social security: 702005

8/14/2019 Social Security: 702005

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O f f ic e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r i t y I n s p e c t o r G e n e r a l

R e v ie w o f t h e S o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n ’ e c t e d F a c il s M o n i t o r i n g o f S e l i t ie sM a n a g e m e n t P ro je c t s

T h e a t t a c h e d f i n a l r e p o r t p r e s e n t s t h e r e s u t s o f o u r r e v i e w e n t i t l e d , “ R e v ie w o ft h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t ra t io n ’ e c t e d F a c ils M o n it o r i n g o f S e l i t ie s M a n a g e m e n tP ro j e c t s ” ( A - 1 3 - 9 7 - 0 2 0 0 5 ) . T h e o b j e c t iv e o f o u r r e v i e w w a s t o re s p o n d t oq u e s t io n s r a is e d in a l e t t e r f r o m C o n g r e s s m a n R o b e r t L . Eh r ic h , J r . c o n c e r n i n gc o s t o v e r ru n s f o r t w o c o n s t r u c t i o n p r o je c t s a t t h e So c ia l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io na n d t h e m a in t e n a n c e a n d r e p l a c e m e n t o f K a t h a b a r d e h u m id i f y in g e q u i p m e n t .

Y o u m a y w i s h t o c o m m e n t o n a n y f u r t h e r a c t io n t a k e n o r c o n t e m p l a t e d o n o u rr e c o m m e n d a t io n s . I f y o u c h o o s e t o o f f e r c o m m e n t s , p l e a s e p r o v i d e t h e m w i t h i n6 0 d a y s . I f y o u w is h t o d is c u s s t h e f in a l r e p o r t , p le a s e c a l l m e o r h a v e y o u r s t a f f

c o n t a c t P a m e la J . G a rd i n e r , A ss i s t a n t I n s p e c t o r G e n e r a l f o r A u d i t , a t( 4 1 0 ) 9 6 5 - 9 7 0 0 .

A t t a c h m e n t

c c : O I G / E S R e a d i n g F i l eS u b j e c t F ileS S A / O I G / O A / C M A R K O W IT Z / c lh / 1 1 - 2 0 - 9 7R e p o r t F i l e

D a v i d C . W i ia m s

9 7 - 0 2 0 0 5 . F N L



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E X E C U T I V E S U M M A R Y O B J E C T I V E S

T h e f ir s t o b je c t i v e o f t h i s e v a l u a t io n w a s t o d e t e r m in e r e a s o n s f o r c o s t o v e r ru n sc o n n e c t e d w i t h t w o c o n s t ru c t io n p r o je c t s f o r w h ic h t h e S o c ia l S e c u r i t yA d m in i s t r a t i o n ( S S A ) c o n t r a c t e d - -o n e a t S S A H e a d q u a r t e r s inW o o d l a n d , a n d t h e o t h e r a t t h e M e t ro W e s t C o m p la w n , M a r y l e x inB a t im o r e , M a r y l a n d . T h e s ec o n d o b j e c t i v e w a s t o re v i e w t h e m a i n t e n a n c e o f t h eK a t h a b a r e q u ip m e n t t h a t d e h u m i d i f ie s t h e a i r f o r t h e M e t ro W e s t C o m p le x . 1

B A C K G R O U N D

W e in i t ia t e d a re v i e w b a s e d o n a le t t e r f r o m C o n g r es s m a n R o b e r t L . Eh r ic h , J r .c o n c e r n in g c o s t o v e r r u n s o f t w o c o n s t r u c t i o n p r o je c t s a n d t h e m a in t e n a n c e o fe q u ip m e n t t h a t d e h u m i d i f ie s t h e a i r f o r t h e M e t ro W e s t C o m p le x inB a t im o r e , M a r y l y , t h e C o n g r e s s m a n a s k e d a b o u t t h e r e c e n t la n d . S p e c if i c a l l yc o n s t r u c t e d A n n u a l W a g e R e p o r t ( A W R ) c o m p u t e r r o o m t h a t re q u i r es m a jo rm o d i f ic a t i o n s d u e t o d e f ic i e n c i es in t h e o r ig i n a l w o r k m a n s h i p . H e a ls o a s k e d h o w

d c o s t S S A t o r e p a i r t h is r o o m . T h i s c o m p u t e r r o o m i s lm u c h i t w o u l o c a t e d a tS S A ’ e x in B a t im o r e , M a r y ls M e t ro W e s t C o m p l a n d . T h e s e c o n d c o n s t ru c t i o np r o je c t in v o l o c a t e d a t S S A H e a d q u a r t e r s inv e s r e n o v a t io n s o f a f i t n e s s c e n t e r l

W o o d l a n d . C o n g r es s m a n E h r ic h w a s c o n c e rn e d t h a t t h e c o n t r a c t o ra w n , M a r y lm a y h a v e b e e n o v e r p a id a n d w h e t h e r t h e c o n t r a c t o r c o o r d in a t e d w i t h S S A ’ se n g in e e r s d u r in g t h e c o u r s e o f t h e w o r k . T h e C o n g r es s m a n a l s o r e q u e s t e din f o r m a t io n a b o u t a d e h u m id i f y in g s y s t e m , c a l le d a K a t h a b a r . H e a s k e d i f i t i sb e in g r e p l y ; a n d i f s o , w h a t t h ea c e d b e c a u s e i t h a s n e v e r b e e n m a in t a in e d p r o p e r lc o s t w o u l a c e i t .d b e t o r e p l

W e e x a m in e d c o n t ra c t s , c o n s t r u c t io n a n d m a in t e n a n c e d o c u m e n t s , c o r re s p o n d e n c e , m e m o s , a n d o t h e r a v a i a b l a t e d t o t h e c o m p u t e r r o o me re c o rd s re la n d f i t n e s s c e n t e r . W e in t e rv ie w e d p r iv a t e e n g in e e r in g c o n s u t a n t s a n d S S A

1 A K a t h a b a r s y s t e m i s a d e s ic c a n t d e h u m i d if ic a t i o n s y s t e m t h a t c h e m ic a l ly d e h u m i d if i es u s i n g ai t h i u m c h l u t i o n a s t h e d e s ic c a n t . I t c o o ll o r id e s o l s a n d d eh u m i d if ie s a ll o f t h e o u t d o o r a i r b r o ug h t in

t h r o u g h t h e v e n t i l d in g . I f o u t d o o r a i r i s n o t c o n d it io n e da t io n s y s t e m f o r t h e M e t ro W e s t b u ilp r o p e r l d in g c o l ly b y t h e K a t h a b a r u n i t , t h e a ir d i s t r i b u t e d t h r o u g h o u t t h e b u i l e c t s a d d i t io n a l m o i s t u rein c e i l i n g d u c t s . T h e p r e s e n c e o f e x c e s s m o i s t u r e h a s b e e n i d en t i f i e d b y e x p e r t s a s a s o u r c e f o rm ic r o b i a l g r o w t h s ; a n d t h i s p r e s e n c e , i n s o m e in s t a n c e s , h a s b e e n i n k e d t o c o n s i d e r a b l e h e a t hh a z a r d s .

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m e c h a n ic a l e c t r ic a l d in g, e l , a r c h it e c t u r al a n d s t ru c t u r a l e n g in e e rs , a n d S S A b u i lc o n t ra c t m a in t en a n c e p e rs o n n e l W e a l. s o r e v i e w e d a c o p y o f t h e O c t o b e r 1 9 9 6r e p o r t p r e p a re d b y a n o u t s i d e e n g i n e e r in g a n d a r c h i t e c t u r a l f i r m h i r e d b y S S A t om a k e r e c o m m e n d a t i o n s f o r r e c o n s t r u c t io n o f t h e c o m p u t e r r o o m . In a d d it io n , w ec o n d u c t e d a n o n - s it e in s p e c t i o n o f t h e c o m p u t e r r o o m a n d K a t h a b a r lo c a t i o n s

w i t h i n t h e S S A M e t r o W e s t b u i ld i n g .

R ES U L T S O F R EV IE W

W e f o u n d s e v e r al c o n d it io n s l e a d in g t o c o n s t ru c t io n c o s t o v e r r u n s o f t h e A W Rc o m p u t e r r o o m w h ic h w e re c a u s e d b y n o t f o l lo w in g f o r m a l p r o c e d u r e s t od o c u m e n t c o n t ra c t d e f ic i e n c ie s a n d m o n i t o r c o n t ra c t p e rf o r m a n c e . T h e G e n e r alS e rv ic e s A d m in i s t r a t io n ( G S A ) d i d n o t t a k e a c t io n t o e n s u r e c o n t r a c t o r c o m p l ia n c ed u r in g c o n s t r u c t i o n a n d le g a l d i sp u t e s e x t e n d e d f in a l a c c e p t a n c e o f t h e c o n t r a c t ,e a v i n g d e f ic i e n c i es u n r e s o l e m s w i t h t h e f i t n e s s c e n t e r ' s c o n s t r u c t i o nv e d . P r o b l

s o in v o l y , la l v e d i n a d e q u a t e m o n i t o r in g o f t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t . F in a l l a c k o ft r a in in g a n d f a il e m e n t a n im p r o v e m e n t p lu r e t o im p l a n c a u s e d i n e f f e c t iv em a in t e n a n c e o f t h e K a t h a b a r s y s t e m a n d t h e n e e d f o r i t s p r e m a t u r e r e p la c e m e n t .

C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M E N D A T I O N S

A W R C o m p u t e r R o o m a n d F i t n e s s C e n t e r

• F o l l s a n d p r o c e d u r e s t h a t r e q u i re d o c u m e n t a t io n o f c o n s t r u c t i o no w c o n t r o ld e f i c ie n c ie s s o t h a t S S A c a n h o d t h e c o n t ra c t o r r e s p o n s ib l e f o r c o r r e c t i n gc o n s t ru c t i o n d e f i c i e n c i es b e f o r e p a y m e n t .

• F o l lo w c o n t r a c t re q u i re m e n t s a n d in c u d e D iv i s io n o f A r c h i t e c t u r e a n dE n g i n e e r i n g S e rv ic e s (D A E S ) s t a f f in o n g o in g m o n i t o r in g o f t h e c o n s t r u c t i o np r o c e s s b e f o r e c h a n g e o r d e r s a r e a p p r o v e d .

• F o l lo w p r o c e d u r e s t h a t r e q u i r e t h e C o n t ra c t i n g O f f ic e r (C O ) t o t a k e c o r r e c t i v ea c t io n o n c o n s t r u c t i o n d e f ic i e n c ie s w h e n f i r s t re p o r t e d .

• C o o r d in a t e le g a l m a t t e r s w i t h G S A r e g a r d in g t h e e x p e n d i t u r e o f A g e n c y f u n d sd u e t o c o n t ra c t n o n c o m p l u r e t o e x e r c is e p e n a t y p r o v i s io n s .ia n c e a n d f a i l

K a t h a b a r S y s t e m

• E n s u r e t h a t t h e K a t h a b a r sy s t e m i s p r o p e r ly t e s t e d a n d m a in t a i n e d .

• P ro p e r l y i n s t a l ly t r a in m a in t e n a n c e a n d e n g in e e r in g p e r s o n n e l o n t h e n e w l e dK a t h a b a r s y s t e m .

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• Im p l e d f o r in t h e 1 9 9 5 - 1 9 9 6 K a t h a b a re m e n t t h e e n h a n c e d i n s p e c t io n s c a l lw o r k p l a n r e c o m m e n d e d b y t h e o u t s i d e c o n s u t a n t f ir m .

A G EN C Y C O M M E N T S

S S A h a d a n u m b e r o f g e n e r a l c o m m e n t s in i t s r e s p o n s e t o t h e O f f i c e o f t h eI n s p e c t o r G e n e r a l ( O I G ). S S A d i d n o t a g r e e w i t h t h e r e p o r t f i n d in g s t h a t a d d i t io n a l c o s t s f o r t h e c o n s t ru c t i o n p r o j e c t s w e r e c a u s e d b y i n e f f e c t i v e m o n i t o r i n g o f c o n t r a c t s o r t h a t t h e K a t h a b a r sy s t e m w a s in e f f e c t i v e l y m a i n t a in e d . I n a d d i t i o n ,S S A e x p r e s s e d c o n c e r n t h a t p e rt i n e n t i n f o r m a t i o n w a s n o t in c u d e d i n t h ep r e lim in a r y v e r s io n o f t h e r e p o r t , a p p r o p r ia t e s t a f f h a d n o t b e e n in t e rv ie w e d , a n d

k e d w i t h s o m e i n d i v i d u a lt h e a u d i t o r s t a l s n o t o n t h e p r o je c t t e a m s w h o w e r e n o tf a m i ia r w i t h t h e c o n t ra c t sp e c i f ic a t io n s . S e e A p p e n d i x A f o r t h e f u l l t e x t o f t h eA g e n c y ’ s c o m m e n t s .

O I G R ES P O N S E

T h e c o n s t r u c t i o n d e f ic i e n c i es w e re p o r t e d c o n c e r n in g t h e A W R c o m p u t e r ro o mw e r e a ls o id e n t i f ie d a n d d o c u m e n t e d in a re p o rt t h a t S S A r e q u e s t e d f r o m a p r iv a t ec o n t ra c t o r . C o n s t ru c t i o n d e f i c i e n c i e s in t h e f i t n e s s c e n t e r w e r e a ls o i d e n t i f i e d in ar e p o r t p r e p a r e d b y S S A ’ s p r o je c t o f f i c e r a n d a r c h i t e c t u r a l a n d e n g in e e r in g s t a f f .O u r re v i e w o f S S A p r o je c t f i le s a n d o t h e r e v i d e n c e in d ic a t e d t h a t w r it t e n g u i d a n c ea n d p r o c e d u r e s r e q u i r in g m o n i t o r i n g a n d t e a m i n s p e c t io n s w e r e n o t f o l lo w e d t oe n s u r e a d h e r e n c e t o c o n t r a c t re q u i re m e n t s . W e r e v ie w e d a l l d o c u m e n t a t io n

s u p p l i e d t o u s b y S S A a n d c o n d u c t e d in t e rv ie w s w i t h s t a f f i d e n t if ie d b y S S A ,u d in g t h o s e w h o m w e b e l e d g e n e e d e d t oin c l i e v e d p o s s e s s e d t h e f i r s t - h a n d k n o w l

t e c h n ic a l l y a s s e s s b o t h r e n o v a t io n p r o je c t s .

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T A B L E O F C O N T E N T S P a g e

E X E C U T IV E S U M M A R Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i I N T R O D U C T I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 R E S U L T S O F R E V I EW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

A W R C O M P U T ER RO O M C O N T R A C T C L O S E D W IT H O U T D E F I C I EN C I E S B E IN G C O R R EC T E D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 • W r it t e n P r o c e d u r e s t o D o c u m e n t C o n t ra c t D e f ic i e n c ie s a n d

M o n i t o r C o n t r a c t o r P e rf o r m a n c e E x i s t e d b u t W e r e N o t F o ll o w e d . . . . 5

• S S A a n d G S A D id N o t T ak e A c t i o n t o En s u r e C o n t r a c t o r C o m p l ia n c e d u r in g C o n s t ru c t i o n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

• S S A H i re d A n o t h e r A r c h i t e c t u r a l F ir m t o A s se s s t h e D e f ic i e n c i es . . . . 7 C O N T R A C T R EQ U IR E M E N T S W ER E N O T F O L L O W ED IN O V E R S E EIN G T H E F I T N E S S C E N T E R P R O J E C T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 • C o n t r a c t o r P r iv y t o O f f ic e o f A c q u i s it io n a n d G r a n t s a n d D A E S D i s a g r e e m e n t s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 S S A ’ S M A N A G E M EN T O V E R S IG H T O F K A T H A B A R S Y S T EM IN EF F EC T I V E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 • P ro p e r M a in t e n a n c e P r o c e d u r e s N o t I m p l e m e n t e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1

• F a il a c e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2in g N o r t h K a t h a b a r R ep l C O N C L U S I O N S A N D R E C O M M E N D A T I O N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 A P P E N D I C E S A P P EN D IX A - S S A C o m m e n t s t o t h e D r a f t Re p o r tA P PEN D I X B - M a jo r C o n t r i b u t o r s t o T h i s R e p o r tA P P EN D IX C - S S A O r g a n iza t io n a l C h a r t



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I N T R O D U C T I O N O B J E C T I V E S

T h e f ir s t o b je c t i v e o f t h i s e v a l u a t io n w a s t o d e t e r m in e r e a s o n s f o r c o s t o v e r ru n sc o n n e c t e d w i t h t w o c o n s t ru c t i o n p r o je c t s f o r w h ic h S S A c o n t r a c t e d - - o n e a t S S AH e a d q u a r t e r s i n W o o d l a n d , a n d t h e o t h e r a t t h e M e t ro W e s t C o m p la w n , M a r y l e xin B a t im o r e , M a r y la n d . T h e s e c o n d o b j e c t i v e w a s t o re v i e w t h e m a i n t e n a n c e o ft h e K a t h a b a r e q u ip m e n t t h a t d e h u m i d i f ie s t h e a i r f o r t h e M e t ro W e s t C o m p le x .

B A C K G R O U N D

W e in i t ia t e d a re v i e w b a s e d o n a le t t e r f r o m C o n g r es s m a n R o b e r t L . Eh r ic h , J r .c o n c e r n in g c o s t o v e r r u n s o f t w o c o n s t r u c t i o n p r o je c t s a n d t h e m a in t e n a n c e o fe q u ip m e n t t h a t d e h u m i d i f ie s t h e a i r f o r t h e M e t ro W e s t C o m p le x inB a t im o r e , M a r y l y , t h e C o n g r e s s m a n a s k e d a b o u t a r e c e n t la n d . S p e c if i c a l l yc o n s t ru c t e d c o m p u t e r r o o m t h a t r e q u i re s m a j o r m o d i f ic a t io n s t o re p a i r d e f i c ie n c ie sin t h e o r ig in a l w o r k m a n s h i p . H e a l d c o s t S S A t o r e p a irs o a sk e d h o w m u c h i t w o u lt h i s r o o m a n d w h y t h e c o n t ra c t o r w a s p a id i f t h e c o n s t ru c t i o n w a s d e f ic i e n t . T h i sc o m p u t e r r o o m is l s M e t ro W e s t C o m p l a n d .o c a t e d a t S S A ’ e x in B a t im o r e , M a r y lT h e s e c o n d c o n s t ru c t io n p r o je c t in v o l o c a t e d a tv e s r e n o v a t io n s o f a f i t n e s s c e n t e r l

a w n , M a r y lS S A H e a d q u a r t e r s in W o o d l a n d . M r . E h r ic h a s k e d i f c o s t o v e r r u n sa c k o f m a n a g e m e n t o v e r s i g h t . T h e C o n g r es s m a n a lw e r e d u e t o l s o r e q u e s t ed

in f o r m a t io n a b o u t a d e h u m id i f y in g s y s t e m , c a l le d a K a t h a b a r . H e a s k e d i f i t i sb e in g r e p l y ; a n d i f s o , w h a t t h ea c e d b e c a u s e i t h a s n e v e r b e e n m a in t a in e d p r o p e r lc o s t i s t o r e p l a c e i t .

M u t ip l v e d i n C o n s t ru c t i o n M a n a g e m e n t a n d O v e r s ig h te C o m p o n e n t s I n v o l

R e s p o n s ib i l s u n d e r t h e a u t h o r i t yi t y f o r c o n s t ru c t i o n m a n a g e m e n t a n d o v e r s ig h t f a l lo f t h r e e S S A c o m p o n e n t s w i t h i n t h e O f f ic e o f t h e D e p u t y C o m m is s io n e r f o r

i t ie s M a n a g e m e n t sF in a n c e , A s ses sm e n t a n d M a n a g e m e n t . T h e O f f ic e o f F a c il ’

( O F M ) O f f ic e o f R e a t y M a n a g e m e n t ( O R M ) d i r e c t s S S A ’ s n a t io n a l r e a t y p r o g r am .U n d e r O R M , t h e D i v is io n o f P ro j e c t M a n a g e m e n t ( D P M ) h a s t h e o v e r a l lr e s p o n s ib i li t y f o r a s s ig n i n g a P ro j e c t O f f i c e r ( PO ) t o e n s u r e a d e q u a c y o fc o n s t r u c t i o n d e s ig n s a n d c o o r d in a t i o n d u r in g b o t h t h e d e s ig n a n d c o n s t r u c t io np h a s e s . T h e s e r es p o n s ib i l i t ie s in c u d e d a y - t o - d a y c o n s t ru c t i o n m a n a g e m e n t ,in s p e c t io n s , a n d c e r t i f ic a t io n o f in v o i c e s . T h e O f f i c e o f O u t l d in g sy in g B u i l

1



l

l

l

l

l

l

M a n a g e m e n t p r o v id e s b u i l e d s t a f f a v a i a b ld i n g m a i n t e n a n c e a n d h a s s k i l l e t o a s s i s tin c o n s t r u c t io n o v e r s ig h t .E x t e r n a l t o S S A , t h e a c t u a l c o n t ra c t is a d m in i s t e r ed b y G S A . A C O a n d aC o n t ra c t i n g O f f i c e r ’ s T e c h n ic a l R e p r e s e n t a t i v e ( C O T R) a r e a s s ig n e d t o t h e

s C O i s t h e o n lc o n t ra c t e d p r o je c t . G S A ’ y p e r s o n w i t h a u t h o r it y t o g i v e d i r e c t io n

t o t h e c o n t ra c t o r . G S A ’ s C O T R , a s s is t e d b y h i s / h e r o w n t e a m o f i n s p e c t o r s , isr es p o n s i b l e t e d o n t im e , c o n s t r u c t i o n ise f o r e n s u r i n g t h a t d e s ig n s ar e c o m p lm a n a g e d , in s p e c t i o n s a r e m a d e , a n d i n v o i c e s a r e c e rt i f ie d .

O R M W r it t e n R e v ie w P ro c e d u r e s

O R M h a s w r it t e n re v i e w p r o c e d u r e s t o b e u s e d b y D P M . G u i d a n c e is g i v e n s ot e a m m e m b e r s w i l l u n d e r s t a n d t h e i r r o le s a s m e m b e r s o f a p ro j e c t r e v i e w t e a m .D u r in g d e s ig n a n d c o n s t r u c t io n p h a s e s , t h e D P M p r o je c t m a n a g e r i s o f f i c i a l l yd e s i g n a t e d a s t h e PO . T h e PO a c t s o n b e h a f o f t h e A g e n c y a n d is t o f u l l y

s C O a n d C O T R t o r es o lc o o p e r at e w i t h G S A ’ v e a n y i s s u e s w i t h e n g in e e r i n g a n dc o n s t r u c t i o n c o n t ra c t o r s . T e a m m e m b e r s o r c om p o n e n t s t a f f m e m b e r s c a n n o tc o n t a c t t h e c o n t r a c t o r w i t h o u t t h e P O ’ e d g e a n d a p p r o v a ls k n o w l .

C o n s t ru c t io n o f t h e A W R C o m p u t e r R o o m

I n A p r il 1 9 9 3 , a c o n t ra c t w a s a w a r d e d b y G S A , i n c o n s u t a t io n w i t h S S A , f o r af a s t - t r a c k p r o je c t t o c o n s t r u c t a c o m p u t e r ro o m t o h o u s e t h e A W R o p e r a t io n . T h i sc o n s t r u c t i o n w a s r e q u i r e d t o im p l a n s t o p e r m a n e n t le m e n t A g e n c y p l y m o v e t h eA W R o p e r a t i o n f ro m t h e N a t i o n a l C o m p u t e r C e n t e r b u i ld i n g i nW o o d l a n d , t o t h e M e t ro W e s t b u i l a n d . I t w a sa w n , M a r y l d in g i n B a t im o r e , M a r y l

im p e r a t iv e t o c o m p l e t e c o n s t r u c t i o n p r io r t o t h e e n d o f t h e 1 9 9 3 t a x y e a r in o r d e rt o p r e c u d e p r o c e s s in g t h e A W R o p e r a t io n i n t w o lo c a t i o n s . T h i s d a t a o p e r at io n

i t y o c c u p i es a p p r o x im a t e lf a c i l y 1 1 , 0 0 0 s q u a re f e e t . T h e c o m p u t e r r o o m c o n s i s t so f t h re e d a t a s t o r a g e r o o m s a n d t w o c o m p u t e r r o o m w o r k a r e a s . T h e c o n t r a c tw a s in i t ia l l y a w a r d e d f o r $ 4 5 1 , 0 0 0 ; b u t , d u e t o c o n t r a c t m o d i f ic a t i o n s , t h e f in a lc o s t t o t a le d $ 5 6 8 , 0 0 4 .

D u r in g t h e p la n n i n g a n d c o n s t r u c t io n o f t h e c o m p u t e r ro o m , a n S S A P O w a se x p e c t e d t o p r o v i d e o v e r s ig h t , a s w e l l a s r e p o r t t o G S A ’ s C O T R .2 E f f e c t i v e a n dt im e l .y c o m m u n ic a t i o n b e t w e e n t h e P O a n d C O T R is es s e n t ia l I f t h e P O b e c o m e s

a w a r e o f a n y d e v ia t i o n s f ro m c o n t r a c t o b je c t iv e s , t h e s e d e v ia t i o n s m u s t b e

2 S S A g u i d e i n e s r e q u i r e D P M ’ s P O t o f u n c t i o n a s t h e “ e y e s a n d e ar s ” o f t h e p r o j e c t , m o n i t o r t h ec o n s t r uc t i o n s i t e , a n d r e p o r t t o G S A ’ s C O T R .

2



l l

l

l

l

r e p o r t e d t o t h e C O . S u c h n o t i f ic a t i o n e n a b l es t h e C O t o c o n s i d e r e x e r c is in gc o n t r a c t p r o v i s io n s t h a t e n s u r e t h a t t h e c o n t r a c t o r is in c o m p l ia n c e w i t h c o n t r a c tr e q u i re m e n t s a n d s p e c i f ic a t i o n s . 3

C o n s t ru c t i o n o f t h e F i t n e s s C e n t e r

T h e f i t n e s s c e n t e r , l a w n , M a r y lo c a t ed a t S S A H e a d q u a rt e r s i n W o o d l a n d , w a se x p a n d e d b e c a u s e m e m b e r s h i p h a d i n c r e a s e d s ig n i f i c a n t l y a n d m o r e s p a c e w a sn e e d e d . T h e c o n t r a c t w a s a w a r d e d i n J u l e t e dy 1 9 9 3 a n d c o n s t r u c t i o n w a s c o m p lin J u n e 1 9 9 4 . F o r t h e f it n e s s c e n t e r p r o je c t , u n l i k e t h e A W R c o m p u t e r ro o m , t h eC O w a s s e l s O f f ic e o f A c q u i s i t io n a n d G r a n t s ( O A G ) r a t h e r t h a ne c t e d f r o m S S A ’f r o m G S A . T h e P O w a s a s s i g n e d f r o m S S A ' s D P M . T h e P O o v e r s a w t h e p r o je c ta n d re p o r t e d c o n s t ru c t i o n p r o g re s s t o O A G . T h e PO a ls o w o r k e d w i t h D A E S ,w h ic h d e s ig n e d t h e p r o j e c t , p ro v i d e d t h e d r aw in g s a n d s p e c i f ic a t i o n s , a n dp r o v i d e d t e c h n ic a l in p u t t o e n s u r e a d h e r e n c e t o t h e d e s ig n a n d s p e c if ic a t io n s

d u r in g c o n s t r u c t io n .

M o n i t o r in g t h e K a t h a b a r S y s t e m

T h e K a t h a b a r sy s t e m i s a d e h u m id i f ic a t i o n sy s t e m w h ic h c h e m i c a lly d e h u m i d i f ie st h e a ir b y u s in g a l o r id e s o l o c a t ed i n t h e M e t roi t h i u m c h l u t i o n . T h e s y s t e m i s l

d i n g . T h e r e a r e t w o K a t h a b a r s : o n e s e rv e s t h e N o r t h B u i lW e s t b u i l d in g a n d t h eo t h e r s e rv e s t h e S o u t h B u i l s a n d d e h u m id i f ie s a l l o f t h ed in g . T h i s s y s t e m c o o lo u t d o o r v e n t i l d in g . I f o u t d o o r a ir is n o t c o n d i t io n e da t io n f o r t h e M e t ro W e s t b u i lp r o p e r l d in gy b y t h e K a t h a b a r u n i t , t h e a i r t h a t i s d i s t r ib u t e d t h r o u g h o u t t h e b u i l

e c t s a d d i t io n a l m o i s t u r e in c e i lc o l l in g d u c t s . T h e p r e s e n c e o f e x c e s s m o i s t u r e h a s

b e e n i d e n t if ie d b y e x p e r t s a s a s o u r c e f o r m i c r o b ia l g r o w t h s a n d , i n s o m ein s t a n c e s , t h is p r e s e n c e h a s b e en in k e d t o c o n s i d e r a b le h e a t h h a z a r d s ,

e g i o n n a i r e s ' d i s ea s e . P ro b le . g . , l e m s h a v e b e e n e x p e r ie n c e d w i t h b o t h s y s t e m so v e r t h e y e a r s , b u t t h e s y s t e m s e rv in g t h e N o r t h B u i ld i n g w a s in a s t a t e o f c r it ic a ld i s r e p a i r a n d w a s r e p la c e d in A p r i l 1 9 9 7 .

S C O P E A N D M E T H O D O L O G Y

W e e x a m in e d c o n t ra c t s , c o n s t r u c t io n a n d m a in t e n a n c e d o c u m e n t s , c o r re s p o n d e n c e , m e m o s , a n d o t h e r a v a i a b l a t e d t o t h e c o m p u t e r r o o me re c o rd s re l

a n d f i t n e s s c e n t e r . W e in t e rv ie w e d e n g i n e e r in g c o n s u t a n t s a n d S S A m e c h a n i c a l ,

3 G S A R 5 5 2 . 2 4 6 - 7 5 g u a r a n t e es - I f w i t h i n a n y g u a r a nt e e p e r io d , t h e C O f i n d s t h a t g u a r a n t e edw o r k r e q u i r e s r e p a ir o r c h a n g e b e c a u s e o f d e f e c t i v e o r in f e r i o r m a t e r ia l s , e q u i p m e n t , o rw o r k m a n s h ip , o r i s n o t in a c c o r da n c e w i t h c o n t r ac t re q u ir e m e n t s , t h e c o n t r ac t in g o f f ic e r s h a ll n o t i f yt h e c o n t r ac t o r in w r it in g . T h e c o n t r ac t o r m u s t p r o m p t ly , a n d w i t h o u t a d d i t io n a l e x p e n s e to t h eG o v e r n m e n t , c o r r e c t a ll g u a r a n t e ed w o r k a n d a l l d a m a g e s r es u t in g f r o m t h e u n s a t i s f a c t o r yg u a r a n t e e d w o r k . I f t h e c o n t r ac t o r f a il y , t h e G o v e r n m e n t m a y h a v e s u c h w o r ks t o p r o c e e d p r o m p t lp e r f o r m e d a t t h e e x p e n s e o f t h e c o n t r ac t o r .

3



e l , a r c h i t e c t u r a l a n d s t ru c t u r al e n g in e e r s , a n d S S A b u i le c t r ic a l d in g c o n t r ac tm a in t e n a n c e p e rs o n n e l W e a l. s o r ev i e w e d a c o p y o f t h e O c t o b e r 1 9 9 6 r e p o r tp r e p a r e d b y a n o u t s i d e e n g i n e e r in g a n d a r c h i t e c t u r a l f i r m h i r e d b y S S A t o m a k er e c o m m e n d a t i o n s f o r r e c o n s t r u c t i o n o f t h e c o m p u t e r r o o m . In a d d i t io n , w ec o n d u c t e d a n o n - s it e in s p e c t i o n o f t h e c o m p u t e r r o o m a n d K a t h a b a r lo c a t i o n s

w i t h i n t h e S S A M e t r o W e s t b u i ld i n g .

O u r e v a lu a t io n w a s c o n d u c t e d f r o m N o v e m b e r 1 9 9 6 t o J u n e 1 9 9 7 . T h i sin s p e c t io n w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h t h e Q u a l it y S t a n d a r d s f o r

I n s p e c t i o n s i s s u e d b y t h e P re s id e n t s C o u n c i l o n I n t e g r i t y a n d Ef f ic i e n c y .’

4



l

l

l

r e p o r t e d t h e s e c o n d i t i o n s a n d o t h e r s t o t h e PO w i t h t h e b e l ie f t h a t t h e r e p o r t e dd e f ic i e n c i es w o u l d b e b r o u g h t t o t h e c o n t ra c t o r ' s a t t e n t io n f o r p r o m p t c o r re c t i o n .

D u r in g o u r in t e rv ie w w i t h t h e P O , w e w e re t o d t h a t f o r m a l d o c u m e n t a t io n o fc o n s t r u c t i o n p r o g r es s t o G S A ’ s C O T R w a s n o t r e q u i r e d n o r w a s f o r m a l

s u b s t a n t ia t i o n o f d e f i c i e n c i es n e e d e d . T h i s p a rt i c u la r p r o je c t w a s n o t s e e n b y t h eP O a s l y , o r c o m p la r g e , c o s t l ic a t e d e n o u g h t o n e c e s s i t a t e g i v i n g o t h e r t e a m

e t o c h e c k f o r p r o g r e s s . 6 W e w e r e a lm e m b e r s a c o n s t r u c t io n s c h e d u l s o in f o r m e dt h a t t h e P O f e l t t h a t h is i n d i v id u a l in s p e c t i o n s w e r e s u f f ic i e n t a n d t h a t h e d id n o tr e g u l y i n v o la r l v e o t h e r t e a m m e m b e r s i n r e q u ir e d i n s p e c t i o n s . M o r e o v e r , h e

y t o G S A ’ a r lr e p o r t e d d i r e c t l s C O T R w i t h o u t re g u l y c o n f e r r i n g w i t h o t h e r t e a mm e m b e r s d u r in g c o n s t r u c t i o n . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t n e it h e r t h e P O n o r t h e C Oh a d a d a il y m o n i t o r e d i t s p r o g r e s s o n a ny p r e s e n c e a t t h e c o n s t r u c t i o n s i t e a n d o n li r r e g u l a r b a s i s .

S S A a n d G S A D id N o t T ak e A c t i o n t o E n s u r e C o n t r a c t o r C o m p l ia n c e D u r in g C o n s t r u c t i o n

i t y f o r m o n i t o r i n g t h e c o n t ra c t . M u t ip lS S A a n d G S A s h ar e d r e s p o n s ib i l ed e f ic i e n c i es w e r e r e p o r t e d t o G S A b y S S A o n s e p a r a t e " p u n c h l is t s " 7 d u r i n g t h r e ed i f f e r e n t t im e p e r io d s a f t e r s u b s t a n t ia l c o n s t r u c t i o n w a s c o m p l e t e d . G S A h a d it so w n i n s p e c t i o n t e a m t o p e r f o r m o v e r s ig h t d u t ie s a n d h a d t h e o p p o r t u n i t y t oo b s e rv e a n y d e f i c ie n c ie s a n d h a v e t h e c o n t ra c t o r c or r e c t d e f ic i e n c i es a s t h e y w e r ei d e n t i f i e d . H o w e v e r , G S A d i d n o t t a k e a n y a c t io n t o a d d r e s s d e f i c ie n c ie s u n t i lc o n s t r u c t i o n w a s s u b s t a n t ia l l e t e d a n d t h e A W R c o m p u t e r r o o m w a sy c o m p lo c c u p i e d .

G S A ’ e d g e d t h a t c o n s t r u c t i o n e r r o rs w e re i d e n t if ie d w h i ls C O T R a c k n o w l ec o n s t r u c t i o n w a s in p r o g r es s . H o w e v e r , G S A c lo s e d o u t t h e c o n t r a c t a f t e r1 8 m o n t h s o f d i s p u t e s c o n c e r n in g t h e s e d e f ic i e n c ie s w i t h o u t re q u i r in g t h ec o n t r a c t o r t o c o r re c t t h e d e f ic i e n c i es . G S A in s t i t u t e d l e g a l p r o c e d u r e s t o im p o s ep e n a t ie s o n l e t e d a n d o c c u p ie d . G S A ’y a f t e r t h e r o o m w a s c o m p l s C O T R t h o u g h tt h e c o n t ra c t n e e d e d t o b e c l o s e d o u t f o r p r a c t ic a l r e a s o n s ; i . e . , t h e A W R s t a f fn e e d e d t o u s e t h e r o o m a n d t h e e q u i p m e n t w a r r a nt y w a s g o in g t o e x p i r e in a y e a r .

6 F ed e r al A c q u is it io n R eg u l e s f o r C o ns t ru c t io n C o n t r a c t s - T h e c o n t r ac t o ra t i o n 5 2 . 2 3 6 - 1 5 S c h e d u ls h a l l , w i t h i n 5 d a y s a f t e r t h e w o r k c o m m e n c e s o n t h e c o n t r ac t . . . p r e p a r e a n d s u b m i t t o t h e C Of o r a pp r o v a l . . . a p r a c t ic a b l e s h o w in g t h e o r d e r in w h ic h t h e c o n t r ac t o r p r o p o s es t oe s c h e d u lp e rf o r m t h e w o r k , a n d t h e d a t es o n w h ic h t h e c o n t r ac t o r c o n te m p l e t in g . . .a t e s s t a r t i n g a n d c o m p lt h e w o r k .

7 D u r i n g t h e f in a l w a l d in g m a in t e n a n c e s t a f f , t h e y i n s p e c t t h e o u t s t a n d in gk - th r o u g h b y b u i ld e f ic i en c ie s a n d id e n t if y t h e m o n a " p u nc h l is t is p r o v id e d t o G S A ’i s t ." T h i s l s C O T R , w h o i so b l e m s a r e c o r re c t ed w i t h in a r ea s o n a b lig a t e d t o m a k e s u r e t h a t t h e s e p r o b l e t i m e .

6



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S S A a n d G S A d i d n o t t a k e a c t i o n t o h a v e t h e d e f i c ie n c ie s c o r re c t e d d u r in gc o n s t r u c t i o n . Im p r o v e d c o n s t r u c t i o n d a t a a n d o v e r s ig h t b e t w e e n S S A a n d G S Aa r e n e e d e d f o r en f o r c in g c o n t r a c t c o m p l ia n c e . C o n c u r r e n t in s p e c t i o n s p e rf o r m e dt h r o u g h o u t c o n s t ru c t i o n c o u d h a v e p r e v e n t e d t h is c o n d i t io n . A l l o n - s it e b u i ld i n g

s t a f f m u s t b e g i v e n a c o n s t r u c t io n s c h e d u le in o r d e r t o o v e r s e e c o n s t r u c t i o np r o g r e s s o n a d a i ly b a s is a n d p r o d u c e p r o g r e s s r e p o r t s t o w h ic h m a n a g e m e n tr e s p o n d s a s d e f ic i e n c i es a r e r e p o r t e d . I f t h e s e c o n d i t i o n s h a d b e e n m e t , b o t h G S Aa n d S S A w o u d h a v e b e e n in a b e t t e r p o s i t io n t o a s s es s t h e p o t e n t ia l l i t y o fi a b i lt h e c o n t r a c t o r .

S S A H i re d A n o t h e r A r c h i t e c t u r a l F ir m t o A s se s s t h e D e f i c i en c ie s

A f t e r G S A c l e m s p e rs is t e d w i t h t h e A W R c o m p u t e ro s e d o u t t h e c o n t r a c t , p r o b lr o o m a n d S S A h i r e d a n o u t s i d e a r c h i t e c t u r a l f i rm , S o r g a n d A s s o c ia t e s , t o a s s es s

t h e d e f ic i e n c i es a n d re c o m m e n d h o w t o r e p a i r t h e m . In i t s O c t o b e r 1 9 9 6 r e p o rt t oS S A , S o r g a n d A s so c ia t es c o n f ir m e d m u t ip l e t oe d e f ic i e n c i e s t h a t w e r e a t t r i b u t a b lt h e o r ig i n a l w o r k m a n s h ip , in c lu d i n g d e f i c i e n c i es i n t h e d e s ig n , c o n s t ru c t i o n , a n do p e r a t io n a l c o n d it io n s i n t h e c o m p u t e r r o o m . T h e r ep o r t , w h ic h c o s t $ 7 3 , 0 0 0 ,r e c o m m e n d e d g e n e r a l d e s ig n a n d c o n s t r u c t io n c o r re c t i v e m e a s u r e s . I te m s t h a th a d b e e n c o n s i s t e n t l y , r e p o r t e d b y t h e b u i ly , b u t in f o r m a l l d i n g m a in t e n a n c e s t a f fd u r in g c o n s t r u c t i o n w e r e a ls o in v e s t i g a t e d , d o c u m e n t e d , a n d c o n f i r m e d .

S o m e o f t h e s p e c if i c d e s i g n a n d c o n s t ru c t i o n d e f i c ie n c ie s c i t e d i n t h e r e p o r tin c u d e d : i m p r o p e r l e d H V A C 8 e q u ip m e n t , im p r o p e r l e d p ip i n g o n t h ey i n s t a l l y i n s t a l l

e v e l a r m s p e a k e r s p l in g , im p r o p e r lr o o f l , f ir e a l a c e d a b o v e t h e s u s p e n d e d c e il y

s iz e d c o n d e n s a t i o n d r a i n p ip in g , e l u r e t o t e s t a n de c t r ic a l d e s i g n d e f i c ie n c ie s , f a ilc e rt i f y n e w l e d e l u r e t o o b t a in t h ey i n s t a ll e c t r ic a l a n d m e c h a n i c a l s y s t e m s , f a i lc o n t ra c t o r ’ a t io ns v e r if ic a t i o n t h a t t h e c o m p u t e r r o o m H V A C equ i p m e n t in s t a l lr e q u i r e m e n t s c o m p l s s t a n d a r d s , a n d a n a i rie d w i t h t h e e q u ip m e n t m a n u f ac t u r e r ’c o n d i t io n i n g u n i t i m p r o p e r ly s u p p o r t e d b y t h e r o o f s t ru c t u r e . In D e c e m b e r 1 9 9 6 ,w e a s k e d t h e PO , h i s im m e d ia t e s u p e rv is o r f r o m D P M , a n d G S A ’ s C O T R if t h e yc o u ld c o m m e n t o n t h e f in d i n g s o f t h is r e p o r t ; w e w e r e in f o r m e d t h a t t h e y h a d n o tr e a d i t .

S S A h a s re c e n t l y c o n t ra c t e d t o re d e s ig n t h e A W R c o m p u t e r ro o m d u e t o c h a n g e s

in u s e r n e e d s a n d a l so r e p a ir d e f i c ie n c ie s d u e t o t h e o r ig i n a l c o n s t ru c t i o n . T h isc o n t r a c t h a s b e e n a w a r d e d f o r $ 4 1 8 , 8 2 4 .

S S A in c u r re d a d d i t io n a l c o s t s f o r t h e o u t s id e f ir m ’ s a s s es s m e n t a n d w i l l in c u rr e n o v a t i o n c o s t s , in p a r t , d u e t o in e f f e c t iv e c o n t r a c t m a n a g e m e n t b y b o t h G S Aa n d S S A . D u r in g c o n s t r u c t io n , o p p o r t u n i t ie s w e r e m i s s ed t o t a k e a c t i o n t o e n s u r e

8 H e a t in g , V e n t i la t io n a n d A i r C o n d it i o n in g

7



t h a t t h e s e d e f ic i e n c i es w e r e c o r r e c t e d . S S A ’ e t os O F M m a n a g e m e n t w a s u n a b le f f e c t iv e l e t o r e p r e s e n ty t a k e a c t i o n t o e n s u r e t h a t G S A d i d e v e r y t h i n g p o s s i b l

8



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S S A ’ s in t e r e s t s t o t h e c o n t r a c t o r . T h i s w a s f u r t h e r c om p o u n d e d b y t h eu n c e r t a in t i es a n d in e f f e c t i v e n e s s in f o l lo w in g r e p o r t i n g a n d m o n i t o r in g p r o c e d u r esin t e rn a l t o S S A , a n d b e t w e e n G S A a n d S S A .

C O N T R A C T R EQ U IR EM EN T S W ER E N O T F O L L O W E D I N O V E R S EEIN G

T H E FI T N ES S C EN T E R PR O J EC T

T h e a d m in i s t r a t i o n o f t h e c o n t ra c t d u r i n g t h e re n o v a t i o n o f t h e f i t n e s s c e n t e r w a st h e r es p o n s ib i l y p e r s o ni t y o f O A G . T h e C O a s s ig n e d f r o m O A G i s t h e o n la u t h o r iz e d t o m o d i f y t h e c o n t r a c t o r t a k e a c t i o n t o e n t e r o r c h a n g e a c o n t r a c t u a lc o m m i t m e n t o n b e h a f o f S S A . D P M ’ s PO a n d D A E S s t a f f w e re a s s ig n e d t om o n i t o r t h e c o n t r a c t o r ’ s p e r f o r m a n c e in a c c o r d a n c e w i t h t h e c o n t ra c t d o c u m e n t sa n d r e l e m s o c c u r r e d . T h e P O a n da y t e c h n i c a l in f o r m a t io n w h e n p o t e n t i a l p r o b lD A E S w e r e t o p r o v i d e o n - s i t e m o n i t o r in g a n d t e c h n ic a l d i re c t i o n t o t h e C O in o r d e rt o e n s u r e t h a t t h e w o r k w a s w i t h i n t h e s c o p e o f t h e c o n t ra c t . T h e i r t e c h n i c a l

o v e r s ig h t w o u d e n a b l e O A G t o m a k e in f o r m e d d e c is io n s a b o u t i ss u in g c h a n g eo r d e r s o r c o n t r a c t m o d i f ic a t i o n s a t a n a d d i t io n a l c o s t t o S S A . H o w e v e r , t h e f in a ld e c i s i o n t o a c c e p t o r d e c in e c h a n g e o rd e r s is m a d e b y O A G .

T h e c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t p r o c e s s is c o n t r o l l e d b y t h e c o n t ra c t d o c u m e n t sa n d i n t e r n a l p r o c e d u r e s t h a t re q u i re c o o r d in a t i o n b e t w e e n t h e C O , D P M a n dD A E S . T h e c o n t ra c t d o c u m e n t s , w h ic h c o n s is t o f ar c h it e c t u r al d r aw in g s , aw r it t e n c o n t r a c t , a n d s p e c if ic a t i o n s , m u s t b e f o l lo w e d s o t h a t D A E S a n d t h e P Oc a n a d e q u a t e l e s h o o t , a n d r e s p o n d t o p r o b ly m o n i t o r , t r o u b l e m s a s t h e y o c c u r .T h e f a il o w c o n t ra c t re q u i r e m e n t s a n d t h e l eu r e t o f o l l a c k o f c o o r d in a t i o n w h i lm o n i t o r in g t h e f i t n es s c e n t e r p r o je c t re s u t e d in c o s t o v e r ru n s a n d i n c o n s i s t e n tr e v ie w o f c o n t r a c t o r p e rf o r m a n c e d u r in g r e n o v a t io n .

T h e s p e c i f ic c o n t ro l f u n c t io n s o f t h i s c o n t r a c t w e r e t o : h o d re g u l a r c o n f e r e n c e sw i t h t h e c o n t r a c t o r , c o n d u c t o n - s it e v i s i t s , a p p r o v e t e c h n i c a l d a t a s u b m i t t e d b yt h e c o n t ra c t o r , a n d p r o v i d e a d e q u a t e d i r e c t io n t o t h e c o n t ra c t o r . M a n y o f t h e s ec o n t ra c t f u n c t i o n s w e r e n o t f o l l e :o w e d . F o r e x a m p l

• C o n s t r u c t i o n w a s s t ar t e d w i t h o u t a p r e -c o n s t r u c t io n m e e t in g i n v o l v in g a l lc o n t r a c t p a rt i es . T h i s m e e t i n g w a s n o t s c h e d u l e d u n t i l m i d w a y t h r o u g hc o n s t r u c t io n , a t w h ic h p o i n t t h e PO a n d D A E S s t a f f h a d c o n c e r n s a b o u t

c o o r d in a t i o n w i t h O A G a n d m o n i t o r in g t h e c o n t r a c t o r ’ s p e rf o r m a n c e . T h e s ec o n c e r n s in v o l v e d c a r if ic a t i o n o f t h e s p e c i f ic a t io n s , r e p o r t in g r e q u i re m e n t s t oO A G i n v o l v i n g t h e c h a n g e o r d e r p r o c e s s , a n d p r o c e d u r e s f o r m o n i t o r in g a n dm e a s u r in g c o n s t r u c t io n p r o g r e s s .

T h e c o n t ra c t r e q u i r e d a p r e -c o n s t r u c t i o n c o n f e r e n c e t o re v i e w c o n s t r u c t i o n d o c u m e n t s T h i s m e e t in g s h o u l d c o v e r a ll m a t t e r s t h a t n e e d t o b e c a r if i e d i n o r d e r

9



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t o a v o i d a m is u n d e r s t a n d in g o f t h e c o n t ra c t r e q u ir e m e n t s . T h e s e m a t t e r s u s u a l ly

in c u d e c a r if ic a t i o n o f t h e s p e c i f ic a t i o n s o r t h e c o n t e n t s o f t h e s t a t e m e n t o f w o r k ;

q u a l , r e p o r t i n g r e q u ir e m e n t s , a n d p r o c e d u r es f o r m o n i t o r in g a n d i t y c o n t r o l

m e a s u r in g c o n s t r u c t i o n p ro g r e s s . D u r in g t h i s p r e -c o n s t ru c t io n m e e t in g , t h e

c o n s t ru c t io n s c h ed u l e t i o n e is d i sc u ssed t o e n s u r e t im e c o m m i t m e n t s f o r c o m p l

a n d t o sh o w t h e s e q u e n c e in w h ic h t h e w o r k is t o p ro g r e s s .

• C h a n g e o r d e r s 1 , 3 , a n d 6 w e r e p r e p a r e d a n d w o r k w a s c o m p l e t e d ev e n t h o u g ht h e c o n t r a c t o r h a d n o t s u b m i t t e d a n o t i f ic a t io n t o t h e C O w h ic h s h o u d h a v ein c u d e d s u b m is s io n o f s h o p d r a w in g s a n d a n e s t im a t e o f t h e c o s t f o r ad d i t io n a l

y f u n d e d d e s p i t e t h e P O ’w o r k . C h a n g e o r d e r 3 w a s f u l l s c o n c e r n t h a t t h ea d d i t io n a l w o r k w a s a lr e a d y i n c u d e d in t h e o r ig i n a l c o n t r a c t . D u r in g t h e s es it u a t io n s , D A E S s t a f f d id n o t e v a l i d o ru a t e w h e t h e r t h e c h a n g e o r d e r w a s v a lh o w t h e w o r k w a s t o p r o c e e d .

T h e c o n t ra c t r e q u i r e d t h e c o n t ra c t o r t o n o t i f y t h e C O i n w r it i n g o f a p e n d i n g c h a n g e o r d e r . T h i s p e r m i t s t h e G o v e r n m e n t t o e v a l u a t e t h e r e q u e s t e d c h a n g e

a n d : ( 1 ) c o n f i rm t h a t i t i s a v a lid c h a n g e , d i r e c t t h e m o d e o f f u r t h e r p e rf o r m a n c e ,

a n d p l a n f o r it s f u n d i n g ; o r (2 ) c o u n t e r m a n d t h e c h a n g e a n d n o t i f y t h e c o n t r a c t o r

t h a t n o c h a n g e is c o n s i d e r ed t o h a v e o c c u r re d .

• R e g a rd in g t h e w o r k r e l e d t o f i la t e d t o c h a n g e o r d e r 6 , t h e c o n t ra c t o r f a i l e ar ep o r t w i t h t h e C O s p e c i f y in g h o w d e m o l d b e p e r f o r m e d . T h ei t i o n w o r k w o u lc o n t ra c t o r w a s t o d t o r e m o v e a d o o r a n d e n l a r g e t h e d o o r e n t ra n c e . T h ec h a n g e o r d e r s p e c i f ie d t h a t i f t h e d o o r w a s f il l e d w i t h c o n c r e t e , h e w a s t o c u tt h e ja m b s o h e w o u d n ’ . y lt d a m a g e t h e w a l l D A E S a n d P O d a i l o g s in d i c a t e

t h a t t h e c o n t ra c t o r h a m m e r e d t h e ja m b a n d d a m a g e d t h e w a ll N o n o t i f ic a t io n.w a s p r o v i d e d b y t h e c o n t ra c t o r p r io r t o d e m o l a in in g h is a p p r o a c h t oi t io n e x p lr e s o lv i n g t h e u n a n t i c ip a t e d s i t e c o n d i t i o n . A s a r e s u t o f t h e d a m a g e t h ec o n t r a c t o r c a u s ed t o t h e d o o r j a m b , t h e c o s t o f t h e c h a n g e o r d e r w a sin c r e a s e d a n d s u b s e q u e n t l y a p p r o v e d f o r f u n d i n g .

T h e c o n t r a c t re q u i r ed t h a t i f u n a n t i c i p a t e d m e c h a n ic a l e c t r ic a l , e l , o r s t ru c t u r al

e le m e n t s w h ic h c o n f ic t w i t h t h e in t e n d e d f u n c t io n o r d e s ig n a r e e n c o u n t e r e d , t h e

c o n t ra c t o r is t o s u b m i t a r e p o r t t o t h e C O id e n t i f y in g s u c h c o n d i t io n s in w r it t e n

a c c u r a t e d e t a il T h e c o n t ra c t a l e f o r . s o r e q u i r es t h a t t h e c o n t ra c t o r is r e s p o n s i b l

d a m a g e s c a u s e d b y d e f e c t i v e w o r k m a n s h ip

• A d d i t io n a l f u n d in g w a s a p p ro v e d f o r c h a n g e o r d e r 8 t o c o n s t r u c t p r o t e c t iv eb a r r ie r s , e v e n t h o u g h t h e c o s t w a s a lr e a d y i n c u d e d i n t h e c o n t ra c t .

T h e c o n t ra c t re q u i re d t h e c o n s t ru c t io n o f d u s t - p ro o f e n c lo s u r e s o r p a rt i t io n s f o r

p r o t e c t io n w h e re d u s t y o r d i r t y w o r k w a s p e rf o r m e d a t n o a d d i t io n a l c o s t t o t h e G o v e r n m e n t .

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A f t e r t h e p r o je c t e n d e d , t o h e lp a v o id f u t u r e m is u n d e r s t a n d i n g s , t h e P O a n d D A E Ss t a f f c o n f e r r e d t h r o u g h f o r m a l m e m o s a b o u t t h e p r o je c t a n d s u b m i t t e d a r e p o r t t oO A G a n d D P M m a n a g e m e n t m a k in g r e c o m m e n d a t io n s t o im p r o v e o v e r s ig h t a n db e t t e r d o c u m e n t c o n t r a c t c h a n g e s . T h e y f u r t h e r r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t

e s t a b l is h c o n t ra c t o r r e q u i re m e n t s t o p r o v i d e a b a s e in e c o n s t r u c t i o n p r o je c ts c h e d u l e t io n a t re g u le , s h o w p e r ce n t a g e s o f c o m p l a r m e e t in g s , a n d c o n d u c tm e e t in g s p r io r t o t h e s t a r t o f c o n s t r u c t io n t o e n s u r e t h a t a l l p a r t i es h a v e a nu n d e r s t a n d i n g o f t h e p r o j ec t a n d i t s re q u i r e m e n t s . T h e f o l lo w in g a r e h i g h ig h t sf r o m t h e r e p o r t D A E S a n d t h e P O s u b m i t t e d t o t h e ir m a n a g e m e n t a n d O A Gr e af f i r m i n g t h e r es u t s o f o u r re v i e w :

• T h r e e d i f f e r e n t C O s w e r e a s s ig n e d b y O A G , r e s u t in g i n in t e r ru p t i o n i nc o n t i n u i t y b e c a u s e m e e t i n g n o t e s a n d d i s c u s s io n r e s u t s w e r e n o t p a s s e d o n t os u c c e s s o r s .

• D A E S s t a f f r e q u e s t e d , p r i o r t o t h e s t a r t a n d d u r i n g t h e p r o je c t , ap r e -c o n s t r u c t i o n m e e t in g w i t h O A G t o d i s c u s s t h e ro l e s o f k e y S S A p e rs o n n e lin c o n n e c t i o n w i t h t h e p r o je c t . T h i s m e e t i n g d id n o t t a k e p la c e u n t i l m i d w a yt h r o u g h t h e p r o j e c t . P r io r t o t h i s m e e t i n g , t h e c o n t r a c t o r w a s m a k i n g m a j o rd e v i a t io n s f r o m c o n t r a c t s p e c i f ic a t i o n s a n d c o n s t ru c t i o n d o c u m e n t s . D A E Ss t a f f a n d t h e P ro j e c t M a n a g e r (P M ) m a d e a n e f f o rt t o b r i n g t h e s e p r o b l e m s a n dd e v i a t io n s t o O A G ’ s a t t e n t io n o n n u m e r o u s o c c a s io n s b u t w e r e d e n i e d t h eo p p o r t u n i t y t o p r e s e n t t h e m f o r m a l ly t o O A G .

• D A E S s t a f f p e r io d ic a l ly n o t i f ie d O A G o f c o n t ra c t o b je c t iv e s n o t b e in g m e t b y

t h e c o n t r a c t o r d u r in g t h e p r o je c t . N o c o r r e c t i v e a c t io n w a s in i t ia t e d b y t h eO A G r e p r e s e n t a t iv e a n d t h e c o n t ra c t o r w a s p e r m i t t e d t o c o n t i n u e w o r k e v e nt h o u g h c o n t r a c t o b je c t iv e s w e re n o t b e in g m e t .

• T h e r e w a s c o n f u s io n a m o n g S S A p r o je c t r e p r es e n t a t i v e s a s t o t h e i r r o le s a n dt h e i r r e l a t io n s h i p w i t h t h e c o n t ra c t o r re g a r d in g c o n t ra c t u a l a n d t e c h n i c a ld i r e c t io n . A s a r e s u t , t h e p r o je c t s u f f e r e d f r o m a l i t y , h i g h e r c o s t s ,o s s o f q u a la n d s c h e d u l in g a n d m a n a g e m e n t d e f ic i e n c ie s .

T h e f in a l c o s t o f t h e f it n e s s c e n t e r w a s $ 2 1 0 , 6 8 7 , o f w h ic h a p p r o x i m a t e ly

$ 4 0 , 0 0 0 w a s d u e t o c o n t r a c t c h a n g e s . D A E S s t a f f a n d t h e P O m a in t a in t h a t s o m eo f t h e $ 4 0 , 0 0 0 c o u d h a v e b e e n s a v e d i f c o n t r a c t p r o v is io n s h a d b e e n f o l lo w e da n d i f t h e in t e r n a l a d m in i s t r a t iv e p r o c e d u r e s b e t w e e n O A G a n d D P M h a d b e e ne f f e c t iv e l e m e n t ed . W e c o n c u r w i t h t h a t c o n c ly i m p l u s io n .

W e b e lie v e O A G m a n a g e m e n t s h o u d e n s u r e t h a t c o n t r ac t r e q u ir e m e n t s ar eim p l y f o ll d a le m e n t e d a n d s y s t e m a t ic a l l o w e d d u r in g c o n s t r u c t i o n . T h i s w o u l s o

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e n s u re t h a t c o n t ra c t c h a n g e s a r e v a l a c k o f c o n s t r u c t i o nid a n d n o t d u e t o a la n n i n g , a n d a l l a d d i t io n a l c o s t s a s s o c ia t e d w i t h c o n t r a c t c h a n g e s a r e a l l e .p l o w a b l

C o n t ra c t o r P r iv y t o O A G a n d D A E S D is a g re e m e n t s

W h e n p r o g r e s s m e e t in g s t o o k p l e m s t h a t e x is t e d b e t w e e na c e , p r o c e d u r a l p r o b l

O A G a n d D A E S w e re o p e n l y d is c u s s ed w i t h t h e c o n t ra c t o r p r e s e n t . D A E S a n d P Od a i l o g s s h o w t h a t i t e m s f o r d i s c u s s io n i n c u d e d in c o r re c t s p e c i f ic a t io n s ,y lim p r o p e r c o n s t ru c t i o n m a n a g e m e n t p r o c e d u r e s , f a ilu r e t o p r o v i d e c o n t r a c td o c u m e n t a t io n t o a l l p a rt i e s in v o l a y o f t h e c o n t r a c t d u e t o lv e d , d e l a c k o f m o n e y ,t h e a v a i l i t y o f m o n e y f o r c h a n g e o r d e r s , t u r n o v e r o f t h e c o n t r a c t i n g o f f ic i a la b i l( t h r e e t im e s ) , a n d q u e s t io n s r e g a r d in g t h e c o r re c t d o c u m e n t a t i o n f o r t h e c h a n g eo r d e r p r o c e s s .

D A E S r e c o r d e d in i t s d a i l o g t h a t t h e s e s i t u a t io n s s h o u ly l d n o t h a v e b e e nd i s c u s s e d in t h e p r e s e n c e o f t h e c o n t r a c t o r a n d t h a t t h i s in f o r m a t io n e n h a n c e d t h ec o n t r a c t o r ’ a c k o f o v e r s ig h ts p o s i t io n b e c a u s e h e w a s m a d e a w a r e o f t h e lc o n t r o ls . In r e s p o n s e t o o u r d r a f t r e p o r t , S S A s t a t e d t h a t

“ I t w a s p o s s ib l e t h a t , d u r i n g t h e e x c h a n g e o f a p r o g r e s s m e e t i n g , t h ec o n t r a c t o r m a y h a v e w i t n e s s e d d i s a g r e e m e n t o n a s p e c t s o f t h e

p r o je c t a m o n g v a r io u s t e a m m e m b e r s . H o w e v e r , w e h a v e n o e v i d e n c et o s u p p o rt t h a t h e u s e d t h e s e m e e t in g s t o in t u i t a la c k o f p r o je c t

o v e r s ig h t o r t o in s o m e w a y in c r e a s e c o n t ra c t c o s t s t o h i sa d v a n t a g e . ”

D A E S s t a f f w a s a l e a ds o in f o r m e d , in t h e p r e s e n c e o f t h e c o n t ra c t o r , t h a t t h e l

a r c h i t e c t w a s n o lo n g e r t o i m p a r t t e c h n i c a l a d v ic e a t a ll d u r in g t h e m e e t i n g . D A E Ss t a f f a n d t h e P O m a d e r e q u e s t s t o m e e t w i t h t h e ir m a n a g e m e n t a n d O A G inp r iv a t e t o d i sc u s s t h e s e o r g a n i za t i o n a l p r o b le m s a n d c o n s t r u c t i o n d e f i c i e n c i es , b u tt h e y w e re n o t g iv e n a n o p p o r t u n i t y t o d o s o . W e b e lie v e t h a t S S A s t a f f c o u dm o r e e f f ic i e n t l y m o n i t o r t h e p r o v is io n s o f a c o n t r a c t i f t h e yy a n d e f f e c t i v e lp r e s e n t e d a u n i f ie d a p p r o a c h w h e n in t e r a c t in g w i t h a c o n t ra c t o r .

S S A ’ S M A N A G E M EN T O V E R S IG H T O F K A T H A B A R S Y S T EM

I N E F F E C T I V E

S S A H V A C en g i n eer s , b u i ld in g c o n t ra c t o r s , a n d m a n u f a c t u r i n g c o n s u t a n t s

r e p o r t e d t h a t t ec h n i c a l p r o b l e m s w i t h t h e K a t h a b a r s y s t e m h a v e p e r s is t e d a s ar es u t o f im p r o p e r m a in t e n a n c e , e s p e c ia l l a c k o f t r a in i n g o f m a in t e n a n c ey d u e t o lp e r s o n n e l a n d t es t in g o f t h e e q u ip m e n t . A f t e r r e v i e w in g a v a i a b l e i n s p e c t i o n d a t af r o m 1 9 8 0 t o A p r i l 1 9 9 6 f ro m S S A a n d o u t s i d e c o n s u t a n t s , w e f o u n d t h a tm a in t e n a n c e p r o b l e m s p e r s is t e d o v e r t h e e n t i r e s p a n o f t im e .

P ro p e r M a in t e n a n c e P r o c e d u r es N o t Im p l e m e n t e d

1 2



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A s ea r ly a s 1 9 8 0 , a n o u t s i d e c o n s u t a n t re c o m m e n d e d t h a t c e rt a i n p a r t s o f t h ea c e d o r a d j u s t e d t o e l e a k a g e in o r d e r t o lK a t h a b a r s y s t e m b e r e p l im in a t e l o w e r t h e

y h u m i d it y t o a c c e p t a b l e v e la ir s u p p l e l s . A 1 9 9 4 s u m m a r y o f a c t iv i t ie s p r e p a re db y a p r iv a t e c o n s u t a n t c o n c u d e d : ( 1 ) th e b u i ld in g c o n t r a c t o r s d i d n o t a p p e a r t o

c o n d u c t a n a c t i v e p r o g r a m t o m a in t a in a n d e v a lu a t e t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h eK a t h a b a r s y s t e m ; ( 2 ) n e i t h e r t h e b u i ld in g m a in t e n a n c e c o n t r a c t o r n o r M e t ro W e s tf a c i l a t i v e h u m i d it y , o r a ir f li t y s t a f f c o n d u c t e d t e m p e r at u r e , r e l o w m e a s u re m e n t s ;a n d ( 3 ) t h e b u i l y u s in g t h e ir K a t h a b a rd in g m a n a g e r s w e r e n o t e f f e c t iv e ls u b c o n t ra c t o r . T h e o u t s i d e c o n s u t a n t c o n c u d e d t h a t , w i t h o u t e x t e r n a l a s s is t a n c e

d in g m a n a g e r s w o u l e o f e v a lf r o m t h e m , t h e b u i l d n o t b e c a p a b l u a t in g o r c or r e c t in gi d e n t i f i e d d e f ic i e n c i es i n t h e K a t h a b a r s y s t e m .

A n A p r i l 7 , 1 9 9 6 r e p o r t 9 r e v e a l e d t h a t o u t s i d e c o n s u t a n t s o n c e a g a i nr e c o m m e n d e d t h a t S S A im p l e m e n t p r im a r y a n d e n h a n c e d e n g in e e r in g m a in t e n a n c e

f o r b o t h K a t h a b a rs . T h e d o c u m e n t a l e m e n t a l l o fs o s t a t es t h a t S S A s h o u d i m p lt h e p ro p o s e d 1 9 9 5 - 1 9 9 6 m a in t e n a n c e w o r k p la n re c o m m e n d a t io n s t h a t h a d n o tb e e n im p l e m e n t e d t o d a t e .

F a il a c e d in g N o r t h K a t h a b a r R e p l

S S A r e p l in g N o r t h B u ila c e d t h e f a il d in g ' s K a t h a ba r s y s t e m w i t h a n e w “ K a t h a p a c ”s y s t e m w h ic h w a s i n s t a l l a c in g t h e N o r t he d i n A p r il 1 9 9 7 . T h e c o s t f o r r ep lK a t h a b a r w a s $ 9 5 0 , 0 0 0 . T h e K a t h a p a c i s c u r r e n t ly b e in g o p e r a t e d a n dm a in t a in e d b y t h e c o n t r a c t o r , b u t s o o n S S A p e rs o n n e l w i l l t a k e o v e r t h em a in t e n a n c e . S S A ’ d i n g m a in t e n a n c e s t a f f a n d t h e o n - s it e c o n t r a c t o r s h a v es b u i l

r e c e iv e d t r a in i n g f r o m t h e K a t h a p a c m a n u f a c t u r e r s . S S A ’ u a t e t h es P M w i ll e v a la d e q u a c y o f t ra i n in g t h e y h a v e re c e i v e d a n d , o n t h e b a s is o f t h o s e f in d i n g s , S S Am u s t d e t e r m in e i f f u r t h e r t r a in i n g is n e c e s s a r y b e f o r e t h e y t a k e o v e r t h ism a i n t e n a n c e f u n c t i o n f ro m t h e m a n u f a c t u r e r .

In a d d i t io n t o t h e h ig h c o s t f o r t h i s e q u ip m e n t , a d d i t io n a l h e a t h a n d s a f e t y a sp e c t sm u s t b e c o n s i d e r e d t o e n s u r e t h a t t h e e q u ip m e n t i s m a in t a in e d a d e q u a t e ly a n dt e s t e d r e g u l y . A n S S A d o c u m e n t 1 0 a l o c a t in ga r l s o s h o w e d t h a t t h e c o s t o f re l

o y e es w o u l y p r o h i b it iv e a n d t h e l e m s w o u le m p l d b e e x t re m e l o g is t ic a l p ro b l d b eo v e r w h e l y .m in g i f t h e K a t h a b a r is n o t m a in t a in e d p r o p e r l

9 S u m m a r y R ep o r t a n d R e c o m m e n d a t i o n s o f t h e 1 9 9 5 C o o l e c o m m u n i c a t i o n si n g S e a s o n , T e lS e rv ic e C e n t e r M e t r o W e s t In t e rv e n t io n P r o je c t , b y N e i l C . D a v i s , F ed e r al O c c u p a t io n a l H e a t hC o n t r a c t o r .

1 0 A n in t er n a l m e m o r a n du m t o G S A ’ s O R M , d a t e ds C h e s a p e a k e R e a t y S e r v i c e f r o m S S A ’O c t o b e r 1 6 , 1 9 9 6 .

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C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M E N D A T IO N S I n a n s w e r t o C o n g r e s s m a n E h r ic h ' s i n q u i ry a b o u t c o s t o v e r ru n s a n d m o n i t o r in g o fc o n s t r u c t i o n s it e s b y S S A , a s w e l l a s t h e r e p la c e m e n t a n d m a in t e n a n c e o f t h eK a t h a b a r s y s t e m , w e f o u n d s e v e r a l a r e a s t h a t n e e d im p r o v e m e n t . T o a v o i d f u t u r ein e f f i c i e n c i es a n d u n n e c e s s a r y s p e n d i n g , w e re c o m m e n d t h a t S S A :

A W R C o m p u t e r R o o m a n d F it n e s s C e n t e r

1 . F o l l s a n d p r o c e d u r e s t h a t r e q u i re d o c u m e n t a t io n o f c o n s t r u c t i o no w c o n t r o ld e f i c ie n c ie s s o t h a t S S A c a n h o d t h e c o n t ra c t o r r e s p o n s ib l e f o r c o r r e c t i n gc o n s t ru c t i o n d e f i c i e n c i es b e f o r e p a y m e n t .

2 . F o l lo w c o n t r a c t re q u i re m e n t s a n d in c u d e D A E S s t a f f in o n g o in g m o n i t o r i n g o ft h e c o n s t ru c t i o n p r o c e s s b e f o r e c h a n g e o r d e r s a r e a p p r o v e d .

3 . F o l lo w p r o c e d u r e s t h a t re q u i re t h e C O t o t a k e c o r r e c t i v e a c t io n o n c o n s t r u c t i o nd e f i c ie n c ie s w h e n f i rs t r e p o r t e d .

4 . C o o r d in a t e le g a l m a t t e r s w i t h G S A r e g a r d in g t h e e x p e n d i t u r e o f A g e n c y f u n d sd u e t o c o n t ra c t n o n c o m p l u r e t o e x e r c is e p e n a t y p r o v i s io n s .ia n c e a n d f a i l


5 . E n s u r e t h a t t h e K a t h a p a c s y s t e m is p r o p e r ly t e s t e d a n d m a in t a i n e d .

6 . P ro p e r l y i n s t a l ly t r a in m a in t e n a n c e a n d e n g in e e r in g p e r s o n n e l o n t h e n e w l e dK a t h a b a c s y s t e m .

7 . Im p l e d f o r in t h e 1 9 9 5 - 1 9 9 6 K a t h a b a re m e n t t h e e n h a n c e d i n s p e c t io n s c a l lw o r k p l a n r e c o m m e n d e d b y t h e o u t s i d e c o n s u t a n t f ir m .

S S A ’ s G e n er a l C o m m e n t s

S S A h a d a n u m b e r o f g e n e r al c o m m e n t s in i t s r es p o n s e t o O I G . S S A d id n o ta g r e e w i t h t h e r e p o r t f i n d in g s t h a t a d d i t io n a l c o s t s f o r t h e c o n s t r u c t io n p r o j ec t sw e r e c a u s e d b y i n e f f e c t iv e m o n i t o r in g o f c o n t r a c t s o r t h a t t h e K a t h a b a r sy s t e mw a s i n e f f e c t i v e ly m a in t a i n e d . In a d d i t i o n , S S A e x p r e s s e d c o n c e r n t h a t p e r t i n e n tin f o r m a t io n w a s n o t in c u d e d in t h e p r e l im in a r y v e r s i o n o f t h e r e p o r t , a p p r o p r ia t e

k e d w i t h s o m e i n d i v i d u a ls t a f f h a d n o t b e e n in t e rv ie w e d , a n d t h e a u d i t o r s t a l s n o t

1 4



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o n t h e p r o je c t t e a m s w h o w e r e n o t f a m i ia r w i t h t h e c o n t r a c t s p e c i f ic a t i o n s . Ina d d i t io n , S S A w a s d i sa p p o i n t e d t h a t t h e d r a f t r e p o r t c o n t in u e d t o c o n t a in an u m b e r o f in a c c u r a c ie s a n d o m is s io n s c r it ic a l t o o b j e c t iv e l u a t in g e v e n t s t h a ty e v a lt r a n s p ir e d . S S A in d ic a t e d t h a t i t w a s im p r a c t ic a l t o a p p l y a t ra d i t io n a l a u d i t

e x is s u e s w i t h im p la p p r o a c h t o c o m p l ic a t io n s b ey o n d t h e c o n s t r u c t i o n p r o je c t . In

a d d i t i o n , S S A n o t e d t h a t t o a p p r o a c h t h e s e is s u e s f r o m t h e p e r s p e c t iv e t h a tin c r e a s e d o v e rs ig h t w o u d h a v e s o l e m s is n o t w e llv e d t h e s e p r o b l - f o u n d e d .

O I G R e s p o n s e t o G e n e ra l C o m m e n t s

T h e c o n s t r u c t i o n d e f ic i e n c i es w e re p o r t e d c o n c e r n in g t h e A W R c o m p u t e r ro o mw e r e a l e ds o i d en t i f ie d a n d d o c u m e n t e d in a r e p o r t t h a t S S A c o m m is s io n e d e n t i t lI n v e s t ig a t io n a n d E v a lu a t io n o f t h e A n n u a l W a g e R e p o r t C o m p u t e r R o o mEx p a n s io n P ro j e c t . T h i s r e p o r t w a s p r e p a r e d a n d is s u e d b y t h e a r c h i t e c t a n de n g in e e r i n g f i r m o f S o r g a n d A s s o c ia t e s o n O c t o b e r 4 , 1 9 9 6 . C o n s t r u c t i o n

d e f i c i e n c ie s w e r e a l s o i d e n t i f i e d i n t h e r e p o r t R e n o v a t i o n s & A t e r a t i o n s t o t h eS o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n F i t n e s s C e n t e r p re p a r e d a n d i s s u e d b y S S A ’ sa r c h i t e c t u r a l a n d e n g in e e r in g s t a f f a n d t h e PO f o r t h e p r o j e c t . O u r r e v ie w o f S S Ap r o je c t f i l u a t io ne s a n d o t h e r e v id e n c e o b t a in e d d u r in g t h e c o u r s e o f t h e e v a lc o r r o b o r a t e d t h a t w r it t e n g u i d a n c e a n d p r o c e d u r es r e q u i r in g m o n i t o r in g a n d t e a min s p e c t i o n s w e r e n o t f o l lo w e d t o e n s u r e a d h e r e n c e t o c o n t ra c t re q u i r e m e n t s . W ea ls o r e p o r t e d o n s t u d ie s p re p a re d b y a n o u t s id e c o n s u t a n t in 1 9 9 4 a n d 1 9 9 6w h ic h a t t r i b u t e d t h e K a t h a b a r s y s t e m m a f u n c t i o n s t o im p r o p e r m a in t e n a n c e a n dr e c o m m e n d e d i m p r o v e d t r a i n i n g a n d e n h a n c e d e n g i n e e r i n g m a i n t e n a n c e . W er e v ie w e d a l l d o c u m e n t a t i o n s u p p l ie d t o u s b y S S A a n d c o n d u c t e d i n t e rv ie w s w i t ha p p r o p r ia t e s t a f f i d e n t i f ie d b y S S A . W e a l s o c o n d u c t e d i n t e rv ie w s w i t h o t h e r s

ie v e p o s s e s s t h e f i r s t - h a n d k n o w l y a s s es sw h o m w e b e l e d g e n e e d e d t o t e c h n ic a l lb o t h r e n o v a t i o n p r o j e c t s a n d t h e c r i t e r ia u n d e r w h ic h t h e s e p r o j e c t s w e r e t o b em o n i t o r e d .

S p e c i f ic S S A c o m m e n t s a n d O IG r es p o n s e s c o n c e rn i n g e a c h r ec o m m e n d a t io nf o l lo w :

A W R C o m p u t e r R o o m a n d F i t n e s s C e n t e r

1 . F o l l s a n d p r o c e d u r e s t h a t r e q u i re d o c u m e n t a t i o n o f c o n s t r u c t io no w c o n t r o l

d e f i c ie n c ie s s o t h a t S S A c a n h o d t h e c o n t r a c t o r r e s p o n s i b le f o r c or r e c t i n gc o n s t r u c t i o n d e f i c i e n c i es b e f o r e p a y m e n t .

S S A C o m m e n t

S S A h a s c o n t r o l a c e t o d o c u m e n t c o n s t ru c t io ns a n d p r o c e d u r e s i n p ld e f i c ie n c ie s . T h e s e p r o c e d u r e s p r o v i d e f o r d a y - t o - d a y c o n s t r u c t i o nm a n a g e m e n t , in s p e c t io n s , d o c u m e n t a t i o n o f c o n t ra c t o r c o n s t r u c t i o n

1 5



l

lll

l

d e f ic i e n c i es , a n d t i m e ly n o t i f ic a t i o n t o t h e c o n t ra c t in g a u t h o r it y ; i . e . , S S A ' sO A G a n d G S A . A l l p r o je c t t e a m m e m b e r s i n O F M a r e g i v e n a c o p y o f t h ep r o c e d u r e s t o r e v ie w a t t h e b e g i n n in g o f a p r o je c t . T e a m m e m b e r s a r ea s s ig n e d o n a r o t a t in g b a s is . A t o n e t im e o r a n o t h e r , n e a r l o y e e sy a l l O F M e m p lh a v e s e rv e d o n p r o je c t t e a m s . In a d d i t io n , t e a m m e m b e r s a r e m a d e a w a r e o f

t h e i r r es p o n s ib i l a t io n ( F A R ) t h r o u g hi t ie s u n d e r F e d e r a l A c q u i s it io n R e g u lm a n d a t e d t r a i n in g .

O I G R es p o n s e

O u r r e v i e w d i s c l s a n d p r o c e d u r e s t o d o c u m e n t c o n s t r u c t i o no s e d t h a t c o n t ro ld e f ic i e n c ie s w e r e n o t im p l e c o n s t r u c t i o ne m e n t e d o n a d a y - t o - d a y b a s is w h i lw a s in p r o g r e s s . W e a l d n o t f i n d e v i d e n c e i n S S A f i ls o c o u l e s t h a t t e a min s p e c t i o n s w e r e p a r t o f t h e m o n i t o r i n g p r o c e s s d u r in g c o n s t ru c t i o n .

2 . F o l lo w c o n t r a c t re q u i re m e n t s a n d in c u d e D A E S s t a f f i n o n g o i n g m o n i t o r in g o ft h e c o n s t r u c t i o n p r o c e s s b e f o r e c h a n g e o r d e r s a r e a p p r o v e d .

S S A C o m m e n t

T h is i s s t a n d a r d O F M p r a c t ic e . W r it t e n p r o c e d u r es s p e c i f ic a l ly a d d r es sis h in g a m u t i - d is c i p l ye s t a b l in a r y p r o je c t t e a m . T h e p r o je c t t e a m r o u t in e l

in c u d e s a r c h it e c t u r a l a n d e n g i n e e r in g s t a f f , a s w e l l a s s ec u r i t y , e n v i ro n m e n t a l ,h e a t h a n d s a f e t y , a n d s h o p p e r s o n n e l ( e le c t r ic i a n s , o p e r a t in g e n g in e e rs ,p l u m b e r s , a n d c a r p e n t e r s ) .


D u r in g o u r r ev i e w o f b o t h p r o je c t s , w e f o u n d t h a t o n g o i n g m o n i t o r in g o fc o n s t r u c t i o n i n p r o c e s s w a s in e f f e c t i v e a n d t h a t e x i s t in g p r o c e d u r e s w e r e n o tf o l l a c k o f c o o r d in a t i o n a m o n g t h e v a r io u s c o m p o n e n t so w e d . T h e r e w a s a lw h o w e r e r e q u ir e d t o p a r t i c i p a t e o n p r o j e c t t e a m s ; t h e r e f o r e , a d e q u a t eo v e r s ig h t o f t h e c o n s t r u c t i o n p r o c e s s w a s n o t e n s u r ed . T e c h n ic a l s t a f f o n b o t hp r o je c t s w e r e n o t a s s ig n e d c l e s t o e v a le ar r o l u a t e t h e p r o g r e s s o f c o n s t r u c t i o n .T h e s e t e c h n ic a l s t a f f a n d m a n a g e r s c o n f i r m e d t h a t t h e y d id n o t t a k e p a rt i n ac o o r d in a t e d t e a m e f f o r t a n d w e r e n o t d ir e c t e d t o p a r t i c i p a t e in a l l p h a s e s o f t h e

c o n s t r u c t i o n p l a n n in g p r o c e s s . T h e s e p h a s e s in c u d e d p a r t i c i p a t in g i n p r e -c o n s t ru c t i o n m e e t in g s , r e c e iv i n g t h e c o n s t ru c t i o n s c h e d u l e t o m e a s u r e t h ec o n t r a c t o r ’ y s it e v i s i t s , p r o g r e s s m e e t in g s , i n s p e c t i o n s w i t hs p r o g r e s s , d a i lG S A , a n d p r o d u c in g p r o g r e s s r e p o r t s t o id e n t i f y d e f i c ie n c ie s .

1 6



l

l

l

ll

ll

l l

3 . F o l lo w p r o c e d u r e s t h a t r e q u i r e t h e C O t o t a k e c o r r e c t i v e a c t io n o n c o n s t r u c t i o n

d e f i c ie n c ie s w h e n f i r s t r e p o r t e d .

S S A C o m m e n t

S S A h a s p r o c e d u r e s in p l y t o r e p o r t e d a n d d o c u m e n t e da c e f o r r es p o n d i n g t im e lc o n s t r u c t i o n d e f ic i e n c i es . F A R a n d t h e t e rm s a n d c o n d i t io n s o f O A G a n d G S Ac o n s t r u c t i o n c o n t ra c t s a d d r es s a n d p r o v i d e f o r s u c h c o r r e c t iv e a c t i o n . T h e C Oc a n c h o o s e f ro m s e v e r a l k i n d s o f c o r re c t i v e a c t io n s (v e r b a l a d m o n i s h m e n t s ,

t t e r m i n a t i o n ’w r i t t e n a d m o n i sh m e n t s , d e f a u l s , e t c . ) d e p e n d in g u p o n t h e C O ' sd e t e r m in a t i o n o f t h e n a t u r e a n d s e v e r it y o f t h e s it u a t i o n .


O u r r e v ie w d i s c lo s e d t h a t c o n s t r u c t i o n d e f i c ie n c ie s w e r e n o t id e n t i f i e d d u r in g

t h e c o n s t ru c t i o n p r o c e s s . W e b e l ie v e t h a t in a d e q u a t e m o n i t o r i n g a n din s p e c t i o n s w h i le w o r k w a s in p r o c e s s p r e v e n t e d t h e i d e n t i f ic a t i o n o fd e f i c ie n c ie s d u r in g c o n s t ru c t i o n .

4 . C o o r d in a t e le g a l m a t t e r s w i t h G S A r e g a r d in g t h e e x p e n d i t u r e o f A g e n c y f u n d s

d u e t o c o n t ra c t n o n c o m p l u r e t o e x e r c is e p e n a t y p r o v i s io n s .ia n c e a n d f a i l

S S A C o m m e n t

S S A r o u t i n e ly c o o r d in a t e s w i t h G S A d u r in g c o n s t r u c t i o n p r o je c t s , a n d h a s in p u ta n d re c o m m e n d s c o r r e c t io n s f o r c o n t r a c t n o n c o m p l ia n c e . D u r i n g c o n s t ru c t i o n ,

a p e n a t y i s im p o s ed b y w i t h h o l yd in g a p e r c e n t a g e o f t h e c o n t ra c t o r ' s m o n t h lp r o g r e s s p a y m e n t . A f t e r s u b s t a n t ia l c o m p l e t io n a n d / o r b e n e f ic i a l o c c u p a n c y( d a t e o f f in a l a c c e p t a n c e ) a n d t h e g e n e r a t io n o f a " p u n c h l e m s t o b eis t " ( p r o b la d d r e s s e d ) , t h e C O m a y i m p o s e p e n a t i e s if t h e c o n t ra c t o r f a i l s t o c o r r e c t" p u n c h l is t " d e f ic i e n c i es . H o w e v e r , t h e c o n t r a c t o r i s g i v e n e v e r y o p p o r t u n i t y ,in c l o n g e d n e g o t ia t i o n s , t o c o r r e c t d e f ic i e n c i es b e f o r e p e n a t ie s a r eu d i n g p r o lim p o s e d . T h e f in a l d e c i s io n t o im p o s e p e n a t ie s r es t s w i t h t h e c o n t r a c t in ga u t h o r it y ( O A G o r G S A ) a n d it s l e g a l s t a f f .


G S A w a i t e d u n t i l t h e c o m p u t e r r o o m w a s o c c u p i e d a n d s u b s t a n t ia l l e t e dy c o m p le g a l p r o c e d u re s t o im p o s e p e n a t ie s . W e b e l yp r i o r t o i n i t ia t i n g l i e v e t h e t i m e l

im p o s i t io n o f p e n a t y c l u r e t o c o m p la u s e s f o r f a i l y w i t h c o n t r a c t p r o v i s io n sw o u d h a v e r e s u t e d in c o r r e c t io n o f d e f ic i e n c ie s p r io r t o e x p i r a t io n o f w a r r an t yp e r i o d s .

1 7



l


5 . En s u r e t h a t t h e K a t h a p a c s y s t e m i s p r o p e r ly t e s t e d a n d m a in t a i n e d .

S S A C o m m e n t T h e n e w K a t h a p a c s y s t e m , w h ic h r e p l a c e d t h e K a t h a b a r s y s t e m i n t h eN o rt h B u il yd in g o f M e t ro W e s t , w a s t e s t e d a n d h a s b e e n o p e r at in g c o r re c t ls in c e A p r i l 1 , 1 9 9 7 . T h e n e w s y s t e m is b e in g o p e r a t ed a n d m a in t a in e da c c o r d in g t o t h e m a n u f a c t u r e r ' s s p e c if ic a t io n s . S S A m a in t a i n s i n s p e c t i o n lo g sw h ic h d o c u m e n t in s p e c t io n s o f t h e n e w s y s t e m b y t h e m a in t e n a n c e c o n t ra c t o r .


W e b e l s c o n t i n u e d a t t e n t i o n t o in s p e c t i o n s a n d o p e r a t io n a li e v e S S A ’

m a i n t e n a n c e w i ll m a x im i z e t h e l i f e o f t h e n e w K a t h a p a c s y s t e m .

6 . P ro p e r l y i n s t a l ly t r a in m a in t e n a n c e a n d e n g in e e r i n g p e r so n n e l o n t h e n e w l e d

K a t h a p a c s y s t e m .

S S A C o m m e n t A l l c o n t ra c t m a in t e n a n c e p e rs o n n e l a n d a l l S S A e m p l e f o r o y e e s r es p o n s ib lo v e r s e e in g t h e m a in t e n a n c e a n d in s p e c t i o n o f t h e s y s t e m h a v e b e e n t r a in e d .T h i s i s s u p p o r t e d b y d o c u m e n t a t io n . T h e M e t ro W e s t b u i l s m a in t e n a n c ed i n g ’c o n t r a c t e x p i r es in A u g u s t 1 9 9 7 . I f t h e n e w c o n t ra c t is n o t a w a r d e d t o t h e

c u r r e n t c o n t r a c t o r , t r a i n i n g w i l l b e s c h e d u l e d f o r a l l n e w m a i n t e n a n c ep e r s o n n e l .


W e a g re e w i t h S S A ’ a n t o t r a in n e w m a i n t e n a n c e p e rs o n n e ls p l .

7 . Im p l e d f o r in t h e 1 9 9 5 - 1 9 9 6 K a t h a b a re m e n t t h e e n h a n c e d in s p e c t i o n s c a l l

w o r k p la n r e c o m m e n d e d b y t h e o u t s i d e c o n s u t a n t f ir m .

S S A C o m m e n t

T h e e n h a n c e d in s p e c t i o n s r e c o m m e n d e d i n t h e re p o r t ar e b e in g c o n d u c t e d .In s p e c t i o n r e p o r t s d o c u m e n t t e m p e r a t u re a n d h u m i d i t y m e a s u re m e n t s f r o m1 9 9 5 t o t h e p r e s e n t .


1 8



W e n o t e t h a t S S A i s i m p l e m e n t in g t h is r e c o m m e n d a t i o n .

1 9



A P P EN D IX C S S A O R G A N IZ A T I O N C H A R T



A P P EN D IX B M A J O R C O N T RIB U T O R S T O T H I S R EP O RT

O f f ic e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r a l

G a r y K r a m e r , D i r e c t o r , P ro g r a m A u d i t sS c o t t Pa t t e r s o n , D i r e c t o r , E v a lu a t i o n s a n d T e c h n i c a l S e rv ic e sC a r l M a r k o w it z , T e a m L e a d e r

M a r y A n n B r ay c ic h , P ro g r a m A n a l y s t

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