službena korespondencija · službeni dopisi su pisani sastavi ... kojima se dopis šalje. način...
TRANSCRIPT
Službena
korespondencija
Osobine i vrste službene
korespondencije
Službena korespondencija je dopisivanje koje se obavlja između organa
uprave i drugih organizacija
Služi za ostvarivanje određenih prava i obaveza pravnih i fizičkih lica
Sadržina je različita po svojoj problematici, po stilu i po tome gde nastaje
Podela službene korespondencije
Upravna
Diplomatska
vojna
Pojam akta
Pisani sastavi u svim vrstama službene komunikacije imaju zajednički naziv-
akta
Akt je svaki pismeni sastav kojim se pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili
završava neka službena delatnost
Javlja se u obliku: službenog dopisa, rešenja, podneska i isprave
Podela akata prema važnosti
Obični
Poverljivi
Strogo poverljivi
- O kojoj se vrsti akta po važnosti radi regulisano je zakonskim propisima, ali to
može da odredi i rukovodilac određene organizacije.
- Poverljiva i strogo poverljiva akta poveravaju se određenim licima koja njima
rukuju, vode evidenciju i obrađuju ih.
Službeni dopisi
su pisani sastavi kojim se organi uprave, ustanove i slične organizacije obraćaju drugim pravnim i fizičkim licima
To su:
- zahtevi,
- molbe,
- odluke,
- izveštaji,
- pozivi,
- obaveštenja i drugi
Obavezni delovi službenog dopisa
Zaglavlje,
Naziv adresata,
Adresu adresata,
Kratku oznaku predmeta,
Tekst,
Funkciju,
Ime ovlašćenog lica za potpis,
Svojeručan potpis i
Otisak pečata
Neobavezni delovi službenog dopisa
Veza brojeva,
Oznaka priloga,
Oznaka dostavljanja i
Način otpreme
Zaglavlje
Može biti unapred pripremljeno kao obrazac, može se kucati ili se otisnuti štambiljem
Uvek se nalazi u gornjem levom uglu
Redosled podataka u zaglavlju je sledeći:
- Naziv osnivača, koji nije obavezan
- Puni naziv organa koji piše,
- Broj iz evidencije pod kojim je zaveden,
- Datum pisanja dopisa i
- Mesto / sedište pošiljaoca
Zaglavlje
Osim navedenih elemenata zaglavlje može da sadrži:
- Tačnu adresu,
- Telefon i
- Inicijale referenta koji je obradio dopis
Naziv adresata - primaoca
Obavezno se piše tehnikom verzala
Ukoliko je poznata služba ili referent koji predmet po nadležnosti treba da
rešava, onda se to piše ispod glavnog naziva, tehnikom kurenta
Adresa adresata - primaoca
Piše se u dva reda:
- U prvom je ulica i broj
- U drugom redu je poštanski broj i mesto
- Mesto se špacionira ako je naziv mesta jedna reč
Predmet
To je kratka oznaka sadržaja i ispisuje se u jednom redu (ne bi trebalo da
prelazi u drugi red)
Reč „predmet“ se obavezno piše tehnikom verzala
Veza
Javlja se samo ako se odgovara na dopis
Ovde se poziva na broj dopisa koji je primljen i predstavlja odgovor na
njega
Reč „veza“ se obavezno piše verzalom
Sadržaj dopisa
Ima tri dela:
- Uvod,
- Razradu i
- Zaključak
Stil je veoma zvaničan, kratak i nedvosmisleno jasan
Funkcija i ime ovlašćenog lica
Kuca se tehnikom verzala i to špacionirano, ako je od jedne reči
Ispod funkcije piše se ime i prezime ovlašćenog lica tehnikom kurenta
Ako lice ima akademsku titulu (mr ili dr), kuca se ispred imena
Ovlašćeno lice potpisuje dopis svojeručno i nakon toga se potpis overava
pečatom
Oznaka priloga
Javlja se samo kada se nešto šalje uz akt
Ispisuje se ispod sadržaja od početka reda paralelno sa funkcijom,
tehnikom verzal
Dostavljeno
Je oznaka koja se piše ispod priloga,
Tehnikom verzal
Odmah ispod toga ispisuju se tehnikom kurenta nazivi lica ili drugih službi
kojima se dopis šalje
Način otpreme
Je uputstvo kako služba za ekspediciju treba da dopis dostavi adresatu
Može da bude uz oznake:
- preporučeno,
- Lična dostava,
- Povratnicom,
- Dostavnicom,
- Avionom...
Ako nema tog uputstva onda se šalje kao obično pismo
Pogledati sliku 5-20. Šema službenog dopisa u običnoj blok formi na strani
165 i šemu 5-21. Primer službenog dopisa u običnoj blok formi na strani 166
u udzbeniku Poslovna komunikacija i birotehnika
Izvor: Poslovna komunikacija i birotehnika, Vesna Bulatović.