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Manual del UsuarioEdición – 2010

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Administre su Documentación en

2 PASOS

Oficina Mesa de Partes

Diversas Áreas dentro

de una Empresa /Institución

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TD System es la Abreviación de Sistema de Trámite Documentario, soluciona el problema de “Busca el Documento (Numero de Expediente) en el Archivador o Cuaderno de Cargos”,mantiene el flujo de la documentación disponible para todos los usuarios.

SystemTak Software Inc. describe el Manual de Usuario Básico para los usuarios comprometidos con la mejora en Gestión Documentaria.

Bienvenido !

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Manual del Usuario

1) Requisitos Previos

- Un servidor de Base de Datos SQL Server

- PC Cliente instalado .NET Framework 3.5

- Red LAN

- Windows XP / Vista / Seven

- Resolución de Pantalla (1024 x 768 píxeles)

2) Parámetros de Configuración

La Base de Datos debe ser cargada inicialmente con datos básicos como:

- Lista de Áreas de la Empresa o Institución

- Lista de Tipos de Documentos que se quiere Administrar

- Lista de Usuario que tendrán acceso al Sistema con sus respectivos Passwords

3) Instalación en el Cliente

a) Instalar el .NET Framework 3.5

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Clic en el Botón Instalar

b) Ubicar los siguientes Archivos

Doble clic en TDSystem

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Clic en el Botón Next

Clic en el Botón Next

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Clic en el Botón Next

Clic en el Botón Next

Luego clic en Close

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4) Funcionamiento

a) Acceso Directo

b) Pantalla de Acceso (seleccionar Usuario e Ingresar password ) Clic en Ingresar.

c) Pantalla con el Menú de Opciones

Cuatro opciones:

Ingrese Documentos (Disponible solo para Mesa de Partes)

Seguimiento (Disponible para todas las Oficinas o Areas)

Archivos (Disponible para todas las Oficinas o Areas)

Salir(Permite abandonar el sistema)

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d) Ingrese Documentos

En esta pantalla podemos hacer TRES actividades (Ingresar un nuevo Expediente - Modificar

el Contenido de un Expediente – Realizar consultas o Búsquedas de Expedientes)

Ingresar un Nuevo Expediente:

Digitar el número de expediente en la caja de texto Superior Izquierda, Seleccionar el tipo de

Documento, Seleccionar el Área a la que se enviará ese Documento o Destino, Ingresar

nombre del Remitente, Resumen del Asunto.

Modificar Contenido de Expediente:

Activar el Check (ver Datos en Encabezado), clic botón Modificar luego Grabar.

Realizar Consultas:

Parte inferior podemos escribir una parte del contenido Nombre Remitente y clic en Botón

Buscar; También podemos buscar por Número de Expediente exacto.

También podemos hacer una consulta por Parámetros de Fechas ( Inicial – Final ) luego clic

en el Botón Filtrar.

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e) Seguimiento

Disponible para todas las Áreas, cuando inicia la pantalla nos muestra el listado de todos los

documentos pendiente de atender Solo de Nuestro Area ( por defecto no muestra los

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Atendidos) pero podemos forzar haciendo clic en el Check Todos los estados, dar los

parámetros de fecha y clic en el Botón Mostrar.

Esta pantalla nos permite editar el estado del Expediente, seleccionamos en la Grilla y

utilizaremos las opciones de la parte Inferior Cambiar a estado o Reenviado a (Destino).

Luego clic en el Botón Grabar.

f) Archivos

La opción Archivo permite a cualquier usuario consultar el Histórico, Recorrido o Estado

Actual de un Expediente Determinado (tenemos diversas opciones de Consultas básicas)

Consultar solo Expedientes de mi Área (activar el Check Solo mi Área) con Parámetros de

Fechas.

También podemos buscar por Remitente ó Numero de Expediente.

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5) Conclusiones

- Ingreso de Datos muy versátil

- Muestra Datos Diversos

- Opciones de Consultas

- Opciones de Trámite ( Atendido – Reenviado – Devuelto – Pendiente)

- Histórico del Expediente

- Registro de Usuarios que Ingresaron los Registros

- Entorno compartido, soporte Multi Usuario.

- Muy amigable al usuario, etc.

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