sesión comisiones

1 Federico Galvis Tarquino. Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

DEPORTIVOS

SESIÓN

COMISIONES

Federico Galvis Tarquino. Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente

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COMISIONES

Las comisiones están constituidas por un grupo de personas,

las cuales realizan unas tareas especificas de trabajo

permanente durante la realización de un evento.

Varias organizaciones optan por otros nombres, pero lo

esencial son las funciones a realizar.

Las comisiones más conocidas son:


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COMISIONES


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COMISIÓN ADMINISTRATIVA

Encargada de los presupuestos, auxilios, recaudaciones, pago de salarios, contratación,

comercialización, elaboración de boletería, pases de cortesía, invitaciones, cumplir con

las exigencias legales, almacén, inventarios inicial y final, compras, entregas.

Elaboración de contratos, determina la ubicación de las vallas, pancartas, dumis,

elabora la reglamentación de las ventas ambulantes dentro y fuera de los escenarios, se

debe nombrar una secretaria general especialista en comunicación.

Entre las funciones que debe desarrollar en esta comisión están:

Llevar la planeación, programación, presupuestación, integración, dirección y

control de los recursos financieros, humanos, materiales e instalaciones deportivas

con que se cuente;

Proveer el suministro de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de los

programas;

Elaborar todos los contratos de prestación de servicios del personal requerido para

la realización del evento;


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Efectuar los pagos de salarios y demás.

Recepcionar los pagos por boletería, recaudaciones, auxilios, comercialización;

Determina la ubicación de las vallas, pancartas, dummis;

Elabora la boletería, el reglamento de ventas ambulantes dentro y fuera del

escenario deportivo, de igual manera los pases de cortesía;

Solicita las cotizaciones necesarias con el fin de cumplir lo concerniente a las

compras

Lleva el inventario inicial y final del almacén

Mantener actualizados el Reglamento Interno, los manuales de organización y de

procedimientos, de acuerdo a los lineamientos establecidos;

Mantener actualizados los estados financieros e informar al Director General sobre

el cumplimiento de los mismos;

Establecer en los diferentes escenarios un inventario y un control de áreas y de

derechos publicitarios ofrecidos a los clientes patrocinadores de los Juegos.


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Coordinar la instalación de la publicidad estática en cada uno de los escenarios de

los Juegos.

Coordinar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los patrocinadores en

cuanto a publicidad dinámica, operación VIP, plan de medios, y demás;

Estudiar y conocer las obligaciones y derechos establecidos en los contratos de

patrocinio suscritos por la organización de los Juegos.

Actuar como enlace entre los patrocinadores y cada una de las áreas de la

organización para el adecuado cumplimiento de los contratos suscritos.

Elaborar un resumen escrito y gráfico del cubrimiento de los medios a cada uno de

los patrocinadores y sus elementos publicitarios.

Presentar un informe final de la actividad de mercadeo y sus efectos para ser

presentado a cada uno de los contratantes de los paquetes en los Juegos.

Elaborar los reportes correspondientes a los pagos por todo concepto;

Las demás que le señale el Director General.


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COMISIÓN TÉCNICA

Está integrada por los coordinadores de los diferentes deportes y el coordinador general,

como su nombre lo indica tiene a su cargo todos los aspectos técnicos que conlleven las

realizaciones deportivas.

Encargada de capacitar antes y durante el torneo aprovechando la asistencia de expertos

por medio de cursos, conferencia o clínicas, Prepara y presenta para su aprobación, los

reglamentos por deporte a que haya lugar, se encarga de los jueces, árbitros,

cronometristas, implementos, uniformes, escoge y prepara los escenarios deportivos

donde se efectuarán las competencias así como estar atentos a la construcción,

remodelación, que los escenarios sean suficientes para las áreas de entrenamiento y

competencias, verificar sus especificaciones técnicas reglamentarias, distribución de

marcadores, tableros, debe elaborar el reglamento general y especifico, darlo a conocer

a tiempo, entregar las programaciones oportunamente, divulgarlas a tiempo y equitativa

(programar a los equipos a diferentes horas y en diferentes escenarios), planear las

reuniones informativas donde conste los días, horas, lugar y fechas de los encuentros,

elaboración del planillaje técnico, boletines, sistemas de competición, clasificación y

demás.


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COMISIÓN TÉCNICA

Responsable de las inscripciones y Carnetización de los deportistas y cuerpo técnico y

delegados, lleva a cabo visitas técnicas a los escenarios para su escogencia, coordina

todo lo referente al juzgamiento, elabora el código disciplinario, trabaja de la mano con

la Comisión de Penas y Sanciones, elabora la memoria técnica del evento con registro

fotográfico o video para ser entregado a los Delegados al finalizar el evento.


Garantizar la adecuada realización de cada uno de los campeonatos de los Juegos,

mediante el cumplimiento de los reglamentos de cada deporte, de las Normas

Reglamentarias y las decisiones tomadas en las reuniones preparatorias.

Capacitar antes y durante el evento (aprovechando la asistencia de expertos) por

medio de cursos, charlas, seminarios, conferencias o clínicas.

Preparar todo lo concerniente a cada una de las reuniones preparatorias previas a

los diferentes campeonatos de los Juegos (Reuniones informativas, sistemas de

competición, sistemas de desempate, fecha, hora, sitio).

Aprestar los elementos de apoyo que se requieran para el juzgamiento y las

direcciones de campeonato de los respectivos deportes.


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COMISIÓN TÉCNICA

Coordina todo lo relacionado con los jueces árbitros, cronometristas. En esta

Comisión de llevan a cabo las designaciones de los árbitros para los encuentros

deportivos.

Coordinar la oportuna entrega de implementos, uniformes y adecuada instalación

de los mismos a las direcciones de campeonato.

Verificar las remodelaciones y construcción de escenarios deportivos, que estos

sean suficientes para los entrenamientos y competencias.

Elaborar el reglamento general, incluyendo el código de disciplina (Trabaja de la

mano con la Comisión de Penas y Sanciones).

Llevar a cabo visitas técnicas a los escenarios con el objetivo de verificar su estado y

verificaciones técnicas reglamentarias y así tomar la decisión de cuáles serán los

escenarios a utilizar.

Velar por el cumplimiento de la programación de los diferentes campeonatos de los

Juegos, haciendo entrega de estas a los diferentes delegados (hacer rotativas las

programaciones, horas diferentes y escenarios).


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COMISIÓN TÉCNICA

Registrar, publicar y comunicar a la comisión de secretaria los resultados de los

campeonatos y las estadísticas que de ellos se deriven.

Coordinar con las direcciones de campeonato y jueces lo relacionado con la papelería y

planillería técnica requerida para la realización de los campeonatos.

Definición del manual de funciones propio de la comisión técnica y general de los juegos.

Planificación, organización y evaluación de funciones de las comisiones.

Definición de calendario de competencias.

Inventario de escenarios deportivos y proyección de mapa de la ciudad para deportes de

la sede.

Elaboración del planillaje técnico.

Recepcionar las inscripciones, elaborar los carnés, escarapelas de los deportistas,

técnicos y delegados, así como la respectiva laminación de los mismos.

Elabora la memoria técnica de los Juegos con registro fotográfico, videos.

Encargada de hacer entrega de las memorias a cada delegación al finalizar el evento.

Llevar las estadísticas del evento.


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COMISIÓN DE COMUNICACIONES

Responsable de toda la parte protocolaria, invitaciones, recepción, zonas de honor o VIP,

guías, heraldos, madrinas, uniformes de la Comisión, horarios distintivos, escarapelas,

gallardetes, inauguración (desfile de comitivas, heraldos, abanderados, delegados,

deportistas, promesa deportiva a los deportistas y jueces, palabras de apertura, himnos,

astas, pebetero, alcohol industrial, fósforos, estopa).

Premiación: Medallas, trofeos, diplomas, menciones de honor, cojines, pódium,

autoridades, invitados especiales, sonido, banderas, extensiones, dummis, pasacalles,

pendones, bombas, micrófonos inalámbricos, piola, nylon, puntillas, martillo, cinta, mesas

sillas, arreglo florales, manteles, cursa invitaciones al acto de clausura, tramita los pasajes

de las delegaciones, ejecuta la clausura, lleva a cabo el acto social de despedidas, envía

por escrito los agradecimientos (oportunamente), hace los contactos con radio, tv y

prensa, lleva a cabo las ruedas de prensa, coordina los puestos de información, pública los

resultados técnicos y programación, supervisa toda la información o boletines que se

emitan, se encarga de la recreación de los participantes (cine, juegos de salón,

exposiciones, turismo, se deben efectuar a los lugares más destacados de la región).


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Hacer un inventario de las autoridades deportivas, civiles y militares de los

Municipios y del departamento, con el fin de elaborar y enviar las invitaciones.

Encargada de la recepción y acomodación de los invitados especiales en las zonas de

honor.

Encargada del inventario de necesidades relacionado con heraldos, banderas, astas,

dummis, pendones, cojines, pódium, sonido, micrófonos fijos, inalámbricos,

bombas, pasacalles, distintivos, gallardetes, escarapelas, mesas, sillas, manteles,

arreglos florales, pebetero (estopa, fósforos, alcohol industrial), puntilla, martillo,

cinta.

Llevar a cabo el acto de inauguración y clausura de los juegos.

Elaborar la promesa deportiva para los deportistas y jueces, palabras de apertura y

clausura.

Diseñar la planimetría a seguir y entregarla a las comitivas para su desfile inaugural


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Recopilar la información de los eventos tales como reuniones, congresos, etc.

que deben realizarse en cada uno de los deportes y en la organización de los

Juegos.

Diseñar los dispositivos de protocolo para cada uno de estos eventos, en

cuanto a personal, muebles, elementos, sonido, etc.

Elaborar estrategias de cómo se llevara a cabo los actos de premiación y

entrega de medallas, trofeos, menciones y demás.

Establecer un programa social para los diferentes grupos de personas

acreditadas en los Juegos, VIP, delegaciones, jueces, etc.

Lleva a cabo los contactos con radio, televisión y prensa y les indica cómo se

llevaran a cabo las ruedas de prensa, los sitios y las horas si es posible.

Establece los puntos de información y horarios de atención a delegados.

Publica los resultados entregados por la Comisión Técnica

Establecer en cada uno de los escenarios de competencia una sala VIP y

controlar su operación y acceso al mismo.


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Disponer de personal para el acompañamiento en la realización de cada uno de

los eventos que conformen el programa social.

Elaborar un inventario de necesidades en cuanto a elementos, quipos,

computadoras, líneas telefónicas, faxes, teléfonos, etc., que se requieran para

los centros de prensa.

Coordinar con la Comisión de Comunicaciones la atención de cada uno de

estos centros de prensa.

Actuar como la oficina de divulgación de Juegos.

Coordinar la realización de conferencias de prensa antes, durante y después de

los Juegos.

Establecer un sistema de elaboración, preparación, presentación y difusión de

los comunicados de prensa que emita la organización de los Juegos.

Establecer convenios con una empresa de telecomunicaciones para el montaje

de las salas de prensa en las diferentes sedes.


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COMISIÓN DE SERVICIOS VARIOS

Encargada del transporte el cual debe ser permanente, suficiente, oportuno, establece rutas,

horarios de desplazamiento, tiene la responsabilidad de alojamiento de los deportistas,

directivos, autoridades deportivas, invitados, delegados y demás. Este alojamiento debe ser

adecuado dando los horarios a cada delegación.

Responsable de la alimentación donde se debe consignar los horarios de las comidas, estas

deben ser balanceadas (Trabaja en equipo con la Comisión Médica) entrega las Tiqueteras a

cada delegación, debe tener en cuenta los aspectos religiosos (misas), estar al tanto del

lavado y planchado de la ropa, encargado de la hidratación de los deportistas.


Establecer las necesidades de transporte interno de las delegaciones, jueces, directivos,

implementos deportivos, elementos, etc. y con base en esta información elaborar un

inventario de requerimientos de vehículos y sus características, el transporte debe ser

permanente, suficiente y oportuno.

Establecer los sistemas de adquisición, alquiler, préstamo, etc. de los vehículos que sean

necesarios para la realización de los Juegos.


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Diseñar, con base en la ubicación de los hoteles y escenarios, en los horarios de

competencia y en las distancias a los escenarios, las rutas y las frecuencias que sean

necesarias para atender los diferentes desplazamientos.

Coordinar con las autoridades de seguridad y tránsito el servicio de transporte interno

en los Juegos.

Definir un servicio de transporte específico para cada una de las diferentes categorías,

delegaciones, jueces, directivos, VIP, acreditadas en los Juegos.

Coordinar los servicios de traslado de los participantes hasta y desde el aeropuerto o

terminales terrestres, en los momentos de su arribo y partida.

Llevar un control estricto y permanente de la utilización de cada uno de los vehículos

disponibles en los Juegos.

Establecer mecanismos de control sobre la calidad del alimento y de los servicios

prestados.

Coordinar la alimentación y refrigerios del voluntariado.


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Coordina los servicios de alojamiento de los deportistas, directivos, invitados, jueces,

dando a conocer los horarios del servicio de transporte y alimentación.

Trabajar de la mano con la comisión Médica en cuanto a la alimentación la cual debe

ser balanceada;

Hace entrega a cada delegación de las Tiqueteras para la alimentación;

Lleva el control de los aspectos religiosos, lavado y planchado de ropa.

Se encarga de la hidratación de los deportistas.


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COMISIÓN MÉDICA

Esta Comisión debe elaborar el menú diario de las delegaciones y pasarlas a la Comisión

de Servicios Varios, elabora los exámenes, presta los primeros auxilios, hospitaliza,

poseer botiquines, cruz roja, ambulancias permanentes y disponibles en los escenarios

y hoteles, estar presente en los escenarios de competencia.

Tener inventario del número de médicos y enfermeras, medicamentos necesarios. Debe

elaborar el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas discriminados por días y

entregarlo a las delegaciones.

DEPORTOLOGO PSICOLOGO

Debe poseer como mínimo NUTRICIONISTA FISIOTERAPEUTA KINESIOLOGO


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COMISIÓN MÉDICA


Esta Comisión como mínimo debe tener un staff compuesto por: Deportologo,

psicólogo, nutricionista, fisioterapeuta, kinesiólogo

Diseñar un dispositivo de atención primaria en salud y en primeros auxilios para cada

uno de los escenarios y sitios de concentración de las delegaciones participantes.

Disponer del personal médico y paramédico, así como de los equipos médicos,

medicamentos, etc. que sean necesarios para la puesta en práctica de este dispositivo.

Apoyar la participación de las diferentes delegaciones en los Juegos, mediante el

suministro de información útil desde el punto de vista médico preventivo.

Establecer convenios con centros hospitalarios y de atención médica para los

diferentes integrantes de las delegaciones participantes que así lo requieran.

Coordinar con la administración de los Juegos la constitución de Pólizas de accidentes

para los participantes en los Juegos, asesorando sobre los amparos y cuantías.


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COMISIÓN MÉDICA

Establecer los turnos y ubicación del personal que laborará en los Juegos.

Coordinar con la comisión de escenarios la ubicación física de las enfermerías y

puestos de primeros auxilios en cada uno de los escenarios.

Implementar un centro de rehabilitación en fisioterapia por sede.

Coordinar con la comisión de escenarios la ubicación física de las estaciones de

control al dopaje en cada uno de los escenarios y gestionar la dotación de las

mismas.

Ubicar puestos de información en cada escenario sobre temas de control al dopaje.

Establecer el número de análisis y muestras que serán tomadas, señalando quienes

serán loa atletas seleccionados para este proceso.

Coordinar con el Laboratorio de Control al Dopaje de Coldeportes Nacional, lo

pertinente a la recolección, conservación, custodia, transporte, comunicación de

resultados, etc.

Disponer del personal médico y paramédico, así como de los equipos de

recolección y demás que sean necesarios para el proceso de control dopaje.


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COMISIÓN MÉDICA

Coordinar un sistema de envío de las muestras al laboratorio en Bogotá y un sistema

de comunicación de los resultados, así como de los eventuales procedimientos para

los análisis de contra muestras.

Establecer una coordinación con cada una de las direcciones de campeonato en los

Juegos para la aplicación de los códigos disciplinarios de las respectivas

federaciones, ante eventuales infracciones en cuanto a dopaje se refiere.

Elabora el menú diario de los deportistas (Trabaja de la mano con la Comisión de

servicios varios;

Realiza los exámenes de los deportistas, así como debe poseer suficientes

botiquines,

Elabora el cronograma de desayunos, almuerzos y comidas, discriminándolos por

días de acuerdo a la duración de los juegos y hacer entrega de esta a cada

delegación.


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COMISIÓN EQUIPO REGIONAL

Encargada de contratar a los entrenadores de sus equipos, preselecciona y escoge a

los deportistas, lleva a cabo intercambios deportivos o partidos amistosos, torneos

relámpagos, fogueos, planifica y desarrolla su concentración definitiva. Es el equipo

anfitrión


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COMISIÓN DE OBRAS

Se encarga de las necesidades de remodelación, construcción, mantenimiento y

adecuación de escenarios. Debe poseer ingenieros, arquitectos, topógrafos, dibujantes.

Estas obras se llevan a cabo por contratación.

Si se llega a presentar se debe entregar la descripción detallada de las obras y

reparaciones con su presupuesto. Este punto lo aprueba la dirección general del evento

y la contratación la efectúa la Comisión Administrativa.


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COMISIÓN DISCIPLINARIA

Es un estamento creado para preservar la ética, los principios, el decoro y la disciplina

que deben regir la actividad deportiva y a la vez asegurar el cumplimiento de las reglas

de competición y las normas deportivas generales que regirán el desarrollo de los

juegos. Se compone máximo por tres personas.


Estudiará los informes de las autoridades de juzgamiento.

Analizará los casos de indisciplina en que incurran los jugadores, delegados,

árbitros, personal auxiliar acreditado y demás personal adscrito a las

competencias.

Impondrá las sanciones correspondientes


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Comisión de Logística, Seguridad

Deberá garantizar la seguridad física de los participantes como ser Atletas, Delegados,

Jueces, Directivos, Comunidad Universitaria y público en general tanto dentro y fuera de

las instalaciones donde se desarrollen los eventos competitivos. Deberá Garantizar la

logística en las diferentes actividades de los Juegos, para lograr el desarrollo adecuado

del evento. Garantizara la cobertura de Servicios Médicos y de Salud a los Atletas, Jueces,

Delegados, Invitados y Comunidad Universitaria en general que asista a los diferentes

eventos durante los Juegos Deportivos.

Se pueden realizar convenios con instituciones especializadas para la habilitación de

clínicas móviles en los hoteles y cada instalación deportiva. Hay que contar con el apoyo

de la Cruz Roja para el traslado de emergencia y atenciones de primeros auxilios.


Velar por la entrega oportuna de los elementos a las comisiones que lo requieran.

Diseñar procedimientos para el recibo y entrega de los elementos que se adquieran

para la realización de los juegos.


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Comisión de Logística, Seguridad

Custodiar y cuidar de todos los elementos que se adquieran para cubrir las necesidades

de las diferentes áreas de los Juegos.

Establecer un sistema de delegación de la custodia de los elementos a los funcionarios y

responsables de cada área de los Juegos.

Diseñar procedimientos que aseguren la devolución de los diferentes elementos una vez

terminados los Juegos.

Aplicar las medidas de seguridad y control que sean necesarias para el almacenamiento

de los elementos bajo su control.

Coordinar con la administración de los Juegos la constitución de Pólizas de Seguros para

los diferentes elementos, asesorando sobre los amparos y cuantías.

Coordinar con la Comisión de Transporte un sistema de despacho y recolección hasta y

desde cada uno de los escenarios y sedes administrativas de los Juegos.

Elaborar en cada sede un inventario de los elementos adquiridos para la realización de

los Juegos.


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Comisión de Marketing

Esta comisión se encarga de fomentar la imagen del Evento, a fin de mercadear su logotipo

todas aquellas empresas comerciales que sus productos sean afines y compatibles.

Buscar en el mercado todas aquellas empresas que se quieran vincular con el Evento

creando programas de mercadeo que beneficien a los interesados. Conservar los esponsor

existentes, buscar nuevos productos en el mercado que tengan interés en vincularse a las

actividades del Evento. Promocionar a través del mercado todas las actividades que tiene el

Evento. Promover y ejecutar políticas claras sobre el mercadeo con el fin de mejorar los

ingresos económicos del Evento. Todas aquellas que sean en beneficio del Evento.


Establecer en los diferentes escenarios un inventario y un control de áreas y de derechos

publicitarios ofrecidos a los clientes patrocinadores de los Juegos.

Coordinar la instalación de la publicidad estática en cada uno de los escenarios de los

Juegos.

Coordinar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los patrocinadores en

cuanto a publicidad dinámica, operación VIP, plan de medios, etc.


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Comisión de Marketing

Estudiar y conocer las obligaciones y derechos establecidos en los contratos de

patrocinio suscritos por la organización de los Juegos.

Actuar como enlace entre los patrocinadores y cada una de las áreas de la organización

para el adecuado cumplimiento de los contratos suscritos.

Elaborar un resumen escrito y gráfico del cubrimiento de los medios a cada uno de los

patrocinadores y sus elementos publicitarios.

Presentar un informe final de la actividad de mercadeo y sus efectos para ser

presentado a cada uno de los contratantes de los paquetes en los Juegos.


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Comisión Voluntariado

Un evento de esta magnitud es imposible llevarlo a cabo sin el trabajo y sin la dedicación

de los voluntarios. Van a recibir capacitación y entrenamiento en temas como estructuras

y procesos grupales, cultura ciudadana, atención y prevención de desastres e información

deportiva, lo que les va a permitir ser voluntarios de otros eventos deportivos.


Elaborar de acuerdo con la clasificación que se establezca para los Juegos, los listados

de personas que deberán ser acreditadas, especificando en cada caso la función y

categoría.

Establecer las zonas o áreas de acceso para cada uno de los escenarios y

dependencias, con las convenciones que se señalan en el sistema de acreditación.

Instalar los puntos de acreditación necesarios de acuerdo con el potencial volumen de

personas a acreditar.

Designar y capacitar el personal que atenderá cada uno de los puntos de acreditación.

Proveer los equipos de computadoras, impresoras y demás elementos que se

requieran para la eficiente y rápida operación del sistema de acreditación..


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Comisión Voluntariado

Llevar un registro de las personas acreditadas.

Diseñar un esquema de tiempos y movimientos del proceso de acreditación y realizar

ensayos de acreditación para mecanizarlo.

Instalar la señalización en todas las áreas de los escenarios y demás dependencias de

los Juegos y establecer los controles de acceso a los escenarios en coordinación con la

comisión de escenarios.

Diseñar en coordinación con la Comisión de Seguridad, mecanismos de control de uso

y falsificación de las acreditaciones.


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COMITÉ DE HONOR

Lo componen las máximas autoridades que no

tienen una participación expresa en el evento en sí,

pero que figuran en el citado comité para dar una

imagen y realce del acontecimiento, por razón de su

elevada representación social. (Alcalde, director de

policía, párroco y demás.)


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COMITÉ DE HONOR

Funciones: Reunirse en sesión de la instalación a efectos de

nombrar una directiva para conocer y resolver sobre los

asuntos dela organización.

Nombrar la Comisión Técnica, previo listado presentado por el

Coordinador general.

Aprobar el código de justicia y disciplina deportiva.

Tomarlas decisiones pertinentes cuando se presenten

situaciones no contempladas en el reglamento general


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COMITÉ ORGANIZADOR

Es el responsable de la planeación, organización, dirección y

supervisión de las competencias, Entre las funciones que debe

desarrollar están:

•Definir las políticas generales que regirán las competencias.

•Garantizar la financiación de las competencias.

•Estudiar y aprobar el presupuesto general de las competencias.

•Estudiar y definir los escenarios para las competencias.

•Estudiar y aprobar los diferentes cronogramas sobre los cuales se

desarrollarán las competencias.

•Las demás que a su juicio sea prudente y necesario efectuar con el

fin de garantizar la ejecución de las competencias.


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ESTRUCTURA FUNCIONAL

La estructura organizacional de los eventos La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. Esta división del trabajo es un aspecto fundamental de la definición de estructura de las organizaciones y se conoce como el proceso de diferenciación. Las estructuras se determinan de acuerdo al tamaño y tipo de evento que se lleve a cabo

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