DEFICIENCIAS EN EL DEPARTAMENTO DE MUSICA

UNIVERSIDAD DEL VALLE

Luz Elena Romero

Víctor Manuel Suarez

UNIVERSIDAD LIBRE

FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERÍA INDUSTRIAL

SANTIAGO DE CALI

2010

SISTEMA PSICOSOCIAL

Cuando nos referimos al sistema psicosocial estamos mencionando el encuentro de personas y no a su manipulación por parte de la conducción. Una organización es un lugar de encuentro o de desencuentros permanentes. Ecología social humana.Teniendo en cuenta que el factor más importante de la organización son las personas, el trabajo psicosocial consiste en motivar y promover permanentemente a sus colaboradores a dar un mejor rendimiento laboral que redunde en resultados óptimos en la organización.

La gestión humana involucra procesos y actividades estratégicas que sirven como apoyo y soporte para la Dirección de la Organización. Mediante el establecimiento de políticas, planes y programas se puede seleccionar, formar, retribuir, desarrollar y motivar el personal de la organización con el fin de potencializar el ser humano como factor fundamental de la ventaja competitiva de la organización y la generación de valor en su interior.La clasificación de los procesos de acuerdo con su objetivo o fin determinado en macro procesos, le dan un nuevo enfoque a la gestión humana al identificar y describir cinco de ellos en un orden lógico secuencial, aunque también pueden presentarse de manera simultánea, lo cual demuestra que los procesos no pueden verse de manera aislada y que esta agrupación es fundamental en la búsqueda del desarrollo y la competitividad organizacional.

PROBLEMA

En la Escuela de Música de la Universidad del Valle, se vive una disfuncionalidad en el personal que labora en esta unidad; pese a que existe un manual de funciones para cada cargo, estos no se aplican correctamente como lo veremos a continuación.

La Escuela de Música está conformada así:

Director de la Escuela: quien es un docente nombrado tiempo completo y, quien debe ejercer el cargo académico-administrativo.

Director de Programas: al igual que el director de la escuela es docente nombrado tiempo completo y debe ejercer el cargo académico-administrativo.

Secretaria Funcionario (a) no docente, quien Según el manual de funciones debe atender Las necesidades del cuerpo docente de la escuela.

Secretaria de la Escuela de Música: funcionario (a) no docente, quien según el manual de funciones debe atender las necesidades del cuerpo docente de la escuela.

Técnico Académico: funcionario (a) no docente, quien no tiene un manual de funciones definido.

Técnico Financiero: funcionario (a) no docente, quien según su manual de funciones debe desarrollar todas las actividades referentes a las finanzas de la Escuela.

Auxiliar Administrativa: funcionario (a) no docente, (contratista), quien según el manual de funciones debe atender las necesidades de los estudiantes de los programas de pregrado en Música y Licenciatura en Música.

Además la mala comunicación que parte desde los jefes, la distribución de los espacios, los horarios de atención a los agentes internos y externos y la falta de sensibilización influye mucho en el desarrollo de las actividades.

ESCUELA DE MUSICAUniversidad del Valle

Figura: OrganigramaFuente: Departamento (Escuela de Música Universidad del Valle)

DIRECTORDE

ESCUELA

DIRECTORDE

PROGRAMAS

COORDINADORESDE

AREA

Técnico Académico

TécnicoAdministrativo

SecretariaDe

Programas

Secretariade la

Escuela

UNIEMUnidad de informacion especializada en música

LaboratoristaDe

Instrumentos

Personas Información

Falta de jerarquía Páginas webFalta de comunicaciónOrganigrama

Falta de

Métodos Locativos Dirección

Disfuncionalidad Mala distribuciónMala distribución ImpresoraTiempo perdido Fotocopia

Secretaria

Figura: Diagrama causa – efectoFuente: Escuela de Música (Universidad del Valle)

Por todo lo anterior podemos decir:

1. Cuando se hace referencia al problema de comunicación desde los jefes de la Escuela (Director de la Escuela y Director de Programas), es debido a que como son docentes nombrados con actividades académico-administrativos, son personas que mantienen más pendientes de sus actividades académicas y a la parte administrativa no le dan la importancia que en su momento se requiere solo cuando el problema (malos procedimientos) está latente empiezan a buscar las soluciones “urgentes” y a veces por no decir siempre salen las cosas no muy bien.

2. La falta de claridad en el desarrollo de los manuales de funciones de la Secretaria de la Escuela, la Técnico Académico y la Auxiliar Administrativa, generan errores en los procedimientos, además de pérdida de tiempo y de insumos (papelería, impresiones etc.)

No conocer el manual de funciones. El director no ejecutar su funcionalidad. Corregir la disfuncionalidad de los puestos de trabajo.

No conocer el manual de funciones.El director no ejecutar su funcionalidad.Corregir la disfuncionalidad de los puestos de trabajo.No hay comunicación asertiva.

OBJETIVO GENERAL

El siguiente trabajo tiene como objetivo analizar un problema dentro de una organización en el departamento del talento humano teniendo en cuenta la importancia de ser en una organización; de ahí partiremos al desarrollo de las posibles soluciones del problema, analizando el historial de las actividades diarias en las distintas labores, fechas ,hechos, o procesos nos acercáremos al problema identificándolo, no pretendemos llegar a la respuesta absoluta pero si ir corrigiendo los posibles problemas de la organización en ese campo y lograr optimizar el desarrollo de los procesos productivos y el bienestar del colaborador en el departamento.

Por lo anterior identificamos la disfuncionalidad como problema principal en todos los cargos y de ahí partimos a tomar las medidas correctivas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mejorar la comunicación en las áreas laborales por parte de los jefes inmediatos (Director de la Escuela y Director de Programas), para así terminar con la disfuncionalidad laboral. Capacitar en cada puesto de trabajo su función y desempeño y acabar con los “urgentes”. Optimizar los procesos, comprometer a los colaboradores con todos los procesos, reestructurar la distribución de las áreas de trabajo para un mejor funcionamiento.

Comunicación Disfuncionalidad Capacitación Optimización Procesos Dirección

Justificación

Al aplicar el método causa – efecto nos dio como resultado los siguientes indicadores: la disfuncionalidad, la falta de dirección, la mala comunicación y la falta de capacitación; estos fueron el punto de partida de esta investigación la cual nos llevo a identificar fallas en las áreas de desempeño, las cuales están identificadas y planteadas con el propósito de mejorar y optimizar los recursos y el clima organizacional, capacitando el personal y haciendo el uso adecuado del manual de funciones.

PROPUESTAS

Para mejorar el departamento debemos tener en cuenta lo siguiente capacitar cada individuo en su área de desempeño, que el manual de funciones se aplique y así evitaremos la disfuncionalidad; periódicamente realizar una evaluación de desempeño, incentivar motivar al colaborador teniendo en cuenta las metas cumplidas, enfocarlo en que la organización les pertenece y por ultimo reestructurar los espacios y locativas para que así sea más cómodo y confortable.

Cumplir el manual de funciones: se debe hacer un análisis de los manuales de funciones de cada cargo y de este modo reasignar las labores a cada cargo

En la evaluación de desempeño de cada funcionario se establecen metas para el siguiente año; se hará un seguimiento exhaustivo del cumplimiento de las metas.

Programar reuniones periódicas con los integrantes del grupo de trabajo de la Escuela, para hacer reflexiones sobre el desarrollo de las funciones y actividades y así crear el sentido de pertenencia entre el grupo de trabajo

Se reestructurará las áreas de trabajo de la secretaría de la Escuela tendrá más privacidad ya que en estos momentos está muy expuesta se ubicará cerca de la oficina del Director de la Escuela de igual forma la de la secretaria de los programas.

Diagrama de Gantt

TIEMPO EN MESES 

ACTIVADADES

1 2 RESPONSABILIDAD

MES MESS1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4

CAPACITACION X     X  

Director de la Escuela

CUMPLIMIENTO AL X X X X X X X XMANUAL DE FUNCIONES          

EVALUACION/DESEMPEÑO       X   XINCENTIVAR X X X X X X X X

PERTENENCIA X X X X X X X X

DISEÑO LOCATIVO X        

Se llevara acabo con una lluvia de ideas para involucrar a los colaboradores con el nuevo enfoque de la escuela

Hacer conocer el manual de funciones capacitando a los funcionarios del cargo respectivo

Evaluación de desempeño se enfoca para la mejora y la promoción de los funcionarios con incentivos (bonificaciones)

Va de la mano con la evaluación de desempeño

Mejorar las áreas en función de que todo quede más práctico y confortable reestructurando la distribución en las instalaciones de la Escuela

BIBLIOGRAFIA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL – Principios y aplicaciones, Rafael Guízar Montúfar, REVERTÉ McGraw Hill, México 2008 INTRODUCCION A LA INGENIERIA INDUSTRIAL, R.C. Vaughn, REVERTÉ S.A. , Bogotá, Colombia 1988