sesi6 oa (sim)
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
SIM
SISTEM INFORMASI MANAJEMENSusinah Kuntadi, ST
Office Automation
SESI 6
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 2
Overview
1
2
3
4
Pengertian Office Automation
OA Applications
Virtual Office
Tujuan OA
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 3
PENDAHULUAN
Otomasi dimulai di lingkungan pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk otomasi kantor.
OA dimaksudkan untuk membantu pekerjaan sekretarial dan administrasi.
Namun kemampuannya guna memudahkan komunikasi formal dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.
Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 4
Manajemen Perkantoran
Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan dengan cara yang paling efisien
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 5
Aktifitas dan Fungsi-fungsi Kantor
1. Kegiatan komunikasi
2. Kegiatan kalkulasi
3. Pengolahan warkat
4. Penyusunan laporan
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 6
ASPEK-ASPEK MANAJEMEN PERKANTORAN
Tujuan
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut.
Mis : karyawan, staf dan manajer
Kepegawaian
Berhubungan dengan tenaga kerja, latihan, penempatan, kenaikan pangkat, dan pemberhentian tenaga kerja.
Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda yang digunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudah pelaksanaan pekerjaan.
Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 7
PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN
Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan
Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya Mencegah duplikasi/rangkap pekerjaan terutama pada
formulir-formulir Sistem-sistem hendaknya fleksibel dan dapat
disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah. Pembagian tugas-tugas yang tepat. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-
baiknya. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai
yang seminim-minimnya.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 8
PERANAN MANAJER KANTOR
Menyiapkan informasi agar manajemen
puncak dapat membuat keputusan.
Informasi tersebut harus :1. Ringkas (concise)
2. Akurat (accurate)
3. Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
4. Tepat waktu (right time)
5. Biaya rendah (low cost)
6. Lengkap (Completeness)
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 9
OTOMASI KANTOR
Otomasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Asal mula otomasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.
Bukti nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 10
Definisi
Secara umum Office Automation dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi otomatis (electronic-driven). Sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hardcopy melainkan dalam bentuk elektronik.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 11
DEFINISI
OA adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas
OA secara fungsional didefinisikan sebagai sebuah rencana untuk menggabungkan dan menerapkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 12
Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis.
Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis, tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di luar lingkungan perusahaan.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 13
Bentuk Informasi Kantor
TEKSGRAFIK
FAXTELEX
DATA KOMPUTER
TEKSGRAFIK
FAXTELEX
DATA KOMPUTER
RADIOTELEPON
GAMBAR VIDEO
RADIOTELEPON
GAMBAR VIDEO
TULISAN LISAN
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 14
PENGGUNA OA
Pada dasarnya ada 4 (empat) katagori pemakai – manajer, profesional, sekretaris dan pegawai administratif.
Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya dan orang-orang perusahaan. Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan. Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 15
MODEL OA
Aplikasi OANon-komputer
Aplikasi OABerbasiskomputer
database
PemecahMasalah lain
PemecahMasalah
Mengubah(process)
InputSumber daya
fisik
OutputSumber daya
fisik
lingk
unga
n
lingk
unga
n
Perusahaan
informasi
komunikasi
informasi
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 16
Keterangan Gambar
OA membatasi penggunaan database pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 17
OFFICE AUTOMATION ADVANTAGES
Service Improvement
Revenue Improvement
Cost Reduction
SDM Improvement
Pelayanan terhadap masyarakat dapat lebih ditingkatkan karena proses bisnis tidak lagi dilakukan secara manual, melainkan secara otomatis/elektronis
Kinerja/performansi SDM yang terlibat dalam alur kerja yang terkait dapat dimonitor serta waktu yang dibutuhkan dalam memproses suatu perkerjaan menjadi lebih cepat, sehingga perputaran jadi lebih cepat.
Aplikasi Office Automation dapat mengurangi biaya penggunaan kertas (paperless) dan beberapa alat-alat kantor lainnya yang berhubungan dengan proses manual
Sumber Daya Manusia dapat lebih fokus pada proses bisnis, bukan pada bagaimana mengarsipkan dokumentasi
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 18
TUJUAN OA
Tujuan OA di tahun-tahun awal, antara lain:
1. Penggabungan dan penerapan teknologi.2. Memperbaharui proses pelaksanaan
pekerjaan di kantor.3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
Produk OA memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 19
TUJUAN OA MASA DEPAN
Komputer tidak menggantikan
pekerja saat ini, tetapi komputer
menunda penambahan pegawai yang
diperlukan untuk menangani beban
kerja yang bertambah.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke
dan dari manajer membuatnya sangat
cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
OA bertujuan melengkapi
komunikasi tradisional, bukan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional
Pendapatan yang Lebih Tinggi vs
Penghindaran Biaya
Pemecahan masalah
Kelompok
Pelengkap – Bukan Pengganti
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 20
APLIKASI OA
1 Pengolah kata(word processing)Pengolah kata(word processing)
2 Surat elektronik(e-mail)Surat elektronik(e-mail)
3 Pesan suara (voice mail)Pesan suara (voice mail)
4Kalender elektronik (electronic calendaring)Kalender elektronik (electronic calendaring)
5Konferensi audio(audio conferencing)Konferensi audio(audio conferencing)
6Konferensi video(video conferencing)Konferensi video(video conferencing)
7 Konferensi komputer (computer conferencing)Konferensi komputer (computer conferencing)
8 Transmisi faximili / FAX (facsimile transmission)Transmisi faximili / FAX (facsimile transmission)
9 VideotextVideotext
10Pencitraan (image storage and retrieval)Pencitraan (image storage and retrieval)
11 Desktop publishingDesktop publishing
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 21
PANDUAN OA MANAGER
Tugas manajer (dan spesialis informasi yg bekerja sama dg manajer) adalah memilih aplikasi OA yang akan digunakan pada tiap jalur dari model.
3 (tiga) faktor utama yg mempengaruhi pilihan tersebut antara lain: Jenis Organisasi Pilihan Pribadi Sumber daya OA yang tersedia
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 22
KANTOR VIRTUAL
Kemampuan Office Automation untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara melakukan pekerjaan kantor di mana pun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya (virtual).
Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 23
Keuntungan Dan Kerugian
Keuntungan dari kantor virtual:1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Kerugian dari kantor virtual:1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
April 10, 2023 SIM-AMASEMT 6 24
Strategi yang disarankan
Sediakan sumber daya komputer
Sediakan akses ke sumber daya informasi
Sediakan perlengkapan non komputer
Gunakan konferensi telepon
Sediakan pertemuan rutin
Lakukan rutinitas kerja
SIM
See you next week…