SISTEME INFORMATICE DE GESTIUNE

Note de curs

2011-2012

1

Curs 1 Capitolul 1. Sistemul informatic, parte componenta a sistemului informational In contextul evolutiei tehnologiilor informationale si a comunicatiilor, nu mai exista astazi practic domeniu de activitate care sa nu recurga la utilizarea calculatoarelor - intr-un sens foarte restrans, sau sa nu aibe implementate diferite sisteme infornatice pentru executarea operatiunilor de baza sau pentru sprijinirea deciziilor. Scopul acestei discipline este insusirea metodologiilor si tehnicilor de realizare si implementare a sistemelor informatice intr-o unitate economica. 1.1. Elemente fundamentale de teoria sistemelor � Sistemul poate fi definit ca o entitate alcatuita din doua sau mai multe componente sau subsisteme, care interactioneaza intre ele pentru atingerea unui scop (obiectiv). Orice sistem este caracterizat prin faptul ca este legat de mediul ambiant, ca are o anumita structura, functioneaza dupa anumite reguli si urmareste un anumit scop. Orice sistem se constituie din intrari, prelucrari si iesiri. Pentru o unitate economica, intrarile sunt reprezentate de resursele economice pe care intreprinderea le utilizeaza in activitatile sale; prelucrarile sunt procesele prin care intrarile sunt transformate in iesiri; iar iesirile sunt reprezentate de bunurile si serviciile obtinute de intreprindere si pe care le schimba cu mediul sau. � Exemplu. Pentru sistemul de productie dintr-o intreprindere, intrarile sunt reprezentate de materii prime si materiale, care sunt supuse procesului de prelucrare, in urma caruia rezulta produsele finite, ca iesiri din acest sistem. Forma de reprezentare conventionala a sistemului este urmatoarea:

Se poate spune ca, orice subsistem de ordin superior este compus dintr-o multime de subsisteme de ordin inferior, sau cu alte cuvinte orice sistem este un subsistem al unui sistem mai mare: S1 < S2 < S3 …. < Sn, Cu cat complexitatea sistemului este mai mare, cu atat scade posibilitatea de a-l descrie mai riguros. Oricat de independent ar fi un sistem, in realitate nu poate fi vorba decat de o independenta relativa, deoarece el este integrat, impreuna cu celelalte sisteme, cu care se afla in interactiune, intr-un sistem mai mare. La studierea unui sistem trebuiesc analizate in principal urmatoarele aspecte:

• mediul in care acesta functioneaza • partile componente ale sistemului • relatiile care se manifesta in cadrul sistemului • intrarile si iesirile sistemului • obiectivul(ele) sistemului

2

Ce este un sistem informatic ? Ce este si cu ce se diferentiaza acesta fata de celelalte sisteme ? Care sunt diferentele dintre program informatic | aplicatie informatica | sistem informatic ? Dar intai ce este comun ? La prima vedere cuvantul informatic, care presupune ca mediul in care acestea exista este calculatorul. Un program informatic este un cod executabil scris intr-un anumit limbaj de programare, prin care se executa un anumit set de instructiuni. El are anumite date de intrare, care sunt prelucrate si se obtin astfel rezultatele. Putem vorbi de o aplicatie informatica atunci cand aceasta este structurata pe mai multe module de calcul, cu diferite functiuni, care prelucreaza un volum mai mare de date, in vederea obtinerii unor raporte, situatii sau actualizarea unor date. Sistemul informatic este un ansamblu de componente, care interactioneaza intre ele (n.r. conform definitiei sistemului) in vederea culegerii, prelucrarii si stocarii datelor necesare fundamentarii anumitor decizii. Dupa aceste definitii foarte simpliste, asupra carora o sa mai revenim, putem spune ca un alt aspect comun este acela ca pot fi considerate sisteme, intrucat toate trei au anumite date de intrare, pe care le prelucreaza (dupa un anumit algoritm - de la mai simplu, la complex) in vederea obtinerii unor rezultate. Diferenta majora este din punctul de vedere al complexitatii. Cand vorbim de sistem informatic, vorbim de locul unde acesta este implementat, de tehnica de calcul folosita, de aplicatiile si programele informatice utilizate, de personalul de specialitate si de modul in care acesta opereaza pentru culegerea si prelucrarea datelor. Plecand de la aspectele enumerate, putem descrie un sistem informatic ca avand urmatoarele componente:

• hardware • software • personal de specialitate • metodologii si tehnici de lucru • bazele de date

1.2. Unitatea economica - sistem cibernetic Intreprinderea ca sistem, poate fi considerata un subsistem al societatii, care reprezinta mediul sau. La randul sau, intreprinderea contine mai multe subsisteme componente: departamente, servicii, compartimente etc. Fig.1.2. Unitatea economica – system cybernetic

PROCESE DE TRANSFORMARE

INTRARI IESIRI

Management

Resurse: - materiale - financiare - umane - informatii

Atribute manageriale si tehnologice: - planificare - organizare - conducere - controlt - tehnologie

Iesiri: - Produse/

servicii - profit /

pierdere

3

O unitate economica, poate fi privita ca un sistem cibernetic (fig.1.2.). Atunci cand se constata, de exemplu, o scadere a volumului vanzarilor, deci o abatere de la obiectivul propus, managementul firmei trebuie sa identifice cauzele si sa ia masurile corective necesare. Acest lucru inseamna ca intreprinderea este un sistem cibernetic.

Proiectantii sistemelor informationale contabile trebuie sa determine ce informatii sunt necesare conducerii si cat de rapid trebuie ele oferite. Daca informatiile sunt insuficiente sau eronate, deciziile vor avea de suferit. Datele reprezinta un set de caractere acceptate ca intrare intr-un sistem informational, care sunt memorate si prelucrate. Informatiile reprezinta iesirile unui sistem informational si sunt rezultatul proceselor de prelucrare a datelor. Datele sunt consemnate pe suporturi (documente justificative, discuri magnetice), care formeaza fluxuri intre posturile contabile de prelucrare (compartimetele: contabilitate materiale, contabilitate produse finite, contabilitate mijl. fixe etc.). In cadrul acestor posturi se efectueaza operatii de prelucrare a datelor, potrivit procedurilor de prelucrare (analiza contabila si emiterea articolului contabil, inregistrarea in contabilitatea cronologica, inregistrarea in contabilitatea analitica si sintetica etc.) 1.3. Rolul si locul sistemelor informationale Sistemele informationale au devenit o componenta esentiala a oricarei organizatii. Ele pot juca un rol capital in succesul unei intreprinderi, prin furnizarea informatiilor de care are nevoie conducerea si exploatarea lor eficienta, pentru obtinerea si mentinerea avantajelor fata de concurenti. Se poate spune ca un sistem informational nu este niciodata finalizat, ci se afla intotdeauna intr-o continua faza de modificare si realizare. Din punct de vedere sistemic, o unitatea economica poate fi considerata ca un ansamblu format din trei sisteme (fig. 1.3): - sistemul operational , care mai este denumit si sistemul condus sau sistemul de baza - sistemul de conducere, denumit si sistemul decizional - sistemul informational

Fig.1.3. Structura organizatorica si functionala a unui sistem economic

SISTEM DE CONDUCERE

Obiective, Sarcini Rapoarte, dari de seama

SISTEM INFORMATIONAL

SISTEM OPERATIONAL

Produse, servicii Resurse

Mediu Informatii externe

4

Sistemul operational reprezinta resursele umane, materiale si financiare si intregul ansamblu organizatoric care asigura realizarea efectiva a obiectivelor stabilite de sistemul de conducere. Cu alte cuvinte, el asigura transformarea factorilor de productie (intrarile), in bunuri si servicii (iesirile), iar in plan managerial transforma deciziile in performante. Sistemul de conducere este format dintr-un ansamblu de specialisti care cu ajutorul unor metode specifice controleaza, dirijeaza si supravegheaza functionarea intregului sistem in scopul indeplinirii obiectivelor stabilite. Sistemul de conducere primeste informatii despre sistemul operational si actioneaza prin decizii asupra acestuia. Sistemul informational reprezinta un ansamblu de fluxuri informationale, de mijloace si metode de culegere, prelucrare si transmitere a informatiilor, in vederea luarii deciziilor pe toate treptele organizatorice ale conducerii si asigurarii unei bune a functionari a sistemului operational. El reprrezinta o interfata intre sistemul de conducere si sistemul operationale precum si intre unitatea economica si mediul extern. Informatiile pe care le ofera un sistem informational la o unitate economica, permit cunoasterea situatiei existente, a celei trecute si permite anticiparea evolutiei viitoare, cu scopul atingerii obiectivelor firmei. Misiunea sistemului informational se poate concretiza in imbunatatirea activitatii, cresterea profitabilitatii prin furnizarea de informatii corecte, sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, in scopul sprijinirii proceselor decizionale si operationale. Un sistem informational trebuie sa sprijine activitatea desfasurata in cadrul firmei la toate nivelurile decizionale. Avand in vedere ca sistemul de conducere are ca obiective principale: - stabilirea obiectivelor si politicilor de dezvoltare si - controlul, adica urmarirea modului de implementare a strategiilor, evaluarea performantelor

realizate, corectarea eventualelor dereglari, putem spune ca fluxul informational este compus din informatii strategice, tactice si operative. La nivel strategic sistemul informational sprijina luarea deciziilor de catre conducere. Acestea sunt rezultate pe termen lung, privesc intreaga activitate desfasurate in intreprindere. Informatiile se refera la: - valoarea rezultatelor financiare necesare stabilirii modului de repartizare a profitului - starea financiara actuala - modul de utilizarea a capacitatilor de productie. La nivel tactic, informatiile oferite de sistemul informational sprijina luarea deciziilor privind planificarea activitatilor ce vor fi desfasurate in firma pe termen mediu. La nivel operational sistemul informational sprijina luarea deciziilor pentru desfasurarea activitatilor curente ale firmei, informatii referitoare la productie (stoc de materii prime, materiale), aprovizionare cu materii prime, materiale, la desfacere, situatia mijloacelor fixe, situatia necesarului de mijloace de plata, a obligatiilor de plata , cu termene de scadente. Intelegerea structurii organizatorice din intreprindere este foarte imporanta in procesul dezvoltarii unui sistem informational, intrucat acesta este grefat pe structura organizatorica a intreprinderii. Determinarea necesarului de informatii din unitate depinde de modalitatea de distribuire a autoritatii si responsabilitatii, realizata in functie de structura organizatorica. Dezvoltarea economica a intreprinderilor este determinata de realizarea sistemelor informatice. Sistemele informatice ocupa un loc din ce in ce mai important in gestiunea intreprinderilor. In procesul conducerii sunt solicitate tot mai multe informatii care sa puna in valoare toate resursele

5

materiale, financiare, umane si spirituale pentru realizarea in conditii optime a obiectivelor propuse. Modelul traditional al fluxului informational dintr-o unitate economica se poate prezenta ca in figura 1.4:

Fig. 1.4. Fluxul informational dintr-o unitate economica

Se observa ca serviciul contabilitate poate fi considerat punctul central al activitatii economice, iar sursele de informatii sunt: serviciile desfacere, aprovizionare, financiar, personal, productie. De la aplicatii informatice simple, sporadice informatizarea intrepriderilor a evoluat catre sisteme informatice complexe, in masura sa gestioneze eficient masa de informatii existenta si sa ofere solutii pentru atingerea obiectivului esential : eficienta gestionarii resurselor. Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca obiect de activitate, in general procesul de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor. Putem elabora astfel o alta definitie a sistemului informatic, ca fiind o parte componenta a sistemului informational, care asigura prelucrarea eficienta a datelor cu ajutorul echipamentelor de calcul. In ceea ce priveste raportul dintre sistemul informatic si sistemul informational, se poate aprecia ca sistemul informatic tinde a egala sfera de cuprindere a sistemului informational, in sensul ca noile tehnologii informationale si de comunicatii ofera suportul de culegere, prelucare si interpretare a informatiilor in format electronic, ramanand a se executa manual doar activitatile neformale.

Fig. 1.5. Relatia sistem informational - sistem informatic

Sistem informational neformalizat

Sistem informational asistat de calculator

Sistem informational automatizat

Sistem informational formalizat

Sistem informatic

Sistem informational manual

Contabilitate

Desfacere Personal

Financiar Productie

Aprovizionare

Conducere

6

Putem insa afirma ca in timp ce un sistem informational se naste si se dezvolta odata cu organizatia in care exista, un sistem (subsistem) informatic este realizat la un moment dat prin actiuni complexe, de reflexie si creatie. Din fig. 1.5 se observa ca informatizarea poate cuprinde obiectiv numai acele parti ale sistemului informational care sunt formalizabile, prin definirea unor functii de transformare a intrarilor in iesiri. Analizand resursele care sunt antrenate pentru obtinerea unui scop, putem defini sistemul informatic ca fiind un ansamblu tehnico-organizatoric de metode, procedee, echipamente de calcul si personal de specialitate, prin care se asigura culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea si prelucrarea informatiilor in vederea fundamentarii si elaborarii deciziilor Dupa cum rezulta si din definitie, putem spune ca sistemul informatic este format din urmatoarele componente principale: - resursele materiale (hardware-ul) - totalitatea elementelor necesare pentru introducerea

datelor, prelucrarea datelor, stocarea programelor si rezultatelor obtinute, comunicarea rezultatelor

- resursele logice (software-ul) – totalitatea programelor ce asigura functionarea si exploatarea controlata a sistemului: sistemele de operare, sisteme de gestionare a bazelor de date, programe utilitare, pachete de programe, software de aplicatii etc.

- baza de date – ansamblul datelor stocate in vederea prelucrarilor prin programele de aplicatii. - personalul – intregul personal care intr-un fel sau altul folosesc sistemul informatic:

specialisti (analisti de sistem, programatori, proiectanti de sisteme, ingineri de sistem, administratori baze de date, operatori) si nespecialisti (consultanti, utilizatori finali beneficiari ai serviciilor oferite de sistemele informatice etc.)

- metodologiile – principiile, proiectele si procedurile aplicate in sistemele informatice pentru a fi realizate sarcinile stabilite

7

Curs 2 1.4. Ciclul prelucrarii datelor intr-un sistem informatic Obiectivele sistemului informational urmaresc cresterea relativa a volumului datelor prelucrate, reducerea timpului de raspuns sau a nivelului cheltuielilor generate de sistemul informational. Cresterea relativa a volumului datelor prelucrate depinde direct de performatele tehnice ale echipamentelor de calcul si de metodele si procedeele utilizate. Performatele se masoara prin volumul maxim de date exprimat in caractere prelucrate un unitatea de timp. Costul sistemului informational este determinat de cheltuielile cu proiectarea sistemului, achizitionarea echipamentului, calificarea personalului si exploatarea curenta a sistemului. Sintetic, se poate spune ca un sistem informational eficient, trebuie sa aibe urmatoarele calitati: - sa fie flexibil, adica sa poata fi usor modificat la aparitia unor noi situatii - sa permita o vehiculare rapida a datelor la toate nivelele de conducere si executie - sa redea datele intr-un mod ierarhizat si rational, iar forma de prezentare sa fie accesibila si

corespunzatoare Procesul de prelucrare a datelor intr-un sistem informatic, cuprinde cinci faze: a) culegerea (colectarea) datelor b) pregatirea datelor c) prelucrarea datelor d) intretinerea colectiilor de date (actualizarea bazei de date) e) obtinerea informatiilor de iesire a) Faza de culegere a datelor cuprinde doua activitati fundamentale: - observarea mediului care genereaza datele - inregistrarea datelor (prin scrierea lor din documentele sursa sau prin captarea lor sub

diferite forme cu ajutorul unor echipamente speciale) Metodele de colectare a datelor pot fi grupate in directe (culegerea la sursa) si indirecte (culegerea traditionala a datelor). Metoda traditionala este o metoda costisitoare si succeptibila de numeroase erori si presupune realizarea unui numar mare de activitati, cele mai multe fiind realizate manual: inregistrarea datele pe documente (factura, bon de consum etc), cumuleze aceste documente pe loturi (de regula pe o luna de zile), transmiterea acestor loturi de documente personalului specializat in introducerea datelor pe calculator (operatori de date). Metodele de culegere a datelor la sursa isi propun automatizarea activitatii de colectare a datelor prin utilizarea echipamentele de citire a codurilor de bare, a scannerele de imagini si scanerele pentru recunoasterea optica a caracterelor (OCR). Aceasta metoda presupune existenta unei retele de calculatoare si dispunerea de terminale in diferite puncte din intreprindere (sectii, magazie, birouri), care sa permita culegerea datelor la locul producerii lor si transmiterea acestora in vederea unei prelucrari centralizate. b) Pregatirea datelor presupune executarea acelor operatii asupra datelor pentru a facilita

prelucrarea ulterioara: - clasificarea datelor implica atribuirea de coduri de identificare (cod material, simbol cont,

numar gestiune etc.) pentru ca datele sa poate fi incluse in submultimile corespunzatoare - gruparea datelor presupune acumularea intrarilor similare pentru a fi prelucrate unitar;

8

- verificarea datelor cuprinde o mare varietate de proceduri privind controlul corectitudinii datelor (semnarea documentelor, datele sa fie complete etc.), inainte ca ele sa fie supuse procesului de prelucrare;

- sortarea datelor, prin care datele acumulate in loturi sunt ordonate dupa diverse criterii c) Prelucrarea datelor, poate sa includa o varietate de activitati, cum sunt: - calcule matematice - compararea - supune unei examinari simultane doua sau mai multe tipuri de date intre care

exista o logatura logica - sintetizarea presupune comasarea informatiilor - filtrarea, prin care se extrag datele ce vor fi supuse prelucrariloe urmatoare In functie de metoda de culegere a datelor folosite, pentru prelucrarea datelor din tranzactii putem avea : - prelucrarea pe loturi (batch processing) - datelor acumulate intr-o anumita perioada, sunt prelucrate la sfarsitul perioadei. Avantaje: utilizarea mai eficienta a resurselor informatice si un mai bun control asupra datelor. Dezavantaje: nu se poate obtine o informatie la zi despre activitatea intreprinderii, ca urmare a decalajului dintre timpul de culegere si de obtinere a informatiilor. Prelucrarea pe loturi este recomandata doar pentru acele aplicatii care nu necesita actualizarea bazei de date pe masura ce au loc tranzactii si atunci cand sunt solicitate rapoarte doar la intervale bine definite. - prelucrarea in timp real presupune prelucrarea datelor imediat dupa ce a avut loc o tranzactie.Daca dam ca exemplu tranzactiile cu materiale, un sistem bazat pe prelucrari in timp real preia datele privind o tranzactie (aprovizionare cu materiale) imediat ce aceasta are loc (primirea facturii de la furnizor), le prelucreaza si actualizeaza imediat stocul acelui material. In cazul in care conducerea solicita o informatie privind stocul unui material, ea poate fi furnizata imediat printr-o simpla consultare a bazei de date. Dezavantaje: necesitatea existentei a numeroase proceduri de control privind controlul continutului bazei de date, impotriva accesului neautorizat sau a distrugerii accidentale a datelor, lucru care inseamna implicit cheltuieli suplimentare. O comparatie intre cele doua tipuri de prelucrari este realizata in tabelul de mai jos:

Caracteristica Prelucrarea pe loturi Prelucrarea in timp real

Prelucrarea datelor Datele tranzactionate sunt colectate, grupate, sortate, transcrise si apot prelucrate periodic

Datele tranzactionate sunt prelucrate imediat ce ele au fost produse

Actualizarea fisierelor Dupa prelucrarea lotului Dupa prelucrarea tranzactiei

Timpul de raspuns Mai multe ore sau zile, dupa ce lotul de date a fost prelucrat

Cateva secunde dupa producerea tranzactiei

d) Faza de intretinere a colectiilor de date, presupune: - memorarea (stocarea) datelor - actualizarea datelor - indexarea datelor - protectia datelor De ex., o tranzactie de cumparare de materiale va fi memorata intr-o tabela de cumparari a bazei de date, iar pe baza acestei tabele va fi actualizata tabela de stocuri (incrementarea stocului cu

9

cantitatea cumparata) si tabela de furnizori (incrementarea datoriilor catre acesta, daca plata nu s-a efectuat). e) Obtinerea informatiilor de iesire. Este ultima faza a ciclului de prelucrare a datelor si urmareste obtinerea si furnizarea informatiilor de iesire catre utilizatori. Informatiile de iesire pot fi regasite sub forma de documente, rapoarte sau raspunsuri la intrebari. Observatii: - unele date pot fi colectate, prelucrate si memorate simultan, fara sa mai parcurga alte operatiuni de iesire - anumite date externe, ajung direct la manageri fara sa mai fie supuse prelucrarii Daca in trecut sistemele informatice ale societatilor s-au dezvoltat in jurul unor necesitati legate in principal de gestiunea resurselor intreprinderii (Enterprise Resource Planner -ERP) - planificarea productiei, gestiunea stocurilor si livrarilor, evidenta contabila si financiara, evidenta resurselor umane, astazi accentul se pune din ce in ce mai mult pe deschiderea acestor sisteme informatice pentru a e-interactiona cu mediul de afaceri inconjurator. Noile tehnologii informationale au schimbat si vor schimba structura locurilor de muncă în societate; multe locuri de muncă tradiţionale vor dispare, si vor fi înlocuite de către informatică şi comunicaţii electronice. Tehnologiile informationale si comunicatiile vor avea un impact major asupra organizatiilor prin prisma mutatiilor în ceea ce priveste noile forme de lucru si activitatile pe care acestea le pot genera. Trecerea la societatea informationala va imparti practic intreprinderile in organizatii moderne ("conectate" - care utilizeaza noile tehnologii) si organizatii traditionale. Succesul in afaceri implica in primul rand apel la tehnologia informatica si extinderea relatiilor de afaceri in afara limitelor teritoriului national. Astfel, o serie de companii au investit masiv pentru dezvoltarea unor sisteme si procese care sa permita integrarea operatiunilor proprii cu partenerii de afaceri si oferirea unor servicii mai bune clientilor finali. O alta distinctie intre organizatiile moderne si cele traditionale este cu privire la metodele de munca folosite. O organizatie moderna va solicita in primul rand OUTSOURCING-ul. Mai mult ea include utilizarea pe scara larga a Internetului, a retelelor de calculatoare si utilizarea pe scara larga a softwarelului colaborativ Groupware. 1.5. Tipuri de sisteme informatice Sistemele informatice se pot clasifica dupa mai multe criterii: 1. In functie de domeniul de utilizare: - SI pentru conducerea activitatilor economico-sociale. Specific acestor SI este faptul ca

datele de intrare, de regula, sunt furnizate prin documente, iar datele de iesire sunt furnizate de catre sistem tot sub forma de documente, pentru interpretarea acestora de catre om

- SI pentru conducerea proceselor tehnologice. Se caracterizeaza prin aceea ca datele de intrare sunt asigurate prin intermediul unor dispozitive automate care transmit sub forma de semnale (impulsuri electronice) informatii despre diversi parametrii ai procesului tehnologic (presiune , temperatura etc), iar datele de iesire se transmit sub forma de semnale unor organe de executie, regulatoare, care modifica automAt parametrii procesului tehnologic. Se executa in acest fel controlul si comanda automata a procesului tehnologic.

- SI pentru cercetarea stiintifica si proiectare tehnologica. Asigura automatizarea calculelor tehnico-ingineresti, proiectarea asistata de calculator si alte facilitati necesare specialistilor din domeniile respective.

10

- SI pentru activitati speciale. SI speciale sunt destinate unor domenii specifice de activitate ca de ex. : informarea si documentarea tehnico-stiintifica, medicina etc.

2. Din punctul de vedere al nivelului ierarhic ocupat de sistemul economic in cadrul societatii - SI pt. conducerea activitatii la nivelul unitatii economice. - SI pentru conducerea organizatiilor economico-sociale cu structura de grup - SI pt conducerea ramurilor, subramurilor si activitatilor la nivelul economiei nationale - SI functionale generale - au ca atribut principal faptul ca intereseaza totate ramurile si

activitatile ce au loc in economia nationala (SI statistice, financiar-bancare etc)

3. Dupa modul de organizare a datelor

- SI cu organizare in fisiere - SI cu organizare in baza de date

4. Din punct de vedere fizic (aria de cuprindere)

- SI distribuite: - SI locale Din punct de vedere fizic integrarea se realizeaza printr-o retea de calculatoare care sa asigure distribuirea colectiilor de date memorate la unitatile ce sunt in relatii ierarhice, in vederea furnizarii necesarului de informatiii pentru fiecare dintre acestea. Arhitectura retelelor de calculatoare se stabileste in functie de specificul fiecarei unitati. Avantajele folosirii unui sistem informatic distribuit: - programele pot fi pastrate intr-o singura copie (pe server) si sunt folosite de oricare din

utilizatorii retelei - bazele de date pot fi exploatate de mai multi utilizatori simultan - resursele hardware (imprimantele in special) pot fi exploatate simultan de mai multi

utilizatori - posibilitati de comunicare si schimb de informatii intre utilizatori

5. Dupa tipul software-ului folosit in scrierea programelor, putem avea sisteme informatice in care aplicatiile au fost scrise in:

- limbaje de nivel inalt (ex. Pascal, C++, Visual Basic etc) - limbaje orientate pe calcul tabelar (ex. Lotus, Quatro Pro, Excel etc) - limbaje orientate pe gestiunea bazelor de date (Dbase, Foxpro, Oracle, Informix etc) Un limbaj de programare este un sistem de conventii adoptate pentru realizarea unei comunicari intre programator si calculator. Un limbaj de nivel inalt manipuleaza concepte apropiate de limbajul natural, concepte de nivel logic, cum ar fi: colectie de date, nume de operatie (open, write etc). Cu ajutorul unui limbaj inalt, programatorul se face mai usor inteles de catre calculator. Uneori o singura linie de program scrisa cu un astfel de limbaj, poate echivala cu sute de linii de program scrise in limbaj masina. Limbajele orientate pe gestiunea bazelor de date presupun posibilitatea manipularii bazele de date cu mari dimensiuni prin intermediul conexiunilor logice stabilite. Avantajele folosirii unor astfel de limbaje: - nivel logic superior (corelatii, structuri 1:n) - prelucrari (regasiri) de date cu un inalt nivel de complexitate - nivel superior de portabilitate a datelor - partajarea datelor intre mai multi utilizatori - servicii de protectie a datelor

11

Alegerea de catre programator a limbajului de prelucrare a datelor este foarte importanta. Pe de o parte, odata ales un limbaj si incarcate bazele de date si construite aplicatiile ce efectueaza prelucrarea acestor date, trecerea la un alt sistem este extrem de dificila si implica un efort de programare suplimentar (pentru conversia datelor), pe langa efortul scrierii de la zero a aplicatiilor de prelucrare. Pe de alta parte, alegerea unui limbaj de programare neadecvat volumului de date ce urmeaza a fi prelucrate, poate sa conduca la obtinerea unor aplicatii cu un timp de raspuns la interogari ridicat. Un alt factor important la alegerea limbajului de programare se refera la prelucrarea distribuita sau locala a datelor. Nu toate limbajele au instructiuni privind prelucrarea datelor in retea. 6. dupa forma de coordonare a activitatilor de informatica: - sisteme informatice coordonate de componente informatice proprii (centre, statii, oficii de

calcul) - sisteme informatice coordonate prin terti (outsourcing) 7. Din punct de vedere al complexitatii si al gradului de integrare: - SI autonome - specifice unei activitati economice (aplicatii pentru rezolvarea unui pachet

omogen de lucrari) - sisteme partial integrate - sisteme total integrate - pentru gestionarea intregii activitatii a unei unitati economico-

sociale 1.6. Sistemul informational contabil al intreprinderii moderne Un studiu efectuat relata ca, intr-o unitate economica din totalul informatiilor, 80% sunt informatii economice, din care 47% sunt informatii contabile. Alte tipuri de informatii sunt: informatiile tehnice, care se refera la fluxurile fizice ale materialelor si resurselor necesare; informatii de personal; informatii de marketing.etc. Multe informatii dintr-o unitate economica se suprapun in mai mult decat una dintre aceste categorii. Pornind de la premisa ca sistemele informationale trebuie sa sprijine indeplinirea tuturor functiilor intreprinderii (marketing, resurse umane, productie, etc.), se pot identifca mai multe tipuri de sisteme informationale functionale. Potrivit criteriului functional, structura unui sistem informatic pentru conducerea unei unitati economice, poate arata astfel:

Fig.1.6. Structura functionala a unui sistem informatic la nivel de unitate economica

Subsistem financiar-contabil

Subsistem de resurse umane

Subsistem pt. activitatea comerciala

Subsistem de marketing

Subsistem pt. productie

Sistem informatic

12

Un obiectiv important pentru firme il reprezinta integrarea acestor categorii de sisteme informationale. O asemenea integrare ofera posibilitatea partajarii resurselor informationale ale firmei (date, echipamente, software, resurse umane), determinand cresterea eficientei activitatii. Sistemul informational pentru activitatea comerciala urmareste in special furnizarea de informatii care sa permita realizarea unei aprovizionari ritmice cu materii prime si materiale, planificarea si promovarea vanzarilor . Activitatea comerciala, desfasurata in cadrul unor compartimente corespunzatoare, are in vedere elementele specifice fiecarei subactivitati, dupa cum urmeaza: • Subactivitatea de aprovizionare tehnico-materiala propune rezolvarea urmatoarelor aspecte

specifice: - Fundamentarea necesarului si comenzilor de aprovizionare - Contractarea necesarului de aprovizionat - Urmarirea derularii contractelor de aprovizionare, colectarea si inregistrarea datelor privind

facturile primite de la furnizori, furnizarea diferitelor rapoarte privind activitatea de aprovizionare

• Subactivitatea de desfacere, presupune: - Preluarea si inregistrarea comenzilor primite de la clienti - Livrarea catre clienti a productiei contractate - Urmarirea ritmicitatii livrarilor in scopul onorarii contractelor incheiate, colectarea si

inregistrarea datelor privindvanzarile, furnizarea de informatii necesare desfasurarii activitatii curente

Sistemul informational pentru activitatea de marketing presupune: - Studierea caracteristicilor tehnico-economice, inclusiv a tehnicilor de comercializare a

produselor concurente, furnizate de alte societati comerciale din tara sau strainatate - Studierea caracteristicilor specifice ale pietelor de desfacere in vederea realizarii relatiilor

valutar-financiare si de distribuire a produselor proprii - Cooperarea cu alte societati comerciale din tara si strainatate in vederea promovarii

produselor pe terte piete Sistemul informational pentru productie vizeaza ingineria asistata de claculator, proiectarea asistata de calculator, calculul si planificarea necesarului de materiale pentru productie, productia asistata de calculator . Sistemul informational pentru gestiunea resurselor umane presupune planificarea necesarului de personal, dezvcoltarea intregului potetial al angajatilor si controlul tuturor politicilor si programelor relative la personal, respectiv" - recrutarea, selectia si angajarea de personal - atribuirea sarcinilor de munca - intretinerea cartilor de munca si a altor documente - intocmirea documentelor de plata privind drepturile salariale - evaluarea randamentului personalului angajat - formarea si perfectionarea personalului Activitatea de contabilitate la nivelul unitatii economice se structureaza in doua componente: - Contabilitatea financiara (sintetica) concretizata in urmarirea existentului si miscarii

elementelor patrimoniale (imobilizari stocuri, creante si datorii, mijloace finanicare, capital, fonduri, credite, cheltuieli si venituri)

- Contabilitatea de gestiune (analitica) Intreaga activitate de contabilitate asigura:

- inregistrarea cronologica si sistematica a tuturor operatiilor economice

13

- prelucrarea datelor in concordanta cu principiile si metodele contabilitatii - sintetizarea intregii activitati financiar-contabile prin intermediul instrumentelor de baza ale

contabilitatii (balanta si bilantul contabil). Informatiile furnizate de contabilitate constituie fundamentul procesului decizional pe diferite nivele ierarhice. Nu intamplator informatizarea intreprinderilor a inceput cu contabilitatea. Sistemul informational contabil face parte din sistemul informational, fiind o componenta cu mare pondere. El poate fi definit ca fiind un set de resurse umane si de capital care se ocupa cu colectarea, procesarea, stocarea si accesarea si transmiterea datelor si informatiilor despre procesele contabile ce au loc organizatie. In cadrul sistemului informational contabil exista posibilitatea structrarii acestuia folsind diferite criterii. Un prim criteriu il reprezinta structurarea pe cele laturi specifice contabilitatii (dualismul contabil) respectiv: - susbsistemul contabilitatii de gestiune/manageriale - care ofera informatii contabile

utilizatorilor interni - subsistemul contabilitatii financiare - care ofera informatii contabile utilizatorilor externi Informatia contabila este ceruta de sase mari categorii de utilizatori: - cumparatorii – care sunt interesati sa cunoasca: pretul produselor, performantele lor;

informatii despre situatia firmei (datorii, termene de plata etc.) - furnizorii, care livrand marfurile pe credit, sunt interesati sa cunoasca disponibilitatile de

plata ale unitatii respective, situatia lor financiara - actionarii – care urmaresc situatia economico-financiara a firmei in vederea incasarii de

dividende - angajatii unitatii - vor sa cunoasca salariul mediu, ce parte din profit li se cuvine, alte

informatii non-contabile - creditorii – de cele mai multe ori bancile, nu numai ca se intereseaza dar si verifica

majoritatea datelor contabile alte unitatii - organisnele guvernamentale, institutii de cercetare, de invatamant – care de asemenea

solicita date contabile Dupa criteriul circuitelor contabile putem spune ca SIC este compus din: - componenta cumparari-vanzari - componenta incasari-plati - componenta productie-stocuri-imobilizari - componenta operatii diverse Daca vom avea in vedere criteriul etapelor procesului de productie, atunci componentele SIC sunt: - aprovizionare - productie - stocuri - desfacere - terti - trezorerie Dupa natura elementelor patrimoniale, putem avea: - componenta capitaluri - componenta imobilizari - componenta stocuri - coponenta terti - componenta trezorerie

14

- componenta venituri si cheltueili - componenta extra-bilantiera Circuitele contabile specifice operatiilor de exploatare In categoria operatiilor de exploatare sunt incluse cumpararile, vanzarile, tertii, inclusiv salariatii, veniturile si cheltuielile. In cadrul acestor operatii delimitam urmatoarele circuite contabile:

1. stocuri: achizitie, transfer, consum, obtinere, vanzare, operatii speciale 2. terti-furnizori: receptie, plati, compensari, transferari 3. terti-clienti: facturare, incasare, compensari, transferari 4. terti-personal si organisme speciale: inregistrari datorii, compensari, operatii speciale 5. terti-bugetul statului: inregistrari de datorii, compensari, plati, operatii speciale 6. alti terti: creare debit-creanta, compensari-regularizari, plati-incasari, operatii speciale 7. venituri si cheltuieli: conform operatiilor de mai sus si din activitatile de investitii sau

finantare Circuitele contabile specifice operatiilor de investitii Circuitul investitional se refera la ansamlul de operatii ce privesc imobilizarile corporale, imobilizarile necorporale si cele financiare. In cadrul acestor circuite delimitam operatii ce privesc: - activele imobilizate - investitii, cedare, scoatere din folosinta, vanzare, transferuri - amortizarile si provizioanele aferente activelor imobilizate - constituire, diminuare,

suplimentare, anulare. Circuitele contabile specifice operatiilor de finantare de finantare privesc in special structura capitalurilor intreprinderii prin prisma echilibrului dinrte capitalurile proprii si cele imprumutate, politica de dividende si deciziile de finantare. In aceste conditii trezoreria este afectata in mod direct de: - de aportul actionarilor - de datoriile financiare contractate Circuitele contabile avute in vedere se refera la: - capitalurile proprii: Capital, Rezerve, Subventii si Provizioane reglementate - datoriile financiare: Imprumuturi de la institutiile financiar-bancare (contractare, rambursare)

si alte imprumuturi. Circuitele contabile specifice operatiilor de trezorerie Activitatile de exploatare, de investitii si cele financiare ce au loc in cadrul unei intreprinderi influenteaza direct nivelul trezoreriei, conducand la aparitia fluxurilor de intrare si de iesire de disponibilitati, care in final va schita fluxul de disponibilitati la nivel de intreprindere (cash-flow)

15

Curs 3 Capitolul 2. Ciclul de viata al sistemelor informatice Mutatiile din domeniul tehnologiilor informationale si al metodelor de abordare s-au reflectat si in ciclul de viata al dezvoltarii sistemelor, fie prin schimbarea etapelor acestora, fie prin modificarea opticii de parcurgere a lor. Prin parcurgerea materialelor de specialitate, se poate constata ca numarul fazelor/etapelor variaza de la trei (ex. : analiza, proiectare, implementare) la peste douazeci, in functie de locul in care a fost studiata implementarea metodei respective, sau de gradul de detaliere abordat. Indiferent de numarul si numele etapelor ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor, o problemea este mult mai importanta, si anume ordinea si felul in care se parcurg etapele respective, ceea ce in literatura de specialitate se trateaza sub numele de modele ale ciclului de viata al dezvoltarii sistemelor. 2.1. Modelul cascada Ciclul de viaţă este prezentat ca o secvenţă de faze intermediare cu obiective precise, toate concurand pentru atingerea obiectivului final şi anume realizarea unui produs program eficient. Facilităţile acestui model sunt viabile în condiţiile în care se au în vedere urmatoarele aspecte: - orice fază să fie încheiată prin trecerea cu succes a unor verificări de sfîrşit. - produsele realizate într-o fază servesc ca punct de plecare ptr. dezvoltări ulterioare, calitatea şi exactitatea lor fiind determinate . Schematic, acest model poate fi reprezentat ca in figura 2.2:

Fig. 2.2. Modelul in cascada

Studiul de fezabilitate

Validare

Analiza cerintelor -planificarea-

Validare

Proiectarea de ansamblu

Verificare

Proiectarea de detaliu

Verificare

Elaborarea si testarea

Test unitar

Implementarea

Test de sistem

Exploatarea si intretinerea

Revalidare

16

Concluzii: - modelele sunt diferite, in functie de tehnologiile folosite in procesul de realziare a sistemelor,

saltul considerabil inregistrandu-se in mediile orientate-obiect - modelele depind de marimea proiectelor, dar si domeniilor carora le apartin sistemele - diferentele dintre modele constau , indeosebi, in modul de parcurgere a etapelor, ca ordine,

dar si in ceea ce priveste modalitatea de abordare a sistemului (in intregime sai pe parti componente)

- in selectarea modelului un rol important il are echipa ce efectueaza aceasta operatiune, referindu-ne la experienta ei de lucru cu diverse modele

- complexitatea sistemului se va reflectam in mare masura, in tipul modelului selectat Aplicarea in practica a acestor modele se face in functie de particularitatile sistemului informatic ce urmeaza a fi proiectat si de conditiile concrete de realizare, in asa fel incat avantajele obtinute sa conduca cu cheltuieli cat mai reduse si in timp cat mai scurt la obtinerea unor sisteme corespunzatoare calitativ. 2.2. Etapele de realizare a sistemelor informatice

Proiectarea sistemelor informatice de gestiune contabila se realizeaza separat pentru fiecare unitate economica, in functie de particularitatile sistemelor de conducere, operational si informational ale fiecarei organizatii.

Structurarea procesului de proiectare si realizarea se face din considerente practice legate de complexitatea si diversitatea activitatilor si operatiilor implicate. Se realizeaza astfel o succesiune bine definita de etape si faze care reprezinta stadii succesive de dezvoltare a sistemului informatic.

In opinia celor mai multi autori, metodologia de proiectare si realizare a sistemelor informatice se desfasoara prin parcurgerea urmatoarelor etape: 1. identificarea cerintelor si a fezabilitatii sistemului:

- determinarea a ceea ce nu functioneaza in vechiul sistem si identificarea obiectivelor noului sistem

- analize de prefezabilitate tehnica, operationala, economica, juridica si a programarii in timp

- stabilirea comitetului coordonator a proiectului noului sistem si a echipei de proiectare 2. analiza de sistemului informational existent

- studierea si documentarea sistemului curent si depistarea problemelor cu care se confrunta

- colectarea informatiilor despre cerintele noului sistem - integrarea cerintelor si realizarea unui model al noului sistem

3. proiectarea conceptuala (de ansamblu) a sistemului - realizarea modelului conceptual al noului sistem - luarea deciziei asupra modului de realizare a softului de aplicatii - descrierea detaliata a noului sistem

4. proiectarea de detaliu a noului sistem - proiectarea formularealor si a rapoartelor - proiectarea interfetelor si a dialogurilor - proiectarea bazelor de date

5. elaborarea si testarea programelor - construirea unei versiuni operationale a sistemului

6. implementarea sistemului - conversia de la vechiul sistem la noul sistem

17

- instruirea utilizatorilor pentru exploatarea noului sistem - test final pentru acceptarea noului sistem

7. exploatareasi intretinerea noului sistem informatic - punerea in functiune a noului sistem - evaluarea performantelor noului sistem si a modului de satisfacere a ceintelor - inregistrarea tuturor modificarilor aparute in sistem

2.3. Principii de baza in proiectarea si realizarea sistemelor informatice Proiectarea si realizarea sistemelor informatice are la baza urmatoarelor principii generale: 1. fundamentarea realizarii sistemelor informatice pe criterii de eficienta economica. Acest

principiu presupune: - evaluarea cheltuielilor necesare pentru conceperea, realizarea, implementarea si

exploatarea curenta a sistemelor informatice - compararea cheltuielilor cu efectele economice directe si indirecte obtinute in urma

implementarii 2. participarea nemijlocita a beneficiarului la conceperea si realizarea sistemului, presupune:

- adoptarea si transpunerea in practica de catre beneficiar a tuturor masurilor cu caracter organizatoric necesar desfasurarii proiectarii si introducerii in exploatare a sistemului

- participarea beneficiarului cu specialistii proprii la elaborarea conceptiei si realizarii efective a sistemului informatic

- definirea obiectivelor si performantelor viitorului sistem - definirea cerintelor informationale la care urmeaza sa raspunda sistemul - stabilirea si mobilizarea resurselor umane si financiare pentru realizarea sistemului - pregatirea personalului din compartimentele functionale pentru angajarea in activitatea de

informatica

3. asigurarea calitatii solutiei adoptate, presupune: - aplicarea celor mai eficiente metode si tehnici de proiectare - specificarea unor caracteristici de calitate care sa fie validate si controlate pe parcursul

realizarii sistemului 4. adoptarea de solutii in concordanta cu resursele disponibile, presupune:

- corelarea permanenta a proiectarii SI si caracteristicile echipamentelor de tehnica de calcul existente sau prevazute a intra in dotare

- integrarea si valorificarea cat mai completa a echipamentelor de calcul de diverse tipuri existente deja in dotarea beneficiarului.

18

Curs 4

Capitolul 3 3. Modalitati de obtinere a hardware-ului si software-ului Sistemul informatic cuprinde:

• hardware • software • bazele de date • personal de specialitate • metodologii si tehnici de lucru

3.1. Hardware (Proiecte studenti componenta unui calculator, preturi, periferice) a) Selectarea hardware-ului Raspunsul la intrebarea “ce tip de calculator trebuie sa achizitionam ?” ar fi “acel calculator care sa satisfaca toate cerintele si care sa ofere, cu un cost redus, siguranta in functionare, precum si servicii cat mai bune si diversificate”. Progrsul tehnologic atat de rapid in acest domeniu, faca ca un sistem cumparat astazi sa devina depasit peste doi sau cinci ani. Cele mai comune criterii de selectarea a unui sistem de calcul pot fi: - cost - capacitatea de a lucra cu softul dorit - viteza de prelucrare a microprocesorului - capacitatea de memorarea si posibilitatea de extensie - facilitatile de intrare/iesire - capacitatea de interconectare - compatibilitatea cu alte sisteme - intretinere usoara - garantia sistemului In cererea de oferta catre furnizori, unitatea trebuie sa precizeze: - principalele echipamente si aplicatii existente in firma - cerintele de securitate si protectie - specificatii privind hardul si softul necesar si care ai fi dorite - programul de realizare a implementarii - restrictii de costuri - cresterea economica proiectata si eventualele schimbari b) Evaluarea ofertelor si selectarea sistemului La evaluarea ofertelor primite de la furnizori, unitatea trebuie sa aiba in vedere aspectele din studiile de fezabilitate si cerintele sistemului. 0 Pentru evaluarea sistemului (pachetului) trebuie sa se urmareasca urmatoarele probleme? - pachetul selectat raspunde specificatiilor obligatorii din cerere ? - sistemul va putea fi folosit pe toata durata lui de utilizare ? va avea nevoie de modificari ? - ati utilizatori au fost multumiti de sistem ? Ce probleme au avut, ce limite au observat la el? - Softul este compatibil cu ceea ce exista in unitate ? - Pachetul este prietenos utilizatorului ? - Cat de lunga este garantia si care sunt conditiile de garantare ? - Cat de eficient este softul ? Cat timp ia in executie ? De cata memorie principala si secundara

ar fi nevoie ? - Softul este modularizat, flexibil si usor de intretinut ?

19

La evaluarea furnizorului se vor avea in vedere urmatoarele criterii: - este un furnizor cu multa experienta si este bine consolidat pe piata ? Mai are sistme

asemanatoare instalate la alte firme? - Are o reputatie pentru siguranta sistemelor oferite ? - Poate asigura furnizorul hardul, softul si intretinerea ? - Care este situatia financiara a furnizorului - Ofera incredere calitatea personalului furnizorului, prin experienta lui ? - Asigura instruirea necesara ? - Cat de puternic va fi sprijinul ulterior si cat de eficient ? 3.2 Software Softul necesar sistemului poate fi obtinut pe urmatoarele cai: - cu forte proprii - la comanda - la cheie - la cheie modificat

a) Softul realizat cu forte proprii

Se poate apela la aceasta varianta in cazul in care: - beneficiarii sistemului informatic sunt in faza incipienta a utilizarii calculatoarelor - nu exista pe piata programe care sa satisfaca cerintele dorite. - activitatile desfasurate sunt atat de complexe incat singura modalitate de a satisface cerintele o constituie elaborarea propriului soft de aplicatii. Avantaje: - aplicatiile pot fi concepute a.i. sa raspunda exact cerintelor unitatii - unitatea poate functiona conform solutiei dorite si nu cum este prezentata prin pachetele la

cheie - pachetele proprii sunt mult mai compatibile cu alte softu-ri existente in unitate, si deci

integrarea poate fi usor realizata - loialitatea angajatilor fata de propriul sistem este mult sporita Dezavantaje: - munca de elaborare este foarte mare si costisitoare - elobararea aplicatiilor dureaza mult timp (luni sau ani de zile) - posibilitatea de a esua, la primele incercari de utilizare, este mai mare - solicita costuri deosebite, timp si control exigent

b) Softul realizat la comanda

Presupune procurarea softului prin angajarea din afara unitatii a unor programatori sau a unei companii de soft, pentru elaborarea unui pachet-program de aplicatii. Aceasta varianta se caracterizeaza prin: - softul elaborat poate sa utilizeze si componente din programele deja existente la client, prin

adaptarea, completarea si combinarea lor - realizatorul softului trebuie sa inteleaga in profunzime modul cum lucreaza unitatea, calitatea

analizei sistemului jucand un rol important in performantele softului realizat - aceasta varianta presupune incheierea unui contract care sa consemneze responsabilitatea

contractantului de a rezolva cerintele utilizatorului in cazul in care n-au fost onorate clauzele contractuale.

20

c) Softul la cheie Softul la cheie realizat de catre companii specializate de software, este vandut pe piata pentru o mare diversitate de utilizatori cu cerinte similare. Unii producatori de soft combina softul cu hardul si la vand ca pachete. Aceasta combinatie este numita si sistem la cheie Producerea softului la comanda presupune o munca anevoioasa si de aceea scumpa. Ca urmare, tot mai multe organizatii se indreapta spre pachetele la cheie, care sunt mai putin costisitoare pe de o parte , iar pe de alta parte s-a ajuns la concluzia ca nu este cazul “sa se reinventeze roata”, scriind programe care deja se comercializeaza pe piata. Odata cu trecerea timpului, apar pachete-program tot mai performante, raspunzand cerintelor unitatilor, ca si cand ele ar fi elaborate cu forte proprii. Avantaje: - costul este mult mai redus fata de celelalte variante, deoarece costul elaborarii si intretinerii

se imparte la numerosi utilizatori - practic nu exista timp de asteptare pana la utilizarea lui - cumparatorul minimizeaza riscul prin testarea softului inainte, si prin chestionarea altor

utilizatori ai aceluiasi pachet - utilizatorul poate sa aleaga pachetul care se raspunda cel mai bine propriilor cerinte - documentatia lor este mai buna - unitatea nu are nevoie de prea multi analisti sau programatori, sau chiar nu este nevoie de ei

pentru a intretine softul. Dezavantaje - cerintele firmei nu opt sa se regaseasca perfect in ceea ce ofera pachetul-program, fiind

necesare schimbari in modul de lucru sau chair revizuirea stilului de afaceri a unitatii - evaluarea pachetelor disponibile pe piata inseamna consum de timp si bani - programele ultrageneralizate nu sunt la fel de eficiente ca programele proprii ale unitatii - nu ofera posibilitatea specialistilor unitatii sa intervina in caz de esec - exista riscul ca realizatorul softului sa dea faliment sau sa nu mai fie de gasit si astfel sa nu se

mai poate efectua actualizarea.

d) Modificarea softului la cheie Modificarile pot fi facute de catre cel care a livrat softul si este considerata o cale foarte eficienta de a satisface cerintele utilizatorilor. Avantaje: - Raspunde mai bine cerintelor unitatii decat softul la cheie - Unitatea poate lucra conform stilului pe care si-l doreste si nu cum se impune prin programul

la cheie - Pot fi mai ieftine si solicita mai putin timp decat softul realizat cu forte proprii Dezavantaje: - nu de putine ori modificarea programelor este mai dificila decat scrierea lor initiala - multi furnizori nu accepta modificarea programelor lor - documentatia despre schimbari poate di incompleta sau inexistenta - modificarile substantiale pot fi la fel de scumpe ca si programele scrise de client - modificarile pot genera erori logice de control si alte efecte neasteptate Care metoda este mai buna ? Datorita situatiilor si conditiilor diferite, nu exista o cale anume, catalogata ca fiind cea mai buna. Fiecare situatie trebuie luata in calcul separat.

21

De regula, softul la cheie tinde sa fie cea mai buna solutie, cand el raspunde exigentelor unitatii sau cand el poate fi usor modificat. Odata cu cresterea marimii si complexitatii sistemului sau a cerintelor lui, softul la cheie are slabe sperante de a fi achizitionat. Multi specialisti considera ca, daca softul la cheie nu poate fi realizat cu forte proprii, varianta apelarii la persoane din afara pentru a-l scrie este mult mai scumpa decat softul la cheie. Concluzie: solutia trebuie sa vina de la fiecare unitate, dupa ce-si evalueaza propriile cerinte, prin analiza, si dupa ce cunoaste softul existent pe piata. 3.3. Selectarea furnizorilor de harware si software Dupa tipul serviciilor si bunurilor oferite, furnizorii pot fi grupati in: - producatori de calculatoare - producatori de echipamente periferice - companii pentru inchirierea calculatoarelor sau oferirea lor in sistem leasing - furnizorii de sisteme la cheie – procura echipamente de la producatori si le revand in

combinatie cu softul de aplicatie adecvat - furnizorii de software – elaboreaza si vand aplicatii, programe de uz general, utilitare,

SGBD-uri si alte tipuri de programe pentru toate tipurile de calculatoare - furnizori de echipamente si furnituri de birou - birourile de servicii – acele firme care asigura servicii de prelucrare a datelor cu propriile

echipamente contra unor tarife. Serviciile sunt mai ieftine decat daca s-ar apela la propriile calculatoare, insa securitatea datelor nu mai este la fel de bine asigurata.

22

Curs 5

Capitolul 4 Codificarea datelor Prin codificare se intelege activitatea prin care se stabileste o corespondenta biunivoca intre o multime de elemente si o multime de simboluri astfel constituite incat sa permita identificarea unica a elementelor, si eventual, exprimarea unor caracteristici ale acestora.

Fig. 5.2. Codificarea datelor

Necesitatea codificarii datelor este impusa de cerintele de grupare si ierarhizare a atributelor in prelucrarea colectiilor de date. De asemenea, codurile aferente atributelor bazei informationale pot asigura confidentialitatea si integritatea valorii atributelor, ceea ce confera colectiilor de date o anumita protectie si securitate in timpul prelucrarii. De ex. codul numeric personal s-a construit astfel incat sa permita identificarea unica a oricarei persoane, cetatean roman, oferind informatii privind: sexul, anul, luna si ziua nasterii, judetul in care s-a nascut persoana respectiva. 1 67 08 31 04 008 9 Codul se formeaza utilizand simboluri - cifre sau litere - combinate sau determinate dupa reguli specifice. In aceasta viziune, codul este o colectie ordonata de simboluri care asigura identificarea si utilizarea unui atribut al bazei informationale. Codificarea se impune deoarece: - regulile de scriere a denumirilor sunt mult mai complexe si mai greu de respecat in

comparatie cu utilizarea unor simboluri restranse, fapt pentru care si erorile sunt cu mult mai reduse in conditiile folosirii simbolurilor;

- denumirile, in general, nu pot fi folosite ca atare pentru realizarea ierarhizarii datelor pe grupe, subgrupe etc.

- denumirile se compun dintr-un numar mai mare de caractere decat simbolurile, ocupand un volum sporit de suport si necesitand un timp marit de prelucrare

Cerintele codificarii

1. unicitatea codului - presupune existenta unei valori unice atribuite elementului codificat (corespondenta biunivoca).

2. stabilitatea si supletea in timp a codului - exprima necesitatea utilizarii unui tip de cod pe toata perioada de existenta a bazei informationale, cu posibilitatea realizarii in timp a extensiilor impuse de cresterea volumului datelor supuse codificarii.

3. comoditatea utilizarii codului - se refera la facilitatea operatiilor de codificare-decodificare precum si la detectarea si corectarea erorilor. Codurile trebuie sa fie usor se inteles si aplicat, a.i. personalul unitatii economice beneficiare sa asimileze intr-un timp cat mai scurt noul sistem de coduri.

C3

C1

C2

P1

P3

P2

23

4. concizia codului - se refera la necesitatea utilizarii unui numar cat mai mic de caractere pentru reprezentarea elementelor codificate. Astfel se asigura reducerea timpului de manipulare a codului, eliminarea eventualelor erori si folosirea eficienta a spatiului de memorie.

Functiile codului Prin constructia sa, codul asigura realizarea urmatoarelor functii:

1. functia de identificare - permite identificarea rapida si cu usurinta a elementului codificat datorita unicitatii codului.

2. functia de caracterizare - asigura exprimarea intr-o forma concisa, unica si stabila in timp, a continutului semantic a fiecarui atribut.

3. functia de manipulare a atributelor codificate - faciliteaza introducerea eficienta in memorie a acestora, reducerea timpului de prelucrare.

4. functia de control - presupune existenta unui caracter de control care se ataseaza in ultima pozitie din dreapta structurii codului, pe baza caruia, prin intermediul unor metode (artimetica sau geometrica) si algoritmi specifici, sa se poata verifica corectitudinea simbolurilor care intra in structura codurilor.

4.1. Tipuri de coduri utilizate in sistemele informatice Codurile utilizate in prelucrarea automata a datelor se pot grupa dupa mai multe criterii: 1. Dupa structura simbolului

- elementare: - coduri secventiale - coduri secventiale pe grupe sau clase - coduri cu semnificatie mnemonica - coduri cu semnificatie descriptiva

- complexe - coduri ierarhizate - coduri juxtapuse

2. dupa natura simbolurilor utilizate: - numerice - alfabetice - alfanumerice

3. dupa lungimea codului: - cu lungime fixa - cu lungime variabila

4. dupa modul de detectare si corectare a erorilor - autodetectoare de erori - autocorectoare de erori

5. dupa modul de elaborare (atribuire): - coduri elaborate manual - coduri elaborate automat

Codurile secventiale se formeaza prin atribuirea unii sir de caractere fiecarui element al multimii, stabilind o corespondenta (in ordine crescatoare) intre elementele acestora si multimea numerelor naturale. - fiecarui element supus codificarii i se asociaza un cod crescator, imediat disponibil.

Ex. marca salariatialor: …,1410, 1411, 1412 … etc. Pentru a avea o lungime fixa a codului, este indicat a se stabili dimensiunea maxima a acestuia, ceea ce va asigura si estimarea dimensiunii fizice a codului.

24

Codurile secventiale pe grupe sau clase se formeaza prin rezervarea unui set maxim de simboluri pentru pentru fiecare grup de elemente caracterizat prin particularitati comune, iar in interiorul grupelor elementele sunt codificate serial. De exemplu, in planuri de conturi pentru conturile de stocuri si productie in curs de executie s-au atribuit codurile 30-39, iar in cadrul acestor grupe se acorda coduri seriale pentru fiecare element: Clasa 3 Conturi de stocuri si productie in curs de executie 30 Stocuri de materii prime si materiale

300 Materii prime 301 Materiale consumabile

3011 Materiale auxiliare 3012 Combustibili 3013 Materiale pentru ambalat 3014 Piese de schimb

…

Codurile cu semnificatie mnemonica se formeaza fie din consoanele unui cuvant, fie prin prescurtarea (abrevierea) denumirii elementului codificat. De exemplu:

CIM - ciment MBL - mobila ALIM - produse alimentare IND - produse industriale AGRIC - produse agricole

Codurile cu semnificatie descriptiva se formeaza prin combinarea initialelor denumirilor elementelor ce se codifica cu caractersiticile tehnico-economice ale acestora exprimate cifric. Acest tip de cod este utilizat in special la nomenclatoarele industriale, fiind extensibil la unele caracteristici tehnice. De exemplu:

OB 10 - Otel beton O10 mm OB 12 - Otel beton O12 mm .. ASE - Academia de Studii Economice UAIC - Universitatea Al. Ioan Cuza

Codurile complexe se folosesc pentru elementele care pot sa apartina mai multor multimi distincte, ele fiind structurate in asa fel incat sa reflecte apartenenta multipla. In categoria codurilor complexe sunt cuprinse codurile ierarhizate si codurile juxtapuse. Codurile ierarhizate se utilizeaza pentru atributele pentre care exista relatii de incluziune a.i. acestea sa poata fi reprezentate prin intermediul unei structuri arborescente. Samsung Sony Goldstar

TV alb-negru TV color

Grupa de produse

Televizoare Aparate radio Casetofoane Aparate video

Treapta 1

Treapta 2

Treapta 3

1 2 3 4

1 2

1 2 3

25

Structura concreta a acestui cod ierarhizat se determina practic in functie de doi factori: - numarul de trepte ale codului - numarul maxim de aparitiii ale fiecarui atribut in cadrul treptelor Ex.: TV Samsung: 223 TV Sony 222 TV alb-negru 210 Codurile juxtapuse se utilizeaza pentru elemente ce apartin mai multor multimi si se construiesc prin concatenarea codurilor ierarhizate si/sau a codurilor elementare. De exemplu : la codificarea personalului unei unitati, codul va specifica: sectia, atelierul, echipa si marca: 2431231 T1 T2 T3 T4

9 9 9 9999 | | | |

---- |----|------ |---------- sectie -----|------|---------- atelier -------|---------- echipa ---------- marca Atribuirea codurilor poate fi realizata manual sau automat. Codificarea manuala este utilizata pentru orice tip de cod, in timp ce codificarea automata se aplica numai la codurile pentru care se poate defini un algoritm de atribuire programabil pe calculator. 4.2. Fazele realizarii codificarii Fazele realizari codificarii sunt dependente de specificul sistemului informatic, marimea unitatii economice, dimensiunea bazei informationale, tipologia codurilor utilizate. Fazele realizarii codificarii sunt : - pregatirea activitatii de codificare - presupune analizarea continutului si structurii bazei

informationale si examinarea codurilor existente - codificarea atributelor bazei informationale - consta in stabilirea codurilor corespunzatoare

pentru fiecare atribut. - Intocmirea nomenclatoarelor de coduri - consta in intocmirea unor liste in care sunt

precizate codurile si denumirea completa a atributelor la care se refera. - Intretinerea codurilor - consta in actualizarea nomenclatoarelor de coduri, pentru a elimina

ambiguitatile si redundantele. Metode de determinare a cifrei de control la codurile detectoare de erori. Determinarea cifrei de control se poate realiza prin urmatoarele metode: a) metoda aritmetica b) metoda geometrica a) Determinarea cifrei de control prin metoda aritmetica are la baza urmatoarea relatie de

calcul:

∑=

−=

n

i

iic PCZC1

26

unde: Cc = cifra de control Z = cifra zecilor imediat superioara sumei produselor dintre cifra codului Ci si ponderea Pi reprezentata de valori alese conventional Ci = cifra i a codului Pi = ponderea i Exemplu. Fiec codul 5237, iar ponderile alese pentru calculul cifrei de control sunt 1 si 2. Cifra de control se calculeaza astfel:

Ci 5 2 3 7 Pi 1 2 1 2 ______________________________________

∑=

n

i

CiPi1

= 5 + 4+ 3+ (1+4) = 17

Cc = 20 - 17 = 3 Codul complet va fi : 5 2 3 7 3 b) Metoda geometrica consta in stabilirea cifrei de control prin intermediul uneia sau mai multor cifre obtinute ca rest al impartirii sumei dintre cifrele codului si puterile crescatoare ale lui 2, la un numau par/impar (X), ales conventional. Expresia de calcul este: unde Q = câtul impartirii Cc = restul împărţirii

Ci 5 2 3 7 24 23 22 21 ______________________________________

90 + 16 + 12 + 14 = 132 132 : 19 = 6 rest 18

CcQX

CiPin

i+=

∑=1

27

Curs 6 Codificarea (continuare…)

Ex.1 Structura codului IBAN in Romania

Metoda de calculare a caracterelor de verificare Pas preliminar: Se creaza un cod IBAN artificial pe baza codului de tara, a codului bancii si a codului contului clientului, punandu-se "00" in locul caracterelor de verificare. Exemplu: RO00AAAA1B31007593840000 Pasul 1: Se muta primele patru caractere (codul de tara si falsul cod de verificare) la dreapta codului IBAN. Exemplu: RO00AAAA1B31007593840000 devine AAAA1B31007593840000RO00 Pasul 2: Se face conversia literelor in numere, conform tabelei urmatoare:

A = 10 G = 16 M = 22 S = 28 Y = 34

B = 11 H = 17 N = 23 T = 29 Z = 35

C = 12 I = 18 O = 24 U = 30

D = 13 J = 19 P = 25 V = 31

E = 14 K = 20 Q = 26 W = 32

F = 15 L = 21 R = 27 X = 33

Exemplu: AAAA1B31007593840000RO00 devine 1010101011131007593840000272400 Pasul 3: Se aplica algoritmul MOD 97-10 (conform ISO 7064). Se imparte numarul obtinut la 97 si restul se scade din 98. Daca rezultatul este de un singur caracter, se pune un zero inaintea acestuia. Exemplu: Restul impartirii numarului 1010101011131007593840000272400 la 97 este 49. Prin scadere se obtine: 98 - 49 = 49, care reprezinta caracterele de verificare pentru respectivul cod IBAN, care astfel devine: RO49AAAA1B31007593840000

Metoda de validare a unui cod IBAN Pas preliminar: in cazul in care codul IBAN este prezentat pe suport hartie, se converteste formatul acestuia la formatul electronic prin stergerea spatiilor de separare. Exemplu: un cod IBAN de tipul RO49 AAAA 1B31 0075 9384 0000 devine RO49AAAA1B31007593840000. Pasul 1: Se muta primele patru caractere (simbolizand codul de tara si caracterele de verificare) la dreapta codului IBAN. Exemplu: RO49AAAA1B31007593840000 devine AAAA1B31007593840000RO49. Pasul 2: Se face conversia literelor in numere, conform tabelei de conversie cuprinsa in Anexa nr. 2. Exemplu: AAAA1B31007593840000RO49 devine 1010101011131007593840000272449 Pasul 3: Se aplica algoritmul MOD 97-10 (conform ISO 7064). Pentru ca cele 2 caractere de verificare sa fie corecte (codul IBAN sa fie corect), restul impartirii numarului astfel obtinut la 97 trebuie sa fie 1. Exemplu: Restul impartirii lui 1010101011131007593840000272449 la 97 este 1.

28

Ex. 2

Structura Codului Numeric Personal

Codul Numeric Personal constituie numarul de ordine atribuit de Evidenta Populatiei unui individ la nastere. Conform articolului 5 din Legea nr.105 din 25 septembrie 1996 privind evidenta populatiei si cartea de identitate, fiecarei persoane fizice i se atribuie, incepand de la nastere, un cod numeric personal care se inscrie in actele si certificatele de stare civila si se preia in celelalte acte cu caracter oficial, emise pe numele persoanei respective, precum si in Registrul permanent de evidenta a populatiei.

Codul numeric personal reprezinta un numar semnificativ ce individualizeaza o persoana fizica si constituie singurul identificator pentru toate sistemele informatice care prelucreaza date nominale privind persoana fizica.

Gestionarea si verificarea atribuirii codului numeric personal revine Ministerului de Interne, prin formatiunile de evidenta a populatiei.

Pentru persoanele fizice romane cu domiciliul in Romania codul de identificare fiscala este codul numeric personal atribuit de Ministerul de Interne.Persoanele fizice straine si persoanele fizice romane fara domiciliu in Romania vor beneficia de numar de identificare fiscala (NIF).

Un CNP este alcatuit astfel :

|S| |AA| |LL| |ZZ| |JJ| |ZZZ| |C| |_| |__| |__| |__| |__| |___| |_| : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : --> Cifra de control : : : : : : : : : : : --> Numarul de ordine atribuit persoanei : : : : : : : : : --> Codul judetului : : : : : : : --> Ziua nasterii : : : : : --> Luna nasterii : : : --> Anul nasterii : --> Cifra sexului (M/F) pentru: 1/2 - cetateni romani nascuti intre 1 ian 1900 si 31 dec 1999 3/4 - cetateni romani nascuti intre 1 ian 1800 si 31 dec 1899 5/6 - cetateni romani nascuti intre 1 ian 2000 si 31 dec 2099 7/8 - rezidenti Persoanele de cetatenie straina se identifica cu cifra "9"

Algoritmul de validare al unui cod CNP

Pas preliminar: Se testeaza daca codul respecta formatul unui cod CNP. Adica prima cifra sa fie cuprinsa in intervalul 1 - 6 sau sa fie 9 pentru straini. Urmatoarele sase cifre trebuie sa constituie o data calendaristica valida in formatul AALLZZ.

Pas 1: Se foloseste cheia de testare "279146358279". Primele douasprezece cifre se inmultesc pe rand de la stanga spre dreapta cu cifra corespunzatoare din cheia de testare.

Pas 2: Cele douasprezece produse obtinute se aduna si suma obtinuta se imparte la 11.

Daca restul impartirii la 11 este mai mic ca 10, atunci acesta va reprezenta cifra de control.

Daca restul impartirii este 10 atunci cifra de control este 1.

Pentru un CNP valid cifra de control va trebui sa coincida cu cifra de pe pozitia treisprezece din CNP-ul initial.

NNN este un număr format din 3 cifre din intervalul 001 - 999. Numerele din acest interval se împart pe județe,

birourilor de evidență a populației, astfel încât un anumit număr din acel interval să fie alocat unei singure persoane într-o anumită zi.

C este cifră de control (un cod autodetector) aflată în relație cu toate celelate 12 cifre ale CNP-ului. Cifra de control este calculată după cum urmează: fiecare cifră din CNP este înmulțită cu cifra de pe aceeași poziție din numărul

279146358279; rezultatele sunt însumate, iar rezultatul final este împărțit cu rest la 11. Dacă restul este 10, atunci cifra de control este 1, altfel cifra de control este egală cu restul.

29

Capitolul 5 Proiectarea schemei bazei de date

Procesul de alegere a unui SGBD presupune realizarea urmatoarelor activitati: • stabilirea cerintelor utilizatorilor, sub aspectul

- tipurilor de aplicatii - timpului de raspuns - confidentialitatii datelor - securitatii datelor - usurintei de utilizare

• stabilirea cerintelor de ordin tehnic privind realizarea BD: - portabilitatea SGBD - facilitatilile de implementare, intretinere si exploatare a bazei de date

• stabilirea cerintelor de ordin economic, privind: - incadrarea in bugetul alocat pentru realizarea BD - timpul necesar pentru pregatirea utilizatorilor si trecerea la exploatarea curenta a BD

• analiza comparativa a SGBD-urilor disponibile si/sau posibile de achizitionat, in functie de caracteristicile pe care la prezinta aceste SGBD-uri

• alegerea propriu-zisa a SGBD-ului ce va fi utilizat la realizarea BD Sa explicam acum, cateva din criteriile enuntate mai sus: • Portabilitatea SGBD-ului - posibilitatea de a utiliza un SGBD de pe un sistem de calcul pe

altul. Portabilitatea cuprinde doua aspecte si anume: - portabilitatea programelor propriu-zise - portabilitatea datelor. Pentru realizarea unot programe portabile este necesar ca programele sa contina cat mai putine elemente legate de echipament. Portabilitatea datelor se refera la posibilitatea de a folosi o serie de date utilizate in cadrul unui sistem informatic de catre un alt sistem informatic.

• Facilitatilile de implementare, intretinere si exploatare a bazei de date sunt reflectate prin:

- modalitatea de descriere a datelor - tehnicile de organizare si regasire a datelor, care sa permita un acces cat mai rapid la

orice informatie; - timpul cat mai redus pentru actualizare, cautare si raspuns la cererile de informare

Alegerea variantei optime a bazei de date utilizate presupune selectarea realizarii unei singure baze de date sau a mai multora in functie de volumul datelor, complexitatea prelucrarilor si aria geografica a sistemului informatic proiectat. Astfel, pentru un sistem informatic pot fi avute in vedere 4 tipuri de baze de date: - baza de date centrala sau unica pentru intregul sistem - baze de date functionale realizate pentru fiecare functie a unitatii economice - baze de date specifice unui compartiment functional - baza de date combinata (distribuita) care intruneste toate caractersiticile functionale ale celorlalte tipuri Descrierea structurii generale a bazei de date se face prin urmatoarele faze: a) atribuirea specificatorului bazei de date si a setului de tabele b) descrierea campurilor specifice tabelelor c) descrierea relatiilor dintre tabele Atribuirea specificatorului bazei de date presupune stabilirea numelui bazei de date, a dispozitivului si directorului unde va fi stocata (ex. C:\STUDENTI) si a numelui fiecarui tabel din baza de date.

30

Din punctul de vedere al prelucrarii datelor, tabelelor se clasifica in: - tabele de baza - tabele pentru tranzactii - tabele intermediare - tabele statistice - tabele istorice • Tabelele de baza – sunt colectiile de date ce au un continut omogen, si care reflecta stari,

caracteristici, evenimente preluate din unul sau mai multe documente primare. Ele formeaza fondul de baza al sistemelor informationale si au un caracter permanent, in sensul ca fiecare data are o anumita stabilitate in cadrul colectiei, in functie de existenta obiectului de referinta.

• Tabelele pentru tranzactii au un caracter temporar si un continut format din totalitatea modificarilor care pot interveni pe parcursul unui interval de timp asupra continutului informational din colectiile de date de baza. Aceste colectii de date sunt utilizate pentru actualizarea colectiilor obiect si nomenclatoarelor.

• Tabele de date intermediare sau de lucru - sunt obtinute pe baza unor operatii de sortare, fuziune, selectare din una sau mai multe colectii obiect, potrivit unor cerinte furnizate de utilizator in vederea obtinerii unor situatii.

• Tabelele de date statistice au un rol de orientare, de previziune, de fundamentare a unor decizii strategice. Datele cantitativ-valorice din aceste colectii au un grad ridicat de sintetizare si agregare, fapt pentru care ele pot si pastrate ditinct pe perioade mari de timp.

• Tabelele de date istorice au un rol de arhivare a continutului unor colectii obiect, de tranzactii sau statistice si reflecta o stare trecuta a fenomenelor si proceselor economice. Aceste colectii de date in sistem vor fi stocate pe suporti magnetici externi.

Descrierea campurilor specifice tabelelor se face prin urmatoarele elemente: - identificatorul campului - tipul campului - lungimea campului - numarul de zecimale - cheia de indexare - conditiile de validare Un tabel Access poate avea max 255 campuri. Tinand cont de particularitatile SGBD Access apar urmatoarele particularitati: - identificatorul

- lungimea max. 64 de caractere alfanumerice, inclusiv spatiile inglobate – Recomandare: pentru flexibilitate in programare, se folosesc nume scurte, pline de continut semantic si fara spatii

- nu se face distinctie intre literele mari si literele mici (totusi Access stocheaza literele asa cum au fost introduse): Marca = MARCA = marca

- tipul poate fi: - numeric – Number care poate include mai multe tipuri: Byte, Integer, Long Integer,

Single, Double - caracter – Text – dimensiunea: 1-255 caractere (implicit este de 50 caractere) - logic – Yes / No stocheaza numai valori True/False, Yes/No, On/Off - data calendaristica Date / Time – Stabilirea proprietatii Default Value = Date() face ca

Access sa introduca automat data curenta (=Now() – ora si data) - memo – Memo – comentarii - daca limita de 255 caractere pentru un camp este

insuficiente se recomanda tipul Memo ce permite memorarea a 64 Kb (cca 16 pagini de text). Campurile Memo constau numai din text, fara optiuni de formatare a textului (italic, bold etc)

- numar cu incrementare automata – Autonumber – atribuie valori intregi secventiale

31

- obiect OLE – permite stocarea de documente, foi de calcul, sunete, imagini, video clipuri - Conditia de validare va fi specificata in functie de semantica si continutul economic al

atributului respectiv. In Access, avem urmatoarele proprietati pentru un camp: - Format – modul de afisare a datelor pe ecran - Input Mask – controleaza introducerea datelor in cadrul campului - Default Value – reprezinta valoarea initiala la adaugarea unei noi inregistrari - Validation Rule – permite validarea datelor introduse la nivel de camp si la nivel de

inregistrare Descrierea acestor elemente cu privire la atributele colectiilor de date, poarta denumirea de proiectare a dictionarului atributelor. Proiectarea dictionarului se poate face manual, prin trecerea continutului nucleului bazei informationale in dictionarul atributelor, sau automat prin intermediul sistemului de gestiune a bazelor de date.Exemplu de dictionar al atributelor, redactat manual: Nr.crt.

Denumirea atributului

Identificator Tipul Lungimea Conditii de validare

1. Cod material COD_MAT N 13 1000<COD_MAT<15000

2. Denumire material DEN_MAT C 20 3. Cod UM COD_UM N 3 COD_UM < 100 4. Cantitate CANTIT N 4 CANTIT > 0 …

La proiectarea cheii primare se au in vedere urmatoarele aspecte: - cheia primara nu poate avea valoare nula in cadrul duratei de existenta a bazei de date - pentru fiecare cheie primara se poate crea un index unic in vederea optimizarii accesului direct, la tabela respectiva Descrierea relatiilor dintre tabele implica reflectarea corespondentelor dintre entitatile bazei informationale sub forma cardinalitatii de tipul 1:1 sau 1:n. Relatiile se formeaza prin precizarea unei legaturi intre un camp (sau o combinatie de campuri) dintr-un tabel si campurile corespunzatoare din alt tabel. Tabelul din partea “unu” a relatiei trebuie sa aiba o cheie primara, iar tabelul din partea “mai multi” trebuie sa contina un camp similar. In mod normal, cheia externa trebuie sa fie de acelasi tip si sa aiba aceeasi dimensiune ca si cheia primara. O baza de date distribuita (BDD) este o baza de date logica dispersata fizic pe calculatoare amplasate in locuri diferite, ce sunt conectate intre ele printr-o retea de comunicatie a datelor. Reteaua permite utilizatorilor sa foloseasca in comun datele, a.i. un utilizator sau un program aflat in punctul X sa aiba posibilitatea accesarii si actualizarii datelor din punctul Y. Punctele de lucru ale sistemelor distribute pot fi dispersate la nivelul unei cladiri sau la nivelul unei zone geografice. Proiectarea sistemelor informatice in conditiile utilizarii bazelor de date distribuite presupune abordarea acesteia in doua faze: 1. configurarea unei retele de calculatoare 2. organizarea bazei de date distribute

32

Curs 7 5.2. Configurarea unei retele locale de calculatoare Pentru executia diferitelor aplicatii informatice, calculatoarele pot fi utilizate fie ca sisteme de sine statatoare (stand-alone systems), fie intr-o configuratie de retea. O retea se bazeaza pe un set de calculatoare interconectate printr-un canal de comunicatie a.i. sa poata folosi in comun toate echipamentele (imprimante, CD-ROM etc) si software-ul din retea. Retelele de calculatoare utilizeaza fie conexiuni punct la punct, fie medii de comunicatie cu difuzare (cablu sau fibra optica, radio sau satelit). Pentru sistemele informatice financiar contabile proiectate la nivelul unitatilor economice, cele mai utilizate retele sunt cele de tip LAN (Local Area Network), care asigura avantaje de ordin tehnic si economic. Din punct de vedere tehnic, se realizeaza: 3. un control centralizat al prelucrarilor, 4. posibilitatea comunicarii transparente intre diversi utilizatori, 5. folosirea comuna a bazei de date, 6. posibilitati de extindere a ariei de prelucrare a sistemului informatic Orice retea locala are doua tipuri de componente: statia de lucru si server-ul. • Statia de lucru prelucreaza informatiile locale ale utilizatorului, folosind serviciile

propriului sistem de operare. • Server-ul prelucreaza informatii comune mai multor utilizatori, folosind sistemul de operare

al retelei, coordonand accesul la resursele partajate ai activitatea statiilor de lucru. Uzual, serverul are resurse mai puternice decat statiile de lucru si o viteza mult mai mare de lucru. Pe acest calculator se vor afla bazele de date si aplicatiile folosite in comun de celelalte calculatoare ale retelei.

Retele LAN folosesc ca medii de transmisie fire torsadate, cabluri coaxiale si fibre optice. Pe langa aceste componente exista disponibile diverse alte produse care asigura comunicatii de tip special: • bridge – se foloseste pentru a conecta doua retele intre ele – permite urilizatorilor dintr-o

retea sa foloseasca resursele unei alte retele • gateway – se foloseste pentru a conecta intre ele calculatoare de tipuri diferite (mainframe,

minicalculatoare, PC-uri) • repeater - se foloseste pentru a amplifica semnalul pentru o conexiune la distanta – semnalul

se poate transmite (fara perturbari) pe cablu, la o anumita distanta maxima. • transceiver – se foloseste pentru conectarea la mare distanta a doua retele – transmisia se

poate face prin cablu sau prin radio. • modem – se foloseste pentru a utiliza liniile telefonice ca linii de comunicatie. In cadrul retelelor locale, componentele mentionate pot fi conectate in diverse moduri, realizandu-se diferite topologii. Acestea sunt simple sau combinate, pentru a realiza cat mai eficient anumite cerinte de fiabilitate si timp de raspuns. Se pot evidentia trei tipuri de topologii: 1) Topologia liniara (bus) se caracterizeaza prin conectarea succesiva a punctelor de

prelucrare, astfel incat exista un punct initial de prelucrare, un punct final de prelucrare si mai multe puncte intermediare amplasate intre acestea. Acest tip de retea este utilizabil in cazul sistemelor informatice pentru unitati economice ale caror procese de prelucrare

33

automata sunt caracterizate de transmiterea datelor in cascada intre diverse compartimente sau sectoare de productie. Un avantaj al topologiei liniare este simplitatea realizarii. Echipamentul de calcul trebuie doar cuplat la cablu. O retea locala implementata in topologie liniara este Ethernet.

2) Topologia stea se caracterizeaza prin existenta unui nod central de prelucrare (file server) si a unor noduri satelit de prelucrare (Work station). Aceasta retea este utilizata in situatia unitatilor economice al caror sistem informatic este caracterizat prin procese de centralizare a prelucrarilor si de transmiteri de date intre baza de date centrala si bazele de date locale

3) Topologia inel (ring) asigura interconectarea circulara a compartimentelor functionale, a.i.

fiecare punct primeste date de la un punct precedent pentru a le prelucra si a le transmite punctului urmator de prelucrare. Aceste tipuri de retele se folosesc in structura sistemelor informatice caracterizate printr-un proces circular de prelucrare.

Alegerea unui anumit tip de retea locala de calculatoare se va face in functie de : 7. structura organizatorica si gradul de dispersare al unitatilor subordonate 8. pretul de instalare si functionare al retelei de calculatoare 9. aria fizica de prelucrare a datelor si distanta maxima dintre compartimentele functionale

implicate 10. performatele urmarite in exploatatea sistemului informatic (rata transferului, lungimea

pachetului de date, rata erorilor, tipul de raspuns) 11. posibilitatile de extindere cu noi conexiuni si aria de prelucrare

34

Echipamentele de prelucrare a unui nod al unui sistem de prelucrare distribuita a datelor, cum sunt unitatile centrale de prelucrare, terminalele, unitatile de memorie externa si echipamentele de intrare/iesire, sunt selectate in functie de capacitatea lor de prelucrare si comunicare a datelor la fiecare nod. Performantele unei retele locale se exprima prin concepte precum siguranta, disponibilitate si functionalitate, cunoscute in litaratura de specialitate sub forma prescurtata RAS (Reliability, Availability, Survivability). Aceste concepte se refera la : caderea unei componente a retelei sa nu declanseze caderea intregului sistem, ci sa inregistreze doar o functionare cu performante mai reduse. 5.3. Organizarea bazei de date distribute Proiectarea unui sistem informatic distribuit (SID) se caracterizeaza prin: 12. existenta unei BDD care sa asigure gruparea omogena a tuturor datelor in vederea folosirii

in comun de catre toate compartimentele functionale ale unitatii economice beneficiare. 13. controlul prelucrarilor distribuite a datelor si al accesului concurent al tuturor utilizatorilor

de date, indiferent de locul de stocare al acestora 14. disponibilitatea datelor in forma ceruta de compartimentele functionale si transmiterea

operativa a acestora pentru constituirea suportului informational necesar in luarea deciziilor In mod concret intreaga baza de date distribuita este privita ca o baza de date centrala, amplasata din punct de vedere fizic pe file server (FS). La nivelul fiecarui compartiment functional este amplasat cel putin un calculator, privit ca o statie de lucru (work station - WS), prin intermediul caruia se asigura legatura FS Compartimentele functionale organizeaza si gestioneaza la randul lor baze de date locale (BDL), care pot avea aceeasi structura cu baza de date centrala sau subseturi ale acesteia. Transmiterea datelor intre compartimente se realizeaza prin intermediul file-serverului care asigura receptia si transmisia datelor intre oricare doua baze de date locale sub controlul unor protocoale de acces. Problema care se pune este cea a locului de pastrare a datelor globale si daca ele trebuie sa fie centralizate sau distribuite. Putem avea: • Date globale centralizate - sunt plasate intr-un loc central si sunt usor de folosit, iar fiecare

nod din sistem stie unde se afla datele. • Date globale distribuite sunt plasate in mai multe locuri ale nodurilor din intreaga retea, -

presupune existenta unor rutine si proceduri complexe pentru accesarea/actualizarea datelor.

WS <--> BDL

Functia PRODUCTIE

WS <--> BDL

Functia COMERCIAL

WS <--> BDL

Functia PERSONAL

WS <--> BDL

Functia FIN-CONTAB

WS <--> BDL

Functia MARKETING

FS <---> BDC

35

Privite din punctul de vedere al distribuirii sistemului informatic la nivelul unei societati comerciale, acesta poate contine componente logico-fizico-centrale: - file server - baza de date centrala, - subsisteme, - aplicatii, - unitati functionale - unitati de prelucrare, precum si componente logico-fizico-locale concretizate in: - statii de lucru, -baze de date locale, - subsisteme, - unitati functionale - unitati de prelucrare locale. Proiectarea de sisteme informatice distribuite se realizeaza prin parcurgerea etapelor generale ale sistemelor informatice nedistribuite (analiza sistemului existent, proiectarea generala si de detaliu) completate cu etape specifice, detaliate in etape tehnice si functionale: A. Etapele tehnice presupun parcurgerea a trei faze: - proiectarea nucleului bazei de date - proiectarea arhitecturii bazei de date distribuite - stabilirea metodelor de acces concurent la bazele de date distribuite B. Etapele functionale au in vedere parcurgerea unor faze specifice dintre care se mentioneaza: - definirea performantelor sistemului informatic proiectat - estimarea necesarului de echipamente de calcul , sisteme de operare si sisteme de gestiune a datelor A. Etapele tehnice Etapele tehnice au ca obiectiv proiectarea unui nucleu al bazei de date in care sunt stocate informatii dinspre bazele de date amplasate geografic in cadrul unui sistem distribuit, solutii pentru proiectarea arhitecturii BDD si stabilirea metodelor de acces concurent la datele amplasate in nodurile retelei. Proiectarea arhitecturii BDD trebuie sa asigure disponibilitatea datelor pentru toti utilizatorii SID si reducerea posibilitatii de avarie sau de eroare in cazul aparitiei unor defecte hardware sau software. Intrucat exista mai multe posibilitati de distribuire a bazelor de date, problema care se pune este cea a modului in care vor fi distribuite datele pentru una sau mai multe aplicatii printre nodurile unei retele distribuite. In vederea realizarii acestor cerinte se poate opta pentru o baza de date distribuita, distribuita central sau distribuita paralel. • Arhitectura cu baza de date total distribuita presupune ca multimea entitatilor se afla

dispersate in compartimentele functionale prin intermediul unei retele de calculatoare. In acest context, nodul central nu va detine date, deoarece acesta are rolul de a controla functionarea intregii BDD, care se compune din reuniunea logica a bazelor de date locale (BDL), amplasate in fiecare compartiment. Gestiunea centralizata a tuturor bazelor de date locale se realizeaza de catre FS prin intermediul unui administrator al bazei de date (ABD). Accesul la datele stocate in BDD se face de catre utilizatori prin intermediul terminalelor conectate in compartimentul propriu acestui utilizator. Aceste servicii sunt asigurate de

36

procesorul local al bazei de date, in timp ce accesul la datele aflate la distanta este asigurat de administratorul bazei de date din nodul central.

• Arhitectura bazei de date distribuite central va contine o baza de date centrala BDC unde

vor fi stocate datele din SID, dar si un numar de BDL, amplasate in compartimentele functionale specifice nodurilor retelei de calculatoare.

Cererile emise de catre un utilizator sunt adresate initial BDL la care este conectat acesta. Daca datele sunt stocate in BDC, are loc comutarea acestor cereri catre aceasta, cu conditia asigurarii compatibilitatii depline a operatiilor de actualizare simultane intre BDC si BDL.

• Arhitectura cu baze de date paralel distribuite contine o baza de date centrala ce reflecta

semantica si continutul fizic al bazelor dedate locale BDL cu precizarea ca accesul la BDC este asigurat numai printr-un procesor specializat de acces (PSA) Prin intermediul procesorului specializat de acces fiecare utilizator poate dispune de datele din BDC, restul de prelucrari fiind asigurate ca in solutia de date distribuite central.

Strategii principale de distribuire a bazelor de date: -replicarea (copierea) datelor - partitionarea orizontala - partitionarea verticala - combinatii ale celor de mai sus Replicarea datelor Una dintre variantele de distribuie a unei baze de date este cea de pastrare a cate unei copii a acesteia in fiecare nod a retelei (full replication) Avantaje: - siguranta – daca la un nod se inregistreaza o pierdere a bazei de date sau a unei relatii, ea poate fi oricand gasita la un alt nod - rapiditate – baza de date fiind amplasata local, interogarile vor fi onorate in scurt timp Dezavantaje: - cerinte suplimentare de stocare – fiecare nod trebuie sa dispuna de aceeasi capacitate de stocare ca si a unui loc central din varianta stocarii centralizate - costul si complexitatea actualizarilor – in orice moment se efectueaza o actualizare a unei relatii, ea trebuie sa fie transmisa tuturor locurilor unde este stocata. Replicarea totala este recomandata pentru datele supuse numai prelucrarilor de tip read-only (citire), iar datele sunt relativ statice, cum ar fi cataloage diverse, directoare telefonice, mersul trenurilor etc. Partitionarea orizontala are la baza faptul ca inregistrarile unei relatii (tabele) sunt distribuite in mai multe locuri (unele sunt plasate intr-un nod al retelei, si altele in noduri diferite). Exemplu: a) Relatia TELEFON pentru angajatii unei firme ---------------------------------------------------------------------------------- Marca Nume angajat Telefon ---------------------------------------------------------------------------------- 101 ANCHIDIN LUCIAN 123456 102 FAGHIAN RADU 123457 103 SCORTANU RALUCA 123458 104 DRAGOMIRESCU IONUT 123459 105 PALADE DANIEL 123460 ----------------------------------------------------------------------------------

37

b) Partitionarea orizontala a relatiei TELFON pentru angajatii Serv. Contabilitate: ---------------------------------------------------------------------------------- Marca Nume angajat Telefon ---------------------------------------------------------------------------------- 101 ANCHIDIN LUCIAN 123456 105 PALADE DANIEL 123460 ---------------------------------------------------------------------------------- c) Partitionarea orizontala a relatiei TELFON pentru angajatii Serv. Desfacere ---------------------------------------------------------------------------------- 102 FAGHIAN RADU 123457 103 SCORTANU RALUCA 123458 104 DRAGOMIRESCU IONUT 123459 ---------------------------------------------------------------------------------- Avantaje: - eficienta – datele sunt stocate la locul folosirii lor si separat de datele altor utilizatori - optimizare locala – prin eliminarea traficului din retea, prelucrarile locale sunt executate in timp optim - securitate – fiecare nod stie datele cu regim special Dezavantaje: - viteza de acces instabila – daca sunt necesare date aflate in alte locuri, timpii de acces la aceste vor fi mult mai mari in comparatie ca datele locale - vulnerabilitatea copiilor de siguranta – cat timp datele se afla intr-un singur loc, distrugerea lor si/sau a copiilor de siguranta, provoaca mari probleme, ele nefiind dublate in alt loc. Partitionarea verticala Prin partitionarea verticala, unele dintre coloanele tabelei (relatiei) sunt transferate pe principii relationale intr-un anumit loc, in timp ce alte coloane se transfera pe aceleasi principii in alt loc. Relatiile fiecarui nod trebuie sa aiba o cheie comuna, astfel incat tabela originala sa poata fi constituita oricand. a) Relatia SALARIU ---------------------------------------------------------------------------------------------- Marca Nume agajat Ore lucrate Tarif_ora Retineri ---------------------------------------------------------------------------------------------- 101 ANCHIDIN LUCIAN 100 11.000 100.000 102 PALADE DANIEL 110 10.000 150.000 103 TOMUSOR GHEORGHE 100 11.000 200.000 ---------------------------------------------------------------------------------------------- b) Partitionarea verticala a relatiei la Biroul Financiar ------------------------------------------ Marca Retineri ------------------------------------------ 101 100.000 102 150.000 103 200.000 ------------------------------------------

38

c) Partitionarea verticala a relatiei la Biroul Personal-Salarizare ------------------------------------------ Marca Ore_lucrate ------------------------------------------ 101 100 102 110 103 100 ------------------------------------------ Variantele b) si c) se obtin prin SELECT-area coloanelor din tabele originala, iar obtinerea din nou a relatiei originale se eefectueaza prin unificarea coloanelor (JOIN-ing) intr-o singura tabela. Proiectarea unei BDD se poate face in functie de urmatoarele criterii: - marimea unitatii beneficiare -modul de organizare a unitatii beneficiare -gradul de implicare al conducerii unitatii beneficiare in sistemul informatic -gradul de sipersare georgrafica si deautonomie economico-financiara al sectiilor sai sectoarelor de productie -volumul datelor e prelucrat, sursele si destinatiile pentru datele de I/E -debitul datelor de I/E -gradul de agregare (sintetizare) al datelor -modul de fundamnetare si de urmarire a indicatorilor economico-financiari (pe unitate, pe sectoare, sectii) - gradul de autonomie al structurilor organizatorice specifiice unitatii beneficiare Metodele de acces concurent al utilizatorilor la BDD se stabilesc in scopul blocarii aparitiei simultane a doua sau mai multe cereri la baze de manipulare a bazei de date. Mentinerea conditiilor de integrare si coerenta se rezolva prin conceptul de tranzactie a BDD, definit ca unitate de tratare secventiala compusa din actiuni elementare (citire, scriere, actualizare etc) Tranzactia din BDD poate fi executata de catre un utilizator numai asupra unei BD coerente care trebuie sa realizeze de asemenea o BD coerenta. SGBD asigura accesul unei tranzactii la o inregistrare sau la o BD integrala prin intermediul conceptului de subiect de prelucrare a bazei de date (bucket). Pentru optimizarea concurentei utilizatorilor asupra aceluiasi subiect de prelucrare (bucket) se foloseste un algortim de blocare ce devine utilizabil in conditiile existentei a trei tipuri de informatii: momentul inceperii operatiei, modul de functionare al acesteia si momentul terminarii ei. In functie de acestea, algoritmul poate asigura blocarea sau deblocarea unui subiect de prelucrare, ceea ce conduce la accesul sau interzicerea acestuia pentru un utilizator. Etapele functionale au ca obiectiv definirea cerintelor de performanta pentru SID precum si estimarea necesarului de echipamente de calcul si sisteme de operare – gestiune de date. a) Definirea performatelor SID presupune stabilirea unor cerinte generale de calitate pentru

acestea, precum si unele cerinte specifice.

Cerinte de performanta

* generale * specifce

- disponibilitate - gradul de ocupare a canalului de comunicatie

- Toleranta la defecte - rata coliziunilor - modularitate - capacitatea de tratare echitabila a

cererilor de transfer - facilitati pentru dezvoltare - fiabilitate

39

- costul ciclului de viata - caracteristici fizice

Aceste cerinte de performanta pot fi caracterizate , in esenta, astfel: - disponibilitatea unui SID este caracterizata de timpul mediu de rezolvare a cererilor utilizatorilor - fiabilitatea este probabilitatea de a executa o functie de prelucrare in anumite conditii si intr-un interval de timp - toleranta la defecte este data de calitatea sistemului de a depasi , fara interventia administratorului bazei de date, defectele hardware si erorile software - costul ciclului de existenta a sistemului cuprinde costurile implicate de proiectare, dezvoltare, intretinere, inclusiv costul aferent componentelor hard-soft - modularitatea este reprezentata de proprietatea noului sistem cu privire la adaptabilitatea, extensibilitatea, interschimbalitatea si modificabilitatea tuturor componentelor sale - facilitatea dezvoltarii sistemului este data de timpul necesar pentru proiectarea, experimentarea si implementarea noului sistem. Acest timp depinde de numarul tipurilor de componente hardware utlilizate, structura de interconectare folosita si de interfetele hardware utilizate pentru interconectarea diverselor echipamente fizice. - Caracterisiticile fizice ale sistemului electronic se refera la volumul, gabaritul si gradul de utilizare a componentelor hardware a sistemului iinformatic proiectat (echipamentul de calcul, terminale, concentratoare, modemuri etc.) b) Estimarea necesarului de echipamente de calcul, sisteme de operare si sisteme de gestiune a datelor implica analiza costului unui sistem. Analiza costurilor unui sistem de prelucrare distribuita a datelor presupune analiza - costurile initiale:

- costurile echipamentelor - costurile perifericelor - costurile cablarii -costurile softului

- costuri operationale - costurile distribuirii datelor - costurile cu personalul - costurile functionarii echipamentelor - costurile intretinerii sistemului

40

Curs 8 Capitolul 6 Modelul unui sistem informatic contabil integrat 6.1. Caracteristici generale ale unui sistem informatic contabil integrat Sistemul informatic contabil integrat are la baza conceptul organizarii contabilitatii in doua circuite, aferente contabilitatii financiare si contabilitatii de gestiune interna. Din punct de vedere structural, sistemul informatic financiar contabil integrat se compune din urmatoarele subsisteme: - previziunea financiara, care are principal scop fundamentarea si elaborarea bugetului de

venituri si cheltueili - normarea costurilor de productie si antecalculatie, care urmareste prefigurarea cu anticipatie

a nivelului cheltuielilor de productie si a costurilor ocazionate de activitatile economice desfasurate

- contabilitatea financiara (sintetica) si de gestiune interna (analitica) - care asigura evidentierea proceselor economice interne care genereaza miscarea si transformarea patrimoniului unitatii in raport de specificul operatiilor economice desfasurate

- analiza economico-financiara, care asigura comparabilitatea rezultatelor obtinute intre doua perioade de gestiune, cu reflectarea factorilor ce au influientat pozitiv sau negativ rezultatele activitatii si care au produs modificari la nivelul absolut sau relativ a indicatorilor economico-financiari.

In cadrul sistemului informatic financiar-contabil integrat, contabilitatea financiara si de gestiune reprezinta componenta centrala a sistemului, deoarece asigura conducerea si controlul tuturor proceselor economice generatoare de informatii pentru toate celelalte componente ale sistemului informatic, cat si pentru conducerea unitatii economice, inclusiv pentru legaturile informationale cu exteriorul (Ministerul Finantelor, institutii, alte societati comerciale etc). 6.2. Obiectivele sistemului informatic contabil integrat Obiectivul general al s.i.c.i. constituie cresterea calitatii si operativitatii informatiilor contabile in vederea reflectarii veridice a proceselor economice, a fluxurilor de valori materiale si banesti a rezultatelor exercitiului financiar. Realizarea acestui obiectiv impune trecerea de la aplicatii informatice specializate in realizarea unor sectiuni ale contabilitatii (evidenta stocurilor si comenzilor in curs de executie, evidenta mijloacelor fixe, evidenta creantelor si obligatiilorr etc.), la un sistem informatic caracterizat prin integrarea tuturor activitatilor desfasurate, astfel incat acestea sa evidentieze in mod automat toate operatiile contabile eferente unei perioade de gestiune a unitatii economice. Obiectivele specifice ale sistemului contabil integrat au in vedere realizarea tuturor prelucrarilor intr-un cadru unitar, care sa conduca la cresterea gradului de prelucrare a informatiilor din baza de date prin posibilitatile multiple de corelare si sintetizare a datelor, prelucrarea integrata a unor operatii contabile specifice (calculul amortizarii, salariilor, decontarea costurilor de productie, dimensionarea veniturilor etc.), inclusiv exploatarea concomitenta a tuturor aplicatiilor informatice componente ale acestui sistem. De asemenea, aceste obiective presupun existenta unei baze de date contabile de tip distribuit, la care sa poata avea acces diferentiat, in functie de responsabilitatile aferente fiecarui compartiment functional, persoanele implicate in exploatarea acestei baze de date. In acest sens baza de date contabila va fi creata numai de utilizatori autorizati pe baza unor documente de intrare adaptate acestui scop, urmata de prelucrarea multipla.

41

Realizarea completa a obiectivului general si a obiectivelor specifice presupune existenta si functionarea unei retele locale de calculatoare la nivelul unitatii, iar in cadrul fiecarui compartiment implicat sa existe cel putin un calculator. 6.3. Situatiile de iesire ale sistemului informatic contabil integrat Unitatile patrimoniale conform legii contabilitatii nr. 81/91 modificata si republicata, au obligatia: - intocmirii documentelor justificative pentru orice operatie care afecteaza patrimoniul

societatii - inregistrarii in contabilitate a operatiunilor patrimoniale - inventarierea patrimoniului - intocmirea bilantului contabil - controlul asupra operatiilor patrimoniale efectuate - furnizarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniului si

rezultatele obtinute de unitate Tot in conformitate cu Legea contabilitatii, unitatile economice sunt obligate sa utilizeze registrele de contabilitate: registrul jurnal, registrul inventar si cartea mare. Proiectarea sistemelor informatice financiar contabile trebuie sa aiba in vedere in primul rand asigurarea respectarii normelor contabile privind stocarea, pastrarea si controlul datelor inregistrate in contabilitate. 6.4. Criterii minimale privind programele informatice utilizate in domeniu financiar-contabil Prin normele metodologice pentru intocmirea si utilizarea formularelor contabile privind activitatea financiara si contabila, Ministerul Finantelor a stabilit ca sistemele de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati patrimoniale trebuie sa asigure conditiile necesare efectuarii controlului legal. Astefel, la elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele: a) In privinta controlului intern: - cuprinderea in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de

actualizare a acestora, in functie de modificarile intervenite in legislatie - cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare a datelor de catre personalul

implicat si respectarea acestora - gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva unor accese

neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic - stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire - solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului b) In privinta controlului extern: - verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare

prevazute in sistemul informatic - verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-fianciare inregistrate in

contabilitate, astfel incat acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza

- verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat

Astfel, sistemele de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:

42

a) sa asigure concordanta stricta a rexulatatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza

b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta c) sa precizeze cu claritate sursa, continutul si apartenenta fiecarei date. Fiecare data inregistrata

in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document scris, la care poate avea acces atat beneficiarii cat si organele de control

d) sa asigure listele operatiunilor efectuate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare

e) sa asigure reluarea automata a soldurilor conturilor obtinute anterior f) sa asigure conservarea datelor pe o perioadade timp care sa respecte prevederile art. 25 din

Legea Contabilitatii nr. 82/1991 g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a

datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate

h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa i) sa asigura urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile: - data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunilor - jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile - numarul paginii sau numarul curent al inregistrarii in jurnalul de origine - numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent) j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de

identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de

identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz: - tipul documentului sau a situatiei - denumirea unitatiip atrimoniale - perioada la care se refera informatia - daterea listarilor - paginarea cronologica - precizarea programului informatic si a versiunii utilizate l) sa asigure listarea ansamblului de informatii financiare si documente de sinteza necesare

conducerii operative a unitatii m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut in macheta formularelor aprobate

de Ministerul Finantelor, in cazul editarii acestora cu ajutorul tehnicii de calcul n) sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor

supuse verificarii. Toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont. Fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii

o) sa nu permita: - deschiderea a doua conturi cu acelasi numar - modificarea numarului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont - suprimarea unui cont in cursul exercitiului curent sau aferent exercitiului precedent, daca

acesta contine inregistrari sau sold - editarea a doua sau mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit

de informatii p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin doi ani

(exercitii financiare), in mod automat sau manual q) sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de

prelucrare: - monopost sau multipost - monosocietate sau multisocietate - retea de calculatoare - portabilitatea fisierelor de date

43

r) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor - preluari pe loturi cu contul ulterior - preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat - combinarea celor doua tipuri s) sa permita culegerea unui nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile t) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii

optime a acestora u) sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului

de prelucrare

Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucreare a datelor de catre utilizatori.

44

Curs 9 Capitolul 7

Securitatea si protectia informatiei Informatia este un produs care, ca si alte importante produse rezultate din activitatea

umanã, are valoare pentru o organizatie si în consecintã, este necesar sã fie protejatã corespunzãtor.

În pofida unor sisteme legislative destul de bine puse la punct, furtul de informatii prin intermediul calculatorului s-a extins foarte mult, mai ales în unele tãri care detin tehnologii avansate. El reprezintã un domeniu extrem de delicat, iar pentru protectia si securitatea datelor se fac eforturi uriase. Anual se cheltuiesc sume imense pentru preîntâmpinarea fraudelor pe calculator. Numai pentru SUA unele statistici indicã sume, cheltuite anual în acest scop, situate între 4 si 6 miliarde de dolari.

Din punctul de vedere al securitãtii, informatia este caracterizatã de: - confidentialitate: caracteristicã a informatiei care asigurã accesibilitatea numai pentru cei autorizati sã aibã acces la ea, - integritatea: reprezintã garantia acuratetii si completitudinii informatiei si a metodelor de prelucrare a acesteia, - disponibilitatea: reprezintã asigurarea cã numai utilizatorii autorizati au acces la informatii si la produsele aferente oricând existã o solicitare în acest sens.

Fiecare organizatie în parte îsi poate implementa propriul sãu sistem de asigurare a securitãtii informatiei. Un management al securitãtii informatiei se realizeazã prin implementarea unui set corespunzãtor de actiuni care cuprinde politici, practici, instrumente si proceduri, structuri organizationale, precum si functii software. Toate actiunile trebuie prevãzute, definite si aplicate pentru a asigura cã sunt întrunite obiectivele specifice de securitate ale organizatiei.

Din ce în ce mai mult, organizatiile, sistemele si retelele lor informatice sunt confruntate cu amenintarea securitãtii informatiilor provocate de un larg spectru de surse, incluzând frauda, spionajul, sabotajul, vandalismul, incendiile si inundatiile. O sursã comunã de pericol este reprezentatã de atacurile virusilor electronici care pot provoca daune si distrugeri considerabile.

Un sistem integrat de securitate a informatiilor cuprinde nu mai putin de sapte sisteme de securitate:

1. Securitatea fizicã 2. Securitatea personalului 3. Securitatea administrativã 4. Securitatea IT 5. Securitatea comunicatiilor 6. Securitatea criptograficã 7. Securitatea emisiilor Principalele tipuri de amenintãri asupra celor trei caractreistici esentiale ale informatiei, întâlnite în mod uzual în retele Internet si Intranet: 1. Tipuri de atacuri: a) intruziune (utilizator legitim, identificare falsã) b) blocarea serviciilor (denial-of-service) c) furtul de informatii. 2. Scopul atacului: a) amuzament b) palmares c) vandalism

45

d) spionaj e) stupiditate si accidente 3. Se asigurã protectie pentru: a) date si informatii - confidentialitatea, - integritatea, - disponibilitatea. b) resurse calculator c) reputatie.

Mecanisme de autentificare utilizate pentru accesul la informatii - printr-o caracteristicã fizicã personalã . scanare digitatie . scanare retinã . scanare vocalã - prin cunostinte individuale . parolã . chestionar - printr-un obiect personal . smart card

Aspecte privind protectia informatiei

În orice sistem de calcul, protectia presupune asigurarea programelor si datelor împotriva urmãtoarelor actiuni: 1. pierderi accidentale, cauzate de cãderile de tensiune, defectarea unitãtilor de hard disk-uri 2. accesare neautorizatã a datelor si programelor, prin actiuni de parolare si criptare a informatiilor, oprind si copierea neautorizatã 3. fraudã pe calculator (sustragerea sau alterarea de date, furturi de servicii) 4. virusarea software-ului. Pentru o protectie eficientã este necesar sã fie cunoscute si sã se asigure urmãtoarele elemente: 1. identificarea accesului prin reguli si relatii între utilizatori si resurse 2. evidenta accesului, pentru urmãrirea utilizãrii resurselor sistemului, precum si pentru posibilitatea refacerii unor date în caz de distrugere 3. integritatea si confidentialitatea datelor 4. functionalitatea programelor. Mijloacele prin care se poate asigura protectia sunt: 1. mãsuri organizatorice, contra distrugerii datorate catastrofelor naturale referitoare la selectia profesionalã a personalului, organizarea unui sistem de control a accesului, organizarea pãstrãrii si utilizãrii suporturilor de informatii 2. mãsuri juridice, care cuprind documente normative care controleazã si reglementeazã procesul prelucrãrii si folosirii informatiei 3. mijloace informatice, constituite din programe de protectie si tehnici de criptare a informatiei.

Sfaturi privind securitatea informatiei

Diversi analisti si experti în probleme de securitate, sugereazã urmãtoarele sfaturi pentru protectia retelelor:

46

- Asigurati-vã cã nici o persoanã nu controleazã sistemul de la un capãt la celãlalt. - Cereti fiecãrui persoane sã se conecteze în retea folosind parola proprie. - Atribuiti drepturile de supervizare unui grup mai mare de persoane. - Executati salvãri de sigurantã (backup) în fiecare sãptãmânã. - Realizati un sistem strict pentru accesul la benzile magnetice. - Pãstrati întotdeauna în altã parte o copie a salvãrilor se sigurantã de pe benzile magnetice. - Efectuati salvãri de sigurantã atât pentru desktop-uri si laptop-uri, cât si pentru servere. - Rotiti benzile magnetice pentru salvãrile de sigurantã, nu folositi una si aceeasi bandã de mai multe ori la rând. - Pãstrati serverele în locuri sigure. - Fiti la zi cu versiunile de software. - Utilizati un software de detectie a intruziunilor nedorite, care sã vã alerteze în cazul unei lovituri. - Asigurati-vã cã nu au existat douã perechi de ochi care sã vadã codul înainte sã fie introdus în sistem. - Trebuie sã aveti un departament pentru garantarea securitãtii informatiei (cel putin o persoanã si apoi câte una în plus pentru fiecare o mie de angajati), separat de departamentul de IT si care sã raporteze direct cãtre responsabilul pentru transmiterea informatiei. - Cheltuiti cel putin 3-5% din bugetul de IS pe asigurarea securitãtii informatiei. Instruiti personalul care asigurã securitatea informatiei pentru a fi în mãsurã sã detecteze angajatul care a fost perturbat sau nemultumit de ceva, mai ales dacã acest angajat detine si o functie criticã privind regimul informatiilor confidentiale de firmã. - Întãriti securitatea pe parcursul unor evenimente mai deosebite, cum sunt fuziunile sau reducerile de personal, care i-ar putea deranja pe unii angajati si i-ar determina sã aibã un comportament neloial fatã de companie. - Monitorizati reteaua - setati un program software care sã vã alerteze atunci când o persoanã lucreazã în altã parte decât în biroul sãu sau în afara programului general. - Scanati mesajele electronice pentru a vedea ceea ce iese din companie, verificati de douã ori benzile de backup si desemnati pe altcineva sã facã salvãrile curente dacã persoana luatã în vizor este chiar cea care se ocupa anterior, în mod curent. - Prevedeti în contractul individual cu fiecare angajat reguli si sanctiuni. - Fiti siguri cã persoanele cu sarcini critice de IS sunt asigurate.

47

Curs 10 Capitolul 8 Exploatarea si intretinerea sistemelor informatice Activitatile de exploatare si intretinere a sistemului informatic pus in functiune, urmaresc asigurarea realizarii continue a parametrilor tehnici, economici si functionali ai sistemului respectiv, in concordanta cu proiectul elaborat si cu dinamica cerintelor activitatii de conducere si operative din unitatea respectiva. Acestor activitati le revine sarcina de realizare a exploatarii curente si a consolidarii functionarii sistemului informatic pus in functiune pe intreaga perioada pentru care s-a preconizat a fi utilizat, perioada care se inscrie intr-un ciclu. Acest ciclu de viata al sistemului informatic, este determinat de frecventa perfectionarilor de fond in domeniul tehnicii de calcul, precu, si in domeniul evolutiei produselor program. Totodata, acest ciclu corespunde si cerintelor de perfectionare a metodelor si tehnicilor utilizate in activitatile de conducere din unitatile economico-sociale. Activitatile de exploatare si intretinere se pot grupa astfel: - activitati de exploatare - activitati de intretinere - activitati de inregistrare a cerintelor de reproiectare Activitatile de exploatare se concentreaza in principal asupra executiei curente a operatiilor de culegere, transmitere, validare, prelucrare, vizualizare a datelor, prin respectarea stricta a instructiunilor tehnice de lucru. Ele vizeaza responsabilitatea utilizatorului si a personalului din informatica in exploatarea sistemului informatic. Activitatile de intretinere a sistemului informatic se refera atat la realizarea constanta a parametrilor sistemului proiectat si aflat in exploatare, cat si la introducerea in sistem a unor perfectionari curente, care conduc la ridicarea nivelului parametrilor tehnico-functionali si economici ai sistemului respectiv. Activitatile de inregistrare a cerintelor de reproiectare a sistemului informatic in functiune vizeaza pregatirea trecerii la reproiectare, respectiv la un nou ciclu de parcurgere a etapelor de realizare a sistemelor informatice. Dintre sarcinile avute in vedere la exploatarea si intretinerea sistemului informatic pot fi mentionate: - organizarea si urmarirea executiei operatiilor de actualizare a fisierelor si/sau a bazelor de

date la momentele stabilite, operatii de importanta deosebita pentru mentinerea in functiune a sistemului informatic

- imbunatatirea continua a calitatii datelor, reducerea timpului de raspuns a sistemului si reducerea costurilor pe unitate de informatie prelucrata si valorificata

- introducerea perfectionarilor in tehnologia de prelucrare automata a datelor - organizarea si intretinerea arhivelor de date inregistrate pe suporti magnetici - asigurarea reviziilor tehnice si reparatiilor echipamentelor de prelucrare a datelor Practica demonstreaza ca neglijarea activitatilor de mentinere in functiune, intretinere si dezvoltare a sistemelor informatice implementate, conduce la inregistrarea unei scaderi constante dupa momentul punerii in functiune, mergand uneori pana la nivelul de periclitare a functionarii sistemului. In momentul in care se ajunge ca perfectionarile ce se impun in cadrul sistemul informatic sa afecteze o buna parte a sistemului in functiune, cand ele sunt mai generale ca sfera de actiune si mai radicale din punct de vedere al tehnicilor si procedeelor utilizate, inseamna ca s-a ajuns la o

48

situatie conflictuala intre cerinte si existente si se cere o reproiectare a intregului sistem, o trecere evidenta la un nou ciclu de perfectionare. Perfectionarile curente ce se cer a fi aduse sistemului informatic in functiune nu trebuie sa afecteze solutiile tehnice si organizatorice de fond prevazute de catre proiectul initial, ci sa le completeze, sa le perfectioneze.

49

CURS 11

Capitolul 9 Medii de afaceri moderne

Se poate spune că odată cu intrarea în era Internetului şi a e-business-ului, s-au produs

transformări fundamentale ale structurilor socioeconomice. Succesul în afaceri implică din partea organizaţiilor, în primul rând apel la tehnologia informatică şi extinderea relaţiilor de afaceri în afara limitelor teritoriului naţional.

Tehnologia şi în special Internetul au schimbat modul în care se fac afacerile. Internetul oferă infrastructura tehnică ce permite prezenţa online, respectiv abilitatea de a comunica cu clienţiii, partenerii de afaceri, de a avea acces usor şi rapid la informaţii direct de la serviciu sau de acasă.

Internetul reprezintă infrastructura prin care se vehiculează informaţia de orice fel: text, sunet, voce, imagine, video. In esenţă, el este o reţea globală realizată din reţele mai mici, prin care se reunesc milioane de calculatoare din întreaga lume, prin infrastructura telecomunicaţiilor.

Tehnologia World Wide Web (www) introdusă Tim Berners-Lee în anul 1990, a schimbat fundamental Internetul, astfel încât astazi nu se mai face de fapt o distincţie între Web şi Internet. Din punct de vedere tehnic, spaţiul Web pune la dispoziţie un sistem global şi standardizat de comunicare multimedia, informaţiile fiind organizate asociativ şi distribuite în funcţie de cerinţele utilizatorilor. Pe măsură ce Internetul a devenit mai sofisticat, şi site-urile Web şi-au adaptat cerinţele. Schimbările din Internet pot fi grupate în patru generaţii de site-uri web1 : - generaţia I - site-uri web simple de tip "brosura on-line". Iniţial companiile erau mulţumite să

aibe o simplă prezenţă pe Internet. Dezavantajele acestor tipuri: nu erau site-uri interacţive, cititul conţinutului on-line consuma timp şi tindea să fie dificil, timp mare de download a informaţiilor;

- generaţia a II-a - site-uri web structurate pe specificul intern al companiei: informaţii despre strategia şi misiunea companiei, locuri de muncă, ştiri din presă, mesajul preşedintelui companiei. Aceasta generaţie este mult mai apropiată de un site Intranet şi se caracterizează prin prezenţa numeroasă a imaginilor în pagini, fără multe informaţii afişate, vizitatorii trebuind să selecteze anumite imagini pentru a obtine informaţii mai detaliate cu privire la produse, preţuri.

- generaţia a III-a - site-uri web ce utilizează elemente simple de navigare (cuvinte pentru navigare în loc de imagini), iar conţinutul este orientat spre vizitator. Elementele de navigare utilizează explicaţii text pentru un download rapid. Vizitatorii pot accesa informaţiile dorite din câteva click-uri fără a aştepta încarcarea unor imagini mari. Imaginile tind să fie cât mai reduse în dimensiune, informaţiile interne despre companii pot fi gasite pe site, dar nu mai sunt afişate/centrate pe pagina home.

- generaţia IV-a reprezintă viitorul Internetului. Ea seamană cu generaţia a III-a, diferenţele fiind în spatele scenelor. Ele sunt strâns legate de toate aspectele companiei. Când un client cauta o informaţie dîntr-un astfel de site, informaţia este generată dintr-o bază de date specifică pentru clienţi. De exemplu, pe site-ul Dell Computers http://www.dell.com/ poti să configurezi dinamic calculatorul pe care doreşti să-l cumperi, prin alegerea opţiunilor din meniurile afişate pe site. Chiar dacă nu cumperi acel calculator, compania păstrează opţiunea pentru o cercetare de marketing, respectiv pentru a o ajuta să identifice caracteristicile mai mult sau mai putin căutate.

Internetul face posibil şi usor pentru ca companiile să ofere clienţilor o prezenta pe intreg globul. Prin intermediul Internetului, produsele companiei pot fi accesate direct şi de asemenea: - face nerelevantă mărimea companiei: fie că sunt mai mari sau mai mici, firmele au acelaşi

acces la clienţi şi pot crea acelaţi tip de prezenţă în mediul Internet;

1 Rosen, A., E-Commerce Question and Answer Book, AMACOM Books, 1999, p. 10

50

- face nerelevantă locaţia companiei. Clienţii localizaţi oriunde pot uşor accesa site-ul companiei. De asemenea, timpul zonal este nerelevant. Internetul este accesibil 24 de ore din 24, şapte zile din şapte. Bazele de date şi e-mail-urile au caracteristici tipice interacţive. Nici una dintre ele nu necesită interacţiune umană pentru a oferi clienţilor informaţii despre produse şi servicii;

- creşte feedback-ul - poţi avea acces instantaneu la reacţia clientului şi un feedback la programele de marketing şi la preţurile produselor lansate pe web

vezi traffic.ro

Din acest punct de vedere, se poate spune că întreprinderile mici au un avantaj. Pentru ele este mai usor să-şi modifice infrastructura internă şi să se adapteze la noile cerinţe ale comerţului online, faţă de marile companii care vor necesita schimbări ale infrastructurii interne pentru a deveni sisteme flexibile şi funcţionale în mediul Internet.

Internetul aduce mult mai aproape compania de clienţi şi de furnizori. Un site Internet permite o prezenţă web pentru publicul general. Un site Intranet utilizează tehnologia Internet pentru a oferi angajaţilor proprii acces la informaţiile interne. Aceste site-uri sunt separate de Internet prin intermediul unor metode de securitate, astfel încât persoanele din afara organizaţiei să nu poată avea acces la informaţiile private. Pe un site Extranet, partenerii de afaceri - pe baza unei parole protejate - pot accesa informatii pe care publicul general nu poate (figura nr. 1)

Figura nr. 1 Tehnologia Internet şi modele de afaceri electronice

Comerţul electronic (e-commerce), în concepţia Organizaţiei Economice de Cooperare şi Dezvoltare (OECD), reprezintă desfăşurarea unei afaceri prin intermediul reţelei Internet, vânzarea de bunuri şi servicii având loc offline sau online.

Există deja multe modele pentru derularea afacerilor pe Internet. Acestea pot fi clasificate în funcţie de numărul de furnizori, prestatori de servicii către clienţi, astfel:

• 1-catre-1 (e-shop) • mai mulţi-către-1 (e-mall) • mai mulţi-către-mai mulţi (e-licitaţie).

După tipul clientului, ce are o anumită formare profesională, anumite interese şi preferinţe, putem avea următoarele modele de afaceri de comerţ electronic (figura nr. 2)

• un consumator - Business-to-Consumer (B2C sau BTC) - se referă la relaţiile dintre comerciant şi consumatorul final, fiind considerat comerţ electronic cu amănuntul;

• o altă firmă - Business-to-Business (B2B sau BTB) - cuprinde toate tranzacţiile ce se efectuează între doi sau mai mulţi parteneri de afaceri, care actionează pe Internet prin utilizarea de nume şi parole pentru paginile de web proprii;

• administraţia publică - Business-to-Government (B2G sau BTG) acoperă toate tranzacţiile dintre firme şi autorităţi administrative locale sau centrale (pentru acest model de afaceri se mai utilizează şi termenul Business-to-Administration);

• un angajat - Business-to-Employee (B2E) se referă la tranzacţiile din interiorul unei firme, destinate personalului angajat al firmei şi efectuate prin sistemul intranet propriu.

Parteneri de afaceri

Angajatii firmei

Consumatori

Intranet Extranet Internet

51

Figura nr. 2 Modele de afaceri de comerţ electronic

Alte relaţii stabilite prin intermediul reţelei Internet, adiacente comerţului electronic,

sunt: government to government (G2G), government to business (G2B), government to consumer (G2C), consumer to government (C2G), consumer to business (C2B) şi consumer to consumer (C2C), fiind sintetizate în tabelul de mai jos:

Guvern (G) Intreprinderi (B) Consumatori

(C)

Guvern (G) G2G

coordonare G2B

informare G2C

informare

Intreprinderi (B) B2G

administraţie, logistică

B2B comerţ

electronic

B2C comerţ

electronic

Consumatori (C)

C2G achitare taxe

online

C2B comparaţie

preţuri

C2C licitaţii online

Tabel 1 - Tipuri de relaţii în comerţul electronic

Analizând evoluţia comerţului în mediul Internet, prin analogie cu clasificarea site-uri-lor

web efectuată de A. Rosen, se poate spune că aceasta ar putea fi împărţită în 4 faze distincte: • informare electronică. În aceasta etapă, companiile au recepţionat valoarea Internetului în

primul rând ca un mediu de comunicaţie. Interacţiunea consumatorului cu un site web tip "brosura" al unei companii, este limitată doar la citirea unor texte şi a vizualizării unor imagini. Realizarea tranzacţiilor şi interacţiunea cu clienţii sunt încă conduse de medii tradiţionale cum sunt telefonul sau faxul.

• business-to-consumer. Modele de comerţ electronic sau concentrat pe aplicaţiile care permit tranzacţii şi interacţiuni între companie şi consumator (modelele de afaceri B2C).

• business-to-business. În aceasta fază iniţiativele de comerţ electronic sunt concentrate pe aplicatiile B2B care permit tranzacţii şi interacţiuni între companii şi partenerii de afaceri.

• e-enterprise. Această fază este caracteristică acelor companii ale căror pieţe conţin atât aplicaţii B2C cât şi B2B. Practic acestea au implementat acele tehnologii comune care să le permită utilizarea diferitelor categorii de e-aplicaţii care să deservească ambele segmente de piaţa (ex. American Express, Dell Computers)

În figura nr. 3 sunt reflectate fazele evoluţiei comerţului prin intermediul Internetului, cu precizarea că nu este indicată o dată de începere şi de finalizare a unei anumite faze. În fapt aceste etape se suprapun, astfel încât unele companii operează în faza de informare electronică

52

iar altele în etapa e-business. Puţine firme şi-au integrat diferitele faze într-o formă coerentă astfel incât să poată trece la faza următoare de integrare, respectiv faza de e-Enterprise.

Figura nr. 3 Fazele de evoluţie a comerţului prin Internet

Dacă în trecut sistemele informatice ale firmelor s-au dezvoltat în jurul unor necesităţi legate în principal de gestiunea resurselor întreprinderii - planificarea producţiei, gestiunea stocurilor şi livrărilor, evidenţa contabilă şi financiară, evidenţa resurselor umane, astăzi accentul se pune din ce în ce mai mult pe deschiderea acestor sisteme informatice pentru a e-interacţiona cu mediul de afaceri înconjurator. Implementarea acestui potenţial în cadrul unei întreprinderi, presupune culegerea datelor din sistemele operaţionale, transformarea datelor în informaţii, a informaţiilor în cunoştinţe şi a cunostinţelor în decizii şi acţiuni.

Astfel, o serie de companii au investit masiv pentru dezvoltarea unor sisteme şi procese care să permită integrarea operaţiunilor proprii cu partenerii de afaceri şi oferirea unor servicii mai bune clienţilor finali.

În era e-Enterprise, întregul lanţ valoric de la procurarea de materii prime şi livrarea mărfurilor către consumatori şi managementul clienţilor, se realizează prin combinarea proceselor interne şi externe şi a relaţiilor cu clienţii, furnizorii, distribuitorii, partenerii şi competitorii. În acest mod, e-întreprinderile evoluează rapid spre organizaţiile virtuale (figura nr. 4).

Figura nr. 4 Evoluţia întreprinderii către organizaţiile virtuale

Avantajul competitiv al unei e-întreprinderi este viteza şi agilitatea de care dă dovada în

stabilirea unui model de afaceri electronic. Impactul faţă de relaţia tradiţională producător-consumator este profund. Prin oferirea informaţiilor în timp real în intregul lant valoric, companiile işi pot indrepta modelele de afaceri ce au în centrul atenţiei clientul (tabelul nr. 3)

1997 1995 1999 2000

Informare electronica

Business to customer

Business to business

e - Enterprise

Integrare

Intreprindere

Intreprindere Intreprindere Client

B2

B2

Comerţ electronic

Întreprinderi virtuale

53

Tabel 2 - Etape în evoluţia către o organizaţie virtuală 1. Firme independente 2. Anumite firme incep să coopereze în lanţul valoric

3. Cooperarea continuă în interiorul ierarhiei pentru a proteja resursele de concurenţa din exterior

4.. Unităţile înalt ierarhizate continuă să evolueze

Funcţia de bază a unei pieţe, electronică sau nu, este de a facilita tranzacţiile de bunuri şi servicii. Pentru mulţi vânzători de produse fizice, comerţul electronic se simplifică doar la un canal alternativ de vânzare a produselor. Dar spre deosebire de alte canale alternative de distribuţie (vânzarea prin poştă, vânzarea la domiciliu), comerţul electronic lucrează cu produse fundamental diferite - şi anume produsele digitale - care sunt altfel fabricate, livrate şi consumate decât produsele fizice.

Soluţiile de comerţ electronic oferă o gamă largă de avantaje companiilor de orice mărime: • Venituri mai mari - comerţul electronic permite diversificarea surselor de venituri prin

includerea de noi produse şi servicii Web; • Lărgirea pieţelor - comerţul electronic permite vânzarea produselor şi serviciilor dincolo de

limitele pieţei fizice actuale, la un cost mai redus decât în cazul altor alternative tradiţionale; • Culegerea on-line de informaţii despre clienţi - comerţul electronic oferă informaţii

importante privind comportamentul de cumpărare al clienţilor. Aceste informaţii pot fi folosite pentru a stabili şi păstra relaţii solide cu toţi clienţii, pentru a cerceta dorinţele şi impresiile cumpărătorilor despre produsele firmei;

• Costuri reduse - comerţul electronic măreşte volumul de vânzări al firmei, reduce costurile de marketing şi de vânzare;

• Cooperarea între firme - comerţul electronic facilitează coooperarea între firme şi oferă acces pe noi pieţe. Comerţul electronic permite chiar şi celor mai mici furnizori, indiferent de poziţia lor geografică, să facă afaceri în întreaga lume.

54

Curs 12 Întreprinderea virtuala

Pentru a face faţă unui mediu extrem de concurenţial şi instabil, firmele trebuie să adopte structuri organizatorice dinamice, capabile să raspundă rapid la schimbările de piaţă.

Noile tehnologii informaţionale au schimbat şi vor schimba în continuare structura locurilor de muncă în societate; multe locuri de muncă tradiţionale vor dispare şi vor fi înlocuite de către informatică şi comunicaţii electronice. Tehnologiile informaţionale şi comunicaţiile vor avea un impact major asupra organizaţiilor prin prisma mutaţiilor în ceea ce priveste noile forme de lucru şi activităţile pe care acestea le pot genera.

Societatea informaţională şi a cunoaşterii va împărţi practic întreprinderile în organizaţii moderne ("conectate" - care utilizează noile tehnologii) şi organizaţii tradiţionale.

În literatura de specialitate nu s-a conturat încă un punct de vedere comun privind trăsăturile ce definesc un tip ideal sau optim de firmă şi pe de altă parte este dificil de a acoperi printr-un singur model abstract de firmă, diversitatea sub care regăsim firma în economia reală - ca domeniu de activitate, ca marime, conjunctură economică etc.

Trăsăturile comune ale unei organizaţii moderne ar putea fi: • înlocuirea ierarhiei piramidale tradiţionale cu o ierarhie orizontală, unde se pune accent pe

lucrul în echipă, colaborare şi cooperarea între angajaţi; • un management bazat pe cunoaştere şi inteligenţă colectivă; • lucrul în cadrul organizaţiilor va fi distribuit (dispersat în spaţiu); • pentru desfăşurarea eficientă a activităţilor vor fi integrate tehnologii groupware; • utilizarea outsourcing-ului.

Introducerea tehnologiilor informatice şi de comunicaţii la locul de muncă, solicită angajaţilor să aibă cunoştinte de bază despre calculatoare şi abilitate de a utiliza informaţii digitale. Astfel, impactul tehnologiilor informaţionale se reflecta prin: - digitizare - orice informaţie poate fi digitizată, memorată şi regasită pe un calculator; - globalizare - Internetul oferă o comunitate globală - angajaţii şi partenerii pot fi localizaţi

oriunde geografic; - mobilitate - tehnologia Internet oferă posibilitatea angajaţilor de a accesa informaţii de

oriunde se află, din orice loc, la orice oră; - grupuri de lucru - tehnologia Internet oferă partajarea datelor şi colaborarea intre angajaţi.

Astfel, de exemplu, informaţiile despre un proiect şi conversa'iile interactive pot fi găzduite pe un calculator, iar angajaţii pot colabora în cadrul acestor proiecte din locaţii diferite;

- caracter imediat - angajaţii, partenerii, clienţii etc. pot avea acces în timp real la informaţiile unei companii de oriunde s-ar afla şi la orice oră.

O altă distincţie între organizaţiile moderne şi cele tradiţionale este cu privire la metodele de muncă folosite. O organizaţie modernă va solicita în primul rand outsourcing-ul şi utilizarea pe scară largă a Internetului, a reţelelor de calculatoare şi a softwarelului colaborativ Groupware.

Externalizarea sau outsourcing-ul constă în încredinţarea efectuării unor activităţi interne din cadrul întreprinderii unor furnizori externi, specializaţi în anumite servicii, care devin astfel parteneri furnizori de servicii cu valoare adăugată. Astăzi, activităţile periferice din cadrul întreprinderii ca paza, curăţenia, reparaţiile clădirilor sau alte servicii administrative, sunt externalizate în numeroase firme (de exemplu, firma Nike utilizează outsourcing-ul la toate funcţiile cu excepţia a două activităţi strategice: Marketing şi Design).

Outsourcing-ul nu este un concept de o noutate absolută. Companiile au apelat întotdeauna la servicii din exterior pentru diverse tipuri de operaţiuni. Outsourcing-ul implică o restructurare mult mai eficientă a unor anumite activităţi, folosind parteneriate externe cu firme care au competenţele necesare (de regulă, aceste servicii sunt prestate de companii de mici dimensiuni, cu costuri de producţie relativ modeste).

Cauzele care determină externalizarea unor activităţi sunt determinate de politica de reducere a costurilor, de necesitatea creşterii performanţei, a calităţii produselor şi serviciilor etc.

55

Nu orice activitate sau competenţă este indicat să fie externalizată. La nivelul întreprinderii pot fi identificate două categorii de activităţi: activităţi principale (operaţionale) şi activităţi de susţinere2. De regulă activităţile de susţinere nu constituie pentru firme "inima meseriei” sau vocaţia întreprinderii şi din aceste motive ele sunt transferate unui prestator exterior, devenind pentru acesta activităţi principale . Din punct de vedere al importanţei lor pentru firmă competenţele ce alcătuiesc meseria unei întreprinderi pot fi împărţite în două categorii: competenţe forte (de bază) şi competenţe complementare. Competenţele forte reprezintă „inima meseriei” întreprinderii şi sunt acele activităţi, produse, servicii, cunoştinţe şi iscusinţe ce constituie forţa firmei. Competenţele complementare sunt constituite din activităţi, servicii sau cunoştinţe comune ce pot fi achiziţionate relativ uşor de pe piaţă prin angajare de personal sau contractare.

Avantajele externalizării unor procese din cadrul firmei constau în: - reducerea costurilor de exploatare - reprezintă cel mai important motiv pentru care

companiile apelează la externalizare. Companiile care doresc să facă totul pe cont propriu trebuie să suporte cheltuieli mult mai mari pentru cercetare, dezvoltare, administrare, marketing. Apelând la serviciile unor furnizori specializaţi, companiile au acces implicit la investiţiile acestora în tehnologie, metodologie şi oameni, investiţii ce au fost realizate pe parcursul unor perioade de timp considerabile;

- permite centrarea pe activităţile principale ale firmei - firmele pot să se concentreze pe o gamă mai largă de segmente de afaceri, în timp ce unele detalii operaţionale sunt lăsate pe seama unui expert extern. De multe ori diferite tipuri de activităţi de susţinere necesită o mare parte din timpul şi atenţia conducerii companiei, care pot genera in final pierderi financiare;

- reduce costurile de infrastructură - outsourcing-ul este modalitatea prin care se poate reduce capitalul care trebuie investit în activităţile adiacente ale unei afaceri;

- asigură gestiunea eficientă a resurselor disponibile - de cele mai multe ori, resursele redirectate prin outsourcing sunt oamenii. Prin încredinţarea operaţiunilor adiacente unor firme din exterior, compania poate redirecţiona aceşti angajaţi spre alte activităţi cu o valoare adaugată mai mare, iar pe de alte parte va creşte şi moralul angajaţilor care astfel vor fi implicaţi mai intens în activităţile în care sunt calificaţi;

- creşterea flexibilitaţii firmei - companiile care apelează la outsourcing, devin în scurt timp mai flexibile, mai dinamice şi mai dispuse să se schimbe pentru a face faţă diverselor transformări impuse de piaţă.

- reducerea riscurilor - legislaţia, condiţiile financiare, tehnologiile etc., sunt într-o continuă schimbare si presupun din partea companiilor investiţii şi eforturi semnificative pentru a ţine pasul cu concurenţa. În momentul în care se apelează la outsourcing, riscurile suportate de companie se reduc considerabil.

Aplicaţiile CSCW (Computer Supported Cooperaţive Work) sunt întrebuinţate în companii pentru a permite angajaţilor să lucreze împreună prin comunicare, colaborare şi coordomare la momente de timp şi locuri diferite3. Soluţiile groupware presupun aplicarea tehnologiilor informaţionale şi de comunicaţie care permit întreprinderilor să creeze, să partajeze şi să-şi exploateze cunoştinţele în vederea creşterii calităţii procesului de luare a deciziilor de grup.

Prin implementarea lor, tehnologiile groupware permit: - schimbarea strategiei manageriale; - reproiectarea structurii organizatorice prin redefinirea sarcinilor individuale şi colective ; - apropierea electronică a indivizilor pentru realizarea obiectivelor instituţiei - lucru în echipă,

colaborare şi cooperare între angajaţi. Aplicaţiile groupware se prezintă în diferite forme şi dimensiuni şi sunt folosite pentru:

- dirijarea şi partajarea informaţiilor - coordonarea proiectelor şi participarea la dezvoltarea documentelor - urmărirea proiectelor

2 Prahalad, C.K., Hamel, G., The Core Competence of the Corporation, Harvard Business Review, No. 86, May-Jun, 1990 3 Fotache, D., Groupware. Metode, tehnici şi tehnologii pentru grupuri de lucru, Editura Polirom, Iaşi, 2002, p.52

56

- administrarea proceselor de grup - facilitarea discuţiilor de grup - automatizarea unor operaţii de rutină - administrarea relaţiilor cu clienţii

Groupware este o alternativă la sistemele centralizate, care oferă o punte între golul dintre structurile tradiţionale şi întreprinderile virtuale.

2.2. Întreprinderea virtuală versus întreprinderea tradiţională

Urmare a competiţiilor foarte puternice la care trebuie să facă faţă întreprinderile, acestea caută soluţii de a intra pe piaţă cu produse şi servicii de calitate şi la preţuri atractive. Scăderea ciclurilor de inovare, schimbarea situaţiilor pe piaţă ca şi creşterea specializării în segmente de piaţă individuale, au condus la noi moduri de gandire economică, încurajând întreprinderile să coopereze, chiar dacă uneori ele se află într-o directă competiţie.

Descoperirile recente din domeniul comunicaţiilor şi tehnologiilor informatice distribuite, au schimbat modul de conducere a afacerilor. Având că tehnologii drept agenţii software şi comerţul electronic, întreprinderile nu mai au graniţe geografice şi socio-culturale şi au devenit enitităţi care nu acţionează doar pe o piaţă globală, ci îşi dimensionează resursele pe piaţa internaţională. Trendul existent este de crearea de alianţe strategice, unde întreprinderi individuale lucrează împreună pentru atingerea unui obiectiv comun. Această cooperare permite întrepriderilor să împartă aptitudini, costuri, să acceseze reciproc pieţele şi resursele şi uneori să reducă riscul investiţional.

Noţiunea de întreprindere virtuală (virtual enterprise) conţine un număr mare de modele, cu diferite caracteristici, în funcţie de formele şi mediile în care le putem întâlnim.

Teoria întreprinderilor virtuale a apărut în SUA, în completarea teoriei întreprinderilor agile care se referea la acele întreprinderi, capabile să-şi modifice rapid producţia în funcţie de evoluţia pieţei şi să integreze din mers tehnologiile informaţionale. Obiectivul cheie al unei organizaţii virtuale este de a capta o agilitate maximă: să producă orice, oricând şi oriunde cu o productivitate şi eficienţă crescută. O întreprindere virtuală poate fi definită că fiind o alianţă temporară de companii independente, reunite prin intermediul tehnologiei informaţionale cu scopul de a exploata oportunităţile pieţei. Fiecare partener va contribui cu propria cunoaştere, pricepere şi iscusinţă pentru realizarea obiectivului întreprinderii virtuale. Cand obiectivul a fost atins sau a oportunitatea pieţei a dispărut, întreprinderea virtuală se dizolvă.

.

Figura nr. 5 - Întreprinderea virtuală versus întreprinderea tradiţională (după ALIVE project - Katholieke Univerisitet Leuven - Law School)

Companie tradiţionala

Oportunitate de afaceri

Oportunitate de afaceri

Oportunitate de afaceri

Oportunitate de afaceri

Oportunitate de afaceri

Membru VE

Membru VE Membru VE

Membru VE

VE

57

Dacă pentru a iniţia o afacere este nevoie de un anumit capital fizic, o întreprindere virtuală poate potential demara în jurul unei oportunităţi a pieţei, cu ajutorul capitalului uman. Economisind bani prin necheltuirea acestora pe spaţii de producţie, de desfacere, mijloace de transport, utilaje, echipamente, etc, companiile sunt capabile să investească mai mult în acele activităţi ce permit obţinerea unui avantaj competitiv. Astfel, o întreprindere virtuală poate angrena mai multe resurse decât o întreprindere posedă în mod curent.

Caracteristic pentru o întreprindere virtuală este oportunitatea de afaceri aparută pe piaţă şi faptul că diferite companii işi unesc forţele pentru atingerea unui anumit obiectiv (obtinerea unui profit cât mai mare). Modelul unei companii tradiţionale, comparativ cu unul al unei întreprinderi virtuale, arată ca în figura nr. 5.

Cum se crează o întreprindere virtuală? Să presupunem că dorim să fabricăm un model de uşi de o calitate deosebită, dintr-o materie primă relativ ieftină. Pe Internet găsim suficiente informaţii despre diferite locuri de unde putem procura materia prima. Pentru transportul materiei prime trebuie să atragem o companie specializată, care să le transporte la fabricantul care va produce uşile pentru firma noastră. De asemenea, dorim ca usile să fie atractive, să aibe un design placut. Penrtu aceasta, nu vom angaja o echipa de designeri ci vom contacta o agenţie de designeri care să participe alături de noi la acest proiect. Mai rămâne de stabilit unde şi cum vom vinde usile pe care le-am fabricat. Pentru a fi siguri că atingem cerinţele clienţilor, contactăm o agenţie de marketing pentru a explora piaţa şi care de asemenea, ne va deveni un partener strategic. In final, nu vom investi bani într-un magazin de vânzare cu amanuntul, dar vom contacta diverşi comercianţi care sa distribuie prin reţelele lor de magazine produsele noastre. Astfel am creat o întreprindere virtuală. Dacă ne imaginăm că ajungem o firma de top în industria fabricării uşilor, populatia va percepe compania noastră ca având circa 1000 de salariati, spaţii de producţie extinse, o reţea de distribuţie lărgită etc.

Practic, pentru crearea unei întreprinderi virtuale nu se utilizează decât tehnologia informaţională într-un mod anume. Instrumentele groupware şi tehnologiile de informaţionale şi de comunicaţii permit micilor firme să acţioneze ca unele mari.

Întreprinderile tradiţionale (prin contrast cu întreprinderile virtuale) integrează sub o singură umbrelă toate funcţiile necesare pentru oferirea produselor şi serviciilor pe care acestea le crează. Beneficiul major al acestei structuri este acela că toate resursele şi toate activiăţile desfăşurate sunt sub un singur punct de control, lucruri ce permit integrarea rezultatelor, monitorizarea activităţilor şi luarea deciziilor pentru atingerea obiectivelor pe termen scurt şi lung. De asemenea, existând un singur punct de control, sunt uşor de optimizat diferite fluxuri de operaţiuni (detaşarea angajaţilor de la o activitate la alta, schimbarea locatiilor pentru optimizarea logisticii etc). În schimb, integrarea într-o singură organizaţie a tuturor activităţilor necesită investiţii masive şi capital.

John Byrne în 1993, în lucrarea sa The Virtual Corporation4, a definit întreprinderea virtuală că fiind o reţea temporară de companii independente - furnizori, clienţi - reunite prin intermediul tehnologiilor informatice, pentru a partaja aptitudinile şi costurile şi de a accesa oportunităţile pieţei. Companiile se reunesc rapid pentru a exploata oportunităţile pieţei şi întreprinderea virtuală se dizolvă după realizarea obiectivului stabilit.

O.F. Arnold5 a definit întreprinderea virtuală că fiind o alianţă între întreprinderi independente, instituţii sau indivizi, care furnizează un serviciu pentru realizarea unei afaceri comune. Entităţile actionează la exterior ca o singură corporaţie prin cooperarea cu capacităţi, aptitudini şi resurse proprii. Cooperarea este coordonată prin utilizarea de tehnologii de comunicaţie şi informatice foarte flexibile.

Procesul de producţie nu este suplinit doar de un singur partener. Fiecare partener reprezintă un nod al întreprinderii virtuale care adaugă o anumită valoare (un pas în fluxul de producţie). Întreprinderea virtuală se materializează prin selectarea resurselor şi a competenţelor de bază din diferite firme şi gruparea lor intr-o singura entitate de afaceri (figura nr. 6).

4 Byrne, J., The Virtual Corporation, in Business Week, p. 98-103, Feb. 8, 1993 5 Arnold, O.F., Wolfgang H.M., Seiber P., Virtual Integration, 2000, http://www.itvd.uni-stuttgart.de/wa/man/projects/virtex

58

Figura nr. 6 Întreprindere virtuală realizată pe lanţul valoric aprovizionare-producţie-desfacere J.E. van Aken (1998) a definit întreprinderea virtuală ca fiind o organizaţie retea, care

este structurată şi condusă în asemenea maniera încât operează faţă de clienţi şi alte entitati externe ca o organizaţie completă şi cu identitate.

A. Mowshowitz6 a subliniat importanţa cooperării şi coordonării activităţilor între membrii unei organizaţii virtuale şi a definit metamanagementul - managementul activităţilor organizate virtual - ca fiind esenţa unei organizaţi virtuale. Bob Travica7 a definit organizaţia virtuală că fiind o colecţie temporară sau permanentă de indivizi, grupuri, departamente organizaţionale sau întregi organizaţii, dispersate geografic, care sunt dependente de comunicaţiile electronice pentru a susţine proceselor lor de producţie.

W. Jansen, H. Jägers şi G.Steenbakkers (1997) au definit organizaţia virtuală ca fiind o combinaţie de diferite entităţi (persoane şi/sau organizaţii) dispersate geografic, care şi-au propus să realizeze un obiectiv comun, prin unificarea competenţelor lor de bază. Entităţile componente se bucură de un statut egalitar şi sunt dependente de infrastructura informaţională şi de telecomunicaţii pentru coordonarea activităţilor lor.

Pentru atingerea obiectivului întreprinderii virtuale, fiecare entitate componentă participă cu competenţele lor forte (de bază), respectiv acele activităţi, produse, servicii, tehnologii, cunoştinţe şi iscusinţe care reprezintă forţa şi „inima meseriei” întreprinderii (figura nr. 10).

În figura nr. 11, întreprinderile 1-4 sunt unităţi independente, care pentru a profita de o oportunitate a pieţei şi pentru a obţine un avantaj competitiv, s-au reunit într-o întrepindere virtuală pentru a realiza un flux de activităţi Ai- Ei, mai eficient decât al concurentilor. Fiecare întreprindere executa un lanţ valoric în cinci paşi şi va furniza către întreprinderea virtuală procesele parţiale de afaceri pentru care detine cele mai înalte competenţe de bază .

Figura nr. 7 Crearea unei întreprinderi virtuale prin unificarea competenţelor de bază ale partenerilor (dupa Fischer, K.8 )

6 Mowshowitz, A., Virtual Organisation: A Vision of Management in the Informaţion Age, in: The Informaţion Society vol. 10, United Kingdom, 1994, p.267-288 7 Travica, B., The Design of the Virtual Organizaţion, www.hsb.baylor.edu/ramsover/ais.ac.97/papers/travica/ 8 Fischer, K., Müller, J., Heimig, I., Agents in Virtual Enterprises http://citeseer.nj.nec.com/ fischer96intelligent.html, 1996

Întreprindere virtuală

Întreprinderea 2 Întreprinderea 1

Întreprinderea 3 Întreprinderea 4

59

Curs 13

2.3. Caracteristici şi tipuri de întreprinderi virtuale Pieţele globale şi competiţia motivează crearea organizaţiilor virtuale. Întreprinderea

virtuală este o formă de joint venture dar cu importante diferenţe. Ea este o alianţă temporară a companiilor membre care se reunesc pentru a câştiga avantajul unei oportunităţi a pieţii. Fiecare companie membră va oferi toate competenţele sale de bază pentru reuşita întreprinderii virtuale. Caracteristica cheie a unei întreprinderi virtuale este dependenta de oportunităţi. Oportunitatea de afaceri este inima unei întreprinderi virtuale. Companiile care se reunesc caută să întâmpine o oportunitate a pietii şi îşi unesc forţele pentru a atinge un set de obiective. Când oportunitatea pieţii a dispărut, întreprinderea virtuală se dizolvă.

La înfiinţarea unei întreprinderi virtuale este important de identificat care este scopul sau motivaţia unei companii de a se reuni într-o reţea. Motivaţia poate fi extinderea graniţelor companiei pentru a mentine un control asupra partenerilor vitali (de ex. pentru mentinerea unui control al calitatii) sau poate fi participarea cu anumite competenţe de bază pentru a fructifica alături de alţi parteneri oportunităţile pieţei.

O întreprindere virtuală poate fi descrisă ca un scenariu unde entităţi individuale - oameni, agenţi software sau organizaţi - se reunesc într-o echipă pentru a realiza un obiectiv specific. În vederea atingerii obiectivelor propuse, partenerii cooperează, schimbă informaţii, partajează cunoştinţe şi aptitudini. Întreprinderile virtuale nu sunt rigide, ele nu au în permanenţă aceeaşi structură - fiind posibilă retragerea unui partener din cadrul alianţei sau asocierea concomitentă la mai multe întreprinderi virtuale. Întreprinderile virtuale sunt o echipă de parteneri ce au obiective comune şi conlucrează pentru atingerea acestor obiective.

Întreprinderile virtuale sunt caracterizate de o multitudine de aspecte specifice. Literatura de specialitate încearcă să le clasifice şi să le ordoneze după importanţa fiecărui aspect, să sublinieze care din factori sunt opţionali sau nu pentru a exista o întreprindere virtuală, sau care din factori sunt factorii cheie ai unei întreprinderi virtuale. Ce ce este unanim acceptat, este faptul că între toţi factorii care caracterizează un model de întreprindere virtuală, exista o interdependenţă ce asigură atingerea scopurilor propuse. Întreprinderile virtuale pot fi caracterizate după următoarele aspecte esenţiale:

a) Structura • O întreprindere virtuală este o reţea de organizaţii, dispersate geografic, dar care sunt reunite

prin intermediul tehnologiilor informaţionale şi de comunicaţie. Întreprinderea virtuală diferă de o organizaţie retea în principal prin rolul important pe care î-l joacă tehnologiile informaţionale, prin gradul înalt de cooperare şi de încredere al tuturor partenerilor (orice organizaţie virtuală este o organizaţie retea, dar nu orice organizaţie reţea este o organizaţie virtuală).

• Structura întreprinderei virtuale se caracterizează prin aceea că este o structură dinamică -organizaţiile parăsi sau ataşa alianţei în orice moment.

• nu există o schemă organizatorică - o întreprindere virtuală este o reţea de toate tipurile de structuri organizaţionale şi este dificil de a schiţa o schemă organizatorică. De asemenea, nu există ierahii în structura unei întreprinderi virtuale, deoarece partenerii sunt egali (structură egalitară).

• întreprinderea virtuală este o organizaţie bazată pe încredere şi pe o participare egalitară concentrată pe atigerea unui anumit obiectiv. În alianţele strategice, încrederea este reglementată prin proceduri şi contracte. O structură egalitară conduce la sporirea eficienţei şi responsabilităţii, fiecare partener jucând un anumit rol pentru atingerea rezultatului final.

• Independenţă temporală şi geografică - o întreprindere virtuală se caracterizează prin dispersia geografică a partenerilor. Comunicarea între aceştia se face prin intermediul tehnologiilor înformaţionale şi de comunicaţie, astfel încât distanţa nu mai constituie o problemă (de exemplu asistenţa tehnică pentru Sun Microsistems poate fi obţinută printr-un singur număr de telefon rutat în funcţie de ora zonei locale, la centre de servire din California, Anglia sau Australia). Distanţa este de exemplu irelevantă pentru transmiterea informaţiei sau pentru

60

comercializarea produselor digitale, dar este o constrângere importantă cu privire la durata transportului de materii prime sau mărfuri. Locatiile partenerilor şi distanţa dintre ei reprezintă probleme strategice în funcţie de cerinţele lanţului valoric aprovizionare-desfacere a întreprinderii.

• Durata de viaţă. Pe această temă au fost multe discuţiii din partea specialistilor, majoritatea însă descriind întreprinderea virtuală ca o alianţă temporară. Conceptul derivă în parte din câtă rapiditate şi flexibilitate este nevoie pentru a capta scurta oportunitate a pieţii. Văzute din această perspectivă, întreprinderile virtuale sunt organizaţii bazate pe proiect, care există până când acesta este realizat sau abandonat. Unele întreprinderi virtuale sunt bazate pe proiect, altele au o durată limitată, în timp ce altele cum ar fi întreprinderile mari multi-naţionale există de ani de zile şi se adaptează continuu la schimbările mediului. Capacitatea de a se transforma rapid şi de a se adapta la condiţiile pieţei, redau flexibilitatea întreprinderilor virtuale. În cazul unor condiţii stabile, întreprindere virtuală poate reţine aceeaşi parteneri pentru o perioadă considerabilă de timp, în timp ce în cazul unor condiţii instabile, întreprinderil virtuale vor schimba constant partenerii cu scopul de a întâmpina noile cerinţe. Astfel, putem avea întreprinderi virtuale temporare sau permanente.

b) Procesele O altă caracteristică estenţială a întreprinderilor virtuale este aceea ca au la bază o înaltă specializare şi calificare a membrilor săi, respectiv partajarea competenţelor forte ale fiecărui partener - capacitati, tehnologii, know-how, aptitudini etc. (în engleză core competence). Cu toate că outsourcing-ul proceselor de susţinere este o practică de afaceri modernă, în cazul întreprinderilor virtuale este o caracteristică esenţială. Pentru întreprinderea virtuală este specifică externalizarea nu numai pentru activităţile de susţinere ci chiar şi pentru activităţile operaţionale pentru care nu se posedă o înaltă expertiză (competenţă de bază). Întreprinderea virtuala va reţine numai procesele care oferă un avantaj competitiv semnificativ şi care sunt dificil de copiat/realizat de competitori9. Excelenţa în afaceri a partenerilor este foarte importantă deoarece fiecare partener, prin competenţa sa, face posibil ca să creeze o organizaţie care are cea mai înalta calificare pentru procesele respective ("best- of -everything"). Flexibilitatea, agilitatea şi adaptabilitatea sunt elementele cheie al partenerilor dintr-o întreprindere virtuală. Intr-o întreprindere virtuală ideală, toţi partenerii contribuie cu competenţele lor de bază pentru a atinge obiectivele întregii organizaţii. Partenerii colaborează, îşi impart resursele, costurile, profiturile, riscurile şi pieţele. Aceasta însă presupune un grad înalt de încredere şi implicare din partea tuturor membrilor întreprinderii virtuale. Soarta fiecarui partener şi întreprinderii virtuale depinde de ceilalţi parteneri. Relaţiile semi-stabile şi partajarea riscului fac ca partenerii să devină dependenţi, iar ca urmare a partajării informaţiilor şi cunoştintelor, trebuie să existe o cantitate mare de încredere între toţi partenerii. c. Tehnologia informaţională şi a comunicaţiilor

Tehnologia informaţională şi a comunicaţiilor reprezintă un alt factor cheie pentru existenta unei întreprinderi virtuale. Întreprinderile virtuale au nevoie de flexibilitate şi rapiditate de la membrii lor şi necesită un sistem de cooperare inter-întreprinderi capabil să susţină schimbul de informaţii şi cunoştinte între partenerii dispersaţi geografic. Cerinţele tehnologice pentru o întreprindere virtuală sunt: - aplicaţii de prelucrare distribuită a datelor - groupware pentru procese de integrare - sisteme interoperabile între toţi partenerii - conectivitate internă şi externă între indivizi. Tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii reprezintă motorul întreprinderii virtuale şi au misiunea este de a procesa şi distribui informaţiile în timp real în intregul sistem, pentru a permite luarea rapidă a deciziilor şi coordonarea acţiunilor.

d. Identitate Întreprinderea virtuală este o alianţă dintre mai multe întreprinderi independente, care nu are o suprastructură, dar care este percepută de teţele parţi că o singura entitate. Entitatea centrală 9 Boudreau M.C., LochDaniel, K., Straud, R.D., Going Global: Using Informaţion Technology to Advance the Competitiveness of the Virtual Transnaţional Organisation, Academy of Management, No. 12.4, 1998

61

a întreprinderii virtuale este responsabilă de formularea deciziilor pentru anticiparea şi adaptarea rapidă la cerinţele pieţei şi va armoniza întreaga reţea de firme independente. Membrii întreprinderii virtuale sunt parteneri şi îşi mentin independenţa pe toata durata existenţei alianţei.

Problemele care se ridică din punct de vedere juridic, încă nu au răspunsuri foarte clare. Totul gravitează în jurul prevederilor legale cu privire la existenţa şi funcţionarea întreprinderii virtuale. Faptul că terţe parţi percep întreprinderea virtuală că o singură entitate, acestea pot invoca fie faptul că au fost induse în eroare la semnarea unui anumit contract fie că întreprinderea virtuală nu avea competenţa legală de a semna acel contract întrucât nu este o entitate cu personalitate juridică. Fără personalitate juridică, întreprinderea virtuală nu poate avea legal bunuri, nu are o naţionalitate, nu are un sediu, nu poate angaja salariati Dacă partenerii doresc să dea legal personalitate întreprinderii virtuale, nu se încă bine precizat legea cărui stat este aplicabilă atâta timp cât întreprindere virtuală nu are un sediu social localizat într-o anumita tară.

O soluţie ar fi să i se dea întreprinderii virtuale o entitate legală sau să se dezvăluiască identitatea unora sau a tuturor membrilor alianţei. Aplicarea acestei soluţii afectează caracteristica legată de flexibilitatea întreprinderii virtuale la oportunităţile de afaceri, care presupune o structură dinamică, în permanentă schimbare. Este prioritar interesul legitim al întreprinderii virtuale sau protejarea terţelor părţi cu care aceasta intră în contact? Prea multe formalităţi şi informaţii solicitate vor pune în pericol fundamentele pe care se bazeaza întreprinderea virtuală. Prea puţine informaţii sau identificări neclare periclitează drepturile terţilor părţi şi activitatea de afaceri în general.

În momentul de faţă există un număr considerabil de proiecte care încearca să definească infrastructura şi suportul funcţional pentru o întreprindere virtuală. Există mai multe criterii după care putem clasifica întreprinderile virtuale: a) dupa durata pentru care se constituie alianţa

- pentru o singura afacere - aliante încheiate pentru o singură oportunitate de afacere şi care sunt dizolvate la terminarea procesului de afaceri

- alianţe pe termen lung - aliante create pentru un număr nedefinit de procese de afaceri sau pentru o durată specificată de timp

b) după forma participării - alianţe multiple - posibilitatea unei întreprinderi de a participa simultan în mai multe

alianţe - o singură alianţă - partenerii vor încheia un acord de exclusivitate pentru o singură

alianţă.

Figura nr. 8 Compania "1" participă simultan în două întreprinderi virtuale

c) după modul de coordonare

- structură în formă de stea - în unele domenii de activitate, cum ar fi de ex. industria automobilelor, există o companie dominantă în jurul căreia gravitează o reţea de furnizori şi care defineste "regulile jocului" şi impune propriile standarde, respectiv termenii de schimbare a informaţiilor.

- alianţă democratică - sunt acele întreprinderi virtuale în care nu există o companie dominantă şi în care fiecare partener cooperează în mod egal, păstrandu-şi autonomia.

- federaţie - odată formată o alianţă, companiile pot înregistra beneficii mutuale având un management comun al resurselor şi aptitudinilor şi astfel pot crea un tip comun de structura de coordonare

d) după vizibilitate

1 2

3

4 5

6

7

8

9

A B

62

- pe un singur nivel - extinderea graniţelor de către compania dominantă asupra furnizorilor şi distribuitorilor pentru a crea un lanţ de aprovizionare-desfacere consistent şi de a mentine controlul asupra unor standarde impuse (întreprinderile extinse)

- multi-level - participarea partenerilor cu propriile capabilităţi, în care fiecare cooperează cu ceilalţi membri din alianţă pentru a împărţi anumite oportunităţi ale pieţei.

Figura nr. 9 Topologii de întreprinderi virtuale

Sub presiunea unei competiţii foarte aprige pe plan naţional şi internaţional,

întreprinderile caută noi strategii de producţie, management şi marketing. Tehnologiile informaţionale şi de comunicaţii este unul din factorii care influenţează modul în care firmele îşi dezvoltă strategiile prin aceea că: - lansarea unui produs sau serviciu pe piaţă va deveni mai accesibilă şi organizaţiilor mici, cu

un capital mai redus - localizarea geografică a partenerilor într-o întreprindere virtuală nu mai are o relevanta foarte

mare şi va conduce la accelerarea cooperării între diferite zone şi ţări; - noile tehnologii informaţionale vor conduce la accelerarea procesului de inovare şi

diversificare a produselor şi serviciilor - organizaţiile tradiţionale trebuie să facă faţă compeţiei cu organizaţii non-tradiţionale şi

probabil să inventeze noi moduri de organizare a activităţii lor. Avantajele unei întreprinderi virtuale comparativ cu una tradiţională, sunt:

• beneficii pentru organizaţii - abilitatea de a reactiona rapid la schimbările mediului şi de a capta oportunităţile care apar

pentru scurt timp pe piaţă; - posibilitatea de a deveni partener cu alte întreprinderi şi de a te lansa pe piaţă, indiferent de

mărimea întreprinderii; - oferirea unei calităţi înalte a produselor şi serviciilor, cu o investiţie minimă; - reducerea costurilor prin partajarea infrastructurilor, a cunoştinţelor şi a aptitudinilor; - dispersarea riscurilor în cazul în care intrarea pe o piaţă nouă poate cauza pierderi potenţiale; - deschidere spre inovaţie prin apariţia oportunităţilor şi a confruntărilor de idei cu ceilalţi

parteneri • beneficii pentru angajaţi - reducerea stresului (nu este necesară prezenţa la birou, conducerea unui autovehicul pentru a

te deplasa in diferite locaţii etc) - economisirea banilor neceasari pentru cumpărarea de haine, alimente, benzina, intretinerea

maşinii pentru serviciu etc. - oportunitatea de a câştiga mai mulţi bani (mai mult timp liber) - posibilitatea de a urma alte cursuri în timpul serviciului - îmbunătăţeşte viaţa de familie • beneficii pentru societate - scăderea poluării aerului prin reducerea deplasărilor către birou sau alte instituţii - reducerea problemelor de trafic şi accidentelor de maşini - mai multe afaceri pentru suburbii şi zonele rurale

Întreprinderile virtuale au însă şi anumite limitări sau aspecte de natură tehnologica, juridică, economică, socială care nu au fost încă clarificate pe deplin. De exemplu, actualul nivel al capabilităţilor tehnologice nu permit o integrare completă a partenerilor unei întreprinderi virtuale. Întreprinderile virtuale sunt complet dependente de calitatea informaţiei electronice

Orientate spre procese

Orientate pe proiecte

Orientate spre un contractant principal

63

transmisă între parteneri şi totodată de încrederea şi loialitatea partenerilor în partajarea cunoştinţelor.

De asemenea, există încă aspecte de clarificat cu privire la implicaţiile sociale pentru angajaţii unora dintre parteneri, unde lipsa interacţiunii faţă-în-faţă are efecte asupra moralului, loialităţii şi performanţei.

Anumite sectoare de activitate şi anumite companii vor fi capabile să se mute mai aproape de soluţii virtuale decât altele. Problema este în ce măsura trebuie să adopte companiile strategii virtuale.

Susţinătorii strategiilor virtuale citează performanţele superioare înregistrate de întreprinderile virtuale în comparaţie cu cele tradiţionale, evidenţiind înaltele tehnologii şi elementele de virtualitate folosite în modele de afaceri. Dacă este să enumerăm căteva exemple de întreprinderi virtuale implementate cu succes, putem aminti: Amazon Books, Netscape, Cisco, Nike, Eastman Kodak, Ameritech, IBM, JP Morgan, Andersen Consulting, Philips Electronics, AT&T, Travelers Corporation, VeriFone, Apple Computer, Corning, McDonalds, Whirlpool, Toyota.

De asemenea şi in planul cercetării există numeroase proiecte în lume care caută să dezvolte suportul tehnologic, arhitecturi, standarde şi tehnologii de comunicare şi management pentru întreprinderile virtuale.

Poate cel mai important este proiectul NIIIP (National Industrial Information Infrastructure Protocols) din SUA. Este un proiect cu un buget de 60 milioane de dolari, în care sunt implicate 18 organizaţii (companii, institute de cercetare, organizaţii guvernamentale) care urmareste să adopte şi să dezvolte suportul tehnologic pentru întreprinderile industriale virtuale. Conform acestui proiect, ciclul de viaţă al unei întreprindere virtuale cuprinde următoarele etape: identificarea cerinţelor pieţei, căutarea partenerilor, negocierea şi selecţia partenerilor, iniţierea întreprinderii virtuale, operarea şi dizolvarea.

La nivel european, există numeroase proiecte dezvolate sub egida programului Uniunii Europene ESPRIT, cum ar fi: PRODNET II, X-CITTIC, MARVELOUS, VEGA, PLENT, CIMOSA, CSCCM, GLOBEMAN 21.