Sistem Informasi Manajemen Beasiswa dan Bantuan Biaya Pendidikan Mahasiswa (SMB3PM)Petunjuk Penggunaan Aplikasi Untuk Perguruan Tinggi (http://simb3pm.dikti.go.id)

DAFTAR ISI

Daftar Isi......................................................................................................................................................2

BAB I TENTANG SISTEM INFORMASI BEASISWA NASIONAL........................................................................3

I.1. Login..................................................................................................................................................3

I.2. Halaman Utama.................................................................................................................................4

I.2.1 Fitur Data Proses..........................................................................................................................5

I.2.2 Fitur Laporan...............................................................................................................................5

1.2.3 Fitur Pencarian Data...................................................................................................................6

1.2.4 Fitur Manajemen Aplikasi...........................................................................................................6

I.3 User Menu..........................................................................................................................................6

BAB II PENGGUNAAN SISTEM......................................................................................................................7

2.1 Pengajuan Calon................................................................................................................................7

2.1.1 Proses Upload.............................................................................................................................8

2.1.2 Proses Import.............................................................................................................................9

2.2 Data Diajukan..................................................................................................................................10

2.3 Data Disahkan..................................................................................................................................10

2.4 Penerima Beasiswa..........................................................................................................................11

2.5 Calon Penerima Beasiswa................................................................................................................12

2.6 Pencarian Data.................................................................................................................................13

2.7 Manajemen User.............................................................................................................................14

2.3.1 Menambah Daftar User............................................................................................................14

2.3.2 Mengedit Daftar User...............................................................................................................16

2.3.3 Menghapus Daftar User............................................................................................................16

2.3.4 Memilih Semua User.................................................................................................................17

2.3.5 Menghapus Pilihan...................................................................................................................17

2.3.6 Mengupdate Status..................................................................................................................17

2.8 User Menu.......................................................................................................................................17

BAB I TENTANG SISTEM INFORMASI BEASISWA NASIONAL

Sistem Informasi Beasiswa Nasional merupakan sebuah perangkat lunak / aplikasi berbasis web yang didesain secara khusus untuk membantu pengelolaan data calon-calon penerima beasiswa yang diberikan oleh DIKTI. Spesifikasi untuk menjalankan sistem informasi ini adalah:

Memiliki koneksi internet Browser firefox versi 3.5 keatas

Sistem ini hanya dapat diakses oleh para pengguna yang memiliki ijin akses dan dilakukan secara online melalui koneksi internet serta didukung dengan sebuah web browser. Ada 3 proses utama dalam penggunaan aplikasi ini, yaitu:

1. Login 2. Halaman Utama3. Logout

I.1. LoginPengguna akhir (End User) dapat menggunakan aplikasi dengan melakukan login terlebih dahulu melalui alamat url http://simb3pm.dikti.go.id/. Tampilan awal halaman login ditunjukkan pada Gambar 1.1. Ada dua kotak isian yang harus diisi oleh pengguna pada halaman login:

Username : nama akun user yang dibuatkan oleh administrator sesuai hak akses. Password : kode kunci yang unik bagi setiap akun user.

Setelah username beserta password diisikan, pengguna dapat mengklik tombol . Atau jika pengguna ingin mengkosongkan kembali kotak isian username dan password, maka pengguna dapat

mengklik tombol .

Gambar 1.1 Form Login

I.2. Halaman UtamaPada halaman utama (dapat dilihat pada Gambar 1.2), pengguna dapat langsung tertuju pada tiga fitur utama yang disediakan oleh aplikasi, antara lain:

Gambar 1.2 Halaman Utama Aplikasi

I.2.1 Fitur Data ProsesFitur Data Proses memiliki 3 (tiga) fungsi di dalamnya, seperti yang ditampilkan pada Gambar 1.3.

Gambar 1.3 Sub Menu Data Proses untuk PTN/PTS

Pengajuan Calon : Menu yang digunakan untuk memasukkan data calon penerima beasiswa yang diajukan oleh perguruan tinggi. Jika PTS, maka pengajuannya kepada KOPERTIS. Jika PTN, pengajuannya kepada DIKTI.

Data Diajukan : melihat data calon yang telah diajukan dan disimpan di dalam sistem. Data Disahkan : melihat data calon yang telah disahkan

Penggunaan fitur Data Proses akan dirinci pada Bab II.

I.2.2 Fitur LaporanFitur Laporan merupakan sebuah fitur yang khusus menangani penerbitan-penerbitan laporan hasil akhir penerima beasiswa dan calon penerima beasiswa sesuai dengan perguruan tinggi yang dipilih oleh pengguna. Fitur ini hanya muncul pada pengguna yang memiliki hak akses sebagai Administrator Perguruan Tinggi. Laporan yang telah berada di dalam sistem dapat dicetak oleh pengguna, baik dengan perangkat cetak (printer) maupun dengan format softcopy dalam format .pdf. Tampilan menu fitur Laporan sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.4. Penggunaan fitur Laporan akan dirinci pada Bab II.

Gambar 1.4 Sub Menu Laporan

1.2.3 Fitur Pencarian DataFitur Pencarian Data merupakan fitur yang khusus menangani pencarian data berdasarkan kategori-kategori yang telah ditentukan. Kategori-kategori tersebut adalah Daftar PT, Daftar Prodi, Kode Beasiswa, Kode Jenjang, dan Kode Pekerjaan. Tampilan menu fitur Pencarian Data sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.5. Penggunaan fitur Laporan akan dirinci pada Bab II.

Gambar 1.5 Sub Menu Pencarian Data

1.2.4 Fitur Manajemen AplikasiFitur Manajemen Aplikasi menyediakan kemudahan bagi pengguna untuk mengelola pengguna (user) dari sistem. Pengguna yang ditunjuk sebagai Administrator dari sistem ini dapat mengelola hak akses pengguna lain. Tampilan menu fitur Manajemen Aplikasi sebagaimana ditunjukkan oleh gambar 1.6. Penggunaan fitur Manajemen Aplikasi akan dirinci pada Bab II.

Gambar 1.6 Sub Menu Manajemen Aplikasi

I.3 User MenuPengguna dapat keluar dari sistem melalui proses logout, atau mengetahui contact person, atau untuk mengunduh (download) user manual, yang berada pada fitur User Menu seperti pada tampilan gambar1.7. Penggunaan fitur Manajemen Aplikasi akan dirinci pada Bab II.

Gambar 1.7 Sub Menu User Menu

BAB II PENGGUNAAN SISTEM

Pada user manual ini akan dijelaskan mengenai penggunaan sistem berdasarkan proses-proses yang disediakan oleh sistem bagi pengguna, antara lain:

1. Pengajuan Calon2. Data Diajukan3. Data Disahkan4. Rekapitulasi Penerima Beasiswa5. Rekapitulasi Calon Penerima Beasiswa6. Pencarian Data7. Manajemen Aplikasi8. User Menu

2.1 Pengajuan CalonAgar PTN maupun PTS bisa mengajukan calon yang akan diberikan beasiswa tertentu, sistem menyediakan proses input awal data yang berada pada Fitur Data Proses. Pengguna cukup mengklik

tombol kemudian klik .

Ketika user memilih menu ini, maka akan tertampil daftar file yang pernah di upload oleh PTN/PTS. Informasi terkait daftar file tersebut antara lain:

No : nomor urut data pada tabel Nama File : Daftar nama file yang pernah diupload Tanggal Unggah : Tanggal Unggah Pengunggah : Id User yang mengunggah file tersebut Hapus : berfungsi untuk menghapus berkas, xxx ini muncul selama file belum di import Cek File : Untuk menguji kebenaran format data yang diunggah Import : Untuk memasukkan data dalam file yang telah terunggah ke dalam basis data.

Contoh tampilan Form Daftar File PTN/PTS dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini.

Gambar 2.1 Daftar file untuk Perguruan Tinggi

Ada dua proses penting yang dapat dilakukan pada Form Daftar Perguruan Tinggi, yaitu upload file dan import file.

Upload : merupakan proses input awal sumber data pengajuan calon ke dalam sistem dengan format data yang telah ditentukan oleh sistem yaitu .xls.

Import : merupakan proses pengubahan file input berformat .xls menjadi format yang dapat dibaca/diketahui oleh database sistem.

2.1.1 Proses Upload

Pengguna hanya perlu menekan ikon yang terletak pada pojok kiri atas dari tampilan halaman utama, kemudian akan muncul Form Upload File Data Beasiswa (tampilan form dapat dilihat pada Gambar 5).

Gambar 2. 2 Form Upload

Pada Form Upload File Data Beasiswa disediakan kotak isian Pilih File untuk mencari file yang akan

diupload dengan cara mengklik tombol . Kemudian akan muncul kotak dialog File Upload

untuk mencari dan memilih file serta disetujui dengan mengklik tombol pada kotak dialog tersebut. Selanjutnya pengguna mengeksekusi file yang telah terpilih dengan mengklik tombol

. Jika ingin mengulangi proses pemilihan dan pencarian file, terlebih dahulu dengan

mengkosongkan kotak isian Pilih File melalui klik tombol . Data yang telah berhasil

diunggah dapat dihapus dengan menekan tombol .

2.1.2 Proses Import

Sebelum proses import file dilakukan sebaiknya pengguna memeriksa kebenaran format data yang

diunggah dengan menekan ikon . Untuk melakukan proses import pengguna hanya perlu

menekan ikon pada file yang dimaksud, kemudian akan muncul pemberitahuan seperti

tampak pada gambar 2.6, kemudian tekan tombol untuk menyetujuinya. Jika telah

terimport, maka ikon akan berganti dengan ikon (tanda minus).

Gambar 2.3 Pesan Peringatan Import Data

Ketika proses import telah berhasil dilakukan maka user pengunggah akan menerima email pemberitahuan, dengan lampiran rincian informasi import data seperti tampak pada gambar 2.4.

Gambar 2.4 Rincian Informasi Import Data

2.2 Data Diajukan

Fungsi Data Diajukan digunakan untuk mengetahui data Mahasiswa yang telah diajukan untuk menerima beasiswa. Untuk melihat data yang telah diajukan pengguna dapat melihat dengan memilih

fitur kemudian menekan ,hingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.5.

Gambar 2.5 Tampilan Awal Data Diajukan

Kemudian Pilih Jenis Beasiswa dan Tahun yang akan dilihat pada bagian pojok kiri atas tampilan lalu

tekan tombol .

2.3 Data Disahkan

Fungsi Data Disahkan digunakan untuk mengetahui data Mahasiswa yang telah disahkan dalam menerima beasiswa. Untuk melihat data yang telah disahkan pengguna dapat melihat dengan memilih

fitur kemudian menekan ,hingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.6.

Jenis Beasiswa

Tahun Beasiswa

Gambar 2.6 Tampilan Awal Data Diajukan

Kemudian Pilih Jenis Beasiswa dan Tahun yang akan dilihat pada bagian pojok kiri atas tampilan lalu

tekan tombol .

2.4 Penerima Beasiswa

Fungsi Penerima Beasiswa digunakan untuk melihat data penerima Beasiswa. Fungsi ini dapat dilihat

dengan memilih fitur dan memilih fungsi hingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.7.

Untuk mencetak laporan penerima beasiswa Perguruan Tinggi yang diinginkan dapat menekan tombol

, sehingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.8.

Untuk mencetak laporan Penerima Beasiswa, pilih jenis beasisiwa, tahun, dan tipe cetak yang dapat

dipilih dalam HTML dan Excel. Untuk mencetak tekan tombol , sedangkan untuk mengulang

mengisi tekan tombol .

Jenis Beasiswa

Tahun Beasiswa

Gambar 2.7 Laporan Penerima Beasiswa

Gambar 2.8 Pilih Kriteria

2.5 Calon Penerima Beasiswa

Fungsi Calon Penerima Beasiswa digunakan untuk melihat data penerima Beasiswa. Fungsi ini dapat

dilihat dengan memilih fitur dan memilih fungsi hingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.8.

Untuk mencetak laporan penerima beasiswa Perguruan Tinggi yang diinginkan dapat menekan tombol

, sehingga muncul tampilan seperti tampak pada gambar 2.9.

Gambar 2.9 Laporan Calon Penerima Beasiswa

Gambar 2.10 Pilih Kriteria

Untuk mencetak laporan Calon Penerima Beasiswa, pilih jenis beasisiwa, tahun, dan tipe cetak yang

dapat dipilih dalam HTML dan Excel. Untuk mencetak tekan tombol , sedangkan untuk

mengulang mengisi tekan tombol .

2.6 Pencarian Data

Fitur Pencarian Data ini digunakan untuk mencari data berdasarkan 5 kategori yang ada. Penggunaan

fungsi-fungsi tersebut secara umum sama, pengguna hanya perlu memilih fitur kemudian memilih salah satu fungsi yang diinginkan. Setelah memasuki halaman fungsi yang diinginkan,

maka pencarian dapat dilakukan dengan menekan tombol yang terletak pada bagian pojok kiri bawah dari halaman utama, seperti tampak pada gambar 2.11, masukkan kata kunci pencarian pada kolom yang tersedia, kemudian pilih jenis kata kunci.

Gambar 2.11 Pencarian Data

Kelima kategori fungsi yang dimiliki oleh fitur Pencarian Data adalah:

Fungsi Daftar PT digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu perguruan tinggi. Fungsi Daftar Prodi digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu program studi.

Tombol Pencarian

Kata Kunci

Jenis Kata Kunci

Fungsi Kode Beasiswa digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu beasiswa. Fungsi Kode Jenjang digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu jenjang studi. Fungsi Kode Pekerjaan digunakan untuk mencari detail informasi dari suatu jenis pekerjaan.

2.7 Manajemen UserProses Manajemen User disediakan oleh sistem melalui Fitur Manajemen Aplikasi. Pada fitur ini pengguna dapat mengatur hak akses pengguna lain dengan menambah akun pengguna baru ataupun mengubah akun pengguna lama.

User yang memiliki hak akses dalam manajemen user ini adalah user dengan hak akses sebagai Administrator PTN/PTS. Penggunaan fitur Manajemen User dapat dilihat pada bagan gambar 2.12.

Gambar 2.12 Bagan Manajemen Fitur User

2.3.1 Menambah Daftar UserFungsi ini digunakan untuk menambahkan data user. Fungsi ini dapat dijalankan dengan menekan

tombol . Setelah pengguna menekan tombol tambah, pengguna akan masuk ke Form Input User.

Gambar 2.13 Tambah User Aplikasi

Perihal yang diisikan dalam form:

Username : Username yang akan digunakan untuk masuk ke aplikasi Password : Password yang akan digunakan untuk masuk ke aplikasi Konfirmasi Password : Password yang akan digunakan untuk masuk ke aplikasi Nama Lengkap : Nama lengkap pengguna No Induk : No Induk penguna Kontak/ No Hp : Kontak atau nomor handphone pengguna Email : Email pengguna Status : Status pengguna apakah aktif atau tidak aktif

Setelah selesai, pengguna dapat menekan tombol untuk menyimpan data tersebut ke

dalam database atau menekan tombol untuk mengosongkan field yang telah diisi.

Dalam Fitur ini, admin PTN/PTS bisa membuat user biasa (bukan admin) diwilayah perguruan tingginya masing-masing.

2.3.2 Mengedit Daftar User

Pilih ikon pada kolom Edit untuk mengedit data. Setelah itu, akan muncul halaman Form Edit User seperti gambar 2.14.

Gambar 2.14 Edit User

Ubah data pada field tertentu pada tab tertentu kemudian pilih:

1. Untuk menyimpan perubahan data

2. Untuk mengosongkan kembali form yang telah terisi.

2.3.3 Menghapus Daftar UserUntuk melakukan penghapusan data, pengguna terlebih dahulu memilih data apa saja yang ingin dihapus. Untuk melakukan pemilihan, pengguna cukup meng-klik data yang ingin dihapus hingga warna background row dari data tersebut berubah menjadi biru. Gambar 2.15 merupakan contoh pemilihan sejumlah data.

Gambar 2.15 Menghapus Data

Kemudian pengguna menekan tombol , sehingga muncul konfirmasi seperti gambar 2.16. Kemudian data akan terhapus dari database.

Gambar 2.16 Pesan Peringatan Sebelum Menghapus

2.3.4 Memilih Semua User

Untuk memilih semua data yang ditampilkan, pengguna dapat menekan tombol

2.3.5 Menghapus Pilihan

Untuk menghapus pilihan data yang telah dipilih, pengguna dapat menekan tombol

2.3.6 Mengupdate Status

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan status user, pengguna cukup menekan ikon pada kolom status.

2.8 User Menu

Fitur User Menu memiliki tiga fungsi kontak kami, Download Dokumen, dan Logout. Fungsi Kontak Kami berisi informasi tentang bagaimana cara menghubungi kamu baik melalui telepon ataupun melalui Instant Messeging (Yahoo Messenger). Fungsi Download Dokumen berisi dokumen-dokumen pendukung aplikasi ini yang dikategorikan dalam dua kategori yaitu User Manual dan Dokumen Pendukung. Dokumen Pendukung terdiri dari Kode-kode SIMB3PM, format dan contoh pengisian excel,

dan Database Program Studi dalam format .dbf. Serta fungsi digunakan untuk keluar dari aplikasi.