Sharepoint – brukerens arbeidsflate Molde kommune Servicekonferansen 29.oktober 2008

Molde kommune

• Molde kommune har i overkant av 24.000 innbyggere.

• Kommunen har ca. 1800 ansatte.

• Molde kommune er kjent for å ha en høy servicegrad ut mot innbyggerne.

• Visjon: Molde – stikker seg ut

”Mangel på integrasjon og muligheter for sømløs overføring av data mellom portalløsninger,

sak/arkivsystemer og fagsystemer er trolig den største hindringen for automatisert saksbehandling. Ved åsørge for sømløs overføring av data mellom ulike

systemer vil en også i betydelig grad kunne effektivisere offentlig saksbehandling og sikre bedre

datakvalitet”eKommune 2012

Molde kommune ønsker å være i front når det gjelder å skape gode løsninger som kan gi brukerenen bedre hverdag.

Samhandling

• Kommuner som lykkes i fremtiden. Jobber ikke mer…….men smartere.

• Vi må bli dyktige på samhandling i egen organisasjonen og i regionen

• Utnytte ressurser og kompetanse bedre. Dette fører til bedre virksomhetsstyring og innbyggeren får bedre tjenester.

Hvorfor Sharepoint?

• Vi trengte et verktøy som kunne hjelpe oss å bli dyktigere på å få til samhandling og arbeidsflyt mellom kommunens forskjellige system.

• En arbeidsflate (et skjermbilde) Alle brukere vil anvende intranettet som den viktigste arbeidsflaten i

sitt daglige arbeid, uansett hvilket fagsystem de anvender.

• Bilde blir ”skreddersydd” for hver enkelt bruker.

• Vi har store krav til sikkerhet og forvaltning av informasjon

Utdanningsdirektoratet De er pilot for statsetatene for å utvikle dette.

Balansert Målstyring – Nøkkelverktøy for organisatorisk kontroll

• Måleindikatorer er inndelt i følgende fokus-områder:

– Samfunn og livskvalitet– Brukere– Organsiasjon– Medarbeidere– Økonomi

Sharepoint suksess = ”grønne lys” innen to år

Organisasjon• Samarbeid på

tvers• Omstillingsevne

Medarbeidere

• Deltakende, motiverte og ansvarsfulle medarbeidere

Økonomi

• ”Flaskehalser” fjernet

BESVAREBESVARE BEHANDLEAKSEPT/ANKE

BEHANDLEAKSEPT/ANKE

FAKTURERETJENESTEN

FAKTURERETJENESTEN

IDENTIFISEREAUTENTISERE

IDENTIFISEREAUTENTISERE

MOTTAK /JOURNALFØRE

MOTTAK /JOURNALFØRE

KVITTEREMOTTAK

KVITTEREMOTTAK

SAKS-BEHANDLE

SAKS-BEHANDLE

arbeidsflyt

ANSATTES ARBEIDSFLATE

INNBYGGERPORTAL

ARBEIDSFLYT

MellomvareMellomvare

ePhorte - Saksbehandlerløsning og arkivePhorte - Saksbehandlerløsning og arkiv

ERPERP

Registreresøknad

Logge innminSide

OpptakssystemOpptakssystem

InnbyggertjenesteInnbyggertjeneste – – eksempel: søknad om skoleplass / barnehageplasseksempel: søknad om skoleplass / barnehageplass

• Vi ønsker at Molde kommunes brukere skal oppleve høyere kvalitet i tjenesten fordi ansatte får mer tid til tjenesteproduksjon

• Bedre informasjon til ansatte – åpnere organisasjon – bedre samhandling – gir bedre virksomhetsstyring

• De ansatte får en enklere hverdag (større trivsel) når prosesser og flyt blir integrert også med interne tilpasninger – gir høyere produktivitet

• Når manuelle og tunge prosesser erstattes av enklere og merautomatiserte verktøy, bør kvaliteten i saksbehandlingen økes.

Hva ønsker vi å få igjen av investeringen ?

Det er ingen soloprestasjon å være god.