UNIVERSIDAD FERMIN TOROVICE-RECTORADO ACADEMICO DECANATO DE INVESTIGACION Y POSTGRADOMATERIA EN GERENCIA EMPRESARIAL

SISTEMA DE INFORMACION GENERAL EN EL AMBITO LABORAL

Autor: Ing. Yasmira GómezMaestría en Gerencia Empresarial

Barquisimeto, 24 de Octubre del 2015

Nombre de la organización.DROGUERIA NENA. C.A.

Descripción de la Organización.Droguería Nena, es una empresa con 25 años de experiencia en la distribución de medicamentos y productos misceláneos, de fuerte posición y trayectoria en el mercado venezolano.

Se caracteriza por ser un distribuidor puro, que no compite con proveedores ni clientes, con una excelente cultura de servicio, altos niveles de inventario y las mejores promociones.

Cultiva la excelencia y la mejora continua de los procesos, apoyados en un excelente capital humano y soportado en tecnología de punta, especializada en procesos logísticos de almacenamiento y distribución. Ambos elementos amparados por 2 gigantescas edificaciones, totalmente inteligentes y modernas, que brindan confianza, tranquilidad y confort, logrando resultados eficientes e innovadores.

Objetivo organizacional.Generar valor agregado a lo largo de toda la cadena de suministro, Dronena – Farmacia / Dronena – Proveedor, logrando mejor servicio y satisfacción ante los requerimientos de nuestros clientes.Visón y Misión VisiónSer un grupo empresarial altamente exitoso en servicios de distribución de productos farmacéuticos y misceláneos, con unidades de negocio relacionadas al sector salud y al área logística. MisiónSatisfacer las necesidades del mercado nacional de servicios de distribución de productos farmacéuticos y misceláneos generando valor para nuestros clientes, empleados, accionistas y sociedad en general.

Área o departamento donde se desempeña laboralmente•Mantenimiento de Infraestructura. Cargo que Ocupa•Analista de Mantenimiento de Infraestructura.

Tiempo de Servicio•6 años

Profesión•Ingeniero Electricista

Sistema SeleccionadoSistemas de información de oficina (SIO)

DescripciónActualmente el área de mantenimiento e infraestructura de Droguería Nena, cuenta con una herramienta llamada SGM (Sistema de Gestión de Mantenimiento), la cual se utiliza para canalizar las necesidades de mejoras, reparaciones y suministros que requiere la organización, complementada con un modulo de manejo de inventarios en lo que a insumos del área (mantenimiento e infraestructura) se refiere. Sin embargo esta herramienta por si sola no satisface la necesidad de información gerencial presente en el área, sencillamente se limita gestionar solicitudes un aspecto básico tomando en cuenta la cantidad de información que es generada en el área y es desperdiciada por los jefes, gerentes y directores de la organización.

El sistema a proponer, comprende un conjunto de herramientas de automatización que incrementara la productividad, eficiencia y efectividad del área (mantenimiento e infraestructura) mediante la implementación de sistemas de procesamiento de palabras,

hojas de cálculo, editor de publicaciones formalización de un canal de comunicación, calendarización electrónica y comunicación mediante correo electrónico o videoconferencia entre otros.

La propuesta es generar canal de información único basado en un sistema de información gerencial de oficina (SIO) enfocado al el área de mantenimiento e infraestructura, donde todos los involucrados puedan acceder a la información pertinente según su cargo para el desarrollo de sus actividades laborales.Dicho canal se representara digitalmente mediante una plataforma tecnológica, una red interna o “intranet” que será desarrollada por el departamento de tecnología e información de droguería nena, la cual permitirá acceso a las personas que laboran en el área de mantenimiento e infraestructura, de igual forma dicha plataforma permitirá el acceso a la alta gerencia, y dirección de la empresa. Los niveles de acceso a dicha información serán determinados por el cargo de la persona que ingresa la intranet mediante un usuario y contraseña resguardando así información confidencial o que sencillamente no es pertinente para todo el personal.

Ventajas de su uso

•En primer lugar, se formalizara un sistema de información único que satisfaga las necesidades del personal que labora en el área, permitiéndoles acceder de a la información necesaria para realizar sus labores de una manera rápida, efectiva organizada. •El hecho de que este sistema sea único, permite centralizar la información lo que se traduce en una mejor comunicación de la misma, evitando la perdida ó distorsión de la información. •Reduce el consumo de horas hombre a través de la automatización del procesamiento de la información. •Por ser una figura representada digitalmente, se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier ubicación o dispositivo y permite su difusión rápida a los usuarios, tomando en cuenta que los involucrados podrían encontrarse a grandes distancias inclusive internacionales. •El sistema de información gerencial (SIO) propuesto a través de la intranet, es evolutivo y endógeno, lo que permite su modificación, adaptación y mejorías en su desempeño según las necesidades de la organización. •A través de los diferentes reportes y estadísticas se puede obtener un panorama generalizado del desempeño del área, permitiendo así hacer pronósticos, comparaciones lo cual ayuda la toma de decisiones y monitoreo por parte de la alta gerencia.

Imagen referencial de un diseño de intranet

• Coordinación, atención, ejecución y seguimiento de actividades relacionadas con el mantenimiento físico, preventivo y correctivo de las diferentes aéreas de la organización.

• Coordinación, atención, ejecución, evaluación y seguimiento de actividades relacionadas con modificaciones físicas, demoliciones, mejoras de la infraestructura de la organización

• Actividades relacionadas con compras de insumos necesarios relacionados con el área de mantenimiento e infraestructura.

• Generación de información necesaria para el cuidado y mantenimiento de las diferentes aéreas físicas de la infraestructura por parte de todo el personal que labora en la empresa

Justificación detallada acerca de la adquisición del Sistema propuesto en su organización.

En primer lugar actualmente no existe ningún tipo de sistema de información gerencial en el área, El sistema de información gerencial (SIO) propuesto a través de la intranet generará y gestionará información procesada adecuadamente que incluye entre otras cosas reportes específicos, transcripción de datos, estadísticas con respecto a la actividad y operación que se desarrolla en el área, información para la población laboral de la empresa, lineamientos específicos, ordenes de trabajo, entre otros, de manera más estructurada, a continuación se detallan los algunos objetivos generales de esta propuesta:

• Coordinación de proyectos de mantenimiento, preventivo y correctivo, mejoras en las infraestructuras de la empresa y sus sedes a nivel nacional

• Alertas, reportes, e información pertinente a servicios públicos básicos para el correcto funcionamiento de la infraestructura de la empresa y sus sedes a nivel nacional.

• Coordinación, atención, ejecución, evaluación y seguimiento de actividades relacionadas con modificaciones, mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias instaladas en las sedes de la empresa.

• Generación de reportes de funcionamiento de la infraestructura y maquinaria de la empresa.

• Coordinación, atención y seguimiento del “performance” o desempeño del personal de infraestructura con respecto a sus deberes laborales.

Dentro de este sistema de información gerencial (SIO), que se representara a través de este medio único de información “intranet” existirán otros sub sistemas encargados de tareas específicas, equipos de hardware y sistemas de software (propios y adquiridos), capacitación del personal laboral, que en conjunto contribuirán a el correcto funcionamiento de la intranet.

Conclusiones

Para concluir es necesario mencionar que toda esta propuesta en general persigue alinearse y contribuir al alcance de los objetivos macro de la organización dejando en evidencia que el manejo de la información en una empresa es de vital importancia y que desarrollando e implementando sistemas que permitan un correcto uso y manejo de dicha información es el camino correcto a recorrer. Por otra parte esta propuesta “piloto” se inicia en un área en especifico de la empresa la cual cuenta con muchas aéreas mas, luego de materializar esta propuesta, hacer pruebas y correcciones, debe replicarse en diferentes niveles de complejidad en otras áreas de la empresa y así conseguir una sinergia total en el manejo de la información en todos los aspectos, procedimientos y estándares de la organización