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Intercommunal de Gestion Informatiquewww.sigi.lu

Edition 4 - 2011

Le portail macommune.lu fait peau neuve page 02

Interview avec Mme Lydia Mutsch page 04

sms2citizen rapproche le citoyen de sa commune page 06

macommune.lu, l’alliée des communes modernes

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Edition 4 - 2011Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique

Conception et Layout: Niche Guardian | Photos: Claudine Bosseler, Niche Guardian Photo Bank

Impression: Imprimerie Schlimé | Tirage: 2000 exemplaires

Egalement disponible sur www.sigi.lu (PDF)

SIGINEwS

2 SIGINEwSLe portail macommune.lu fait peau neuve

4 SIGITEmoIGNaGEmme Lydia mutsch: macommune.lu au profit d’une administration communale contemporaine

6 SIGICommuNICaTIoNsms2citizen rapproche le citoyen de sa commune

7 SIGIEvENTEchternach rejoint macommune.lu

macommune.lu sur facebook et twitter

Toujours ouverte, jamais de file d’attente ! Ce sont là les deux immenses avantages de macommune.lu. D’une part, le citoyen n’est plus tributaire d’heures d’ouverture, macommune.lu étant accessible 24h/24, 7j/7, 365 jours par an. D’autre part, le gain de temps pour les usagers de la plateforme. Vous passez à macommune.lu quand vous le voulez et vous faites votre demande sans attendre.

Lancée fin 2010, la plateforme macommune.lu connaît un franc succès auprès des utilisateurs qui sont chaque jour plus nombreux. Plus de 50 communes ont déjà choisi d’adopter macommune.lu à ce jour, soit plus de 250 000 citoyens.

L’intérêt pour le site s’explique aussi par sa simplicité d’utilisation et par la qualité des services proposés. Face à ce succès, le SIGI, à l’origine de la mise en place de macommune.lu, œuvre chaque jour au développement de nouveaux services afin de faire de macommune.lu le premier portail citoyen. Celui-ci vient de faire peau neuve récemment avec de nombreuses nouveautés.

macommune.lu affiche sa nouvelle identité

Le SIGI a en effet fait évoluer le portail macommune.lu. L’objectif de ces transformations est de permettre au fonctionnaire de se rapprocher de ses citoyens tout en améliorant l’utilisation de l’interface au quotidien par le citoyen. ainsi, depuis le

30 septembre 2011, macommune.lu met à disposition des citoyens une nouvelle interface qui présente de nombreuses améliorations.

De par son nouveau design plus intuitif et accessible à tous, macommune.lu offre un accès simplifié aux citoyens. Dorénavant, plus besoin de s’identifier afin de consulter les informations générales de type agenda, photos ou vidéos.

Les démarches administratives en ligne

Par ailleurs, une présentation thématique des démarches facilite dorénavant au citoyen l’utilisation des documents téléchargeables et des téléservices. En effet, toute une série de démarches administratives peut à présent être effectuée en quelques clics sur macommune.lu.

Deux grandes nouveautés parmi les téléservices

Les actes civils – les 1ers téléservices intercommunaux

Il est également possible de se connecter au site macommune.lu afin de faire une demande d’actes civils en ligne (actes de naissance, de mariage et de décès). une fois la demande formulée en ligne, la commune s’occupe des formalités administratives puis envoie directement le certificat au citoyen qui n’a désormais plus besoin de sortir de chez lui pour effectuer ses démarches. macommune.lu facilite en effet les démarches à suivre en vue de l’obtention d’un acte civil.

Le portail macommune.lu fait peau neuve

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SIGINEwS

Ce service est le premier à contribuer activement à la collaboration intercommunale, à savoir que les demandes d’actes civils seront dans de nombreux cas traitées par deux communes. Il faut cependant savoir que toute demande d’acte civil pourra se faire uniquement si les communes concernées sont affiliées au SIGI et qu’elles ont adopté les téléservices de macommune.lu.

Exemple: un citoyen de la commune de Dudelange a besoin d’un acte de mariage. Cependant, il a été marié dans la commune de Hesperange. Cela veut dire que les deux communes collaboreront à travers macommune.lu afin de fournir le document demandé au citoyen.

Le renouvellement des cartes d’identité

Le système informatique des communes surveille les dates d’expiration des cartes d’identité des citoyens. Donc, il est désormais possible pour le citoyen de s’inscrire (s’il réside dans une commune ayant activé la fonctionnalité) et de recevoir une notification un mois avant l’expiration de sa carte d’identité afin de venir la renouveler auprès de sa commune.

Il est important de noter que d’autres services en ligne sont à venir et que le SIGI travaille constamment à l’amélioration des services offerts. À l’avenir, le citoyen pourra effectuer quelque 70 démarches administratives en ligne. Finis les déplacements et les recherches de place de parking, il suffit simplement d’un ordinateur et d’une connexion internet. Les communes disposent aujourd’hui d’une plateforme citoyenne: toutes les informations sont à portée de souris où et quand le citoyen le désire.

macommune.lu s’adapte au multilinguisme du Grand-duché

La nouvelle version de macommune.lu a adopté le multilinguisme. L’interface est disponible en 5 langues au lieu des 2 initialement proposées. ainsi, le luxembourgeois, le portugais et l’anglais se sont ajoutés au français et à l’allemand pour l’ensemble du portail, les téléservices inclus. Cet atout est une première européenne en termes de gestion communale.

Proposer macommune.lu dans les langues les plus utilisées au Grand-Duché permettra de couvrir une plus grande partie de la population luxembourgeoise bien connue pour son multiculturalisme. Les citoyens non luxembourgeois se verront accompagnés dans leur langue maternelle (parmi celles au choix sur macommune.lu) tout au long de leurs démarches administratives, ce qui contribuera à une meilleure compréhension de la vie politique communale.

Grâce à macommune.lu, les communes pourront contribuer à l’intégration des citoyens non luxembourgeois. Cela permettra également d’inscrire macommune.lu dans un véritable esprit européen.

Une application iPhone et bientôt Android

Pour le citoyen moderne et mobile, l’application macommune.lu peut être téléchargée gratuitement sur iTunes. Cette application a aussi été retravaillée et adaptée au nouveau portail afin de veiller à ce que tout citoyen puisse avoir ses informations communales à portée de main, où qu’il soit et à n’importe quelle heure de la journée/nuit.

Conclusion

Du côté des fonctionnaires communaux, il n’y aura pas vraiment d’importants changements à noter, si ce n’est une revalorisation de

leur position (voir article p. 4-6, mme Lydia Mutsch), ainsi qu’un rapprochement du citoyen. Le fonctionnaire pourra, par le biais de macommune.lu, participer activement à la modernisation de son administration communale de part son apport en connaissances du métier communal.

Le nouveau design n’est en effet axé que sur la simplification d’usage pour le citoyen afin de garantir une transparence des démarches administratives et des métiers communaux. ainsi, grâce à un suivi optimisé du traitement des demandes, la vitesse de réponse est plus grande.

Il est important de noter que pour chaque changement, voire ajout dans macommune.lu, le SIGI proposera des formations afin d’assurer un accompagnement continu des fonctionnaires communaux pour qu’ils puissent toujours se sentir à l’aise dans l’exécution de leur tâches.

En outre, le fait d’avoir retravaillé le design de macommune.lu rendra plus facile l’accompagnement des personnes âgées ou encore des personnes moins familiarisées à l’usage d’internet. macommune.lu a été repensé entièrement avec en tête le désir de rendre aussi facile et attractif que possible le rapprochement du citoyen de sa commune, ses fonctionnaires et ses élus communaux.

www.macommune.lu | le portail citoyen

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SIGITEmoIGNaGE

À la fois ville et commune, Esch-sur-Alzette se distingue constamment par son évolution, son rôle pionnier en matière de nouvelles technologies et de communication, ainsi que par sa diversité culturelle. Dorénavant, macommune.lu fera partie intégrante du système informatique existant. Affichant une vue en trois dimensions, Madame la Bourgmestre Lydia Mutsch est parfaitement consciente qu’Esch-sur-Alzette est l’exemple parfait d’une commune qui requiert une communication et une collaboration communale dans l’air du temps et au profit du citoyen et de ses administrés.

Cofondatrice du SIGI, Esch-sur-Alzette développe et mutualise les métiers communaux

Esch-sur-Alzette fait figure depuis toujours de précurseur en termes d’évolution communale. En 1982, bien avant que je ne brigue mon premier mandat de bourgmestre, la ville d’Esch-sur-Alzette a cofondé le SIGI. L’objectif était de disposer d’un syndicat au service des communes utilisant l’outil informatique pour standardiser les métiers communaux. Aujourd’hui, les chiffres parlent d’eux-mêmes. Avec 103 communes et 40 syndicats affiliés, le SIGI est devenu la référence en gestion informatique.

En tant que membre actif du Bureau, la ville d’Esch-sur-Alzette contribue considérablement de par son expérience métier au développement, non seulement de notre commune, mais également de toutes celles affiliées au SIGI.

Étant donné que nous disposions déjà à l’époque de notre propre service informatique, nous avons très vite commencé à informatiser nos écoles primaires pour une gestion adaptée et constructive de l’enseignement.

Nous étions également la première commune à offrir à ses citoyens et à tout intéressé un site web communal proposant du contenu interactif destiné à promouvoir la vie citoyenne. À partir du 1er octobre 2011, le citoyen pourra y réserver et acheter des billets en ligne pour le théâtre et le conservatoire de musique. En tant que service adapté aux besoins de notre société mobile, ce site souligne le désir d’un rapprochement entre citoyen et administration communale.

Esch-sur-alzette était aussi la première à travailler avec un Sharepoint qui proposait un espace de collaboration, facilitant ainsi la communication entre les différents services et favorisant une fluidité dans le déroulement des projets en cours.

Notre rôle de précurseur s’est pleinement développé lorsque nous avons créé le premier « Biirgerzenter », un point d’approche centralisé pour toutes les demandes citoyennes.

À cet effet, nous avons formé nos collaborateurs dans une approche de « cross management », c.-à-d. que chaque collaborateur peut traiter chaque demande. Soit un seul et unique département pour répondre à tous les besoins des citoyens.

Mme Lydia Mutsch : macommune.lu au profit d’une administration communale contemporaine

Grâce aux téléservices de macommune.lu, la ville d’Esch-sur-Alzette est « ouverte » 24h/24 et 7j/7

Lydia Mutsch | Bourgmestre de la Ville d’Esch-sur-Alzette

Grâce à ses téléservices révolutionnaires, tant pour les fonctionnaires qui se voient valorisés dans l’exécution de leurs tâches et métiers communaux que pour les citoyens qui se voient rapprochés, voire même intégrés dans la vie communale quotidienne avec un confort inégalé à ce jour, macommune.lu représente la plateforme idéale pour Esch-sur-alzette, une ville en constante expansion.

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SIGITEmoIGNaGE

La liberté offerte par macommune.lu cadre parfaitement avec la description que je donne généralement de notre ville:

Il convient cependant de noter que les téléservices, voire la notion du « tout automatisé », exigent beaucoup de travail. Tous les fonctionnaires communaux doivent y apporter leur contribution.

Tout sera dès lors mis en œuvre pour que nos collaborateurs reçoivent tout l’accompagnement ainsi que toutes les formations nécessaires pour qu’ils puissent mettre leur savoir-faire au service du citoyen, tout en voyant leur position revalorisée.

Esch-sur-alzette inclura le package complet des télé-services de macommune.lu dans son système existant.

Dans le cas de la ville d’Esch-sur-Alzette, le fait de pouvoir proposer ces services dans les langues les plus courantes du Luxembourg représente évidemment aussi un atout non négligeable. Notre population est en effet une des plus diversifiées du Grand-Duché avec des citoyens venant des quatre coins du monde, 113 nationalités différentes étant représentées en tout.

De par son plurilinguisme, macommune.lu facilite l’intégration de cette diversité culturelle. Le choix entre différentes langues offre ainsi aux citoyens non luxembourgeois un moyen de mieux comprendre le fonctionnement des métiers et processus communaux. Par après, ils auront la possibilité de profiter facilement des services offerts et de contribuer aisément à la vie communale.

Une approche 3D pour une ville moderne à l’esprit européen

Affichons d’abord une vision globale en trois dimensions, la même qui m’a permis de me focaliser sur une communication stratégique avec des partenaires privilégiés et incontournables. La ville d’Esch-sur-Alzette met l’accent sur une communication (inter)communale, ensuite nationale et pour finir transfrontalière.

Nous comptons à cet effet sur trois partenaires stratégiques, si je peux m’exprimer ainsi : le SIGI, la ville de Luxembourg et Tonicités. au niveau national apparaît bien évidemment le SIGI, au sein duquel nous sommes bien ancrés vu notre rôle de cofondateur de base. Le SIGI est notre fidèle partenaire pour tout ce

qui a trait aux métiers communaux (finances, organisation, population, etc.) au niveau national.

Grâce à la ville de Luxembourg, nous avons un partenariat avec HotCity, le système de communication en matière de mobilité. Ce service nous permet d’offrir à nos citoyens des informations actualisées sur les transports publics, les parkings, les chantiers, les magasins, etc.

Vient enfin Tonicités. Il s’agit d’une collaboration transfrontalière en termes de technologies d’information et de communication, à savoir entre la ville d’Esch-sur-Alzette, la ville de Luxembourg, metz, arlon, Longwy et Thionville. Nous avons établi un réseau haut débit entre les universités des villes de Tonicités. Grâce à ce réseau, nous disposons d’une liaison fibre optique haut débit à pratiquement toutes les villes universitaires en Europe. C’est bien entendu un facteur très important, sachant qu’Esch-sur-Alzette accueillera bientôt l’Université de Luxembourg sur le site de Belval.

Ouverture. C’est sans conteste le mot le plus approprié pour qualifier la ville d’Esch-sur-Alzette. Ouverture sur l’extérieur, sur la nouveauté, sur l’innovation.

Car aujourd’hui ce ne sont plus les citoyens qui doivent se déplacer, mais ce sont les dossiers en cours qui doivent bouger tout en étant facilement accessibles.

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SIGICommuNICaTIoN

sms2citizen rapproche le citoyen de sa commune

Esch-sur-Alzette après macommune.lu

Je suis entièrement convaincue que macommune.lu représente un chaînon manquant qui permettra d’apporter une certaine dynamique et fraîcheur à l’exécution des métiers communaux. Cela non sans oublier l’apport en qualité des services aux citoyens.

Nous sommes parfaitement conscients que l’implémentation de nouveautés technologiques et informatiques nécessite un accompagnement de toutes les personnes concernées. C’est pour cette raison que nous avons d’ores et déjà prévu des formations pour nos collaborateurs afin de les familiariser tout en douceur et en détail avec macommune.lu, et de leur permettre ainsi de mieux comprendre la nécessité de ces changements qui redéfiniront leur position en tant que fonctionnaires communaux et revaloriseront les métiers communaux dans leur exécution.

Il est important de noter que macommune.lu ne remplacera en aucun cas le travail inestimable fourni par les fonctionnaires, mais que ce portail communal et ses téléservices ont vu le jour afin de moderniser les métiers communaux et de permettre aux fonctionnaires de se repositionner au sein de l’administration communale en tant que consultants et représentants communaux au service du citoyen.

La ville d’Esch-sur-Alzette, quant à elle, disposera avec macommune.lu d’un nouvel outil puissant de communication et de collaboration. une transparence accrue facilitera grandement l’accès à la commune, laquelle gagnera en visibilité auprès des citoyens.

macommune.lu, un outil nécessaire et important pour préparer la ville d’Esch-sur-Alzette aux futurs enjeux d’une administration communale contemporaine.

L.M.

Le téléphone portable est devenu de nos jours le fidèle compagnon de toutes et tous. Selon des sondages, les SMS constituent le moyen de communication préféré et le moins intrusif du citoyen mobile. sms2citizen informe le citoyen de manière discrète sur tout ce qui concerne sa vie communale et ses démarches administratives communales. Service gratuit et constamment à jour, sms2citizen est « l’agenda de poche communal ».

Grâce au service sms2citizen, qui fait partie intégrante de macommune.lu, le citoyen dispose d’un moyen facile et gratuit de recevoir par SmS toutes les informations utiles. Il suffit de s’abonner et de choisir entre plusieurs thèmes d’information tels que l’état du trafic, la culture, le sport, la vie associative de la commune, les alertes météo, les établissements scolaires, etc.

Pour profiter de ce service, le citoyen peut, en cliquant sur l’icône sms2citizen sur le site de sa commune, créer son propre compte et indiquer pour quel centre d’intérêt il souhaite recevoir des SmS. Par la suite, ce site lui permet de gérer son compte et de consulter l’historique des SMS reçus.

Simple, rapide et direct, sms2citizen permet de recevoir des informations communales. La sécurité y est bien sûr un facteur très important. L’abonné profitera d’un service garanti anti-spam et aura la certitude que ses données personnelles demeureront entièrement confidentielles. Il peut gérer lui-même son abonnement, consulter l’historique de tous les messages reçus ainsi que se désabonner facilement et sans contraintes.

sms2citizen ne s’arrête pas là. Il contribue à renforcer la transparence, la rapidité et l’efficacité des téléservices de macommune.lu. En effet, le service sms2citizen informera dorénavant le citoyen de l’état de ses demandes en ligne. un SmS lui sera envoyé dès que ses certificats/documents seront prêts à l’envoi.

avec sms2citizen, le citoyen aura littéralement sa commune à portée de main.

J’habite à Uebersyren dans la commune de Schuttrange. Un lundi matin j’avais raté mon bus (ligne 144) parce qu’il y avait des travaux dans la rue ou se situe l’arrêt. Bien évidemment je n’en étais pas au courant. Afin d’être informé bien à l’avance, je me suis inscrit au service gratuit sms2citizen.

Ma commune m’envoie désormais régulièrement des SmS pour me tenir informé des travaux planifiés. Elle m’envoie aussi les actualités du conseil communal ainsi que d’autres nouvelles intéressantes sur ma commune.

Marc Sauer | Citoyen ayant souscrit au service sms2citizen de la commune de Schuttrange

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SIGIEvENT

macommune.lu surfacebook et twitter

macommune.lu a rejoint depuis peu les sites de socialisation facebook et twitter. Vous y trouverez les toutes dernières nouvelles sur l’évolution du portail citoyen, ses nouveautés et bien plus encore. Cette communauté intercommunale jouera le rôle de porte-parole de macommune.lu.

macommune.lu compte déjà plus de 1 050 fidèles adhérents sur facebook. Vous pouvez bien évidemment les rejoindre en allant simplement sur www.facebook.com/macommune.lu et en cliquant sur le fameux bouton « Like ».

En revanche, si vous préférez les « tweets », vous pouvez également suivre les fils d’actualité sur twitter. Il vous suffit de vous rendre sur www.twitter.com/macommune_lu.

macommune.lu vous y attend pour vous informer, vous guider et vous voir contribuer.

Echternach rejoint macommune.lu

Lors d’une grande présentation au Trifolion, le lundi 3 octobre, Echternach a rejoint macommune.lu tout en dévoilant pour la première fois le portail avec ses téléservices en langue portugaise.

Echternach est la dernière des communes à avoir opté pour le package complet macommune.lu. Le simple fait d’organiser une soirée de lancement au Trifolion, avec des invitations qui ont été envoyées à chaque citoyen de la commune, montre l’engagement pour et le désir d’entamer une nouvelle ère de gestion communale de l’administration communale. Le SIGI se félicite d’accueillir Echternach, une commune qui contribue activement au déploiement du portail citoyen.

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique

6, rue de l’Etang L -5326 ConternTél. +352 35 00 99 Fax +352 35 00 98www.sigi.lu

Le portail citoyen macommune.lunous simplifie la vie