SERVIZIO DI DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI/POLIZZE

ASSICURATIVEGRUPPO DPS

Data Processing Support

Quali sono i problemi tipici nella gestione delle polizze assicurative e dei documenti in genere?

• Velocità di ricerca della Polizza.

• Tempi lunghi per l’archiviazione cartacea

• Difficoltà di reperibilità dei documenti.

• Errori di archiviazione e perdita dei dati e documenti.

• Invasione cartacea degli spazi

Dopo il nostro intervento: quali sono i risultati che raggiungiamo?

Ottimizzazione dei tempi di ricerca

e risposta

Archiviazione fisica dei documenti

Recupero degli spazi

Reperibilità e disponibilità

immediata del documento

Verifica di anomalie presenti sui

documenti

Quali sono le soluzioni applicate?

Gestione documentale, adattata e personalizzata alle esigenze del

cliente, che permetta un sistema di archiviazione e ricerca dei dati unificata all’interno dell’azienda

stessa.

Descrizione generale di una lavorazione “STANDARD “

II processo eseguito con frequenza da definire (settimanale, mensile, etc) ad un lotto di fascicoli, prevede queste FASI.

1. Recupero della materialità

Ogni settimana, o a scadenze

programmate, DPS organizza e/o

effettua, presso la sede dell’Azienda Cliente, il ritiro del

materiale cartaceo da lavorare

“Subito”

2. Fornitura del file guida

• II file guida (file contenente la lista teorica di tutti i

documenti presenti nel lotto cartaceo) prodotto

dal cliente sarà spedito giornalmente a DPS

mediante un trasmissione telematica basata sul

protocollo FTP.

• Dopo la trasmissione del file guida, il cliente spedirà

un file “civetta” che notifica l'avvenuta fornitura

dell'elenco dei documenti.

3. Normalizzazione

( Bonifica dei documenti)

Questa attività è propedeutica

alla scansione delle varie

pagine del lotto. Si tratta, in

sintesi, di ricondurre la carta

ad una condizione ottimale

per l'acquisizione dell'immagine. Nel caso di

specie si dovranno levare i

punti metallici, eliminare

eventuali post-it e dare il giusto ordinamento alle

pagine.

4. Scansione

Questo passaggio consente di produrre le immagini di ciascuna pagina del lotto. Le immagini verranno prodotte in toni di grigio con una risoluzione di 200 dpi. Nel caso fosse richiesta un maggiore definizione DPS può operare senza incremento di costi a 300 dpi. Il formato finale dei file è Adobe PDF.,che garantisce la conformità all’originale e l’immodificabilità del documento.

5. Indicizzazione

L'indicizzazione dei documenti, è

una fase importantissima ed è

propedeutica alle ricerche;

avviene tramite la digitazione

manuale(data entry) di un

codice numerico presente sul

documento. Tale codice potrà

essere scritto a penna oppure

stampato a secondo dei casi.

Durante la fase di data entry, per

evitare errori di digitazione, ci sarà

il controllo del codice digitato

dall'operatore.

6. Generazione e trasmissione del

lotto elettronico delle immagini

Un lotto di documenti cartacei, dopo l'opportuno trattamento,

viene trasmesso in formato elettronico al cliente.

La trasmissione telematica è basata sul protocollo FTP.

DSP mantiene per più

giorni (concordati con il

cliente) la copia delle

immagini fornite, nel

caso sia necessario

trasmettere nuovamente

un lotto di documenti

elettronici.

TUO

MARCHIO

7. L’interfaccia WEB di ricerca

documenti

Per cercare la Polizza,

l’utente utilizzerà una

semplice interfaccia

grafica con i dati

necessari a trovare il

documento esatto

8. Ricomposizione dei

documenti e dei fascicoli

I singoli fogli oggetto di acquisizione saranno successivamente ricomposti in modo tale da ottenere la giusta ripartizione fisica dei documenti e dei fascicoli.

9. Posizionamento dei fascicoli in

scatole per archivio cartaceo

Dopo la ricomposizione dei documenti e dei

fascicoli DPS posizionerà il materiale cartaceo in

apposite scatole d'archivio.

Ogni scatola avrà inoltre un identificativo univoco

che sarà associato a ciascun fascicolo in essa

contenuto.

Sarà cura di DPS consegnare al cliente le scatole

completate e pronte per essere archiviate, o

stoccarle nei propri magazzini.

GRUPPO DPS

Data

Processing

Support

…dal 1976 esperti in

gestione

documentale.Gruppo DPS Srl.Via A. Grandi, 10 - 25125 BresciaTel. 030 3583337 - Fax 030 2680418Mail : info@gruppodps.itWeb: www.gruppodps.it