sistema integrado de gestión de bibliotecas · 2011-06-01 · 3 indice 1. introducción a...
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Sistema integrado de gestión de bibliotecas
Grupo de desarrollo deLINTI - Facultad de InformáticaUniversidad Nacional de La Plata
Noviembre de 2009
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Manual de la IntranetPara uso de los bibliotecarios
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Indice1. Introducción a Koha-UNLP ………………………………………………… 4
1.2 ¿Qué es la Intranet? ……………………………………………..…… 51.2.1 Acceso a la Intranet ……………………………………………….. 5
2. Módulo Inicio ………………………………………………………………... 62.1 Búsqueda combinada ………………………………………………... 62.2 Búsqueda avanzada ………………………………………………….. 7
3. Módulo Catálogo ……………………………………….……………………. 83.1 Búsqueda avanzada ………………………………….………………. 83.2 Estantes virtuales ……………………………………………………. 103.2.1 Creación de estantes virtuales ……………………………………... 103.3 Agregar documento ………………………………………………….. 113.3.1 Agregar ejemplares ………………………………………………… 14
4. Módulo Circulación …………………………………………………………. 174.1 Préstamos ……………………………………………………………. 174.1.1 Préstamos a partir de reservas …………………………………..... 194.2 Devoluciones y renovaciones ……………………………………...... 194.3 Sanciones ……………………………………………………………. 20
5. Módulo Usuarios …………………………………………………………… 215.1 Usuarios potenciales ………………………………………………… 215.2 Usuarios reales ……………………………………………………..... 215.2.1 Modificar datos ……………………………………………………. 225.2.2. Eliminar usuario …………………………………………………... 235.2.3 Cambiar contraseña ……………………………………………….. 235.2.4 Modificar permisos ……………………………………………..…. 235.2.5 Generar carnet …………………………………………………….. 245.2.6 Libre deuda ……………………………………………………….. 245.2.7 Subir foto ………………………………………………………….. 245.2.8 Historial de préstamos …………………………………………….. 245.2.9 Historial de reservas ……………………………………………..... 255.3 Agregar usuario ……………………………………………………... 25
6. Módulo Parámetros ………………………………………………………... 276.1 Preferencias …………………………………………………………. 276.2 Unidades de información …………………………………………… 276.3 Tablas de referencia ……………………………………………….... 276.4 Tipos de documento …………………………………………….…… 286.5 Categorías de usuarios ………………………………………………. 296.6 Tipos de préstamo …………………………………………………… 296.7 Administración de libre deuda ………………………………………. 306.8 Feriados ……………………………………………………………… 316.9 Sanciones ……………………………………………………………. 316.9.1 Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas ……. 32
7. Módulo Reportes ............................................................................................. 337.1 Reportes del Módulo Catálogo ……………………………………… 337.1.1 Reporte de inventario ……………………………………………… 337.1.2 Reporte de signatura topográfica ………………………………….. 347.1.3 Reporte “Generar etiquetas” ……………………………………… 357.2 Reportes del Módulo Usuarios ……………………………………… 367.2.1 Reporte “Generar carnet” …………………………………………. 367.3 Reportes del Módulo Circulación …………………………………… 377.3.1 Actividades anuales ……………………………………………….. 377.3.2 Registro de circulación ……………………………………………. 37
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1. Introducción a Koha-UNLP
Koha-UNLP es un sistema integrado de gestión de bibliotecas en idioma español, que permiterealizar los servicios técnicos bibliotecarios y administrar los servicios a usuarios.
El término “Koha” significa “regalo, obsequio” en idioma maorí. El nombre se relaciona consu origen, ya que fue desarrollado por programadores neozelandeses y franceses en el año 1999.Su primera publicación tuvo lugar a principios del año 2000.
En nuestro país, en el marco del Proyecto SIU (Sistema de Información Universitaria), surgióla iniciativa de integrar un módulo de bibliotecas basado en software libre. En este contexto, en laUniversidad Nacional de La Plata comenzaron a trabajar en conjunto la Facultad de Informática,la Facultad de Ciencias Económicas -como proyecto piloto- y la Biblioteca Pública. Se realizaronpruebas, correcciones, estudios y desarrollos que contribuyeron a lograr esta plataforma que sedenomina Koha-UNLP.
Más tarde, en la UNLP se creó el Grupo de Desarrollo Koha-UNLP integrado porprofesionales informáticos del Laboratorio de Investigación en Nuevas Tecnologías Informáticas(LINTI) de la Facultad de Informática y bibliotecarios documentalistas de la Facultad de CienciasEconómicas.
El Grupo de Desarrollo continúa investigando y desarrollando mejoras para incorporarmayor funcionalidad y nuevas tecnologías al sistema. Además, tiene a su cargo la capacitación ymantenimiento de los sitios que actualmente se encuentran en producción. Actualmente,Koha-UNLP se encuentra en funcionamiento en varias bibliotecas de la Universidad Nacional deLa Plata y del ámbito gubernamental de la Provincia de Buenos Aires:
En la Universidad Nacional de La Plata:
– Biblioteca de la Facultad de Ciencias Económicas (incluyendo a la Biblioteca de la Escuela dePostgrado de Marketing Internacional)
– Biblioteca de la Facultad de Informática
– Biblioteca del Colegio Nacional
– Biblioteca de la Facultad de Bellas Artes
- Biblioteca de la Facultad de Ciencias Exactas
- Biblioteca Conjunta (Fac. de Veterinaria y Fac. de Ciencias Agrarias y Forestales)
En la Provincia de Buenos Aires:
– Biblioteca de la Legislatura de la Provincia de Buenos Aires y
– Biblioteca de la Comisión Provincial por la Memoria.
A su vez, a nivel mundial existe gran cantidad de bibliotecas públicas, escolares, universitariasy especializadas que utilizan Koha-UNLP como sistema de administración.
El funcionamiento de Koha-UNLP se gestiona vía Web, de manera que se accede fácilmenteutilizando cualquier navegador. Es compatible con Linux, Unix, Windows y MacOS y facilita elacceso concurrente e ilimitado de usuarios. Permite importar registros bibliográficos de otrossistemas, como ISIS, y de sistemas de administración de alumnos, como SIU Guaraní.
La arquitectura del sistema e presenta en dos interfaces: una interfaz de administraciónprivada denominada Intranet, objeto de este manual, y una interfaz de acceso públicodenominada OPAC, que es objeto del Manual de Usuario Final.
El Manual del bibliotecario describe las funciones de la Intranet, módulo por módulo. Estádirigido a los profesionales que estén a cargo de la puesta en marcha de este sistema en bibliotecasde cualquier tipo. Pretende ser una herramienta de apoyo para la implementación yaprovechamiento de los recursos que ofrece Koha-UNLP.
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1.2 ¿Qué es la Intranet?La Intranet es el entorno de trabajo privado para los bibliotecarios. Desde la Intranet, usted podráadministrar las operaciones del sistema, utilizando las funciones de los módulos que componen elsistema: Inicio, Catálogo, Usuarios, Circulación, Parámetros, Reportes, y Ayuda.
Desde esta interfaz, usted podrá realizar los servicios técnicos y gestionar la administraciónde los servicios, por ejemplo:
– Catalogación de documentos: compatible con MARC ;
– Gestión de tareas administrativas: autogeneración de inventarios y seguimiento de ejemplares;
– Administración de estructuras de estantes virtuales;
– Generación de etiquetas con códigos de barra;
– Búsquedas en el catálogo: visualización en pantalla o generación de salidas impresas;
– Obtención de estadísticas y exportación a planilla de cálculo;
– Gestión de usuarios: ingreso o habilitación de usuarios importados desde otro sistema;
– Generación de historiales de préstamo, reservas y sanciones;
– Gestión de circulación: préstamos, devoluciones, renovaciones (locales y remotas), reservas víaWeb;
– Impresión de carnets con códigos de barra;
– Emisión de certificados de libre deuda;
– Aplicación automática de las reglas de sanciones; y
– Envío de notificaciones a través de e-mails.
El acceso a las funciones o grupos de funciones se realizará mediante la habilitación depermisos en el registro de cada usuario. Los permisos serán determinados por el responsable de laadministración del sistema en la biblioteca.
1.2.1 Acceso a la Intranet
El acceso a la Intranet se deberá realizar mediante la identificación del usuario y el ingreso de sucontraseña. El correcto ingreso de los datos lo llevará al módulo Inicio.
Imagen 1. Pantalla de ingreso de datos
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2. Módulo Inicio
La pantalla del módulo Inicio de Koha-UNLP presentará la barra de menúes desde donde sepodrá ingresar a las funciones de cada uno de los módulos que integran el sistema.
Imagen 2. Pantalla de inicio de Koha UNLP
Desde esta pantalla también se pueden localizar documentos usando las facilidades de lasBúsquedas combinada y avanzada.
2.1 Búsqueda combinadaEsta modalidad le permitirá realizar búsquedas de términos en los campos: autor, autoresadicionales, título, temas y serie.
Imagen 3. Búsqueda combinada
En todos los campos el sistema truncará automáticamente la expresión sin necesidad deagregar caracteres especiales. Así, podrá ingresar el término o frase exacta o bien podrá escribirsólo una parte, incorporando la acentuación correspondiente o sin ella, ya que Koha-UNLP no essensible a los caracteres acentuados.
La denominación combinada se debe precisamente a su facilidad de encontrar términoscontenidos en diferentes campos. Es decir, podrá combinar en una misma expresión autor ytítulo, autor y tema o tema y título usando los términos completos o truncados.
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Ejemplo:
Si se desea buscar el documento: Varian, Hal R. Economía: una aproximación a la teoría de losprecios, podrá ingresar una raíz de cada término.
Imagen 4. Ejemplo de búsqueda combinada
Koha-UNLP realizará el proceso de búsqueda en ambos campos y devolverá el resultadoproducto de esa combinación. Allí podrá visualizar los datos para identificar el documento: título,autor, año y le informará acerca de la disponibilidad y cantidad de ejemplares.
Imagen 5. Resultado de búsqueda combinada
2.2 Búsqueda avanzadaLa pantalla de Búsqueda avanzada ofrece opciones de búsqueda sobre los datos bibliográficos ytambién sobre la información administrativa del documento. A su vez, podrá utilizar también lasventajas de la Búsqueda combinada (ver sección anterior).
Las opciones de búsqueda son múltiples y serán explicadas en profundidad en la seccióndedicada al módulo Catálogo.
Imagen 6. Página de búsqueda avanzada
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3. Módulo Catálogo
El módulo Catálogo permite administrar las operaciones de servicios técnicos de una biblioteca:catalogación descriptiva, por materia y clasificación, así como también realizar búsquedas en elcatálogo.
A su vez, este módulo ofrece las facilidades necesarias para realizar procesos administrativos,como la generación e impresión de etiquetas con código barra y la autogeneración de inventario,entre otras.
3.1 Búsqueda avanzadaLa función Búsqueda avanzada permite llegar al documento utilizando varios puntos de
acceso diferentes, mediante la obtención de datos de orden bibliográfico o administrativo.
Como se explicó en la sección sobre el módulo Inicio, no es necesario escribir el términoexacto ni completo, ya que Koha-UNLP truncará la expresión de búsqueda sin necesidad deagregar caracteres especiales.
Las facilidades de la búsqueda avanzada se comportan de la misma manera en las dosinterfaces de Koha-UNLP y han sido descriptas exhaustivamente en el Manual de usuario final.Debido a esto, en este manual se describirán sólo las opciones de la búsqueda que se relacionencon funciones de orden interno de la biblioteca.
Los ejemplos de búsqueda por autor y título se muestran con la intención de mostrar elentorno gráfico desde la Intranet.
Autor: Este campo abarca al autor principal, y, si los hubiese, autores adicionales ycolaboradores. Pueden buscarse tanto autores personales como institucionales.
Ejemplo:
Imagen 7. Ejemplo de búsqueda por autor “Larson”
Imagen 8. Resultados de búsqueda por autor “Larson”
Título: La búsqueda por este campo abarca al título propiamente dicho y al títuloinformativo.
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Ejemplo: si se desea buscar el término “Economía” como parte del campo, el sistemadevolverá el siguiente resultado:
Imagen 9. Ejemplo de búsqueda por título
En este caso se visualizará que encontró dos resultados que incluyen el término “Economía”en el campo título, uno correspondiente al registro de un libro y el otro a una analítica.
Código de barras: permite realizar búsquedas por el código de barras utilizado en labiblioteca. Generalmente se usa el código de la biblioteca seguido del número de inventario paraser representado por este código. Deberá ingresar un guión para separar ambos datos.
Ejemplo:
Imagen 10. Ejemplo de búsqueda por código de barras
Signatura topográfica: permite realizar una búsqueda por la signatura asignada aldocumento. Deberá ingresar la signatura topográfica completa o bien una parte:
Ejemplo: se quiere saber qué documentos han sido agrupados en una clasificación enparticular, por lo tanto se ingresa 3 como expresión de búsqueda:
Imagen 11. Ejemplo de búsqueda por signatura topográfica
Koha-UNLP devolverá una pantalla con los resultados obtenidos:
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Imagen 12. Resultados de búsqueda por signatura topográfica
3.2 Estantes virtuales
Los estantes virtuales le permitirán crear y administrar estructuras de datos bibliográficosasociados bajo un denominador común. La funcionalidad de los Estantes es versátil y puedeaprovecharse con múltiples objetivos: para almacenar datos que permitan construir unabibliografía, para reunir documentos que respondan a un tema o materia de interés para una líneade investigación, para agrupar los documentos que responden a la bibliografía citada en losprogramas de estudio, etc.
3.2.1 Creación de estantes virtuales
Para crear un estante virtual deberá seleccionar la función “Estantes virtuales”, ingresar elnombre que le quiere dar y hacer clic en Agregar. En esta misma pantalla también se podránborrar estantes seleccionando la función Eliminar estantes.
Imagen 13. Creación de estantes virtuales
Una vez creado el estante, deberá asociar registros que estarán contenidos en él utilizando lafunción Búsqueda en diccionario.
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Imagen 14. Facilidad de Búsqueda en Diccionario entre las opciones de un estante virtual
Una vez seleccionada la opción “Búsqueda en diccionario”, Koha-UNLP abrirá una pantalladonde podrá escribir la expresión para realizar la búsqueda por autor o título.
Imagen 15. Pantalla especial de Búsqueda en Diccionario
En la pantalla siguiente se visualizará el resultado de la búsqueda y deberá seleccionar eldocumento que será incorporado al Estante y presionar Aceptar para guardar.
Una vez que haya completado este procedimiento, el registro quedará asociado al estante. Enesta pantalla podrá continuar agregando estantes y sub-estantes o eliminando contenidos.
3.3 Agregar documento
Koha-UNLP permitirá la creación de registros bibliográficos y el almacenamiento de sus datos, ala vez que facilitará su recuperación y representación mediante la visualización en pantalla,reportes y listados.
La función Agregar documento le proporcionará pantallas para crear un registrobibliográfico en las cuales se le indicará las condiciones de repetibilidad y obligatoriedad. Luego, labiblioteca decidirá qué reglas de catalogación utilizará para la definición, determinación de laforma de entrada de cada campo y transcripción de los datos.
El sistema presenta una estructura de catalogación en 3 niveles de descripción:
Imagen 16. Diagrama de la estructura de catalogación de Koha-UNLP
En el Nivel 1 se deberán ingresar los datos del autor, autores adicionales, título propiamentedicho y otros títulos, temas, clasificación. En este Nivel es obligatorio el campo título.
En el Nivel 2 se ingresarán los datos de edición, lugar, editor, fecha, descripción física, serie,ISBN.
En el Nivel 3 se ingresarán los datos relacionados con la administración de los ejemplares:cantidad, inventario, signatura y disponibilidad.
El anexo de imágenes contiene capturas de pantalla de los formularios correspondientes a los niveles 1 y 2.
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En el proceso de alta de un documento nuevo, Koha-UNLP le presentará una primerapantalla que contiene los datos correspondientes al Nivel 1 de descripción.
Importante: en los formularios, deberá tener en cuenta que los campos señalados con unasterisco (*) son de carácter Obligatorio.
Términos de búsqueda
Los términos de búsqueda podrán ser: Autor, Autores adicionales, Colaboradores, Título,Título informativo y Temas.
Los campos que se presentan en la pantalla del Nivel 1 de descripción son los siguientes:
Autor: aquí deberá ingresar el autor que tiene responsabilidad principal en el documento.Registrar apellidos y nombres.
Autores adicionales: en este campo deberá ingresar los autores secundarios. Registrarapellidos y nombres. En el caso de responsabilidad compartida, ingresar uno por línea.
Colaboradores: aquí deberá ingresar otras personas que tienen responsabilidad intelectual enel documento: compilador, prologuista, etc. Registrar apellidos y nombres y seleccionar sufunción desde la tabla que se visualiza en pantalla.
Título: aquí deberá ingresar el título propiamente dicho o de un documento.
Título informativo: aquí deberá ingresar el título informativo u otra información sobre eltítulo.
Otros títulos: deberá ingresar en este campo otros títulos que no se hayan consignado en loscampos anteriores, como puede ser el título paralelo.
Temas: aquí podrá ingresar el término o grupo de palabras que identifican el contenido deldocumento. Podrá registrar solo un término por línea en caso de contar con más de unaocurrencia.
CDU: este campo está ideado para ingresar el código usado por la biblioteca para identificarel contenido del documento. Deberá registrar el código extraído de CDU, Dewey u otro sistemasimilar.
Notas: aquí tendrá oportunidad de ingresar información complementaria que se considererelevante y que no haya sido incluida en los campos anteriores.
Resumen: aquí podrá ingresar una exposición con una representación breve del contenidodel documento.
Una vez completada esta pantalla, deberá hacer clic en Guardar para grabar los datos.
Luego, el sistema le presentará la pantalla correspondiente a los niveles 2 y 3, en los que deberáingresar los datos administrativos y bibliográficos restantes.
Código de barras del ejemplar: en este campo deberá ingresar el número de inventario delejemplar. Si fuese más de uno, deberá separar con una coma cada uno de los números deinventario ingresados.
Autogeneración de inventarios: Koha-UNLP tiene la facilidad de generar los inventariosen forma automática. Para aprovechar esta función deberá dejar en blanco el campo código debarras, entonces el sistema buscará el último número asignado y le sumará la cantidad deejemplares que desee ingresar en ese momento.
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Cantidad de ejemplares a agregar: si decide autogenerar los inventarios deberá indicarle alsistema la cantidad de ejemplares.
Unidad de información: en este campo aparecerá el nombre de la biblioteca que serádefinido en el módulo Parámetros.
Signatura topográfica: aquí corresponde ingresar el dato para la localización física deldocumento.
Disponibilidad: en este campo deberá indicar el acceso establecido para el documento, yasea para la consulta en sala de lectura o para préstamo domiciliario.
Estado: aquí deberá indicar el estado en que se encuentra el documento, que puede ser unode los siguientes:
a) Disponible: indicará que se puede acceder al documento a través de la modalidad depréstamo definida en el campo Disponibilidad.
b) No disponible: indicará que ese documento no se puede afectar al préstamo pordiferentes razones: se encuentra en encuadernación, perdido, o en otra categorización quedetermine la biblioteca.
Imagen 17. Menú de opciones de estado del documento
Luego, deberá continuar con el ingreso de los datos bibliográficos:
Nivel bibliográfico: ingresar el tipo de tratamiento que se le ha dado al documento enproceso, ya sea analítico, monográfico, colección u otra categorización que establezca labiblioteca.
Tipo de documento: ingresar el código que identifique las características intelectuales deltratamiento del documento. Podrá ser: LIB= libros, TES= tesis u otra categorización queestablezca la biblioteca. Podrá acceder al módulo Parámetros/Tipos de documento parapersonalizar esta tabla.
Soporte físico: ingresar el medio físico en el cual se presenta el documento. Podrá utilizar:impreso en papel, cd-rom u otra categorización que establezca la biblioteca.
Edición: ingresar el número de edición del documento, correspondiente al conjunto deejemplares editados sobre un mismo molde.
Lugar de publicación: ingresar la ciudad o país como aparece en el documento.
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Editor: ingresar los datos de la empresa o persona responsable de la edición del documento.Deberá ingresar uno por línea en caso de tener varias ocurrencias.
Año de edición: ingresar la fecha en la que se publicó el documento.
Descripción física: ingresar los datos referidos a la extensión y características físicas deldocumento, como pueden ser: cantidad de páginas, volúmenes.
Tamaño: ingresar los datos que describan el tamaño del documento.
Serie: ingresar los datos de serie.
ISBN: ingresar el número asignado por la agencia internacional que identifica al documento.No deberá ingresar la sigla ISBN, ya que será incluida por el sistema en la visualización delregistro.
Volumen: si se tratara de un documento publicado en más de un volumen, consignar elnúmero correspondiente al volumen que se esté ingresando.
Descripción del volumen: ingresar el título del volumen si lo tuviera.
País: seleccionar de la tabla el país correspondiente a la sede del editor.
Idioma: seleccionar de la tabla el idioma en que está escrito el documento.
Notas: ingresar toda información complementaria considerada de interés.
Índice: ingresar el índice del documento.
Estantes y Sub-estantes: seleccionar de la tabla el estante o sub-estante virtual al cual quierevincular el documento. Luego deberá hacer clic en a estante virtual para que el documento seaasignado al estante elegido.
Recuerde que la estructura de la facilidad de estantes virtuales fue explicada en la sección 3.2.
Una vez finalizado el ingreso de datos, deberá seleccionar Confirmar alta de registro o bienAgregar nuevo volumen si está ingresando un documento publicado en más de un volumen.
3.3.1 Agregar ejemplares
Koha-UNLP le permitirá agregar más ejemplares a un registro que ya haya sido creado sin tenerque repetir el ingreso de los datos de descripción bibliográfica.
Deberá seleccionar la función Agregar ejemplares y buscar el ISBN o el título deldocumento al cual quiere sumar ejemplares.
Imagen 18. Agregar ejemplares
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Como resultado de la búsqueda, Koha-UNLP le presentará una lista con datos de título,autor y edición para la identificación del documento pertinente. Ante esta situación, tendrá dosopciones:
– Si localizó el documento de su interés: podrá seleccionar Agregar ejemplares para comenzar aagregar los datos de los nuevos ejemplares.
– Si no localizó el documento de su interés: deberá seleccionar la opción Crear descripciónbibliográfica vacía para crear un registro nuevo.
Imagen 19. Resultados de la búsqueda
Si la opción elegida es Agregar ejemplares, Koha-UNLP le presentará la pantalla de losniveles 2 y 3.
En este caso deberá tener en cuenta si el ejemplar a ingresar corresponde a:
1. Un documento publicado en un solo volumen: en este caso solamente deberá completar los datosadministrativos ya que los datos bibliográficos fueron ingresados cuando se usó la funciónAgregar documento.
Imagen 20. Documento de un solo volumen
En este caso sólo deberá completar los campos: código de barras, número de inventario,cantidad de ejemplares, signatura topográfica y disponibilidad. El proceso de ingreso de datospara este caso finalizará en el título Agregar a descripción bibliográfica existente, donde
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deberá hacer clic en Agregar nuevo ejemplar a registro existente para guardar (o grabar) losdatos.
2. Un documento publicado en más de un volumen: cuando se trate de agregar un ejemplar publicadomás de un volumen deberá completar los campos que se describieron para el caso de un ejemplaren un solo volumen y además deberá completar los campos encabezados por el título Agregarloa una nueva descripción bibliográfica.
Imagen 21. Documento de más de un volumen
Al finalizar deberá seleccionar deberá seleccionar Confirmar alta de registro o bienAgregar nuevo volumen si decidiera seguir incorporando volúmenes.
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4. Módulo CirculaciónEl módulo Circulación permite administrar las transacciones de préstamos, devoluciones,renovaciones, reservas y sanciones. El funcionamiento de este módulo se relaciona directamentecon el módulo Parámetros, ya que en éste se indican las condiciones de uso establecidas por laBiblioteca para el servicio de circulación: tipos de préstamos, cantidad de días, horarios y esquemade sanciones.
Los procedimientos explicados para los Préstamos, Devoluciones y Renovaciones soncomunes a todos los tipos o modalidades de préstamos establecidos por la Biblioteca.
Las operaciones de Circulación (préstamos, devoluciones y renovaciones) estánrepresentadas por los íconos que se detallan a continuación:
Imagen 22. Íconos que representan las devoluciones,los préstamos y las renovaciones, respectivamente
4.1 PréstamosEl préstamo de documentos se realiza mediante la localización del documento requerido a travésde cualquier opción de búsqueda en el menú Catálogo.
Ejemplo: búsqueda de un documento titulado “Cálculo y geometría analítica”.
Imagen 23. Ejemplo de búsqueda en el catálogo
El resultado de la búsqueda se muestra en una nueva pantalla donde se visualizan los datosbibliográficos relevantes para la identificación del documento solicitado.
En la columna Disponibilidad, Koha-UNLP informará la cantidad de ejemplares que poseela Biblioteca y su disponibilidad: consulta en sala de lectura, préstamos, u otra opción que sedetermine.
Imagen 24. Disponibilidad del ejemplar
Deberá posicionar el cursor sobre el campo Título para acceder al registro bibliográficocompleto y a la lista de ejemplares disponibles para los diferentes tipos de préstamo:
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Imagen 25. Ejemplo de registro
Una vez localizado el libro, podrá realizar el préstamo haciendo clic en el ícono que muestrael libro rojo.
Si el usuario requiere este libro para consulta en la Sala de Lectura, deberá proceder de lamisma manera, pero posicionando el cursor sobre el ejemplar dispuesto para esa modalidad.
Imagen 26. Préstamo normal y a Sala de Lectura. El segundo ejemplar se encuentraprestado al usuario “Usuario Usuario”
En otra pantalla, Koha-UNLP le solicitará que ingrese el apellido o DNI del usuario, y luegoque confirme (aceptar) o anule la operación (cancelar).
Imagen 27. Pantalla de datos del usuario para préstamo de un ejemplar
Una vez que haya presionado “aceptar” se emitirá un formulario del préstamocorrespondiente. El anexo de imágenes contiene un ejemplo de formulario de préstamo.
En el caso de los libros dispuestos para consulta, podrá seleccionarse la modalidad depréstamo dispuesta por la Biblioteca, por ejemplo, préstamo especial, préstamo para sala delectura, etc.
Luego de ingresar los datos del usuario, deberá seleccionar el tipo de préstamo desplegandolas opciones dispuestas.
Imagen 28. Tipos de préstamo disponibles
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4.1.1 Préstamos a partir de reservasSe puede realizar el préstamo de un libro reservado previamente por el usuario desde el
OPAC. Deberá ingresar los datos del usuario y Koha-UNLP mostrará una pantalla donde sevisualizarán los libros asignados que estén disponibles para ser prestados. Para realizar elpréstamo, deberá proceder de la misma manera que para cualquier préstamo, pero seleccionandoel o los ejemplares, después de hacer clic en el ícono rojo. Una vez finalizado el préstamo,Koha-UNLP mostrará la operación realizada, nombre del usuario y fecha de vencimiento.
Imagen 29. Préstamos a partir de reservas
4.2 Devoluciones y renovacionesLas devoluciones y renovaciones pueden realizarse desde el módulo Circulación y también desdelas facilidades de los módulos Catálogo y Usuarios, como se explica a continuación:
– Desde el módulo Circulación, en el menú Préstamos y Devoluciones: deberá ingresar el apellidoo DNI del usuario y el código de barras (inventario) del ejemplar y luego hacer clic en el íconoverde para Devolver o en el celeste para Renovar.
Imagen 30. Ejemplo de devolución o renovación desde el módulo Circulación
– Desde el módulo Catálogo: deberá buscar el libro, seleccionar el ejemplar y pulsar en el íconoverde para Devolver o en el celeste para Renovar.
Imagen 31. Ejemplo de devolución o renovación desde el módulo Catálogo
– Desde el módulo Usuarios/Usuarios reales: en la pantalla de registro del usuario, Koha-UNLPmostrará los datos del usuario y los Ejemplares prestados. Allí, deberá seleccionar el o lostítulos que serán renovados.
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Imagen 32. Ejemplares prestados al usuario para renovar
En todos los casos, deberá aceptar o cancelar la operación en la pantalla de confirmaciónsiguiente donde se visualizan los datos del libro y del usuario.
Imagen 33. Pantalla de confirmación
Una vez aceptada la renovación, el sistema emitirá un formulario correspondiente a estaoperación.
Si el ejemplar se encuentra reservado, el sistema no permitirá renovar el préstamo, sóloadmitirá la devolución del mismo.
4.3 SancionesKoha-UNLP aplica el esquema de sanciones determinado por cada Biblioteca, que debe serespecificado en el módulo Parámetros.
Si al momento de prestar un libro o renovar un préstamo al usuario, éste se encuentrasancionado por otro préstamo no devuelto o devuelto fuera de término, el sistema no permiteel préstamo ni la renovación a ese usuario, informando la suspensión en un cartel rojo.
Cuando se realice una devolución cuyo libro haya vencido, el sistema suspenderá alusuario por el término de los días que correspondan.
En la pantalla de sanciones también se muestra el listado de usuarios afectados por lassanciones y se puede eliminar esta condición. La opción de eliminar una sanción le está permitidasolamente al administrador del sistema o responsable de la Biblioteca.
Imagen 34. Listado de usuarios sancionados
Imagen 35. Información sobre un usuario sancionado
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5. Módulo Usuarios
El Módulo Usuarios permite administrar el registro de los usuarios, actualizar datos, otorgarpermisos y realizar operaciones individualmente para cada usuario.
KOHA-UNLP permite la administración de dos grandes grupos de usuarios: usuarios reals yusuarios potenciales.
5.1 Usuarios potencialesLos Usuarios potenciales son aquellos que se encuentran almacenados en la base de datos y
que aún no se han registrado para usar los servicios de la Biblioteca. Cuando deciden ser socios, laBiblioteca los habilita como tales.
Los datos de estos usuarios pueden ser obtenidos de un proceso de importación desdeotro sistema, por ejemplo, en las bibliotecas de la Universidad, es el resultado de la importacióndesde el sistema de alumnos SIU Guaraní.
Las Bibliotecas que no usen sistema de administración de alumnos o no tengan sus usuariosalmacenados previamente, deben ingresar registrar los datos utilizando la función Agregarusuario.
Búsqueda de usuarios potenciales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresión debúsqueda. Luego presionar Buscar.
Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra.
5.2 Usuarios reales:
Los Usuarios reales son los usuarios que fueron habilitados para el uso de la Bibliotecausando la funcionalidad de Usuarios potenciales. Los Usuarios reales pueden loguearse en elOPAC, realizar búsquedas y acceder a la reserva y renovación en forma remota.
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Búsqueda de usuarios reales: permite utilizar el apellido, DNI o legajo como expresión debúsqueda. Luego presionar Buscar.
Ver usuarios: permite listar todos los usuarios a partir de una letra.
Utilizando la función Búsqueda de usuarios reales se pueden acceder al registro para para editaro modificar datos.
Se selecciona Apellido, nombres o DNI y a partir de allí el sistema abre una nueva pantalladonde se encuentran los datos del usuario requerido.
Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes operaciones:
5.2.1. Modificar datos:
Se accede a la misma pantalla usada para realizar la operación Agregar Usuario.
Permite modificar los datos personales: apellido, domicilio, e-mail, etc.
Recordar que esta operación también la puede realizar el usuario directamente desde laopción MI CUENTA en el OPAC. En este caso la información ingresada por el usuarioregistrado pasa automáticamente a su registro de usuario en la Intranet.
Una vez realizados los cambios presionar el botón '''Guardar”. A continuación KOHA-UNLP abrirá una nueva pantalla de confirmación con el texto “Confirme registro” donde sevisualizarán los datos modificados. Nuevamente seleccionar “Guardar” para grabarlos en elsistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no serán almacenadas.
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5.2.2 .Eliminar usuario:
Esta función se utiliza cuando un usuario registrado puede decidir no continuar con estacondición, o bien la Biblioteca decide dar de baja usuarios que no cumplan con los requisitosdispuestos.
Cuando se realiza esta operación aparece un mensaje para confirmar si realmente se quiereefectuar la baja.
5.2.3. Cambiar contraseña:
Una vez seleccionada esta opción se abrirá una nueva pantalla donde se puede cambiar lacontraseña del usuario, deberá introducirla y luego confirmarla.
5.2.4. Modificar permisos:
Los usuarios internos del sistema, bibliotecarios, operadores, personal de apoyo, puedenacceder a determinadas funciones de acuerdo a las tareas que desarrollen. Así, la personaresponsable de la administración de KOHA-UNLP, tendrá la totalidad de los permisosidentificados como Superlibrarian. Esta persona podrá decidir y asignar los permisos del resto desu grupo de trabajo, por ejemplo: el personal de procesos técnicos tendrá acceso a las funcionesdel Módulo Catálogo pero no podrá realizar operaciones de Circulación, o viceversa.
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5.2.5. Generar carnet:
Desde esta función se obtiene el carnet de socio que lo habilita al uso de los servicios de laBiblioteca. En el carnet se imprimen los datos identificatorios del usuario, su foto, los datos de laBiblioteca y el código de barra que codifica su identificación.
5.2.6. Libre deuda:
Administra la emisión del certificado de libre deuda. La emisión del mismo dependerá delestado del usuario ante la Biblioteca según las reglas de uso establecidas.
El estado del socio se controla mediante una preferencia del sistema, que se verifica almomento se solicitar el certificado.
Esta preferencia está determinada por defecto para validar que el usuario no tengapréstamos vencidos. KOHA-UNLP ofrece otras posibilidades que permiten la personalización deesta función.
5.2.7. Subir foto:
Permite incorporar la foto del usuario a su registro. Ésto permitirá identificar visualmente alusuario en pantalla. Se debe presionar sobre el botón Examinar para buscar el archivo (jpg) de lafoto y luego presionar el botón Subir foto para que la imagen sea agregada.
5.2.8. Historial de préstamos:
Permite almacenar los datos de las operaciones de préstamos realizadas por el usuario. Sepodrán visualizar los siguientes datos: título, autor, codigo de barras, signatura topográfica, fechadel préstamo y fecha de vencimiento de los préstamos.
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5.2.9. Historial de reservas
El Historial de reservas permite almacenar los datos de las reservas realizadas por el usuario.
El Historial guarda los datos: autor, título, estado, fecha de la reserva y vencimiento.
El estado puede ser: anulada en el caso que el usuario haya cancelado la reserva y otorgada si lareserva se convirtió en un préstamo.
5.3 Agregar usuario:
Esta función permite dar de alta a los usuario que no estén incluidos en los Usuariospotenciales.
Seleccionado esta opción, se abrirá un pantalla para completar los datos personalesrequeridos por el sistema: Apellido y nombres, número de documento, legajo, dirección, mail,etc. Utiliza la misma pantalla que la función: Modificar datos.
Campos obligatorios: Los campos identificados con un asterisco (*) son considerados comoOBLIGATORIOS.
Completados todos los datos deberá presionar el botón '''Guardar”. A continuación KOHA-UNLP abrirá una nueva pantalla de confirmación con el texto “Confirme registro” donde se
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visualizarán los datos modificados. Nuevamente seleccionar “Guardar” para grabarlos en elsistema, en caso contrario las modificaciones realizadas no serán almacenadas.
Operaciones de CirculaciónEn la pantalla de registro del usuario también se pueden realizar operaciones de circulación:
si el usuario tiene préstamos en curso o reservas realizadas, al pie de la pantalla aparece un listadodesde donde se pueden realizar las devoluciones y renovaciones de préstamos activos yefectivizar las reservas .
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6. Módulo Parámetros
El módulo Parámetros permite administrar las opciones para configurar el funcionamiento deKoha-UNLP de acuerdo a las normas de uso de cada biblioteca.
6.1 PreferenciasLas Preferencias del sistema son variables que controlan el funcionamiento de Koha-UNLP,por ejemplo: categorías de usuario, modalidades de préstamos, tipos de documento, envíoautomático de mails, etc.
El anexo de imágenes contiene la tabla de preferencias.
6.2 Unidades de informaciónEsta función permite configurar los datos de las distintas unidades de información queadministrará el sistema. Deberá ingresar los datos de la biblioteca: nombre, institución, domicilio,teléfono, mail y categoría. Koha-UNLP le permitirá editar los datos de una biblioteca o darla debaja, utilizando los íconos que representan la función:
permite editar, corregir o modificar los datos.
permite dar de baja (borrar) una unidad de información como usuaria del sistema.
Estos dos íconos estarán presentes en todo el entorno del sistema, y sus funciones serán,respectivamente, editar y eliminar datos de cualquier tipo.
Imagen 38. Unidades de información
6.3 Tablas de referenciaLas Tablas de referencia permiten normalizar la entrada de datos para todos los registros. Esdecir, si se adopta un descriptor para identificar a un tema, este término se escribirá siempre de lamisma forma y cuando se modifique, el cambio se aplicará a todos los registros que contengandicho descriptor. Este mismo procedimiento se usará para el caso de los autores.
Deberá seleccionar desde el listado la tabla a utilizar: temas o autores.
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Imagen 39. Listado de tablas de referencia
Koha-UNLP le presentará la pantalla Administración de categorías donde podrá escribirel término de interés y obtener el resultado de la búsqueda para Editar (modificar) o Eliminardicho término.
Imagen 40. Ejemplo de búsqueda de categorías
Editar:
Para la función Editar se presentará una pantalla donde puede manipular los datos de eseregistro. Este cambio se aplicará a todos los registros del sistema que tengan referencia a esteregistro en particular.
Eliminar:
La función Eliminar permitirá asignarle todos los registros que contengan el término que deseaeliminar (tema o autor) a un término similar que encuentre el sistema.
En esta pantalla tendrá dos opciones:
– Asignar y borrar: asignará el término de referencia a otro autor o tema y borrará el autor o temaactual.
– Asignar: asignará las referencias del autor o tema a otro autor o tema y conservará los datos deltema original.
6.4 Tipos de documento
Permite definir los diferentes tipos de documento que serán procesados por la biblioteca. Lascategorías definidas serán utilizadas en el proceso de alta, baja y modificación de registrospermitidas en el módulo Catálogo.
En esta pantalla podrá indicar el código que representará el tipo de documento, descripción ylas condiciones de préstamo y renovación.
En esta pantalla, además, podrá:
– Agregar: crear una categoría de documento: libro, tesis, mapa, etc, crear un código queidentifique ese documento y definir las reglas de uso establecidas para cada documento:disponibilidad, cantidad de días permitidos para el préstamo y opción de renovación.
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– Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas.
– Eliminar: borrar un tipo de documento.
Imagen 41. Tipos de documento
6.5 Categorías de usuariosPermite definir las categorías de usuarios establecidas por la biblioteca.
En esta pantalla podrá:
– Agregar: crear una categoría de usuario: alumnos, docentes, investigadores u otra categoría queespecifique, crear un código que la identifique y definir las reglas de uso establecidas para cadagrupo: cantidad de días permitidos para el préstamo, cantidad máxima de préstamos, etc.
– Modificar: editar el registro de las categorías antes definidas y modificar sus reglas.
– Eliminar: borrar una categoría.
Imagen 42. Categorías de usuarios
6.6 Tipos de préstamo
Permite definir los parámetros para la administración de los tipos de préstamos que gestione labiblioteca.
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Como en los casos anteriores, en esta pantalla deberá:
– Agregar: crear un tipo de préstamo: préstamo domiciliario, préstamo especial, préstamo para salade lectura u otra categoría específica. También deberá crear un código que lo identifique y definirlas reglas de uso establecidas para cada tipo de préstamo: cantidad de días permitidos, cantidadmáxima de préstamos, etc.
– Modificar: editar el registro de los tipos antes definidos y modificar sus reglas.
– Eliminar: borrar un tipo de documento.
Imagen 43. Tipos de préstamo
6.7 Administración de libre deuda
La emisión del certificado de libre deuda deberá ser administrada desde esta función. En estapantalla podrá indicar las razones por las cuáles Koha-UNLP no deberá emitir el certificado.
Podrá seleccionar una o varias de las opciones del listado, o bien podrá indicar al sistema queaplique todas las condiciones a la vez.
En todos los casos deberá hacer clic en Guardar para grabar las opciones elegidas.
Imagen 44. Administración de libre deuda
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6.8 FeriadosEsta función le permitirá marcar con anticipación en el calendario los días en los que la bibliotecano brindará servicios. Podrá seleccionar los feriados nacionales, períodos vacacionales, asuetos uotros días que la institución establezca como inactivos.
Imagen 45. Ejemplo de calendario con feriados marcadoscomo días inactivos
6.9 SancionesEsta funcionalidad le permitirá personalizar el esquema de sanciones para que Koha-UNLP loaplique en forma automática desde el módulo Circulación.
Las sanciones pueden ser aplicadas, por ejemplo, a usuarios que devuelvan los ejemplaresfuera de término o aquellos que realicen una reserva y luego no retiren el ejemplar, u otra causaque establezca la biblioteca.
A continuación se muestra una captura de la pantalla de administración de sanciones, en laque se configura a qué tipo de préstamo y a qué categoría de usuario se aplica una determinadasanción, con el período de demora de la devolución del ejemplar y la cantidad de días de sanciónque corresponden. También aquí se puede determinar la cantidad de veces que un usuario puedeincurrir en una sanción determinada.
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Imagen 46. Panel de control de sanciones
6.9.1 Consideraciones particulares respecto a sanciones y reservas
Sanciones
Para configurar la aplicación de las reglas de sanciones deberá activar las Preferencias delsistema que afectan las sanciones:
a) sanctions: habilita o deshabilita la aplicación de las reglas de sanciones.
b) daysOfSanctionReserves: indica la cantidad de días de sanción que corresponde a los usuariosque tienen reservas no retiradas.
Debe tener en cuenta que el esquema de sanciones considerará que las mismas se aplicaránsobre tipos de préstamo, categorías de usuarios y plazos que la biblioteca determine.
Las sanciones se aplicarán cuando el usuario cumpla con la devolución del ejemplar.
En el caso de que un usuario sancionado tenga varios ejemplares vencidos en su poder, lasanción se aplica cuando se devuelve el último ejemplar.
Si varios de los ejemplares fueron devueltos con demora, la sanción que se aplica es la quecorresponde a la devolución más atrasada.
Cuando un usuario haya devuelto un libro fuera de término y posea más libros vencidos ensu cuenta, no podrá realizar operaciones de circulación hasta no devolver el último ejemplar y sehaya cumplido el plazo de la sanción aplicada.
Reservas
Para configurar la aplicación de las reglas de sanciones deberá acceder al módulo Parámetros yactivar las Preferencias del sistema que afectan las reservas:
a) maxreserves: cantidad máxima de reservas que puede efectuar un usuario.
b) ReserveItem y reserveGroup: cantidad de días de plazo para retirar el libro reservado.
c) daysOfSanctionReserves: cantidad de días de sanción que le corresponden a un usuario queno retira una reserva.
d) reserveFrom: dirección desde la que llegan los e-mails referidos a las reservas.
e) reserveMessage: mensaje de aviso de reserva disponible.
f) reserveSubject: asunto del mail con aviso de reserva disponible.
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7. Módulo Reportes
El módulo Reportes permite obtener reportes y estadísticas de las operaciones realizadas por elsistema. Koha-UNLP permite visualizar los datos en pantalla, obtener un listado, generar unarchivo en formato pdf o exportar esos datos a una planilla de cálculo de la aplicación OpenOffice.
Los reportes están estructurados de acuerdo a las tareas que se realizan desde cada módulo.Así, si se requieren datos del servicio de préstamos de la biblioteca, se deberán obtener desde lasopciones listadas en el bloque del módulo Circulación.
7.1 Reportes del módulo Catálogo
7.1.1 Reporte de inventario
En esta pantalla podrá obtener el listado de inventarios de los documentos ingresados al sistema.
Para la generación del reporte, deberá especificar un rango de números de inventario en laopción Localización del ejemplar entre. Deberá ingresar el código de la biblioteca seguido delnúmero de inventario y presionar Buscar. Recuerde que los datos deben estar separados por unguión.
Imagen 47. Reporte de inventario
Como resultado, Koha-UNLP le presentará un listado con los números de inventarios y losdatos bibliográficos.
Además, le informará en la barra superior los números de inventario mínimo y máximo queencuentra almacenados. Para exportar esos datos a una planilla de cálculo deberá seleccionarGenerar planilla y acceder a ella desde la aplicación.
En este reporte tendrá también la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente odescendente, para lo cual deberá hacer clic en las columnas número de inventario, autor, título osignatura topográfica.
Imagen 48. Listado de inventario
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7.1.2 Reporte de signatura topográfica
En esta pantalla podrá obtener el listado de las signaturas topográficas utilizadas. Tendrá dosopciones para generar el reporte.
– Iniciar la búsqueda por una signatura en particular, por ejemplo 316 WEB. El sistema le listarásolamente los documentos que tengan asignada la signatura requerida.
Imagen 49. Resultados de búsqueda por signatura
– Iniciar la búsqueda a partir de la generación del reporte. Deberá especificar un rango de signaturasusadas, por ejemplo: Desde 316 Hasta 338.
Imagen 50. Búsqueda por rango de signaturas
Como resultado el sistema le presentará una pantalla donde se listarán todos los documentoscuyas signaturas están comprendidas en el rango especificado.
Imagen 51. Resultados de búsqueda por rango de signaturas
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En cualquier caso, podrá elegir la Cantidad de resultados por página que desea visualizar.En el caso de este ejemplo, la cantidad de resultados excede el número solicitado, por lo tanto elresto de los datos se podrán ver en las páginas siguientes.
Tal como se explicó en Reporte de inventario, si se quisiera exportar esos datos a unaplanilla de cálculo, se deberá seleccionar Generar planilla y acceder a ella desde la aplicación.
En este reporte tendrá también la facilidad de ordenar los datos de manera ascendente odescendente. Para ello deberá hacer clic en las columnas signatura topográfica, autor, título onúmero de inventario.
7.1.3 Reporte “Generar etiquetas”
Este reporte le permitirá generar el listado de las etiquetas con código de barras para luegoimprimirlas y aplicarlas al documento.
Como en los reportes descriptos anteriormente, en este caso también tendrá la facilidad derealizar reportes a partir de un rango de datos, ya sea de números de inventario o de signaturatopográfica.
Como resultado, el sistema le presentará una pantalla con el listado requerido.
Imagen 52. Listado de ejemplares para generar etiquetas
Luego, deberá seleccionar Generar etiquetas y obtener el archivo de etiquetas a imprimir.
Imagen 53. Etiqueta generada
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7.2 Reportes del módulo Usuarios
7.2.1 Reporte “Generar carnet”
Este reporte le permitirá generar el listado de los usuarios para imprimir su carnetcorrespondiente.
Como en los reportes descriptos anteriormente, aquí también tendrá la facilidad de generar elreporte a partir de un rango de datos. En este caso podrá indicarse un rango a partir del apellidoo del legajo del usuario. También podrá seleccionar un rango de categoría de usuario o listarTodos los tipos de usuarios.
Imagen 54. Generar carnets de usuarios
Una vez que haya obtenido el reporte, podrá seleccionar Generar carnet para obtener elarchivo para imprimir.
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Imagen 55. Carnets de usuarios
Otros reportes del módulo Usuarios que se pueden obtener:
Usuarios por categoría: permite obtener información de cantidad de usuarios porcategoría: alumnos, docentes, investigadores u otra categorización establecida por la biblioteca;
Frecuencia de uso: frecuencia de uso de los servicios de la biblioteca, por año y porcategoría.
7.3 Reportes del módulo Circulación
7.3.1 Actividades anuales
Este reporte le permitirá tener una representación de las operaciones realizadas anualmente en elservicio de circulación y préstamos de la biblioteca.
Deberá seleccionar el año que dará origen al reporte y el sistema le presentará una pantalladonde se podrán visualizar los datos mensuales de cantidad de préstamos (en sus diferentesmodalidades), devoluciones, renovaciones y cantidad de usuarios que accedieron a esasoperaciones.
Imagen 56. Actividad anual
Como en los reportes descriptos anteriormente, Koha-UNLP le brinda la facilidad deexportar los datos a una planilla de cálculo.
Otros reportes del módulo Circulación que se pueden obtener:
Préstamos: este reporte indica la cantidad de préstamos actuales, así como los vencidos;
Reservas: devuelve las reservas actuales de los usuarios de la biblioteca;
Reportes históricos de préstamos y sanciones.
7.3.2 Registro de circulación
Este reporte pemite obtener la cantidad y el listado para cada tipo de préstamo y operaciónen una determinada fecha.