sistema integral de auditorÍa sia · 2015-10-20 · la contraloría departamental de casanare, con...

1 Calle 9 Nº 19-58 Telefax 6354700, Yopal Línea ciudadana 018000-910-770 www.contraloriacasanare.gov.co e-mail: [email protected]

SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORÍA – SIA

MANUAL DE USUARIO E INSTRUCTIVO

Versión 2.0

CARMENZA MOTTA RODRÍGUEZ Contralora Departamental

FLADY ALEXANDER SIERRA ACOSTA Vicecontralor

DIANA CAROLINA PÉREZ MONROY Directora de Vigilancia Fiscal

PROFESIONALES

ANNY YOMARY BELTRÁN MOLANO

YADIRA FARFÁN ADAME

MARTHA GARCÍA SOLANO

NANCY HERNÁNDEZ TORRES

LIGIA MILENA MOLANO MONROY

JAIR ALFONSO PRECIADO SILVA

Yopal, Enero de 2012


TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 3

2 OBJETIVO.............................................................................................................................. 4

3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS .......................................................................................... 5

4 INGRESO AL SISTEMA ......................................................................................................... 7

5 CIERRE DE LA RENDICIÓN ................................................................................................ 18

6 DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMULARIOS .................................................................. 20


1 INTRODUCCIÓN

En desarrollo de las funciones de control fiscal que le competen a esta Contraloría y en

cumplimiento de las políticas definidas por el Gobierno Nacional en la estrategia de Gobierno en

Línea –GEL para el uso de las nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC,

la Contraloría Departamental de Casanare, con el apoyo de la Auditoria General de la República

– AGR, implementó el Sistema Integral de Auditoria –SIA, como un aplicativo en línea, para la

Rendición Electrónica de Cuentas vía Internet, por parte de los sujetos de control.

El aplicativo cuenta con una guía actualizada para la rendición de formatos la cual se puede

consultar en la página inicial para efecto de apoyar la rendición electrónica, la cual permite

coadyuvar en la gestión de la información en el proceso de cargue de los datos, por tal razón, se

reestructuraron los formatos y se consolido en un solo documento el manual e instructivo inicial.


2 OBJETIVO

El aplicativo SIA es una herramienta que facilita la organización de datos y estandariza la rendición de cuenta en línea a los sujetos de control, mejorando los tiempos de respuesta así como la gestión de la información en el ejercicio de las actividades misionales de la Contraloría. Este aplicativo simplifica el análisis de la información disminuyendo costos y tiempos en el proceso de revisión de cuentas, planeación de auditorías y formulación de informes institucionales.


3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Requisitos mínimos para la operación del SIA

• Equipo de cómputo con navegador de Internet Explorer ó Mozilla Firefox.

• Acceso a Internet

• Hoja de cálculo Excel debidamente licenciado ó el OpenOficce (gratuito y disponible en el SIA).

• Se debe cambiar la configuración del equipo de cómputo de la siguiente manera:

Ingrese a Inicio – Panel de Control – Configuración Regional y de Idioma

En la pestaña “Opciones regionales”, seleccione el idioma Inglés (Estados Unidos). Haga Clic en “Personalizar” Ubíquese en la pestaña “Fecha


Cambie el formato de fecha corta a: AAAA/MM/DD

Hacer clic para aplicar los cambios y luego clic en Aceptar.


4 INGRESO AL SISTEMA Al SIA se ingresa digitando la siguiente dirección en la barra de direcciones del programa navegador, que para este caso observamos, es Internet Explorer:

http://casanare.siacontralorias.gov.co, seguidamente digitamos la tecla Enter ó hacemos clic en el

botón “Ir” ubicado al lado derecho de la barra.

Después de ingresar la dirección, aparecerá la página de validación de ingreso al Sistema, la cual nos presenta dos campos. El primer campo es “ID Funcionario”, en el cual se coloca la identificación ó usuario y en el campo “Contraseña” se digita la clave; estos dos datos fueron enviados a cada uno de los Representantes Legales de las entidades, vía correo electrónico institucional.

http://casanare.siacontralorias.gov.co/


NOTA: No olvide efectuar el cambio de clave al ingresar por primera vez al sistema Al hacer Clic en el botón “INGRESAR”, el sistema le informa que debe adicionar la Misión, Visión, Objetivo y Organigrama de su entidad, estos archivos se adjuntan de forma similar que en un correo electrónico; igual acción se realiza para los formatos de rendición de cuentas, es decir por la opción “ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES” del menú desplegable ubicada al lado izquierdo, tal como se indicará más adelante, o también en el link guía para rendición de formatos ubicada al lado derecho de la pantalla principal del sistema.

Clic para continuar Posteriormente el sistema ingresa al formulario principal, si hace Clic en el menú desplegable ubicado al lado izquierdo de la pantalla, podrá ver y acceder a las opciones con que cuenta.


Cambiar Contraseña Personal: Lo primero que se debe hacer después de ingresar al sistema es cambiar la clave suministrada por la Contraloría, seleccione la opción “CAMBIAR CONTRASEÑA” y haga clic para que el sistema le presente el formulario respectivo. Ingrese la Contraseña actual (123) Ingrese la nueva contraseña Escriba nuevamente la nueva Contraseña

Clic para realizar el cambio de contraseña

Administrador de Expedientes: Al seleccionar esta opción, el sistema le permite adjuntar los archivos de Misión, Visión, Objetivo y Organigrama de su entidad, así como los formatos y anexos que se requieren para la rendición de la cuenta. El sistema crea para cada entidad un Expediente donde se guardan los diferentes tipos de documentos. Anexos, Comunicaciones o los Resultados de la rendición son incorporados a este Expediente. A continuación, se explicará paso a paso la manera más efectiva de realizar la rendición. Archivos que contienen la Misión, Visión, Objetivo y Organigrama de la entidad:

1. El primer paso es crear en su PC una carpeta donde ubicará todos los archivos de la rendición.

2. Elabore todo lo relacionado con la Misión, la Visión, Objetivo y Organigrama, tenga en cuenta que el

sistema permite el uso de archivos tipo .DOC, .XLS, .GIF, .JPG, .TXT, .PNG, .PDF con un tamaño

máximo de 5000K (5 MB). Los nombres que deben tener los archivos para subir al expediente (se

asume que los presentará en formato .DOC del programa Word): MISION.DOC / VISION.DOC /

OBJETIVO.DOC / ORGANIGRAMA.DOC.

3. Una vez diligenciados estos documentos, guárdelos en la carpeta que creó en el paso 1.


4. Ingrese a la opción "EXPLORADOR DE EXPEDIENTES" ubicada en el Menú del Sistema que aparece

en la parte superior izquierda de la página.

Después de ingresar a la opción para administrar los expedientes, vaya a la parte inferior para ubicar el archivo a anexar. Clic en examinar para ubicar el archivo a anexar. Clic para ingresar a la relación de los formatos que debe rendir cada entidad

Al hacer clic en “Examinar”, el sistema despliega el cuadro de diálogo para que seleccione el archivo que se va a anexar. Ubique la ruta del archivo


Posteriormente, haga clic en “Guardar” para subir al sistema el archivo seleccionado.

El sistema despliega en pantalla el siguiente mensaje, el cual indica que el archivo se subió correctamente, es decir no presenta errores de formato o de otra naturaleza, en caso contrario, lo señala. El sistema no permite modificar archivos ya guardados. En caso necesario de modificación deberá dirigirse mediante oficio a la Contralora Departamental de Casanare, quién evaluará la solicitud con el equipo técnico administrador del SIA y si es conforme la solicitud, se modificará el (los) archivo(s).

Repita los pasos anteriores para subir los cuatro archivos de Misión, la Visión, Objetivo y Organigrama.

Formatos Diligenciados de Rendición En la carpeta que creó al inicio, grabe los archivos que contienen la información de los Formularios que debe rendir la entidad. Estos archivos deben tener las siguientes características técnicas:

Deben ser tipo texto (Archivo plano).

El nombre del archivo debe ser Formato_aaaamm_ididid.csv. Solo estos nombres se tienen en cuenta para la Rendición, donde aaamm corresponde a la Vigencia (AAAAMM) que se rinde; ididid corresponde al ID del formato que se está rindiendo. Si no está definido de esta manera no se tiene en cuenta para la Rendición. Ejemplo: FORMATO_200901_F01_AGR.CSV

Deben tener la extensión .CSV. Solo este tipo se tiene en cuenta para Rendición, estos pueden ser creados usando una Hoja de Cálculo o un programa para crearlo automáticamente (CSVED).

El nombre no debe contener espacios en blanco.

Se aceptan archivos hasta 5000K de tamaño físico.

Siga las instrucciones y tenga en cuenta la estructura de cada formato, la cual encontrará en la guía de cada uno de ellos.

Haga Clic en el link “GUÍA PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS” ubicado en la parte superior derecha

El sistema ingresa al formulario que contiene los formatos que debe rendir cada entidad, la guía para su rendición y su estructura. Si desea instalar el CSVED o el OpenOffice, haga Clic.


Para ingresar a cada uno de los formatos, haga clic en el nombre de cada formato.

Al hacer clic en el nombre del formato, el sistema despliega en pantalla la información del formato y la estructura requerida. Número de anexos requeridos para este formato

En la parte inferior, encontrará las instrucciones para diligenciar los formatos.


Clic en BAJAR PLANTILLA para abrir o guardar el formato, ya sea en Excel o en OpenOffice

Guárdelo en la carpeta creada para la rendición de la cuenta, teniendo en cuenta verificar que la extensión debe ser .CSV y elimine todo lo que esté entre paréntesis al final del nombre.

En este ejemplo, se abrió el formato utilizando el OpenOffice, sin embargo en el programa Excel la imagen es muy similar.

Verifique la estructura y en caso necesario, ajuste el formato de cada columna de acuerdo a la siguiente tabla.

TIPO DE CAMPO

DESCRIPCION DEL CAMPO

I

CAMPO TIPO TEXTO PARA EXPRESAR UN CÓDIGO DE CUENTA DE INGRESOS PARA PRESUPUESTOS. EL CÓDIGO DEBE ESTAR INCLUIDO EN EL CÓDIGO PRESUPUESTAL DE INGRESOS. EL CAMPO DEBE CONTENER NÚMEROS QUE EQUIVALEN AL CÓDIGO DE CUENTA, DONDE LOS 4 PRIMEROS DÍGITOS DEBEN ESTAR CONTENIDOS EN EL CÓDIGO DE INGRESOS. LA CAPACIDAD MÁXIMA DE ESTE TIPO SON 24 DÍGITOS NUMÉRICOS.

G

CAMPO TIPO TEXTO PARA EXPRESAR UN CÓDIGO DE CUENTA DE GASTOS PARA PRESUPUESTOS. EL CÓDIGO DEBE ESTAR INCLUIDO EN EL CÓDIGO PRESUPUESTAL DE GASTOS. EL CAMPO DEBE CONTENER NÚMEROS QUE EQUIVALEN AL CÓDIGO DE CUENTA, DONDE LOS DOS PRIMEROS DÍGITOS DEBEN ESTAR CONTENIDOS EN EL CÓDIGO DE GASTOS. LA CAPACIDAD MÁXIMA DE ESTE TIPO SON 24 DÍGITOS NUMÉRICOS, EXCEPTO EL PRIMER DÍGITO (A/B/C).

S

CAMPO TIPO TEXTO PARA EXPRESAR UN CÓDIGO DE SUB CUENTA. DEBE EXISTIR LA CUENTA MAYOR. EL CAMPO DEBE CONTENER NÚMEROS QUE EQUIVALEN AL CÓDIGO DE CUENTA Y DEBE SER DEL NIVEL DE SUBCUENTA (NIVEL 5). LOS CUATRO PRIMEROS DÍGITOS ESTABLECEN LA CUENTA MAYOR Y ÉSTA DEBE EXISTIR DENTRO DEL PLAN DE CUENTAS. RECUERDE QUE USTED SOLO RINDE LAS CUENTAS DE NIVEL 4, LAS DE NIVEL 1 A 3 NO SE DEBEN INCLUIR, POR CUANTO EL PROGRAMA LO REPORTARÁ COMO UN ERROR RECHAZANDO LA RENDICIÓN. LA CAPACIDAD MÁXIMA DE ESTE TIPO SON 24 DÍGITOS NUMÉRICOS. RECUERDE LAS CUENTAS CERO REPORTARLAS CON UNA "Z" MAYÚSCULA O MINÚSCULA.

N CAMPO NUMÉRICO DE SOLO VALORES ENTEROS (NO DECIMALES) ENTRE 0 ~ 999999999999999. PREFERIBLEMENTE USAR PARA INCLUIR VALORES COMO CANTIDADES, NÚMERO DE DÍAS, ETC. SI NO HAY VALOR SE DEBE ESCRIBIR UN "0". NO SE ACEPTAN CAMPOS NULOS.

D CAMPO NUMÉRICO DECIMAL DE VALORES ENTRE 0 A 999999999999999.9999. PREFERIBLEMENTE PARA EXPRESAR CAMPOS DE TIPO MONEDA. SI NO HAY VALOR SE DEBE ESCRIBIR UN "0". NO SE ACEPTAN CAMPOS NULOS.

C CAMPO TIPO TEXTO PARA EXPRESAR DESCRIPCIONES O LEYENDAS NO SUPERIORES A 2048 LETRAS. CUALQUIER CAMPO DE MÁS DE ESTE LÍMITE, SERÁ TRUNCADO A 2048 (2K) LETRAS. NO SE ACEPTAN VALORES NULOS. SI NO HAY DATOS ESCRIBIR "ND" DE NO DISPONIBLE.

F CAMPO TIPO FECHA. DEBE EXPRESARSE EN EL FORMATO AAAA / MM / DD. NO SE ACEPTAN VALORES NULOS. SI NO HAY FECHA QUE SUMINISTRAR, ESCRIBIR "ND" DE NO DISPONIBLE.

J CAMPO TIPO PORCENTAJE. LOS RANGOS PUEDEN ESTAR ENTRE 0 ~ 10.000,0000%. RECUERDE NO INCLUIR EL SIGNO % AL RENDIR UNA CUENTA DE ESTE TIPO. EL CAMPO ADMITE HASTA 4 CIFRAS DECIMALES. NO SE ACEPTAN CAMPOS NULOS, DEBE ESCRIBIR "0" SI NO APLICA O NO HAY VALOR.


Seleccione la columna, haga clic derecho y elija “Formatear celdas”

Aplique el formato de acuerdo a la estructura.

Luego de verificar la estructura, diligencie el formato con la información solicitada y grabe el archivo en la carpeta creada para tal fin. En caso de no contar con valores en algún registro, se debe colocar cero, si es tipo fecha o texto, colocar ND.

Siga estos pasos hasta completar la totalidad de los formatos. Recuerde que antes de adjuntar un formato al sistema, debe incorporar los anexos de cada formulario de la misma manera como se subieron los archivos de Misión, Visión, etc. Teniendo en cuenta que el nombre debe estar asociado al formato de la siguiente manera: formato_aaaamm_ididid_anexos.ext Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo, donde anexos corresponde al tipo de anexo, ayudando a identificar el contenido del anexo presentado donde ext corresponde a la extensión del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls, etc).

Ejemplo el anexo notas al balance del formato uno: FORMATO_200812_F01_AGR_NOTAS.XLS No olvide grabar los anexos presentados en la carpeta creada. Ya incorporados todos los anexos, se procede a copiar los archivos .CSV al Expediente. Por cada Formulario el sistema entrega un LOG (Resultado) del proceso. Si hay error el archivo .CSV se borrará. Si faltan anexos se reportará en el .Log y no se acepta la rendición. Es importante guardar copias de los archivos .CSV en caso de necesitarse reprocesar la rendición. Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del Mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo envía convirtiendo los datos a formato .CSV. Clic para ubicar el archivo a anexar.


Clic para ingresar a la relación de los formatos que debe rendir cada entidad

Al hacer clic en “Examinar”, el sistema despliega el cuadro de diálogo para que seleccione el archivo que se va a anexar. Ubique la ruta del archivo

Después de seleccionar el archivo, haga clic en “Guardar” para subir al sistema el archivo seleccionado.


El sistema despliega en pantalla el siguiente mensaje, el cual informa que el archivo se subió correctamente, es decir no presenta errores de formato o de otra naturaleza; en caso contrario, lo indica.

Seguidamente, presenta en pantalla el siguiente resultado, para terminar el proceso sin tener que esperar, haga Clic en “Refrescar” para que el sistema genere el log y el archivo .FMT.

Luego de ejecutar la acción anterior o esperar unos minutos, el sistema despliega dos archivos, El archivo con extensión .FMT, contiene la información registrada en el formato y el archivo con extensión .LOG el resultado del proceso. Si faltan anexos se reportará en el .LOG y no se acepta la rendición; recuerde subir primero los anexos solicitados y posteriormente el formato diligenciado.


Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del Mouse en el archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo envía convirtiendo los datos a formato .CSV. Realice estos pasos con todos los formatos y anexos. Si algún formato no aplica para su entidad, realice el siguiente procedimiento: 1. Elabore un oficio, en el programa Word, dirigido a la Contralora Departamental de Casanare,

explicando los motivos por los cuales el formato no aplica. 2. Imprima el oficio, fírmelo, digitalícelo en el escáner y grabe el archivo con la siguiente característica:

FORMATO_aaaamm_ididid_NOAPLICA.JPG

Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid corresponde al ID del formato, donde NOAPLICA.JPG corresponde al archivo que indica que no aplica el formato para la rendición.

Ejemplo: Si el formato F01_AGR no aplica para su entidad, debe grabar el archivo así FORMATO_200812_F01_AGR_NOAPLICA.JPG

3. Súbalo al sistema de igual manera que los anexos. 4. Luego de subir el archivo aclaratorio suba el formato sin valores, así no aplique para que el sistema no

genere la alerta de formato no rendido. Nota: Si al subir el archivo aclaratorio, el sistema lo rechaza por tener un tamaño superior a 5000K (5 MB), abra el archivo, seleccione la información, péguela en Power Point y grábelo nuevamente con el mismo nombre y extensión.


5 CIERRE DE LA RENDICIÓN

Al culminar la incorporación de los anexos y los formatos, adicionalmente, se debe subir un archivo con extensión .JPG, indicando que la rendición ha finalizado. Siga los siguientes pasos: 1. Realice un oficio, indicando que la rendición ha finalizado y que han sido subidos al sistema todos los

formatos y anexos. 2. Imprima el oficio, fírmelo, hágalo escanear y grabe el archivo con la siguiente característica:

FORMATO_aaaamm.JPG Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM). Ejemplo: Si pertenece a la rendición del año 2008, el nombre del archivo será FORMATO_200812.JPG

3. Súbalo al sistema de igual manera que los anexos.

Luego de subir el archivo indicando que la rendición ha finalizado, el sistema genera automáticamente un archivo con extensión .INF

Si desea ver el contenido, haga Clic en el nombre del archivo.

Si abre el archivo generado, presenta la siguiente información. Formatos rendidos y anexos cargados al sistema


Guarde el “RADICADO DE LA CUENTA” en la carpeta que creó para almacenar los formatos y anexos.

Después de haber subido al sistema el archivo FORMATO_200812.JPG indicando que la rendición ha finalizado, el sistema no le permitirá subir más archivos, de tal manera que al tratar de realizarlo, le generará el siguiente mensaje.

Si desea tener una impresión del resultado de la rendición, ya sea parcial o total, haga clic en la carpeta “Listar Expediente”.

El sistema presenta la información registrada.


6 DILIGENCIAMIENTO DE LOS FORMULARIOS

El diligenciamiento de los formularios constituye una obligación formal. Éstos deben presentarse ante

la Contraloría. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento

deberá efectuarse el primer día hábil siguiente. La información debe ser, verificable, consolidada y

definitiva.

Para diligenciar adecuadamente los diferentes formularios, tenga en cuenta las siguientes

instrucciones:

FORMULARIO F01_CDCAS: CATÁLOGO DE CUENTAS

Para el caso del formulario No. 1, se utilizarán los mismos formatos diseñados por la Contaduría

General de la Nación y su diligenciamiento igual que los demás formatos de la Rendición de cuenta se

realizaran de manera anual consolidada.

GENERALIDADES

Se diligencia ingresando todas las cuentas de acuerdo al código contable asignado en el catálogo de

cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación, de acuerdo a la naturaleza de las cuentas

manejadas por cada sujeto de control, para mostrar los resultados de la gestión de la vigencia

terminada.

Los anexos solicitados son: 1. Balance General, 2. Estado de Actividad Económica Social y Ambiental,

3. Estado de Cambios en el Patrimonio y 4. Notas a los Estados Financieros.

Nº de columnas definidas para el formato: 7 Máxima cantidad de filas permitidas: 20.000 Anexos requeridos: 4

DESCRIPCION DE LA

COLUMNA COLUMNA HOJA

DE CALCULO CSV CAMPO PARA

RENDICION CSV VALORES DE

CHEQUEO

1. Código contable A (S) Cuenta Contable

2. Nombre de la cuenta B (C) Carácter

3. Saldo anterior C (D) Numérico dinero

4. Débito D (D) Numérico dinero

5. Crédito E (D) Numérico dinero

6. Saldo Corriente F (D) Numérico dinero

7. Saldo no corriente G (D) Numérico dinero

Nota: Se aclara que la información consignada en estos formularios es para efectos de rendición de la

cuenta. Por consiguiente, esta se rendirá con corte al 31 de Diciembre del período rendido, la cual debe ser ingresada a nivel grupo, es decir, al mismo nivel que se reporta a la Contaduría General de la Nación. Adicionalmente, el campo saldo anterior deberá corresponder al del año inmediatamente anterior al periodo rendido.

El nombre del anexo debe estar relacionado con el formato. ej: formato_201299_f01_cdcas_balancegeneral.xls y así sucesivamente para cada anexo


FORMULARIO F02A_AGR: RESUMEN CAJA MENOR

La recopilación de esta información tiene por objeto identificar los rubros y los montos asignados y

utilizados en las Cajas Menores.

GENERALIDADES

Este formato permite adicionar una o más cajas menores, dependiendo de las que utilice la entidad.

En este formulario se diligencia el resumen de los ingresos y gastos que se obtuvo en la vigencia

rendida para cada una de las cajas menores que utiliza la entidad.

Nº de columnas definidas para el formato: 5 Máxima cantidad de filas permitidas: 100 Anexos requeridos: 0

DESCRIPCION DE LA




CHEQUEO

1. Número de la Caja Menor A (N) Numérico cantidades

2. Total Ingresos B (D) Numérico dinero

3. Total Gastos C (D) Numérico dinero

4. Saldo Efectivo Caja D (D) Numérico dinero

5. Saldo libro Bancos E (D) Numérico dinero

Número de la caja menor: Es un contador ascendente que muestra el número de cajas menores de cada entidad.

Total de Ingresos: ($) Sumatoria de los valores recibidos para la adquisición de bienes y adquisición de servicios.

Total Gastos: ($) Se registra la sumatoria de todos los gastos.

Saldo Efectivo en Caja: ($) Se registra el saldo de la caja menor a 31 de diciembre de la vigencia rendida.

Saldo Libros Bancos: ($) Se registra el saldo de las cajas menores en libros de bancos, a 31 de diciembre del periodo rendido.

FORMULARIO F02B_AGR: RELACIÓN DE GASTOS DE CAJA

GENERALIDADES

Este formato relaciona los conceptos de los gastos y el valor autorizado y ejecutado por cada uno de

ellos.



DESCRIPCION DE LA COLUMNA

COLUMNA HOJA DE CALCULO

CSV CAMPO PARA RENDICION

CSV VALORES DE CHEQUEO

1. Número Caja A (N) Numérico cantidades

2. Nombre del Gasto B (C) Carácter

“COMPRA EQUIPOS” “MATERIALES Y SUMINISTROS” “SERVICIOS PÚBLICOS” “VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE”

“MANTENIMIENTO” “IMPRESOS Y PUBLICACIONES” “COMUNICACIONES Y TRANSPORTE” “INTERESES MORATORIOS” “ IMPUESTOS Y MULTAS” “OTROS”

“DEDUCCIONES Y RETENCIONES”

3. Valor Ejecutado C (D) Numérico dinero

4. Valor Autorizado D (D) Numérico dinero

Número de caja: Es un contador ascendente que muestra el número de cajas menores de cada entidad. Nombre del gasto: Se registra el rubro del gasto. Para esto se debe tener en cuenta los siguientes valores de chequeo: COMPRA EQUIPOS, MATERIALES Y SUMINISTROS, SERVICIOS PÚBLICOS, VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE, MANTENIMIENTO, IMPRESOS Y PUBLICACIONES, COMUNICACIONES Y TRANSPORTE, INTERESES MORATORIOS, IMPUESTOS Y MULTAS, OTROS, DEDUCCIONES Y RETENCIONES.

Valor Ejecutado: ($) Valor en pesos que se ejecuta para cada uno de los grupos antes descritos, sin descontar el valor de las deducciones y retenciones.

Valor autorizado: ($) Es el valor en pesos autorizado en la resolución.

Nota: Adicionalmente, se debe anexar a la cuenta Copia de Resolución de Constitución de la Caja Menor al cierre de la vigencia, Copia de Consignación por Legalización de la Caja Menor al cierre de la vigencia, Extracto Bancario de diciembre y Póliza de manejo. (Archivo PDF).

El nombre del anexo debe estar relacionado con el formato. ej: formato_201299_f02b_agr_anexoscajamenor.pdf

FORMULARIO F03_CDCAS: MOVIMIENTO DE BANCOS

GENERALIDADES

En este formato se relacionan las cuentas constituidas por la Entidad en bancos y Entidades

financieras.


DESCRIPCION DE LA COLUMNA COLUMNA HOJA


RENDICION CSV VALORES DE CHEQUEO

1. No. De Cuenta A (C) Carácter

2. Denominación B (C) Carácter

3. Entidad Financiera C (C) Carácter

4. Fuente De Financiación D (C) Carácter

5. Ingresos E (D) Numérico dinero

6. Saldo a 31 Diciembre Según Libros F (D) Numérico dinero

7.Saldo a 31 Diciembre Según Extractos Bancarios G (D) Numérico dinero


Número de Cuenta: Se refiere al número con el que se identifica la cuenta corriente o de ahorros. Denominación: En esta casilla se reporta la utilización que la Entidad le da a la cuenta que está reportando. Entidad Financiera: Se registran los Nombres de las entidades Financieras donde tiene la cuenta corriente o de ahorros. Fuente de Financiación: Origen de los recursos que se manejan en cada cuenta, Ejemplo: REGALIAS, SGP, RECURSOS PROPIOS, CONVENIOS, OTROS. Ingresos: ($) Dineros realmente percibidos o recaudados por la Entidad a través de la respectiva cuenta bancaria durante el período rendido. Saldo a 31 Diciembre Según Libros: ($) Saldo contable registrado en cada una de las respectivas cuentas bancarias al cierre de cada año. Saldo a 31 Diciembre Según Extractos Bancarios: ($) Saldo que aparece en el extracto bancario al cierre de cada año expedido por el respectivo banco. Anexo: Para cada cuenta bancaria anexar la conciliación bancaria y copia de los extractos del mes de diciembre de la vigencia reportada, en archivo PDF. El nombre del anexo debe estar relacionado con el formato. ej: formato_201299_f03_cdcas_movimientosbancarios.pdf

FORMULARIO F04_AGR: PÓLIZAS DE ASEGURAMIENTO

GENERALIDADES

En este formato se registra la totalidad de las pólizas vigentes a 31 de diciembre del año rendido.





CHEQUEO

1. Entidad Aseguradora A (C) Carácter

2. Póliza No B (C) Carácter

3. Vigencia inicial de póliza C (F) Fecha AAA/MM/DD

4. Vigencia Final de Póliza D (F) Fecha AAA/MM/DD

5.Interes o riesgo Asegurado E (C) Carácter

6. Tomador F (C) Carácter

7.Dependencia G (C) Carácter

8. Cargo H (C) Carácter

9. Asegurado I (C) Carácter

10. Tipo de Amparo J (C) Carácter

11. Valor Asegurado K (D) Numérico dinero


Entidad aseguradora: Corresponde al nombre de la entidad con la que se celebra el contrato de aseguramiento. Póliza No.: Número de identificación del seguro o póliza. Vigencia inicial: Se diligencia la fecha en la cual inicia la cobertura de la póliza sobre el bien asegurado. Vigencia final: Se refiere a la fecha en la cual termina la cobertura de la póliza sobre el bien asegurado. Interés asegurado y/o riesgo asegurado: Es la relación económica amenazada en su integridad por uno o varios riesgos, a que se tiene derecho. Tomador: Es la persona natural o jurídica que obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos. Dependencia: Oficina a la cual pertenece el tomador. Cargo: Cargo en que ejerce sus actividades el tomador. Asegurado: Es la persona natural o jurídica cuyo patrimonio puede resultar afectado directa o indirectamente por la ocurrencia de un riesgo. Tipo de Amparo: Es la cobertura de la póliza en caso de incumplimiento. Valor asegurado: ($) Es la cuantía económica del interés asegurable o la medida económica del daño eventual de que puede ser objeto el patrimonio del asegurado.

FORMULARIO F05A_AGR: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - ADQUISICIONES Y BAJAS

En este formulario se registrará la fecha de adquisición del bien, valor de la compra, el detalle o

descripción el código contable de la cuenta a la que pertenezca del 1605 al 1675.

GENERALIDADES

Permite registrar todas las adquisiciones y bajas de elementos durante la vigencia rendida.





CHEQUEO

1. Fecha de Adquisición o baja A (F) Fecha AAA/MM/DD

2. Concepto B (C) Carácter “ADQUISICION” “BAJA”

3. Valor C (D) Numérico dinero

4. Detalle D (C) Carácter

5. Código Contable E (S) Subcuenta Contable


Fecha de Adquisición/ baja: Se reporta la fecha en la que adquirió o se dio de baja el bien.

Concepto: Se debe diligenciar si el registro que se está reportando es una adquisición o una baja. Para esto se deben tener en cuenta los siguientes valores de chequeo: “ADQUISICIÓN”, “BAJA”. Valor: ($) Es el valor monetario en pesos de la adquisición o baja del bien. Detalle: Se debe diligenciar la descripción del bien adquirido o dado de baja. Código contable: Es el Código que utiliza en el catalogo de cuentas para reportar los Movimientos contables de las adquisiciones y bajas.

FORMULARIO F06_CDCAS: EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

Su objetivo es determinar el monto de los recaudos, observando las modificaciones al Presupuesto

inicialmente aprobado.

GENERALIDADES

Este formato describe los ingresos agrupados en: Ingresos Corrientes (Tributarios, No Tributarios,

Transferencias) y de Capital. Para su diligenciamiento se debe tener en cuenta las cuentas de

ingresos desagregadas en la guía para la rendición de cuentas. Al código presupuestal se le debe

anteponer el código correspondiente de acuerdo al catalogo presupuestal de cuentas de ingresos.



DE CALCULO CSV CAMPO PARA RENDICION


1. Identificación rubro presupuestal A (I) Código Presupuestal de Ingresos

2. Nombre Rubro Presupuestal B (C) Carácter

3. Presupuesto Inicial C (D) Numérico dinero

4. Adiciones D (D) Numérico dinero

5. Reducciones E (D) Numérico dinero

6. Presupuesto definitivo F (D) Numérico dinero

7. Recaudo Acumulado G (D) Numérico dinero

8. Saldo por Recaudar H (D) Numérico dinero

Identificación Rubro Presupuestal: Cite la identificación de los rubros presupuestales de acuerdo a lo

dispuesto en los Estatutos Orgánicos Presupuestales correspondientes. El campo debe contener números

que equivalen al código de cuenta, donde los 4 primeros dígitos deben estar contenidos en el código de

Ingresos publicado en la guía para la rendición de formatos.


CODIGO PARA PRESUPUESTO DE INGRESOS

CODIGO CUENTA

NOMBRE DE LA CUENTA DE INGRESOS

1 INGRESOS

11 INGRESOS CORRIENTES – TRIBUTARIOS

1110 IMPUESTOS INDIRECTOS

1115 IMPUESTOS DIRECTOS

12 INGRESOS CORRIENTES – NO TRIBUTARIOS

1210 TRANSFERENCIAS SGP

1212 OTRAS TRANSFERENCIAS

1215 OTROS NO TRIBUTARIOS – EXPLOTACION

1200 APORTES Y CONVENIOS

1225 FONDO TERRITORIAL DE PENSIONADOS

1230 CONTRIBUCIONES

1235 INTERESES

1240 MULTAS Y SANCIONES

1245 TASAS

13 INGRESOS DE CAPITAL

1310 RECURSOS DEL BALANCE

1315 RECURSOS DEL CREDITO INTERNO

1320 RECURSOS DEL CREDITO EXTERNO

1325 OTROS RECURSOS DE CAPITAL

14 RENTAS PARAFISCALES

1401 RENTAS PARAFISCALES

15 FONDOS ESPECIALES


16 VENTA DE SERVICIOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

1601 SALUD

1602 EDUCACION

1603 TRANSITO Y TRANSPORTE

1604 CULTURA Y DEPORTES

1605 VIVIENDA

1606 FINANCIEROS

17 VENTA DE SERVICIOS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES Y ASIMILADAS

1701 SALUD

1702 SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

1703 JUEGOS

1704 IMPRESOS Y PUBLICACIONES

18 DISPONIBILIDAD INICIAL

1801 RECURSOS PROPIOS


Nombre Rubro Presupuestal: Debe escribir el nombre de la cuenta de ingresos de acuerdo a lo dispuesto en los Estatutos Orgánicos Presupuestales correspondientes. Presupuesto Inicial: ($) En esta columna se debe incluir la partida inicialmente aprobada en el presupuesto. Adiciones: ($) Corresponde a las adiciones acumuladas, con corte al último día del periodo rendido.

Reducciones: ($) Corresponde a las reducciones acumuladas, con corte al último día del periodo rendido. Presupuesto Definitivo: ($) Corresponde al valor resultante del presupuesto inicial mas las adiciones menos las reducciones.


Recaudo Acumulado: ($) Corresponde a los ingresos efectivamente recaudados durante la vigencia. Saldo por Recaudar: ($) Corresponde a la diferencia entre el presupuesto definitivo y el recaudo acumulado. Anexo: Administrativo del Presupuesto Inicial, en archivo PDF.

El nombre del anexo debe estar relacionado con el formato. ej: formato_201299_f06_cdcas_presupuestoinicial.pdf

FORMULARIO F07_CDCAS: EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

Su objetivo es evaluar la ejecución presupuestal de gastos de la entidad para el periodo señalado,

generados en el desarrollo de su propia actividad y detallados según la clasificación requerida y

establecida en el Decreto de liquidación de la respectiva vigencia.

GENERALIDADES

Este formato describe los gastos agrupados en: Gastos de Funcionamiento (de Personal, Generales, y

Transferencias), Servicio a la Deuda y Gastos de Inversión. Para su diligenciamiento se debe tener en

cuenta las cuentas de gastos desagregadas en la guía para la rendición de cuentas. Al código

presupuestal se le debe anteponer el código correspondiente de acuerdo al catalogo presupuestal de

las cuentas de gastos.





1. Identificación rubro presupuestal A (G) Código Presupuestal de Gastos

2. Nombre rubro presupuestal B (C) Carácter

3. Presupuesto Inicial C (D) Numérico dinero

4. Adiciones D (D) Numérico dinero

5. Reducciones E (D) Numérico dinero

6. Contra créditos F (D) Numérico dinero

7. Créditos G (D) Numérico dinero

8. Presupuesto definitivo H (D) Numérico dinero

9. Compromisos I (D) Numérico dinero

10. Pagos realizados J (D) Numérico dinero

11. Saldo de Apropiación K (D) Numérico dinero

12. Saldo por pagar L (D) Numérico dinero

Identificación Rubro Presupuestal: Cite la identificación de los rubros presupuestales de acuerdo a lo

dispuesto en el artículo 16 del Decreto 568 de marzo 21 de 1996 y los Estatutos Orgánicos Presupuestales

correspondientes.

El campo debe contener números que equivalen al código de cuenta, donde los 2 primeros dígitos deben

estar contenidos en el código de gastos publicado en la guía para la rendición de formatos.


CODIGO PARA PRESUNPUESTO DE GASTOS

CODIGO CUENTA

NOMBRE DE LA CUENTA DE INGRESOS

A GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

A1 GASTOS DE PERSONAL

A2 GASTOS GENERALES

A3 TRANSFERENCIAS CORRIENTES

A4 TRANSFERENCIAS DE CAPITAL

B SERVICIO DE LA DEUDA

B1 DEUDA PUBLICA

C INVERSION

C1 PROYECTOS DE INVERSION – RECURSOS PROPIOS

C2 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES

C3 OTROS

D GASTOS DE OPERACIÓN ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS

D1 SALUD

D2 EDUCACION

D3 TRANSITO Y TRANSPORTE

D4 CULTURA Y DEPORTES

D5 VIIVENDA

D6 FINANCIEROS

E GASTOS DE OPERACIÓN EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES ASIMILADAS

E1 SALUD

E2 SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS

E3 JUEGOS DE SUERTE Y AZAR

E4 COMERCIALIZACION

E5 PRODUCCION

F DISPONIBILIDAD FINAL

F1 DISPONIBILIDAD FINAL

Nombre Rubro Presupuestal: Debe escribir el nombre de la cuenta de gastos de acuerdo a lo dispuesto en los Estatutos Orgánicos Presupuestales correspondientes. Presupuesto Inicial: ($) Se debe incluir la partida aprobada inicialmente en el del Departamento, Municipio o Distrito según corresponda. Adiciones: ($) Corresponde a las adiciones acumuladas, con corte al último día del periodo rendido. Reducciones: ($) Corresponde a las reducciones acumuladas, con corte al último día del periodo rendido. Contra crédito: ($) Son modificaciones al presupuesto, el Gobierno realiza un movimiento interno dentro del mismo y varía la destinación que en principio se le dio al gasto, respecto de la programación, aprobación, modificación, y ejecución del presupuesto inicial. Crédito: ($) Son modificaciones al presupuesto, que presenta el Gobierno Nacional al Congreso de la República cuando sea indispensable aumentar la cuantía de las apropiaciones autorizadas inicialmente o no comprendidas en el presupuesto aprobado por el Congreso. Presupuesto Definitivo: ($) Corresponde al valor resultante del presupuesto inicial mas las adiciones y los créditos, menos las reducciones y contra créditos.


Compromisos: ($) En esta columna se debe incluir el valor de los compromisos realizados por la Entidad, en desarrollo de su capacidad de contratar y de comprometer su presupuesto. Dichos compromisos deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal afectada.

Pagos realizados: ($) Monto acumulado de los pagos realizados, previa autorización impartida por el ordenador del gasto. Valor constituido por las erogaciones en que haya incurrido el organismo durante el período.

Saldo de Apropiación: ($) Es el resultado de restar el presupuesto definitivo menos los compromisos.

Saldo por pagar: ($) Es la diferencia del valor del presupuesto definitivo menos los pagos acumulados.

ANEXOS: El nombre del anexo debe estar relacionado con el formato. Este formato contiene ocho (8) anexos, que se describen a continuación:

ANEXO 1. SITUACION PRESUPUESTAL, formato_201299_f07_cdcas_situacionpresupuestal.pdf:

Su objeto es comparar los ingresos recaudados (ejecutados) a 31 de diciembre de cada vigencia, frente al total de pagos realizados y reservas constituidas en la misma, y de esta forma determinar técnicamente si existe déficit o superávit presupuestal.

SITUACION PRESUPUESTAL

ENTIDAD: NIT:

NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL: FECHA CORTE: DIC. 31 DE

ítem CONCEPTOS VALORES

I TOTAL INGRESOS

1.1 INGRESOS CORRIENTES

1.1.1 INGRESOS TRIBUTARIOS

1.1.1.1 IMPUESTOS DIRECTOS

1.1.1.2 IMPUESTOS INDIRECTOS

1.1.2 INGRESOS NO TRIBUTARIOS

1.2 RECURSOS DE CAPITAL

1.2.1 Recursos del crédito

1.2.2 Recursos del balance

1.2.3 Rendimientos financieros

1.2.4 Otros

II TOTAL PAGOS POR GASTOS Y RESERVAS

2 PAGOS POR GASTOS

2.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

2.2 SERVICIO DE LA DEUDA

2.3 GASTOS DE INVERSION

3. CUENTAS POR PAGAR

3.1. Funcionamiento

3.2. Servicio de la deuda

3.2. Inversión

4 RESERVAS PRESUPUESTALES

4.1 Funcionamiento

4.2 Servicio de la deuda

4.3. Inversión

5 SITUACION PRESUPUESTAL (I - II)

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL FIRMA JEFE DE PRESUPUESTO


Para su diligenciamiento tenga en cuenta lo siguiente: (Este formato debe subirse en archivo PDF).

I. INGRESOS: Registre el total obtenido de sumar los Ingresos Corrientes y los Recursos de

Capital.

1.1. INGRESOS CORRIENTES: Registre la sumatoria de los Ingresos Tributarios y No Tributarios

ejecutados, según la discriminación señalada y de conformidad con la estructura del

Presupuesto. Para cada concepto señale el respectivo valor.

1.2. RECURSOS DE CAPITAL: Registre la sumatoria del valor ejecutado de cada uno de los

componentes discriminados. Para concepto señale el respectivo valor.

I. TOTAL PAGOS POR GASTOS Y RESERVAS: Registre la sumatoria obtenida de “2. PAGOS

POR GASTOS”, “3. CUENTAS POR PAGAR” y “4. RESERVAS PRESUPUESTALES”.

2 PAGOS POR GASTOS: Señale el valor pagado acumulado por los conceptos de gastos de

funcionamiento, servicio a la deuda y gastos de inversión.

2.1 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO: Señale el valor pagado acumulado por este concepto.

2.2 SERVICIO DE LA DEUDA: Señale el valor pagado acumulado por este concepto, incluyendo

capital e intereses corrientes.

2.3 GASTOS DE INVERSION: Señale el valor pagado acumulado por este concepto.

3 CUENTAS POR PAGAR: Registre el valor, según el concepto al que corresponda, de las

cuentas por pagar constituidas a diciembre 31 de la vigencia a rendir.

4 RESERVAS PRESUPUESTALES: Registre el valor, según el concepto al que corresponda, de

las reservas constituidas a diciembre 31 de la vigencia a rendir.

5 SITUACION PRESUPUESTAL: Registre el resultado obtenido de restar al Total de los Ingresos

recaudados en la vigencia (I. INGRESOS), el total de los gastos pagados, Cuentas por pagar y

Reservas (II. TOTAL PAGOS POR GASTOS Y RESERVAS).

ANEXO 2: SITUACION DE TESORERIA, formato_201299_f07_cdcas_situaciondetesoreria.pdf:

La información solicitada en este formato está orientada a medir el grado de liquidez de una entidad

en determinado momento, con el objeto de establecer si cuenta con capacidad de cubrir con sus

recursos disponibles las obligaciones inmediatas, estipulando además si se presenta superávit o

déficit de los recursos en el corto plazo.


SITUACION DE TESORERIA

ENTIDAD: NIT:

REPRESENTANTE LEGAL: FECHA CORTE: DIC. 31 DE

ítem DETALLE VALOR

1 DISPONIBLE TESORERIA

1.1 CAJA GENERAL

1.2. BANCOS

1.2.1. CUENTAS CORRIENTES

1.2.2. CUENTAS DE AHORROS

1.4. INVERSIONES TEMPORALES

2 FONDOS DE TERCEROS

2.1 DIAN-Retención Impuestos Nacionales

2.2 Fedegan- transferencias

2.3 Resguardos Indígenas - Transferencias

2.4 Corporinoquia- Transferencia ley 99.

2.5 Transferencias por sacrificio de porcinos

2.6 Otras transferencias obligatorias

3 DISPONIBILIDAD NETA (1-2)

4 EXIGIBILIDADES

4.1 Acreedores Varios

4.2 Pasivos Exigibles vigencias anteriores

4.3 Cuentas por pagar

4.4 Otras Acreencias de Corto Plazo

SITUACION DE TESORERIA (3-4)

FIRMA REPRESENTANTE LEGAL FIRMA TESORERO

Para su diligenciamiento tenga en cuenta lo siguiente: (Este formato debe subirse en archivo PDF).

1. DISPONIBLE TESORERIA: Señale el saldo en efectivo que la entidad posee, a diciembre 31,

en Caja General y Bancos o Corporaciones de Ahorro (cuentas corrientes y de ahorro), así como las inversiones temporales de fácil conversión, tales como Certificados de Depósito a Termino y otros títulos valores de inmediata liquidez.

2. FONDOS DE TERCEROS: Señale el saldo que la entidad adeuda o debe transferir, con corte a

diciembre 31 de la vigencia en cuestión, por los conceptos señalados; los cuales corresponden generalmente a recaudos y tasas a favor de terceros, cuya transferencia inmediata es de obligatorio cumplimiento conforme a normas especiales.

3. DISPONIBILIDAD NETA: Registre el valor obtenido de restar a “DISPONIBLE TESORERIA” el

valor de “FONDOS DE TERCEROS”. 4. EXIGIBILIDADES: Señale para cada concepto y según corresponda, los valores que la entidad

adeuda en el corto plazo a otros terceros, tales como proveedores, por conceptos diferentes a los señalados en “FONDOS DE TERCEROS”.

5. SITUACION DE TESORERIA: Registre la diferencia obtenida entre “DISPONIBILIDAD NETA” y

“EXIGIBILIDADES”.


ANEXO 3: ACTO ADMINISTRATIVO CONSTITUCION DE RESERVAS PRESUPUESTALES Y

CUENTAS POR PAGAR, formato_201299_f07_cdcas_constitucionreservascuentasxpagar.pdf:

Se deben subir en un Archivo en PDF, las resoluciones o Decretos de constitución bien sea de

reservas o cuentas por pagar.

ANEXO 4: PATRIMONIO CULTURAL, formato_201299_f07_cdcas_patrimoniocultural.xls:

En este formato se registra el valor de los recursos que le asignaron para la preservación,

conservación y tratamiento del Patrimonio Cultural. (Este formato se debe subir en archivo Excel)

TOTAL PRESUPUESTO

APROPIADO

PRESUPUESTO EJECUTADO POR FUENTE DE FINANCIACION

PRESUPUESTO EJECUTADO

RECURSOS PROPIOS


TELEFONIA MOVIL


SOBRETASA A LA GASOLINA

PRESUPUESTO EJECUTADO SGP


ESTAMPILLA PRO CULTURA

Total Presupuesto Apropiado: Relacionar el total del presupuesto que le fue asignado a la Entidad.

Presupuesto Ejecutado por Fuente de Financiación: Relacionar como ejecuto la Entidad el presupuesto por cada una de los fuentes de financiación que se relacionan en el formato (Recursos propios, Recursos Obtenidos de Telefonía Móvil, Recursos Obtenidos por la Sobretasa a la Gasolina, Recursos Obtenidos por el sistema General de Participaciones y Recursos Obtenidos por Estampilla Pro Cultura).

ANEXO 5: REGALIAS INDIRECTAS, formato_201299_f07_cdcas_regaliasindirectas.xls:

En este formato se registra el valor de los recursos que le asignaron por concepto de regalías

indirectas. (Este formato se debe subir en archivo Excel).

NOMBRE DEL PROYECTO

SECTOR AL QUE PERTENECE EL PROYECTO

BPIN EJECUTOR DEL

PROYECTO ACUERDO DE APROBACIÓN

VALOR APROBADO

RECURSOS GIRADOS A LA FECHA

Proyecto: Relacionar el nombre de los proyectos que tiene cada Municipio financiados a través de Regalías Indirectas.

Sector al que pertenece el proyecto: Relacionar el sector para el que se gestiona el desarrollo del proyecto.

BPIN: En esta columna se diligencia el código asignado en el banco de proyectos al proyecto diligenciado anteriormente.

Ejecutor del Proyecto: Relacionar el nombre del ejecutor del proyecto que tiene cada Municipio financiados a través de Regalías Indirectas.

Acuerdo de Aprobación: Relacionar el acuerdo por medio del cual se aprobó el desarrollo del proyecto.

Valor Aprobado: Diligenciar el monto aprobado para la totalidad del proyecto.

Recursos Girados a la Fecha: En esta columna se diligencia el valor de los recursos transferidos a la fecha al municipio para el desarrollo del proyecto.


ANEXO 6: RESGUARDOS INDIGENAS, formato_201299_f07_cdcas_resguardosindigenas.xls:

En este formato se registra el valor de los recursos que le asignaron por concepto de Resguardos

Indígenas. (Este formato se debe subir en archivo Excel)

RESGUARDO INDIGENA

FUENTE DE FINANCIACION DE TRANSFERENCIA TOTAL

RECURSOS TRANSFERIDOS

RECURSOS TRANSFERIDOS POR SGP

RECURSOS TRANSFERIDOS POR REGALIAS

RECURSOS TRANSFERIDOS POR OTROS CONCEPTOS

Resguardo: Diligenciar el nombre de los resguardos indígenas a los que se le asignaron recursos del erario público.

Recursos Trasferidos: Relacionar de forma discriminada los recursos que fueron transferidos a cada uno de los resguardos indígenas en cuanto a Recursos del Sistema General de Participaciones, Recursos de Regalías y Recursos trasferidos por otros conceptos. Total Recursos Transferidos: Esta columna se diligencia de manera automática sumando los presupuestos diligenciados como recursos Transferidos.

ANEXO 7: COBERTURA SGP, formato_201299_f07_cdcas_coberturasgp.xls:

En este formato se registra el valor de los recursos que le asignaron por concepto de Sistema General

de Participación. (Este formato se debe subir en archivo Excel)

Encabezado anexo 7

PRESUPUESTO ASIGNADO

PRESTACION DE LA EDUCACION

PRESUPUESTO TRANSFERIDO CALIDAD DE LA

EDUCACION

PRESUPUESTO TRANSFERIDO

SALUD REGIMEN SUBSIDIADO


SALUD PUBLICA


PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD


ACTIVIDADES DE PROPOSITO GENERAL – LIBRE DESTINACION


ACTIVIDADES DE PROPOSITO GENERAL

– AGUA POTABLE

Continuación Encabezado Anexo 7



– DEPORTE



– CULTURA


ACTIVIDADES DE PROPOSITO GENERAL – LIBRE INVERSION


ACTIVIDADES DE PROPOSITO GENERAL –

FONPET

PRESUPUESTO TRANSFERIDO ACTIVIDADES DE

DESTINACION GENERAL – ALIMENTACION ESCOLAR


ACTIVIDADES DE DESTINACION GENERAL – RESGUARDOS INDIGENAS

Recursos Trasferidos Educación: Relacionar de forma discriminada en la casilla correspondiente los recursos que fueron transferidos del Sistema General de Participaciones, para prestación de educación y Calidad en la Educación.

Recursos Trasferidos Salud: Relacionar de forma discriminada en la casilla correspondiente los recursos que fueron transferidos del Sistema General de Participaciones, para prestación de salud en régimen subsidiado, salud pública y prestación de servicios de salud.

Recursos Trasferidos Propósito General: Relacionar de forma discriminada en la casilla correspondiente los recursos que fueron transferidos por medio del sistema General de Participaciones para actividades de propósito general para libre destinación, agua potable, deporte, cultura, libre inversión y FONPET.


Recursos Trasferidos Destinación Especial: Relacionar de forma discriminada en la casilla

correspondiente los recursos de destinación especial que fueron transferidos a cada uno de los Municipios

en cuanto a alimentación escolar y resguardos indígenas.

ANEXO 8: VIGENCIAS FUTURAS, formato_201299_f07_cdcas_vigenciasfuturas.xls:

En este formato se debe reportar los compromisos adquiridos por los sujetos de control mediante

“Vigencias Futuras” constituidas hasta el 31 de diciembre del año anterior al periodo rendido. (Este

formato se debe subir en archivo Excel).

Encabezado anexo 8 AÑO FISCAL EN

QUE SE AUTORIZA LA

VIGENCIA FUTURA

VIGENCIAS QUE ABARCA – AÑO

INICIAL

VIGENCIAS QUE ABARCA – AÑO

FINAL

NOMBRE ENTIDAD

FECHA DE AUTORIZACIÓN DE LA

VIGENCIA FUTURA (AAAA-MM-DD)

NIVEL DE GOBIERNO QUE EJECUTA LA

VIGENCIA FUTURA AUTORIZADA

NUMERO DE CONFIS NACIONAL (CN) O CONFIS

TERRITORIAL (CT) QUE AUTORIZO LA VIGENCIA

FUTURA

Continuación Encabezado anexo 8

CONCEPTO PREVIO DE PLANEACIÓN NACIONAL Y MINISTERIO RESPECTIVO EN CASO DE VIGENCIA

FUTURA AUTORIZADAS PARA INVERSIÓN O COFINANCIACIÓN NACIONAL

VIGENCIA FUTURA SOBRE PROYECTO DE INVERSIÓN

INCLUIDO EN PLAN DE DESARROLLO RESPECTIVO

NUMERO DE ORDENANZA DEPARTAMENTAL O ACUERDO

MUNICIPAL QUE AUTORIZO VIGENCIA FUTURA

TIPO DE VIGENCIA FUTURA

AUTORIZADA

TIPO DE GASTO AFECTADO POR

VIGENCIA FUTURA AUTORIZADA

Continuación Encabezado anexo 8

DESTINACIÓN DE LOS

RECURSOS

DENOMINACIÓN DEL RUBRO

PRESUPUESTAL O PROYECTO

MONTO APROPIADO

EN LA VIGENCIA

MONTO TOTAL

AUTORIZADO POR VIGENCIA

FUTURAS

MONTO TOTAL EJECUTADO DE

VIGENCIAS FUTURAS POR COMPROMISOS EN LA

VIGENCIA

SALDO TOTAL POR

COMPROMETER DE VIGENCIAS

FUTURAS

ESTADO DE VIGENCIA FUTURA

ESTADO DE OBRAS O RUBROS

RESPALDADOS POR VIGENCIAS

FUTURAS

Año fiscal en que se autoriza la Vigencia Futura (V.F.): Año en que se aprueba la VF por parte del órgano de representación popular compromiso. Vigencias que abarca - Año inicial: Año en que se inicia la ejecución del compromiso objeto de la VF. Vigencias que abarca - Año final: Año en que finaliza la ejecución del compromiso de VF. Nombre de la Entidad: Entidad beneficiaria de la VF. Fecha de autorización de la Vigencia Futura: Fecha en que fue aprobada la VF por el CONFIS en la Nación o por la Asamblea o Concejos territoriales. Nivel de Gobierno que Ejecuta la Vigencia Futura Autorizada: Aclarar si su ejecución se realizará por el nivel departamental o el municipal y si se trata de un municipio no certificado. Numero de CONFIS Nacional (CN) o CONFIS Territorial (CT) que autorizó V.F.: Identificación del acta del CONFIS nacional o territorial. Concepto previo de Planeación Nacional y Ministerio Respectivo en caso de V.F. Autorizadas para Inversión o cofinanciación nacional: Número(s) y fecha(s) oficio(s) del Departamento Nacional de Planeación y el Ministerio respectivo con el concepto previo de aprobación de la VF.


Vigencia Futura sobre Proyecto de Inversión incluido en Plan de Desarrollo Respectivo: Nombre del proyecto, programa y subprograma del Plan de Desarrollo nacional o territorial al que apunta la VF expedida. Numero de Ordenanza Departamental o Acuerdo Municipal que autorizo Vigencia Futura: Número del acto administrativo de aprobación expedido por la Corporación Popular territorial o nacional. Tipo de Vigencia Futura Autorizada: Especificar si se trata de vigencia “ordinaria” o “excepcional”. La última mencionada corresponde a las obligaciones que afectan el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede. Tipo de Gasto Afectado por Vigencia Futura Autorizada: Distinguir entre Funcionamiento o inversión. Destinación de los Recursos: Indicar el sector en el que se destinaron los recursos. Denominación del Rubro Presupuestal o Proyecto: Especificación del código presupuestal del rubro de gasto y su denominación o proyecto de inversión. Monto apropiado en la vigencia: Valor en pesos de la apropiación en el primer año de la VF. Monto Total Autorizado por Vigencias Futuras: Valor autorizado en pesos. Monto Total Ejecutado de Vigencias Futuras por Compromisos en la vigencia: Valor en pesos de la ejecución (compromisos) en la vigencia que se reporta. Saldo Total por Comprometer de Vigencias Futuras: Valor en pesos del saldo por ejecutar a la fecha de corte. Estado de Vigencia Futura: Especificar si se encuentra en ejecución o ya fue ejecutada en su totalidad. Estado de Obras o Rubros Respaldados por Vigencias Futuras: Porcentaje de ejecución de la obra o rubro o proyecto.

FORMULARIO F10_AGR: EJECUCIÓN RESERVA PRESUPUESTAL

GENERALIDADES

Su objeto es determinar el comportamiento en los pagos de los compromisos adquiridos y no

ejecutados en la vigencia fiscal anterior, que fueron amparados con reservas presupuestales.






2. Nombre rubro presupuestal B (C) Carácter

3. Reserva Constituida C (D) Numérico dinero

4. Acta de Cancelación D (D) Numérico dinero

5. Pago E (D) Numérico dinero


Código Rubro Presupuestal: Se debe identificar el código completo de cada uno de los rubros afectados por los compromisos adquiridos y no ejecutados en el periodo anterior (Cuentas de Gastos). Nombre Rubro Presupuestal: Se debe escribir el nombre asignado a cada uno de los rubros afectados por los compromisos adquiridos y no ejecutados en el periodo anterior. Reservas constituidas: ($) Corresponde a los valores de las reservas de apropiación constituidas al cierre de la vigencia anterior, que amparan obligaciones legalmente contraídas y no ejecutadas en la vigencia del periodo anterior y que se deben ejecutar y pagar en la vigencia rendida (Decreto 111 de 1996, Art. 89, Inc. 2 y demás normatividad aplicable al nivel territorial). Acta de cancelación: ($) Se refiere a los compromisos adquiridos, no ejecutados y cancelados mediante un acta. Pagos: ($) Corresponde al valor de las reservas presupuestales efectivamente pagadas por la entidad durante el periodo reportado.

FORMULARIO F11_AGR: EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE CUENTAS POR PAGAR

GENERALIDADES

Su objeto es determinar el comportamiento de los pagos de los compromisos adquiridos, ejecutados y

no cancelados durante la vigencia fiscal. Al código del rubro presupuestal se le debe anteponer el

código de acuerdo al catalogo (presupuestal) de gastos expuesto anteriormente.






2. Descripción B (C) Carácter

3. Cuenta por Pagar Constituida C (D) Numérico dinero

4. Acta de Cancelación D (D) Numérico dinero

5. Pago E (D) Numérico dinero

Código Rubro Presupuestal: Identificar el código completo dado a cada rubro en el Decreto de liquidación del presupuesto a la cuenta por pagar, en el periodo rendido (Cuentas de Gastos). Descripción: Relacione el nombre asignado al código dado en el decreto de liquidación del presupuesto. Cuentas por Pagar Constituidas: ($) Corresponde a los valores de las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia anterior, que amparan obligaciones legalmente contraídas y ejecutadas, para ser canceladas en la vigencia del período rendido. (Decreto 111 de 1996, Art. 89, Inc 3 y demás normatividad aplicable al nivel territorial). Acta de cancelación: ($) Se refiere a los compromisos adquiridos y que mediante acta se dieron por terminados durante la vigencia.


Pagos: ($) Corresponde al valor de las cuentas por pagar efectivamente pagadas por la entidad durante el período reportado.

FORMULARIO F14_CDCAS: TALENTO HUMANO - FUNCIONARIOS POR NIVEL Esta información refleja las novedades, la distribución del personal y la cantidad de funcionarios en cada uno de los cargos de la entidad.

GENERALIDADES

Se diligencia el número de funcionarios que al finalizar el periodo rendido de acuerdo al tipo de

nombramiento se encontraban vinculados en la entidad, adicionalmente se debe registrar el número

de funcionarios que laboran en las áreas misional y administrativa, así como la planta autorizada por

cada uno de los niveles.

Además se debe registrar el movimiento de personal que tuvo la entidad en cuanto al número de

funcionarios vinculados y desvinculados al igual que el número de personal contratado mediante

prestación de servicios.

La suma de los funcionarios de carrera administrativa, provisionales, libre nombramiento y

supernumerarios debe ser igual a la suma de los campos de Total Funcionarios Área Misional y Total

Funcionarios área administrativa.






1. Denominación Del Cargo A (C) Carácter "DIRECTIVO" "ASESOR"

"PROFESIONAL" "TECNICO" "ASISTENCIAL"

2. Carrera Administrativa Y/o Empleado Oficial

B (N) Numérico cantidades

3. Provisionalidad C (N) Numérico cantidades

4. Libre Nombramiento D (N) Numérico cantidades

5. Supernumerario E (N) Numérico cantidades

6. Total Área Misional F (N) Numérico cantidades

7. Total Área Administrativa G (N) Numérico cantidades

8. Planta Autorizada H (N) Numérico cantidades

9. Planta Ocupada I (N) Numérico cantidades

10. Personal Vinculado J (N) Numérico cantidades

11. Personal Desvinculado K (N) Numérico cantidades

12. Personal Vinculado Por Prestación De Servicios

L (N) Numérico cantidades


Denominación del Cargo: Según la naturaleza general de sus funciones, la índole de sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, el personal de la entidad se debe clasificar de acuerdo con los niveles y conforme al acto administrativo que establece la planta de personal de la Entidad. Para esto se debe tener en cuenta los siguientes valores de chequeo: DIRECTIVO, ASESOR, PROFESIONAL, TECNICO, ASISTENCIAL.

Carrera Administrativa y/o Empleado Oficial: No. de funcionarios vinculados de carrera administrativa seleccionados de acuerdo con el proceso de selección de la carrera respectiva.

Provisionalidad: No. de funcionarios vinculados transitoriamente de carrera con personal no seleccionado de acuerdo con el proceso de selección de la carrera respectiva.

Libre nombramiento: Son las designaciones para los empleados de libre nombramiento y remoción.

Supernumerario: No. de funcionarios vinculados transitoriamente de carrera con personal no seleccionado de acuerdo con el proceso de selección de la carrera respectiva.

Total área misional: Enuncie el número de funcionarios asignados a las actividades Misionales de la Entidad.

Total área administrativa: Enuncie el número de funcionarios asignados a las de apoyo o administrativas.

Planta Autorizada: Enuncie el número de cargos autorizados para cada uno de los niveles en la normas que reglamentan la conformación de la planta de personal de la Entidad.

Planta Ocupada: Enuncie el número de funcionarios que al finalizar el periodo se encontraban vinculados en cada uno de los niveles.

Personal vinculado: Enuncie el número de funcionarios que fueron vinculados a la entidad en la vigencia rendida.

Personal desvinculado: Enuncie el número de funcionarios que fueron desvinculados de la entidad en la vigencia rendida.

Personal vinculado por prestación de servicios: Enuncie el número de personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios.

FORMULARIO F15A_AGR: EVALUACIÓN DE CONTROVERSIAS JUDICIALES

GENERALIDADES

El diligenciamiento de este formulario permite conocer y evaluar las actuaciones desarrolladas por las

Entidades frente a los procesos judiciales, se debe relacionar las controversias iniciadas durante el

periodo reportado, así mismo, las que fueron iniciadas en vigencias anteriores y que continúan en

trámite durante la vigencia rendida.



DESCRIPCION DE LA COLUMNA COLUMNA HOJA DE CALCULO



1. Consecutivo A (N) Numérico cantidades

2. No. Proceso B (C) Carácter

3. Autoridad Judicial Que Tramita C (C) Carácter

4. Tipo de Proceso D (C) Carácter

5. Tipo de Acción Judicial E (C) Carácter

6. Cuantía Inicial de la Demanda F (N) Numérico cantidades

7. Resumen del Hecho Generador G (C) Carácter

8. Fecha de Admisión de la Demanda H (F) Fecha AAAA/MM/DD

9. Demandante I (C) Carácter

10. Estado Actual J (C) Carácter

11. Sentido del Fallo Ejecutoriado a Favor K (N) Numérico cantidades

12. Sentido del Fallo Ejecutoriado en Contra L (N) Numérico cantidades

13. Sentido del Fallo Ejecutoriado Fecha M (F) Fecha AAAA/MM/DD

14. Valor de la Liquidación N (N) Numérico cantidades

Consecutivo: Es una numeración ascendente que se asigna a cada proceso. Número de Proceso: Radicado del proceso asignado por la secretaria del respectivo despacho judicial. Autoridad Judicial que tramita: Consejo de Estado, Tribunal Administrativo, Juzgado u otra instancia. Tipo de Proceso: Indicar el tipo de proceso que puede ser Laboral, Administrativo, Contractual, etc., según el caso. Tipo de Acción Judicial: Indicar si se trata de una acción de nulidad y restablecimiento del derecho, reparación directa y contractual de que trata el Código Contencioso Administrativo, o cualquier otra acción ordinaria contemplada en la Ley. Cuantía inicial de la demanda: ($) Valor que corresponde al monto de la demanda. Resumen del hecho generador: Describir brevemente el objeto de la demanda. Fecha de la admisión de la demanda: Relacionar la fecha de admisión de la demanda. Demandante: Relacionar el nombre y cargo de la persona o entidad que presentó la demanda. Estado Actual: Citar el estado en el que se encuentra el proceso (conciliación, aceptación de demanda, contestación de demanda, pruebas, alegatos, sentencia, apelación, sustentación de apelación, alegatos, sentencia, súplica.) Al momento de la rendición de la cuenta. Sentido del Fallo a favor: ($) Relacionar la cuantía resultante del fallo a favor. Sentido del Fallo en contra: ($) Relacionar la cuantía resultante del fallo en contra. Sentido del Fallo - Fecha: Registrar la fecha del fallo a favor o en contra. Valor de la Liquidación: ($) Relacionar el valor de la liquidación.


FORMULARIO F15B_AGR ACCIONES DE REPETICIÓN.

De conformidad con la Ley 678 de 2001, relacione las acciones de repetición o llamamientos en

garantía que ha iniciado la Entidad contra sus funcionarios o exfuncionarios.

GENERALIDADES

Corresponde a acciones de repetición iniciadas durante el periodo reportado, así mismo las que

fueron iniciadas en vigencias anteriores y que continúan en trámite durante la vigencia rendida.


DESCRIPCION DE LA



RENDICION CSV VALORES DE CHEQUEO

1. Fecha A (F) Fecha AAAA/MM/DD

2. Demandado B (C) Carácter

3. Cargo C (C) Carácter

4. Autoridad Judicial D (C) Carácter

5. Cuantía E (N) Numérico cantidades

6. Valor Recuperado F (N) Numérico cantidades

7. Fecha de Recaudo G (F) Fecha AAAA/MM/DD

Fecha: Relacionar la fecha de admisión de la demanda. Demandado: Indicar el nombre de la persona demandada. Cargo: Indicar el cargo que ocupa u ocupó en la entidad la persona demandada. Autoridad Judicial que tramita: Consejo de Estado, Tribunal Administrativo. Cuantía: ($) Valor que corresponde al monto de la demanda. Valor recuperado: ($) Relacionar los recursos pagados por el demandado. Fecha de recaudo: Relacionar la fecha en que el demandado efectuó el pago.

FORMULARIO F16_CDCAS GESTION AMBIENTAL

GENERALIDADES

En este formulario se debe registrar la información de los proyectos ambientales ejecutados por la

Entidad durante cada vigencia. Los anexos para este formato son: 1. Sector Saneamiento Básico, 2.

Área de Agua Potable y Protección Ambiental, 3. Aspectos Legales






1. Total inversión sector saneamiento básico A (D) Numérico dinero

2. Total inversión agua potable y protección ambiental B (D) Numérico dinero

3. Inversión en atención y prevención de incendios C (D) Numérico dinero

4. Inversión en atención y prevención de inundaciones D (D) Numérico dinero

5. Inversión en atención de otros desastres de origen natural E (D) Numérico dinero

6. Inversión en atención en otros desastres de origen antrópico (causado por actividad humana)

F (D) Numérico dinero

7. Acto administrativo que acoge plan de saneamiento y manejo de vertimientos (resl.1433/2004)

G (C) Carácter

8. Acto administrativo que acoge uso eficiente de ahorro de agua (ley 373 de 1997)

H (C) Carácter

Total inversión sector saneamiento básico: En esta columna se registra la sumatoria de las inversiones reportadas en el anexo 1. Sector Saneamiento Básico. Total inversión agua potable y protección ambiental: En esta columna se registra la sumatoria de las inversiones reportadas en el anexo 2. Agua potable y Protección Ambiental. Inversión en atención y prevención de incendios: En esta columna se registran las inversiones realizadas en atención y prevención de incendios. Inversión en atención y prevención de inundaciones: En esta columna se registran las inversiones realizadas en atención y prevención de inundaciones. Inversión en atención de otros desastres de origen natural: En esta columna se registran las inversiones realizadas en atención a otros desastres de origen natural. Inversión en atención en otros desastres de origen antrópico (causado por actividad humana): En esta columna se registran las inversiones realizadas en otros desastres causados por la actividad humana. Acto administrativo que acoge plan de saneamiento y manejo de vertimientos (Resl.1433/2004): En esta columna se registra el número del acto administrativo y objeto de expedición. Acto administrativo que acoge uso eficiente de ahorro de agua (Ley 373 de 1997): En esta columna se registra el número del acto administrativo y objeto de expedición.

Anexo 1: SECTOR SANEAMIENTO BASICO, formato_201299_f16_cdcas_sectorsaneamientobasico.xls:

En este formato, se debe relacionar la inversión de los recursos por cada uno de los conceptos que se

describen en el formato y por cada una de las fuentes de financiación. (Este formato se debe subir en

archivo Excel).


FUENTES

INVERSION EN TRATAMIENTOS

DE AGUA RESIDUALES

INVERSION EN CONSTRUCCION Y

MANTENIMIENTO DE ALCANTARILLADOS

RECOLECCION Y

TRANSPORTE DE RESIDUOS

SOLIDOS

MANEJO Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS

INVERSION EN CONSTRUCCION

Y MANTENIMIENTO DE MATADEROS

INVERSION EN CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO

DE CEMENTERIOS

SGP

REGALIAS PETROLERAS

RECURSOS PROPIOS

COFINANCIADOS DEPARTAMENTO

COFINANCIADOS NACION

OTROS

PLANTA DE TRATAMIENTO

AGUAS RESIDUALES

EXISTE ESTA OPERANDO OBSERVACIONES

SI NO SI NO

Anexo 2: AREA DE AGUA POTABLE Y PROTECCION AMBIENTAL,

formato_201299_f16_cdcas_aguapotableyproteccionambiental.xls: Se debe subir en archivo Excel.

FUENTES

INVERSION EN CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO

DE REDES DE ACUEDUCTO

INVERSION EN CONSTRUCCION Y MANTEIMIENTO DE

PLANTES DE TRATAMIENTO DE PLANTAS DE AGUA

POTABLE

INVERSION EN COMPRAS DE TERRENO DE AREAS

QUE SURTEN ACUEDUCTOS (ART. 103 LEY 99/93 Y LEY

1176 /2007)

INVERSION EN COMPRA DE OTROS

TERRENOS DE IMPORTANCIA ESTRATEGICA

AMBIENTAL

INVERSION EN REFORESTACION Y

AISLAMIENTO DE TERRENOS EN CUENCAS Y MICROCUENCAS (ART. 75, 76 LEY 715 DE 2001)

SGP

REGALIAS PETROLERAS

RECURSOS PROPIOS

COFINANCIADOS DEPARTAMENTO

COFINANCIADOS NACION

OTROS

NOMBRE DE LA CUENCA Y LA MICROCUENCA

INVERSION REALIZADA SEGÚN EL PLAN DE MANEJO Y ORDENACION DE CUENCAS – POMCA ADOPTADO POR CORPORINOQUIA

AREA ADQUIRIDA (HAS)

Anexo 3: ASPECTOS LEGALES, formato_201299_f16_cdcas_aspectoslegales.pdf:

Actos administrativos que acoge plan de saneamiento y manejo de vertimientos y acoge uso eficiente

de ahorro de agua. (Archivo PDF).


FORMULARIO F18A_CDN INFORME DEUDA PUBLICA

Se reporta el movimiento de la deuda pública interna y externa de la entidad.

GENERALIDADES

Se debe reportar el movimiento de la deuda pública de la entidad, si la entidad no registra

deuda debe dejarse en blanco el formato y anexar certificación escaneada sobre esta situación,

archivo que debe subirse al expediente antes del formato.






1. Código del Crédito A (C) Carácter 2. Entidad Bancaria B (C) Carácter 3. Destinación de los Recursos C (C) Carácter 4. Valor del Crédito D (D) Numérico dinero 5. Tasa de Interés E (J) Porcentaje

6. Fecha de Vencimiento F (F) Fecha

AAAA/MM/DD

7. Fecha de Operación G (F) Fecha

AAAA/MM/DD

8. Tipo de Operación H (C) Carácter “5” “6” “7” “8” “10” “11” “18” “24” “25” “26” “27”

“30” “31” “99” 9. Valor de Operación I (D) Numérico dinero

10.Saldo de la Deuda J (D) Numérico dinero

Código del crédito: Número asignado por la Dirección General de Crédito Público (DGCP) contiene 9 dígitos.

Entidad Bancaria: Nombre de la entidad con la cual se adquirió el empréstito.

Destinación de los Recursos: Sector de destinación de los recursos.

Valor del Crédito: Valor inicial del crédito

Tasa de interés: Valor de la tasa con la cual fue pagado el interés. Ej: Si se tiene que pagar DTF+2.0 y la DTF está en 20, entonces la tasa = 20 +2 = 22

Fecha de Vencimiento: La fecha pactada para hacer el servicio de la deuda (pago), tanto de amortizaciones como de intereses y comisiones, en el formato (aaaa/mm/dd).

Fecha de Operación: Fecha en la cual se realizó el servicio o en la cual hizo el desembolso el prestamista (empieza a causar los intereses), en el mismo formato anterior.


Tipo de Operación: Escriba el número correspondiente a la transacción informada: 05: Desembolso (recibo de recursos provenientes del crédito) 06: Amortización 07: Intereses 08: Comisión 10: Cancelación de desembolsos por no utilización 11: Prepago 16: Intereses de mora 24: Ajustes a comisiones 25: Ajustes a amortizaciones 26: Ajustes a intereses 27: Ajustes a desembolsos 30: Monetizaciones 31: Novedades 99: Saldo

Valor de operación: Corresponde al valor en $ del pago de la operación realizada. Saldo de deuda: Corresponde al saldo de la deuda a capital, registrada en pesos.

FORMULARIO F20_CDCAS: FORMATO DE CONTRATACIÓN

GENERALIDADES

En este formulario se debe relacionar los contratos celebrados durante la vigencia rendida, de

conformidad con los siguientes ítems. Los anexos para este formato son: 1. Contratos Vigencias

Anteriores Adicionados en la Vigencia Rendida, 2. Contratos Vigencias Anteriores sin Liquidar,





1. Número Del Contrato A (C) Carácter 2. Modalidad De Selección B (C) Carácter

3. Clase De Contrato C (C) Carácter

"C1" "C2" "C3" "C4" "C5" "C6" "C7" "C8" "C9" "C10" "C11" "C12"

"C13" "C14" "C15" "C16" "C17" "C18" "C19"

4. No. de CDP D (N) Numérico cantidades 5. Código Presupuestal Afectado E (C) Carácter 6. Fecha de CDP F (F) Fecha AAAA/MM/DD 7. Fecha Del Registro Presupuestal G (F) Fecha AAAA/MM/DD 8. Valor Registro Presupuestal H (D) Numérico decimal 9. Fecha Firma Contrato I (F) Fecha AAAA/MM/DD 10. Objeto Del Contrato J (C) Carácter 11. Valor Anticipo K (D) Numérico decimal 12. Valor Financiación Recursos SGP L (D) Numérico decimal 13. Valor Financiación Recursos Regalías Petroleras M (D) Numérico decimal 14. Valor Financiación Recursos Propios N (D) Numérico decimal 15. Valor Financiación Recursos Cofinanciados O (D) Numérico decimal





16. Valor Financiación Otros Recursos P (D) Numérico decimal 17. Valor Del Contrato Q (D) Numérico decimal 18. Valor Adición R (D) Numérico decimal 19. Fecha De La Adición S (F) Fecha AAAA/MM/DD 20. Nombre De Contratista T (C) Carácter 21. Nit o C.C. Contratista U (C) Carácter 22. Nombre Interventor Y/o Supervisor V (C) Carácter 23. Nit o C.C. Interventor Y/o Supervisor W (C) Carácter 24. Fecha Acta De Inicio X (F) Fecha AAAA/MM/DD 25. Fecha Aprobación De Pólizas Y (F) Fecha AAAA/MM/DD 26. Plazo Del Contrato Z (C) Carácter 27. Contrato En Ejecución AA (C) Carácter "SI""NO"

28. Fecha De Terminación Del Contrato AB (F) Fecha AAAA/MM/DD 29. Fecha De Suscripción Acta De Liquidación AC (F) Fecha AAAA/MM/DD 30. Valor Ejecutado A 31 De Diciembre AD (D) Numérico decimal

Número del contrato: Corresponde al número que identifica el contrato.

Modalidad de Selección: Refleja la modalidad de contratación utilizada para la selección del contratista.

Clase del Contrato: Se establece una codificación para cada clase de contrato. Debe asignarse el código correspondiente a los contratos suscritos. Para esto se debe tener en cuenta los siguientes valores de chequeo: C1: Prestación de servicios

C2: Consultoría

C3: Mantenimiento y/o reparación

C4: Obra pública

C5: Compra venta y/o suministro

C6: Concesión

C7: Comodato

C8: Arrendamiento

C9: Seguros

C10: Otros

Número de CDP: Registre el número de la disponibilidad que soporta el contrato, en caso de ser mas de una por favor relacione los números de la disponibilidad entre paréntesis separados por guión (-).

Código presupuestal afectado: Señale el rubro del registro presupuestal asignado al contrato, en caso de ser más de uno por favor relacione los rubros de los demás registros presupuestales entre paréntesis separados por guión (-).

Fecha de CDP: Registre la fecha de la disponibilidad que soporta el contrato, en caso de ser mas de una por favor relacione la primera fecha.

Fecha de Registro Presupuestal: Señale la fecha del registro presupuestal asignado al contrato, en caso de ser más de uno por favor escriba la primera fecha.

Valor de Registro Presupuestal: ($) Señale el valor del registro presupuestal asignado al contrato, en caso de ser más de uno por favor registre el valor total.

Fecha de firma del contrato: Corresponde a la fecha en que las partes suscriben el contrato.


Objeto: Descripción del objeto contractual.

Valor Anticipo: ($) Señale el valor del anticipo pactado

Valor Financiación Recursos SGP: ($) Señale el valor del contrato cuya fuente de financiación corresponda al Sistema General de Participaciones.

Valor Financiación Recursos Regalías Petroleras: ($) Señale el valor del contrato cuya fuente de financiación a Regalías Petroleras

Valor Financiación Recursos Propios: ($) Señale el valor del contrato cuya fuente corresponda Recursos Propios. Valor Financiación Recursos cofinanciados: ($) Señale el valor del contrato cuya fuente corresponda Recursos cofinanciados

Valor Financiación Otros Recursos: ($) Señale el valor del contrato cuya fuente corresponda a otros recursos

Valor del contrato: ($) Registre el valor o cuantía fijada en el contrato.

Valor de la adición: ($) Registre el valor o cuantía fijada para todas las adiciones al contrato.

Fecha de la Adición: Registre la fecha en la cual se realizo la firma de la adición al contrato.

Nombre del contratista: Escriba el nombre de la persona natural o jurídica con la cual se suscribió el contrato. Cuando se trate de un consorcio o unión temporal, además relacione los nombres de los integrantes del mismo entre paréntesis separados por guión (-). En caso de cesión, indique los nombres del cedente y cesionario también entre paréntesis.

NIT. o CC. del contratista: Escriba el Nit. o CC. de cada una de las personas que intervienen como contratistas y que han sido relacionadas en la columna anterior.

Nombre del Interventor y/o supervisor: Escriba el nombre de la persona natural o jurídica del interventor o supervisor del contrato. Cuando se trate de un consorcio o unión temporal, además relacione los nombres de los integrantes del mismo entre paréntesis separados por guión (-).

NIT. o CC. del interventor o supervisor: Escriba el Nit. o CC. de cada una de las personas que intervienen como interventor o supervisor. Fecha de Acta de Inicio: Registre la fecha en que se inicia la ejecución del contrato de acuerdo al acta de inicio.

Fecha de Aprobación de póliza: Registre la fecha en que se dio aprobación de las pólizas exigidas en el contrato.

Plazo del contrato: Indique el plazo estipulado en el contrato; ej: SEIS MESES o QUINCE DIAS.

Contrato en Ejecución: Diligencie Si o No según corresponda a si el contrato se encuentra en ejecución.

Fecha de Terminación: Indique la fecha exacta de terminación de los contratos celebrados y terminados de conformidad con las actas de recibo o entrega final o documento que asimile este hecho ante el funcionario competente. Fecha de suscripción del Acta de Liquidación: Señale la fecha del acta de liquidación de los contratos celebrados que lo requieran.

Anexos del formato, los cuales deben cargarse al sistema en formato excel.


Anexo 1: CONTRATOS VIGENCIAS ANTERIORES ADICIONADOS EN LA VIGENCIA RENDIDA, formato_201299_f20_cdcas_contratosvigenciasanterioreadicionados.xls

No CONTRATO FECHA DE

SUSCRIPCION DEL CONTRATO

CONTRATISTA OBJETO VALOR INICIAL VALOR

ADICIONAL FECHA DE LA

ADICION VALOR TOTAL

Anexo 2: CONTRATOS VIGENCIAS ANTERIORES SIN LIQUIDAR, formato_201299_f07_cdcas_contratosvigenciasanterioressinliquidar.xls

No CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCION

DEL CONTRATO

OBJETO NOMBRE

CONTRATISTA NIT O C.C

CONTRATISTA VALOR DEL CONTRATO

NOMBRE INTERVENTOR

Y/O SUPERVISOR

NIT O C.C INTERVENTOR

Y/O SUPERVISOR

FECHA ACTA DE

INICIO

PLAZO INICIAL DEL CONTRATO

RAZONES DE NO

LIQUIDACION DEL CONTRATO

O CONVENIO

FORMULARIO FIA_CDCAS INFORMACION ADICIONAL:

En este formato se debe relacionar el número de folios de cada uno de los informes y adjuntarlos

en formato PDF.

GENERALIDADES

Los anexos solicitados son: 1. Plan Estratégico o Equivalente, 2. Plan Anual de Acción por Áreas o

Dependencias, 3. Informe Anual de Gestión, 4. Plan Anual de Compras, 5. Informe Ejecutivo Anual de

Control Interno, vigencia 2010, Presentado al Departamento Administrativo de la Función Pública y

6.Informe de Control Interno Contable, 7. Información sobre Constitución de Parte Civil.




RENDICION

CSV VALORES DE

CHEQUEO

1. Plan Estratégico O Equivalente A (N) Numérico cantidades

2. Plan De Acción Anual Por Áreas O Dependencias B (N) Numérico cantidades

3. Informe Anual De Gestión C (N) Numérico cantidades

4. Plan Anual De Compras D (N) Numérico cantidades 5. Informe Ejecutivo Anual De Control Interno presentado a La DAFP.

E (N) Numérico cantidades

6. Informe De Control Interno Contable F (N) Numérico cantidades

7. Información sobre constitución de parte civil G (N) Numérico cantidades

El nombre del anexo debe estar relacionado con el formato. ej: formato_201299_fia_cdcas_planestrategico.pdf y así sucesivamente para cada anexo.

sistema integral de auditorÍa sia · 2015-10-20 · la contraloría departamental de casanare, con...

Documents