sistem pengurusan kursus icmas – ilkap versi 3.0 (2012) · sistem pengurusan kursus icmas –...

Sistem Pengurusan Kursus ICMAS – ILKAP Versi 3.0 (2012)

1 | M u k a s u r a t

1. PENETAPAN MAKLUMAT KURSUS Penetapan maklumat kursus terdiri daripada enam (6) langkah :

i. Menetapkan Maklumat Kursus (PLT/ Aturcara) - Hanya untuk kegunaan pegawai dari Seksyen Teknologi Maklumat;

ii. Membuat Penjadualan Kursus (PLT/ Aturcara) - Hanya untuk kegunaan pegawai dari Seksyen Teknologi Maklumat;

iii. Menetapkan Kandungan Kursus (PLT/ Aturcara); iv. Menetapkan Skedul Kursus; v. Membuat Pemilihan Penceramah; dan

vi. Membuat Penetapan Penceramah/ Penyelaras.

1.1 Menetapkan Maklumat Kursus (PLT/ Aturcara) Capaian pada menu adalah Aktiviti Tahunan > Kursus > Maklumat Kursus (PLT/ Aturcara) sebagaimana Rajah 1.1.

Rajah 1.1 : Menu Maklumat Kursus(PLT/Aturcara)

Panel Maklumat Kursus (PLT/Aturcara) sebagaimana Rajah 1.2.



Rajah 1.2 : Panel Maklumat Kursus (PLT/Aturcara)

Panel Maklumat Kursus (PLT/Aturcara) ini terdiri daripada dua (2) tab menu iaitu Tab Asas dan Tab Objektif. Tab Asas terdiri daripada lima (5) medan iaitu :

i. Kod Kursus : Kod Kursus terdiri daripada 1 huruf dan 3 nombor. Contoh : B 001. Setiap Program mempunyai kod huruf yang unik sebagaimana pada Jadual 1.1. Contoh : B mewakili Program Bahasa, 001 mewakili No Pendaftaran maklumat kursus

ii. Nama : Nama Kursus. iii. Program : Kategori Kursus. iv. Jenis : Jenis-jenis kursus seperti, Kursus, Seminar, Bengkel dan Lain-lain. v. Catatan : Kategori peserta.

Kod Program

B Bahasa Q Pengurusan Tinggi & Profesional P Pendakwaan L Litigasi Sivil I Induksi S Sivil

Jadual 1.1. : Jadual Kod Program

Tab Objektif sebagaimana Rajah 1.3 terdiri daripada medan Objektif.



Rajah 1.3 : Panel Maklumat Kursus (PLT/Aturcara) 1.1.1 Penambahan Maklumat Kursus Baru

Sekiranya Maklumat Kursus tidak terdapat di dalam senarai pada Panel Maklumat Kursus (PLT/Aturcara), penambahan maklumat kursus baru tersebut perlu dilakukan. Langkah-langkah membuat penambahan maklumat kursus baru :

Tab Asas

i. Kenalpasti Program untuk kursus yang ingin ditambah. Sila rujuk kod kursus sebagaimana di Jadual 1.1;

ii. Klik butang Baru; iii. Masukkan maklumat kursus pada medan-medan yang disediakan sebagaimana Rajah 1.2; iv. Klik butang Simpan; dan v. Klik Butang Keluar.

Tab Objektif

i. Klik pada Kursus pada listbox Kursus; ii. Klik pada Tab Objektif; iii. Masukkan objektif pada medan yang disediakan sebagaimana Rajah 1.3; iv. Klik butang Simpan; dan v. Klik Butang Keluar.

1.1.2 Pengemaskinian Maklumat Kursus



Sekiranya Maklumat Kursus terdapat di dalam senarai pada Panel Maklumat Kursus (PLT/Aturcara), hanya pengemaskinian maklumat kursus yang perlu dilakukan. Langkah-langkah membuat penambahan maklumat kursus baru :

i. Kenalpasti Kursus yang ingin dikemaskini; ii. Membuat pengemaskinian pada medan-medan; dan iii. Klik butang Simpan;

1.2 Menetapkan Penjadualan Kursus (PLT/Aturcara) Capaian pada menu adalah Aktiviti Tahunan > Kursus > Penjadualan Kursus (PLT/ Aturcara) sebagaimana Rajah 1.4.

Rajah 1.4 : Menu Kandungan Kursus(PLT/Aturcara)

Panel Penjadualan Kursus (PLT/Aturcara) sebagaimana Rajah 1.5.



Rajah 1.5 : Panel Penjadualan Kursus(PLT/Aturcara)

Panel Penjadualan Kursus (PLT/Aturcara) terdiri daripada sebelas (11) medan :

i. Kursus : Maklumat Kursus ii. Nama : Nama Kursus

iii. Program : Maklumat Program iv. Tempat Kursus : Lokasi Kursus dijalankan v. Bilangan Peserta : Bilangan maksimum peserta yang dibenarkan untuk menyertai kursus

vi. Jangkamasa : Jangkamasa bagi kursus vii. No. Fail : Nombor rujukan kursus untuk penjanaan nombor sijil/surat (ILKAP/ )

viii. Tarikh mula : Tarikh mula kursus ix. Tarikh tamat : Tarikh tamat kursus x. Penyelaras : Penyelaras yang bertanggungjawab ke atas kursus berkenaan

xi. Urusetia : Urusetia yang bertanggungjawab ke atas kursus berkenaan

1.2.1 Penjadualan Kursus Baru

i. Kenalpasti Maklumat Kursus dengan memilih kursus pada Senarai Dropdown Kursus; ii. Klik butang Baru; iii. Masukkan Nama Kursus dan maklumat kursus pada medan-medan yang disediakan sebagaimana

Rajah 1.5; dan iv. Klik butang Simpan;



1.2.2 Pengemaskinian Maklumat Kursus

i. Pilih kursus pada Senarai Dropdown Kursus; ii. Pilih Nama Kursus pada Senarai Nama Kursus; iii. Membuat pengemaskinian pada medan-medan; iv. Klik butang Simpan;

1.3 Menetapkan Kandungan Kursus (PLT/ Aturcara) Capaian pada menu adalah Aktiviti Tahunan > Kursus > Kandungan Kursus (PLT/ Aturcara) sebagaimana Rajah 1.6.

Rajah 1.6 : Menu Kandungan Kursus(PLT/Aturcara)

Panel Kandungan Kursus (PLT/Aturcara) sebagaimana Rajah 1.7.



Rajah 1.7 : Panel Kandungan Kursus (PLT/Aturcara)

Langkah-langkah membuat penetapan kandungan kursus : i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus; ii. Klik butang Baru; iii. Masukkan maklumat kandungan kursus pada medan-medan yang disediakan (Rajah 1.7) iv. Klik butang Simpan; dan v. Ulang langkah ii – iv untuk kandungan kursus seterusnya.

1.4 Menetapkan Skedul Kursus Capaian pada menu adalah Sebelum Kursus > Kursus > Skedul Kursus sebagaimana Rajah 1.8.

Rajah 1.8 : Menu Skedul Kursus

Panel Skedul Kursus sebagaimana Rajah 1.9.



Rajah 1.9 : Panel Skedul Kursus

Rajah 1.10 : Panel Butiran Aktiviti

Langkah-langkah membuat penetapan skedul kursus : i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus; ii. Pilih tarikh yang ingin dijadualkan;

iii. Pilih senarai topik dari Senarai Aktiviti yang terdapat di sebelah kanan panel dan klik butang dan Panel Butiran Aktiviti (Rajah 1.9) akan dipaparkan;

iv. Masukkan maklumat pada medan-medan yang disediakan (Rajah 1.10) dan klik butang OK;



v. Ulang langkah ii – iv untuk menetapkan skedul seterusnya; vi. Klik butang Keluar untuk menutup panel. Nota : Untuk membuat skedul umum seperti Pendaftaran Kursus, Sarapan Pagi dan sebagainya bolehlah memilih dari Tab Lain-lain (Rajah 1.11).

Rajah 1.11 : Tab Lain-lain pada Panel Skedul Kursus

Semakan skedul kursus boleh dibuat melalui menu Sebelum Kursus > Kursus > Aturcara Ringkas Kursus sebagaimana Rajah 1.12.

Rajah 1.12 : Menu Aturcara Ringkas Kursus

Panel Aturcara Ringkas Kursus sebagaimana Rajah 1.13.



Rajah 1.13 : Panel Aturcara Ringkas Kursus

Pilih kursus pada medan Kursus dan klik pada butang Cetak untuk mencetak Aturcara Ringkas Kursus atau klik butang Lihat untuk paparan aturcara sebagaimana Rajah 1.14.

Rajah 1.14: Aturcara Ringkas Kursus

1.5 Membuat Pemilihan Penceramah Capaian pada menu adalah Sebelum Kursus > Kursus > Pemilihan Penceramah sebagaimana Rajah 1.15.



Rajah 1.15 : Menu Pemilihan Penceramah

Panel Pemilihan Penceramah sebagaimana Rajah 1.16.

Rajah 1.16 : Panel Pemilihan Penceramah

Langkah-langkah membuat pemilihan penceramah :



i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus; ii. Klik butang Baru; iii. Pilih penceramah yang dikehendaki pada medan Penceramah; iv. Ulang langkah ii- iii untuk penceramah seterusnya; v. Klik butang Simpan;

Nota : Untuk membuat carian, klik pada butang Kriteria dan Panel Carian Penceramah (Rajah 1.17) akan muncul. Masukkan maklumat yang diperlukan dan klik butang OK.

Rajah 1.17 : Panel Carian Penceramah

Sekiranya penceramah tidak terdapat di dalam senarai Penceramah, penambahan maklumat penceramah perlulah dilakukan. Langkah-langkah menambah penceramah baru: i. Membuat capaian pada menu Aktiviti Tahunan > Penceramah > Maklumat Penceramah (Rajah

1.18); ii. Klik butang Baru; iii. Masukkan maklumat penceramah pada medan-medan yang terdapat pada semua tab yang

disediakan (Rajah 1.18); iv. Klik pada tab Kursus untuk menetapkan penceramah bagi kursus (Rajah 1.19);

v. Klik pada butang untuk menambah maklumat kursus dan Panel Senarai Kursus (Rajah 1.20) akan muncul;

vi. Pilih kursus pada medan Kursus dan klik butang OK;

vii. Klik pada butang untuk simpan ; dan viii. Ulang langkah ii - vii untuk memasukkan maklumat penceramah baru yang lain; ix. Klik butang Simpan.



Rajah 1.18 : Menu Maklumat Penceramah



Rajah 1.19 : Panel Maklumat Penceramah

Rajah 1.20 : Panel Senarai Kursus



1.6 Membuat Penetapan Penceramah/ Penyelaras Capaian pada menu adalah Sebelum Kursus > Kursus > Penetapan Penceramah/Penyelaras sebagaimana Rajah 1.21.

Rajah 1.21 : Menu Penetapan Penceramah/Penyelaras

Panel Penetapan Penceramah/Penyelaras sebagaimana Rajah 1.22.

Rajah 1.22 : Panel Penetapan Penceramah/Penyelaras



Langkah-langkah membuat penetapan penceramah untuk setiap aktiviti : i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus; ii. Pilih aktiviti untuk membuat penetapan penceramah dari senarai aktiviti; iii. Klik butang Tambah dan Panel Pemilihan Penceramah/Pegawai (Rajah 1.23) akan muncul; iv. Pilih penceramah dan klik butang OK; v. Ulang langkah ii – iv untuk penetapan penceramah untuk aktiviti seterusnya.

Rajah 1.23 : Panel Pemilihan Penceramah/Pegawai



2. PENETAPAN MAKLUMAT PEMOHON 2.1 Menu Penyelenggaraan Maklumat Pemohon

Capaian pada menu adalah Sebelum Kursus > Pemohon > Penyelenggaraan Maklumat Pemohon sebagaimana Rajah 2.1.

Rajah 2.1 : Menu Penyelenggaraan Maklumat Pemohon

Panel Penyelenggaraan Maklumat Pemohon sebagaimana Rajah 2.2.

Rajah 2.2 : Panel Penyelenggaraan Maklumat Pemohon



Langkah-langkah Penambahan Rekod Pemohon Baru

i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Nama Kursus

ii. Klik butang Baru iii. Masukkan maklumat pemohon baru kepada medan-medan yang disediakan (Rajah 2.2) iv. Selepas siap, klik butang Simpan untuk menambah rekod pemohon baru atau klik butang Batal

untuk membatalkan proses penambahan rekod baru.

Nota : Medan Nama, No.KP Baru/Pasport dan Jantina merupakan medan yang mesti diisi sebelum penambahan rekod baru dapat dilakukan.

2.2 Menu Pengesahan Ketua Jabatan (KJ) Capaian pada menu adalah Sebelum Kursus > Pemohon > Pengesahan Ketua Jabatan (KJ) sebagaimana Rajah 2.3.

Rajah 2.3 : Menu Pengesahan Ketua Jabatan (KJ)



Panel Pengesahan Ketua Jabatan (KJ) sebagaimana Rajah 2.4.

Rajah 2.4 : Panel Pengesahan Ketua Jabatan (KJ)

Sekiranya Ketua Jabatan meluluskan permohonan pemohon, Status KJ pemohon pada Panel Pemilihan Peserta adalah Lulus. Sekiranya Ketua Jabatan tidak meluluskan permohonan pemohon, Status KJ pemohon pada Panel Pemilihan Peserta adalah Belum. Sila rujuk Rajah 2.4.

2.3 Membuat Pemilihan Peserta Capaian pada menu adalah Sebelum Kursus > Pemohon > Pemilihan Peserta sebagaimana Rajah 2.4.

Rajah 2.4 : Menu Pemilihan Peserta



Panel Pemilihan Peserta sebagaimana Rajah 2.4. Panel ini terdiri daripada tiga (3) tab iaitu Tab Lulus, KIV dan Belum Proses.

Rajah 2.4 : Panel Pemilihan Peserta

Terdapat dua cara dalam proses pemilihan peserta iaitu pemilihan secara automatik dan manual.

Pemilihan peserta secara automatik membolehkan pemilihan semua peserta di dalam senarai :

i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus; ii. Pilih Tab Belum Proses; dan

iii. Klik butang Proses untuk melaksanakan pemprosesan.

Sebaik sahaja proses selesai, semua senarai pemohon yang terdapat pada Tab Belum Proses akan disenaraikan sama ada pada Tab KIV dan Tab Lulus mengikut kelulusan dari Ketua Jabatan pada Panel Pengesahan Ketua Jabatan.

i. Tab KIV – Permohonan tidak diluluskan oleh KJ (Rajah 2.4) ii. Tab Lulus – Permohonan diluluskan oleh KJ (Rajah 2.5)



Rajah 2.4 : Senarai Peserta yang Lulus Permohonan pada Tab Lulus

Rajah 2.5 : Senarai Peserta yang Tidak Lulus Permohonan pada Tab KIV



Pemilihan peserta secara manual membolehkan pemilihan sebahagian peserta di dalam senarai:

i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus ; ii. Pilih Tab Belum Proses; dan

iii. Pilih pemohon dengan mengetik pada kotak di sebelah No KP dari senarai pemohon. Klik butang Tawar jika pemohon harus ditawarkan kursus atau butang KIV jika permohonannya tidak diluluskan.

Sebaik sahaja selesai, pemohon yang telah ditawarkan akan tersenarai pada Tab Lulus (Rajah 2.4). Manakala pemohon yang tidak diluluskan akan tersenarai pada Tab KIV (Rajah 2.5).

2.4 Membuat Pendaftaran Peserta Capaian pada menu adalah Semasa Kursus > Kursus > Pendaftaran Kursus sebagaimana Rajah 2.6.

Rajah 2.6 : Menu Pendaftaran Kursus



Panel Pendaftaran Kursus sebagaimana Rajah 2.7.

Rajah 2.7 : Panel Pendaftaran Kursus

Langkah-langkah mendaftarkan peserta :

i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus; ii. Pilih No KP/Pasport pada medan No KP/Pasport; dan

iii. Klik butang Daftar.



3. PENJANAAN BORANG UNTUK KURSUS Terdapat tiga (3) borang yang diperlukan : 1. Borang Pengesahan Menghadiri Kursus di ILKAP 2. Borang Pendaftaran Peserta 3. Borang Kehadiran Peserta

3.1 Borang Pengesahan Menghadiri Kursus di ILKAP

Borang Pengesahan Menghadiri Kursus di ILKAP boleh dicapai pada menu kiri untuk kategori Penjawat Awam atau kategori Sektor Swasta di Portal Rasmi ILKAP. Borang pengesahan ini digunakan oleh pemohon yang telah tercalon untuk membuat pengesahan kehadiran ke kursus secara atas talian. Pihak Penyelaras atau Urusetia boleh mendapatkan maklumat pengesahan tersebut melalui akses masuk pada Sistem Online ILKAP > Aplikasi Online > Bahagian Latihan sebagaimana Rajah 3.1.

Rajah 3.1 : Menu Bahagian Latihan

Langkah-langkah memaparkan Maklumat Pengesahan Menghadiri Kursus : i. Klik pada bilangan pada kolum Sah Hadir Online (Rajah 3.2 ) dan Senarai Peserta (Rajah 3.3) akan

dipaparkan; dan ii. Klik butang Cetak Borang Pendaftaran Peserta (Rajah 3.4) untuk mencetak borang; atau iii. Klik pada Maklumat Peserta untuk mencetak keseluruhan maklumat peserta (Rajah 3.5); atau iv. Sekiranya ingin mendapatkan maklumat terperinci setiap peserta, klik pada nama peserta; dan v. Klik butang Cetak untuk mencetak maklumat peserta (Rajah 3.6).



3.2 : Paparan untuk Bahagian Latihan dalam Sistem Online ILKAP

Rajah 3.3 : Paparan Senarai Peserta

Rajah 3.4 : Borang Pendaftaran Peserta



Rajah 3.5 : Maklumat Keseluruhan Peserta

Rajah 3.6 : Maklumat Peserta



3.2 Borang Pendaftaran Peserta Capaian pada menu adalah Semasa Kursus > Kursus > Borang Pendaftaran Peserta sebagaimana Rajah 3.7.

3.7 : Menu Borang Pendaftaran Peserta

Panel Borang Pendaftaran Peserta sebagaimana Rajah 3.8.

3.8 : Panel Borang Pendaftaran Peserta



Pilih kursus pada medan Kursus dan klik pada butang Cetak untuk mencetak borang atau klik butang Lihat untuk paparan borang sebagaimana Rajah 3.9.

Rajah 3.9 : Paparan Borang Pendaftaran Peserta

3.3 Borang Kehadiran Peserta Capaian pada menu adalah Semasa Kursus > Kursus > Borang Kehadiran Peserta sebagaimana Rajah 3.10 :

3.10 : Menu Borang Kehadiran Peserta



Panel Borang Kehadiran Peserta sebagaimana Rajah 3.11.

3.11 : Panel Borang Kehadiran Peserta

Pilih kursus pada medan Kursus dan klik pada butang Cetak untuk mencetak borang atau klik butang Lihat untuk paparan borang sebagaimana Rajah 3.12.

3.12 : Paparan Borang Kehadiran Peserta

Walau bagaimanapun, borang ini masih memerlukan pindaan untuk disesuaikan dengan skedul kursus yang telah ditetapkan. Borang ini hendaklah dieksport ke bentuk Rich Text (Exact) Format sebagaimana

Rajah 3.13 dengan menekan butang untuk membolehkan fail borang tersebut boleh dikemaskini melalui Microsoft Word.

Rajah 3.13 : Panel Export



4. PENILAIAN KURSUS 4.1 Borang Penilaian Kursus

Capaian pada menu adalah Selepas Kursus > Penilaian > Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.1.

Rajah 4.1 : Menu Borang Penilaian Kursus

Panel Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.2.

Rajah 4.2 : Panel Borang Penilaian Kursus

Langkah-langkah membuat Penilaian Kursus :

i. Pilih kursus yang dikehendaki pada medan Kursus

ii. Klik butang untuk memulakan penilaian kursus atau klik untuk membatalkan proses

penilaian kursus atau butang untuk pertukaran bahasa.



4.2 Penyelenggaraan Borang Penilaian Kursus Capaian pada menu adalah Selepas Kursus > Penilaian > Penyelenggaraan Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.3.

Rajah 4.3 : Menu Penyelenggaraan Borang Penilaian Kursus

Panel Penyelenggaraan Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.4.

Rajah 4.4 : Panel Penyelenggaraan Borang Penilaian Kursus

Pada panel ini, terdapat empat (4) butang :

i. Butang Laporan Borang Penilaian Kursus (No Siri) untuk paparan Laporan Penilaian Kursus. Sila rujuk Rajah 4.5.

ii. Butang Borang Penilaian Kursus Bahagian II (No Siri) untuk paparan Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus – Bahagian II). Sila rujuk Rajah 4.6.

iii. Butang Laporan Tempoh Masa Penilaian Kursus untuk paparan Laporan Tempoh Masa Penilaian Kursus. Sila rujuk Rajah 4.7.

iv. Butang Ulasan untuk paparan Laporan Ulasan Kursus. Sila rujuk Rajah 4.8.



Rajah 4.5: Laporan Penilaian Kursus (Bahagian I) Mengikut No Siri

Rajah 4.6 : Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus – Bahagian II) Mengikut No Siri



Rajah 4.7 : Laporan Tempoh Masa Penilaian Kursus

Rajah 4.8 : Laporan Ulasan Kursus



4.3 Laporan Borang Penilaian Kursus Capaian pada menu adalah Selepas Kursus > Penilaian > Laporan Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.9. Laporan Borang Penilaian Kursus adalah untuk mendapatkan laporan penuh penilaian Bahagian I sesebuah kursus.

Rajah 4.9 : Menu Laporan Borang Penilaian Kursus Panel Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.10.

Rajah 4.10 : Panel Laporan Borang Penilaian Kursus



Pilih kursus pada medan Kursus dan klik pada butang Cetak untuk mencetak Laporan Borang Penilaian Kursus atau klik butang Lihat untuk paparan aturcara sebagaimana Rajah 4.11.

Rajah 4.11 : Laporan Borang Penilaian Kursus

4.4 Laporan Borang Penilaian Kursus

Capaian pada menu adalah Selepas Kursus > Penilaian > Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus – Bhg II) sebagaimana Rajah 4.12. Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus- Bhg II) adalah untuk mendapatkan laporan penuh penilaian Bahagian II sesebuah kursus.

Rajah 4.12 : Menu Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus- Bhg II)



Panel Borang Penilaian Kursus sebagaimana Rajah 4.13.

Rajah 4.13 : Panel Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus- Bhg II)

Pilih kursus pada medan Kursus dan klik pada butang Cetak untuk mencetak Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus- Bhg II) atau klik butang Lihat untuk paparan aturcara sebagaimana Rajah 4.14.

Rajah 4.14 : Laporan Borang Penilaian Kursus (Pengurusan Kursus- Bhg II)

sistem pengurusan kursus icmas – ilkap versi 3.0 (2012) · sistem pengurusan kursus icmas –...

Documents