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Sicredi Reduz Custos de Gestão de Portfólio com CA Project & Portfolio Management SaaS

CUSTOMER SUCCESS STORY

PERFIL DO CLIENTEIndústria: Serviços financeiros Empresa: Sicredi Funcionários: 22.000

EMPRESAO Sicredi é um dos maiores sistemas de crédito cooperativo do Brasil, presente em 11 Estados, através de mais de 1.500 unidades de atendimento e contando com uma base de 3,2 milhões de associados.

DESAFIOA área do PMO Corporativo, que faz parte da Superintendência de Planejamento Estratégico do Sicredi, precisava de melhor visibilidade de alocação de recursos, progresso de projetos e gerenciamento de custos para suportar a execução dos objetivos estratégicos da organização.

SOLUÇÃOPara atender a demanda, a área adotou o CA Project & Portfolio Management SaaS, plataforma centralizada para o gerenciamento fi nanceiro, de recursos, demandas e carga de trabalho.

BENEFÍCIOSO Sicredi reduziu custos operacionais de gestão do portfólio, integrou a gestão do Planejamento Estratégico e qualifi cou o planejamento de projetos para usar melhor seus recursos e tomar decisões mais precisas.

EmpresaPromovendo o desenvolvimento econômico e social no Brasil

DesafioVisão global e integrada para planejamento estratégico

2 | CUSTOMER SUCCESS STORY: SICREDI

O Sicredi é uma instituição fi nanceira que atua com base no cooperativismo de crédito, um modelo de organização econômica que ele mesmo difundiu e consolidou no Brasil. Trata-se de um dos maiores sistemas cooperativos no País e na América Latina, onde pessoas e empresas têm acesso a produtos e serviços fi nanceiros, promovendo também o desenvolvimento econômico e social de suas regiões. Os resultados da cooperativa de crédito são repassados aos seus associados, donos do negócio, proporcionalmente ao volume das suas operações e reinvestidos no lugar onde vivem, fortalecendo a economia da região.

Presente em 20 estados brasileiros e em mais de 900 municípios, em dezembro de 2015, o Sicredi contava com um conjunto de 121 cooperativas de crédito, integradas horizontal e verticalmente.

A integração horizontal representa a rede de unidades de atendimento, distribuídas pelos 20 Estados. No processo de integração vertical, as cooperativas estão organizadas em quatro grupos: Cooperativas Centrais, uma Confederação, uma Fundação e um Banco Cooperativo, que controla as empresas específi cas que atuam na distribuição de seguros, administração de cartões e de consórcios.

O portfólio do Sicredi é composto por mais de 100 produtos e serviços com destaque para conta corrente, débito em conta, crédito, poupança, cartões de crédito e débito, investimentos, seguros, consórcios, câmbio, cobrança, previdência, além de facilidades como caixas eletrônicos e serviços pela internet.

O Sicredi conta com uma estrutura centralizada para a gestão e acompanhamento do Planejamento Estratégico 2016-2020, cujo principal objetivo é coordenar e orientar a execução do planejamento estratégico de cinco anos para toda a organização, do diagnóstico à comunicação, passando pela elaboração, acompanhamento e controle. Todas as iniciativas estratégicas multidisciplinares – envolvendo marketing, gestão de pessoas, área comercial, portfólio de produtos, TI, responsabilidade socioambiental, efi ciência operacional, gestão de liquidez, capital e custos, entre outras – são desenhadas com o apoio dessa área e estruturadas como um programa composto por projetos.

A equipe do PMO Corporativo atua como uma consultoria interna, introduzindo melhores práticas em gestão de projetos e gerenciamento de mudanças.

Com um portfólio composto por mais de 150 projetos que extrapolam a natureza tecnológica, o Sicredi tinha o desafi o de lidar com a complexidade na gestão desses projetos. Com a evolução da maturidade de gerenciamento de projetos na empresa, a área do PMO Corporativo precisava integrar e garantir o engajamento de todos os departamentos com os mais variados tipos de conhecimentos.

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3 | CUSTOMER SUCCESS STORY: SICREDI

Os principais desafi os do Sicredi e do PMO Corporativo também incluíam:

• Necessidade de adaptação dos processos e ferramentas já utilizados pelas áreas para eliminar o paradigma de que gerenciamento de projetos introduz uma rotina burocrática que difi culta a agilidade das ações

• Necessidade de apresentar resultados em consonância com a expectativa dos patrocinadores

• Lidar com a resistência dos profi ssionais impactados pela mudança

• Administrar os diferentes perfi s dos profi ssionais envolvidos nos projetos corporativos

• Reduzir custos com gestão de projetos

• Garantir excelência e mais velocidade na entrega de projetos e resultados.

Conforme explica Dagoberto Trento, gerente do PMO Corporativo, “no ciclo de execução do Planejamento Estratégico 2011-2015, era preciso um controle efetivo dos projetos e dados mais precisos sobre a alocação de recursos da companhia. Também era necessário visualizar melhor o progresso dos projetos em termos de escopo, prazo e custos.”

O novo patamar de gestão estratégica e de projetos no qual o Sicredi ingressaria ainda incluiria o controle, acompanhamento e garantia de cumprimento dos benefícios que um projeto deve trazer aos negócios do próprio Sicredi e de seus parceiros.

Diante dessa demanda por um gerenciamento mais completo e moderno, a necessidade de uma ferramenta mais robusta fi cou iminente. “As ferramentas e processos manuais utilizados até então não seriam sufi cientes para suportar o nível de gestão estratégica estabelecida. O Sicredi precisava de uma ferramenta completa, capaz de promover uma visão integrada, controles automatizados e fácil compartilhamento de informações para tomadas de decisões”, complementa Dagoberto.

Depois de avaliar as soluções de gestão de projetos disponíveis no mercado, o Sicredi escolheu o CA Project & Portfolio Management SaaS. “Entre as soluções analisadas, esta foi a que melhor atendia às nossas demandas”, disse Virginia Cunha, Especialista no PMO Corporativo.

O Sicredi utiliza a solução na modalidade de software como serviço (SaaS). Este formato possibilitou uma rápida implantação e um reduzido custo de TI, pois não foi necessário implantar infraestrutura para rodar a solução.

Embora o CA Project & Portfolio Management SaaS seja oferecido com confi gurações padronizadas, o Sicredi precisava personalizar alguns processos para atender a necessidades específi cas de seu negócio. A área de CA Services ajudou muito nas personalizações e na implantação.

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SoluçãoGerenciamento centralizado de um portfólio com mais de 150 projetos

“ Era necessário visualizar melhor o progresso dos projetos em termos de escopo, prazo e custo.”Dagoberto TrentoGerente do PMO Corporativo, Sicredi

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Com o suporte da área de CA Education, o Sicredi capacitou alguns recursos-chave, que foram responsáveis por treinar outros 200 profi ssionais da instituição.

Hoje, todas as áreas responsáveis pela execução dos projetos utilizam o CA Project & Portfolio Management SaaS: são 700 usuários ativos da solução. Desde a implantação do CA Project & Portfolio Management SaaS cerca de 860 projetos da empresa foram executados e gerenciados usando a solução.

O CA Project & Portfolio Management SaaS é utilizado hoje para o gerenciamento de recursos, demandas, fi nanceiro e de carga horária. Todos os recursos alocados são associados a uma matriz de custos, e despesas como treinamento, consultoria, viagens, compras de hardware e software também são relacionadas a cada projeto.

“Com o CA Project & Portfolio Management SaaS, ao fi nal do planejamento de um projeto, o sistema gera um plano fi nanceiro que considera todo o fl uxo de pagamentos, independentemente de quem é o dono do projeto. Com base neles, comparamos, por exemplo, o orçamento original de um projeto com os custos atuais”, detalha Virginia.

Além de simplifi car o gerenciamento de projetos existentes, o CA Project & Portfolio Management SaaS suporta o processo de criação e aceitação de novas atividades.

O Sicredi possui um processo anual de planejamento de futuros projetos para o seu portfólio. Cada demanda é categorizada em uma das quatro áreas abaixo:

• Projeto estratégico

• Natureza legal

• Multidepartamental

• Tecnologia da Informação.

Um orçamento é designado para o projeto, incluindo custos de TI, opex e negócios. Depois, esse projeto é submetido para análise de viabilidade. Ele é então aprovado conforme a sua prioridade e se torna parte do portfólio. No processo de aprovação cabe destacar que o CA Project & Portfolio Management SaaS permite a utilização de alçadas para autorização dos projetos, observando as regras de encaminhamento de acordo com o nível de investimento envolvido. O CA Project & Portfolio Management SaaS fi ca no centro de todo esse processo e simplifi ca os estágios do ciclo de elaboração do planejamento anual.

Além disso, o Sicredi ampliou o uso do CA Project & Portfolio Management SaaS, passando a utilizar a solução também para a gestão e acompanhamento dos benefícios previstos em um projeto. “Agora os projetos com investimentos mais relevantes passam por uma etapa de levantamento de benefícios”, conta Tiago Nicolaidis, Superintendente de Estratégia, Projetos e Processos do Sicredi. Ele explica que o novo processo é disparado no momento em que se analisa a viabilidade de uma nova demanda. A partir desta análise, são identifi cados os indicadores que representarão e suportarão o cumprimento dos principais benefícios esperados

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“ O CA Project & Portfolio Management SaaS é a ferramenta de apoio para inserção dos dados e acompanhamento daquilo que foi planejado e do que vem sendo realizado.”Virginia CunhaEspecialista no PMO Corporativo, Sicredi

5 | CUSTOMER SUCCESS STORY: SICREDI

daquele investimento. Esses indicadores podem ser fi nanceiros – receitas, redução de custos, volumes de negócios – ou de processos – otimização de tempo de operações ou aumento de produtividade dos profi ssionais, por exemplo. “O CA Project & Portfolio Management SaaS é a ferramenta de apoio para inserção dos dados e acompanhamento daquilo que foi planejado e do que vem sendo realizado. A solução gera um dashboard com os detalhes dos projetos cujos benefícios estão sendo acompanhados.”

A solução CA Project & Portfolio Management SaaS é utilizada no apoio ao planejamento e ao controle dos contratos de outsorcing de TI, permitindo através das workloads views, a avaliação de capacidade e utilização de cada linha de fábrica e orientando as decisões dos gestores de TI na melhor alocação de demandas nos recursos disponíveis junto aos provedores contratados.

O Sicredi também utiliza o CA Project & Portfolio Management SaaS para:

• Gerenciamento de novas demandas

• Gerenciamento de projetos

• Gestão de recursos e alocação de horas.

“Desde o processo de novas ideias e aprovação dessas ideias até a alocação de horas para cada projeto, tudo é gerenciado através do CA Project & Portfolio Management SaaS”, celebra Dagoberto. “Todo o controle pode ser feito e visualizado a partir de dashboards que a solução oferece. Os gráfi cos de acompanhamento trazidos pelo CA Project & Portfolio Management SaaS permitem aos gestores visualizares informações de prazo e custo dos projetos do portfólio, status report dos projetos, informação de horas apontadas, estimativa de alocação de recursos para os próximos meses, painel com informações de matriz de custos e lançamento de horas, entre outras.”

Com o CA Project & Portfolio Management SaaS, o Sicredi possui visibilidade de alocação de recursos, bem como o status de comparação entre aquilo que foi planejado e o que foi executado em cada projeto. “Essa comparação agora considera, no caso de projetos mais estratégicos, a concretização dos benefícios previstos no momento de sua concepção”, explica Thiago.

Decisões mais rápidas e mais inteligentes são outro benefício da implantação do CA Project & Portfolio Management SaaS. Através da análise de capacidade das equipes alocadas em projetos foi possível identifi car gargalos e estabelecer prioridades para manter o foco nos projetos mais importantes da organização e garantir que eles sejam executados no prazo. Com o uso de informações extraídas da solução, é possível tomar melhores decisões. Por exemplo, é possível evitar super alocação ou subalocação de recursos. Essas informações, combinadas com o modelo de governança estabelecido ao longo de toda a organização, ajudam a eliminar riscos e estimulam uma abordagem mais madura ao gerenciamento de projetos.

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BenefíciosRedução nos custos operacionais de PMO

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Com a adoção do CA Project & Portfolio Management SaaS, o Sicredi conseguiu:

• Obter melhores planejamentos de custos de projetos

• Qualifi car o planejamento de projetos

• Reduzir o tempo de desenvolvimento de novas ofertas para os clientes

• Reduzir os custos operacionais de PMO

• Comparar benefícios previstos e benefícios alcançados, podendo fazer ajustes ao projeto para garantir que o objetivo fi nal seja alcançado

• Visibilidade dos resultados alcançados através de relatórios.

Esses benefícios ajudaram o Sicredi a alcançar o retorno sobre o investimento (ROI) no CA Project & Portfolio Management SaaS em apenas 12 meses. “A solução nos garante vantagem competitiva uma vez que conseguimos aumentar nossa capacidade de planejamento e gerenciamento de múltiplos projetos”, conclui Virgínia.

“ Com o uso de informações extraídas da solução, é possível tomar melhores decisões. Isso nos ajuda a eliminar riscos.”Tiago NicolaidisSuperintendente de Estratégia, Projetos e Processos, Sicredi

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A CA Technologies (NASDAQ: CA) cria software que acelera a transformação das empresas e permite que elas aproveitem as oportunidades da economia dos aplicativos. O software está no cerne de todas as empresas, em todos os setores. Do planejamento ao desenvolvimento e do gerenciamento à segurança, a CA está trabalhando com empresas de todo o mundo para mudar a maneira como vivemos, fazemos negócios e nos comunicamos – usando dispositivos móveis, as nuvens privada e pública e os ambientes distribuídos e de mainframe. Obtenha mais informações em ca.com/br.

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