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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL
Y GESTIÓN FARMACÉUTICA
LUIS MARIO VÁSQUEZ ARIAS
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
INGENIERÍA DE SISTEMAS
PROYECTO DE GRADO
BOGOTÁ D.C.
2007
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL
Y GESTIÓN FARMACÉUTICA
UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA
INGENIERÍA DE SISTEMAS
PROYECTO DE GRADO
BOGOTÁ D.C.
2007
Nota de Aceptación
____________________
____________________
____________________
____________________
Presidente del Jurado
____________________
Jurado
____________________
Jurado
Bogotá D.C. Junio 2007.
AGRADECIMIENTOS Y DEDICATORIA
Docentes
Alexandra López. Fernando Alfaro Valero.
Alirio López. Amanda Moya.
Cesar Beltrán. Consuelo Montaño.
Edgar Ortega. Edgar Pineda.
Elsa Rodríguez. Francy Rico.
Freddy Torres. Gabriel Rodríguez.
Gloria Hurtado. Gustavo Arciniegas.
Irina Reyes. Javier Gasca.
Juan Carlos Niño. Juana Doris.
Julio Sánchez. Lennin Reyes.
Luis Vargas. Luis Villa Real.
Luz Marlen Medina. Manuel Higuera.
Nelson Darío Rico. Néstor Ramos.
Patricia Carreño. Patricia Giraldo.
Querli Cañas. Sandra Garabito.
Sandra Guañarita. Sonia Barahona.
Jorge Cortes Barrera. Asesor. Jairo Cortes Barrera.Director.
Compañeros y Demás Amigos
Andrea Arias Peña. Carlos Jose Prieto.
Elizabeth Rios. Programadora. Jhon M. Basabe.Ing Sistemas.
Jorge Eliécer Leal. Jose Pachon. Programador.
Lyda Yurani González. Mauricio Acevedo.
Mary Luz Galvis Montoya. Raquel Melendez Rivera.
Rosmery Díaz. Sandra P. Gaona. Contadora.
Gracias por el apoyo que me brindaron durante el largo transcurso de los días ya que si
no fuera por ellos y por la valiosa ayuda de “Dios” tanto como del apoyo de mis padres no
hubiese podido soñar a tan excelente esfuerzo realizado y destacado en este proyecto de
grado universitario.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 01
1.1 ANTECEDENTES 01
1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 01
1.3 JUSTIFICACIÓN 02
1.4 OBJETIVOS 02
1.4.1 Objetivo General 02
1.4.2 Objetivos Específicos 03
1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES 03
1.5.1 Alcances 03
1.5.2 Limitaciones 04
2. MARCO DE REFERENCIA 05
2.1 MARCO CONCEPTUAL 05
2.1.1 Inventarios 05
2.1.2 Teoría de Sistemas 12
2.2 MARCO LEGAL O NORMATIVO 30
2.3 MARCO TEÓRICO 33
2.3.1 Teorías de Software 33
3 METODOLOGÍA 35
3.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN 35
3.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN 36
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 36
3.4 HIPÓTESIS 36
3.5 VARIABLES 36
3.5.1 Variables Independientes 36
3.5.2 Variables Dependientes 37
ii
4 DESARROLLO INGENIERIL 38
4.1 RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN 38
4.1.1 Estructura Orgánica 39
4.1.2 Cargos y Funciones 40
4.1.3 Líneas de Autoridad 42
4.1.4 Estructura Funcional 42
4.1.5 Generalidades de Artículos y/o Mercancías 57
4.1.6 Transacciones 58
4.1.7 Recursos 65
4.2 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL 67
4.2.1 Documentación por Solicitud de Compras 67
4.2.2 Documentación por Solicitud de Ventas 68
4.3 PROGRAMACIÓN 71
4.3.1 Plano de Seguimiento de Menús y Sub.-menús 72
4.3.2 Diseño de Controles 91
4.3.3 Control Para Entradas 92
4.3.4 Control Para Salidas 103
5 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS 121
6 CONCLUSIONES 123
7 RECOMENDACIONES 124
BIBLIOGRAFÍA 125
GLOSARIO 128
ÍNDICE 132
ÍNDICE DE DIAGRAMAS 132
ÍNDICE DE FORMULARIOS 133
ÍNDICE DE REPORTES 134
ÍNDICE DE TABLAS 135
INTRODUCCIÓN
El software elaborado permite alimentar un motor de base de datos en Microsoft Access,
con la suficiente información para ser administrado en el ambiente grafico de Visual Basic
6.0, esta aplicación consiste en un análisis para el control y organización de compra y
venta a nivel farmacéutico de mercancías, permitiendo al usuario llevar a cabo el
inventario general y sus existencias de la mejor manera posible.
Este producto manejara, clasificara y desarrollara mejores actividades mercantiles que
permitirán ver el día a día de sus operaciones efectuadas a fin de aprovechar al máximo
su información, permitiendo sacar reportes sistematizados del inventario y existencias.
De ahí que, es un sistema que permitirá al usuario mantener las existencias a precios de
costo favorable para la entidad y al mismo tiempo un generador de precios de venta
óptimo. Sus transacciones estarán soportadas ante un formulario físico que nos permitirá
ver detalladamente la rotación de mercancías, el reflejo del inventario, tanto como de sus
consultas y búsquedas a cualquier fecha cronológica.
1
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 ANTECEDENTES
Después de una rigorosa investigación del mercado de la Drogas Vasquez podemos
encontrar problemas de registro de entrada y salida de mercancía, generando
debilidades en la administración de proveedores, inventario, clientes, reportes de
existencias de mercancías, teniendo en el mercado diferentes líneas de software para el
manejo de facturación y estadística financiera, como son Siigo, Siseas y Idesoft. De los
cuales ninguno ayuda a organizar de la mejor forma el inventario y existencias.
En consecuencia a lo anterior, hemos desarrollado procesos y transacciones para el
mejoramiento de sus actividades de compra y venta, siendo estos ahora y años atrás
algo rudimentario para satisfacer la oferta y demanda de mercancías tales como drogas
genéricas, populares, comerciales, perfumería, cosméticos y pañalería.
1.2 DESCRIPCIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Pensando en las diferentes debilidades detectadas a nivel de la droguería y después de
plantearnos el ¿cómo? podemos solucionar las mismas, el investigador se ha puesto en la
tarea de desarrollar un software o producto conforme a la necesidad del ¿Qué? de la
solución a la problemática de la organización, registro, control de compra y venta de
mercancías farmacéuticas.
Permitiendo así definir el ¿por qué? De la importancia del trabajo que se esta realizando
ya que con este se van a satisfacer las necesidades generadas por un manejo
inadecuado del inventario y existencias de nuestro mercado como objetivo.
¿Cómo implementar y desarrollar un software que permita llevar a cabo el control de
inventarios, el nivel de existencias de mercancía y un debido soporte para suplir las
necesidades de organización de la mercancía para el área de compra y venta?
2
1.3 JUSTIFICACIÓN
Se ha implementado un Software para el área de compra y venta de mercancías, en
consecuencia, favorecerá el control de existencias farmacéuticas y el manejo del
inventario (Retail), como también, se destacaran todos reportes necesarios para dar
constancia de las transacciones del negocio y un control eficaz para las existencias de
las mismas.
De ahí que, la organización contaría con un software que proporcionará beneficios a las
terceras partes (Proveedores, Clientes mayoristas y minoristas) ratificando de forma
oportuna el debido seguimiento y control a la mercancía a fin de no generar pérdidas
causadas por el mal manejo de la información, por el contrario, permitirá conocer los
precios de costo-venta, cantidad de pedido por unidades de mercancías, presentaciones,
líneas de proveedor.
Para concluir, todos estos beneficios y garantías van de acuerdo a las necesidades de la
organización y a un desempeño para una mejor comercialización y optimización de los
recursos físicos y económicos para el futuro del mercado.
De esta manera se estaría cubriendo la necesidad de orden y control del inventario
compra-venta de mercancías para farmacia, la cual tiene una importancia relevante ya
que de esto depende la eficacia del servicio, la agilización de procesos en el mismo, al
mismo tiempo, conociendo de aquellas mercancías faltantes, sobrantes y existentes.
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General
Desarrollar un software que permita el control de inventarios para la gestión de compra-
venta de mercancías al facilitar la realización de reportes o informes de la relación de
mercancías existentes, faltantes, pedidos, precios de costo y venta.
3
1.4.2 Objetivos Específicos
� Realizar una base de datos en Microsoft Access conforme a los requerimientos
arrojados por la investigación del mercado, de esta manera alimentarla con la
información exacta.
� Diseñar una a una las tablas con el contenido de información de compra, venta
productos, proveedores y clientes.
� Relacionar lógicamente las tablas entre si para que nos arroje resultados efectivos
en los motores de búsqueda y en el ambiente grafico de Visual Basic 6.0.
� Establecer perfiles de usuario para ingresar al sistema de información de acuerdo
a sus respectivos módulos.
� Diseñar los formularios de proceso de registro, compra, venta y calculo a saber :
• Procesos de registro: Contraseñas, mercancías, presentación, proveedores,
proveedores laboratorios, clientes.
• Procesos de compra: Lista faltantes, orden de compra, facturación de
mercancías, devolución y cancelación de facturas.
• Procesos de cálculo: Nivel de existencias y precios de venta.
• Procesos de venta: Mercancías al detal y al por mayor a saber la factura de
cobro y su respectiva devolución y cancelación de facturas.
• Proceso para la organización y registro de inventarios y kardex.
1.5 ALCANCES Y LIMITACIONES
1.5.1 Alcances
El software de gestión farmacéutica pretende optimizar el control, manejo, registro y
organización de mercancías e inventarios, en efecto, la calidad del servicio para agilizar
los procesos de atención al cliente, ya que al tener dominio sobre las existencias, línea
de producto y de las mercancías se hace más efectivo el proceso de venta.
Teniendo en cuenta el compromiso que el software farmacéutico realiza después de
encontrarse en el mercado y/o trabajo día a día a fin de un eficiente producto mejorado,
ciertamente, obtenido así a más comerciantes del gremio que se interesen en obtenerlo y
utilizar sus beneficios.
4
1.5.2 Limitaciones
El software esta diseñado específicamente para llevar inventarios, permitir el control y
organización por medio de formularios de registro, captura y consultas, para las
aplicaciones de la facturación y/o documentación en el área administrativa de compra y
venta de mercancías farmacéuticas.
Siendo otro limitante reflejado en la falta de recursos de apoyo para la continuación a la
realización de las mismas actualizaciones y mejoras posibles.
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2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 MARCO CONCEPTUAL
2.1.1 Inventarios
El inventario es la relación detallada de la situación financiera a la fecha de un periodo
inicial y final este tiene un significado financiero debido a los ingresos de su propia venta
de bienes y servicios prestados en que normalmente tales ingresos vienen de un proceso
o ciclo de operaciones continuo en que las mercancías se adquieren para poder venderse
al público.
La teoría del inventario determina los procedimientos óptimos de adquisición de
existencias para poder satisfacer la demanda futura. El conocimiento de la demanda con
certidumbre (No se conoce con anticipación la demanda mercancía) trata interrogantes a
determinar:
- ¿Qué tan a menudo debe ser la toma de pedido?
- ¿Cuánta mercancía debe pedirse?
√ Manejo y control de inventarios 1:
El sistema de inventario periódico: Mediante éste el administrador determinará el valor
de las existencias de mercancías al realizar el conteo físico de forma periódica, inicial
y/o final:
Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías
que tiene la organización al iniciar sus actividades y después de hacer un conteo físico.
- Mas compras igual a mercancías adquiridas y vendidas. Para un control ajustado
al Libro auxiliar semejante al kardex.
1 STARR, Kennet. Control de inventarios. Bogotá, Banco de la República 1990. Páginas 232 a 302.
6
- Las devoluciones en compra, serán igual a la mercancía comprada y siendo
reflejada en el Libro Auxiliar.
Inventario disponible: Serán las compras menos las ventas igual al registro de las ventas
siendo este reflejado en el Libro Auxiliar
- Más las devoluciones en ventas.
- Más las mercancías igual al desembolso por el pago de mercancías compradas.
- Mercancías adquiridas sin cancelar el valor hasta la propia venta.
Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable
correspondiente al valor físico de la mercancía y siendo de gran utilidad al relacionar éste
con el inventario inicial en que las compras y ventas netas se obtendrán a partir del Libro
Auxiliar.
Sistema de inventario permanente: Mediante éste el administrador conocerá el valor
de la mercancía en existencias a cualquier momento sin necesidad de realizar un
conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de las mercancías se
registran directamente en el “Kardex” al momento de realizar la transacción a su precio
de costo. Donde la suma y la resta de todas las operaciones en un periodo dan como
resultado el saldo final de mercancías.
√ Kardex “Libro Auxiliar”
El sistema de inventario, permite implementar procedimientos de rutina y control con
exactitud de los movimientos mercantiles, es así que, deja ver el detalle de los bienes con
que cuenta la empresa, registra la valorización de los inventarios, los precios de costo y
de acuerdo a los ajustes por inflación a cada una de las mercancías.
La tarjeta kardex o fichero de mercancías está formada por tarjetas que permiten controlar
las existencias para el proceso y transacción de dichas entradas y salidas de mercancías,
siendo éste el Libro auxiliar o Mayor de los inventarios.
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Debido a la toma de decisión que ejercerá el Gerente y Administrador se facilitará
evaluar con suficientes evidencias el Sistema de Información junto con sus documentos e
informes presentados a fin de establecer un óptimo análisis y seguimiento respecto a la
orden de compra de mercancías o solicitud de pedido futuro.
• La gestión del inventario:
- Toma de decisiones en el futuro.
- Destacar la labor de los inventarios mediante el sistema periódico, permanente y el
método de valoración “Retail”.
- Generar precios de costo y venta.
• La gestión de compras:
- Generar la toma de pedido.
- Reportar informes estadísticos del comportamiento de las mercancías.
- Nivel de existencias.
• La gestión al proveedor o distribuidor:
- Presentar informes estadísticos del comportamiento de las mercancías.
• La gestión de existencias (Stocks):
- Valorización del inventario a desarrollar en el sistema de información.
- Punto de pedido.
- Generador de rotación de productos farmacéuticos y demás servicios.
• La Gestión de ventas:
- Descargue de las existencias mediante el kardex.
- Detalle de mercancías con el gravamen.
- Identificador de clientes al por mayor y al detal.
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√ Sistema Retail2
El método del retail permitido por la norma internacional de contabilidad número 2 y
adoptado en Colombia por la Ley 223 de 1995 en materia tributaria. El consejo Técnico de
la Contaduría en el concepto número 2 de enero de 1996 lo consideró como un método o
procedimiento para la estimación del inventario.
El objetivo del retail es calcular el costo de ventas a través de la información disponible de
las propias ventas, en si es un método utilizado para la alta rotación de mercancía para la
cual presenta: El precio de costo (Compra) y de venta (Precio al público).
El sistema de gestión farmacéutica aplica este concepto por cada una de las mercancías
desde el momento de ingreso a la droguería, donde ya se tienen precios de costo por el
concepto de la compra, para luego, estimar un precio sugerido de venta respecto a la
política de decisión de ganancias de la empresa.
En síntesis, la droguería sugiere el precio de venta y/o modifica este valor por cada una
de las mercancías las veces que el administrador solicite o necesite la tendencia al baja o
al alza de precios respecto a una base de precios sugeridos o bien sea por utilidades de
la misma empresa.
√ Método de Valoración y/o Valuación
La valuación o valoración de los inventarios requieren un trabajo de selección de pedido
por parte del gerente y administrador a fin de recopilar información de las existencias
periódicamente solicitadas a los proveedores para que luego estás mercancías logren ser
descargadas en la tarjeta kardex de acuerdo a las siguientes características:
- El inventario contribuirá a que los bienes y servicios se encuentren en espera de su
venta, cuyo beneficio es el registro contable de esa venta conforme a la compra y
2 INVENTARIOS, Régimen contable colombiano, Febrero 2002. Bogotá, Banco de la República. Páginas 241 a 243.
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generador de utilidad mediante el proceso de enlazar los costos adecuados con los
ingresos de la empresa.
- Las existencias son de vital importancia respecto a los ingresos que se pueden
obtener de la propia venta de estas mercancías y servicios realizados por la
empresa, en que normalmente sus ingresos resultan de un continuo proceso de
operaciones realizadas en el inventario.
- Para determinar el control de mercancías se debe tener presente que toda clase de
inventario que se genere al mayorista posee un periodo de rotación de los mismos,
es el caso de las mercancías sin movimiento, como también puede suceder lo
contrario que sean de mayor demanda.
- En la contabilidad de los inventarios el objetivo primordial es poder determinar la
correcta utilidad a través del procedimiento de relacionar los costos apropiados con
los ingresos.
- Para la modificación del sistema de valoración hay que tener en cuenta que los
inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios del
mercado, obsolescencia y lento movimiento.
√ Control de Existencias
El control de las existencias (stocks3) comprende niveles mínimos y máximos a solicitud
de pedido. Estos niveles varían con base en las compras y ventas de mercancía debido
al margen de utilidad en rentabilidad por producto tanto como de la misma solicitud.
Razón por la cual las existencias son consideradas como el conjunto de mercancías
acumuladas en espera de un empleo venta al por mayor y al detal.
• El control de las existencias en función de los inventarios destaca:
- Consumo (Dependiendo de la demanda solicitada).
- Toma de pedidos.
3 Los stocks representan los artículos que posee la organización como activos totales. RAMBAUX , Aubert. Gestión económica Stocks. Bogotá, Banco de la República 1970. Páginas 14 a 165.
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• La renovación de mercancías está dada por:
- Inspección de las mercancías que se encuentran en rotación constante.
- Falta de mercancías para suplir las necesidades de venta al público.
- Demanda no satisfactoria.
- Solicitud de existencias de acuerdo al plan de políticas de la organización.
• La problemática que genera las existencias esta dada por:
- Renovación de mercancías demandadas.
- Fechas variables de productos vencidos por el no control de expiración.
- Devoluciones y pérdidas que genera el no control de mercancías con fechas de
expiración o productos en stand bay.
- Deterioro cronológico por la no venta al presentar productos en stand bay.
• Los objetivos generales de las existencias son:
- Maximizar el servicio al por mayor y al detal.
- Minimizar la inversión de las existencias.
- Beneficios y mejoras optimas para la organización.
• Las funciones que presenta las existencias son:
- Existencias por fluctuación: Predicción con exactitud para un sistema de ventas.
- Existencias por anticipación: Existencias almacenadas con anterioridad a una
época de
grandes ventas.
- Existencias por tamaño del lote: Prever del proveedor grandes cantidades de
pedido.
• Los costos presentados en el momento de las existencias se identifican en:
- Precio de costo.
- Precio de venta al por mayor y al detal.
• Gestión de existencias:
- Cuando las ventas aumentan los niveles de existencias deben ser controlados a
fin de mantener un nivel de servicio óptimo.
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- Se determina mediante los niveles de las existencias para controlar y generar
incrementos del servicio de compra y venta mediante el reaprovisionamiento.
• Reaprovisionamiento de existencias:
- Sistema de dos pedidos: Mantener un segundo depósito de lo habitual.
- Revisión visual: Comprobar periódicamente el nivel de las existencias.
- Sistema de punto de pedido: Mantener una cantidad fija de pedido.
- Sistema de revisión periódica: Revisar existencias a nivel de periodos semanales,
quincenales o mensuales.
Tabla No. 01 Factor de seguridad y nivel de servici o.
Tabla de Nivel de servicio Nivel de servicio al: Factor de seguridad:
50 % 0 75 % 0,84 80 % 1,05 84,13 % 1,25 85 % 1,3 89,44 % 1,56 90 % 1,6 93,32 % 1,88 94 % 1,95 95 % 2,06 96 % 2,19 97 % 2,35 97,72 % 2,5 98 % 2,56 98,61 % 2,75 99 % 2,91 99,18 % 3 99,38 % 3,13 99,5 % 3,2 99,6 % 3,31 99,7 % 3,44 99,8 % 3,6 99,86 % 3,75 99,9 % 3,85 99,93 % 4 99,99 % 5
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2.1.2 Teoría de Sistemas
Evolución del sistema por Carnota (1987).Sistema4:
- Conjunto de elementos o partes que interactúan entre si.
- Colección de componentes integrados para satisfacer un propósito.
- Interacción de un todo.
- Conjunto organizado de métodos suficientes para determinar las necesidades de
un usuario (Toma de decisiones: Planeación dirección y Control.) por Martínez
Santana (1998).
Teoría general de sistemas: Los sistemas se clasifican en:
- 1era clasificación de los sistemas: Simples y complejos.
- 2da clasificación de los sistemas: Abiertos (Condicionamiento evolutivo) y cerrados
(No deseable)
- 3ra clasificación de los sistemas: De acuerdo a la forma del trabajo; manual,
mecánica y automatizados.
Características del sistema: Limitante entre el medio del sistema a nivel de:
- Entradas: Cualquier eventualidad del medio (Necesidades del usuario).
- Salidas: Mucho mas detallado el medio conforme a la eventualidad (Lo deseado
por usuario).
- Subsistema: sub. - divisiones para identificar:
o Sistema complejo: Sistemas no muy detectables.
o Sistema Simple: Sistemas fácil de detectar.
Elementos del sistema de información:
- Documentación: Papeles necesarios a una transacción.
- Procedimientos: Normas y políticas para las transacciones.
- Bases de datos: Colección de datos relacionados entre si.
- Hardware: Dispositivos electrónicos.
- Software: Conjunto de programas.
- Personas: Usuarios que condicionan el sistema.
4 SENN, JAMES A. Análisis y diseño de sistemas de información 2da edición. Colombia, Banco de la República, Editorial
Mac Grau Hill, 1992. Páginas 174 a 234.
13
Funciones del sistema de información:
- Recolección de datos: Almacenamiento de datos para el acondicionamiento y
necesidades de una entidad por departamentos o secciones.
- Tratamiento de la información: Materia prima transformada para suplir las
necesidades del cliente o usuario de una entidad.
- Función de distribución: Información en el momento justo y preciso para el usuario.
Clasificación de los sistemas de información
- Planeación: En base a la experiencia de la empresa o entidad.
- Control. Administrativo: Conforme a las operaciones de la entidad.
- Control. Operaciones: Donde no existe la toma de decisiones y existen una gran
cantidad de transacciones y/o operaciones sin el debido proceso.
√ Bases de Datos
Colección de datos relacionados entre si, con el fin de agrupar valga la redundancia los
datos más relevantes o importantes para el acondicionamiento de la empresa y con el
único fin de evitar duplicidad de estos tanto como posibles procesos equívocos o mal
intencionados por x o y daño al sistema de información sus características son:
- Modelo relacional: SGBD
Es un modelo basado en la rama de las matemáticas (Teoría de conjuntos y la lógica) de
hecho nos permite la seguridad y la forma robusta del sistema para ser comprendido y
lograr predecir de este, ciertamente la teoría de las matemáticas nos describen los
elementos básicos que se utilizan para crear una base de datos relacional, en que al
saber organizar estos elementos para llegar a una solución o resultado se le llama diseño.
Este modelo surgió en 1970 por el señor Codd, al relacionar un registro A con B, en ese
entonces utilizaba punteros físicos a tal punto de causar inconvenientes para con los
datos que se manipulaban en su entorno físico, esta base de datos necesitaban de un
control a la manipulación de los mismos usuarios, puesto que, eran datos vulnerables en
una red o jerarquía.
14
Estos datos se encontraban en forma de tablas por filas y columnas a fin de que los
usuarios de red utilizaran de forma adecuada la información. Es así que, en los últimos
años se habla respecto a la estructura de datos, integridad y manejo o manipulación a
saber.
Reglas de integridad:
- Nulos: Cuando en una tupla un atributo es desconocido, se dice que es nulo. Un
nulo no representa el valor cero ni la cadena vacía, éstos son valores que tienen
significado.
- La primera regla de integridad se aplica a las claves primarias de las relaciones
base en que ninguno de los atributos que componen la clave primaria puede ser
nulo.
- La segunda regla de integridad se aplica a las claves ajenas: si en una relación
hay alguna clave ajena, sus valores deben coincidir con valores de la clave
primaria a la que hace referencia, o bien, deben ser completamente nulos.
- Por lo tanto, para cada clave ajena de la base de datos habrá que contestar a:
o Regla de los nulos: ¿Tiene sentido que la clave ajena acepte nulos?
o Regla de borrado: ¿Qué ocurre si se intenta borrar la tupla referenciada por
la clave ajena?
o Restringir: no se permite borrar la tupla referenciada.
- Propagar: se borra la tupla referenciada y se propaga el borrado a las tuplas que la
referencian mediante la clave ajena.
- Anular: se borra la tupla referenciada y las tuplas que la reverenciaban ponen a
nulo la clave ajena (sólo si acepta nulos).
- Regla de modificación: ¿Qué ocurre si se intenta modificar el valor de la clave
primaria de la tupla referenciada por la clave ajena?
- Restringir: no se permite modificar el valor de la clave primaria de la tupla
referenciada.
- Propagar: se modifica el valor de la clave primaria de la tupla referenciada y se
propaga la modificación a las tuplas que la referencian mediante la clave ajena.
- Anular: se modifica la tupla referenciada y las tuplas que la referenciaban ponen a
nulo la clave ajena (sólo si acepta nulos).
15
√ Análisis de sistemas 5.
La ingeniería del software aparece como consecuencia de un proceso denominado
ingeniería de sistemas, centrándose en diversos elementos tales como el análisis, el
diseño y la organización, comúnmente denominado los procesos del negocio donde se
presenta las siguientes características:
- Impacto para con el negocio.
- Contactar el personal idóneo para lograr la meta.
- Definir la arquitectura técnica.
- Identificar las necesidades y demás características de acuerdo a los requisitos.
- Identificación del personal de la organización
- Descripción del entorno en la organización.
- Identificación de actividades generales, particulares, específicas y tareas.
- Acondicionamiento de las entradas y salidas.
- Evaluación del medio ambiente para el cual se desear desarrollar
- Aspectos relevantes a desarrollar.
- Acontecimientos que el sistema deberá producir (Funciones)
- Investigación de informes necesarios.
- Gestión de calidad para con el producto.
√ Identificación de requisitos
La ingeniería de requisitos es el uso sistemático de procedimientos, técnicas y
herramientas para obtener con un coste reducido el análisis, documentación, evolución
continua de las necesidades y la especificación del comportamiento externo que satisface
la necesidad de un usuario.
Los requisitos hacen parte de una serie de problemas que nos ayudan a prever y
comprender la organización en el desarrollo de un nuevo sistema presentando:
5 PRESSUMAN Roger S., Ingeniería del Software Un enfoque práctico Colombia, Editorial Mc Graw Hill. 2005. Sexta
Edición. Páginas 100 a 250.
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- Problemas de alcance: Limitaciones del sistema
- Problemas de comprensión: No existe claridad para con los clientes/usuarios del
sistema a desarrollar.
- Problemas de volatilidad: Variabilidad de los requisitos a nivel de tiempo.
Ya identificados los requisitos se agruparan por categorías y se organizaran en
subconjuntos, en donde se estudiara cada requisito con el resto en forma de:
- Identificación de los objetivos.
- Identificación y abstracción de lo más simple a lo complejo.
- Limitación de los requisitos.
- Identificación del requisito conforme a la metodología de la investigación.
- Si es necesario realizar un proceso iterativo de requisititos y evaluar e ir
eliminando para llegar a las necesidades planteadas desde el comienzo.
Por ultimo recurrimos a la gestión de requisitos siendo el conjunto de actividades que
aportan a la identificación, comprobación y continuidad de los mismos para posibles
cambios en cualquier momento de la siguiente forma:
- Caja negra: Diseño de entradas y salidas es decir, un diseño lógico.
- Caja blanca: Diseño físico de procesos.
Ya teniendo creada la representación de entradas, procesos y salidas se crea un modelo
de componentes del sistema como tal, donde interviene el análisis de requisitos
posteriores y etapas del diseño a cada una de las disciplinas (Ingeniería del software,
hardware, tecnología y base de datos); en que para ello utilizaremos el diagrama de flujo
de datos para visualizar dicha representación.
√ Modelado del análisis
El objetivo contempla el describir e requerimiento del cliente, a continuación se
establecerá una base de datos para la creación de un diseño de software y que por último
se definirán el conjunto de requisitos que se puedan validar con sus respectivas
restricciones. De este entorno satisface las condiciones con un diccionario de datos que
contiene todos los objetos de la base de datos; para ello se requiere de:
17
a. Diagrama entidad relación: Representación de las relaciones entre los objetos
18
Modelo de Datos. Diagrama No. 02 Modelo de Datos.
19
20
Mascaras de la base de datos:
Tabla No. 02. Diseño general de máscaras.
Compras Mascara Libro_Auxiliar Mascara
Id_Compra 1E+12 No_Comprob_Díar 9999999
No_Factura_Comp ###-###-### Fecha_Comprobante ##->?<??/##
Fecha_Pedido ##->?<??/## Núm_Lista ###-###-###-###
Fecha_Entrega ##->?<??/## Fecha_Lista ##->?<??/##
Actualización >?<a Fecha_Movimiento ##->?<??/##
Fecha_Factura ##->?<??/## Tipo_Movimiento >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Fecha_Envio ##->?<??/## Num_Documento ######
Unid_Pedida ###->?<aaaaaaa Cant_Entra/Sale ###->?<aaaaaaa
Cant_Pedida ###->?<aaaaaaa Nom_Prod >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Cant_Resibida ###->?<aaaaaaa Presentación_Prod >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Devoluciones Facturación
Cód_Novedad 99 No_Factura_Venta ###-###-###
Nom_Novedad >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa Periodo_Pagado ##->?<??/##
Cant_Devuelta ###->?<aaaaaaa Fecha_Cacelación ##->?<??/##
No_Dev_Compra 99999 Cód_Cond_Pag 99
No_Dev_Venta 99999 Nom_Cond_Pag >?<aaaaaaaaaaa
reembolso $ ###.###.###.### Fechas_Pago_Lím ##->?<??/##
Productos Costos
Id_Producto 1E+12 Val_Unit $ ###.###.###.###
Nom_Popular >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa Precio_Costo $ ###.###.###.###
Nom_Generico >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa Precio_Público $ ###.###.###.###
Cód_Mercancía 999 Precio_Venta $ ###.###.###.###
Nom_Mercancía >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa Val_Costo_Tot $ ###.###.###.###
Sub_Cód_Mercancía 99 Cód_Gravamen 999
Nom_Sub_Cód >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa Val_IVA % ###.###.###
Cód_Laboratorio 999 Val_Dscto_Gravado/Exento $ ###.###.###.###
Laboratorio >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa SubTot_Exento/Gravado $ ###.###.###.###
Presentación >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa SubTot_Gravado $ ###.###.###.###
Fecha_Venc ##->?<??/## Precio_Costo_Tot $ ###.###.###.###
Unid_Solicitada ###->?<aaaaaaa Precio_Venta_Tot $ ###.###.###.###
Cant_Solicitada ###->?<aaaaaaa Gran_Tot_Pagar $ ###.###.###.###
Barra_Producto 1E+12 Gran_Tot_Compra/Venta $ ###.###.###.###
Barra_Mercancía 999 Utilidad $ ###.###.###.###
Barra_Sub_Mercancía 99 Rentab_Producto $ ###.###.###.###
Barra_Laboratorio 999 Tot_Rnt_Prod $ ###.###.###.###
Costo_Unit_Inicial $ ###.###.###.### Clientes Mascara
Inventario_Inicial ###### Id_Cliente 1E+12
Existencias Cód_Cliente 99
Nivel_Servicio 999999 Nom_Cód >?<aaaaaaaaaaa
Nivel_Pedido 999 Nom_Cliente >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Decada ##->?<??/## Nom_Compañia >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
21
Reduc_Unid_Exist ###->?<aaaaaaa Cargo >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Reduc_Cant_Exist ###->?<aaaaaaa Dirección aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Ventas Mascara Teléfono #-##-##-##
Id_Venta 1E+12 Extención ##
No_Corte 1E+13 Tel_Fax #-##-##-##
Fecha_Corte ##->?<??/## Linea (##)-###-#-##-##-##
Fecha_Venta ##->?<??/## Ciudad >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Unid_Vendida ###->?<aaaaaaa Departamento >?<aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
Cant_Vendida ###->?<aaaaaaa E_mail <&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&
Consultas
Diferentes tipos de consulta que se necesitan para satisfacer cada uno de los formularios
para captura, reportes e informes realizado(a) s en la base de datos a fin de obtener un
mejor Sistema de Información Farmacéutico:
Tabla No.03 Consultas.
b. Diagrama de flujo de datos: Transformación de los datos, funciones y
sub.funciones.
22
Diagrama No. 03 Flujo de Datos:
23
24
c. Diagrama de casos u usos:
25
Diagrama de casos y usos. Diagrama No 04: Admini strador
Proceso de registro del sistema de información para el control y gestión farmacéutica.
Capturar usuarios
Capturar ciudades
Capturar proveedores
Capturar clientes
Capturar detalle de mercancías
Capturar laboratorios
Capturar presentación de mercancías
Capturar categorización de mercancías
Capturar líneas de crédito
Administrador
26
Diagrama de casos y usos. Diagrama No. 4.1: Proc eso de control.
Administrador
Proceso de compras del sistema de información para el control y gestión farmacéutica
Realizar lista de faltantes
Ordenar Orden de compra
Generar factura de compra
Detectar inconsistencias de la
factura de compra
Captura devolución en compras
Modificar precios al público
Modificar nivel de existencias
Capturar cancelación de facturas
Administrador
27
Diagrama de casos y usos. Diagrama No. 4.2: Vend edor
Vendedor
Proceso de ventas del sistema de información para e l control y gestión farmacéutica
Despachar mercancías (Al por mayor y/o al detal)
Procesar factura cambiaria
Capturar devolución en ventas
Capturar (Cancelación de factura)
Registrar pago de factura de venta
28
d. Diagrama de proceso de datos
29
Tabla No 05. Procesos generales del sistema farmacé utico.
ENTIDADES
PROCESOS
FORMULARIOS
Compras
Y
Ventas
• Mercadeo
• Toma de pedido
• Compra
• Venta
• Orden de compra
• Lista faltantes
Productos
• Inventarios e existencias
• Precios
• Control de artículos
• Mercancías
• Nivel de existencias
• Precios al público
• Registro de Mercancías
• Presentaciónes
• Laboratorios
• Mercancías al detal
• Mercancías al mayor
• Rotación de mercancías
Libro auxiliar
De
Compra
Y
Venta
• Facturación
• Caja registradora
• Costos
• Gestión
• Compra-Venta
• Pendientes Compra-Venta
• Canceladas Compra-Venta
• Cobro Compra-Venta
• Devolución Compra-Venta
• Tiquete de caja
• Corte de caja
• Precios de costo
• Precio de venta
• Gestión de compra-venta
• Gestión de proveedores
Perfil/Seguridad
• Ingreso al sistema
• Seguridad
• contraseñas
• Backup(s)
Clientes
• Proveedores y Clientes
• Laboratorios
• Líneas de crédito
• Proveedores
• Clientes al por mayor
• Clientes al por menor
• Ciudades / Departamentos
30
Tabla No. 06. Análisis de actividades y procesos.
P R O C E S O S
Análisis de los Procesos
Baja Media Alta
- Necesidad y/o reporte de compra. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Realizar una lista de faltantes. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Realizar estudio económico. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Seguimiento o reporte de compra. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Orden de pedido “Factura y orden de compra”. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Recibir remisión y/o factura de cobro. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Revisión de pedido físico v/s. Remisión. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Archivar facturas para su respectiva cancelación. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Registrar en Libro auxiliar y/o Kardex e inventarios por motivo de ingreso y
salida de mercancía. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Arqueo de caja registradora. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Registrar devoluciones de compra venta. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
- Reporte de compras y ventas “Mercadeo”. ▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒▒
2.2 MARCO LEGAL O NORMATIVO
� El título IV del Capítulo 1 de los libros y papeles del comerciante. Norma General:
Artículo 48 [0230] Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros
contables e inventarios a las disposiciones de éste código y demás normas. Así mismo
se le permitirá la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable
con el fin de asentar sus operaciones. Siempre que facilite el conocimiento y prueba de la
historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los
negocios.
31
� Principales datos que conformara el registro auxiliar en el numeral 0276 y Decreto 129
conforme al control de mercancía para la venta:
Decreto 2649/93 Artículo 129 [0276] Inventario de Mercancías. El control de las
mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares que deben contener por
unidades o grupos homogéneos por lo menos los siguientes datos:
- Clase y denominación de los artículos.
- Fecha de operación.
- Número de comprobante que respalda la operación.
- Número de unidades compradas, vendidas, consumidas retiradas o trasladadas.
- Existencias en valores y unidad de medida.
- Costos unitarios y totales.
- Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la
comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de
control.
� El inventario: Artículos, mercancías y/o productos:
Artículo 63 [§2111] Régimen Contable Colombiano Febrero 2002 Los inventarios
representan los bines corporales destinados a la venta en el curso normal de los
negociosa a precios de costo y venta.
� El retail como método de valoración de inventarios: [§2111- 2124] D.R. 1333/96
Régimen Contable Colombiano Febrero 2002.
Artículo 4º El retail es un método de valorización de los inventarios aceptado por la
dirección de impuestos y Aduanas Nacionales que consiste en manejar las mercancías a
precio de venta para poder establecer a cualquier momento el costo de ventas o de las
mismas existencias, en si los precios de venta se encontraran marcados y etiquetados a
c/u de los artículos a fin de estimar el precio al público o al comprador.
El Artículo 450 del Código de Comercio dice que “Los inventarios se avaluarán de
acuerdo con los métodos permitidos por la legislación fiscal”.
32
� Declaración de renta:
Artículo 260-2. Métodos para determinar el precio o margen de utilidad en las operaciones
para lo cual deberá tenerse en cuenta y resulta más apropiado de acuerdo con las
características de las transacciones: Parágrafo 1°. Los ingresos, costos, utilidad bruta,
ventas netas, gastos, utilidad de operación, activos y pasivos, se determinarán con base
en los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 260-8. Obligación de presentar declaración informativa. Los contribuyentes del
impuesto sobre la renta, obligados a la aplicación de las normas que regulan los precios
de transferencia, deberán presentar anualmente una declaración informativa de
operaciones.
� Impuesto al valor agregado:
El impuesto a las ventas en Colombia tuvo su origen en la Ley 21 de 1963, de la cual se
otorgaron impuestos nacionales sobre las ventas de artículos terminados y que a partir de
enero de 1964 se comenzaría a cobrar dicho tributo.
Responsables del impuesto sobre las ventas del Estatuto Tributario Artículo 499. Régimen
simplificado para comerciantes minoristas. Para todos los efectos del Impuesto sobre las
Ventas, IVA, deben inscribirse en el régimen simplificado las personas naturales
comerciantes minoristas o detallistas cuyas ventas estén gravadas, y tengan un
establecimiento, local o negocio donde ejerza su actividad”.
Ley 788 del 2002 Capítulo III Impuesto sobre las ventas (IVA): Artículo 424. Bienes
excluidos del impuesto. Los siguientes bienes se hallan excluidos del impuesto y por
consiguiente su venta o importación no causa el impuesto a las ventas. Para tal efecto se
utiliza la nomenclatura arancelaria andina vigente:
o 29.41 Antibióticos
33
o 30.03 Medicamentos (excepto los productos de los partidas números 30.05 o
30.06) constituidos por productos mezclados entre sí, preparados para usos
terapéuticos o profilácticos, sin dosificar ni acondicionar para la venta al por
menor.
o 30.05 Vendas y artículos análogos (por ejemplo: apósitos, esparadrapos,
sinapismos), impregnados o recubiertos de sustancias farmacéuticas o
acondicionados para la venta al por menor con fines médicos, quirúrgicos,
odontológicos o veterinarios.
o 30.06 Preparaciones y artículos farmacéuticos.
o 30.06.00.00 Anticonceptivos orales.
o 48.18.40.00.00 Toallas sanitarias y pañales desechables.
o 96.09.10.00.00 Lápices de escribir y colorear.
o Los dispositivos anticonceptivos para uso femenino.
o 48.20 Cuadernos de tipo escolar.
Ley 788 del 2002 Capítulo VII Otras disposiciones:
Artículo 65. Remarcar precios por nuevas tarifas cuando se trate de establecimientos de
comercio con venta directa al público de mercancías en mostradores, podrán venderse
con el precio de venta al público ya fijado con el impuesto hasta agotar la existencia de las
mismas.
2.3 MARCO TEÓRICO
2.3.1 Teorías de Software
Siigo básico6. Es un programa que sirve para la administración de negocios a fin de
actualizar registros, proveedores, inventarios para el sector comercial.
Un software diseñado para facilitar y mejorar la productividad por módulos para el cual
hay que destacar el del inventario para suministrar los documentos fuentes de sus
transacciones y datos básicos de las operaciones.
6 INTERNET, Siigo.Com.Co, Colombia, 2002. http//www. Siigo.com.co 01-02/2002 08 Am.
34
El diagrama representa la forma en que Siigo es aplicado al sistema de gestión
farmacéutica a nivel de inventarios y existencias.
Diagrama No 06. Procesos de Siigo.
Además, de Siigo existen otros sistemas para el control de inventarios y existencias en los
cuales destacamos Siseas y Idesoft cuyos programas son algo similares al presentado
anteriormente, cuyos beneficios cumplen y satisfacen las mismas condiciones y usos
alternativos a la del control sistematizado.
El concepto de estos dos últimos paquetes son aplicables al sistema de gestión
farmacéutica a nivel de inventarios y existencias en la forma de diseño de las interfaces y
mecanismos de consulta y búsqueda. En si se mejoran las presentaciones de la misma
información a nivel interdependiente en cada uno de los procesos y transacciones a fin de
dejar ver y utilizar mucho mejor las herramientas de trabajo a la necesidad de la entidad
Drogas Vásquez respecto a lo ya existente.
Forma de realizarlo en La organización
• Libro auxiliar o Compra - venta
• Inventarios • Facturación o Compra - venta
• Existencias • Mercadeo • Toma de pedido • Precios de costo - venta
Características del sistema de información y gestión
- Control de orden de
pedido - Control de transacciones
de las mercancías. - Control a nivel financiero. - Control de tributos.
El concepto según teoría
- Procesos de facturación. - Actualización de registros. - Documentos e informes. - Toma de decisiones. - Información confidencial. - Identificador de estados
financieros. - Situación real de la empresa.
SOFTWARE
SIIGO
Sistema de información para la
administración financiera.
El porqué del concepto en la organización
- Control y seguimiento de
ordenes de pedido - Control financiero para la
organización. - Desarrollador de base de
datos de información. - Necesidad de administrar
un sistema de información y control farmaceutico.
35
3. METODOLOGÍA
3.1 ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN
Tipo de conocimiento Empírico: Apoyado en la investigación y aplicación de la informática
y experimentación de la misma, aplicada a la ejecución de proyectos, a nivel de la:
� Observación: Sucesos acerca de la realidad.
o Qué es la empresa u organización.
o Misión, visión, políticas y cargos y funciones.
o Estructura orgánica y funcional.
� Experimentación: Descripciones, antecedentes y consecuentes.
o Servicios que presta la organización o empresa “Compra-Venta”
o Entorno de la organización “Mercadeo”
o Jerarquías entre departa-mentalización dentro de la organización.
o Recursos humanos, técnicos y físicos.
o El análisis DOFA en la organización.
� Inducción: Teorías e identificación de hechos explicados.
o Servicios que presta la organización.
o Organigramas, cargos y funciones.
� Análisis: Predicciones.
o Estrategias de servicio.
o Planes de contingencia.
o Acciones de refuerzo de acuerdo al análisis DOFA.
� Síntesis: Conclusiones:
o Campo de acción dentro del método científico.
o Desarrollo e implantación del producto elaborado.
o Desarrollo del manual técnico “Monografía”.
36
3.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Línea: Sistema de inventarios y existencias.
Sub.-línea: Gestión de mercancías a nivel farmacéutico.
Campo temático: Almacenamiento de datos.
3.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
De acuerdo al análisis y síntesis, se desarrolló como técnica de información de datos las
siguientes fuentes:
- Información a nivel verbal con el personal que labora.
- Participación e intercambio de ideas con el administrador.
- Observación de los hechos y situaciones:
o Hábitos de compra y venta por parte de organización.
- Medios de consultas bibliográficas.
3.4 HIPÓTESIS
Probablemente por medio del software de gestión de inventarios y existencias, orientado
al área farmacéutica se mejorarían los procesos de compra-venta de mercancías, siendo
mucho mas detallada su organización para el control de inventarios.
3.5 VARIABLES
3.5.1 Variables Independientes
� Nuevas estrategias de mercadeo.
� Efectivo desarrollo mercantil.
37
� Facturación detallada, verídica y de manera organizada.
� Soporte de un inventario y existencias preciso.
� Aprovechamiento de los recursos de acuerdo a las existencias.
� Precios de costo y venta.
3.5.2 Variables Dependientes
� Sistema de información consolidado.
� Diseño e implementación por módulos de compra-venta.
� Estrategia para el desarrollo de procesos continuos y seguros.
� Reportes y consultas detalladas.
38
4. DESARROLLO INGENIERIL
4.1 RECONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
El sector farmacéutico comprende el proceso fabricación y comercialización de
medicamentos, cosméticos y productos afines:
- El laboratorio fabrica: Empaca y traslada sus productos al proveedor, distribuidores
y/o cooperativas.
- Las cooperativas, distribuidores, o proveedores de servicios: Hacen las veces de
mayoristas encargados de la distribución desde sus almacenes hasta los puntos
de ventas al detal.
- Las droguerías: Minoristas que actúan como puntos de ventas al detal y al por
mayor.
� Análisis de grupo: El grupo de trabajo e interacción de la organización consta de los
siguientes miembros:
- El Gerente y Administrador.
- Los vendedores:
• La perfumista.
• El cajero.
• El mensajero
- La Contadora.
- Los Distribuidores o grupos mayoristas de productos.
- Los compradores de bienes y servicios al por mayor y al detal.
39
� Actividad económica: Drogas Vásquez es considerada una organización de bienes y
servicios, en efecto, su actividad económica es la compra de mercancía a
“Distribuidores mayoristas” y venta de está a los “Compradores y minoristas”.
Mediante el Ministerio de Desarrollo Económico, Salud, Laboratorios farmacéuticos,
entidades como el INVIMA y demás grupos de trabajo se encargan de mantener y
custodiar los productos a precios razonables para la respectiva venta.
4.1.1 Estructura Orgánica
La empresa Drogas Vásquez cuenta con el siguiente organigrama en orden jerárquico:
Diagrama No. 07. Organigrama de Drogas Vásquez.
.
√ Misión. Drogas Vásquez es una empresa dedicada a la comercialización de
productos farmacéuticos y demás bienes para con sus compradores; su propósito es
buscar un desempeño solidario para el servicio, la atención y consulta oportuna a las
necesidades básicas.
√ Visión. Contribuir a mejores desempeños, calidad y servicio dentro del marco de
principios en Drogas Vásquez. Con el fin de contribuir a la comercialización de productos
farmacéuticos y demás mercancías con base a las necesidades básicas del público.
√ Objetivos.
G E R E N T E
ADMINISTRADOR
CONTADOR
VENDEDORES
ODONTOLOGO
40
• Mejorar las negociaciones hacia el manejo de los inventarios.
• Mayor eficiencia y rentabilidad económica.
• Mayor seguridad y confianza hacia los distribuidores.
• Ofrecer a los compradores el trato humano y solidario al máximo.
• Ser competitivo en el mercado laboral (Competencia de trabajo con base a las
demás Droguerías) y presentar servicios a los compradores y grupos mayoristas.
√ Políticas
• Aprovechar las promociones que brindan las cooperativas y demás distribuidores
mayoristas.
• Determinar precios con mejores descuentos por parte de los grupos mayoristas y a
beneficio de Drogas Vásquez y sus compradores y demás minoristas.
• Investigación de mercados para favorecer las utilidades.
• Mantener un margen de existencias razonable para la venta.
• Mayor rentabilidad destacando mejores utilidades y ganancias para el personal
que labora en Drogas Vásquez.
• Proporcionar confianza a los compradores brindándole la satisfacción y el
respeto que se merece; al no contribuir con el mercado negro de productos
farmacéuticos.
• Devolver a los distribuidores los artículos que se encuentren próximos a expirar su
fecha de vencimiento, dado el caso de pasar por alto esto, se procederá a destruir
dicho Artículo.
• Vender artículos de primera necesidad a bajos costos.
• Solicitar a los distribuidores de mercancías medicamentos originales mas no traficar
con artículos de procedencia extraña.
• Promocionar y vender aquellos productos que se encuentren en stand by.
• Atender a los compradores y visitadores de forma cordial y eficaz.
4.1.2 Cargos y Funciones
Departamento Administrativo: Para está área tenemos al Gerente encargado de generar
los respectivos libros auxiliares que se generan día a día según especificaciones de la
41
contadora, a demás ve por el mejoramiento de que los vendedores generen ventas
progresivas en Drogas Vásquez con el administrador:
- Aprueban la lista de faltantes y mantiene actualizado el libro auxiliar junto con
sus respectivos documentos al día para entregarlo al contador.
- Respalda al área de consulta médica otorgando una buena calidad de servicio al
comprador y quienes generan bienestar medico.
Departamento de Compras: Los vendedores ante todo realizan una lista de faltantes de
aquellas mercancías a solicitud para que luego el Administrador verifique y haga entrega
al Gerente quién con fin último declara una orden de compra a algún distribuidor especial
mediante el uso telefónico o por transferencias de laboratorios mayoristas o distribuidores.
Departamento de Ventas:
- Promotores de ventas y encargados de mejorar la calidad de los servicios
ofrecidos a los compradores (Público) y minoristas (Demás Droguerías).
- Son impulsadores de bienes y servicios a favor del comprador.
- Pasan reportes escritos de las bonificaciones al administrador.
- En si el departamento de ventas consta de:
o Administrador.
o Perfumista.
o Cajero.
o Mensajero.
Son los encargados de verificar semanalmente los productos con fecha vencida,
deterioros y productos que no tienen su respectiva rotación.
Departamento de Consulta médica.
- Personal que otorga servicios de consulta médica, cirugía y odontología.
- Pasan reportes por escrito de las fórmulas médicas al administrador.
42
Departamento de Contabilidad: Persona idónea y ajena de la empresa que elabora los
soportes contables al final de cada mes, quien se comunica con el Administrador y
Gerente para informarles como han sido los respectivos gastos, utilidades y ganancias
generadas por la empresa Drogas Vásquez presentados conforme al Libro Auxiliar.
4.1.3 Líneas de Autoridad
Detalles de las líneas de autoridad de Drogas Vásquez:
4.1.4 Estructura Funcional
Metodología estructurada que representa los procesos, flujos y estructura de datos de una
visión general del problema a lo más sencillo, es decir, una descomposición funcional en
forma descendente a tal punto de llegar al diagrama de flujo de las transacciones y
procesos comúnmente denominado diagrama Ipo.
Sus fases radican en la construcción y desarrollo de modelos lógicos para la construcción
de un modelo físico para una implantación.
La delineación azul y subrayada es igual a la línea de seguimiento en el sistema de
información para:
a. Actividad General: Administración de bienes y servicios farmacéuticos:
Dpto. Administrativo
Dpto. Consulta Médica
Dpto. Ventas
Dpto. Contabilidad
Dpto. Compras
Diagrama No. 08 Líneas d e autoridad
43
b. Actividad particular: Compra de mercancías e ingreso y venta de estas mismas:
c. Actividad específica: Orden de pedido, Estudio del mismo, Solicitud e ingreso y
venta:
d. Tareas: Formularios que se necesitan para el Sistema de Gestión Farmacéutica:
Tabla No. 07. Estructura funcional. a.ACTIVIDAD
GENERAL
b. ACTIVIDAD
PARTICULAR c. ACTIVIDAD ESPECIFICA d. T A R E A:
Promotor de compra y venta
A Impulsador y Detallista Formativo y conocedor por experiencia
D De Mercancías Optimista y sincero
M Desarrollador Personal informativo al comprador
I De Negociador Promotor e impulsador
N Imagen Economista y competitivo
I Competitiva Consultor de medicina
S Solidario al servicio Pensador hacia la economía d el cliente
T Detallista, responsable y sincero
R Petición de orden de compra
A 1.1 Orden de pedido Solicitud de artículos por agotamiento
C Ver Hipo No.1 Lista de faltantes a disposición
I 1. Compra Control de mercancías a solicitud
O De 1.2 Estudio a solicitud Verificación de productos demandados
N Mercancías Ver Hipo No. 2 Análisis de políticas de seguimiento
Verificación a mayor beneficio económico
D 1.3 Estudio a distribuidor Verificación del distribuidor v/s lista de precios sugeridos
E Ver Hipo No. 3 Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor
Comunicación telefónica o visitador
B 2.1 Solicitud Distribuidores Orden de pago y remisión en espera
I Ver Hipo No. 4 Pedido despachado por proveedor
E 2. Ingreso Verificación de artículos solicitados
N De 2.2 Mercancía Despachada Devolución de mercancías no solicitadas por algún detalle
E Mercancías Ver Hipo No. 5 Control e ingreso de mercancías
S Fechas de vencimiento y mercancías en Stand Bay…
2.3 Control Mercancías Seleccionar los anteriores artículos para venderlos lo mas pronto
posible
Ver Hipo No. 6 Generador de inventarios e existencias
A Solicitud de mercancías
D 3.1 Seguimiento de venta Precios de venta y nivel de existencias
M Ver Hipo No. 7 Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución
I 3. Venta Atención al cliente
N De 3.2 Petición del cliente al por mayor y detal Verificación de mercancías despachadas al por mayor y detal
I mercancías Ver Hipo No. 8 Registrar mercancías
S Precios de costo y venta
T 3.3 Recibo Caja Tiquete de venta total del día y recibo
R Ver Hipo No. 9 Salida de mercancía e inexistencias
A Experiencia y Precaución
C Acreditamiento Beneficio y orientación al comprado r
I Atención Conocimiento de vocación farmacéutica
O Al Prestación de servicios y confiabilidad
N Cliente Calidad Seguridad, experiencia y sabiduría
Beneficio para los compradores
S
E Equipo quirúrgico e instrumental
R Técnica Mecanismo dirigido a control de salud
V Comunicación personalizada de consulta
I Desarrollo Ayuda y seguimiento oportuno
44
C Servicios Beneficio de consulta medica y salud integral
I Humano Consulta medica y odontológica
O Responsabilidad y compromiso
S
Viabilidad Análisis medico deseado, versatilidad y automedicación
√ Identificación, descripción y Flujo de Procesos
Actividad General: Administración de bienes:
a. Identificación: Compra de mercancías (1).
b. Descripción: Orden de pedido. (1.1)
Hipo No.1.Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Orden de pedido Tarea y Formulario
que se necesita: Petición de orden de compra . Formulario de Lista_Faltantes y Nivel_Existencias
Tarea anterior Tarea siguiente
Salida de mercancía e inexistencias - Ipo No. 27 Solicitud de artículos por agotamiento
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Actitud administrativa Análisis de la situación real a nivel de pedido Nivel de existencias
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente Gerente
Hipo No.2. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Orden de pedido Tarea y Formulario
que se necesita: Solicitud de artículos por agotamiento . Formularios de Nivel_Existencias y Orden_Compra.
Tarea anterior Tarea siguiente
Solicitud de artículos por agotamiento Lista de faltantes a disposición
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Listar mercancías Detallar el artículo para la solicitud de pedido Doc. de orden de compra
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Vendedores y Administrador Administrador
Hipo No.3. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Orden de pedido Tarea y Formulario
que se necesita: Lista de faltantes a disposición . Formularios de Lista_Faltantes, Orden_Compra y Clientes.
Tarea anterior Tarea siguiente
Lista de faltantes a disposición Control de mercancías a solicitud
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
45
Anotación de artículos
Apuntar el artículo que está próximo a agotar y por solicitud Doc. Lista de faltantes
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Vendedores Vendedores y Administrador
c. Flujo de procesos:
Orden de pedido: Ipo No. 1.
Administración de bienes:
d. Identificación: Compra de mercancías (1).
e. Descripción: Estudio solicitud (1.2).
Hipo No.4. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Estudio de solicitud de mercancía Tarea y Formulario
que se necesita: Control de mercancías a solicitud . Formularios de Facturación Compra - Venta (Cambiaria), Gestión y Mercadeo.
Tarea anterior Tarea siguiente
Control de mercancías a solicitud Verificación de productos demandados
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Análisis gerencial Estudio de mercadeo de compra v/s venta Archivos de gestión y mercadeo
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente y Administrador Gerente
Hipo No. 5. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Estudio de solicitud de mercancía
Inicio
Mercancía solicitada por los vendedores
Petición de compra de mercancías
Solicitud por agotamiento Solicitud por encargo
Lista de faltantes
2
1
Viene de Hipo No.9
Paso a Ipo No.
46
Tarea y Formulario que se necesita:
Verificación de productos demandados . Formularios de Registro_Mercancías, Nivel_Existencias, Precios_Compra/Venta.
Tarea anterior Tarea siguiente
Verificación de productos demandados Análisis de políticas de seguimiento
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Confirmación detallada Afirmar la demanda de mercancías adquiridas y vendidas
Archivos de libro auxiliar y rotación de mercancías
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador y Gerente Gerente y Administrador
Hipo No 6.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Estudio de solicitud de mercancía Tarea y Formulario
que se necesita: Análisis de políticas de seguimiento . Formularios de Gestión_Compra-Venta, Mercadeo, Inventarios_Existencias y Libro_Auxiliar (Kardex)
Tarea anterior Tarea siguiente
Análisis de políticas de seguimiento Verificación a mayor beneficio económico
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Confrontación Prever del nivel de pedido a solicitud de éste Nivel de existencias
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente Gerente y Administrador
f. Flujo de procesos:
Estudio solicitud: Ipo No. 2.
47
Administración de bienes:
g. Identificación: Compra de mercancías (1).
h. Descripción: Estudio a distribuidor (1.3).
Hipo No.7. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Estudio y análisis de solicitud de pedido al proveedor y/o distribuidor Tarea y Formulario
que se necesita: Verificación a mayor beneficio económico . Formularios de Cálculo Nivel_Existencias, Precios de costo-venta y Clientes
Tarea anterior Tarea siguiente
Verificación a mayor beneficio económico Verificación del distribuidor v/s lista de precios
sugeridos Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Adquirir mercancías Limitar a un proveedor de cierta mercancía Gestión compra-proveedor
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente Gerente y Administrador
Hipo No.8. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Estudio y análisis de solicitud de pedido al proveedor y/o distribuidor
Inicio
Estudio de solicitud Mercancías
Nivel de pedido y/o mercancías
Políticas de seguimiento
3
Verificación de
mercancías a solicitud
Seguimien-to de orden de compra
Paso a Ipo No.
48
Tarea y Formulario que se necesita:
Verificación del distribuidor v/s lista de precios sugeridos . Formulario de Orden_Compra, Nivel Existencias y Precios_Compra/Venta.
Tarea anterior Tarea siguiente Verificación del distribuidor v/s lista de precios
sugeridos Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Detallar mercancías Observar precios sugeridos por el proveedor Precios compra/venta
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente y Administrador Gerente
Hipo No.9. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Compra de mercancía
Actividad especifica: Estudio y análisis de solicitud de pedido al proveedor y/o distribuidor
Tarea y Formulario que se necesita:
Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor . Formularios de Gestión_Compra-Venta, Mercadeo, Inventarios_Existencias, Libro_Auxiliar (Kardex) y Precios Compra-venta.
Tarea anterior Tarea siguiente
Análisis de presupuesto para pedir al distribuidor Comunicación telefónica o visitador
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea Presupuestar mercancía
Deducir precios de costo y venta Cálculo de precios
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente Gerente y Administrador
i. Flujo de procesos:
Estudio al distribuidor: Ipo No. 3.
49
Administración de bienes:
j. Identificación: Ingreso de mercancías (2).
k. Descripción: Solicitud distribuidor (2.1).
Hipo No.10. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Solicitud de mercancía al proveedor Tarea y Formulario
que se necesita: Comunicación telefónica o visitador . Formulario de Orden_Compra.
Tarea anterior Tarea siguiente
Comunicación telefónica o visitador Orden de pago y remisión en espera
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Solicitud de pedido Confirmar el pedido al proveedor y/ distribuidor Doc. de orden de compra
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador Administrador
Hipo No 11. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Inicio
Beneficio económico para el minorista
Presupuesto del minorista
Clientes: Distribuidores y/o
proveedores mayoristas
Estudio de pedido al
distribuidor
Lista de precios
del proveedor
Sí
No
4
Orden de compra al
cliente mayorista o proveedor
Paso a Ipo No.
50
Actividad especifica: Solicitud de mercancía al proveedor
Tarea: Orden de pago y remisión en espera . Formulario de Factura_Compra/Venta.
Tarea anterior Tarea siguiente
Orden de pago y remisión en espera Pedido despachado por proveedor
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Control de mercancía Seleccionar las mercancías Categorización de mercancías y barras
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador Gerente
Hipo No.12. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Solicitud de mercancía al proveedor Tarea y Formulario
que se necesita: Pedido despachado por proveedor . Formularios de Facturación_Mercancías, Compra, Pendientes, Cobro, Canceladas y Devoluciones.
Tarea anterior Tarea siguiente
Pedido despachado por proveedor Verificación de artículos solicitados
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Cancelar pedido Previo pago de factura de cambiaria (Compra/Venta)
Facturas de cobro y cancelada
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente Administrador y Gerente
l. Flujo de procesos:
Administración de bienes:
m. Identificación: Ingreso de mercancías (2).
Inicio
Solicitud al distribuidor
Comunicado por devolución de algún
producto
Desembolso del producto por parte del mayorista y/o
distribuidor
Detalle de factura por devolución de
mercancías 6
5
Remisión , Orden de
pago y Fact. Pendiente
Pedido despachado por el mayorista
Comunicación telefónica y Devolución
Sí
No
Viene de Ipo No.5 Paso a Ipo No.
Paso a Ipo No.
Solicitud distribuidor: Ipo No. 4.
51
n. Descripción: Mercancías despachadas (2.2).
Hipo No.13. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Mercancía despachada Tarea y Formulario
que se necesita: Verificación de artículos solicitados . Formulario de Facturación_Mercancías y Orden_Compra.
Tarea anterior Tarea siguiente
Verificación de artículos solicitados Devolución de mercancías no solicitadas por algún
detalle Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Análisis de solicitud Verificar y confrontar las mercancías solicitadas y
despachadas
Archivo de mercancías al comprador y
minorista Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador Administrador y vendedores
Hipo No.14. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Mercancía despachada Tarea y Formulario
que se necesita: Devolución de mercancías no solicitadas por algún d etalle . Formulario de Devolución Compra-Venta
Tarea anterior Tarea siguiente Devolución de mercancías no solicitadas por
algún detalle Control e ingreso de mercancías
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Liquidar mercancías Ajustar las mercancías a lo solicitado Devolución compra/venta
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador Administrador y vendedores (Mensajero)
Hipo No.15. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Mercancía despachada Tarea y Formulario
que se necesita: Control e ingreso de mercancías . Formularios de Registro_Mercancías, Libro_Auxiliar e Inventarios
Tarea anterior Tarea siguiente
Control e ingreso de mercancías Fechas de vencimiento y mercancías en Stand Bay…
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea Gerenciar mercancías
Controlar c/u de las mercancías Control del libro auxiliar, cód. mercancías y barra
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente y Administrador Gerente y Administrador
o. Flujo de procesos:
52
Mercancía despachada: Ipo No. 5.
Administración de bienes:
p. Identificación: Ingreso de mercancías (2).
q. Descripción: Control de mercancías (2.3).
Hipo No. 16. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Control de mercancía en la organización Tarea y Formulario
que se necesita: Fechas de vencimiento y mercancías en Stand Bay… . Formularios de Registro_Mercancías e Existencias.
Tarea anterior Tarea siguiente Fechas de vencimiento y mercancías en Stand
Bay… Seleccionar los anteriores artículos para venderlos
lo mas pronto posible Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Revista Aprovisionar a nivel de calidad mercantil Control del libro auxiliar e existencias
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador Administrador
Hipo No.17. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Inicio
Verificación mercancía física v/s remisión
6
Facturación Mercancías, inventario e existencías
1Er.Ctrl por categorización cód. de barras en c/u de las
mercancías
Mercancía despachada por mayorista
Devolución de
mercancías
Artículos No solicitado,
deterioro y/o fecha
de vencimiento y demás…
Sí
No
4
Paso a Ipo No.
Paso a Ipo No.
Paso a Ipo No. 9
53
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Control de mercancía en la organización. Tarea y Formulario
que se necesita: Seleccionar los anteriores artículos para venderlos lo mas pronto posible . Formularios de Rotación_Mercancías y Existencias e Inventarios.
Tarea anterior Tarea siguiente Seleccionar los anteriores artículos para venderlos lo
mas pronto posible Generador de inventarios e existencias
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea Promover mercancías Generar previa lista de estás mercancías Control de Inventarios e
Existencias, mercadeo y gestión Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador y vendedores Administrador y Gerente
Hipo No.18. Administración de bienes.
Actividad general: Administración de bienes
Actividad particular: Ingreso de mercancías
Actividad especifica: Control de mercancía en la organización. Tarea y Formulario
que se necesita: Generador de inventarios e existencias . Formulario de Inventarios_Existencias y Kardex y/o Libro_Auxiliar.
Tarea anterior Tarea siguiente
Generador de inventarios e existencias Solicitud de mercancías
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Realizar Llevar mensualmente el control y métodos de valoración Análisis y gestión
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente y Administrador Gerente
r. Flujo de procesos:
Actividad General: Administración de servicios:
Inicio
2do. Control de mercancía
Mercancías con fechas de vencimiento, stand by…
Seguimiento de Mercadeo (Compra / Venta)
7
Inventarios e
existencías
Sistemas Retail,
inventario y
Métodos de
valoración
Gestión de
mercado
Paso a Ipo No.
Mercancías para la venta lo más pronto posible
Ctrl. mercancías: Ipo No. 6.
54
s. Identificación: Venta de mercancías (3).
t. Descripción: Seguimiento de venta (3.1).
Hipo No.19. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Seguimiento de venta Tarea y Formulario
que se necesita: Solicitud de mercancías . Formularios de Mercancías al por mayor y detal.
Tarea anterior Tarea siguiente
Solicitud de mercancías Precios de venta y nivel de existencias
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Registrar Captura de mercancías a nivel mercantil Archivo de mercancías y libro auxiliar
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente, Administrador y vendedores Administrador y vendedores
Hipo No.20. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Seguimiento de venta Tarea y Formulario
que se necesita: Precios de venta y nivel de existencias . Formularios de Precios Costo-Venta y Cálculo de Nivel_Exist.
Tarea anterior Tarea siguiente
Precios de venta y nivel de existencias Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Registrar Precios al público Cálculo de precios de costo y venta
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente y Administrador Gerente y Administrador
Hipo No.21. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Seguimiento de venta Tarea y Formulario
que se necesita: Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución . Formularios Fact.: Cambiaria, Pendientes, Cobro, Devoluciones y Mercancías al por mayor y detal.
Tarea anterior Tarea siguiente
Fact. :Cambiaria, Cobro y Devolución Atención al cliente
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Adquirir Proceso mercantil Compra/Venta de mercancías
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente Vendedores
u. Flujo de procesos:
55
Seguimiento de venta: Ipo No. 7.
Administración de servicios:
v. Identificación: Venta de mercancías (3).
w. Descripción: Petición del cliente “Al por mayor y detal” (3.2).
Hipo No. 22. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Petición del comprador “Al por mayor y detal” Tarea y Formulario
que se necesita: Atención al cliente . Formularios de Mercancías_Público “Al por mayor y detal” y Tiquete_Caja.
Tarea anterior Tarea siguiente
Atención al cliente Verificación de mercancías despachadas al por
mayor y detal Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Solicitud Beneficio oportuno y calidad de vida Archivo de mercadeo
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente, Administrador y Vendedores Gerente y Administrador
Hipo No. 23. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Inicio
Solicitud de mercancía por:
Seguimiento de venta
Prestación de bienes y servicios
Factura cambiaria y de cobro
8
Caja registradora
Nivel de existencias y precios de venta “Ipo 9”
Tiquete de caja
Corte de caja
Clientes: - Publico.”Detal”
Clientes: - Minoristas. “Por mayor”
Paso a Ipo No.
Devolución de
mercancías
5 Paso a Ipo No.
56
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Petición del comprador “Al por mayor y detal” Tarea y Formulario
que se necesita: Verificación de mercancías despachadas al por mayor y detal . Formularios de Existencias y Precios_Venta.
Tarea anterior Tarea siguiente Verificación de mercancías despachadas al por
mayor y detal Registrar mercancías
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Revista Revisión de pedido Archivo de nivel de existencias
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Administrador y Vendedores Administrador y Vendedores
Hipo No.24. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Petición del comprador “Al por mayor y detal” Tarea y Formulario
que se necesita: Registrar mercancías . Formularios de Mercancías_Público, Tiquete_Caja, Facturas: Cambiaria, Pendiente, Cobro y Devoluciones.
Tarea anterior Tarea siguiente
Registrar mercancías Precios de costo y venta
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Mercar Proceso de venta en beneficio del comprador Archivo de caja registradora y facturación
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Vendedores Vendedores
x. Flujo de procesos:
Admin
istraci
Inicio
Petición del cliente
Atención al cliente
9
Venta de mercancías
y revisión de las mismas
Ingreso de mercancía al Inventario e existencías por concepto de venta
Devolución de
mercancía
Sí
No
5
Viene de Ipo No. 7
Paso a Ipo No.
Factura: Cambiaria Cobro Pendiente
Paso a Ipo No.
Petición cliente: Ipo No. 8.
57
ón de servicios:
y. Identificación: Venta de mercancías (3).
z. Descripción: Recibo de caja registradora (3.3).
Hipo No.25. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Recibo de caja Tarea y Formulario
que se necesita: Precios de costo y venta . Formularios de Precios Costo-Venta y Cálculo Precios_Venta
Tarea anterior Tarea siguiente
Precios de costo y venta Tiquete de venta total del día y recibo
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Adquirir Solicitud de factura de compra y/o recibo de caja Doc. de tiquete de caja
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Gerente y Administrador Vendedores y Administradores
Hipo No.26. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Recibo de caja Tarea y Formulario
que se necesita: Tiquete de venta total del día y recibo . Formulario de Corte_Caja registradora
Tarea anterior Tarea siguiente
Tiquete de venta total del día y recibo Salida de mercancía e inexistencias
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Capturar Seguimiento de las ventas del día Doc. corte de caja
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Vendedores y Administradores Administrador y Vendedores
Hipo No.27. Administración de servicios.
Actividad general: Administración de servicios
Actividad particular: Venta de mercancías
Actividad especifica: Recibo de caja Tarea y Formulario
que se necesita: Salida de mercancía e inexistencias . Formulario de Mercancías_Público “Al por mayor y detal”.
Tarea anterior Tarea siguiente
Salida de mercancía e inexistencias Petición de orden de compra - Ipo No. 01 -
Entrada de la tarea Consiste en Salida de la tarea
Mercardeo Captura de la respectiva mercancía vendida Archivo libro auxiliar
Responsable de la entrada Responsable de la salida
Vendedores y Administradores Administrador y Vendedores
58
aa. Flujo de procesos:
Recibo de caja: Ipo No. 9.
4.1.5 Generalidades de Artículos y/o Mercancías
√ Identificación de Artículos
Categorías y características de productos con que la organización cuenta y maneja:
Tabla No. 08. División de artículos por secci ones.
Mercado
Producto
Medicamentos
Farmacéuticos
Perfumería
Gravado con -IVA
Cosméticos
Gravado con -IVA
Varios
Alimentos Y
Bebidas
Jarabes Lociones Labiales Útiles Escolares Helados
Gotas Talcos Pestañinas Fotocopias
Consumidores Inyectables Cremas Esmaltes Tel/ Fax Golosinas
Pastillas Leches Joyas Rollos fotográficos
Cápsulas Toallas Higiénicas Relojes Bascula Gaseosas
Ungüentos Preservativos Medias Dama Tensiometro Licores
Inicio
Captura de Compra-Venta:
Precios de costo y venta
Salida de mercancía
Precio de venta
1
Tiquete de caja
Facturas canceladas de Compra
y Venta
Corte de venta total
del día.
Libro auxiliar y/o Kardex e
inventarios
Orden de pedido.
Paso a Ipo No.
59
• Características fundamentales y generales de los productos
Tabla No. 8.1. División ge neral de productos
PRODUCTOS
CARACTERÍSTICAS
ÉTICOS
- Productos farmacéuticos.
- Productos con el nombre popular por ejemplo: Binotal
GENÉRICOS
- Productos farmacéuticos de mayor comercialización.
- Productos de mayor rentabilidad económica para la
organización. Ejemplo: Ampicilina.
POPULARES
- Productos con menor comercialización. Ej: Droga Blanca.
4.1.6 Transacciones Tabla No. 09. Acciones que se realizan en la organi zación.
E J E C U C I Ó N Y / O A C C I Ó N E F E C T O P A R A
L A D R O G U E R Í A
a. Necesidad de compra. - Gastos de operación de pedidos.
b. Realizar lista de faltantes. - Necesidad de adquisición de artículos
- Mejoramiento de existencias.
c. Realizar estudio económico. - Presupuesto de gastos de operación de pedido.
- Control de presupuesto administrativo
d. Seguimiento de compra.
- Vía telefónica.
- Vía fax.
- Transferencias.
- Visitas vendedor y/o promotor.
- Toma de pedido en eventos.
- Comunicación eficiente.
- Respaldo y accesoría.
- Servicio oportuno y dirigido.
- Conocimiento respaldado de mercancías a nivel de
compra y venta.
e. Recibir remisión (orden de compra x proveedor.
- Control de facturación de compra.
- Seguimiento para los productos que ingresan.
- Desarrollo organizado al seguimiento compra
f. Revisión de pedido.
- Estimar precios al público.
- Etiquetar productos con precio.
- Control de orden de pedido solicitado
- Presupuesto razonable para el publicó
g. Archivar facturas.
- Documentación al día para relacionar al libro auxiliar de
compra.
- Seguimiento de facturación.
- Soporte de documentos e información clara y eficiente
para cualquier anomalía contable.
h. Registrar en libro auxiliar “Compra-Venta”. - Operación de control administrativo del procedimiento
respectivo “compra y venta de bienes y servicios”.
i. Arqueo de caja registradora.
- Sacar reporte de caja registradora.
- Sacar tirilla de tiquete de caja.
- Factura cambiaria y de cobro.
- Control diario según salidas de mercancías y/o productos
que responden a transacciones “ventas al mayor y al
detal”.
i. Registrar en libro auxiliar. - Operación clara de las respectivas compras y ventas del
día al por mayor y al detal.
k. Reportar en lista de faltantes productos que
hacen falta por motivo de venta, falta y/o
devolución. “Continua el ciclo al punto a)”
- Ciclo de vida para las transacciones de productos a
beneficio de la compra y venta.
60
√ Flujo de Transacciones
Dpto. de Contabilidad
Reporte de arqueo de caja
registradora. 1
Si
Si
Si
Si
No Si
Diagrama No. 09. Flujo de transacciones.
Adquirir Mercancías
Producto para la venta
Devolución Por: - Deterioró
- Fecha Vencida - No Solicitud.
Pedido despachado
Necesidad de Compra
Dpto. de Compra e existencias
Solicitud de pedido por motivo de: - Lista de faltantes. - Artículos solicitados. - Nuevos productos.
Estudio económico, estadístico al Dpto. de
compra
Destinar Proveedor
Proceso
Llamada Telefónica
Verificación de productos Físicos v / s remisión
Ingreso Mercancía
Ingreso de remisión y etiquetar artículos con precios al público
Dpto. de Venta
Facturación
Captura en Libro Auxiliar e
inventarios
Tiquete de caja registradora al
por mayor y detal
Verificación por: - Fecha vencimiento. - Deterioro. - No rotación.
Factura pendiente de pago y cobro
Facturas pagadas
Contador
1
Si No
Si No
61
Procedimiento de compra al proveedor: A distribuidores v/s clientes mayoristas
Droguerías:
Tabla No. 10. Porcentaje en utilidad de merca ncías compradas al mayorista
PROVEEDORES
Inversión que el
minorista podría
efectuar junto al
distribuidor
UTILIDAD AL
MINORISTA
(Ganancías)
F O R M A S
D E P A G O
Copidrogas 80 % 20 % Contado y/o Mensual y Demás
Plaza Bolívar 85 % 15 % Contado y/o Mensual
Pentacop 50 % 50 % Contado y/o Quincenal
Yur Bur 70 % 30 % Contado y/o Mensual
Laboratorios y Demás 70 % 30 % Contado y/o Sem, Mens
Masglo 75 % 25 % Contado y/o Mensual
Cacharrerías 80 % 20 % Contado
Cream Meals 80 % 20 % Contado
El Tiempo 80 % 20 % Contado y/o Semanal
El Espacio 80 % 20 % Contado y/o Semanal
- Solicitud vía telefónica: La mayor parte de la facturación se realiza mediante éste
método, en que Drogas Vásquez se pone de acuerdo con el mayorista o proveedor
sobre la solicitud de dicho pedido.
- Vía fax: Durante las 24 horas del día se encuentran disponibles los fax de los
departamentos de ventas de los distribuidores o cooperativas para hacer efectiva la
solicitud de pedidos.
- Transferencias: Es un medio donde los mayoristas y demás entidades visitan a
Drogas Vásquez y la asesoran en el campo de los diversos productos para su uso,
recomendaciones, exhibición, posología, precauciones en fin una gama de
sugerencias e información de los productos.
- Toma de pedido en eventos (feria y /o exposición): Procedimiento de asesoría e
información de productos que realizan los mayoristas en eventos programados de
acuerdo a la cronología del tiempo, ejemplo mes de los bronceadores, mes del
padre y madre, mes del amor y la amistad entre otros
- Boletín de precios y ofertas: Publicaciones que se encuentra de forma organizada
por secciones en orden alfabético por el proveedor y producto conforme a:
- Precio corriente “Precio sin ningún descuento adicional”.
- Valor de venta al asociado “Ya posee los descuentos y el % bonificado”.
62
- Las ofertas dependen de la disponibilidad de productos.
• Las secciones que incluye el boletín son:
- Alza de precios - Productos nuevos sin Iva
- Productos nuevos con Iva - Productos bonificados con Iva
- Productos bonificados sin Iva - Ofertas con Iva
- Ofertas sin Iva - Prepack
Procedimiento para el pago de facturas al proveedor :
La factura de cambiaria (Compra-Venta) es el documento sobre el cual Drogas Vásquez
realizara el pago de sus pedidos solicitados a los distintos distribuidores o proveedores,
en tanto que cada factura de pago contiene las siguientes opciones de pago:
Tabla No. 11. Plazo de pago por l as mercancías despachadas.
PLAZO DE PAGO
AL MAYORISTA
CARACTERÍSTICAS DE
LA MERCANCíA
• Contado.
• 10 días.
• 20 días.
• 30 días
• 45 días.
• 60 días
- Exenta de iva.
y
- Gravada con iva.
Procedimiento por devoluciones al proveedor:
- El procedimiento de las devoluciones por vencimientos las reciben las entidades en
el envase original en el mismo mes en el cual se vencieron los productos, ejemplo si
un producto se vence en el mes de febrero las entidades y cooperativas lo reciben
con anticipación a éste mismo.
- Las entidades y cooperativas mayoristas aceptan las devoluciones de productos
alterados o con defectos de fábrica como por ejemplo las filtraciones, donde el
laboratorio asume la responsabilidad del producto siempre y cuando su devolución
se presente en el envase original y con su sello de garantía.
63
- Las cooperativas e entidades mayoristas aceptan las devoluciones de productos con
sellos rotos, remarcados o con sellos de la de la misma organización, productos con
envases en mal estado, con etiquetas deterioradas y/o destruidas por el
almacenamiento, humedad y vejez.
- Las cooperativas o entidades mayorías aceptan las devoluciones de productos mal
despachados por ellos mismos.
- Las cooperativas o entidades mayorías aceptan las devoluciones de artículos cuya
fecha de vencimiento a caducado, por ejemplo si un producto se vence en el mes de
febrero el mayorista lo recibirá con un mes de anticipación a la fecha del
vencimiento es decir en el mes de enero.
Procedimiento de venta al por mayor : Existen clientes mayoristas quienes adquieren
productos a las demás Droguerías.
- Solicitud vía telefónica.
- Solicitud informal a la Droguería
Procedimiento de venta al por menor y/o detal : Clientes minoristas quienes adquieren
productos a las Droguerías.
- Solicitud vía telefónica.
- Solicitud informal a la Droguería.
Procedimiento para el pago de facturas al por mayor :
- Similar al procedimiento de la compra.
Procedimiento por devoluciones al por mayor y al de tal:
- Similar al procedimiento de la compra.
- Productos por fecha de vencimiento (Situación que no sucede)
- Productos deterioro (Situación que no sucede)
- Productos por no solicitud en presentación (Situación que no sucede)
Procedimiento organización de las facturas de compr a y venta:
- No muy detallado.
- Sistema manual de archivo.
- Sin ninguna índole de soporte a consulta.
64
√ Documentos con que cuenta la organización.
√ Diagrama de procesos de documentación:
- Facturación de compras.
- Facturación de ventas.
Ver diagrama en la siguiente pagina:
Kardex • Libro auxiliar.
• Captura de compra y venta de
mercancías.
Caja registradora
• Tiquete de caja al público “Detal”
• Corte de caja de Drogas Vásquez por las ventas.
Toma Pedido • Informe
detallado de mercancías a solicitud de compra.
Devoluciones • Informes y
consulta de mercancías devueltas por concepto de compra - venta.
Fact-Cobro
• Informe de facturas de
cobro a minoristas
Facturas Canceladas • Informe de los
pedidos ya cancelados a
la fecha.
F- Cambiaria • Remisión de compra/venta de mercancía despachada a
un cliente minorista.
F- Pendiente • Informe de
facturas pendientes a
la previa cancelación.
Fact-Compra
• Remisión detallada de mercancías
despachadas.
Movimiento Papelería
• La organización desarrolla la
siguiente documentación
Diagrama No.10. Movimiento de papelería.
65
Lista de Faltantes
Necesidad compra
Existencias
Datos en Libro Auxiliar
Compra-Venta e Inventarios
Corte de Caja registradora
Reporte de: - Facturación. - Ventas. - Existencías. - Presupuestos - Compras. - Precios Costo. - Precios venta.
Remisión y/oFact. Compra
Archivo de facturas
canceladas y pendientes de
compra y venta
Estudio y análisis económico.
Tiquetede caja
Si
No
Orden de compra
Proceso de archivo
Mercancías por mayor y detal
Factura “Cambiaria” de cobro al minorista
Fin
Cancelación
No
Si
Ventas al por mayor y detal
Devoluciones Compra-Venta
Si
Diagrama No. 11. Documentos. Inicio
66
4.1.7 Recursos
√ Recursos Humanos
Se cuenta con un ingeniero de sistemas.
√ Recursos Técnicos.
El análisis de costo e inversión para el cual se necesita llevar a cabo en el sistema de
información:
Tabla No. 12. Análisis de co stos.
A C T I V I D A D E S
C O S T O S
Consultas de internet
$ 60.000.oo
Fotocopias de documentos
100.000.oo
Consultas a compañías de software
100.000.oo
Transporte , alimentación y otros gastos
80.000.oo
Software “Licenciado” y computador
Software de Gestión farmacéutica
3´000.000.oo
3´000.000.oo
GRAN TOTAL $ 6´340.000.oo
Cronograma general de actividades a desarrollar:
Tabla No. 13. Cronograma de actividades.
ACTIVIDAD
FECHA INICIALIZACIÓN
Diseño metodológico.
15 Enero / 2003
Marco teórico.
01 Febrero / 2003
Desarrollo ingenieríl.
01 Abril / 2003
Levantamiento de datos y análisis de la situación
actual en Drogas Vásquez.
15 Abril / 2003
Requerimientos del nuevo sistema.
01 Mayo / 2003
67
Diseño:
- Lógico. - Estructurado.
- Entradas. - Salidas
- Controles.
01 Junio / 2003
Programación.
01 Agosto / 2003
Pruebas del producto “Software” y mejoramiento
preventivo y correctivo.
01 Febrero / 2004
Elaboración del manual del usuario.
01 Mayo / 2005
Puesta en marcha del producto y capacitación. 01 Agosto / 2005
√ Recursos Físicos. Se requiere la compra de:
Tabla No. 14. Car acterísticas del equipo.
C O M P U T A D O R
• Procesador Intel Pentium IV con velocidad 2.4 Ghz.
• Disco duro 40 Gb.
• Memoria 256 Kbps.
• Impresora HP 825
• Tiquete adora “Samsung” Srp 270.
• Multimedia.
• Fax modem 56.6 Kbps.
• Monitor 15 pulg. Svga
• Teclado, Mouse.
• Sistema Windows XP con licencia
• Regulador de voltaje.
• Lector de código de barras.
√ Recursos Económicos y Materiales.
La empresa custodia todos los gastos oportunos que el investigador necesita para la
aprobación del proyecto.
68
4.2 ANÁLISIS DEL SISTEMA ACTUAL
4.2.1 Documentación por Solicitud de Compras
• Lista de faltantes:
Documento fuente de aquellos artículos que se encuentran agotados en la organización o
de los cuales son nuevos y requeridos por los compradores.
• Solicitud de orden de compra:
La orden de compra es de vital importancia debido a una solicitud de pedido y a su
necesidad de las mercancías siendo de soporte la misma lista de faltantes.
• Factura de compra:
Remisión que emite el distribuidor mayorista y despacha a solicitud del minorista
“Organización”.
• Libro auxiliar:
Documentos de soporte contable de los respectivos ingresos y egresos de la organización
a fin de registrar las transacciones y operaciones de mercadería.
• Factura pendiente:
Documento que el distribuidor genera al minorista por el concepto de pago pendiente de
la factura de compra.
• Devolución compra:
Documento de soporte que genera el distribuidor al minorista por motivo de devolución de
alguna mercancía.
69
• Cancelación de facturas:
Soporte que se ve únicamente en el recibo de pago “Factura de cobro” junto a su sello del
Banco. Y que se encuentra deducido en el libro auxiliar por concepto de pago de factura
número tal.
Tabla No. 15. Movimiento de documentos de tipo comp ra.
DOCUMENTO
FINALIDAD
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA
VOLUMEN
ORIGEN
DESTINO
FORMATO
Lista_ Faltantes
Dtlle de pedido
Originales
Decadas
2 doc. semanal
Vendedores a
administrador
Oficio
Orden_ Compra
Dtlle de soliictud de
pedido
Original - Copia
Decadas
12 doc.
mensuales
Gerente a
administrador
Carta
Factura_Compra
Detalle de la remisión
Originales
Decadas
12 doc. mensuales
Proveedor a administrador
Carta
Libro_Auxiliar
Captura de compra y venta
Originales
Mensualmente
1 doc. mensual
Administrador a Contador
Carta
Fact_Pendiente
Información de cancelación
Copia - Original
Decadas
12 doc. mensuales
Proveedor administrador
Carta
Devolución_Com
Dtlle respecto a no soliict u otro
Original - Copia
Decadas
2 doc. mensual
Administrador a mayorista
Carta
Cancelación_Fact
Detalle del pago de fact.
Compra
Copia - Original
Decadas
12 doc.
mensuales
Administrador a
gerente
Carta
4.2.2 Documentación por Solicitud de Ventas
• Factura cambiaria:
Remisión que emite el minorista a otro de su especie pero con grandes volúmenes de
mercancía despachada.
• Factura de cobro:
Siendo la misma factura de venta por motivo de un subtotal despachado.
70
• Devolución en venta:
Recibo de alguna mercancía devuelta al minorista despachador por motivo fecha de
vencimiento, deterioro y no solicitud de composición de cualquier mercancía.
• Recibo tiquete de caja:
Recibo mediante el cual a un comprador se le da por la debida compra a solicitud de la
respectiva característica de producto a la cual hace parte de una obligación con el
gobierno el dar está factura al comprador.
• Cinta de caja registradora:
Tiquete de caja registradora que efectúa la sumatoria total de las ventas diarias junto con
sus sub. divisiones por artículos (Droga, Productos con IVA, Helados y Perfumería) para
el arqueo de caja diariamente que luego ira relacionado en el Libro Auxiliar.
Tabla No. 16. Movimiento de documentos de tipo vent a.
DOCUMENTO
FINALIDAD
DISTRIBUCIÓN
FRECUENCIA
VOLUMEN
ORIGEN
DESTINO
FORMATO
Fact_Cambiaria
Detalle de venta de
mercancías
Copia - Original
Decadas
5 doc.
mensuales
Vendedor y
gerente a
adminstrador
Carta
Fact_ Cobro
Detalle para el
pago respectivo
Original - Copia
Decadas
5 doc.
mensuales
Gerente y administrador a
mayorista
Carta
Devolución_Vent
Dtlle respecto a no solicit u otro
Original - Copia
Mensualmente
4 doc. mensual
Administrador y gerente a minorista
Carta
Tiquete_Caja
Detalle de mercancía
vendida
Originales
Continuamente
Diariamente
Vendedores a minorista al
detal
Tirilla
Corte_Caja
Detalle total de
venta
Originales
Diariamente
1 doc. Diario
Administrador a Gerente
Tirilla
71
Matriz de cruce de documentos y/o facturación:
Tabla No. 17. Cruce de documentación v/s departame nto.
Departamento
No. Doc Documentos Administrativo compras ventas
1 Lista de faltantes   
2 Orden de compra  
3 Libro auxiliar Compra  
4 Libro auxiliar Venta   
5 Fact. de compra  
6 Fact. Pendientes Compra  
7 Fact. Canceladas Compra  
8 Fact. Cambiaria "Venta"  
9 Fact. Pendientes Venta  
10 Fact. Canceladas Venta  
11 Fact. de cobro Venta  
12 Dev. de compra  
13 Dev. de venta  
14 Tiquete de caja  
15 Corte de caja  
72
4.3 PROGRAMACIÓN
Tabla No. 18. Categorización de mercancías.
Mercancías Por Categoría y Sub_Categoría Código de ingreso : 413538 413538 413520
Sub_Código Medicamentos Sub_Código Utiles de Aseo Sub_Código Alimentos/Bebidas 10 Analgésico 10 Antisépticos 10 Cereales 20 Antibióticos 20 Champus 20 Dulces 30 Anticonceptivos 30 Cosméticos 30 Endulzantes 40 Antinflamatorios 40 Cremas 40 Helados 50 Antimicóticos 50 Dentales 50 Leches 60 Descongestionantes 60 Desodorantes 60 Licores
70 Laxantes 70 Jabones 70 Pasabocas
80 Restringidos 80 Pañales 80 Refrescos
90 Sueros 90 Perfumería 90 Otros_Aliment_Beb...
100 Vitaminas 100 Toallas sanitarias 0 ---
110 Otros_Medicamentos 110 Otros_Util_Aseo 0 ---
Código de salida: 613538 613538 613520
Código de ingreso : 413556 413534 413530
Sub_Código Miscelaneos Sub_Código Relojería/ Joyeria Sub_Código Juegos
10 Implementos fotográficos 10 Joyería 10 Juguetes
20 Implementos para bebé 20 Relojes 0 ---
30 Medias para dama 0 --- 0 ---
40 Tóxicos 0 --- 0 ---
50 Otros_Miscelaneos. 0 --- 0 ---
Código de salida: 613556 613534 613530
Código de ingreso : 413528 6165 ---
Sub_Código Papelería Sub_Código Otros_Servicios
10 Papelería 10 Fotocopiado 0 ---
20 Periódicos 20 Telefax 0 ---
30 Revistas 30 Telefonia 0 ---
40 Otros_Papelería 40 Otros_Servicios 0 ---
Código de salida: 613528 616530
73
4.3.1. Plano de seguimiento de Menús y Sub.-menús
Diagrama No.12. Plano de seguimiento:
74
� Presentación: Ingreso al menú de navegación a nivel de:
- Administrador. - Gerente.
- Cajeros. - Técnico de mantenimiento del software.
- Formulario Ingreso al sistema.
� Formulario de presentación de la plataforma:
- Acerca del sistema de información farmacéutica:
� Gráfico del menú de navegación:
75
� Manipulación de las entradas, procesos y salidas:
• Controles de comando e instrucciones: “Botones de navegabilidad”.
o Comando de consulta: Visualizador de búsqueda y consulta.
o Nuevo: Nuevo registro.
o Guardar: Guardar registro.
o Actualizar: Actualizar el registro.
o Eliminar: Eliminar registros.
o Modificar: Modificar el campo del algún registro.
o Cancelar: Cancelar cualquier comando o suceso.
o Cerrar: Salir de la ventana previamente abierta.
o Activar: Activar algún archivo existente en la base de datos.
o Siguiente: Llamada del registro sub-siguiente.
o Anterior: Llamada del registro anterior.
o Continuar: Continuar proceso de captura de datos.
• Control de menús: A gráficos estadísticos:
o Imprimir: Impresión del grafico establecido.
o Medicamentos…: Llamada de los registros a este procedimiento.
o Cerrar: Salir de la ventana previamente abierta.
� Manipulación de cajas de mensajes:
Durante la ejecución del sistema de información se presentan una serie de ventanas que
sirven de apoyo al usuario; estás informaran de alguna eventualidad durante la captura de
información a saber:
76
• Ventana de confirmación con botones de decisión “Si” - “No” al hacer click:
• Ventana de confirmación y adición de un nuevo registro y demás:
• Ventana de aclaración e inicialización:
• Ventana de confirmación a eliminación y verificación de registros:
77
• Ventana para continuar la captura de datos del siguiente formulario: Éste tipo de
dialogo se encuentra en Fact. de compra, Facts. pendientes, Precios al público y
Nivel de existencias a fin de facilitar el ingreso oportuno y sin dejar de capturar
algún formulario.
• Ventana de aprobación para impresión:
• Ventana de inconsistencia a lo ingresado:
• Ventana de selección a confirmación:
78
• Ventana de sugerencias:
• Ventana de error y confirmación de una factura ya cargada:
• Venta de datos no encontrados por no estar en el sistema de información:
• Ventana de error de producto:
79
• Ventana de error de búsqueda:
• Ventana de error de año no valido a la fecha actual y captura de costo:
• Ventana de existencias agotadas en el momento de la venta:
• Ventana de procesos terminados:
80
� Manipulación de los formularios :
a) Ingresar al Sistema de Información respecto a los perfiles de usuario a saber:
- Administrador y gerente: Con privilegio a todo el sistema de gestión.
- Cajeros: Con privilegio a:
• Módulo de ventas: Capturas de… “Únicamente ventas”
• Módulo contable: Capturas de… y toma de pedido. “Únicamente ventas”
• Módulo de edición: Buscar y consultar. “Únicamente ventas”
• Módulos de utilitarios: Calculadora.
• Módulo ver Acerca del sistema de información.
b) Registrar los debidos perfiles y contraseña a los anteriormente expuestos:
En el formulario No 1: Contraseñas Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se
ingresara el Nombre_Usuario, Password y Perfil.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar.
c) Registrar las debidas ciudades en que la organización genera un despacho de pedido
a solicitud del minorista:
En el formulario No 2: Ciudades Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresara
solo el Nombre_Ciudad; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar.
81
d) Registrar clientes proveedores y mayoristas en el sistema base de datos:
En el formulario No 3: Proveedores y clientes mayoristas Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. Se ingresaran Nombre_Código, Nombre_Cliente, Cargo, Nombre_Compañia,
Dirección, Teléfono, Extensión, Tel_Fax, Linea, Ciudad y E_Mail los demás datos
serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta
e) Registrar los debidos laboratorios que manejan los proveedores:
En el formulario No 4: Laboratorios_Proveeedores Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. Se ingresara solo Nombre_Compañia y el Laboratorio los demás datos serán
visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar.
f) Registrar la presentación de las mercancías:
En el formulario No 5: Presentación de mercancías Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. Se ingresara solo la Presentación y Unidad_Presentación.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar.
82
g) Ingresar las mercancías al sistema base de datos a fin de codificarlos y categorizarlos:
En el formulario No 7: Registro de Mercancías Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas.
Se ingresaran Nombre_Popular, Nombre_Generico, Categoría_Mercancía,
Sub_Categoría, Laboratorio, Presentación, Unidad_x_Presentación, Inventario_Inicial y
Precio_Inicial; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.
El campo de Categoría y Sub_Categoíra contiene:
Categoría "Medicamentos”:
- Analgésico - Antibióticos - Anticonceptivos - Antinflamatorios
- Antimicóticos - Descongestionantes - Laxantes - Restringidos
- Sueros - Vitaminas - Otros_Medicamentos.
Categoría "Utiles de aseo":
- Antisépticos - Champus - Cosméticos - Cremas
- Dentales - Desodorantes - Jabones - Pañales
- Perfumería - Toallas sanitarias - Otros_Util_Aseo.
Categoría "Alimentos y bebidas":
- Cereales - Dulces - Endulzantes - Helados
- Leches - Licores - Pasabocas - Refrescos
- Otros_Aliment_Beb...
Categoría "Miscelaneos":
- Implementos fotográficos - Implementos para bebé - Medias para dama
- Tóxicos - Otros_Miscelaneos.
Categoría "Relojería - Joyería": - Joyería - Relojes
Categoría "Juegos: - Juguetes"
Categoría "Elementos de papelería" - Papelería - Periódicos - Revistas - Otros.
Categoría "Otros servicios"
83
- Fotocopiado - Telefax - Telefonía - Otros_Servicios.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta
h) El Sistema de información automáticamente realizará la respectiva Lista de Faltantes o
bien podrá realizarse:
Estos faltantes resultan de las mismas ventas al por mayor y al detal por último la no
solicitud de dicho artículo en la Orden de compra. En el formulario No 8: Lista de
Faltantes Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresaran Cant_Pedida y
Nombre_Popular; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta
i) Ya teniendo como base los faltantes se procede a realizar la Orden de Compra:
Mercancías a solicitud de algún mayorista que mejor reúna las condiciones de pedido
satisfactorio para la organización. Se realiza un análisis previo de la misma rotación de
mercancías, Gestión de compra-venta, Precios de compra-venta y demás reportes e
informes necesarios para destacar está labor y así determinar que mayorista reúne las
condiciones óptimas para abastecer.
En el formulario No 9: Orden de Compra Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se
ingresaran Núm_Lista, Cant_Pedida, Nombre_Compañia y Laboratorio, los demás datos
serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Listar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar. - Modificar
- Cancelar. - Cerrar. - Consulta - Siguiente.
84
j) Ya contando con la respectiva solicitud de pedido procede realizar la facturación de
mercancías despachadas:
Capturando la respectiva fecha de vencimiento, precio de costo, producto gravado o
excepto de IVA y el ingreso de algún nuevo producto no solicitado. En el formulario No 12:
Facturación de Mercancías Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresaran
Nombre_Compañia, No_Fact_Compra, Núm_Orden, Fecha de vencimiento,
Cant_Recibida, Val_Unit, Sin-Con Gravamen y Val_IVA; los demás datos serán
visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Listar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Siguiente.
k) Ya ingresados los respectivos valores anteriormente se procede a registrar en la base
de datos la Factura de Compra:
Se ingresará la fecha de vencimiento y/o limite a la cancelación de la misma, ciertamente,
éste formulario se han sub_totalizado valores con y sin gravamen y el gran total a pagar.
En el formulario No 13: Factura de Compra Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se
ingresaran No_Fact_Compra y fecha limite a cancelar; los demás datos serán
visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar. - Modificar
- Cancelar. - Cerrar. - Consulta. - Continuar.
Como ya se tiene una factura por concepto de compra, el sistema de información ha
creado automáticamente una factura pendiente de pago por los productos al mayorista en
que únicamente resultará de llamar el No. de la factura mediante una consulta a fin de
corroborar con los datos que se encuentran visualizados mas no de captura.
85
En el formulario No 5: Factura pendiente de pago se Ver Numeral 4.3.4 Diseño de
Salidas. Se realizaran consultas por No_Factura_Compra y venta; los demás datos
serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Activar. - Consulta. - Cancelar. - Cerrar.
l) Luego de haber capturado la Factura de compra ya establecida en la base de datos
como Factura pendiente se realizará el cálculo de Precios al público:
En el formulario No 14: Precios al Público Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se
ingresaran No_Fact_Compra y Porcentaje_Utilidad; los demás datos serán visualizados
“Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar. - Modificar.
- Cancelar. - Cerrar. - Continuar. - Siguiente.
m) De igual forma a la anterior viñeta (j); se procede si es necesario determinar un nivel de
existencias o cálculo razonable:
Éste proceso está dado por un servicio de demanda por c/una de las mercancías que
fueron solicitadas a fin de ajustarlas a un porcentaje bien sea mínimo o máximo y
delimitado. En el formulario No 15: Nivel de Existencias Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. Se ingresarán No_Fact_Compra y Porcentaje_Servicio_x_Producto; los demás
datos serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Siguiente.
86
n) Ya se hablo del ciclo de compra, ahora procedemos a descargar las mercancías por
concepto de venta al por mayor y al detal:
Debemos tener en cuenta que existen dos tipos de venta: Nuestra primera venta se ve
reflejada en un cliente minorista que compra al por mayor grandes cantidades de
productos mientras que el otro tipo de comprador es al detal al por menor.
En el formulario No 10: Mercancías al por mayor” Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. De un cliente minorista se ingresaran Nombre_Compañia, Nombre_Popular,
Nombre_Generico y Unid_Solicitada; los demás datos serán visualizados “Campos
grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar.
Luego la organización “Drogas Vásquez” deberá generar al cliente minorista la Factura de
Compra-Venta (Cambiaria), Pendiente de cobro y Devolución en venta si es el caso.
El segundo caso en mayor proporción es al detal, cliente que es atendido por un grupo de
personas que se encuentran tras el mostrador. En el formulario No 10: Mercancías al
Público “Al detal” Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se ingresaran
Nombre_Popular, Nombre_Generico y Unid_Solicitada; los demás datos serán
visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Imprimir
87
Debido a que las ventas como lo son frascos donde la Unidad_Minima-por-Presentación
es un número entero sus existencias lo serán igualmente, pero que para mercancías
como las cajas “Dolex” por pastillería el campo de existencias no se presenta como un
número entero por el contrario es una cifra decimal ver el siguiente ejemplo:
Para comprender lo sucedido al valor de las existencias de 2.5 se considera:
- Una caja de Dolex donde la Unidad_Minima-x-Presentación es de 100.
- Una caja de Dolex donde contiene 10 unid de sobre de 10 pastas para un total de
100 pastas que es igual a Unidad_Minima-x-Presentación.
- En nuestro ejemplo la Unid_Solicitada es de 251-Cajas. Que por cierto no son
cajas sino Pastas, pero que luego aparece un mensaje de texto donde nos
informa que en existencias tenemos 250 Pastas.
- Ahora surge la pregunta: ¿De dónde surgieron las 2.5 existencias?
o Ciertamente el valor de 2.5 equivale a tener:
• 2 Cajas de 100 unidades para un total de 200 Pastas.
• Punto cinco (_.5) igual a ½ Caja de 50 Pastas.
- Vamos ahora a realizar la siguiente propuesta a la venta. Venderemos en
Unid_Solicitada 005-Pastas para saber cuantas quedaran en existencias. De
lógica deberán quedar 245 Pastas de 3 Cajas. Igual a 2.45 en existencias. Que
es igual a multiplicar 2.45 * 100 = 245 Pastas existentes, donde quedaran:
• 2 Cajas de 100 unidades para un total de 200 Pastas.
• .45 igual a 45 Pastas.
88
1 Caja 100 Pastas.
? 5 Patas vendidas.
X = 5 * 1 / 100 = 0.05
2.5 - 0.0.5 = 2.45 (2 Cajas y 45 Pastas)
1 Caja 100 Pastas.
2.45 ? Pastas.
X = 2.45 * 100 / 1 = 245 Pastas
o) Por cualquier eventualidad se podría presentar una devolución de compra o venta:
En el formulario No 16: Devolución en compra y/o venta Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. Se ingresaran No_Fact_Compra-Venta, Nombre_Novedad, Cant_Devuelta y
Nombre_Popular; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.
El campo Nombre_Novedad contiene la eventualidad por concepto de:
- Composición no solicitada. - Deterioro.
- Fecha de vencimiento. - Laboratorio no solicitado.
- No solicitud.
89
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta
p) Caso opcional si se presentó una venta al minorista se procede a registrar en la base
de datos la respectiva factura de cobro:
En el formulario No 18: Factura de Cobro Ver Numeral 4.3.3 Diseño de Entradas. Se
ingresarán No_Fact_Venta y Condición_Pago; los demás datos serán visualizados
“Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Activar. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta
Como ya se tiene una factura por concepto de venta, el sistema de información ha creado
automáticamente el formulario No. 6: Factura Cambiaria”Venta” Ver Numeral 4.3.4
Diseño de Salidas. De visualización de datos mas no de captura, se activara el
No_Factura_Venta; los demás datos serán visualizados “Campos grises”.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Activar. - Modificar. - Cancelar.
- Cerrar. - Consulta. - Siguiente.
q) Ya el ciclos de compra y venta se encuentran en constante movimiento, ahora
procedemos a generar nuestros demás datos como lo son la cancelación de la factura
En el formulario No 17: Cancelación de Facturas Ver Numeral 4.3.3 Diseño de
Entradas. Se ingresaran la fecha de cancelación de compra o venta y si es necesario
alguna corrección a está factura en el Tot_Cancelado; los demás datos serán visualizados
“Campos grises”.
90
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Nuevo. - Guardar. - Actualizar. - Eliminar.
- Modificar. - Cancelar. - Cerrar. - Consulta
r) Por último visualizamos más no capturamos datos. Donde vemos en forma general los
respectivos procesos desarrollados por la organización:
Todos sus campos son de visualización “Campos grises”. Los botones de navegabilidad a
los cuales tiene privilegio son:
- Cancelar. - Cerrar. - Consulta
Los formularios que presentan éste tipo de privilegio son los siguientes: Ver Numeral
4.3.4 Diseño de Salidas:
- Formulario No 1: Libro Auxiliar “Kardex”.
- Formulario No 2: Inventario e existencias.
- Formulario No 3: Precios de costo y venta.
- Formulario No.4: Rotación de mercancías.
- Formulario No 5: Factura pendiente de pago.
- Formulario No 6: Factura cambiaria Compra y Venta.
- Formulario No 7: Gestión Compra y Venta.
- Formulario No 8: Backup(s).
- Formulario No 11: Mercadeo.
A estos se le suman los análisis mensuales como lo son:
- Formulario No 9: Estadísticos de Compra-venta y Contable. Ver Numeral 4.3.4
Diseño de Salidas.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Medicamentos - Útiles de aseo - Alimentos y bebidas - Misceláneos
- Relojería – Joyería - Juegos: - Juguetes - Elementos de papelería - Otros
servicios - Imprimir - Cancelar - Cerrar
91
- Formulario No 10: Gráficos de Compras v/s proveedores y ventas v/s
proveedores. Ver Numeral 4.3.4 Diseño Salidas.
Los botones de navegabilidad a los cuales se tiene privilegio son:
- Imprimir. - Medicamentos. - Útiles_Aseo.
- Alimentos y Bebidas. - Demas_Mercancía. - Cerrar
s) Debido a que cada día se debe conocer el resultado posterior a las ventas se realizará
un Corte y tiquete de caja:
Se ilustrarán detalles de las respectivas categorías de las mercancías junto a sus sub.
Totales exentos y grabados de valor IVA y gran total venta.
t) Ahora tenemos los reportes e informes: Ver Numeral 4.3.4 Diseño Salidas
“Reportes”.
- Cancelación de facturas.
- Devolución en compra y venta.
- Existencias y/o rotación de mercancías.
- Factura cambiaria y de cobro.
- Facturas de compra.
- Facturas pendientes de pago.
- Facturas pendientes.
- Gestión Compra – venta y mercadeo.
- Inventarios y libro auxiliar.
- Lista de faltantes y orden de compra.
- Mercancías.
- Precios compra y venta.
- Proveedores y clientes.
- Tiquete y Corte de caja.
92
u) Por último encontramos las consultas y/o búsqueda requeridas a nivel general de
reportes y formularios: Ver Numeral 4.3.3 - 4 Diseño Entradas-Procesos-Sal idas.
- Código de barras y/o mercancías - Corte y tiquete de caja
- Devolución en compra - venta - Existencias y mercadeo
- Factura de cobro de venta - Factura de compra - venta
- Facturas canceladas compra – venta - Facturas pendientes compra - venta
- Gestión Compra – Venta - Gestión de compra - venta
- Inventario e existencias - Inventarios e existencias y kardex
- Mercancías y rotación de mercancías - Precios de Compra - Venta
- Proveedores y Clientes mayoristas - Toma de pedido
v) Ejecución para realizar las copias de seguridad: Ver Numeral 4.3.4 Diseño Salidas
Donde se buscara la ruta de la base de datos y se ejecutará la respectiva copia.
4.3.2 Diseño de Controles
Proceso de Entradas a nivel de:
� Proceso de registros básicos.
o Contraseñas.
o Mercancías.
o Presentación de mercancías.
o Laboratorios.
o Proveedores.
o Proveedor de laboratorios.
o Líneas de crédito.
o Ciudades.
o Departamentos.
� Proceso de registro de compras.
o Lista faltantes.
93
o Orden de compra.
o Factura de compra.
o Devolución de compra.
o Factura pendiente.
o Factura cancelada.
� Proceso de registro de cálculo.
o Precio de venta.
o Nivel de existencias.
� Proceso de registro de ventas.
o Mercancías al detal.
o Tiquete de caja.
o Mercancías al por mayor.
o Factura de cobro.
o Factura de venta.
o Devolución en venta.
o Factura pendiente.
o Factura cancelada.
4.3.3 Control Para Entradas
• Control para cuello de botella: El sistema de información no presenta cuello de
botella debido a que los datos fluyen en una topología bus donde el elemento de
dependencia es el nodo administrador a su usuario.
Nodo (Administrador). Dpto. administrativo.
Usuario cajero del Dpto. de ventas.
Cable UTP (10 Mts) y conector rj-45
Impresora
Validadora
94
• Control de pasos adicionales: no realizados en el sistema base de datos.
• Control para documentación: ver Movimiento de documentos Tabla 15 / 16.
• Controles de procesamiento de datos: ver numeral 4.3 Especificaciones de la
programación.
• Controles de comando e instrucciones: “Botones de navegabilidad”. ver numeral
4.3 Especificaciones de la programación “Manipulaci ón de Entradas-
Procesos - Salidas”.
• Control para el ajuste de inventarios e existencias:
o Ver numeral 2.1.1 Sistema retail.
o Ver numeral 2.1.1 Sistema del inventario periódico y permanente.
o Ver numeral 2.1.1 Método de valuación.
o Ver numeral 2.1.1 Control de existencias.
• Controles de programación:
o Mascaras, Ver Tabla 02 y numeral 4.3 Especificaciones de la
programación.
• Control de datos que ingresan al sistema:
o Ver Diagrama 02 Modelo de datos.
95
√ Diseño de Entradas. “Lógico”:
� Proceso de cargar la base de datos con perfiles y contraseñas:
- Formulario de perfiles y/o contraseñas. No 1.
� Proceso de registrar Ciudades y Departamentos para cargar la base de datos:
- Formulario de ciudades. No 2.
96
� Proceso de registrar clientes mayoristas-minoristas y su respectivo laboratorio:
- Formulario de Proveedores-Clientes. No 3.
� Proceso de registrar Proveedores laboratorios para cargar la base de datos:
- Formulario de Proveedores laboratorios No 4.
97
� Proceso de registrar Presentación de mercancías para cargar la base de datos:
- Formulario de Presentación de mercancías. No 5.
� Proceso de ingresar la categorización para cargar la base de datos:
- Formulario de Categorización de mercancías. No 6.
98
� Proceso de ingresar las mercancías para cargar la base de datos:
- Formulario de Registro de mercancías. No 7.
� El sistema de Gestión farmacéutica tiene la posibilidad de que la base de datos
alimente automáticamente y de manera manual está lista de faltantes:
- Formulario de Lista de faltantes. No 8.
99
� Proceso de cargar la base de datos con la orden de compra requerida a lista faltant:
- Formulario de Orden de compra. No 9.
� Proceso de cargar la base de datos con las mercancías requeridas al por mayor:
- Formulario de Pedido al por mayor No 10.
100
� Proceso de cargar la base de datos con mercancías requeridas por el público “Detal
- Formulario de Pedido al detal. No 11.
� Proceso de ingresar las mercancías ya despachadas para cargar la base de datos
por concepto de solicitud de compra:
- Formulario de Facturación de mercancías. No 12.
101
� Proceso de cargar la base de datos generales de la Factura de compra:
- Formulario de Facturas de compra. No 13.
� Proceso de ingresar los precios al público de a cuerdo a la factura de compra y/o
mercancías para cargar la base de datos conforme a su solicitud :
- Formulario de Precios al público. No 14.
102
� Proceso de ingresar Nivel_Existencias de a cuerdo a la Fact. compra y/o mercancía:
- Formulario de Nivel de existencias No 15.
� Proceso de ingresar las devoluciones de compra-venta y descargar base de datos:
- Formulario de Devolución en Compra y/o venta. No .16
103
� Proceso de ingresar a la base la correspondiente factura cancelada por concepto de
compra-venta.
- Formulario de Facturas canceladas. No 17.
� Proceso de ingresar a la base de datos la factura de cobro correspondiente a un
cliente minorista “Al mayor”:
- Formulario de Factura de cobro. No 18.
104
4.3.4 Control Para Salidas
Salida Para Procesos De:
� Formulario Factura Cambiaria Compra Venta.
� Formulario Facturas pendientes.
� Formulario Precios Compra Venta.
� Formulario Rotación de mercancía.
� Formulario Libro auxiliar Compra Venta.
� Formulario Inventario.
� Formulario Gestión de compras y ventas.
� Formulario mercadeo.
Salida Para Estadísticos De:
� Compras v/s proveedores
� Compras v/s ventas
� Estadístico de compra
� Estadístico de Existencias
� Estadístico de venta
� Ventas v/s proveedores
Demás Formularios
� Acerca del sistema.
� Back-Up.
� Ingreso al sistema y inicial.
• Detalle de documentos, formularios e informes:
• Los medios magnéticos de la salida se dan a nivel:
o Impresión: Reportes:
• Cancelación de facturas de compra y venta.
• Clientes minoristas y mayoristas.
105
• Devolución en compra y venta.
• Existencias y rotación de mercancías.
• Facturas de cobro de compra y venta.
• Facturas de compra y venta.
• Facturas pendientes de pago de compra y venta.
• Gestión Compra – venta y mercadeo.
• Inventarios y libro auxiliar.
• Lista de faltantes.
• Mercancías.
• Orden de compra.
• Precios compra y venta.
• Tiquete y corte de caja.
• Demás datos a nivel de medios magnéticos:
o Medios magnéticos: a:\ - c:\ - d:\ - f:\
o Backup(s)
o Pantalla y disco duro “C:\” en:
• Captura:
o Categorías
o Contraseñas
o Devolución en compra-venta
o Factura de compras-venta
o Facturas canceladas de compra-venta
o Facturas de cobro
o Mercancías al por mayor y al detal
o Nivel de Existencias
o Precios al público
o Presentación
o Proveedores y clientes mayoristas
o Registro de mercancías
o Toma de pedido: Lista de faltantes y Orden de compra
• Visualización:
o Facturas pendientes
106
o Gestión de compras-ventas
o Inventario
o Libro auxiliar Compra-Venta
o Mercadeo
o Precios Compra-Venta
o Rotación de mercancía
• Estadísticos:
o Compras v/s ventas
o Compras-Ventas v/s proveedores
o Estadístico de compra-venta
o Estadístico de Existencias
• Control general para “Buscar y Consultar”:
o Código de barras
o Corte y tiquete de caja
o Devolución en compra - venta
o Factura de cobro de venta
o Factura de compra - venta
o Facturas canceladas de compra- venta
o Facturas pendientes compra - venta
o Gestión Compra - Venta
o Inventarios e existencias y kardex
o Mercancías
o Mercancías y rotación de mercancías
o Precios de Compra - Venta
o Proveedores y Clientes mayoristas
o Toma de pedido: Orden Compra y Lista de faltantes
107
• Control general para “Buscar y Consultar” por calendario:
o Devolución de compra–venta
o Existencias y mercadeo
o Gestión de compra – venta
o Inventario e existencias
√ Diseño de Salidas. “Diseño Lógico”:
� Visualizador del Libro auxiliar más no de captura de datos.
- Formulario de Libro auxiliar “Kardex”. No 1.
108
� Visualizador del Inventario más no de captura de datos.
- Formulario de Inventarios. No 2.
� Visualizador de precios de compra-venta más no de captura de datos:
- Formulario de Precios de compra-venta. No3.
109
� Visualizador de Rotación de mercancías más no de captura de datos:
- Formulario de Rotación de mercancías. No 4.
� Visualizador de Facturas Pendientes de compra-venta más no de captura de datos:
- Formulario de Facturas Pendientes. No 5.
110
� Visualizador de Factura Cambiaria de “Compra-Venta” más no de captura de datos:
- Formulario de Factura Cambiaria de “Compra-Venta. No 6.
� Visualizador de gestión de compras-ventas más no de captura de datos:
- Formulario Gestión de compras y ventas No 7.
111
� Visualizador y desarrollador de Backup(s):
- Formulario Backup(s). No 8.
� Visualizador de estadístico de consulta de mercancías adquiridas “Compra-Venta”:
- Formulario de estadístico de compras. No 9.
112
� Visualizador de compra-venta a nivel de facturación de..: Formulario, Consulta y
Reporte.
- Formulario facturas pendientes de mercadeo No 10.
� Visualizador de procesos de consulta y búsqueda:
- Formularios de consulta y búsqueda de datos No. 11.
113
� Finalmente como se capturaron datos “Entradas-Procesos” se obtienen los
respectivos reportes a saber “Salidas”:
- Reporte de Clientes minoristas y mayoristas.
- Reporte de Inventarios y libro auxiliar.
- Reporte de Mercancías.
- Reporte de Gestión Compra – venta y mercadeo.
- Reporte de Lista de faltantes.
- Reporte de Orden de compra.
- Reporte de Precios compra y venta.
- Reporte de Facturas de compra y venta.
- Reporte de Facturas pendientes de pago de compra y venta.
- Reporte de Existencias y rotación de mercancías.
- Reporte de Devolución en compra y venta.
- Reporte de Cancelación de facturas de compra y venta.
- Reporte de Facturas de cobro de compra y venta.
- Reporte de Tiquete y corte de caja.
114
o Informe No. 01. Cliente comprador:
o Informe No. 02. Corte de caja:
o Informe No. 03. Devolución de compra:
115
o Informe No. 04. Devolución de venta:
o Informe No. 05. Existencias:
o Informe No. 06. Factura cambiaria “Compra-Venta”:
116
o Informe No. 07. Factura de compra:
o Informe No. 08. Cancelación de compra:
o Informe No. 09. de cancelación de venta:
117
o Informe No. 10. Facturas de cobro “Venta”:
o Informe No. 11. Facturas pendientes de compra:
o Informe No. 12. Facturas de venta:
118
o Informe No. 13. Gestión de compras:
o Informe No. 14. Gestión de ventas:
o Informe No. 15. Inventarios e existencias:
119
o Informe No. 16. Lista de faltantes:
o Informe No. 17. Mercadeo:
o Informe No. 18. Libro auxiliar “Compra-Venta”:
120
o Informe No. 19. Precios de compra:
o Informe No. 20. Registro de mercancías despachadas:
o Informe No. 21. Orden de compra:
121
o Informe No. 22. Proveedores:
o Informe No. 23. Tiquete de caja:
122
5. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Se realizaron pruebas conforme a:
� Las pruebas no pueden asegurar la ausencia por defectos.
� Pruebas de tipo caja negra que estudia la especificación del software, las
funciones que debe realizar, las entradas y las salidas esperadas.
� Pruebas de cálculo de operaciones.
� Validación de toda la información requerida.
� Comunicación entre el motor de la base de datos.
� Contenido de los módulos de la estructura de datos. Caja blanca
☻ Las capacidades de procesos en cada uno de los atributos
� Las especificaciones de la interfaz grafica. Caja negra
☻ Bucles representativos en cada uno de los formularios.
� Requerimientos detallados.
El Sistema de información para el control y gestión farmacéutica consiste en:
☻ Módulos para el proceso de:
� Compras.
� Ventas.
� Contable.
123
� Seguridad.
• Contraseñas.
• Back-up.
� Consultas y búsquedas.
☻ Seguimiento para el proceso de compra.
� Toma de pedido.
� Orden de pedido.
� Facturación de compra.
• Proveedor y/o distribuidor.
• Devoluciones.
• Cancelación de facturas.
☻ Seguimiento para el proceso de venta:
� Mercancías al por mayor y al detal.
� Facturación de venta.
• Al por mayor y al detal
• Devoluciones.
• Facturas de cobro.
• Cancelación de facturas.
☻ Inventarios:
� Sistema inventario “Retail”.
� Punto de pedido y/o niveles de existencias.
� Libro auxiliar de compra y venta.
� Rotación de mercancías.
☻ Gestión de compra y venta.
� Mercadeo
124
6. CONCLUSIONES
El desarrollo del software farmacéutico nos ayuda a cubrir la necesidad de optimizar las
transacciones, operaciones y organización de acuerdo la información de rotación de
mercancías permitiéndonos así mejorar la prestación de servicios de mercadeo,
especialmente, en productos en el área farmacéutica ajustable para llevar a cabo la
gestión de compra y venta de mercancías.
Al mismo tiempo, de poder analizar y detallar estas mercancías, los procesos de compra-
venta con cantidades más altas día a día y a la hora de la solicitud. Siendo de gran ayuda
para los usuarios al momento de organizar sus transacciones comerciales.
Al usuario le agiliza al momento de ofrecer a sus clientes los diferentes productos
farmacéuticos con una búsqueda en el sistema de la ubicación, costo de la mercancía
deseada, cumpliendo así, con los objetivos planteados al momento de la investigación y
ejecución del proyecto de grado.
125
7. RECOMENDACIONES
A fin de cumplir a satisfacción las necesidades del producto y del cliente, a continuación
se describen actividades a tomar en cuenta:
� Por ningún motivo manipular los formularios sin antes a ver consultado el manual
del usuario.
� Los usuarios que tienen el privilegio de utilizar el sistema de información son:
o Un administrador.
o Dos o tres cajeros (Disposición del Administrador).
o Un Gerente.
� El administrador y el gerente como tal velaran por la fidelidad de la información
que se manipule a nivel de compra.
� Las consultas y reportes están sujetos a la buena información que se dará en la
manipulación de básica:
o Formulario de Proveedores y clientes.
o Formulario de Proveedores laboratorios.
o Formulario de Registro de mercancías.
o Formulario de Presentación de mercancías.
o Formulario de Línea de crédito.
o Facturación de compra y venta.
o Devoluciones de compra y venta.
� Los cajeros serán los únicos causantes de la información suministrada por parte
de cualquier tipo de proceso de venta.
� El sistema de información y control farmacéutico se encuentra protegido por
cualquier manipulación intencionada.
126
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128
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STARR, Kennet. Control de inventarios. Bogotá, Banco de la República 1990. Páginas
232 a 302.
129
GLOSARIO
Activo: Sinónimo de propiedad de título valor.
Algoritmo : Modelo jerárquico a nivel de secuencias y ciclos.
Almacén: Deposito donde las mercancías son guardadas como previsión.
Archivo : Medio de almacenamiento, en si es un conjunto de registros.
Atributo : Característica de una entidad.
Balance General: Son documentos que deben preparar para poder determinar el
ejercicio contable.
Base De Datos: Conjunto de entidades, atributos y tuplas.
Bodega : Almacén donde se tienen las respectivas mercancías de reaprovisionamiento
para la droguería.
Caja blanca : Diseño físico de la base de datos “Procesos”
Caja negra : Diseño de entradas y salidas.
Clave : Una llave primaria (Primary key).
Cliente Comprador: Persona(s) que demandan artículos o mercancías y/o productos ya
elaborados que se encuentran para la venta a estos consumidores.
Cliente Minorista : Persona(s) minoristas que compran mercancías a distribuidores y
demás cooperativas que ofrecen ganancias a la hora de la compra y venta.
Control De Existencias: Debido seguimiento de las existencias de mercancía (stocks).
Costo de compra: Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de
compra, atribuibles a la adquisición de productos terminados.
Costos históricos: El registro de las cuentas de inventarios por medio de costos
históricos consiste en acumular los elementos del costo real incurridos para la adquisición
de artículos.
Costos: Son egresos, cantidades que se pagan por las mercancías a un costo de
adquisición que comprende la suma de las erogaciones aplicables a la compra.
Cruce : Relación de entidades en el modelo entidad relación.
Dato: Algo que se encuentra almacenado o guardado en una base de datos.
130
DDL: Lenguaje definición de datos; En si es el medio ambiente (Estructura) de la base de
datos.
Diccionario de datos : Archivo que contiene los meta datos es decir el disco duro.
DML: Lenguaje de manipulación de datos; en si son métodos de organización y acceso a
los datos.
Egreso: Es un costo incurrido
Entidad : Objeto apreciable a una relación de atributos.
Gestión : Administración.
Gestor : Administrador de algo u alguien
Herencia : Perteneciente a la clase de objeto y/ o registro.
Inventarios: Relación detallada de bienes, derechos y obligaciones de una empresa,
donde todos los bienes tangibles se tienen disponibles para la venta en el curso normal de
las operaciones (mercadería).
Instanciar : Un objeto al cual se le pasan parámetros y que se encuentran almacenados.
Integridad : Reglas que garantizan la validez de la información procesada.
Interfaz : Estructura de la base de datos.
Kardex: Tarjetas de registro y control de las entradas, salidas y saldos de los
artículos o mercancías.
Laboratorios y/o Clientes Mayoristas: Entidades prestadoras de servicio de venta de
mercancías
Libro Auxiliar: El balance de activos y pasivos donde el estado de cuentas en que
resume los saldos tomados del Libro Auxiliar de contabilidad llevado en la empresa.
Lista De Faltantes: Lista que la empresa genera para poder satisfacer los faltantes
de mercancías futuras.
Macroeconomía: Rama de la economía especializada en el análisis de variables
agregadas, como la producción nacional total, la renta, el desempleo, la balanza de pagos
y la tasa de inflación. Hay que tener claro el concepto de producto nacional, o renta
131
nacional, lo que se conoce como producto nacional bruto (PNB), que mide en términos
monetarios lo que se produce en un país.
Maestro : Entidad fuerte.
Mercadotecnia: Estudio de mercados a nivel socio-económico
Mercancías: Son artículos para la compra y venta.
Metodología HIPO : Descripción de entradas, procesos y salidas.
Metodología IPO : Descripción de forma detallada de lo que se hace y en lo que consiste
la salida.
Microeconomía: Disciplina de la economía cuyo objetivo es el estudio del
comportamiento individual de los agentes económicos, en especial las empresas y los
consumidores. Su estudio es la composición de la producción en la oferta y demanda de
bienes y servicios, e interacción con los mercados y los precios relativos.
Modelo entidad relación : (MER) Conjunto de objetos a nivel de relaciones, entidades,
atributos y tuplas.
Modelo orientado a objetos : (MOO) Conjunto y/o colección de objetos.
Nivel de abstracción : Modelos a nivel de MER y MOO.
Objeto : Una entidad, un campo, un registro u variable: que contiene valores
almacenados.
Parámetros : Valores a los campos y/o variables cargadas con datos en sus registros.
Proceso : Seguimiento, rutina, secuencia, nivel, modelo y método.
Programa : Un aplicativo a nivel ejecutable, objeto y fuente.
Proveedores y/o Clientes Mayoristas : Proveedores o distribuidores que prestan el
servicio de venta de mercancías y/o productos a sus minoristas como Drogas Vásquez.
Red: Conjunto de cableado estructurado.
Registro : Conjunto de variables las cuales nos permiten conocer las características de
algún objeto.
Relación : Asociación de entidades.
Renta: es un ingreso
Reporte : Salida de la base de datos, en si es un documento y/o archivo.
132
Sistema gestor base de datos : Colección de datos almacenados en una base.
Sistema : Interdependencia de un todo a nivel físico y lógico.
Stocks de seguridad : Control de existencias mínimas y máximas en la empresa.
Transacción : Suceso o actividad que afecta a una organización.
Transferencias: Son aquellas que realizan los laboratorios y cooperativas enviando a un
personal adecuado a Drogas Vásquez en beneficio de consulta y venta de mercancías
manejadas igualmente que por una lista a pedir al proveedor.
Tupla : Cuando varios atributos se cargan con una clave.
Usuarios consultores : Consultores de la bases de datos
Usuarios : Programadores del DML.
Variable: Conjunto de características con un nombre, contenido y longitud.
Vida útil : Estructura de la base de datos.
133
ÍNDICE
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama No. 01. Modelo entidad relación. 17
Diagrama No. 02. Modelo de Datos. 18
Diagrama No. 03. Flujo de Datos. 22
Diagrama No. 04. Casos y usos. Administrador. 25
Diagrama No. 4.1 Casos y usos. Proceso de Control. 26
Diagrama No. 4.2 Casos y usos. Vendedor. 27
Diagrama No. 05. Proceso de datos. 28
Diagrama No. 06. Procesos de Siigo. 34
Diagrama No. 07. Organigrama de Drogas Vásquez. 39
Diagrama No. 08. Líneas de autoridad. 42
Diagrama No. 09. Flujo de transacciones. 59
Diagrama No. 10. Movimiento de papelería. 63
Diagrama No. 11. Documentos. 64
Diagrama No. 12. Plano de seguimiento. 72
134
ÍNDICE DE FORMULARIOS
Formulario No. 01. Contraseñas. 94
Formulario No. 02. Ciudades y departamentos. 94
Formulario No. 03. Proveedores/Minoristas. 95
Formulario No. 04. Proveedores laboratorios. 95
Formulario No. 05. Presentación y categorización de mercancías. 96
Formulario No. 06. Categorización de mercancías. 96
Formulario No. 07. Registro de mercancías. 97
Formulario No. 08. Lista de faltantes. 97
Formulario No. 09. Orden de compra. 98
Formulario No. 10. Mercancías al por mayor. 98
Formulario No. 11. Mercancías al por mayor y al detal. 99
Formulario No. 12. Facturación de mercancías. 99
Formulario No. 13. Factura de compra. 100
Formulario No. 14. Precios al público. 100
Formulario No. 15. Nivel de existencias. 101
Formulario No. 16. Devolución en compra-venta. 101
Formulario No. 17. Cancelación de facturas. 102
Formulario No. 18. Factura de cobro. 102
Formulario No. 01. Libro auxiliar. 106
Formulario No. 02. Inventarios. 107
Formulario No. 03. Precios de compra-venta. 107
Formulario No. 04. Rotación de mercancías. 108
Formulario No. 05. Facturas pendientes. 108
Formulario No. 06. Factura cambiaria. 109
Formulario No. 07. Gestión de compra-venta. 109
Formulario No. 08. Backup. 110
Formulario No. 09. Estadístico de compra-venta. 110
Formulario No. 10. Facturas pendientes. 111
Formulario No. 11. Consulta y búsqueda de datos. 111
Formulario No. 12. Reportes e informes. 113
135
ÍNDICE DE REPORTES
Informe No. 01. Cliente comprador. 113
Informe No. 02. Corte de caja. 113
Informe No. 03. Devolución de compra. 113
Informe No. 04. Devolución de venta. 114
Informe No. 05. Existencias. 114
Informe No. 06. Factura cambiaria “Compra-Venta” . 114
Informe No. 07. Factura de compra. 115
Informe No. 08. Cancelación de compra. 115
Informe No. 09. Cancelación de venta. 115
Informe No. 10. Facturas de cobro “Venta”. 116
Informe No. 11. Facturas pendientes de compra. 116
Informe No. 12. Facturas de venta. 116
Informe No. 13. Gestión de compras. 117
Informe No. 14. Gestión de ventas. 117
Informe No. 15. Inventarios e existencias. 117
Informe No. 16. Lista de faltantes. 118
Informe No. 17. Mercadeo. 118
Informe No. 18. Libro auxiliar “Compra-Venta”. 118
Informe No. 19. Precios de compra. 119
Informe No. 20. Registro de mercancías despachadas. 119
Informe No. 21. Orden de compra. 119
Informe No. 22. Proveedores. 120
Informe No. 23. Tiquete de caja. 120
136
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla No. 01. Factor de seguridad y nivel de servicio. 11
Tabla No. 02. Diseño general de máscaras. 20
Tabla No. 03. Consultas. 21
Tabla No. 05. Procesos generales del sistema farmacéutico. 29
Tabla No. 06. Análisis de actividades y procesos. 30
Tabla No. 07. Estructura funcional. 43
Tabla No. 08. División de artículos por secciones. 57
Tabla No. 8.1.División general de productos 58
Tabla No. 09. Acciones que se realizan en la organización. 58
Tabla No. 10. Porcentaje en utilidad de mercancías compradas al mayorista. 60
Tabla No. 11. Plazo de pago por las mercancías despachadas. 61
Tabla No. 12. Análisis de costos. 65
Tabla No. 13. Cronograma de actividades. 65
Tabla No. 14. Características del equipo. 66
Tabla No. 15. Movimiento de documentos de tipo compra. 68
Tabla No. 16. Movimiento de documentos de tipo venta. 69
Tabla No. 17. Cruce de documentación v/s departamento. 70
Tabla No. 18. Categorización de mercancías. 71