Nodotic, Asesoría Tecnológica y Gestión de Proyectos

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Sistemas de Información para Empresas de Servicios gestionadas por Proyectos

VisiónProceso

Una empresa de servicios gestionada por proyectos sigue un proceso con necesidades y requerimientos funcionales específicos:

• Pricing según perfiles y costes estándares, o individuales

• Margen Objetivo• Gestión de ofertas• Contratos marco

Venta

• Búsqueda de recursos

• Disponibilidad de perfiles, internos o externos

• Planificación temporal

• Baselinepresupuestario

Planificación • Control de dedicaciones e incurridos

• Imputación costes• Gestión de terceros• Control presupuestario y reporting

• Facturación según hitos, incurridos, Time & Materials, refacturación …

Ejecución

• Análisis de desviaciones

• Análisis de rentabilidad

• Actualización de tarifas y costes estándares

• Recálculo overhead(load)

• Reporting y  visión analítica

Análisis

MODELO INTEGRADO DE GESTIÓN

VisiónModelo Analítico de Proyectos

El modelo analítico de proyectos que se defina permitirá obtener la cuenta analítica de resultados del proyecto o análisis de ingresos/costes según diferentes ejes o dimensiones analíticas:

ActividadFacturable/No Facturable/RefacturablePropia o de terceros/colaboradores

GeografíaZonaCentro de trabajo

OrganizaciónSociedadGerenciaUnidad de negocioCentro de coste/beneficioTipo de servicios

NaturalezaAgrupaciónIngresosGasto

Atributos ClienteZonaTipo

CostesInternosExternosDirectosIndirectosEstructura

Jerarquía de ProyectoClienteGrupo de ProyectosTipo de Proyecto

CUENTA DE RESULTADOS

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

GESTIÓN COMERCIAL

OPERACIONES

BACKOFFICE

VisiónMapa de Sistemas

FINANZAS

CONTROL DE GESTIÓN

TESORERÍA

CUENTAS A PAGAR

CUENTAS A COBRAR

T & EGESTIÓN DE ACTIVOS

CONTABILIDAD ANALÍTICA

CONTABILIDAD GENERAL

RRHH

NOMINA Y GEST.PERSON EVALUACIÓN

GESTIÓN DE CARRERA

CONTRATACIÓN

GESTIÓN DE COMPETENCIAS

GESTIÓN DE PROYECTOSSEGUIMIENTO Y CONTROL ANALÍTICO

IMPUTACIÓN COSTES

PLANIFICA‐CIÓN

GESTIÓN DE RECURSOS FACTURACIÓN

COMPRASCONTRATOS MARCO

PEDIDOS RECEPCIÓN e IMPUTACIÓN

GESTIÓN PROVEEDORES

PRESUPUESTO y PRICING

GESTIÓN OFERTAS

GESTIÓN CONTACTOS

OPORTUNI‐DADES

GESTIÓN DOCUMENTAL

BASE DATOS EXPERIENCIAS

ENTORNO COLABORATIVO

FORMACIÓN

REPORTING CORPORATIVO

CUADRO DE MANDOS

PLANIFIC. FINANCIERA CONSOLIDACIÓN

El mapa de sistemas que soporta los procesos y el modelo analítico descritos anteriormente se puede conceptualizar:

REPORTING

VisiónPanorama de soluciones de mercado

Las soluciones demercado que podrían cubrir funcionalmente las necesidades de una organización de servicios gestionada por proyectos en, al menos, las áreas de finanzas, operaciones y comercial se pueden estructurar en tres niveles:

Grandes fabricantes de software de gestión empresarial, con amplia cartera deproductos para distintos sectores y funciones. Cuentan con uno o más productosERP.Posicionados como líderes por grandes inversiones en I+D y/o adquisiciones de otrosproductos. Implantan su producto directamente o, más frecuentemente, respaldadospor una red extensa de integradores y partners.Normalmente orientados a gran empresa.

Grandes o medianos fabricantes de software de gestión empresarial, con solucionesespecializadas de gestión de proyectosCon presencia importante en algunos sectores, respaldados por una productoespecializado, implantan su producto directamente o respaldados por una red deintegradores y partnersNormalmente orientados amediana empresa.

Fabricantes locales de software especializados en soluciones confuncionalidades de gestión de proyectos., con presencia relevanteen algunos nichos de actividad y/o sectores respaldados por unaproducto especializado. Implantan su producto directamente.Normalmente orientados a pequeña o mediana empresa.

VisiónPuntos Clave

Cobertura funcional

Escalabilidad/Elasticidad Accesibilidad

Los puntos clave que un sistema de información para organizaciones de servicios gestionadas por proyectos debe cumplir incluyen:

Gestión integrada del ciclo de vida de un proyecto: Presupuesto – Oferta . Control– CierreGestión centralizada de perfiles (internos, externos, freelances,..) y tarifas asociadas (perfil genérico/persona concreta, con /sin repercusión estructura).Pricing de proyectos ágil y gestión de ofertas, presupuestos y planificaciones de las tareas en base a perfiles, capacidades y disponibilidad de recursos.Modelos de facturación flexibles en base a distintos criterios: precio cerrado, Time&materials, …Gestión presupuestaria de proyectos: real vs presupuestoTrazabilidad de pedidos de terceros (servicios o materiales), recepción y conciliación con factura

Seguimiento del estado de la producción de los proyectos: Incurrido, Inventario, facturado, cobrado, …Imputación de costes según criterios de reconocimiento de la producción y repercusión de indirectos a los departamentos y a los proyectosGestión de grados de avance y reconocimiento de ingresos y gastos según avanceControl analítico de costes y rentabilidades según dimensiones analíticas de tipo de servicio, cliente, proyecto, localización, etc.Gestión de circulante (flujos de tesorería) en base a la previsión de cobros y pagos según vencimientos.

Adaptable al ritmo de crecimiento de la actividad y expansión  de la compañía, con costes predecibles y lineales según crezca el nº de usuarios y/o volumen de proyectos.Gestionado en modo SaaS/Cloud para no incurrir en costes fijos ni inversión inicial de infraestructura

Disponibilidad de la aplicación sin depender de la localización (acceso seguro por Internet).Utilización en dispositivos móviles smartphones y tabletsIntegración con documentos de proyecto y entorno colaborativo.

Enfoque de ImplantaciónFases y Alcance

Proponemos un enfoque de implantación gradual e iterativo, iniciándose con las funcionalidades estándares de producto y  con las siguientes etapas:

Este enfoque presenta las ventajas de que se alcanza rápidamente un beneficio tangible a un coste inicial razonable, ahorra personalizaciones/modificaciones innecesarias y permite luego evolucionar, una vez consolidado el uso, en la mejora continua del sistema al ritmo deseado por la compañía.

I. Implantación del estándar sectorial II. Consolidación III. Evolución

Implantación del software con la funcionalidad estándar, sectorial sin personalizaciones relevantes.Configuración de tablas maestras, procesos y reporting estándares.Carga de saldos y datos de año en curso.Formación a usuarios clave

Utilización del estándar.Detección de necesidades nuevas,  no cubiertas inicialmente o descubrimiento de mejoras.Consolidación del conocimiento y agrupación de solicitudes de mejora hasta conformar nueva versión.

+Implantación de nueva versiónProceso iterativo

Enfoque de ImplantaciónMetodología

La metodología (tareas y entregables) que se proponen para la fase I se esquematiza:

Definición Configuración iterativa Go Live

Organización del proyecto

Análisis de requerimientos de 

usuario clave

Carga de datos maestros y datos 

prototipo

Definición del Modelo de Gestión 

y de Procesos

Carga de datos finales

Configuración y parametrización

Adaptación de reports e interfaz 

gráfica

Plan de trabajo 

Instalación Software

Formación preliminar

Comunicación

Kick Off

Requerimientos funcionales

Requerimiento de integración

Modelo de gestión y de procesos

Aplicación en producción

Prototipo

Validación de datos

Desarrollos

Identificación de Requerimientos de 

Sistema

Prueba prototipo con usuario

Interfases y desarrollos (*)

Formación usuarios clave

Pruebas integradas

Puesta en marcha

Formación a usuarios finales

Traspaso a Productivo

Soporte Post Arranque

(*) A minimizar en FASE ILa configuración iterativa (ágil) permite que la  validación de requerimientos sea completa y anticipar cambios antes de la puesta en marcha, así como facilitar una formación completa (hands on) de los usuarios clave

Parámetros EconómicosComponentes de Coste

Los componentes de coste de un proyecto de las características expuestas varían en función de si se adopta una solución SaaS o una solución de compra y propiedad onpremise.

Inversión InicialServicios de implantación y formación

Coste recurrentesSuscripción mensual por usuario concurrente. Incluye:

• Utilización de la aplicación• Actualizaciones de la solución con 

mejoras funcionales y cambios normativos.

• Alojamiento Infraestructuras hardware y software y su administración.

• Soporte a incidencias/dudas

Inversión InicialServicios de implantación y formación

Adquisición de licencias de software

Mantenimiento licencias software primer año

Compra infraestructuras hardware y software

Servicios de instalación de infraestructuras hw y sw

Coste recurrentesMantenimiento licencias software

Alojamiento Infraestructuras hardware y software y su administración.

Soporte a incidencias/dudas

Compra & on premiseVs.SaaS

CredencialesNodotic

Empresa de servicios (BPO) de grupo 

financiero

Reingeniería del área de finanzas y control de gestión para la implantación de un modelo de costes basado en actividad y rolling forecast. Gestión de proyecto para la implantación de una aplicación EPM para la planificación, cierre mensual y rolling forecast financiero y de la actividad.

Los nombres de las empresas referenciadas se proporcionarán bajo petición.

Empresa de servicios Tecnológicos

Diseño de modelo de gestión integrado y gestión de proyecto para la implantación de un CRM/ERP de cobertura completa del proceso (Venta, aprovisionamiento, gestión, facturación y cierre/reporting)

Empresa de servicios de instalaciones eléctricas 

y clima

Diseño de modelo de gestión integrado y gestión de proyecto para la implantación de un CRM/ERP de cobertura completa del proceso (Venta, aprovisionamiento, gestión económica del proyecto, facturación y cierre/reporting)

Empresa de servicios de arquitectura ferial

Diseño de modelo  integral de  presupuestación y gestión económica de  proyectos  (modelo de costes/márgenes, proveedores, fabricación, transporte, etc.)

Multinacional de servicios de consultoría

Usuario avanzado durante más de 10 años de sistemas de presupuestación y gestión económica de proyectos de servicios de consultoría

Varios 20 años de experiencia en selección e implantación  de  diversas aplicaciones de gestión CRM, ERP, BPM, CPM/EPM  en diversos sectores y tamaños de empresa.

Credenciales relevantes directas del equipo de consultoría y gestión de proyectos de Nodotic:

Sobre el autor

Ingeniero de Telecomunicación por la Universidat Politécnica de Cataluña, certificado CPIM por APICS y Executive MBA por EAE Barcelona.

Actualmente soy gerente y fundador de Nodotic donde, como consultor y project manager, lidero para mis clientes iniciativas de mejoras organizativas y de procesos de negocio utilizando tecnologías y sistemas de información.

Si crees que podría ayudarte no dudes en enviarme un e-mail a luis.carrasco@nodotic.com

http://www.linkedin.com/in/luiscu

@nodotic

https://plus.google.com/u/0/111838161734108867236/about

También soy editor de www.blog.nodoTIC.com, blog sobre sobre tendencias en sistemas de información de gestión empresarial y podéis encontrarme en diversas redes sociales:

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Me he inspirado en múltiples lecturas y he utilizado recursos gráficos que he intentadoreferenciar y atribuir a sus autores. Si crees que hay algo en la presentación que debiera sercambiado, añadido o modificado házmelo saber.

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