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Sistema de Gestión de Flota Vehicular

URUMAN 2005

Montevideo – Uruguay

Gerardo Gabriel Silva Bautista Juan Enrique Lorenz Vila Ricardo Mario Marrero Castelli

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Autores:

Nombres y apellidos: Gerardo Gabriel Silva Bautista Nacionalidad: Uruguayo Dirección: Jujuy 2627, Montevideo, Uruguay CP: 11800 Teléfono: 208 3671 Correo: [email protected] Estudios terciarios: Ingeniero Industrial Mecánico, egresado de la UDELAR Cursos y seminarios de perfeccionamiento técnico: Posgrado en Corrosión Industrial. Cursos de: “Optimización del Mantenimiento” y “Técnicas de Evaluación de Gestión de Mantenimiento”. Programas de: “Formación en Logística” y “Especialización en Transporte” Actividad laboral y académica: Docente Ayudante del IQ-FI, en Proyecto Iberoamericano de Corrosión Atmosférico (MICAT) Docente Ayudante del IEM-FI, en Proyecto de Microfundición Jefe de Oficina Técnica (END) - Subgerencia de Mantenimiento de “Central Batlle”, UTE Actualmente Subgerente de Transporte, División Abastecimientos, UTE Nombres y apellidos: Juan Enrique Lorenz Vila Nacionalidad: Uruguayo Dirección: Paraguay 2431 Of. 622, Montevideo, Uruguay CP: 11800 Teléfono: 204 33 86 Correo: [email protected] Estudios terciarios: Ingeniero Industrial Mecánico, egresado de la UDELAR Cursos y seminarios de perfeccionamiento técnico: Cursos de: “Optimización del Mantenimiento”, “Técnicas de Evaluación de Gestión de Mantenimiento” y “Mantenimiento Basado en el Riesgo” Actividad laboral y académica: Actualmente Jefe de Departamento Desarrollo y Mantenimiento Sistema de Gestión de Mantenimiento, Generación Hidráulica, UTE

mailto:[email protected]


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Nombres y apellidos: Ricardo Mario Marrero Castelli Nacionalidad: Uruguayo Dirección: Paraguay 2431 Of. 622, Montevideo, Uruguay CP: 11800 Teléfono: 204 33 86 Correo: [email protected] Estudios terciarios: Ingeniero Industrial Opción Eléctrica, egresado de la UDELAR

Cursos y seminarios de perfeccionamiento técnico: Cursos de: “Gestión del Mantenimiento por Computador”, “Técnicas de Evaluación de Gestión de Mantenimiento” Actividad laboral: Actualmente Subgerente de la Administración del Sistema de Gestión de Explotación, Generación Hidráulica, UTE

mailto:[email protected]


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Resumen Se trata del desarrollo e implantación de un software corporativo para la gestión de la operación, mantenimiento y supervisión de una flota de 1200 vehículos de gran variedad (vehículos livianos, vehículos pesados de carga, maquinaria vial y maquinaria de elevación) ampliamente distribuidos en el territorio nacional. Los objetivos perseguidos son:

Determinación y optimización del costo operativo de la flota

Mejorar la seguridad de los vehículos y sus ocupantes a través de la ejecución y seguimiento de programas de mantenimiento

Dar conocimiento sobre la utilización y costos incurridos en la flota

Generar un método cuantitativo para la toma de decisión de renovación de la flota

El problema planteado La necesidad de gestionar la administración de una flota de 1200 vehículos, 850 de los cuales están dedicados al apoyo directo del negocio principal de la Empresa generar, transmitir, distribuir y comercializar energía eléctrica. Esta cobertura debiera ser de amplitud nacional ya que se trata de una flota descentralizada en su asignación y mantenimiento, sin perder la integridad de la información a los efectos de tomar las decisiones estratégicas de empresa sobre planes de mantenimiento, usos de los vehículos y renovaciones de los mismos.

Estado de situación previa a la implantación del sistema En la Empresa a partir de los sucesivos proyectos de mejora de gestión, existía una cultura informática desde 1991 que se transformó en una ventaja a la hora de implantar nuevos sistemas. La Empresa contaba con el entorno técnico y con personal dedicado a desarrollar, implantar y mantener en funcionamiento los sistemas informáticos corporativos, en particular los utilizados para el mantenimiento de la red eléctrica nacional en su equipamiento industrial (Centrales Térmicas, Hidráulicas y redes de Transmisión). A nivel externo, se autorizó por el Poder Ejecutivo un régimen especial de contratación de un sistema de control vehicular (CONVE) para la flota de los organismos públicos, delegando en ANCAP la contratación y administración de dicho sistema. Este sistema ha sido comercializado a empresas privadas. UTE a


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partir del año 1997 comienza la instalación del equipamiento del sistema CONVE en los vehículos en forma paulatina de acuerdo a las realidades presupuestales anuales. Los niveles de gastos en la flota vehicular se situaban en el orden de 3,5 millones de dólares anuales, lo que significaba una cifra importante en valores absolutos para el manejo de una flota, no contando con un único sistema que integrase la información económica y técnica de la operación y el mantenimiento de dicha flota.

Desarrollo hacia el producto final A partir del año 2000 se desarrolla el Sistema de Gestión de Flota Vehicular con base en un sistema de información técnica y mantenimiento (ITM) ya implantado en las Centrales Térmicas, Hidráulicas y Trasmisión. Éste ya contaba con interfaces con otros sistemas de la empresa, por ejemplo el de Administración de Personal y Abastecimientos (SAP). Se parametriza el ITM para su uso en flota vehicular.

Se desarrolla a medida un módulo de operación de flota vehicular para atender la logística de transporte de carga y locomoción de personas, que incluye también la gestión de una estación propia de suministro de combustible para la flota de la empresa. Se desarrollan aplicaciones informáticas para atender una mesa de entrada con solicitudes de transporte de carga y locomoción de personas a nivel de la Empresa. Se crea la interfaz para que los datos del sistema CONVE alimenten los parámetros del módulo de mantenimiento, del módulo de operación y del módulo de control de gestión, alcanzándose así el producto final.

Descripción del sistema El Sistema de Gestión de Flota Vehicular consiste básicamente en tres módulos:

Información Técnica y Mantenimiento (ITM)

Operación de Flota

Control de Gestión y Consultas


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Principales características

Accesible en UTE desde cualquier puesto de trabajo de la empresa ubicado en todo el país (del orden de 4000) a través de la red propia. Se accede a través de la Intranet de UTE vía emulación, ejecutándose la aplicación en servidores centralizados, sin requerirse instalaciones locales.

Accesible por usuarios habilitados vía módem desde fuera de la Empresa.

Modularizado, parametrizable y corporativo.

Base de datos única de alta seguridad, en la que cada dato es ingresado en un único lugar del sistema y actualizado por responsables específicamente designados.

Captura automáticamente eventos provenientes del sistema CONVE para gestionar el mantenimiento programado y visualizar la utilización de flota e indicadores.

Permite la exportación de información a herramientas ofimáticas (Excel), así como la importación de documentos en varios formatos.

La inversión y los gastos de mantenimiento del entorno técnico son compartidos con el resto de los sistemas corporativos de la Empresa.

Tiene interfaz con SAP 4.0 y 4.7.

Volumen del sistema:

475 pantallas diferentes de acceso a la información

450 usuarios habilitados y 900 proyectados hacia 2006

2.300 órdenes anuales de mantenimiento

170 órdenes de servicio de movimiento de carga y 380 de locomoción de pasajeros al mes

recargas de combustible por 185.000 lts ($ 3:182.000) mensuales vía tecnología CONVE, con cobertura en todos los departamentos salvo Treinta y Tres

500.000 registros mensuales de parámetros de viajes de vehículos con tecnología CONVE


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Acceso al Sistema Gestión de Flota Vehicular


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Módulo de Información Técnica y Mantenimiento

Inventario de Equipamiento El sistema implementa una estructura jerárquica tipo árbol que incluye y organiza los vehículos de acuerdo a nodos de centro de costos. Esta estructura constituye la base única de equipamiento a la que se vincula la información generada en los distintos procesos e información técnica. Para organizar el historial de los vehículos se emplearon los conceptos de Posición Funcional, elemento constituyente de la referida estructura, y el de Activo Físico que la ocupa. Éste último puede pasar de una posición a otra generando el correspondiente histórico de ubicaciones (trazabilidad). Por ejemplo, un cambio de motor de un vehículo a otro, o un vehículo de un centro de costos a otro.


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Datos Técnicos de Equipamiento Los datos técnicos de cada vehículo se organizan en Fichas Técnicas asociadas a cada uno, las que son diferentes para cada tipo de ellos. El mantenimiento de esos datos se efectúa en forma separada y por distintos responsables, en lo que respecta a los datos comunes atribuibles a la Marca/Modelo y a los datos particulares del vehículo (matrícula, padrón, etc.).

Documentación Parte de la información técnica de los vehículos, de su mantenimiento y operación, está constituida por documentos que es información complementaria a la estructurada. Se pueden asociar documentos a distintas entidades: posiciones funcionales, activos físicos, marcas/modelos, informes de trabajos, etc.


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Con el objetivo de evitar conflictos por intentos simultáneos de modificación, se implementó un control por el cual sólo un usuario por vez puede modificar un documento; en el interín los restantes usuarios pueden consultar la versión que se ha retenido para modificar, generándose un registro histórico de modificaciones.

Gestión del Mantenimiento

Mantenimiento Programado A partir de la definición de intervenciones sistemáticas en los vehículos (Acciones de mantenimiento programado) en las que se estipula qué


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intervención debe efectuarse por parte de qué servicio ejecutor y ante qué condiciones, el sistema, una vez alcanzadas las condiciones prefijadas (período, contador/caso y sus combinaciones), emite automáticamente Tareas y/o Órdenes de Trabajo (OTs). Se puede visualizar la carga de trabajo a futuro que será generada por las Acciones, lo que contribuye a facilitar la planificación de los trabajos.


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Mantenimiento No Programado

Los trabajos no sistemáticos se solicitan directamente en el sistema por parte de quien detecta la necesidad del mismo. Dichas solicitudes pueden ser dirigidas a cualquier servicio ejecutor (interno o externo) según la o las especialidades requeridas en el caso.

Agenda de Tareas Tanto las Tareas provenientes del mantenimiento programado como las ingresadas directamente en el sistema son agendadas como solicitudes de trabajos pendientes en la Agenda de cada Servicio Ejecutor. Éste, en base a las prioridades definidas y según sus recursos, selecciona las que entienda conveniente realizar en el corto y mediano plazo. Herramienta de Gestión de Ordenes de Trabajo (OTs)

Permite agrupar las Tareas afines y generar la correspondientes Órdenes de Trabajo. Este módulo permite a las jefaturas visualizar cuál es la carga de trabajo de cada servicio ejecutor en cada momento y el andamiento de los trabajos asignados. Las OTs así generadas pasan por diferentes fases:

o Planificación o Impresión / Ejecución o Cierre Técnico – Económico

Planificación En esta etapa, los responsables de cada servicio ejecutor planifican los recursos humanos y materiales para cada trabajo en particular o para un conjunto de trabajos. Los materiales y herramientas en pañoles (*) pueden ser controlados y gestionados por los responsables de mantenimiento. (*) Pañoles: acopios locales de materiales y repuestos para atender

emergencias y trabajos en curso La provisión de materiales y repuestos para los trabajos se efectúa mediante interfaz con el sistema de abastecimientos, generando las solicitudes de compra o pedidos a almacén y registrándose automáticamente a su recibo, en el vehículo objeto de mantenimiento o en un pañol si el material es para


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acopio. A la vez el sistema genera, por medio de otra interfaz con el sistema de gestión económica, los correspondientes asientos contables. Todo esto de modo de tener integridad de información y evitar dobles ingresos.

El sistema soporta un módulo de gestión de contratos de materiales y mano de obra, que permite la recepción y liquidación mensual de gastos por mantenimiento tercerizado, y que colabora con el sistema de gestión económica en la conformación de las facturas correspondientes.

Impresión / Ejecución Los responsables de los servicios emiten un formulario impreso (OT) el que se entrega oportunamente a los ejecutantes (internos o externos) para la realización del trabajo. El formulario contiene toda la información necesaria para la ejecución del trabajo, como ser las instrucciones de seguridad, de ejecución, materiales y recursos humanos planificados. Opcionalmente puede incluir documentación adicional (fotos, croquis, informes de trabajos similares, datos técnicos, planillas para recolección de medidas, etc.) Una vez finalizado el trabajo, el formulario debe ser completado por el ejecutante y devuelto con la evaluación efectuada por el solicitante del trabajo.

Cierre Técnico - Económico La verificación de la información y su confirmación es realizada por el personal responsable, quien autoriza el ingreso al sistema de la información capturada en el formulario, tanto la información técnica de la ejecución como la económica (materiales y mano de obra). El cierre técnico permite el ingreso de la información técnica relativa a la ejecución del trabajo en el formulario impreso, también soporta el ingreso al sistema de documentación adicional (fotos, planillas con medidas actualizadas, etc.), así como el alta de nuevas tareas resultantes de la ejecución y tipificación de fallas y de acciones tomadas para posteriores análisis.

El cierre económico se nutre de la información de materiales y repuestos que se reciben automáticamente del sistema de abastecimientos, de lo suministrado desde pañoles y de los costos de las horas-hombre propias incurridas. Estas últimas se recogen en forma indirecta de la declaración de actividad diaria de cada funcionario. Asimismo se pueden incluir gastos por contratos de servicios de mantenimiento, viáticos y gastos de locomoción.


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Módulo de Operación de Flota Este módulo gestiona los siguientes procesos:

Planificación, ejecución y supervisión de las solicitudes de transporte Se reciben las solicitudes de transporte en una mesa de entrada vía correos electrónicos genéricos en 2 segmentos específicos:

el sector de carga

el sector de traslado de personas y/o pequeños bultos Los correos con las solicitudes surgen de menores soluciones informáticas desarrolladas en base a formularios programados en html y asp.

La aplicación de la gestión operativa de la flota permite en sí la asignación de los recursos humanos y el material rodante disponible para atender las solicitudes.


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Se distinguen 3 fases de una orden de servicio: solicitada, en ejecución, y finalizada.

En las vías informática y papel se registran fechas, horas y kilometrajes de salida y regreso, y fechas y horas de recepción y liberación del servicio. Asimismo quedan asentados los usuarios con sus respectivos centros de costos a los efectos la facturación posterior de los servicios.

Gestión Estación propia con sistema CONVE Esta aplicación permite la emisión de facturas internas por cada despacho de combustible, asignando vehículo, conductor, centro de costos, fecha, hora, kilometraje, combustible y volumen despachado. Por otra parte se gestiona el stock de combustible, permitiendo ingresos, egresos y ajustes contables del mismo por los usuarios autorizados. La aplicación tiene interfaz con el sistema automático de despacho de CONVE.


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Procesamiento de la información proveniente del Sistema de Control Vehicular Se presenta la información referida a la utilización de los vehículos generando reportes con:

despachos de combustible en la estación UTE y estaciones sello ANCAP

datos de viajes de vehículos con el sistema CONVE instalado: fechas y horas de inicio y fin del viaje asignación de vehículo y conductor distancia recorrida, velocidades máximas y velocidades medias calidad de información

consultas de eventos especiales registrados para mantenimiento del sistema: congelamiento de odómetro o reloj interno reconexiones de batería vehículos con sistema bypasseado

consulta de rendimientos por periodo

Registro y análisis de accidentes vehiculares La magnitud de la flota con que cuenta la Empresa y la cantidad de habilitados a conducir la misma, exigen que exista un análisis estadístico de su accidentabilidad a efectos de tomar medidas proactivas sobre seguridad vial y selección de tipo de vehículos. Para ello se desarrolló una aplicación que permite el registro de accidentes de acuerdo a su tipología, permitiendo reportes básicos por periodo y conductor y la exportación de datos para un tratamiento estadístico en profundidad en planillas electrónicas.

Registro de habilitados La Empresa cuenta con un sistema registro de habilitados a conducir que requiere mantener los datos de la vigencia de una aptitud psicofísica, de la capacitación en manejo defensivo y de cursos específicos, del seguimiento de datos personales del registro de conductor y de la asignación de la codificación CONVE a la persona. Para ello se desarrollo una base que permite el manejo de los anteriores parámetros, su actualización y la consulta en forma corporativa.


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Control de Gestión y Consultas Este módulo brinda información sumarizada e indicadores de gestión en períodos de tiempo seleccionables, la que puede ser consultada tanto en forma de reporte como gráficamente, así como ser exportada a Excel. Algunas de las consultas disponibles son:


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Los datos de las consultas pueden presentarse como gráficos internamente en la aplicación, así como son también exportables para un tratamiento analítico en profundidad en planillas electrónicas.

Interfaces con Otros Sistemas

RRHH y Abastecimientos Sistema Administrativo SAP 4.0 y 4.7, para la gestión contable de gastos e inversiones, costos de personal y de materiales (a través de compras y gestión stocks) relacionados con el mantenimiento.

Sistema de Control Vehicular El sistema comprende básicamente:

Módulo programable para vehículos, que controla la autorización del chofer para la utilización del vehículo y registra fecha, hora, marca de


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odómetro y marca de horómetro en el encendido y apagado de motor y detenciones, permitiendo el cálculo de kilómetros recorridos, velocidad, y horas ociosas.

Equipamiento para estaciones de servicio, que realiza controles previos a la carga de combustible y transfiere la información almacenada en el vehículo hacia la unidad de la estación durante la recarga, quién remite diariamente la información al centro de procesamiento de datos (CPD) del Administrador.

Equipamiento para el CPD que concentra los datos provenientes de las estaciones de servicio, puestos de abastecimiento propios y puestos de control, los reagrupa por organismo y los reenvía para ser procesados para contralor de sus flotas. Asimismo permite la facturación de los consumos de los organismos, sustituyendo la utilización de los vales de combustible.

Objetivos:

Control preciso sobre el uso de combustible por vehículo Descentralización del surtido de combustible en estaciones de sello

ANCAP en Montevideo e Interior Control complementario del movimiento del vehículo registrando datos

de cada viaje en términos de fechas, horas, velocidades, conductor, rendimientos por kilómetro y rendimientos por hora

Automatización del despacho de combustible en la estación propia de la Empresa, eliminando el factor humano en la transferencia de información de litros surtidos, kilometraje del vehículo, conductor habilitado, y datos del vehículo

Posibilidad de análisis cuantitativos en casos de accidentes disponiendo de datos de velocidades y desplazamientos del vehículo

Asimismo es destacable el provecho que surge de la descentralización del despacho de combustible dejando en privados (estaciones de sello ANCAP en Montevideo e Interior) los controles de administrar volúmenes importantes de combustible, pero a su vez se automatizan y centralizan los gastos por este concepto en una única cuenta en ANCAP, lo que simplifica la administración y gestión de compensación del gasto.


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Conclusiones Decisiones oportunas. Se cuenta con una herramienta corporativa que integra la información sobre la flota en tiempo y forma permitiendo una correcta toma de decisiones tanto gerenciales como operativas. Información accesible. Se da conocimiento a la información a lo largo y ancho de la pirámide organizacional, motivando trabajar sobre estándares y/o mejores prácticas que se hubieran desarrollado en la materia mantenimiento o utilización de la flota. Información suficiente. Se minimizan los esfuerzos insumidos en la gestión de la información eliminando copias papel o archivos digitales duplicados. Información única. Se minimizan las solicitudes de información entre unidades y las demoras en obtenerla y las dudas sobre su validez, dado que la misma se puede acceder directamente del sistema Autocontrol. Una vez que se logró implementar el sistema y el ingreso de una carga básica de información, con la integración de las distintas unidades usuarias, el mismo se auto-controla. Involucramiento. Se requiere el soporte del cuerpo gerencial en cuanto a la demostración que los datos son de utilidad y que son tenidos en cuenta como una de las variables en la toma de decisiones. Entorno técnico. Un requisito importante para el adecuado funcionamiento del sistema es el buen funcionamiento del entorno técnico, particularmente el de las líneas de comunicación

Horizonte y futuro Visto que el sistema documenta la forma de trabajo en lo que respecta a mantenimiento y operación de una flota, estarían dadas las bases para comenzar un proceso de certificación ISO serie 9000 de la “Gestión de Flota Vehicular” en la Empresa. El grado de flexibilidad, conectividad y escalabilidad del producto desarrollado “Sistema de Gestión de Flota Vehicular” permitiría al menos el “outsourcing” para otros organismos del Estado en lo que refiere al procesamiento de datos del sistema de Control Vehicular.

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