SISTEM PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS PELITA HARAPAN

Drs. Broto M.P., MMDirektur Pusat Penjaminan Mutu Universitas Pelita Harapan

Universitas Pelita Harapan ( UPH ) dibuka pada tahun 1994 dengan 3 Fakultas terdiri dari 8 Jurusan, saat ini setelah berjalan kurang lebih 16 tahun sudah berkembang menjadi 11 Fakultas dengan 37 program studi yaitu 28 program studi S1, 8 program studi S2 dan 1 program studi S3. UPH memiliki 320 dosen tetap, 861 dosen tidak tetap dan kurang lebih 9.000 mahasiswa, sebagian besar beraktifitas di kampus UPH Karawaci - Tangerang, khusus untuk Program Pascasarjana berkampus di Wisma Slipi, Jakarta. Sejak awal didirikannya para founder UPH telah mencanangkan kualitas pendidikan sebagai salah satu target penyelenggaraan pendidikan di Universitas Pelita Harapan, mereka berkeyakinan bahwa hanya melalui pendidikan yang baik bangsa Indonesia akan memiliki pemimpin masa depan yang berkualitas global. Oleh karena itu UPH didalam pengelolaan proses belajar mengajar berpedoman pada 5 pilar utama program pengembangan yaitu :

Back to the vision People Oriented Proffesionalism Global Best Practice Synergy

Terkait dengan tekad untuk selalu menjaga dan mengembangkan mutu, maka Pimpinan UPH pada tahun 1999 menugaskan seorang dosen yang memiliki pengalaman di bidang penjaminan mutu ISO untuk memulai menyiapkan dan membuat dasar-dasar guna mengembangkan Sistem Manajemen Mutu (SMM ) di UPH. Berdasarkan pengalaman beliau dan juga setelah melihat proses belajar mengajar di UPH maka dibuat rancangan SMM Universitas Pelita Harapan berbasis SMM ISO. Untuk memulai dan melakukan perubahan-perubahan dan standarisasi kegiatan adalah tidak mudah, banyak rintangan, halangan, pro dan kontra sehingga persiapan SMM UPH berjalan tertatih-tatih, apalagi Pimpinan tertinggi UPH saat itu masih diliputi keragu-raguan mau diterapkan atau tidak, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 diimplementasikan di UPH bisa atau tidak. Tim kecil ini mulai menyiapkan bahan-bahan tentang Sistem Penjaminan Mutu berbasis ISO dan mulai melakukan sosialisasi. Karena sifat keragu-raguan dari sebagian pimpinan UPH maka rencana implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) menjadi tertunda.

Pada tahun 2004 kembali Pimpinan UPH bertekad untuk melaksanakan SPM berbasis ISO bahkan dengan target harus dapat memperoleh sertifikat ISO 9001:2000. Pimpinan UPH berkeyakinan bahwa hanya dengan mutu akademik yang baik kita mampu bersaing dengan perguruan tinggi lain terutama dari luar negeri. Hal ini ditempuh sebagai langkah

1

strategis agar tetap eksis dan berkembang sebagai Perguruan Tinggi Swasta yang berkualitas di Indonesia, dengan dilandasi oleh kesadaran akan arti penting sebuah kualitas penyelenggaraan pendidikan yang baik. Hal ini juga sejalan dengan kebijakan Pemerintah cq. Departemen Pendidikan Nasional yang tertuang dalam Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi 2003-2010. Dalam upaya untuk melaksanakan fungsi Tri Dharma Perguruan Tinggi, UPH wajib melakukan pengaturan diri sendiri (self regulating) untuk terus berupaya meningkatkan dan menjamin mutu proses dan keluaran yang dihasilkan, serta layanan yang diberikan kepada masyarakat. Prinsip mengatur diri sendiri ini yang mendasari perlunya dikembangkan kemampuan melakukan evaluasi diri dan kesediaan untuk dinilai oleh pihak eksternal.

Pada tahun 2004 itu merupakan tonggak sejarah bagi SPM UPH, karena pada saat itu Pimpinan UPH memberikan komitmen bahwa SMM ISO 9001:2000 harus dijalankan di UPH dan harus mampu memperoleh sertifikat ISO 9001. Hal ini ditegaskan lagi oleh Rektor UPH Bapak Johannes Oentoro didepan Rapat Kerja UPH tahun 2004 Inilah momen penting bagi SMM di UPH, karena pada prinsipnya SMM tidak akan dapat berjalan kalau tidak ada komitmen dari pucuk Pimpinan tertinggi, jadi kuncinya adalah komitmen.

Kembali Tim Persiapan SPM UPH diminta untuk bekerja kembali , dengan segera Tim membuat business process untuk UPH didasarkan apa yang terjadi di UPH, dari setiap proses kemudian di breakdown menjadi prosedur-prosedur. Prosedur dari Unit penunjang ( HRD, Biro Umum, Keuangan, Marketing, Unit Kemahasiswaan dll) tidaklah terlalu sulit karena sebagian besar dilakukan dan pelakunya mereka sendiri atau unit kerja itu sendiri, yang sulit adalah menyusun prosedur untuk bidang akademik, karena ada sekian banyak fakultas dan jurusan yang saat itu memiliki prosedur yang berbeda-beda, contohnya ada Fakultas yang telah melakukan monitoring perkuliahan tetapi ada juga Fakultas yang tidak melakukan, ada jurusan yang rutin mengadakan rapat dosen tetapi ada jurusan lain yang hanya melakukan rapat dosen di awal semester, ada jurusan yang mengharuskan ada proses pra-sidang Tugas Akhir, adapula yang tidak, terlebih lagi formulir-formulir kegiatan kerja ( work instruction ) yang ada di jurusan-jurusan formatnya berbeda-beda. Untuk men standarisasi prosedur jalannya sangat alot, kendala lain kehadiran perwakilan jurusan juga sering tidak lengkap, di awal penyusunan prosedur saja resistensinya cukup besar dan tinggi. Walaupun akhirnya dengan susah payah prosedur berhasil dibuat dan ditanda tangani oleh penyusun (perwakilan unit kerja) dan pimpinan UPH, namun hal itu dicapai dengan pengorbanan waktu dan jerih payah yang besar. Kendala lain yang ditemukan bahwa ada saja Unit kerja penunjang yang tidak mau meluangkan waktu untuk menulis prosedur yang ada di unit kerja mereka, jalan keluarnya adalah Tim mengundang mereka dalam satu rapat bersama, mereka diminta cerita apa yang dilakukan dan dikerjakan, lalu di buat flow chartnya, setelah didiskusikan dengan mereka dan mereka sepakat maka jadilah prosedur itu.

Tahun 2004-2005 dilakukan uji coba terhadap pelaksanaan SPM di UPH, namun karena Pimpinan UPH sendiri penuh keragu-raguan maka yang di bawahpun tidak antusias melaksanakannya, ada yang menjalankan ada yang tidak, ada yang patuh ada yang apatis (cuek)., sampai pada akhir tahun 2006 bulan Agustus terjadi pergantian Rektor, Bpk.

2

Jonathan L Parapak mantan Direktur Utama Indosat ditunjuk sebagai Rektor UPH yang baru, karena beliau sudah terbiasa menjalankan perusahaan yang bersertifikat ISO maka oleh beliau diputuskan UPH harus dapat menjalankan SMM ISO 9001:2000 dan targetnya dalam waktu 6 bulan telah memperoleh sertifikat ISO. Karena beliau telah berpengalaman di perusahaan multinasional yang menjalankan SMM ISO beliau berpesan agar dalam pembuatan prosedur harus diingat : Prosedur yang dibuat harus dapat dijalankan, jangan sampai prosedur yang kita buat justru mengikat kita karena sulit dijalankan.

Akhirnya Badan Penjaminan Mutu (Quality Assurance Directorate ) UPH dibentuk pada bulan Oktober 2006 melalui Surat Keputusan Rektor nomor 137/SKR/UPH/X/2006 tanggal 5 Oktober 2006, dengan fungsi utama sebagai berikut :

a. Melakukan pengukuran kinerja melalui analisis, komparatif dan atau standar sistem yang ditetapkan di UPH

b. Mengkomunikasikan posisi kinerja yang telah diperoleh kepada semua pihak yang terkait dan bertanggung jawab atas kinerja tersebut

c. Menetapkan prioritas permasalahan yang ditemukan dan didefinisikan bersama unit kerja terkait untuk segera ditanggulangi

d. Mengukur untuk meningkatkan prestasi dan kualitas guna menunjang pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan

Badan Penjaminan Mutu (BPM) UPH dipimpin oleh seorang Quality Management Representative (QMR) yang secara organisatoris berada di bawah Rektor dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Agar dapat berfungsi secara baik ,dikenal dan dimengerti oleh segenap jajaran pimpinan, staf, dosen, mahasiswa maka telah dilakukan serangkaian upaya sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu UPH melalui : Seminar, Pelatihan, Workshop, Lokakarya, Surat-surat Edaran dan lain-lain.

Hal-hal yang menyulitkan dalam masa persiapan dan implementasi.

1. Komitmen manajemen ( jangan sampai Pimpinan ragu untuk menjalankan SMM )a. Akan ada resistensib. Sikap tidak mau berubah

2. Perubahan organisasi ( organisasi yang terlalu dinamis), prosedur yang dirancang dengan susah payah ketika mau di launching tiba-tiba organisasi berubah, ada unit kerja baru yang mungkin harus terlibat dalam proses kegiatan.

3. Pergantian personel4. Pada saat rapat penyusunan prosedur ( terutama bidang akademik) sering kali

tidak seluruh perwakilan jurusan hadir, setelah prosedur dibuat dan dijalankan kadangkala mereka merasa bahwa prosedur itu dibuat secara sepihak oleh BPM (QA)

5. Kesulitan memperoleh kesesuaian waktu untuk mengadakan rapat, RTM, audit internal

3

Hal-hal yang perlu diperhatikan :

1. Sebaiknya SMM perguruan tinggi disusun dan dipersiapkan oleh orang yang telah mengenal proses dan operasional Perguruan Tinggi

2. Dalam menyusun prosedur melibatkan banyak orang terutama unit kerja terkait3. Jangan mencontoh prosedur dari institusi pendidikan lain karena belum tentu

cocok atau sesuai, susun prosedur berdasarkan hal-hal yang sehari-hari diterapkan di PT saudara.

4. Kurikulum jangan sering berubah ( minimal 4 tahun sekali)5. Sasaran mutu hendaknya merangsang quality improvement 6. Memperhatikan kualitas input ( calon mahasiswa)

Istilah-istilah dalam SMM ISO 9001:2000 di UPH

Manual Mutu

UPH telah menetapkan Manual (Dokumen) Mutu yang merupakan acuan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan pokok yang berkaitan erat dengan mutu yang dihasilkan oleh UPH, yang terdiri dari Pernyataan Mutu, Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja Mutu, Sasaran Mutu, Rencana Mutu, Formulir

Pernyataan Mutu

UPH telah memiliki visi untuk menjadi institusi terkemuka melalui pendidikan transformatif guna mengembangkan pemimpin masa depan yang memiliki pengetahuan yang sejati, beriman kepada Tuhan, dan memiliki karakter yang baik. Tujuan tersebut akan diwujudkan melalui beragam upaya mempersiapkan dan memberdayakan mahasiswa untuk menjadi profesional dan pemimpin yang terintegrasi, mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi, mengembangkan pengabdian kepada masyarakat, serta berperan serta dalam pembangunan masyarakat, bangsa dan negara.

Kebijakan Mutu

Sebagai pengejawantahan komitmen seluruh jajaran UPH untuk menyediakan pendidikan yang berkualitas dan senantiasa melakukan peningkatan yang berkesinambungan, telah ditetapkan Kebijakan Mutu sebagai berikut :

Ensure that excellent education is being provided for developing future leaders and professionals, through :

a. Total transformational education based on the vision of university: True knowledge, Faith in God and Godly character

b. Ensure continuing improvement of the education quality and compliance with government regulations

Dari kebijakan mutu ini, jelas terlihat adanya komitmen UPH bahwa pendidikan yang diberikan tidak hanya ditujukan untuk membekali para mahasiswa dengan ilmu pengetahuan saja tetapi juga ditujukan untuk membangun kepribadian dan akhlak yang

4

baik, disertai dengan kesungguhan untuk terus menerus melakukan upaya peningkatan mutu pendidikan yang dihasilkan dengan tetap memperhatikan dan menjaga kesesuaian dengan regulasi yang ditetapkan oleh pemerintah.

Standar MutuDokumen ini merupakan penjabaran dari proses-proses yang dilaksanakan di UPH beserta dengan keterkaitan antar proses tersebut, dalam rangka menyediakan pendidikan yang bermutu bagi para mahasiswanya. Standar Mutu juga menjabarkan kebijakan dan strategi yang dilakukan UPH dalam rangka memenuhi setiap persyaratan yang ditetapkan dalam standar ISO 9001:2000, serta memberikan gambaran atas keterlibatan setiap unit kerja dalam Sistem Penjaminan Mutu UPH. Diagram alir proses di UPH adalah sebagai berikut :

Secara garis besar, UPH mengelompokkan keseluruhan proses yang dilaksanakan ke dalam 4 (empat) kelompok proses besar, yaitu proses manajemen, proses inti, proses pemantauan & peningkatan, dan proses pendukung.

Proses Manajemen

Kelompok proses ini mencakup proses perencanaan sumber daya dan pengembangan produk. Proses-proses tersebut memperlihatkan besarnya komitmen jajaran manajemen UPH dalam hal pengambilan kebijakan yang ditujukan untuk

5

mendorong terpenuhinya tingkat mutu yang ditetapkan serta menjadi stimulan bagi terciptanya program-program peningkatan mutu pendidikan UPH. Manajemen UPH menjamin bahwa segala kebutuhan sumber daya manusia, dana, prasarana yang memadai akan disediakan bagi setiap upaya pencapaian serta peningkatan mutu pendidikan yang ditetapkan. Manajemen UPH telah berkomitmen bahwa setiap masukan yang diperoleh sebagai hasil dari upaya pemantauan dan peningkatan, baik yang berupa umpan balik pelanggan, hasil audit, hasil rapat koordinasi dan pelaksanaan tindakan perbaikan & pencegahan, dijadikan sebagai parameter dalam kegiatan perencanaan pengembangan produk.

Proses IntiDalam kelompok proses ini, terdapat proses perencanaan program studi, penerimaan mahasiswa baru, proses pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan proses kelulusan. UPH menjamin bahwa setiap proses dalam kelompok proses inti tersebut sudah ditetapkan sebagai suatu kesatuan sistem yang didokumentasikan dengan baik melalui penyusunan prosedur mutu yang saling berkaitan.

Proses Pemantauan dan Peningkatan

Kegiatan pemantauan dan peningkatan dilakukan melalui pelaksanaan proses Pengukuran Pendapat Pelanggan, Audit Mutu Internal, Tinjauan Manajemen, serta pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.Dari proses-proses ini diharapkan dapat diperoleh gambaran pasti terhadap hasil-hasil dari pelaksanaan proses inti, yang dijadikan sebagai masukan bagi peningkatan mutu pendidikan UPH

Proses Pendukung

Untuk menjamin efektifitas dari proses-proses diatas, UPH melakukan proses manajemen keuangan, manajemen SDM, manajemen prasarana dan proses pengendalian dokumen untuk mewujudkan ketertiban bidang administrasi.Penjelasan yang lebih rinci dari setiap proses tersebut dijabarkan melalui penyusunan Prosedur Mutu, Instruksi Kerja Mutu dan Rencana Mutu.

Prosedur Mutu

UPH telah melakukan dokumentasi terhadap proses-proses yang ada melalui penyusunan Prosedur Mutu, yang merupakan dokumen tingkat universitas dan mengatur kegiatan/pekerjaan yang bersifat lintas unit kerja. Prosedur Mutu berisi penjabaran atas urutan kegiatan yang harus dilakukan dalam konteks pelaksanaan suatu pekerjaan yang disajikan dalam bentuk bagan alir, beserta dengan penanggung jawab dari masing-masing kegiatan tersebut. UPH telah menyiapkan dan mendokumentasikan proses-proses yang ada melalui penyusunan prosedur mutu, yang merupakan dokumen tingkat Universitas yang mengatur kegiatan/ pekerjaan yang bersifat lintas departemen/ unit kerja.Jumlah Prosedur Mutu yang disusun berdasarkan kelompok bidang adalah sebagai berikut :

a. Prosedur mutu bidang program studi = 2 prosedurb. Prosedur mutu bidang pemasaran = 5 prosedur

6

c. Prosedur mutu bidang pengajaran = 19 prosedurd. Prosedur mutu bidang e-learning = 2 prosedure. Prosedur mutu bidang program aplikasi = 1 prosedurf. Prosedur mutu bidang kalibrasi alat ukur = 1 prosedurg. Prosedur mutu bidang penelitian = 1 prosedurh. Prosedur mutu bidang pengabdian masyarakat = 1 proseduri. Prosedur mutu bidang seminar/lokakarya/studi banding = 3 prosedurj. Prosedur mutu bidang kemahasiswaan = 8 prosedurk. Prosedur mutu bidang perpustakaan = 6 prosedurl. Prosedur mutu bidang kelulusan = 2 prosedurm. Prosedur mutu bidang pengendalian dokumen = 3 prosedurn. Prosedur mutu bidang keuangan = 2 proseduro. Prosedur mutu bidang sumber daya manusia = 12 prosedurp. Prosedur mutu bidang prasarana = 13 prosedurq. Prosedur mutu bidang teknologi informasi = 3 prosedurr. Prosedur mutu bidang pelanggan = 2 prosedurs. Prosedur mutu bidang audit mutu = 1 prosedurt. Prosedur mutu bidang monitoring = 4 proseduru. Prosedur mutu bidang tindakan perbaikan = 1 prosedur

Instruksi Kerja Mutu

Agar lebih memberikan kepastian dalam pelaksanaan pekerjaan khususnya untuk kegiatan-kegiatan yang bersifat sangat teknis, beberapa unit kerja di UPH menyiapkan Instruksi Kerja sebagai acuan bagi pelaksanaan suatu pekerjaan.Instruksi kerja ini diterbitkan oleh suatu unit kerja dan berlaku hanya di lingkungan internal unit kerja tersebut.

Sasaran Mutu

UPH telah menetapkan sasaran mutu sebagai berikut :

1. Sasaran mutu bidang Pendidikan Kepuasan Mahasiswa terhadap materi & penyajian kuliah adalah baik, nilai

>=3,5 Kepuasan Mahasiswa terhadap fasilitas dan sarana pendukung yang

disediakan adalah baik, nilai >= 3,5 Nilai evaluasi Dosen oleh Mahasiswa >= 3,5 60 % dari total Dosen berpendidikan minimal S2 40 % dari total Dosen memiliki jenjang akademik minimal sebagai Lektor Tingkat kehadiran Dosen (tatap muka) minimal 90 % 65 % dari jumlah mahasiswa per angkatan lulus tepat waktu (menempuh 8

semester) 60 % dati total lulusan memiliki IPK >= 2,75

2. Sasaran mutu bidang Penelitian & Pengabdian pada Masyarakat Minimal 60% dari jumlah Program Studi yang ada memiliki nilai Performance

Indeks >= 10

7

Sasaran mutu diatas akan ditinjau kesesuaiannya pada saat Rapat Tinjauan Manajemen, berdasarkan hasil evaluasi atas pencapaian dari tiap sasaran yang telah ditetapkan. Sasaran mutu tersebut kemudian dijabarkan oleh setiap unit kerja sebagai target dari masing-masing unit. Hasil-hasil pemantauan dan pengukuran atas pencapaian sasaran mutu unit kerja dicatat dan dilakukan analisa khususnya terhadap sasaran yang belum terpenuhi

Rencana Mutu

Sebagai acuan pelaksanaan pengajaran, setiap program studi/jurusan di UPH telah menyiapkan dokumen Rencana Mutu, yang merupakan pengejawantahan/ deskripsi Kurikulum Operasional yang berlaku.

Formulir

Sebagai media pendokumentasian hasil-hasil implementasi Sistem Jaminan Mutu, UPH telah menetapkan berbagai macam formulir yang disesuaikan dengan sifat kegiatan dan kebutuhan dari tiap-tiap dokumen mutu.Formulir yang telah diisi merupakan bukti bahwa suatu proses/kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Seluruh rekaman data tersebut disimpan dan diberi label sesuai dengan jenis datanya agar memudahkan penelusuran kembali pada saat diperlukan.

Implementasi Sistem Penjaminan Mutu

a. Mekanisme pengendalian dokumen

Setiap dokumen mutu yang dibuat dan disahkan oleh pejabat yang berwenang, akan dilakukan penggandaan dan pendistribusian ke unit-unit kerja yang terkait dengan dokumen tersebut, dengan terlebih dahulu diberikan stempel pengendalian (dengan stempel basah bertuliskan SALINAN), agar bilamana dokumen tersebut digandakan sendiri oleh personil yang tidak berwenang akan dapat dengan mudah diidentifikasi keabsahannya.Proses penggandaan dan distribusi dokumen ini membutuhkan sumber daya yang cukup banyak, baik dari sisi personil pelaksana, waktu yang cukup lama serta biaya cetak yang cukup besar. Dari aspek resiko kesalahan yang mungkin terjadi, mekanisme distribusi ini juga masih menyisakan tingkat resiko kesalahan yang cukup tinggi, mengingat proses distribusi dokumen ini tidak hanya sekedar membagikan tetapi juga menggantikan dokumen edisi lama dengan dokumen edisi terbaru. Dengan kata lain, pada saat Pusat Jaminan Mutu mendistribusikan sebuah dokumen maka harus juga dilakukan penarikan terhadap dokumen edisi lama yang sudah tidak berlaku lagi.

Saat ini sudah dikembangkan pendistribuasian dokumen mutu secara paperless berupa CD yang berisikan semua dokumen mutu yang semula berupa dokumen hard-copy sehingga kecepatan distribusi dan penyimpanan dokumen mutu lebih mudah dan tidak memakan tempat. Hal lain yang telah kita kembangkan adalah dokumentasi mutu ditampilkan juga secara online melalui Website QA UPH di www2.klik.uph.edu/ iso/iniso.php dengan demikian semua karyawan UPH dapat melihat

8

dan mengakses dukumen dari komputer mereka masing-masing serta dapat men download formulir-formulir yang dibutuhkan.

Pengembangan Sistem Distribusi Dokumen secara online akan dapat mereduksi jumlah sumber daya yang diperlukan serta meningkatkan efektifitas dari proses ini.

b. Mekanisme Audit Mutu Internal (AMI)

Melalui prosedur Audit Mutu Internal (AMI/PRO-01/Rev-xx), UPH melakukan pengaturan atas pelaksanaan AMI sebagai media monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu di setiap unit kerja. AMI dilaksanakan minimal sekali dalam 6 (enam) bulan, dan UPH sudah melaksanakan 5 kali Audit Mutu Internal. Untuk dapat melaksanakan Audit Internal dibutuhkan auditor internal yang mengerti, memahami dan menguasai SPM yang dilaksanakan di UPH. Saat ini UPH telah memiliki 80 (delapan puluh ) orang Auditor Internal yang kesemuanya telah lulus pelatihan dan bersertifikat sebagai Auditor Internal. Dalam audit mutu internal ini masih banyak ditemukan ketidak sesuaian dan catatan-catatan untuk dilakukan perbaikan dan pencegahan sehingga dapat dicapai peningkatan kualitas secara terus menerus ( continual quality improvement ) Mencermati pelaksanaan audit serta hasil-hasil yang dilaporkan, terlihat adanya peningkatan kompetensi dari para Auditor secara mayoritas. Kendala yang masih ditemukan hingga saat ini justru berada pada tahapan setelah proses audit selesai dilaksanakan. Seringkali terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan verifikasi temuan audit. Hal ini bisa diakibatkan oleh karena faktor kesibukan para Auditor dan Auditee (pihak teraudit) yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan pemenuhan target waktu penyelesaian yang telah disepakati kedua belah pihak.

Penerapan sistem informasi dalam proses monitoring status temuan audit dengan program menu maker berbasis Teknologi Informasi yang terpadu akan membantu Pusat Jaminan Mutu dalam melakukan monitoring dan berkoordinasi dengan para Auditor dan juga Auditee untuk bersama-sama memenuhi target waktu penyelesaian yang telah disepakati bersama.

c. Audit Mutu External

Pada tanggal 23 April 2008 UPH telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 oleh karena itu secara berkala ( setiap 6 bulan ) dilakukan audit external ( survellance ) oleh sebuah Badan Sertifikasi ISO yang diakui secara internasional yaitu SGS

d. Mekanisme pelaporan hasil pencapaian sasaran mutu

Pada periode yang telah ditetapkan, setiap unit kerja melakukan pengukuran terhadap hasil pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan sebelumnya. Hasil pengukuran ini akan dilaporkan ke Pusat Jaminan Mutu mengikuti periode pengukuran yang telah ditetapkan. Rekapitulasi akan dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dengan cara melakukan input secara manual dari setiap hasil pengukuran yang dilakukan oleh unit kerja. Dalam kondisi seperti ini, efektifitas dan tingkat akurasi dari hasil input tersebut masih perlu ditingkatkan lagi, antara lain melalui penerapan sistem informasi dalam

9

pelaporan sasaran mutu. Kita sedang mengembangkan sistem penanganan tindakan perbaikan dan pencegahan di lakukan secara online, sistem dirancang bersama para mahasiswa UPH dari Fakultas Teknik Komputer yang bekerja magang di QA

e.Rekaman Data

UPH menetapkan prosedur Pengendalian Arsip Hard Copy (DOK/PRO-03/Rev-xx) sebagai acuan dalam pengaturan, penyimpanan dan pemusnahan arsip hard copy. Sistem pengendalian ini akan memudahkan proses pencarian arsip dan kebutuhan akan penelusuran rekaman di kemudian hari. Apabila hal ini dipadukan dengan sistem menu maker terpadu yang dikembangkan UPH dimana keseluruhan data terkumpul dan di olah dan didokumentasikan secara digital akan memudahkan UPH untuk melakukan tindakan perbaikan atau pengambilan keputusan yang tepat sekaligus juga dapat digunakan untuk berbagai keperluan eksternal ( Akreditasi, Sertifikasi, EPSBED)

f. Rapat Tinjauan Manajemen ( RTM )

UPH menetapkan pelaksanaan RTM sebagai media peninjauan tingkat universitas secara menyeluruh atas pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu, yang dilaksanakan minimal sekali dalam 6 (enam) bulan, dengan mengikuti ketentuan dalam Prosedur Tinjauan Manajemen (TMJ/PRO-01/Rev-xx).Laporan pelaksanaan RTM merupakan hasil evaluasi, penganalisaan dari pelaksanaan sistem manajemen mutu di UPH dan biasanya RTM merekomendasikan sejumlah tindakan perbaikan kepada Rektor untuk ditindak lanjuti.

Kesimpulan :

Dengan komitmen tinggi UPH telah melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu , pada awalnya memang masih banyak ditemukan hambatan physhis maupun operasionalnya namun dengan adanya tekad keras untuk mengupayakan peningkatan kualitas proses pembelajaran di UPH maka segala hambatan dan rintangan tersebut akhirnya dapat teratasi. Masalah yang berkaitan dengan dokumen mutu telah dapat diatasi dengan menempatkan dokumen mutu secara online di Website UPH khususnya sektor Quality Assurance sehingga semua pejabat UPH dan staf terkait dapat melihat semua prosedur yang ada dan dapat men download formulir yang diperlukan. Kendala pada Audit internal secara rutin masih terkait dengan waktu yang sulit untuk diketemukan antara auditor dan auditee, sistem monitoring dan reporting juga masih terkendala namun UPH bertekad untuk melaksanakan Sistem Manajemen Mutu ini dengan baik dan terus menerus ditingkatkan antara lain dengan telah diperolehnya SMM UPH dengan Sertifikat ISO 9001:2000 pada tanggal 23 April 2008, serta UPH telah diakui secara resmi oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi sebagai salah satu dari 58 Perguruan Tinggi Terbaik Dalam Evaluasi SPMI Tahun 2009 dalam Surat Keputusan No. 0229/D2.4/2010 tertanggal 3 Pebruari 2010. Selain daripada itu UPH juga memenangkan Program Hibah Kompetisi Dikti Tahun 2010 dengan Thema : Peningkatan Mutu Sistem Manajemen Kampus Menuju Good University Governance Berbasis Teknologi Terpadu.

10

Sistem documentasi online,digital reporting, digital filling, monitoring online, mecanism complain online, digital customer satisfaction survey sedang dikerjakan dan akan dikembangkan . Dengan demikian maka Sistem Manajemen Mutu akan dapat dijalankan dengan lebih baik, bila diperlukan tindakan perbaikan dan pencegahan dapat dilakukan secara cepat dan tepat, sehingga kualitas proses belajar mengajar akan selalu dapat ditingkatkan, pada akhirnya kepuasan stakeholder UPH akan meningkat pula.

- Tulisan ini disampaikan dalam “ International Conference on Holistic Education and Quality Assurance “ BKPTKI, di Kampus UPH tanggal, 8-9 April 2010.-

11