus componentes, tanto en hardware como en software, exceptuando temas de Datacenter.
PRUEBAS
24 Horas
6
Consultas de carácter general sobre Plataforma, uso de funcionalidades y aclaración de dudas respecto del alcance de las herramientas disponibles.
NO APLICA
48 Horas
Tabla 2. Niveles de Prioridad
5.10 MANTENIMIENTO El proveedor deberá suscribir los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo sobre la infraestructura tecnológica, que requiera para garantizar la debida prestación del servicio, de acuerdo con las exigencias establecidas en el presente documento.
Para el caso de Mantenimiento de Software, el proveedor deberá:
a. Habilitar un ambiente emergente con la misma configuración del ambiente de
producción, para validar que los cambios a realizar por mantenimiento funcionen correctamente.
b. Comunicar a la interventoría y al SENA, la necesidad de ejecución del
mantenimiento con el impacto sobre el servicio, los tiempos que se requieran y la documentación de las pruebas realizadas en el ambiente emergente.
c. Acordar con el SENA y la interventoría los tiempos y fechas para la ejecución de
las labores de mantenimiento sobre el ambiente de producción. Bajo ninguna circunstancia el proveedor deberá ejecutar estas labores sin previa autorización del SENA o la Interventoría.
d. Enviar un mensaje de notificación al iniciar y terminar cada una de las actividades de mantenimiento, al buzón de correo electrónico previamente definido con el SENA.
e. Garantizar el mantenimiento aplicado, en los tiempos acordados, y la no afectación
del servicio. f. Enviar la documentación al SENA y a la Interventoría las pruebas funcionales en el
ambiente de producción, que permitan evidenciar el correcto funcionamiento de los cambios aplicados durante el mantenimiento.
Los acuerdos de nivel de servicio, no aplicarán durante la ejecución del mantenimiento en los tiempos acordados.
5.11 LEARNING MANAGEMENT SYSTEM - LMS
En esta sección se detallan los requerimientos no funcionales y funcionales con los que debe cumplir el LMS propuesto durante la vigencia del contrato, la transferencia de conocimiento que debe ofrecer el oferente y la integración que debe realizarse con sistemas del SENA y de terceros.
5.11.1 Requerimientos no funcionales
a. Tener derecho a la instalación, configuración y uso de las actualizaciones de
versión de la plataforma que se encuentren disponibles siempre y cuando cumplan con las especificaciones y se haya aprobado por parte de la Interventoría y el SENA, a quienes se le deberá informar por parte del proveedor del Road Map o plan de actualizaciones previsto en cada año de ejecución del contrato.
b. La plataforma debe estar habilitada para su uso en Idioma Español
Latinoamericano. c. Plataforma LMS para el apoyo de las modalidades de formación del SENA.
d. La plataforma debe ser compatible con los siguientes navegadores y versiones
superiores: Para PC
Internet Explorer 8.0 o superior Firefox 6.0 o superior Chrome 10 o superior
Para Mac Safari 5.0 o superior Chrome 10 o superior Firefox 6.0 o superior
e. El proveedor deberá garantizar el funcionamiento de javascript en todas las versiones propuestas de navegador. Así como de las herramientas y funcionalidades que sea parte de la Plataforma y se basen en Javascript.
f. El proveedor deberá permitir el uso de artefactos de software como: extensiones,
módulos, bloques, webservices, APIs y/o plugins que permitan fortalecer la funcionalidad actual de la plataforma y cumplir con las necesidades del SENA, sin que esto afecte la operación normal de la solución ni se derive en costos adicionales.
g. El proveedor deberá ofrecer un acceso a los administradores de la aplicación, que
permita consulta directa a la base de datos: el esquema y la documentación para realizar consultas especializadas sobre los datos almacenados.
h. La interfaz debe ser totalmente gráfica con todos los utilitarios habilitados para tal
fin, organizada por tipos de contenidos y funcionalidades, disponibles de acuerdo con los permisos definidos para cada rol.
i. La plataforma debe guardar la trazabilidad de todas las transacciones ejecutadas
sobre ella, incluso sobre la base de datos de manera directa. Se debe registrar
como mínimo: el usuario, la fecha y la dirección IP, operación realizada, campo o estructuras de información afectadas.
j. La plataforma debe permitir la configuración de la presentación al usuario final,
según la imagen institucional del SENA. 5.11.2 Requerimientos funcionales
Todas las funcionalidades listadas a continuación son requeridas y deben estar habilitadas y/o deshabilitadas, de acuerdo con la estructura de permisos establecidos para el rol 8 que esté interactuando con la plataforma, así como contemplar las validaciones a nivel de aplicación que garanticen la integridad de los datos que son: unicidad, dominio, referencial, y de datos.
5.11.2.1 Gestión de Cursos
Las acciones realizadas para la Gestión de Cursos son una de las labores más importantes en la administración del LMS del SENA, de manera que la herramienta ofertada debe incluir como mínimo las funcionalidades que se describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión educativa y académica. Es propósito de éste documento detallar dichas características, describir su operación y necesidad, de manera que se pueda tener una idea más cercana de la solución que se debe suministrar. A continuación se explica cada una de ellas.
5.11.2.2 Gestión de Información de Cursos
El sistema LMS debe permitir gestionar la información de los cursos, permitiendo crear, ingresar, actualizar, borrar (borrado físico) y consultar. Los datos del curso son: código del curso (llave principal), nombre del curso, descripción, clasificación por categoría, estado del curso (disponible o no disponible), fecha de inicio, fecha de terminación e idioma en el cual aparecerá el menú del curso originalmente.
La aplicación debe permitir establecer su disponibilidad y visibilidad para los usuarios de acuerdo con el rol al que pertenece.
Las operaciones de consulta relacionadas para cursos no deben afectar el desempeño del sistema y deben poderse realizar a partir de: Código del Curso, Nombre del Curso, por usuario instructor/tutor (ingresando el dato de usuario), por fecha de creación en el sistema.
Al visualizar el resultado de la búsqueda, y de acuerdo con los permisos del rol que esté realizando la acción, el LMS debe permitir acceder al espacio del curso y realizar las acciones que le sean permitidas sobre él. El acceso debe ofrecerse de manera inmediata por medio de interfaz gráfica.
El administrador y los usuarios que tengan roles con el permiso correspondiente, deberán poder establecer la disponibilidad o no de cursos, de manera individual o al conjunto parcial o completo de cursos resultado de una acción de consulta.
Es importante en este punto, tener en cuenta las siguientes consideraciones:
8 Rol identificado en la oficina virtual para Formación Complementaria y en Sofia para Formación Titulada.
a. Se deben poder establecer la disponibilidad de los cursos por interfaz gráfica, sin utilizar secuencias de comandos o líneas de código.
b. Los roles que no tengan los permisos de consulta general de cursos, y que tengan
permiso para disponible/no disponible cursos, deberán poder realizar ésta acción desde el mismo curso.
c. Un curso no disponible no permitirá el acceso al mismo a los roles de aprendiz.
d. El curso debe quedar no disponible o disponible en el mismo momento en que se
realiza la acción. 5.11.2.2.1 Archivar / Exportar cursos
El LMS debe permitir archivar un curso con su estructura completa o parcial de acuerdo con el requerimiento del usuario, y guardarlo en un archivo almacenable localmente. La plataforma debe para éste propósito cumplir con la especificación IMS (Instructional Management Systems)9.
5.11.2.2.2 Importar cursos
El LMS provisto deberá permitir importar cursos a partir de archivos producto del proceso de exportación, esto de manera que permita al usuario (que tenga activo éste permiso) seleccionar desde su ubicación local un archivo producto de una exportación e importarlo a un curso previamente creado.
5.11.2.2.3 Copiar / Mover contenidos de un curso a otro
Se debe poder mover contenidos de un curso a otro, permitiendo ubicar el contenido de un curso dentro de una carpeta o ubicación específica de otro curso. Esto incluye copiar contenidos desde una plantilla de curso ó curso semilla a cualquier otro curso del sistema.
Dentro de un curso, se debe poder mover un contenido de una ubicación a otra, quitándolo del punto donde se encuentra. Esta acción debe estar disponible y configurable por roles.
Por medio de la interfaz gráfica del curso un tutor (o quien tenga permisos para ello) debe poder realizar alguna de las siguientes acciones: Desde el curso de origen, seleccionar un recurso y seleccionar una opción que le permita copiar/mover, en seguida el sistema le debe solicitar que seleccione el curso al cual desea copiar/mover el recurso (aquellos cursos en los cuales tenga permisos).
El nombre de la funcionalidad de copiar/mover contenidos entre cursos puede variar de acuerdo con el LMS.
5.11.2.2.4 Configuración de elementos predeterminados
El administrador y personal que tenga el rol con permisos habilitados, deberá poder modificar la configuración de los elementos disponibles para los cursos en el LMS.
9 Conjunto de especificaciones que buscan facilitar y posibilitar la interoperabilidad de aplicaciones y servicios en un entorno de enseñanza distribuido, cuyos detalles se encuentran en http://www.imsglobal.org
Esta opción debe permitir a los usuarios, modificar las características de presentación o visualización de la plantilla predeterminada para los cursos en el LMS.
a. Estructura del menú predeterminado. b. Diseño del menú predeterminado. c. Conjunto de herramientas habilitadas de manera predeterminada. d. Configuración del libro de calificaciones, incluyendo los tipos de valores para las
notas. e. Configuración de avisos predeterminados de seguimiento y disponibilidad de
contenidos, por correo electrónico. f. Disponibilidad del curso por defecto.
5.11.2.2.5 Categorías o clasificación de cursos
Se debe poder crear categorizaciones de cursos o áreas ocupacionales para clasificación de cursos. Esto de manera que cada curso quede asociado con una categoría en el momento de crearlo.
5.11.2.2.6 Definición del espacio en disco por curso
El rol de Administrador debe estar en capacidad de conocer el espacio en disco usado por un curso y cambiar el tope máximo que puede usar. También se debe poder administrar estos datos de manera general y predeterminada para todos los cursos. Por ejemplo, el Administrador, debe poder establecer una cuota máxima predeterminada en disco, para uso de cada uno de los cursos que haya creados en el sistema.
Para calcular el espacio usado deben contabilizarse los siguientes elementos de un curso:
a. Todos los archivos del curso relacionados con los contenidos, como por ejemplo:
imágenes, animaciones, videos, audios, documentos ofimáticos, documentos en PDF, etc.
b. Todos los archivos subidos a la plataforma por los aprendices, en desarrollo de las
actividades del curso. 5.11.2.2.7 Funcionalidades de Anuncios o noticias y Correo Electrónico para el
Administrador El usuario administrador debe contar con las funcionalidades de anuncios o noticias para publicar notificaciones prioritarias para todos los usuarios del LMS, y envío de correo electrónico para todos los usuarios del sistema o escogiendo para roles específicos.
5.11.2.3 Gestión de Usuarios
Las acciones realizadas para la Gestión de Usuarios son igualmente una labor frecuente y constante en la administración del LMS del SENA, de manera que la herramienta ofertada debe incluir como mínimo, las funcionalidades que se describen a continuación necesarias para el desarrollo normal de la gestión educativa y académica de los usuarios de formación virtual de la entidad. Es también propósito de éste documento detallar dichas características, describir su operación y necesidad, de manera que se pueda tener la información concreta de la solución que se debe suministrar. A continuación se explica cada una de ellas.
5.11.2.3.1 Gestión de información de usuarios El sistema LMS debe permitir gestionar la información de usuarios, permitiendo crear, ingresar, actualizar, borrar (borrado físico) y consultar. Los datos de un usuario son: Número de Documento de Identificación (llave principal), nombre, apellidos, correo electrónico, sexo o género, fecha de nacimiento, empresa, rol y contraseña. Esta gestión debe estar disponible por interfaz gráfica del LMS.
Las operaciones de consulta relacionadas con datos de usuarios, no deben afectar el desempeño del sistema y deben poderse realizar a partir de: Número de Identificación, Nombre, Apellidos, correo electrónico y rol.
La aplicación debe permitir establecer la disponibilidad o no, de cada uno de los usuarios, de manera individual u ofreciendo la posibilidad de marcar todos o parte de los resultados de una búsqueda, siendo por defecto el valor de “disponible” para todos.
Al visualizar el resultado de la búsqueda, y de acuerdo con los permisos del rol que esté realizando la acción, el LMS debe permitir acceder y editar los datos del usuario con posibilidad de actualizarlos, excepto en su número e identificación y contraseña. El acceso debe ofrecerse de manera inmediata por medio de interfaz gráfica.
Es importante en este punto, tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. En la interfaz gráfica, se debe poder establecer la disponibilidad de un usuario, sin
utilizar secuencias de comandos o líneas de código. b. La contraseña es un dato privado del usuario, de manera que no debe ser visible
por medio de interfaz gráfica. El proveedor debe ofrecer la opción de cambiar la contraseña a los roles con permiso para tal acción, sin que éstos deban conocer la anterior.
Lo anteriormente descrito en relación con gestión de usuarios aplica para las operaciones de gestión por medio de la interfaz gráfica. La gestión de usuarios por medio de sincronización de información con los sistemas administrativos del SENA, Sofía Plus10 y OFICINA VIRTUAL detallados más adelante en este documento.
5.11.2.3.2 Enrolamiento de usuarios por interfaz gráfica
El LMS, debe ofrecer la funcionalidad de poder realizar el enrolamiento de usuarios directamente por Interfaz Gráfica. Permitiendo que dicho proceso se pueda realizar uno a uno en el espacio o curso definido y por lotes (mediante la estructura de un archivo plano) dentro de un curso.
El oferente, debe definir la estructura del archivo que debe ser usado para el enrolamiento por lotes, permitiendo que cada usuario sea subido como mínimo con los siguientes datos:
a. Número de Identificación b. Nombre c. Apellidos d. Correo Electrónico e. Rol del Usuario en el Curso (por ejemplo: aprendiz o tutor)
10 Ver ANEXO E
f. Contraseña (desde el archivo plano se debe poder establecer sin ningún tipo de codificación).
El LMS deberá informar por interfaz gráfica cuáles usuarios fueron enrolados satisfactoriamente y cuáles tuvieron problema, estableciendo la causa.
Lo anteriormente descrito en relación con enrolamiento de usuarios, aplica para las operaciones de gestión por medio de la interfaz gráfica.
5.11.2.4 Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades
La definición de roles es un punto muy importante en la implementación del LMS y para el SENA, siendo necesario que su estructuración se realice acorde con las características de la entidad.
Para esto es necesario que el LMS, cuente con un módulo por Interfaz Gráfica, de administración de roles y permisos que estos puedan igualmente ser asignados a los usuarios tanto por medio de la aplicación cómo por medio del proceso de los procesos de sincronización con los aplicativos institucionales de SOFIA PLUS y Oficina Virtual.
El LMS debe permitir adicionar, modificar y eliminar roles de usuario. Se deben poder crear nuevos roles en el LMS, asignarles un nombre y los permisos sobre cada una de las funcionalidades del sistema.
Para la creación de un rol en el sistema, es necesario tener como mínimo los siguientes datos:
a. Nombre del rol b. Descripción del rol c. Identificación del rol o código
Posteriormente se debe establecer para cada uno de los roles creados, la estructuración de permisos que puede tener sobre las herramientas del LMS. Esto debe ser posible por medio de interfaz gráfica.
El proveedor se debe comprometer durante la etapa de transición, a crear y configurar como mínimo los siguientes roles:
a. Administrador del sistema b. Integrador de Centro de Formación c. Subdirector de Centro de Formación d. Tutor/Instructor Principal e. Tutor/Instructor de Apoyo f. Coordinador Académico g. Desarrollador de Curso h. Aprendiz o Estudiante i. Observador j. Invitado
Este producto debe ser entregado, mostrando un archivo por cada rol, en el cual se encuentre la descripción del rol, y por cada una de las herramientas el nivel de permiso establecido.
5.11.2.5 Estadísticas de la aplicación LMS El proveedor debe suministrar informes por interfaz gráfica, de acuerdo con los siguientes requisitos:
a. Accesibles en línea de manera permanente 24 horas b. Detallados por usuario único (por persona) c. La información de dichos informes debe haber sido generado de manera
consolidada, como mínimo el día calendario anterior a la fecha de generación del reporte
d. Con acceso para el SENA y la Interventoría e. Los informes deben poder ser visibles directamente en web y descargables en
como mínimo en formato de Excel o .CSV (archivo separado por comas) A continuación se relacionan los requerimientos mínimos de informes estadísticos que el proveedor debe tener en cuenta:
a. Total de usuarios únicos activos, instancia y unificados para el ambiente de producción b. Total de usuarios almacenados en la Base de Datos (activos e inactivos o
deshabilitados por aplicación o por sincronización con los sistemas de SOFIA PLUS y Oficina Virtual)
c. Total de cursos activos en el sistema d. Total de cursos inactivos en el sistema e. Total de “enrolamientos” o asociaciones de aprendices a cursos f. Total de Logins diarios (estos logins corresponden a usuarios únicos por día que
ingresan a la aplicación) g. Total de exámenes, pruebas o sondeos, tomados h. Total de foros o entradas a foros i. Total de espacio en almacenamiento usado
Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos del día calendario anterior al día de generación del informe. El proveedor debe garantizar que la generación de estos informes no afectará el rendimiento del LMS y de la Plataforma en general.
5.11.2.5.1 Reporte de Seguimiento
A continuación se relacionan los requerimientos mínimos de reportes exigidos, así como otros informes útiles y en línea, visibles para los roles que el SENA defina, según los siguientes parámetros:
a. Reporte de tutores sin ingreso a la plataforma durante tres días a todos o alguno
de los cursos que tenga activos b. Reporte de tutores que no hayan publicado anuncios durante 3 días c. Reporte de Tutores sin ingreso a los foros de discusión d. Reporte de Tutores sin participación en foros durante 3 días e. Reporte de Tutores sin registrar perfil de tutor f. Cursos con actividades registradas en Libro de Calificaciones (o lugar donde se
almacenan todas los juicios evaluativos o notas), sin evaluar durante 3 días g. Reporte de aprendices que cumplen 8 días continuos sin ingreso al curso h. Reporte de horas empleadas por un usuario sobre el LMS. Este tema es muy
importante en el caso de los tutores y se debe disponer de un webservice que facilite la información basados en parámetros de fecha
Los reportes de seguimiento no serán tenidos en cuenta en la revisión de la demostración presentada por el oferente.
5.11.2.6 Funcionalidades al Interior del Curso
5.11.2.6.1 Disponibilidad de un centro de control
Todo curso debe contar con un Centro de Control desde donde se pueda administrar totalmente las funcionalidades disponibles por parte del tutor, roles autorizados para este fin y rol Administrador. Dentro de este centro de control, deben estar dispuestas únicamente las funcionalidades autorizadas para el rol respectivo.
5.11.2.6.2 Herramienta de anuncios / noticias
La herramienta de anuncios/noticias debe estar disponible para cada curso y ser gestionada por el tutor y roles autorizados, permitiéndole crear anuncios visibles únicamente para los integrantes del curso, con un asunto y mensaje (Este campo debe recibir texto de mínimo 4000 caracteres) a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos (de hasta 5 MB), imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo; y enlazar a una herramienta o un elemento de contenido del curso. Así mismo debe contar con herramientas para la organización y visualización: Disponibilidad, fechas y horas de inicio y fin de publicación, estas últimas registradas a discreción del creador. Se debe poder ya sea gráficamente o a partir de las fechas de disponibilidad, establecer un orden de presentación de los anuncios. Se debe poder seleccionar que el anuncio le llegue a los aprendices vía correo electrónico.
El proveedor debe validar que los usuarios no incluyan código que genere conflicto o incompatibilidad con otros componentes técnicos del LMS. En caso de inconvenientes con situaciones generadas producto de código de esta naturaleza, que sea subido por los usuarios, el proveedor está obligado a corregir la situación sin afectar los niveles de servicio acordados.
Los anuncios/noticias no son contenidos en formato scorm y deben constituir una herramienta exclusiva para el propósito que se ha definido.
El proveedor debe tener en cuenta, que un usuario (con rol y permisos para tal fin) publica un anuncio / noticia cuando necesita ofrecer información relevante con el proceso formativo a sus aprendices. Por ejemplo, el anuncio relacionado con la ampliación de la fecha para entregar una actividad. El tutor, crea un anuncio/noticia en el curso, y cuando los aprendices ingresan al LMS, leen el anuncio/noticia y se enteran de la novedad.
5.11.2.6.3 Calendario
Cada curso debe contar con su propio calendario de trabajo, permitiendo al tutor gestionar eventos y publicarlos a los participantes. Cada evento tendrá: Nombre del Evento, Descripción del Evento (como mínimo debe poderse incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos (de hasta 5 MB), imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo), fecha, hora de inicio y hora de terminación del evento.
5.11.2.6.4 Foros El LMS debe contar con una herramienta para la gestión de foros, y estos deben poder gestionarse por medio de interfaz gráfica, por parte de los usuarios con roles cuyos permisos estén habilitados para tal fin. Desde cada curso se debe poder administrar las actividades mencionadas.
En cada curso, cada foro se debe poder crear con los siguientes ítems como mínimo:
a. Nombre
b. Descripción (a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir
elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo). Este campo debe recibir texto de mínimo 4000 caracteres.
c. Disponibilidad: El foro debe poder ser puesto en estado no disponible o disponible,
de manera que sea visto por el tutor y administrador, pero no por los usuarios aprendices.
d. Fechas de Disponibilidad: El foro debe tener una fecha inicial a partir de la cual
esté disponible y una fecha final a partir de la cual no se encuentre activo o disponible para los usuarios, programable de acuerdo con el criterio del tutor.
e. Se debe poder establecer si un foro es calificable o no, y en caso de serlo una vez
se establezca esta opción, que el sistema cree automáticamente una nueva columna en el Libro de Calificaciones.
f. En caso de que un foro sea calificable, se debe poder evaluar y retroalimentar
individualmente para cada aprendiz, desde la interfaz gráfica y listando de manera específica las participaciones de cada aprendiz.
g. Los foros deben permitir al tutor establecer si los aprendices deben responder el
foro a partir de su planteamiento inicial, o si pueden crear nuevos hilos de discusión.
h. El foro no debe tener límite de participaciones por parte de los usuarios.
i. El foro debe poder ser configurable para que los usuarios puedan o no adjuntar
archivos. j. Los foros que tengan configurada la opción de adjuntar archivos con las
participaciones de los usuarios, deben recibir archivos de hasta 5 MB en tamaño. Las plantillas de cursos o cursos semilla como parte de sus materiales y actividades, contienen foros ya configurados. Se debe garantizar que los cursos creados con base en una plantilla o curso semilla, hereden una réplica exacta de los foros, tanto en su contenido como en la configuración.
5.11.2.6.5 Creación de Grupos
La plataforma debe permitir la gestión de grupos11 al interior de los cursos. La gestión de grupos se debe poder realizar completamente por interfaz gráfica e incluir:
11 Ver la definición de lo que se debe entender por Grupo en el Glosario
a. Creación de Grupos, ingresando como parámetros: Nombre del grupo, descripción (Mínimo 4000 caracteres) y disponibilidad
b. Asignación y cambio de nombre al grupo c. Asignación de aprendices a grupos d. Eliminación de aprendices de los grupos (esta acción no debe implicar eliminación
del aprendiz del curso) Los grupos deben contar con herramientas propias de Foros, envío de correo electrónico y compartir archivos, en cada grupo solo podrán participar los aprendices asociados en el. Por esta razón, los foros deben ser independientes a los que sean comunes para los aprendices del curso.
5.11.2.6.6 Herramientas de Chat
El proveedor debe garantizar que la Plataforma contiene herramientas de chat, especificando los componentes técnicos internos del LMS o externos que se usen para lograrlo. Si se necesitan plugins o desarrollos de integración técnica, el oferente los debe considerar y asumirlos.
5.11.2.6.7 Web Conference
El LMS debe incluir un sistema de Web Conference integrado, sin solicitar doble autenticación a los usuarios, que permita a los tutores/instructores, programar sesiones de trabajo online y síncronas con sus aprendices, que contenga como mínimo las siguientes funcionalidades:
a. El sistema de Web Conference debe estar en capacidad de soportar como mínimo
cincuenta (50) usuarios por conferencia. b. Capacidad para soportar como mínimo veinte (20) Conferencias de manera
simultánea. c. Se debe poder tener visualización de cámara para por lo menos cuatro (4)
usuarios en cada conferencia y establecer una de ellas como principal. d. Se debe contar con la funcionalidad de habilitar micrófonos para la totalidad de
usuarios solicitados por conferencia. e. El moderador de cada conferencia, debe poder gestionar las herramientas disponibles
para la interacción de los usuarios, permitiendo habilitar o deshabilitar cada una de ellas de manera grupal o por cada participante.
f. Pizarra para publicar presentaciones y opción de poder importar éstas desde
Microsoft Power Point. g. Poder compartir escritorios y aplicaciones, durante el desarrollo de cada
conferencia. h. Poder tomar o delegar control de una aplicación durante una conferencia.
i. Transferir archivos y difundirlos a todos los asistentes en una conferencia.
j. Contar con una herramienta para aplicar encuestas en las conferencias y obtener los resultados en línea para presentarlos a los usuarios participantes. Las
encuestas deben estar basadas en preguntas de varias opciones (mínimo dos opciones) de respuesta para los usuarios, aplicadas en el desarrollo de una conferencia y sus resultados mostrarse en el momento que el momento que el moderador lo determine.
k. Contar con un chat configurable en cada sesión.
l. Poder realizar la grabación de sesiones de trabajo, iniciándola por interfaz gráfica
con controles de pausar, continuar y detener. El formato de almacenamiento de las grabaciones debe corresponder con los siguientes formatos: wmv, mp3, mp4, mpeg, mov, flv, como mínimo y de manera obligatoria.
m. La herramienta de webconference, debe poder reproducir las grabaciones directamente en su interfaz gráfica vía web.
n. El sistema debe permitir grabar las sesiones y posteriormente poder publicarlas
para consulta en curso o por enlace para usuarios. o. A partir de la integración con el LMS, y dentro del entorno de cada curso, la
herramienta debe permitir al tutor, programar sesiones de videoconferencia teniendo en cuenta los parámetros como mínimo de título, descripción, fecha y hora de inicio y fecha y hora de terminación.
p. La herramienta debe permitir al tutor enlazar las grabaciones de las sesiones en el
curso. q. La herramienta de Web Conference debe permitir escoger de la lista de cada
curso, los participantes en una sesión o conferencia. r. La herramienta de Web Conference, debe permitir establecer roles de
moderador(es) y participantes de una conferencia. s. Se debe contar con generación de estadísticas de cantidad de usuarios, sesiones
creadas, ingresos globales o por sesión. Periodicidad: en tiempo real y basados en sesiones terminadas.
t. La herramienta, debe permitir solicitar la palabra al moderador, generando un
orden en la participación. u. El moderador debe poder retirar participantes durante una conferencia.
v. El moderador o usuario que tenga el permiso, deberá poder utilizar la pizarra para
escribir, usando herramientas gráficas (Escribir un texto, figuras geométricas: circulo, cuadrado, paleta de colores) y de edición de texto.
5.11.2.6.8 Envío de correo electrónico
El LMS debe tener herramientas para el envío de correo electrónico, cuyas funcionalidades incluyan en cada curso y para todos los roles participantes, lo siguiente: a. Envío de correo a todos los grupos (grupos de aprendices creados dentro del
curso por parte del tutor) b. Envío de correo a todos los usuarios aprendiz del cursor
c. Envío de correo a todos los usuarios con rol tutor, coordinador o asistentes relacionados
d. Envío de correo electrónico seleccionando usuarios individuales
Es importante tener en cuenta que aunque la herramienta debe permitir el envío de correo, se debe garantizar la privacidad de la dirección de correo electrónico de cada participante, es decir, que ese dato no debe ser visible al público.
La herramienta debe permitir por cada correo electrónico a enviar:
a. Adjuntar archivos en los mensajes (hasta de 5 MB.) b. Escribir el asunto del correo (de hasta 200 caracteres) c. Un mensaje o texto de mínimo 4000 caracteres
El proveedor deberá asumir la configuración y mantenimiento del servicio de SMTP o del que necesite hacer uso para garantizar el envío de correos de esta funcionalidad.
5.11.2.6.9 Glosario
El LMS provisto debe contar con una herramienta de Glosario que permita por curso, ingresar una lista de términos junto con sus definiciones. El usuario debe poder escoger entre dos formas para ingresar términos:
a. Ingresando término por término con su significado
b. Ingresando el glosario a partir de la carga mediante interfaz gráfica, de un archivo
que contenga la lista de términos junto con sus significados El glosario además debe ser descargable, transferido o copiado a otros cursos y consultado de manera alfabética.
5.11.2.6.10 Mensajes Internos
La solución propuesta debe incluir una herramienta de Mensajería Interna, con configuración igual a la herramienta de correo electrónico, pero a diferencia de éste, la de Mensajería es un buzón interno que tiene un usuario en cada en cada curso, visible directamente desde el LMS, de manera que el usuario pueda leer y enviar los mensajes al ingresar al curso, al igual que reconocer cuáles mensajes ya han sido leídos y cuáles están pendiente por leer, igualmente debe mantener separados los mensajes de acuerdo con la tipología, como mínimo bandeja de entrada y mensajes enviados.
La herramienta de mensajes aplica para los integrantes de cada curso, lo cual significa que un usuario no debe poder enviar mensajes a usuarios que estén en otros cursos.
Debe poder incluir también archivos adjuntos (de hasta 5 MB). El envío de mensajes es una actividad asincrónica, es decir no necesita que el remitente y destinatario estén conectados al mismo tiempo.
5.11.2.6.11 Tipos de pregunta
Los tipos de preguntas que debe incluir el LMS, adquirido son los siguientes:
a. Falso y verdadero, cuyos parámetros deben ser los siguientes:
Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo).
Respuestas: Se debe poder escoger la respuesta correcta a la pregunta,
escogiendo entre Falso y Verdadero
b. De redactar. Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un
editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Respuesta: Se debe poder incluir la respuesta en un cuadro de texto de mínimo 2000 caracteres.
c. Respuesta breve
Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Respuesta: Se debe poder incluir un cuadro de texto de mínimo 250
caracteres. d. Selección múltiple con única respuesta
Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Cantidad de respuestas posibles: debe poderse ingresar el número de
respuestas posibles para la pregunta.
Numeración de las respuestas: debe poderse ingresar el tipo de numeración de la respuesta (por ejemplo: con letras, números o números romanos).
Se debe poder establecer mostrar o no, las respuestas en orden aleatorio para
cada usuario que realice la prueba.
Cada posible respuesta debe poder ser redactada o elaborada en un texto de como mínimo 2000 caracteres.
Se debe poder establecer o señalar gráficamente cuál es la respuesta correcta.
e. Selección múltiple con múltiple respuesta (permitiendo establecer créditos parciales)
Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Cantidad de respuestas posibles: debe poderse ingresar el número de
respuestas posibles para la pregunta.
Numeración de las respuestas: debe poderse ingresar el tipo de numeración de la respuesta (por ejemplo: con letras, números o números romanos).
Se debe poder establecer mostrar o no, las respuestas en orden aleatorio para
cada usuario que realice la prueba.
Cada posible respuesta debe poder ser redactada o elaborada en un texto de como mínimo 2000 caracteres.
Se debe poder establecer o señalar gráficamente cuáles son las respuestas
correctas, esto por el tipo de pregunta.
f. Correspondencia. Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un
editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Numeración de las respuestas: debe poderse ingresar el tipo de numeración de
la respuesta (por ejemplo: con letras, números o números romanos).
Se debe poder establecer mostrar o no, las respuestas en orden aleatorio para cada usuario que realice la prueba.
Número de elementos para asociar.
Texto de cada elemento a asociar: el texto de cada elemento debe poder ser redactado o elaborado en un texto de como mínimo 2000 caracteres.
g. Rellenar espacio
Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Cantidad de respuestas (o espacios para rellenar).
h. Respuesta a partir de archivo Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un
editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Cuando el usuario va a responder este tipo de pregunta, el LMS le debe desplegar la opción de buscar un archivo en su equipo o en el repositorio y subirlo como respuesta. El tamaño permitido para este archivo debe ser de hasta 5 MB.
i. Pregunta de zona activa en una imagen. Las preguntas de zona activa en una
imagen corresponden con las que su respuesta se basa en hacer clic sobre una parte de una imagen, para responder. Por ejemplo, una pregunta relacionada con señalar una zona geográfica determinada y que el usuario tenga que hacer click sobre el lugar correcto en la imagen.
Texto de la pregunta: de mínimo 2000 caracteres y debe crearse a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
Este tipo de pregunta no tiene respuesta escrita, por lo cual el sistema debe
permitir subir una imagen en forma .Png, Jpg o Gif.
Luego de subir la imagen, el LMS debe permitir escoger una zona de la imagen en la cual el usuario deberá hacer clic para responder. Por ejemplo, la imagen de un mapa, y que el usuario deba señalar una región específicamente.
Las preguntas también deben poder ser gestionadas y clasificadas en categorías, de manera que se puedan después caracterizar fácilmente y se facilite su reutilización en otras áreas del curso o en otros cursos, de igual forma se debe poder asignar un comentario en caso de respuesta correcta y otro en caso de respuesta incorrecta, estos comentarios se deben poder redactar en un cuadro de texto de mínimo 4.000 caracteres.
5.11.2.6.12 Bancos de preguntas
Se debe poder gestionar bancos de preguntas ya sea dentro de las plantilla de cursos o cursos semilla y/o en sus réplicas. Esto de manera que se permita la creación de pruebas nuevas a partir de los grupos de preguntas que haya en el Banco y utilizando los conceptos de caracterización o conjuntos de metadatos definidos como por ejemplo Grados de Dificultad.
Los parámetros para crear un banco de preguntas son:
a. Nombre: Como mínimo de 200 caracteres.
b. Descripción: se debe poder generar a partir de un editor de texto que permita
como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo). Mínimo 4000 Caracteres.
c. Una vez se asignan los parámetros de nombre del bando y su descripción, se debe
poder iniciar la inclusión de preguntas que corresponden a dicho banco. Para esto se debe contar con las opciones de:
o Crear las preguntas una a una e incluirlas. o Buscar las preguntas existentes en otros bancos de preguntas o pruebas
existentes en el curso. El LMS debe incluir de manera integrada una herramienta para la generación de pruebas o exámenes en cada curso. La configuración general de una prueba debe incluir:
a. Nombre de la Prueba: de mínimo 200 caracteres.
b. Campo para descripción de la prueba (a partir de un editor de texto que permita
como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo). Mínimo 4000 Caracteres.
c. Campo para instrucciones en el momento de tomar la prueba (a partir de un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo). Mínimo 4000 Caracteres
Los siguientes parámetros son necesarios para completar la creación de una prueba:
a. Establecer si la prueba se abre en una ventana nueva o dentro del LMS.
b. Poder crear una noticia/anuncio automáticamente una vez se publique la prueba.
c. Establecer si la prueba o examen se encuentra disponible o no a los usuarios del
curso. d. Configuración de intentos múltiples (poder establecer si una prueba permite varios
intentos y de ser así un número limitado de intentos). e. Permitir escoger si se mostrarán en una ventana todas las preguntas asociadas a
la prueba, ó si se presentarán al usuario una a una. f. Establecer si la prueba debe terminarse una vez se inicia, o si puede reiniciarse en
el sitio donde queda el usuario en un momento posterior. g. Establecer un temporizador con horas y minutos, para el desarrollo de la prueba.
h. El LMS debe permitir configurar una fecha y hora de visualización, junto con una
fecha y hora límite a partir de la cual los usuarios no la podrán ver ni presentar. i. Fecha de Vencimiento: Con la cual podrá configurarse notificaciones vía correo
electrónico para informar al usuario.
j. Poder establecer por cada una de las preguntas de una prueba el valor en puntos.
k. Incluir o no, los resultados de la prueba en los cálculos del libro de calificaciones, se necesita esta opción configurable.
l. Tener la opción de ocultar los resultados de una prueba en el Libro de
Calificaciones y al tutor (esto para ocasiones en las que se necesite proteger la privacidad de las respuestas de los aprendices).
m. Poder mostrar comentarios a los usuarios cuando hayan terminado la prueba, los
cuales como mínimo deben ser configurables con: Puntaje, respuestas correctas, respuestas enviadas y comentarios.
n. Permitir importar y exportar la prueba a otros cursos.
o. Cada prueba publicada debe poder ser configurada desde la interfaz gráfica para
que se incluyan estadísticas de seguimiento, con el fin de poder determinar en cualquier momento el grado de uso e ingreso de los usuarios.
p. El tutor debe estar en capacidad de eliminar una prueba, para esto, el oferente
debe garantizar la generación de logs a nivel de base de datos, que permitan contar con la auditoría de esta acción. Antes de eliminar una prueba el sistema debe advertir al usuario si la prueba ya está siendo o fue respondida por los
usuarios, dado que esta acción puede eliminar también las notas obtenidas como parte de la aplicaciòn de la prueba.
q. Mostrar de forma aleatoria las preguntas y sus opciones de respuesta.
r. Dado un banco de preguntas, permitir generar pruebas a partir de la selección de
preguntas de acuerdo con su clasificación. s. Escoger las preguntas que harán parte de la prueba
t. Una prueba conformada en su totalidad por preguntas cerradas, debe ser
calificada de manera automática por el LMS y su resultado registrado en el libro de calificaciones.
A cada pregunta de la prueba se le debe poder establecer un puntaje de manera que la suma del puntaje de todas las preguntas es el puntaje total de la prueba, el cual puede ser ponderado en el Libro de Calificaciones con respecto al conjunto total de pruebas que tenga el curso. Es decir, aunque la prueba puede tener un puntaje por ejemplo de 100 puntos, ésta puede tener un porcentaje de ponderación de 30%. Las pruebas deben poder ser publicadas como parte del contenido de un elemento de menú que contenga otros tipos de elementos de contenido.
5.11.2.6.13 Encuestas
El LMS debe contar con una herramienta de encuestas que permita al usuario con los permisos para esta acción, aplicar un grupo de preguntas a usuarios. Esta herramienta debe cumplir con la configuración realizada para la presentación de pruebas o exámenes.
5.11.2.6.14 Actividades
Las actividades constituyen el planteamiento por parte del tutor hacia sus aprendices de un ejercicio de construcción propia, con base en reglas definidas y un protocolo de cumplimiento, basado en una fecha de entrega. Con esta herramienta los aprendices enviarán al tutor sus actividades para que sean valoradas y evaluadas. Las actividades realizadas por los aprendices son valoradas y evaluadas por el tutor y para ello debe contar con herramientas que apoyen eficientemente esta labor.
El LMS por lo tanto, debe contar con una herramienta que permita crear nuevas actividades en cada uno de los cursos, con base en los siguientes parámetros:
a. Nombre de la actividad (como mínimo de 200 caracteres) b. Instrucciones de la actividad: de mínimo 4000 caracteres y debe crearse a partir de
un editor de texto que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
c. Adjuntar como mínimo un archivo: (de hasta 5 MB de tamaño). d. Establecer un puntaje de calificación e. Establecer la actividad como disponible o no f. Establecer número de intentos permitidos para la actividad g. Establecer si se incluye en los informes estadísticos de visitas de los usuarios, es
decir, el LMS debe permitir escoger por actividad si ésta se incluye o no, en el conteo de visitas por parte de los usuarios
h. Fecha de vencimiento de la actividad i. Fecha de inicio de disponibilidad
j. Fecha de terminación de disponibilidad k. Destinatarios: Debe poderse establecer que los destinatarios serán todos los
aprendices del curso, o un grupo específico (basado en los grupos de aprendices que se hayan creado en el curso)
La actividad debe ser publicable dentro de un elemento de menú que contenga otros tipos de elementos de contenido, y se debe mostrar a los aprendices en el intervalo de fechas de disponibilidad. Adicionalmente, cuando un usuario vaya a responder la actividad, se debe poder:
a. Ver el nombre de la actividad b. Ver las instrucciones de la actividad c. La Fecha de vencimiento de la actividad d. Los puntos posibles de la actividad e. Ver y descargar el o los archivos publicados por el docente para la actividad. f. Tener un cuadro de texto para hacer comentarios o construir la evidencia de la
actividad y enviarla al tutor. Este cuadro de texto debe estar basado en un editor de mínimo 4000 caracteres que permita como mínimo incluir elementos html, tablas, imágenes, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo.
g. Asociar un archivo de hasta 5 MB de tamaño. Cuando se crea una actividad, se debe crear a su vez una columna en el libro de calificaciones que permita registrar las notas correspondientes a dicha actividad, además el LMS debe ofrecer el acceso para que el tutor en el momento de calificar la actividad desde el libro de calificaciones pueda ver y descargar, los archivos que el aprendiz envío como producto del desarrollo de su actividad.
5.11.2.6.15 Libro de Calificaciones
El libro de calificaciones es la herramienta que un LMS dispone para la organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. Esta herramienta debe estar constituida de una serie de filas en la cuales se encuentra la información de los participantes del curso, y columnas en las cuales está cada una de las actividades, pruebas y foros objeto de evaluación del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad de aprendizaje. El libro de calificaciones debe ser flexible en el sentido de permitir tantas columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como aprendices haya en el curso.
El libro de Calificaciones debe permitir a los usuarios con rol tutor, establecer un puntaje para cada uno de las actividades de aprendizaje a evaluar, y también una ponderación basada en un porcentaje o peso que aporta esa actividad en la nota final del curso. Como cada actividad de aprendizaje tiene una ponderación, la suma de la ponderación de todas las actividades de aprendizaje debe ser de máximo 100%, por lo cual es necesario que el LMS cuente con este control y sea visible al tutor.
El libro de calificaciones debe permitir a los usuarios con rol tutor, hacer filtros de información, por criterios de nota, columna, y usuarios como mínimo. El libro de calificaciones debe poder ser descargable por parte tutor, en formato de texto o archivo .CSV, trayendo la información completa de filas y columnas e información de notas.
Estructuras de calificación: El libro de calificaciones debe garantizar que se pueden establecer estructuras de calificación, permitiendo configurar equivalencias entre notas
numéricas y valoraciones en letras, pudiendo registrar de manera clara por interfaz gráfica, cuál es la relación entre dicha equivalencia. Una estructura de calificación se establece para cada curso, es decir, cada curso puede contar con una estructura de calificación definida diferente a la que tengan otros cursos.
El libro de calificaciones debe permitir organizar grupos de columnas o actividades y clasificarlas en un bloque, para diferenciarlas. Por ejemplo, crear bloques de columnas o actividades para diferenciarlas por trimestre o por semana en un curso.
El libro de calificaciones debe permitir al tutor identificar qué actividades de aprendizaje se encuentran pendientes por ser evaluadas o valoradas. Esto mediante una convención gráfica.
El libro de calificaciones debe permitir crear nuevas columnas basadas en los cálculos sobre un conjunto de otras columnas o bloques de columnas. Por ejemplo, cuando se establece que un conjunto de actividades se debe calcular aparte de las otras y sacar un promedio o ponderarlas.
El libro de calificaciones debe poder mostrar los resultados o notas de todas las actividades a cada aprendiz en tiempo real, ya sea que tengan nota o no hayan recibido calificación.
Cada una de las columnas de actividades de aprendizaje del curso, debe ser configurable en el libro de calificaciones para ser mostrada o no a los aprendices.
Cada una de las columnas de actividades de aprendizaje del curso, debe ser configurable para que sea o no incluida en los cálculos del libro de calificaciones.
Cada columna del Centro de Calificaciones debe tener fecha de vencimiento.
El libro de calificaciones debe estar en capacidad de mostrar los detalles de cada una de las notas de las actividades de aprendizaje, mostrando fecha de registro de la nota, estableciendo la posibilidad de enviar comentarios al aprendiz con respecto de esa nota.
El libro de calificaciones debe estar en capacidad de mostrar el historial de cada una de las notas de las actividades de aprendizaje, mostrando cuantas calificaciones ha tenido cada actividad de aprendizaje por usuario, la fecha de envío, nombre de la actividad de aprendizaje, usuario que la envió, comentario asignado por el tutor, nombre el tutor o usuario que evaluó y fecha de evaluación. Lo anterior implica que el rol con los permisos respectivos, debe estar en capacidad de anular notas y cambiarlas, pero siempre guardando el histórico de la calificación.
Se debe poder tener opciones de visualización del libro de calificaciones de la siguiente manera:
a. Poder ver el libro de calificaciones completo b. Poder ver el libro de calificaciones del curso completo con base en un conjunto o
grupo de columnas o actividades de aprendizaje seleccionadas. c. Poder ver el libro de calificaciones de una parte del curso o usuarios
seleccionados, con base en un conjunto o grupo de columnas específico. d. Poder ver el libro de calificaciones de todo el curso, con base en los resultados de
una actividad de aprendizaje específica, estableciendo para dicha actividad de aprendizaje criterios de Mayor qué, mayor o igual que, menor que, menor o igual que, entre dos valores, o un valor específico.
Todas las notas registradas en el libro de calificaciones, basadas en pruebas o exámenes que contengan preguntas cerradas en su totalidad, deben ser de calificaciones automáticas, registradas y mostradas en el libro de calificaciones en tiempo real.
Se debe poder enviar un correo electrónico a uno o varios aprendices desde el Libro de Calificaciones que permita generar seguimiento al proceso de formación, dados los resultados que está teniendo el aprendiz. Esta opción debe contener las mismas características de la herramienta correo electrónico.
5.11.2.6.16 Estadísticas del curso
Las estadísticas del curso constituyen un componente importante para tutores, integradores, coordinadores académicos y directivos de la entidad. Deben estar disponibles de manera permanente y ofrecer la información con oportunidad, calidad y fiabilidad. Las estadísticas deben cumplir con los siguientes requisitos: a. Deben ser visibles por web y descargables en formato de Excel y PDF
b. Deben aceptar como parámetro:
i. La fecha desde la cual se deben realizar los conteos o cálculos estadísticos ii. Fecha hasta la cual se requiere el informe
c. Se debe seleccionar si se requiere el informe por uno o todos los usuarios del
curso d. Se deben generar en el momento en que el usuario realice la petición por la
interfaz gráfica Además deben contener como mínimo la siguiente información, en reportes separados: a. Informe de actividad de usuarios por herramienta actividad en el curso: Este
informe se debe ofrecer teniendo en cuenta como parámetros: La fecha desde la cual se quiere obtener el reporte estadístico, la fecha hasta la cual se requiere el reporte y el usuario o los usuarios de los cuales se requiere el reporte (entre estos usuarios debe estar incluso el mismo tutor).
b. Informe general de uso del LMS para usuarios de un curso, incluyendo reporte por
Herramienta, por Fecha detallando cada uno de los días en el intervalo de tiempo suministrado como parámetro, un resumen general de uso por hora del día y por día de la semana.
Las estadísticas deben contener y ser generadas como mínimo con los datos del día calendario anterior al día de generación del informe. El proveedor debe garantizar que la generación de estos informes no afectará el rendimiento del LMS y de la Plataforma en general.
5.11.2.6.17 Herramienta de alertas tempranas
La gestión educativa requiere de herramientas tecnológicas no solo para el manejo de datos y consolidación de espacios de trabajo comunes y disponibles permanentemente, sino también para apoyar la labor de los tutores de manera constante, a partir de la automatización de procesos que logren una mayor efectividad en su labor y también el éxito de la estrategia formativa emprendida por el SENA.
El éxito por lo tanto, debe ser apoyado totalmente por el componente tecnológico, logrando que ese medio aporte cada vez más al logro de los objetivos misionales de la entidad.
Es por esto que se hace necesario contar con un sistema compuesto de reportes que muestren en el quehacer del tutor, cuál es el comportamiento de los aprendices en sus cursos, sirviendo como insumo para generación de alertas tempranas, y a su vez que le ayuden a reaccionar rápidamente de manera efectiva y automatizada, frente a esas alertas que se le están generando, logrando que el aprendiz se sienta mucho más cerca del tutor y adquiera sentido de pertenencia y responsabilidad por su proceso formativo.
Frente a estos objetivos, es necesario que el LMS cuente con las siguientes herramientas de trabajo:
a. Informe de insumo para alertas tempranas
La gestión educativa debe ser apoyada mediante un informe, de insumo para alertas tempranas que permita a tutores, coordinadores académicos, directivos e integradores, contar con información rápida y de primera mano, respecto del nivel de acceso de los usuarios a los cursos. Para eso se requiere contar con un informe por cada curso, en línea y tiempo real que contenga como mínimo la siguiente información:
i. Nombre ii. Apellidos iii. Identificación de cada usuario iv. Rol v. Fecha y hora del último acceso al curso vi. Días transcurridos desde el último acceso
El reporte se debe poder ordenar por cada uno de los puntos mencionados.
Si el usuario nunca se ha conectado al curso, debe ser claro en la información que se muestra en el ítem de días transcurridos desde el último acceso. Esta información debe presentarse por usuario a nivel de curso, de manera que si el usuario tiene un comportamiento diferente en otros cursos, eso no debe influir en el que se esté consultando.
La información contenida en este reporte debe ser totalmente congruente con información contenida en las estadísticas del curso.
b. Herramienta de acción frente a alertas tempranas
El LMS debe contar con una herramienta de acción frente a alertas tempranas, que permita reaccionar de manera automatizada, frente al comportamiento de los aprendices y lograr el éxito en el proceso formativo.
Es por esta razón que desde dicha herramienta, se pueda contar con posibilidad de crear protocolos de acción frente a:
i. Resultados de notas o calificaciones en las actividades de aprendizaje
programadas en el curso y tabulados en el Libro de Calificaciones: Se debe poder definir un protocolo con base en la nota de un elemento del libro de calificaciones, estableciendo criterios de mayor o igual que, y menor o igual que. Con base en esto el tutor debe poder establecer un correo electrónico que
se le envíe a los aprendices que cumplan el criterio establecido, cada vez que él ejecute dicho protocolo. Nota: debe poderse configurar tantos protocolos como columnas de actividades de aprendizaje figuren en el libro de calificaciones.
ii. Comportamiento del acceso al curso: Se debe poder establecer un
protocolo, teniendo en cuenta la cantidad de días que lleve un aprendiz sin ingresar a un curso. Por lo tanto el parámetro para la ejecución de dicho protocolo será la cantidad de días sin ingreso, a su vez, el tutor podrá definir un correo electrónico que le llegará a todos los aprendices que cumplan con el parámetro dado. Igualmente debe poderse crear tantos protocolos como parámetros de días establezca el tutor. Por ejemplo, se puede definir que para los aprendices que lleven 5 días sin ingreso, les llegue un mensaje de correo electrónico diferente al que le llegará a los que lleven 10 días sin ingresar.
iii. Fecha de vencimiento establecida para actividades: Se debe poder
establecer un protocolo, teniendo en cuenta las fechas de vencimiento de una actividad específica, que esté en el libro de calificaciones (pero a la cual se le haya programado una fecha de vencimiento). El protocolo, debe permitir enviar correo electrónico en la fecha de vencimiento de la actividad.
Todos los mensajes de notificación de esta herramienta, deben ser personalizables y los debe poder definir cada tutor, para un aprendiz o todo el grupo, de acuerdo con el protocolo que haya creado.
Debe existir un historial de notificación que registre las notificaciones recibidas por cada usuario.
5.11.2.6.18 Blogs
Los usuarios deben poder crear, editar Blogs y agregar nuevas entradas en cada uno de ellos. También deben poder dejarlos disponibles para que los compañeros agreguen comentarios sobre las entradas y las publiquen. La herramienta de Blogs debe estar integrada con el LMS y hacer parte de las herramientas de un curso. Igualmente debe poder ser habilitada o deshabilitada, interpretándose como parte del mismo.
5.11.2.6.19 Portafolios
El LMS adquirido debe incluir la utilidad de gestionar portafolios de manera que los usuarios puedan crearlos con Menús y contenidos personalizados. Compartirlos con su tutor, compañeros de curso o usuarios del sistema. El propósito de los portafolios, es que los aprendices compartan con sus compañeros y el tutor la información relevante con su proceso de formación.
Se deben poder agregar en un portafolio como mínimo: contenidos HTLM, imágenes, tablas y archivos adjuntos de hasta 5 MB.
5.11.2.6.20 Personalización del diseño del curso
El LMS debe permitir al tutor personalizar el diseño de su curso, de acuerdo con los siguientes puntos:
a. En la estructura de Menú del curso: Agregar nuevos elementos de menú, basados
en enlaces a herramientas del curso, o para agregar nuevo contenido
b. Cambiar el nombre de los elementos de menú c. Cambiar el orden de los elementos de menú de acuerdo con el criterio del usuario. d. Eliminar un elemento del menú del curso e. Poder establecer la disponibilidad o no de cada uno de los elementos del menú del
curso 5.11.2.6.21 Acceso al curso
a. Poder cambiar el elemento de vista inicial en el curso: Es decir el usuario cuyo rol
tenga los respectivos permisos debe poder cambiar el contenido de acceso al curso, o vista inicial que el usuario tendrá de su curso.
b. Cada curso debe poder contar con un banner inicial o imagen (con las mismas
características de formatos definidos para los tipos de contenido imagen) ilustrativa de acceso al curso, igualmente se debe poder agregar o quitar la imagen de acceso al curso por interfaz gráfica.
5.11.2.6.22 Disponibilidad de herramientas
Se debe poder cambiar la disponibilidad o no disponibilidad, de herramientas del LMS aplicables al curso. Al aplicar esta acción en cada uno de los cursos, no debe afectarse la disponibilidad del mismo tipo de herramienta en otros cursos.
5.11.2.6.23 Tipos de Contenido
El contenido es uno de los componentes más importante en la estructura técnica de un curso, y puede estar constituido por materiales que los usuarios suban de manera autónoma, o que hayan sido heredados a partir de una plantilla de curso o curso semilla. En todo caso, cada objeto de contenido deberá contar, en el momento de su creación, con los siguientes parámetros de configuración:
a. Opción de establecer la disponibilidad o no disponibilidad del contenido para los
aprendices b. Fecha y hora desde la cual estará habilitado el contenido c. Fecha y hora desde la cual se deshabilitará el contenido d. Se debe poder establecer por interfaz gráfica si el contenido que se está subiendo
será o no, objeto de seguimiento y conteo de estadísticas de acceso Una vez creado, un elemento de contenido deberá poder ser modificado por el usuario, en su contenido y configuración de acuerdo con los siguientes puntos:
a. Editar el elemento de contenido y cambiar: El nombre del elemento, su
descripción, disponibilidad, fechas en las cuales está habilitado, el archivo o enlace al cual hace referencia, así como la configuración que tenga para seguimiento estadístico
b. Eliminar el elemento de contenido
c. Cambiar el elemento de contenido de orden de visualización en el curso, esto se
debe dar totalmente por interfaz gráfica d. Moverlo a otra ubicación dentro del mismo curso.
Dadas estas condiciones, aplicables a todos los tipos de contenido, es necesario tener en cuenta cuál son los tipos de contenidos específicos que como mínimo debe recibir y soportar el LMS.
5.11.2.6.24 Elemento/Archivo de contenido
Cualquier archivo que el usuario con rol habilitado para poder subir contenido, tenga en su repositorio de contenido o equipo local. La plataforma debe permitir en cada vez, subir archivos únicos de hasta 20 Mb como mínimo. En la etapa de Planeación, el proveedor deberá suministrar al SENA la lista de tipos de archivos frente a los cuales tenga restricción, junto con las razones por las cuales su LMS los restringe. Esto no exonera al contratista del cumplimiento de este requisito.
Para ingresar un nuevo Elemento/Archivo de contenido, el LMS debe contar con los siguientes parámetros:
a. Nombre del Elemento: Texto de mínimo 200 caracteres
b. Descripción del contenido: debe poder ser creada a partir de un editor de texto que
permita como mínimo incluir elementos html, tablas, archivos adjuntos, imágenes, animaciones, videos, ecuaciones, opciones de modificación de formato de fuente, formato de párrafo. Mínimo 4000 Caracteres
c. Se debe poder a partir de la interfaz gráfica, escoger el archivo que va a constituir
el elemento de contenido, ya sea escogiendo desde el equipo local del usuario, o desde el repositorio de contenido.
El proveedor deberá garantizar que los archivos subidos por los usuarios serán examinados con software de antivirus, antes de ser publicados, y se hará responsable porque no afecte el desempeño del LMS, ni la integridad de la información alojada en la infraestructura dispuesta para el SENA o de terceros que estén ubicados en el mismo Datacenter.
5.11.2.6.25 Audio
El LMS debe permitir subir archivos de audio, soportando como mínimo los siguientes tipos de archivo: aiff, .asf, .wav, .mov, .mp, .wma, .wmv. Además de los parámetros generales para tipo de contenido, al subir archivo de audio se debe poder:
a. Escoger el archivo de audio a subir, desde el repositorio de contenido o desde el
equipo local del usuario b. El LMS debe enviar un mensaje de advertencia si el usuario está tratando de subir
un archivo que no es de audio, y no permitir que se suba c. Debe poder escoger la opción de inicio automático d. Debe poder escoger la opción de repetir o no
5.11.2.6.26 Video
El contenido en video debe poder ser subido por los usuarios. En video, se debe poder subir como mínimo archivos: .avi, .mpg, .mpeg, .mov, .qt, .swf. Además de los parámetros generales para tipo de contenido, al subir archivo de audio se debe poder:
a. Escoger el archivo de audio a subir, desde el repositorio de contenido o desde el
equipo local del usuario
b. El LMS debe enviar un mensaje de advertencia si el usuario está tratando de subir un archivo que no es de video, y no permitir que se suba
c. Debe poder escoger la opción de inicio automático d. Debe poder escoger la opción de repetir o no
El LMS también debe permitir subir archivos de video que se encuentren en Youtube (www.youtube.com), esto permitiendo incluir el código de inserción generado por Youtube.
5.11.2.6.27 Imagen
El tipo de contenido imagen debe poder ser insertado en cualquier elemento de contenido, pero también de manera individual, para lo cual debe tener los siguientes parámetros configurables, además de los generales:
o Texto alternativo (alt) o Descripción (texto que los usuarios pueden ver cuando la imagen no pueda ser
mostrada) o Dimensiones (la original o personalizada por el usuario). o Borde. o Url de destino (y en cómo se debe desplegar la ventana destino).
Las extensiones a soportar como mínimo son las siguientes:.jpg, .gif y .png.
5.11.2.6.28 Contenido tipo URL o enlace externo
El LMS debe permitir ingresar enlaces a páginas web externas, lo cual se denominará enlaces externos, estos enlaces deben poder ser subidos desde el interior de cada curso. En estos tipos de contenido se debe permitir definir si el contenido se abre en la misma ventana o una nueva ventana del navegador. Si se abre dentro de la ventana del navegador, debe existir un aviso de advertencia, donde se diga que el contenido es externo a la plataforma.
Además de los generales, el contenido URL o enlace externo debe tener como parámetro la dirección URL del enlace a incluir. El LMS debe mostrar un mensaje de advertencia, si el dato que el usuario está tratando de ingresar en este campo no corresponde a un formato válido de URL.
5.11.2.6.29 Contenido tipo Enlace del Curso
El LMS debe permitir crear enlaces a contenidos que están dentro del mismo curso. Como por ejemplo: crear el enlace a un foro, desde el interior de un elemento de contenido.
Para publicar contenido de éste tipo, el LMS debe permitir escoger, además de los parámetros generales, el elemento de contenido al interior del curso que se desea enlazar.
5.11.2.6.30 Contenido tipo navegación creado a partir del LMS
El LMS debe tener una herramienta de estructuración de elementos de contenido de manera que se puede establecer jerarquía y secuencialidad entre ellos. Esta herramienta debe permitir organizar los elementos de contenido para su visualización de manera secuencial configurable para ser obligatoria o no.
Para este componente, además de los parámetros generales aplica, el de poder configurar la visualización secuencial de los elementos de contenido asociados, estableciéndola como obligatoria o no (es decir que para ver un elemento de contenido, haya sido necesario haber visto el inmediatamente anterior).
Una vez se crea el componente, debe ser posible agregarle elementos de contenido y establecer la secuencia entre ellos. El usuario además debe poder ver la lista de elementos para irlos visualizando en secuencia o no, de acuerdo con la configuración escogida.
5.11.2.6.31 Paquetes de contenidos SCORM (Sharable Content Object
Reference Model) El LMS debe recibir, almacenar y mostrar por aplicación, paquetes de contenido SCORM. Además éstos deben poder ser configurados en su opciones de interacción (opción o flujo), opciones del libro de calificaciones (Añadir elemento al libro, seguimiento de los detalles del intento) y el seguimiento al número de visitas.
Los parámetros que adicionalmente a los generales, se deben tener para archivos de paquete SCORM, son los siguientes:
a. El LMS debe solicitar el archivo SCORM a subir. En caso de ser un archivo no
SCORM, el LMS debe mostrar un mensaje informando sobre el error. b. Una vez subido el archivo SCORM y analizado por el LMS, se debe solicitar la
calificación o no de SCORM, basados en si el paquete tiene o no componentes de actividades para incluir en el libro de calificaciones.
c. Si se escoge calificación, se debe poder establecer el puntaje respectivo. Este
punto depende del archivo SCORM subido. d. Establecer si se permite número de intentos. Esto de acuerdo a las actividades que
contenga el paquete SCORM. Este punto depende del archivo SCORM subido. e. Se debe poder establecer cual intento quedará en el libro de calificaciones, si el
primero o el último de las actividades que traiga el SCORM. También depende del archivo que el usuario esté subiendo.
Al finalizar de subir un archivo tipo SCORM, que contenga actividades calificables, se debe haber creado una columna en el Libro de Calificaciones del curso respectivo.
El proveedor debe garantizar que una vez los usuarios realizan las actividades de evaluación que contenga el paquete SCORM, las notas deben ser publicadas de manera automática e inmediata en el Libro de Calificaciones del curso.
En caso de que el proveedor ofrezca un reproductor SCORM del cual no sea su autor original, debe garantizar la configuración, operación, mantenimiento y actualizaciones de dicho componente, haciéndose responsable del funcionamiento óptimo e integral de la herramienta.
El proveedor del LMS deberá garantizar que los objetos de contenido que cumplan la especificación SCORM, construidos por el SENA o por terceros, y avalados técnicamente por la entidad, pueden ser reproducidos sin problema sobre la plataforma LMS, esto implica que deba mantener la compatibilidad de su herramienta con componentes basados en javascript. En caso de conflicto entre la Plataforma y
objetos SCORM subidos por el SENA, el proveedor se compromete a ofrecer el apoyo técnico necesario para diagnosticar las causas de los inconvenientes, solucionando los problemas que sean imputables al LMS como tal.
5.11.2.6.32 Contenido basado en archivos .Zip
El LMS debe permitir recibir archivos en formato .ZIP para que sean descomprimidos automáticamente con el LMS dentro de un curso.
Esta es una funcionalidad independiente a los contenidos en formato SCORM. Se refiere a permitir que un usuario (con los permisos respectivos) pueda subir a la plataforma un archivo en formato zip, posteriormente, seleccionar el archivo y hacer clic en un botón o un vínculo que le permita descomprimir el archivo en la plataforma o que la descompresión sea realizada de forma automática por la plataforma al reconocer el formato zip del archivo cargado. El objetivo es que luego el usuario pueda escoger del conjunto de archivos que contiene el archivo Zip, uno que sería el que la plataforma enlaza para mostrar el contenido inicial y a partir de ese acceder a los otros archivo del zip.
Este tipo de funcionalidad es utilizada por los usuarios cuando crean contenidos en html, ya sea una única página web o un conjunto de archivos enlazados a partir uno inicial llamado “index”. La funcionalidad debe permitir subir de manera rápida todos los archivos que componen la página web (páginas html, imágenes, archivos de javascript, hojas de estilos, animaciones, etc). y luego escoger uno de los archivos que la componen como punto inicial de acceso a dicho contenido.
5.11.2.6.33 Creación de carpetas y subcarpetas para organizar elementos de
contenido El LMS debe garantizar que los usuarios pueden crear estructuras de carpetas con el fin de poder organizar contenido. Para las carpetas aplican los parámetros generales definidos para todos los tipos de contenido.
Dentro de una carpeta se debe poder incluir cualquiera de los tipos de contenido definidos en este documento y también debe ser posible crear subcarpetas que a su vez en su interior se comportarán de la misma forma que una carpeta principal. El número de niveles de subcarpetas permitido debe ser como mínimo de cinco (5). Es importante anotar que la estructura de estas carpetas es a nivel de aplicación en el LMS.
5.12 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Y MATERIAL DE APOYO
El objetivo de la transferencia de conocimiento consiste en ofrecer a los usuarios de la aplicación, los conocimientos necesarios para manejar las herramientas tecnológicas que de acuerdo con su rol, tenga que utilizar para el debido desenvolvimiento en el entorno de la Plataforma ofertada.
La transferencia de conocimiento a la cual se hace referencia en este documento, será impartida por el contratista y se realizará (según el caso) de forma presencial y de forma virtual. En ambos casos se debe realizar en español. Presenciales se refiere a todas aquellas transferencias en las que se requiere reunir a las personas a entrenar, en aulas debidamente dotadas con computadores, conexión a Internet y demás materiales y/o ayudas audiovisuales, que permitan con ayuda de tutores y/o facilitadores el desarrollo de las habilidades y conocimientos específicos.
El proveedor deberá presentar dentro la etapa de planeación el plan de transferencia de conocimiento el cual será revisado y aprobado por el SENA. Se debe tener en cuenta que para el primer año, las transferencias de conocimiento deben ser iniciadas una vez el SENA revise y apruebe el plan de transferencia de conocimiento.
Todo el material incluido debe ser la última versión de configuración del sistema y estar en idioma español – Latinoamericano.
5.12.1 Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y temas
mínimos a tener en cuenta Los roles dentro del SENA, a los que se les debe realizar transferencia de conocimiento, son los siguientes:
5.12.1.1 Administrador
Es la persona encargada de la supervisión y control general de la plataforma. Los temas que debe incluir como mínimo la transferencia son: a. Los relacionados con Herramientas generales y conocimiento de las
características relacionadas con la administración general, gestión de recursos, estadísticas y reportes de seguimiento de la Plataforma
b. Configuración y administración de roles y permisos sobre la Plataforma c. Herramientas para la Administración de Contenidos por medio de la herramienta
de repositorio d. Configuración y administración del “look and feel” de la Plataforma
e. Administración de la aplicación del LMS
f. Administración de la aplicación de dispositivos móviles
g. Administración de la aplicación del sistema de comunidad
h. Configuración de herramientas de carácter técnico de configuración del sistema.
i. Administración de la sincronización entre la plataforma y los sistemas
administrativos del SENA. j. Administración y configuración de servicios de comunicación con plataformas de
terceros, tales como las de Bilingüismo o Idiomas12. k. Se deben incluir los contenidos correspondientes a la transferencia de
conocimiento definidos en el curso virtual para tutores, detallado en el presente documento.
l. Cualquier otro tema relacionado con las funciones propias de este rol.
Para este rol, la transferencia de conocimiento debe estar orientada a garantizar la administración de todos los componentes de la plataforma requerida.
12 La transferencia de conocimiento específica de este punto, se puede dar de manera separada a los otros puntos y de común acuerdo entre el SENA y el oferente, una vez se hayan desarrollado las integraciones necesarias.
5.12.1.2 Instructor/Tutor Es la persona encargada de publicar contenidos en los cursos y hacer seguimiento a las actividades de aprendizaje de los aprendices. La transferencia para este rol debe incluir como mínimo los temas relacionados al curso virtual para tutores, y todos aquellos conexos a las funciones propias de su rol.
5.12.1.3 Integrador
Es la persona de apoyo administrativo en los Centros de Formación. La transferencia de conocimiento para integradores debe incluir entre otros los temas relacionados a la gestión de cursos, funcionalidades de gestión al interior del curso, tipos de contenido, así como los incluidos en el curso virtual para tutores. Adicionalmente, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Solución a problemas frecuentes de orden técnico
b. Configuración recomendada de navegadores, herramientas de sistema operativo,
plugins, diagnóstico y detección de problemas frecuentes causados por configuración de red.
5.12.1.4 Técnico de mesa de ayuda
Es la persona que apoya los procesos frente a personal administrativo del SENA. La transferencia de conocimiento para este rol debe incluir los temas relacionados al curso virtual para aprendices, descritos en el presente documento, así como también: a. Solución a problemas frecuentes de orden técnico
b. Configuración recomendada de navegadores, herramientas de sistema operativo,
plugins, testeo y detección de problemas frecuentes causados por configuración de red
c. Establecimiento de un protocolo para el diagnóstico, solución y escalamiento de
inconvenientes técnicos. 5.12.1.5 Técnico de Centro de Contacto
Es la persona que apoya los procesos frente al usuario final. Para este rol se deben incluir los mismos temas de la transferencia de conocimiento aplicada a los Técnicos de Mesa de Ayuda.
5.12.2 Lugar de la transferencia de conocimiento
La transferencia de conocimiento a realizar de manera presencial a los distintos roles, deberá ejecutarse en las ciudades o municipios requeridas por el SENA. Es importante tener presente que las transferencias de conocimiento a los administradores y técnicos de Centro de Contacto se realizarán en la ciudad de Bogotá.
Para las transferencias de conocimiento a realizar de forma virtual, se deberá tener presente que es para personal que se encuentra en las diferentes regionales del SENA a nivel nacional, por lo que las conexiones a Internet pueden variar entre cada regional, y el contratista deberá adaptar su programa y/o recursos para cada condición de acceso existente.
5.12.3 Características de la transferencia de conocimiento El proveedor deberá realizar las sesiones de transferencia de conocimiento de acuerdo con los siguientes requerimientos y lo establecido en el presente documento, las sesiones deben ser acordadas con el SENA y la Interventoría.
Los roles que participarán en esta actividad son:
ROL CANTIDAD MODALIDAD
Administradores 10 Presencial Instructores 350 Presencial Integradores 250 Presencial
Técnicos de mesa de ayuda 200 Virtual Técnicos de centro de contacto 50 Presencial
Tabla 3. Características de la transferencia de conocimiento Para el caso de las transferencias de conocimiento virtual, el SENA brinda la opción de que el contratista pueda apoyarse en herramientas tecnológicas como webconference y el sistema de videoconferencia de la entidad. El SENA velará por el correcto funcionamiento del sistema de videoconferencia de la entidad.
Nota 1: Para los administradores, se debe realizar por lo menos una (1) transferencia de conocimiento cada año durante el tiempo de ejecución del contrato.
Nota 2: Para los instructores e integradores, se debe hacer una (1) transferencia de conocimiento cada vez que se realice cambio de versión.
Nota 3: Para los técnicos de mesa de ayuda, se deben realizar dos (2) transferencias de conocimiento cada año, durante el tiempo de ejecución del contrato. En caso de presentarse un cambio de versión, también se deberá realizar una transferencia de conocimiento distinta a las dos (2) establecidas por año.
Nota 4: Para los técnicos de centro de contacto, se debe realizar una (1) transferencia de conocimiento cada año, durante el tiempo de duración del contrato. En caso de presentarse un cambio de versión, también se deberá realizar una (1) transferencia de conocimiento distinta a la establecida por año.
Para efectos de la ejecución de las actividades asociadas a la transferencia de conocimiento, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: a. Para las trasferencias de conocimiento de manera presencial, se manejaran
grupos de máximo 25 personas por sesión. b. Para las transferencias de conocimiento de manera virtual, se manejaran grupos
de máximo 50 personas por sesión. Es responsabilidad del proveedor: a. El traslado del personal técnico y pedagógico requerido para la realización de las
transferencias de conocimiento presenciales y virtuales. b. Facilitar las instalaciones en la cual se realizarán las transferencias de
conocimiento. c. Suministrar, instalar, puesta a punto y operación de la infraestructura tecnológica
(hardware, software y comunicaciones) requeridas para ejecutar las transferencias de conocimiento.
d. Conexión a Internet y toda la infraestructura necesaria para realizar las prácticas durante la transferencia de conocimiento.
e. Proporcionar los equipos de cómputo con las características técnicas adecuados a
los requerimientos exigidos para la transferencia de conocimiento. f. Refrigerios para los aprendices y estación de café.
g. Entregar el material impreso y/o digital a los asistentes en cada sesión de
transferencia de conocimiento. h. Suministrar al SENA la lista de asistencia para cada transferencia de conocimiento
que se realice. i. Entregar las certificaciones de asistencia a los participantes de las transferencias
de conocimiento (para sesiones presenciales). j. Entregar, el temario a desarrollar en las transferencias de conocimiento para cada
uno de los roles con el suficiente tiempo de anticipación. k. Indicar la metodología a utilizar para las transferencias de conocimiento presencial
y virtual. l. Las transferencias de conocimiento se desarrollaran en un horario intensivo,
previamente acordado con el SENA. 5.12.4 Criterio de aceptación de la transferencia de conocimiento
De cada sesión, el contratista deberá dejar registro documental de los temas tratados, de los asistentes, quienes se registrarán con nombre, documento de identidad, centro de formación al que pertenecen, email y su rol; y de la calificación dada por cada uno(a) de ellos al curso o sesión. Una sesión o curso se dará por aceptado cuando al menos el 80% de los participantes le dé una calificación mayor o igual a 3.75 / 5.0. En el evento de que estos criterios no se cumplan la sesión de transferencia de conocimiento o curso deberá dictarse nuevamente.
5.12.5 Curso Virtual de Manejo de Plataforma
El oferente debe suministrar cursos virtuales para el manejo de la Plataforma ofertada, de manera que abarque todos sus componentes tecnológicos. Los cursos virtuales deben ofrecerse en idioma Español – Latinoamericano. El material no debe estar sujeto a la presentación del mismo a través del LMS, deben ser contenidos HTML que puedan ser publicados en Internet sin la intermediación del aula virtual.
Los cursos virtuales deben estar en formato html con animaciones y un nivel de interactividad dos o superior que permita al usuario navegar en el material, escuchar narraciones de audio, videos y recomendaciones para mejores prácticas.
NIVEL DE INTERACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
Nivel 1: Baja Interactividad
Normalmente conocimientos o contenidos de familiarización provistos en un formato lineal. El nivel 1 se utiliza primordialmente para introducir una idea o concepto. El usuario tiene poco control o total carencia del mismo sobre la secuencia de los eventos del material de aprendizaje. La interactividad mínima puede incluir gráficas simples y/o clipart, y navegación simple Atrás/Adelante.
Nivel 2: Interactividad Moderada con Emulación
Involucra la presentación de más información que el Nivel 1 y ofrece mayor control por parte del aprendiz sobre el contenido. Típicamente es utilizado para operaciones no complejas y materiales adicionales
NIVEL DE INTERACTIVIDAD DESCRIPCIÓN de estudio u operaciones que implican conocimientos más
complejos. Se pueden presentar emulaciones o simulaciones a través de gráficos originales y animación simple, usualmente acompañados de narración (audio). Las opciones de navegación para el aprendiz incluyen la expansión de menús, movimiento hacia atrás y adelante en el contenido, páginas de índice/mapa y glosarios.
Nivel 3: Interacción/ Simulación Intermedia
Involucra interacción con información más compleja y permite un nivel de control incrementado. El vídeo, los gráficos, o la combinación de ambos pueden ilustrar o simular la operación de un sistema, subsistema o equipo, procedimientos modelo, o desplegar imágenes complejas. Los usuarios pueden ser instados al uso alternado de múltiples ventanas para mantener el ritmo del contenido. Múltiples ramas (Dos a tres niveles) y respuesta rápida son provistos para brindar apoyo a nuevas mediaciones. Las emulaciones y simulaciones constituyen una parte integral de esta presentación, sin embargo estas simulaciones no son de juego libre y absoluto. Los gráficos incluyen imágenes originales, animaciones, videos y opcional mente soporte de audio complejo.
Nivel 4: Interacción/ Simulación avanzada
Involucra una presentación detallada, comprensión y memoria de información de alta complejidad y permite un control casi pleno sobre el contenido. La mayoría de tareas y procedimientos son demostrados con interacción plena y similar a la tecnología de simulador. El contenido es extremadamente complejo e involucra el uso de escenarios y situaciones más auténticas para mejorar la transferencia de conocimientos. Procedimientos complicados de operación y mantenimiento son normalmente practicados con el nivel 4, y encierra todos los elementos del nivel 1 al 3 además de interactividad avanzada, ramificación extensiva a través de múltiples menús, y animaciones y vídeo complejos
Tabla 4. Niveles de interactividad Los contenidos que requieran de adobe flash player para ser visualizados, deben tener una versión alterna en html5 o tecnología similar que mantenga el nivel de interactividad de la aplicación y que permita ser usada por los usuarios que no tengan instalado el flash player en su dispositivo de trabajo.
5.12.6 Curso virtual para tutores
El curso virtual para tutores debe ofrecer toda la información necesaria para que un tutor pueda utilizar adecuadamente la plataforma. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual: a. Administración de contenidos
o Tipos de contenido que se manejan. o Adicionar, modificar, copiar, mover y eliminar archivos de contenido. o Soporte para archivo bajo el estándar SCORM o Paquetes de contenido IMS o Archivos multimedia o Importar y exportar contenidos. o Glosario
b. Administración de herramientas de colaboración
o Foros o herramienta equivalente o Chats o Videoconferencia o Anuncios, mensajes, correo electrónico o Blogs
c. Administración de pruebas, preguntas, bancos de preguntas y actividades
o Adicionar, modificar y eliminar pruebas o cuestionarios
o Tipos de preguntas o Reportes de actividades o Bancos de preguntas o Encuestas o Crear y publicar pruebas o Agregar y configurar actividades
d. Manejo de herramientas administrativas
o Estadísticas y reportes o Manejo del Libro de Calificaciones o herramienta equivalente o Sistema de alertas o Publicación del perfil u hoja de vida del tutor.
e. Repositorio de Contenidos
o Concepto y estructura del repositorio de contenidos o Cómo subir y administrar contenidos o Metadatos y Clasificación de contenidos o Compartir archivos, permisos o Búsqueda de archivos apoyados en Metadatos o Uso del repositorio de contenido integrado con el LMS
f. Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles
o Conceptos y finalidad de uso de herramientas para el apoyo vía dispositivos móviles.
o Dispositivos y sistemas operativos a los que aplica, descarga e instalación de la aplicación.
o Demostración de funcionamiento. o Listado de herramientas disponibles bajo el estándar móvil y configuración
general del entorno. o Requerimientos técnicos.
5.12.7 Curso virtual para aprendices
El curso virtual para aprendices debe ofrecer toda la información necesaria para que un aprendiz pueda utilizar adecuadamente la plataforma. Este curso debe estar disponible permanentemente para todos los aprendices que estén activos. A continuación se describe los temas que como mínimo debe incluir este curso virtual: a. Visualización de contenidos
o Tipos de contenido que se manejan. o Ver contenidos o Glosario
b. Herramientas de colaboración
o Participar en un foro o Participar en un chat o Participar en una videoconferencia o Ver anuncios o Enviar y leer mensajes o Participar en un wiki o Escribir entradas en blog o Ver el blog de otro aprendiz o del tutor
c. Actividades de aprendizaje
o Tipos de preguntas o Responder un cuestionario o prueba
o Participar en un sondeos o Actividades
d. Herramientas administrativas
o Ver calificaciones obtenidas o Sistema de alertas o Publicación del perfil
e. Repositorio de Contenidos
o Concepto y estructura del repositorio de contenidos o Cómo subir y administrar contenidos o Metadatos y Clasificación de contenidos o Compartir archivos, permisos o Búsqueda de archivos apoyados en Metadatos o Uso del repositorio de contenido integrado con el LMS
f. Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles
o Conceptos y finalidad de uso de herramientas para el apoyo vía dispositivos móviles.
o Dispositivos y sistemas operativos a los que aplica, descarga e instalación de la aplicación
o Demostración de funcionamiento o Listado de herramientas disponibles bajo el estándar móvil y configuración
general del entorno o Requerimientos técnicos.
5.12.8 Material de Apoyo
El oferente deberá suministrar el manual de usuario por cada rol y producto suministrado, en idioma español latinoamericano y con la descripción de uso de cada una de las funcionalidades incluidas. Estos manuales deben ser entregados una (1) semana antes al inicio de las transferencias de conocimiento y podrán ser facilitados en formato digital. El contratista actualizará los cursos virtuales y el material de apoyo cada vez que la plataforma o alguno de sus componentes sean actualizados a una nueva versión.
5.13 INTEGRACION CON APLICATIVOS MISIONALES
El SENA cuenta con dos aplicativos misionales que contienen la información relacionada con los procesos de Formación Titulada, Formación Complementaria Virtual y Formación Complementaria Presencial13, Sofia Plus y Oficina Virtual. El LMS debe cumplir con los requerimientos necesarios para integrarse con dichos aplicativos, con los detalles que relacionados a continuación:
5.13.1 Sofía Plus Formación Titulada
Para los procesos de Formación Titulada, el SENA cuenta con el aplicativo SOFIA Plus, que se constituye el generador de la información y los insumos para que el LMS alimente sus base de dato de acuerdo con la dinámica diaria en los procesos de
13 Se incluye en este apartado la Formación Complementaria Presencial, ya que existe la posibilidad de que la formación complementaria sea gestionada totalmente por el Aplicativo Sofia Plus, de manera que el LMS debe estar preparado para ese caso también.
creación de cursos (fichas), matrícula de aprendices, asignación de rutas de aprendizaje14, asignación de proyectos15, asignación de tutores, entre otras acciones.
Se ofrece a manera de resumen, un esquema de interoperabilidad y de elementos que intervienen en el proceso de comunicación y sincronización de la información de Sofía Plus con el LMS respectivo:
Figura 3. Arquitectura de Interoperabilidad LMS - Aplicación Sofia Plus A continuación describimos la arquitectura propuesta, mediante la cual se puede implementar un esquema de integración activo basado en la consultas de registros de cambios en el sistema SOFIA PLUS. La arquitectura propuesta fue verificada por el equipo de interoperabilidad del proyecto SOFIA PLUS y se validó su correcta operación.
5.13.1.1 Base de datos de integración
La plataforma LMS consulta las novedades registradas en la tabla de índice de cambios (INDEX_DB) e identifica las actualizaciones y modificaciones realizadas en SOFIA. En la tabla de indexación se están almacenando los eventos relevantes de cambio necesarios para la operación del esquema de integración. Cada una de las plataformas LMS accede mediante un usuario específico a la base de datos de replica con toda la información y tendrá disponible para consulta los registros de cambio y datos que le han sido asignados únicamente.
5.13.1.2 Módulo controlador de la plataforma LMS
Este componente es el responsable de consultar la base de datos de integración garantizando la integridad y completitud de la información consultada. Se recomienda utilizar una base de datos local en el LMS para almacenar los registros y realizar un procesamiento posterior de estos.
5.13.1.3 Módulo de intermediación
Para cada registro cargado por el controlador, el intermediador identifica el tipo de cambio registrado, realiza las consultas necesarias en la base de datos de replica
14 La definición de ruta de aprendizaje y descripción de temas relacionados se puede ubicar en http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=163&Itemid=1 15 Más información sobre el concepto de Proyectos Formativos y su manejo en el Aplicativo de SOFIA Plus, se puede encontrar en: http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=162&Itemid=1
obteniendo todos los datos necesarios para la ejecución del método en el API del LMS y realiza la invocación al respectivo método del API.
5.13.1.4 API del LMS
Finalmente existe un componente que invoca los métodos propios del API del LMS con los parámetros, secuencia y demás requisitos definidos por el sistema LMS para la ejecución de métodos (Creación / Eliminación de Cursos, Creación, Eliminación y Actualización de usuarios)
Los detalles técnicos con respecto a esta integración la pueden encontrar en el ANEXO E.
5.13.2 OFICINA VIRTUAL
Los procesos de formación totalmente virtual, se apoyan actualmente en la aplicación de Oficina Virtual, que constituye el generador de la información y los insumos para que el sistema de LMS cree los espacios de trabajo para aprendices, tutores y personal adicional, quienes ingresar por medio el portal www.senavirtual.edu.co, a sus espacios de formación.
Actualmente soporta la oferta, inscripción, asignación, certificación y programación administrativa general, de todo el proceso de formación totalmente virtual.
Provee la información de usuarios, cursos creados, usuarios asociados a cursos y tutores, plantillas de cursos (cursos semilla), para que el LMS, a través de la integración (sincronización de información mediante procesos batch), replique la información.
5.13.2.1 Esquema de sincronización actual entre Oficina Virtual y el LMS a través
de archivos planos El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, cuenta actualmente con la aplicación de Oficina Virtual, que se encarga de la gestión general de los procesos relacionados con Formación Virtual, de la modalidad de Formación Complementaria del SENA. De esta forma, ésta aplicación cubre y soporta los siguientes procesos:
1. Oferta Educativa de Cursos Virtuales 16 de Formación Complementaria
(inscripciones) 2. Gestión de Tutores de cursos virtuales
3. Gestión Educativa de Cursos Virtuales de formación complementaria (Creación,
asignación de tutores, asignación de aprendices, manejo de estados de aprendices en cursos, cierre de cursos y manejo del histórico de dicha formación)
4. Generación de Certificación Electrónica para aprendices que aprueban cursos de
formación virtual
16 Los detalles de los cursos virtuales ofertados se pueden encontrar en http://www.senavirtual.edu.co/oferta.php?areaid=ALL
5. Sincronización de la información de Usuarios, Cursos Activos, Asociación de aprendices a cursos y asociación de tutores a cursos, al software de Learning Management System (LMS).
Dado este escenario, es propósito de esta sección describir el proceso mostrado en la figura No. 4, el cual debe ser ejecutado dos (2) veces al día, cada doce (12) horas. El procedimiento describe el mecanismo de transferencia de la información de usuarios, cursos activos, Asociación de aprendices a cursos y asociación de tutores a cursos, al software de LMS.
El esquema general de funcionamiento es el siguiente:
Figura 4. Esquema de sincronización entre Oficina Virtual - LMS Describiendo cada uno de los componentes que se ven en la gráfica se tiene lo siguiente:
a. BD Sql Sever 2005 Data: es la base de datos de Oficina Virtual, que se encuentra
actualmente instalada en un motor de Base de Datos Microsoft™ SQL Server 2005.
b. Oficina Virtual: Es el componente de Aplicación de Oficina Virtual, que se
encuentra dispuesta sobre servidores de aplicación bajo esquema de Balanceo de Cargas, programada en lenguaje PHP Versión 5.2.5.
c. Generación de Archivos: Es el proceso por medio del cual se generan los
archivos con la información necesaria de usuarios, cursos, asociación de usuarios a cursos (enroll) y asociación de tutores a cursos (Staff). Este componente es asumido por el SENA y se ejecuta dos veces por día.
d. FTP: es el servicio de File Transfer Protocol FTP en el cual se publican los
archivos resultantes del proceso de Generación de Archivos descrito en el literal c. Este servicio de ftp, debe contar con credenciales de acceso que permitan al
proceso de Generación de Archivos conectarse y subir los archivos de sincronización y debe ser provisto por el proveedor.
e. Controller: Se llama Controller al script que en el sistema del LMS, descarga los
archivos dispuestos en el FTP y los procesa, realizando la creación de nuevos registros de cursos, nuevos usuarios, nuevos enrolamientos de aprendices y nuevos enrolamientos de instructores/tutores a cursos. Igualmente el controller enviará la información necesaria al componente de replicación de file system de cada curso, de acuerdo con los contenidos de la plantilla de curso o curso semilla. Nota: El término “replicación” no implica que el file system de un curso nuevo sea un conjunto de archivos duplicado de la plantilla de curso o curso semilla.
f. Reporte Logs: El controller también debe enviar un correo electrónico de LOG con
la información resumida del proceso, así como de los registros que hayan presentado error, junto con el código o causas de dicho error por cada uno de ellos. El buzón de correo electrónico será el definido por el SENA.
g. Cron Job: Es la tarea programada que causará que la tarea de sincronización se
ejecute cada cierto tiempo. Esta tarea debe estar sincronizada con el horario y calendario oficial colombiano.
h. Replicación File System: El proceso de File System es el que permite que una
vez recibida la información de un curso a crear mediante los archivos de sincronización, los contenidos de éste nuevo curso sean heredados de su plantilla de curso correspondiente ò curso semilla y que para el usuario final, tutores y aprendices, sea un proceso transparente. Los archivos del nuevo curso creado deben apuntar a una estructura de repositorio de contenido, de manera que se optimice el uso de Disco Duro.
Finalmente, aclarar que todos los cursos que sean sincronizados y creados sobre el LMS, a partir de la información obtenida de los archivos planos que suministra la oficina virtual, deben ser creados de manera integral, iguales a su plantilla de curso o curso semilla.
Una plantilla de curso o curso semilla, es el conjunto de recursos base para que a partir de él sea posible crear un nuevo curso. Una semilla puede incluir diferentes tipos de recurso como: imágenes, archivos descargables (creados con herramientas ofimáticas, pdf), elementos multimedia (audio, video), páginas html (incluye, páginas, imágenes, hojas de estilo, archivos de javascript), paquetes scorm, sondeos, pruebas, foros, entre otros.
5.13.2.2 Estructura de los archivos de sincronización con Oficina Virtual
Los archivos de sincronización contienen la información a nivel de datos para que el LMS cree los nuevos usuarios, cursos y enrolamientos de instructores/tutores y aprendices en los cursos que se van creando diariamente. La estructura con la cual la oficina virtual publica los archivos en el servicio FTP del proveedor es el siguiente:
a. Archivo COURSES.TXT: El archivo courses.txt es generado por la oficina virtual,
contiene los datos de todos los cursos que activos y debe contener un encabezado o header de la siguiente forma:
external_course_key|course_id|course_name|template_course_key|institution_name
CAMPO DESCRIPCION
CAMPO DESCRIPCION external_course_key Es el valor correspondiente al código del curso en la Oficina Virtual.
Actualmente es un valor de tipo numérico. course_id Es el valor correspondiente al código del curso tal y como debe
quedar en el LMS. Actualmente es el mismo valor de external_course_key. Es de tipo numérico.
course_name Nombre del curso a crear. Actualmente es un dato tipo texto, de hasta 250 caracteres.
template_course_key Código del curso semilla al cual hace referencia el curso nuevo a crear. Este dato es numérico y el código es el que tiene el curso template en el entorno del LMS. institution_name: Actualmente este dato es usado para los cursos de idiomas, generalmente para enviar datos que puedan ser de utilidad para hacer Single Sign On con plataformas de Bilingüismo.
Tabla 1. Estructura del archivo courses.txt
El archivo COURSES.TXT contiene un footer que identifique la fecha de generación del archivo y la cantidad de registros que contiene.
b. Archivo USERS.TXT : El archivo Users.txt contiene la información de la totalidad
de usuarios activos en el sistema.
Archivo con el siguiente encabezado: external_person_key|user_id|system_role|institution_role|firstname|lastname|email| passwd|student_id
CAMPO DESCRIPCIÓN
external_person_key Corresponde a un identificador único del usuario en el sistema SENA. Actualmente es un dato consecutivo y único para cada registro de usuario generado por la base de datos. El tipo de dato es numérico.
user_id Es el dato de identificación del usuario en el sistema de LMS, actualmente es un dato tipo varchar de 16 como longitud.
system_role Es el rol del usuario en el sistema. El proveedor ofrecerá el catálogo de roles de sistema cuyos posibles valores aplicarán en este campo. Es un dato de tipo texto.
institution_role Es el rol del usuario desde el punto de vista funcional, por ejemplo, si es instructor, coordinador académico, etc. Actualmente es un dato de tipo texto.
Firstname Nombre del usuario. Dato de tipo varchar 64.
Lastname Apellidos del usuario. Dato de tipo varchar 64. Email Correo electrónico del usuario: Dato de tipo varchar 64. Passwd Contraseña del usuario. Dato de tipo varchar 64. La clave (password) va sin
encriptar, pues así se almacena esta información en la base de datos. Si es necesario hacer una encripción, el proveedor deberá hacerla para incluir los datos en su sistema.
student_id Este dato será el Username con el cual el usuario va a ingresar al sistema de LMS. Actualmente es el mismo User_id, es de tipo varchar 64.
Tabla 2. Estructura del archivo users.txt
El archivo USERS.TXT contiene un footer que identifica la fecha de generación del archivo y la cantidad de registros que contiene.
c. Archivo ENROLLS.TXT: Este archivo contiende todos los enrolamientos de
usuarios aprendices a cursos en el sistema.
Archivo con el siguiente encabezado: external_person_key|external_course_key|role
CAMPO DESCRIPCIÓN
external_person_key Corresponde a un identificador único del usuario en el sistema SENA.
Actualmente es un dato consecutivo y único para cada registro de usuario generado por la base de datos. El tipo de dato es numérico. En caso de querer asociar a un usuario en un curso, este debe venir relacionado en al archivo de users y el external_person_key de dicho archivo es el que se debe colocar aquí.
External_course_key Es el valor correspondiente al código del curso en la Oficina Virtual. Actualmente es un valor de tipo numérico. Si en un registro viene un usuario asociado a este curso, entonces el usuario debe venir registrado en el archivo users.txt y el curso en el archivo de courses.txt.
Role Es el role del usuario en el curso. Si además de estudiante hay otro rol en el curso, por ejemplo, monitor, observador, invitado.
Tabla 3. Estructura del archivo enrolls.txt
El archivo USERS.TXT contiene un footer que identifica la fecha de generación del archivo y la cantidad de registros que contiene.
d. Archivo STAFF.TXT: Este archivo contiene la totalidad de enrolamientos o
asociaciones de tutores a cursos.
Archivo con el siguiente encabezado external_person_key|external_course_key|role
CAMPO DESCRIPCIÓN
external_person_key Corresponde a un identificador único del usuario en el sistema SENA. Actualmente es un dato consecutivo y único para cada registro de usuario generado por la base de datos. El tipo de dato es numérico. En caso de querer asociar a un usuario en un curso, este debe venir relacionado en al archivo de users y el external_person_key de dicho archivo es el que se debe colocar aquí.
External_course_key Es el valor correspondiente al código del curso en la Oficina Virtual. Actualmente es un valor de tipo numérico. Si en un registro viene un usuario asociado a este curso, entonces el usuario debe venir registrado en el archivo users.txt y el curso en el archivo de courses.txt.
Role Es el role del usuario en el curso. Si además de instructor hay otro rol en el curso, por ejemplo, coordinador académico, subdirector, supervisor entre otros
Tabla 4. Estructura del archivo staff.txt
Los archivos detallados anteriormente son producidos por el SENA y puestos en el Ftp que establezca el proveedor, quien debe proveer la dirección IP, junto con las credenciales respectivas para que el proceso de la oficina virtual pueda conectarse y publicar los archivos.
Los archivos generados son empaquetados en un archivo comprimido (.zip), de manera que se sube un único archivo a la locación FTP suministrada. El proveedor debe a su vez realizar el proceso de sincronización correspondiente, teniendo en cuenta mecanismos de validación para los archivos suministrados, entre los cuales está como mínimo, el de comprobar que la cantidad de registros en cada archivo no sea cero y que los archivos no estén corruptos, enviando la alerta respectiva a los buzones de correo definidos para enviar logs del proceso.
Es Importante que el proveedor tenga en cuenta que la tarea desde el lado del SENA, se corre dos veces al día y se publica el archivo en el ftp establecido, reemplazando el anterior. Los horarios en los cuales se ejecuta el Controller por parte del proveedor deben ser acordados y congruentes de manera que en el momento en que se ejecute, la parte que corresponde al SENA ya haya culminado.
Una vez terminado cada proceso de sincronización, el proveedor debe enviar un registro detallado del proceso, con:
a. Cantidad de cursos procesados creados. b. Cantidad de errores en creación de cursos. c. Cantidad de usuarios creados. d. Cantidad de errores en usuarios creados. e. Cantidad de asociaciones exitosas de aprendices a cursos. f. Cantidad de errores en asociaciones de aprendices a cursos g. Cantidad de asociaciones exitosas de tutores cursos h. Cantidad de asociaciones fallidas de tutores a cursos i. Resultado final del proceso: Exitoso o No exitoso.
En un archivo en formato .CSV, de deben adjuntar los errores de cada parte del proceso, detallando para cada archivo la información del usuario, curso, e intento de asociación que presentó problema, así como las causas del mismo.
El correo electrónico debe mostrar el resultado final del proceso, si fue exitoso o no. El mensaje de correo electrónico deberá ser enviado al SENA y la Interventoría, a buzones de correo electrónico acordados entre las partes. Este resumen adicionalmente debe quedar publicado en la herramienta destinada para soporte técnico, descargable en formato Excel o .CSV, suministrando un rango de fechas y con la información del porcentaje de procesos exitosos y no exitosos consolidado por mes.
Finalmente es importante que el proveedor tenga en cuenta que el proceso de sincronización es determinante para el éxito y normal desarrollo de la gestión educativa, por esta razón debe comprometerse totalmente para garantizar la ejecución de cada uno de ellos, y en caso de falla comprobada e imputable al proveedor, éste deberá garantizar de manera inmediata la ejecución del proceso fallido, sin afectar el desempeño del sistema, y el servicio a los usuarios tanto antiguos en el sistema, como los nuevos que se encuentren en los archivos cuyo proceso de sincronización falló.
5.13.3 INTEGRACIÓN CON PLATAFORMAS DE BILINGÜISMO
El proveedor deberá realizar todas las actividades necesarias para garantizar los componentes de integración con plataformas destinadas para Bilinguismo, de acuerdo con el ANEXO F.
5.13.4 OTRAS INTEGRACIONES
El proveedor debe suministrar las herramientas técnicas necesarias, que permitan la integración de la plataforma ofertada con otras plataformas, ya sean construidas por el SENA o de terceros que necesiten integrarse como parte de las acciones que realicen conjuntamente con la entidad. Para éste propósito deberá disponer de una bolsa de mínimo 4000 horas de desarrolladores expertos en la herramienta y ofrecer los elementos técnicos necesarios y pertinentes para lograr que otros proveedores puedan establecer comunicación con los componentes, módulos o información del LMS; estos elementos como WebServices y APIs (Application Programming Interface).
El proveedor debe tener en cuenta que en el desarrollo del contrato puede haber necesidad de programar integraciones con otras plataformas o sistemas de información de terceros, por lo cual, debe incluir en su personal de soporte, perfiles conocedores de la infraestructura y del software usado, así como de programación en los lenguajes y tecnologías, en los que funcionan los componentes de integración. En
cada caso se deberá acordar conjuntamente con el SENA, el cronograma de actividades y tiempos previsto para los desarrollos necesarios.
5.14 REPOSITORIO DE CONTENIDOS
El sistema repositorio de contenido debe aportar al SENA el valor agregado, de poder organizar toda la información que se tenga como insumo o producto de los procesos formativos que se lleven a cabo apoyados o totalmente sobre la Plataforma virtual de aprendizaje.
Esta organización se debe poder constituir a nivel de la Entidad, de Cursos y de Usuarios, pudiendo en cada uno de estos espacios alojarse los archivos y/o objetos de aprendizaje que se emplean para los contenidos de los cursos virtuales y también los que produzcan tutores y aprendices como resultado de su trabajo al interior de los cursos.
De manera esquemática, podemos concebir el sistema de repositorio de contenidos como se observa en la siguiente gráfica:
Figura 5. Esquema Sistema Repositorio de Contenidos De acuerdo con la figura 5, el proveedor debe garantizar que el Repositorio de Contenidos está en capacidad de:
a. Identificar a los usuarios de LMS como usuarios también del repositorio de contenidos,
sin pedir doble autenticación en el sistema. b. Comunicarse con el LMS, almacenando y suministrando los contenidos que éste
necesita para las plantillas de cursos o cursos semillas. Es decir los contenidos de las plantillas de cursos o cursos semillas deben poder apuntar a un sitio del repositorio de contenido. Los plantillas de cursos o cursos semilla son las elementos bajo los cuales se basará la creación y replica de cursos mediante sincronización de los sistemas de Oficina Virtual y Sofia Plus. De esta manera, es necesario que los contenidos de cada uno de dichos cursos se encuentre alojados en el repositorio, y que las replicas que se creen de dichas plantillas de cursos o cursos semilla, apunten exclusivamente al mismo sitio donde se encuentran los contenidos de su plantilla de curso o cursos semilla en el repositorio.
c. Garantizar que los cursos creados a partir de una plantilla de curso o curso semilla, apuntarán al mismo espacio de repositorio de contenido que tiene la plantilla de curso o semilla original, con eso todos estarán apuntando a los mismos objetos o archivos de contenido, evitando la duplicación de estructuras de archivos y facilitando su gestión.
d. Permitir a los usuarios del LMS, guardar contenidos producto de su actividad en
los cursos. e. Permitir la clasificación de los archivos institucionales (es decir los que son de carácter
general y no de un curso específico), archivos de cursos, archivos de usuarios, y objetos de aprendizaje (que también son archivos), en Metadatos que permitan su organización y búsqueda.
f. Permitir a los usuarios acceder vía web, en línea al sistema repositorio de
contenidos, y acceder a los contenidos que tengan autorización y/o que hayan sido guardados por ellos mismos.
Funcionalmente, el Sistema Repositorio de Contenido, debe cumplir requerimientos para la Administración de Configuración, Usuarios, metadatos, permisos y control de publicaciones.
El administrador del repositorio de contenidos debe estar en capacidad de:
a. Conocer por aplicación la cantidad de almacenamiento usado en el sistema de
repositorio de contenido por parte de todos los usuarios, igualmente conocer la cuota en disco consumida por cada persona.
b. Estar en capacidad de conocer la cantidad en disco utilizada por los archivos
institucionales, los de cursos y los que han subido los usuarios por separado. c. Poder establecer y modificar permisos sobre cualquier archivo del sistema,
mediante los parámetros de: Leer, escribir, eliminar y administrar. Esto aplicándolo para un usuario en particular, un grupo de usuarios de un curso, o un rol específico (aplicando dichos permisos a todos los usuarios que tengan dicho rol). Igualmente, el administrador debe poder establecer permisos por defecto.
d. Establecer permisos sobre cada una de las grandes carpetas del sistema, así
como de cualquier elemento o archivo subido en el sistema. Los permisos deben comprender: Leer, escribir, eliminar y administrar.
e. Se debe tener un mecanismo para clasificar los objetos con Metadatos basados en
los estándares Dublin Core, IMS, de manera opcional pero obligatoriamente con Metadatos que el SENA pueda definir de manera personalizada de acuerdo con su organización (por ejemplo, clasificar objetos con metadatos que indiquen: Regional, Centro de Formación, Red de Conocimiento, Programa de Formación, Tipo de Archivo, Autor, etc.).
f. El sistema debe permitir crear un catálogo de Objetos de Aprendizaje, de manera
que se facilite la búsqueda, clasificación y disposición de todos los materiales producidos en los procesos formativos de la entidad, con usuarios o grupos de usuarios dentro del SENA e incluso con personal externo.
g. La activación/desactivación de usuarios por medio de la sincronización diaria de información, no implica el borrado de los elementos que los usuarios a desactivar tengan dentro del sistema de contenido
h. Los cursos plantilla o curso semilla del LMS, deben poder configurarse basados en
contenidos que se encuentren dentro de una estructura del sistema de contenido. Es decir, las plantillas de curso o cursos semillas deben poderse apoyar en el sistema de contenido para albergar los objetos de aprendizaje que las comprendan. Esto de manera que haya una referencia relativa a dichos contenidos y todos los cursos que se creen apoyados en dicha plantilla, apunten al mismo elemento de contenido, facilitando así la administración de los materiales.
i. El sistema debe permitir administrar y controlar la publicación de archivos de
manera centralizada o por medio de roles que tengan los privilegios para autorizar las publicaciones de otros.
j. Cada usuario cargado en el LMS por interfaz gráfica o por medio de sincronización
debe tener una cuenta en el repositorio, como parte del servicio dado por el oferente. Su cuota en disco debe ser la definida por el Administrador del Sistema, de acuerdo con el rol de dicho usuario.
k. El sistema debe informar al usuario la cuota actual utilizada en disco (en
porcentaje o en Mb) y cuando su cuota se haya cumplido. l. El usuario debe poder tener Control de Versiones para sus archivos.
m. El usuario debe estar en capacidad de poder activar seguimiento para los
contenidos u objetos que suba. n. El usuario debe poder clasificar los objetos o archivos, con los metadatos
personalizados o conjuntos de metadatos definidos por el SENA. o. El usuario debe estar en capacidad de realizar búsquedas de la manera más funcional
y clara posible, por medio de los metadatos establecidos por el administrador. p. Para los archivos que publique el usuario, éste debe estar en capacidad de administrar
los permisos para los usuarios. El proveedor debe garantizar que los archivos que los usuarios suban o publiquen en el repositorio de contenido, serán examinados y analizados con software de antivirus, con el propósito de no afectar la información contenida en la infraestructura dispuesta para el SENA.
El proveedor debe garantizar que los componentes técnicos usados para la configuración del repositorio de contenido, y su configuración, tienen la robustez necesaria para el cumplimiento de los niveles de servicio acordados.
5.15 SISTEMA DE COMUNIDAD
El sistema de Comunidad, constituye el componente que permite poder compartir, usar y promocionar el producto de las actividades propias de los procesos formativos del SENA, con los usuarios, aprendices o comunidad educativa, además del público externo.
Entre sus funcionalidades debe estar la de compartir información general que sea de necesario conocimiento de todos los usuarios y también componentes específicos que sean producto del trabajo sobre el repositorio de contenido o sobre el LMS.
Dadas estas consideraciones, el proveedor deberá tener en cuenta que para el sistema de comunidad se necesitan las siguientes funcionalidades:
a. Poder programar varios micrositios con diferente presentación gráfica y que pueda
aplicarse a público con roles institucionales o de sistema específicos. b. Dentro de cada micrositio, se debe poder adicionar componentes de información
como pestañas, botones de navegación, menús o su equivalente, de manera que permita organizar la información mostrada por temas de interés institucional y configurando las secciones para que sean visualizados por roles específicos.
c. Dentro de cada sección, se debe poder agregar elementos de información,
independientes el uno del otro, configurables en su disponibilidad. d. Se necesita poder contar con componentes o elementos automatizados para
agregar en el interior de las secciones, en los cuales se pueda incluir código HTLM, imágenes, tablas, videos y animaciones.
e. Se debe poder programar una o varias encuestas dentro de una sección, de
manera que todo el proceso de definición y montaje de la encuesta se haga por interfaz de usuario.
f. Cada usuario debe poder personalizar su entorno de trabajo, con una interfaz
gráfica, hoja de estilos o combinación de elementos de visualización gráfica que él escoja. De esta manera se debe ofrecer al usuario como mínimo dos (2) combinaciones de colores posibles para personalizar su entorno.
g. Los elementos de contenido que se incluyan dentro de las secciones deben poder
incluir código HML, referencia a sitios externos o animaciones. h. El contenido podrá ser publicado en dos idiomas: español e inglés.
Es importante que el oferente considere para su oferta, información relacionada con datos correspondientes a número de visitas diarias a la página de senavirtual, dado que el público que consultará éstas páginas incluirá usuarios externos que buscan información pero que no hacen parte de la Comunidad Educativa, y no necesariamente se inscriben en cursos virtuales o de formación titulada, y de esta manera dimensionar el componente de sistema de comunidad requerido. La información se relaciona en el ANEXO G.
5.16 HERRAMIENTAS APLICADAS A LA FORMACIÓN UTILIZANDO
TECNOLOGÍA PARA DISPOSITIVOS MÓVILES El software LMS provisto, debe estar en capacidad de distribuir contenidos vía dispositivos móviles tales como teléfonos celulares de última generación y tabletas, mostrando las herramientas del curso en el formato correcto dentro de dichos dispositivos, es decir, la interfaz de la aplicación debe adaptarse de manera correcta a las dimensiones de la pantalla del dispositivo móvil.
La aplicación dispuesta para conexión a través de dispositivos móviles debe contar como mínimo con las siguientes funcionalidades en idioma español latinoamericano:
a. Un punto central con notificaciones para el usuario, con opción de tener una lista preliminar de actividades por realizar y anuncios/noticias que haya publicado el tutor o el administrador.
b. El tutor/instructor debe poder publicar anuncios en cada uno de los cursos que
tenga asignados. c. El usuario aprendiz debe poder ver los anuncios/noticias que haya publicado el
tutor de cada uno de los cursos en los que esté participando. d. El usuario aprendiz debe poder ver las calificaciones de cada uno de los cursos en
los cuales está participando. e. La aplicación debe permitir a los usuarios con roles aprendiz y tutor, ver los foros
de cada uno de los cursos en los que estén participando o tutorizando. f. La aplicación debe permitir crear y responder opiniones en los foros, tanto a los
usuarios aprendiz como a los tutores. g. La aplicación deber permitir a los usuarios adjuntar archivos en los foros, desde su
dispositivo móvil. En este punto el proveedor, debe hacer explícito cual tipo de contenido no permite subir por razones de seguridad del sistema y también cuál es la cuota máxima por cada archivo adjunto, esto último no lo exime del cumplimiento de este requisito.
h. Ver los blogs de los compañeros y el propio.
i. Crear comentarios sobre los blogs
El producto debe ser compatible con los siguientes tipos de dispositivos: a) Apple iOS (iPod Touch, iPhone, iPad) b) Google Android ( Teléfonos móviles y Tabletas ) c) Blackberry OS y Tablet OS (RIM smart phones y Tabletas) d) Windows Phone 7 y Windows Mobile (Teléfonos móviles) e) HP WebOS f) Demás dispositivos móviles de tecnología superior
El proveedor debe garantizar la descarga de la aplicación de manera gratuita y permanente, autorizando al SENA la publicación de dichas aplicaciones para descarga desde la página web institucional, ya sea ofreciendo los archivos instaladores desde la web o enlazando al sitio donde el proveedor disponga de dichas aplicaciones. El costo de la aplicación para el usuario final debe ser gratuito. Los usuarios por su parte, tendrán la responsabilidad de contar con planes de datos que les permitan tanto descargar las aplicaciones como acceder al contenido y a los cursos.
Si se presenta un cambio de versión del LMS, que afecte esta aplicación, el proveedor debe actualizar dicha aplicación u ofrecer una que cumpla con las nuevas condiciones tecnológicas
6 ETAPAS DEL PROYECTO
Las etapas del proyecto son las siguientes:
a. Etapa de preparación b. Etapa de planeación c. Etapa de transición d. Etapa de operación e. Etapa de transferencia
6.1 ETAPA DE PREPARACIÓN
Esta etapa se establece para que todas las partes involucradas compartan conocimiento del entorno en el que se desarrollará el proyecto en los ámbitos organizacional, administrativo, legal, financiero y técnico. La misma se ejecutará realizando un conjunto de actividades que se programen de manera conjunta entre los diferentes actores y su duración será de dos (2) semanas contadas a partir de la suscripción del acta de inicio.
A continuación se describe las actas que se deben entregar de las actividades a ejecutar:
1. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
con FONADE, para revisar aspectos administrativos y jurídicos respecto del contrato que se suscriba para soportar la ejecución del proyecto.
2. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
con el SENA, para conocer áreas, dependencias, procesos, procedimientos, programas, proyectos, soluciones tecnologías u otros aspectos de carácter organizacional y técnico que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.
3. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
a través del SENA con terceros responsables de la administración y/o operación de que tienen relación directa o indirecta con el proyecto.
4. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
con la interventoría, para conocer procesos, procedimientos e instrumentos a contemplar como mecanismos de control y seguimiento tanto del contrato suscrito para la ejecución del proyecto, como del mismo.
5. Convocatoria y realización de una presentación ante FONADE, SENA e
interventoría de aspectos a contemplar en la ejecución del proyecto. 6.2 ETAPA DE PLANEACIÓN
Esta etapa se ha establecido para que durante un periodo de máximo de cuatro (4) semanas según cronograma establecido en el presente documento, se presenten las directrices, mecanismos, controles y todos aquellos aspectos relevantes relacionados con el proyecto. A continuación se describe algunos documentos que el contratista debe producir y entregar:
A continuación se describe los productos que se deben entregar y algunas de las actividades que se deben ejecutar:
1. Plan general del proyecto, el cual entre otros debe abordar los siguientes temas:
a. Metodología de trabajo a seguir para el desarrollo de las actividades y servicios descritos en el presente documento
b. Cronograma general del proyecto, en el cual específicamente se identifiquen por cada una de las etapas establecidas:
1) Actividades a realizar 2) Fecha de inicio y fecha de terminación 3) Roles responsables 4) Roles participantes 5) Hitos
c. Gestión de comunicaciones d. Gestión de aseguramiento de calidad e. Procedimiento de control de cambios
2. Plan de transferencia de conocimiento, el cual entre otros debe abordar los
siguientes temas: a. Instalación, configuración y prueba de ambiente de entrenamiento b. Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de
transferencia de conocimiento para administradores. c. Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de
transferencia de conocimiento para instructores / tutores. d. Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de
transferencia de conocimiento para integradores. e. Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de
transferencia de conocimiento para aprendices. f. Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de
transferencia de conocimiento para técnicos de mesa de ayuda g. Planeación, diseño, ejecución y evaluación de la(s) actividad(es) de
transferencia de conocimiento para técnicos de centro de contacto. h. Materiales a utilizar en la ejecución de cada una de las actividades de transferencia
de conocimiento establecidas. 3. Road Map de la Plataforma y aplicaciones que la componen.
4. Plan de gestión de riesgos el cual debe ajustarse a las mejores prácticas
5. Plan de pruebas, en el cual entre otros debe abordar los siguientes temas:
a. Tipos, caracterización y alcance de las pruebas a realizar: 1) Funcionalidad unitaria 2) Funcionalidad integrada (Interoperabilidad funcional) 3) Integración (Interoperabilidad con otras soluciones) 4) Carga 5) Stress 6) Seguridad
b. Requerimientos de infraestructura tecnológica para el ambiente de pruebas c. Requerimientos de infraestructura física para el ambiente de pruebas d. Requerimientos de infraestructura de comunicaciones para el ambiente de
pruebas e. Requerimientos de logística para la instalación del ambiente de pruebas y
posterior ejecución de actividades f. Requerimientos de datos para la ejecución de las pruebas g. Herramientas y/o instrumentos a utilizar para la planeación, diseño, ejecución,
monitoreo y evaluación de las pruebas h. Actividades de instalación y configuración del ambiente de pruebas i. Actividades de planeación, diseño, ejecución, monitoreo y evaluación de casos
de prueba. j. Relación del equipo de apoyo asignado por parte del proveedor y requerido del
SENA para ejecución de las pruebas, identificando su rol, responsabilidades y dedicación.
6. Plan de respaldo de la operación. 7. Plan de recuperación de información y restablecimiento del servicio en caso de
desastre o casos de fuerza mayor. 8. Plan de entrega y restauración de copias de seguridad en el ambiente de pruebas.
9. Plan de migración de plantillas de curso o cursos semilla.
10. Plan de integración con las aplicaciones de Oficina Virtual, SOFIA Plus y
Bilingüismo. a. Requerimientos de infraestructura tecnológica b. Requerimientos de infraestructura física c. Requerimientos de logística d. Protocolos (procedimientos e instrumentos) establecidos para el diseño,
implementación, pruebas y puesta en operación de los procesos de integración.
e. Relación del equipo de apoyo asignado por parte del contratista y requerido del SENA para ejecución de los protocolos de integración establecidos, identificando su rol, responsabilidades y dedicación.
11. Plan de estabilización del servicio, el cual debe incluir:
a. Formación Titulada b. Formación Complementaria
12. Acuerdos de Niveles de Servicio
13. Plan de soporte técnico que incluye los procedimientos e instrumentos
establecidos en relación con la gestión de incidencias sobre la infraestructura tecnológica que soporta la operación de la solución.
14. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
para conocer los requerimientos y/o observaciones que respecto de los productos de la etapa se hagan por parte del SENA y/o la interventoría.
Todos los documentos a que se hace mención deben estar en idioma español latinoamericano y disponible en formato electrónico, mientras que de la ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta de reunión, y en el registro de los instrumentos establecidos para tal fin, al igual que la generación de un Informe Final de Ejecución de Etapa.
6.3 ETAPA DE TRANSICIÓN
Esta etapa se ha establecido para que durante un periodo de máximo de dieciocho (18) semanas según cronograma establecido en el presente documento, se lleven a cabo todas las actividades que conlleva que la responsabilidad en la prestación del servicio pase de un operador a otro. La ejecución de esta etapa se debe llevar de acuerdo con las directrices, mecanismos, controles y todos aquellos aspectos requeridos por el SENA y la Interventoría y acordados en la etapa de planeación.
Durante esta etapa, el nuevo proveedor deberá realizar las actividades necesarias para poner a punto los servicios ofrecidos de acuerdo con los planes, protocolos,
procedimientos e instrumentos establecidos durante la etapa de planeación. Entre otras actividades debe adelantar:
Instalación, configuración y puesta a punto de la infraestructura tecnológica requerida Ejecución de la migración de plantillas de cursos o cursos semillas Configuración y puesta a punto de la integración con los sistemas del SENA, incluyendo los requerimientos de Bilinguismo. Ejecución de las actividades necesarias para la estabilización del servicio. Ejecución de las actividades establecidas para la transferencia de conocimiento.
Entrega de manuales de la Plataforma, y materiales diseñados para la formación de usuarios y uso de la Plataforma.
De la ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta de reunión y en el registro de los instrumentos establecidos para tal fin, al igual que la generación de un Informe Final de Ejecución de Etapa.
6.4 ETAPA DE OPERACIÓN
Esta etapa está asociada con la responsabilidad que tiene el contratista de prestar los servicios ofrecidos y de operar la solución en un 100% bajo el cronograma fijado y de acuerdo con las directrices, mecanismos, controles y todos aquellos aspectos establecidos durante la etapa de planeación y cumpliendo con los requerimientos, servicios, acuerdos de niveles de servicio y demás aspectos descritos en las reglas de participación que se establezcan. Esta etapa inicia una vez se finalice la etapa de transición y va hasta finalizar el contrato.
1. En la primera (1) semana, se debe realizar la entrega de los siguientes productos:
a. Documento de esquema y procedimientos de DataCenter, que incluya: i. Inventario del hardware utilizado para la configuración de la solución a
operar ii. Inventario del software (operativo, base, aplicación y utilitario) utilizado para
la implantación de la solución a operar. iii. Inventario de los elementos de comunicaciones utilizados para la
implantación de la solución a operar. iv. Configuración de la infraestructura tecnológica prevista para la implantación
de la solución. v. Esquema utilizado para la solución, organización del sistema de Balanceo
de Cargas y de clúster para la base de datos. vi. Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos
para la administración y monitoreo de la infraestructura tecnológica (hardware, software y elementos de comunicaciones) dispuesta en el centro de datos para soportar la operación de la solución.
vii. Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos para el mantenimiento de la infraestructura tecnológica que soporta la operación de la solución.
viii. Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la seguridad de la infraestructura tecnológica que soporta la operación de la solución.
ix. Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la seguridad informática respecto de los datos que se gestionan en relación con la operación de la solución.
x. Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con el respaldo (“backup”) de los datos que se gestionan en relación con la operación de la solución.
xi. Documentación respecto de los procedimientos e instrumentos establecidos en relación con la recuperación (“recovery”) de los datos que se gestionan en relación con la operación de la solución.
b. Certificaciones de licenciamiento del software utilizado.
c. Manuales técnicos de las aplicaciones, software o soluciones que conforman la
plataforma tecnológica que soporta la operación de la solución. Los manuales a que se hacen referencia son los que actúan como instrumento de trabajo para el rol de Administrador de la Solución.
2. Durante la ejecución de esta etapa, se debe realizar la entrega de los siguientes
productos:
a. Medios físicos en los que se almacenen las copias de respaldo de datos de acuerdo con la periodicidad y características definidas en el Plan de respaldo de datos.
b. Informes mensuales respecto de la operación de la solución. Entre otros
aspectos estos informes deben contemplar: i. Relación de los cambios realizados sobre la configuración de la
infraestructura tecnológica. ii. Relación de actividades desarrolladas durante el periodo del informe iii. Relación de actividades a desarrollar durante el siguiente periodo iv. Relación de logros (hitos) alcanzados en el período v. Relación de logros (hitos) a alcanzar en el siguiente período vi. Situaciones que requieren de manejo porque afectan o podrían afectar la
operación vii. Evaluación de alternativas para resolver las situaciones identificadas viii. Recomendaciones y/o sugeridas para optimizar la operación
c. Plan de transferencia entre operadores. Deberá ser entregado antes de iniciar
la etapa de transferencia. 3. Al finalizar la etapa de operación, el proveedor debe hacer entrega de los medios
físicos en los que se almacenen las copias de respaldo de los datos de esta etapa, incluido el file system.
Todos los documentos a que se hace mención deben estar en idioma español latinoamericano y disponible en formato electrónico, mientras que de la ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta de reunión.
6.5 ETAPA DE TRANSFERENCIA
En esta etapa se realiza el proceso de transferencia y empalme con el nuevo proveedor de servicio que se contrate. Esta etapa inicia cuatro (4) meses antes de finalizar el contrato y se realiza en paralelo con la etapa de operación y de acuerdo con el plan de trasferencia establecido. Las actividades realizadas en esta etapa no excluyen al contratista del cumplimiento de sus obligaciones derivadas del contrato.
A continuación se describe los productos que se deben entregar y algunas de las actividades que se deben ejecutar:
1. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen con el nuevo operador, para revisar aspectos organizacionales, administrativos, jurídicos y técnicos respecto de la ejecución de la etapa.
2. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
con FONADE, para revisar aspectos administrativos y jurídicos respecto de la ejecución de la etapa.
3. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
con el SENA, para conocer aspectos de carácter organizacional y técnico que tienen relación directa o indirecta con la ejecución de la etapa.
4. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
a través del SENA con terceros responsables de la administración y/o operación de que tienen relación directa o indirecta con la ejecución de la etapa.
5. Participación en la(s) sesión(es) de trabajo que de manera conjunta se programen
con la interventoría, para conocer procesos, procedimientos e instrumentos a contemplar como mecanismos de control y seguimiento respecto de la ejecución de la etapa.
6. Atender con la oportunidad y calidad requerida todos los requerimientos de
información que por parte de FONADE, SENA e Interventoria se realicen en el marco de ejecución de la ejecución de la etapa.
Todos los documentos a que se hace mención deben estar en idioma español latinoamericano y disponible en formato electrónico, mientras que de la ejecución de las actividades debe quedar el correspondiente registro en acta de reunión.
7 DOCUMENTACIÓN
Todos los informes, comunicaciones, manuales de usuario, documentos de transferencias de conocimiento, videos, tutoriales, ayudas en línea, actas, ayudas de memoria, deben ser presentados en idioma Español Latinoamericano. Previo acuerdo con la Interventoría y el SENA, algunos manuales técnicos pueden ser entregados en idioma Inglés Americano.
8 CRONOGRAMA
A continuación se describen las etapas del proyecto y los tiempos estimados, los cuales pueden ser acordados con el contratista de acuerdo a su plan general del proyecto, contados a partir de la firma del acta de inicio y sin superar el plazo máximo establecido:
a. Preparación: 2 Semanas, a partir de la firma del acta de inicio b. Planeación: 4 Semanas, a partir del inicio de la segunda semana de la etapa de
preparación. c. Transición: 18 Semanas, a partir del inicio de la cuarta semana de la etapa de
planeación. d. Operación: Finalizada la etapa de Transición e. Transferencia: 4 meses, antes de finalizar el contrato.
En el ANEXO H, se presenta una descripción detallada de cada una de las etapas del proyecto, incluyendo actividades a desarrollar.
9 PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO
El proveedor deberá suministrar y mantener, durante la ejecución del contrato y hasta la terminación del mismo, el siguiente personal requerido para la ejecución del objeto contractual. Además de lo anterior, deberá contar con una oficina central que, entre otros aspectos, le preste soporte en asuntos de orden técnico, legal, administrativo, financiero y contable.
Los recursos técnicos necesarios para el desarrollo de las actividades del personal requerido serán suministrados por el contratista.
9.1 CUADRO DE CARGAS
PERSONAL PRINCIPAL REQUERIDO CON SUS PERFILES Y EXPERIENCIA
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Formación Académica
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Experiencia Específica
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Pregrado
Postgrado y/o
Certificaciones
Tiempo Como/En
Número de Proyectos
Requerimiento particular:
1
Director de
Proyecto
Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica o Afines o Ingeniería Industrial
Gerencia de Proyectos
Diez (10) años
Ocho (8) años de experiencia profesional, como: Coordinador o Director o Gerente en proyectos de tecnología.
Seis (6) proyectos
- Como Coordinador o Director o Gerente en proyectos. - Los proyectos asociados con la implementación de soluciones de tecnologías de la información. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.
100
1
Gerente de
Servicio
Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica o Afines o Ingeniería Industrial
Título de postgrado en áreas relacionadas con tecnología o Gerencia de Proyectos
y
Certificación en ITIL Fundation – Versión 3.0
Ocho (8)
Años
Cinco (5) años de experiencia profesional en operación de sistemas de información.
Dos (2) proyectos
- En los proyectos mencionados, adelantando actividades que tengan que ver la gestión en la prestación de servicios de TI. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.
100
1
Gerente Técnico
Ingeniería de Sistemas o Ingeniería Electrónica
Título de postgrado en áreas relacionadas con tecnología o Gerencia de Proyectos
Ocho (8)
Años
Cinco (5) años de experiencia profesional en la implantación de sistemas de información
Dos (2) proyectos
- En los proyectos mencionados, adelantando actividades que tengan que ver la implantación de sistemas de información. - Tiempo de vinculación al proyecto no menor a un (1) año.
100
Un (1) Proyecto
Adelantando actividades de implantación haciendo uso de la plataforma de software ofertada.
Tabla 9. Equipo de Trabajo
El personal anteriormente descrito, será de carácter obligatorio en el proyecto, por lo cual los proponentes lo deberán tener en cuenta en su totalidad al momento de contemplar su cotización.
9.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO MÍNIMO REQUERIDO
A continuación y sin que sea ésta una relación exhaustiva, se describen las responsabilidades de los funcionarios del equipo mínimo requerido, entendiéndose que dicho equipo deberá llevar a cabo todas aquellas labores que no estando incluidas en esta relación deban realizarse para garantizar el cumplimiento del objeto y del alcance de este proyecto.
9.2.1 Director de Proyecto
1. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades de carácter
técnico, administrativo, legal y financiero que involucren la ejecución del proyecto en todas sus etapas, con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.
2. Gestionar el plan de dirección del proyecto.
3. Gestionar el cronograma general del proyecto.
4. Gestionar de manera óptima los recursos técnicos, humanos, financieros, físicos y
logísticos necesarios para cumplir con el cumplimiento de los objetivos del proyecto de acuerdo con el alcance estipulado, tiempo y presupuesto asignado.
5. Gestionar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y
calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del proyecto se requiera por parte del SENA, FONADE e Interventoria.
6. Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de
planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto se establezcan.
9.2.2 Gerente Técnico
1. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades de carácter
técnico que involucren la ejecución del proyecto en todas sus etapas, con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.
2. Velar por que lo consignado en plan de dirección del proyecto en lo que respecto
con el tema técnico sea lo pertinente para cumplir con el tiempo, presupuesto y alcance del proyecto.
3. Elaborar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y
calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del proyecto se requiera por parte del SENA, FONADE e interventoría en relación con los temas a cargo.
4. Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de
planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto en aspectos de carácter técnico se establezcan.
5. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades asociadas
con la integración de la solución con los sistemas del SENA a que se hace mención en el presente documento.
9.2.3 Gerente De Servicio
1. Planear, organizar, ejecutar y controlar la ejecución de las actividades asociadas con la prestación del servicio con la oportunidad y calidad requeridas de acuerdo con los recursos asignados.
2. Velar por que lo consignado en plan de dirección del proyecto en lo que respecto
con el tema de servicio sea lo pertinente para cumplir con el tiempo, presupuesto y alcance del proyecto.
3. Elaborar los informes de avance del proyecto y atender con la oportunidad y
calidad requerida los requerimientos de información que respecto de la ejecución del contrato y/o proyecto se requiera por parte del SENA, FONADE e interventoría en relación con los temas a cargo.
4. Participar de manera activa en las reuniones y/o comités que para efectos de
planeación, organización, ejecución y control y/o seguimiento del proyecto en aspectos de carácter técnico se establezcan.
10 NIVELES DE SERVICIO
En el ANEXO C, se hace mención a los acuerdos de niveles de servicio que se contemplaran para la ejecución del contrato. Durante la etapa de planeación de manera conjunta entre el contratista y la interventoría de definirán la forma de medición y valoración de los mismos.
11 DEMO
Contemplando la importancia que para el SENA tiene la verificación y valoración tangible del cumplimiento de los requisitos funcionales, se ha considerado la entrega y presentación de una de versión de evaluación de la solución ofrecida, con el fin de mostrar la idea de funcionamiento, mostrar sus funcionalidades, valorar la gestión de datos a fin de contemplar la integridad de los mismos (Unicidad, Dominio, Referencial y de Datos).
11.1.1 Disposición y acceso de la DEMO
La DEMO deberá ser instalada en los equipos del oferente y habilitada para el uso de FONADE bajo las siguientes consideraciones: 1. Se debe hacer mención a la dirección URL
2. La dirección URL mencionada debe estar accesible desde la fecha y hora
establecida para la “finalización del término para presentar ofertas”, según lo indica el numeral 2.1. de las reglas de participación y hasta la fecha de aceptación de la oferta.
3. Para el acceso y la interacción se debe contemplar:
a. Habilitar la gestión de roles y privilegios de acuerdo con lo contemplado en el numeral 5.11.2.4 Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades.
b. Habilitar el acceso a las funcionalidades solicitadas contemplando lo expuesto
en el ANEXO I, teniendo en cuenta lo manifestado en este documento en relación con los roles que pueden interactuar con una determina funcionalidad.
c. Suministrar tres (3) nombres de usuario con su correspondiente clave de acceso por cada uno de los roles mencionados en el numeral 5.11.2.4 Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades. Los nombres de usuario y clave deben ser diferentes.
4. Suministrar la dirección IP del equipo donde se ubica los
artefactos/componentes/programas/archivos/herramientas o elementos de software que hacen parte del DEMO.
5. Diligenciar en el ANEXO J, por cada artefacto/
componente/programa/archivo/herramienta o elemento de software que hacen parte del DEMO la ubicación, nombre, tipo, tamaño y fecha de modificación correspondiente.
11.1.2 Verificación y validación de la DEMO
La verificación y validación de la DEMO se realizará bajo los siguientes términos:
1. Desde la fecha y hora establecida para la “finalización del término para presentar
ofertas”, según lo indica el numeral 2.1. de las reglas de participación y hasta la fecha de aceptación de la oferta, FONADE podrá ingresar al DEMO a través de la URL suministrada en la oferta para tal fin.
2. En el ANEXO I se ilustran las características y/o subcaracterísticas/detalle de las
funcionalidades objeto de verificación y validación, para determinar el cumplimiento o no de lo solicitado.
3. Cada característica y/o subcaracterística/detalle se ha tipificado bajo una escala de
valoración establecida de acuerdo con la prioridad que para el SENA representa la disponibilidad de la misma.
4. La valoración o verificación se realiza para determinar el cumplimiento porcentual
de los requisitos solicitados, para lo cual a cada uno de los niveles de la escala sea asignado un peso, así: a. Baja: 1 b. Media: 3 c. Alta: 5
11.1.3 Aceptación de la DEMO
1. Por cada característica y/o subcaracterística/detalle que se de como cumplida, se
le asignara el correspondiente peso de acuerdo con la escala establecida en el numeral anterior, a fin de que al terminar la verificación se obtenga el total obtenido.
2. La aceptación de la DEMO se otorgará si
a. Si sobre las características y/o subcaracterísticas/detalle tipificadas como Baja, se obtiene un valor como mínimo de cincuenta y cinco (55). y
b. Si sobre las características y/o subcaracterísticas/detalle tipificadas como Media, se obtiene un valor como mínimo de doscientos treinta y tres (234) y
c. Si sobre las características y/o subcaracterísticas/detalle tipificadas como Alta, se obtiene un valor como mínimo de mil seiscientos cuarenta y siete (1.650).
3. La adición, modificación, alternación u otra acción de cambio que implique mejora sobre cualquier artefacto/componente/programa/archivo/herramienta o elemento de software que hacen parte del DEMO, implica que la DEMO no será aceptada.
4. La verificación de que no se hayan realizado operaciones de adición, modificación,
alteración u otra acción sobre cualquier artefacto/componente/programa/archivo/herramienta o elemento de software que hacen parte del DEMO, la realiza FONADE ingresando a través de la dirección IP al equipo donde se ubica la DEMO, durante todo el tiempo en que debe estar disponible la DEMO.
12 GLOSARIO
Actividad de aprendizaje: Acciones integradores e integradas entre si, realizadas por los aprendices con la orientación del instructor/tutor a lo largo del proceso formativo. Son objeto directo de aprendizaje, y en este documento integra acciones como actividad, foro, prueba/examen, sondeo/encuesta.
Ambiente Emergente: Ambiente sobre el cual el proveedor realiza tareas de mantenimiento de software, y pruebas de correcto funcionamiento antes de ser realizadas sobre el ambiente de producción.
Ambiente de Entrenamiento: Se define ambiente de entrenamiento a la infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, y servicios destinado para apoyar la formación, transferencia tecnológica y de conocimiento para los instructores/tutores del SENA y público demás público que la entidad designe para el aprendizaje para el uso de la Plataforma adquirida.
Ambiente de Producción: Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software operativo, software aplicativo, y servicios, destinado para apoyar la operación de los usuarios pertenecientes a Formación Titulada, Titulada Virtual y Complementaria. El ambiente de producción está conformado por dos instancias de base de datos, una para formación Titulada y Titulada Virtual y otro para formación Complementaria. Siempre que se haga referencia a Ambiente de Producción, se debe tener en cuenta que se trata de lo definido en este punto.
Ambiente de Pruebas: Se define ambiente de pruebas a las infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo y servicios, destinado para apoyar labores técnicas de pruebas y dispuestos en sitio en el datacenter definido y propiedad del SENA.
Aplicación: Se llama aplicación a cada una de los componentes de software que integran la Plataforma: Sistema de LMS, (2) Sistema de Repositorio de Contenidos, (3) Herramientas Aplicadas a la Formación Utilizando Tecnología para Dispositivos Móviles y (4) Sistema de Comunidad. La aplicación de WebConference, se concibe como una herramienta que hacer parte del LMS.
Aprendiz: es toda persona que reciba formación. En el SENA se reconoce con el perfil de libre pensador, con capacidad crítica, solidario, emprendedor, creativo y líder.
Cloud Privado: Es la contratación de infraestructura, software, plataforma y soporte técnico como servicio, destinada a ofrecer una solución integral, para empresas que requieren dedicación y ubicación de dichos componentes de manera exclusiva-
Coordinador Académico: Es el funcionario SENA quien tiene a cargo la coordinación y supervisión de la actividad de los instructores/tutores de un Centro de Formación.
Crédito Parcial: En el contexto del presente documento, se debe entender crédito parcial, a la valoración que se da a la respuesta de una pregunta perteneciente a una prueba o examen, cuándo ésta no corresponde totalmente a lo que se espera como respuesta correcta, pero que incluye una parte de la que debería ser. Debe por lo tanto existir un valor para la respuesta totalmente correcta y otro llamado “crédito parcial” de menor puntaje para respuestas que en parte son correctas.
Cupo: Un cupo es la asociación de un aprendiz a un curso de formación de cualquier modalidad de formación. Es decir, si una persona es asociada o matriculada a un curso, esta persona representa un cupo, pero si la persona esta matriculada en varios cursos, ésta representa tantos cupos como cursos esté tomando. La cantidad de cupos difiere por lo tanto de la cantidad de personas. Para el propósito de este proceso, el SENA ofrece la información histórica de cupos con el objetivo de ilustrar a los posibles oferentes, pero la necesidad de usuarios para servicio está representada en términos de personas.
Curso: Un curso es la conformación de un grupo de aprendices que se inscribieron en un programa de formación, con el acompañamiento de un tutor/instructor y siguiendo una serie de actividades de aprendizaje, que buscan el cumplimiento de objetivos específicos de formación. El curso de acuerdo a la modalidad puede tener diferentes duraciones, si es de formación complementaria puede durar al entre 5 y 10 semanas, pero si es de Formación Titulada, esta duración puede extenderse a un año o año y medio. El curso es el eje fundamental en el cual se desarrollan las estrategias administrativas y pedagógicas de la entidad, constituye el núcleo del proceso formativo, por lo cual cualquier herramienta tecnológica utilizada para trabajar un curso, debe acoplarse totalmente al concepto SENA. Es decir, un curso siempre tiene por lo menos un tutor, un curso tiene una cantidad determinada y limitada de aprendices, un curso tiene fecha de inicio y terminación, y esto debe ser interpretado totalmente en los ámbitos tecnológicos.
Curso Semilla: O plantilla de curso hace referencia al conjunto de recursos base para que a partir de él sea posible crear un nuevo curso. Una semilla puede incluir diferentes tipos de recurso como: imágenes, archivos descargables (creados con herramientas ofimáticas, pdf), elementos multimedia (audio, video), páginas html (incluye, páginas, imágenes, hojas de estilo, archivos de javascript), paquetes scorm, sondeos, pruebas, foros, entre otros.
Enrolamiento: Enrolamiento se refiere a la asociación de un usuario en un curso con un determinado rol. Por ejemplo: el enrolamiento de un aprendiz en un curso, algo que puede ser asimilado con el término de matrícula, pero técnicamente visto. Otro ejemplo de enrolamiento es el de asociación de un tutor a un curso, el cuál técnicamente es parecido al primer ejemplo.
Ficha: En SOFIA Plus se llama Ficha a un Curso como tal de cualquier modalidad de formación.
File System: Para los propósitos del presente documento se llama File System, al conjunto de archivos correspondientes a los contenidos de todos los cursos que haya
en cada uno de los ambientes. En resumen, se puede llamar File System a todos los archivos de un curso que no están almacenados en el Repositorio de Contenido.
Formación Complementaria Virtual: la formación Complementaria Virtual, en el SENA, consiste en toda la oferta de cursos que se desarrollan totalmente sobre una plataforma de LMS. Los usuarios se inscriben desde cualquier lugar de Colombia, incluso del mundo, y luego de que la Oficina Virtual les asigna el tutor y un curso, pasan a la Plataforma LMS y allí realizan todo su proceso formativo. Generalmente son cursos de 5 a 10 semanas de trabajo, sobre el cual se recomienda a los aprendices trabajar semanalmente 10 horas, distribuidas en todos los días (incluso fines de semana y festivos).
Formación Titulada Presencial: Se llama Formación Titulada a los programas del formación del SENA, de larga duración y que corresponden a los niveles de Técnico y Tecnólogo. Los aprendices de formación titulada, permanecen la mayor parte del tiempo en las instalaciones de los Centros de Formación del SENA, y utilizan los ambientes informáticos para conectarse a la plataforma LMS. Igualmente, se conectan desde sitios externos a la red SENA. Un usuario de formación titulada, puede estar en el SENA, un promedio de año y medio, tiempo durante el cual debe estar en posibilidad de ingresar al LMS, conservando el histórico de actividades y evidencias de aprendizaje. Nota: cuando se hable en términos de Formación Titulada, debe entenderse que se hace referencia a “Formación Titulada Presencial”.
Formación Titulada Virtual: La modalidad de Formación Titulada Virtual, es la formación orientada a los niveles Técnico y Tecnólogo, que se oferta y se ejecuta totalmente en ambientes virtuales de aprendizaje. Es decir, la ejecución se lleva totalmente sobre el LMS, por lo cual los aprendices no están físicamente en ningún Centro de Formación del SENA, estos programas de formación también son de larga duración, al igual que Formación Titulada. Este tipo de Formación se tiene previsto implementarla a partir del segundo semestre de 2012, por eso la ausencia de cifras históricas.
File Transfer Protocol - FTP: Es el protocolo de internet destinado para la Transferencia de Archivos.
Funcionalidad: Se llama funcionalidad a cada una de las herramientas, junto con su utilidad, que hacen parte de las aplicaciones de la Plataforma.
Gestionar: En el contexto de este documento se debe entender como las acciones de creación, modificación/edición, eliminación, consulta/búsqueda, que puede ejecutar un usuario vinculado a un rol.
Gestionar cursos: Gestionar los cursos se refiere al conjunto de acciones de: Crear, Consultar (buscar), eliminar y actualizar información de cursos. Es necesario que en el contexto del documento, la palabra gestionar se interprete siempre asociada a dichas tareas.
Grupo: Se denomina grupo, al creado por un tutor al interior de un curso, y conformado por varios aprendices de un curso. Es decir, dentro de un curso, puede haber varios grupos creados por un tutor. Es importante diferenciar los conceptos de Curso y Grupo, para el entendimiento de algunos ítems dentro del presente documento.
Inactivo: Componente que no tiene disponibilidad en el sistema.
Instruction Management Systems - IMS: es un consorcio que agrupa a vendedores, productores, implementadores y consumidores de e -learning, y que se enfoca completamente a desarrollar especificaciones en formato XML. Estas especificaciones, garantizan la compatibilidad de los objetos de aprendizaje y datos, con el fin de garantizar la exportación o migración de datos entre sistemas.
Instancia de Base de Datos: En el contexto del presente documento, se llama instancia a cada uno de los conjuntos de datos que hacen parte del ambiente de producción. Cada una de ellas destinada para la atención de un tipo de población (Formación Titulada, Formación Titulada Virtual y Formación complementaria).
Integrador: El integrador es la persona designada por el SENA, para ofrecer soporte de primer nivel en los Centros de Formación de la entidad, y que está a cargo de la atención de los instructores/tutores pertenecientes a dicho Centro.
Learning Management System - LMS: Es un software instalado en un servidor web que se emplea para administrar, distribuir y controlar las actividades de formación no presencial (o aprendizaje electrónico) de una institución u organización.
Libro de Calificaciones: El libro de calificaciones es la herramienta que un LMS dispone para la organización de la valoración de las actividades que realizan los aprendices. El libro de calificaciones por lo tanto se constituye de una serie de filas en la cuales se encuentra la información de los participantes en el curso, y columnas en las cuales está cada una de las actividades objeto de evaluación del curso. En la intersección de una fila con una columna, se encuentra por lo tanto, la nota de un aprendiz con respecto a una actividad. El libro de calificaciones es flexible en el sentido de permitir tantas columnas como actividades de aprendizaje haya, así como tantas filas como aprendices haya en el curso.
MetaDatos: Los metadatos constituyen la información que permite clasificar un objeto de aprendizaje o archivo dentro del repositorio de contenido. Esta información es almacenada en una base de datos y relacionada con un archivo, con el fin de poder facilitar la organización general de la información en el sistema, o también de disponer parámetros de búsqueda.
Micrositios: Para efectos del presente documento, se define micrositio como un conjunto de páginas web, el cual esta organizado de manera tal que una página principal, permite la navegación entre ellas. A esa página inicial, generalmente se le conoce como “index”, y se encuentra en formato html. Un micrositio, puede ser un elemento de contenido de un curso, sin embargo, la página que se dispone directamente para el usuario es la de index y a partir de esta, se ofrece el acceso a las otras páginas.
Objeto de Aprendizaje: Se llama así a un elemento de software que aplicado en un entorno formativo, ayuda a cumplir los objetivos del proceso de formación, dándole valor agregado. Un objeto de aprendizaje se caracteriza más que por su origen tecnológico, por ser autocontenible y reutilizable, con un claro propósito educativo, constituido por al menos tres componentes editables: contenidos, actividades de aprendizaje y elementos de contextualización.
Plan de continuidad del negocio: Continuidad del Negocio es un concepto que abarca tanto la Planeación para Recuperación de Desastres (DRP) como la Planeación para el Restablecimiento del Negocio. Recuperación de Desastres es la capacidad para responder a una interrupción de los servicios mediante la implementación de un plan para restablecer las funciones críticas de la organización.
Ambos se diferencian de la Planeación de Prevención de Pérdidas, la cual implica la calendarización de actividades como respaldo de sistemas, autenticación y autorización (seguridad), revisión de virus y monitoreo de la utilización de sistemas (principalmente para verificaciones de capacidad). En esta ocasión hablaremos sobre la importancia de contar con la capacidad para restablecer la infraestructura tecnológica de la organización en caso de una disrupción severa.
Plantilla de curso: O curso semilla, hace referencia al conjunto de recursos base para que a partir de él sea posible crear un nuevo curso. Una semilla puede incluir diferentes tipos de recurso como: imágenes, archivos descargables (creados con herramientas ofimáticas, pdf), elementos multimedia (audio, video), páginas html (incluye, páginas, imágenes, hojas de estilo, archivos de javascript), paquetes scorm, sondeos, pruebas, foros, entre otros.
Plataforma: Se llama Plataforma al conjunto integrado de las aplicaciones: LMS, Repositorio de Contenido, Comunidad y Herramientas Aplicadas a la Formación Utilizando Tecnología para Dispositivos Móviles. A partir de este concepto, y para lo que concierne al presente documento, se establece que un usuario ingresa con un solo nivel de autenticación a la Plataforma, sin tener que volver a digitar las credenciales para hacer uso de las aplicaciones que la componen.
Prestación de Servicios de Aplicaciones – ASP: Servicios de computación a sus clientes a través de una red. El software ofertado mediante un modelo ASP es conocido también como Software a demanda o Software como Servicio (SaaS). El ASP es quien tiene la responsabilidad de mantener actualizados los servicios, de apoyo técnico 24 x 7, de seguridad física y electrónica y soporte integrado de la continuidad del negocio y de trabajo flexible.
Pregunta Cerrada: Se entiende por pregunta cerrada aquella cuya respuesta ha sido programada previamente en el LMS y que es fija, sin depender de un concepto o revisión adicional por parte del tutor.
Recuperación de Desastres: es la capacidad para responder a una interrupción de los servicios mediante la implementación de un plan para restablecer las funciones críticas de la organización
Road Map: Puede considerarse la hoja de ruta del software, en donde el fabricante determina en el tiempo, cual es el cronograma de producción de actualizaciones, nuevas funcionalidades o versiones de una aplicación.
Ruta de Aprendizaje: Es un proyecto o conjunto de proyectos que desarrollados por el mismo aprendiz en distintos tiempos, ambientes y con diversos recursos o materiales de formación, permiten cumplir con los resultados de aprendizaje definidos para el programa de formación y por tanto el desarrollo integral de las competencias asociadas a dicho programa. Nota: en relación con la forma como se gestionan los proyectos, se puede obtener más información en http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=162&I temid=1 .
SCORM: del inglés Sharable Content Object Reference Model, es un conjunto de estándares y especificaciones que permite crear objetos de aprendizaje estructurados. Los sistemas de LMS originalmente usaban formatos propietarios para los contenidos que distribuían. Con SCORM se hace posible crear contenidos que puedan importarse dentro de sistemas de gestión de aprendizaje diferentes, siempre que estos soporten las especificaciones SCORM.
SMTP: De su significado en inglés: Protocolo Simple de Transferencia de Correo, es un protocolo de la capa de aplicación. Protocolo de red basado en textos utilizados para el intercambio de mensajes de correo electrónico entre equipos de cómputo u otros dispositivos (PDA's, teléfonos móviles, etc.). Está definido en el RFC 2821 y es un estándar oficial de Internet.
Tiempo Máximo de Respuesta: Entiéndase como el tiempo máximo que tiene el proveedor para atender la solicitud.
Tutor/Instructor: Se denomina Instructor o Tutor al funcionario responsable de la formación en un curso, y quien implementa las acciones necesarias para plasmar la metodología SENA en los cursos que tiene a cargo. Un tutor-instructor, puede tener vinculación de planta o también puede ser contratista, pero en todo caso, ambos utilizan los ambientes tecnológicos de LMS para realizar la atención y seguimiento a sus cursos.
Usuario: Cualquier persona creada en el sistema.