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Home office en IMFs frente al COVID-19
Tecnologías para el trabajo en equipo a distancia con enfoque hacia el cliente.
Ponente: Luis Castejón Martín [email protected] Profesor Titular de la ETSIT-UPM (España)
Marzo 2020
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Perfil del ponente
• Profesor Titular de Universidad de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicación de la UPM (Madrid).
• Profesor del Máster en Microfinanzas y Desarrollo Social de la Universidad de Alcalá
• Editor de los anuarios de banca digital y fintech del IEB.• Formación de ejecutivos de banca sobre banca digital, modelos de
negocio, innovación y fintech.• Certified Advisor (CAd) por CFA Society Spain.• Doctor Ingeniero de Telecomunicación por la ETSIT-UPM. PDG por el
IESE. Fintech Certificate por el MIT. Certificate en Exponential Thinking por Singularity University. Foundation on Design Thinking por IdeoU.
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La tecnología y la forma de trabajo puede ayudar a que este viaje sea un poco más fácil para nosotros.
Estas últimas semanas están trayendo muchos cambios y desafíos a la forma en que vivimos, trabajamos y nos comunicamos.
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Las más grandes empresas del mundo están teletrabajando
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Millones de PYMES
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Ser positivos, sacar lo mejor de nosotros mismosVoy a compartir con vosotros diferentes recursos que nos pueden ayudar a trabajar de forma remota, que nos permita sentirnos mejor, positivos, y comprometidos con sacar adelante todo: a nuestras empresas, clientes, proveedores, compañeros de trabajo y a nuestras familias.
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“Ser más digitales”Conver8r la amenaza en oportunidad
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La empresa digital
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Negocio
Colaboración
Docu
men
tació
n
Proc
esos
Relaciones con
cliente
Proveedores
Comunicación Gestión del trabajo
Redes sociales
Información
Cumplimiento
Teletrabajo
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No todo puede ser teletrabajo
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• Atención sanitaria• Suministros esenciales • Operaciones de sistemas críticos• Servicios esenciales:
ü Servicios financierosü Cadena alimentariaü Logística
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La realidad del trabajo en España
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3,2% Esporádicamente
15,0% Países nórdicos
4,3% Más de la mitad de la semana
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Una mala comunicación es una de las razones fundamentales por las que el teletrabajo no es productivo
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NubeDatos
Aplicaciones Redes fijas y móviles
Aplicaciones de usuario
Dispositivo de usuario
Redes Hogar
Otros equipamientos
Aplicaciones Corporativas
Sede empresa
Hogar
Cloud
Plataforma de
Teletrabajo
Internet
VPN
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Canales de comunicación para teletrabajo
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• Llamadas individuales para estar en contacto y mejorar entendimiento.• Temas delicados.
• Videoconferencia para resolver problemas, abordar proyectos, generar ideas.• Pantalla compartida.• Sesiones periódicas de planificación y revisión.• Seminarios y formación.• Reuniones decisorias• Construcción de espíritu de equipo.
• Gestión de proyectos.• Cuestiones urgentes o búsqueda de orientación.• Estar al día en tiempo real.• Red social con el equipo.
• Explicación del trabajo realizado o por hacer.• Orientación del equipo.• Aclaraciones a reuniones o informaciones.
• Envío de información a un grupo grande de personas.• Comunicación formal interna y externa.
Teléfono
Videoconferencia
Chat
Grabación audio/vídeo
Correo-e
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Herramientas digitales (I)
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• Co-creación y edición conjunta y tiempo real de documentos• Una única copia en la nube del documento
• Office 365• Google Docs
• Conexión de múltiples personas• Compartición de ficheros• Compartición escritorio y pizarra• Grabación de sesión y posterior visionado
• Webex• Zoom• Microsoft Teams• Google Hangout• Skype Business• Blue Jeans
• Mensajería en grupo• Organización por canales• Canales restringidos• Compartición de ficheros
• Whatsapp• Slack• Microsoft Teams• Google Hangout
Documentos
Videoconferencia
Chat
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Herramientas digitales (II)
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• Compartición de ficheros y datos• Una única copia de información• Desde cualquier dispositivo• Privilegios de acceso. Gestión de versiones. Estructuración
de la información.
• Dropbox• Google Drive• OneDrive (Microsoft)
• Realización instantánea de encuestas • Survey Monkey
• Comunicación pública con clientes y empleados• Difusión de información
• Blogger• Twitter• Facebook• Linkedin• Instagram• Youtube
• Microsites web de fácil creación • Wordpress• GoDaddy
Cloud
Encuestas
Blogs y redes sociales
Microsites
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Herramientas digitales (III)
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• Disponibilidad de una máquina física (hosting) o virtual (VPS)
• OVH• Dynahosting• Acens
• Alojamiento en infraestructuras en la nube• Escalabilidad, seguridad y nivel de servicio
• Amazon Web Services (AWS)• Google Cloud• Azzure
Servidor virtual propio o hosting
Nube
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Un posible entorno de aplicaciones para trabajo remoto
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Herramientas de colaboración en equipo
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Video streaming en directo
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Recomendaciones generales para video conferencia1. Testear primero con un personas de confianza que todo funciona
bien.2. Aprender a usarla y enseñar a los que no saben.3. Preparar las reuniones, abrir los ficheros y las herramientas que
se van a compartir.4. Agenda de la reunión y duración. Objetivos. El grupo más
pequeño posible de la gente que más tiene que ver con el tema.5. Cámara de video conectada.6. Audio: el del ordenador, o con auriculares para no molestar.
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7. Reglas de comunicación: promover la comunicación, dejar hablar y solicitar hablar, escuchar, no acaparar tiempo, hablar más despacio, hacer propuestas concretas, no largas parrafadas.
8. Compartir documentos: compartir pantalla o aplicación, privacidad, confirmar que todos los participantes ven la imagen, hacer un zoom para que se vean los detalles, usar modo “puntero laser” de las aplicaciones.
9. “Zoomitis”: demasiadas reuniones, seguidas y largas.10. Crear límites al tiempo personal y profesional.
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Probar antes
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Adoptar una estrategia de probar y aprender antes de introducir
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Las redes de acceso en el hogarConexiones fijas de acceso al hogar:• ADSL: asimétrico hasta 10 Mbps• ADSL2+ cerca de central (700 m): 20 Mbps• Fibra hasta el hogar: 100/300/600 Mbps• HFC red de cable: 200 Mbps
Redes dentro del hogar:• Cable Ethernet 100 Mbps• WiFi (820.11 b, g, n, ac) 50/100/300/1.500 Mbps
Redes de acceso móvil:• 3G: 20 Mbps• 4G: 50 Mbps
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La lucha por la conexión WiFi en el hogar
1020
600200
1001154
3002040
150
0 200 400 600 800
ADSLADSL2+ 500 m
Fibra hasta HogarCable HFC
LAN EthernetLAN WiFi 802.11bLAN WiFi 802.11gLAN WiFi 802.11n
Móvil 3G+Móvil 4G
Móvil 4G+
VELOCIDAD (Mbps)
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Uso racional de las redes
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https://www.expansion.com/economia-digital/companias/2020/03/17/5e70d4e0e5fdeadf0d8b4589.html
Perfil horario del tráfico:• Envío de vídeos por Whatsapp • Streaming eventos redes sociales• Streaming vídeo Netflix• Estudiantes clases online• Teletrabajo• Videoconferencias
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https://www.elconfidencial.com/tecnologia/2020-03-19/internet-lento-casa-infraestructuras-red_2504492/
Marzo empezó con una carga máxima de unos 350 Gbps. El pasado lunes, se llegó a los 700 Gbps.
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Conexión a Internet móvil desde el ordenador
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Redes privadas virtuales
Seguridad de las conexiones a los sistemas empresariales propios
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Recomendaciones de seguridad
1. Tener instaladas las úlZmas actualizaciones del sistema operaZvo. 2. Tener actualizados los anZvirus 3. Intensificar el uso del doble factor en los accesos a las aplicaciones4. Tener acZvados servicios de monitorización con alertas definidas 5. Tener habilitados canales de comunicación para reuniones mediante internet. 6. Asegurar si los anZvirus escanean los disposiZvos USB 7. Tener listados telefónicos de fácil acceso para comunicarse con las diferentes
personas.
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https://www.ccn-cert.cni.es/informes/informes-ccn-cert-publicos/4691-ccn-cert-bp-18-recomendaciones-de-seguridad-para-situaciones-de-teletrabajo-y-refuerzo-en-vigilancia-1/file.html
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Comunicar y difundir las herramientas
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http://serviciosgate.upm.es/trabajar-desde-casa/pdi.html
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Recomendaciones1. Inversión en tecnología: escalabilidad de coste que
ofrecen los servicios digitales off-the-shelf.
2. Metodología y cultura de trabajo en equipo3. Cultura de compartición de la información y los
ficheros4. Adaptación tecnológica y cultural al trabajo en red
5. Difusión y formación de los empleados6. Seguridad7. Uso racional del ancho de banda de las redes: evitar
congestionar las redes8. Comunicación clientes mediante canales seguros y
que ellos estén habituados
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CréditosFotografías gratuitas descargadas de
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https://www.freepik.es/
Referencias1. McKinsey: A blueprint for remote working: Lessons from China
https://tinyurl.com/qoqoydc
2. IdeoU: Conferencia Remote Collaboration https://tinyurl.com/qspl7pq
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A su disposición para cualquier consulta.Muchas gracias por su atención.
https://tinyurl.com/lcastejonm