sia bab 15 siklus penerimaan
TRANSCRIPT
SIKLUS PENERIMAAN
Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Disusun oleh:
NURUS SAENATUL MAEMUNAH
090810050
ERNI SEPTIANI
090810058
Program Studi: Ekonomi-Akuntansi
Dosen: Dwi Suminarno, S.E.A.k, M.S.I
UNIVERSITAS PUTERA BATAM
2011
1
PENGANTAR
Setiap perusahaan ingin dapat menjual produknya kepada konsumen agar
mendapatkan kas. Pada jaman perdagangan masih tradisional, cara yang dilakukan untuk
berdagang sangat sederhana. Penjual bertemu dengan pembeli secara fisik (tatap muka) untuk
menwarkan barang dagangannya. Apabila pembeli setuju untuk membeli, maka pembeli bisa
langsung mendapatkan barang dan langsung melakukan pembayaran. Penjual menyerahkan
barang dan mendapatkan uang.
Namun sekarang metode dagang sudah sangat bervariasi. Meskipun metode
tradisonal masih banyak dijumpai, tetapi metode lainnya juga sudah mulai banyak dikenal
orang. Agar perusahaan dapat memperbanyak omzet penjualannya, maka perlu
dipertimbangkan berbagai alternatif metode penjualan yang saat ini sudah sangat bervariasi.
Berbagai metode perdangan yang saat ini banyak dikenal, seperti perdagangan
tempo, perdagangan kredit, perdagangan dengan leasing (sewa guna usaha), dan
perdagangan melalui jalur elektronik.
Berbagai metode ini hanyalah beberapa saja, karena saat ini masih banyak metode
perdagangan yang lain dan mungkin akan terus bertambah seiring dengan kemajuan di
bidang teknologi informasi.
Makalah ini akan membahas siklus penerimaan. Siklus penerimaan memiliki
berbagai kegiatan utama, yaitu:
- Permintaan Penwaran Harga
- Penerimaan Pesanan
- Pengiriman Barang
- Penagihan dan Penerimaan Pembayaran
- Penyajian berbagai Laporan
2
PEMBAHASAN
1. Pengertian dan Manfaat Siklus Penerimaan
Siklus merupakan kumpulan prosedur yang saling berkaitan dan berurutan.
Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang saling berurutan untuk menangani suatu peristiwa
(transaksi). Siklus diawali dengan suatu prosedur dan diakhiri dengan prosedur lain. Itulah
sebabnya siklus memiliki beberapa prosedur. Awal dan akhir suatu siklus dapat diidentifikasi.
Suatu siklus dirancanag oleh suatu perusahaan untuk menangani suatu peristiwa
yang terjadi dalam suatu rangkaian. Disebut rangkaian karena peristiwanya dapat terdiri atas
beberapa peristiwa yang lebih kecil dan harus ditangani dengan cara berbeda.
Siklus penerimaan (revenue cycle) adalah siklus yang digunakan untuk mengubah
produk dan jasa perusahaan menjadi kas. Dalam perusahaan manufaktur- yang memiliki siklus
paling lengkap dibandingkan dengan jenis perusahaan lain- siklus penerimaan ini digunakan
untuk menjual barang jadi kepada para pelanggannya.
Siklus penerimaan sangat penting bagi perusahaan karena mampu mendatangkan
uang tunai atau kas ke perusahaan. Tanpa siklus ini, perusahaan tidak dapat berbuat apa-apa,
karena tidak akan pernah menerima kas.
Kegiatan siklus penerimaan ini dimulai sejak menerima order dari pembeli hingga
menerima pembayaran dari pembeli.
Siklus penerimaan biasanya diwujudkan dalam suatu department yang namanya
cukup bervariasi, ada department penjualan, bagian penjualan, atau cukup disebut toko saja.
2. Kegiatan Pokok Siklus Penerimaan
Kegiatan-kegiatan yang ada dalam siklus ini adalah berisi kegiatan yang
berhubungan dengan penyerahan barang dari perusahaan kepada pembeli. Kegiatan-kegiatan
tersebut adalah :
a. Memenuhi permintaan penawaran harga oleh calon pembeli
b. Menerima pesanan dari pembeli, untuk menjual barang atau jasa perusahaan
c. Mengirimkan barang yang dipesan kembali
3
d. Mengirimkan tagihan dan menerima pembayaran
e. Menyajikan berbagai informasi yang berhubungan dengan penjualan
Untuk menjalankan kegiatan-kegiatan tersebut diperlukan kerjasama beberapa
bagian yang masing-masing menjalankan fungsinya secara terpisah dari bagian lain. Selain
untuk mengefektifkan pekerjaan, pemisahan fungsi ini juga merupakan salah satu penerapan
pengendalian yang baik, yang salah satu prinsipnya adalah tidak membolehkan ada satu
bagian pun didalam perusahaan yang dapat menyelesaikan transaksi. Tujuannya adalah agar
bagian yang satu dengan bagian lain dapat saling memeriksa kebenaran transaksinya.
Diagram 1
Bagian yang terlibat dalam siklus penerimaan
4
Direktur Perusahaan
Riset Pemasaran Promosi Penjualan Layanan Pelanggan Ekspedisi
Menerima Pesanan
Input Pesanan
Periksa Kredit
Kirim Barang
Kirim Tagihan
Menerima Pelunasan
Anggaran Kredit Kontrol Persediaan
Penagihan Kasir
Direktur Perusahaan
Bagian (departemen) yang terlibat dalam siklus penerimaan ada dua, yaitu bagian
pemasaran dan bagian keuangan. Bagian pemasaran: penerimaan pesanan hingga
penyampaian produk kepada pelanggan. Bagian keuangan: bertanggung jawab untuk menagih
dan menerima pembayaran dari pelanggan. Contoh pada gambar dihalaman sebelumnya.
a. Permintaan Penawaran Harga
Kegiatan calon pembeli meminta perusahaan untuk memberikan informasi harga
dan sekaligus menawarkan penjualan kepada calon pembeli, disebut request for proposal
(RFP) atau request for quote.
Perusahaan hanya perlu mengirimkan daftar harga atau bisa juga mengirimkan
proposal penjualan.
Informasi penting yang harus ada di dalam quotation adalah: kode barang, jumlah
unit barang, nama barang, dan harga barang. Selain itu juga penandatanganan (sekaligus
pejabat yang bertanggungjawab) dan tanggal formulir itu dibuat, metode pengiriman
barang dan batas waktu berlakunya informasi tersebut.
b. Penerimaan Pesanan
Penerimaan pesanan (order) penjualan merupakan kegiatan menerima order dari
pembeli kepada perusahaan. Pembeli dapat memesan barang kepada perusahaan melalui
telepon, email, faksimili, atau menggunakan purchase order. Purchase order dapat
disediakan oleh penjual baik melalui kantor pemasaran, atau melalui jalur internet
sehingga pembeli tinggal mengambil (download), mengisinya dan mengirimkannya ke
perusahaan. Bisa juga Purchase order dibuat sendiri oleh pembeli, karena pembeli sudah
menerapkan formulir P/O khusus.
Informasi penting yang harus ada dalam formulir purchase order adalah: tanggal
pemesanan, kode barang, nama barang, jumlah unit barang yang dipesan, tanda tangan
5
dan nama pemesan, nomor P/O yang akan digunakan sebagai referensi. Informasi lain
yang dapat ditambahkan adalah: harga per unit barang, termin dan metode pembayaran,
tanggal pengiriman, metode pengiriman.
c. Pengiriman Barang
Setelah barang yang dipesan pembeli selesai diperiksa dan ternyata perusahaan
memiliki jumlah yang cukup untuk dikirim, amka langkah berikutnya bagian pengiriman
mengirimkan barang yang dipesan kepada pembelli. Untuk mengirimkan barang tersebut,
diperlukan dua dokumen, yaitu; (1) Packing List; (2) Bill of Lading.
Packing List (daftar barang) adalah daftar atau form yang berisi data barang yang
ada dalam paket yang dikirimkan. Dokumen ini dibuat oleh pihak pengirim, yaitu
perusahaan sebagai penjual. Informasi penting yang harus terdapat dalam packing list
antara lain; nama dan alamat penerima barang, kode barang, nama barang, unti barang,
tanda tangan dan nama pembuat dokumen tersebut.
Bill of Lading adalah dokumen yang dibuat oleh perusahaan pengirim barang
(ekspedisi). Dokumen ini diperlukan apabila perusahaan mengirimkan barang kepada
pembeli melalui perusahaan ekspedisi. Informasi penting yang harus terdapat dalam
dokumen Bill of Lading ini adalah; nama perusahaan pengirim dan penerima barang,
jumlah dan nama barang yang dikirim, tanggal pengiriman, berbagai pernyataan bahwa
barang yang dikirim bukan barang terlarang, pernyataan mengenai ganti rugi dari
asuransi, dan berbagai ketentuan lain sehubungan dengan pengiriman barang, tanggung
jawab pengirim, melalui informasi FOB (Free On Board) yang dapat diisi shipping point
berarti hanya sampai tempat keberangkatan, atau board destination, berarti sampai
terminal atau pelabuhan tujuan.
Bill of lading dibuat rangkap tiga, masing-masing ubtuk perusahaan pengirim,
perusahaan penerima dan perusahaan ekspedisi.
6
Pada waktu barang sudah diterima oleh pembeli, pembeli dapat memberi tanda
pada dokumen pengiriman dan mengembalikannya kepada penjual. Bisa juga laporan
penerimaan barang dibuatkan dokumen sendiri yang disebut dengan dokumen
penerimaan barang atau delivery report.
d. Penagihan dan penerimaan pembayaran
Langkah berikutnya setelah perusahaan mengirimkan barang adalah tagihan
kepada pembeli. Dokumen yang digunakan adalah sales invoice atau sering disebut
dengan invoice saja.
Informasi penting yang harus terdapat dalam sebuah invoice adalah sebagai
berikut: (1) nomor faktur; (2) nama dan alamat pembeli; (3) tanggal transaksi; (4) tanggal
jatuh tempo pembayaran (5) termin pembayaran (6) daftar barang yang meliputi kode
barang, nama, unit, harga satuan dan harga perkalian, disertai jumlahnya; (7) pajak-pajak
misalnya pajak pertambahan nilai dan pajak daerah; (8) potongan dan diskon.
Informasi lain yang dapat ditambahkan pada faktur penjualan adalah nama dan
tanda tangan pembuat faktur. Ada yang berpendapat bahwa faktur harus ditandatangani
oleh pejabat perusahaan setingkat kepala bagian yang berwenang menangani penagihan.
Namun, dalam praktek keseharian, tanda tangan ini tidak diperlukan karena alasan
kepraktisan.
Pembeli yang melakukan transaksi secara kredit dalam satu hari mungkin
jumlahnya bisa ratusan atau bahkan ribuan. Bila Kepala bagian penjualan harus
menandatangani faktur penjualan secara kredit setiap hari, maka waktunya hanya akan
habis untuk menandatanganifaktur penjualan saja.
Sebagai pengendalian untuk mencegah dicetaknya faktur yang tidak sah, program
komputer hanya member kesempatan mencetak satu kali saja. Bila operator akan
mencetak faktur, maka nomor fakturnya tidak dapat diisi sendiri. Satu-satunya
kesempatan adalah menerbitkan faktur baru, dengan nomor faktur baru, tetapi tanggalnya
7
harus tanggal baru juga. Program komputer yang baik dapat menyimpan kode atau nama
operator yang mencetak faktur tersebut, atau bisa juga dengan menambahkan tulisan
“duplikat”.
Setelah pembeli menerima tagihan, mereka akan memperhatikan termin
pembayaran dan melakukan pembayaran berdasarkan waktu yang paling
menguntungkan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai, melalui cek, transfer bank
(dapat melalui ATM, SMS, internet), kartu kredit, kartu debit, kartu charge atau e-wallet.
Penyelenggaraan catatan tagihan:
Dalam menyelenggarakan catatan tagihan kepada pembeli, perusahaan dapat
melakukan salah satu dari dua cara berikut ini:
Metode Open invoice adalah metode penagihan yang dilakukan berdasarkan faktur yang
masih belum dibayar dan pembeli hanya diperkenankan untuk membayar salah satu
faktur tersebut. Misalnya seorang pembeli memiliki tiga faktur yang belum dibayar,
masing-masing memiliki jumlah tagihan sebesar Rp 2 juta, Rp 4 juta dan Rp 5 juta. Pada
waktu pembeli tersebut berkeinginan membayar salah satu tagihannya, maka dia harus
meilih salah satu diantara 3 faktur tersebut sesuai dengan jumlah nominal yang tetera
pada faktur tersebut.
Metode balance forward adalah metode penagihan yang memperkenankan pembeli
untuk membayar sebagian tagihannya, tanpa harus menunjuk salah satu faktur. Bagi
perusahaan yang menggunakan cara ini memerlukan catatan yang sedikit lebih rumit.
e. Pengembalian barang
Ada kalanya barang yang dikirim oleh perusahaan tidak sesuai dengan yang
dipesan oleh konsumen. Hal ini dapat terjadi dikarenakan beberapa hal:
- Karena kesalahan membaca purchase order oleh staff bagian penjual, mungkin karena
ukuran, warna, seri atau model.
8
- Karena barang yang dipesan memang sedang tidak ada persediaanya, atau modelnya
sudah tidak diproduksi lagi.
- Karena salah kirim, harusnya untuk perusahaan A tetapi dikirim ke perusahaan B
karena memesan dalam waktu yang bersamaan.
Pembeli berhak mengembalikan barang (melakukan retur) selama kurun waktu
tertentu, biasanya sekitar 7 hingga 30 hari, tergantung sifat barang dan perjanjiannya.
Untuk mengembalikan barang diperlukan dokumen yang disebut credit memo atau memo
kredit.
Informasi penting yang harus terdapat dalam memo kredit adalah kode, nama dan
unit barang yang dikembalikan. Informasi lain yang sering diharapkan oleh penjual
adalah alas an mengapa barang dikembalikan, dan informasi apakah diperlukan barang
pengganti, atau cukup mengurangi utang dagang pembeli.
Sebelum mengirim kembali barang yang diterimanya, pembeli diharuskan
menelpon penjual untuk menerima persetujuan retur. Apabila disetujui, pembeli akan
mendapat RMA (Return Merchandise Authority) atau nomor otorisasi pengembalian
barang. Nomor ini harus disertakan dengan bungkus paket barangnya. Tanpa nomor
RMA ini, pembeli tidak dapat mengembalikan barang sesuka hati.
Tabel Data yang ada di dalamnya
9
Barang Data induk barang terdiri atas kode, nama barang,
harga jual, unit tersedia
Pemasok Data induk pemasok, terdiri atas kode, nama
barang, dan batas kredit
Pramuniaga Data karyawan perusahaan yang mencatat
transaksi, terdiri atas nomorinduk karyawan, nama,
golongan, gaji atau komisi
Pesanan Data pesanan, meliputi nomor P/O, tanggal, kode
pesanan
Rincian Pesanan Data barang yang dipesan, terdiri atas kode barang,
unit dipesan
Faktur Data faktur, berisi nomor faktur, tanggal terbit,
kode pembeli, kode pramuniaga
Retur Data pengembalian barang, terdiri atas nomor
faktur (yang barangnya dikembalikan), kode barang
dan unit barang yang dikembalikan.
Pembayaran Data rincian pembayaran oleh pembeli, meliputi
kode pembeli, nomor faktur, tanggal pembayaran,
jumlah pembayaran, metode pembayaran, nomor
bukti
Tabel 1
Berbagai File data untuk sistem penjualan
3. Basis Data Siklus Penerimaan
10
Dalam sistem manual, dokumen-dokumen yang sudah diuraikan di atas sekaligus
berfungsi sebagai tempat untuk mencatat dan menyimpan data. Masing-masing bagian yang
membuat formulir bertugas untuk menyimpan arsipnya. Dengan demikian setiap formulir
akan dibuat rangkap, minimal rangkap dua, satu lembar untuk pihak penerima dokumen dan
satu lembar sisanya untuk arsip. Apabila penerima lebih dari dua pihak, besra kemungkinan
dokumen akan dibuat rangkap lebih dari dua lembar.
Teknologi yang paling mudah untuk mencetak dokumen rangkap adalah printer
dot matrix, karena printer ini menggunakan tekanan untuk mencetak hasil. Meskipun kualitas
cetakan tidak sebagus printer jenis lain (printer tinta atau printer laser), tetapi informasi yang
dihasilkan sudah cukup terbaca.
Diagram 2
Diagram E-R Siklus Penerimaan
11
Pramuniaga Kasir
Pesanan
Persediaan KasFaktur
Pelanggan Slip BayarDipesan oleh Diberi
Ada di
DisetorMenunasiDikirimiMenjadi
Berisi
Dalam sistem komputerisasian, dokumen tersebut bahkan bisa menjadi output
atau sarana menyampaikan informasi dan bukannya menjadi input. Apabila terjadi transaksi,
langsung dicatat komputer, data akan langsung disimpan ke dalam perangkat simpan
komputer, dan berbagai laporan dapat segera dihasilkan, baik dalam bentuk tampilan di layar
(softcopy) maupun cetakan (hardcopy).
Tempat untuk mencatat dan menampung data ada di berbagai file basis data.
Masing-masing jenis data akan disimpan dalam tabel atau file tersendiri. Masing-masing file
atau tabel akan dihubungkan dengan file lain sesuai dengan keperluan. Dalam siklus
penerimaan, basis data yang digunakan oleh perusahaan terdiri atas beberapa tabel.
Cara membaca tabel E-R pada bagan 2 di atas adalah sebagai berikut (dapat
dimulai dari bagian yang mana saja, tetapi biasanya dimulai dari salah satu entitas).
Pesanan dipesan oleh pelanggan. Berdasarkan penghubungnya, satu pelanggan
dapat memesan lebih dari satu pesanan. Penerima pesanan adalah seorang pramuniaga. Setiap
pesanan berisi (atau terdiri atas ) beberapa persediaan.
Satu pesanan dapat terdiri atas beberapa faktur. Misalnya seorang pelanggan
memesan dua macam produk, satu diperlukan minggu ini, sedang satu lagi untuk dua minggu
lagi. Pesanan ini dilakukan satu kali, tetapi dapat ditagih dua kali, karena yang minggu ini
segera ditagih, sedang yang dua minggu kedepan, ditagih tersendiri. Masing-masing faktur ini
akan dikirim ke pelanggan. Setiap faktur hanya dapat dikirim kepada seorang pelanggan,
tetapi seorang pelanggan dapat saja dikirimi lebih dari satu faktur.
Pada waktu pelanggan membayar, akan diterima oleh kasir, dan kasir akan member slip
pembayaran. Seorang pelanggan dapat membayar beberapa kali, untuk satu faktur atau
tagihan. Bisa juga pelanggan tersebut membayar satu kali pembayaran untuk melunasi
beberapa faktur. Karena kita menggunakan komputer, pembayaran dapat dilakukan beberapa
kali untuk melunasi beberapa faktur. Dalam sistem manual, cara ini sulit dilakukan.
Perusahaan yang menggunakan sistem komputerisasi pun masih banyak yang melakukan
aturan satu pembayaran untuk satu faktur.
4. DFD Siklus Penerimaan12
DFD (Data Flow Diagram) merupakan diagram yang menunjukan aliran data dan
informasi dalam suatu sistem atau siklus. DFD terdiri atas beberapa level, dimulai dari level
yang paling tinggi (context diagram) kemudian dirinci menjadi level 0 (diberi kode angka 0 di
belakangnya, misalnya 1.0, 2.0, 3.0, dan seterusnya. Level o dapat dirinci menjadi level 1 dan
diberi kode angka sebanyak digit di belakangnya, misalnya 1.1, 1.2, 1.3 atau 3.1, 3.2, 3.3 dan
seterusnya.
Dalam context diagram belum digambarkan kebutuhan file atau tabel data,
sehingga yang tampak pada diagram ini hanyalah lambang entitas dan lambang proses atau
sistem. Diagram konteks harus dapat digambarkan pada satu halaman kertas karena memang
isinya tidak terlalu rumit.
Order Tagihan
Status Laporan
Diagram 3
DFD Context Diagram Untuk Siklus Penerimaan
13
Pramuniaga
Sistem
Penjualan
Pelanggan
Biaya Kredit Manajemen
Cara membaca diagram di atas adalah sebagai berikut. DFD di atas
menggambarkan Sistem Penjualan yang menerima input dari pramuniaga (berupa order).
Garis penghubung dari pramuniaga ke sistem penjualan berakhir dengan tanda yang
berarti pramuniaga memasukkan data ke dalam sistem, tetapi tidak menerima aliran data dari
sistem. Data yang dialirkan diberi nama order.
Apabila perusahaan menerapkan penjualan secara kredit, dari sistem ada
hubungan dua arah dengan bagian kredit. Artinya, dari sistem mengalirkan data ke bagian
kredit (berupa status) yang berisi permohonan persetujuan kredit. Bagian kredit kemudian
akan memberi jawaban kepada sistem, baik menyetujui ataupun menolak. Itulah sebabnya
garis penghubung memiliki tanda panah dikedua ujungnya.
Sistem penjualan akan mengalirkan dua jenis keluaran, yaitu tagihan (yang akan
diterima oleh pelanggan) dan laporan (yang akan diterima oleh manajemen).
14
DAFTAR PUSTAKA
Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 2. Yogyakarta: STIM YKPN
15