sistemi di gestione dei dati e dei processi...
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Sistemi di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo acquisti e pagamenti
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Definizioni
Il Ciclo Acquisti
Il ciclo acquisti è caratterizzato da tutte quelle attivitàrelative all’acquisizione di beni e servizi e al correlatopagamento dei debiti nei confronti dei fornitori.
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Definizioni
L’operazione di acquisto
Un’operazione di acquisto generalmente inizia con laformalizzazione della richiesta di acquisto da parte diun ufficio o reparto aziendale, che la inoltra all’ufficioacquisti.
Quest’ultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte deifornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitoreselezionato. Allorchè i beni siano ricevuti o i servizisiano resi, l’azienda rileva il costo e la correlatapassività nei confronti del fornitore. Infine, l’aziendapaga il fornitore.
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Definizioni
Debiti
Il raggruppamento D - DEBITI accoglie tutte le passività CERTE eDETERMINATE nell'importo e nella data di maturazione. I debitirappresentano quindi obbligazioni a pagare un ammontare determinatoad una data stabilita. Tale obbligazione matura con il passare del tempoo sorge al verificarsi di un evento specifico.
Alcuni esempi possono essere :
a) acquisizione di beni e servizi;
b) ottenimento di finanziamenti;
c) fondi liquidi trattenuti per conto di terzi (es. ritenute ai dipendenti);
d) debiti nei confronti dell'Erario per imposte.
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Principi contabili di riferimento
• Principio contabile n. 19 – I fondi per rischi ed oneri. Iltrattamento di fine rapporto di lavoro subordinato. Lepassività.
• Principio contabile n. 26 – Operazioni e partite in monetaestera
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Costi e Debiti
CostoCostoNella determinazione del reddito il termine costo è riferitoall’acquisto dei fattori produttivi.
DebitiDebitiObbligazioni a pagare ammontari determinati ad unadata prestabilita.
CNDCeR - P.C. n.19 modificato dall’OIC
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D) DEBITI, CON SEPARATAINDICAZIONE PER CIASCUNAVOCE, DEGLI IMPORTI ESIGIBILIOLTRE L’ESERCIZIO SUCCESSIVO
1) obbligazioni
2) obbligazioni convertibili
3) debiti verso soci per finanziamenti
4) debiti verso banche
5) debiti verso altri finanziatori
6) acconti
7) debiti verso fornitori
8) debiti rappresentati da titoli di credito
9) debiti verso imprese controllate
10) debiti verso imprese collegate
11) debiti verso controllanti
12) debiti tributari
13) debiti verso istituti di previdenza disicurezza sociale
14) altri debiti
B) COSTI PRODUZIONE6) Per materie prime,
sussidiarie, di consumo emerci
7) per servizi8) per godimento di beni di
terzi9) per il personale
S. P.S. P.
Conti di Bilancio
C.E.C.E.
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D) DEBITI
4. Debiti verso banche
5. Debiti verso altri finanziatori
7. Debiti verso fornitori
Conti di Bilancio
vanno iscritti in bilancio al lordo degli interessi ed oneriaccessori. Si rilevano nel momento in cui sorge l’obbligazionedell’impresa verso la controparte.• c/mutui non garantiti• c/ mutui ipotecari• per anticipazioni• c/anticipazioni estere• c/corr. ordinario• c/ricevute bancarie all’incasso• c/valori all’incasso
v/ Società finanziariev/ Soci c/finanziamentov/ Terzi c/finanziamento
Devono essere registrati al netto dei soli sconticommerciali; gli sconti finanziari (es. cassa) vanno iscrittifra i proventi finanziari nel momento del pagamento
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D) DEBITI
12. Debiti tributari
14. Altri debiti
Conti di Bilancio
per imposte correntiper ritenute alla fonteper IVAper rateizzazione imposteper condoniper accertamenti tributari definitivi
Iscritti al loro valore nominale (ad es. Ferie maturate dadipendenti: vanno iscritti a fine esercizio con contropartita icosti del personale)
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B) COSTI DELLA PRODUZIONE1) Per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci
2) Per servizi
3) Per godimento di beni di terzi
Conti di Bilancio
Il costo d’acquisto dei servizi deve essere rilevato in conti specificisecondo la natura e la destinazione dei servizi acquistati.
Locazione di beni mobili (leasing operativo)
1) Sostenimento delle spesa di istruttoria: Costi per la stipula contratto(se rilevanti da ammortizzare)2) Stipula del contratto: Conti d’ordine3) Pagamento del maxi-canone iniziale: Costo da frazionare sulla basedella durata del contratto4) Pagamento dei canoni:Canone leasingIVA a creditoBanca c/c
Si registrano quando passa la proprietà degli stessi (generalmente conla consegna da parte del fornitore)
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B) COSTI DELLA PRODUZIONE4) Per il personale
9) Oneri diversi di gestione
Conti di Bilancio
1. salari e stipendi2. oneri sociali3. trattamento di fine rapporto4. trattamento di quiescenza e simili5. altri costi
Imposte e tasse non relative al reddito imponibile dell’esercizioPerdite su crediti non coperte da specifico fondoContributi ad associazioni sindacali e di categoriaOneri patrimoniali (minusvalenze) derivanti da fatti di gest. ordinariaOmaggiOneri di utilità socialeLiberalitàAbbonamentiSopravvenienze e insussistenze passive
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Criteri di contabilizzazione
In corso d’esercizio:
Tutte le fatture ricevute nell’esercizio e relative ad acquisti e/o aprestazioni ricevuti nell’esercizio.
Per debiti finanziari ci si riferisce al documento attestantel’obbligazione (ad es. contratto di mutuo).
A fine esercizio (scritture d’assestamento):
Stanziamenti per fatture da ricevere e accantonamenti per altretipologie di costi (ad es. debiti vs dipendenti per ferie maturate e nongodute) maturati, ma per i quali non è ancora stato emesso ildocumento finale.
Vedi Ratei e risconti attivi e passivi
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Criteri di classificazione
Per natura del debitocommerciale
finanziariadiversa
Per natura del creditorePer natura del creditorefornitori
società del Gruppoistituti previdenziali
Erarioaltri
Per scadenza del debito
brevemedialunga
(reali o personali di terzi)
Per vincolo di garanziadel debito
senza garanzieassistiti da garanzie
(reali o personali di terzi)
certi e determinabili sulla base di stima
Per grado di certezza del debitocerti e determinati
certi e determinabili sulla base di stima
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Rischi di revisione
• Principali rischi di revisione:
• Mancata rilevazione delle passività certe sorte a fronte di
obbligazioni esistenti
• Errato cut-off degli acquisti
• Non corretta rilevazione dei costi
• Inesistenza delle passività
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COMPLETENESS (C)ACCURACY (A)
VALUATION (V)PRESENTATION & DISCLOSURE (P&D)
EXISTENCE (E)RIGHTS AND OBLIGATIONS (RO)
La registrazione deimiei acquisti individuali
e dei debiti versofornitori è accurata?
(A, E)Tutti gli acquisti e i debiti versofornitori sono stati correttamenteinseriti e classificati nel bilancio ?
(P&D)
Sono stati registrati tuttigli acquisti e i debiti
verso fornitori?(C)
Ho totalizzatocorrettamente i miei
acquisti e i debitiverso fornitori?
(C,E,V)
Gli acquisti e idebiti verso
fornitori esistonorealmente?
(C,E,RO)
CUT-OFF(CO)
Sono state esclusele transazionieffettuate dopo lachiusura delbilancio? (CO)
Sono state incluse nelbilancio le transazionieffettuate prima dellachiusura? (CO) $$$
La società è tenutapagare tutti gli acquistie i debiti verso fornitori
alla chiusuradell’esercizio? (RO,V)
Ci sono acquisti e debiti versoverso società consociate?
(P&D)
Rischi ciclo acquisti e pagamenti: Mind Map
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Il processo acquisti e pagamenti
Acquisti (P&P)
RicaviR&R
MagazzinoPaghe e personale
ImmobilizzazioniMateriali
Contabilità Generale(GL)
Bilancio
PreparazioneBilancio fine anno
Transazioni finanziariesignificative
Processi di Business
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Il processo acquisti e pagamentiObiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli del ciclo
•impatto del ciclo sul bilancio di esercizio
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Il processo acquisti e pagamentiProcess Overview
Fatturazione
Pagamento
Ricevimento
Ordine
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Il processo acquisti e pagamentiEsercizio – Rischi
Sulla base di quanto appreso elencate I rischi associati alprocesso acquisti e pagamenti
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Pagamento
Ricevimento
Ordine
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Processo acquisti e pagamentiOrdine
Esistenzadi unanecessità dibusiness
Valutazionedellanecessità dibusiness
Ordine deibeni/servizi
Monitoraggio
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Processo acquisti e pagamentiOrdine
Esistenza di una necessità di Business
•I dipendenti inoltrano una richiesta per:
• Servizi
• Materiali per il ciclo produttivo (Magazzino)
• Materiali di consumo
• Immobilizzazioni
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Processo acquisti e pagamentiOrdine
Valutazione della necessità di business
• La richiesta è rivista
• Approvazione per confermare che la richiesta èuna valida necessità del business
• Ottenimento proposte
• Selezione del fornitore preferito
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Processo acquisti e pagamentiOrdine
Ordine di beni/servizi
•Creazione dell’ordine di acquisto
•Approvazione
•Invio dell’ordine di acquisto al fornitore
•Accettazione da parte del fornitore
•Acquisti centralizzati vs. decentralizzati
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Processo acquisti e pagamentiOrdine
Monitoraggio
•Monitoraggio delle consegne attese
•Monitoraggio degli ordini non evasi
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Rischi di Financial reporting
•La creazione di richieste di acquisto errate oinappropriate porta a spese non valide.
•Gli ordini non rilevati a sistema possono generaremancate contabilizzazioni di costo/debito.
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Rischi operativi
•Gli acquisti non sono effettuati puntualmente,traducendosi nell’incapacità di far fronte alleesigenze del cliente o del business.
•Ordini di acquisto doppi hanno come conseguenzabeni e servizi in eccesso, non richiesti dal business.
•Le alternative a basso costo non sono considerate.
•Benefici derivanti da economie di scala e da scontidi acquisto non sono considerati.
•Dipendenza eccessiva da un fornitore o da unnumero limitato di fornitori.
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Processo acquisti e pagamentiAllineamento degli obiettivi di controllo
Rischi Esempio di Obiettivo di controllo
La creazione di richieste di acquistoerrate o inappropriate porta a spese nonvalide.
Ordini di acquisto validi sono imputatiper essere processati completamente eaccuratamente.
Ordini di acquisto doppi hanno comeconseguenza beni e servizi in eccesso,non richiesti dal business.
Gli ordini di acquisto sono immessi nelsistema accuratamente ed una voltasola.
Potenziali mancate consegne a fronte diordini di acquisto portano a perdite nonindividuabili.
Ordini di acquisto non evasi da lungotempo sono investigati e risolti.
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Pagamento
Ricevimento
Ordine
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Processo acquisti e pagamentiRicevimento
Ricevimentobeni
RicevimentoServizi
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Processo acquisti e pagamentiRicevimento
Ricevimento beni
•Il fornitore consegna i beni
•Riconoscimento ricevimento beni
•Controllo consegna
•Accettazione o rifiuto dei beni
•I beni rispecchiano l’ordine di acquisto
•I beni rifiutati sono resi
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Processo acquisti e pagamentiRicevimento
Ricevimento servizi
•Il fornitore presta il servizio
•Confronto del servizio prestato con le aspettative ocon l’ordine di acquisto
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Financial reporting risks
•Potenziali entrate di merce non registrate a frontedi ordini di acquisto portano alla mancatarilevazione di debiti
•Le merci ricevute non sono correttamente inseritenel sistema, quindi la rappresentazione del valoredi magazzino è inaccurata.
•I servizi prestati dai fornitori non sonoaccuratamente riconosciuti, quindi le passività nonsono correttamente calcolate.
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Rischi operativi
•Le esigenze operative e di business non sonosoddisfatte a causa di acquisti non realizzati.
•La qualità dei beni ricevuti non è in linea con leaspettative di business.
•Le consegne non sono processate puntualmente,conducendo quindi a ritardi nella produzione.
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Pagamento
Ricevimento
Ordine
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Processo acquisti e pagamentiFatturazione
Ricevimentoe gestionedella fattura
Verificadellafattura
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Processo acquisti e pagamentiFatturazione
Ricevimento e gestione delle fatture
•I fornitori inviano le fatture
•Le fatture vengono processate dal sistema
•Le fatture vengono immesse in batch oindividualmente
•Categorie di fatture (Non PO vs. PO)
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Processo acquisti e pagamentiFatturazione
Verifica delle fatture – Fatture PO
•3-way matching – Ordine,Bolla, Fattura
•2-way matching – Ordine, Fattura
•Approvazione della fattura
•Tolleranze
•Fatture sospese
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Processo acquisti e pagamentiFatturazione
Verifica fatture – Non PO
•Registrazione fattura
•Approvazione fattura
•Fattura processata dal sistema
•Revisione delle fatture
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Processo acquisti e pagamentiFatturazione - Esercizio
Ponetevi nei panni di un addetto fornitori all’interno di undipartimento contabile, come vi comportereste nelleseguenti situazioni?
1) Fattura ricevuta per un servizio senza ordine di acquisto
2) Fattura ricevuta per beni senza ordine di acquisto
3) Fattura ricevuta per beni ricevuti, ma l’ammontare dellafattura è del 20% maggiore rispetto al prezzo indicatonell’ordine di acquisto.
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Financial reporting risks
•Le fatture gestite manualmente sono processateanche se non riflettono reali necessità di business enon sono autorizzate, quindi si verificano dellespese non appropriate.
•Le fatture doppie possono avere comeconseguenza pagamenti verso i fornitoriinappropriati e in eccesso.
•Le fatture sono processate a fronte di beni e servizinon ricevuti o solo parzialmente ricevuti, avendocome conseguenza pagamenti inappropriati.
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Rischi operativi
•Eccessivo numero di fatture processate dallo staffaddetto.
•Eccessivo numero di fatture manuali.
•Eccessivo numero di fatture che non rispecchianogli ordini di acquisto.
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Processo acquisti e pagamenti
Fatturazione
Pagamento
Ricevimento
Ordine
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Processo acquisti e pagamentiPagamento
Autorizzazionedelletransazioni dipagamento
Selezionedelletransazioni peril pagamento
Scritturadeipagamenti
Monitoraggio
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Processo acquisti e pagamentiPagamento
Autorizzazione delle transazioni di pagamento
•Generazione automatica di gruppi/registri dipagamento
• Non è richiesta un’approvazione esplicita seesiste un severo controllo sull’approvazione degliordini ed il matching (l’approvazione è implicita)
• Controlli autorizzativi severi sono richiesti supagamenti manuali/non-PO
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Processo acquisti e pagamentiPagamento
Selezione delle transazioni per il pagamento
•Creazione di gruppi/registri di pagamento
• Selezione automatica in base alle condizioni dipagamento
• Selezione manuale / pagamenti sospesi
•Revisione dei gruppi/registri di pagamento
•Una volta selezionato il pagamento, questo nonpuò essere nuovamente selezionato
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Processo acquisti e pagamentiPagamento
Scrittura dei pagamenti
•Basata sui gruppi/registri di pagamento
• Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia)
• Tramite bonifico bancario
• Home Banking / Internet banking
•Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dalmaster file
•Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori
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Processo acquisti e pagamentiPagamento
Monitoraggio
•Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti
•Revisione dei pagamenti doppi
•Conti fornitori /Riconciliazione creditori
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Financial reporting risks
•Perdite finanziarie dovute a pagamenti a fornitori sbagliati e/oper fatture o importi errati.
•Pagamenti fraudolenti dovuti all’accesso non ristretto adassegni non emessi e a strumenti di firma degli assegni.
•Pagamenti fraudolenti processati tramite sistemi elettronici ditrasferimento fondi.
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Rischi operativi
•Metodi di pagamento inappropriati negoziati con ifornitori portano a costi eccessivi.
•Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi asconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardatopagamento dei fornitori.
• Processi di approvazione dei pagamenti troppocomplessi dovuti al mancato sfruttamento dellafunzionalità del sistema.
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Processo acquisti e pagamentiProcess Overview
Adjustments & Ledger Maintenance
Manutenzione Dati Fissi
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Processo acquisti e pagamentiAdjustments and ledger maintenance
Rettifichemonetarie
Rettifichenonmonetarie
Aggiornamentodei conti Monitoraggio
•Le rettifiche possono avere natura monetaria e non monetaria (valore totale dellefatture per linea di articolo contro rettifiche agli articoli a magazzino che impattano sulvalore delle fatture)
•L’aggiornamento dei conti può avvenire on-line o per batch
•Come parte dell’aggiornamento dei conti bisogna verificare che nel periodo finanziariosia applicato un corretto cut-off
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Processo acquisti e pagamentiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Inserimentodi un nuovofornitore
Manutenzioneanagraficafornitori
Altramanutenzioneai dati fissi
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Processo acquisti e pagamentiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Inserimento di un nuovo fornitore
• Necessità di beni/servizi per il business
• Fornitori esistenti non sono in grado disoddisfare la necessità
• Processo di selezione dei fornitori
• Approvazione del nuovo fornitore
• Inserimento del fornitore nel sistema
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Processo acquisti e pagamentiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Manutenzione Fornitore
• Variazioni ai dettagli dei fornitori esistenti (es.coordinate bancarie, indirizzo o termini dipagamento)
• Nuove informazioni ricevute dal fornitore
• Approvazione e verifica delle variazioni
• Sospensione del fornitore
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Processo acquisti e pagamentiManutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
Altra manutenzione ai dati fissi
• Listini prezzi
• Cataloghi
• Prodotti / Articoli
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Financial reporting risks
•La società sta effettuando acquisti da fornitori non validi oinappropriati.
•I fornitori inappropriati sono mantenuti e quindi i pagamentisono effettuati nei loro confronti.
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Processo acquisti e pagamentiRischi tipici
Rischi operativi
•I criteri di selezione dei fornitori non sonoappropriatamente definiti.
•Dipendenza eccessiva da uno o un numero limitato difornitori.
•Eccessivo numero di fornitori: si riflette in inefficienzenella gestione degli ordini.
•Sconti e deduzioni non sono negoziati con i fornitori,rinunciando a potenziali risparmi.
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Processo acquisti e pagamentiRuoli e responsabilità
Fatturazione
Pagamento
Adjustments& Ledger Maintenance
ManutenzioneDati Fissi
Ricevimento
Ordine
Acquisti / Procurement
Magazzino
Addetto alle fatture
Contabilità fornitori
Senior Finance Management
Senior Finance Management
Acquisti / Procurement
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Processo acquisti e pagamenti – diagramma diflusso - collegamento ai conti
FinancialStatements
ERP system
Payments
ERP system
Invoicing
ERP system
Purchase Order
ERP system
Master data(Inventory &
Supplier)
ERP system
Cash(BS)
AccountsPayable
(BS)
Accrual
(BS)
InventoryCycle
Inventory
(BS)
Receiving
ERP system
Master data(Inventory &
Supplier)
ERP system
DR DR DRCR CRCR
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Azienda S. p. A.Ciclo acquisti e pagamentiDiagramma di flusso
Gestione OdA
SW / SO /Piattaforma
Ricevimentomerce
SW / SO /Piattaforma
Ve. Fa. econtabilizzazione
SW / SO /Piattaforma
Pagamento
SW / SO /Piattaforma
Gestione resi
SW / SO /Piattaforma
Ciclo Magazzino
Debiti versofornitori
(SP)
Financial Statements
SW / SO / Piattaforma
Gestione RdA
SW / SO /Piattaforma
Gestione contrattidi fornitura
N/A
Selezionefornitori
SW / SO /Piattaforma
Anagraficafornitori
SW / SO /Piattaforma
Resi su acquisti(CE)
Costo peracquisto
(CE)
A ADD
Banca(SP)
D
Controllo merce
SW / SO /Piattaforma
Debiti per fattureda ricevere
(SP)
A
AD
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Collegamento alle asserzioni di bilancioAsserzionedi bilancio
Transazioni Saldi FinaliAcquisti Pagamenti Debiti
Existence/Occurrence(E/O)
Gli acquisti di periodocontabilizzati si riferiscono abeni o a servizi effettivamentericevuti
I pagamenti di periodocontabilizzati si riferiscono arisorse monetarie effettivamenteuscite
I debiti esposti in bilancio derivano da beni oservizi realmente ricevuti. Tutti i pagamenti e lerettifiche effettivamente avvenuti sono rilevatiin diminuzione dei debiti esposti in bilancio.
Cut-off (CO) Gli acquisti sono contabilizzatinel periodo di competenza
I pagamenti sono contabilizzatinel periodo di competenza
I debiti esposti in bilancio derivano daoperazioni rilevate, per competenza, entro ladata di riferimento del bilancio
Tutti i beni ed i servizi ricevutieffettuate sono contabilizzatenel periodo di competenza
Tutte le risorse monetarieeffettivamente uscite sonocontabilizzate nel periodo dicompetenza
Tutte le operazioni avvenute, per competenza,entro la data di riferimento di bilancio, da cuiderivano variazioni dei debiti verso fornitori,sono correttamente rilevate
Completeness( C)
Tutti i beni e servizi ricevutisono contabilizzati senzaduplicati
Tutte le risorse monetarieeffettivamente uscite sonocontabilizzate senza duplicati
Tutti gli acquisti di beni e servizi che originanodebiti verso fornitori sono esposti in bilancio. Idebiti esposti in bilancio sono diminuiti pereffetto di pagamenti e rettifiche effettivamenteavvenuti
Rights &Obbligations(RO)
Gli acquisti contabilizzatideterminano obbligazioni dipagamento giuridicamentevalide nei confronti dei fornitori
I pagamenti contabilizzatirappresentano obbligazioni dipagamento estinte,giuridicamente valide neiconfronti dei fornitori
I debiti esposti in bilancio rappresentanoobbligazioni di pagamento giuridicamentevalide nei confronti dei fornitori.
Accuracy (A) Gli ammontari degli acquisti dibeni o servizi ricevuti sonocorrettamente quantificati,valorizzati e contabilizzati,secondo processi di calcoloaritmetico corretti
Gli ammontari delle risorsemonetarie uscite sonocorrettamente quantificati,valorizzati e contabilizzati,secondo processi di calcoloaritmetico corretti
Gli ammontari delle operazioni da cui derivanoi debiti esposti in bilancio sono correttamentequantificati, valorizzati e contabilizzati, secondoprocessi di calcolo aritmetico corretti
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Collegamento alle asserzioni di bilancio
Asserzioni dibilancio
Transazioni Saldi Finali
Acquisti Pagamenti Debiti
Valuation (V) Gli acquisti esposti inbilancio derivano da correttiprocessi di accumulazionee riepilogo dei dati relativialle singole transazioniregistrate
I pagamenti esposti in bilancioderivano da corretti processi diaccumulazione e riepilogo dei datirelativi alle singole transazioniregistrate
I debiti esposti in bilancio derivano da correttiprocessi di accumulazione e riepilogo dei datirelativi alle singole transazioni registrate
I debiti sono stati valutati in conformità aiprincipi contabili statuiti, tenendo conto deifattori che possono influire sul loro valore. E'rispettato il criterio di uniformità dei principicontabili, salvo deroghe ammissibili egiustificate
Presentation &Disclosure(PD)
La rappresentazione inbilancio è adeguatamentesupportata da informazionidi dettaglio sulle operazionidi acquisto
La rappresentazione in bilancio èadeguatamente supportata dainformazioni di dettaglio sulleoperazioni di pagamento
La rappresentazione in bilancio èadeguatamente supportata da informazioni didettaglio sui debiti verso fornitori
Gli acquisti sonocorrettamente classificatisecondo il piano dei contiaziendale e le esigenzedella rappresentazione inbilancio
I pagamenti sono correttamenteclassificati secondo il piano deiconti aziendale e le esigenze dellarappresentazione in bilancio
I debiti sono correttamente classificati secondoil piano dei conti aziendale e le esigenze dellarappresentazione in bilancio
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Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Acquisti
FasiAttività
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O C ACO
PD
RO
V C A V R
1.1RicevutediAcquisto
Possono essereinoltrate richiestedi Acquisto nonautorizzate
Sono formalizzate,utilizzate eopportunamenteaggiornate delleprocedure interne diautorizzazione delleRda
Verificare la presenza e l'utilizzodelle procedure diautorizzazione
a a
1.2Emissionedell'ordinediAcquisto
Possono essereeffettuati acquistinon autorizzati
Gli ordini di acquistosono processati solosu Rdaopportunamenteautorizzate
Verifica degli ordini di acquistoper verificare la presenza diRda approvate a a
1.3Ricevimento beni
Possono esserericevuti beni nonordinati
Presenza di unOrdine di Acquistoapprovato per ognibene ricevuto
Verifica dei documenti diricevimento per abbinarli con irelativi ordini di acquisto a a
Il responsabile dimagazzinopotrebbe negaredi aver ricevuto lamerce affidatagliin custodia
Ogni passaggio dal”ricevimento merce” almagazzino èregistrato da unaricevuta firmata
Verifica delle ricevute firmate
a a a
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FasiAttività
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
1.4Custodia deiBeni
Il responsabile dimagazzinopotrebbe negaredi aver ricevutola merceaffidatagli incustodia
Ogni passaggio dal“ricevimento merce” almagazzino è registrato dauna ricevuta firmata
Verifica delle ricevutefirmate
a a
1.5Approvazionefattura
Possono essereregistrate fattureper beni nonricevuti
Abbinamento delle fatturecon i relativi documenti diricevimento
Esame delladocumentazione asupporto delle fatture diacquisto
a a
1.6RegistrazioneContabile
Le fatturepossono essereregistrate inmanierascorretta o nonregistrate
Sono svolti esamiindipendenti delleregistrazioni contabili
Esame dell'evidenzadell'esame indipendente a a a a a a
E' svolta una reviewperiodica dei documenti disupporto alla registrazionecontabile
Osservazione delleprocedure di test econformità svolteperiodicamente
a aa
a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Acquisti
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FasiAttività
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
Le fatturepossonoessereregistrate inmanierascorretta o nonregistrate
Verifica sulla accuratezzamatematica della fattura diacquisto
Ricalcolo della accuratezzamatematica delle fatture diacquisto
aa a
1.6RegistrazioneContabile
Verifica di concordanza traordine di acquisto, documentodi ricevimento e fattura diacquisto con riguardo adescrizione, quantità, prezzoe spese accessorie
Controllo incrociato delleinformazioni contenute in uncampione di documenti inmerito a descrizione, quantità,prezzo e spese accessorie
aa a
a
Acquistoregistrato afronte di beninon ordinati onon ricevuti
Separazione delle mansioni Osservazione e valutazionedella adeguatezza dellaseparazione dei compiti
aa a a a
a
Impedimento dellaregistrazione dell'acquisto inmancanza di Ordineapprovato e di documento diricevimento della merce (e difattura)
Verifica su un campione diregistrazioni per accertare lapresenza di ordini di acquistoapprovati e dei relatividocumenti di ricevimento (efatture)
aa
aa
Gli ordini di Acquisto e idocumenti di ricevimentosono numeratisequenzialmente e le fatturedi acquisto sono protocollate
Revisione e verifica delleprocedure per l'adozione dellasequenza numerica e dellaprotocollazione.
a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Acquisti
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FasiAttività
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
Acquisto effettuato manon registrato
Abbinamento delle fatturedei documenti diricevimento alle fatture diacquisto e registrazione diqueste ultime in contabilità
Abbinamento di uncampione di documenti diricevimento alle rispettivefatture di acquisto;abbinamento di uncampione di fatture diacquisto alle registrazionicontabili
a a a a
1.6RegistrazioneContabile
Riconciliazione tra lefatture di acquisto e leregistrazioni in contabilitàfornitori
Test su un campione diriconciliazioni periodiche(per verificare il numerodelle operazioni e ilvalore delle operazioni)
a a a a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Acquisti
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FasiAttività
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
Operazioni diacquistocontabilizzatein un periodosbagliato
Inoltro dei documenti allacontabiità fornitori su basegiornaliera
Confronto tra le date dellefatture e quelle ditrasmissione alla contabilitàfornitori a a
1.6RegistrazioneContabile
Tempestiva registrazione degliacquisti dopo il ricevimentodella documentazione (fattura)
Confronto tra le date deidocumenti di acquisto(fatture) e le date della lororegistrazione in contabilità a a
Operazioni diacquisto noncorrettamenteclassificate
La Società effettua delleverifiche sulla adeguatezza delpiano dei conti
Revisione della contabilitàgenerale per verificare laragionevolezza dei contiutilizzati a a
E' prevista una approvazioneindipendente dei contimovimentati per la registrazionedegli acquisti
Esame di un campione diregistrazioni per verificarel'approvazione indipendentee l'adeguatezza dellaclassificazione
a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli- Acquisti
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FasiAttività
RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
2.1Disposizionedei Pagamenti
Possono essereeffettuati pagamentinon autorizzati
I responsabili deipagamenti effettuano unesame preventivo delladocumentazione disupporto al pagamento
Verifica che i responsabilidei pagamenti effettuinoun esame preliminaredella documentazione disupporto
a a a a
Una fattura puòessere pagata duevolte
Annullamento delle fatturepagate e della relativadocumentazione disupporto conl'apposizione del timbro'pagato'
Verifica del timbro'pagato' sulle fatturepagate.
a a
Utilizzo esclusivo deidocumenti in originale
Esame delladocumentazione disupporto per verificareche sia in originale
a a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli -Pagamenti
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FasiAttività
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
2.2Registrazione Pagamenti
Mancataregistrazionedei pagamenti
Utilizzo di mezzi di pagamento pre-numerati
Esame dell'uso distrumenti dipagamento pre-numerati
a a
Errore nellaregistrazionedei pagamenti
E' svolto periodicamente un confrontoindipendente delle registrazionicontabili con i documenti dipagamento
Osservazione delleevidenze delconfrontoindipendente
a a a a a
E' effettuata periodicamente unariconciliazione bancaria indipendente
Esame dellericonciliazionibancarie a a
aa a
Riconciliazione e controlloindipendente degli estratti contofornitori con le registrazioni neipartitari
Verifica dellariconciliazione e dellaverifica indipendente a a a a a
Riconciliazione mensile o settimanalee controllo indipendente degli estratticonto bancari
Verifica dellariconciliazionebancaria e delcontrolloindipendente
a a a a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli- Pagamenti
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FasiAttività
Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
2.2RegistrazionePagamenti
Ritardo nellaregistrazione deipagamenti
E' svolta periodicamente unaanalisi indipendente dei tempi cheintercorrono tra le date diregistrazione dei pagamenti e ledate indicate sui documenti dipagamento
Verifica delle esameindipendente
a a
Pagamentoeffettuato ma nonregistrato
Riconciliazione giornaliera deipagamenti con le rilevazioni neipartitari
Revisione dellericonciliazionigiornaliere deipagamenti con lerilevazioni nei partitari
a a a a
Pagamentiregistrati in unperiodo errato
Riconciliazione giornaliera deipagamenti effettuati con leregistrazioni nella prima notacassa e nei partitari
Verifica dellericonciiazionigiornaliere a a a a
Errata totalizzazionedei pagamenti a librocassa, a librogiornale e nelleulteriori evidenze disupporto(scadenzario)
Riconciliazioni del libro cassa,delle registrazioni in contabilitàgenerale e delle ulteriori evidenzea supporto
Revisione dellaconcordanza tra i totalidelle varie fontiinformative a a a a a a
Segregation of
duties-
Non è assicurataun adeguatasegregazione deiruoli
E' previsto un sistema di accessi alsistema controllato (ad esempio sonocontrollati e separati gli accessi alsistema relativamente a : Oda, Rda,Pagamenti, custodia dei beni e servizi..)
Verificare che sianoprevisti dei blocchiautorizzativiautomatici/manuali
a a a a a a
Processo di revisione - Esempi di Test sui controlli- Pagamenti
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Esempi Flow Chart (diagrammi di flusso) del ciclo acquisti epagamenti
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
Microsoft VisioDrawing
Microsoft VisioDrawing
Microsoft VisioDrawing
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Separazione dei compiti (“Segregation of Duties”)Conflitti di alto livello
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Separazione dei compiti (“Segregation of duties”)
Principi di 'segregazione' minimaledei ruoli
Applicazione SOD al Ciclo Acquisti
1. Separazione tra le attività dimovimentazione e custodia dei beni e leattività di rilevazione contabile dellamovimentazione e custodia dei benimedesimi
Funzione Acquisti versus RepartoOperativo che emette la Richiesta di Acquisto(RdA)Funzione Acquisti versus MagazzinoRicevimento merci
Registrazione della fattura passiva versusFunzione Contabilità Fornitori
2. Separazione tra l'attività di rilevazionecontabile e le responsabilità operative digestione
Contabilità Fornitori versus TesoreriaContabilità Fornitori versus ContabilitàPagamenti
Contabilità Fornitori versus ContabilitàGenerale
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Aspetti legati alle frodi
•Pagamenti non autorizzati
• Beneficiari fraudolenti
• Detenzione di assegni non emessi / Trasferimento elettronicodi fondi
• Mancanza di segregazione dei compiti e di revisione delmanagement
•Accesso alla cassa
•Collusione tra ufficio acquisti e fornitori
•Assegnazione di contratti di fornitura
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Domande?