sistema de gestión y control financiero (sgcf) · pdf filepara garantizar la...
TRANSCRIPT
30/09/2009
1
SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN
Y CONTROL FINANCIERO Y CONTROL FINANCIERO
(SGCF) (SGCF)
1. Antecedentes 2. Avance Implementación 3. Proceso Implementación 4. Hallazgos 5. Ejecución 2009 2010
CONTENIDO
30/09/2009
2
Antecedentes
Solución de inteligencia de negocios que apoya el proceso de análisis para la toma de decisiones en la planeación, ejecución de los recursos, facilitando el seguimiento a sus resultados a través de indicadores de gestión, en concordancia con los ejes de Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa.
Presupuesto
MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO
Tesorería Contabilidad
MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO
Antecedentes
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
GENERACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN: Facilita la medición de las metas comprendidas en los programas de Cobertura, Calidad y Eficiencia.
30/09/2009
3
Antecedentes GENERACIÓN DE REPORTES EXPLICATIVOS : Facilita el análisis dinámico y detallado de los indicadores.
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
Antecedentes
üAnexo 30 – Esquema Seguimiento Financiero (Res.166)
üCalidad Educativa
üAlimentación Escolar
üFormato A: Ejecución de Ingresos
üFormato C: Ejecución de gastos de inversión y pago deuda
üEjecución de Ingresos y Gatos del SGP
ü Destinación de recursos manejados por los Dptos y Municipios certificados en educación.
ü Ejecución recursos del SGP para asignaciones especiales y propósito general y actividades ambientales.
üReporte de cuentas bancarias del SGCF
MEN DNP CGR
GENERACIÓN DE REPORTES ESPECIALES: Facilita la generación de reportes periódicos para los órganos de vigilancia y control.
30/09/2009
4
Antecedentes PROYECCIONES PRESUPUESTALES: Facilita la estimación del plan de presupuestal durante algún período de tiempo futuro.
§ FIJAS § VARIABLES AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013
Gastos de funcionamiento
Costos para desarrollar actividades de calidad
Recursos para apropiación nuevas tecnologías
Costos la para atender las nóminas del Sector Educativo
Avance Implementación
Estrategia Ejecutada en 10 S.E.
q Solicitud de información. q Revisión preliminar de estructura y fuentes. q Implantación en Bogotá. q Análisis de fuentes. q Homologación. q Construcción y verificación de archivos. q Cargue de archivos. q Revisión y análisis de información cargada.
q Acompañamiento, visitas Continuidad en cargues periódicos.
30/09/2009
5
No. SECRETARIA TOTAL
PERIODOS FECHA
IMPLEMENTACIÓN
1 CAQUETA 8 Abril 27 de 2009
2 TURBO 7 Mayo 30 de 2009
3 VICHADA 6 Abril 23 de 2009
4 CORDOBA 5 Junio 20 de 2009
5 TULUA 5 Abril 27 de 2009
6 ARMENIA 4 Mayo 20 de 2009
7 MONTERIA 3 Mayo 16 de 2009
8 SOACHA 3 Mayo 23 de 2009
9 MANIZALES 2 Junio 27 de 2009
10 PASTO ** 3 En implementación
Avance Implementación
Avance Implementación
q SOACHA: Ha tenido dificultad de información, por cuanto no ha recibido el apoyo del Ente Territorial (secretaría de Hacienda) para el suministro de total de la información requerida. El proceso ha sido lento, debido, entre otros, a falta de apoyo, y también por el cambio de secretario.
q VICHADA: No maneja la programación del PAC ANUALIZADO, como instrumento de control financiero mediante el cual se define el monto máximo mensual para la ejecución de los gastos del Presupuesto (Decreto 111/96 Art.73). La estructuración de archivos de entrada en forma manual extractados de diferentes fuentes de información, genera riesgo para obtener información consistente, pues está expuesta a errores por la intervención humana y alta disponibilidad de tiempo de los funcionarios responsables del proceso.
30/09/2009
6
Avance Implementación
q CAQUETA: Ha demostrado alto interés y ha entregado la información oportunamente para el cargue de información, en este momento se está realizando un ajuste mínimo a la información del último periodo. Hasta el momento se ha distinguido por el compromiso y responsabilidad con el proceso. Se puede mostrar como un caso de éxito. Asumió la estructura presupuestal.
q PASTO: Se ha distinguido por el compromiso y responsabilidad con el proceso, sin embargo debe mejorar los siguientes aspectos: a) La estructura no refleja parte de la información solicitada por SGCF por lo que la obtención de la información es complicada y dispendiosa. El Macroproceso de Apoyo Financiero del Eslabón J de la cadena de valor, debe ser articulado con las áreas involucradas (contabilidad, presupuesto y tesorería), para garantizar la integridad, consistencia y razonabilidad de la información financiera.
Ausencia de SI
SI integrado
Diferentes SI …
Excel,
Archivos y/o reportes
Archivos y/o reportes
Bodega de Datos Bodega de Datos SGCF SGCF
PGCP CONSTRUCCIÓN 16 ARCHIVOS
(75% PRESUPUESTAL
25% CONTABILIDAD Y TESORERIA)
REVISIÓN DE FUENTES
(EXTRACCIÓN)
CARGUE DE ARCHIVOS (SGCF)
INDICADORES
REPROCESO
FUENTES DE INFORMACIÓN
ESTRUCTURAS INFORMACIÓN HOMOLOGACIÓN
PREPARACIÓN ARCHIVOS ANALISIS
DIFERENTES ESTRUCTURAS
PRESUPUESTALES GASTOS
SERVICIO A LA DEUDA
DEUDA INTERNA
AMORTIZAC IONES
ENTIDADES FINANCIER
AS
E.T.
ELABORACIÓN DE
EQUIVALENCIAS
ANÁLISIS Y PREPARACIÓN
DE INFORMACIÓN
(SGCF)
O R I E N T A C I Ó N
REPORTES
Proceso Implementación
30/09/2009
7
Proceso Implementación
COGICO ESTRUCTURA SECRETARIA CODIGO SGCF ESCTURCTURA SGCF
12506
Aportes de ley 21 Infraestructura educativa 1205 Recursos Nación R. N
13101
SGP 2009 Educación Población Atendida 1201010100107
Prestación de servicios SGP con situación de fondos sin detalle R. SGP
28.33.31.1 4.2301
Proyecto Sostenimiento Estab. Educ. Ofic. Teléfono 22010801
Pago de servicios públicos(agua, aseo, alcantarillado, energía, teléfono, gas) COBERTURA
28.33.31.1 4.2305
Conectividad Sin Situación de Fondos 22030304
Otros proyectos de eficiencia conectividad EFICIENCIA
28.33.31.1 4.2303
Implementación Proyecto Pequeños Científicos Capacitación y AsistenciaTecnica 22020101
Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento CALIDAD
Hallazgos
q Diversidad de estructuras presupuestales.
q Inadecuadas estructuras presupuestales.
q Dependencia de la entrega de información del E.T.
q Dispersión de la información financiera.
q Prácticas inadecuadas (S.E. y E.T.) manejo del SGP.
30/09/2009
8
Ejecución 2009 2010
TIEMPO ESTIMADO: UN MES
Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico
Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico
Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico
COMPROMISO HOMOLOGACION OBTENCION DE DATOS
CARGUE DE INFORMACION
?
Ejecución 2009 2010 vDisponibilidad de la Estructura Presupuestal – SE
vTabla de equivalencias
v.Extracción de datos
v.Generar Archivos Estructurados
v.Refuerzo Capacitación
v.Cargue de datos
v.Análisis de información
HOMOLOGACION
OBTENCION PREPARACION DE DATOS
CARGUE DE INFORMACION
30/09/2009
9
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO 1. Equivalencia Plan de Rubros Este archivo contiene las
equivalencias entre los rubros imputables de la estructura presupuestal de cada Secretaría con la estructura del SGCF.
2. Cuentas Bancarias de las SE Este archivo contiene la relación de todas las cuentas bancarias que se manejan en la Secretaría de Educación que está reportando la información.
3. Presupuesto aprobado para la SE Este archivo contiene la información corresponderte al presupuesto oficial aprobado (apropiación inicial) para la vigencia que se reporte.
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO 1. Ejecución presupuestal de Ingreso Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los ingresos registrados en
la SE.
2. Ejecución presupuestal de Gastos Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los gastos de funcionamiento y de inversión registrados en la Secretaría que reporta para la vigenciaen ejecución.
3. Ejecución PAC Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado y el saldo mensualdel PAC ejecutado para recaudosy parapagos.
4. Ejecución PAC CXP Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de la vigencia cerrada y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos, registrados en la Secretaría quereporta para la vigencia en ejecución.
5. Inversiones Financieras Este archivo contiene el detalle de las inversiones financieras temporales constituidas por las Secretarías de Educación
6. Conciliaciones Bancarias Este archivo contiene el saldo de las conciliaciones bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria.
7. Saldos Bancarios Este archivo contiene el saldo de las cuentas bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminadopor entidad financiera y cuentabancaria.
8. Movimiento Contable SE Este archivo solo contempla el registro de los datos de contabilidad que corresponde a la ejecución de los recursos que financian el sector educativo. Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas(PCGP) incluyendolos movimientos de las cuentas cero (0).
30/09/2009
10
NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO
9. Movimiento Contable ED Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0), de los establecimientos educativos.
10. Viáticos Este archivo contiene la información detallada de las resoluciones de viáticos expedidas en la Secretaria de Educación.
11. Saldos Cuentas X Pagar Este archivo contiene los saldos de las cuentas por pagar, efectuados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando. Incluye los beneficiarios de cada cuenta por pagar.
12. Datos complementarios para el SGCF /Metas
Este archivo contiene un conjunto de datos (valores para metas e indicadores administrativos de la gestión financiera) que son requeridos por el sistema SCGF de la vigencia que se reporte.
13. Detalle soporte CDP,RP y OP Este archivo contiene la información detallada de las CDP, RP y OPS por estado que tramitó y registró la Secretaría.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia