SISTEMATIZACIN DEL PROCESO DE MATRICULA DEL LICEO PSICOPEDAGGICO EL CARMELO

LINA MARIA CANIZALES ZUIGA PAULIN DANIELA CASTAO OLARTE

NANCY COCONUBO LEAL

GUILLERMO SANTACOLOMA RIVAS

UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE ECONOMA

TECNOLOGA EN ASISTENCIA GERENCIAL INFORMTICA III

BOGOT D.C. 2010

INTRODUCCION

En un estudio sobre las bases de datos y su eficacia en la agilidad de un proceso de informacin el Liceo Psicopedaggico El Carmelo realizo una sntesis de los diferentes procedimientos que se llevan a cabo en el registro de las matriculas los estudiantes. Mediante la sistematizacin de dicho proceso, para integrar un conjunto de datos Los cuales; tienen caractersticas especificas que optimizan la agilidad del proceso De matrcula, el cual es una gua para el diligenciamiento de estos datos por parte del funcionario. Debido al avance tecnolgico del mundo de la informantica y las ventajas que este Ofrece, el Liceo Psicopedaggico decidi implementar el sistema de bases de datos en el entorno visual de Access 2007, para el proceso de matrcula. Dicho de otro modo, busca estar a la vanguardia con el mundo moderno enmarcado en la globalizacin y destacando la calidad y eficacia del proceso. De igual forma, est enfocado como una comunicacin interna que familiariza a los funcionarios con los procedimientos.

TEMA SISTEMATIZACIN DEL PROCESO DE MATRCULA DEL LICEO PSICOPEDAGGICO EL CARMELO La matrcula es el acto que formaliza la vinculacin del estudiante al servicio educativo. Se realiza por una sola vez al ingresar a la institucin y se renueva para cada ao lectivo en la medida en que el estudiante y sus padres o acudientes cumplan con los requisitos exigidos para ello. La matrcula se legaliza mediante la firma de la correspondiente acta, por el padre o representante legal del estudiante; en ella se comprometen a respetar y cumplir las normas de convivencia, orientaciones, circulares, citaciones y dems disposiciones emanadas de la institucin, como tambin a cancelar los compromisos adquiridos y a responder por los daos que pueda causar el estudiante en la institucin. El Liceo Psicopedaggico El Carmelo, ha desempeado sus labores durante 8 aos, en los que el proceso de matricula se ha llevado a cabo de forma manual y aunque no se han presentado dificultades mayores, existe la necesidad de implementar un sistema que permita el acceso rpido y eficiente a la informacin de cada alumno al momento de desarrollar y legalizar los documentos necesarios para renovar o realizar la matricula.

De acuerdo con dicho proceso, este trabajo busca colaborar con la sistematizacin de los datos necesarios para llevar a cabo la matrcula acadmica que todo estudiante debe realizar al final del ao escolar.

OBJETIVOS GENERAL

Contribuir en la formalizacin del ingreso de un estudiante al servicio

educativo, por medio del desarrollo y aplicacin de una base de datos que le permita a los funcionarios y directivos agilizar, optimizar y sistematizar el proceso realizado cada ao lectivo.

ESPECIFICOS

Aplicar y ampliar los conceptos vistos en el aula de clase; por medio, de un ejemplo prctico en cuanto a la asignatura como a la carrera Tecnologa en Asistencia Gerencial.

Describir los procesos que conlleva la realizacin de una base de datos.

Implementar de forma sistematizada la legalizacin de los trmites requeridos en una matrcula acadmica.

Explorar nuevas formas de ingresar y acceder a los datos de los estudiantes, antiguos o nuevos.

DESARROLLO DEL TEMA

UBICACIN DEL TEMA

Establecer o definir un Sistema de Informacin que permita agilizar el proceso de

matriculas del Liceo Psicopedaggico El Carmelo; debido a, el mundo globalizado

en el cual se lideran mltiples procesos para mejorar y hacer ms practica la vida

cotidiana y laboral del ser humano.

Por esta razn, proyectamos la implementacin de una base de datos, la cual

busca mejorar y agilizar el diligenciamiento de matriculas, para optimizar la

complejidad de dicho proceso; de igual manera, queremos dar a conocer el

organigrama del colegio y el flujograma de procesos en cuanto a las matriculas.

FLUJOGRAMA

1.

No

2.1 SI

2.

2.2

3.

2.3

2.4 NO

2.5 SI 4.1

SI

2.6 5. NO

6. SI 10.

7. 11.

12.

8.

.

15.

16.

Compra formulario de

inscripcin

Seleccionar el grado

correspondiente

Registra datos del

estudiante

Legalizacin del

proceso de matricula

Entrega de

documentacin

Ingreso a la base de datos ir a base

de datos

Aprobar

examen

No es admitido en la

institucin Entrevista familiar

Cancelacin matricula

Compra formulario de

inscripcin

Entrevista familiar Entrega de

documentacin

Legalizacin de

matricula

Cancelacin de

matricula

Presentar evaluacin

Legalizacin de

matricula

Entrega de

documentacin

Cancela valor de la

matricula

Existe

certificado del

ao anterior

Usuario sistema

de matricula

Ingresa al sistema de

matriculas

Es estudiante

nuevo?

Presentar boletn de

calificaciones ao

anterior

Presentar paz y salvo

del ao anterior

Ingresa el cdigo del

estudiante

ORGANIGRAMA

CONSEJO DIRECTIVO

PADRES DE FAMILIA

COODINACIN DE CONVIVENCIA

PROFESORES

COORDINACIN ACADMICA

ESTUDIANTES

SECRETARIA GENERAL

RECTORIA

CONSEJO ACADMICO

PROPUESTA DE LA BASE DE DATOS

PASO

FASE DESCRIPCIN

1 Ingresa al sistema de matrculas

Desde el modulo de matrcula

2 Registra datos del estudiante Estando en el mdulo de matrcula, seleccione la tabla estudiante. Ubique el puntero en el campo cdigo del estudiante. Digite el nmero de identificacin del estudiante (mismo cdigo). Si el estudiante existe, inmediatamente los datos sern arrojados por el sistema. Pero si el estudiante es nuevo puede ingresar la informacin requerida, desde esta misma tabla.

3 Seleccionar el grado correspondiente.

En la tabla acadmica, selecciona el grado al cual ingresa el estudiante.

4 Presentar evaluacin correspondiente.

S, el estudiante es nuevo debe presentar una evaluacin; de acuerdo con, los conocimientos adquiridos el ao anterior.

5 Comprar el formulario de inscripcin.

El padre o acudiente del estudiante, compra el formulario de inscripcin en las instalaciones del colegio.

6 Entrevista familiar. El estudiante se dirige junto con sus padres o acudientes a las instalaciones del colegio en donde son evaluados por los psiclogos.

7 Cancelacin matricula. En esta tabla se podrn apreciar todos los valores monetarios, discriminados por descripcin o detalle, valor total y valor total a cancelar.

8 Entrega de documentacin El estudiante debe entregar toda la documentacin requerida por la Institucin. Luego de que los documentos son entregados a la persona encargada, dicha persona debe ingresarlos al sistema, mediante un scanner y el fsico ser designado en la carpeta personal de cada alumno.

9 Legalizacin de matrcula. Posteriormente, se realiza la legalizacin de matrcula, en la cual los padres y el estudiante firman un documento; mediante el cual se comprometen tanto los padres como las directivas del colegio a cumplir todas las disposiciones all contenidas. De igual manera, se escaneara el documento para tener

constancia de las firmas y el fsico ser archivado en la carpeta del alumno.

10 No es admitido en la Institucin.

Si el estudiante no cumple con los criterios de evaluacin acadmica para el siguiente ao escolar, no podr ser admitido dentro del plantel educativo.

11 Comprar el formulario de inscripcin

El padre o acudiente del estudiante, compra el formulario de inscripcin en las instalaciones del colegio.

12 Entrevista familiar El estudiante se dirige junto con sus padres o acudientes a las instalaciones del colegio en donde son evaluados por los psiclogos.

13 Cancelacin matricula En esta tabla se podrn apreciar todos los valores monetarios, discriminados por descripcin o detalle, valor total y valor total a cancelar.

14 Entrega de documentacin El estudiante debe entregar toda la documentacin requerida por la Institucin. Luego de que los documentos son entregados a la persona encargada, dicha persona debe ingresarlos al sistema, mediante un scanner y el fsico ser designado en la carpeta personal de cada alumno.

15 Legalizacin de matrcula Posteriormente, se realiza la legalizacin de matrcula, en la cual los padres y el estudiante firman un el documento; mediante el cual se comprometen tanto los padres como las directivas del colegio a cumplir todas las disposiciones all contenidas. De igual manera, se escaneara el documento para tener constancia de las firmas y el fsico ser archivado en la carpeta del alumno.

MANUAL DE LA BASE DE DATOS, PROPUESTA PARA EL LICEO

PSICOPEDAGGICO EL CARMELO

TABLA DE CONTENIDO SISTEMA DE INFORMACIN

Entrada de Informacin

Almacenamiento de informacin Procesamiento de Informacin Salida de Informacin

BASE DE DATOS COMPONENTES DE UNA BASE DE DATOS

Tablas

Registros

Campos

Dato

Lenguaje SQL

BASE DE DATOS ACCESS PASOS PARA DISEAR UNA BASE DE DATOS

Determinar