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Archiv, Dokumenten Management,Customer Relation Management

Archivierung und Dokumenten Management

Unternehmen sehen sich einer stetig stei-genden Flut von Informationen ausgesetzt.Dabei den Überblick zu behalten unddas wirklich Wichtige sofort zu erkennen, istdie eigentliche Herausforderung an einzukunftsorientiertes Unternehmensmanage-ment. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern bei derBewältigung der täglichen Datenflut. Schaf-fen Sie Freiräume für die wirklich wichtigenDinge. Setzen Sie auf sc_Cube, die frei ska-lierbare Softwarelösung von sc synergy.Modular aufgebaut wählen Sie die Software-pakete aus, die Sie wirklich brauchen.

Wächst Ihr Unternehmen oder ändern sichIhre Anforderungen, passt sich sc_Cubeflexibel Ihren Änderungswünschen an.sc_Cube ist plattformunabhängig einsetz-bar, egal ob Sie mit Windows, Linux oderMacOS X arbeiten.Auf den Folgeseiten erfahren Sie alles überdas Archiv und das DokumentenManagement Modul von sc_Cube.

Das Modulsystem von sc_Cube

sc_Cube unterstützt Sie bei der Gestaltung und Optimierung Ihrer

Geschäftsprozesse, macht Abläufe transparent und beschleunigt

Geschäftsvorgänge. Modular aufgebaut stellt es für jede Unternehmens-

größe die richtige Lösung bereit. Wachsen Sie, wächst sc_Cube einfach

mit! sc_Cube ist unabhängig über jede Plattform hinweg einsetzbar.

CustomerRelationManagement

IndividuelleAnpassungen

Archiv

DokumentenManagement

Steigern Sie Ihre Produktivität und sichern Sie sichWettbewerbsvorteile mit sc_Cube

Firmen archivieren seit JahrzehntenDokumente in Aktenordnern.Welche Vorteile bietet das digitale Archivvon sc_Cube? Das sc_Cube Archiv Modulist das Basismodul für eine revisionssi-chere Archivierung.

Alle Dokumente, aus Papier oder in beliebi-gen digitalen Formaten, wie z.B. aus Office-Anwendungen, E-Mails, PDFs, Bildformate,werden problemlos verarbeitet.Mit dem sc_Cube Archiv Modul erhaltenSie einen standortunabhängigen Zugriffauf den gesamten Datenbestand IhresUnternehmens! Es stellt Ihnen dierichtigen Informationen zur richtigen Zeitam richtigen Ort bereit. Die Verkürzungder Bearbeitungszeit sorgt für steigendeEffizienz am Arbeitsplatz.

Heute regeln diverse Gesetze und Vorschrif-ten, wie GDPdU, HGB, AO, die Vorgabeneiner dauerhaften und nachweisbaren Auf-bewahrung elektronischer Dokumente undInformationen. sc_Cube hilft Ihnen, dieseVorgaben zu erfüllen. Große Datenmengenwerden schnell, sicher und effektiv gespei-chert.Wir garantieren die zuverlässige Verwaltungvon sehr großen Daten- und Dokumenten-mengen durch die Trennung von Indexinfor-mationen und Dateien. So erreichen wirdie optimale Nutzung von Speicher undSpeichersystemen.

Schnell, sicher und effizentarchivieren mit dem ArchivModul von sc_Cube

Die Dokumentenablage mit sc_Cubeschafft Ordnung und Transparenz.Dokumente unterschiedlichster Art undHerkunft können bequem in sc_Cubeeingebracht werden, automatischeIndizierungsfunktionen machen dasRecherchieren und Finden der eingebenenDokumente zum Kinderspiel.Der Akzeptanz des Software-Systems beiIhren Mitarbeitern steht damit nichtsmehr im Wege.

So funktioniert’s: Papierdokumente werdenmit einem beliebigen Scanner oderMultifunktionsgerät erfasst und stehenanschließend im Dokumenteneingang zurVerfügung. Office Dokumente und andereDateiformate werden direkt per „drag anddrop" in den Dokumenteneingang vonsc_Cube gezogen. Von dort aus können Sie

die Dokumente direkt im Archiv ablegen.sc_Cube zeigt alle Microsoft Office undOpenOffice Formate an.Dokumente können aus jeder Anwendungheraus über die Funktion „Drucken alsPDF/A“ im Archiv abgelegt werden. DasPDF/A Format garantiert, dass ein Doku-ment selbst nach vielen Jahren auch ohnespezielle Programme gelesen werden kann.Es ist somit zur Langzeitarchivierunggeeignet.

sc_Cube kann Dokumente aus verschiede-nen Applikationen, z.B. kaufmänischenLösungen anderer Softwarehersteller, voll-automatisch im Archiv ablegen.Die Informationen für die Indizierungkönnen dabei aus einer zum Dokument ge-hörenden XML Datei stammen.

So leicht kommen Dokumente in sc_Cube

1. Dokumente werden im Scanner bzw.Multifunktionsgerät digitalisiert.

2. Durch die OCR-Software „lesbar“gemacht.

3. Im Dokumenteneingang dessc_Cube Archiv Moduls abgelgt.

sc_Cube besitzt einen integrierten Masken-Editor mit dem Sie auf sehr einfache WeiseMasken für die Indizierung von Dokumentenerstellen. Anschließend können Sie dieMasken Archiven und Ordnern zuweisen.

Die Verschlagwortung von sc_Cube bietetpraktische Möglichkeiten zum Indizieren desDokumentes. Sie können die Maske entwedermanuell ausfüllen oder - wenn es sich um einOCR erkanntes PDF Dokument handelt - auchdurch Markieren des gewünschten Inaltes undeinem Tastendruck, in die Maske übernehmen.Einen weiteren Vorteil zur Ablage von standar-disierten Massendokumenten bietet die

automatische Verschlagwortung. Sie liestInformationen, wie z.B. Rechungsnummern,aus vorher definierten Bereichen einesDokumentes aus und übernimmt diese in dieVerschlagwortungsmaske. Anschließend wirddas Dokument im Archiv abgelgt und wennSie es wünschen, einem Workflow zugeführt.Das Ablegen von standardisierten Massendo-kumenten wird signifikant beschleunigt undspart jede Menge Zeit.

sc_Cube hilft Ihnen auch beim Aufbau derArchiv-Struktur! Anhand von Index-Informa-tionen aus der Ablagemaske und derVerschlagwortung baut sie sich selbst auf.Die Ablage neuer Dokumente wird damitnoch einmal beschleunigt und vereinfacht.

Ordnung muß sein.Wie geordnet wird, bestimmen Sie! Ablegen undIndizieren von Dokumenten in sc_Cube.

Nicht Suchen sondern Finden!Schluß mit langen Wartezeiten!

Das Kernstück des sc_Cube Archiv-Modulsbildet die leistungsfähige Datenbank, in deralle Informationen gespeichert werden.Ohne lange Wartezeit steht das gewünschteDokument zur Verfügung. Dazu haben Siefolgende Möglichkeiten:

Indexsuche: Ermöglicht eine Recherche an-hand der einzelnen Indexinformationen. DieSuche erfolgt nach Objekttyp, Zeitraum oderText. So kann eine Rechnung zum Beispielanhand der Rechungsnummer blitzschnellgefunden werden.

Hierarchische Suche: Navigation durcheinen virtuellen Verzeichnisbaum, der dasSuchergebnis in der nächst unteren Ebeneeinschränkt.

Volltextsuche: Suche nach Textteilen, dieBestandteil eines Dokumentes sind.

Sie erhalten eine übersichtliche Trefferliste mitden Ergebnissen der Suche. Durch Anklickenbekommen Sie das gefundene Dokumentdirekt im integrierten sc_Cube Viewer ange-zeigt. Der Viewer unterstützt PDF, allegängigen Bildformate sowie Microsoft Officeund OpenOffice Formate.

Flupp - ich hab’s!Wiederfinden von Dokumenten ohne langeWartezeiten

Das sc_Cube Dokumenten ManagementModul baut auf dem sc_Cube Archiv auf.Es ist das Modul für integriertes Dokumen-ten Management.Revisionssichere Archivierung ist mit inbe-griffen. Mit dem sc_Cube DokumentenManagement Modul bearbeiten Sie IhreDokumente und Informationen.

Die Workflow-Funktionalität hilft Ihnen bei derOptimierung von Geschäftsprozessen undmacht Wissen im Unternehmen verfügbar.

Das sc_Cube Dokumenten ManagementModul verfügt über eine einfache, intuitiv zubedienende Oberfläche, die den Workflowverbessert und eine ganzheitliche Lösung fürdie Verwaltung von Informationen undProzessen bietet.Die Zusammenarbeit im Team, wie gemein-sames bearbeiten und weiterleiten vonDokumenten, erfolgt mit dem sc_CubeDokumenten Management Modul im Hand-umdrehen.Selbstverständlich bieten wir auch eine Versi-onsverwaltung, damit Entwicklungennachvollziehbar bleiben. Es beschleunigtProzesse, Informationen werden schneller undunternehmensweit zur Verfügung gestellt.

Steuern und Verwaltenvon Prozessen mit demDokumenten ManagementModul von sc_Cube

Für das Bearbeiten von Dokumeten stellt dassc_Cube Dokumenten Management Modulweitreichende Funktionen zur Verfügung.Mit der integrierten Versionsverwaltunglassen sich Dokumente, wie z.B. aus Word,Excel, Power-Point und OpenOffice direktim Archiv bearbeiten.

Über die Check-In/Out-Funktion geht dasauch außerhalb des Archivs. Sobald ein Doku-ment in Bearbeitung ist, ist es für andereBenutzer gesperrt und als „in Bearbeitung“gekennzeichnet.

Jede Änderung am Dokument erzeugt eineneue Version die vorherige Version bleibt zurNachverfolgung erhalten. PDF Dokumentekönnen direkt im Archiv bearbeitet werden,hierfür stehen Markierungs-, Kommentierungs-und Stempel- Werkzeuge zur Verfügung.Damit können Sie Textnotizen, Kommentare,Freihand-Markierungen und Textmarker-Hervorhebungen direkt im PDF Dokument

ausführen. Auch hier wird jede Ände-rung in einer neuen Version

festgehalten.

Dokumente bearbeiten

Das sc_Cube Dokumenten ManagementModul besitzt eine eigene Workflow-Engine,die Sie bei der Abbildung dokumentenba-sierter Unternehmensprozesse unterstützt.

Durch das Automatisieren von Prozessenin den Workflows werden Dokumentenlauf-zeiten verkürzt. Die Dokumente erreichenzum richtigen Zeitpunkt den jeweils zuständi-gen Mitarbeiter. Ihr Nutzen liegt dabei auf derHand: Optimierte Prozesse wirken sich kosten-sparend und produktivitätssteigernd auf IhrUnternehmen aus. Sie werden wettbewerbsfä-higer, Ihre Kunden zufriedener.

Die Steuerung des Workflows geschieht übereine einfache Maske, bzw. ein Formular undkann durch Stempel, die mit dem Formularverbunden sind, erweitert werden. Anhand

der hier eingegebenen Information wird dasDokument im Workflow an den nächsten Mit-arbeiter weitergeleitet. Stempel können überdas sc_Cube eigene Stempelwerkzeug erstelltwerden.Die Ad-hoc-Workflow-Funktion ermöglichtes, Dokumente aus einem Workflow heraus-zunehmen, um sie an andere Mitarbeiterweiterzuleiten. Auch hier sind Sie flexibel, eskönnen Ausnahmen innerhalb eines Workflowsgemacht werden.

Prozessbeschleunigung mit sc_Cube:Die Workflow-Engine

Das offene Schnittstellenkonzept ermöglichtden einfachen Datenaustausch mit sc_Cube.Durch die Verwendung standardisierterTechnologien wie XML und Webservice istdie Integration in bestehende IT-Systemeund Infrastrukturen jederzeit möglich.

Mit sc_Cube ist sowohl die Einzelplatzver-sion als auch eine Client- /Server-Umgebungmit mehreren hundert Benutzernrealisierbar.sc_Cube ist auf Basis modernster Java 6.0Technologie von Sun Microsystems entwickeltund verfügt über eine 3-Ebenen Architektur.Als Datenbank kann jede JDBC konformeDatenbank genutzt werden, z.B. Postgres SQL.Die Voraussetzung für den Client- /Server-Be-trieb ist ein Servlet Container wie z.B. Tomcat5. Die Kommunikation zwischen Client undServer erfolgt über das HTTPS Protokoll. Einesichere und einfache Anbindung von Außen-stellen über das Internet ist problemlosmöglich. Die Installation der Software und not-wendige Updates der Clients erfolgt über JavaWebstart Technologie und ist somit einfachund kosteneffizient durchzuführen.

sc_Cube kann auf Basis von Open SourceKomponenten (Betriebssystem, Datenbank,Servletcontainer) betrieben werden, soentstehen keine weiteren Lizenzkosten.

Technik auf einen Blick

• Modernste Java 6.0 Technologie• 3-Ebenen Architektur• Unterstützte Server Betriebssysteme:Linux (z.B. Debian, SuSe, Red Hat),

• Windows 2000, 2003 Server• Kompatibel mit folgenden JDBC-fähigenDatenbanken: Postgres, Oracle, DB2,MS SQL Server

• Client- /Server- Kommunikation überHTTPS Protokoll

• Installation und Updates überJava Webstart

Schnittstellen & Technik

sscc__CCuubbee

GGrruunnddlleeggeennddee EEiiggeennsscchhaafftteenn• Plattformunabhängig (Windows, Linux,

Mac OS X) • Standortunabhängig über das Internet

einsetzbar – somit eignet sich sc_Cube auch als Hosting /ASP Lösung

• Intuitive Benutzerführung, übersichtliche Bedienoberfläche

• Ansichten aus dem Navigationsbaum können durch einen Klick in einer neuen Registerkarte geöffnet werden, ohne die bestehende Ansicht zu schließen – paralleles Arbeiten durch schnelle Wechsel ohne zahlreiche offene Fenster wird hierdurch möglich

• Skalierbarkeit, Flexibilität, DatenmigrationSkalierbarkeit: sc_Cube wächst mit Ihren Bedürfnissen mit, von der Einplatz- Lösung mit einfacher Installation und sofortiger Einsetzbarkeit bis hin zum Enterprise-System mit mehreren hundert Anwendern. Dadurch erhalten Sie ein Höchstmaß an Flexibilität, die Daten lassen sich über alle Versionen migrieren.

• sc_Cube ist jederzeit erweiterbar um genaudas Modul, das Sie benötigen

• Einfache Installation und Updates der Clients durch Java Webstart Technologie

• Firmenstamm zur Verwaltung von Mitarbeitern und Abteilungen

• Rechtesystem: Zentrale Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Rollen

• Authentifizierung über Benutzername und Passwort oder über Single-Sign-On

• Integrierte E-Mail Hilfe für direkten Support

• Benachrichtigungsystem• WYSIWYG-Masken Editor zum individuellen

Erstellen von Masken• XML /Webservice Schnittstelle

AArrcchhiivv MMoodduull

• Dokumente erfassen-- Scannen von Dokumenten über Netzwerk- oder Arbeitsplatzscanner in den Dateiformaten PDF, TIFF, JPEG-- Drucken ins Archiv per PDF Drucker-- Dokumente lassen sich per Drag and Drop in den Dokumenteneingang zur Verschlagwortung verschieben-- Batchimport von Dokumenten über die XML Schnittstelle-- Verzeichnisstrukturen lassen sich aus dem Dateisystem importieren

• Ablage-- Frei definierbare Archivstruktur-- Frei definierbare Ablagemasken-- Automatische Verschlagwortung-- Manuelle Verschlagwortung mit nur einem Tastendruck oder durch Eingabe der Indexbegriffe-- Plausibilitätsprüfung der Indexbegriffe möglich-- Erzeugen der Archivstruktur anhand von Informationen aus der Verschlagwortung,

• Dokumente wiederfinden-- Verzeichnisbaum zur einfachen visuali-sierten Suche nach Dokumenten (Hierarchische Suche),-- Suche über Indexbegriffe

Funktionen auf einen Blick

-- Suche nach Dokumentenarten oder in einem Archiv, Anzeige der Ergebnisse in einer übersichtlichen Trefferliste,-- Export der Trefferliste-- Volltextsuche

• Flexible /freie Gestaltung von Filtern zum Finden der Dokumente, Bildung komplexer Suchen möglich

• Anzeige von Dokumenten-- Integrierter PDF Viewer mit der Möglich-keit ein PDF nach Details zu durchsuchen,-- Integrierter Bild Viewer zeigt alle gängigen Formate an (TIFF, mehrseitiges TIFF, PNG, BMP, JPG),-- Einbinden von externen Programmen zur Anzeige von z.B. Microsoft Office oder OpenOffice Dokumenten

• Sicherheit-- Die Nachverfolgbarkeit (Historie) ist zu jedem Dokument gewährleistet,-- Vergabe von Zugriffsrechten auf Archive und Ordner für einzelne Benutzer oder Gruppen-- Soft-WORM Funktionalität verhindert das Löschen von Dokumenten aus dem System vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist,-- Dokumentensignatur und Zertifikatsbil-dung zur Wahrung der Datenintegrität und Revisionssicherheit -- Einfache, fortgeschrittene und qualifi-zierte elektronische Signatur-- Indexinformationen werden zusätzlich zur Speicherung in der Datenbank zu-sammen mit den Dateien als XML gespeichert, was eine Wiederherstellung der Datenbank zu jeder Zeit ermöglicht.

DDookkuummeenntteenn MMaannaaggeemmeenntt MMoodduull

• Dokumente bearbeitenBearbeiten von PDF Dateien durch integriertes PDF Werkzeug direkt im Archiv-- Textmarker-Funktion-- Notizen in verschiedenen Farben an beliebiger Stelle positionierbar-- Anbringen von Sprachnotizen-- Textmarkierung mit Kreisen, Rechtecken oder Freihandzeichnen, Farbe frei wählbar-- Anbringen von individuell gestalteten Stempeln

• Bearbeiten von Microsoft Office und OpenOffice Dokumenten direkt im Archiv

• Versionsverwaltung direkt im Archiv oder über Check In /Out-Funktion:

• Wiedervorlage von Dokumenten• Weiterleiten von Dokumenten an

Mitarbeiter innerhalb des Systems• Direkter E-Mail-, Druck-, Fax-Versand der

Dokumente• Workflow

--Workflowmodul zur Abbildung von Geschäftsprozessen z.B. zur Rechnungs-eingangsprüfung,

-- Steuerung der Workflows durch Stempel, mit der --Möglichkeit, Formularfelder in den Stempel mit einzubringen,-- Einfaches Erstellen von linearen Workflows über integrierten Editor,-- Erstellung komplexer Workflows über integrierte Workflow Engine,-- AdHoc Workflow, ermöglicht das direkte Weiterleiten von Dokumenten abweichend vom definierten Workflow

Software

Server:Betriebssysteme: Linux (Ubuntu, Debian, SuSE,Red Hat) oder Microsoft Windows Server 2000SP4, Server 2003 SP1 mit Installiertem Java 6.0 JDK. Applikationsserver: Apache Tomcat ab Version 5.0 Datenbank: Jede JDBC-fähige Datenbank.Folgende Datenbanken werden unterstützt:PostgreSQL ab 8.2, Oracle, DB2, MicrosoftSQL Server.

Client:Betriebssysteme: Windows 2000 SP4,Windows XP SP1, Linux (Ubuntu, Debian,SuSE, Red Hat), MacOS X ab Version 10.5 mit installiertem Java 6.0 JRE.Zum Anzeigen/Bearbeiten von Office Dokumenten wird Microsoft ab Office 2003oder OpenOffice 2.4 vorausgesetzt.

Hardware

Server:Pentium IV ab 2,4 GHz, min. 1GB Arbeitsspei-cher, 20 GB freier Festplattenspeicher, Storagefür Dokumentendaten Linux,- Windows,- Novell,- SUN-Dateisystem (RAID 1 oder 5).Dies sind Mindestanforderungen, die je nachAnzahl der Benutzer variieren können.

Client:Pentium IV ab 1,8 GHz, min 515MB Arbeits-speicher, 100 MB freier Festplattenspeicher,Monitor mit min. 1280x1024 Pixel Auflösung.

Systemvoraussetzungen

sc_Cube ist ein Produkt der sc synergy GmbH.

sc synergy GmbHGoethestr. 19 . 55283 Nierstein . Fon: 0 61 33/ 92 77 11 . Fax: 0 61 33/ 57 421info@scsynergy.com . www.scsynergy.com

www.sccube.de