SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE BOLLE DI TRASPORTO - DDT

GRUPPO DPS

Data Processing Support

Quali sono i problemi tipici nella gestione delle bolle di trasporto?

• Difficoltà nella verifica e

controllo dell’emissione bolle.

• Tempi lunghi per inserimento

dati.

• Difficoltà di recupero dati e

reperibilità dei documenti.

• Errori di archiviazione e

perdita dei dati e documenti.

• Invasione cartacea degli

spazi

Quali sono i risultati che raggiungiamo?

Ottimizzazione dei tempi di ricerca

e risposta

Archiviazione fisica dei documenti

Recupero degli spazi

Reperibilità e disponibilità

immediata del documento

Verifica di anomalie presenti sui

documenti

Quali sono le soluzioni applicate?

Gestione documentale, adattata e personalizzata alle esigenze del cliente, che permetta un sistema di archiviazione e ricerca dei dati unificata all’interno dell’azienda stessa.

DEFINIZIONI

• Pagina o foglio: singolo foglio di carta elettronicamente rappresentato da un

singolo fotogramma.

• Documento: sequenza ordinata di

pagine logicamente legate tra loro

• Fascicolo: insieme di documenti singolarmente identificabili e

logicamente raggruppati tra loro

• Lotto: insieme di fascicoli fisicamente

distinguibili

Descrizione generale di una lavorazione “STANDARD “

II processo eseguito

con frequenza

giornaliera ad un

lotto di fascicoli,

prevede 10 fasi.

1. Recupero della materialità

Ogni giorno lavorativo, o a scadenze

programmate, DPS organizza e/o

effettua, presso la sede dell’Azienda Cliente, il ritiro del

materiale cartaceo da lavorare

“Subito”

2. Fornitura del file guida

• II file guida (file contenente la lista teorica di tutti i documenti presenti nel lotto cartaceo) prodotto dal cliente sarà spedito giornalmente a DPS mediante un trasmissione telematica basata sul protocollo FTP.

• Dopo la trasmissione del file guida, il cliente spedirà un file “civetta” che notifica l'avvenuta fornitura dell'elenco dei documenti.

3. Normalizzazione

( Bonifica dei documenti)

Questa attività è propedeutica

alla scansione delle varie

pagine del lotto. Si tratta, in

sintesi, di ricondurre la carta

ad una condizione ottimale

per l'acquisizione dell'immagine. Nel caso di

specie si dovranno levare i

punti metallici, eliminare

eventuali post-it e dare il giusto ordinamento alle

pagine.

4. Scansione

Questo passaggio consente di produrre le immagini di ciascuna pagina del lotto. Le immagini verranno prodotte in toni di grigio con una risoluzione di 200 dpi. Nel caso fosse richiesta un maggiore definizione DPS può operare senza incremento di costi a 300 dpi. Il formato finale dei file è Adobe PDF.,che garantisce la conformità all’originale e l’immodificabilità del documento.

5. IndicizzazioneL'indicizzazione dei documenti,

propedeutico alle ricerche, avviene tramite la digitazione manuale(data entry) di un codice numerico presente sul documento. Tale codice potrà essere scritto a penna oppure stampato a secondo dei casi. Durante la fase di data entry, per evitare errori di digitazione, ci sarà il controllo del codice digitato dall'operatore. Il controllo si basa sulla verifica che il dato introdotto sia presente nel file guida fornito dal cliente.

6. Ricomposizione dei

documenti e dei fascicoli

I singoli fogli oggetto di acquisizione saranno successivamente ricomposti in modo tale da ottenere la giusta ripartizione fisica dei documenti e dei fascicoli.

7. Posizionamento dei fascicoli in

scatole per archivio fisicoDopo la ricomposizione dei documenti e dei

fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in

apposite scatole d'archivio.

Ogni lotto di fascicoli sarà separato da quello

precedente e da quello successivo da un “testa

pacco” cartaceo. In questo modo, tenuto conto

che i lotti sono giornalieri, ogni giornata è separata

da quella precedente e da quella successiva,

facilitando così l'eventuale recupero della

documentazione cartacea.

Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco

che sarà associato a ciascun fascicolo in essa

contenuto.

Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole

completate e pronte per essere archiviate, o

stoccarle nei propri magazzini.

8. Produzione

dei fascicoli

elettronici

Terminato il processo di lettura

dei codici a barre, sarà

possibile comporre i vari

fascicoli elettronici,

allegando in un unico file

PDF tutte le pagine tra loro

correlate.

9. Generazione del file

indice del lottoContestualmente al processo precedente, DPS produrrà un file indice del lotto. Questo file veicola una serie di informazioni legate ai singoli fascicoli lavorati.

Il file indice del lotto avrà le medesime caratteristiche del file guida.

Si noti che il file indice può contenere dei record che risultano essere privi di immagine. Questo aspetto si verifica quando nel file guida è presente un documento la cui materialità non è pervenuta in DPS.

10. Generazione e trasmissione del

lotto elettronico delle immagini

Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,

viene trasmesso in formato elettronico al cliente.

La trasmissione telematica è basata sul protocollo FTP.

DSP mantiene per più

giorni (concordati con il

cliente) la copia delle

immagini fornite, nel

caso sia necessario

trasmettere nuovamente

un lotto di documenti

elettronici.

GRUPPO DPS

Data

Processing

Support

…dal 1976 esperti in

gestione

documentale.Gruppo DPS Srl.Via A. Grandi, 10 - 25125 BresciaTel. 030 3583337 - Fax 030 2680418Mail : ottico@gruppodps.itWeb: www.gruppodps.it