La experiencia de la Secretaría de Economíaen el manejo de trámites electrónicos

Reunión Nacional de Archivos, Monterrey, 24 de Septiembre de 2004

Marco GeneralEl Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006, específicamente en la línea estratégica del Buen Gobierno establece entre sus premisas:•Reducir gastos que no agreguen valor para ofrecer mayores beneficios a la sociedad.

•Satisfacer o superar las expectativas de los ciudadanos en los servicios que se les brindan.

•Posibilitar que desde la comodidad de la casa u oficina, los ciudadanos obtengan información del gobierno y tengan acceso a los servicios que éste ofrece.

•Recuperar la confianza de la sociedad en su gobierno.

•Garantizar que la ciudadanía y los servidores públicos efectúen trámites con facilidad, seguridad y rapidez.

•Que la administración pública transite sexenalmente con el mínimo trastorno y la máxima eficacia.

Problemática

• Recepción de solicitudes únicamente a través de las Ventanillas de Gestión.

• Anteriormente se contaba con sistemas poco robustos, con esquemas de seguridad poco avanzados, infinidad de bases de datos (52) una por delegación y/o subdelegación y por instrumento.

• No existía una infraestructura informática (sistemas y comunicaciones) para establecer conectividad con otras dependencias.

• En 1995 la resolución de trámites a nivel nacional tenía tiemposde respuesta de hasta 20 días, actualmente existen trámites como los de Certificados de Origen que tienen tiempos de resolución menores a 24 horas.

Objetivos

Para atender las premisas del Buen Gobierno, la Secretaría de Economía estableció los siguientes objetivos:

• Brindar los trámites y servicios de mayor impacto de la SE a través de medios electrónicos.

•Integrar la gestión de trámites y servicios en el portal de la SE.

•Utilizar al Portal como el único medio de alojamiento, actualización y difusión de información para los clientes de la SE.

•Incorporar al Portal de la SE dentro de la estrategia de e–gobierno.

Trámites de mayor impacto

Una de la etapas más importantes del proyecto de automatización de trámites fue la identificación de aquellos que tuvieran mayor impacto.

De los 110 trámites que se tenia en la SE en el año 2000, se detectó que del total de operaciones registradas en ese año (171,720), el 95% correspondió a 19 trámites (163,134 operaciones), las restantes 8,586 se relacionaron con los restantes 91 trámites.

Nombre del trámite Área No.

8 Expedición y modificación de permisos de importación y exportación (PEXIM). DGSCE 9,3559 Programas de importación temporal para producir artículos de exportación

(PITEX).DGSCE 8,388

1 Inscripción, modificación, cancelación de inscripción y renovación de constancia de inscripción ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras, así como presentación de informe sobre ingresos y egresos.

DGIE 34,266

2 Registro de Bienes Textiles y Prendas de Vestir No Originarios Elegibles para Recibir Trato de Preferencia Arancelaria (CERTEL).

DGSCE 25,917

3 Programa de maquila de exportación (MAQUILA). DGSCE 16,9114 Certificados de origen (CEROR). DGSCE 12,1095 Asignación de cupo de importación y exportación (CUPOS TLC). DGSCE 11,6396 Devolución de impuestos de importación a los exportadores (DRAWBACK). DGSCE 9,6547 Registro de programa de promoción sectorial (PROSEC). DGSCE 9,542

10 Informe para comprobar la ejecución de las obras y trabajos de exploración o de explotación.

DGM 8,131

Trámites de mayor impacto

Continua...

Trámites de mayor impactoNombre del trámite Área No.

18 Informe estadístico sobre la producción, beneficio y destino de minerales o sustancias concesibles.

DGM 738

19 Registro de Empresas de Comercio Exterior (ECEX). DGSCE 555

11 Solicitud de concesión de exploración o de asignación minera. DGM 4,38612 Registro de Empresas Altamente Exportadoras (ALTEX). DGSCE 2,93613 Aviso de Fedatarios Públicos en Términos del Artículo 34 de la Ley de

Inversión Extranjera.DGIE 2,366

14 Registro como empresa de la frontera (RECIF). DGSCE 2,20115 Cupos de importación para la franja fronteriza norte y región fronteriza

(CUPOS FRONTERA).DGSCE 1,837

16 Solicitud de concesión de explotación. DGM 1,37517 Solicitud de certificación de inscripciones o copias certificadas DGM 828

Total: 163,134

Trámites por otros medios electrónicos

•Registro de promotores y entrevistadores autorizados para realizar el registro al Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM).

•Aviso de baja de promotores y entrevistadores del Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) y de no devolución de credenciales.

•Solicitud de apoyo del Fondo de Apoyo para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (FONDO PYME).

Trámites por otros medios electrónicos

Existen otras modalidades de presentación de solicitudes de trámites y es a través de discos de captura ó bien por correo electrónico para los siguientes trámites:

•Aviso de separación de funciones de corredor público por un periodo mayor de 20 días y menor de 90 días naturales.•Prórroga para cumplir con los requisitos previos al inicio de funciones como corredor público.•Notificación del reinicio de funciones de corredor público por renuncia a la licencia de separación de funciones.•Aviso previo a la SE de cambio de domicilio del corredor público.•Orientación y asesoría que ofrece el Centro Primer Contacto sobre los programas, trámites y servicios de la Secretaría.

Requisitos

Para que las empresas puedan llevar a cabo sus trámites vía Internet es necesario:

Inscribirse en el Registro Único de Personas Acreditadas para realizar trámites ante la Secretaría. En la Dirección General de Asuntos Jurídicos en el D. F. o en cualquiera de las Delegaciones, Subdelegaciones.

Con la constancia única de acreditamiento de personalidad, se asigna una clave de acceso empresarial al sistema de información de trámites (CAESIT) que junto con el RFC forman las llaves de acceso a los trámites vía Internet.

Automatización de trámites

El proyecto de automatización en 7 años ha tenido el siguiente avance:

Nivel 1: Procesos de trámites soportados por un sistema informático

Nivel 2: Descentralización de la operación

Nivel 3: Aplicación del Registro único de personas acreditadas (RUPA)

Nivel 4: Formatos electrónicos

Nivel 5: Captura de información de trámites en línea

Nivel 6: Gestión y dictaminación electrónica

Nivel 7: Consulta y seguimiento de la gestión de trámites

Nivel 8: Intercambio de información con otras dependencias

IN TERNET

Ventajas de la Operación vía Internet Conexión con los usuarios vía Internet Para los tramites:

+ Seguridad+ Agilidad

Módulos de dictamen

Para los módulos:+ Seguridad+ Eficiencia+ Transparencia+ Control

Para usuarios:+ Facilidad+ Rapidez+ Ahorro+Transparencia Intercambio de información con otras Secretarías

Integración de los trámites al Portal

Metodología para el desarrollo del portal:

Modelo uno a uno tomando en cuenta las necesidades del cliente

IdentificarIdentificar DiferenciarDiferenciar InteractuarInteractuar PersonalizarPersonalizar

Integración de los trámites al Portal

IdentificarIdentificar

• Determinar el público objetivo para cada producto • Integrar una sola base de datos de clientes de la SE• Crear un expediente para cada cliente• Identificar a clientes potenciales

DiferenciarDiferenciar

• Agrupar por segmentos o sectores empresariales• Determinar cuales son los clientes de mayor demanda de

trámites y servicios• Cuales tienen acceso a internet

Integración de los trámites al Portal

Establecer mecanismos de diálogo con el cliente para captar sus necesidades: Grupos de enfoque, entrevistas y buzón

Efectuar encuestas para evaluar nuestros serviciosDiseñar una estrategia de comunicación y atención de acuerdo a las

necesidades detectadas en las encuestas

InteractuarInteractuar

PersonalizarPersonalizarProporcionar los productos y servicios de acuerdo a las necesidades del

cliente (formato adecuado)Fax o teléfonoCorreo electrónico o portal de InternetVentanilla o mensajería

Proporcionar los productos y servicios en el lugar solicitado por el cliente: Interior de la República ( DF’s), área metropolitana, agenciasaduanales y representaciones en el extranjero

ALFONSO REYES (5)

PICACHO (12)

INSURGENTES (140)

METROPOLITANA (11)

MEXICALI (10)MONTERREY (13)GUADALAJARA (12)TIJUANA (18)LA PAZ (4)LEON (7)

PUEBLA (10)AGUASCALIENTES (7)TOLUCA (6)QUERETARO (6)C.D. JUAREZ (10)MERIDA (8)CULICAN (2)S.L.P. (5)NVO. LAREDO (5)REYNOSA (3)

CHIUAHUA (10)

NOGALES (9)

WAN

ALPHA (1)

RACK DE 32 MÓDEMS

32 (SUB)DELEGACIONES PROM. (2) PC´S C/U

(TOTAL: 145)

CONEXIONES: 378

Red de Interconexión

Beneficios del Proyecto

Para el usuario

Sencillez en la presentación del trámite

Rapidez

Ahorro de recursos

Ampliación del horario de recepción

Menores costos administrativos

Beneficios del Proyecto

Transparencia en la solicitud de trámites

Para la autoridad

Control de las autorizaciones

Disminución de actos de corrupción

Certeza en las autorizaciones

Agilidad en las operaciones

Portal

Ventanilla Única de Trámites

Conclusiones Mediante la automatización de los trámites vía Internet, discos de captura o correo electrónico, se han tenido los siguientes resultados:•Eliminación significativa de la documentación física para la presentación y atención de trámites, reduciendo la generación de archivos físicos.•Descentralización de los trámites.•Sencillez y rapidez en la presentación del trámite.•Equidad en realización de los trámites.•Ahorro de recursos.•Ampliación del horario de recepción.•Disminución de cargas burocráticas.•Menores costos administrativos. •Conectividad con otras dependencias (SHCP) para la validación electrónica en las aduanas del país de lasautorizaciones de comercio exterior emitidas por la SE.

Miguel Salcedo HernándezDirector del Centro de Asesoría

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