1

SOCIALIT NYT# 6 2008

Social IT konference:

Samspillet mellem IT og læring i fokusVelfærdsministeriet, KL og Danske Regioner er gået sammen:Nyt digitaliseringsprojekt på socialområdet

Ny web-service:

CIAS slår dørene op for kommunerneHillerød Kommune gør status:Bosted Systemet gør arbejdsdagen mere effektiv

Psykologteamet Hold Fast valgte Bosted Systemet:Hurtigt i gang med journalnotater

Magasinet om digital kommunikation i den sociale sektor

2

[ I n D h o l D ]

Social IT­NYT er et nyhedsmagasin, som udgives af Team Online A/S. Magasinet har som formål at holde beslutningstagere og institutionslederne på de sociale institutioner løbende orienteret om mulighederne for digitalisering og kom­munikationen i den sociale sektor.

Ansvarshavende redaktør:Direktør Michael Sandal

Redaktion:Katja BroholmPer Roholt

Tekst: Bureau4TeamOnlineVelfærdsministerietKalundborg KommuneHillerød Kommune

Layout: Katrine Dyreborg StrauchDaniel Elkjær Hansen

Foto:Fotograferne Mikkel & ThomasGeir Haukursson/fagfotografen

Tryk:Elbo Grafi sk A/S

Social IT­NYT udkommer 2 gange om året i et oplag på 6.000 eksem­plarer. Eftertryk er tilladt med kildeangivelse.

Team Online A/SEdisonsvej 25000 Odense CTelefon 66 17 73 13Fax 66 17 73 18E­mail info@TeamOnline.dk

www.TeamOnline.dk

Abonnement:Social IT­NYT er gratis og kan rekvireres ved henvendelse til:bestil ling@socialIT­NYT.dk.

ISSN1902­5661

4 Team Online kåret af Dagbladet Børsen

Nu er vi med i gazellefl okken

5 Velfærdsministeriet, KL og Danske Regioner er

gået sammen

Nyt ambitiøst digitaliseringsprojekt på det sociale område

6 Foromtale af Social IT konference

Social IT - innovation, læring og afbureaukratisering

8 Workshop for sagsbehandlere og ledere

Vi inddrager brugerne

8 Kalundborg Kommune valgte fælles

system

Vi kan allerede mærke forbedringerne

4 Ny web-service: Det Centrale Informations- og

Analysesystem

CIAS slår dørene op for kommunerne

6 Erfaringer fra Hillerød Kommune

Bosted Systemet letter arbejdsgangen for kommunens botilbud

8 Reportage fra 10 års jubilæum

Vi er klar til 10 år mere med Social IT

8 Psykologteamet Hold Fast bruger Bosted

Systemet

Vores ydelser skal matche elevernes skiftende behov

bagsiden

Nyt & Noter

612

10 818

3

[ D e t t e n u m m e r ]

Det tidlige efterår byder på to væsentlige konferencer om Social IT

dels Knowledge Lab’s Social IT-konference på Syddansk Universitet

dels Team Onlines egen Bosted Temadag.

Social IT konferencen, hvor fagprofessionelle, ledere, myndigheder

og IT-folk sætter hinanden stævne er med til at løfte hele arbejdet

med udviklingen af digitale løsninger til den sociale sektor ind i

forsk ningsmiljøet. På konferencen bliver der blandt andet lejlighed

til at drøfte samspillet mellem IT og læring. Det er et meget vigtigt

felt, fordi brugerne af digitale løsninger skal kunne se meningen

med de nye systemer for at kunne drage nytte af systemerne og

dermed skabe værdi for dem selv og arbejdspladsen.

Bosted Temadag, som ligger i umiddelbar forlængelse af Social

IT-konferencen, er til gengæld først og fremmest et møde mellem

hverdagens praktikere, der kommer for at bidrage med ideer og

input til den fremtidige udvikling af Bosted Systemet og digitalise-

ringen af den sociale sektor. En proces der utvivlsomt efterlader

spor i det efterfølgende udviklingsarbejde.

Temadagen byder desuden på spændende oplæg om Team

Onlines system med den dialogbaserede BUM-model, employer

branding og en præsentation af Team Onlines foreløbige arbejde

med at udvikle et IT-værktøj, der understøtter arbejdet med den

lovpligtige arbejdspladsvurdering. Målet er at skabe bedre trivsel,

mindre stress og lavere sygefravær på de offentlige arbejdspladser.

Først og fremmest for at øge den enkelte medarbejders trivsel i

hverdagen men også for at skabe større kvalitet i indsatsen over for

den enkelte borger. Vi er af den overbevisning at tilfredse medar-

bejdere, der trives i samspil med deres kolleger også yder en bedre

indsats.

I dette nummer af Social IT NYT kan du desuden læse om to

kommuners arbejde med at digitalisere deres sociale institutioner.

I indlægget fra Kalundborg Kommune beretter projekt ledelsen,

hvordan man har forsøgt at undgå de typiske implementerings-

fejl gennem forandringsledelse og ved at holde fokus på fortsat

udvikling efter go-live, mens Hillerød Kommune har set på de

foreløbige erfaringer med anvendelsen af Bosted Systemet på 19

botilbud i kommunen.

I det hele taget er tendensen lige nu, at det går stærkt med

digitaliseringen på det sociale område. Derfor er det også

spændende at læse de tanker, som Velfærdsministeriet gør

sig på området. I et indlæg fra ministeriets kontor for effekt og

digitalisering kan man læse, at digitalisering skal være et af de

redskaber, der sikrer, at borgeren oplever sammenhæng og

en stigende kvalitet i den sociale indsats. Ministeriet mener, at

en mere målrettet og konsekvent anvendelse af IT-løsninger vil

frigøre personaleressourcer til omsorg, pleje og behandling og

sikre bedre sammenhæng og fremdrift i servicen for borgerne.

Velfærdsministeriet iværksætter nu sammen med KL og Danske

Regioner et ambitiøst digitaliserings projekt på områderne

voksenhandicap og udsatte voksne. Det er naturligvis et projekt,

som du kan læse mere om – både i dette og kommende numre.

8Dette nummer

God fornøjelse med læsningenDirektør Michael Sandal

4

Nu er vi med i

Team Online er blevet kåret som en gazelle­virksomhed 2008 af Dagbladet Børsen, der siden 1995 har identifi ceret Danmarks vækst­elite. Kriterierne for udvælgelsen foretages ud fra vækst og omsætning over de seneste fi re regnskabsår. Kravet er, at virksomheden hvert år skal have haft en positiv vækst i omsætning­en eller bruttoresultatet og samlet set have fordoblet sin omsætning eller bruttoresultatet i perioden. Ifølge Dagbladet Børsen, er det karakteristisk for gazellevirksomheder, at de er store nok til at besidde den nødvendige teknologi for at kunne konkurrere og samtidig små nok til at reagere hurtigt på forandringer.

Reagerer hurtigt på forandringerForandringer må siges at være synonym for Team Onlines udvikling siden virksomhedens spæde start for 10 år siden. Virksomheden har gennemgået en enorm forvandling fra at være den grimme ælling i andedammen, som ingen ville lege med til i dag, hvor Team Onlines kerneprodukt, Bosted Systemet, er det førende socialpædagogiske IT­værktøj i Danmark. Midt i august fejrede vi 10­året for udviklingen af den digitale handleplan, hvor vi inviterede kunder og samarbejdspartnere til et festligt og fagligt jubilæumsarrangement. En stor del

af æren for virksomhedens succes skyldes samarbejdet med Team Onlines engagerede og tålmodige brugere og samarbejdspartnere.

Team Onlines direktør Michael Sandal er ikke et sekund i tvivl om, at virksomheden aldrig var nået så langt uden dem. Det erklærede han bl.a. i sin takketale på jubilæumsdagen:­ Udviklingen af Bosted Systemet var aldrig nået så langt uden en rigtig stor mængde held og opbakning fra rigtig mange samarbejdspart­nere, rådgivere, medarbejdere og et fantastisk bagland, der troede på mig og projektet, også når det så mørkest ud, for det har det gjort op til fl ere gange. Tak til dem jeg legede med i andegården, der ikke helt kunne forstå, at jeg ikke var som de andre. I var med til at give mig adrenalin til at fortsætte kampen, og i dag er vi vist alle enige om, at et projekt som Bosted Systemet er gjort af en grundig opvækst, sagde en yderst tilfreds direktør Michael Sandal med stolthed i stemmen på jubilæumsdagen.

Forklaring på vækstenTeam Online er klar til 10 år mere med Social IT og hviler derfor ikke på sine laurbær. En af forklaringerne på den høje vækst er ifølge Michael Sandal, at vi ved at opretholde et højt

serviceniveau har opnået tilfredse kunder, som har haft rosende ord at sige om brugen af Bosted Systemet, når de skulle dele erfaringer i deres netværk. En anden grund til Bosted Systemets succes er Team Onlines udviklingsstrategi – bruger­dreven innovation. ­ For os er det en selvfølge, at borgerne opnår den bedste service, når vi som IT­leverandør tager udgangspunkt i den virkelighed, som omgiver borgere og medarbejdere på de sociale tilbud. Det er vores fi losofi , at system­erne skal være en støtte frem for en barriere i dagligdagen for de ansatte. Derfor udvikles alle vores løsninger i samarbejde med brugerne og tilpasses kundernes konkrete arbejdssituation, forklarer Michael Sandal.

Visionerne for fremtiden er klare – Team Online vil ud i verden og erobre fl ere bosteder. Team Online har startet de første institutioner op uden for Danmark med meget stor succes, og mange fl ere er på vej ind i samarbejdet.­ Jeg er sikker på, at vi om 10 år vil være kendt nationalt som den virksomhed, der bragte Danmark helt i front internationalt på området for Social IT, siger Michael Sandal.

Kriterier for kåring som gazellevirksomhed Omsætningen større end 1 mio. kr. eller bruttoresultatet større end 1/2 mio. kr. i hvert af de seneste fi re regnskabsår Positiv vækst i omsætningen/bruttoresultatet i hvert af de seneste tre årsregnskaber Summen af de seneste fi re års primære resultat er positiv Væksten i omsætningen/bruttoresultatet overstiger 100 pct. fra første til sidste regnskab Læs mere på www.borsen.dk/gazelle

GAZELLEFLOKKEN

[ D a n m a r k s V Æ k s t e l I t e ]

5

Danmarks 98 kommuner har med kommunal­reformen overtaget det samlede ansvar på en lang række komplicerede opgaver på områ­derne voksenhandicap og udsatte voksne. Det giver en række økonomiske og styringsmæssige udfordringer. Samtidig medfører de stadigt stigende forventninger til den offentlige service et generelt behov for at frigøre hænder fra administrative funktioner til omsorg og service. Det gælder ikke mindst på handicapområdet og området for udsatte voksne. Her har borgerne ofte et særligt stort behov for sociale ydelser, og mange sagsforløb involverer kontakt med mange forskellige fagpersoner. Der er derfor behov for redskaber, som kan sikre en helhedsorienteret og koordineret indsats over for den enkelte borger.Digitalisering skal være et af de redskaber, der sikrer, at borgeren oplever sammenhæng og en stigende kvalitet i den sociale indsats. En mere målrettet og konsekvent anvendelse af IT­løsninger vil kunne frigøre personale til omsorg, pleje og behandling og sikre bedre sammenhæng og fremdrift i servicen for borgerne. Derfor har Velfærdsministeriet, KL og Danske Regioner iværksat et ambitiøst digitaliseringsprojekt på de to omtalte områder.

Et ambitiøst samarbejdsprojektDet nye digitaliseringsprojekt skal sikre, at der etableres IT­understøttelse af den kommunale sagsbehandling (sagsbehandlingssystemer), herunder at kommunikationen mellem de relevante aktører foregår smidigt. Derfor vil man i projektet også se på mulighederne for at sikre en yderligere udbredelse af allerede udviklede socialfaglige IT­systemer i udfører­leddet. Projektet skal fra centralt hold bidrage med etablering af fælles begreber, overordnede IT­krav, standarder og funktionelle kravspecifi ­kationer, som kommunerne kan bruge som

grundlag for at efterspørge og anskaffe IT­løsninger til områderne voksenhandicap og udsatte voksne. Målet er gennem en forbedret IT­understøttelse og etablering af fælles be¬greber på området at sikre en systematisk og effektiv sagsbehandling. IT­understøttelse og fælles begreber skal være med til at styrke den enkelte sagsbehandlers afgørelser og bestilling af de sociale tilbud. Projektet skal være med til at sikre, at borgerne oplever en koordineret indsats, hvor hjælpen svarer til behovet, og at data udveksles mellem systemer, så borgeren så vidt muligt kun skal afgive de samme oplysninger til den samme myndighed én gang.

Begrebsarbejde er et helt centralt indsatsom­råde i projektet. Anvendelsen af fælles begreber er en væsentlig forudsætning for systematik i den faglige behandling af sager og for smidig kommunikation mellem relevante aktører på området – bl.a. mellem den kom­munale myndighed og de forskellige personale­grupper i udførerleddet. Fælles begreber er også en afgørende forudsætning for at etablere

relevant og brugbar ledelsesinformation. Projektet skal gøre det muligt at opsamle systematiske data for, hvilke indsatser der ydes til hvilke målgrupper. En fælles anvendt terminologi er et vigtigt skridt på vejen, mens IT­understøttelse er en vej til i højere grad at sikre, at de statistiske oplysninger udarbejdes som led i den daglige opgavevaretagelse.Kommunernes opgave med at koordinere ud­bud og efterspørgsel og i det hele taget tilpasse kapaciteten til udviklingen på området forud­sætter en god viden om behovsudvikling på både kort og lang sigt. Forbedrede muligheder for opsamling af relevant ledelsesinformation vil være med til at styrke styringsmulighederne for den enkelte kommune.

En stor og vigtig opgaveOmråderne voksenhandicap og udsatte voksne er i dag karakteriseret ved en relativ sporadisk IT­understøttelse. Den eksisterende IT­understøttelse begrænser sig typisk til systemer i udførerleddet (f.eks. Bosted Systemet), økonomi­ og afregningssystemer (f.eks. Børn og Voksne eller AS2007), ESDH­systemer og i et vist omfang EOJ­systemer (opgaver knyttet til hjemmeplejen). Samtidig eksisterer der i dag ikke en fælles anvendt termi­nologi på handicap­ og udsatte voksne­området. Opgaven er altså stor ­ men ikke uoverkommelig. For at sikre en bedre IT­understøttelse på områ­det, der indfrier kommunernes aktuelle behov inden for en overskuelig tidshorisont, satses der på et faseopdelt projekt. Ambitionen er, at de udviklede løsninger udbygges efterhånden, som forudsætningerne herfor er til stede. I første omgang skal der igangsættes et forprojekt, der skal danne baggrund for det egentlige digitaliseringsprojekt, som skal køre fra primo 2009 og 3­4 år frem. De første krav­specifi kationer til nye IT­løsninger forventes at ligge klar ultimo 2009.Velfærdsministeriet, KL og Danske Regioner er enige om målsætningerne, og ambitionsniveauet er højt. Målet er en sammenhængende og hel­hedsorienteret indsats med borgeren i centrum!

Velfærdsministeriet, KL og Danske Regioner vil styrke IT-understøttelsen på områderne voksenhandicap og udsatte voksne. Derfor iværksætter de nu sammen et ambitiøst digitaliseringsprojekt, som skal forbedre IT-understøttelsen og sikre etablering af fælles begreber på de to meget komplekse områder. Målet er at skabe grundlaget for en sammenhængende og helhedsorienteret indsats med borgeren i centrum.

Nyt ambitiøst digitaliseringsprojekt på det sociale område

BRUGER/BORGER IT-LEVERANDØR

Af fuldmægtig Rikke Barnholdt Hansen, Velfærdsministeriet, Kontoret for effekt og digitalisering, Digitaliseringsenheden

Hvis du vil vide mereProjektgruppen vil meget gerne indlede en dialog med potentielle pilotkommuner, deres IT­leverandører og andre interesserede. Interesserede kommuner er velkomne til at rette henvendelse for at høre mere om projektet og mulighederne for at deltage som pilotkommune. Yderligere information fås ved henvendelse i projektsekretariatet i Velfærdsministeriet: Rikke Barnholdt Hansen, tlf. 33 92 93 40, rbh@vfm.dk Eller i KL: Charlotte Meyer Henius, tlf. 33 70 31 55, che@kl.dk

[ s a m a r B e J D s p r o J e k t ]

Social IT- innovation, læring og afbureaukratisering

Samspillet mellem IT og læring i den sociale sektor er på dagsordenen, når ledere, for­skere, myndighedspersoner samt IT­ansvarlige og udviklere samles til konference i Odense den 29. – 30. september på Syddansk Universitet. Konferencen sætter fokus på Social IT og følger op på de forandringer aktør erne på socialområdet oplever i kølvand­et på Struktur­ og Kvalitetsreformen.

En af initiativtagerne til konferencen, direktør for Knowledge Lab ved Syddansk Universitet Niels Henrik Helms, er spændt på konfe­rencens udfald, idet han understreger, hvor

vigtigt det er at sætte fokus på, hvordan IT kan understøtte og integreres i den social­pædagogiske praksis.

­ I arbejdet med hvordan IT anvendes på socialområdet, er det vigtigt at have for øje, at det er brugernes behov og involvering, det handler om, siger Niels Henrik Helms.­ Kvalitetsreformen skal realiseres gennem velfærdsinnovation, hvilket stiller krav til pædagogisk nytænkning. Hvis kvalitet og nytænkning skal være i fokus, kræver det et skærpet blik på samspillet mellem politiske reformer og den organisatoriske og pædagogiske

udvikling, forklarer Niels Henrik Helms. Konferencen danner rammerne for faglige diskussioner og erfaringsudveksling og er ment som et mødested for fagprofes­sionelle, ledere, myndighedspersoner samt IT­ansvarlige og udviklere på socialområdet.

Konferencens oplægsholdere bidrager med forskellige indfaldsvinkler til det sociale område og repræsenterer såvel forskning som praksis. Det betyder, at konferencen bringer erfaringerne i spil med forskningen og forskningen i spil med erfaringerne fra praksis.

[ s o C I a l I t k o n f e r e n C e ]

6

En anden af konferencens hovedtalere er Lene Munch, der er uddannelsesansvarlig på Spæd- og småbørnspsykiatrisk afsnit i Glostrup og i forbindelse med sit masterprojekt har arbejdet med evidensbaseret socialpædagogik:

Evidensbaseret socialpædagogikEvidensbaseret socialpædagogik betyder, at man som socialpædagog bruger andres forskningsresultater i sit arbejde, og at man samtidig arbejder systematisk med at under­søge og dokumentere sine egne arbejdsproces­ser og resultater. Lene Munch ved, hvad hun taler om, når det gælder, hvordan man som almindelig socialpædagog kigger på andres forskning. Lene Munch undersøgte i forbind­else med sit masterprojekt, hvad der var af brugbare forskningsresultater inden for sit eget felt spiseforstyrrede spæd­ og småbørn. Lene Munch opfordrer andre socialpædagoger til at prøve kræfter med evidens, når de støder på problemer af behandlingsmæssig karakter, hvor det kan være en hjælp at kunne sammen­ligne behandlingsmetoder. Hun understreger samtidig, at det er ressourcekrævende at

navigere i andres forskningsresultater. Det er f.eks. en udfordring at være præcis i forhold til søgeord, når man skal fi nde frem til relevant fagligt materiale. Lene Munch har erfaret, at mange undersøgelser ikke forholder sig til detaljen, men kun bevæger sig på et overordnet niveau, så man ikke kan sammenligne resultaterne. Dog er hun ikke et sekund i tvivl om, hvor vigtigt det er at kunne orientere sig i den viden, der fi ndes på ens fagfelt:­ Når man fi nder ud af, at forskningen er mangelfuld på sit område, er det et incitament til selv at gå i gang med en faglig udveksling. Det gør man ved at trække på ens erfaringer og formulere sig omkring det man gør, hvis det virker, forklarer Lene Munch. Udover selv at bidrage til den samlede viden ved at doku­mentere sine arbejdsprocesser er Lene Munch blevet inspireret af andres forskning. Ved at gennemgå andres forskning fandt hun frem til en række redskaber, hun kan bruge til at beskrive de daglige erfaringer og interventioner.

Ved at arbejde evidensbaseret har Lene Munch erfaret, hvor vigtigt forældresamarbejdet har været i hendes arbejde. Her fi k hun bekræftet, de formodninger hun havde i forvejen. Desuden forklarer hun, at det styrker den faglige samvittighed, når man ved, hvad der fi ndes af forskning på området.

­ Jeg står stærkere over for forældrene til de spiseforstyrrede spæd­ og småbørn, når jeg med sikkerhed ved, at den viden og de erfaringer jeg har på området, er den bedst mulige information, jeg kan give forældrene, siger Lene Munch.

Lene Munk

En af konferencens hovedtalere er direktør for Social- og Arbejdsmarkedsforvaltning, Odense Kommune, Henning Seiding:

Styrk de generelle IT-kompetencerI dag er der voksende fokus på, at megen viden kommer nedefra, og der er i større grad fokus på kommunikation og viden – det helt centrale er formidlingen af viden på tværs af faggrænser og systemer.­ Det interessante ved et system som f.eks. Bosted Systemet er, at det er udviklet til at håndtere dagligdagen på de lokale institutioner, men systemet kan også bruges til at vurdere medicinmisbrug og generere ledelsesinforma­tioner, siger Henning Seiding og forklarer, at det er interessant, fordi alle kommuner står overfor kravet om at få skabt sammenhæng i den kommunale sagsbehandling på tværs af forvaltninger, så den ene hånd ved, hvad den anden gør. ­ Den teknologiske udvikling udfordrer det offentlige system, og der må jeg konstatere, at der rundt omkring mangler IT­kompetencer. Både beslutningstagere og institutionsledere skal have et IT­kendskab, så de kan forholde sig til den teknologiske udvikling og derved tænke

nyt i forhold til borgerne, siger Henning Seiding og understreger, at det helt centrale er IT Governance. Det betyder, at medarbejderne skal have de fornødne IT­kundskaber, så de kan få støtte til at lette hverdagens admini­strative arbejde ved at benytte sig af de rigtige IT­systemer.

­ Det er rigtig vigtigt, at vi i samspil med videns­ og uddannelsesinstitutioner får styrket IT­elementet i uddannelserne og får sikret, at leverandørerne hele tiden har fokus på at udvikle systemer, der kan bruges af mange faggrupper uden særlige forkundskaber.

Henning Seiding

7

8

Arbejdsgangen i Team Onlines projektafdeling er at samle input fra dagens workshop til konkrete projektbeskrivelser, som sendes til vurdering i Projektkomiteén. De skal efter­følgende prioritere hvilke projekter, der kan udvikles til opdateringen i februar 2009. Det er planen at holde workshops om udvikling en af Myndighedssystemet i forbind­else med de tre årlige systemopdateringer.

Forud for den første workshop har Team Online været i tæt dialog med Ringkøbing­Skjern og Helsingør Kommune, der har været med til at definere en kravspecifikation til udviklingen af Myndighedssystemets første fase. På workshopdagen var der lagt op til en aktiv dag for deltagerne, da de skulle bidrage med faglige input i form af skitser og forklaringer på, hvordan de bedst så arbejdsrelaterede problemstillinger løst i et IT­system.

Enighed om behov for sammenhæng mellem udfører- og bestillerledet Team Onlines projektmedarbejdere præsenterede de fremmødte sagsbehandlere og ledere for de tanker, der ligger bag de første udviklingsfaser af et nyt system, der som en overbygning på Bosted Systemet skal skabe sammenhæng i indsatsen og understøtte arbejdsgangene i myndighedsopgaven.Idéen er, at data fødes nedefra i udførerledet og via koblingen mellem Bosted Systemet og Myndighedssystemet får sagsbehandlere og ledere adgang til borgerinformation fra tilbud­

dene. Myndighedssystemet trækker tilbud­denes indberetninger og dokumentation ud af Bosted Systemet og kan ligeledes integreres med kommunens eksisterende økonomi­ og ESDH­ systemer. Myndighedssystemet får således en medierende funktion både nedad til udførerledet og opad i systemet til myndighedens øvrige IT­systemer. Målet med Myndighedssystemet er at eliminere ulemper som tab af helhed og sammenhæng, skabe ensartet styring og overblik samt sikre et tæt samarbejde omkring borgeren trods adskillelse i opgaven.

Team Online samarbejder med Institut for Serviceudvikling om, at digitalisere den dialog­baserede BUM­model og indholdselementerne i Myndighedssystemet er indtil videre: Design af brugergrænseflade Ankevejledning Udredningsværktøjer som ICF, ICS, ICFCY Visitation, bestilling og levering Integration til Tilbudsportalen Samtykkeerklæring Indberetning af Magtanvendelse Tilsyn Aktindsigt Ledelsesinformation og statistik

Udbyttet fra dagens workshopDagens opgave lød på at komme med input til et designoplæg. Metoden var en lavpraktisk – Lo­fi prototyping, hvor det var tilladt at nedfælde vilde ideer og ønsker på papir med

fortrykte knapper. Deltagerne blev inddelt i grupper med emnerne: Udredningsværktøjer Klagebehandling – hvordan forholder man sig til en anmodning? Klagevejledning og afgørelse Leverandørvalg – integration til Tilbudsportalen

Engagementet manglede ikke fra dagens del­tagere, der ikke kendte hinanden på forhånd, og som var en blanding af kommunale ledere, sagsbehandlere og medarbejdere fra Institut for Serviceudvikling. Sidstnævnte er dem, der laver vejledninger i, hvordan sagsbehandlere skal lave udredninger af deres borgere. Diskussionerne var livlige og omhandlede f.eks. hvordan myndighedspersoner med fordel kan hente oplysninger fra Tilbudsportalen i deres daglige arbejde. I én workshop var der enighed om, at Tilbudsportalen i sin nuvær­ende opsætning, er for svær at bruge i det daglige. Sagsbehandlerne foretrækker bredere søgninger i datamaterialet, end det er muligt i dag. Den snævre søgning resulterer i, at sagsbehandlerne ikke bruger Tilbudsportalen efter hensigten, fordi søgekriterierne er for omfattende og det betyder, at sagsbehandlerne visiterer efter de tilbud, de kender i forvejen.

En gruppe deltagere tilkendegav, at de var til­hængere af idéen om, at sagsbehandlere bliver i stand til at sortere bredt mellem forskellige leverandører af efterspurgte ydelser via en

[ W o r k s h o p ]

Den 24. juni åbnede Team Online dørene for input fra repræsentanter fra myndighederne. Team Online inviterede 15 sagsbehandlere og ledere fra et udpluk af landets kommuner og regioner til første workshop om udviklingen af Myndighedssystemet, som har til formål at understøtte den dialogbaserede BUM­model.

Vi inddrager

brugerne ...

29.Oktober

Næste workshop afholdes den 29. oktober hos Team Online i Odense

9

brugerne ...portal. Fra myndighedernes side efterspørger man en bedre sammenhæng mellem udbud og efterspørgsel. Set fra disse deltageres perspektiv sker det ind imellem, at tilbud ikke matcher efterspørgslen på ydelser. En deltager beskrev denne problematik som tilbud, der fungerer som isolerede øer, der ikke følger udviklingen.

Vi er også blevet klogere Alle Team Onlines projektmedarbejdere var efter arrangementet begejstrede for dagens for­løb, men erfarede samtidig, at deltagerne skal have en grundigere introduktion til metoden og dens vilkår forud for workshoppen. ­ Disse erfaringer vil vi tage med til planlæg­ningen af næste workshop, der afholdes den 29. oktober hos Team Online i Odense, siger projektmedarbejder Tina Malene Ørsted, der har været tovholder på workshoppen. Hun er ikke et sekund i tvivl om det værdifulde udbytte fra dagen: ­ Vi har især fået et uundværligt indblik i myndighedernes arbejdsgange og processer. Denne viden er helt afgørende, når det gælder om at udvikle et nyt system, der skal dække de administrative behov i de enkelte kommuner ligeså bredt som Bosted Systemet understøtter arbejdsgangene hos forskellige tilbudstyper.Projektleder Janani Thevavickneswaran supplerer:­ Deltagerne var alle enige om, at integrationen med andre systemer er helt central, da en række kommuner i udpræget grad f.eks. bruger KMD voksen/barn. I forvejen sidder mange af kommunens rådgivere og jonglerer mellem fl ere

systemer og derfor vil et system, der integrerer den nødvendige data være ønsketænkning i en travl hverdag, siger Janani Thevavickneswaran, idet hun understreger:­ En vigtig erfaring fra workshoppen vi tager med os i udviklingen, er ønsket om at have et system, der fungerer som en ryggrad, og som derudover er så fl eksibelt, at det kan tilpasses kommunernes individuelle behov. Vi har fået bekræftet, at kommunernes forvaltnings­struktur er meget forskellig organiseret, og det har betydning for arbejdsgange og kommu­nikationsveje, som stiller krav til et fl eksibelt IT­system.

Brugerdreven innovation er nøgleordetEnkelte deltagere gav udtryk for, at de havde forventet en mere færdig brugergrænsefl ade på Myndighedssystemet, som de kunne forholde sig til. Men det er ikke Team Onlines udviklingsfi losofi . Vi har ingen udvikling uden brugerne, og når vi tager brugerne med på råd tidligt i udviklings­forløbet, er det ud fra

en betragtning om, at det skaber det bedste resultat. ­ Denne workshop giver os en unik mulighed for at få afdækket sagsbehandlernes behov i forbindelse med deres arbejdsgange, siger projektmedarbejder Tina Malene Ørsted. Det er en af hjørnestenene i Team Onlines produktudvikling at være lydhør over for brugernes ønsker og være i dialog med dem under hele udviklingsfasen.

Har du lyst til at være tester på næste udgave af Myndighedssystemet, eller har du input og ønsker til de funktionaliteter, vi arbejder med i første udviklingsfase, er du velkommen til at kontakte os via mail: tm@TeamOnline.dk

[ t e m a ]

9

­ Disse erfaringer vil vi tage med til planlæg­ningen af næste workshop, der afholdes den 29. oktober hos Team Online i Odense, siger projektmedarbejder Tina Malene Ørsted, der

er ikke et sekund i tvivl om det værdifulde

myndighedernes arbejdsgange og processer. Denne viden er helt afgørende, når det gælder om at udvikle et nyt system, der skal dække de administrative behov i de enkelte kommuner ligeså bredt som Bosted Systemet understøtter arbejdsgangene hos forskellige tilbudstyper.

­ Deltagerne var alle enige om, at integrationen

række kommuner i udpræget grad f.eks. bruger KMD voksen/barn. I forvejen sidder mange af kommunens rådgivere og jonglerer mellem fl ere

Brugerdreven innovation er nøgleordetEnkelte deltagere gav udtryk for, at de havde forventet en mere færdig brugergrænsefl ade på Myndighedssystemet, som de kunne forholde sig til. Men det er ikke Team Onlines udviklingsfi losofi . Vi har ingen udvikling uden brugerne, udvikling uden brugerne, og når vi tager brugerne med på råd tidligt i udviklings­forløbet, er det ud fra

kontakte os via mail: tm@TeamOnline.dk

Vi inddrager

brugerne ...

10

Kalundborg Kommune valgte fælles system:

Vi kan allerede mærke forbedringerne

[ e r f a r I n g e r f r a k a l u n D B o r g k o m m u n e ]

I Kalundborg Kommune besluttede vi i starten af 2008 at implementere Bosted Systemet som nyt fælles IT­system for alle institutioner under Specialområdet – voksendelen. Vi havde truffet beslutningen om at indføre et nyt system, fordi alle centre og institutioner under voksen/handicap indtil projektstart havde benyttet sig af mange forskellige former for dokumentationsredskaber – disse primært i papirform. Det betød, at det i en del tilfælde var vanskeligt for personalet at få adgang til relevante oplysninger – og dermed blev den målrettede helhedsorienterede pædagogiske indsats gjort vanskelig. Når den ansvar­lige styre­ og projektgruppe valgte Bosted Systemet, skyldes det, at systemet både levede op til vores kravspecifi kation, virkede og var meget brugervenligt.

Et fælles systemIdéen med projektet er at implementere et fælles dokumentationssystem for alle enheder under specialområdet i Kalundborg Kommune, og vi stillede i den forbindelse også en række krav til selve projektforløbet.

Ved implementering af fælles system skal der sikres en ensartet brug af systemet, så man på tværs af enhederne kan arbejde med ensartede data på borgerne og dermed efterfølgende kan trække valide data til eks. statistisk brug. Fælles systemvalg skal sikre effektiv kom­ munikation mellem myndigheds­ og udførerdel og mellem de enkelte instanser

i udførerleddene, ligesom det skal sikre en ensartet, sikker dokumentation af den ydede indsats i henhold til gældende lovgivning. Fælles systemvalg skal sikre ensartet registrering af diverse ydelser og afgørelser, så borgernes retssikkerhedskrav opfyldes. Snitfl ader fra det fælles system til andre kommunale systemer skal nedbringe administrationstiden på f.eks. admini­ stration af egenbetalinger, lønudbetaling til borgere i værkstedsarbejde m.v

I hele projektets forløb har det været magtpålig­gende for os at undgå de samme fejl, som begås i mange IT­implementeringsprojekter. Først og fremmest ville vi undgå, at projektets bevågenhed ophørte, når undervisningen var afsluttet og projektet gået i daglig drift. Derfor havde vi fokus på perioden fra overgang til daglig drift for at sikre, at systemet er fuldt inte­greret i det daglige arbejde. Udover traditionelle projektledelsesmetoder har vi arbejdet meget med forandringsledelse i projektgruppen – herunder "baglæns tilstandsplanlægning", der i projektet har hjulpet med at få sat fokus på den mere "bløde" del af systemimplementeringen.Selve undervisningen i systemet er foregået på blandede hold, det vil sige med deltagelse af personale fra fl ere forskellige områder. Det gjorde vi for lettere at kunne tilrettelægge vagtplanlægningen i de enkelte områder; åbne mulighed for at personalet kan mødes på tværs af grupperne og for at sikre en ensartet undervisning i alle områder.

Positiv evaluering af opstartenVi er nu halvvejs i undervisningsforløbet, og fl ere steder er systemet allerede godt i brug. Stemningen blandt medarbejderne i de enkelte institutioner er positiv og den institution, hvor man er længst med implementeringen oplever allerede nu synlige forbedringer. Specielt vedrørende informationsniveauet i gruppen og omkring dokumentation er det blevet bedre. Det skal her nævnes, at emnet "dokumentation" har været en integreret del af vores undervisning – specielt med henblik på at fokusere på ensartet og forbedret dokumen­tation i områderne.

Undervisningen er foretaget af undervisere fra Tietgenskolen i Odense, hvilket har fungeret meget tilfredsstillende. Vi har til at starte med planlagt implementering af de grundlæggende funktioner i Bosted Systemet såsom dagbog, handleplaner osv. og har besluttet at vente med diverse "tillægsmoduler". Vi kan dog allerede nu mærke, at nogle af områderne føler sig parate til at tage enkelte nye moduler i brug i løbet af efteråret.

Tietgenskolen i Odense, hvilket har fungeret meget tilfredsstillende. Vi har til at starte med planlagt implementering af de grundlæggende funktioner i Bosted Systemet såsom dagbog, handleplaner osv. og har besluttet at vente med diverse "tillægsmoduler". Vi kan dog allerede nu mærke, at nogle af områderne føler sig parate til at tage enkelte nye moduler i brug i løbet af efteråret.

Lene T Olsen, systemansvarlig og projektleder

Af Lene T Olsen, systemansvarlig og projekt-leder, Ældre-Voksenhandicap, Kalundborg kommune

11

Høng Erhvervsskole – et af de seks udfører-områder i Kalundborg Kommune

FProjektets organisation

Ældre­Voksenhandicap i Kalundborg Kommune er opdelt i seks store udfører­områder med hver sin chef og et myndighedsområde – ligeledes med egen chef. Under hver af de seks udfører­områder er der tilknyttet 3­11 institutioner/

områder. Afdelingerne under områderne spænder fra egentlige bo­institutioner til værksteder, hjemmevejleder­ordninger samt misbrugsklinik og natherberg med anonyme henvendelser.

Hvert område har fået sit eget Bosted System – dog med fælles opsætning af blandt andet funktionsvurdering. Projektet ledes af en styregruppe bestående af de syv chefer, en projektgruppe med repræsentanter fra hvert af områderne og en bred superbrugerorganisation på institutions niveau, der skal bidrage til at sikre projektets succes i daglig drift.

FUdfører­områderne

De seks udfører­områder i Kalundborg Kommune: Socialt Vækstcenter Bo & Servicecenter Kalundborg Specialcenter Kalundborg Socialpsykiatrien i Kalundborg Kommune Bo & Servicecenter Høng Høng Erhvervsskole

[ e r f a r I n g e r f r a k a l u n D B o r g k o m m u n e ]

12

[ D e t C e n t r a l e I n f o r m a t I o n s - o g a n a l y s e s y s t e m ]

Med en ny digital webservice slår CIAS nu dørene op for, at kommuner kan indberette deres data automatisk til Servicestyrelsen ved hjælp af dataoverførsel mellem kommunernes egne IT­systemer og Servicestyrelsen.­ Målet er helt klart at gøre det lettere for kom­munerne at indberette og forbedre kvaliteten af de lovpligtige data, siger fuldmægtig Erik Vind Frost, Analyse og Data i Servicestyrelsen.

Et værktøj for UdviklingsrådeneDe fire bogstaver, CIAS, står for Det Centrale Informations­ og Analysesystem, og den lille dokumentationsenhed i Odense er et barn af kommunalreformen. Da kommunerne overtog hele det økonomiske ansvar for det sociale område, nedsatte man fem regionale udviklingsråd for at sikre, at man fra centralt hold kunne følge med i udviklingen på det sociale område. I de første tre år efter refor­men skal udviklingsrådene blandt andet afgive redegørelser til velfærdsministeren på det sociale område. For at give udviklingsrådene de bedst mulige arbejdsbetingelser blev CIAS etableret i Servicestyrelsen med det formål at forsyne rådene med aktuelle og valide data om socialområdet.

Travlt første årDet første hele år med den nye opgaveforde­ling på det sociale område har derfor også været en indkøringsperiode for CIAS, der har haft travlt med at skabe det kvalificerede dokumentationsmateriale, som udviklingsråd­ene skal bruge for at kunne monitorere og evaluere udviklingen på det sociale område.En af udfordringerne har været, at de enkelte kommuner skal indberette data hvert kvartal:­ For at gøre det statistiske materiale

anvendeligt har vi fra starten lagt stor vægt på, at CIAS skulle være et enkelt, men hurtigt moniteringsværktøj, hvor der er høj samtidig­hed mellem opgørelse og præsentation. Det har været en udfordring især i det første år efter kommunalreformen, hvor kommunerne har haft meget travlt med at etablere de nye kommuner. Samtidig har den enkelte med­arbejder i nogle kommuner måske også haft svært ved at se nytten af at indberette tallene. For mange er værdien af indberetningen først blevet tydelig, når det regionale udviklingsråd pludselig har kontaktet kommunen og er begyndt at spørge ind til, hvorfor man ikke benytter ledsageordningen eller hvorfor antallet af nyanbringelser til et botilbud er vokset, siger fuldmægtig Anne­Mie, Analyse og Data i Servicestyrelsen, der ringer rundt til den enkelte sagsbehandler, når hun har opdaget en åbenlys indberetningsfejl:­ Hele ideen er jo, at kommunerne selv er ansvarlig for, at de indberettede data er korrekt. Så vi offentliggør de data, som kommunerne indberetter. Men vi vil også gerne hjælpe kommunerne til at indberette rettidigt og korrekt, så alle får et brugbart materiale, siger fuldmægtig Anne­Mie Hansen

Invitation til kommunerneMed den nye webservice forventer CIAS, at både svarprocenter og kvaliteten af de indberettede data bliver bedre:­ Vi er godt klar over, at indberetningen i dag kan være en stor arbejdsopgave for kommu­nerne, især de steder, hvor opgaven er fordelt på flere medarbejdere i flere fagkontorer i forskellige forvaltninger. Derfor har vi også skelet til Tilbudsportalen, hvor 10 procent af kommunerne nu benytter sig af automatisk

Ny web­service klar:CIAS slår dørene op for kommunerne

indberetning af data fra andre IT­systemer som f.eks. Bosted Systemet og AS2007.

Vi håber nu, at CIAS’ webservice får en tilsvarende succes, og vi vil gerne i dialog med de kommuner, som ønsker at benytte sig af muligheden. Selvfølgelig skal systemet implementeres i den enkelte kommune, men den arbejdsindsats vil hurtigt være tjent hjem igen ved de efterfølgende kvartalsvise indberetninger, siger fuldmægtig Erik Vind Frost, Analyse og Data i Servicestyrelsen.Læs mere om Det Centrale Informations­ og analysesystem på www. cias.dk

Velfærdsministeren:Svarprocenterne skal i vejretValiditeten og svarprocenterne var i fokus, da Velfærdsminister Karen Jespersen den 10. juni 2008 for første gang afl agde en redegørelse til Folketingets socialudvalg baseret på CIAS’ data og udviklingsrådenes rapporter:I sin redegørelse fremhævede ministeren, at det er helt centralt, at kommuner og regioner har et værktøj som CIAS, der gør det muligt at følge udviklingen. Hun fremhævede dog også, at det har været svært at få kommunerne til at indberette til CIAS:­ Servicestyrelsen og Velfærdsministeriet har løbende iværksat initiativer over for de kommuner, der har manglet at indberette på enkelte områder eller indberettet åbenlyse fejlagtige tal. Det forventes derfor på den baggrund, at CIAS får mere valide tal i 2008, men det afhænger af kommunernes konstruk­tive deltagelse, som det hedder i ministerens redegørelse for 2007.

Når ministeren satte fokus på de mang­lende indberetninger skyldes det, at Udviklingsrådene i deres redegørelser generelt har peget på, at der er problemer med det datamateriale, der er indberettet til CIAS. Nogle svarprocenter er meget lave og var i øvrigt svingende hen over de enkelte kvartaler i 2007. Især svarprocenterne for 4. kvartal i 2007 var lavere end for de øvrige kvartaler. Det betyder efter udviklingsrådenes opfattelse, at materialet er utilstrækkeligt og i fl ere tilfælde modstridende.

­ På grund af den dårlige kvalitet kan der kun i begrænset omfang udledes konklusioner på områdets udvikling, hedder det blandt andet i redegørelsen. Det har fået et af de fem udviklingsråd til at foreslå, at der generelt ses på dokumentation og oplysning på det sociale område. To andre udviklingsråd har dog specifi kt påpeget, at de har modtaget mange brugbare informationer og værdifulde data fra CIAS.Udviklingsrådenes redegørelser der blandt andet er baseret på data fra CIAS, kan ses på www.statsforvaltning.dk/udviklingsråd

Du kan kvalifi cere budgetprocessenNår budgettet skal lægges er det nemt at få input til det forventede forbrug ved at se på de historiske data i systemet.

Du kan hurtigt fi nde svar på spørgsmål Ved at slå op i kvartalsrapporterne eller Den Dynamiske Statusrapport på www.cias.dk fi nder du hurtigt svar på konkrete spørgsmål f.eks. om, hvor mange borgere, der er visiteret til en konkret ydelse.

Du kan sammenligne din kommune med andreI CIAS kan du benchmarke din egen kommunes forbrug af specifi kke ydelser eller tilbud i forhold til tilsvarende kommuner via den dynamiske statusrapport.

Du kan få ideer til udviklingVed at sammenholde udviklingen i både egen og andre kommuner får du et evidensbaseret udgangspunkt for nye udviklingsinitiativer i kommunen, f.eks. ændring af bestående eller etablering af nye tilbud.

Du kan afdække nye mønstre i visitationenVed at sammenholde aktuelle data med historiske data kan du hurtigt se, hvis der er sket ændringer i visitationsmønstret eller antallet af borgere indskrevet til at modtage en konkret ydelse. Dette kan den enkelte kom­mune ligeledes gøre via den dynamiske statusrapport.

Vi vil gerne gøre det så let som muligt for kommunerne at indberette til CIAS, siger Erik Vind Frost og Anne-Mie Hansen, der begge er fuldmægtige i Analyse og Data i servicestyrelsen

1.

2.

3.

4.

5.

FFå mere glæde af CIAS

Indberetningen til CIAS er lovgivningsmæssigt en fortsættelse af grundtakstovervågningen, jf. servicelovens § 188 og bekendt-gørelse nr. 162 af 10. marts 2006. Det er kun kommunale myndigheder, der skal indberette til CIAS. CIAS skal modtage indberetninger fra alle kommuner i de sager, hvor myndigheden betaler for borgere i henhold til de omfattede lovparagraffer. Det betyder, at man kvartalsvis får en statistik, vor man kan se antallet af nye borgere/familier, der er visiteret til en ydelse/tilbud – tilgang – og hvor mange borgere eller familier, der på den sidste dag i kvartalet modtog den pågældende ydelse/tilbud - bestand.

De store mængder data kan sammenholdes på kryds og tværs og det giver muligheder for at anvende data aktivt til meget andet end blot at følge udviklingen i brugen af de konkrete tilbud og ydelser.

13

14

[ e r f a r I n g e r f r a h I l l e r ø D k o m m u n e ]

FOm kommunikationscenteret

Kommunikationscentret i Hillerød Kommune er et specialpædagogisk center på tale­, høre­ og synsområdet samt området for kognitive vanskeligheder.

VIFO står for Videns­ og Formidlingsenheden, som er en selvstændig afdeling i Kommunikationscentret. VIFO’s konsulenter har specialiseret viden om og mange års erfaringer med Alternativ og Støttende Kommunikaton i det pædagogiske arbejde.

Maria Lincke Jørgensen, som indgår i artiklen, er ikke længere ansat i kommunikationscentret i Hillerød, hvor underviserteamet i Bosted Systemet i stedet består af Vibe Lund Jensen og Stella Thomsen.

Læs mere om VIFO på www.kc­hil.dk/vifo/

Bosted Systemet letter arbejdsgangen for kommunens botilbud

15

Omtrent et halvt år er gået siden de første botilbud i Hillerød Kommune gik i gang med at bruge det internetbaserede styringssystem Bosted Systemet. Nu er det tid til evaluering. Hvordan er det gået dem? Hvilke muligheder ser personalet i Bosted Systemet? Botilbuddene er endnu ikke ved vejs ende, men alle er enige om én ting: Når systemet ”sidder på rygraden” vil det medvirke til at gøre arbejds­dagen langt mere effektiv.

Hillerød Kommune skal have indført Bosted Systemet i 19 botilbud inden for handi­cap og psykiatri med udgangen af 2008. Bosted Systemet er udarbejdet til at fungere som personalets højre hånd: Et elektronisk planlægnings­ og dokumentationsværktøj, der skal lette arbejdet med at lave handleplaner, medicinjournaler, skrive dagbogsnotater mv.

Stella Thomsen fra Videns­ og formidlings­enheden på Kommunikationscentret er projektkoordinator i Bosted­projektet. Maria Lincke Jørgensen, fra samme afdeling, varetag er procesevalueringerne, som nu er ved at blive gennemført. De første fire botilbud, der havde opstart i november 2007, er blevet evalueret.

Bosted sparer tid­ Alle fire botilbud bruger i dag Bosted Systemet. To af dem er endvidere begyndt at tænke i udvikling og specialløsninger, som er målrettet deres tilbud. Og det, synes jeg, er flot, siger Maria Lincke Jørgensen. ­ Bosted Systemet er en løsning på de problemer, de har oplevet i forhold til registrering. Mange har brugt utrolig lang tid på at lede i forskellige Kina­bøger efter det ene og det andet. I Bosted Systemet har de al data samlet et sted. Og det oplever de som tidsbesparende. Generelt er man også meget begejstret for, at man ikke selv skal tænke i at opbygge systemer, men at der i systemet ligger skabeloner for mange ting. Eksempelvis nævner Maria Lincke Jørgensen skabelonen for handleplanen, fordi handleplaner er vigtige at få nedfældet på skrift for at opfylde kravet om dokumentation.

Informationer mere synligeSelv om systemet har umiddelbare fordele, er det stadig nyt. I en periode vil det kræve en ekstra arbejdsindsats fra personalets side. Her tænkes ikke så meget på den tekniske side af Bosted Systemet, men de pædagogiske refleksioner, som systemet nødvendiggør og udfordringen i at lægge gamle arbejdsvaner om. På den ene side letter indførelsen af et elektronisk styresystem personalets adgang til information. På den anden side betyder det, at de enkelte informationer bliver mere synlige. På sigt vil informationerne i Bosted Systemet kunne gøres tilgængelige for pårørende, som kan få aktindsigt i dele af Bosted Systemet. Det vil stille særlige krav til de informationer, der skrives i Bosted Systemet.

Fokus på det skriftlige Det er ikke længere et spørgsmål om blot at registrere, men også om måden der registreres på. ­ Etikken taler vi meget om, når vi er ude at evaluere. Notaterne skal kunne læses af alle og være i et præcist sprog uden alt for mange farver. Derfor kan det være en god idé at opstille retningslinjer for, hvordan man skriver i systemet, siger Maria Lincke Jørgensen.Hun vurderer, at halvdelen af VIFO’s konsulent­bistand handler om at motivere personalet ved at støtte dem i den gennemgribende proces, der ligger i en omlægning af daglige arbejdspro­cedurer. Den anden halvdel handler om at give personalet tekniske kompetencer til at kunne anvende systemet.

Netværk af superbrugereSom en anerkendelse af, at implementerings­processen ikke bare er ligetil, har VIFO taget initiativ til at etablere et netværk af Bosted­brugere. Botilbuddene får en liste over hinandens mailadresser og opfordres til at mødes hver 2. måned. Hvert tilbud, der deltager i Bosted­projektet, forventes at opstille med én deltager og én suppleant. VIFO arbejder på, at der også kan etableres en e­konference, hvor

netværks deltagerne kan komme med indlæg.Konsulenterne står til rådighed, hvis der er spørgsmål til det tekniske eller til selve implemen teringsprocessen. Men de tager ikke aktivt del i netværket. Meningen er, at netværket skal være selvkørende. Det er tænkt som et uformelt sted, hvor botilbuddene kan få fif til nye måder at bruge Bosted Systemet på.

Sammen om nye anvendelsesmuligheder Erfaringerne fra arbejdet med personalegrup­perne viser, at Bosted Systemet opleves som teknisk nemt at bruge. Og at Bosted Systemet i forvejen rummer mange af de muligheder, der efterspørges. Behovet ligger, ifølge Maria Lincke Jørgensen, et andet sted:­ Det handler måske i højere grad om at vinkle en funktion i Bosted Systemet, så det passer til ens eget sted og de behov, man har. Og det er måske ikke alle, der har fået øje på, hvordan man kan gøre det. Enten fordi de ikke har overskuddet endnu, eller fordi de ikke har været i gang så lang tid.

Netværket skulle gerne medvirke til at kvalificere brugen af Bosted Systemet. Deltagernes synspunkter og erfaringer er også brugbare i forhold til eventuelle forbedringer af systemets funktioner.

Stella Thomsen

Vibe Lund Jensen

[ e r f a r I n g e r f r a h I l l e r ø D k o m m u n e ]

Af Hanna Fritzson, kommunikationsmed-arbejder, Kommunikationscenteret Hillerød Kommune

16

Fest, faglighed, fart og et ministerbesøg var på dagsordenen, da Team Online fejrede 10 års jubilæum for arbejdet med digitalisering af den sociale sektor den 14. August 2008.Vi har samlet et udpluk fra jubilæumsdagens taler, som var: Økonomi­ og erhvervsminister Bendt Bendtsen, direktør Niels Henrik Helms fra Knowledge Lab, souschef Michael Henriksen fra bo­ og aktivitetscentret Lindebjerg og bestyrelsesformand Ib Poulsen fra Socialt Leder Forum.

Bendt Bendtsen: Perspektiver for kvalitets-udvikling gennem offentligt-privat samarbejdeBendt Bendtsen pegede i

sin tale på, at selv om det danske erhvervsliv er presset, så betyder globaliseringen, at hele verden er vores hjemmebane, når man f.eks. be­skæftiger sig med transport og kommunikation:­ Der er mange muligheder og masser af poten­tiale i de nye virksomheder, vi ser i disse år, og regeringen hjælper selvfølgelig også gerne med at få de virksomheder ud over rampen, sagde ministeren og understregede, at netop evnen til at få tingene til at hænge sammen er vigtig, globalt, men også nationalt, hvis vi vil have tankerne fra Kvalitetsreformen ført ud i livet:­ Hvis vi f.eks. finder på bedre arbejdsgange og ny teknologi, så vil det kunne aflaste medar­bejderne og give mere tid til omsorg. Det er helt sikkert den trend, der skal udvikles i de kommende år, og det er de små og mellemstore virksomheder, der vil vækste og vokse. Derfor har I gode muligheder. Jeg er jo en af dem, der har været rundt i det fynske og set, hvad Bosted Systemet kan gøre, sagde økonomi­ og erhvervsministeren og ønskede Team Online tillykke med de første 10 år.

Michael Henriksen: Fra skør idé til nationalt projektMichael Henriksen gav som en af idémændene bag Bosted Systemet sin version

af udviklingen gennem ti år. Tankerne om at kunne håndtere dokumentationen og vidensdele ved hjælp af en computer udsprang af, at han iagttog og undrede sig over pædagogernes færden:­ Det, jeg så, var at pædagogen gik og noterede alt, hvad de så, oplevede og hvad de tænkte og erfarede. Problemet var bare, at de nærmest

gjorde det for sig selv. Der var ingen struktur i det og ingen styring i det. Og ingen mulighed for læring, der var hverken mulighed for at man selv kunne lære eller andre kunne lære af det man fandt ud af – det man udtænkte. Onde tunger sagde, at grunden til at pædagogerne skriver så meget, er, at deres kolleger kan se, at de har været på arbejde. Men hvad de havde lavet var ikke i fokus. Jeg vidste med min interesse for computere, at det kunne være løsningen på de problemstillinger, som jeg så omkring dokumentation og effektmåling – få styr på handleplanerne og indsatsen og synliggørelse af den socialpædagogiske indsats. Det var tanken og idéen – det måtte være muligt. Michael Henriksen fremhævede, at Bosted Systemet er et resultat af en bottom up proces – altså at det er udviklet nedefra og op. ­ Det er udviklet sammen med de medarbejdere, som kender hverdagen på de sociale institu­tioner og travlheden og det pres der er fra alle mulige kanter, forklarede Michael Henriksen.

Niels Henrik Helms: Der skal tre til en tango Niels Henrik Helms disku­terede på underholdende og oplysende vis i sit oplæg,

hvad der sker, når forskeren, teknologileveran­døren og brugeren går sammen, og i stedet for at beskrive samarbejdet som en tango mente han, at det var mere passende at tale om en in­novationspolka. Niels Henrik Helms gav sit bud på, hvorfor det er nødvendigt med et samarbejde mellem virksomheder og videnskab, når de skal arbejde med innovation.­ Når man taler om videns­ og læringsformer i dag handler kompleksitetshåndtering om at skabe samspil baseret på forskelle. Det er nøgleordet, når vi taler om innovation. Hvis man finder ud af, hvordan man kan arbejde sammen på tværs. Hvis vi kan bruge de der forskelle, så kan vi lave dynamisk udvikling – med andre ord innovation. Niels Henrik Helms forklarede, at parterne bliver nødt til at lave tingene sammen for at lave samspil. ­ Det starter med høflighed, hvor parterne indledningsvis hører på hinanden. I næste fase skal man positionere sig over for hinanden, og man afprøver hinanden. Samarbejdet går bl.a. ud på, at man tænker over, hvem man er som virksomhed – som institution – som forskningsinstitution. Og måske redefinerer

det. For at etablere et samarbejde og skabe innovation kræver det en forståelse for de andre og et fælles sprog, sagde Niels Henrik Helms og fortsatte: ­ Her bringer jeg igen Michael Sandal på banen, for han er god til at forstå faserne, at man skal lytte til hinanden og være sikker på sig selv i den forstand, at man kender sig selv og sin intuition. Når man hører Michael og Michael fortælle om udviklingen af Bosted Systemet har vi sat ord på nogle af de ting, de godt vidste i forvejen. Det er tit det som forskning gør. På humoristisk vis forklarede Niels Henrik Helms, at forskningen er gået ind i optikerbranchen – forskningen kan bruges til at sætte nogle optiker på, så man kan se noget tydeligere. I det her tilfælde har vi også selv lært meget. Vi har bl.a. lært noget om vores egen videnskabelighed ved at indgå i dette samarbejde, sagde Niels Henrik Helms.

Ib Poulsen: Social IT har skabt klogere arbejdspladser Ib Poulsen fremhævede bl.a. i sin tale, at digitali­seringen giver den lokale

politiker og det administrative system adgang til en veldokumenteret information om indsats, ef­fekt og ressourceudnyttelse til gavn for borgeren. ­ Hvis og jeg synes, de gør det – pædagogerne tager teknologien til sig, så kan socialfaglige systemer som Bosted bruges som et fagligt svar på de voksende krav om at kunne måle og veje praksis, sagde Ib Poulsen, mens han understregede, at det er vigtigt at lægge vægt på, at social IT ikke er et simpelt afkrydsnings­system eller skemaer, hvor der skal gives karakterer efter en eller anden skala. ­ Det gode system, der er tilpasset den konkrete bruger, kræver beskrivelse med rigtige ord. Det sker inden for nogle rammer, som gør at alle taler det samme sprog. Det kræver selvfølgelig tilvænning, men giver også hurtigt en oplevelse af, at man sammen kan noget og flytter noget.

Team Onlines direktør Michael Sandal benyttede jubilæumsdagen til at offentliggøre virksom­hedens sponsorat af den danske racerkører, Michael Outzen:­ Jeg anser Michael Outzen for at være Danmarks p.t. bedste racerkører, og der er lagt en plan, der skal føre ham i mål som vinder af Le Mans i 2010. Jeg synes, det passer fint med vores ambition om at være i front på alle felter, også internationalt, sagde Michael Sandal.

[ t e m a ]

Team Online:

Vi er klar til 10 år ...

Du vil løbende kunne se filmklip og fotos fra jubilæumsdagen på www.TeamOnline.dk

17

[ t e m a ][Bendt Bendtsen, økonomi- og erhvervsminister]

"Der er ingen tvivl om, at hvis vi finder på nye arbejdsgange og ny teknologi , så vil det kunne aflaste medarbejderne og give mere tid til omsorg. Jeg er jo en af dem, der har været rundt i det fynske og set, hvad Bosted Systemet kan gøre."

[Ib Poulsen, Socialt Leder Forum]

”Jeg oplever, at arbejdet med Social IT og Bosted Systemet åbner for en ny faglig bevidsthed. Risikoen for hovsa-løsninger falder, fordi man får opbygget et systema-tisk blik på den enkelte borger.”

[Michael Henriksen, bo- og aktivitetscentret Lindebjerg]

”Jeg er sikker på, at de næste ti år også bliver lærende, udviklende og til glæde for den sociale sektor i Danmark og Europa.”

[Michael Sandal, Team Online]

”Vi har valgt, at vores 10 års jubilæum skal være en festdag, en dag vi alle vil huske som tiden, hvor vi mødtes med markedet, på samme måde som ællingen mødtes med flok-ken af svaner og så sit sande jeg. Vi synes, det er værd at fejre, at vi i dag kan sige, vi er markedsførende inden for Social IT.”

[Michael Henriksen, bo- og aktivitetscentret Lindebjerg]

”Jeg er sikker på, at de næste ti år også bliver lærende, udviklende og til glæde for den sociale sektor i Danmark og Europa.”

[Niels Henrik Helms, Knowledge Lab]

”Mange taler om brugerdreven innovation, men det er svært at arbejde med i praksis. Én af grundene til, at det er lykkedes for Team Online, skyldes direktøren Michael Sandals evne til at opdyrke, vedligeholde og udvikle innovation.”

... mere med Social IT

18

Lugten af permanent og lyden af brummende føntørrer er det eneste, der umiddelbart forstyrrer stilheden på Randers Tekniske Skole. De fl este elever er på sommerferie, da jeg gæster skolen på en varm sommerdag i Juli. Frisøreleverne er dog ikke alene på skolen, for tæt ved hovedindgangen sidder to karismatiske kvinder Gunnþórunn Arnarsdottir og Turi E. Frederiksen, der har travlt med at forberede efterårets arbejde. De to kvinder udgør tilsammen Hold Fast ­ Uddannelsespsykologisk Rådgivning, der skal sikre, at skolens gange igen vil myldre af både engagerede og glade murerlærlinge og wellness­assistenter. Foruden eleverne på Randers Tekniske Skole rådgiver de også unge, der skal være social­ og sundhedshjælpere og butiksassistenter. Psykologordningen har nemlig til opgave at fastholde eleverne på tre skoler ­ Randers Tekniske Skole, Handelsskolen Minerva og Randers Social­ og Sundhedsskole.

I gang på 15 minutterPsykologteamet er etableret for en 2­årig periode som et led i erhvervsskolernes indsats for at sikre at 95 % af en årgang gennemfører en ungdomsuddannelse. Fra projektets start var psykologerne Gunnþórunn og Turi klar over, at de havde behov for et IT­system, der først og fremmest kunne håndtere deres løbende journalføring. Gunnþórunn forklarer, at de i løbet af en arbejdsuge tilbyder rådgivning tre forskellige steder i Randers, og derfor er et internetbaseret system som Bosted helt es­

sentielt. Det var takket være tidligere kollegers anbefalinger, at psykologerne blev opmærk­somme på Bosted Systemet. Da beslutningen først var truffet og systemet implementeret i marts 2008, var de i gang med at bruge systemet, og de fortryder ikke valget.– Et kvarter var præcis den tid, det tog at oprette første klient i systemet, siger Gunnþórunn og uddyber, at Bosted Systemets vigtigste funktion for dem er håndteringen af journalnotater. Funktionaliteter som statistik og hold¬tilmelding har senere vist sig at være en bonus, vi har haft stor glæde af, forklarer Gunnþórunn.

Et fl eksibelt systemMuligheden for at kunne trække statistisk data er et særdeles vigtigt redskab, når psykologerne skal undersøge og dokumentere rådgivningens effekt. For Gunnþórunn og Turi er projektets tidsramme ikke en stressfaktor, tværtimod ser de mulighederne i at være tilknyttet et projekt, der ligesom skolerne er i konstant udvikling. På det punkt har Bosted Systemet vist sig at være det rigtige IT­værktøj.

– Bosted Systemets fl eksibilitet giver os mulighed for at tilpasse systemet i takt med at behovet for rådgivning ændres, når omgivel­serne forandrer sig, forklarer Turi og uddyber:– Ved at trække statistik på eleverne har vi konstant en føling med hvilke ydelser, der er behov for, og når vi ændrer i ydelser og indskrivningsårsager, kan ændringerne hurtigt

tilpasses i Bosted Systemet. Gunnþórunn og Turi er enige om, at de i løbet af efteråret skal lære at udnytte Bosted Systemets statistik­funktion bedre, så de i endnu højere grad kan specifi cere de unges behov. Gunnþórunn er derfor sikker på, at hun til den tid vil hænge i røret til Team Onlines support mindst et par gange. Hun vedkender sig med et smil, at Turi er mere ordensmenneske end hende selv, og derfor har haft til opgave at kategorisere og organisere rådgivningens ydelser i systemet indtil videre. Gunnþórunn tilføjer samtidig, hvor glade de er for samarbejdet med Team Onlines konsulenter. – Vi er utroligt glade for den service og hjælp­somhed, vi har mødt hos de medarbejdere, vi har haft kontakt med ­ både til opstartskurset, og når vi sidenhen har kontaktet supportcentret. Det, vi har været mest glade for, er den service Team Online har ydet, som både er kompetent og hurtig, og endelig at systemet er fl eksibelt, understreger Gunnþórunn.

Om Hold fast - Uddannelsespsykologisk rådgivning”Hold fast” er et nyoprettet psykologteam på erhvervsungdomsud­dannelserne på Randers Tekniske Skole, Handelsskolen Minerva og Randers Social­ og Sundhedsskole.Psykologteamet har til opgave at støtte elever på uddannelserne i at opnå og fastholde forudsætninger for at gennemføre deres ungdomsuddannelse. De tilbyder indivi­duel rådgivning og gruppebaserede ydelser som f.eks. omhandler eksamensangst.

Psykologerne tilbyder individuelle samtaleforløb, op til ti samtaler, ud fra en kognitiv tilgang efter konceptet hjælp til selvhjælp. Psykologteamet har desuden til opgave at forebygge ekskluderende mekanismer i skolernes praksis og kvalifi cere lærernes forudsætninger for at forbedre trivslen hos eleverne, derfor yder psykologerne desuden supervision og underviser lærere og mentorer på de tre skoler.

Læs mere på www.holdfast.nu

[ UDDANNELSESPSYKOLOGISK RÅDGIVNING ]

Psykologteamet Hold Fast:

Vores ydelser skal skiftende behov

matche elevernes

Turi E. Frederiksen & Gunnþórunn Arnarsdottir

19

Bosted Systemet til praktiserende psykologerGunnþórunn og Turi er de første psykologer, der bruger Bosted Systemet, men selvom systemet ikke er skræddersyet til deres faggruppe, imødekommer systemet alligevel psykologers behov for dokumentation og journalføring.– Jeg kan egentlig ikke se noget, der skulle forhindre andre psykologer i at bruge systemet, siger Gunnþórunn og forklarer, at de som psykologer er forpligtet til at føre journal­notater efter hver samtale.På en god dag registrerer psykologerne på computeren efter hver samtale, men Gunnþórunn indrømmer, at de i travle perioder kan komme lidt bagefter med at taste oplysningerne fra samtalerne ind og forsikrer samtidig, at de aldrig kommer bagud med opfølgningen over for eleverne.Det, der dokumenteres er typisk samtalens hovedtemaer, og de aftaler de har indgået med eleven. Det kan f.eks. være konkrete opgaver eleven får, som der skal følges op på til den næste samtale.– Bosted Systemet giver overblik og konsoli­derer indtrykkene fra samtalerne, så vi husker alt, hvad der er relevant. Der kan nemlig gå et stykke tid, før vi ser eleverne til næste sam­tale, forklarer Turi. Psykologerne omtaler den første samtale som den visiterende samtale, hvor centrale forhold som familie, barndom og skoleforløb noteres og forventningerne afstem­mes. Det omfattende notatapparat fra den indledende samtale sikrer, at psykologerne kan danne sig et fuldkomment billede af eleven ved senere samtaler. – Bosted Systemet hjælper os med at holde styr på relevante navne fra elevens verden, og giver besked, når eleven har fødselsdag, tilføjer Gunnþórunn med et stort smil.

Værdifuld viden opsamlesPsykologerne skelner i Bosted systemet mellem visiterende samtaler og individuelle samtaleforløb, når de registrerer deres arbejde. Det giver dem mulighed for at trække statistik på de elever, som kun møder op til den visite­rende samtale. Som regel bliver elever henvist af studievejleder eller mentor, men der vil af forskellige grunde alligevel være nogle, som ikke møder op til den visiterende samtale. Det kan være at tilbuddet ikke længere er aktuelt, at de har fået et andet tilbud, eller at de har ombestemt sig. Det statistiske materiale giver psykologerne mulighed for at undersøge om, der er fællestræk, og om der kunne være andre ydelser, som kunne afhjælpe det problem, der har afstedkommet henvisningen. Det sparer samtidig psykologerne for den arbejdsbyrde, det er at afholde visiterende samtaler, der ikke munder ud i et egentligt forløb.

Klogere på elevernes handlemønstrePsykologteamet benytter især sms til at komme i kontakt med de unge, og denne viden registreres og opsamles i Bosted Systemet. Gunnþórunn og Turi er dog enige om, at de kunne spare nogle arbejdstimer, hvis opsamlingen skete automatisk og ikke som nu, hvor de indtaster hver enkelt sms, de sender og modtager i journalnotaterne.Gunnþórunn og Turi er dog påpasselige med at bruge sms til påmindelser, for de vil ikke fratage

eleverne ansvaret for en aftale. – Det kræver en ekstra forpligtelse, at de kommer af sig selv, og det er netop hjælp til selvhjælp, som er psykologordningens koncept, siger Turi. De gør meget ud af, at ordningen er frivillig og lægger vægt på at være let tilgængelige over for målgruppen ved at være fysisk til stede på skolerne.Psykologordningens konstruktion giver dem mulighed for at sætte ind andre steder end hos eleven selv.– Det kan være, at problemet ligger i skolernes praksis eller i lærernes forudsætninger, og i den forbindelse er det nærliggende, at vi fungerer som skolernes sparringspartner og ikke som en isoleret instans uden for skolernes rækkevidde, siger Gunnþórunn. Gunnþórunn og Turi bruger derfor Bosted Systemet til at blive klogere på de unge og deres handlemønstre. De kan indtil videre konkludere, at der er et fl ertal af piger blandt dem, der bliver henvist til rådgivningen. Psykologerne er derfor fastbeslut­tet på at få viden om drengene, så de på sigt også kan udvikle ydelser målrettet drengenes behov.– Nu er den psykologiske rådgivning forholdsvis ny, men i løbet af den 2­årige periode vil der helt klart være behov for erfaringsopsamling, og til det formål kan Bosted Systemet også være et godt hjælpemiddel, fastslår Gunnþórunn.

[ UDDANNELSESPSYKOLOGISK RÅDGIVNING ]

Psykologteamet Hold Fast:

Vores ydelser skal skiftende behov

matche elevernes

ULF – forening for udviklingshæmmede:

Digitale blanketter skaber ulighedEn undersøgelse foretaget af Sensus ApS for Center for Ligebehandling af Handicappede viser, at hele 60 % af de testede blanketter ikke kan anvendes med kompenserende teknologi. Det betyder, at mange borgere med funkti­onsnedsættelse ikke kan benytte sig af offentlige elektroniske blanketter. Hos Udviklingshæmmedes LandsForbund, ULF, skaber det frygt for, at mange af deres medlemmer f.eks. fremover aldrig mere vil få deres selvangivelse at se. Foreningens formand Lisbeth Jensen mener derfor, at samfundet må gøre en større indsats for at tænke de udviklingshæmmedes rettigheder ind i arbejdet med digitalisering:­ Vi har ikke noget imod digitalisering, hvis bare man laver systemerne, så vi kan være med; tilgængeligheden skal være tænkt ind i løsningerne fra starten, mener Lisbet Jensen og peger på, at IT i højere grad bør tænkes ind i pædagoguddannel­serne, så pædagogerne er klædt til at hjælpe brugerne lige som man på bostederne og andre sociale tilbud bør have computere, der står til rådighed for beboerne.

Læs mere om ULF på http://ulfweb.googlepages.com/home

Socialt Leder Forum: Mellemlederkonference den 9. -10. oktober ”fra institutionsliv til serviceliv”

Konferencen tager i år afsæt i et jubilæum: Det er nu 10 år siden, vi med serviceloven afskaffede institutionsbegrebet i Danmark, hvor tilbud og service blev adskilt. Dette slår først for alvor igennem nu med ændrede krav og forventninger fra brugere og medarbejdere. Der er et øget fokus på de individuelle løsninger og på udgangspunktet for det socialpædagogiske arbejde. De nære relationer drukner i dokumentation, hvor socialpædagogikken mere og mere har karakter af at være en servicefunktion.Samtidig bliver tilbuddene i daglig tale i stigende grad omtalt som institutioner, så kan man med rette sige at institutionsbegrebet er afskaffet? Konferencen sætter fokus på mellemlederens rolle i denne udvikling.

KL’s Misbrugskonference den 29. september 2008 på Hotel Nyborg StrandEt af fokusområderne på dette års Misbrugskonference er dokumentation ­ v/professor, ph.d. Ole Steen Kristensen, Psykologisk Institut, Aarhus Universitet­ man fokuserer denne gang på en række af de aktuelle problemstillinger, som optager kommunerne i arbejdet med misbrugsområdet.En af udfordringerne som optager kommunerne, er det stadigt stigende krav om dokumentation. Der er i løbet af det sidste årti dukket nye krav op. I hverdagen skal der leveres dokumentation, dels for at overvåge den sociale indsats og dels for at udvikle indsatsen. Udvikling har altid fundet sted, så hvad er pointen med at dokumentere midt i en travl hverdag? Hvordan kan man undgå, at enkle målinger tager overhånd og overskygger den komplekse indsats? Hvad kan dokumentation i det hele taget bruges til?

KL’s handicap og Psykiatrikonference afholdes den 17. november 2008.

29.September

9.-10.Oktober