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Sistema de Ingresos y Egresos Escolares 2015-2016 1

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Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 1

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 2

........................................................................................................................................... 3

............................................................................................................................................ 5

................................... 7

................................... 7

4.1.- MÓDULO DE CUENTAS BANCARIAS. ............................................................................................................... 7 4.2.- MÓDULO DE INGRESOS. ............................................................................................................................ 10

4.2.1.- Cómo registrar un ingreso en la Cuenta Bancaria. ..................................................................... 11 4.2.1.1.- Procedimiento para registrar el Saldo Inicial. ......................................................................................... 11 4.2.1.2.- Procedimiento para registrar el Depósito en Garantía. .......................................................................... 14 4.2.1.3.- Procedimiento para registrar Tienda Escolar. ........................................................................................ 15 4.2.1.4.- Procedimiento para registrar Donativo. ................................................................................................. 16 4.2.1.5.- Estatus de los ingresos escolares en cuenta bancaria. ........................................................................... 18

4.2.2.- Cómo registrar un ingreso en Caja Escolar. ................................................................................ 18 4.2.2.1.- Procedimiento para registrar Tienda Escolar. ........................................................................................ 19 4.2.2.2.- Estatus de los ingresos escolares en caja escolar ................................................................................... 20

4.3.- MÓDULO DE EGRESOS. .............................................................................................................................. 21 4.3.1.- Cómo registrar un egreso en Cuenta Bancaria. .......................................................................... 22

4.3.1.1.- Procedimiento para validar facturas en el Portal del SAT. ..................................................................... 22 4.3.1.2.- Procedimiento para registrar un pago efectuado con cheque. .............................................................. 23

4.3.1.2.1.- Captura de cheque por Pago a proveedor y/o prestador de servicio. ............................................ 23 4.3.1.2.2.- Captura de cheque por concepto de Fondo Revolvente. ............................................................... 27 4.3.1.2.3.- Captura de comisiones bancarias para el proceso de conciliación bancaria .................................. 29 4.3.1.2.4.- Captura de cheques cancelados. .................................................................................................... 29 4.3.1.2.5.- Estatus de los egresos escolares en cuenta bancaria. .................................................................... 30 4.3.1.2.6.- Corrección de Pólizas de Egresos. ................................................................................................... 31

4.3.2.- Cómo registrar un egreso en Caja Escolar. ................................................................................. 32 4.3.2.1.- Procedimiento para registrar un pago en efectivo. ................................................................................ 32 4.3.2.2.- Procedimiento para registrar un egreso por concepto Depósito a Cuenta Bancaria. ............................ 35 4.3.2.3- Estatus de los egresos escolares en caja escolar. .................................................................................... 36

4.4.- MÓDULO CIERRE DE MES. ......................................................................................................................... 37 4.4.1- Procedimiento para generar Estado de Cuenta y realizar la Conciliación Bancaria. ..................... 38

4.4.1.1.- Captura de comisiones bancarias para el proceso de conciliación bancaria .......................................... 42 4.4.1.2.- Corrección de movimientos conciliados. ................................................................................................ 43

4.4.2- Cómo cerrar un mes para escuelas que administran sus recursos en efectivo. ............................. 43 4.5.- MÓDULO DE REPORTES. ............................................................................................................................ 43

4.5.1.- Reporte de ingresos. .................................................................................................................... 44 4.5.2.- Reporte de egresos. ..................................................................................................................... 45 4.5.3.- Reporte auxiliar de caja ............................................................................................................... 45 4.5.4.- Reporte de auxiliar de bancos ..................................................................................................... 46 4.6.5.- Reporte de ingresos y egresos de recursos ................................................................................. 47

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1. El Sistema de Ingresos y Egresos Escolares funciona con conexión a internet y su rapidez depende directamente de la velocidad contratada en Telmex o del proveedor del internet.

2. El administrador de los ingresos escolares debe contar con un usuario y contraseña propia la cual debe resguardar debidamente ya que los movimientos registrados son oficiales e impactarán en la rendición de cuentas. En caso de no contar con su contraseña le pedimos se comuniquen a USAE.

3. Todos los movimientos que se reflejan en el estado de cuenta del banco deben registrarse en el Sistema.

4. Es importante crear un expediente en una carpeta especial para los ingresos y egresos escolares con los recibos de ingresos, comprobantes fiscales de egresos, conciliaciones, estados de cuenta, etc., organizados por mes y resguardar la información en un lugar seguro.

5. Le pedimos que la información que registre en el Sistema sea capturado dentro del mismo mes en el que se realiza el ingreso o gasto, debiendo verificar que los datos sean correctos y definitivos antes de guardarlos en el sistema.

Acceso al Sistema. Para ingresar al Sistema, digite la siguiente dirección:

Escriba su Nombre de usuario y Contraseña y de clic en Entrar .

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Al ingresar al Sistema le mostrará la siguiente pantalla, debiendo seleccionar el Ciclo Escolar 2015-2016 y el módulo de Ingresos Propios.

Si es correcto el ciclo escolar 2015-2016 de clic en , en caso contrario seleccione en

para que lo regrese a la pantalla anterior y elija el ciclo escolar correcto.

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 5

En cada inicio de ciclo escolar al ingresar al Sistema, se le pedirá que ingrese los datos del Director

y/o Encargado del Centro Escolar, por lo que deberá capturarlos y elegir la función que

corresponda.

Si la escuela cuenta además con un Contralor Escolar deberá seleccionar .

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Capturar el nombre completo y elegir la función correcta, posteriormente dar clic en .

Una vez registrado los datos del Director y/o del Contralor Escolar de clic en .

Después de ingresar los datos de los Administradores de los Ingresos y Egresos Escolares al Sistema, ya puede iniciar con la captura de los registros contables del ciclo escolar correspondiente, atendiendo los siguientes pasos:

1. Seleccione el Ciclo Escolar: 2015-2016. 2. Elija el módulo de Ingresos Propios.

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A. Consta de cinco módulos: Ingresos, Egresos, Cuentas Bancarias, Cierre de mes y Reportes.

Para su mejor uso y comprensión se irán detallando el funcionamiento de cada módulo, en

el transcurso de la presente guía.

B. En la parte superior derecha encontrará el icono el cual le permitirá regresar a

la pantalla principal del Sistema y el botón cerrará la sesión del usuario.

4.1.- Módulo de Cuentas Bancarias. Todos los ingresos y egresos escolares se administrarán mediante una cuenta bancaria con las

instituciones autorizadas por la SEG, a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato. Antes de

cualquier registro de sus ingresos y/o gastos primeramente deberá capturar los datos de la cuenta

bancaria.

En el Módulo Cuentas Bancarias podrá dar de alta cuentas bancarias, consultar, modificar y

cancelar.

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Pasos a seguir para la creación de cuentas bancarias:

1. Después de entrar el ciclo escolar que eligió, de clic en la pestaña

posteriormente elija .

2. Seleccione el Tipo de Cuenta: “Cheques”, en Banco: la institución bancaria (BBVA,

Bancomer, Banamex, etc.), capture el Número de Cuenta y la Descripción de la Cuenta.

3. Posteriormente de clic en el botón para registrar los datos de los firmantes.

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4. Capture los datos de los firmantes, recuerde que la firma autorizada 1, se refiere a la

firma del Director. Al terminar pulse el botón .

5. Para dar de alta el segundo firmante es necesario repetir los pasos 3 y 4.

6. Para guardar los datos de la cuenta bancaria solo presione el botón y verá en el Sistema la cuenta creada.

El procedimiento de registro de cuenta se repetirá dependiendo de la cantidad de cuentas bancarias que tenga la escuela.

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4.2.- Módulo de Ingresos. Son ingresos escolares los que obtenga la escuela por concepto de: Tienda Escolar, Cooperativas Escolares, Donativos y aquellos conceptos autorizados por la Subsecretaría de Recursos Financieros y Materiales de la SEG al inicio de cada ciclo escolar. En el Módulo Ingresos podrá capturar las fichas de depósito (Ingresos en cuenta bancaria) y entradas en efectivo (Ingresos en Caja Escolar) que reciba la escuela. La pantalla del módulo de ingresos es la siguiente:

1. Nuevo: Permite registrar los ingresos que estén autorizados para el ciclo escolar. 2. Consultar: Permite consultar la información de un recibo previamente registrado en el

Sistema. 3. Cancelar: Permite anular los ingresos con estatus “Depositado”. 4. Recibo: Le mostrara el Recibo Oficial de Cobro para que sea sellado y firmado por la

escuela, el cual deberá entregar el original a la persona beneficiaria que se expresa en el comprobante.

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4.2.1.- Cómo registrar un ingreso en la Cuenta Bancaria.

4.2.1.1.- Procedimiento para registrar el Saldo Inicial. Al iniciar la captura de un nuevo ciclo escolar el primer registro que debe realizar es un ingreso por

el concepto de Saldo Inicial. El importe a registrar en el Sistema es la cantidad que aparece en su

estado de cuenta bancario del mes de julio. Dependiendo de la institución bancaria puede

encontrarlo con el concepto de “SALDO ANTERIOR” o “SALDO INICIAL”

Imagen 1. Ejemplo Estado de Cuenta

Para hacer el registro por concepto del Saldo Inicial debe seguir los siguientes pasos:

1. Pulse el menú , posteriormente el botón . 2. En la siguiente pantalla, seleccione la opción: “Un depósito en el banco”.

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3. Posteriormente capturará los datos del estado de cuenta bancario: a. En concepto debe ser: “Saldo Inicial”. b. La fecha por éste concepto debe ser: “01/07/2015”. c. En importe capture el saldo inicial que aparece en su estado de cuenta del banco

(ver Imagen 1). d. En observaciones indique por ejemplo: “saldo inicial al 01 de Julio de 2015”.

e. Verifique que los datos sean correctos y de clic en .

4. A continuación el Sistema le mostrara el detalle del recibo que anteriormente registro

y deberá dar clic en para imprimir el Recibo Oficial de Cobro.

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5. Imprima el Recibo Oficial de Cobro, llene los espacios de: NOMBRE Y FIRMA DEL CAJERO, SELLO DE LA ESCUELA. Para regresar a la pantalla anterior de clic en la flecha superior izquierda del navegador tal como se muestra en la siguiente imagen.

6. Para regresar al módulo de ingresos presione el botón .

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4.2.1.2.- Procedimiento para registrar el Depósito en Garantía.

Recuerde que el importe por Depósito en Garantía no es un ingreso propio de la escuela y que se

devolverá al Prestador del Servicio de la Tienda Escolar al término del contrato, por lo cual no

podrá gastarlo.

Para realizar el registro por concepto de Depósito en Garantía debe contar con la ficha de depósito

que le expidió el banco y seguir los siguientes puntos:

1. Pulse el menú , después el botón . 2. Seleccione la opción: “Un depósito en el banco”.

3. Seleccione el concepto “Depósito en Garantía”, agregue los datos solicitados en el Sistema, como la fecha de la ficha de depósito, el importe, número de comprobante, etc.

Art.29 Frac IX.- Son obligaciones de los prestadores del servicio de la tienda

escolar:

IX. Depositar en garantía el equivalente a un mes de las cuotas de

recuperación previstas”

(Lineamientos para la Constitución y Funcionamiento de las Tiendas

Escolares de las Instituciones Educativas Dependientes de la Secretaría

de Educación de Guanajuato.)

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4. Verifique que los datos sean correctos y de clic en .

5. Una vez que registre el Depósito en Garantía imprima el Recibo Oficial de Cobro el cual deberá ser firmado y sellado por la escuela, entregar el original a la persona beneficiaria que se expresa en el comprobante y la copia anexarla al expediente físico de la escuela. Para regresar a la pantalla anterior de clic en la flecha superior izquierda del navegador (Ver página 13).

4.2.1.3.- Procedimiento para registrar Tienda Escolar. Si la cuota diaria de la Tienda Escolar no supera al monto de 20 salarios mínimos vigentes en el

Estado de Guanajuato es decir $1,402.00 (importe vigente a partir del 01/10/2015), el dinero lo

puede depositar a la cuenta bancaria el último día hábil de la semana, en caso contrario deberá

hacer el depósito diariamente en la cuenta de banco de la escuela.

Para realizar el registro por concepto de Tienda Escolar debe contar con la ficha de depósito y

seguir los siguientes puntos:

1. Pulse el menú , después el botón . 2. Seleccione la opción “Un depósito en el banco”.

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3. Posteriormente capture los datos que le solicita el sistema: a. Concepto que debe ser: “Tienda Escolar”. b. La fecha por éste concepto debe ser la que muestra la ficha de depósito. c. Al igual que en el punto anterior el importe debe ser la cantidad de la ficha de

depósito. d. Escriba el nombre del Prestador del Servicio de la Tienda Escolar. e. Indique el periodo al que corresponde el depósito, por ejemplo, si el dinero es

depositado diariamente la fecha inicial y final será la misma.

f. Verifique que sean correctos los datos y de clic en .

4. Después de realizar el registro por concepto de Tienda Escolar deberá imprimir el Recibo

Oficial de Cobro y atender los pasos a seguir que se indican en la página 13.

4.2.1.4.- Procedimiento para registrar Donativo. Para registrar un ingreso por concepto de Donativo siga los siguientes pasos:

1. Pulse el menú , después el botón . 2. Seleccione la opción “Un depósito en el banco”.

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3. En la siguiente pantalla capturará los datos de la ficha de depósito:

a. Concepto que debe ser: “Donativos”. b. La fecha por éste concepto debe ser la que muestra la ficha de depósito. c. Al igual que en el punto anterior el importe debe ser la cantidad de la ficha. d. Debe capturar la fecha y hora de la ficha del depósito. e. Capture en nombre del donador. f. Seleccione de quien recibió el donativo: Asociación de Padres de Familia, Gobierno

Municipal, Iniciativa Privada, etc.

g. Verifique que sean correctos los datos y de clic en .

4. Después de realizar el registro por concepto de Donativos deberá imprimir el Recibo

Oficial de Cobro y atender los pasos a seguir que se indican en la página 13.

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5.

4.2.1.5.- Estatus de los ingresos escolares en cuenta bancaria. Los estatus que presentarán los ingresos son los siguientes:

1. Depositado: Al realizar el registro del ingreso aparecerá de manera automática con éste estatus, lo que significa que se encuentra registrado en Sistema.

2. Conciliado: Significa que los ingresos ya fueron reconocidos en el estado de cuenta bancario y agregados a las conciliaciones banacarias en el sistema.

3. Cancelado: Es cuando el ingreso fue capturado erróneamente por lo que se cancela el recibo para que no afecte el saldo del sistema y poder capturar de nuevo el movimiento.

4.2.2.- Cómo registrar un ingreso en Caja Escolar. Se recomienda que los únicos ingresos en efectivo administrados en la Caja Escolar sean por los

siguientes conceptos:

Fondo Revolvente: Este ingreso se crea automáticamente al generar un egreso en Bancos

por dicho concepto, por lo que sí existe error en el recibo debe cancelar el egreso desde la

cuenta de bancos y el ingreso en caja.

Tienda Escolar: Solo en caso de que la Cuota Diaria de la escuela sea menor a $1,402.00

(20 Salarios Mínimos del Estado de Guanajuato), el dinero recaudado será resguardado en

la Caja Escolar y tendrá que depositarlo en la cuenta bancaria de la escuela el último día

hábil de la semana.

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4.2.2.1.- Procedimiento para registrar Tienda Escolar.

Para registrar un ingreso por concepto de Tienda Escolar siga los siguientes pasos:

1. Pulse el menú , después el botón . 2. En la siguiente pantalla seleccione la opción “En Efectivo”.

3. En la siguiente pantalla capturará los datos:

a. Concepto que debe ser: “Tienda Escolar”. b. La fecha en que recibe el efectivo. c. Capture la cantidad recibida. d. Escriba el nombre del Prestador del Servicio de la Tienda Escolar. e. Indique el periodo al que corresponde el importe recibido.

f. Verifique que sean correctos los datos y de clic en .

6. Después de realizar el registro por concepto de Tienda Escolar en la cuenta de Caja Escolar deberá imprimir el Recibo Oficial de Cobro (ver página 13).

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4.2.2.2.- Estatus de los ingresos escolares en caja escolar

Los estatus para los ingresos son los siguientes: 1. Depositado: Al realizar el registro del ingreso aparecerá de manera automática con

éste estatus, lo que significa que se encuentra registrado en Sistema. 2. Cancelado: Es cuando el ingreso fue capturado erróneamente por lo que se cancela el

recibo para que no afecte el saldo del sistema y poder capturar de nuevo el movimiento.

Los movimientos de Caja Escolar no forman parte de las conciliaciones bancarias.

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4.3.- Módulo de Egresos. Son egresos escolares los gastos realizados por las instituciones educativas en cumplimiento de los

objetivos y metas durante un ciclo escolar.

En el Módulo Egresos podrá capturar las compras con cheque o efectivo que realice durante el período escolar, así como también cargos que aparezcan en su estado de cuenta bancario. El menú de opciones de la pantalla de egresos es el siguiente:

1. Nuevo: Permite registrar pagos de proveedores y/o prestadores de servicios, comisiones

bancarias, fondo revolvente, reintegros, cheques cancelados, entre otros. 2. Consultar: Permite consultar la información de pólizas previamente registradas en el

Sistema. 3. Cancelar: Permite anular las pólizas registradas con status “Transito”. 4. Invalidar: Permite corregir los datos de las pólizas de egresos. Para los egresos por

concepto de fondo revolvente no se podrá utilizar esta opción, por lo que deberá cancelar el egreso y capturar nuevamente el cheque.

5. Póliza: Imprime la póliza del gasto que capturó en el Sistema para que el beneficiario del cheque le firme de recibido al momento de entregarle el pago.

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4.3.1.- Cómo registrar un egreso en Cuenta Bancaria. Antes de emitir un cheque para realizar el pago al proveedor asegúrese de:

Contar con saldo suficiente en la cuenta bancaria de la escuela para cubrir el importe del cheque.

El beneficiario del cheque deberá ser a nombre del proveedor o razón social que aparece en la factura. No se podrán emitir cheques “Al portador”.

Es muy importante que vaya anotando el saldo bancario en el talonario de la chequera a fin de que tenga un mejor control sobre el dinero disponible en el banco.

Verificar que los artículos adquiridos y/o servicios contratados sean los que se especifican en la factura.

En caso de bienes de equipo técnico tales como computadoras, televisores, videoproyectores, impresoras, etc. La factura deberá describir además: marca, modelo y número de serie por cada artículo.

Que la factura esté con los datos de: Gobierno del Estado de Guanajuato.

Validar que la factura éste vigente en el portal del SAT.

4.3.1.1.- Procedimiento para validar facturas en el Portal del SAT.

Las facturas que usted recibe de sus compras realizadas ahora se le denominan Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) y los cuales deberá validar su autenticidad mediante el portal del SAT, por lo que para hacer la verificación siga los siguientes pasos:

A. Ingrese a: https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx B. Llene los campos que le piden:

1. Folio Fiscal el cual consta de 32 caracteres alfanuméricos. Capture solo letras y números.

2. Escriba el RFC del proveedor. 3. El RFC Receptor siempre será el de Gobierno del Estado de Guanajuato. 4. Digite los números que aparecen en el recuadro gris. 5. De click en Verificar CFDI.

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C. Deberá verificar que los datos que aparecen en su factura sean iguales a los que aparezcan en la pantalla. De igual forma debe asegurarse que el recuadro de Estado de CFDI siempre diga Vigente, en caso de que diga cancelado deberá ponerse inmediatamente en contacto con el proveedor y pedirle que le cambie la factura. Después deberá imprimirlo y guardarlo en el expediente de la escuela.

Después validar la factura ahora si podrá expedir el cheque al proveedor y realizar el registro en

Sistema

4.3.1.2.- Procedimiento para registrar un pago efectuado con cheque.

4.3.1.2.1.- Captura de cheque por Pago a proveedor y/o prestador de servicio.

Para hacer el registro del cheque debe seguir los siguientes pasos:

1. Pulse el menú , posteriormente el botón .

2. En la siguiente pantalla, seleccione la opción: “Pago con Cheque”.

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3. Seleccione el tipo de egreso. 4. Capture la fecha de expedición del cheque. 5. Registre el importe que corresponda al pago.

6. En observaciones señale de manera general la compra y después pulse el botón , para seguir capturando los datos del el egreso.

7. Capture el número de cheque. 8. En el campo tipo de documento soporte seleccione: “Factura”. 9. Capture el número de la factura. 10. En la fecha de caducidad de la factura agregue el día en que realice la captura del

cheque. 11. En beneficiario escriba el nombre del proveedor o prestador de servicio a quien

expidió el cheque.

12. Para agregar los artículos adquiridos presione el botón .

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 25

13. En la opción “Descripción”, describa en una palabra el bien o servicio, por ejemplo

“Escritorio” y pulse el botón para que despliegue los bienes y/o servicios relacionados con la palabra.

14. En el Sistema solo se puede visualizar 10 artículos en la pantalla por lo que usted

puede auxiliarse con la flechas de desplazamiento para buscar el bien a capturar. Una vez que ubique el bien, seleccione el artículo.

15. Capture el costo unitario y la cantidad de artículos. Para artículos inventariables el sistema le pedirá registrar la marca, modelo y el número de serie que se describen en la factura.

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16. En caso de que la factura ampare más de un artículo diferente, de clic en el botón

y repita el procedimiento desde el paso 13.

17. Posteriormente pulse el botón .

18. Para finalizar pulse el botón , el sistema emitirá el formato que deberá imprimirse para ser firmado por el proveedor al momento de entregarle el cheque. Para regresar al módulo de egresos de clic en la flecha de la parte superior izquierda de la pantalla y continúe con la captura de sus egresos atendiendo los pasos anteriormente mencionados.

A partir del ciclo 2015-2016 el Sistema de Ingresos y Egresos Escolares está

ligado al Sistema de Inventarios y Almacén (SINA), por lo que cada registro

de egresos que contengan compra de artículos inventariables, pasarán

directamente a SINA.

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4.3.1.2.2.- Captura de cheque por concepto de Fondo Revolvente.

Las escuelas podrán crear un Fondo Revolvente por una cantidad límite a 25 salarios mínimos diarios vigentes en el estado ($70.10) es decir $1,752.50 importe vigente a partir del 01 de octubre de 2015.

Recuerde que el dinero del Fondo Revolvente solo será para cubrir gastos de carácter urgente y de poca cuantía.

El cheque para la creación del fondo revolvente deberá ser emitido a nombre del Administrador de los Ingresos y Egresos Escolares. Así mismo la reposición del fondo revolvente podrá realizarse cada vez que se requiera y previa comprobación de por lo menos el ochenta por ciento del mismo.

Para hacer el registro del egreso por concepto de Fondo Revolvente debe seguir los siguientes

pasos:

Pulse el menú , posteriormente el botón .

1. Seleccione la opción: “Pago con Cheque”, como se muestra en la siguiente pantalla.

2. Posteriormente seleccione en Tipo de egreso: “Fondo Revolvente”, capture la fecha y el importe del cheque, en el campo de observaciones indique si es creación o

reposición del fondo revolvente, a continuación de clic en el botón .

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3. Agregue los datos del número del cheque y beneficiario. Para finalizar pulse el botón

.

4. Posteriormente pulse el botón , el sistema emitirá el formato que deberá imprimirse para ser firmado por el Administrador de los Ingresos y Egresos Escolares y archivarlo en el expediente de la escuela. Para regresar al módulo de egresos de clic en la flecha de la parte superior izquierda de la página de internet y continúe con la capture la captura de sus egresos.

Al capturar un egreso de la Cuenta Bancaria por concepto de Fondo Revolvente automáticamente se generará un ingreso con los mismos datos en la Cuenta de Caja Escolar. En caso de cancelar el registro del Cheque por Fondo Revolvente deberá ir al módulo de ingreso y cancelar el movimiento que generó el Sistema de forma automática en la Caja Escolar.

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 29

4.3.1.2.3.- Captura de comisiones bancarias para el proceso de conciliación bancaria

Las comisiones bancarias son cargos que realiza el Banco por conceptos como: rebote de cheque,

manejo de cuenta, etc., en caso de contar con estos movimientos le pido que se ponga en

contacto con la USAE para que le indique el procedimiento a seguir.

Al igual que cualquier egreso las comisiones deben registrarse de la siguiente manera:

1. Acceda al menú , pulse el botón . 2. Seleccione “Pago con Cheque”

3. De su Estado de Cuenta, sume la comisión bancaria y el IVA, ingrese esta cantidad en el

cuadro “Importe”, posteriormente pulse el botón 4. Si el estado de cuenta contiene más de una comisión, realice nuevamente el

procedimiento para registrar cada una.

4.3.1.2.4.- Captura de cheques cancelados.

La cancelación de un cheque se realiza cuando éste se encuentra roto, mal elaborado, extraviado o cuando no se entregue al proveedor o prestador de servicios. Para registrarlo debe seguir el siguiente procedimiento:

1. De clic en el botón de la pantalla principal de egresos. Después seleccione Pago con cheque:

2. Seleccione cheque cancelado físicamente, ingrese fecha e importe (0.00) y de clic en el

botón

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 30

3. En la siguiente pantalla seleccione el motivo de la cancelación del cheque. 4. Para cancelar un cheque, el número inicial y final es el mismo (ver el ejemplo), si se

van a cancelar dos o más, especifique, por ejemplo inicial 59 al 65, por lo tanto se cancelarán 7 cheques.

5. Para finalizar de clic en el botón .

4.3.1.2.5.- Estatus de los egresos escolares en cuenta bancaria.

Los estatus que presentarán los egresos son los siguientes: 1. Transito: Al realizar el registro del egreso aparecerá de manera automática con éste

estatus lo que significa que se encuentra registrado en Sistema. 2. Conciliado: Significa que los egresos ya fueron reconocidos en el estado de cuenta

bancario y agregados a las conciliaciones en el sistema. 3. Cancelado: Es cuando el egreso fue capturado erróneamente por lo que se cancela la

póliza para que no afecte el saldo del sistema y poder capturar de nuevo el movimiento.

Siempre agregue el número inicial y final de los cheques a cancelar, ya

que si solo agrega el número final cancelarán todos los cheques anteriores

a este.

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 31

4.3.1.2.6.- Corrección de Pólizas de Egresos.

El sistema permite corregir los egresos mal registrados sin necesidad de cancelarlos a fin de que el número de cheque corresponda al que físicamente fue emitido.

La opción invalidar , permite captura nuevamente los datos con la información correcta. Para corregir algún registro de egreso es necesario seguir el siguiente proceso:

1. El egreso debe estar en estatus Tránsito.

2. Seleccione el egreso incorrecto y pulse .

3. En las siguientes pantallas capture nuevamente el egreso. Si tiene alguna duda siga los pasos de mencionados en el punto 4.3.1.2.

4. Importante VERIFICAR al realizar la corrección QUE EL NUMERO DE CHEQUE CORRESPONDA con el que físicamente fue emitido, ya que de lo contrario el sistema le dará por default el inmediato siguiente.

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4.3.2.- Cómo registrar un egreso en Caja Escolar.

4.3.2.1.- Procedimiento para registrar un pago en efectivo. Recuerde que para realizar un pago en efectivo es necesario contar con la factura.

Para el registro del gasto en efectivo debe seguir los siguientes pasos:

1. Pulse el menú , posteriormente el botón . 2. En la siguiente pantalla, seleccione la opción: “Pago en Efectivo”.

3. Seleccione el tipo de egreso. 4. Capture la fecha en que realizó el egreso de Caja Escolar. 5. Registre el importe que corresponda al pago en efectivo. 6. En observaciones señale las especificaciones de la compra y después pulse el botón

.

7. En el campo tipo de documento soporte seleccione: “Factura”. 8. Registre el número de la factura. 9. En la fecha de caducidad de la factura agregue el día en que realice la captura del gasto. 10. En beneficiario escriba el nombre del proveedor o razón social que aparece en la factura.

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 33

Para agregar los artículos adquiridos presione el botón .

11. En la opción “Descripción”, escriba en una palabra el bien o servicio, por ejemplo

“Oficina”, pulse el botón para que despliegue los bienes y/o servicios relacionados.

12. Seleccione el artículo que se especifica en la factura.

Sistema de Ingresos y Egresos Esco lares 2015 -2016 34

13. Capture el costo unitario y cantidad de artículos. En caso de bienes inventariables el sistema le solicitará la Marca, Modelo y Número de Serie, por consiguiente no podrá realizar captura masiva, por lo que deberá registrar artículo por artículo.

A continuación de clic en el botón continuar .

En caso de que la factura ampare más de un artículo diferente, de clic en el botón y repita el procedimiento desde el paso 11.

15. Para finalizar pulse el botón .

16. En la siguiente pantalla pulse el botón , el sistema emitirá el formato que deberá imprimirse para que sea firmado por el proveedor al momento de entregarle el pago. Para regresar al módulo de egresos de clic en la flecha superior del lado izquierdo de su pantalla.

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4.3.2.2.- Procedimiento para registrar un egreso por concepto

Depósito a Cuenta Bancaria. Cuando los ingresos escolares sean menores a veinte salarios mínimos diarios vigentes en el

Estado de Guanajuato, el Administrador resguardará el dinero en la Caja Escolar de la escuela,

debiendo hacer el depósito el último día hábil de la semana en la cuenta bancaria que

corresponda a la institución educativa.

Para hacer el registro por concepto Depósito a Cuenta Bancaria debe seguir los siguientes pasos:

1. Pulse el menú , posteriormente el botón . 2. Seleccione la opción: “Pago en Efectivo”, como se muestra en la siguiente pantalla.

3. Seleccione el tipo de egreso: “Depósito a Cuenta Bancaria”. 4. Capture la fecha de la ficha de depósito. 5. Registre el importe que corresponda depósito. 6. En observaciones señale el periodo de los ingresos de las cuotas escolares y después

pulse el botón .

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7. Capture el Número de la Ficha de Depósito, verifique que los datos sean correctos y

pulse botón registrar .

4.3.2.3- Estatus de los egresos escolares en caja escolar.

Los estatus para los egresos son los siguientes:

1. Transito: Al realizar el registro del egreso aparecerá de manera automática con éste estatus, lo que significa que se encuentra registrado en Sistema.

2. Cancelado: Es cuando el egreso fue capturado erróneamente por lo que se cancela la póliza para que no afecte el saldo del sistema y poder capturar de nuevo el movimiento.

Al capturar un egreso de la Cuenta de Caja Escolar por concepto de Depósito a Cuenta Bancaria automáticamente se generará un ingreso con los mismos datos en la Cuenta de Bancos, por lo que sí existe error en el registro del egreso, es necesario cancelar el egreso y el ingreso que se generó en la cuenta de bancos.

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4.4.- Módulo Cierre de Mes. Este módulo permite realizar las conciliaciones bancarias, por lo que deberá considerar lo siguiente:

Las conciliaciones solo se elaboran por la cuenta bancaria que se dio de alta en el Sistema. Por Caja Escolar no se realizan conciliaciones.

Contar con el estado de cuenta físico del banco.

Asegúrese que todas las fichas de depósito estén capturadas en el módulo de Ingresos.

De la misma manera verifique que los cheques que fueron expedidos se encuentren registrados en el Modulo de Egresos.

En caso de cobros por comisiones bancarias verifique que las haya registrado. Al seleccionar el módulo Cierre de Mes la pantalla Estado de Cuenta Bancaria tiene las siguientes opciones:

1. Nuevo: Permite generar un nuevo estado de cuenta. Los estados de cuenta son por mes por lo que tendrá que generar 12 en cada ciclo escolar, es decir de Julio 2015 hasta Junio 2016.

2. Consultar: Permite consultar los movimientos que contiene el estado de cuenta ya registrado en Sistema.

3. Modificar: Permite eliminar o agregar pólizas y/o recibos en el estado de cuenta del Sistema.

4. Reporte: Genera el Reporte del Estado de Cuenta, donde muestra el resumen de las operaciones realizadas en el mes, saldos, entre otros.

5. Conciliar: Envía a la pantalla Conciliación Bancaria para que realice la conciliación mensual del estado de cuenta.

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4.4.1- Procedimiento para generar Estado de Cuenta y realizar la Conciliación Bancaria.

1. Ingrese al menú , pulse el botón 2. De su estado de cuenta bancario, capture el saldo inicial, fecha inicial y final, recuerde que

es por el mes completo, pulse el botón .

Para efecto del ejemplo registramos como fecha inicial 1 de julio y final 31 de julio de 2015. 3. Posteriormente le aparecerán las siguientes opciones:

a. Agregar Recibo: Enlista todos los recibos capturados en el módulo de ingresos con estatus depositado.

b. Agregar Póliza: Muestra todas las pólizas capturadas en el módulo de egresos con estatus Transito.

c. Eliminar: Permite quitar de los movimientos del estado de cuenta del Sistema que no se encuentran en el estado de cuenta de la institución bancaria de la escuela.

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4. Pulse el botón , seleccione todos los ingresos que aparecen en el estado de

cuenta del banco y pulse el botón .

5. En la siguiente pantalla le muestra el o los recibos que agregó en el punto 4.

6. Presione el botón , para que el sistema muestre los cheques registrados son estatus Transito. No aparecerán los que tengan estatus Cancelado y/o Conciliado.

7. Seleccione todos los egresos que aparecen en el Estado de Cuenta y al terminar pulse el

botón

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8. En caso de agregar incorrectamente un recibo o una póliza, selecciónelo y de clic en el

botón . Los registros deben ser eliminados uno a uno. 9. Una vez que el Saldo Final del estado de cuenta del Sistema coincida con el Bancario

presione el botón . 10. El Sistema lo regresara a la pantalla inicial del módulo Cierre de mes. Notara que el estatus

del Estado de Cuenta se encuentra como Pendiente, por lo que deberá dar click en .

Una vez añadidos TODOS LOS MOVIMIENTOS QUE APARECEN EN EL ESTADO DE

CUENTA, se debe verificar que el Saldo Final del sistema coincida con el del

Estado de Cuenta físico del banco. Si no es igual se deberá verificar los registros

hasta que coincidan.

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11. Seleccione el estado de cuenta y de click en .

12. En la siguiente pantalla el sistema le genera el formato de la Conciliación Bancaria mensual

el cual deberá imprimir, firmar, sellar y anexarlo al expediente escolar. Para regresar a la pantalla anterior de click en la flecha del navegador.

13. Podrá verificar que el estatus cambio a Conciliado por lo que el proceso fue correcto.

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4.4.1.1.- Captura de comisiones bancarias para el proceso de conciliación bancaria

A continuación se describe el proceso a seguir para registrar las comisiones bancarias.

5. Acceda al menú , pulse el botón . 6. Seleccione “Pago con Cheque”

7. De su Estado de Cuenta, sume la comisión bancaria y el IVA, ingrese esta cantidad en el

cuadro “Importe”, posteriormente pulse el botón 8. Si el Estado de Cuenta contiene más de una comisión, realice nuevamente el

procedimiento para registrar cada una.

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4.4.1.2.- Corrección de movimientos conciliados.

El sistema permite corregir los movimientos registrados erróneamente, cuando su status no es “conciliado.” El status “conciliado” significa que el ingreso o egreso se integró a un “Estado de Cuenta” que posteriormente se concilió.

Para poder corregir estos movimientos es necesario ir al menú posteriormente ,

elegir el mes que en el que se encuentra el ingreso o egreso seleccionarlo, una vez dentro y pulsar el botón “Eliminar” quitar el movimiento del Estado de Cuenta, y agregar el movimiento correcto. Al terminar deberá completar el Estado de Cuenta y volver a conciliar. Este procedimiento puede llegar a ser un poco complicado, le sugerimos acudir a USAE para que le asesoren y se pueda tener la información correcta.

4.4.2- Cómo cerrar un mes para escuelas que administran sus recursos en efectivo. 1. Asegurarse de haber registrado la totalidad de ingresos y egresos del mes. 2. Genere e imprima los siguientes reportes:

Reporte auxiliar de caja

Reporte auxiliar bancario

Reporte de ingresos

Reporte de egresos

Reporte de ingresos y egresos de recursos. 3. Archive la documentación y proceda a capturar los ingresos y egresos del mes siguiente.

4.5.- Módulo de Reportes. Los reportes muestran la información capturada previamente, de forma ordenada y en formatos establecidos. Es importante mencionar que los reportes no solo se deben generar para cumplir con las obligaciones que se marcan en el Lineamiento de ingresos y Egresos Escolares, sino que permite tomar decisiones de forma útil y oportuna. Los reportes a generar mensualmente son:

Reporte de Auxiliar de Caja.

Reporte de Auxiliar Bancario.

Reporte de Ingresos

Reporte de Egresos.

Conciliaciones Bancarias.

Reporte de Ingresos y Egresos de Recursos (detallado).

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4.5.1.- Reporte de ingresos. El Sistema emite reportes de los ingresos recibidos en la escuela por periodos determinados. Para generar el reporte de ingresos siga con los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú . 2. En Cuenta puede seleccionar: “Todas” o por cuenta bancaria o caja escolar. Dependiendo

de la selección le mostrara únicamente los movimientos que fueron registrados. 3. En Reporte seleccione: “Ingresos” 4. Capture las fechas del periodo que requiere en el reporte. 5. En Tipo de Ingresos seleccione: “Todos”, esta opción le emitirá el reporte considerando la

totalidad de los ingresos registrados. Puede seleccionar un solo tipo de ingreso, por ejemplo, “Donativos” y este le reportará únicamente los ingresos por este concepto.

6. Presione el botón

7. El sistema emitirá el siguiente reporte.

Imprima el reporte para agregar a sus controles y presentarlo en las revisiones financieras ante USAE.

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4.5.2.- Reporte de egresos. Al igual que para ingresos, el Sistema permite emitir reportes para todos registros por diferentes conceptos de gastos o pagos hechos por la escuela de periodos determinados. A fin de emitir este reporte siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú . 2. En Cuenta: “Todas” o puede seleccionar una solo cuenta bancaria o caja escolar y el

reporte le mostrará únicamente los egresos de esta cuenta. 3. En Reporte seleccione: Egresos 4. Capture las fechas del periodo de reporte. 5. En Tipo de Egresos seleccione “Todos”, esta opción le emitirá el reporte considerando la

totalidad de egresos registrados. Asimismo puede seleccionar un solo tipo de egreso, por ejemplo, “Pago a proveedor y/o prestador de servicio” y únicamente reportara este concepto.

6. Presione el botón .

Imprima el reporte para agregar a sus controles y presentarlo en las revisiones financieras ante USAE.

4.5.3.- Reporte auxiliar de caja El sistema controla automáticamente el efectivo manejado por la escuela, ya sea por cobros efectuados de manera directa o bien por la creación de un fondo revolvente. El reporte tiene las columnas:

Ingresos.- Son todas las entradas en efectivo

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Egresos.- Son los pagos hechos en efectivo por la escuela

Saldo.- Representa la diferencia entre los ingresos y egresos en efectivo y representa el efectivo que la escuela debe tener físicamente.

Para emitir el reporte:

1. Seleccione el menú . 2. En Cuenta seleccione: “Caja”. 3. En Reporte seleccione: “Auxiliar de caja”. 4. Capture las fechas del periodo del reporte, generalmente debe ser el mes completo.

5. Presione el botón . 6. El sistema emitirá un reporte como el siguiente.

7. Verifique los movimientos existentes. 8. Imprima el reporte para agregar a sus controles y preséntelo en las revisiones financieras

ante USAE.

4.5.4.- Reporte de auxiliar de bancos El reporte contienen las siguientes columnas:

Abonos.- Son todos los depósitos de la cuenta.

Cargos.- Son los pagos hechos con cheque y otros cargos como comisiones bancarias.

Saldo.- Representa la diferencia entre los ingresos y egresos en la cuenta de bancaria. Para generar este reporte siga los siguientes pasos:

1. Seleccione el menú . 2. Elija: la cuenta bancaria de la cual requiere emitir el reporte. 3. En Reporte seleccione: “Auxiliar Bancario”. 4. Seleccione el periodo de reporte, generalmente debe ser el mes completo.

5. Presione el botón

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El sistema emitirá un reporte parecido al siguiente.

Imprima el reporte para agregar a sus controles y presentarlo en las revisiones financieras ante USAE.

4.6.5.- Reporte de ingresos y egresos de recursos El Reporte de Ingresos y Egresos de Recursos, permite conocer a detalle todos los movimientos financieros que ha tenido la escuela en un periodo determinado. Permite visualizar como se han gestionado los recursos en función al Lineamiento de Ingresos y Egresos Escolares, por componentes, por tipo de ingreso, etc. Éste informe se generará por mes y semestre, así mismo deberá ir firmado y sellado por el Administrador de los Ingresos y Egresos Escolares. Los pasos a seguir para emitir dicho reporte son los siguientes:

1. Seleccione el menú . 2. En Cuenta seleccione: “Todas”. 3. En Reporte seleccione: “Ingresos y Egresos de Recursos”. 4. Seleccione el periodo de reporte.

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5. En la opción Desglose del Reporte en la modalidad “Concentrado” se muestra de manera general los ingresos y egresos de la escuela; en “Detallado” la información se muestra por subcomponentes autorizados en el Lineamiento de Ingresos y Egresos Escolares.

6. Para finalizar pulse el botón , el imprima.

Imprima el reporte para agregar a sus controles y presentarlo en las revisiones financieras ante USAE.

Le sugerimos acudir a la USAE de su municipio en

caso de que tenga dudas sobre el uso del

presente Manual.

Subsecretaría de Recursos Financieros y

Materiales Dirección General de Tesorería

Dirección de Ingresos