sistem informasi akademik versi 2.0 petunjuk … informasi akademik... · klik tombol...
TRANSCRIPT
Page 1 of 30
SISTEM INFORMASI AKADEMIK
VERSI 2.0
Petunjuk Penggunaan untuk Administrator System
(User Guide for System Administrator)
UNIVERSITAS JAMBI
2017
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 2 of 30
PENDAHULUAN
ALUR SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIAKAD)
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 3 of 30
Penggunaan Siakad
1. Login
Untuk login ke aplikasi siakad, ketikkan username dan password kemudian klik tombol
login.
2. Home page
Jika berhasil login, akan ditampilkan home page berikut.
3. Tampilan Dashboard
Klik Dashboard Saya untuk melihat dashboard user.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 4 of 30
4. Menu Data Master
Menu data master merupakan kumpulan menu yang berisi data-data referensi yang
diperlukan siakad. Berikut dijelaskan beberapa Sub Menu Data Master yang dapat
diakses oleh Wakil Dekan I.
4.1 Data Fakultas
Sub Menu Data Fakultas digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Fakultas
yang ada di Universitas Jambi. Data fakultas diinputkan oleh administrator
siakad.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 5 of 30
4.2 Data Jurusan
Sub Menu Data Jurusan digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Jurusan
yang ada pada setiap Fakultas di Universitas Jambi. Data Jurusan diinputkan oleh
administrator siakad.
4.3 Data Prodi
Sub Menu Data Prodi digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Prodi yang
ada pada setiap Fakultas di Universitas Jambi. Data Jurusan diinputkan oleh
administrator siakad.
4.4 Pengaturan Prodi
Sub Menu Menu Pengaturan Prodi digunakan untuk mengatur informasi tentang
prodi. User memilih prodi sesuai dengan otoritasnya untuk melihat atau
melakukan pengaturan prodi.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 6 of 30
Sub menu ini memiliki 4 tab, yaitu:
a) Tab Umum
Digunakan untuk melihat (read only) data umum tentang prodi meliputi kode
prodi, nama prodi, fakultas/jurusan tempat prodi bernaung, jenjang prodi,
dan gelar lulusan prodi.
b) Tab Visi, Misi
Digunakan untuk melihat, menambah, mengubah, atau menghapus
keterangan tentang prodi antara lain visi, misi, Kompetensi, Capaian
Pembelajaran, Deskripsi Prodi.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 7 of 30
c) Tab Informasi Lainnya
Digunakan untuk melihat, menambah, mengubah, atau menghapus
keterangan tentang prodi antara No SK Izin pendirian Prodi, Tanggal SK
pendirian Prodi, No SK Izin penyelenggaraan Prodi, Tanggal SK
penyelenggaraan Prodi, Tanggal mulai beroperasi, Kapasitas Prodi, Jumlah
SKS lulus, Website, Email, dan Alamat.
d) Tab Kurikulum Kelas Prodi
Digunakan untuk mengatur kurikulum default yang akan diberlakukan kepada
mahasiswa baru pada tiap jenis kelas yang diselenggarakan prodi.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 8 of 30
Untuk mengatur kurikulum, pilih dahulu kelas prodi kemudian klik tombol
ubah. Selanjutnya akan muncul jendela berikut:
Silakan pilih kurikulum default yang akan digunakan oleh kelas prodi.
Kemudian klik tombol simpan.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 9 of 30
4.5 Data Kelas Prodi
Sub Menu Data Kelas Prodi digunakan untuk melihat (Read Only) daftar Kelas
yang diselenggarakan masing-masing Prodi di Universitas Jambi. Data Kelas Prodi
diinputkan oleh administrator siakad.
4.6 Data Ruang
Menu ini digunakan untuk menginputkan data ruangan perkuliahan yang
digunakan pada gedung yang dikelola oleh Fakultas. Untuk mengelola data
ruang, user terlebih dahulu memilih fakultas dan meng-klik tombol proses.
Selanjutnya akan tampil jendela berikut:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 10 of 30
Untuk menambahkan data ruang perkuliahan, pilih tab Ruang Perkuliahan dan
klik tombol “+tambah”, maka akan tampil jendela form berikut:
Selanjutnya isilah data ruang perkuliahan, kemudian klik simpan. Maka data
ruang perkuliahan akan tersimpan. Untuk mengubah data ruang perkuliahan, klik
tombol edit pada ruang perkuliahan yang diinginkan.
Untuk mengatur alokasi waktu penggunaan ruang untuk masing-masing prodi,
dapat dilakukan dengan meng-klik tab Alokasi Ruang Perkuliahan sehingga akan
tampil jendela berikut.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 11 of 30
Selanjutnya klik detail pada ruang perkuliahan yang ingin diatur lokasi waktu
penggunaannya, sehingga tampil jendela berikut:
Selanjutnya klik Tambah Alokasi Ruang sehingga tampil jendela berikut:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 12 of 30
Selanjutnya pilih prodi beserta alokasi hari dan jam yang diberikan, kemudian klik
Simpan Perubahan. Maka data Alokasi Ruang Perkuliahan akan tersimpan.
Berikut contoh data alokasi penggunaan ruang.
4.7 Dosen Prodi
Digunakan untuk memasukkan nama-nama dosen di suatu prodi. Dosen boleh
masuk sebagai dosen di prodi yang bukan homebase-nya (tujuan agar dapat
ditunjuk sebagai dosen PA).
Untuk memasukkan nama-nama dosen ke suatu prodi, pilih prodi terlebih
dahulu. Setelah prodi dipilih, maka akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik
tombol tambah untuk menambahkan nama dosen.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 13 of 30
Selanjutnya ketikkan nama atau potongan nama dosen yang ingin ditambahkan
sebagai dosen di prodi yang diinginkan, kemudian klik add.
Selanjutnya akan mucul jendela form berikut:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 14 of 30
Lengkapi form tambah dosen dan klik simpan. Maka data dosen prodi akan
tersimpan seperti gambar berikut:
5. Menu Akademik
Menu akademik merupakan kumpulan menu yang mengolah data transaksi pada proses
akademik. Berikut dijelaskan beberapa Sub Menu Data Akademik yang dapat diakses
oleh Wakil Dekan I.
5.1 Dosen PA
Untuk mengalokasikan Dosen PA untuk mahasiswa, pertama pilih prodi yang
diinginkan, maka akan tampil jendela berikut:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 15 of 30
Selanjutnya tambahkan mahasiswa bimbingan untuk setiap dosen prodi dengan
mengklik tombol tambah. Maka akan tampil jendela form berikut:
Selanjutnya pilih mahasiswa bimbingan dan klik tambah untuk menjadikan
mahasiswa tersebut sebagai mahasiswa bimbingan dosen prodi.
5.2 Mata Kuliah Fakultas
Menu mata kuliah Fakultas digunakan untuk menginputkan mata kuliah wajib
Fakultas. Mata kuliah wajib Fakultas diinputkan oleh Wakil Dekan I.
Berikut langkah-langkah untuk menginputkan mata kuliah wajib Fakultas:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 16 of 30
1. Pilih Fakultas, sehingga akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tambah
pada bagian mata kuliah Fakultas.
2. Pada jendela berikutnya, inputkan data mata kuliah Fakultas kemudian klik
simpan. Adapun ketentuan mengisi data mata kuliah adalah sebagai berikut:
Kode mata kuliah wajib fakultas terdiri dari 6 karakter dimulai dengan 3
karakter huruf akronim fakultas ditambah dengan 3 karakter angka. (Lihat
peraturan akademik untuk aturan pengkodean mata kuliah)
SKS mata kuliah merupakan akumulasi SKS Tatap Muka (TM), Praktikum
(Pr), Praktek Lapangan (Lp), dan Simulasi (Si).
Untuk mata kuliah skripsi dan sejenisnya pastikan pilih jenis mata kuliah
tugas akhir.
3. Pastikan mata kuliah fakultas yang diinputkan muncul pada daftar mata
kuliah Fakultas.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 17 of 30
5.3 Mata Kuliah Program Studi
Menu mata kuliah prodi digunakan untuk menambah atau mengubah data mata
kuliah program studi. Langkah-langkah untuk menambahkan mata kuliah
program studi adalah sebagai berikut:
1. Pilih program studi, dan klik tambah pada bagian daftar mata kuliah untuk
menambahkan mata kuliah baru.
Pada jendela form selanjutnya, lengkapi data mata kuliah, kemudian klik
simpan untuk menyimpan data mata kuliah. Pastikan mata kuliah yang
diinputkan masuk pada daftar mata kuliah program studi.
(catatan: satu Universitas, tidak boleh ada mata kuliah yang memiliki kode
dan nama mata kuliah yang sama).
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 18 of 30
5.4 Telusuri Mata Kuliah
Menu telusuri mata kuliah digunakan untuk mengubah jenjang mata kuliah.
Misalnya mata kuliah yang dulunya mata kuliah program studi menjadi mata
kuliah fakultas.
Untuk mengubah jenjang mata kuliah langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:
1. Cari mata kuliah dengan menginputkan kode mata kuliah. Bila mata kuliah
ditemukan, klik detail untuk melakukan perubahan.
2. Pada jendela berikutnya, klik edit untuk mengubah data mata kuliah
termasuk jenjang mata kuliah.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 19 of 30
3. Lakukan perubahan data mata kuliah, misalnya jenjang mata kuliah dan prodi
pengampu yang tepat, kemudian klik simpan.
5.5 Data Kurikulum
Untuk menambahkan data kurikulum, pilih prodi yang diinginkan dan klik tambah
pada bagian daftar kurikulum seperti gambar berikut.
Selanjutnya akan tampil jendela form berikut:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 20 of 30
Lengkapi isian pada form Tambah Kurikulum. Jika telah lengkap, klik tombol
simpan. (Catatan: tatacara penamaan kurikulum sssss_kodeprodi_namaprodi
dimana sssss adalah kode semester mulai berlakunya kurikulum).
Setelah kurikulum berhasil ditambahkan, maka langkah selanjutnya adalah
menambahkan mata kuliah ke kurikulum. Untuk menambahkan mata kuliah ke
kurikulum, klik tombol pilih aksi pada kurikulum kemudian klik mata kuliah.
Maka akan tampil jendela berikut. Selanjutnya klik tambah pada bagian mata
kuliah.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 21 of 30
Maka akan tampil jendela form berikut. Selanjutnya ketikkan nama mata kuliah
yang ingin dimasukkan ke kurikulum, tentukan semester mata kuliah tersebut
diselenggarakan, dan kategori mata kuliah wajib atau pilihan. Apabila form telah
diisi lengkap, klik simpan.
Maka mata kuliah tersebut akan tersimpan seperti gambar berikut. Untuk
menambahkan mata kuliah prasyarat, dapat dilakukan dengan mengklik tombol
detail pada kolom MK Prasyarat.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 22 of 30
Maka akan tampil jendela berikut. Pilih tab tambah, dan ketikkan nama mata
kuliah prasyarat dan pilih ketentuan untuk prasyarat tersebut apakah harus lulus,
pernah dikontrak, atau abaikan prasyarat. Kemudian klik simpan.
5.6 Rencana Pembelajaran Semester
Menu Rencana Pembelajaran Semester (RPS) digunakan untuk menginputkan
RPS mata kuliah. Langkah-langah menambahkan RPS adalah sebagai berikut:
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 23 of 30
1. Pilih Program Studi, kemudian klik tambah untuk menambahkan RPS.
2. Buat RPS dengan mengisi keterangan RPS secara lengkap, yaitu: nama RPS,
mata kuliah, tanggal mulai berlaku, dan keterangan RPS. Kemudian klik
simpan. Maka nama RPS akan tersimpan.
3. Untuk mulai mengisi RPS, pilih RPS yang ingin diisi dan klik pilih aksi -> isi rps.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 24 of 30
4. Pada jendela berikutnya, lengkapi form isian RPS mulai dari: Capaian
Pembelajaran, Pengalaman Belajar, Kriteria Indikator dan Bobot Penilaian,
Sumber Referensi, dan Materi Perkuliahan.
5.7 Data Kelas Perkuliahan
Digunakan untuk menambahkan kelas-kelas perkuliahan yang diselenggarakan
oleh prodi. Langkah-langkah menambahkan kelas perkuliahan adalah sebagai
berikut:
1. Pilih prodi dan semester, kemudian klik tambah pada bagian daftar kelas
perkuliahan.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 25 of 30
2. Pada jendela berikutnya, isi form kelas perkuliahan yang meliputi:
Mata Kuliah: Ketikkan potongan nama atau kode mata kuliah dan pilih
mata kuliah yang dimunculkan oleh sistem.
Kelas Prodi: pilih kelas prodi yang mengikuti kelas perkuliahan yang
dibuat. Jika kelas prodi dikosongkan, maka kelas perkuliahan dapat
diikuti oleh mahasiswa dari kelas prodi manapun (reguler maupun
non reguler).
Dosen Pengampu: Ketikkan nama dosen pengampu mata kuliah.
Untuk penanggung jawab mata kuliah, sebaiknya pilih yang memiliki
jabatan fungsional minimal Lektor (atau sesuai peraturan akademik)
walaupun sistem masih membolehkan penanggung jawab mata kuliah
tidak memiliki fungsional minimal lektor. Jika dosen penanggung
jawab mata kuliah hanya sebatas pinjam nama (tidak ikut mengajar),
maka ceklis abaikan jadwal mengajar agar namanya tidak
diperhitungkan dalam penyusunan jadwal mengajar.
Semester: diisi semester mata kuliah tersebut diajarkan (sesuai
dengan kurikulum).
Kode Kelas: Diisi dengan kode kelas perkuliahan. Jika untuk kelas
pertama reguler, maka diisi R-001.
Kapasitas Max: Diisi dengan kapasitas maksimum sebuah kelas
perkuliahan. Standarnya, maksimum satu kelas 40 mahasiswa.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 26 of 30
3. Bila form kelas perkuliahan disimpan, maka data kelas perkuliahan akan
muncul pada daftar kelas perkuliahan.
5.8 Penjadwalan Kuliah
Menu ini digunakan untuk menyusun jadwal perkuliahan pada setiap prodi.
Langkah-langkah menyusun jadwal perkuliahan adalah sebagai berikut:
1. Pilih prodi dan semester, kemudian klik proses.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 27 of 30
2. Jendela berikutnya menampilkan ruang dan waktu perkuliahan yang sudah
dialokasikan untuk prodi. Pengalokasian ruang perkuliahan untuk setiap prodi
dilakukan oleh Wakil Dekan I, sedangkan pengisian jadwal perkuliahan dapat diisi
oleh masing-masing koordinator prodi. Kota putih polos menunjukkan ruang dan
waktu yang dapat digunakan oleh prodi.
Untuk membuat jadwal kuliah sebuah kelas perkuliahan, pilih ruang dan hari
yang diinginkan, kemudian klik tombol edit.
3. Pada jendela berikutnya, tentukan waktu mulai sebuah kelas perkuliahan, dan
pilih kelas perkuliahan yang diinginkan dengan mengklik tombol check.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 28 of 30
4. Jika tidak ada permasalahan dengan jadwal yang dbuat, maka kelas perkuliahan
tersebut otomatis akan terjawalkan. Durasi perkuliahan akan menyesuaiakan
secara otomatis dengan jumlah sks tatap muka. Satu SKS 50 menit.
5. Kelas perkuliahan yang sudah dijadwalkan akan muncul pada daftar kelas
perkuliahan.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 29 of 30
5.9 Jadwal KRS/KPRS
Menu ini digunakan untuk mengatur jadwal pengisian KRS maupun KPRS. Jadwal
KRS/KPRS diatur oleh Wakil Dekan I dengan mengacu kepada Kalender Akademik
Universitas. Langkah-langkah penjadwalan KRS/KPRS adalah sebagai berikut:
1. Pilih semseter, kemudian klik atur jadwal.
2. Selanjutnya pilih prodi yang akan diatur jadwal KRS/KPRS nya, kemudian klik
atur jadwal KRS.
Siakad Universitas Jambi 2017
Page 30 of 30
3. Atur penjadwalan KRS/KPRS seperti berikut:
Jenis jadwal: pilih KRS atau KPRS
Awal KRS/KPRS: Diisi dengan tanggal mulai pengisian KRS/KPRS
Akhir KRS/KPRS: Diisi dengan tanggal akhir pengsian KRS/KPRS
Cek IPK: Pastikan diceklis agar jumlah SKS maksimum yang dapat
dikontrak oleh mahasiswa ditentukan berdasarkan IPK semester
sebelumnya.
5.10 Monitoring Perkuliahan
5.11 Nilai Akademik Mahasiswa