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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
NOMBRE Y CARGO FIRMA FECHA
ELABORADO
Lic. J. Gonzalo Fernández Morató
Organización y Métodos Unidad Administrativa DGAA
21/05/15 REVISADO
Lic. Cecilia Navia
Profesional Dirección General de Planificación
Lic. Sandra Espejo Profesional Dirección General
de Planificación
APROBADO
Lic. Jeanette Trujillo Cortez
Director(a) General de Planificación MPD
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
Contenido 1. ANTECEDENTES .................................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS .................................................................................................................................. 3
2.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 3
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................................... 3
3. ALCANCE DEL MANUAL ....................................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................... 4
5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ............................................................................................ 4
6. DOCUMENTOS DE RESPALDO .......................................................................................... 6
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS .............................................................................................. 6
7.1. MAPA DE PROCESOS ....................................................................................................... 6
7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS .................................................................................. 9
8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS ......................................... 11
8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN
GENERAL DE PLANIFICACIÓN ............................................................................................. 11
8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ........................ 11
8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI .................. 16
8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI ............................... 19
8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA ......... 23
8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA .......... 33
8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ...................................... 38
8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP .................. 41
8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS,
NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS ......................................................................... 43
8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU
ARTICULACIÓN AL PEI............................................................................................................ 47
8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN
ENTIDADES BAJO TUICIÓN ................................................................................................... 50
8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP ........... 53
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1. ANTECEDENTES
En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que, con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las Normas Básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de Organización Administrativa.
El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010, constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las características y funciones propias de la Institución, con la finalidad de regular el proceso de estructuración organizacional de la misma. El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de Organización Administrativa en el MPD”. 2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL Determinar los Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Planificación del
Ministerio de Planificación del Desarrollo, en el marco de sus atribuciones establecidas en
el Decreto Supremo 29894.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Constituirse en una herramienta de gestión de la unidad organizacional.
Transparentar la gestión Interna.
Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.
Implementar los procesos y procedimientos de tal forma que maximicen y apoyen
la capacidad de gestión de la Unidad Organizacional.
Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el
trabajo.
Apoyar el análisis y revisión permanente de los procesos.
Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.
Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
3. ALCANCE DEL MANUAL
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El presente manual alcanza a la Dirección General de Planificación, marcando las
relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos
que intervienen en cada uno de los procedimientos.
4. RESPONSABILIDAD La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y
formalizar en un documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así
como su implantación.
5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Proceso.- Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse
para el alcance los objetivos de la entidad.
Manual de Procesos y Procedimientos .- El Manual de Procesos y Procedimientos
(MPP) está conformado por el Mapa de Procesos, los procedimientos, tareas/actividades
y los cargos de los responsables de cada conjunto de elementos que definen el
funcionamiento de la organización.
Diagrama de Flujo/Flujograma.- Es una representación gráfica de la secuencia lógica de
actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujo
grama serán los siguientes:
PROCESO
Insumos
de Entrada
Insumos de Salida
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TAREA EN LA OPERACIÓN
DOCUMENTO/INFORMES
DECISIÓN QUE LLEVA A DIFERENTES TAREAS
INICIO DE UN SUB PROCESO
INICIO/FIN DE OPERACIÓN
CONECTOR DE TAREA
CONECTOR DE PAGINA
SISTEMA INFORMÁTICO
Procedimiento.- Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de
trabajo, para realizar una operación o parte de ella.
Tarea.- Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de
trabajo, para llevar a cabo una operación o parte de ella.
Mapa de Procesos.- Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más
procesos que contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o
del área organizacional.
Enfoque basado en procesos.- Es un modelo que pretende mejorar los resultados
institucionales en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.
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Procesos de Apoyo.- Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.
Ficha de Proceso.- Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye
información relacionada al mismo.
Abreviaturas
MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo
MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva
DGAA – Dirección General de Asuntos Administrativos
DGP – Dirección General de Planificación
PEI – Plan Estratégico Institucional
POA – Programa de Operaciones Anual
SOA – Sistema de Organización Administrativa
SPO – Sistema de Programación de Operaciones
DGAJ – Dirección General de Asuntos Jurídicos
6. DOCUMENTOS DE RESPALDO
Constitución Política del Estado Leyes:
Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales Decretos Supremos:
D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo.
D.S. 429 de 10 de febrero de 2010 – Modificaciones a la Estructura de Ministerios.
D.S. No.18747 de 23/01/2014 creación de la Dirección General de Gobierno Electrónico
R.S. No. 217055 de mayo de 1977 que aprueba las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa.
R.M. No. 151-A de 8 de noviembre de 2010 que aprueba el RE SOA del MPD
7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
7.1. MAPA DE PROCESOS
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MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1/2
PROCESOS/OPERACIONES
Informe de Seguimiento
Formularios
Notas Internas
INSUMOS
Plan Estratégico Institucional
aprobado con Resolución
Ministerial
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS
HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES
ANUAL
AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL
FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Notas Internas
Formularios
Nota Interna
Formularios
Nota Interna Formularios de ajuste al POA
Informe Técnico de
seguimiento del PEI emitido
Plan Estratégico Institucional
ajustado con R.M.
Programa Operativo anual
ajustado con Resolución
Ministerial
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES
ANUAL
Programa Operativo anual
aprobado con Resolución
Ministerial
Plan Estratégico Institucional PEI Formularios Notas Internas
Notas Internas Formularios
Informe Técnico de
Seguimiento al POA emitido
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MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 2/2
PROCESOS/OPERACIONES
Solicitud de Asistencia técnica en
temas de Planificación y/o
Capacitación en el SPP
INSUMOS
Asistencia técnica y
capacitación en el SPP
realizada
ADMINISTRATIVOS INFORMÁTICOSRECURSOS
HUMANOS
PROCESOS DE APOYO
PRODUCTOS
FINANCIEROS
ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP
ASISTENCIA TÉCNICA EN TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y
CAPACITACIÓN EN EL SPP
ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS
Solicitud de elaboración y/o ajuste
de instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y otros
Convenios
Programas y Proyectos del MPD
instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y
otros, elaborados y ajustados.
Informe de Programas y
Proyectos monitoreados y su
articulación con el PEI
MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI
SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN
Informe de seguimiento de
instrumentos de Planificación
Estratégica y Operativa
implantados en entidades
bajo tuición
Encuestas, Información sobre POAs a entidades
bajo tuición.
Solicitud de información y otros
Notas y otros temas
derivados a la DGP
realizadas
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7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS
FICHA DEL MAPA DE PROCESOS
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
OBJETIVOS DE LOS PROCESOS:
Determinar las tareas y actividades necesarias para la elaboración, seguimiento y ajustes del Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual en el marco del Plan de Desarrollo Económico y Social del Estado.
PROVEEDORES DEL
PROCESO
RESPONSABLE(S) DE
PROCESOS ENTIDAD SOLICITANTE
Unidades Organizacionales del MPD
Dirección General de Planificación
Unidades Organizacionales del MPD.
ENTRADAS DEL PROCESO
PROCESO
SALIDAS DEL PROCESO
Informe de Seguimiento (si
corresponde)
Formularios
Notas Internas
FORMULACIÓN Y/O
ACTUALIZACIÓN DEL PLAN
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
Plan Estratégico Institucional
aprobado con Resolución
Ministerial
Notas Internas
Formularios
SEGUIMIENTO DEL PLAN
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
Informe Técnico de
seguimiento del PEI emitido
Informe de Seguimiento
Nota Interna
Formularios
AJUSTE AL PLAN
ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
Plan Estratégico Institucional
ajustado con R.M.
Plan Estratégico Institucional
PEI
Formularios
Notas Internas
FORMULACIÓN DEL
PPROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL
Programa Operativo Anual
aprobado con Resolución
Ministerial
Notas Internas
Formularios
SEGUIMIENTO DEL
PPROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL
Informe Técnico de
seguimiento al POA emitido
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Nota Interna
Formularios de solicitud de
ajuste al POA
AJUSTE AL PROGRAMA DE
OPERACIONES ANUAL
Programa Operativo Anual
ajustado con Resolución
Ministerial
Solicitud de Asistencia
técnica en temas de
Planificación y/o
Capacitación en el SPP
ASISTENCIA TÉCNICA EN
TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y
CAPACITACIÓN EN EL SPP
Asistencia técnica y
capacitación en el SPP
realizada
Solicitud de elaboración y/o
ajuste de instrumentos
técnicos, normativos,
instructivos y otros
ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE
INSTRUMENTOS TÉCNICOS,
NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y
OTROS
Instrumentos técnicos,
normativos, instructivos y otros
elaborados.
Convenios
Programas y Proyectos del
MPD
MONITOREO DE LA GESTIÓN DE
PROGRAMAS Y PROYECTOS Y
SU ARTICULACIÓN AL PEI
Informe de Programas y
Proyectos monitoreados y su
articulación con el PEI.
Encuetas
Información sobre POAs a
Entidades bajo Tuición.
SEGUIMIENTO DE
INSTRUMENTOS DE
PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES
BAJO TUICIÓN
Informe de seguimiento de
instrumentos de Planificación
Estratégica y Operativa
implantados en entidades bajo
tuición.
Notas y otros temas derivados a
la DGP
ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS
TEMAS DERIVADOS A LA DGP
Notas y otros temas derivados
a la DGP realizadas.
PROCESOS DE APOYO: ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS, RECURSOS HUMANOS E INFORMATIVOS.
INTERRELACIONES DE LOS PROCESOS. MAE, VICEMINISTERIOS, DIRECCIONES, JEFATURAS Y PROFESIONALES DEL MPD.
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8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS
8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL
DE PLANIFICACIÓN
8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Formulación del Plan Estratégico Institucional
GENERALIDADES
OBJETIVO : Determinar los Procesos y procedimientos necesarios para la formulación del Plan Estratégico Institucional PEI
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:
Informe de Seguimiento (si corresponde)
Formularios
Notas Internas REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Plan Estratégico institucional aprobado con Resolución
Ministerial
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 11 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 1. Inicio
2. Instruye verbalmente la formulación del PEI .
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
3. Revisa PEI vigente y sus informes de Seguimiento, si corresponde
4. Elabora y/o ajusta formularios para elaboración del PEI 5. Formularios PEI 6. Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco
Estratégico y remite documentos 7. Nota Interna
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 8. Revisa formulario PEI, Nota Interna para diagnóstico
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MAE
9. SI da Vo.Bo. Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales
10. No da Vo.Bo. devuelve para su ajuste al Profesional/Analista DGP
VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)
GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL 11. Instruye llenado de Formularios
PROFESIONAL O ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA 12. Llenan formularios y remiten
VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)
GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
13. Revisa 14. SI da Vo.Bo. firma y remite a la DGP 15. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 16. Recibe y deriva
PROFESIONAL O ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA
17. Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las Áreas y Unidad Organizacionales y remite al DGP
18. Propuesta PEI
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
19. Revisa 20. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para su revisión y
aprobación 21. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste
MAE
22. Revisa 23. SI da Vo.Bo. Instruye revisión y posterior emisión de
dictamen al Viceministro(a) de Planificación y Coordinación
24. NO da Vo.Bo. devuelve al DGP
VICEMINISTRO(A) DE
PLANIFICACIÓN Y
COORDINACIÓN 25. Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE
DIRECTOR(A) GENERAL DEL
SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
INTEGRAL DEL ESTADO
26. Revisa y analiza 27. SI da Vo.Bo., emite dictamen, Proyecto de Nota e
Informe técnico 28. Proyecto de Nota, 29. Dictamen 30. Informe técnico 31. NO da Vo.Bo. devuelve a la Dirección de Planificación
para su revisión.
VICEMINISTRO(A) DE
PLANIFICACIÓN Y
COORDINACIÓN
32. Revisa y analiza 33. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para R.M. 34. NO da Vo.Bo. emite informe de recomendaciones para
incorporar observaciones.
MAE 35. Instruye elaboración de R.M. a la Dirección General de Asuntos Jurídicos.
DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
36. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para firma y difusión.
37. Informe Jurídico 38. Resolución Ministerial
MAE 39. Firma Resolución Ministerial del PEI y remite a la DGAJ
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DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
40. Remite a la DGP para conocimiento y difusión.
DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN
41. Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización
DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
42. Instruye publicación y difusión del Plan Estratégico Institucional PEI
43. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2
PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DEL AREA O
UNIDAD ORG.
VICEMINISTRO / DIRECTOR GRAL Y JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL
Cronograma y Nota Interna
Formularios PEI
Propuesta de PEI
Instruye verbalmente la
Formulación del PEI
Revisa PEI vigente y sus Informes de
Evaluación y Seguimiento si corresponde.
Elabora y/o ajusta Formularios para
elaboración del PEI
Revisa Formularios PEI, Cronograma y Nota Interna para
diagnóstico.
Da Vo.Bo. Devuelve para su ajuste
NO
INICIO
1
Elabora Nota Interna para
Diagnóstico y Marco Estratégico y remite
documentos
Envía Nota Interna y Formularios a
Unidades Organizacionales
para llenado
Llenan formularios y remiten
Elabora Propuesta de PEI en
coordinación con las Áreas y Unidades Organizacionales
Revisa
Instruye llenado, de lineamientos
Da Vo.Bo.
NOFirma y remite a la DGP
SIRecibe y deriva
A
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FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2
DIRECTOR
GENERAL DE
ASUNTOS
ADMINISTRATIVO
S
DIRECTOR GENERAL
DE PLANIFICACIÓNMAE
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
VICEMINISTRO DE
PLANIFICACIÓN Y
COORDINACIÓN
DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN
ITEGRAL
R.M.
Informe técnico
Proyecto de Nota
Dictamen
Informe Jurídico
1
Revisa
Da Vo.Bo.
Remite a la MAE para su revisión y
aprobación
SI
ANO
Da Vo.Bo.
NO
Instruye elaboración de R.M. a la DGAJ
Revisa y elabora Informe Jurídico y R.M., remite a la
MAE para su firma y difusión
Firma R.M. de PEI Y remite para su
difusión/socialización
Solicita y Coordina con la DGAA
difusión y socialización
Instruye difusión del Plan Estratégico
Institucional PEI
FIN
Instruye análisis y revisión y deriva al
DGSPIE
Revisa, analiza y emite: Dictamen,
Proyecto de nota e Informe técnico
Toma conocimiento y remite a la MAE
para R.M.
Revisa
Instruye revisión y posterior emisión
de dictamen
Remite a la DGP para conocimiento,
difusión y socialización
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8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Seguimiento al Plan Estratégico Institucional - PEI
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento del Plan Estratégico Institucional.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Notas Internas
Formularios
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 6 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 1. Inicio
2. Instruye iniciar proceso de seguimiento en forma verbal
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora Nota Interna y Formularios para recabar información
sobre avance de PEI 4. Nota Interna y Formularios
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
5. Revisa 6. SI da Vo.Bo Envió Nota Interna y Formularios a Unidades
Organizacionales.
VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A),
JEFE UNIDADES
ORGANIZACIONAL DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
7. Recibe y deriva
PROFESIONAL ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL 8. Prepara la información de avance del PEI y remite a la DGP
VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A),
JEFE UNIDADES
9. Revisa 10. SI da Vo.Bo. firma formularios y remite a la DGP 11. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
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ORGANIZACIONAL DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 12. Recibe e instruye revisar, analizar y consolidar información
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Revisa, consolida información y elabora informe institucional
sobre el avance del PEI y lo remite. 14. Informe
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
15. Revisa 16. SI da conformidad lo remite el Informe de avance del PEI a la
MAE y remite copia a la DGAA para su difusión 17. NO da conformidad los devuelve para su revisión
MAE 18. Toma conocimiento 19. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI
PROFESIONAL /
ANALISTA DEL AREA
O UNIDAD ORG.
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓNPROFESIONAL / ANALISTA DGPMAE
VICEMINISTRO / DIRECTOR / JEFE UNIDADES ORGANIZACIONAL DE
ADM.CENTRAL
Informe
Nota Interna y Formularios
Instruye iniciar proceso de
seguimiento en forma verbal
Elabora Nota Interna y
Formularios para recabar información sobre avance de PEI
Revisa Da Vo.Bo.
Envía Nota Interna y Formularios a
Unidades Organizacionales
SI
NO
Prepara La informacion de avance del PEI y remite a la DGP
Recibe e Instruye revisar, analizar y
consolidar información
Revisa, consolida información y
elabora informe institucional sobre el avance del PEI y
lo remite
RevisaDa Vo.Bo.
NO
Toma conocimiento
Remite Informe de avance del PEI a la
MAE y remite copia a la DGAA para su
difusión
SI
FIN
INICIO
Recibe y deriva
Revisa
Da Vo.Bo.NOFirma formularios y
remite a la DGPSI
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PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Ajuste al Plan Estratégico Institucional - PEI
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar el ajuste al Plan Estratégico Institucional
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:
Informe de Seguimiento (si corresponde)
Nota Interna
Formularios
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 6 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 1. INICIO
2. Instruye iniciar procesos de ajuste al PEI en forma verbal
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
3. Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes al PEI
4. Nota Interna 5. Formularios
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
6. Revisa 7. SI da Vo.Bo. envía Nota y Formularios para ajustes al
PEI 8. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
VICEMINISTRO(A) /
DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL 9. Recibe y deriva
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
10. Prepara formulario de ajuste al PEI y remite a la DGP 11. Formulario de ajuste al PEI
VICEMINISTRO(A) /
DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE
ADMINISTRACIÓN CENTRAL
12. Recibe y revisa 13. SI da Vo.Bo. Firma formularios de ajuste y remite a la
DGP 14. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 15. Recibe conformidad/formularios e instruye análisis para
incorporación en el PEI
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
16. Analiza la información recibida de las Unidades Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado
17. Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
18. Revisa 19. SI da Vo.Bo. remite Propuesta de ajuste a la MAE 20. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
MAE
21. Revisa 22. SI da conformidad instruye emisión de Resolución
Ministerial aprobando PEI 23. NO da conformidad devuelve para correcciones.
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
24. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para su firma.
25. Informe Jurídico 26. Resolución Ministerial.
MAE 27. Firma Resolución Ministerial y remite para publicación
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 28. Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
29. Gestiona publicación del PEI en página WEB y difusión interna y remite copia de resolución del ajuste al VPC.
30. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2
PROFESIONAL/ANALISTA
DEL AREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGPVICEMINISTRO/DIRECTOR/JEFE
UNIDAD DE ADM.CENTRAL
Formularios de ajuste al PEI
Formularios
Nota Interna
Instruye iniciar proceso de ajuste al PEI en forma verbal
Elabora Nota Interna y
Formularios para realizar ajustes al
PEI
Revisa Da Vo.Bo.
Envía Nota y Formularios para
ajustes al PEI
SI
NO
Recibe conformidad/formularios e
instruye análisis para incorporación
en el PEI
Analiza la información
recibida de las Unidades
Organizacionales y la consolida en el
PEI ajustado
RevisaDa Vo.Bo.
Remite Propuesta de ajuste a la MAE
SI
INICIO
Elabora propuesta definitiva de ajustes
al PEI
NO
NO
1
Recibe y derivaPrepara Formularios
de ajuste al PEI y remite a la DGP
Recibe y revisa
Da Vo.Bo.NOFirma formularios
de ajuste y remite ajuste a la DGP
SI
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
MAEDIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
VICEMINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN
Resolución Ministerial
Informe Jurídico
Revisa
Da conformidad
1
ANO
Instruye emisión de Resolución Ministerial
aprobando PEI ajustado
SI
Revisa y elabora Informe Jurídico y
Resolución Ministerial, remite a
la MAE para su firma
Firma Resolución Ministerial y remite
para publicación
Recibe y remite copia solicitando
publicación del PEI
Gestiona publicación del PEI en pagina WEB y difusión interna y remite copia de
resolución de ajuste al VPC.
FIN
Gestiona emisión de Resolución Ministerial
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Formulación del Programa de Operaciones Anual - POA
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar la Formulación del Programa de Operaciones Anual POA de la próxima gestión.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:
Plan Estratégico Institucional PEI
Informe de seguimiento
Formularios
Notas Internas
Cronograma REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Programa de Operaciones Anual aprobado con
Resolución Ministerial
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
1. Instruye verbalmente la elaboración de Nota Interna
solicitando el análisis de situación institucional y
formularios FODA
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
2. Elabora Nota Interna para análisis de situación y formularios FODA
3. Nota Interna para análisis de situación 4. Formularios FODA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
5. Revisa Nota y Formularios 6. SI da Vo.Bo. remite Nota Interna solicitando análisis de
situación y llenado de Formularios FODA 7. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional /Analista para
correcciones.
VICEMINISTRO(A) /DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD ADM.
CENTRAL
8. Recibe e instruye análisis de situación y llenado de Formularios FODA
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
9. Realiza el análisis interno y externo utilizando la matriz FODA y remite a su superior
10. Formulario análisis FODA
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
11. Revisa 12. SI da Vo.Bo. remite al Director(a) General de
Planificación 13. NO da Vo.Bo. devuelve al técnico para su revisión o
corrección
DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN 14. Recibe e instruye revisión y análisis
PROFESIONAL / ANALISTA DE
LA DGP
15. Revisa y corrige ( en caso necesario) en coordinación con las áreas correspondientes. Consolida y elabora el documento final.
16. Análisis de situación Institucional
DIRECTOR(A) DE
PLANIFICACIÓN
17. Revisa documento de análisis de situación institucional 18. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente elaborar Nota Interna
para presentación de Propuestas de Objetivos 19. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista de la
DGP.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
20. Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de
Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de
Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de
Situación MPD.
21. Nota solicitando OGIs y OGEs
22. Análisis de Situación
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
23. Revisa 24. SI da Vo.Bo. envía Nota Interna solicitando OGIS y
OGEs 25. NO da Vo.Bo. devuelve a Profesión / Analista DGP
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 26. Instruye revisión / elaboración de propuesta de OGIs y
OGEs dando lineamientos
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL
27. Revisa/Elabora propuesta de OGIs y OGEs 28. Propuesta de OGIs y OGEs
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
29. Revisa 30. SI da Vo.Bo. define y envía al DGP 31. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 32. Recibe y deriva
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 33. Revisa analiza y consolida propuestas de OGIs y OGEs,
elabora documento final 34. Documento final de OGIs y OGEs
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
35. Revisa documento final de OGIs y OGEs 36. SI da Vo.BO. remite a la MAE 37. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
MAE
38. En reunión con Viceministro(a)s Director(a)es Generales y Jefes de Unidad dependientes de despacho Ministerial revisan versión final.
39. SI da Vo.Bo. instruye verbalmente a la DGP para
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
incorporación en el SPP 40. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
41. Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de Presupuesto.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
42. Incorpora en el SPP los OGIs aprobados por la MAE, coordinando el registro de los resultados e indicadores de eficacia y eficiencia, con las áreas correspondientes.
43. Elabora Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando OGIs y OGEs
44. Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP.
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
45. Revisa 46. SI da Vo.Bo. firma y remite Nota Interna para formulación
del POA y anteproyecto de presupuesto 47. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
48. Instruye registrar en el SPP los OGEs aprobados que sean de competencia del área o unidad que a la que pertenecen
USUARIO SPP
49. Registra en el SPP los OGEs indicadores de eficiencia y eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que sean de competencia del área o unidad a la que pertenecen
50. En coordinación con su inmediato superior para cada OGEs registra las operaciones, metas indicadores, plazos y responsables de gestión en base al limite presupuestario asignado
51. En base al límite presupuestario asignado, registra el presupuesto en el SPP.
52. El presupuesto es distribuido por operación. 53. Elabora nota de remisión e imprime formularios 1 y 2 del
SPP y lo remite 54. Formulario 1 55. Formulario 2
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /
JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL
56. Revisa 57. SI da Vo.Bo. firma y remite al DGP 58. NO da Vo.Bo. devuelve para su corrección
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 59. Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en
forma verbal.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
60. Revisa formularios 1 y 2 en SPP 61. SI da conformidad consolida formularios 1 y 2 en SPP y
cierra el sistema para evitar modificaciones 62. NO da conformidad coordina con usuarios el ajuste de
formularios, verificando la relación/ cuantificación de operaciones, metas e indicadores
63. Imprime los formularios 1 y 2 consolidados
DIRECTOR(A) DE
PLANIFICACIÓN
64. Revisa 65. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 66. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional para correcciones
MAE 67. Revisa en reunión con Viceministro(a)s, Director(a)es,
DGP Jefes.
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
68. SI da Vo.Bo. lo remite al DGP 69. NO da Vo. Bo. lo remite al DGP para correcciones
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 70. Deriva para correcciones 71. Deriva al Profesional para correcciones
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 72. Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD ADM.
CENTRAL 73. Instruye verbalmente realizar correcciones en el SPP
USUARIO SPP 74. Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus autoridades
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
75. Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2 76. En Coordinación con la DGAA elabora informe técnico
dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para elaboración de informe Legal y Resolución Ministerial de aprobación, adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del MPD
77. Informe técnico 78. POA y Anteproyecto de Presupuesto
JEFE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA 79. En coordinación con la DGP elabora informe técnico
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 80. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
81. Revisa 82. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 83. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
MAE 84. Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para informe Legal y Resolución Ministerial.
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
85. Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución Ministerial de aprobación del POA y anteproyecto de Presupuesto (anual) del MPD.
86. Resolución Ministerial 87. Anteproyecto de Presupuesto 88. POA
MAE
89. Da Vo.Bo. al Informe Legal y firma R.M. de aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota al Órgano Rector
90. Informes Técnico y Legal 91. Análisis de Situación Institucional 92. Anteproyecto de Presupuesto Institucional 93. POA Institucional 94. Resolución Ministerial 95. Nota de remisión al MEFP 96. FIN
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/6
PROFESIONAL / ANALISTA
DGPDIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG.
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE
UNIDAD DE ADM.CENTRAL
Doc. Análisis de Situación
Institucional
Formulario análisis FODA
Formularios FODA
Nota interna
Instruye verbalmente
elaboración de Nota Interna para análisis
de situación y formularios FODA
INICIO
Elabora Nota Interna para análisis
de situación y Formularios FODA
Revisa Nota y formularios
Da Vo.Bo.
Remite Nota Interna solicitando Análisis
de situación y llenado de
Formularios FODA
SI
Recibe e instruye Análisis de Situación
y llenado de Formularios FODA
Realizan el análisis interno y externo
utilizando la matriz FODA
Recibe e instruye revisión y análisis
Revisa y corrige (en caso necesario) en
coordinación con las áreas
correspondientes. Consolida y elabora el documento final
Revisa documento de Análisis de
situación Institucional
Da Vo.Bo.
NO1
SI
Revisa
Vo.Bo. NOSI
NO
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/6
PROFESIONAL / ANALISTA
DGP
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG.
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE
UNIDAD DE ADM.CENTRAL
Propuesta OGIs OGEs
Análisis de Situación
Nota solicitando OGI y OGE
Instruye verbalmente
elaborar Nota Interna para
presentación de Propuestas de
Objetivos
1
Elabora Nota Interna solicitando
Propuestas de Objetivos de
Gestión Institucional (OGI) y
Objetivos de Gestión Específicos (OGE) adjuntando
Análisis de Situación MPD
RevisaDa Vo.Bo.
NO
Envia Nota Interna solicitando OGI y
OGEs
SI Instruye revisión/elaboración de
propuesta OGI y OGEs dando lineamientos
Revisa/Elabora propuesta de OGI y
OGEs
Revisa
Da Vo.Bo. NO
Define y envía al DGP
Recibe y deriva
2
SI
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 3/6
PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓNMAE
Nota Interna para formulación del
POA y anteproyecto de presupuesto en
el SPP
Documento final de OGIs y OGEs
2
Revisa analiza y consolida
propuestas de OGI – OGEs, elabora
documento final
Revisa documento final de OGIs y OGEs
Da Vo.Bo.
Remite a la MAE
SIEn reunión con Viceministros,
Directores Grales y Jefes de Unidad dependientes de despacho revisan
versión final
Da Vo.Bo.
NO
Instruye a la DGP para incorporación
en el SPP
SI
NO
Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota
Interna para formulación del
POA y anteproyecto de Presupuesto
Elabora Nota Interna para
formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando
OGIs y OGEs
Incorpora en el SPP los
OGI’s aprobados por
la MAE, coordinando el registro de los resultados e
indicadores de eficacia y
eficiencia con las áreas
correspondientes
Revisa
Da Vo.Bo.
Firma y remite Nota Interna para
formulación del POA y anteproyecto
de presupuesto
SI
NO
3
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 4/6
DIRECTOR
GENERAL DE
PLANIFICACIÓNUSUARIO SPP
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
Formulario 2
Formulario 1
Instruye registrar al SPP los OGEs
aprobados que sean de competencia del Area o Unidad a que
pertenecen
3
Registra en el SPP los OGEs, indicadores de
eficiencia y eficacia,
responsables, resultados y
plazo aprobados que
sean de competencia
del área o unidad que pertenece
En base a limite presupuestario
asignado, registra el
presupuesto en el SPP
Él presupuesto es distribuido por
operación.
Elabora Nota de remisión e Imprime
Formularios 1 y 2 del SPP y lo remite
RevisaDa Vo.Bo.
Firma y Remite al DGP
Instruye revisión y consolidación de
formularios 1 y 2 en forma verbal.
Revisa formularios 1 y 2 en SPP
Da conformidad
Consolida formularios 1 y
2 en SPP y cierra el
sistema para evitar
modificaciones por parte de
usuarios
SI
4
Coordina con usuarios el ajuste de
formularios, verificando la
relación/cuantificación de
operaciones, metas e indicadores
NO
SI
NO
En coordinación con su inmediato
superior para cada OGE
registra las operaciones,
metas indicadores,
plazos y responsable de gestión en base
al límite presupuestario
asignado.
Código Documento Versión N° de Páginas
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 5/6
DIRECTOR
GENERAL DE
PLANIFICACIÓNUSUARIO DGPPROFESIONAL / ANALISTA DGPMAE
DIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA
Formulario 2
Formulario 1
POA y Anteproyecto de Presupuesto
Informe Técnico
Imprime los formularios 1 y 2
consolidados a nivel Institucional
Revisa
Da Vo.Bo. NO
En reunión con DGP,
Viceministros, Directores y Jefes,
revisa
SI
Da Vo.bo.
4
Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2
Realiza correcciones en coordinación con
DGP y sus autoridades
Revisa, imprime y consolida los
formularios 1 y 2
SIEn coordinación con
la DGAA elaboran informe técnico
dirigido a la MAE, solicitando remitir a
la DGAJ para elaboración de
informe Legal y R. M. de aprobación.
Adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del
MPD.
Revisa
Da Vo.Bo.
Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para Informe
Legal y R.M.
SI
4
Deriva para correcciones
NO
Deriva
Revisa, da Vo.Bo. y remite al DGP
En coordinación con la DGP elaboran informe técnico
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 6/6
MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
POA
Nota de remisión al MEFP
Resolución Ministerial
POA Institucional
Anteproyecto de Presupuesto Inst
Análisis de Situación Institucional
Informes Técnico y Legal Anteproyecto
presupuesto
Resolución Ministerial
Elabora informe Legal y Proyecto de
Resolución Ministerial de
aprobación del POA Y Anteproyecto de
Presupuesto (anual) del MPD
5
Da Vo. Bo. al Informe Legal y firma R.M. de
Aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota a Órgano Rector y remite
FIN
Código Documento Versión N° de Páginas
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Seguimiento del Programa de Operaciones Anual - POA
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar el Seguimiento del Programa de Operaciones Anual POA
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Notas internas
Formularios No. 5 del SPP
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Informe técnico de seguimiento evaluación del POA
Reportes de ejecución físico -financiero
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
1. Inicio 2. Instruye verbalmente elaborar nota interna para que las
áreas efectúen el seguimiento al POA con corte trimestral, semestral o anual.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora nota interna solicitando registro de ejecución financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral o anual.
4. nota interna
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
5. Revisa Nota 6. SI da Vo.Bo. firma y remite a la unidad organizacional 7. NO da Vo.Bo. devuelve para su revisión
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE UNIDAD ADMINISTRACIÓN
CENTRAL 8. Instruye registro
PROFESIONAL / ANALISTA DEL
ÁREA O UNIDAD
ORGANIZACIONAL (USUARIO
SPP)
9. En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro de la información físico-financiera del POA en el SPP
10. Registra % de ejecución física en el SPP correspondiente al periodo y el avance de productos o resultados identificados.
11. SI la ejecución física está por debajo del 75%
Código Documento Versión N° de Páginas
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
correspondiente al periodo llena en el SPP la fundamentación a la desviación
12. NO está por debajo del 75% la ejecución, costea en el SPP los formularios C-31 las operaciones que corresponden emite e imprime el formulario No. 5. Firmado y aprobado remite al DGP
13. Formulario No.5 14. Nota de envió y/o proveído en hoja de ruta
VICEMINISTRO(A) /
DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD
DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL
15. Revisa 16. SI da Vo.Bo. aprueba, firma y envía al DGP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 18. Recibe e instruye revisión
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
19. Revisa los Formularios No.5 remitidos y coordina con usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de las operaciones no supere el 100%.
20. Elabora y remite reporte trimestral verificando que la información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA. Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación (semestral/anual) del POA del PMD, verificando que incluya análisis de eficiencia en el informe.
21. Reporte Trimestral 22. Informe de seguimiento y evaluación semestral o anual
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
23. Revisa 24. SI da Vo.Bo. envía con nota a la MAE para su conocimiento 25. Nota a la MAE 26. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista para revisión
MAE
27. Toma conocimiento 28. SI requiere aclaraciones, enmiendas o complementaciones
devuelve al DGP 29. NO requiere aclaraciones, en coordinación con la DGP envía
resultado de la evaluación física y financiera del POA al órgano rector cuando lo solicite.
30. FIN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 31. Instruye verbalmente elaborar nota e información de
Seguimiento y evaluación POA por área para conocimiento
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 32. Elabora nota e información de seguimiento y evaluación del
POA de cada área 33. Nota e información por área
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
34. Revisa 35. SI da Vo.Bo. envía con nota a la áreas para su conocimiento 36. Nota a las áreas 37. Instruye verbalmente elaborar Resumen de seguimiento
evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la pagina WEB
AREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONAL
38. Toma conocimiento de la información de Seguimiento y Evaluación del POA concerniente al área (semestral /anual)
39. FIN
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
PROFESIONAL/ANALISTA
40. Elabora Resumen de seguimiento y evaluación del POA y elabora nota solicitando a la DGAA publicación en la pagina WEB.
41. Resumen de seguimiento y evaluación 42. Solicitud publicación en WEB
DGP 43. Revisa Nota para la DGAA y la remite
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 44. Gestiona publicación en la página WEB 45. FIN
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DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN
DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS VERIFICAR SU VIGENCIA COMPARANDO CON EL DOCUMENTO PUBLICADO EN EL PORTAL WEB INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL
DIRECTOR GENERAL
DE PLANIFICACIÓNPROFESIONAL / ANALISTA DGP USUARIOS SPP
Nota de envío y/o proveído en hoja de
ruta
Formulario No.5
Nota Interna
INICIO
Instruye verbalmente
elaborar Nota Interna para áreas
que efectúan Seguimiento al POA
con corte , semestral o anual
Elabora Nota Interna solicitando
registro de ejecución físico
financiera del POA en el SPP con corte
trimestral, semestral o anual
Instruye registro
En coordinación con su
inmediato superior efectúa el registro de la
información físico- financiera
del POA en el SPP
La ejecución física está por
debajo del 75%del periodo
Llena en el SPP las
fundamentaciones a la
desviación
SI Costea en el SPP los C-31 entre las
operaciones que corresponde e
imprime Formulario No.5. Firmado y
aprobado y remite al DGP
Recibe e instruye revisión
Revisa los Formularios No. 5 remitidos y coordina con usuarios de cada área
correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de
las operaciones no supere el 100%NO
Revisa
SI
Revisa Nota
Da Vo.Bo.
SI
NO
1
Da Vo.Bo.
NO
Firma y remite
Aprueba y firma
SI
Registra el % de ejecución
física en el SPP registra el
avance producto o resultado
identificado
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SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/2
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓNMAE PROFESIONAL / ANALISTA DGP
AREAS/UNIDADES
ORGANIZACIONALES
DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIV
OS
Solicitudpublicación
en WEB
Resumen de seguimiento y
evaluación
Reporte Trimestral
Nota e información
por área
Nota a la MAE
Revisa
Da Vo.Bo.Envia con Nota a la
MAE para su conocimiento
SI
NO
Toma conocimiento
Requiere aclaraciones, enmiendas o
complementaciones
En coordinación con la DGP envía
resultado de la evaluación física y financiera del POA
al órgano rector anualmente o
cuando lo solicita
FIN
SI
Instruye verbalmente
elaborar Nota e Información de Seguimiento y
evaluación POA por área, para
conocimiento
Elabora Nota e información de seguimiento y
evaluación del POA de cada área
Revisa
Da Vo.Bo.
Toma conocimeinto de la información de
Seguimiento y Evaluación del POA
concerniente al área (semestral/anual)
FIN
Instruye verbalmente
elaborar resumen de seguimiento y
evaluación del POA y solicitar a la DGAA
publicación en la pagina WEB
Elabora Resumen de seguimiento y
evaluación semestral del POA y
elabora nota solicitando a la
DGAA publicación en la página WEB
FIN
Informe de seguimiento y
evaluación semestral o anual.
Elabora y remite Reporte Trimestral verificando que la
información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA
---------------------------Elabora y remite
Informe de seguimiento y
evaluación, (semestral/anual) del POA del MPD
que incluye análisis de eficiencia.
1
Revisa Nota para la DGAA y la remite
Gestiona publicación en la
Página WEB
NO
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8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Ajuste al Programa de Operaciones Anual
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar el Ajuste al Programa de Operaciones Anual POA
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Notas internas
Formularios solicitud de ajuste al POA
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Programa Operativo Anual ajustado con Resolución
Ministerial
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 2 semanas
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
UNIDADES ORGANIZACIONALES 1. Inicio 2. Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena formulario de
ajuste a OGIs OGEs indicadores, plazo y/o responsable y remite a DGP debidamente suscritos.
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 3. Recibe formularios de ajuste e instruye ajuste solicitado
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 4. Revisa y clasifica 5. SI el ajuste debe aprobarse con R.M. elabora informe técnico
y remite al DGP 6. NO es con R.M. revisa, clasifica, codifica y remite al DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
7. Revisa 8. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 9. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
MAE 10. Revisa 11. SI da Vo.Bo. instruye elaboración de R.M. 12. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
PROFESIONAL/ANALISTA 13. Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad
solicitante del ajuste 14. Registra en el SPP
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15. FIN
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS
16. Elabora informe Legal y R.M. 17. Informe Legal 18. Resolución Ministerial
MAE 19. Firma Resolución Ministerial y remite
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS 20. Recibe R.M. firmada y envía original al DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 21. Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar
el ajuste en el SPP
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 22. Registra en el SPP 23. FIN
ÁREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONALES 24. Recibe copia de R.M. por ajuste 25. FIN
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AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2
ÁREAS /
UNIDADES
ORGANIZACIO
NALES
DIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓNPROFESIONAL / ANALISTA DGPMAE
DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
Resolución Ministerial
Informe Legal
Informe Técnico
Recibe formularios de ajuste solicitado
INICIO
Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena
el formulario de ajuste a. OGIs,/
OGEs, indicador / plazo y/o
responsable y remite a la DGP debidamente
suscrito.
Revisa, y clasifica
Revisa
Da Vo.Bo.
Instruye elaboración de R.M.
Es con R.M.
SI
Revisa, aprueba formularios e
instruye registro en el SPP
Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad solicitante
del ajuste
Registra en el SPP
Elabora informe Legal y R.M.
Firma Resolución Ministerial y remite
Recibe R.M. firmada y envía un original a
DGPRecibe y remite copia al área solicitante e
instruye registrar el ajuste en el SPP
Recibe copia de R.M. por ajuste
FIN
FINRegistra en el
SPP
Elabora Informe Técnico
NO
Revisa, clasifica y codifica
SI
NORevisa
Da Vo.Bo.
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8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Asistencia Técnica en Planificación y/o Capacitación en
SPP
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar la Asistencia Técnica en Planificación y/o la Capacitación en SPP.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de Asistencia Técnica en temas de
Planificación
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Asistencia Técnica en temas de Planificación realizada
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: Variable
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
ÁREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONALES
1. Inicio 2. Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o
Capacitación en manejo del SPP
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en el manejo del SPP y solicita registro del solicitante
ÁREAS / UNIDADES
ORGANIZACIONALES 4. Recibe Asistencia Técnica o Capacitación y se registra 5. FIN
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ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN O CAPACITACIÓN EN SPP
AREAS /UNIDADES ORGANIZACIONALESPROFESIONAL / ANALISTA DGP
INICIO
Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en manejo del SPPEjecuta Asistencia
Técnica en Planificación o
Capacitación en el manejo del SPP y
solicita registro del solicitante
Recibe Asistencia Técnica o
Capacitación y se registra.
FIN
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8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos,
instructivos y otros
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar la elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos
técnicos, normativos, instructivos y otros
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: Variable
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 1. Inicio 2. Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de
instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros.
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
3. Analiza 4. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o
modificación de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros
5. NO da Vo.Bo. devuelve
PROFESIONAL / ANALISTA DGP
6. Revisa formato y contenido mínimo de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros
7. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo 8. Diseña y/o ajusta los instrumentos técnicos, normativos y
remite al DGP 9. Instrumentos técnicos o normativos, instructivo u otros
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
10. Revisa 11. SI da Vo.Bo. remite al Profesional / Analista DGP para
elaboración de versión definitiva 12. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.
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PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos
técnicos, normativos u otros 14. Versión Final
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
15. Revisa 16. SI da Vo.Bo. selecciona si es RE SPO o RE SNIP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones 18. SI es RE SPO o RE SNIP envía al Órgano Rector para
compatibilización. 19. NO es RE SPO o RE SNIP Firma instructivo o instrumento
técnico e instruye difusión para áreas organizacionales. 20. FIN
ÓRGANO RECTOR 21. Revisa 22. SI compatibiliza y da Vo.Bo. remite al DGP 23. NO compatibiliza devuelve para revisión
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
24. Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la DGAJ.
PROFESIONAL / ANALISTA 25. Elabora informe técnico y nota solicitando elaboración de
R.M. a la DGAJ 26. Informe técnico 27. Nota Interna
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
28. Revisa 29. SI da Vo.Bo. remite a la MAE 30. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
MAE 31. Revisa informe técnico 32. SI da Vo.Bo. firma nota interna instruyendo elaboración de
R.M.a la DGAJ 33. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS 34. Elabora Resolución Ministerial y remite a la MAE 35. Resolución Ministerial
MAE 36. Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución Ministerial
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS 37. Recibe Resolución Ministerial y remite original a la DGP
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 38. Recibe R.M. e instruye elaboración de nota interna
solicitando a la DGAA publicación en la página WEB
PROFESIONAL ANALISTA DGP 39. Elabora nota interna solicitando a la DGAA publicación en
página WEB 40. Nota interna
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 41. Revisa nota Interna firma y remite a la DGAA
DIRECTOR(A) GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 42. Recibe nota interna y gestiona publicación en la página WEB 43. FIN
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ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS
PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN ÓRGANO RECTOR
Nota Interna
Informe Técnico
Versión Final
Instrumentos Técnicos
normativos, instructivos u
otros
INICIO
Identifica necesidad de elaboración y/o
ajuste de instrumentos
técnicos, normativos,
instructivos u otros
AnalizaDa Vo.Bo.
Instruye verbalmente la
elaboración, ajuste y/o modificación de
instrumentos técnicos,
normativos, instructivos u otros
SI
NO
Determina lineamientos de
formato y contenido mínimo de
instrumentos técnicos,
normativos, instructivos u otros.
Analiza normas existentes y el
marco conceptual y operativo.
Diseña y/o ajusta los instrumentos
técnicos, normativas
RevisaDa Vo.Bo.
NO
Elabora y presenta versión definitiva de
los instrumentos técnicos,
normativos, instructivos u otros
SI
Revisa
Da Vo.Bo. NO
Instruye preparar informe técnico y
Nota para R.M. a la DGAJ
SI
Elabora Informe Técnico y Nota
solicitando elaboración de R.M.
a la DGAJ1
Es RE- SPO o RE-SNIP
NO
Firma instructivo o instrumento técnico
e instruye elaboración de Nota Interna solicitando a
la DGAA para difusión a las áreas organizacionales.
B
Envía al Órgano Rector para
compatibilizaciónSI
A
Revisa compatibiliza y
remite
Compatibiliza y da Vo.Bo.
A
Recibe RE-SPO o RE-SNIP,
compatibilizadoFIN
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ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS 2/2
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PROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
MAEDIRECTOR GENERAL DE
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Nota Interna
R.M.
Revisa
Da Vo.Bo.Remite a la MAE SI
1
Revisa Informe Técnico
Da Vo.Bo.
NO
B
NO
Firma nota interna instruyendo
elaboración de R.M.
SI
Elabora Resolución Ministerial y remite
a la MAE
Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución
MinisterialRecibe Resolución
Ministerial y remite copia legalizada a la
DGP
Recibe R.M. e instruye elaboración
de Nota Interna solicitando a la
DGAA publicación en la pagina WEB
Elabora Nota Interna solicitando a la DGAA publicación
en pagina WEB
Revisa Nota Interna, firma y remite a la
DGAA
Recibe Nota Interna y gestiona
publicación en la pagina WEB
FIN
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8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su
Articulación al PEI
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar el monitoreo de la Gestión de Programas y Proyectos y su articulación al PEI.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA:
Convenios
Información sobre la ejecución de Programas y Proyectos del MPD.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Informe de programas y proyectos monitoreados y su
articulación con el PEI.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 3 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
1. Inicio 2. Instruye verbalmente solicitar información a las áreas del
MPD sobre Programas y Proyectos del MPD.
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora Nota Interna solicitando información 4. Nota Interna
DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 5. Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y unidades
correspondientes
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD DE ADM.
CENTRAL 6. Recibe e instruye preparar información
UNIDADES ORGANIZACIONALES 7. Recepciona solicitud, procesa información y remite 8. Información solicitada
VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A)
/ JEFE DE UNIDAD DE ADM. 9. Revisa 10. SI da Vo.bo. y remite
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CENTRAL 11. NO da Vo.Bo. devuelve a la Unidades Organizacionales
DIRECTOR(A)(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 12. Recibe y deriva información para registrarse
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Registra la información recibida 14. Elabora informe técnico 15. Informe técnico sobre monitoreo de programas y proyectos y
articulación de objetivos al PEI
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
16. Revisa 17. Si da Vo.Bo. remite a la MAE 18. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones
MAE 19. Toma conocimiento 20. FIN
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MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI
UNIDADES
ORGANIZACION
ALESPROFESIONAL / ANALISTA DGP
DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE
ADM.CENTRALMAE
Informe Técnico
Información solicitada
Nota Interna
INICIO
Instruye verbalmente,
solicitar información a las áreas del MPD sobre Programas y Proyectos del MPD.
Elabora Nota Interna solicitando
información
Revisa, da Vo.Bo. y remite a las áreas y
unidades correspondientes
Recibe e instruye preparar
informaciónRecepciona
solicitud, procesa información y
remite
RevisaDa Vo.Bo.
NO
Recibe y deriva información para
registrarseSI
Registra información recibida para
monitoreo
FIN
Elabora informe sobre Monitoreo de
Programas y Proyectos y su
articulación con el PEI
Revisa
Toma conocimiento
Da Vo.Bo. NO
Remite a la MAE
Revisa objetivos de Programas y
Proyectos y su articulación al PEI
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8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN
IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Seguimiento de instrumentos de Planificación en Entidades
bajo tuición
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar el Seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de Planificación en Entidades bajo tuición.
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Encuestas
Información sobre POAs a entidades bajo tuición
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA:
Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y operativa implantados en entidades bajo tuición.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
1. Inicio 2. Instruye verbalmente elaborar nota solicitando información
para el seguimiento sobre la aplicación de instrumentos de planificación
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora nota solicitando información 4. Nota solicitando información
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 5. Revisa Nota 6. SI da Vo.Bo. remite a Entidades bajo tuición
ENTIDAD BAJO TUICIÓN 7. Recepciona solicitud, procesa información y remite a la DGP 8. Formularios de seguimiento
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 9. Recibe información e instruye análisis e informe
PROFESIONAL / ANALISTA DGP 10. Analiza la información recibida y emite informe técnico 11. Informe técnico
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DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
12. Revisa informe técnico 13. SI da Vo.Bo. remite a la MAE y al Profesional / Analista DGP 14. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión o correcciones.
MAE 15. Toma conocimiento 16. FIN
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SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN
PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE
PLANIFICACIÓNENTIDADES BAJO TUICIÓNMAE
Informe de Seguimiento
Nota solicitando información
INICIO
Instruye verbalmente
elaborar Nota solicitando
información para el seguimiento de instrumentos de
planificación
Elabora Nota solicitando
información
Revisa Nota
Da Vo.Bo.NO
Recepciona solicitud, procesa
información y remite a la DGP
SI
Recibe información e instruye análisis e
informeAnaliza la
información recibida, y emite
informe de Seguimiento
Revisa Informe técnico
FIN
Da Vo.Bo.Toma conocimiento SI NORemite a la MAE
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8.1.11. ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP IDENTIFICACIÓN
PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:
Atención de Notas y otros temas derivados a la DGP
GENERALIDADES
OBJETIVO : Realizar la atención de notas y otros temas derivados a la DGP
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE ENTRADA: Solicitud de información y otros
REGISTROS, FORMULARIOS O
IMPRESOS DE SALIDA: Notas y otros temas derivados a la DGP atendidos.
RESPONSABLES DEL
PROCEDIMIENTO: Dirección General de Planificación
TIEMPO ESTIMADO DE
PROCEDIMIENTO: 2 meses
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
TAREAS
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN 1. Recibe notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración
de nota/informe de respuesta
PERSONAL / PROFESIONAL 2. Prepara nota / informe de respuesta 3. Nota o informe
DIRECTOR(A) GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
4. Revisa Nota 5. Si da Vo.Bo. suscribe la nota / informe de respuesta y deriva
a la instancia que corresponda 6. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones. 7. FIN
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ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP
PROFESIONAL / ANALISTA DGPDIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN
Nota o Informe
INICIO
Recibe Notas solicitando opinión u otros. Instruye elaboración de
nota/informe de respuesta
Emite nota/informe de respuesta
Revisa Nota
Da Vo.Bo. NO
SI
Suscribe la nota/informe de
respuesta y deriva a la instancia que
corresponda
FIN