sistema de mejor gestiÓn “simege” universidad nacional de colombia
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SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN“SIMEGE”
Universidad Nacional de Colombia
SIMEGE
La operación del modelo busca “contribuir al mejoramiento
de la gestión académico administrativa de la Universidad
mediante la adaptación e implementación articulada del
sistema de gestión de calidad, el modelo estándar de control
interno y el sistema de desarrollo administrativo, en el marco
del “proyecto Multisedes” y del proceso de acreditación
institucional”.
El SIMEGE tiene como meta la
“Implementación del modelo” para
articular esfuerzos en materia de
mejoramiento organizacional de las
diversas áreas que hacen parte de
la gestión Universitaria logrando un
proceso de Mejoramiento
Continúo.
Transparencia
Confianza
Oportunidad
Equidad
Liderazgo
Eficiencia
META DEL SISTEMA
1) Enfoque a la comunidad interna y externa
2) Liderazgo
3) Participación activa de los docentes y personal administrativo
4) Enfoque basado en procesos
5) Enfoque de sistema para la gestión
6) Mejora continúa
7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
8) Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor
9) Coordinación, cooperación y articulación
10)Transparencia
PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓNPRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓN
¿POR QUÉ SIMEGE?
La Universidad Nacional de Colombia, en su compromiso de
excelencia consideró necesario CREAR un Sistema de Mejor
Gestión, en el cual se armonizan los propósitos de la institución
y sus compromisos de mejoramiento permanente fundamentado
en la calidad, el servicio y el autocontrol.
¿PARA QUÉ SIMEGE?
• Para contribuir al mejoramiento de la gestión académico – administrativa de la Universidad.
• Para convocar a la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestión de la Institución
•Para detectar los trámites percibidos como engorrosos ó inconvenientes en la Universidad y realizar cambios que permitan agilizarlos y simplificarlos.
•Para respaldar y articular alternativas aisladas que buscan el mejoramiento de la gestión.
Reforma Académica
Acreditación institucional
ReformaOrganizacional
PropuestaMultisedes
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)Modelo Estándar de Control Interno (MECI)
Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)
SIMEGE
BENEFICIOS DEL SIMEGE
Apoyar la sistematización de los procesos y de la información.
Orientar prácticas a la comunidad académica.
Modernizar la Universidad.
Permite mantener la identidad y la imagen institucional.
Orienta la interacción entre la comunidad universitaria y entre ésta y
la sociedad.
La Universidad Nacional de Colombia gana gobernabilidad.
Oportunidad y calidad en lo cotidiano.
Gana el control social y la participación ciudadana.
BENEFICIARIOS del SIMEGE
Estudiantes Docentes Administrativos La Universidad Nacional de Colombia como Institución Otras instituciones de Educación Superior El Sistema educativo del país.
IMPACTO delIMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDADEN LA UNIVERSIDAD
Será la beneficiaria de un proceso de cambio constante Será reconocida por altos estándares de Gestión Dará respuesta a requerimientos personales con procesos
organizados Brindará oportunidad y calidad en lo cotidiano Gana el control social y en participación ciudadana Los facilitadores tienen el compromiso de liderar, impulsar y
promover una apropiación y concientización técnica y cultural frente al cambio organizacional deseado.
GANA EN GOBERNABILIDAD
UTILIDAD DEL SIMEGE?
• Las necesidades de la comunidad interna y externa son escuchadas y atendidas atendidas y están en línea con las de la Universidad.
• Se establece un sistema de indicadores que permitirá el seguimiento y la medición de objetivos, metas, compromisos.
• Faculta al personal de la Institución a que tome decisiones, sea propositivo y participativo.
• Permite la orientación de procesos, no de áreas• Personal más capacitado en temas relacionados con la Gestión • Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca calidad• Se implementa la calidad como una forma de vida
ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y EXTERNAEXTERNA
La razón de ser de la Universidad es prestar un servicio dirigido a satisfacer a la comunidad interna y externa. Por lo tanto, es fundamental que se comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de estas comunidades, que cumpla con sus requerimientos y que se esfuercen por cumplir sus expectativas.
PAIS
COMUNIDAD INT Y EXT
SIMEGESIMEGE EN LO OPERATIVO EN LO OPERATIVO
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
• Determinar necesidades y expectativas de la Universidad y de la comunidad interna y externa.
• Establecer política y objetivos de Calidad
• Determinar procesos y responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos
• Establecer medidas de eficiencia, eficacia y efectividad de cada proceso y servidor perteneciente a la Universidad Nacional.
• Establecer y aplicar procesos de mejora continúa
SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:
SIMEGESIMEGE
SISTEDASistema de Desarrollo
Administrativo
SISTEDASistema de Desarrollo
Administrativo
MECIModelo
Estándar de Control Interno
MECIModelo
Estándar de Control Interno
Acreditación Institucional
y de programas curriculares
SGCSistema de gestión de la Calidad
HERRAMIENTAS A HERRAMIENTAS A APLICARAPLICAR
SIMEGESIMEGE
SGCSistema de gestión de la Calidad
HERRAMIENTAS A APLICARHERRAMIENTAS A APLICAR
El Sistema de Gestión de la Calidad es un conjunto de elementos interrelacionados de una organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en busca de la satisfacción de sus clientes internos y externos.
Promueve la adopción de un enfoque basado en procesos ya que bajo este enfoque tiene como ventaja el control continúo sobre los procesos individuales y sobre su interacción
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
Sistema de Gestión de la Calidad Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004NTCGP 1000:2004
CICLO PHVA
Planear
Hacer
Actuar
Verificar
Determinarmetas y objetivos
Determinar métodos para alcanzar las metas
Capacitar
Realizar el trabajo
Revisar o controlarefectos de la realización
Tomar acciónadecuada
EL CICLO PHVA EL CICLO PHVA PERMITE MEJORA CONTINÚAPERMITE MEJORA CONTINÚA
Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores
para prestar servicios en la Universidad.
Es fundamental que la mejora continúa del desempeño global de
la Universidad sea un objetivo permanente para aumentar su
eficacia, eficiencia y efectividad.
P
HV
A
Inicio nuevo ciclo
PLANEARPLANEAR
HACERHACERVERIFICARVERIFICAR
ACTUARACTUAR
P
HV
A
Inicio nuevo ciclo
PLANEARPLANEAR
HACERHACERVERIFICARVERIFICAR
ACTUARACTUAR
P
HV
A
Inicio nuevo ciclo
PLANEARPLANEAR
HACERHACERVERIFICARVERIFICAR
ACTUARACTUAR
SIMEGESIMEGE
MECIModelo
Estándar de Control Interno
MECIModelo
Estándar de Control Interno
HERRAMIENTAS A HERRAMIENTAS A APLICARAPLICAR
El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines del Estado.
Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados donde intervienen todos los servidores de la entidad estando atentos a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno
CONTROL ESTRATÉGICO
CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL DE EVALUACIÓN
Esquema de organización
PlanesPrincipiosNormas
Métodos Procedimientos
ActuacionesAcciones
Adm. InformaciónAdm. Recursos
Mecanismos deevaluación yverificación
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANOPARA EL ESTADO COLOMBIANO
SIMEGESIMEGE
SISTEDASistema de Desarrollo
Administrativo
SISTEDASistema de Desarrollo
Administrativo
HERRAMIENTAS A HERRAMIENTAS A APLICARAPLICAR
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
El Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.
El Desarrollo Administrativo es un proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión y uso de los recursos y del talento humano en los organismos y entidades de la Administración Pública.
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo
Fortalecer la capacidad
administrativa y del desempeño
institucional
PolíticasEstrategias
Metodologías y
técnicasEjecutado
Por personas
Estructura para:
BUENAGESTIÓN
Propósitos
• Cumplimiento de los fines del estado y de las responsabilidades y compromisos del servidor público. • Mantener la unidad y armonía con otras entidades del estado• Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administraciónpública• Mejoramiento de la Calidad de los bienes y servicios
Sistema de Desarrollo Sistema de Desarrollo AdministrativoAdministrativo
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
RELACIÓN DE LOS TRES SISTEMAS
SGC – MECI - SISTEDA
NORMATIVIDAD
SGC MECI SISTEDA
* Ley 872/2003* Decreto 4110/04 * Circular 06 de 2005 del DAFP
*Ley 87/1993 * Decreto 1599/2005 * Decreto 2621 de 2006
* Ley 489/1998 * Decreto 3622/05
Los tres sistemas promueven una mejor gestión y están encaminados a lograr altos estándares de calidad, de gestión y de logro de los objetivos.
SGC MECI SISTEDA
¿PARA QUÉ SIRVEN?Para lograr administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad.
Para hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantizando la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y la comunicación. Para anticipar y corregir oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario.
Para la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria.
SGC MECI SISTEDA
COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS
Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos
Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional
Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continúa
SGC MECI SISTEDA
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
1. Estado actual del SGC. Herramienta: diagnóstico.
2. Planeación del diseño e implementación del Modelo.
3. Diseño.4. Implementación.5. Evaluación a la
implementación del Modelo.
1. Planeación del diseño e implementación del Modelo. Herramienta: Autodiagnóstico.
2. Diseño e implementación del Modelo. Herramienta Diagnóstico específico.
3. Evaluación a la implementación al Modelo: Oficina de Control Interno.
4. Elaboración del normograma.
1. Diagnóstico situacional.
2. Diseño y formulación del plan.
3. Implementación del plan.
4. Evaluación.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA
Fases de TrabajoAutonomía + Plan de desarrollo UN+
SISTEDA + MECI + SGC
Sostenibilidad
para el mejoramiento continuo
EjecuciónInterna de acciones
DiagnósticoInterno
(autoevaluación)
Mejoramiento continuo (Evaluación)
Alistamiento para el
mejoramiento de la gestión May
o 2007
Oct.2007
Oct.2007
Dic.2007
Enero 2008
Sep. 2008
Oct.2008
Abril2009
Abril2009
Mayo2009
Procesos de
Mejoramiento
Procesos y
procedimientos
PLAN DE TRABAJOPLAN DE TRABAJO
EN QUÉ ESTAMOS EN EN QUÉ ESTAMOS EN SIMEGESIMEGE::
Estamos abordando mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, los cuales representan una acumulación de aprendizaje propio de nuestra gente.
Definimos una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está comprometida con la Universidad y que quiere trabajar por ella.
Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN como a partir de procesos de capacitación de funcionarios.
Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva.
Se han definido proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital.
Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.
Se tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE.
Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de la Universidad.
Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud.
Se tienen definidos ocho proyectos estratégicos que, actuando de forma sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la herramienta de gestión
AVANCES IMPORTANTESAVANCES IMPORTANTES
Condiciones AmbientalesPara el trabajo
Seguridad, Salud Ocupacional y Manejo Ambiental
Direccionamiento Estratégico
Planeación y definición de programasModelo de Operación
Comunicaciones Estratégicas(Connotación pública)Evaluación de Control
Gestión y desarrollo del Talento Humano
Desarrollo de competenciasPlan de mejora individual
Bien-estarDesarrollo integral de la comunidad universitaria y mejoramiento de su
calidad de vida.
Entorno ÉticoConjunto de elementos rectores del comportamiento universitario
Acuerdos y protocolosPrácticas de Gobierno
Universitario
Ordenamiento Jurídico
Estructura Normativa para el Modelo de Operación
AjusteOrganizacionalEstilo de dirección y
Estructura organizacional
Gestión para el mejoramiento(Académico y Administrativo)
Modelo de operación, políticas de operación, procesos y procedimientos,
controles, indicadores, riesgos, modelos de evaluación de control
PROYECTOS ESTRATÉGICOSPROYECTOS ESTRATÉGICOS
MAPA DE MACROPROCESOS UNMAPA DE MACROPROCESOS UN
Bienestar Universitario
Gestión de DesarrolloTecnológico e innovación
Gestión de Sistemas de Información
Gestión Jurídica y Legal
Gestión Financiera
Planeación
Gestión de BibliotecasGestión de Apoyo
a la Docencia/Formación
Gestión de Recursos Físicos
Gestión Administrativa
Análisis y Mejora Evaluación y Auditoría
Formación
Investigación Extensión
DireccionamientoRelaciones
InterinstitucionalesComunicación
ENTRADAS Conocimiento
Talento humano Recursos financieros Recursos
físicos Recursos de información
Normas Otros recursos
Gestión de Laboratorios
SALIDAS Nuevo conocimiento
Nuevos profesionales, investigadores y
docentes Propuestas de solución
a problemas de país Programas curriculares
Programas de educación no formal
Difusión de la producción académica
Otros bienes y servicios
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión del Talento Humano
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Un
iversitaria
Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad
TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO
Manizales ÉticaGestión del Talento Humano
Palmira BienestarCondiciones Ambientales para el trabajoBienes y servicios
Medellín Gestión del mejoramiento en la parte administrativaInvestigaciónGestión de LaboratoriosAnálisis y Mejora Evaluación y Auditoria
Bogotá Direccionamiento Estratégico y Ajuste OrganizacionalExtensiónCondiciones ambientales para el trabajo
Gerencia Gestión del Mejoramiento (administrativo y financiero)
Secretaría General Ordenamiento Jurídico
Dirección Nacional de Personal Gestión del Talento Humano
Amazonía, Orinoquía, Caribe Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratégico
Vicerrectoría Académica Acreditación y evaluación institucional
Vicerrectoría de Investigación Investigación
Planeación Direccionamiento Estratégico y Evaluación
Vicerrectoría General Coordinación General, Macroproceso de apoyo académico y Gestión del Mejoramiento.
MODELO UN - SIMEGEMODELO UN - SIMEGE
Se están armonizando los propósitos de la UN y su compromiso de buscar mejorar en forma permanente:
• Contribución directa con el mejoramiento de la gestión académico – administrativa.
• Poder de convocatoria en la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestión.
• Agiliza y simplifica procesos y trámites detectados como engorrosos o inconvenientes en la Universidad.
• Articula y respalda alternativas que buscan mejorar la gestión.
Buena comunicación y articulación como red Buena comunicación y articulación como red que permite mejorar continuamente y que permite mejorar continuamente y
compartir experiencias compartir experiencias
Alta recordación del UN-SIMEGE: todo Alta recordación del UN-SIMEGE: todo mejoramiento se reconoce en esta instancia.mejoramiento se reconoce en esta instancia.
Conjunto articulado de políticas, estrategias, metodologías y técnicas que con un enfoque sistemático de planeación,
ejecución y evaluación busca fortalecer de manera permanente la gestión, la capacidad académico - administrativa y el
desempeño de la UN
113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados 113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados y 87 en estudio agrupados en cuatro y 87 en estudio agrupados en cuatro categorías: asuntos de estudiantes, categorías: asuntos de estudiantes,
inventarios, ODC – ODS – ATIS, otras.inventarios, ODC – ODS – ATIS, otras.
14 experiencias de mejoramiento de alto 14 experiencias de mejoramiento de alto impactoimpacto
Avances reportadosAvances reportados
Emisión del Acto Administrativo que crea el UN-SIMEGE. Identificación y conformación de los grupos Directivo y asesor. Compromiso y respaldo del Grupo de Dirección al proyecto. Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE Estrategia general de comunicación del proyecto para fomentar la
cultura de la mejor gestión en la UN. Conformación del Comité Técnico del SIMEGE que da soporte a la
estrategia y modelo para su implementación. Construcción y ajuste de los nodos de SIMEGE en cada sede.
Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicación directa con la Comunidad Universitaria.
Avances reportadosAvances reportados
www.simege.unal.edu.co
Se diseñó la campaña UN contra el Mal Trámite:
Página Web. Mecanismo
Avances reportadosAvances reportados
Participación en el IV Foro Internacional hacia la excelencia en el servicio público.
Lazos con el MEN para trabajar en un sistema integrado de mejor gestión en las instituciones de educación superior.
Avances reportadosAvances reportados
Se está trabajando la política de desarrollo del talento humano como parte fundamental de la mejor gestión en la Universidad.
www.unal.edu.co/dnp/concurso.html
Se trabaja en el desarrollo de la campaña Nuestra Gente: breves reseñas de estudiantes, docentes y funcionarios, con un mensaje de cómo cada uno contribuye para lograr una mejor gestión.
Avances reportadosAvances reportados
Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la trazabilidad.
NUEVOS AVANCESNUEVOS AVANCES
(1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá
Se terminó la etapa de Diagnostico que corresponde a la segunda fase del proyecto, en donde esta herramienta define la línea de base en la implementación de las normas y reconoce el estado de avance de la Universidad en estas materias:
NUEVOS AVANCESNUEVOS AVANCES
Con el diagnostico se recogieron los problemas, las acciones que está desarrollando la Universidad y las propuestas de solución hacia el futuro
Que hace actualmente la Universidad en términos de Gestión?A partir de las experiencias encontradas en términos de mejor gestión, la Comunidad Universitaria busca continuamente fortalecer su gestión con base en esfuerzos y logros socializados de mejoramiento.
Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes en áreas como bienestar, administrativo, financiero, de planeación, de control, entre otros….
DIAGNOSTICODIAGNOSTICO
11,6%
12,6%
11,3%
13,3%
12,4%
12,1%
0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0%
8. MEDICIÓN,ANÁLISIS Y MEJORA
7. REALIZACIÓN DELPRODUCTO
6. GESTIÓN DE LOSRECURSOS
5. RESPONSABILIDADDE LA DIRECCIÓN
4. SISTEMA DEGESTIÓN DE LA
CALIDAD
CALIFICACIÓN TOTAL
% DE CUMPLIMIENTO
SEDE MEDELLÍN
Resultados del Resultados del Diagnostico SIMEGEDiagnostico SIMEGE
COMPARATIVO UN – SEDES BOGOTA, MEDELLÍN PALMIRA, MANIZALEZ
Resultados del Resultados del Diagnostico SIMEGEDiagnostico SIMEGE
CALIFICACIÓN TOTAL
0,0%
2,0%
4,0%
6,0%
8,0%
10,0%
12,0%
14,0%
16,0%
18,0%
MANIZALES BOGOTA MEDELLIN PALMIRA
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!